REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES
PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
(INAC)
Noviembre de 2011
BORRADOR PARA
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REPÚBLICA DE PANAMÁ
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN SUPERIOR
GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI
Contralora General
LUIS FELIPE ICAZA
Subcontralor General
EDWIN RAÚL HERRERA
Secretario General
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y
SISTEMAS DE CONTABILIDAD
DIRECCIÓN GENERAL DE
FISCALIZACIÓN
HARMODIO MADRID G.
Director
ROGER CERRUD
Director
CÉSAR G. CASTRO T.
Subdirector
FERNANDO ARCIA
Subdirector
DEPTO. DE REGULACIÓN DE
FONDOS
Y BIENES PÚBLICOS
LUIS A. VERGARA
Asistente Ejecutivo
PRÓSPERO ROSAS C.
Jefe Departamental.
OREIDA DE CORTEZ
Jefe II - INAC
JOSÉ VARGAS MARTÍNEZ
Analista
CARLOS RAFAEL LASO
Subjefe
REPÚBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
MARIA EUGENIA HERRERA
Director General
FARAH LEVY
Subdirector General
RAÚL CASTRO
Secretaria General
ALVINO DE LEÓN
Director Nacional de Administración y Finanzas
JESSICA LEDEZMA
Subdirectora Nacional de Administración y Finanzas
JORGE CEDEÑO
Jefe del Departamento de Compras
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 1
OBJETIVOS 2
BASE LEGAL 2
I. NORMAS Y REGULACIONES AL PROCESO INSTITUCIONAL 4
Normas de Control Interno Gubernamental 5
1. Área de Presupuesto 5
2. Área de Tesorería 6
2.1 Viático 8
2.2 Gestión de Cobro o Cuenta Institucional 8
2.3 Cheque 9
3. Área de Contabilidad 10
4. Área de Compras y Proveeduría 11
II. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA ADQUISICIÓN DE 15
BIENES Y SERVICIOS
A. Procedimiento de la Requisición (compras programadas) 16
B. Procedimiento de la Orden de Compra al Contado 20
C. Procedimiento de la Orden de Compra al Crédito 27
D. Procedimiento para la Gestión de Cobro y Emisión de Cheque 31
E. Procedimiento para la Solicitud y Pago de Viáticos 33
F. Procedimiento para los Contrato por Servicios Especiales 36
G. Procedimiento para los Contratos de Suministros 40
H. Procedimiento para los Contratos de Obras 44
III. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA RECEPCIÓN,
ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE BIENES EN EL ALMACÉN 51
A. Procedimiento para la Recepción del Activo Fijo 52
B. Procedimiento para la Recepción de los Bines de Consumo 57
C. Procedimiento para el almacenamiento de los Bienes de Consumo 59
D. Procedimiento para la Distribución o Despacho de los Bienes de Consumo 61
E. Procedimiento para el control y registro del Inventario Perpetuo 62
F. Procedimiento para la Recepción de los servicios prestados por terceros 64
IV. RÉGIMEN DE FORMULARIOS 61
FORMULARIO No. 1 Solicitud de Bienes y Servicios
FORMULARIO No. 2 Requisición
FORMULARIO No. 3 Análisis de Cotizaciones
FORMULARIO No. 4 Orden de Compras
FORMULARIO No. 5 Cheque
FORMULARIO No. 6 Gestión de Cobro
FORMULARIO No. 7 Solicitud de Viático
FORMULARIO No. 8 Recepción de Almacén
FORMULARIO No. 9 Resumen de Recepción de Almacén
FORMULARIO No. 10 Despacho de Almacén
FORMULARIO No. 11 Resumen de Salida de Almacén
FORMULARIO No. 12 Tarjeta Marbete
FORMULARIO NO. 13 Acta de Aceptación de Servicios
ANEXOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
INTRODUCCIÓN
La Contraloría General de la República en cumplimiento del mandato constitucional que
atribuye la facultad para regular los actos de manejo de fondos y bienes públicos y
determinar la aplicación del control previo o posterior, emite el presente documento
titulado “Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para Regular las
Adquisiciones de Bienes y Servicios del Instituto Nacional de Cultura (INAC)”.
Este documento establece los procedimientos estándares para la ejecución de los programas
y actividades, relacionados con las adquisiciones de bienes y servicios, desarrollados por el
INAC, dentro del marco legal permitido.
Está dividido en cinco (5) capítulos, el primero trata sobre la Normas y Regulaciones al
Proceso Institucional, el segundo detalla los Aspectos Normativos Relativos a la
Adquisición de Bienes y Servicios, el tercero describe los Procedimientos Administrativos
para la Adquisición de Bienes y Servicios, el cuarto establece los Procesos Administrativos
para la Recepción, Almacenamiento y Despacho de Bienes en el Almacén y como quinto
capitulo tenemos los formularios que son necesario para la recopilación de la información
inherente a los actos administrativos necesarios para el archivo, control interno y auditorias.
Además se cuenta con un anexo que describe y plasma los modelos de contratos utilizados
en la administración pública.
Como podemos apreciar, este manual detalla los procedimientos desarrollados en el nivel
auxiliar de apoyo.
Los procesos y controles establecidos, en este manual, no pretenden fijar pautas inflexibles,
están sujetos a los cambios exigidos por nuestro entorno en materia legal, técnica u otra que
exija ajustes en los procedimientos actuales; por consiguiente, estamos anuentes a
considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos, sean enviadas
formalmente a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría
General de la Republica, para su respectiva evaluación y posible incorporación.
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1. OBJETIVOS:
1.1 Optimizar los procedimientos relativos al componente de gasto,
procesados por el nivel auxiliar de apoyo del INAC, en los aspectos
administrativos, financieros y fiscales.
1.2 Lograr el registro oportuno, en el ámbito presupuestario y financiero,
de documentos de afectación fiscal, generados por el INAC.
1.3 Contar con información oportuna y suficiente que permita, a la
administración del INAC, la elaboración de los diferentes informes y
estados financieros exigidos por ley.
2. BASE LEGAL:
Ley Núm. 32 de 8 noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República.
Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, por la cual se regula la
contratación pública y se dictan otras disposiciones.
Ley de Presupuesto Vigente.
Ley Núm. de 6 de junio de 1974, por la cual se crea el Instituto Nacional
de Cultura.
Ley Núm. 14 de 5 de mayo de 1982, por la cual se dictan medidas sobre
custodia, conservación y administración del Patrimonio Histórico de la
Nación.
Ley Núm.16 de 22 de enero de 2003, que modifica el artículo 10 de la
Ley Núm. 63 de 1974, que crea el Instituto Nacional de Cultura.
Decreto Ejecutivo Núm. 366 de 28 de diciembre de 2006, por el cual se
reglamenta la Ley Núm. 22 de 27 de junio de 2006, que regula la
contratación pública y otras disposiciones en esta materia.
Decreto Núm.01 -2007-DGCP, por el cual se reglamenta el
procedimiento para contrataciones menores apremiantes.
Decreto Núm.54-2006 del 14 de marzo de 2006, por el cual se aprueba el
documento titulado Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de
Cajas Menudas en las Entidades Públicas Cuarta Versión.
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Decreto Núm.420-2005-DMySC de 26 de septiembre de 2005, por el
cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad
Gubernamental, Versión Revisada y Actualizada M.07.09.05.
Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, por el que se emiten
las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de
Panamá.
Decreto Núm. 234 de 22 de diciembre de 1997, por el cual se adopta las
Normas de Contabilidad Gubernamental.
Normas de Control Interno Gubernamental.
Manual de Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes
Patrimoniales del Estado.
Manual de Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes
Patrimoniales del Estado.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
CAPÍTULO I.
NORMAS Y REGULACIONES AL PROCESO INSTITUCIONAL
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NORMAS DE CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL
1. ÁREA DE PRESUPUESTO
a) Al Presupuesto Ley debe formulársele un marco que refleje el monto autorizado
inicial, las modificaciones y el monto autorizado final.
b) El marco presupuestario deberá mostrar las variaciones ocurridas en las partidas
autorizadas inicialmente, su incidencia en la orientación del gasto y el grado de
relación entre los objetivos y metas aprobados.
c) Establecer procedimientos de control interno para la programación de la ejecución
presupuestaria del gasto, a fin de asegurar la disponibilidad de fondos en las
asignaciones presupuestarias aprobadas.
d) Las unidades de presupuesto deben coordinar con la tesorería de cada entidad para
asegurar: a) si las provisiones por la fuente de financiamiento de recursos son
razonables; b) si los gastos priorizados e ineludibles han sido convenientemente
identificados para su cobertura.
e) Establecer procedimiento de control previo al compromiso de gastos, que permitan
asegurar su correcta aplicación en las partidas presupuestarias relativas a las metas
programadas, así como mantener información actualizada sobre los saldos
presupuestarios.
f) Es importante mantener un nivel de revisión interna que verifique si la operación
que se compromete corresponde a la naturaleza del gasto previsto en el programa,
actividad o proyecto del presupuesto autorizado, al igual que sí la autorización de
dicho gasto emana del nivel pertinente y existe disponibilidad presupuestaria
suficiente para cubrir el monto solicitado.
g) Establecer procedimiento que aseguren la validez y confiabilidad de los datos
incluidos en los informes de evaluación presupuestaria.
h) El propósito de la evaluación de resultados de un programa es proporcionar
información a los niveles responsables de la autorización, financiamiento y
ejecución del programa, sobre su rendimiento en comparación con lo planeado.
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2. ÁREA DE TESORERÍA
a) El sistema de Tesorería tiene a su cargo la responsabilidad de: determinar la cuantía
de los ingresos (programación financiera), captar fondos (recaudación), pagar a su
vencimiento las obligaciones (procedimiento de pago), otorgar fondos o pagar la
adquisición de bienes y servicios, y recibir y custodiar los títulos y valores
pertinentes.
b) Es necesario centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a
través de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la
utilización de los fondos disponibles.
c) El flujo de caja debe tener una proyección temporal similar al ejercicio
presupuestario; su periodicidad puede ser anual, trimestral, mensual o diaria, de
acuerdo con las necesidades.
d) Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los estados de
cuentas bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos
contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de tesorería.
e) Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los estados
de cuentas remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe
verificarse la conformidad de los saldos bancarios según Tesorería, con los registros
contables.
f) El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado
por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad.
g) La garantía (fianza) en el ámbito de la tesorería permite que el personal responsable
de la custodia y manejo de fondos y valores este respaldado por un instrumento
aceptable, que garantice su idoneidad para tomar decisiones sobre el uso de recursos
financieros, o para manejar, o custodiar directamente fondos o valores.
h) Implementar medidas de seguridad adecuadas para el giro de cheques, custodia de
fondos, valores, cartas-fianzas y otros, así como respecto a la seguridad física de
fondos y otros valores bajo custodia.
i) Establecer procedimientos y controles adicionales que eviten el retiro no autorizado
de montos importantes de efectivo de las cuentas bancarias.
j) Girar cheques en orden correlativo y cronológico. Usar sellos protectores a los
montos asignados en el cheque. Guardar con cerradura los cheques en cartera y no
utilizados. Registros de cheques apropiados que faciliten la práctica de arqueo y
revisión de conciliaciones.
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k) La Unidad de Tesorería tiene la responsabilidad, diaria, de entregar el Informe de
Saldo Bancario, de las diferentes cuentas, a los funcionarios responsables de
autorizar los desembolsos. (Dirección de Administración y Finanzas, Dirección
General y Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República).
l) La compra de bienes o prestación de servicios sujetos a entrega posterior, deben
requerir de los proveedores la presentación de una fianza, no pudiendo la Tesorería
efectuar ningún pago sin el previo cumplimiento de este requisito.
m) La fianza debe ser emitida por una institución financiera debidamente autorizada
por la Superintendencia de Banca y Seguros. Debe organizarse la custodia de la
fianza. Tiene que llevarse un control de vencimiento de fianza.
n) Toda factura que no cuente con los sellos y firmas del funcionario autorizado del
almacén correspondiente, como constancia de recibo de los bienes o servicios, será
rechazada cuando se presente para el pago correspondiente.
o) La Unidad de Tesorería debe proceder a efectuar la revisión del Informe de Caja el
mismo día en el cual se prepara, observando las siguiente normas:
o.1) Verificará el total de efectivo y valores recibidos en caja, contra el total
de recibos de dinero emitidos.
o.2) Confrontará la suma total de los recibos de dinero contra la suma total
del depósito bancario preparado.
o.3) Verificará la correcta preparación del depósito bancario en cuanto a
efectivo, suma, examen de endosos restrictivos en los cheques, etc.
o.4) Verificará la distribución contable de los ingresos.
o.5) Verificará que el Cajero haya firmado en el Informe de Caja como
responsable de su preparación.
o.6) Firmará en el Informe de Caja en señal de haber cumplido con todos los
procedimientos anteriores.
o.7) Examinará las boletas de depósitos bancarios una vez efectuados en
cuanto a sello bancario y firma del cajero del banco.
p) Los comprobantes que sustentan gastos deben llevar el sello restrictivo “pagado”
con el objeto de evitar errores o duplicidades en su utilización.
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q) Una vez agotado el trámite de pago, los documentos de gastos debidamente
respaldados deben ser marcados con el sello restrictivo, que indique de forma visible
su condición de “documento pagado”, procediéndose luego a su archivo. Este
mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo documento
para sustentar cualquier otro egreso de fondos, indebidamente, o por error.
2.1 VIATICO
a) Determinar la cantidad de personas y días para realizar la misión.
b) Establecer viáticos según escala utilizada en la entidad o vigente en el sector.
c) Llenar el contenido del viático: nombre de funcionario o beneficiario, cédula,
fecha y hora de salida y regreso de la misión, montos, descripción de la misión a
realizar, departamento que solicita el viático, destino de la misión, firmas del
funcionario que lo solicita y Visto Bueno del Jefe y Dirección de
Administración y Finanzas, especificación del transporte (oficial, particular,
terrestre, aéreo).
d) El viático solo se confección y se tramita a funcionarios de nuestra institución y
personal de apoyo de otras entidades públicas.
2.2 GESTIÓN DE COBRO O CUENTA INSTITUCIONAL
a) Establecer el contenido: (nombre del beneficiario sea igual a la orden de
compra, contrato o endoso, firma legal o delegada, firmas autorizadas para
tramitación, valores, números de registros, timbres fiscales).
b) Definir el porcentaje de retención, cuando así se establezca, indique los valores
y cálculos aritméticos y compruebe con la orden de compra o contrato.
c) Adjuntar los documentos sustentadores en original (Orden de Compra,
Recepción del Bien o Servicio, Contrato, etc.)
d) Indicar en los pagos parciales de obras civiles o adquisición de equipo
especializado la inspección de ingeniería o la certificación por personal idóneo.
e) Indicar en los pagos finales, el Acta de Aceptación Final, suscrita por
funcionarios responsables.
f) Indicar el compromiso presupuestario.
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g) Sellar y firmar la gestión de cobro o cuenta institucional y documentos
sustentadores.
h) Conocer la disponibilidad bancaria.
i) Prenumeración y fecha del cheque.
j) La emisión debe ser a nombre del beneficiario de la cuenta o gestión de cobro
e identificar el valor y fondo del mismo.
k) Identificar las firmas autorizadas.
l) Identificar los documentos sustentadores y garantizar que estén examinados.
m) Constatar que los cheques impresos coincidan con la programación de pago.
n) Mantener la seguridad de las marquillas de firmas.
o) Levantar un acta después de cada impresión de firmas de cheques.
p) En caso de cesión de crédito, se debe establecer memorial en papel habilitado
para poder emitir cheque.
2.3 CHEQUE
a) El cheque debe tener disponibilidad financiera según cuenta bancaria.
b) Los cheques deben estar prenumerados y fechados según secuencia numérica.
c) El cheque debe estar emitido a favor del beneficiario de la cuenta o documento
oficial, coincidiendo con el valor y fondo correspondiente de la misma. Además
examine que el concepto de la descripción del cheque coincida con el
documento fuente: Orden de Compra, Contrato, Cuenta, etc.
d) Verifique que se usen máquina protectora de cheques para salvaguardar el valor
expresado en letra y número.
e) El cheque debe estar firmado, previamente, por los funcionarios administrativos
correspondiente a la entidad Fiscalizada.
f) Adjunto al cheque debe existir la Gestión de Cobro y demás documentos
sustentadores, debidamente examinados por el Departamento de Fiscalización
respectivo.
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g) Verifique que el tiraje de los cheques coincida con la programación de pagos,
constatando la existencia de autorizaciones, emanadas por los funcionarios
responsables del manejo presupuestario y financiero.
3. ÁREA DE CONTABILIDAD
a) La contabilidad gubernamental debe utilizar principios y normas para el registro de
las operaciones y la preparación de información financiera.
b) Debe organizar e implementar un sistema de contabilidad que le permita
proporcionar con oportunidad información para la toma de decisiones.
c) El sistema de contabilidad se sustenta en principios de contabilidad generalmente
aceptados y comprende un plan de cuentas, procedimientos contables, libros,
registros y archivos de las operaciones.
d) La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno,
orientado a:
d.1) Realizar operaciones de acuerdo con las autorizaciones establecidas.
d.2) Contabilizar oportunamente el importe correcto en las cuentas
apropiadas, y en el período correspondiente.
d.3) Controlar los activos mediante registros y salvaguarda.
d.4) Preparar la información financiera conforme a la directriz institucional.
d.5) Producir estados financieros requeridos por las leyes y las necesidades
gerenciales.
e) La Administración financiera requiere procedimientos que aseguren la
existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la
documentación sustentadora, durante el período de tiempo que fijan las
disposiciones legales vigentes.
f) Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas con
oportunidad a los niveles de decisión pertinente.
g) El registro inmediato de la información es un factor esencial para asegurar la
oportunidad y confiabilidad de la información. Este criterio es válido para todo
el ciclo de vida de una operación y comprende: inicio y autorización, los
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aspectos de la operación mientras se ejecuta y, anotación final en los registros
contables pertinentes.
h) Organizar y procesar la información contable para producir los informes y los
estados financieros que deberán presentarse en los plazos señalados.
4. AREA DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA
Generales
a) El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional, contribuye al
empleo racional y eficiente de los recursos que requiere la entidad. Su actividad se
orienta a proporcionar los elementos materiales y servicios que son utilizados en
desarrollo de las actividades institucionales.
b) Las transacciones de bienes o servicios que se lleven a cabo, así como las demás
actividades de gestión, tendrán presente el criterio de economía.
c) La Administración tiene que impartir políticas necesarias, que permitan al personal
encargado de los procesos de adquisición de bienes o servicios adoptar criterios de
economía en sus actividades.
d) La adquisición económica implica adquirir bienes o servicios en calidad y cantidad
apropiada, y al menor costo posible. Asimismo las actividades deben efectuarse
asegurando los costos operativos mínimos, sin disminuir la calidad de los servicios
brindados.
e) Los bienes que se adquieran deben ingresar físicamente a través de la Unidad de
Almacén.
f) La Unidad de Almacén debe encontrarse con el espacio necesario para la custodia
de los bienes, seguridad y ventilación adecuados a fin de proteger los productos
adquiridos.
g) Los bienes que se adquieran deben cumplir con el principio de Recepción de
Almacén, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera su ubicación
directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control efectivo
de los bienes adquiridos.
g) El control de los bienes necesita de un sistema adecuado de registro permanente de
los movimientos de éstos, por unidades de igual características.
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h) El personal a cargo del almacén tiene la responsabilidad de acreditar en documentos
su conformidad con los bienes que ingresan, así como los que salen.
i) El personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la entidad, el cual debe
asumir responsabilidad por su buen uso, conservación y custodia.
j) Los servidores que laboran en la entidad son los autorizados para utilizar los bienes
asignados, quienes están en la obligación de utilizarlos correctamente, y velar por su
conservación.
k) La responsabilidad de custodia de activo debe ser por escrito, a fin que sean
protegidos del uso indebido o acceso de personas ajenas a la dependencia.
l) Los bienes que son utilizados por varias personas, cabe responsabilidad al jefe
inmediato definir los aspectos relativos a su custodia y verificación.
Específicos
a) Todos los contratos independientemente de su cuantía, se deberán publicar en el
Sistema Electrónico de Contratación Pública “Panamá Compras”.
b) Las entidades contratantes deberán efectuar los pagos correspondientes dentro del
término previsto en el pliego de cargos y en el contrato respectivo.
c) Si la entidad contratante realiza los pagos en una fecha posterior a la acordada, por
causa no imputable al contratista, este tendrá derecho al pago de los intereses
moratorios en base a lo estipulado en el artículo 1072-A del Código Fiscal.
d) Las compras cuyas cuantías no excedan de B/.250,000.00, la entidad contratante
podrá realizar la contratación mediante orden de Compra. En el caso de las ordenes
de compras amparadas por un convenio marco, estas no contarán con ningún tipo de
restricción con respecto al monto.
La entidad podrá optar por la formalización de un contrato, si existe un exceso de
condiciones o especificaciones de índole técnica.
e) Cuando por causas imputables al contratista se retrase la entrega de la obra, bien,
servicio, o proyecto, se le aplicará una cláusula penal, la cual será una multa entre el
uno por ciento (1%) y el cuatro por ciento (4%) dividido entre treinta (30) por cada
día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada de entregar o
ejecutar por el contratista.
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Para los efectos del establecimiento de este porcentaje, la entidad tomará en
consideración el impacto que el atraso en el tiempo de entrega de los productos,
bienes o servicios tenga sobre la gestión pública y el interés colectivo.
f) En todas las cuentas y correspondencia que guarden relación con la presente Orden
de Compra se deberá hacer mención del número que se le asigne a la misma.
g) La Orden de Compra que no sea retirada por la persona natural a quien se le haya
adjudicado la presente Orden de Compra, o por el Representante Legal de la
persona jurídica adjudicataria o por la persona expresamente o por escrito
autorizada por esta última para tal evento, dentro de los diez días hábiles
siguientes a la fecha de comunicación respectiva, será anulada y de tal situación se
pondrá en conocimiento a la Dirección General de Contratación, para las sanciones
que correspondan.
h) Cuando se requiera Fianza de Cumplimiento, esta deberá ser entregada por el
proveedor conforme a lo establecido en los Pliegos de Cargos.
i) El proveedor que no pueda cumplir con el plazo de entrega estipulado en la Orden
de Compra, antes del vencimiento de dicho plazo, tendrá que solicitar prórroga ante
la unidad gestora de la Institución que realizó el acto, la cual deberá estar
debidamente fundamentada y refrendada por la persona natural a quien se le haya
adjudicado la presente Orden de Compra, o por el Representante Legal de la
persona jurídica adjudicataria o por la persona expresamente y por escrito
autorizada por esa última para tal evento, adjuntando con ella copia de la presente
Orden de Compra. La citada solicitud de prórroga deberá ser presentada en papel
simple habilitado con timbres fiscales por el valor de B/.4.00.
j) Las solicitudes de prórroga que se presenten después de la fecha de vencimiento del
plazo de entrega contenido en la presente Orden de Compra, será objeto de sanción
pecuniaria, la cual se calculará según lo establecido en el literal (f) antes descrito.
Sólo se concederá una prórroga al proveedor sobre una Orden de Compra. La
entidad se reserva el derecho de extender la vigencia de la prórroga por una sola
vez.
k) En caso de incumplimiento por parte del proveedor del plazo de entrega
determinada en la presente Orden de Compra y no solicitada prórroga alguna o
incumplida esta una vez concedida, y transcurrido diez días luego de tal evento, se
procederá a rescindir la presente Orden de Compra, de existir fianza de
cumplimiento esta pasará a favor de la entidad contratante y se aplicarán las
sanciones, según lo establezca la Dirección General de Contrataciones Públicas.
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l) En caso que la responsabilidad originada, por la mora de la entrega por parte del
proveedor, sea imputable a la institución solicitante por motivos de espacio, manejo
y otros, no se impondrá multa, siempre que se compruebe la limitación y se deje
plasmado formalmente, a través de nota.
Dicha nota será firmada por el Director de Administración y Finanzas o quien
delegue.
m) Las Órdenes de Compras deben estar prenumeradas secuencialmente.
n) Debe requerirse que todos los Insumos, de una orden de compra respectiva, sean
recibidos y revisados por una sola persona.
o) Debe practicarse una inspección de los artículos en cuanto a su condición, cantidad,
peso y medida, comparándolos con las órdenes de compras por parte del encargado
de recibirlos, quien firmará y Colocará fecha en Formulario de Recepción de
Almacén, como señal de haber recibido a entera satisfacción.
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CAPITULO II
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A. PROCEDIMIENTO DE LA REQUISICIÓN (Compras Programadas)
El objetivo principal de este procedimiento es el abastecimiento permanente del
Almacén.
Para ello la Dirección de Administración y Finanzas tiene que ser estricta en
cuanto al cumplimiento de la programación en todas sus facetas (elaboración de
un calendario para los pedidos y los despachos por Dirección y Departamento
solicitante) ya que no es recomendable, que por falta de una buena
programación, por parte de las diferentes Direcciones, se estén realizando
despachos fuera de lo programado.
Un almacén abastecido, coadyuva, de manera eficiente, la consecución de las
metas y objetivos programados por la entidad, además de reducir el costo en
papelería y horas hombres.
Este procedimiento es muy útil para adquirir bienes de uso frecuente como son
los “útiles de oficina”.
Para efecto del control interno, todo documento que es elaborado en
cualquier unidad administrativa, debe llevar como mínimo la firma de la
persona que lo prepara y el funcionario que revisa y autoriza.
1. Unidades Solicitantes
Para que se logre una adecuada programación de requerimientos de bienes y
servicios, cada Unidad Solicitante debe formular sus necesidades mensual,
bimensual o por trimestre, dependiendo del movimiento o uso que se le de a los
materiales solicitados. Esta es una decisión que la debe tomar la
administración.
Basado en lo anterior, se elabora el Formulario No. 1 (Solicitud de Bienes y
Servicios) original y una copia, sustentado en un estudio de sus
requerimientos fijos y periódicos. Archiva copia y remite original.
Una vez elaborado, el superior jerárquico lo firma y remite a su Dirección.
2. Director de la Unidad Solicitante
Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, revisa el pedido y de estar de
acuerdo con lo planteado en la solicitud, firma el documento y lo remite a la
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Sección de Almacén.
3. Sección de Almacén
Recibe las Solicitudes de Bienes y Servicios; procede a ordenarlas por
Departamento o Dirección, consulta con la subsección de Kardex las
existencias en el inventario permanente, para tener una referencia de la cantidad
de bienes que debe solicitar, por renglón, para satisfacer las necesidades
solicitadas y mantener en “stock” una cantidad prudente de artículos, en caso
de urgencias. Procede a despachar los insumos en existencias, tomando en
cuenta los requisitos de agotamiento y frecuencia de uso de los artículos
solicitados.
Se consolida la información en el Formulario No. 2, Requisición original y
una copia lo firma y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas.
Archiva copia y remite original.
Comentario: El Almacén debe guardar copia de la Solicitudes de Bienes y
Servicios y de la Requisición, ya que de esta manera estará conformando el
expediente de la futura compra, además de servirle al momento de realizar los
Despachos, según el calendario respectivo (ver procedimiento de despacho).
La Requisición debe ir con los montos referenciales, para facilitar el bloqueo de
las partidas presupuestarias, previo al Acto de Selección de Contratista.
El Almacén pondrá los precios de referencia o estimado según catalogo o
historial.
Nota: El Almacén debe llevar un registro de los bienes despachados por
unidad solicitante como medida de control para evitar la creación de
pequeños depósitos de materiales, medida esta que afecta el uso eficiente
de los recursos, que como en cualquier entidad son limitados.
4. Departamento de Presupuesto
Recibe la Requisición y verifica la existencia de partidas con suficiencia de
saldo como lo exigen las Normas de Administración Presupuestaria.
De cumplir con este requisito, se colocan las partidas presupuestarias en la
Requisición y el fondo a afectar.
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5. Dirección de Administración y Finanzas
Recibe la Requisición con sus documentos sustentadores y de no existir
subsanación en el informe y de considerar viable, el gasto, tanto en la parte
financiera como presupuestaria, procede a firmar el documento. La parte
financiera se verificara con el informe de saldo bancario que remite el
Departamento de Tesorería diariamente a las unidades que autorizan y
refrendan los pagos.
De considerarse necesario, la Requisición se elevará a la autorización del
Director General, dependiendo del monto (disposición administrativa).
Comentario:
La Dirección de Administración y Finanzas, debe coordinar, de manera formal
(a través de memorando) con las diferentes Direcciones el período de
preparación, envío y recepción de sus necesidades (Formulario No. 1), ya sea
mensual, bimestral o el período que se decida, en términos de planificar el
abastecimiento de sus bienes cotidianos o de uso frecuente y tomando en
cuenta la capacidad física de la Unidad de Almacén.
6. Departamento de Compras y Proveeduría
Registra la Requisición en el SIAFPA y genera la Solicitud de Compras.
7. Departamento de Presupuesto
Con los precios de referencia registrado en la Requisición, procede al bloqueo
o reserva de la(s) partidas presupuestaria(s), de esta forma se asegura que exista
el recurso presupuestario al momento que se de el acto público (mandato según
Normas Presupuestarias) y la posterior emisión de la orden de compra, firma
y fecha en la Requisición.
Asegurado el recurso presupuestario remitimos el expediente al Departamento
de Compras y Proveeduría.
8. Departamento de Compras y Proveeduría
Recibe la Requisición y de acuerdo al monto, se escoge el procedimiento de
selección de contratista y registra la Requisición en SIAFPA.
Cuando de la Requisición se producen varias Ordenes de Compras, se anota en
cada una el número secuencial de la Requisición que las originó; de igual
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manera, se debe adjuntar fotocopia de la misma. De esta forma dejaremos las
pistas de auditorias necesarias a la hora de auditar los documentos.
En caso que el monto de adjudicación sea menor al bloqueo presupuestario o
reserva el Departamento de Proveeduría y Compras deberá contar con el “Rol”
(acción otorgada por las autoridades del SIAFPA) que le permita ajustar los
precios únicos de la Requisición a nivel de la Solicitud de Compras, con la
finalidad que coincida con la porción bloqueada por el Departamento de
Presupuesto.
Si el monto es mayor al bloqueo, la transacción, según el SIAFPA, debe ser
anulada, ya qua no cuenta con la rutina que le permita ajustar los montos
automáticamente.
Comentario:
Después de ejecutado la primera programación, el Almacén, estará en
capacidad de abastecerse, reiniciando el proceso, a través de la consulta
permanente de sus máximos y mínimos registrados en las tarjetas Marbetes
(ver régimen de formulario) de cada artículo.
El siguiente proceso es la elaboración de la orden de compra, a través de sus
dos modalidades Crédito y Contado.
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B. PROCEDIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA AL CONTADO
Esta modalidad de adquirir bienes o servicios con frecuencia es utilizadas para
las compras urgentes, que cumplen con el requisito de “No Existencia en el
Inventario de Almacén” o que la entidad tenga la necesidad de contratar un
servicio; en la cual, sus unidades técnicas no la puedan satisfacer.
El hecho de gestionar la compra a través de Convenio Marco, no obliga a la
Entidad a comprar al Contado. Dentro de los acuerdos concertados entre las
empresas y la Dirección de Contrataciones Públicas, este tipo de compras se
pueden hacer al Crédito, situación que ayudaría en gran medida al INAC
con su flujo de caja y la optimización de sus recursos, a través de una
programación de pago.
1. Unidad Solicitante
Elabora el Formulario No. 1 (Solicitud de Bienes y Servicios).
Una vez elaborado, el superior jerárquico lo firma y remite a la Sección de
Almacén.
2. Sección de Almacén
Este paso es necesario, a pesar que partimos de la premisa, que el Almacén no
tiene en existencia el bien, ya que, por asunto de control interno, se debe dejar
plasmado en la Solicitud de Bienes y Servicio el sello de no existencia, para
los efectos de autorizaciones, refrendo y posteriores auditorias.
Para estos casos el almacén colocará el sello de No Existencia en la Solicitud
de Bienes y Servicios, de tratarse de un bien tangible, de lo contrario(servicio)
este sello lo estampará la Unidad Técnica especializada en el servicio que se
solicita, ya sea Servicios Generales, Informática, el mecánico, otro. (Ver
procedimiento para los servicios).
El Almacén debe elaborar la Requisicion, sin embargo, el SIAFPA instalado en
el INAC no cuenta con el ROL de modificación de montos unitarios, por lo
tanto, hasta que se habilite esta acción en el sistema, la Requisicion la elaborará
el Departamento de Compras y Proveeduría, para evitar anulaciones por
diferencia en el monto estimado, que ha sido bloqueado y adjudicado.
Nota: de tratarse de un servicio, la Requisición debe elaborarse en coordinación
con la unidad técnica especializada (informática, ingeniería, servicios
generales, otro) que cuenta con los conocimientos necesario para evaluar y
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sugerir un monto estimado, que sirva de referencia para el bloqueo o
apropiación de la partida presupuestaria.
3. Departamento de Presupuesto
Coloca en la Requisición la partida presupuestaria y el fondo financiero que se
le cargará el gasto.
Nota: Esta información es requerida por el Departamento de Compras y
Proveeduría para dar inicio a la transacción en el SIAFPA.
4. Dirección de Administración y Finanzas
Recibe la Requisición, de no existir inconveniente alguno con los requisitos
previos y de considerar factible el abastecimiento, procede a firmar la
Requisición y la remite al Departamento de Compras y Proveeduría.
5. Departamento de Compras y Proveeduría
El cotizador debe consultar el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios, y
verificar si los productos o servicios que requieren están incluidos. En caso
afirmativo, deberán obligatoriamente adquirirlos de dicho catálogo, salvo que
por razones fundadas la utilización del procedimiento de contratación menor
sea más beneficiosa para la entidad. En este último supuesto, deberán solicitar a
la Dirección General de Contrataciones Públicas la autorización
correspondiente”.
Contar con una partida presupuestaria disponible (suficiencia de saldo).
Se recibe la Solicitud de Bienes y Servicios, elabora la Requisición y
dependiendo de la forma de adquirir el bien (Convenio Marco o Acto de
Selección de Contratista), se procederá de la siguiente manera:
Convenio Marco
El cotizador ingresa al sistema PanamaCompra para buscar las
especificaciones del bien solicitado en la Requisición y la
imprime.
Elabora Cuadro de Cotización (Formulario No. 3) y adjudica.
Ingresa al SIAFPA y registra la Requisición, dando inicio a la
transacción electrónica.
Genera la Solicitud de Compra y remite al Departamento de
Presupuesto.
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Acto de Selección de Contratista
La Requisición se registra en SIAFPA y se remite al
Departamento de Presupuesto.
6. Departamento de Presupuesto
Recibe el expediente o documentos sustentadores de la Requisición y
electrónicamente la Solicitud de Compra. Procede al “Bloqueo de la Partida
Presupuestaria” y remite los documentos de manera electrónica y física al
Departamento de Compras y Proveeduría.
7. Departamento de Compras y Proveeduría
Asegurado el recurso presupuestario en el SIAFPA, se tomaran las siguientes
decisiones:
Si es Convenio Marco: Se genera la Orden de Compra (Formulario
No. 4) y remite los documentos al Departamento de Tesorería.
Si es Acto de Selección de Contratista: El cotizador ingresa al sistema
de PanamaCompra la información correspondiente al Acto de
Convocatoria.
Se celebra el Acto de Selección de Contratista correspondiente, se
adjudica, según ordena la Ley de Contratación vigente y se genera la
Orden de Compra. Remite los documentos al Departamento de
Tesorería.
8. Departamento de Tesorería
Elabora Recibo Provisional de la Gestión de Cobro con su respectivo
número secuencial. Este número lo solicita el SIAFPA para el registro
contable de la orden de compra.
9. Departamento de Contabilidad
Recibe la Orden de Compra, con su respectivo recibo de gestión de cobro,
realiza el registro contable (compromiso y devengado) y remite los documentos
vía electrónica y manual al Director de Administración y Finanzas. Sella y
firma como constancia de lo actuado.
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10. Director Administrativo, Secretario General o Director
General
Dependiendo del monto autorizado, según Resolución vigente, el funcionario
correspondiente firma la Orden de Compra, autoriza el pago (confección de
cheque) en el sistema (firma electrónica).
11. Departamento de Tesorería
Emite el Cheque (Formulario No. 5), el mismo sale con la firma electrónica y
lo remite al Departamento de Contabilidad.
12. Departamento de Contabilidad
Realiza el registro contable del cheque (pagado) y lo remite, junto con su
expediente a la Oficina de Fiscalización.
13. Oficina de Fiscalización de la CGR
El fiscalizador designado, revisa y verifica que los documentos cumplan con
las disposiciones legales vigentes. Realizando de esta forma el Control Previo
del gasto.
Orden de Compra
Verificar que la compra haya sido publicada en el Sistema Electrónico de
Contratación Pública “Panamá Compra”.
Verificar si los productos o servicios requeridos están incluidos en el
Catálogo Electrónico de Productos y Servicios. De ser así verificar que la
entidad adquirió dichos bienes o servicios mediante este sistema.
Examinar que la orden de compra haya sido comprometida
presupuestariamente en la Institución.
En el contenido de la orden de compra debe aparecer la forma de pago,
período y lugar de entrega.
El documento debe especificar la fuente de financiamiento, incluyendo la
descripción del nombre y número del fondo o cuenta bancaria que
sufragará el pago, cuando se trate de programas especiales o fondos de
gestión.
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La orden de compra debe especificar la descripción de los artículos que
fueron indicados en la propuesta favorecida dado en la adjudicación.
El funcionario no debe aceptar orden de compra con tachones, borrones y
alteraciones.
Verificar que la Orden de Compra esté registrada Contablemente.
Que en el expediente se cuente con el Cuadro de Análisis de Cotizaciones y
verificar que exista la adjudicación.
CHEQUE
El cheque debe tener disponibilidad financiera según cuenta bancaria.
Los cheques deben estar prenumerados y fechados según secuencia
numérica.
El cheque debe estar emitido a favor del beneficiario de la cuenta o
documento oficial, coincidiendo con el valor y fondo correspondiente de la
misma. Además examine que el concepto de la descripción del cheque
coincida con el documento fuente: Orden de Compra, Contrato, Cuenta,
etc.
Verificar que se utilice el tape como protector de los cheques para
salvaguardar el valor expresado en letra y número.
El cheque debe estar firmado, previamente, por los funcionarios
administrativos correspondiente a la entidad fiscalizada.
Adjunto al cheque debe existir la Gestión de Cobro (si es al Crédito) y
demás documentos sustentadores, debidamente examinados por el
Departamento de Fiscalización respectivo.
Verifique que el tiraje de los cheques coincida con la programación de
pagos (si la compra se realiza al crédito), constatando la existencia de
autorizaciones, emanadas por los funcionarios responsables del manejo
presupuestario y financiero.
De encontrar deficiencias en el expediente se elabora el formulario de
subsanación con las anomalías y se remite a la administración para sus
respectivas correcciones.
De lo contrario el Jefe de Fiscalización refrenda la Orden de Compra y Firma
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el Cheque, siempre y cuando esté autorizado, según monto de la Orden de
Compra; de lo contrario, envía ambos documentos a las instancias superiores
para su refrendo.
14. Departamento de Compras y Proveeduría
Recibe las órdenes de compras refrendadas y la sube al portal informático de
PanamaCompra.
15. Departamento de Tesorería
Custodia los cheques de aquellas órdenes de compras que señalan como
lugar de entrega el almacén de la entidad.
Una vez, el proveedor entrega la mercancía a la unidad de almacén, se
procede al acto administrativo de Recepción de Almacén (ver procedimiento
de Recepción de Bienes), en donde se verificará que la factura y la orden de
compra, contenga el sello de recibido en almacén, paz y salvo con el Tesoro
Nacional y Caja de Seguro Social.
“Aquellas compras en la que un funcionario deba desplazarse al
establecimiento comercial, se le notificará al Departamento de Compras
para que retire la documentación (Orden de Compra y Cheque), y se
proceda a la adquisición del bien dentro de un periodo máximo de dos (2)
días hábiles. Si la compra no se ha realizado en este periodo, el cheque se
debe enviar al Departamento de Tesorería para su respectiva custodia.
Este tipo de compra, como podemos apreciar, se realizan fuera de la
entidad, por lo tanto, se debe tener mucho cuidado en el acto de
recepción, en cuanto a la verificación detallada de las especificaciones del
bien a adquirir.
Se recomienda que si se va a comprar un bien que requiera de una
verificación especial, ya sea informático, mecánico, electrónico, u otro, el
colaborador del Departamento de Compras debe solicitar la asistencia de
un funcionario cuya expertis le permita verificar las especificaciones
contractuales.
Una vez, recibido el bien y verificado sus especificaciones contra la orden
de compra, se debe cumplir con el principio de unidad de almacén, lo que
quiere decir que dicho bien debe entrar por la Sección de Almacén de la
entidad para que se confeccione la forma Recepción de Almacén y se
remita posteriormente al Departamento de Contabilidad para su
respectivo registro y copia a la Unidad de Bienes Patrimoniales de
tratarse de un activo fijo”. Si por la naturaleza del bien, no es factible o
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es muy costoso el trasladar dicho bien patrimonial a la Sección de
Almacén, la administración debe coordinar con el jefe de esta Sección
para que se realice el Acto de Recepción, independientemente del lugar
físico donde se entregará el mismo.
16. Departamento de Compras y Proveeduría
Procede a la compra (adquisición) del bien (al contado) cuya orden de
compra no establezca como lugar de entrega la Sección de Almacén de
la entidad.
Una vez, realizada la compra y recepcionado el bien por el almacén se
procede a remitir el expediente que sustenta la adquisición al Departamento
de Contabilidad para su archivo final.
El Departamento de Compras archivará copia del expediente.
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C. PROCEDIMIENTO DE LA ORDEN DE COMPRA AL CRÉDITO
El hecho de gestionar la compra a través de Convenio Marco, no obliga a la
Entidad a comprar al Contado. Dentro de los acuerdos concertados entre las
empresas y la Dirección de Contrataciones Públicas, este tipo de compras se
pueden hacer al Crédito, situación que ayudaría en gran medida al INAC
con su flujo de caja y la optimización de sus recursos, a través de una
programación de pago.
1. Unidad Solicitante
Elabora el Formulario No. 1 (Solicitud de Bienes y Servicios).
Una vez elaborado, el superior jerárquico lo firma y remite a la Sección de
Almacén.
2. Sección de Almacén
Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios y verifica el inventario de los
artículos solicitados. De contar en existencia, despacha los mismos, de lo
contrario coloca sello de “No Hay en Existencia” y elabora la Requisicion.
El Almacén elabora la Requisición con su monto estimado o referencial y la
remite al Departamento de Presupuesto.
Nota: De tratarse de un servicio la administración debe cerciorarse que el
mismo no puede darse por las unidades técnicas de la entidad. La Requisición
la elaborara la unidad solicitante en coordinación con la unidad técnica
especializada (informática, ingeniería, servicios generales, otro) que cuenta
con los conocimientos necesario para evaluar y sugerir un monto estimado, que
sirva de referencia para el bloqueo o apropiación de la partida presupuestaria.
Además de los requerimientos o especificaciones técnicas necesarias, a la hora
de elaborar la Orden de Compra.
3. Departamento de Presupuesto
Coloca en la Requisición la partida presupuestaria y el fondo financiero que se
le cargará el gasto.
Nota: Esta información es requerida por el Departamento de Compras para dar
inicio a la transacción en el SIAFPA.
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4. Dirección de Administración y Finanzas
Recibe la Requisición, de no existir inconveniente alguno con los requisitos
previos y de considerar factible el abastecimiento, procede a firmar la
Requisición y la remite al Departamento de Compras y Proveeduría.
5. Departamento de Compras y Proveeduría
El cotizador debe consultar el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios, y
verificar si los productos o servicios que requieren están incluidos. En caso
afirmativo, deberán obligatoriamente adquirirlos de dicho catálogo, salvo que
por razones fundadas la utilización del procedimiento de contratación menor
sea más beneficiosa para la entidad. En este último supuesto, deberán solicitar a
la Dirección General de Contrataciones Públicas la autorización
correspondiente”.
Debe contar con una partida presupuestaria disponible (con saldo suficiente).
Se recibe la Requisición y dependiendo de la forma de adquirir el bien
(Convenio Marco o Acto de Selección de Contratista), se procederá de la
siguiente manera:
Convenio Marco
El cotizador ingresa al sistema PanamaCompra para buscar las
especificaciones del bien solicitado en la Requisición y la
imprime.
Elabora Cuadro de Cotización (Formulario No. 3) y adjudica.
Ingresa al SIAFPA y registra la Requisición, dando inicio a la
transacción electrónica.
Genera la Solicitud de Compra y remite al Departamento de
Presupuesto.
Acto de Selección de Contratista
La Requisicion se registra en SIAFPA y se remite al
Departamento de Presupuesto.
6. Departamento de Presupuesto
Recibe el expediente o documentos sustentadores de la Requisición y
electrónicamente la Solicitud de Compra. Procede al “Bloqueo de la Partida
Presupuestaria” y remite los documentos de manera electrónica y física al
Departamento de Compras y Proveeduría.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
7. Departamento de Compras y Proveeduría
Asegurado el recurso presupuestario en el SIAFPA, se tomaran las siguientes
decisiones:
Si es Convenio Marco: Se genera la Orden de Compra (Formulario
No. 4) y remite los documentos al Departamento de Contabilidad.
Si es Acto de Selección de Contratista: El cotizador ingresa al sistema
de PanamaCompra la información correspondiente al Acto de
Convocatoria.
Se celebra el Acto de Selección de Contratista correspondiente, se
adjudica, según ordena la Ley de Contratación vigente y se genera la
Orden de Compra. Remite los documentos al Departamento de
Contabilidad.
8. Departamento de Contabilidad
Realiza el registro contable (contingente) de la Orden de Compra.
9. Dirección de Administración y Finanzas
Recibe la orden de compra, con sus respectivos documentos sustentadores, de
no existir objeción en los procesos de acto público, selección y adjudicación de
proveedor, procede a firmar la orden de compra.
10. Oficina de Fiscalización de la CGR
Realiza acciones de control interno tales como:
Verificar que la compra haya sido publicada en el Sistema Electrónico de
Contratación Pública “Panamá Compra”.
Verificar si los productos o servicios requeridos están incluidos en el Catálogo
Electrónico de Productos y Servicios. De ser así verificar que la entidad
adquirió dichos bienes o servicios mediante este sistema.
Examinar que la orden de compra haya sido comprometida
presupuestariamente en la Institución.
Verificar que se utilice el tape como protector de los cheques para
salvaguardar el valor expresado en letra y número.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
En el contenido de la orden de compra debe aparecer la forma de pago, período
y lugar de entrega.
El documento debe especificar la fuente de financiamiento, incluyendo la
descripción del nombre y número del fondo o cuenta bancaria que sufragará el
pago, cuando se trate de programas especiales o fondos de gestión.
La orden de compra debe especificar la descripción de los artículos que fueron
indicados en la propuesta favorecida dado en la adjudicación.
El funcionario no debe aceptar órdenes de compra con tachaduras, borrones y
alteraciones.
Finalizada la revisión de los documentos, el Jefe de Fiscalización refrenda la Orden de
Compra, siempre y cuando esté facultado, según monto de la Orden de Compra; de lo
contrario, envía ambos documentos a la instancia jerárquica correspondiente.
Remite la documentación al Departamento de Compras y Proveeduría.
Nota: Además de estas verificaciones y de ser necesario, la Oficina de
Fiscalización tiene la facultad para realizar otras revisiones y solicitar los
documentos que se requieran para justificar la transacción relacionada con
bienes y fondos públicos.
11. Departamento de Compras y Proveeduría
Refrendada la Orden de Compra la sube al portal de PanamaCompra como lo establece
la Ley de Contratación vigente.
Entrega el original de la Orden de Compra a la Casa Comercial seleccionada para que
inicie el proceso de entrega del bien en el almacén de la entidad.
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D. PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COBRO Y EMISIÓN DE
CHEQUE
1. Proveedor o Contratista
Luego de la entrega del bien (almacén) o servicio prestado (ver
procedimiento de Recepción de Bienes o Servicios en el Capitulo III),
completa la forma “Gestión de Cobro por Fondo Institucional” (ver
Formulario Nº 6), en original y copia.
Adjunta a la Gestión de Cobro por Fondo Institucional, los originales de la
Orden de Compra o copia del Contrato, y la Factura Comercial original,
debidamente selladas por la Sección de Almacén, de tratarse de un bien
recibido en almacén por Orden de Compra. De tratarse de un contrato, se
deben adjuntar los documentos sustentadores descritos en las diferentes
cláusulas, según el tipo de contrato respectivo, que sustentan el pago, como
lo son: copia del contrato, porcentaje de avance de obra, informe de gestión
para el caso de los servicios especiales, acta de entrega final si la obra está
en su última etapa la cual debe estar suscrita por los funcionarios
responsables de la entidad, incluyendo la Dirección de Ingeniería de la
Contraloría General de la República, el periodo de cobertura de la fianza
debe estar vigente, resolución para otorgar prórroga cuando incurra en
entrega tardía, se debe incluir el calculo de la multa cuando se incurra en
entrega tardía.
Nota: para el caso de los contratos por Servicios Especiales, la Gestión de
Cobro debe contener el monto de la contribución a la seguridad social. Al
momento de la generación del pago, el SAIFPA tiene contemplado la
generación del neto salarial y el cheque que va destinado a la seguridad
social.
2. Departamento de Tesorería
Recepción
Revisa la documentación para determinar el cumplimiento de los requisitos en
la presentación. Originales de facturas y orden de compra y demás
documentos especificados anteriormente, cuando se trate de contrato.
Se elabora el Recibo de Gestión de Cobro, con su respectivo numero
secuencial y genera la Gestión de Cobro en el sistema, luego el funcionario
responsable procede a sellar y firmar el documento como muestra de lo
actuado y entrega copia original del Recibo de de Gestión de Cobro al
proveedor o contratista, para su posterior reclamo del pago.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Nota: como el devengado se hizo con la Recepción de Almacén de tratarse de
un bien tangible o el Acta de Aceptación de Servicio (Formulario No. 13), la
Gestión de Cobro, se remite a la Dirección de Administración y Finanzas o la
instancia jerárquica respectiva según lo estipulado en la Resolución vigente,
para la autorización de pago. No es necesario enviar la Gestión al
Departamento de Contabilidad.
3. Dirección de Administración y Finanzas o autoridad
competente
Revisa la documentación o expediente de la Gestión de Cobro, coteja en el
sistema y ordena el pago correspondiente.
4. Departamento de Tesorería
Genera el cheque, con su respectiva firma electrónica y lo remite con el
expediente de la Gestión de Cobro al Departamento de Contabilidad.
5. Departamento de Contabilidad
Realiza el registro contable del pago (cheque), firma en el sello de SIAFPA
como muestra de lo actuado.
6. Oficina de Fiscalización de la CGR
Realiza el examen fiscal del Pago.
Refrenda la Gestión de Cobro y firma el Cheque, siempre y cuando esté
autorizado, de lo contrario, remite ambos documentos a la instancia
jerárquica correspondiente.
En caso que el documento no cumpla con los controles internos establecidos,
se devuelve la documentación a la Administración, con un detalle de los
motivo (s), para que sean subsanados.
Cumplido con el acto de refrendo se remite la documentación al Departamento
de Tesorería
7. Departamento de Tesorería
Mantiene en custodia los Cheques, hasta que sean retirados por el Proveedor
o Contratista, previa presentación de la cédula o un poder especial para los
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casos en que el beneficiario así lo estipule, copia Gestión de Cobro, Paz y
Salvo Nacional y Paz y Salvo de la Caja del Seguro Social.
E. PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y PAGO DE VIÁTICO
Como medida de control y planificación los viáticos deben solicitarse, como
mínimo, con quince (15) días de anticipación.
1. Unidad Solicitante
El funcionario beneficiado o a quien delegue la administración, prepara la
Solicitud de Viático (Formulario No. 7).
En la Solicitud de Viático se debe detallar los datos generales del
funcionario (nombre completo, número de cedula, dirección), se debe
detallar los lugares a realizar la misión, se determinan los costos de la
misión, ya sean parciales o completos por alimentación, transporte y
hospedajes desde la fecha de inicio de la misión hasta la fecha de retorno.
Se debe detallar el transporte a utilizar en la misión ya sea transporte oficial,
particular, bus y avión. y/o gastos internos de transporte en áreas comarcales
(pago de entrada y salida).
Confeccionada la Solicitud de Viáticos con los datos requeridos, el
funcionario asignado o beneficiado y el jefe inmediato firman la Solicitud.
2. Dirección de Administración y Finanzas
Recibe la Solicitud de Viático y verifica que esté autorizada por el jefe
inmediato y firmado por el funcionario beneficiado. De igual forma se
verifican todos los datos solicitados en dicho formulario, se le da Visto
Bueno para la confección del Memorando dirigido a la Dirección de
Administración y Finanzas donde se autoriza el trámite de cheque para el
pago del mismo.
Nota: Se recomienda una programación de las actividades que
requieran el pago de viáticos, como medida de control interno y
que guarde relación con los saldos presupuestarios y financieros
de la entidad.
De esta forma los directores tendrán una herramienta de control
que los ayudará en la planificación y ejecución de sus actividades.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
34
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
3. Departamento de Contabilidad
Revisa la Solicitud de Viático para determinar el cumplimiento de los
requisitos de presentación (exactitud de los datos y cálculos económicos).
Cumplida a satisfacción la revisión, se registra la Solicitud de Viático en el
SIAFPA.
Remite la Solicitud de Viático al Departamento de Presupuesto.
4. Departamento de Presupuesto
Con la solicitud de Viático realiza el bloqueo presupuestario y remite
información al Departamento de Contabilidad.
5. Departamento de Contabilidad
Realiza el Asiento Contable (compromiso y devengado) y remite el
documento al Departamento de Tesorería.
6. Departamento de Tesorería
Se emite el Recibo de la Gestión de Cobro y se genera la misma en el
SIAFPA. El operador encargado firma en el sello SIAFPA.
7. Dirección de Administración y Finanzas
Autoriza el pago en el sistema, firma electrónica.
8. Departamento de Tesorería
Emite el cheque, el mismo sale con la firma electrónica de la autoridad
competente según la Resolución vigente.
9. Departamento de Contabilidad
Realiza el registro contable del pago (cheque).
10. Oficina de Fiscalización de la CGR
El fiscalizador asignado, realiza el examen previo de Fiscalización y lo
remite al jefe inmediato para su referendo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
35
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
11. Departamento de Tesorería
Registra el cheque en el libro de Banco y se custodia hasta el retiro del mismo
por parte del funcionario beneficiado.
El funcionario firma en el libro Record de control de cheques.
El cheque solo puede ser retirado por el beneficiado o dejar una autorización
por escrito de la persona que puede retirarlo, debe anexarle a la nota una copia
de su cédula como documento sustentador.
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SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
36
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
F. PROCEDIMIENTO PARA LOS CONTRATOS POR SERVICIOS
ESPECIALES
Control Interno: Esta modalidad de contrato requerirá de la autorización
e incorporación en el sistema de registro presupuestario bajo la
administración del Ministerio de Economía y Finanzas.
Este tipo de contrataciones deben tener la anuencia y autorización de la
máxima autoridad de la institución, antes de iniciar los trámites
administrativos.
Las Unidades Administrativas que participan en el trámite de
formalización del contrato; específicamente en la elaboración y registro,
deben dejar plasmado en el contrato su “sello: fecha y firma.”
En cuanto a la firma del interesado, autorización y refrendo, están
implícita en el contrato.
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA (INAC)
1. Dirección General
Elabora memorando en donde se solicita la contratación del personal requerido.
Remite dicho memorando a la Dirección de Asesoría Jurídica.
2. Departamento de Presupuesto
Verifica estructura y disponibilidad de saldo. De no existir inconveniente
alguno con estos requisitos previos se asigna partida y se procede con el
proceso normal de la elaboración y registros del contrato (ir al punto 7).
Si el personal a contratar no está en la estructura presupuestaria se remite el
memorando de solicitud a la Oficina Institucional de Recursos Humanos.
3. Oficina Institucional de Recursos Humanos
Unidad de Personal
Recibe memorando con las generales del personal a contratar por parte de la
máxima autoridad en la institución.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
37
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Verifica los cargos y sus respectivos sueldos vacantes en la estructura para
contratar el personal requerido.
Elabora la estructura de personal a contratar y la remite al Departamento de
Presupuesto.
4. Departamento de Presupuesto
Realiza un análisis de la situación, en cuanto al tipo de modificación que se
debe realizar a nivel presupuestario (traslado, creación, crédito u otro).
Elabora la documentación sustentadora, de acuerdo al tipo de modificación, y
la remite a la Dirección de Presupuesto Nacional del Ministerio de Economía y
Finanzas, a través de la Dirección General.
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
5. Dirección de Presupuesto Nacional
Recibe los documentos y procede a realizar los controles pertinentes y el
registro de la estructura en su sistema.
Remite los documentos fuentes con sus respectivos sellos y firmas de registro a
la Dirección General del INAC.
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
6. Dirección General
Recibe los documentos y procede a impartir instrucciones a su personal para
que la información sea remitida a la Dirección Nacional de Asesoría Legal.
7. Dirección de Asesoría Jurídica
Elabora el Proyecto de Contrato.
Solicita a la persona a contratar, timbres según monto del contrato, además de
los siguientes requisitos: copia de cedula o pasaporte, hoja de vida, diploma
con créditos, si son extranjeros declaración jurada de medida de retorsión, si
son docentes certificación de dualidad (no labora en otra entidad) y el horario
de trabajo que tendrá el docente.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
38
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Firma del Proyecto de Contrato por parte del interesado.
8. Departamento de Contabilidad
Registra en SIAFPA la información concerniente al Proyecto de Contrato.
9. Departamento de Presupuesto
Realiza el registro presupuestario del Proyecto de Contrato (bloque de partida)
y lo remite al Departamento de Contabilidad.
10. Departamento de Contabilidad
Registra en el sistema, el contingente o compromiso del Proyecto de Contrato.
Remite el Proyecto de Contrato a la Dirección de Administración y Finanzas.
11. Dirección de Administración y Finanzas
Examina que el Proyecto de Contrato haya sido comprometido
presupuestariamente y financieramente.
Verifica que el monto del contrato aparezca en letra y número, incluyendo la
exactitud de los valores descritos.
Verifica las generales de los contratantes, timbres, duración y finalidad del
contrato.
Verifica las funciones a desarrollar del contratado.
El contrato debe especificar la fuente de financiamiento y las condiciones de
pago.
Coloca Visto Bueno como muestra de que fue revisado y verificado los
Controles Internos mencionados.
Cumplido a satisfacción el Control Interno del contrato se remite al Despacho
Superior.
12. Despacho del Director General
De no tener objeción, firma el Proyecto de Contrato, autorizando el
nombramiento del personal señalado en el contrato y remite los documentos a la
Dirección de Presupuesto Nacional del Ministerio de Economía y Finanzas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
39
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
13. Dirección de Presupuesto Nacional
Recibe el Proyecto de Contrato, realiza registro y lo remite a la Dirección
General del INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA.
14. Despacho del Director General
Recibe el Proyecto de Contrato realiza registro en libro de correspondencia y lo
remite a la Dirección de Asesoría Jurídica.
14. Dirección de Asesoría Jurídica
Se arma el expediente y se folea, se colocan los timbres correspondientes, se
elabora la nota remisoria a la Oficina de Fiscalización Contraloría General.
15. Oficina de Fiscalización de la CGR
Recibe el Proyecto de Contrato, el fiscalizador procede a revisar las acciones
previas realizadas por la institución, con la finalidad de verificar que las mismas
se hayan dado de acuerdo a los criterios legales establecidos.
Finalizada la revisión de los documentos y, el Jefe de Fiscalización refrenda el
Contrato, siempre y cuando esté autorizado por el Contralor General, de lo
contrario se remitirán al nivel jerárquico correspondiente.
Remite los documentos a la Dirección de Asesoría Jurídica.
16. Dirección de Asesoría Jurídica
Recibe el Contrato perfeccionado o formalizado.
Notifica del nombramiento al personal contratado. Distribuye original y
copias:
Original Dirección Nacional de Asesoría Legal
1ra. copia Contratista.
2da. copia Departamento de Contabilidad.
5ta. Copia Oficina Institucional de
Recursos Humanos
6ta. Copia: Unidad Administrativa en donde
laborará
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
40
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Abre expediente e incorpora el contrato de la persona beneficiada.
G. PROCEDIMIENTO PARA LOS CONTRATOS DE SUMINISTROS
Definición: Los contratos de suministros, son aquellos relacionados con la
adquisición de bienes muebles, con independencia del tipo de
bien, la modalidad o característica que revista el contrato,
siempre que implique la entrega y/o instalación, y/o
reparación, y/o mantenimiento de bienes en el tiempo y lugar
fijado, de conformidad con las especificaciones técnicas
descritas en el pliego de cargos o en el contrato a un precio
determinado, el cual puede ser pagado total o parcialmente.
1. Departamento de Compras y Proveeduría
Sección de Almacén
Completa la forma Requisición (Formulario No. 2), en original y copia.
Firma la Requisición. Retiene y archiva la copia. Remite la Requisición a
la Administración.
2. Departamento de Presupuesto
Coloca en la Requisición la partida presupuestaria y el fondo financiero que se
le cargará el gasto.
Nota: Esta información es requerida por el Departamento de Compras y
Proveeduría para dar inicio a la transacción en el SIAFPA.
3. Dirección de Administración y Finanzas
Verifica la necesidad del compra, y de considerarlo viable y factible autoriza
la Requisición con su firma. Remite la Requisición a la Unidad de
Presupuesto, para el Bloqueo (reserva) correspondiente.
Nota: Dependiendo del monto del contrato, según Resolución vigente, el
Director de Administración y Finanzas coordinará una reunión con el
Secretario General y Director General para dar a conocer de manera previa,
el contrato de suministro que se pretende elaborar, en conjunto tomaran la
decisión de la confección o no del contrato.
4. Departamento de Compras y Proveeduría
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
41
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Realiza el registro de la Requisición en el SIAFPA, dando así, inicio a la
transacción electrónica.
Genera la Solicitud de Compras y la remite al Departamento de Presupuesto.
5. Departamento de Presupuesto
Recibe la Requisicion y la Solicitud de Compras y procede al Bloqueo
(reserva) presupuestario sustentado en la Requisición.
6. Departamento de Compras y Proveeduría
Prepara el Pliego de Cargo, basándose en las “Condiciones generales para
el desarrollo de Pliego de Cargos” establecidas por el Ministerio de
Economía y Finanzas. Establece las especificaciones técnicas requeridas.
Realiza la convocatoria y celebra el acto público, según el método de
selección de contratista escogido (Ver ley de contratación Pública vigente).
Adjudica, previo cumplimiento con el proceso de elaboración de resolución,
los dos días de notificación y los cinco días para que se presente cualquier
reclamo.
7. Dirección de Asesoría Jurídica
Según los resultados de la adjudicación, prepara el proyecto de Contrato en
original y (5) cuatro copias. Consultar: “Guía Técnica para la
Elaboración de Contratos”, G.1.98-Contraloría”. Ver ANEXO, y lo
remite al Departamento de Compras.
Es conveniente que se analicen los siguientes aspectos:
Que hacer cuando el contrato es una renovación
El tiempo de servicio a contratar
Verificar se existen contratos previos
Si existen variaciones
En qué consisten y en qué están basadas
Qué sustenta el hecho que debe variarse lo pactado
Comunica al contratista, para que se apersone a firmar el proyecto de
contrato.
Contratista: firma el Contrato y entrega timbres fiscales según monto del
contrato.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
42
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
8. Departamento de Compras y Proveeduría
Registra el proyecto de contrato en el sistema SIAFPA y lo remite a la
Departamento de Contabilidad.
9. Departamento de Contabilidad
Realiza el registro contable correspondiente al proyecto de Contrato y lo
remite a la Dirección de Administración y Finanzas.
10. Dirección de Administración y Finanzas
Verifica la correcta presentación y sustentación de la contratación, como
filtro para evitar las subsanaciones detectadas por la Oficina de
Fiscalización. De estar debidamente completada la documentación, registra
su Visto Bueno en el proyecto de Contrato, aprobando la contratación a su
nivel jerárquico.
Remite Proyecto de Contrato al Despacho del Director General.
11. Despacho del Director General
Firma el proyecto de Contrato, autorizando la Contratación y lo remite a la
Oficina de Fiscalización (Contraloría General).
12. Oficina de Fiscalización de la CGR
Recibe el Proyecto de Contrato, el fiscalizador procede a revisar las acciones
previas realizadas por la institución, con la finalidad de verificar que las
mismas se hayan dado de acuerdo a los criterios legales establecidos.
Finalizada la revisión de los documentos y el Jefe de Fiscalización refrenda el
Contrato, siempre y cuando esté autorizado, formalmente, con su decreto de
delegación, por parte de la Contralora General.
De lo contrario se enviará al nivel jerárquico correspondiente.
Remite los documentos a la Dirección Nacional de Asesoría Jurídica.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
43
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
13. Dirección Nacional de Asesoría Jurídica
Recibe el Contrato perfeccionado, luego distribuye original y copias:
Original Dirección Nacional de Asesoría Legal
1ra. copia Contratista Autenticada
2da. copia Departamento de Compras
3ra. copia Departamento de Contabilidad
4ta. copia Oficina de Fiscalización
5ta. copia Departamento de Tesorería
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
44
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
H. PROCEDIMIENTO PARA LOS CONTRATOS DE OBRAS
1. Departamento de Compras y Proveeduría
Completa la forma Requisición (Formulario No. 2), en original y copia.
Firma la Requisición. Retiene y archiva la copia. Remite la Requisición a
la Administración.
2. Departamento de Presupuesto
Coloca en la Requisición la partida presupuestaria y el fondo financiero que se
le cargará el gasto.
Nota: Esta información es requerida por el Departamento de Compras y
Proveeduría para dar inicio a la transacción en el SIAFPA.
3. Dirección de Administración y Finanzas
Verifica la necesidad del compra, y de considerarlo viable y factible autoriza
la Requisición con su firma. Remite la Requisición a la Unidad de
Presupuesto, para el Bloqueo (reserva) correspondiente.
Nota: Dependiendo del monto del contrato, según Resolución vigente, el
Director de Administración y Finanzas coordinará una reunión con el
Secretario General y Director General para dar a conocer de manera previa,
el contrato de suministro que se pretende elaborar, en conjunto tomaran la
decisión de la confección o no del contrato.
4. Departamento de Compras y Proveeduría
Realiza el registro de la Requisición en el SIAFPA, dando así, inicio a la
transacción electrónica.
Genera la Solicitud de Compras y la remite al Departamento de Presupuesto.
5. Departamento de Presupuesto
Recibe la Requisicion y la Solicitud de Compras y procede al Bloqueo
(reserva) presupuestario sustentado en la Requisición.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
45
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
6. Dirección de Arquitectura y Proyectos de Inversión
Prepara el Pliego de Cargo, basándose en las “Condiciones generales para
el desarrollo de Pliego de Cargos” establecidas por el Ministerio de
Economía y Finanzas. Establece las especificaciones técnicas requeridas.
Remite información al Departamento de Compras y Proveeduría.
7. Departamento de Compras y Proveeduría
Realiza la convocatoria y celebra el acto público, según el método de
selección de contratista escogido (Ver ley de contratación Pública vigente).
Adjudica, previo cumplimiento con el proceso de elaboración de resolución,
los dos días de notificación y los cinco días para que se presente cualquier
reclamo.
8. Dirección de Asesoría Jurídica
Según los resultados de la adjudicación, prepara el proyecto de Contrato en
original y (5) cuatro copias. Consultar: “Guía Técnica para la
Elaboración de Contratos”, G.1.98-Contraloría”. Ver ANEXO, y lo
remite al Departamento de Compras y Proveeduría.
Comunica al contratista, para que se apersone a firmar el proyecto de
contrato.
Contratista: firma el Contrato y entrega timbres fiscales según monto del
contrato.
9. Departamento de Compras y Proveeduría
Registra el proyecto de contrato en el sistema SIAFPA y lo remite a la
Departamento de Contabilidad.
10. Departamento de Contabilidad
Realiza el registro contable correspondiente al proyecto de Contrato y lo
remite a la Dirección de Administración y Finanzas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
46
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
11. Dirección de Administración y Finanzas
Verifica la correcta presentación y sustentación de la contratación, como
filtro para evitar las subsanaciones detectadas por la Oficina de
Fiscalización. De estar debidamente completada la documentación, registra
su Visto Bueno en el proyecto de Contrato, aprobando la contratación a su
nivel jerárquico.
Remite Proyecto de Contrato al Despacho del Director General.
12. Despacho del Director General
Firma el proyecto de Contrato, autorizando la Contratación y lo remite a la
Oficina de Fiscalización (Contraloría General).
13. Oficina de Fiscalización de la CGR
Recibe el Proyecto de Contrato, el fiscalizador procede a revisar las acciones
previas realizadas por la institución, con la finalidad de verificar que las
mismas se hayan dado de acuerdo a los criterios legales establecidos.
Finalizada la revisión de los documentos y el Jefe de Fiscalización refrenda el
Contrato, siempre y cuando esté autorizado, formalmente, con su decreto de
delegación, por parte de la Contralora General.
De lo contrario se enviará al nivel jerárquico correspondiente.
Remite los documentos a la Dirección de Arquitectura y Proyectos de
Inversión.
14. Dirección de Arquitectura y Proyectos de Inversión
Emite orden de proceder dentro del plazo establecido en los pliegos de
cargos o dentro de los treinta (30) días siguientes al refrendo o
perfeccionamiento del contrato.
Esta orden de proceder será firmada por el Director General o a quien
delegue.
Se entrega el original al contratista y se archiva en el expediente copia del la
misma.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
47
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
15. Dirección Nacional de Asesoría Jurídica
Recibe el Contrato perfeccionado, luego distribuye original y copias:
Original Dirección Nacional de Asesoría Legal
1ra. copia Contratista Autenticada
2da. copia Departamento de Compras
3ra. copia Departamento de Contabilidad
4ta. copia Oficina de Fiscalización
5ta. copia Dirección de
Arquitectura y Proyectos de Inversión
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
I. PROCEDIMIENTOPARA LOS CONTRATOS DE OBRAS
1. Dirección de Arquitectura y Proyectos de Inversión
Completa la forma Requisición (Formulario No. 2), en original y copia.
Firma la Requisición. Retiene y archiva la copia. Remite la Requisición
a la Dirección de Administración y Finanzas.
Elabora el Pliego de Cargos, basándose en las “Condiciones generales para
el desarrollo de Pliego de Cargos” establecidas por la Dirección de
Contrataciones Públicas. Incluye las especificaciones técnicas y las
condiciones especiales, referentes al objeto de la contratación.
2. Dirección de Administración y Finanzas
Verifica la necesidad del servicio, de ser necesaria autoriza la Requisición y
el pliego de Cargos. Remite la Requisición al Departamento de
Presupuesto.
Las adquisiciones de bienes o servicios, a nivel de contrato, deben ser
coordinadas y autorizadas previamente por la máxima autoridad, en donde se
verificará requisitos como: partida presupuestaria, si el contrato es
multianual y el momento de iniciar acciones concernientes al logro del
objetivo planificado.
3. Departamento de Presupuesto
Realiza el Bloqueo (apropiación del recurso) presupuestario relativo a la
Requisición. De esta forma se cumple con la norma que establece la
existencia de una partida presupuestaria con suficiencia de saldo que
sustente el monto al momento de la celebración del Acto de selección de
contratista.
4. Departamento de Compras y Proveeduría
Realiza la convocatoria a través del Sistema de Panamá Compra y celebra el
acto público, según el método de selección de contratista correspondiente
(Ver ley de Contratación Pública vigente).
Transcurrido el acto público, se procede a la adjudicación del proponente
cuya propuesta es la más ventajosa, con base en la Ley, en los reglamentos y
en el pliego de cargos; poniendo fin, al procedimiento precontractual.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
49
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
5. Dirección Nacional de Asesoría Jurídica
Elabora la Resolución Motivada en un plazo no mayor de cinco días hábiles,
con la finalidad de legalizar, a través de este instrumento jurídico, el derecho
adquirido por el contratista, seleccionado, en el acto público respectivo.
Transcurrido el plazo citado y de no existir reclamo o recurso de
impugnación por parte de los oferentes, se procede a la elaboración del
Proyecto de Contrato, el cual es remitido al Departamento de Compras y
Proveeduría. Consultar: “Guía Técnica para la Elaboración de
Contratos”, G.1.98-Contraloría”. Ver ANEXO.
Comunica al contratista, para que se apersone a firmar el contrato.
6. Departamento de Compras y Proveeduría
Registra el Proyecto de Contrato en SIAFPA y lo remite al Departamento de
Contabilidad.
7. Departamento de Contabilidad
Realiza el registro contable correspondiente al proyecto de Contrato
(precompromiso) y lo remite a la Dirección de Administración y Finanzas.
8. Dirección de Administración y Finanzas
Verifica la correcta presentación y sustentación de la contratación. De estar
debidamente cumplimentada, registra su Visto Bueno en el proyecto de
Contrato, aprobando la contratación a su nivel jerárquico.
Remite Proyecto de Contrato al Despacho del Director General, dependiendo
del monto.
9. Despacho del Director General
El Director(a) firma el proyecto de Contrato, autorizando la Contratación y
lo remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General.
10. Oficina de Fiscalización de la CGR:
Recibe el Proyecto de Contrato, el fiscalizador procede a revisar las acciones
previas realizadas por la institución, con la finalidad de verificar que las
mismas se hayan dado de acuerdo a los criterios legales establecidos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
50
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Finalizada la revisión de los documentos, el Jefe de Fiscalización refrenda el
Contrato, siempre y cuando esté autorizado formalmente por el Contralor(a)
General.
De lo contrario se enviará al Despacho Superior de la Contraloría General para
su refrendo.
Refrendado el contrato, se remiten los documentos a la Dirección de
Arquitectura y Proyectos de Inversión.
11. Dirección de Arquitectura y Proyectos de Inversión
Emite la Orden de Proceder dentro del plazo establecido en los pliegos de
cargos o dentro de los treinta días siguientes a la del refrendo o
perfeccionamiento del contrato. Es firmada por el Director General o quien
delegue. Se entrega original al contratista y se archiva copia en el
expediente del contrato.
12. Departamento de Compras
Recibe el Contrato perfeccionado, luego distribuye original y copias:
Original Dirección de Asesoría Jurídica
1ra. copia Contratista Autenticada
2da. copia Departamento de Compras
3ra. copia Departamento de Contabilidad
4ta. copia Oficina de Fiscalización
5ta. copia Sección de Ingeniería y Arquitectura
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
51
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
CAPITULO III
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PARA LA RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y DESPACHO
DE BIENES EN EL ALMACÉN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
52
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
A. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y DESPACHO DEL
ACTIVO FIJO
Con la finalidad de fortalecer este trámite aclaramos que los activos fijos o
bienes depreciables, así como los de consumo o no depreciables, constituyen
los denominados “Bienes Patrimoniales”.
Estos dos tipos de bienes, reciben un tratamiento diferente al momento de su
recepción en el almacén, motivo por el cual desarrollamos los controles y
procedimiento que los regulan.
El Ministerio de Economía y Finanzas es el organismo rector en lo referente al
inventario de los bienes patrimoniales del Estado.
A nivel institucional, es responsabilidad de la Dirección General hacer un
diagnostico de la situación patrimonial. Efectuada esta tarea se procederá a
realizar los ajustes periódicos necesarios con el fin de mantener actualizada la
información.
A nivel Institucional, incluir en su estructura orgánica y funcional la Unidad
Administrativa que será responsable de la ejecución de tareas operativas para
el control de los bienes.
Presentar el inventario descriptivo y consolidado al Ministerio de Economía y
Finanzas y a la Contraloría General de la República; utilizando para ello, las
cuentas que, para tales efectos, están contenidas en el plan contable del
Manual General de Contabilidad Gubernamental, aprobado por ésta última.
A nivel Operativo, en cada Institución existirá una Unidad Administrativa que
será la responsable de registrar y mantener actualizados a nivel de detalle, los
Bienes Patrimoniales en el inventario correspondiente.
Esta unidad administrativa pertenecerá a la Dirección Administrativa o de
Administración y Finanzas, según sea el caso, y deberá mantener
comunicación permanente con el Departamento de Contabilidad, los
Almacenes y las oficinas de coordinaciones regionales.
Para ello, el Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la
Republica han coordinado esfuerzo para la elaboración del Manual de
Normas Generales para el Registro y Control de los Bienes Patrimoniales
del Estado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
53
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Herramienta de instrucción que será de beneficio y consulta para todas las
instituciones del sector público, que requieran en un momento dado
profundizar más, sobre esta materia.
CONTROLES INTERNOS PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS
FIJOS
a) Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada institución, hacer
un diagnóstico de su situación patrimonial, una vez efectuada esta tarea
procederá a realizar los ajustes periódicos necesarios con el fin de
mantener actualizada la información.
b) Presentar el inventario descriptivo y consolidado al ministerio de
Economía y Finanzas y a la Contraloría General de la República;
utilizando para ello las cuentas que, para tales efectos, están contenidas
en el plan contable del Manual General de Contabilidad
Gubernamental, aprobado por esta última.
c) En cada institución existirá una unidad administrativa, que será la
responsable de registrar y mantener actualizados a nivel de detalle, los
bienes patrimoniales.
d) Esta unidad administrativa pertenecerá a la Dirección Administrativa o
de Administración y Finanzas, según sea el caso, y deberá mantener
comunicación permanente con el Departamento de Contabilidad, los
Almacenes y las Oficinas de Coordinaciones Regionales.
e) Todo activo fijo adquirido, debe ingresar, físicamente al Almacén y se
sustentará, a través del documento “Recepción de Almacén
(Formulario No. 8)”.
Es un principio contable, que consiste en el “Registro – Control” de
entrada y salida, aunque en algunos casos, el ingreso del activo fijo se
produzca de manera simbólica, lo que quiere decir, que el bien por
motivo estratégico (transporte, instalación, factibilidad otro) se decida
en la orden de compra, que el lugar de entrega será en una unidad
administrativa diferente al almacén.
Estos procesos (recepción y despacho) deben comunicársele,
simultáneamente, a los Departamentos de Bienes Patrimoniales y
Contabilidad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
54
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
f) Los activos fijos serán identificado a través de una placa numerada, en
el lugar o sitio donde estarán ubicados. En el caso que los activos sean
para entregar en otros sitios, igualmente, un colaborador de bienes
patrimoniales se debe trasladar al sitio, para Colocar dicha placa.
g) Se debe coordinar tales acciones, con la Unidad de Almacén,
Contabilidad y Auditoria Interna.
h) Los servidores del Almacén tienen la responsabilidad de certificar su
conformidad en la Recepción de Almacén, de acuerdo a las
especificaciones contenidas en la Orden de Compra, (en los casos de
especificaciones técnicas, se apoyará con la unidad técnica
responsable).
i) Periódicamente deben efectuarse auditorias, por partes de la Unidad de
Auditoria Interna, para garantizar la adquisición, traslado, donación y
descarte de activos fijos.
PROCEDIMIENTO
1. Departamento de Compras:
Sección de Almacén (Recepción)
Recibe los Activos Fijos, en base a lo que describe la orden de compra
y factura. Luego, firma y sella la factura como constancia de “recibido
conforme” los bienes.
Elabora (manual) o genera (software) la Recepción de Almacén antes
descrita, sella y firma de “Recibido”.
Esta recepción debe estar acompañada de copias de los documentos
sustentadores: factura y orden de compra, tanto para Bienes
Patrimoniales como para el Departamento de Contabilidad; con la
finalidad, de mantener actualizados el expediente sustentador del
registro y control de los inventarios, tanto físico como contable.
De tratarse de un equipo, que requiera probar su estado funcional
correcto y verificar las especificaciones técnicas, el mismo será
comprobado y revisado por la Unidad Técnica Especializada en el área
de competencia (Informática, electrónica, electricidad, refrigeración,
mecánica, otro).
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
55
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Dicha Unidad deberá emitir su opinión técnica, por escrito, que
certifique su aprobación antes de proceder con el acto administrativo de
recepción.
La institución tiene un plazo, máximo, de cinco (5) días laborables, para
emitir el documento de recepción.
Si el activo fijo es pagado a través del Fondo de Caja Menuda, se
procederá de la siguiente manera:
Se elabora el formulario de de recepción y despacho.
Estos formularios deben remitirse al custodio de la caja menuda
de inmediato, de forma expedita, urgente.
El custodio elaborará un reembolso único, por la cantidad o
monto del activo fijo.
La recepción de insumos adquiridas de caja menuda se recibirá
en el Almacén y se sellará como comprobante de ingreso a la
Institución, se quedará el personal de Almacén con una copia de
la Recepción para archivos de ingresos, posteriormente se
tramitará la inmediata salida de dicha mercancía al
departamento que lo solicita.
Este procedimiento evitará la duplicación del inventario de
activo fijo a nivel contable.
2. Departamento de Contabilidad:
Realiza el registro contable correspondiente.
Contabilidad debe conciliar, mensualmente, con la Sección de Bienes
Patrimoniales, los saldos contables contra el inventario físico.
3. Sección de Bienes Patrimoniales:
Verifica que los activos recibidos sean los descritos en la orden de
compra y factura. De ser así, Coloca el marbete o placa de
identificación a los activos fijos, según la unidad administrativa
responsable del uso y cuidado del bien.
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56
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Una vez Colocada la placa respectiva, se procede al registro de manera
manual o digitalizada (sistema informático) de los activos fijos.
Posteriormente, se genera el Informe General de los Activos Fijos,
según la necesidad de la entidad y los parámetros exigidos por la
Dirección de Catastro y Bienes Patrimoniales del Ministerio de
Economía y Finanzas.
El mismo debe mantener balance con los registros contables y se
remitirá copia a la Contraloría General de la República y al Ministerio
de Economía y Finanzas.
Bienes Patrimoniales realizará el cálculo de las depreciaciones de los
activos fijos y lo remitirá al Departamento de Contabilidad para su
respectivo registro.
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57
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
B. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS BIENES DE
CONSUMO
1. Unidad de Almacén
Recepción
Confrontará los bienes recibidos, por parte del proveedor, con la información
contenida en la orden de compra, factura comercial y estampará el sello de
recibido conforme en esta documentación, si la información es la correcta.
Simultáneamente se confeccionará el documento Recepción de Almacén
(Formulario No.8), en la cual se detallará toda la información inherente a los
bienes que se estén recibiendo.
Toda mercancía adquirida debe ser ingresada físicamente al Almacén y se
sustentará a través de los documentos de recepción de Almacén, factura y
copia de la Orden de Compra para verificar la veracidad de la misma.
Al final de la jornada elabora el informe Resumen de Recepción de Almacén
(Formulario No. 9), el funcionario responsable lo firma y remite al Jefe del
Almacén.
Este informe debe elaborarse diariamente y enviarse, a más tardar, al día
siguiente laborable, con la finalidad de mantener actualizados los registros
contables y evitar complicaciones al final de cada cierre contable.
Recordemos que las Normas de Administración Presupuestaria, establecen que
para facilitar el cierre del presupuesto, las instituciones deberán solicitar al
Ministerio de Economía y Finanzas las denominadas “Reservas de Caja” de
todos los compromisos devengados al 31 de diciembre.
Por lo tanto, es de suma importancia que los jefes de almacén remitan las
recepciones o el resumen diariamente o a más tardar al día siguiente laboral.
El no hacerlo de esta forma y periodicidad afectaría en gran medida el registro
contable de las cuentas por pagar, el cierre fiscal y las metas programadas en
el siguiente presupuesto.
2. Jefe de Almacén:
Al recibir el informe y factura lo revisará, firmará y lo hará llegar al
Departamento de Contabilidad conjuntamente con las copias de las facturas
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
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58
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
recibidas para el registro contable. Deberá guardar una copia de la factura con
su orden de compra en el Almacén para archivo de la sección.
En caso que haya entregas parciales el personal de Almacén llevará la
documentación de dichas entregas hasta que se realice la entrega final de los
bienes descritos en la orden de compra, esta información deberá reportarse al
Departamento de Contabilidad en la medida en que los bienes se vayan
recibiendo.
Si por alguna razón fundamentada en la orden de compra, los bienes son
entregados en la unidad gestora o solicitante, el recibido conforme debe ser
elaborado por esta unidad y remitido al Almacén, de manera formal, en las
siguientes 24 horas laborables, para facilitar de manera oportuna el registro
contable.
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59
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
C. PROCEDIMIENTO PARA EL ALMACENAMIENTO DE LOS
BIENES DE CONSUMO
1. Funcionario responsable del almacenamiento:
La custodia por almacenamiento consiste en asegurar la conservación y
protección de los bienes, su fácil y segura identificación, su rápido manejo y el
máximo aprovechamiento del espacio.
En la custodia de los bienes a través del almacén, se deberá cumplir con lo
siguiente:
Los artículos de movimiento rápido deberán almacenarse en sitio en los
que se puedan seleccionar y expedir al instante; los de movimiento
lento pueden Colocarse en lugares más lejanos.
Los artículos se deben almacenar conforme al grado de protección que
requiera cada uno de ellos en particular.
La temperatura, la humedad, los riesgos, la caducidad, el costo etc.,
constituyen factores que deben tenerse presente al asignárseles los
lugares respectivos para su custodia.
La disposición ordenada de los artículos deberá contemplarse como un
elemento esencial para los fines de localización, protección y surtido.
Para estibar los bienes voluminosos se deberá utilizar la máxima altura
disponible en el almacén, tomando en cuenta la capacidad del piso y
sobre todo la resistencia del empaque o envase que lo contenga.
Los artículos pequeños deberán ser depositados en anaqueles o
casilleros, los cuales deberán estar enumerados adecuadamente con el
objeto de facilitar su localización.
Para artículos sueltos es aconsejable utilizar accesorios como: gavetas,
cajas, cestos, frascos etc., Colocados en el interior de los anaqueles.
Se deberá tener un manejo delicado en aquellos grupos de artículos que
requieren movilización y custodia especiales, en virtud de alguna de las
siguientes características: baja temperatura, autocombustión,
influencias corrosivas, peligro de envenenamiento (por aspiración o
ingestión), descomposición y explosión.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
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60
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Deberán establecerse obligatoriamente medidas prácticas de
mantenimiento con el objeto de asegurar la higiene y el aseo en todas
las áreas del almacén; evitando la presencia de costales, cartones o
cualquier envase en las áreas de depósito.
En el caso en que el almacén custodie bienes que no sean de propiedad
de la entidad, tales como confiscada, decomisada, embargada,
depositados etc.; deberán ser colocados separadamente de los bienes
propios. El registro deberá llevarse en forma igualmente separada.
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61
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
D. PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN O DESPACHO DE
LOS BIENES DE CONSUMO.
1. Unidad de distribución:
Tomando como base los pedidos realizados por las diferentes Direcciones o
Unidades Gestoras, prepara un calendario de entrega de bienes a las distintas
unidades administrativas. Este calendario debe contener las fechas y hora en
que se entregarán los bienes.
Se elabora el Resumen de Despachos de Almacén y se remite al Departamento
de Contabilidad.
Para el caso de las compras no programadas (urgentes) se recibe el documento
“Solicitud de Bienes y Servicios (Formulario No.1)”, en original y dos (2)
copias, con la información de los artículos solicitados.
Se procede a despachar los artículos en existencias y se elabora el documento
“Despacho de Almacén (Formulario No. 10).
Se actualizan los tarjetarios representativos de los bienes inventariados en los
diferentes anaqueles.
Al cierre de cada día se deberá preparar en el documento “Resumen de
Despacho de Almacén” (Formulario No. 11), las salidas de bienes del
almacén, tomando como base la información contenida en los formularios No.
11.
2. Jefe de Almacén:
Al recibir la documentación, firmará el informe y hará llegar el documento en
original conjuntamente con las copias de las facturas al Departamento de
Contabilidad para el registro.
Se archivará copia del expediente como sustento de lo actuado.
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62
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
E. TRÁMITE DEL CONTROL Y REGISTRO DE INVENTARIO
PERPETUO.
1. Funcionario responsable del registro de bienes del almacén:
El sistema de registro puede llevarse de forma manual (tarjetas) o en un
sistema de informático (software).
La unidad de Kárdex, debe abrir una tarjeta por cada bien que administre el
almacén, en las que se anotarán la siguiente información:
o Número de tarjeta.
o Nombre del artículo.
o Código del artículo.
o Descripción del artículo.
o Unidad de medida del artículo.
o Ubicación del artículo.
o Fecha de ingreso del artículo.
o Número de orden de compra del artículo.
o Número de factura que proviene el artículo en la orden de compra.
o Número de recepción del artículo.
o Cantidad de entrada de artículo.
o Saldo de artículos disponible.
Los documentos fuentes que se utilizarán para el registro serán: entradas
“Recepción de Almacén”, y para las salidas “Despacho de Almacén”.
Los registros en las tarjetas de inventario deberán mantenerse actualizados.
Simultáneamente a los controles descritos anteriormente y con el propósito de
conocer rápidamente la cantidad existente de un determinado artículo, se abrirá
una “Tarjeta Marbete” (ver formulario No.12), que será colocada en el
anaquel del artículo correspondiente.
Este mecanismo facilitará detectar de manera ágil el movimiento de cada bien,
facilitando la necesidad, en términos de existencias (máximos y mínimos),
requeridos para mantener la cantidad adecuada de bienes en inventario.
También, ayudará a la administración a trabajar de manera desahogada, ya que
la cantidad de órdenes de compras, gestiones de cobros, cheques, recepciones y
otros trámites subsecuentes de registros, autorizaciones y refrendos, se
reduciría notablemente si mantenemos el control del inventario perpetuo.
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SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
63
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
En la medida que el almacén detecte que se están agotando los artículos, según
los niveles permitidos, debe generar la Requisición respectiva.
De esta forma el inventario en el almacén se fortificará y tendrá la capacidad
de dar respuesta, a las unidades administrativas, de manera expedita.
Se debe generar mensualmente o según el periodo acordado por la
administración, un informe, en donde refleje el movimiento por artículo que
administra el almacén.
Este informe debe balancear con los registros contables.
Este método facilitará la toma del inventario físico y las auditorias operativas
que se realicen por parte del Departamento de Auditoria Interna y la
Contraloría General.
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64
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
F. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE LOS SERVICIOS
PRESTADOS POR TERCEROS
Este procedimiento de recepción es aplicado a cualquier tipo de servicio que se
brinde al INAC, ejemplo: servicio de alimento preparado para consumo
humano, mantenimiento y reparación, instalación, servicios comerciales (peaje,
encomiendas, lavado de auto, lavandería, otro).
También se dan servicios por alimentación (banquetes, festejos, brindis) y
pasajes aéreos con sus respectivos cargos por manejo de documentos que
realiza el Banco local autorizado.
1. Departamento de Mantenimiento o Unidad Técnica
respectiva(informática, mecánico, protocolo, arquitectura,
otro) :
Concluido el proceso de contratación (orden de compra o contrato), se recibe
copia de la misma, la cual será archivada temporalmente, como medida de
control de los servicios que prestará el proveedor en la fecha acordada en la
orden de compra.
De ser necesario y dependiendo del servicio a prestar, esta Unidad debe
coordinar con la Unidad Solicitante o Gestora, el momento o el día en que el
proveedor brindará el servicio. De esta forma la Unidad Técnica tendrá
todos los elementos de juicio para dar fe que el servicio fue dado a
satisfacción.
Nota: Cuando nos referimos a la Unidad Técnica, es aquella que cuenta,
dentro de la Institución, con los conocimientos técnicos para dar fe o avalar
el servicio prestado por el proveedor, ejemplo: taller de mecánica, unidad de
informática, servicios generales, mantenimiento, protocolo u otra unidad que
represente la actividad operativa de la institución.
2. Proveedor o Contratista
Realiza su labor en los términos y condiciones establecidas en la orden de
compra o contrato. Presenta al Departamento de Servicios Generales o la
Unidad Técnica respectiva, el original de la orden de compra o contrato y
original y copia de la factura comercial.
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65
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
3. Departamento de Mantenimiento o Unidad Técnica
respectiva:
Verifica el cumplimiento del servicio contratado en los términos y
condiciones pactados en la contratación, completa y firma la “Acta de
Aceptación de Servicios (Formulario No. 13) en original y dos copia.
La orden de compra o contrato es el documento que acuerda la forma de
entrega, fecha y pago del servicio solicitado.
Si en ella se establece una entrega parcial del servicio, no es impedimento
para que se elabore el Acta de Aceptación del Servicio por el avance
alcanzado y acordado en el documento contractual.
Esto permitirá que el Departamento de Contabilidad pueda registrar el
devengado y la Administración mantener un control de sus cuentas por
pagar de manera expedita, sin necesidad que el proveedor entregue la
Gestión de Cobro. Además, el registro del Acta de Aceptación de Servicio,
ayudará en el proceso de Cierre Presupuestario, ya que permitirá el traslado
de esos compromisos al devengado y crear la Reserva de Caja en
coordinación con el Ministerio de Economía y Finanzas. De esta forma
evitaremos castigar el siguiente presupuesto con las denominadas vigencias
expiradas.
Como se trata de un Acta, debe llevar la firma de los participantes
(responsable por parte de la unidad técnica, proveedor del servicio u otra
persona involucrada). El formulario N°14 solamente contempla dos firmas;
de existir otras que sean de interés para la institución, podrá anexarla(s).
Sella:
El original y la copia de la factura comercial, presentadas por el
proveedor. El sello debe decir que el servicio se recibió a satisfacción.
El original y copia de la orden de compra.
Original y copias del Acta de Aceptación de Servicios.
Retiene la copia de la factura comercial, copia de la orden de compra y
original y copia del Acta de Aceptación de Servicios.
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SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Entrega al proveedor:
Original de la factura comercial, debidamente sellada.
Original de la orden de compra, debidamente sellada.
Copia del Acta de Aceptación de Servicios, sellada.
Adjunta al Acta de Aceptación de Servicios, las copias de la Factura
comercial y la orden de compra o contrato, al Acta de Aceptación de
Servicios y remite expediente al Departamento de Contabilidad.
Archiva copia del expediente.
4. Departamento de Contabilidad
Recibe expediente y realiza el asiento contable respectivo (devengado).
Imprime, firma y archiva el comprobante de diario, con su respectivo
expediente.
5. Proveedor o Contratista
Presenta su Gestión de Cobro en el Departamento de Tesorería, para
solicitar el pago por el servicio prestado.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
V. REGIMEN DE FORMULARIOS
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Formulario Nº 1
REPÚBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS
Día____Mes__________año_____ Solicitud de Materiales Núm.:______
Unidad o Sección:____________________________________________
Renglón Cantidad Unidad Código
Artículo
Descripción Importe
Unitario Total
Observaciones:
Preparado por: __________________________________Fecha:______________
Jefe inmediato:__________________________________ Fecha:______________
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Formulario Nº 2
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
REQUISICIÓN
PARA LA ADQUISICION DE MATERIALES Y SERVICIOS
Unidad de Almacén
Fecha: ____/____/____ No.__________
Partida Presupuestaria:_________________________________
Fondo Financiero:______________________________________
Precios de Referencia
Renglón Cantidad Unidad Descripción
Unitario Total
OBSERVACIONES: ____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
Certifico que los materiales solicitados aquí son estrictamente
Necesarios para llevar a cabo las funciones del Almacén
Elaborado por Fecha Firma del Jefe de Almacén Fecha
Firma del Jefe de Presupuesto Fecha Director de Administración y Finanzas Fecha
Firma del Jefe de Compras Fecha
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Formulario Nº 3
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
CUADRO DE ANÁLISIS DE COTIZACIONES SOLICITUD Nº________________
PANAMÁ, _______ DE ___________ DE ___________
PROVEEDOR
PROVEEDOR
PROVEEDOR
RENGLON
CANTIDAD
UNIDAD
DESCRIPCIÓN
MARCA
UNIDAD
TOTAL
UNIDAD
TOTAL
UNIDAD
TOTAL
OBSERVACIONES: ____________________________________________________________________________________________________
___________________ ___________________________ ___________________________
SOLICITADO POR REVISADO POR APROBADO POR
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Día Mes Año
REPÚBLICA DE PANAMÁ
Requisición Nº________
INAC
ORDEN DE COMPRA
Sírvase entregar en _________________________________________________________________
(Indicar Lugar y Fecha)
Pagada a través del _________________________________________________________________
Renglón
Nº
Cantidad
Descripción
Precios
Unitarios Total
Subtotal
ITBM
Descuento
Total
____________________ _________________________ _____________________
UNIDAD DE COMPRAS DIRECTOR ADMINISTRATIVO DIRECTOR EJECUTIVO
UNIDAD DE PRESUPUSTO________________________
TOTAL__________________________
CONTRALORÍA GENERAL
FISCALIZACIÓN_____________________
REGISTRO _________________________
RECIBIDO POR: _____________________________________ FECHA __________________
NOMBRE DEL ALMACENISTA
REVISADO POR: __________________________________ FECHA __________________
NOMBRE DEL JEFE DE ALMACÉN
PROVEEDOR: _______________________________________________________________________
FECHA RECIBIDO_________________________ FECHA DE VENCIMIENTO_____________________
Señores:
GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:
Valor:_________________ Vencimiento:___________ Endoso:_______________
Vencimiento:___________
CÓDIGO PRESUPUESTARIO CÓDIGO FINANCIERO IMPORTE
ALMACÉN
Formulario No. 4
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Formulario Nº 5
Cheque Nº__________
Panamá, _________________ de 20__
Páguese a la
Orden de_________________________________________________________B/.__________________
_______________________________________________________________BALBOAS O DOLARES (E.U.A.)
BANCO NACIONAL DE PANAMÁ
01-CASA MATRIZ
PANAMÁ, REP. DE PANAMÁ
CTA. N0. ____________________________ ______________________________
INAC CONTRALORÍA
SEPARE ESTE COMPROBANTE ANTES DEDEPOSITAR EL CHEQUE
Nº 0000
NOMBRE_______________________________________FECHA________________________DE 20__
DETALLE
CUENTA
FINANCIERA
DEBITO
CREDITO
PARTIDA PRESUPUEASTARIA ________________________________________________
DIRECTOR DE FINANZAS
_____________________________________________ AUDITORÍA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
________________________________ DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN
__________________________ ________________________ DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA
RECIBIDO POR: ________________________
CÉDULA:_______________________________ FECHA:________________________________
INAC
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Formulario N° 6
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Formulario N° 7
Forma N.8
Dia mes año
Area Min. Planilla Pos.
Misión:
Del al
Fecha Des. Alm. Cena Hosp. Monto
Monto $0.00
$0.00
$0.00 $0.00 $0.00
Monto
De: A:
De: A:
De: A:
De: A:
De: A: $0.00
Monto
De: A:
De: A:
De: A:
De: A: $0.00
$0.00
Monto
B/.
B/.
TERRESTRE
Para uso del Departamento de Tesorería
Direcion Departamento
M O V I L I Z A C I O N
Origen Destino
Origen
Pago Completo Pagos Parciales
Rata X dia
Subtotales
Destino
AÉREO
REPÚBLICA DE PANAMÁ
AUTORIZACION DE VIATICOS, TRANSPORTE Y MOVILIZACIÓN
Nº de ChequeNombre del Beneficiario
Para uso del Departamento de Presupuesto
Total................
Fecha
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
Institucion
A favor de (funcionario beneficiario) Cédula
Vo. Bo. Director:
Firma del Jefe:
Códigos Presupuestarios
Monto
Revisado (Departamento de Tesorería)
Prara uso de la Unidad Solicitante
$0.00Total Transporte mas movilización:
Preparado por:
TOTAL.........
Firma
T R A N S P O R T E
MARÍTMO
PerÍodo:
V I Á T I C O S
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INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
RECEPCIÓN DE ALMACEN No. ______
ORDEN DE COMPRA No.: _________
PROVEEDOR: _________________________________ FACTURA No.:__________
Código
Valor
Cantidad Unidad del Descripción
Artículo Unitario Total
Total B/.
AFECTACIÓN CONTABLE
Código Nombre de la Cuenta Debe Haber
OBSERVACIONES_______________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________ _________________________
Revisado por Recibido por
Fecha: ___/___/___ Fecha: ___/___/___
PARA USO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Formulario Nº 8
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Formulario Nº 9
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
ALMACÉN
RESUMEN DE RECEPCIÓN DE ALMACÉN
Recepción
Nº
O/Compra
Descripción
15-INVENTARIO
TOTAL
151
152
153
154
156
TOTALES
Observaciones _____________________________________________________________________________________________________________________
Preparado por: ________________________ Revisado por: _____________________________
JEFE DE ALMACEN
DÍA MES AÑO
RESUMEN Nº 000 .
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- -
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
REPÚBLICA DE PANAMÁ
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
UNIDAD DE COMPRAS
DESPACHO DE ALMACÉN
Día Mes Año
Núm.:
Unidad Solicitante:_____________________________ Solicitud Núm.::_________________
Cantidad Unidad Código Descripción Valor
Unitario Total
Total
Observaciones:________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________ ________________________________
Recibido por Entregado por
Formulario N° 10
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Formulario Nº 11
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
ALMACÉN
RESUMEN DE DESPACHOS DE ALMACÉN
Salida
Nº
O/Compra
Descripción
15-INVENTARIO
TOTAL
151
152
153
154
156
TOTALES
Observaciones _____________________________________________________________________________________________________________________
Preparado por: ________________________ Revisado por: _____________________________
DÍA MES AÑO
SALIDA Nº 000 .
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Formulario Nº 12
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
ALMACEN
TARJETA MARBETE
Código: ___________________________ Unidad: _________________________
Descripción: ________________________________________________________
Cantidad Máxima: __________________ Cantidad Mínima: _________________
Fecha
Referencia
Entrada
Salida
Saldo
Firma
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SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
80
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Formulario Nº 13
INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
ACTA DE ACEPTACIÓN DE SERVICIOS
Nº__________
Por la presente aceptamos a satisfacción el
servicio_______________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
__________________
En los términos y condiciones establecidas en Orden de Compra o Contrato
Nº________________________
______________________ _____________________
El Contratista Por la Institución
(Técnico especialista)
Dado en la ciudad de Panamá a los______días del mes de _____de ______.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
81
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
VI. ANEXOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE
BIENES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
República de Panamá
_______________________________
Institución
Contrato por Servicios Especiales
CONTRATO Nº__________
Entre los suscritos, a saber:___________________________________________,de
nacionalidad panameña, mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal
Nº_________________, en su condición de ( Ministro, Rector, Gerente, Director
General, etc.) _____________________________________________________,
en representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de
Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra
___________________________________, de nacionalidad
_________________________, mayor de edad, portador/a de la cédula de Identidad
Personal o Pasaporte Nº___________________, con domicilio en
_________________________, (indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o
apartamento), actuando en nombre propio, quien en adelante se denominará EL (LA)
CONTRATISTA, se ha convenido en suscribir el presente Contrato de Servicios
Especiales, cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº________
(indicar__________________________, de conformidad con las siguientes cláusulas:
CLAUSULA PRIMERA:
EL (LA) CONTRATISTA se obliga estrictamente a cumplir mediante el presente
contrato, a prestar sus servicios profesionales
como__________________________________________________________________
________________________________________________________
______________________________________________________________________
________________________________________________________.
Queda entendido que todo el servicio prestado por EL (LA) CONTRATISTA será de
beneficio absoluto de EL ESTADO.
CLAUSULA SEGUNDA:
El término de duración del presente contrato será de____________________________,
contados a partir del________, de _________, 20__ al ______ de ________ del año
___. EL (LA) CONTRATISTA no se está sujeto a horario, subordinación jerárquica,
deducciones legales, ni adquirirá derecho a ninguna prestación laboral, como
consecuencia del presente contrato, toda vez que no es considerado servidor público y
sólo presta sus servicios profesionales, de acuerdo a lo establecido en la Ley de
Presupuesto vigente y el Manual del Gasto Público.
CLAÚSULA TERCERA:
EL ESTADO se compromete a pagar a EL (LA) CONTRATISTA, la suma total de
(_________________________) B/. __________, mediante pagos
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____________________ de B/. ________, cuya erogación corresponde a
____________________________________( indicar las partidas presupuestarias o
cuenta bancaria, año y monto respectivo).
CLAÚSULA CUARTA:
Se siente que del presente contrato no se derivarán relaciones obreros patronales y EL
(LA) CONTRATISTA, se compromete a cancelar por su cuenta los impuestos que
contempla la Legislación Fiscal de la República.
CLAÚSULA QUINTA: (Informes)
Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONTRATISTA entregará a El
ESTADO, cada __________________, un informe del progreso de su gestión, el cual
contendrá:______________________________________________________________
______________________________________________________________________
_________________________________________________
CLAÚSULA SEXTA:
EL ESTADO se reserva el derecho de resolver este contrato, en cualquier tiempo sin
causa justificada y sin pago de indemnización alguna, previo aviso
de________________ días de antelación a EL (LA) CONTRATISTA.
CLAÚSULA SÉPTIMA:
Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato las contenidas en el
Artículo 99 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006 que reglamenta la Contratación
Pública, a saber:
1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas.
2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del contrato
conforme a las reglas del Código Civil si no se ha previsto que puede continuar con
los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.
3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrase éste en
estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria
de quiebra correspondiente.
4. La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo, que
le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.
5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las
sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás
miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.
PARÁGRAFO:
Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste
por ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el
contrato.
Y demás las que establezca la institución, las cuales detallamos a continuación:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_________________________________________________
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
CLAÚSULA OCTAVA:
EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos,
ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir
todos los gastos que esta establezca, sin ningún costo adicional para EL ESTADO.
CLAÚSULA NOVENA:
EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a
los derechos derivados del presente contrato.
CLAÚSULA DÉCIMA:
EL (LA) CONRATISTA se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al
presente contrato, por un valor de (____________________) B/._________. (Código
Fiscal, Art.967, Lib. IV. Título VIII, Cap. III).
Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a
los__________ días del mes de ______________________ del año ______________.
POR EL ESTADO EL (LA) CONTRATISTA
(DE SER NECESARIO
INDICAR LA INSTITUCIÓN)
___________________________ __________________________
Cédula de I. Personal o
Pasaporte Nº
REFRENDO
Contraloría General de la República
Texto Recomendado por la Contraloría General de la República
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República de Panamá
Institución
CONTRATO Nº
Contrato por Servicio de Consultoría Persona Jurídica Nacional
Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de
edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal Nº , en su condición de
(Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.)
actuando en nombre y representación de EL ESTADO (o indicar el nombre de la
Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales), por una parte y por la
otra , de nacionalidad , mayor de edad, profesión
, portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte Nº , domicilio
(indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien actúa en nombre
y representación de , sociedad panameña, debidamente
inscrita por las leyes panameñas a Ficha , Rollo , Imagen del Registro Público,
Sección de , quien en adelante se llamará EL (LA) CONSULTOR/A,
celebramos un Contrato de Consultoría, cuya autorización corresponde al Acto Público o
Excepción Nº. , (indicar) , de conformidad con las siguientes
cláusulas:
CLÁUSULA PRIMERA:
EL ESTADO, contrata los servicios de consultoría para:
Para los fines de este Contrato, la palabra Servicios significa el conjunto de actividades que
deberá desarrollar EL(LA) CONSULTORIA, para el cabal cumplimiento del Pliego de
Cargos, el cual para todos los efectos se considera como parte integrante de este Contrato.
CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A)
Además de las obligaciones enumeradas en el Pliego de Cargo y en el texto de este
Contrato EL (LA) CONSULTOR/A, se compromete a:
1. Desarrollar los servicios en su totalidad de acuerdo a lo establecido en el Pliego de
Cargos, Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica presentada.
2. Ejecutar las funciones y responsabilidades inherentes a la materia de este Contrato,
actuando conforme a las disposiciones emanadas de EL ESTADO.
3. Cuando fuere el caso suministrará el/los profesional/es (idóneo/s), en la calidad y
cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada y
lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo los servicios establecidos.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Si por alguna razón debidamente justificada, EL (LA) CONSULTOR/A, tuviera
que sustituir uno/s de los profesional/es, durante la ejecución de este Contrato debe
manifestarlo por escrito a EL ESTADO, para su aprobación. El (LA)
CONSULTOR/A se compromete a reemplazar al/los profesional/es de igual o
mayor preparación académica e igual o mayor experiencia, mediante presentación
de documento (currículo vitae), mientras dure la causa de la imposibilidad o por el
resto de la duración de la prestación de los servicios.
4. Cumplir con el cronograma de trabajo consignado en
(transcribir o anexo complementario).
5. (Obligaciones Adicionales de EL (LA) CONSULTOR/A necesaria para el
cumplimiento de este contrato)
CLÁUSULA TERCERA: (Obligaciones Generales de EL ESTADO)
Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato, EL
ESTADO se compromete a:
1. Emitir los permisos y autorizaciones necesarias para la realización de los servicios,
tal como aparece establecido en el Pliego de Cargos y los Términos de Referencia,
de este Contrato.
2. Si lo estima conveniente, dispondrá del espacio físico apropiado en las
Instalaciones involucradas en el servicio a desarrollar en , (lugar)
para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.
3. Suplir las facilidades de apoyo para la ejecución de sus responsabilidades.
4. Dispondrá de un mínimo de ( ) profesional/es, para darle
seguimiento en las diferentes etapas a la administración del proyecto/obra/otros
servicios.
5. Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para iniciar los
servicios. La fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se dará
seguimiento al mismo.
6. (Obligaciones adicionales que considera la Institución necesaria para el
Cumplimiento de este Contrato)
.
CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las partes)
1. Cualquier solicitud o notificación requerida entre las partes debe constar por
escrito, y será considerada como debidamente efectuada cuando sea enviada por
memorando, nota, por correo, cable o fax a la Dirección específica de las partes,
que a continuación se describen:
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EL ESTADO
(Institución)
Apartado Postal
EL (LA) CONSULTOR/A
(Nombre)
Apartado Postal
CLÁUSULA QUINTA:
El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objetos de este
Contrato descritos en la Cláusula , la suma de ( ) B/.
, lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los servicios
contratados, mediante pagos , con cargo a (indicar
las partidas presupuestarias o cuenta bancaria, año/s y monto respectivo)
Los pagos de este servicio por parte de EL ESTADO, se efectuarán en la siguiente forma:
CLÁUSULA SEXTA: (Informes)
Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONSULTOR/A, entregará a EL
ESTADO, los informes del progreso de su gestión, los cuales contendrán:
.
CLÁUSULA SÉPTIMA: (Término del contrato)
El presente Contrato tendrá una duración de: , contados a partir de la orden
de proceder.
CLÁSULA OCTAVA: (Daños y Perjuicios en general)
El (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que ocasione a EL
ESTADO, o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa
o negligencia y cualquier demanda será sometida a los Tribunales panameños.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Por cada día calendario que EL (LA) CONSULTOR/A se demore en entregar a EL
ESTADO, el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de (
) B/. .
CLÁUSULA NOVENA: (Reclamaciones Contractuales)
1. Cualquiera reclamación que surgiera con motivo de la interpretación o ejecución
del presente Contrato será solucionada por acuerdo mutuo de las partes y si no
procediera así, será dilucidada de conformidad con lo que al respecto dispongan las
leyes panameñas vigentes en materia de arbitraje.
2. Este contrato no podrá ser cedido en todo, ni parcialmente sin la previa aprobación
de EL ESTADO, de acuerdo a lo establecido en el artículo 67 de la Ley 22 de 27
de junio de 2006.
CLÁUSULA DÉCIMA:
El ESTADO declara que EL (LA) CONSULTOR/A, ha presentado una Fianza de
Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el
por ciento (%) del valor total de este contrato, para garantizar el fiel cumplimiento del
objeto de este contrato más el término de para responder por vicios redhibitorios.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA:
Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el
Artículo 99 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a
saber:
1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas.
2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del
contrato conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede
continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.
3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en
estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria
de quiebra correspondiente.
4. La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo,
que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.
5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las
sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás
miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.
PARÁGRAFO:
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por
ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato.
Y además las que establezca la Institución, las cuales detallamos a continuación:
.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA: (Timbres Fiscales)
EL (LA) CONSULTOR/A se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos,
ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir
todos los gastos que estas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO.
CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA:
El (LA) CONSULTOR/A se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al
presente contrato por un valor de ( ) B/. . (Código Fiscal,
Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III)
Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los
días del mes de del año .
POR EL ESTADO POR EL (LA) CONSULTOR/A (DE SER NECESARIO
INDICAR LA
INSTITUCIÓN) ______________________ _______________________
REPRESENTANTE LEGAL
Cédula de Identidad Personal
o Pasaporte
REFRENDO
Contraloría General de la República
Texto Recomendado por la Contraloría General de la República de Panamá
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
República de Panamá
Institución
Contrato por Servicio de Consultoría Persona Jurídica Extranjera
CONTRATO Nº
Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña, mayor de
edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal Nº , en su condición de
(Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.)
actuando en nombre y representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la
Institución, en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la
otra parte , de nacionalidad , mayor de edad,
profesión , portador/a de la Cédula de Identidad Personal o Pasaporte
, quien actúa en (nombre propio o nombre y representación de
, sociedad , domicilio (indicar lugar de la residencia, avenida,
calle, casa o apartamento), quien actuando en nombre propio o en nombre y
Representación de la Empresa , sociedad
debidamente inscrita conforme a las leyes (país de origen), quien en
adelante se llamará EL (LA) CONSULTOR/A, celebramos un Contrato de Consultoría,
cuya autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº (indicar)
, de conformidad con las siguientes cláusulas:
CLÁUSULA PRIMERA:
EL ESTADO, contrata los servicios de consultoría para:
.
Para los fines de este Contrato, la palabra Servicios significa el conjunto de actividades que
deberá desarrollar EL(LA) CONSULTOR/A, para el cabal cumplimiento del Pliego de
Cargos, el cual para todos los efectos se considera como parte integrante de este Contrato.
CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A
Además de las obligaciones enumeradas en el Pliego de Cargo y en el Texto de este
Contrato, EL (LA) CONSULTOR/A se compromete a:
1. Desarrollar los servicios en su totalidad de acuerdo a lo establecido en el Pliego de
Cargos, Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica presentada.
2. Ejecutar las funciones y responsabilidades inherentes a la materia de este Contrato,
actuando conforme a las disposiciones emanadas de EL ESTADO.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
3. Cuando fuere el caso suministrará el/los profesional/es (idóneo/s), en la calidad y
cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada y
lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo los servicios establecidos.
Si por alguna razón debidamente justificada, EL (LA) CONSULTOR/A, tuviera
que sustituir uno/s de los profesional/es, durante la ejecución de este Contrato debe
manifestarlo por escrito a EL ESTADO, para su aprobación. El (LA)
CONSULTOR/A se compromete a reemplazar al/los profesional/es de igual o
mayor preparación académica e igual o mayor experiencia, mediante presentación
de documento (currículo vitae), mientras dure la causa de la imposibilidad o por el
resto de la duración de la prestación de los servicios.
4. Cumplir con el cronograma de trabajo consignado en
(transcribir o anexo complementario).
5. (Obligaciones adicionales de EL (LA) CONTRATISTA necesaria para el
cumplimiento de este contrato)
CLÁUSULA TERCERA: (Obligaciones Generales de EL ESTADO)
Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato, EL
ESTADO se compromete a:
1. Emitir los permisos y autorizaciones necesarias para la realización de los servicios,
tal como aparece establecido en el Pliego de Cargos y los Términos de Referencia,
de este Contrato.
2. Si lo estima conveniente, dispondrá del espacio físico apropiado en las
Instalaciones involucradas en el servicio a desarrollar en , (lugar)
para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.
3. Suplir las facilidades de apoyo para la ejecución de sus responsabilidades.
4. Dispondrá de un mínimo de ( ) profesional/es, para
darle seguimiento en las diferentes etapas a la administración del
proyecto/obra/otros servicios.
5. Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para iniciar los
servicios. La fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se dará
seguimiento al mismo.
6. (Obligaciones adicionales que considera la Institución necesaria para el
Cumplimiento de este Contrato)
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CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las Partes)
1. Cualquier solicitud o notificación requerida entre las partes debe constar por
escrito, y será considerada como debidamente efectuada cuando sea enviada por
memorando, nota, por correo o cable o fax a la dirección específica de las partes,
que a continuación se describen:
EL ESTADO
(Institución)
Apartado Postal
EL (LA) CONSULTOR/A
(Nombre)
Apartado Postal
CLÁUSULA QUINTA:
El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objetos de este
Contrato descritos en la Cláusula , la suma de ( ) B/.
, lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los servicios
contratados, con cargo a (indicar las partidas presupuestarias o cuenta
bancaria, año/s y monto respectivo).
CLÁUSULA SEXTA: (Informes)
Durante la ejecución de los servicios EL (LA) CONSULTOR/A, entregará a EL
ESTADO, cada , un informe del progreso de su gestión, el cual contendrá:
.
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
CLÁUSULA SÉPTIMA: (Término del Contrato)
El presente Contrato tendrá una duración de: , contados a partir de la orden
de proceder.
CLÁSULA OCTAVA: (Daños y Perjuicios en general)
El (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que Ocasione a EL
ESTADO, o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa
o negligencia y cualquier demanda será sometida a los Tribunales panameños.
Por cada día calendario que EL (LA) CONSULTOR/A se demore en entregar a EL
ESTADO, el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de (
) B/. .
CLÁUSULA NOVENA: (Reclamaciones Contractuales)
1. Cualquiera reclamación que surgiera con motivo de la interpretación o ejecución
del presente Contrato será solucionada por acuerdo mutuo de las partes y si no
procediera así, será dilucidada de conformidad con lo que al respecto dispongan las
leyes panameñas vigentes en materia de arbitraje.
2. Este contrato no podrá ser cedido en todo, ni parcialmente sin la previa aprobación
de EL ESTADO.
CLÁUSULA DÉCIMA:
El ESTADO declara que EL (LA) CONSULTOR/A, ha presentado una Fianza de
Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el
por ciento (%) del valor total de este contrato, para garantizar el fiel cumplimiento del
objeto de este contrato más el término de (tiempo) para responder por vicios
redhibitorios.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA:
Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el
Artículo 104 de la Ley 56 de 27 de diciembre de 1995, que reglamenta la contratación
pública a saber:
1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas.
2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del
contrato conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede
continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.
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3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en
estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria
de quiebra correspondiente.
4. La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo,
que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.
5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las
sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás
miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.
PARÁGRAFO:
Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por
ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato.
Y además las que establezcan la Institución, las cuales detallamos a continuación:
________________________________________________________________________
__________________________________________________________
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA:
EL/LA CONSULTOR/A se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos,
ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir
todos los gastos que estas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO.
CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA:
EL (LA) CONSULTOR/A, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los
trabajos derivados del presente contrato.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE
BIENES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA: (Timbres Fiscales)
El (LA) CONSULTOR/A adherirá a este documento timbres Fiscales por un valor de B/.
( .
(Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III)
Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de
, a los días del mes de del año .
POR EL ESTADO POR EL (LA) CONSULTOR/A (DE SER NECESARIO INDICAR LA INSTITUCIÓN
_______________________ _______________________
REPRESENTANTE LEGAL
Cédula de Identidad Personal
o Pasaporte
POR EL (LA) CONSULTOR/A
REFRENDO
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
República de Panamá
Institución
Contrato por Servicio de Consultoría Persona Natural Panameña o Extranjera
CONTRATO Nº
Entre los suscritos a saber , de nacionalidad panameña,
mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal , en su condición de
(Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.)
actuando en nombre y representación de EL ESTADO (o indicar el nombre de la
Institución en caso de Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la
otra, , de nacionalidad , mayor de edad,
profesión portador/a de la Cédula de Identidad Personal o
Pasaporte Nº , actuando en nombre propio, domicilio
(indicar lugar de la residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien en adelante se
llamará EL (LA) CONSULTOR/A, celebramos un Contrato de Consultoría, cuya
autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº. (indicar)
, de conformidad con las siguientes cláusulas:
CLÁUSULA PRIMERA:
EL ESTADO, contrata los servicios de consultoría para:
.
Para los fines de este Contrato, la palabra Servicios significa el conjunto de actividades que
deberá desarrollar EL (LA) CONSULTOR/A, para el cabal cumplimiento del Pliego de
Cargos, el cual para todos los efectos se considera como parte integrante de este Contrato.
CLÁUSULA SEGUNDA: (Obligaciones Generales de EL (LA) CONSULTOR/A)
Además de las obligaciones enumeradas en el texto de este Contrato EL (LA)
CONSULTOR/A, se compromete a:
1. Desarrollar los servicios en su totalidad de acuerdo a lo establecido en el Pliego de
Cargos, en los Términos de Referencia y en la Propuesta Formal y Técnica
presentada.
2. Ejecutar las funciones y responsabilidades inherentes a la materia de este Contrato,
actuando conforme a las disposiciones emanadas de EL ESTADO.
3. Cuando fuere el caso suministrará profesional/es (idóneo/s), en la calidad y
cantidad necesaria según aparecen en la Propuesta Formal y Técnica presentada
por EL (LA) CONSULTOR/A, y lo detallado en este Contrato, para llevar a cabo
los servicios establecidos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE
BIENES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
Si por alguna razón debidamente justificada, EL (LA) CONSULTOR/A, tuviera
que sustituir uno/s de los profesional/es, durante la ejecución de este Contrato debe
manifestarlo por escrito a EL ESTADO para su aprobación. EL (LA)
CONSULTOR/A se compromete a reemplazar al/los profesional/es de igual o
mayor preparación académica e igual o mayor experiencia, mediante presentación
de documento (currículo vitae), mientras dure la causa de la imposibilidad o por el
resto de la duración de la prestación de los servicios si ello fuera necesario previa la
aprobación escrita de EL ESTADO.
4. Cumplir con el cronograma de trabajo consignado en
(transcribir o anexo complementario).
5. (Obligaciones Adicionales de el (LA) CONSULTOR/A necesaria para el
cumplimiento de este Contrato)
.
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BIENES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
CLÁUSULA TERCERA: (Obligaciones Generales de EL ESTADO)
Además de las obligaciones enumeradas a lo largo del texto del presente Contrato EL
ESTADO, se compromete a:
1. Emitir los permisos y autorizaciones necesarias para la realización de los servicios,
tal como aparece establecido en los Términos de Referencia, de este Contrato.
2. Si lo estima conveniente, dispondrá del espacio físico apropiado en las
Instalaciones involucradas en el servicio a desarrollar en
(lugar), para que el/los consultor/es puedan realizar los trabajos.
3. Suplir las facilidades de apoyo para la ejecución de sus responsabilidades.
4. Dispondrá de un mínimo de , profesional/es, para darle seguimiento en las
diferentes etapas a la administración de los proyecto/obra/otros servicios.
5. Debe extender una orden de proceder a EL (LA) CONSULTOR/A para los inicios
de los servicios, la fecha de esta orden será la fecha oficial, a partir de la cual se
dará seguimiento al mismo.
6. (Obligaciones adicionales que considera la Institución necesaria para el
Cumplimiento de este Contrato)
CLÁUSULA CUARTA: (Domicilio y Notificación de las Partes)
1. Cualquier solicitud o notificación requerida entre las partes debe constar por
escrito, y será considerada como debidamente efectuada cuando sea enviada por
memorando, nota, por correo, cable o fax a la dirección específica de las partes,
que a continuación se describen:
EL ESTADO
(Institución)
Apartado Postal
EL (LA) CONSULTOR/A
(Nombre)
Apartado Postal
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CLÁUSULA QUINTA:
El ESTADO, pagará a EL (LA) CONSULTOR/A por los servicios objeto de este Contrato
descritos en la Cláusula , la suma de ( )
B/. , lo que incluye honorarios y todos los gastos incurridos por razón de los
servicios contratados, con cargo a (indicar las partidas presupuestarias o
cuenta bancaria, año/s y monto respectivo).
Los pagos de este servicio por parte de EL ESTADO, se efectuarán en la siguiente forma:
________________________________________________________________________
__________________________________________________________
CLÁUSULA SEXTA: (Informes)
Durante la ejecución de los servicios, EL (LA) CONSULTOR/A entregará a EL ESTADO
cada , un informe del progreso de su gestión, el cual contendrá lo siguiente:
________________________________________________________________________
__________________________________________________________
CLÁUSULA SÉPTIMA: (TERMINO DEL CONTRATO)
El presente Contrato tendrá una duración de: , contados a partir de la orden
de proceder.
CLÁUSULA OCTAVA: (DAÑOS Y PERJUICIOS EN GENERAL)
El (LA) CONSULTOR/A será responsable por los daños y perjuicios que Ocasione a EL
ESTADO o a terceras personas con motivo de actos u omisiones en que incurra por culpa
o negligencia y cualquier demanda será sometida a los Tribunales panameños.
Por cada día calendario que EL (LA) CONSULTOR/A se demore en entregar a EL
ESTADO el informe final, deberá pagar multa que establezca la institución a razón de: (
) B/. .
CLÁUSULA NOVENA: (Reclamaciones Contractuales)
1. Cualquiera reclamación que surgiera con motivo de la interpretación o ejecución
del presente Contrato será solucionada por acuerdo mutuo de las partes y si no
procediera así, será dilucidada de conformidad con lo que al respecto dispongan las
leyes panameñas vigentes en materia de arbitraje.
2. Este contrato no podrá ser cedido en todo, ni parcialmente sin la previa aprobación
de EL ESTADO.
CLÁUSULA DÉCIMA:
El ESTADO declara que EL (LA) CONSULTOR/A, ha presentado una Fianza de
Cumplimiento por la suma de ( ) B/. , que representa el
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100
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por ciento (%) del valor total de este contrato para garantizar el fiel cumplimiento del
objeto de este contrato más el término de (tiempo) para responder por vicios
redhibitorios.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA:
Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el
Artículo 99 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a
saber:
1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas.
2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del
contrato conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede
continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.
3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en
estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria
de quiebra correspondiente.
4. La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo,
que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.
5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las
sociedades que integran un consorcio o asociación accidental, salvo que los demás
miembros del consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.
PARÁGRAFO:
Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por
ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato.
Y además las que establezca la Institución, las cuales detallamos a continuación:
________________________________________________________________________
__________________________________________________________
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA:
EL (LA) CONSULTOR/A, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los
trabajos derivados del presente contrato.
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CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA: (Timbres Fiscales)
El (LA) CONSULTOR/A se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al
presente contrato, por un valor de ( B/.
. (Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III)
Para constancia de lo convenido se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a los
______ días, del mes de __________________ del año _______.
POR EL ESTADO POR EL (LA) CONSULTOR/A (DE SER NECESARIO
INDICAR LA
INSTITUCIÓN)
_______________________ __________________________
Nombre
Cédula de Identidad Personal
o Pasaporte
REFRENDO
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Texto Recomendado por la Contraloría General de la República
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REPÚBLICA DE PANAMÁ
____________________
INSTITUCIÓN
Contrato de Suministro
CONTRATO Nº______
Entre los suscritos a saber: , de nacionalidad panameña, mayor de
edad, con Cédula de Identidad Personal Nº , actuando en su condición de
(Ministro, Contralor, Gerente, Director General, etc.) , actuando en nombre
y representación de EL ESTADO, (o indicar el nombre de la Institución, en caso de
Entidades Descentralizadas o Municipales) por una parte y por la otra ,
nacionalidad , mayor de edad, portador/a de la Cédula de Identidad Personal o
Pasaporte Nº , con domicilio (indicar lugar de la
residencia, avenida, calle, casa o apartamento), quien actúa en (nombre propio o en nombre
y representación) de , debidamente inscrito en el Registro Público, a Ficha
, Rollo , Imagen , de la Sección de , que en adelante se denominará EL
(LA) CONTRATISTA, hemos convenido en celebrar un Contrato de Suministro, cuya
autorización corresponde al Acto Público o Excepción Nº , (indicar)
de conformidad con las siguientes cláusulas:
CLÁUSULA PRIMERA:
EL (LA) CONTRATISTA se compromete a suministrar, transportar, entregar y descargar
en el Almacén de , los siguientes bienes (bien
mueble - especifique generalidades del mismo), a favor de EL ESTADO, con las
características y eficiencias señaladas en:
CLÁUSULA SEGUNDA:
El orden de precedencia de los documentos del Contrato, en caso de contradicciones o
discrepancias, entre ellos, es el siguiente:
1. Este contrato.
2. Las Especificaciones establecidas en el Pliego de Cargo .
(Referirse al Acto Público).
3. La Oferta presentada por EL (LA) CONTRATISTA junto con las cartas y
documentos que complementan el alcance de (Referirse al
Acto Público).
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103
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CLAÚSULA TERCERA:
EL (LA) CONTRATISTA se obliga formalmente a iniciar y concluir el suministro a que
se refiere este contrato dentro de los días calendarios siguientes, contados a partir de la
fecha de la orden de proceder.
CLÁUSULA CUARTA:
EL (LA) CONTRATISTA cancelará los impuestos correspondientes al
(describir el bien objeto de este contrato).
CLÁUSULA QUINTA:
EL ESTADO se reserva el derecho de ordenar pruebas o exámenes adicionales a los
especificados, de los materiales y/o equipos que haya de suministrar EL (LA)
CONTRATISTA, en cualquier tiempo y lugar. Los gastos y las pruebas e inspecciones
serán a cargo de EL ESTADO, pero si los materiales y/o equipos resultan de calidad
inferior a la exigida en las especificaciones, ello será motivo para que EL ESTADO
rechace los mismos y exija el reemplazo de estos, sin que incurra por ello en gastos o
responsabilidad alguna.
CLÁUSULA SEXTA:
EL (LA) CONTRATISTA garantiza los materiales y/o equipos suministrados por el
período de un (1) año adicional, contado a partir de la Aceptación Final por parte de EL
ESTADO. EL (LA) CONTRATISTA se obliga para con EL ESTADO a reemplazar con
materiales y/o equipos nuevos, aquellos que resulten deficientes o defectuosos y a
someterlos a las pruebas de aceptación por parte de EL ESTADO.
En este caso, todos los gastos en que se incurra serán por cuenta de EL (LA)
CONTRATISTA.
CLÁUSULA SÉPTIMA:
EL ESTADO se compromete a pagar a EL (LA) CONTRATISTA, la suma total de (
) B/. , mediante pagos de ( )B/. , cuya erogación corresponde
a (indicar las partidas presupuestarias y/o cuenta bancaria, año/s y monto
respectivo).
Los pagos a EL (LA) CONTRATISTA se harán de la siguiente manera:
CLÁUSULA OCTAVA:
EL (LA) CONTRATISTA conviene en pagar a EL ESTADO, en concepto de multa por
incumplimiento, el monto tasado entre el uno por ciento (1%) y el cuatro (4%) dividido
entre 30 (treinta) por cada día calendario de atraso del valor equivalente a la porción dejada
de entregar o ejecutar por el contratista. El valor total de la multa no será en ningún caso
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superior al diez por ciento (10%) del valor del contrato y deberá ingresar al Tesoro
Nacional.
El incumplimiento está dado en función de las solicitudes de prorrogas que se presenten
después de la fecha de vencimiento del plazo para la entrega del suministro o servicio o
para la ejecución de la obra.
CLÁUSULA NOVENA:
EL (LA) CONTRATISTA, deberá someter a consideración de EL ESTADO el (los)
subcontratista(s) que vaya a utilizar en la ejecución de suministro, si éste fuese el caso, los
cuales tienen que ser previamente autorizados por EL ESTADO.
CLÁUSULA DÉCIMA:
EL (LA) CONTRATISTA exonera y libera expresa y totalmente a EL ESTADO respecto
a terceros, de toda responsabilidad, civil, laboral, Fiscal o de cualquier naturaleza que
pudiese surgir con motivo de la ejecución del presente Contrato.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA:
EL (LA) CONTRATISTA asegurará contra todo riesgo los materiales y/o equipos durante
el transporte marítimo, aéreo y/o terrestre hasta su descarga en el lugar de entrega, por una
suma no menor del cien por ciento (100%) del valor total de la entrega. Estas pólizas de
seguro deberán ser suscritas a favor de EL (LA) CONTRATISTA y copia de estas
entregadas a EL ESTADO.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA:
Serán causales de Resolución Administrativa del presente contrato, las contenidas en el
Artículo 99 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006, que reglamenta la contratación pública a
saber:
1. El incumplimiento de las cláusulas pactadas.
2. La muerte del contratista, en los casos en que debe producir la extinción del
contrato conforme a las reglas del Código Civil, si no se ha previsto que puede
continuar con los sucesores del contratista, cuando sea una persona natural.
3. La quiebra o el concurso de acreedores del contratista, o por encontrarse éste en
estado de suspensión o cesación de pagos sin que se haya producido la declaratoria
de quiebra correspondiente.
4. La incapacidad física permanente del contratista, certificado por médico idóneo,
que le imposibilite la realización de la obra, si fuera persona natural.
5. La disolución del contratista, cuando se trate de persona jurídica, o de alguna de las
sociedades que integran un consorcio o asociación puedan cumplir el contrato.
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PARÁGRAFO:
Las causales de resolución administrativa del contrato se entienden incorporadas a éste por
ministerio de esta Ley, aún cuando no se hubiesen incluido expresamente en el contrato.
Y además las siguientes que establezca la Institución, las cuales detallamos a continuación:
________________________________________________________________________
__________________________________________________________
CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA:
EL (LA) CONTRATISTA conviene en que los materiales y/o equipos tendrán las
características técnicas indicadas en la lista de materiales y precios y documentos
complementarios de
(Referirse al Acto Público), el cual forma parte de este Contrato.
CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA:
La cesión de los derechos que emanan de este Contrato se ajustará a las normas
específicamente contenidas en el Artículo 67 de la Ley 22 de 27 de junio de 2006.
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA:
EL ESTADO declara que EL (LA) CONTRATISTA, ha presentado una Fianza de
Cumplimiento por la suma de ( )B/. , que representa el
% (por ciento), para garantizar el fiel cumplimiento del objeto de este contrato más el
término (tiempo), para responder por vicios redhibitorios.
CLÁUSULA DÉCIMA SEXTA:
EL (LA) CONTRATISTA se obliga a cumplir fielmente con todas las leyes, decretos,
ordenanzas provinciales, acuerdos municipales, disposiciones legales vigentes y asumir
todos los gastos que estas establezcan, sin ningún costo adicional para EL ESTADO.
CLÁUSULA DÉCIMA SÉPTIMA:
EL (LA) CONTRATISTA, renuncia a intentar reclamación diplomática en lo tocante a los
derechos derivados del presente contrato.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y FISCALES PARA REGULAR LAS ADQUISICIONES DE
BIENES Y SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE CULTURA
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CLÁUSULA DÉCIMA OCTAVA:
EL (LA) CONTRATISTA se obliga a pagar los timbres Fiscales que deben adherirse al
presente Contrato. (Código Fiscal, Art.967, Lib IV. Título VIII, Cap.III)
Para constancia de lo conveniente se firma el presente contrato en la ciudad de Panamá, a
los días, del mes de del año .
POR EL ESTADO POR EL (LA) CONTRATISTA
(DE SER NECESARIO
INDICAR LA
INSTITUCIÓN)
Nombre
Cédula de Identidad Personal
o Pasaporte
REFRENDO
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