Download - Induccion c

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  • UNIVERSIDAD VERACRUZANA

    Facultad de Contadura y Administracin

    Propuesta de un Manual de Induccin para la

    Incorporacin del Personal a la Empresa Trevio

    Computacin

    T E S I N A

    Para obtener el Ttulo de:

    Licenciado en Administracin

    Presenta:

    Julia Carlos Snchez

    Asesor:

    M.A. Jos Vicente Daz Martnez

    Xalapa-Enrquez, Veracruz Diciembre 2010

  • II

  • III

    UNIVERSIDAD VERACRUZANA

    Facultad de Contadura y Administracin

    Propuesta de un Manual de Induccin para la

    Incorporacin del Personal a la Empresa Trevio

    Computacin

    T E S I N A

    Para obtener el Ttulo de:

    Licenciado en Administracin

    Presenta:

    Julia Carlos Snchez

    Asesor:

    M.A. Jos Vicente Daz Martnez

    Xalapa-Enrquez, Veracruz Diciembre 2010

  • IV

    DEDICATORIAS Y AGRADECIMIENTOS

    A DIOS:

    Porque siempre me escuch en los momentos de mi vida ms complicados y

    que siempre estuvo conmigo, a el le debo seguir aqu en la tierra luchando

    para lograr mis propsitos, por darme las fuerzas para no sentirme

    fracasada y por ser siempre quien me guie en la vida y agradecerte por la

    familia que tengo.

    A MI PADRE: Sr. Aurelio Carlos Ventura

    Que aunque ya no est conmigo para mi sigue siendo la persona ms

    maravillosa de la tierra. A ti pap que, supiste estar siempre a mi lado y de

    mis dems hermanos y tambin de tus nietos, que te quieren y te

    recuerdan con tanto Amor y tanta Dulzura. Aunque muchas veces, no

    supimos entenderte y nos enfadbamos contigo. Pero t siempre estabas y

    estas ah, a nuestro lado, en lo bueno y en lo malo, en nuestras alegras y

    tristezas, en los problemas y nuestras dichas. Por eso a ti Papa que aunque

    no ests presente en un omento tan importante de mi vida le dedico y le

    comparto mi logro

    A MI MADRE: Sra. Ofelia Sanchez Guevara

    Que junto con mi padre son los pilares ms importantes, y ahora el pilar

    que tengo en la tierra. Eres una mujer admirable, eres una ama de cada

    incansable, a ti te debo todo lo que soy por haberme inculcado valores y

    principios que han regido mi comportamiento, te dedico este logro a ti que

    eres una mujer intachable, que no tienes de que avergonzarte y que siempre

    me ha dado sus buenos ejemplos, y sabiendo que soy un reflejo de su

    esfuerzo, de sus consejos y la paciencia que me tienes, que siempre me

    escuchas cuando te tengo que decir algo. Gracias por confiar en m.

  • V

    A MIS HERMANOS: Andrs y Prudencio

    Le agradezco a estos dos hombres trabajadores, que con el ejemplo que

    siguen de nuestros padres, lograron salir a delante solo, que con su apoyo

    econmico lograron que yo cumpliera mi meta, que ni con todo el oro del

    mundo les podre pagar lo que han destinado para mi, les agradezco que

    nunca me negaron nada y ante todo este triunfo tambin es de ustedes.

    A MIS HERMANAS:

    Mara Luisa, Lina, Petra, Elia, Mara Del Carmen Y Mara De Jess

    A estas seis mujeres y a sus familias respectivas, les agradezco el apoyo moral

    que siempre me brindaron y el apoyo econmico que recib, y por haber

    confiando en m. En su inters continuo por saber lo que pasaba conmigo en

    la universidad. Gracias en especial a mi hermana Mara de Jess porque

    siempre ha estado conmigo, por la relacin de mas que hermanas somos

    amigas, que le agradezco su apoyo incondicional.

    Al M.A Jos Vicente Daz Martnez

    A usted que fue mi asesor y que me tuvo paciencia. Gracias por sus

    recomendaciones, sin ellas no hubiese sido posible mejorar y culminar mi

    trabajo.

    A mis Sinodales: Al Mtro. Alfonso Rello Amezcua y a la Mtra. Patricia Pineda Y Levet.

    A ustedes por dedicar su tiempo y espacio, y por haberme brindado las

    sugerencias correspondientes para mejorar mi trabajo.

  • VI

    INDICE

    RESUMEN...............1

    INTRODUCCIN.........3

    CAPTULO I MARCO TERICO: EL MANUAL DE INDUCCIN.....................6

    1.1 Administracin..........7

    1.1.1 Concepto.....7

    1.1.2 Importancia......8

    1.1.3 Proceso administrativo.....9

    1.2 Administracin de Recursos Humanos.......21

    1.2.1 Concepto.......22

    1.2.2 Objetivos.......22

    1.2.3 Importancia........23

    1.2.4 Funciones basicas .........23

    1.3 Induccion......25

    1.3.1 Concepto........25

    1.3.2 Objetivo..........26

    1.3.3 Contenido del programa de induccin......26

    1.4 Manuales administrativos ........28

    1.4.1 Concepto.......29

    1.4.2 Objetivos.......30

    1.4.3 Ventajas.........31

    1.4.4 Desventajas..........31

    1.4.6 Clasificacion de los manuales administrativos......33

    1.5 Manual de induccion......36

    1.5.1 Concepto.......37

    1.5.2 Objetivo..38

    1.5.3 Importancia....39

    1.5.4 Caracteristicas fundamentales del folleto....39

    1.5.5 Contenido del manual de induccion...40

    1.5.5 Metodologa para la elaboracin de manuales administrativo....42

    III

  • VII

    CAPTULO II MARCO CONTEXTUAL: TREVIO COMPUTACIN.49

    2.1 Visin........50

    2.2 Misin........51

    2.3 Valores......51

    2.4 Estructura de organizacin...........52

    2.5 El Entorno de la empresa Trevio Computacin...53

    2.5.1 Entorno cultural.....53

    2.5.2 Entorno educativo....54

    2.5.3 Entorno gubernamental......54

    2.5.4 Entorno economico..55

    2.5.5 Entorno ecologico .........56

    2.5.6 Entorno social.......57

    2.5.7 Entorno tecnologico ...57

    2.5.8 Entorno competitivo....58

    CAPTULO III PROPUESTA DE UN MANUAL DE INDUCCIN PARA LA

    INCORPORACIN DEL PERSONAL A LA EMPRESA TREVIO

    COMPUTACIN.....59

    3.1 Introduccin.....61

    3.2 Historia de Trevio Computacin....63

    3.3 Visin de Trevio Computacin...65

    3.4 Misin de Trevio Computacin......65

    3.5 Artculos que vende Trevio Computacin....66

    3.6 Estructura organizacional de Trevio Computacin.....69

    3.7 Nombre y funciones principales de los ejecutivos ...70

    3.8 Polticas de personal: Qu espera Trevio Computacin del nuevo

    colaborador, qu puede esperar ste de la empresa....71

    3.9 Reglas de Trevio Computacin.......82

    3.10 Normas de seguridad establecida en Trevio Computacin.....89

    3.11 Prestaciones de ley y contractuales (bonos) que brindaTrevio

    Computacin...92

    3.12 Horarios de trabajo en Trevio Computacin...........96

    3.13 Das de pago en Trevio Computacin.......97

    3.14 Ubicacin de servicios en Trevio Computacin.......98

    IV

  • VIII

    CONCLUSIN .....100

    FUENTES DE INFORMACIN....103

    NDICE DE FIGURAS..104

    V

  • 1

    RESUMEN

    En el presente trabajo se expone en aspectos generales lo referente a la

    administracin , su proceso administrativo, ya que para fines de la tesina , se

    tiene que el manual de induccin, conocido comnmente con el nombre de

    manual de bienvenida o del empleado, es una herramienta de la Administracin

    de Recursos Humanos, as mismo, se explica lo que es la induccin y cules

    son sus apartados principales., de acuerdo a sus necesidades, en forma

    especfica se describen al manual de induccin debido a que este trabajo se

    centra en proponer un manual de induccin para una empresa Trevio

    Computacin de la ciudad de Xalapa, al estudiar ms acerca de estos temas

    me ayuda como base para llevar a cabo la propuesta mencionada y de esta

    manera concluir con su realizacin.

    Dicha propuesta tiene como propsito que los empleados que se

    incorporan a la empresa conozcan su historia ha crecido a lo largo del tiempo

    que tiene desde su fundacin, tambin pretende que se logre familiarizar,

    motivar, justificar cada uno de los aspectos con los que cuenta la empresa, as

    como que el trabajador conozca cmo est conformada la estructura de la

    misma y su cultura organizacional.

  • 2

    INTRODUCCIN

  • 3

    Actualmente la administracin se caracteriza por ser universal, necesaria y

    aplicable a todo tipo de empresa sin importar su tamao o rubro. Y se hace

    manifiesta en cualquier grupo de trabajo que en ella labore.

    La estandarizacin en las organizaciones se va haciendo cada vez ms

    indispensable debido al fenmeno de la globalizacin donde las empresas bien

    organizadas y con mtodos de trabajo actualizados y bien estructurados sean

    las que sobresalgan.

    Para ello en la administracin se ha buscado la forma de buscar los

    instrumentos y tcnicas necesarias que ayuden a las mismas a fortalecerse

    para alcanzar los objetivos planeados de manera optima.

    De ah, es que nace la necesidad de contar con una gua sobre la

    actuacin individual o por funciones como consecuencia de ansiar un control

    propicio de la diversidad de actividades que se llevan a cabo en una empresa.

    Es por eso que, el proceso administrativo ofrece diversas herramientas

    para el desempeo de los grupos de trabajo, solo basta con seleccionar la

    adecuada dependiendo de la interrogante que se nos est presentando.

    Una de las herramientas que ofrece la administracin para el logro de sus

    objetivos y cumplimiento optimo de las actividades es la implementacin de

    manuales administrativos; el cual tiene como punto principal transmitir, la forma

    en que la estructura organizacional se encuentra laborando dentro de la

    empresa.

  • 4

    Como parte de las organizaciones, el administrador juega un papel

    fundamental, un papel mecnico en el que planea y organiza, un papel

    dinmico en el que dirige y controla, dentro del cual tiene que tomar decisiones,

    que conducirn el rumbo de la organizacin basndolo en la optimizacin y

    coordinacin de recursos materiales, humanos y financieros.

    El administrador toma un papel muy importante dentro de la

    organizacin, que es el de liderazgo y compromiso que le permita una

    coordinacin eficiente y de respeto que tenga con el recurso humano que tenga

    a su cargo, ya que el administrar es tambin una actividad de recursos

    humanos en donde se trabaja en conjunto con las aportaciones de cada

    miembro de la organizacin, con la finalidad de conseguir objetivos en comn.

    Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos

    y metas planteadas y las polticas implantadas para lograrlo, seala la

    secuencia lgica y cronolgica de una serie de actividades, traducidas a un

    procedimiento determinado, indicando quien los realizara, que actividades han

    de desempearse y la justificacin de todas y cada una de ellas, en tal forma,

    que constituyan una gua para el personal que habr de realizarlas.

    La induccin en realidad es un proceso de socializacin que utiliza la

    empresa con sus nuevos miembros, un proceso continuo que involucra el

    inculcar en todos los empleados las actitudes, estndares, valores y patrones

    de conducta prevalecientes que espera la organizacin y sus departamentos.

    Un manual de induccin, que se conoce comnmente con el nombre de

    manual de bienvenida o manual del empleado, es un documento que pretende

    orientar y familiarizar al nuevo personal con la empresa,

    Los manuales de bienvenida o del empleado, suelen recoger todo lo que

    le interesa al empleado en general todo al ingresar a la empresa, constituye

    una ayuda tcnica para una buena induccin, ya que en ellos se consignan los

    aspectos ms relevantes de la organizacin.

  • 5

    Trevio Computacin, carece de un manual de induccin que plantee

    claramente con detalle la estructura de la empresa, seale los deberes y

    obligaciones del nuevo empleado, las polticas y reglas principales para llevar a

    cabo el buen desempeo de sus actividades, que explique la jerarqua de

    grados de autoridad y responsabilidad que existe.

    Especialmente carece del manual antes mencionado, para un ptimo

    desempeo en los deberes de cada empleado, para ofrecerle la orientacin y

    presentar la informacin correspondiente y necesaria de los que deben

    conocer.

    Con base en lo anterior, el objetivo primordial de este trabajo es, que el

    manual de induccin sirva para mejorar y hacer eficiente el desarrollo del buen

    desempeo de los nuevos empleados a la empresa; y sea utilizada como

    herramienta en la administracin de los recursos humanos, obteniendo a su

    vez una adecuada orientacin y bienvenida a la empresa, y a si, cumplir con los

    objetivos de la misma.

    El contenido del presente trabajo se divide en tres captulos que a

    continuacin se describen:

    En el captulo I se exponen los elementos tericos bsicos de la

    administracin, el proceso administrativo, los recursos humanos, las

    generalidades de los manuales administrativos, con la finalidad de que sirvan

    para comprender su importancia y aplicacin para ponerlos en prctica.

    El captulo II se refiere al marco contextual de acuerdo a la empresa que

    se analiza, en este caso es Trevio Computacin, lo referente a los distintos

    entornos en los que se desenvuelve.

    En el captulo III se presenta la propuesta del manual de induccin para la

    empresa antes mencionada, la cual fungir como una alternativa para la

    orientacin del nuevo empleado a la empresa.

  • 6

    CAPTULO I

    MARCO TERICO: EL MANUAL DE INDUCCIN

  • 7

    1.1. ADMINISTRACIN

    El ser humano es social por naturaleza, lo que implica vivir de manera

    organizada, de manera que se tengan que dividir las funciones sociales de

    manera ordenada, de modo que algunos miembros realicen diferentes

    actividades. Esto viene desde que el hombre construyo la tribu y requiri de

    administracin grupal para poder sobrevivir y cubrir cada vez ms sus

    necesidades, por lo que la administracin es una de las actividades que viene

    desde nuestros antepasados.

    En la administracin se requiere trabajar con propsitos concretos

    encaminados en una misma direccin y para poder lograrlos se requiere el

    trabajo grupal. Se dice que la administracin se ha ido formando conforme ha

    ido creciendo las necesidades humanas. La sociedad al paso del tiempo va

    evolucionando y as genera una mayor exigencia en los conocimientos de la

    organizacin del trabajo y de un mejoramiento continuo de los procesos, los

    productos y las tcnicas administrativas.

    Con el paso del hombre de la vida primitiva a las primeras civilizaciones,

    se fueron desarrollando sus estructuras y organizacin sociales hasta alcanzar

    el estado actual.

    1.1.1 Concepto

    Se citarn las distintas definiciones de administracin de los siguientes autores:

    Para Fernndez y Rodrguez (2002); la administracin es la actividad

    humana encargada de organizar dirigir el trabajo individual y colectivo efectivo

    en trminos de objetivos predeterminados

  • 8

    Para Mnch Galindo (2001); la administracin es un proceso a travs del

    cual se coordinan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la mxima

    eficiencia, calidad y productividad en el logro de sus objetivos

    Para Fernndez Arena (1991); la administracin es una ciencia social que

    persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una estructura

    formal y a travs del esfuerzo humano coordinado

    Para Guzmn Valdivia (1966); la administracin es la direccin eficaz de

    las actividades y la colaboracin de otras personas para obtener determinados

    resultados

    Se puede concluir que la administracin es lograr los objetivos

    establecidos mediante la colaboracin de los dems y que de esta manera se

    aprovechen todos los recursos pero tomando en cuenta el proceso

    administrativo.

    1.1.2 Importancia

    La importancia de la administracin radica en que es trascendente en la vida

    del hombre, porque es imprescindible para el adecuado funcionamiento de

    cualquier organismo social, pues simplifica el trabajo para lograr mayor

    productividad, rapidez y efectividad. Incluso en la vida diaria es necesaria la

    administracin.

    Toda organizacin, independientemente de su finalidad, requiere estar

    bien administrada. Es la nica forma de cumplir con la misin y objetivos para

    los que fue creada.

    La administracin hace que las organizaciones se vuelvan rentables, que

    generen una productividad optima y que de esa manera sean competitivas, en

    este contexto se puede decir que la administracin es de vital importancia para

    cualquier tipo de organizacin.

  • 9

    Las organizaciones pueden ser lucrativas o asistenciales, grandes,

    medianas o microempresas, fabricantes de un producto u promotoras de un

    servicio, pero todas ellas tiene un elemento en comn: necesitan de la

    administracin.

    1.1.3 Proceso administrativo

    Se refiere a planear y organizar la estructura de rganos y cargos que

    componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado

    que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias

    de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es

    decir la adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los fines que se desean

    alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una

    funcin individual de coordinar, sin embargo parece ms exacto concebirla

    como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos

    individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

    Las etapas del proceso administrativo propuesta por Henry Fayol son las

    siguientes:

    FIGURA 1. Proceso administrativo FUENTE: Elaboracin propia con base en el proceso administrativo propuesto por Henry Fayol.

    Las funciones de planeacin, organizacin, direccin y control es la

    versin ms aceptada actualmente de la propuesta realizada por Henry fayol,

    es su visin de la tarea directiva, su proposicin ha sido adaptada, pero su

    esencia no ha sido superada, diversos autores coinciden en aceptar como

    tradicional o fundamental en el proceso administrativo incluir la fase de

    integracin, antes de la direccin.

    Los administradores sin importar el nivel que ocupen deben aplicar esas

    cuatro funciones.

    Planeacin Organizacin Direccin Control

  • 10

    Planeacin

    La Planeacin es decir por adelantado, qu hacer, cmo y cundo hacerlo, y

    quin ha de hacerlo. La planeacin cubre la brecha que va desde donde

    estamos hasta donde queremos ir.

    La planeacin es un proceso intelectualmente exigente; requiere la

    determinacin de los cursos de accin y la fundamentacin de las decisiones,

    en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.

    La planeacin consiste en fijar un curso concreto de accin que ha de

    seguirse, estableciendo principios que han de orientarlo a la secuencia de

    operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y numero

    necesarias para su realizacin. (Reyes Ponce, 1992, Pg.165)

    La tarea de la planeacin es exactamente: minimizacin del riesgo y el

    aprovechamiento de las oportunidades. La naturaleza esencial de la

    planeacin puede ponerse de relieve mediante sus cuatro componentes

    principales que son:

    Contribucin a los objetivos y propsitos

    Primaca de la planeacin

    Extensin de la administracin

    Eficacia de la planeacin

    El propsito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la

    empresa. Puesto que las organizaciones empresariales de organizacin,

    integracin, direccin, liderazgo y control estn encaminadas a apoyar el logro

    de los objetivos empresariales, la planeacin lgicamente precede a la

    ejecucin de todas las funciones.

    Para Fernndez Arena (2002), La planeacin es concebir una estructura

    racional de anlisis que contenga los elementos informativos y de juicio

  • 11

    suficientes y necesarios para fijar prioridades, elegir alternativas, establecer

    objetivos, y metas en el tiempo y espacio.

    Planear es funcin del administrador, aunque el carcter y la amplitud de

    la planeacin varan con su autoridad y con la naturaleza de las polticas y

    planes delineados por su superior.

    La planeacin es una funcin de todos los gerentes, aunque el carcter y

    el alcance de la planeacin varan con la autoridad de cada uno y con la

    naturaleza de las polticas y planes establecidos por los superiores.

    La planeacin se entiende como la seleccin de objetivos y la formacin

    de una poltica administrativa. As como reglas y procedimientos que reflejan

    dichos objetivos. (Salvador Mercado, 2007, Pg.60)

    La planeacin incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la

    organizacin. Despus, determinar las polticas, proyectos, programas,

    procedimientos, mtodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para

    alcanzarlos, incluyendo adems la toma de decisiones al tener que escoger

    entre diversos cursos de accin futuros.

    En la organizacin, la planeacin es el proceso de estableces metas y

    elegir los medio para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no

    pueden saber cmo organizar su personal ni sus recursos debidamente.

    Quizs incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin

    un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los dems le sigan. Sin

    un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de

    alcanzar sus metas ni de saber cundo ni dnde se desvan del camino.

    Los Beneficios obtenidos a travs de la planeacin segn Rodrguez y

    Valencia (2002) son los siguientes:

  • 12

    Un mejor orden y control, as como una mayor eficiencia en el

    desarrollo de las actividades.-Con ella se reduce la actividad dispersa,

    la duplicidad de esfuerzos y los movimientos intiles.

    Se consigue realizar los objetivos en forma ntegra, eficaz y oportuna.

    Se tendr una buena coordinacin interna, la cual nos llevar al mejor

    aprovechamiento de todos los recursos de la empresa y por lo tanto al

    ms alto nivel de utilidades (mediante la reduccin de los costos).

    Se eliminan en lo posible las decisiones arbitrarias, las basadas en el

    sentimiento o en la improvisacin.

    Se reduce al mnimo el tiempo total empleado en las actividades de la

    empresa.-Esto es de suponerse si estamos partiendo de la base de

    que solo se realiza el trabajo necesario y bajo el debido control.

    Da una visin panormica de toda la organizacin, en forma clara y

    completa, permitiendo captar las relaciones importantes, comprender

    mejor las actividades y fundamentar correctamente las acciones.

    En la Planeacin se pueden considerar los principios siguientes segn

    Reyes Ponce (1992):

    Precisin: El cursos o los cursos de accin a seguir deben ser precisos,

    bien definidos dado que van a seguir acciones concretas. Mientras que el

    fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos sern

    necesariamente total o parcialmente ineficientes. Hay que reducir en lo

    posible el campo de lo eventual y de la imprevisin y emplear planes tan

    detallados como sea conveniente.

    Flexibilidad: En aparente contraposicin al principio de precisin antes

    mencionado, tenemos el que un curso de accin debe ser flexible a fin

    de poder realizar en l los ajustes o cambios que resulten convenientes,

    de acuerdo a la influencia ocasionada por factores internos o externos al

    organismo social que nos ocupa.

    Unidad de direccin: Para cada objetivo se sigue un curso de accin

    definido, adecuadamente coordinado con los dems objetivos y con sus

    cursos de accin correspondientes. De tal manera que aunque dentro de

    una empresa se estn realizando simultneamente varios planes, todos

  • 13

    ellos deben estar integrados y coordinados de tal manera, que bien

    pueda decirse que existe un solo plan general.

    Consistencia: Todo plan deber estar perfectamente integrado al resto

    de los planes, para que todos interacten en conjunto, logrando as una

    coordinacin entre los recursos, funciones y actividades, a fin de poder

    alcanzar con eficiencia los objetivos.

    Rentabilidad: Todo plan deber lograr una relacin favorable de los

    beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo

    previamente estos ltimos y el valor de los resultados que se obtendrn

    en la forma ms cuantitativa posible. El plan debe expresar que los

    resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.

    Participacin: Todo plan deber tratar de conseguir la participacin de

    las personas que habrn de estructurarlo, o que se vean relacionadas de

    alguna manera con su funcionamiento

    Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier

    tipo de planeacin de acuerdo a lo adaptado en Reyes Ponce (1992):

    1. Deteccin de las oportunidades. Aunque precede la planeacin real y,

    por lo tanto, no es estrictamente parte del proceso de planeacin, la

    deteccin de las oportunidades tanto en el ambiente externo como

    dentro de organizacin, es el verdadero punto de partida de la

    planeacin.

    2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeacin

    consiste en establecer objetivos para toda la empresa y despus para

    cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse tanto

    para a corto plazo, como largo.

    3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lgico de la planeacin es

    establecer, difundir obtener consenso para utilizar premisas crticas

    de la planeacin tales como pronsticos, las polticas bsicas y los

    planes ya existentes en la compaa. Estn son suposicin sobre el

    ambiente en el que plan a de ejecutarse.

  • 14

    4. Determinacin de curso alternativo de accin. Consiste en buscar

    cursos alternativos de accin, en particular aquellos que no resultan

    inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el que no

    existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no

    es obvia resulta ser la mejor.

    5. Evaluacin de cursos alternativos de accin. Despus de buscar los

    cursos alternativos y examinar sus puntos fuertes y dbiles el paso

    siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y metas

    previamente fijas.

    6. Seleccin de un curso de accin. Este es el punto en el cual se adopta

    un plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un

    anlisis y evaluacin de cursos alternativos revelara que dos o ms

    de ellos son aconsejable y quizs el administrador decida seguir

    varios cursos en lugar del mejor.

    7. Formulacin de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una

    decisin, la planeacin esta completa por lo cual se aconseja un

    sptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes derivados

    para respaldar el plan bsico.

    8. Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto. Se debe

    presentar una expresin numrica convertida en presupuesto, si se

    preparan bien los presupuestos se convierten en un medio para sumar

    los diversos planes y fijar estndares importantes contra los que se

    puedan medir el avance de la planeacin.

    Organizacin

    Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para

    alcanzar los objetivos de la organizacin. Luego se debe de disear la forma

    de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental

    de la empresa. De la estructura establecida necesaria la asignacin de

    responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto.

  • 15

    Es en este sentido en que concebimos la organizacin como:

    La identificacin y clasificacin de las actividades requeridas,

    El agrupamiento de las actividades mediante las cuales se consiguen

    los objetivos,

    La asignacin de cada agrupamiento a un gerente con autoridad para

    supervisarla (delegacin) y

    La obligacin de realizar una coordinacin horizontal (en el mismo

    nivel de la organizacin o en otro similar) y vertical (por ejemplo,

    oficinas centrales, divisin y departamento) en la estructura

    organizacional.

    La organizacin es la funcin de correlacin entre los componentes

    bsicos de la empresa y la gente, las tareas y los materiales- para que puedan

    llevar a cabo el plan de accin sealado de antemano y lograr los objetivos de

    la empresa.

    Reyes Ponce (1992), Para este autor la organizacin es la estructuracin

    tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones niveles y

    actividades de los elementos de los materiales y humanos de una organizacin

    social con el fin de lograr su eficiencia dentro de los planes y objetivos.

    La funcin de organizacin consta de las siguientes actividades:

    Definicin de las tareas.

    Seleccin y colocacin de los empleados.

    Definir autoridad y responsabilidad.

    Determinar relaciones de autoridad-responsabilidad, etc.

    Principios de organizacin:

    Unidad de mando: Un subordinado slo deber recibir rdenes de un

    solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de

  • 16

    responsabilidad, se da la confusin y se produce una serie de

    conflictos entre las personas.

    Especializacin: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su

    naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especializacin en la

    ejecucin de las mismas.

    Paridad de autoridad y responsabilidad La autoridad se delega y la

    responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio

    entre la autoridad y la responsabilidad.

    Equilibrio de DireccinControl: Consiste en disear una estructura de

    tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo

    evaluar los resultados de la misma.

    Definicin de puestos: Se debe definir con claridad el contenido de los

    puestos en relacin a los objetivos de los mismos.

    Pasos bsicos para organizar de acuerdo a Rodrguez y Valencia (2002):

    1. Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas,

    en forma lgica y cmoda, por personas o grupos. Esto se conoce

    como la divisin del trabajo.

    2. Combinar las tareas en forma lgica y eficiente, la agrupacin de

    empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalizacin.

    Especificar quien depende de quien en la organizacin, esta

    vinculacin de los departamentos produce una jerarqua de la

    organizacin.

    3. Establecer mecanismos para integrar las actividades de los

    departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de

    dicha integracin. Este proceso se conoce con el nombre de

    coordinacin.

  • 17

    Direccin

    Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de

    la organizacin y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados

    para que realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son

    fundamentales para la tarea de direccin, de hecho la direccin llega al fondo

    de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan

    con ellos.

    Los gerentes dirigen tratando de convencer a los dems de que se les

    unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificacin y la

    organizacin, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus

    empleados a hacer su mejor esfuerzo.

    La direccin incluye motivacin, enfoque de liderazgo, equipos y trabajo

    en equipo y comunicacin. La direccin es la supervisin cara a cara de los

    empleados en las actividades diarias del negocio. La eficiencia del gerente en

    la direccin es un factor de importancia para lograr el xito de la empresa.

    Rodrguez y Valencia (2002), considera los siguientes principios de

    direccin:

    Coordinacin de intereses: El logro del fin comn se har ms fcil

    cuanto mejor se logre coordinar los intereses del grupo y an los

    individuales de quienes participan en la bsqueda de aquel.

    Impersonalidad del mando: La autoridad en una empresa debe

    ejercerse ms como producto de una necesidad de todo el organismo

    social que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda.

    Resolucin de conflictos: Debe procurarse que los conflictos que

    aparezcan se resuelvan lo ms pronto que sea posible y de modo que,

    sin lesionar la disciplina produzcan el menor disgusto a las partes.

    Aprovechamiento de conflictos: Debe procurarse an aprovechar el

    conflicto para forzar el encuentro de soluciones.

  • 18

    Mary Parker Follet afirma que todo conflicto, como todo razonamiento

    en el mundo fsico, es de suyo un obstculo a la coordinacin, paro

    que as como la friccin puede ser aprovechada.

    Va jerrquica: Al transmitirse una orden deben seguirse los conductos

    previamente establecidos, y jams omitirlos sin razn ni en forma

    constante.

    Control

    Es la funcin administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo

    individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los

    planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeo contra las

    metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estndares y

    ayuda a corregirlas.

    El control facilita el logro de los planes, aunque la planeacin debe

    preceder del control. Los planes no se logran por si solos, stos orientan a los

    gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas,

    despus se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los

    planes.

    Idalberto Chiavenato (2000): El control es una funcin administrativa: es la

    fase del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la

    accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso

    esencialmente regulador.

    El propsito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar

    que los planes tengan xito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer

    una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas

    reales o potenciales.

    La funcin de control consta de cuatro pasos bsicos:

  • 19

    1. Sealar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles

    aceptables de produccin de los empleados, tales como cuotas

    mensuales de ventas para los vendedores.

    2. Checar el desempeo a intervalos regulares (cada hora, da, semana,

    mes, ao, etc.)

    3. Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios.

    4. Si existiera alguna variacin, tomar medidas o una mayor instruccin,

    tales como una nueva capacitacin o una mayor instruccin. Si no

    existe ninguna variacin, continuar con la actividad.

    Se mencionan las siguientes fases del control, de acuerdo a Rodrguez y

    valencia (2002, pg. 236):

    Un proceso de control corriente, cuyo propsito sea ayudar a vigilar las

    actividades peridicas de un negocio y de cada centro de responsabilidad,

    consta de las siguientes fases:

    1. Comparar el desempeo (resultados reales) con las metas y normas

    planificadas.

    2. Preparar un informe de desempeo que muestre los resultados reales,

    los resultados planificados y cualquier diferencia entre ambos.

    3. Analizar las variaciones y las operaciones relacionadas para

    determinar las causas subyacentes de las variaciones.

    4. Desarrollar cursos de accin opcionales para corregir cualesquier

    deficiencia y aprender de los xitos.

    5. Hacer una seleccin (accin correctiva) del men de alternativas y

    ponerla en prctica.

    6. Hacer el seguimiento necesario para evaluar la efectividad de la

    correccin; continuar con la alimentacin adelantada para efectos de

    re planificacin.

    El control eficaz exige la alimentacin adelantada. En otras palabras, se

    supone que los objetivos, los planes, las polticas y las normas se han

  • 20

    desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las correspondientes

    responsabilidades de desempeo. Por lo tanto, el control debe necesariamente

    apoyarse en el concepto de la retroalimentacin, el cual exige mediciones del

    desempeo y dispara la accin correctiva prevista para asegurar el logro de los

    objetivos.

    Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control para

    medir el avance. En algunos casos, el control tiene tambin como resultado la

    modificacin de los planes y metas anteriores o la formulacin de nuevos

    planes, cambios en la operacin y reasignacin de la gente.

    Deben desarrollarse mtodos de control para las caractersticas

    particulares de la operacin y la estructura de organizacin. Un importante

    aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relacin con el

    momento de la accin.

    Para Rodrguez y Valencia (2002). El concepto importante aqu es que los

    objetivos, las polticas y las normas cumplen dos necesidades bsicas en el

    proceso global de control, a saber:

    1. La alimentacin adelantada - que constituye una base para el control

    en el momento de la accin

    2. La retroalimentacin - que representa una base para la medicin de la

    eficacia del control posteriormente a la accin. Adems la

    retroalimentacin sirve para la re planificacin.

    Control como un sistema de retroalimentacin:

    El control administrativo es esencialmente el mismo proceso bsico que

    se encuentra en los sistemas fsicos, biolgicos y sociales. Muchos sistemas se

    controlan a si mismos mediante la retroalimentacin de informacin, que

    muestra las desviaciones con respecto a los estndares y da origen a los

    cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energiza para

  • 21

    retroalimentar informacin se compara el desempeo con un estndar e inicia

    la accin correctiva.

    Los administradores miden el desempeo real, comparan esta medicin

    con los estndares e identifican las desviaciones; pero despus, para realizar

    las correcciones necesarias deben desarrollar un programa de accin

    correctiva y ponerlo en prctica a fin de al desempeo deseado.

    1.2 ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

    La Administracin de Recursos Humanos consiste en la planeacin,

    organizacin, desarrollo y coordinacin, as como tambin control de tcnicas,

    capaces de promover el desempeo eficiente del personal, a la vez que la

    organizacin representa el medio que permite a las personas que colaboran en

    ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente

    con el trabajo."

    Significa conquistar y mantener las personas en la organizacin,

    trabajando y dando el mximo de s, con una actitud positiva y favorable.

    Representa todas aquellas cosas que hacen que el personal permanezca en la

    organizacin.

    En la actualidad las tcnicas que van desde el reclutamiento hasta la

    ltima etapa de la administracin del personal tiene que ser ms subjetivas y

    ms afinadas, determinando los requerimientos de los recursos humanos,

    acrecentando las fuentes ms efectivas que permitan allegarse a los

    candidatos idneos, evaluando la potencialidad fsica y mental de los

    solicitantes, as como su aptitud para el trabajo, utilizando para ello una serie

    de tcnicas, como la entrevista, las pruebas psicosomtricas y los exmenes

    mdicos, etc.

  • 22

    1.2.1 Concepto

    Keith Davis (2000). La administracin de recursos humanos tiene como

    objetivo el mejoramiento continuo del desempeo y las aportaciones del

    personal a la organizacin, en el marco de una actividad tica y socialmente

    responsable.

    1.2.2 Objetivos

    Los objetivos de la administracin de recursos humanos pueden dividirse

    en 4 objetivos primordiales. (Davis, 2000 .Pg. 6):

    Objetivos sociales: La administracin de recursos humanos debe

    repercutir en la sociedad de manera que contribuya a esta. Es por eso

    que en las organizaciones debe cuidarse prcticas discriminatorias

    que falten a su compromiso tico con la sociedad.

    Objetivos corporativos: El departamento de recursos humanos es

    tambin responsable de los logros de las metas fundamentales de las

    organizaciones. Puede servir de instrumento para facilitar el logro de

    las mismas.

    Objetivos funcionales: La administracin de recursos humanos debe

    contribuir de forma razonable a la organizacin, un uso insuficiente o

    excesivo de los recursos puede desequilibrar la empresa.

    Objetivos personales: La administracin de recursos humanos es un

    medio para satisfacer las necesidades individuales de los integrantes

    de una organizacin, de modo que cada individuo se sienta realizado

    en la realizacin de sus labores.

  • 23

    1.2.3 Importancia

    De la administracin de recursos humanos depende en gran medida el

    desarrollo y xito de las organizaciones, por esto los recursos humanos juegan

    un papel tan importante a la hora de planear las actividades de una

    organizacin o empresa y as lograr el cumplimiento de los objetivos.

    Sin lugar a dudas, la administracin de recursos humanos juega un papel

    muy importante en todas las organizaciones o empresas que se requiere

    administrar cierta cantidad de empleados. Sin esta sera imposible lograr el

    desarrollo adecuado de la empresa y el personal que labora en ella. La

    administracin de recursos humanos es el pilar del xito de cualquier

    organizacin, por eso, debemos valorar el papel que desempea este

    departamento en las empresas.

    1.2.4 Funciones principales

    El Departamento de Recursos Humanos es esencialmente de servicios. Sus

    funciones varan dependiendo del tipo de organizacin al que este pertenezca,

    a su vez, asesora, no dirige a sus gerentes, tiene la facultad de dirigir las

    operaciones de los departamentos.

    Entre sus funciones esenciales podemos destacar las siguientes de

    acuerdo con Keith Davis (2000):

    Ayudar y prestar servicios a la organizacin, a sus dirigentes, gerentes

    y empleados.

    Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las

    cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.

    Evaluar el desempeo del personal, promocionando el desarrollo del

    liderazgo.

    Reclutar al personal idneo para cada puesto.

    Capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya

    en funcin del mejoramiento de los conocimientos del personal.

  • 24

    Brindar ayuda psicolgica a sus empleados en funcin de mantener la

    armona entre stos, adems buscar solucin a los problemas que se

    desatan entre estos.

    Llevar el control de beneficios de los empleados.

    Distribuye polticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o

    revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones,

    memorndums o contactos personales.

    Supervisar la administracin de los programas de prueba.

    desarrollar un m arco personal basado en competencias.

    Garantizar la diversidad en el puesto de trabajo , ya que permite a la

    empresa triunfar en los distintos mercados nacionales y globales

    Segn el libro Reinventando Recursos Humanos: Cambiando los roles

    para crear una organizacin de alto rendimiento, del autor: Margaret Butteris, el

    papel y la funcin de Recursos Humanos de la empresa consiste en las

    siguientes:

    Identificacin y desarrollo de las competencias claves necesarias

    para respaldar el negocio. Una vez identificadas, se ponen en

    marcha estrategias para desarrollar o adquirir las competencias

    claves.

    Desarrollo de talento Ejecutivo. Recursos Humanos de la empresa es

    responsable de los sistemas que identifican y desarrollan el personal

    con mayor potencial de toda la organizacin, preparndolo junto a los

    directivos presentes, para alcanzar los objetivos empresariales

    presentes y futuros, incluyendo la planificacin de sucesiones.

    Desarrollo de iniciativas de formacin y desarrollo para respaldar la

    cultura, los valores y los principios operativos comunes. Utilizando las

    sesiones de formacin y desarrollo como vehculos de comunicacin

    para desarrollar, implementar y sostener este principio.

    Desarrollo de modelos para la evaluacin y retribucin de los

    empleados. Recursos Humanos de la empresa identifica los modelos

    empresariales para la contratacin, el juicio y la evaluacin de los

    empleados.

  • 25

    Desarrollo e implementacin de polticas y programas de gestin de

    la actuacin y la retribucin para utilizarse en todas las compaas

    operativas.

    1.3 INDUCCIN

    Las primeras experiencias que vive un empleado en la organizacin van a

    matizar su rendimiento y su adaptacin. El trabajador necesita ser adaptado lo

    ms rpida y eficazmente que sea posible al nuevo medio, aun por meras

    consideraciones del orden de eficiencia: los primeros recuerdos son los que

    ms han de influir en su actividad, y, si son desagradables, por la incertidumbre

    y ansiedad que provoca lo nuevo, lo desconocido, las correcciones, criticas o

    regaos que se hagan al nuevo trabajador, etc., aun inconscientemente,

    afectaran su moral, su estabilidad y hasta su lealtad a la empresa.

    Es importante conocer la respuesta a esta pregunta, Qu se entiende

    por induccin de personal? Es una etapa que se inicia con el contrato del

    nuevo empleado en la institucin, para adaptarse lo ms pronto a su nuevo

    ambiente de trabajo, a sus nuevos compaeros, a sus obligaciones y

    derechos, a las polticas de la empresa, evitar el radio pasillo.

    1.3.1 Concepto

    Para Gary Dessler (1991), La induccin significa: proporcionar a los nuevos

    empleados la informacin bsica sobre la empresa, informacin que necesita

    para desempear satisfactoriamente sus labores. La induccin en realidad es

    un proceso de socializacin que utiliza la empresa con sus nuevos miembros,

    un proceso continuo que involucra el inculcar en todos los empleados las

    actitudes, estndares, valores y patrones de conducta prevalecientes que

    espera la organizacin y sus departamentos.

    Consiste en la orientacin, ubicacin y supervisin que se efecta a los

    trabajadores de reciente ingreso (puede aplicarse asimismo a las

  • 26

    transferencias de personal), durante el perodo de desempeo inicial ("periodo

    de prueba").

    1.3.2 Objetivo

    El objetivo principal de la induccin es brindar al trabajador una efectiva

    orientacin general sobre las funciones que desempear, los fines o razn

    social de la empresa y organizacin y la estructura de sta. La orientacin debe

    perseguir estimular al nuevo empleado para que pueda integrarse sin

    obstculos al grupo de trabajo de la organizacin. Exige, pues, la recepcin

    favorable de los compaeros de labores que pueda lograrse una coordinacin

    armnica de la fuerza de trabajo.

    Es de hacer notar que la induccin por lo general es una actividad dirigida

    al nuevo personal que ingresa a la organizacin. No obstante los nuevos

    trabajadores no son los nicos destinatarios de stos programas, tambin debe

    drsele a todo el personal que se encuentre en una situacin total o

    parcialmente desconocida para ellos, como por ejemplo el personal que ha sido

    transferido a diferentes posiciones dentro de la organizacin y para quienes

    ascienden a otros puestos.

    1.3.3 Contenido del programa de induccin

    Todo programa de induccin debe comprender la siguiente informacin de

    manera general:

    Informacin sobre la empresa/ organismo:

    Misin y Visin.

    Historia

    Actividad que desarrolla. Posicin que ocupa en el mercado.

    Filosofa Objetivos.

    Organigrama General

  • 27

    Disciplina Interior:

    Reglamentos de rgimen interior (identificacin para control de

    entrada y salida de personal, de vehculos, de uso de las

    instalaciones)

    Derechos y Deberes.

    Premios y sanciones. Disciplina.

    Ascensos.

    Comunicaciones/ personal:

    Fuerza laboral (obreros empleados).

    Cuadros directivos.

    Representantes del personal.

    Subordinados.

    Compaeros.

    Servicios y ventajas sociales (beneficios socio-econmicos) que

    brinda.

    En cuanto al cargo especfico que va a desempear el trabajador es

    preciso resaltar la siguiente informacin:

    Explicacin de las actividades a su cargo y su relacin con los

    objetivos de la empresa.

    Retribucin (sueldo, categora, nivel, rango, clasificacin)

    posibilidades de progreso.

    Rendimiento exigible: Informacin sobre medidas a aplicar sobre

    rendimiento en el cargo.

    Informacin sobre las funciones que cumple la Unidad a la cual est

    adscrito.

    Seguridad, normas, reglamentos y funciones que debe cumplir para

    preservar su seguridad personal y la del resto del personal.

  • 28

    1.4 MANUALES ADMINISTRATIVOS

    La historia de los manuales administrativos como una herramienta para la

    administracin es reciente a pesar de que se tiene registros de que se utilizan

    en los aos de la Segunda Guerra Mundial, en virtud de que en el frente se

    contaba con el personal que no estaba capacitado en estrategias de guerra y

    fue mediante los manuales como se instrua a los saldados en las actividades

    que deberan desarrollar en campaa.

    En sus inicios los primeros manuales administrativos se dieron en forma

    de circulares, memorndums, instrucciones internas, etc., mediante los cuales

    se establecan la forma de cmo operar en un organismo; ciertamente estos

    intentos carecan de un perfil tcnico, pero de esta manera establecieron la

    base para los manuales administrativos ms adelante la necesidad de contar

    con el personal capacitado para la guerra que dio lugar a que se disearan los

    manuales administrativos ms detallados.

    Al crearse los manuales administrativos fue posible contar con un medio

    de control para el personal de la organizacin y tambin de las polticas que se

    manejaban en la misma, as como establecer la estructura organizacional,

    definir sus procedimientos y otras actividades que se llevaran a cabo en la

    empresa de una forma sencilla, directa, uniforme y con autorizacin.

    Como se sabe todo lo que se realiza por primera vez no siempre sale a la

    perfeccin, as fue con los primeros manuales que se elaboraron, tenan

    defectos tcnicos, aun con esos defectos, si se logro instruir al personal en la

    organizacin.

    Al paso del tiempo los manuales administrativos se fueron adaptando

    para que fueran ms claros, tcnicos, concisos y prcticos, por esta razn se

    comenzaron aplicar a diversas funciones operacionales de la organizacin

    como por ejemplo: produccin, ventas, finanzas, etc.

  • 29

    A raz de esto los manuales administrativos comenzaron a tomar la forma

    que ahora conocemos y que son una de las herramientas ms importantes de

    la administracin, ya que, de esta manera liberan a los administradores de

    tener que repetir la informacin, explicaciones o instrucciones parecidas.

    En la mayora de los organismos pblicos se considera que los manuales

    administrativos son una obligacin (Cabrera, 2008, pg. 39)

    1.4.1 Concepto

    De acuerdo a Rodrguez (2005, pg.55). En nuestros pas los manuales

    administrativos son una tcnica relativamente nueva, todava no se sabe a

    ciencia cierta que es un manual administrativo, Cuntos tipos de manuales

    existen, para que pueden servir, como se elaboran, como se usan, etc.

    Considero que ha ido surgiendo ms manuales administrativos y aunque

    como dice este autor, no est claramente determinado en lo que se refiere a los

    manuales administrativos, hay mas autores que ya dan las definiciones de los

    mismos, entre ellos tenemos a:

    Joaqun Rodrguez y valencia.- Un documento en el que se encuentran

    de manera sistemtica las instrucciones, las bases o procedimientos para

    ejecutar una actividad.

    Agustn Reyes Ponce.- Significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que

    de manera fcil de manejar se concentran en forma sistemtica, una serie de

    elementos administrativos para un fin concreto: orientar y unificar la conducta

    que se pretende entre cada grupo humano de la empresa.

    Es importante mencionar lo que considera Joaqun Rodrguez Valencia

    (2005), los manuales son el medio que permite comunicar a la direccin las

    decisiones referentes a la organizacin. Las organizaciones modernas han

    considerado sus estructuras organizacionales, planteamiento de polticas,

  • 30

    practica de procedimientos, bienvenida al nuevo personal, como elementos

    para la accin de administrar.

    Los manuales administrativos son una de las mejores herramientas

    administrativas por que le permiten a cualquier organizacin normalizar su

    operacin. La normalizacin es la plataforma sobre la cual se sustenta el

    crecimiento y desarrollo de una organizacin, brindndoles estabilidad y

    solidez.

    1.4.2 Objetivos

    Los manuales administrativos son un medio de comunicacin entre los ms

    altos mandos de una organizacin y dems personal y ayudan en la toma de

    decisiones administrativas, la finalidad de estos es sealar de forma

    sistemtica la informacin administrativa.

    Franklin (2004), nos dice que los manuales administrativos tienen que

    cumplir con un objetivo como lo hace cada parte de la organizacin y por lo

    tanto, nos dice los siguientes objetivos:

    Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal

    o sectorial).

    Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir

    responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

    Coadyuvar a la correcta realizacin y uniformidad de las labores

    encomendadas a todo el personal.

    Ahorrar el tiempo y esfuerzo en la realizacin de funciones al evitar la

    repeticin de instrucciones y directrices.

    Agilizar el estudio de la organizacin.

    Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin del personal.

    Sistematizar la iniciativa, aprobacin y aplicacin de las modificaciones

    necesarias en la organizacin.

    Determinar la responsabilidad de cada nivel y puesto respecto a la

    organizacin.

  • 31

    Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los

    diferentes niveles jerrquicos que la componen.

    Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,

    materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.

    Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras

    organizaciones.

    Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores de

    bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que

    interacta la organizacin.

    1.4.3 Ventajas

    En la organizacin los manuales administrativos podemos notar que estos

    proporcionan ciertas posibilidades, lo cual representa una ventaja de estos y

    atraen determinadas caractersticas que debidamente consideradas permiten la

    utilizacin ptima de los mismos. De acuerdo a Gmez (1994), y Rodrguez

    (2005), las ventajas de los manuales administrativos son las siguientes:

    Logra y mantiene un solo plan de organizacin.

    Asegura que todos los empleados tengan una adecuada comprensin

    del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

    Facilita el estudio de los problemas de organizacin.

    Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las

    modificaciones necesarias en la organizacin.

    Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y

    compensacin del personal clave.

    Determina la responsabilidad de cada puesto y su relacin con los

    dems de la organizacin.

    Evita conflictos jurisdiccionales y la duplicidad de funciones.

    Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de

    los diversos niveles.

    Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de las funciones

    ms antiguas.

  • 32

    Sirve como gua en el adiestramiento de novatos.

    Son una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a

    ejecutar.

    Ayudan a institucionalizar y establecer los objetivos, las polticas, los

    procedimientos, las funciones, normas, etc.

    Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.

    Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas

    a travs del tiempo.

    Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.

    Incrementa la coordinacin en la realizacin del trabajo.

    Permite delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones

    escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al

    control por excepcin.

    1.4.4 Desventajas

    Aunque los manuales administrativos nos facilitan la manera de tener una

    mejor organizacin, tienen su contraparte, las desventajas, lo cual no les resta

    importancia.

    Al igual que en las ventajas anteriores ahora Gmez (1994), y Rodrguez

    (2005) nos proporcionan una serie de desventajas:

    Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para

    necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por

    todos sus integrantes.

    Algunos consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso

    preparar un manual y conservarlo al da.

    Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y

    rigidez.

    Si se elaboran de forma deficiente se producen serios inconvenientes

    en el desarrollo de las operaciones.

    El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.

    Si no se les actualiza peridicamente pierden la efectividad.

  • 33

    Se limitan a los aspectos formales de la organizacin y dejan de lado

    los informales, que tambin son muy importantes.

    Si se sintetizan tanto pierden su utilidad; pero si abundan en detalles

    pueden volverse complicados.

    De a cuerdo a las ventajas y desventajas de los manuales administrativos

    antes mencionadas, considero que son menos las desventajas y que por lo

    tanto no representa un obstculo para que se pueda realizar algn manual

    administrativo. Aunque, esto se determinara de acuerdo a las necesidades de

    la organizacin, como se dice en una de las desventajas, que son muy

    pequeas y que no requieren de implantar un manual administrativo, aparte de

    que sean altos los costos, para poder elaborarlo.

    1.4.5 Clasificacin de los manuales administrativos

    Los manuales administrativos facilitan el aprendizaje de la organizacin y

    proporcionan la orientacin precisa que se requiere en el nivel operativo, ya

    que son una gran fuente de informacin que trata de orientar y mejorar el

    trabajo de los empleados.

    La clasificacin de Rodrguez (2005), Gmez (1994) y Franklin (2004),

    fue la que eleg, debido a que mencionan diversos tipos de manuales de

    acuerdo a determinadas caractersticas de los mismos. Claro est que se

    elaboran los manuales tomando en cuenta el tipo de empresa.

    Por su contenido:

    Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias.

    Manual de historia del organismo. En este manual se especifica la

    informacin histrica, comienzos, crecimientos, logros, administracin y

    situacin actual de la organizacin. Esta por lo general se incluye en el

    manual de polticas, de organizacin o de personal como su presentacin.

  • 34

    Manual de organizacin. En este manual se detalla la estructura

    organizacional de la empresa, misin, visin valores, los grados de autoridad y

    la responsabilidad y se realiza una descripcin de los puestos y la relacin que

    existe entre ellos.

    Manual de polticas. Tambin recibe el nombre de manual de norma.se

    deben describir los lineamientos que debe seguir la empresa en la toma de

    decisiones, ya que una apropiada definicin de las polticas permitir agilizar el

    proceso de la toma de decisiones adems de que sirve como base para una

    efectiva revisin cuando sea necesario. Los manuales de polticas pueden ser

    para produccin, ventas, personal, compras, etc.

    Manual de procedimientos. Es una gua de cmo se deben llevar a cabo

    las actividades dentro del trabajo, normalmente se encuentran en diagramas,

    cuadros y dibujos que explican cmo realizar el trabajo, este manual puede ser

    de los procedimientos de la oficina y en la produccin. Ayudan a orientar al

    personal.

    Por funcin especifica:

    De a cuerdo a esta clasificacin, se pueden elaborar manuales con base

    a funciones operacionales.

    Manual de produccin. Trata de coordinar el proceso de produccin

    para uniformar criterios y sistematizar lneas de trabajo.

    Manual de compras. Aqu se especifican las funciones de compras,

    el proceso de compra y los mtodos que se utilizan.

    Manual de ventas. Aqu se determina cuales van a ser las polticas y

    procedimientos de venta.

    Manual de contabilidad. Se establecen los principios y tcnicas a

    utilizar en el rea, se puede aadir referencia sobre la estructura

    orgnica del departamento de contabilidad, del sistema contable, etc.

  • 35

    Manual de personal. Se establecen las tcnicas de reclutamiento y

    seleccin de personal que la empresa maneja as como la

    administracin del personal, polticas, usos, servicios, prestaciones,

    capacitacin y todo lo referente al personal.

    Manual de finanzas. En este manual se centra en el respaldo del

    manejo y distribucin de los recursos econmicos de la organizacin.

    Por su mbito:

    Los manuales administrativos se basan en las necesidades especficas

    que surgen en las oficinas, y de acuerdo con su mbito de aplicacin, puede

    abarcar muchas o pocas actividades.

    Generales. Estos manuales contienen informacin general de la

    empresa sobre su estructura, funcionamiento y personal.

    Manuales generales de organizacin: Este es producto de la

    planeacin Organizacional y abarca todo el organismo, indicando la

    organizacin formal y definiendo su estructura funcional.

    Manual general de procedimientos: Este es tambin resultado de la

    planeacin, contiene los procedimientos de todas las unidades

    orgnicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar

    la forma de operar.

    Manual general de polticas: Se refiere a presentar por escrito los

    deseos y actitud de la direccin superior; para toda la empresa, estas

    polticas generales establecen lneas de gua, un marco dentro del

    cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones

    generales.

    Especficos. Se enfocan en un rea administrativa en particular, se

    maneja informacin detallada de los manuales de organizacin y

    procedimientos ya que son los ms importantes en una empresa.

  • 36

    Manual especifico de reclutamiento y seleccin: Se refiere a una

    parte de una rea especfica (personal). Y contiene la definicin

    uniforme respecto al reclutamiento y seleccin personal en una

    organizacin.

    Manual especifico de auditora interna: Consiste en agrupar

    lineamientos, instrucciones de aplicacin especfica a determinados

    tipos de actividad, aqu se refiere a la auditora interna en forma

    particular.

    Manual especifico de polticas de personal: Este se enfoca a definir

    "polticas", pero de una rea especfica de la organizacin,

    sealando las guas u orientacin respecto a cuestiones de personal,

    tales como: contratacin, permisos, promociones, prestaciones, etc.

    Manual especifico de procedimientos de tesorera: Consiste en

    elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un rea

    especfica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de

    secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago

    a proveedores, etc.

    1.5 MANUAL DE INDUCCIN

    En este apartado se entrara ms especficamente a lo competente al manual

    de induccin, cual es su el nombre con el que comnmente se le conoce y

    porque es importante en la organizacin, de igual manera se mencionara

    cuales son los temas que debe contener el manual de induccin.

    Como se sabe, el proceso de induccin inicia desde que la persona tiene

    su primer contacto con la empresa, es decir, desde que un candidato va por

    primera vez a la empresa a solicitar empleo; cuando entra a sus instalaciones,

    ah empieza su induccin.

  • 37

    Suponiendo que el candidato va rumbo al rea de seleccin y durante el

    trayecto se encuentra en el pasillo un cuadro con la misin y algunas

    fotografas de la empresa, de los fundadores, los principales productos, etc. Si

    mientras llena su solicitud tiene a la mano folletos ilustrativos, trpticos volantes,

    etc.

    Pues no hay que olvidar que las primeras impresiones tienden a ocupar

    el campo de conciencia y suelen ser ms duraderas. Debe entonces ponerse

    todo el empeo en que sean positivas.(Rodrguez, E., Mauro, 1991, pg. 19).

    1.5.1 Concepto

    De acuerdo con Rodrguez (2005, pg.55). En nuestro pas los manuales

    administrativos son una tcnica relativamente nueva, todava no se sabe a

    ciencia cierta que es un manual administrativo, Cuntos tipos de manuales

    existen, para que pueden servir, como se elaboran, como se usan, etc.

    Considero que ha ido surgiendo ms manuales administrativos y aunque

    como dice este autor, no est claramente determinado en lo que se refiere a los

    manuales administrativos, hay mas autores que ya dan las definiciones de los

    mismos.

    Para fines de la comprensin de los que es el manual de induccin que

    comnmente se le conoce como manual de bienvenida o del empleado. ya que

    dentro del programa de induccin se le da al empleado a conocer las

    generalidades de la organizacin mediante una herramienta de que se emplea

    para introducir al nuevo empleado en la organizacin.

    Los manuales de bienvenida o del empleado, suelen recoger todo lo que

    le interesa al empleado en general todo al ingresar a la empresa, constituye

    una ayuda tcnica para una buena induccin, ya que en ellos se consignan los

    aspectos ms relevantes de la organizacin.(Reyes Ponce, 2002 pag.93)

  • 38

    1.5.2 Objetivos

    Los manuales administrativos son un medio de comunicacin entre los ms

    altos mandos de una organizacin y dems personal y ayudan en la toma de

    decisiones administrativas, la finalidad de estos es sealar de forma

    sistemtica la informacin administrativa. Esto es al igual que los manuales

    administrativos deben cumplir con determinados objetivos, el manual de

    induccin se ve en la misma situacin

    Franklin (2004), nos dice que los manuales administrativos tienen que

    cumplir con un objetivo como lo hace cada parte de la organizacin y por lo

    tanto, nos dice los siguientes objetivos:

    Presentar una visin de conjunto de la organizacin (individual, grupal

    o sectorial).

    Precisar las funciones de cada unidad administrativa para definir

    responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

    Coadyuvar a la correcta realizacin y uniformidad de las labores

    encomendadas a todo el personal.

    Ahorrar el tiempo y esfuerzo en la realizacin de funciones al evitar la

    repeticin de instrucciones y directrices.

    Agilizar el estudio de la organizacin.

    Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin del personal.

    Sistematizar la iniciativa, aprobacin y aplicacin de las modificaciones

    necesarias en la organizacin.

    Determinar la responsabilidad de cada nivel y puesto respecto a la

    organizacin.

    Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los

    diferentes niveles jerrquicos que la componen.

    Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,

    materiales, financieros y tecnolgicos disponibles.

    Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras

    organizaciones.

  • 39

    Servir como vehculo de orientacin e informacin a los proveedores

    de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que

    interacta la organizacin.

    1.5.3 Importancia

    Los programas de induccin en las empresas son de suma importancia porque

    ayudan al nuevo trabajador a su adaptacin en la misma. Disminuye la gran

    tensin y nerviosismo que lleva consigo el nuevo trabajador, ya que tiende a

    experimentar sentimientos de soledad e inseguridad. Todo tipo de manual es

    importante debido a las necesidades de la organizacin. De acuerdo a Gmez

    (1994), y Rodrguez (2005),

    Logra y mantiene un solo plan de organizacin.

    Asegura que todos los empleados tengan una adecuada

    comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones

    pertinentes.

    Facilita el estudio de los problemas de organizacin.

    Sistematiza la iniciacin, aprobacin y publicacin de las

    modificaciones necesarias en la organizacin.

    Sirve como una gua eficaz para la preparacin, clasificacin y

    compensacin del personal clave.

    1.5.4 Caractersticas fundamentales del manual de induccin

    Estas son las caractersticas generales que deben ser consideradas en el

    manual de induccin:

    El titulo debe ser amistoso para el nuevo trabajador

    El formato debe estar hecho a prrafos pequeos, con bastantes

    encabezados para facilitar su lectura. Mrgenes amplios.

  • 40

    Debe usarse un tipo de letra moderno y claro.

    El material grafico que se requiere en cuanto a fotografas, dibujos y

    graficas debe ser en abundancia.

    En lo que respecta al tamao del manual, este debe ser prctico, para su

    buen manejo.

    Otra caracterstica importante es que: el papel debe ser de mejor calidad

    posible.

    Por ltimo, el manual debe ser acompaado con una tarjeta, pera que el

    nuevo empleado pueda solicitar informes ms amplios sobre algn punto, o

    bien para hacer comentarios.

    1.5.5 Contenido del manual de induccin

    De acuerdo a Reyes Ponce (2002, pg. 95). Sugiere algunos temas que debe

    contener el manual de bienvenida en la etapa de induccin:

    1. Bienvenida. (Carta firmada por el director, gerente, si es que es

    posible)

    2. Nuestra historia

    3. Nuestros productos

    4. Cdigo de conducta de los integrantes de la empresa

    5. Carta de organizacin, general o de departamentos

    6. Mapa de sucursales, depsitos, fabricas, etc.

    7. Mapas de la planta u oficinas.

    8. Puestos directivos y/o departamentales, y jefes que los ocupan (con

    retratos de los principales, al menos)

    9. Polticas de personal. (debe ser uno de los captulos ms amplios

    que la empresa espera del empleado y lo que este debe esperar de

    la empresa.

  • 41

    10. Reglas principales: darles un carcter ms bien de informacin, que

    de rdenes)

    a) Procedimiento de seleccin, contratacin y empleo.

    b) Adiestramiento

    c) Sistemas de polticas de ascensos y promociones

    d) Asistencias, retardos y faltas

    e) Avisos que la empresa requiere le sean hechos, y con que

    oportunidad deben darse.

    f) Das, procedimientos y formas de pago.

    g) Deducciones legales del salario.

    h) Prestamos

    i) Administracin de sueldos y salarios.

    j) Das festivos

    k) Vacaciones

    l) Horarios

    m) Entrada y salida de oficinas, para personas y para artculos.

    n) Seguros y pensiones

    o) Medios de prevencin de riesgos profesionales

    p) Normas sobre seguridad social.

    q) Orientacin y quejas

    r) Presentacin personal

    s) Seguridad en el puesto, causas principales en el despido.

    11. Prestaciones

    a) Deben darse ideas sobre prestaciones mdicas.

    b) Compras a precios especiales.

    c) Compras en otras empresas (descuento)

    d) Alimentacin gratuita para los hijos de empleados.

    e) Gratificaciones

    f) Servicios de comedor

    g) Club deportivo.

    h) Becas, seminarios.

    i) Boletn del empleado.

    j) Pensiones y jubilaciones.

  • 42

    k) Prestaciones en caso de matrimonio, nacimiento de hijos,

    muerte, etc.

    12. Orientaciones generales

    a) Directorio telefnico fundamental de la empresa: jefes,

    departamentos de personal, departamento mdico, etc.

    b) Exmenes mdicos peridicos

    c) Normas generales de conducta

    d) Relaciones entre el personal

    e) Si pensara usted abandonar esta empresa

    f) Cierre del folleto.

    1.5.6 Metodologa para la elaboracin de manuales administrativos

    Una vez conocido los aspectos importantes y necesarios para comprender lo

    que son los manuales administrativos, se procede entonces a la forma en cmo

    se debe elaborar los manuales administrativos, es decir, detallando los paso a

    seguir para proceder a su elaboracin

    Planeacin

    Primera etapa: Quien es responsable de la elaboracin del manual.

    En esta etapa se debe decidir a que rea de la organizacin le

    corresponde elaborar los manuales y esto se puede decidir de dos maneras; la

    primera es incrementar un departamento encargada de la racionalizacin

    administrativa pero si no existe dicho departamento se puede contratar un

    despacho de consultores externos que se encarguen de su realizacin.

    Segunda etapa. La planeacin de la elaboracin.

    Rodrguez (2005), nos dice que planear significa estudiar una accin

    futura, precisando las operaciones que se debern llevar a cabo y en qu

    orden, y realizando el acoplamiento optimo, desde el punto de vista econmico

    para lograr el objetivo propuesto.

  • 43

    Por lo que ser importante en esta etapa considerar factores como:

    Definicin precisa de los objetivos de cada una de las areas del

    organismo.

    Diagnostico situacional de la empresa, en sus principales

    componentes; personal, finanzas, organizacin y tecnologa usada,

    etc.

    El conocimiento de estos puntos permitir desarrollar un plan de manual

    adecuado y acorde a la situacin que guarda el organismo.

    Tercera etapa. El programa de trabajo.

    El siguiente paso es elaborar un programa de trabajo, en el que se

    realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan. debemos

    contar con estimaciones de tiempo para la recoleccin de informacin de

    redaccin y elaboracin de graficas, revisin, impresin y todos los dems

    aspectos de la elaboracin (Rodrguez, 2005, pg. 65-65).

    Existen dos tcnicas de programacin que pueden ser usadas en la

    elaboracin de manuales administrativos, las graficas PERT y CPM, su uso

    puede ser por separado aunque con la combinacin de ambas se obtienen

    mejores resultados.

    Recopilacin de la informacin

    Con el propsito de obtener mayor colaboracin de todas las reas del

    organismo, es necesario comunicar por escrito a los gerentes que se requiere

    de apoyo y cooperacin para la elaboracin de los manuales.

    Cuando se concluye con la planeacin nos encontramos preparados para

    recopilar y organizar la informacin que se entregara al manual. La recopilacin

    de informacin se puede efectuar mediante la investigacin documental,

    observaciones, cuestionarios y entrevistas.

  • 44

    La investigacin documental nos sirve para recolectar informacin la cual

    la obtendremos en escrito, graficas, leyes, instructivos reportes, circulares, etc.,

    que nos permitan conocer ms a fondo la unidad administrativa.

    La observacin es otro medio de obtener informacin para elaborar un

    manual consiste en observar a las personas para conocer la forma en que se

    realizan sus actividades y anotar de forma correcta la secuencia, es importante

    que el analista, tenga el tacto necesario para observar y recolectar la

    informacin, ya que si no podran pasrsele algunos pasos, esta informacin se

    complementa con la informacin que obtengan mediante la aplicacin de

    cuestionarios y entrevistas.

    Otra tcnica de recoleccin de datos son otra tcnica de recoleccin de

    datos, su objetivo es describir hecho y opiniones, reunir datos. Esto se debe

    hacer con especial atencin. Los cuestionarios son tiles cuando es preciso

    recabar informacin de muchas personas.

    Las entrevistas son un instrumento que permiten descubrir aspectos que

    forman parte del trabajo pero que a simple vista no se ven.

    Procesamiento de la informacin.

    La informacin recabada de seguir un proceso para que pueda ser

    aprobada al mximo, los pasos de este proceso de organizacin de la

    informacin son los siguientes: Depuracin, clasificacin y anlisis.

    El analista de desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la

    informacin, pues la resistencia del cambio y los diferentes intereses dentro de

    las estructuras impiden dar informacin completa, veraz y oportuna con

    relacin a las funciones, actividades y responsabilidades de cada persona de la

    unidad administrativa.

    Para la integracin de cada manual es importante informar los criterios

    tanto en la terminologa como en la presentacin de la informacin, con el

  • 45

    propsito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de

    uniformidad. Es preciso hacer reuniones con los gerentes de cada rea que

    ser incluida en el manual para darles a conocer la informacin que contendr

    dicho manual.

    Rodrguez (2005), dice que durante la elaboracin de los manuales

    pueden surgir dificultades al detallar las funciones y actividades en forma

    escrita y oficial, ya que intereses particulares pueden impedir que se terminen

    con xito los manuales. Por esto, quien este encargado de elaborar el manual

    deber hacer uso de su sensibilidad, buen trato y adecuadas relaciones

    humanas para lograr que el personal colabore y sean aceptados los formatos

    de los documentos que se presenta para lograr que los manuales cumplan con

    su funcin.

    Redaccin

    Como primer paso se deben definir los objetivos y qu tipo de manual se

    va a realizar (de procedimientos, de polticas de organizacin, etc.). Debe

    analizarse muy a fondo la redaccin que ha de utilizarse en cada manual,

    teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el posible uso o frecuencia de

    consulta, etc.

    Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para la

    redaccin del manual, permitiendo con ello a los redactores trabajar sin

    presin; en la medida de lo posible, si el presupuesto lo permite, se debe

    contratar a un especialista en correccin de estilo, quien se encargue de la

    revisin final de la redaccin de los manuales, permitiendo con este un

    lenguaje sencillo, claro, preciso y comprensible.

    Elaboracin de graficas

    casi todos los manuales son principalmente integrados por textos escritos

    sin embargo algunas tcnicas visuales pueden realizar considerablemente el

  • 46

    manual y contribuir a que las personas entiendan mejor su contenido

    (Rodrguez, 2005, pg. 72).

    No necesariamente deben de incluir graficas, pero se recomienda

    hacerlas ya que estas ayudarn a que el manual no sea montono y se torne

    aburrido al ver puras letras. Las presentaciones graficas ms comunes, son

    organigramas, diagramas de flujo, cuadros de distribucin de actividades,

    distribucin de espacios, formas, etc. Para su elaboracin se deben utilizar las

    tcnicas conocidas que sean sencillas.

    Formato y composicin

    Cuando ya se tiene recopilada la informacin se debe determinar el

    formato con el cual se presentar el manual ya que este depende que los

    usuarios lo lean o no.

    Un manual administrativo cumple con su objetivo bsico, el de ser

    consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus

    dudas o inquietudes, un manual debe contener tres caractersticas importantes

    que son:

    Facilidad de lectura y/o consulta.

    Que permita hacer referencias rpidas y precisas.

    Respirar confianza por su apariencia y orden.

    Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisin y

    actualizacin, adems de usar numeracin consecutiva con el total de hojas,

    ejemplo: hoja 3 de 45, usando correctamente los espacios en blanco y los

    mrgenes amplios; al disear el formato de los manuales es usual el

    encabezamiento de pginas, donde se asienta la informacin bsica de cada

    manual como: titulo del manual, titulo del procedimiento, fecha de publicacin,

    numero de pagina, etctera, esta informacin permite al usuario consultas

    rpidas.

  • 47

    Revisin y aprobacin

    En la prctica, la revisin se efecta en dos fases; durante la primera

    revisin, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la

    elaboracin de los manuales, anlisis, directivos y usuarios, todos ellos realizan

    una revisin al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos:

    Revisin justa y objetiva del material.

    Proporcionar crticas especficas y constructivas.

    Revisar a detalle y devolver los materiales rpidamente dentro de un

    plazo previamente acordado.

    Evitar cambios solo por gustos personales.

    Posterior a esta revisin, la segunda fase consiste en una revisin

    rigurosa final, a cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con

    la aprobacin de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas

    responsabilidades.

    Las formas ms comunes para la aprobacin es en cada una de las hojas

    o bien utilizando una hoja para su aprobacin; la aprobacin como punto final

    en la elaboracin de los manuales administrativos, viene a dar paso a la

    impresin, distribucin y control de los manuales.

    Esta aprobacin se debe de incluir en el manual y se puede hacer de dos

    maneras la primera es que en la parte inferior de cada hoja se ponga quien lo

    elabor, la fecha, quien lo aprob y la fecha de aprobacin.

    En la segunda opcin se pone una hoja al principio del manual, despus

    de la identificacin.

    Distribucin y control

    Una vez que el manual fue elaborado, revisado, aprobado e impreso solo

    falta distribuirlo y mantener un control sobre l.

  • 48

    Debido a que los manuales tienen un costo no se deben proporcionar

    manuales a quienes no los necesita los nicos que tendrn un manual de cada

    uno sern los altos directivos y se debe llevar un control de las personas que

    utilizan dichos manuales.

    Actualizacin

    El valor de los manuales administrativos, como herramienta de trabajo,

    radica en la informacin contenida en ellos, por lo tanto el mantenerlos

    actualizados permite que cumplan con su objetivo, que es proporcionar la

    informacin necesaria para el desarrollo de actividades y funciones; se

    considera prudente la revisin y actualizacin de los manuales administrativos,

    por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis

    meses.

    La mayora de los organismos no planean sus revisiones y

    actualizaciones, es decir, las efectan sobre la base de sus necesidades de

    actualizacin, por cambio de polticas, nuevos procedimientos, nuevos puestos,

    etctera.

    Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor

    mantenimiento de sus manuales administrativos, ya que a travs de un

    programa escalonado por secciones o reas se ejerce menor presin sobre los

    encargados de las revisiones; cuando existen cambios, adiciones o

    supresiones en alguna seccin se analizan y se efectan, en caso de ser

    procedentes, dentro del periodo programado para esta seccin, es necesario

    llevar un registro de cada cambio o modificacin a los manuales

    administrativos, notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de

    la informacin.

  • 49

    CAPTULO II

    MARCO CONTEXTUAL: TREVIO

    COMPUTACIN

  • 50

    2.1 VISIN

    Se entiende por Visin, la idealizacin del futuro de la empresa. Cuando hay

    claridad conceptual acerca de lo que se quiere construir a futuro, se puede

    enfocar la capacidad de direccin y ejecucin hacia su logro de manera

    constante.

    La visin es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y

    quien tiene que valorar e incluir en su anlisis muchas de las aspiraciones de

    los agentes que componen la organizacin, tanto internos como externos.

    Una vez que se tiene definida la visin de la empresa, todas las acciones

    se fijan en este punto y las decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad.

    Todo miembro que conozca bien la visin de la empresa, puede tomar

    decisiones acorde con sta.

    De esta manera se tiene que la visin comercial de Trevio Computacin

    es la siguiente:

    Ser identificados por nuestros colaboradores, clientes y proveedores

    como la empresa de excelencia nmero uno en el rea de las tecnologas de

    informacin del Estado de Veracruz.

    Visin Treviservicio

    Cabe mencionar que no solo se cuenta con la visin comercial, para este caso,

    tambin se tiene la visin del servicio que brinda Trevio co