UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORÍA C.P.A.
TESIS
PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
FINANZAS Y AUDITORÍA C.P.A.
TEMA
PROPUESTA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA
DE LA EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA.
AUTORA: STEPHANY ALEJANDRA ZURITA CEDEÑO
DIRECTORA: DOCTORA LUCY ROSERO PEÑA
QUITO – ECUADOR - 2016
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DEDICATORIA
Dedico esta tesis a mi hijo Arles que es la razón de
mi vida, a mi esposo Yebgueni y especialmente a mi padre
Kesselring, que estaría orgulloso de verme hoy aquí.
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AGRADECIMIENTO
Quería agradecerle primeramente a Dios, por todas las personas maravillosas que ha puesto
en mi camino, por las puertas que abrió para mí, y por todas las que sabiamente cerró; por
darme tenacidad, fuerza y valor para culminar mi metas.
Agradezco a mi esposo por su apoyo incondicional y por toda la comprensión y respeto
que mostro a mi ardua entrega como estudiante; a mi hijo Arles por todas las noches que
no pudimos compartir y por los momentos en que tuve que ausentarme de sus ratos de
juegos y sus nuevas vivencias, pero que siempre, él compensaba con sus lindas palabras y
sus inolvidables sonrisas.
Agradezco a mi madre, Sole por el ejemplo de perseverancia y constancia que la han
caracterizada siempre y que me han infundido hasta el día de hoy, el valor para salir
adelante,; por su amor incondicional que me ha enseñado a valor y agradecer cada
momento, aún los más difíciles. A mis hermanos que siempre vieron que su hermana
menor podía llegar a ser la más grande y que con las palabras de aliento me llevaron a este
lugar. A mis sobrinos que con sus guerras intergalácticas y sus historias magistrales
despejan mi mente en los momentos más extenuantes.
Agradezco a mi tutora de tesis, al Doctora Lucy Rosero, que me ha orientado y corregido
en mi labor científica, con un interés y una entrega que han sobrepasado con mucho, las
expectativas que como alumna, deposite en su persona. Al ingeniero Jorge Guerrero, mi
coordinador de carrera y mi gran ejemplo a seguir, quien me guió por el camino de la
enseñanza durante mi vida estudiantil y demostró la preocupación y dedicación por mi
aprendizaje, que solo el mejor de los maestros puede mostrar.
Agradezco a mi padre que desde el infinito cielo, ha guiado mis pasos, mi pensamiento,
mis sueños, mi vida.
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PRESENTACIÓN SINTÉTICA DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
La “Propuesta de Control Interno en el Área Administrativa de la Empresa Cromo &
Níquel del Ecuador Cía. Ltda.”, busca sugerir la implementar métodos de Control Interno
que aporten a la Gestión Administrativa, por tal motivo la presente investigación analiza y
propone el Control Interno basándose en el Modelo COSO, el cual coadyuvará al
cumplimiento de los objetivos establecidos, mejorando el Control Interno y facilitando la
toma de decisiones en la Empresa.
El presente trabajo para la demostración de la hipótesis consta de una estructura compuesta
de seis capítulos, desglosados de la siguiente manera:
Primer Capítulo.-Despliega el planteamiento básico del problema, en el que se hace
referencia a la problemática actual del Área Administrativa de la Compañía, enfocándose
en la necesidad de realizar una propuesta de Control Interno, resaltando la respectiva
justificación práctica de la utilidad de este trabajo. Asimismo, se plantean los objetivos que
determinan el curso de esta investigación, orientados con mayor especificidad a temas de
orden técnico relacionados con el Control Interno, la hipótesis y las variables
correspondientes.
Segundo Capítulo.- Muestra el Marco Referencial, el cual se subdivide en Marco Teórico
y Marco Conceptual. El primero desglosa la base científica relacionada con el Control
Interno, el Manual de Procedimientos y el Modelo COSO, información en la que se
sustentará la propuesta del trabajo de titulación; seguido del Marco Conceptual que
despliega los términos técnicos, con su correspondiente interpretación, los cuales se
utilizan en el desarrollo de la presente investigación.
Tercer Capítulo.- Se expone la Metodología de la Investigación que se va a utilizar para
el presente estudio, en la cual se detalla el cálculo de la muestra, el diagnóstico de la
Empresa, el FODA y el Modelo COSO.
Cuarto Capítulo.-Se diseña la Propuesta de Control Interno para el Área Administrativa
de la Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., en la cual se detalla los objetivos
del Control Interno basado en el Modelo COSO, se presenta la situación actual de la
empresa; se detalla los procedimientos administrativos, la organización estructural que
permitirá establecer el Manual de Control Interno para el Área Administrativa, el Manual
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de Puestos y Funciones, el Manual de Normas y Procedimientos y finalmente se elabora el
Plan de Acción con su debido Presupuesto. Cabe resaltar que, en éste acápite se establece
una política de Gestión Administrativa, que facilitará a la Compañía contar con un
documento guía para organizar el funcionamiento interno del Área Administrativa, para lo
cual se sugiere un Plan Operativo indicando la forma en la que se puede llevar a cabo dicha
propuesta, definiendo un cronograma de acciones.
Finalmente se establecen las conclusiones y recomendaciones que se han obtenido en el
presente estudio, lo cual facilita la demostración de la hipótesis.
ÍNDICE DE CONTENIDO
CERTIFICACIÓN ................................................................................................................ II
AUTORÍA ........................................................................................................................... III
PRESENTACIÓN SINTÉTICA DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN ....................... VI
ÍNDICE DE CONTENIDO ................................................................................................... 8
ÍNDICE DE TABLAS ......................................................................................................... 11
ÍNDICE DE FIGURAS ....................................................................................................... 13
CAPÍTULO I ....................................................................................................................... 14
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................................. 14
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................... 14
1.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................... 14
1.2.1. Pregunta Central ............................................................................................... 14
1.2.2. Preguntas Específicas ....................................................................................... 14
1.3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................ 15
1.4. OBJETIVOS .................................................................................................................. 15
1.4.1. Objetivo General ............................................................................................... 15
1.4.2. Objetivos Específicos ....................................................................................... 15
1.5. HIPÓTESIS ................................................................................................................... 16
1.6. VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................................. 16
1.7. VARIABLE DEPENDIENTE ............................................................................................. 16
1.8. VARIABLE INDEPENDIENTE ......................................................................................... 16
CAPÍTULO II ...................................................................................................................... 17
MARCO REFERENCIAL .................................................................................................. 17
2.1. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 17
2.1.1. Definición del Control Interno.......................................................................... 17
2.1.2. Características del Control Interno ................................................................... 17
2.1.3. Componentes de la estructura del Control Interno ........................................... 18
2.1.4. Estructura del Control Interno .......................................................................... 19
2.1.5. Importancia del Control Interno ....................................................................... 20
2.1.6. Métodos de evaluación del Control Interno .................................................... 20
2.1.6.1. Cuestionarios ........................................................................................... 21
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2.1.6.2. Descripciones Narrativas ........................................................................ 21
2.1.6.3. Diagramas de Flujo ................................................................................. 22
2.1.6.4. Responsabilidad del Control Interno ....................................................... 23
2.1.7. Clasificación del Control Interno...................................................................... 23
2.1.8. Manual de procedimientos ................................................................................ 24
2.1.9. Control Interno según el Modelo COSO .......................................................... 24
2.1.9.1. Antecedentes ........................................................................................... 24
2.2. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................. 25
CAPÍTULO III .................................................................................................................... 28
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................... 28
3.1. METODOLOGÍA ............................................................................................................ 28
3.1.1. Diseño de la Investigación ................................................................................ 28
3.1.2. Estrategia de Investigación ............................................................................... 28
3.1.3. Tipo de Investigación ....................................................................................... 28
3.1.4. Población y Muestra ......................................................................................... 28
3.1.5. Métodos de Investigación ................................................................................. 29
3.2. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN. ........................................................ 30
3.3. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA .................................................................................... 31
3.3.1. Reseña de la empresa ........................................................................................ 31
3.3.2. Análisis de la Empresa Mediante la Herramienta FODA ................................ 33
3.3.3. Diagnóstico de Control Interno en base al Modelo COSO .............................. 36
CAPÍTULO IV .................................................................................................................... 45
PROPUESTA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE LA
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA ..................................... 45
4.1. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ............................................................................ 45
4.2. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LA FODA Y EL MODELO COSO............................ 46
4.3. ANTECEDENTES .......................................................................................................... 46
4.4. UBICACIÓN.................................................................................................................. 47
4.5. HISTORIA .................................................................................................................... 47
4.6. VISIÓN ........................................................................................................................ 47
4.7. MISIÓN ........................................................................................................................ 47
4.8. OBJETIVOS .................................................................................................................. 48
4.9. VALORES Y PRINCIPIOS ............................................................................................... 48
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4.10. REGLAMENTO INTERNO .............................................................................................. 48
4.11. ACTIVIDAD PRINCIPAL ................................................................................................ 48
4.12. ORGANIGRAMAS DE LA EMPRESA ............................................................................... 49
4.12.1. Organigrama Estructural ................................................................................... 49
4.12.2. Organigrama Funcional de la Empresa............................................................. 50
4.12.3. Organigrama de Posición .................................................................................. 51
4.13. PROPUESTA (MODELO COSO). ................................................................................... 52
4.13.1. Ambiente de Control......................................................................................... 52
4.13.2. Evaluación de Riesgos ...................................................................................... 54
4.13.3. Actividades de Control ..................................................................................... 55
4.13.4. Información y Comunicación ........................................................................... 56
4.13.5. Supervisión ....................................................................................................... 57
4.14. MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA ADMINISTRATIVA ............................ 60
4.14.1. Manual de Puestos y Funciones ........................................................................ 61
4.14.2. Manual de Normas y Procedimientos ............................................................... 67
4.14.3. Plan de Acción ................................................................................................ 111
4.14.4. Presupuesto del Plan de Acción ...................................................................... 112
CAPÍTULO V ................................................................................................................... 114
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................ 114
5.1. CONCLUSIONES ......................................................................................................... 114
5.2. RECOMENDACIONES .................................................................................................. 115
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 116
ANEXOS ........................................................................................................................... 120
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ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Muestra total y puesto de trabajo ....................................................................................... 29
Tabla 2: Principales Competidores .................................................................................................. 32
Tabla 3: Principales Proveedores ..................................................................................................... 33
Tabla 4: Cuestionario sobre el Ambiente de Control ....................................................................... 36
Tabla 5: Calificación sobre el Ambiente de Control. ...................................................................... 37
Tabla 6: Cuestionario sobre la Evaluación de Riesgo. .................................................................... 38
Tabla 7: Calificación sobre Evaluación de Riesgos. ....................................................................... 39
Tabla 8: Cuestionario sobre Actividades de Control. ...................................................................... 40
Tabla 9: Calificación sobre Actividades de Control. ...................................................................... 40
Tabla 10: Cuestionario sobre actividades de Información y Comunicación. .................................. 41
Tabla 11: Calificación sobre actividades de Información y Comunicación. ................................... 42
Tabla 12: Cuestionario sobre actividades de Supervisión. .............................................................. 43
Tabla 13: Calificación sobre actividades de Supervisión. ............................................................... 43
Tabla 14: Actividades del Plan Anual de Supervisión y Evaluación ............................................... 57
Tabla 15: Tareas y responsabilidades según autores ........................................................................ 58
Tabla 16: Cuadro Resumen de los Puestos del Área Administrativa de la Empresa Cromo & Níquel
del Ecuador Cía. Ltda. ...................................................................................................................... 62
Tabla 17: Manual de Funciones Jefe Administrativo ....................................................................... 63
Tabla 18: Manual de Funciones Contador ....................................................................................... 64
Tabla 19: Manual de Funciones Auxiliar Contable .......................................................................... 65
Tabla 20: Manual de Funciones Secretaria ...................................................................................... 66
Tabla 21: Manual de Funciones Especialista en Logística ............................................................... 67
Tabla 22: Símbolos utilizados por la Norma ANSI ......................................................................... 68
Tabla 23: Procedimiento Supervisar el Registro Contable .............................................................. 70
Tabla 24: Procedimiento Supervisar el Registro Contable .............................................................. 71
Tabla 25: Procedimiento Otorgar créditos al cliente ........................................................................ 73
Tabla 26: Procedimiento Otorgar Crédito a Cliente ......................................................................... 74
Tabla 27: Procedimiento Reuniones con el Personal ....................................................................... 76
Tabla 28: Procedimiento Reuniones con el Personal ....................................................................... 77
Tabla 29: Procedimiento Selección de Personal .............................................................................. 79
Tabla 30: Procedimiento Selección de Personal .............................................................................. 80
Tabla 31: Procedimiento Ingresar Compras ..................................................................................... 84
Tabla 32: Procedimiento Ingresar Compras ..................................................................................... 85
Tabla 33: Procedimiento Pago Proveedores ..................................................................................... 87
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Tabla 34: Procedimiento Pago Proveedores ..................................................................................... 88
Tabla 35: Procedimiento Elaboración de Estados Financieros ........................................................ 90
Tabla 36: Procedimiento Elaboración de Estados Financieros ........................................................ 91
Tabla 37: Procedimiento Declaración de Impuestos al SRI ............................................................. 93
Tabla 38: Procedimiento Declaración de Impuestos al SRI ............................................................. 94
Tabla 39: Procedimiento Elaboración de la Conciliación Bancaria ................................................. 97
Tabla 40: Procedimiento Elaboración de la Conciliación Bancaria ................................................. 97
Tabla 41: Procedimiento Facturación .............................................................................................. 99
Tabla 42: Procedimiento Facturación .............................................................................................. 99
Tabla 43: Procedimiento Cobro de Factura .................................................................................... 101
Tabla 44: Procedimiento Cobro de Factura .................................................................................... 101
Tabla 45: Procedimiento Administración de Caja Chica ............................................................... 103
Tabla 46: Procdmiento Administración de Caja Chica .................................................................. 104
Tabla 47: Procedimiento Control de Documentación .................................................................... 106
Tabla 48: Procedimiento Control de Documentación .................................................................... 106
Tabla 49: Procedimiento Selección del Proveedor ......................................................................... 108
Tabla 50: Procedimiento Selección del Proveedor ......................................................................... 109
Tabla 51: Plan de Acción del Área Administrativa de la Empresa Cromo & Níquel del Ecuador
Cía. Ltda. ........................................................................................................................................ 111
Tabla 52: Presupuesto del Plan de Acción ..................................................................................... 113
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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Principales Clientes .......................................................................................................... 32
Figura 2: Organigrama estructural de la empresa Cromo & Níquel del Ecuador CÍA LTDA ......... 50
Figura 3: Organigrama Funcional .................................................................................................... 51
Figura 4: Organigrama de posición de la Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda. .......... 52
Figura 5: Supervisar el Registro Contable ....................................................................................... 72
Figura 6: Otorgar de créditos a clientes ........................................................................................... 75
Figura 7: Reuniones con el personal ................................................................................................ 78
Figura 8: Selección de Personal ....................................................................................................... 82
Figura 9: Ingreso de Compras .......................................................................................................... 86
Figura 10: Pago Proveedor ............................................................................................................... 89
Figura 11: Elaboración de los Estados Financieros .......................................................................... 92
Figura 12: Declaración de impuesto al Servicio de Rentas Internas Contador ................................ 96
Figura 13: Elaboración de la Conciliación Bancaria ........................................................................ 98
Figura 14: Facturación ................................................................................................................... 100
Figura 15: Cobro de facturas .......................................................................................................... 102
Figura 16: Administración de caja chica ........................................................................................ 105
Figura 17: Control de la documentación ........................................................................................ 107
Figura 18: Selección del Proveedor ............................................................................................... 110
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CAPÍTULO I
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1. Planteamiento del Problema
Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., no cuenta con un adecuado Control Interno del
Área Administrativa, ya que, la atención se ha enfocado a otras áreas, ocasionando
falencias en la asignación de funciones y responsabilidades al personal, debido que al no
poseer un documento reglamentario que indique como debe controlarse el Área
Administrativa se tiene como efecto directo una disminución de los beneficios tanto para
los trabajadores, como para los socios.
Es por esta razón, que la presente investigación muestra una propuesta que define políticas
como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos implementados, y
así facilitar un mejor control en el Área Administrativa, con efecto directo en la gestión
administrativa global de la Empresa.
1.2. Formulación del Problema
1.2.1. Pregunta Central
¿La Empresa podrá mejorar su manejo y funcionamiento gracias a la propuesta del
Control Interno en el Área Administrativa?
1.2.2. Preguntas Específicas
¿Qué normas de Control Interno se aplicaran en el Área Administrativa?
¿Qué planes y programas posee la Gerencia de Auditoria para llevar a cabo sus
funciones?
¿Cuáles son los factores que directa o indirectamente afecta el proceso de Auditoria
de Control Interno de la dirección y la administración de la Empresa?
¿Cómo influyen los resultados y hallazgos del Control de Gestión en las mejoras
futuras de las operaciones de la Empresa?
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¿Qué procedimientos se mejorarían con la aplicación de la propuesta de Control
Interno en el Área Administrativa?
1.3. Justificación
Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es una empresa pionera en la elaboración de
muebles de metal, actualmente se ha dedicado a crecer en el mercado industrial
ecuatoriano, el mismo que es muy competitivo por la cantidad de productores de muebles
en éste material, convirtiéndose en su prioridad la batalla del día a día por ganar más
espacio en la mente del consumidor, olvidado de ésta manera un aspecto de suma
importancia, relacionado con la utilización de controles en el Área Administrativa.
Poco a poco el Control Interno se ha ido implementado en ciertos departamentos, dejando
a un lado el Área Administrativa, olvidándose que ésta juega un rol muy importante en el
desarrollo integral de la Empresa.
Por ende, es necesario conocer el funcionamiento administrativo de la Compañía, para
establecer procesos, procedimientos, políticas y normas que permitan tener un mejor
control del Área Administrativa. De esta manera es factible sacar el mayor provecho
posible del Control Interno en el mejoramiento de la gestión empresarial correspondiente.
1.4. Objetivos
1.4.1. Objetivo General
Propuesta de Control Interno en el Área Administrativa de la Empresa Cromo &
Níquel del Ecuador Cía. Ltda., para mejorar las operaciones administrativas y
solucionar los problemas a tiempo.
1.4.2. Objetivos Específicos
Proponer acciones que faciliten el conocimiento de la importancia del Control
Interno en el Área Administrativa para la toma de decisiones de la Empresa.
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Realizar un análisis de la situación actual de la Área Administrativa de la Empresa
Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., y determinar los tiempos de demora en la
solución de problemas.
Realizar una adecuada asignación de funciones en el Área Administrativa de la
Empresa.
Describir los procedimientos que debe realizar el personal del Área Administrativa
de la Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda., aplicando el Modelo COSO.
Proponer el Control Interno para el Área Administrativa de la Empresa Cromo
&Níquel del Ecuador Cía. Ltda.
1.5. Hipótesis
La propuesta de Control Interno en el Área Administrativa de la Empresa Cromo & Níquel
del Ecuador Cía. Ltda., permitirá detectar los posibles errores o fraudes y la asignación de
responsabilidades al personal
1.6. Variables de la investigación
Según al medio en el cual se desarrolla la Empresa, se han definido algunas variables, que
pueden influenciar en el futuro desempeño de la organización y permitirán tomar
correctivos necesarios para poder obtener los resultados deseados.
1.7. Variable dependiente
Proceso Administrativo de la Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda.
1.8. Variable independiente
Propuesta de Control Interno.
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CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1. Marco Teórico
En este capítulo se hace referencia a lo relacionado con el Marco Teórico y Conceptual, los
cuales servirán de base para una mejor compresión del Control Interno, a través del
conocimiento de los modelos utilizados internacionalmente e igualmente los utilizados en
el Ecuador.
2.1.1. Definición del Control Interno
Desde hace varias décadas la gerencia moderna ha implementado nuevas formas
para mejorar los controles en las empresas del sector privado. Ello es importante
tener en cuenta, por cuanto el Control Interno tiene una vinculación directa con el
curso que debe mantener la empresa, hacia el logro de sus objetivos y
metas.(Marca, 2010, pág. 10)
Aun cuando el primer concepto podría asociarse con la auditoría; el concepto sobre
dominio o mando, define con mayor precisión al Control Interno Gerencial. Por
ello, tratar de discutir sobre el tema del control o confirmarse su existencia es un
tema muy complicado.(Marca, 2010, pág. 10)
2.1.2. Características del Control Interno
Características generales del Sistema de Control Interno:
1- Integral: Considera la totalidad de los procesos, actividades y operaciones con
un enfoque sistémico y participativo de todos los trabajadores.
2- Flexible: Responde a sus características y condiciones propias, permitiendo su
adecuación, armonización y actualización periódica. En entidades que cuenten con
reducido personal, establecimientos y unidades de base, debe ser sencillo,
previendo que la máxima autoridad o alguien designado por él, se responsabilice
con la revisión y supervisión de las operaciones.
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3- Razonable: Diseñado para lograr los objetivos del Sistema de Control Interno
con seguridad razonable y satisfacer, con la calidad requerida, sus necesidades. El
Sistema de Control Interno está relacionado con el concepto de seguridad
razonable, al reconocer la existencia de limitaciones y riesgos en los procesos,
actividades y operaciones, originados por errores en interpretaciones de normas
legales, en la toma de decisiones, por acuerdos entre personas y al evaluar la
relación costo – beneficio.(Mora, 2014)
2.1.3. Componentes de la estructura del Control Interno
Los componentes pueden considerarse como un grupo de normas que son utilizadas para
medir el Control Interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura de Control
Interno se requiere de los siguientes componentes:
Ambiente de Control Interno.
Evaluación del Riesgo.
Actividades de Control Gerencial.
Sistema de información y comunicación.
Actividades de Monitoreo.(ALVAREZ ILLANES, 2002)
Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:
Los objetivos deben ser establecidos y comunicados.
Identificación de los riesgos internos y externos.
Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento.
Evaluación del medio ambiente interno y externo.
Actividades de Control Gerencial(ALVAREZ ILLANES, 2002)
Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial son:
Políticas para el logro de objetivos.
Coordinación entre las dependencias de la entidad.
Diseño de las actividades de control.
Sistema de información y comunicación(ALVAREZ ILLANES, 2002)
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Los elementos que conforman el sistema de información y comunicación son:
Identificación de información suficiente.
Información suficiente y relevante debe ser identificada y comunicada en forma
oportuna para permitir al personal ejecutar sus responsabilidades asignadas.
Revisión de los sistemas de información.
Las necesidades de información y los sistemas de información deben ser
revisados cuando existan cambios en los objetivos o cuando se producen
deficiencias significativas en los procesos de formulación de
información.(ALVAREZ ILLANES, 2002)
Los elementos que conforman las actividades de monitoreo son:
Monitoreo del rendimiento.
Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del Control Interno.
Aplicación de procedimientos de seguimiento.
Evaluación de la calidad del Control Interno(ALVAREZ ILLANES, 2002)
2.1.4. Estructura del Control Interno
a) Control Interno Financiero
“Incluye controles sobre los sistemas de autorización y aprobación, segregación de
funciones, entre las operaciones de registro e información contable”.(Cedillo,
2014)
b) Control Interno Gerencial
Advierte en un sentido amplio, el plan de organización, política, procedimientos y
prácticas utilizadas para administrar las operaciones en una entidad o programa y
asegurar el cumplimiento de las metas establecidas.
Las técnicas y procedimientos utilizados para ejercer el Control Interno de las
operaciones, pueden variar de una entidad a otra, según la naturaleza, magnitud, y
complejidad de sus operaciones; sin embargo, un control administrativo efectivo
comprende los siguientes pasos:(Cedillo, 2014)
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Determinación de objetivos y metas mensurables, políticas y normas.
Monitoreo del progreso y avance de las actividades.
Evaluación de los resultados logrados.
Acción correctiva, en los casos que sean requeridos.(Cedillo, 2014)
2.1.5. Importancia del Control Interno
Los controles internos en las organizaciones tienen suma importancia, ya que estas están
formadas por seres humanos que se equivocan y cometen errores por lo que hay que
identificarlos antes de que causen daño.
Todas las empresas públicas, privadas y sin fines de lucro, sea cual sea su actividad, deben
de contar con instrumentos de control administrativo, un buen sistema de
contabilidad, eficiente y práctico, además es necesario contar con un adecuado sistemas
de control interno que esté en correspondencia con las características específicas de la
organización, siendo este integral, flexible y razonable para confiar en los conceptos,
cifras, informes y reportes de los estados financieros.
Un buen sistema de control interno es importante, desde el punto de vista de
la integridad física y numérica de bienes, valores y activos de la empresa, tales
como el efectivo en caja y bancos, mercancías, cuentas y documentos por cobrar,
equipos de oficina, reparto, maquinaria, etc., es decir, un sistema eficiente y
práctico de control interno, dificulta la colusión de empleados, fraudes, robos,
etc.(Abraham, 1999 )
2.1.6. Métodos de evaluación del Control Interno
“La evaluación del Control Interno, se puede realizar a través de diagramas de flujo,
descripciones narrativas y cuestionarios especiales, según las circunstancias, o bien se
puede aplicar una combinación de los mismos, como forma de documentar y evidenciar la
evaluación”.(Catacora, Sistemas y Procedimientos Contables, 1997)
En determinadas circunstancias la realización de un diagrama puede llegar a ser más útil
que la descripción narrativa de determina operación o proceso, en otras, la existencia de
cuestionarios especiales puede ayudar de manera más efectiva que el análisis a través de
otra fuente de documentación.
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Dependiendo de las situaciones a evaluar se elegirá uno u otro método de documentación
identificando aquellas oportunidades en donde se pueda utilizar la mayor cantidad de
soporte documental que pueda facilitar el área o ente objeto de evaluación, para evidenciar
la evaluación del sistema de información, contabilidad y control.
2.1.6.1. Cuestionarios
Un cuestionario consiste en una serie de instrucciones que debe seguir o responder
el auditor. Cuando se finaliza una instrucción, deben escribirse las iniciales en el
espacio al lado de la misma. Si se trata de una pregunta, la respuesta (que suele ser
normalmente “si” o “no” o “no aplicable”) se anota al lado de la
pregunta.(Fundación Carlos Slim, 2013)
En el cuestionario se hacen preguntas específicas y por lo general una respuesta negativa
señala la existencia de una deficiencia. En la presente investigación fue necesario la
confección y aplicación de cuestionarios para evaluar la situación actual del área
administrativa de la empresa en cuanto a la implementación y cumplimiento del control
interno.
2.1.6.2. Descripciones Narrativas
“Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del
sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades,
departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que
intervienen en el sistema”.(Fundación Carlos Slim, 2013)
Este método es utilizado conjuntamente con los diagramas de flujos, con el propósito de
facilitar la comprensión de este último, ya que solos gráficos muchas veces no se entienden
por si solos, siendo necesaria su interpretación de manera descriptiva.
En la investigación fue utilizado en la confección del manual de procedimientos del área
administrativa, para describir actividad por actividad, ejecutada en cada proceso.
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2.1.6.3. Diagramas de Flujo
“Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las operaciones de
un determinado sistema. Esa secuencia gráfica en el orden cronológico que se produce en
cada operación”.(Fundación Carlos Slim, 2013)
Al confeccionar de diagramas de flujos, es importante establecer los códigos para las
distintas figuras que formarán parte de la narración gráfica de las operaciones y se deben
tener en cuenta los siguientes aspectos:
Los procedimientos deben describirse secuencialmente a través del sistema.
Describir los documentos que tengan incidencia contable.
Demostrar cómo se llevan los archivos y como se preparan los informes con
incidencia contable.
Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organización.
Identificar el puesto y quién efectúa el procedimiento.
Los flujograma diseñados para cada proceso del área administrativa de la empresa
permitirán al auditor:
Simplificar la tarea de identificar el proceso.
Orientar la secuencia de las actividades con criterio lógico, pues sigue el curso
normal de las operaciones.
Unificar la exposición con la utilización de símbolos convencionales con las
consiguientes ventajas para el usuario.
Visualizar la ausencia o duplicación de controles, autorizaciones, registros,
archivos.
Facilitar la supervisión a base de las características de claridad, simplicidad,
ordenamiento lógico de la secuencia.
Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estén
debidamente aclarados, con el objeto de que el diagrama esté de acuerdo con el
funcionamiento real.
Página 23
Verificar el flujograma levantado con la normatividad pertinente para determinar el
grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias.(Fundación
Carlos Slim, 2013)
2.1.6.4. Responsabilidad del Control Interno
La responsabilidad principal del establecimiento y desarrollo del Sistema de Control
Interno en la empresa es del director general en su condición de representante legal. Sin
embargo, la aplicación de los métodos, procedimientos y la calidad, eficiencia y eficacia
del Sistema de Control Interno, es responsabilidad de todos y cada uno de los empleados y
sus jefes inmediatos, en las oficinas, áreas o dependencias y de acuerdo a las funciones,
competencias y recursos asignados a cada uno, logrando alcanzar el denominado auto -
control. Por lo que concernirá ejecutar el sistema de Control Interno a todos los integrantes
de la entidad, desde el superior jerárquico inmediato de cada servidor hasta el trabajador
que no cuenta con una autoridad subordinada en la cadena de mando, bajo la denominación
de “Responsabilidad Administrativa de la Gestión”.
2.1.7. Clasificación del Control Interno
Existen dos tipos de controles internos: administrativos y contables
El control interno administrativo :no está limitado al plan de la organización ni con
los procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la
autorización de intercambios, sino que se relaciona con la eficiencia en las
operaciones establecidas por el ente, pueden ser llamados generales y no tienen un
impacto sobre la razonabilidad de los estados contables , dado que no se relacionan
con la información contable .(Catacora, Sistemas y Procedimientos Contables,
1997)
El control interno contable: comprende el plan de la organización y los registros
que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros
contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable, pueden ser
llamados específicos y se relacionan con la información contable y por lo tanto con
las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles
Página 24
abarca desde el origen de la información hasta los saldos finales.(Catacora,
Sistemas y Procedimientos Contables, 1997)
2.1.8. Manual de procedimientos
“El Manual de Procedimientos es el conjunto de documentos que describen de forma
detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se
realiza en la unidad organizativa”.(R.O, 1999)
Al igual que en los manuales de organización, no existe un patrón ni una forma
única para la elaboración de un Manual de Procedimientos; así como tampoco
existe una uniformidad en su contenido, ya que éstos se diseñan considerando
cumplir con las necesidades y formas de trabajo específicas de las
instituciones.(Vizcaíno, 2014)
Los manuales de procedimientos se confeccionan teniendo en cuenta todos los procesos y
procedimientos de forma general para una unidad organizativa o pueden ser realizados para
la descripción de un área, proceso o procedimiento en específico. En esta investigación se
elaboró el manual de procedimientos para el Área Administrativa describiéndose todos los
procesos que se ejecutan en dicha área.
2.1.9. Control Interno según el Modelo COSO
Luego de analizar varios modelos para la implantación del Control Interno y de desplegar
anteriormente basta información teórica del mismo, se tomó la decisión de llevar a cabo el
análisis de la propuesta de Control Interno para la empresa sobre la base del Modelo
COSO.
2.1.9.1. Antecedentes
El primer Informe COSO sobre Control Interno fue publicado en EE.UU. en el año 1992 y
surgió por la necesidad de recoger y unificar de forma coherente en un solo informe, las
inquietudes que planteaban la variedad de conceptos, definiciones e interpretaciones
existentes en torno a la temática referida.
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El “Informe COSO” constituye un gran avance al acordar una definición respecto al
concepto de Control Interno. El mismo logra definir un marco conceptual común y se
constituye en una visión integradora. (COSO II, 2013, pág. 54)
En general su estructura está formada en cuatro partes:
Resumen Ejecutivo: Visión de alto nivel sobre la estructura conceptual del Control
Interno, dirigido a directores ejecutivos, miembros del consejo, legisladores.
Estructura Conceptual: Define Control Interno, describe sus componentes y
proporciona criterios para que Administradores, Consejeros y otros puedan valorar
sus sistemas de control.
Reportes a Partes Externas: Es un documento suplementario que proporciona
orientación a aquellas entidades que publican informes sobre Control Interno
además de la preparación de estados financieros.
Herramientas de evaluación: Proporciona materiales que se pueden usar en la
realización de la evaluación del Control Interno.(COSO II, 2013, pág. 54)
2.2. Marco Conceptual
Actividades de control: “Aquellas medidas y procedimientos que ayudan a asegurar que
las directrices marcadas por la dirección se llevan a cabo. Las actividades de control son un
componente del Control Interno“.(ICAC, 2013, pág. 1)
Área Administrativa: Da soporte a las demás áreas técnicas, lo cual la convierten
en un órgano fundamental para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Provista de un Coordinador General, cuya función principal está enmarcada en la
planificación, coordinación, dirección y ejecución de las labores encomendadas por
ley.(IMN, 2010)
Control Interno: Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse
contra errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos
contables. Está diseñado para ayudar a la operación eficiente de una empresa y para
asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa(MAC, 2010, pág. 2)
Control Interno según COSO: El Control Interno es un proceso efectuado por la
dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de
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proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las
operaciones. Confiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las
leyes, reglamentos y normas que sean aplicables(Colegio de Contadores, 2012)
COSO: Committee of SponsoringOrganizations of the Treadway Commission (Comité de
Organizaciones Patrocinadores de la Comisión Treadway): “Organización que formuló un
sistema de controles internos o estructura de control denominado Marco Integrado de
Control Interno, COSO“.
Diagrama de Flujo: Es una representación gráfica de los flujos de información y
de cómo estos flujos se entrelazan. Es una herramienta útil para la identificación
detallada de la situación o hecho que podría afectar el logro de los objetivos
operativos de una etapa, proceso o subproceso(Colegio de Contadores, 2012, pág.
11)
Eficacia: Respecto a la eficacia, se la puede definir como el nivel de consecución
de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a la capacidad para lograr lo que
nos proponemos. Cuando se dice que se es eficaz, se hace con una dimensión
externa, considerando que cumple con los objetivos previstos, estando bien
relacionado o adaptado con el entorno. En términos generales, se habla de eficacia
una vez que se han alcanzado los objetivos propuestos. (Manene, 2013)
Entorno de control: Compren de las funciones del gobierno y dirección de la
empresa, así como las actitudes, compromisos y acciones de los responsables del
gobierno de la entidad y de la dirección de la empresa, sobre el Control Interno de
la entidad y su importancia. El entorno de control es un componente del Control
Interno(ICAC, 2013, pág. 7)
Manual de Funciones: “Instrumento a través del cual se establecen las funciones y
requisitos de los empleos que conforman la planta de personal de cada entidad“.(Consejo
de Asesores y el Comité Institucional de control Interno, 2010, pág. 17)
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Manual de Procedimientos: “Documento básico que describe la manera como se hace o
se desarrolla una tarea, un proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad,
tiempos, movimientos, flujo de operación, controles, políticas y normatividad aplicables en
cada caso particular“. (Consejo de Asesores y el Comité Institucional de control Interno,
2010, pág. 17)
Políticas empresariales: Las políticas empresariales son decisiones corporativas
mediante las cuales se definen los criterios y se establecen los marcos de actuación
que orientan la gestión de todos los niveles de la Sociedad en aspectos específicos.
Una vez adoptadas, se convierten en pautas de comportamiento no negociables y de
obligatorio cumplimiento, cuyo propósito es reducir la incertidumbre y canalizar
todos los esfuerzos hacia la realización del objeto social de la Sociedad.(Ecopetrol,
2012)
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CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1. Metodología
3.1.1. Diseño de la Investigación
La presente investigación se realiza bajo el paradigma de la investigación cuantitativa toda
vez que se recogen y analizan datos cuantitativos sobre variables. Mediante la cual se trató
de determinar la correlación entre las variables y la generalización y objetivación de los
resultados mediante la aplicación de esta a la muestra objeto de estudio, que resulta ser el
Área Administrativa de la empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda. Ubicada en la
ciudad de Quito.
3.1.2. Estrategia de Investigación
La presente investigación seguirá la estrategia de la investigación descriptiva, ya que su
principal objetivo es describir el fenómeno y reflejar lo esencial y más significativo de
este, la aplicación de esta estrategia permitirá caracterizar y describir los procesos y
funciones que se ejecutan en el área administrativa de la empresa objeto de estudio,
facilitará la elaboración de los diagramas de flujo de cada uno de estos procesos.
3.1.3. Tipo de Investigación
Esta investigación es de campo, pues los datos son recogidos directamente en el lugar
donde se encuentra el objeto de estudio, la investigación es aplicada para comprender y
resolver la situación problémica que presenta esta empresa en el contexto determinado, el
investigador trabajó en un ambiente natural con los trabajadores del centro y las fuentes
consultadas, de las que se obtuvieron los datos más relevantes para ser analizados.
3.1.4. Población y Muestra
Población
Población está determinada por el total de trabajadores de la empresa Cromo &Níquel del
Ecuador Cía. Ltda. Ubicada en la ciudad de Quito.
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Muestra
En este caso se definió como muestra a los trabajadores del Área Administrativa de la
empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda. dado que es el área objeto de estudio.
Tabla 1: Muestra total y puesto de trabajo
No PUESTOS DE TRABAJO
1 Jefe de Administración
2 Secretaria
3 Contador
4 Auxiliar de Contabilidad
5 Especialista en Logística
Elaborado por: Autora
3.1.5. Métodos de Investigación
Los Métodos utilizados en la presente investigación fueron los siguientes:
Método inductivo y deductivo: Permite configurar el conocimiento y generalizar de
forma lógica los datos empíricos a alcanzarse en el proceso de investigación. Este método
se utiliza prácticamente en toda la investigación, siendo muy útil en el desarrollo del
marco teórico
Método analítico y síntesis: Este método se utiliza durante toda la investigación
facilitando el análisis y la síntesis de aquellos elementos imprescindibles para el
desarrollo del trabajo y la elaboración de la propuesta de control interno en el área
administrativa de la empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda .
Método comparativo: Este método permitió establecer comparaciones, semejanzas y
diferencias entre la empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda y las demás empresas
del sector dedicadas a la misma actividad y que forman parte de la competencia.
Método de la observación: La observación científica es la percepción planificada dirigida
a un fin y relativamente prolongada de un hecho o fenómeno. Este método se utiliza de
forma consciente y orientada a un objetivo determinado. Se realizó la observación no
participativa de todas las actividades realizadas por los trabajadores del Área de
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Administración, sus funciones y responsabilidades por cada puesto de trabajo, así como los
posibles riesgos a los que se enfrentan en el desempeño de sus tareas.
3.2. Técnicas e Instrumentos de Investigación.
Técnicas de Investigación.
Las técnicas de investigación, utilizadas fueron dos: técnica documental y técnica de
campo.
La técnica documental: Mediante la cual se efectuó la recopilación de información para
enunciar las teorías que sustentan este estudio y los fenómenos y procesos que se ejecutan
en este, utilizando la investigación bibliográfica, destinada a obtener información de
fuentes secundarias que constan en libros, revistas, periódicos y documentos en general.
La técnica de campo: permitió la observación en contacto directo con el objeto de estudio
del Área Administrativa de la empresa , y el acopio de testimonios que permitieron
confrontar la teoría con la práctica para arribar a de la verdad objetiva.
Instrumentos de Investigación.
Los instrumentos aplicados en la investigación fueron:
Cuestionario. En el cuestionario se formularon una serie de preguntas cerradas, que
permitieron medir una o más variables de la investigación, este instrumento se aplicó para
realizar el diagnóstico de los cinco componentes de Control Interno en el Área
Administrativa de la empresa, posibilitando observar los hechos a través de la valoración
que hicieron de los mismos los encuestados, limitándose la investigación a las valoraciones
subjetivas de estos.
Observación directa .Mediante este instrumento se realizó el registro sistemático, válido y
confiable de los comportamientos manifiestos en el Área Administrativa. A través de esta
técnica el investigador recogió los datos necesarios para determinar la problemática de la
situación actual de la empresa.
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Análisis de documentos. Se aplicaron distintos tipos de fichas: fichas bibliográficas para
la recopilación de datos de los diferentes textos, fuentes, autores y otros elementos; fichas
resumen para sintetizar los textos y documentos con las opiniones personales, ficha textual
para obtener información sin distorsión y literalmente de las fuentes consultadas; fichas de
análisis para describir los juicios u opiniones personales del investigador para confrontarlo
con las opiniones de los autores consultados, y fichas de campo para la recopilación de la
información obtenida del medio directamente.
3.3. Diagnóstico de la Empresa
A través del diagnóstico efectuado a la empresa se pretende identificar las principales
problemáticas de la fábrica a nivel interno y externo, de forma tal que se puedan
proporcionar herramientas de mejoramiento en el manejo de los procesos. Para lo cual se
partirá primeramente de una breve reseña de la empresa.
3.3.1. Reseña de la empresa
Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es una empresa ecuatoriana que se fundó en el
año de 1976. Ha alcanzado un alto prestigio en el mercado debido a la calidad de sus
productos, garantizando excelencia y buen servicio. Los procesos de producción cuentan
con tecnología que les permite fabricar productos de calidad al mejor precio.es una
compañía bajo la denominación de sociedad limitada. La Empresa está regulada por: La
Superintendencia de Compañías, el Servicio de Rentas Internas, Instituto de Seguridad
Social, Ministerio de Relaciones laborales y a través del Municipio del Distrito
Metropolitano de Quito.
Objeto Social:
Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es una fábrica dedicada a la producción y
comercialización de muebles de metal con destino a los hogares del Ecuador. Estos
productos vienen en diferentes líneas y presentaciones, estos son las camas, sillas, mesas
entre otros.
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Principales Clientes:
El cliente principal de Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es Almacenes Crónic,
siguiéndole Marathon Sport con más de $500.000,00 en su total de compras en el año
anterior, Swissotel Quito y por último la Señora Wilma de García; todos estos han sido
clientes recurrentes durante todo el año.
Figura 1: Principales Clientes
Elaborado por: Autora
Competencia
A nivel nacional las Industrias similares, más importantes, que desarrollan esta actividad
son:
Tabla 2: Principales Competidores
CIUDADES EMPRESAS
Cuenca Ecuamueble
Ambato Muebles Endara
Ibarra Muebles León
Guayaquil Incal
Guayaquil Muebles Atlas
Quito Muebles Gallardo
Quito ATU
Elaborado por: Autora
43%
35%
12%10%
Principales Clientes
Almacenes Crónic
Marathon Sport
Swissotel Quito
Señora Wilma de García
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Proveedores
Tabla 3: Principales Proveedores
DESCRPCIÓN DE PRODUCTO EMPRESAS
Tubería, Platinas, Ángulos, Tol y Varillas IPAC, ACERCONS, DISMAHIERRO
Madera MADERA ANDINA, MORALES MARLENE,
ECONOMÍA DEL MAESTRO
Pintura PINTUCO, GALBANO, PINTUARI
Tornillos, Pernos y Arandelas CASTILLO HERMANOS, TOPESA
Esponja PARAISO, LAMITEX
Colchones LAMITEX, CHAIDE & CHAIDE
Plásticos FULLPAKING
Tela o Crosil ASTRACA
Cemento de Contacto PINTULAC
Lentes de Soldar, Orejeras, Mandiles, Guantes
de Cuero, Mascarillas.
KIWI
Elaborado por: Autora
3.3.2. Análisis de la Empresa Mediante la Herramienta FODA
Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., como todo ente económico posee Fortalezas,
Debilidades, Amenazas y Oportunidades. A continuación se realizará el análisis FODA de
la Fábrica teniendo en cuenta los factores externos e internos que influyen en el
comportamiento de las operaciones en dicha compañía.
Análisis externo, oportunidades y amenazas.
Referido al ámbito externo se puede observar que la empresa cuenta con varias
oportunidades al ser un negocio con varios años en el mercado cuenta con una buena
aceptación de sus productos con calidad y con precios exequibles gracias a las ventajas
que le proporcionan los bajos costes de materias primas, así como las políticas de fomento
y desarrollo de la industria nacional que han ayudado a elevar el consumo de los productos
que oferta esta empresa. Las amenazas que la organización debe enfrentar en la actualidad
es la utilización de tecnología de punta y estrategias de comercialización novedosas por
parte de la competencia que posee estructuras administrativas y organizativas más
eficientes y dinámicas. La mejor forma de atenuar estas amenazas y aprovechar al máximo
las oportunidades es siendo proactivos, no perder de vista el comportamiento del entorno y
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el mercado, velando siempre por la calidad y eficiencia de los productos y/o servicios que
se ofrecen.
Análisis interno, debilidades y fortalezas.
En cuanto al ámbito interno se definieron las fortalezas que posee la organización que
vienen dada por la calidad de sus productos la fidelidad de sus clientes, buenas relaciones
de pago y tiempos de entrega con sus proveedores y que le permiten lograr un puesto en el
mercado y la competencia. Las debilidades que le imposibilitan cumplir a plenitud sus
objetivos estratégicos y evolucionar como organización se encuentran relacionadas en
gran medida con la implementación de un Control Interno que le permita ser más efectiva
su cadena de mando y la corrección a tiempo de todos los riesgos a los que se está expuesta
la empresa en sus operaciones.
Página 35
OPORTUNIDADES
O1-. Fomento del desarrollo de la industria nacional.
O2-. Establecer alianzas estratégicas con los clientes y proveedores.
O3-. Aumento del nivel de consumo por los bajos costes de la mercancía.
O4-. Gran aceptación por la población local y nacional de los productos relacionados con el mueble de metal.
AMENAZAS
A1-. La competencia formada por fábricas de igual o mayor tamaño adopta políticas de innovación tecnológica y comercial.
A2-. Aumento de creación de fábricas de este sector a nivel nacional y local, que se convierten en la competencia y luchan por el mercado.
A3-. Las nuevas entidades que son creadas cuentan con estructuras administrativas y operacionales más eficientes y dinámicas, lo que trae consigo rebajar sus costos, ofertando a los clientes buenos productos a bajos precios.
FORTALEZAS
F1-. Bajos costes de las materias primas para la elaboración de muebles.
F2-. En el mercado local especialmente, la fábrica cuenta con una buena imagen referida a la calidad de los servicios y productos que presta y comercializa.
F3-. Cuenta con proveedores directos lo que hace que los costos de operación sean aceptables.
F4-. Comercialización directa de sus productos al consumidor final.
DEBILIDADES
D1-. Inexistencia de un procedimiento de Control Interno dentro del Área Administrativa, lo que trae consigo la pérdida de control sobre la Empresa.
D2-. No cuenta con estándares de gestión, planificación estratégica, descripción de procesos, provocando una deficiente planificación y control de sus recursos al corto, mediano y largo plazo
D3-. Realización de actividades empíricas al no estar definidas las funciones de los trabajadores en cualquier cargo que se desempeñen.
D4-. No dispone de un Presupuesto Anual donde se pueden destinar porcentajes para publicidad, para investigación del mercado, para capacitación del personal, entre otros.
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3.3.3. Diagnóstico de Control Interno en base al Modelo COSO
Para realizar la evaluación de Control Interno en la Empresa se aplicó el instrumento de
cuestionario mediante el cual se realizó la Matriz de Calificación del nivel de riesgo y
confianza, tomando en cuenta los factores de control claves, asignando una ponderación y
una calificación a cada una de ellos, de esta manera se consiguió una calificación
ponderada con la que se logró determinar el nivel de riesgo y de confianza de cada
componente, que fueron clasificados en ALTO; MODERADO Y BAJO.
Tablas de cuestionarios y calificación
Tabla 4: Cuestionario sobre el Ambiente de Control
CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO BAJO EL MÉTODO COSO
AMBIENTE DE CONTROL
No. PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO
1 ¿Cuenta la empresa con un código de ética? X
2 ¿Existe una estructura organizativa bien definida? X
3 ¿La empresa cuenta con un plan estratégico? X
4 ¿El plan estratégico apoya los objetivos organizacionales? X
5 ¿Se realiza la asignación de autoridad y responsabilidad a los empleados. Se hace
por escrito?
X
6 ¿Existe una descripción de funciones para el trabajo de la dirección y
coordinación?
X
7 ¿La empresa tiene el personal adecuado, en número y experiencia, para llevar a
cabo su función?
X
8 ¿Cuenta la empresa con un manual de funciones? X
9 ¿Existe rendición interna de cuentas dentro de cada departamento? X
10 ¿Existen políticas internas bien definidas? X
Elaborado por: Autora
Página 37
Tabla 5: Calificación sobre el Ambiente de Control.
CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA LTDA.
CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
AMBIENTE DE CONTROL
FACTORES DE CONTROL FACTOR DE RESULTADO PONDER. CALIFICACIÓN
SI =1 NO=0
CALIFICACIÓN
PONDERADA
Valores y código de conducta Código de Conducta 20 % 1 20 %
Estructura Organizativa Estructura organizativa
definida
20 % 0 0 %
Asignación de autoridad y
responsabilidad
Designación de autoridad
y responsabilidad
20 % 0 0 %
Administración de RRHH Manual de funciones 20 % 0 0 %
Rendición de Cuentas Rendición de cuentas de
cada departamento
20 % 1 20 %
TOTAL 100 % 40 %
CALIFICACIÓN MÁXIMA 100 %
CALIFICACION OBTENIDA 40 %
PONDERACIÓN 0.40
NIVEL DE CONFIANZA 40 % BAJO
NIVEL DE RIESGO 60 % ALTO
Elaborado por: Autora
Resultados de la evaluación
En este componente se obtiene un nivel de confianza del 40 % que es BAJO, debido a que
la empresa cuenta con un plan estratégico en el que se define los objetivos que quieren
alcanzarse en el corto plazo, también se rinden cuentas al jefe de cada departamento y las
mismas son respaldadas por informes que son entregados semanalmente.
El nivel de riesgo obtenido es del 60 % que es ALTO, se debe a que la Empresa no cuenta
con un manual de funciones, una estructura organizativa definida, y la designación de
autoridades y responsabilidades, estos hechos afectan a la empresa para el mejor
desempeño de la actividad y el logro de sus objetivos estratégicos.
Página 38
Tabla 6: Cuestionario sobre la Evaluación de Riesgo.
CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO BAJO EL MÉTODO COSO
EVALUACIÓN DE RIESGO
No. PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO
1 ¿La dirección ha establecido objetivos globales en la empresa? X
2 ¿Los objetivos globales de la entidad se comunican a todos los
empleados?
X
3 ¿Existen objetivos específicos que manejen cada departamento? X
4 ¿Se establecen objetivos para cada actividad importante de cada
departamento?
X
5 ¿La dirección efectúa un seguimiento especial de los objetivos que
constituyen factores críticos de éxito?
X
6 ¿Son identificados los riesgos potenciales para la empresa? X
7 ¿Se realizan actividades que permitan el cambio dentro de la empresa? X
8 ¿Se toman medidas para asegurar que los empleados nuevos entiendan
a la entidad y actúen correctamente?
X
9 ¿Existen mecanismos para evaluar el impacto de los nuevos sistemas
administrativos?
X
10 ¿Existe un departamento o comité encargado de los temas de riesgo? X
Elaborado por: Autora
Página 39
Tabla 7: Calificación sobre Evaluación de Riesgos.
CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA LTDA.
CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
EVALUACIÓN DE RIESGO
FACTORES DE CONTROL FACTOR DE RESULTADO PONDER. CALIFICACIÓN
SI =1 NO=0
CALIFICACIÓN
PONDERADA
Objetivos globales de la
empresa
Conocimiento de los
objetivos de la empresa
20 % 1 20 %
Objetivos específicos Objetivos para cada
actividad de cada dpto.
20 % 1 20 %
Riesgos potenciales para la
empresa
Identificación de los riesgos 20 % 0 0
Gestiones para el cambio Mecanismos para evaluar el
impacto del sistema
administrativo
20 % 0 0
Departamento de riesgo Enfrentamiento de riesgos 20 % 0 0
TOTAL 100 % 40 %
CALIFICACIÓN MÁXIMA 100 %
CALIFICACION OBTENIDA 40 %
PONDERACIÓN 0.40
NIVEL DE CONFIANZA 40 % BAJO
NIVEL DE RIESGO 60 % ALTO
Elaborado por: Autora
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
El segundo componente del modelo COSO, representa un nivel de confianza del 40% que
es BAJO, debido a que la empresa define periódicamente sus objetivos generales y
específicos para cada departamento, los que a su vez son dados a conocer por medios
escritos a todo el personal, manteniéndose dentro de la misma una gestión de cambio
continua.
El nivel de riesgo es del 60% ALTO, debido a que la dirección no efectúa un seguimiento
especial de los objetivos que constituyen factores críticos de éxito, y por tal motivo no
identifica los riesgos potenciales que pueden afectar las actividades de la Empresa,
tampoco cuentan con un Comité o Departamento encargado del enfrentamiento de los
riesgos.
Página 40
Tabla 8: Cuestionario sobre Actividades de Control.
CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO BAJO EL MÉTODO COSO
ACTIVIDADES DE CONTROL
No. PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO
1 ¿Se realizan estudios por parte de la dirección para evitar los riesgos? X
2 ¿La empresa cuenta con procesos que permitan generar información? X
3 ¿Existe una persona determinada para controlar los ingresos y salidas de
mercadería?
X
4 ¿Existe un manual de procesos que indique como deben manejarse las
actividades de administración?
X
5 ¿Se identifican los clientes y se desarrollan estrategias de marketing en
función de ellos?
X
6 ¿Se efectúan actividades de control cruzadas entre las áreas de
responsabilidad?
X
7 ¿Existen indicadores de rendimiento dentro d la empresa? X
Elaborado por: Autora
Tabla 9: Calificación sobre Actividades de Control.
CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA LTDA.
CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
ACTIVIDADES DE CONTROL
FACTORES DE CONTROL FACTOR DE RESULTADO PONDER. CALIFICACIÓN
SI =1 NO=0
CALIFICACIÓN
PONDERADA
ACTIVIDADES DE CONTROL
Estudios por parte de la dirección
para evitar los riesgos
20 % 0 0 %
Salvaguarda de la mercadería 20 % 1 20 %
Manual de procesos de la
actividad administrativa
20 % 0 0%
Identificación de clientes reales y
potenciales
20 % 1 20 %
Actividades de control cruzadas 20 % 0 0 %
TOTAL 100 % 40 %
CALIFICACIÓN MÁXIMA 100 %
CALIFICACION OBTENIDA 40 %
PONDERACIÓN 0.40
NIVEL DE CONFIANZA 40 % BAJO
NIVEL DE RIESGO 60 % ALTO
Elaborado por: Autora
Página 41
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
En este componente el nivel de confianza es del 40% siendo BAJO, debido a que la
empresa controla los ingresos y salidas de las mercancías y tiene identificado sus clientes
reales y potenciales y cuenta con informes que realiza la gerencia cada mes para dar a
conocer a los colaboradores las actividades realizadas, con el fin de mejorar los servicios
de la entidad y satisfacer las necesidades de los clientes.
El resultado proyecta un riesgo del 60% considerado ALTO, esto se debe a inexistencia de
indicadores que permitan medir el rendimiento de cumplimiento de las metas planteadas
por la empresa, no se efectúan actividades de control cruzadas ni se realiza estudio por
parte de la dirección para evitar los riesgos, así como se carece de los Manuales de
Procesos.
Tabla 10: Cuestionario sobre actividades de Información y Comunicación.
CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO BAJO EL MÉTODO COSO
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
No. PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO
1 ¿La empresa suministra información como: manuales, reglamentos,
programas, etc.?
X
2 ¿Se presenta con regularidad la información generada dentro de la
empresa para el logro de los objetivos?
X
3 ¿Se suministra al personal la información que necesitan para cumplir
con sus actividades?
X
4 ¿Los canales de comunicación de la entidad son los adecuados? X
5 ¿Las sugerencias y quejas son recogidas y comunicadas al personal
pertinente?
X
6 ¿Se mantienen los flujos de información interna y externa, sobre los
procesos, al personal correspondiente?
X
7 ¿Se dan a conocer el grado de cumplimiento de los objetivos? X
Elaborado por: Autora
Página 42
Tabla 11: Calificación sobre actividades de Información y Comunicación.
CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA LTDA.
CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
INFORMACION Y COMUNICACION
FACTORES DE CONTROL FACTOR DE RESULTADO PONDER. CALIFICACIÓN
SI =1 NO=0
CALIFICACIÓN
PONDERADA
INFORMACION Existencia de manuales, reglamentos,
programas, etc.
20 % 0 0 %
Flujo de información sobre los
procesos
20 % 0 0 %
COMUNICACION Canales de comunicación adecuados 20 % 0 0 %
Información sobre el cumplimiento de
los objetivos
20 % 1 20 %
Comunicación de quejas y sugerencias
al personal pertinente
20 % 1 20 %
TOTAL 100 % 40 %
CALIFICACIÓN MÁXIMA 100 %
CALIFICACION OBTENIDA 40 %
PONDERACIÓN 0.40
NIVEL DE CONFIANZA 40 % BAJO
NIVEL DE RIESGO 60 % ALTO
Elaborado por: Autora
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
En este componente un nivel de confianza del 40% igualmente BAJO, debido a que la
entidad suministra al personal la información que necesitan para cumplir con sus
actividades diarias y el grado de cumplimiento de sus objetivos, comunicándose las quejas
y sugerencias al personal pertinentes.
El nivel de riesgo es del 60 % este factor es igualmente ALTO, debido a que no hay
procedimientos definidos y los que existen se encuentran elaborados de manera empírica al
no existir ningún tipo formal de manual de organización que regule las actividades, los
canales de comunicación no son los adecuados y los flujos de información entre cada área
y al exterior no se encuentran establecidos.
Página 43
Tabla 12: Cuestionario sobre actividades de Supervisión.
CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO BAJO EL MÉTODO COSO
SUPERVISIÓN
No. PREGUNTAS RESPUESTAS
SI NO
1 ¿Se realiza un monitoreo continuo por el administrador de la empresa? X
2 ¿Los organismos de control realizan auditorias operativas y financieras a
la empresa?
X
3 ¿Se realizan evaluaciones de control interno? X
4 ¿se investigan y corrigen las deficiencias encontradas dentro de la
empresa?
X
Elaborado por: Autora
Tabla 13: Calificación sobre actividades de Supervisión.
CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA LTDA.
CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE RIESGO Y CONFIANZA
SUPERVISION
FACTORES DE CONTROL FACTOR DE RESULTADO PONDER. CALIFICACIÓN
SI =1 NO=0
CALIFICACIÓN
PONDERADA
ACTIVIDADES CONTINUAS Monitoreo continuo por el
administrador de la empresa
25 % 1 25 %
Evaluación de los Organismos de
control externos
25 % 0 0 %
ACTIVIDADES PUNTUALES Evaluaciones de control interno 25 % 0 0 %
Correcciones de las deficiencias
encontradas dentro de la empresa
25 % 1 25 %
TOTAL 100 % 50 %
CALIFICACIÓN MÁXIMA 100 %
CALIFICACION OBTENIDA 50 %
PONDERACIÓN 0.50
NIVEL DE CONFIANZA 50 % MODERADO
NIVEL DE RIESGO 50 % MODERADO
Elaborado por: Autora
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
En este componente existe un nivel de confianza del 50 % MODERADO, debido a que
existe un monitoreo continuo por parte del personal de gerencia se efectúa diariamente un
control de los resultados del trabajo de cada área.
Página 44
El nivel de riesgo es 50 % MODERADO en este componente, debido a que no se ha
realizado una evaluación de personal externo ni se efectúan evaluaciones de Control
Interno por los directivos de la empresa.
Página 45
CAPÍTULO IV
PROPUESTA DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA ADMINISTRATIVA DE
LA EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA
4.1. Objetivos del Control Interno
Los objetivos de esta propuesta de Control Interno son los siguientes:
Información financiera suficiente y confiable: La Empresa deberá ser capaz de
dar el contenido de su información contable y financiera de forma confiable y
oportuna a los usuarios externos e internos que la soliciten. Este objetivo se logrará
con la implementación por parte dela organización de dicha propuesta de Control
Interno que permitirá estabilidad, objetividad y verificabilidad.
Operaciones efectivas y eficientes: El Área Administrativa debe tener la seguridad
de que las actividades se cumplan cabalmente con un mínimo de esfuerzo y
utilización de recursos y un máximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones
generales especificadas por la administración. Para el cumplimiento de este
objetivo se podrán tomar acciones como la implementación de un sistema de
incentivos a la producción, además de un cronograma que abarque desde el pedido
del cliente final hasta la entrega del producto y su servicio de postventa.
Cumplimiento de leyes y regulaciones establecidas: Toda acción que se
emprenda por la Gerencia General, debe estar bajo la observancia de las
disposiciones legales vigentes en el país y debe obedecer al cumplimiento de toda
la normatividad que le sea aplicable. Este objetivo incluye las políticas que emita
la alta administración, las cuales deben ser suficientemente conocidas por todos los
integrantes de la organización para que puedan adherirse a ellas como propias y así
lograr el éxito de la misión que ésta se propone.
Establecer un plan de organización: La empresa debe contar con una apropiada
distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad y con un personal
debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en
correspondencia con sus responsabilidades.
Página 46
Alcanzar seguridad y confianza: El establecimiento de normas y procedimientos
por la empresa desempeñarán un papel vital en el mantenimiento de un ambiente
seguro, creando un estado de confianza para los empleados y clientes.
4.2. Análisis de los resultados de la FODA y el Modelo COSO.
Estrategia a seguir según los resultados del diagnóstico.
Los resultados del análisis FODA y los 5 componentes del modelo COSO, evidencian que
el Área Administrativa de la entidad carece de Manuales de Procedimientos, delimitación
de funciones y responsabilidades así como la carencia de flujos de información y
descripción de sus procesos, no se identifican ni evalúan los posibles riesgos a enfrentar,
no se cuenta con una estructura organizativa definida y no se efectúan controles cruzados
ni actividades de control.
Todo lo anterior expuesto determina la necesidad de contar con una herramienta técnica
que permita la obtención de información relativa al Control Interno en el Área
Administrativa bajo el Modelo COSO, el cual ayudará a detectar y prevenir posibles
errores que se estén dando durante la ejecución de los procesos que se desarrollan en esta
área de la empresa.
Por medio de ésta propuesta, la Empresa contará con guías que le permitan promover una
buena administración de sus recursos, bajo el marco de una adecuada estructura de Control
Interno.
Con la siguiente propuesta se espera contribuir al correcto desempeño de la Empresa
Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda., a través de componentes y sus factores respectivos
realizados en la entidad. A continuación se presenta las propuestas desglosadas por cada
componente:
4.3. Antecedentes
En 1975, bajo la iniciativa del Doctor Hugo Vargas y del Doctor Julio Dávila se crea la
Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., debido a la necesidad del mercado, ya
que, en la ciudad de Quito no existía una planta para recubrimientos electrolíticos
Página 47
(cromado, galvanizado, latonado). Inicialmente toda la tecnología fue traída del vecino país
de Colombia, de igual forma los técnicos para la instalación.
4.4. Ubicación
Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., está ubicada en la Panamericana Norte Kilómetro
7 1/2, Calle Tadeo Benítez y Vicente Duque, Sector Carcelén Alto en la Ciudad de Quito.
4.5. Historia
En el transcurso de estos 5 años, la Empresa ha ido tomando varios giros dentro de la línea
metal mecánica fabricando especialmente muebles de hogar en tubos metálicos ( camas,
literas, sillas, juegos de comedor y sala) y a su vez ha incursionado en la línea de
exhibidores de ropa y de implementos deportivos para tiendas y boutiques; en la actualidad
la Empresa cuenta con 24 trabajadores y una línea de distribución de ventas directas a 6
tiendas ubicadas en distintos lugares de la ciudad de Quito; las cuales forman parte del
holding de la Compañía., además de otros canales de distribución como clientes al por
mayor y al detalle; los productos en la línea de muebles de hogar están dirigidos a un
segmento medio.
Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es una compañía obligada a llevar contabilidad,
cuenta con un software desarrollado expresamente para el Sistema Contable.
4.6. Visión
Ser en cinco años, la empresa líder en la comercialización de muebles de metal de la Zona
Norte de Quito, satisfaciendo las necesidades de los clientes mediante la amplia gama de
productos y un servicio de calidad.
4.7. Misión
Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda., es una fábrica dedicada a la producción y
comercialización de muebles de metal de alta calidad, cumpliendo con altos estándares
medio ambientales y producción, satisfaciendo así las necesidades del consumidor de la
Zona Norte de Quito a precios bajos, con un servicio eficiente y eficaz en la entrega de los
productos.
Página 48
4.8. Objetivos
Los objetivos empresariales para la Empresa se establecen de la siguiente manera:
Producir muebles diferenciados de los existentes por su alta calidad.
Satisfacer las necesidades de tanto para clientes potenciales como para clientes ya
establecidos.
Lograr el posicionamiento en el mercado local del Sector Norte, con expectativas a
incursionar en los mercados nacional y regional.
Cumplir con la responsabilidad social de protección del medio ambiente, utilizando
metodologías de Buenas Prácticas de Manufactura.
Implementar el Control Interno en el Área Administrativa de la Empresa.
4.9. Valores y Principios
Honestidad
Responsabilidad
Transparencia
Innovación
Satisfacción del cliente
Competitividad
Calidad
4.10. Reglamento Interno
Los directivos y trabajadores recibirán de forma rotativa capacitación acorde al área de
trabajo, con el fin de mantener un personal más capacitado, eficiente y eficaz, mejorando
así el desempeño de cada uno en las funciones asignadas, para este proceso se basará en el
Código de Trabajo.
4.11. Actividad Principal
La Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., tiene por objeto dedicarse a la
producción y comercialización de muebles de metal de alta calidad, cumpliendo con altos
Página 49
estándares medio ambientales y de producción, satisfaciendo así las necesidades de los
clientes, a precios bajos, con un servicio eficiente y eficaz en la entrega de los productos.
Productos que Ofrece:
La Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda., ha tomado giros dentro de la línea
metal mecánica fabricando especialmente muebles de hogar en tubos metálicos como son:
Camas
Literas
Sillas
Juegos de comedor y sala
Exhibidores de ropa y de implementos deportivos para tiendas y boutiques
4.12. Organigramas de la Empresa
4.12.1. Organigrama Estructural
Se estableció el siguiente esquema de jerarquización y división de las funciones
componentes del organigrama estructural, se jerarquizó estableciendo las líneas de
autoridad hacia abajo, a través de los diversos niveles y delimitando la responsabilidad de
cada empleado.
En la estructura organizativa quedó representado todo el personal que se relaciona en la
organización con el fin de establecer objetivos, metas, y desarrollar estrategias e influir con
su acción en el ambiente interno y externo rodea a la entidad,mostrando las principales
líneas de autoridad para la toma de decisiones.
Página 50
Figura 2: Organigrama estructural de la empresa Cromo & Níquel del Ecuador CÍA
LTDA
Fuente: Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda.
Elaborado por: Autora
4.12.2. Organigrama Funcional de la Empresa
Este organigrama incorpora a los gráficos estructurales una síntesis del contenido
operacional de cada área de responsabilidad donde se describen las funciones y
responsabilidades más sobresalientes que tienen asignadas.
Página 51
Figura 3: Organigrama Funcional
Fuente: Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda.
Elaborado por: Autora
4.12.3. Organigrama de Posición
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la compañía en donde se establece
en cada unidad el desglose de cargos ocupados y vacantes.
Página 52
Figura 4: Organigrama de posición de la Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía.
Ltda.
Fuente: Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda.
Elaborado por: Autora
4.13. Propuesta (Modelo COSO).
4.13.1. Ambiente de Control
La integridad y los valores éticos. Para determinar y fomentar valores éticos y de
conducta y beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades que desarrolla la
organización, se establecerán mecanismos que promuevan la fidelidad del personal
a esos valores. Los directivos de Cromo &Níquel son los encargados de identificar
los requisitos éticos y cualidades morales necesarios que debe reunir el personal
que labora en la entidad. Estos requisitos se tendrán en cuenta en los proceso de
selección y capacitación del talento humano, así como en el diseño y
establecimiento de políticas y normas de desarrollo laboral, estas funciones son
responsabilidad del área administrativa ya que es el mismo jefe de administración el
encargado del talento humano en la empresa.
Página 53
Para conseguir lo que se plantea, se propone implementar un Código de Ética para
la entidad con la finalidad de promover la eficiencia laboral de todos los miembros
que conforman la Empresa, además que contribuya a la generación de un ambiente
familiar en el que exista: respeto, honestidad y responsabilidad,
Estructura organizativa. La Empresa Cromo& Níquel no cuenta con una
estructura organizativa definida, , por lo que existe personal que desempeña dos
cargos a la vez, como el caso del Gerente General y Vendedores. Para establecer
una correcta organización que cumpla con las funciones administrativas básicas,
se definió una estructura orgánica que permitirá equilibrar las actividades,
determinar las áreas funcionales, los cargos y los correspondientes niveles de
autoridad, responsabilidad y coordinación. Para asegurar el debido cumplimiento de
los objetivos institucionales con eficiencia, esta estructura orgánica es razonable,
simple y flexible.
Asignación de autoridad y responsabilidad:
En la Empresa se toma en cuenta los siguientes aspectos en la asignación de
facultades y responsabilidades:
a) El Gerente General es el encargado de dar a conocer a los colaboradores
claramente sus deberes y responsabilidades.
b) Cada persona está autorizada para tomar decisiones oportunas y necesarias en
caso contrario existirá demoras.
c) Cada empleado está obligado a informar al superior sobre las tareas ejecutadas y
los resultados obtenidos, en función de lo que se espera lograr.
Todos estos aspectos quedaron recogidos en el manual de puestos y funciones,
elaborado para el Área Administrativa.
Políticas y prácticas de Recursos Humanos. Para una apropiada planificación y
administración dela aptitud humana dentro de Cromo& Níquel se debe incluir políticas
y procedimientos necesarios, para que de esta manera aseguren las habilidades,
Página 54
actitudes y conocimientos idóneos para el adecuado desempeño de las actividades.
Para lo cual se prevé el cumplimiento de los siguientes aspectos:
a) Realizar actividades de planificación, reclutamiento, selección y contratación de talento
humano idóneo.
b) Generar condiciones laborales favorables que incluyan la capacitación y desarrollo para
permitir al personal, actualizarse e incrementar sus conocimientos y destrezas.
c) Describir las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que
debe tener la persona que lo ocupe.
d) Evaluar el desempeño del personal, motivando el desarrollo del liderazgo.
e) Capacitar y desarrollar programas, y actividades que ayude al mejoramiento de los
conocimientos del personal.
f) Llevar el control de beneficios de los empleados.
g) Distribuir y difundir políticas y procedimientos de recursos humanos a todos los
empleados, mediante boletines, reuniones, memorándums.
Rendición interna de cuentas y responsabilidad. Consiste en la elaboración de
informes de gestión sobre los resultados operativos generados por el Área
Administrativa para este fin, se confeccionaran informes sobre la gestión, en donde se
de referencia de la consecución de los objetivos y metas, para de esta manera poder
evaluar el grado de cumplimiento de los mismos y tomar medidas correctivas si es
necesario.
4.13.2. Evaluación de Riesgos
Se realizó la identificación y evaluación de los posibles riesgos a enfrentar por la Empresa
Cromo& Níquel Cía. Ltda , así como las medidas de control necesarias para prevenir los
mismos. La determinación de la frecuencia se realizó por el método del criterio de
frecuencia de Prouty y la gravedad por el método del criterio de gravedad o financiero.
La evaluación se realizó utilizando los riesgos identificados para cada proceso del área de
estudio, es importante señalar que la empresa no tiene identificado los riesgos, no realiza
Página 55
una evaluación adecuada de los mismos por procesos, al no actualizar estos después de
aplicadas las acciones de control a cada área de responsabilidad, lo que evidencia que no
ha sido consecuente a la hora de utilizar los instrumentos para la identificación de los
mismos, pudiendo utilizar, como se demuestra en este trabajo, instrumentos tales como
organigrama, estadística y manuales. En el anexo No. 1 se muestra la matriz de evaluación
de Riesgos de la empresa Cromo& Níquel Cía. Ltda.
4.13.3. Actividades de Control
La empresa establecerá las siguientes Políticas de Control Interno:
Cada área de responsabilidad de Cromo& Níquel deberá poseer un sistema de
control interno eficiente, efectivo y acorde con los lineamientos de la empresa.
La Junta Directiva de la compañía creará un Comité de Auditoría Corporativo que
será el máximo órgano de control de la empresa, encargado de la vigilancia de la
efectividad y eficiencia del control interno. Este Comité supervisará, direccionará y
aprobará el marco general de control interno de la entidad.
El Comité de Auditoria deberá estar compuesto por miembros de la Junta Directiva
y por un Auditor Corporativo o en su ausencia la Junta Directiva o su similar
desarrollará los temas relacionados con el Sistema de Control Interno.
Adicionalmente, participarán el Gerente General y el Auditor Interno de la
empresa, con voz, y sin voto.
El Gerente de cada área es responsable del diseño, implementación y
administración del control interno.
El Comité de Auditoria de la empresa, realizará las evaluaciones al control interno
basadas en el análisis de riesgos y demás elementos de COSO y propone
recomendaciones para su mejora.
Los Estados Financieros reflejarán la situación económica de la Empresa Cromo&
Níquel y los procesos de contabilización y conciliaciones serán elaborados
diariamente.
Cada departamento deberá entregar semanalmente informes sobre sus actividades.
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Se definirán indicadores de rendimiento para medir el desempeño de las personas
que integran la organización.
Todo el personal de la empresa deberá aplicar, con carácter obligatorio, los
criterios definidos en esta política para ejecutar y mantener controles efectivos y
eficientes en los procesos y actividades a su cargo.
4.13.4. Información y Comunicación
Los factores del componente Información y Comunicación son los siguientes:
a) Información: La información de las operaciones incluyen informes semanales
sobre recursos de la entidad permitiendo dar un seguimiento necesario y
verificación correspondiente, es decir los datos obtenidos deben ser puntuales,
accesibles y dotado de un formato consistente. Se procederá a confeccionar los
flujogramas de cada proceso ejecutado en las áreas de responsabilidad para
establecer las entradas y salidas de información.
La información externa sobre las condiciones de mercado, la competencia y
cambios mercantiles, serán captadas, analizadas y utilizadas para la toma de
decisiones y la elaboración de los objetivos estratégicos que deberán estar en
correspondencia con la situación y condiciones actuantes del mercado. Cromo &
Níquel compartirá dicha información mediante reuniones abiertas con el personal
involucrado.
b) Comunicación: Se establecerán los canales de comunicación adecuados para la
distribución oportuna de la información requerida por cada área, se comunicará
oportunamente sobre las actividades de cada área y de los hechos económicos a la
Gerencia General. Se les comunica a los empleados los objetivos organizacionales
y sus actividades, para su mejor desempeño. En la entidad existe un buzón de
sugerencias, quejas y otra información que son recogidas y comunicadas a las
personas pertinentes y a su vez éstas son investigadas y se toman acciones
correctivas con respecto de las quejas y sugerencias recibidas. Se utilizarán las
redes y correos electrónicos así como comunicados, reuniones, informes en soporte
documental como herramientas de los canales de comunicación.
Página 57
4.13.5. Supervisión
Se hace necesario para implementar este componente de Supervisión crear un Unidad de
Supervisión y Evaluación con un Auditor Interno que contará con el apoyo del Comité de
Auditoría Corporativo.
El Plan Anual de Supervisión y Evaluación (PASE) contarán con las siguientes
actividades:
Tabla 14: Actividades del Plan Anual de Supervisión y Evaluación
ACTIVIDADES
DESCRIPCION
Informes de Supervisión y
Evaluación
la Unidad de Supervisión y Evaluación (USE) en el marco de
sus funciones y competencia presentará un informe trimestral
respecto a las acciones de monitoreo, donde se reportarán los
avances respecto al PASE
Presentación del PASE
El PASE como documento a implementarse en el 2015 será
presentado en enero del 2015 para su aprobación, previa
revisión del Comité de Control y Consejo de Dirección
Comunicación del PASE
Presentado y aprobado el PASE, se comunicará a las áreas de
responsabilidad y a todo el personal de la empresa con la remisión
formal del documento.
Revisión y Análisis de procesos
En el segundo trimestre se espera una efectiva implementación de
las acciones de seguimiento, mediante los reportes mensuales de
cumplimiento de los indicadores priorizados, con las respectivas
recomendaciones.
Supervisión a recomendaciones
En el 2do semestre, se iniciará la supervisión de las diversas
recomendaciones emitidas en los informes de seguimiento. Se
prevé en julio, septiembre y diciembre.
Diseño de Supervisión y
Evaluación informático
En el 4to. trimestre del año, se espera contar con una propuesta
de diseño para informatizar el Sistema de Supervisión y Evaluación
Normatividad En el 4to. trimestre del año, se presentará una directiva interna
que regule las acciones de la Unidad de Supervisión y Evaluación
Implementación del PASE
En el 4to. trimestre del año, se espera contar con una Unidad de
Supervisión y Evaluación implementada con los recursos necesarios
y un PASE ajustado con las medidas correctivas necesarias para su
adecuada operatividad. Se presentará informe sobre las acciones
de seguimiento, supervisión y evaluación desarrolladas en
los tres primeros trimestres del año.
Supervisión de Campo
En el mes de diciembre se analizarán los factores causales
en el complimiento de las metas, se verificará el
cumplimiento de las recomendaciones y se levantará
información in situ con el personal supervisado.
Elaborado por: Autora
Página 58
Para implementar el Plan de Supervisión, Monitoreo y Evaluación hacia el logro de los
objetivos se ha trazado un cronograma el cual se pude observar en el anexo No. 2:
Tareas y Responsabilidades según Actores
Tabla 15: Tareas y responsabilidades según autores
Actores Tareas y Responsabilidades Peso de Relevancia
Dirección de la
Empresa
1 Mantenerse informado sobre los avances de
supervisión y evaluación en la ejecución del PASE, a
través la USE, tomar decisiones según proceda.
ALTO
Planeamiento y
Presupuesto
1
2
3
Mantenerse informado sobre los resultados de las
acciones de supervisión y evaluación , a través la
USE.
Brindar apoyo y asistencia técnica a las áreas de
responsabilidad en temas de su competencia.
Supervisar los procesos y sistema de información
de supervisión y evaluación en la ejecución del PASE
BAJO
Unidad de
Supervisión y
Evaluación
1
2
3
4
5
6
Confección del perfil y funciones del personal
encargado de las acciones de supervisión y
evaluación, con el visto bueno del Gerente General.
Implementación operativa del PASE y comunicación
de este a todas las áreas de responsabilidad con la
respectiva capacitación del personal.
Coordinar con las áreas de responsabilidad los
acuerdos y criterios establecidos respecto a los
formatos para registrar la información,
determinación de indicadores, estándares de calidad
para evaluar los logros y retrasos de las metas
trazadas.
Validación y Análisis de los informes de
cumplimiento y avance de los indicadores de
producto y actividades de cada área de responsabilidad.
Análisis y preparación de informes mensuales,
trimestrales y anuales del seguimiento y supervisión
para las áreas de responsabilidad.
Sistematización del seguimiento a las
ALTO
Página 59
7
8
9
10
11
12
13
observaciones y recomendaciones, emitidas en los
informes de seguimiento.
Informar trimestralmente a través de reuniones
técnicas sobre los resultados del PASE a las áreas de
responsabilidad.
Confección de informes trimestrales/semestrales y
anuales reportados a la Dirección Ejecutiva, en
coordinación con las áreas de responsabilidad.
Asesoría técnica y seguimiento permanente
respecto a la ejecución del PASE..
Velar por la calidad de los reportes e información
emitida por las áreas de responsabilidad .
Informe 4to. Trimestre del año sobre los avances
del diseño del sistema informático de supervisión y
evaluación.
Diseñar y ejecutar procesos para el desarrollo del
sistema de información para el seguimiento y
supervisión del programa.
Realización de visitas de supervisión ínsito de los
indicadores que no cumplan con las metas trazadas.
Sistema de
Información y
Comunicación
1
2
Responsable del registro y procesamiento de
información.
Control de calidad de la información, confiablidad
y validez de la información reportada en los
registros administrativos.
MEDIO
Áreas de
responsabilidad
1
2
3
4
Mantenerse informados sobre el avance de las
acciones de supervisión y evaluación.
Participar activamente en las reuniones de capacitación
y retroalimentación de los informes de seguimiento y
supervisión que efectúa la USE.
Facilitar información de los indicadores a la USE,
según la frecuencia de cumplimiento que le
corresponda a cada indicador.
Realizar seguimiento del cumplimiento de los
indicadores y metas trazadas a partir de los informes
que les emita la USE.
ALTA
Página 60
5
6
7
8
Participar activamente en los avances de la
implementación del PASE.
Aplicar las medidas correctivas conforme a las
recomendaciones dejadas por las acciones de
seguimiento y supervisión.
Son responsables de brindar información respecto a la
ejecución de cada una de las tareas asignadas.
Cumplir con las metas programadas para las
actividades de las cuales son responsables.
Elaborado por: Autora
4.14. Manual de Control Interno para el Área Administrativa
Introducción
El criterio de la organización de la Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda., se
basa en los principios de la administración moderna, en las características propias de las
operaciones del Área Administrativa que se desarrolla dentro de la compañía.
El Manual de Procedimientos (Control Interno) tiene vigencia indefinida, pero podrá ser
modificado o actualizado, previa autorización del Gerente General.
En el presente Manual se establecerán las políticas que permitirán al Área Administrativa
las siguientes acciones:
Desarrollar las actividades basada en normas y reglamentos internos y
gubernamentales
Manejar políticas en el Departamento Contable, compras de inventarios, ventas y
activos fijos con el fin de evitar desviaciones o irregularidades en el desempeño del
personal.
Determinar cuándo y cómo proceder ante sucesos eventuales que conlleve a la toma
de decisiones.
Página 61
Finalmente para la elaboración del manual se emplearán flujogramas con la finalidad de
señalar los procesos que deben ejecutar los responsables de las actividades.
4.14.1. Manual de Puestos y Funciones
Introducción
El presente Manual de Puestos y Funciones contribuye al Área de Administración de la
Empresa Cromo &Níquel del Ecuador Cía. Ltda., como un apoyo, en el cual se realiza una
descripción de los puestos y funciones que debe seguir el personal para un mejor
desempeño del Área.
El Área Administrativa está conformada por la Administración , Contabilidad, Secretaría y
Logística, estas unidades se encuentran bajo el cargo del Área.
El Área Administrativa se encarga del manejo, control y dirección de los recursos
económicos de la empresa. Además, tiene la autoridad para implementar y hacer cumplir
con los procesos, políticas, normas y reglamentos tanto internos como gubernamentales
fundamentales para el correcto funcionamiento de la entidad.
Objetivos:
Determinar la responsabilidad que tiene el personal dentro del puesto asignado.
Identificar las funciones a ejecutar dentro del área laboral.
Evitar duplicar actividades en el área con el fin de ahorrar tiempo y esfuerzo.
Mejorar la autoridad del personal y la designación de funciones.
Alcance
Área de Administración y Gerencia General de la Empresa Cromo &Níquel del Ecuador
Cía. Ltda.
Página 62
Tabla 16: Cuadro Resumen de los Puestos del Área Administrativa de la Empresa Cromo
& Níquel del Ecuador Cía. Ltda.
EMPRESA CROMO &NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
N° Puestos Descripción del Puesto
1
Jefe de
Administración
El Jefe de Administración es el responsable de la dirección y
representación legal, judicial y extrajudicial, estableciendo las
políticas generales que regirán a la empresa. Desarrolla y define
los objetivos organizacionales. Planifica el crecimiento de la
empresa a corto y a largo plazo. Además presenta al Directorio los
estados financieros, el presupuesto, programas de trabajo y demás
obligaciones que requiera
2
Contador
El contador general es el encargado y responsable de realizar los
Estados Financiero, los registro contables que se generen en la
empresa, se encargara además del respectivo cierre de las cuentas
de forma mensual o anual y debe realizar un informe sobre el
comportamiento de los recursos y las obligaciones de la empresa.
3
Auxiliar Contable El Auxiliar debe asistir al Contador en el control y contabilización
de las diferentes operaciones realizadas dentro de la Empresa.
4
Secretaria Brinda apoyo secretarial a los laborales administrativos en las
distintas dependientes
5 Especialista en
Logística
El Especialista en Logística es el encargado de la comercialización,
adquisición de mercancías, manejo de los proveedores, planificar
planes de venta y mercadeo, fijar precios, porcentajes de descuento
y plazos de entrega.
Elaborado por: Autora
Página 63
Tabla 17: Manual de Funciones Jefe Administrativo
Elaborado por: Autora
Fecha
Página 3 - 4
EMPRESA: CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA
Capacidad de comunicación.
Espíritu crítico.
ELABORÒ REVISÒ AUTORIZÒ
PERFIL COMPETENCIAS: DESCRIPCIÓN:
Manual de Puesto y Funciones01/06/2014
NIVEL ADMINISTRATIVO: JEFE DE ADMINISTRACIÓN
Educación: El Jefe de Administración es el responsable de la dirección y representación legal, judicial
Título de Ingeniero en Administración de y extrajudicial, estableciendo las políticas generales que regirán a la empresa. Desarrolla y
Empresas o Títulos de carreras afines define los objetivos organizacionales. Planifica el crecimiento de la empresa a corto y a largo
Experiencia: plazo. Además presenta al Directorio los estados financieros, el presupuesto, programas de
3 años en puestos similares trabajo y demás obligaciones que requiera
Habilidades:
Capaz de asumir responsabilidad.
• Rinde cuentas de su gestión ante la Junta General de Socios.
Ser emprendedor.
FUNCIONES :
Liderazgo, con motivación para dirigir.
Integridad moral y ética.
• Se determinan dependiendo del nivel jerárquico de los trabajadores dentro de la organización
de la Empresa.
Saber marcar prioridades.
• Se encarga de la organización, vigilancia y funcionamiento de las unidades de la Empresa
Elevada orientación al resultado
• Califica la eficacia de los servicios y el controla al personal.
Sabe motivar al personal.
• Gerencia, coordina y supervisa el desempeño de los trabajadores
Gran capacidad para delegar.
• Coordinar conjuntamente con el Contador para la elaboración del presupuesto.
Creatividad
• Dirige y controla el desarrollo del presupuesto aprobado por los directivos.
Toma de decisiones
• Asistir a las sesiones de la Junta General de Socios y de los Directivos de la Empresa
Análisis financiero
• Delegar en todos los niveles de la organización y asumir todas sus consecuencias.
• Mantener el control de los procesos, la precisión y la claridad en la comunicación.
Dotes de psicología
directorio, y reporta a éste acerca del desempeño de la empresa.
Supervisa a:
Trabajadores de la Empresa
RELACIÓN FUNCIONAL: RESPONSABILIDADES:
Depende de: El Gerente General es el responsable en forma complementaria de las obligaciones del
Página 64
Tabla 18: Manual de Funciones Contador
Elaborado por: Autora
Fecha
Página 3 - 4
Jefe de Administración
ELABORÒ REVISÒ AUTORIZÒ
Supervisa a:
Auxiliar de Contabilidad
RELACIÓN FUNCIONAL: RESPONSABILIDADES:
Depende de: Es el responsable de llevar la contabilidad de forma oportuna, confiable y razonable.
• Generar y pagar planillas del IESS
• Mantener y actualizar los inventarios de activos y mercadería
• Realizar y controlar el presupuesto
• Cumplir con las funciones y tareas que le asigne su inmediato superior
• Verificar el cumplimiento de las políticas, reglamentos y procedimientos determinados
por la empresa
• Asesorar al Gerente sobre el procedimiento contable
• Declaración de impuestos
• Revisar los ingresos y gastos de la empresa
• Efectuar consolidaciones bancarias
Creatividad
Excelentes relaciones interpersonales
Toma de decisiones
FUNCIONES :
Análisis financiero
• Elaborar los estados financieros de la empresa
recursos y las obligaciones de la empresa.3 años en puestos similares
Habilidades:
Educación: El Contador es el encargado y responsable de realizar los Estados Financiero, los registro
Título de Tercer Nivel contables que se generen en la empresa, se encargara adema del respectivo cierre de las
Experiencia: cuentas de forma mensual o anual y debe realizar un informe sobre el comportamiento de los
EMPRESA: CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA
Manual de Puesto y Funciones01/06/2014
NIVEL ADMINISTRATIVO: CONTADOR
PERFIL COMPETENCIAS: DESCRIPCIÓN:
Página 65
Tabla 19: Manual de Funciones Auxiliar Contable
Elaborado por: Autora
Fecha
Página 5 - 6
últimos de la universidad
2 años en puestos similares
ELABORÒ REVISÒ AUTORIZÒ
Contador brindar apoyo al equipo de trabajo del área.
Supervisa a:
• Entre otras actividades
RELACIÓN FUNCIONAL: RESPONSABILIDADES:
Depende de: Es la persona responsable de las actividades que el Contador General le designe, además de
Seguir instrucciones orales y escritas
• Colaborar con las actividades del Equipo del área de trabajo
Trabajar eficientemente en
• Realizar los registro contables y financieros del a empresa
situaciones de presión laboral
• Elaborar información contable-financiera cuando lo solicite el Contador General
Eficiente administración del tiempo
• Realizar flujos de Caja, Control de Pagos y Egresos Bancarios
Buena redacción y ortografía
• Elabora cheques y retenciones
Responsable
• Carga la información del sistema de declaración de impuesto y del IVA
Planificador, metódico y ordenado
• Manejo de Activos e Inventarios
Capacidad de análisis y de síntesis
• Elaborar ordenes de movilización
Excelentes relaciones interpersonales
• Archivo y custodia de los documentos contables de la empresa
Habilidades:
FUNCIONES :
Creativa
• Cuadrar las cuentas de los Estados Financieros
Educación: El Auxiliar debe asistir al Contador en el control y contabilización de las diferentes operaciones
Título de Tercer Nivel o cursando los realizadas dentro de la Empresa.
Experiencia:
EMPRESA: CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA
Manual de Puesto y Funciones01/06/2014
NIVEL ADMINISTRATIVO: AUXILIAR CONTABLE
PERFIL COMPETENCIAS: DESCRIPCIÓN:
Página 66
Tabla 20: Manual de Funciones Secretaria
Elaborado por: Autora
Fecha
Página 7 - 8
ELABORÒ REVISÒ AUTORIZÒ
Responsabilidad
Trabajo a presión
Supervisa a:
RELACIÓN FUNCIONAL: RESPONSABILIDADES:
Depende de: Es la persona responsable de las actividades que el Contador General le designe, además de
Jefe de Administración de brindar apoyo al equipo de trabajo del área.
Orden • Efectuar citas con los proveedores
Orientación a resultados • Encargada de la inducción del personal
Paciencia
• Elaborar contratos para los nuevos empleados
Confiablidad • Manejo del archivo de la correspondencia
Discreción • Manejo de Kardex de los clientes
Honestidad • Archivo de documentos
Ética Profesional • Recibir y clasificar mensajes
Facilidades de Comunicación • Llevar y mantener al día la agenda de reuniones y otras actividades del Gerente, así como
Proactiva recordar a los interesados en el momento oportuno sobre la misma
Experiencia:
2 años en puestos similares FUNCIONES :
Habilidades: • Digitar documentos que por su naturaleza requieren de nitidez, exactitud y confidencialidad
Capacidad de Análisis • Redactar cartas, memorándums y otros documentos, así como tomar dictado
Educación: Brinda apoyo secretarial a los laborales administrativos en las distintas dependientes
Bachiller Comercial o Secretariado o
estudiante universitario
EMPRESA: CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA
Manual de Puesto y Funciones01/06/2014
NIVEL ADMINISTRATIVO: SECRETARIA
PERFIL COMPETENCIAS: DESCRIPCIÓN:
Página 67
Tabla 21: Manual de Funciones Especialista en Logística
Elaborado por: Autora
4.14.2. Manual de Normas y Procedimientos
Introducción
El Manual de Normas y Procedimientos contribuye a la empresa Cromo &Níquel del
Ecuador Cía. Ltda., en la descripción de las actividades que deben seguir en el desarrollo
de las funciones que se llevan a cabo dentro del cargo del personal del área, en el cual se
aprecia las normas y procedimientos, además de brindar el correcto funcionamiento del
mismo.
Fecha
Página 9 - 10
ELABORÒ REVISÒ AUTORIZÒ
• Vigilar la eficiencia del rubro de gastos de ventas y asegura la utilización racional de los
recursos.
Administración o carreras afines.
Jefe de Administración apoyo al equipo de trabajo del área.
Supervisa a:
de presión laboral
RELACIÓN FUNCIONAL: RESPONSABILIDADES:
Depende de: Es la persona responsable de las actividades de comercialización y logística, además de brindar
Responsable necesidades y gustos de los consumidores, así como la competencia y estado actual
Facilidades de Comunicación de los mercados donde opere la empresa.
Seguir instrucciones orales y escritas
Trabajar eficientemente en situaciones
Excelentes relaciones interpersonales competitiva en las ventas.
Eficiente administración del tiempo • Fijar las listas de precios, los porcentajes de descuento y los plazos de entrega de productos.
Proactivo • Coordinar los estudios de investigación de mercados en el área, para determinar las
Creativa adquisición de mercancías y artículos diversos para la compañía.
Planificador • Contactar y entrevistar a proveedores locales y extranjeros con el fin de negociar los
Capacidad de análisis y de síntesis contratos de compra con el objetivo de un abastecimiento eficiente para ganar ventaja
2 años en puestos similares
Experiencia: FUNCIONES :
• Gestionar las compras, la negociación, la comercialización y logística.
Habilidades: • Planificar, organizar y coordinar las actividades relacionadas con el área de compras, la
Educación: El Especialista en Logística es el encargado de la comercialización, adquisición de mercancías,
Título de Tercer Nivel o cursando los manejo de los proveedores, planificar planes de venta y mercadeo, fijar precios, porcentajes
últimos de la universidad en la carrera de de descuento y plazos de entrega.
EMPRESA: CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA
Manual de Puesto y Funciones01/06/2014
NIVEL ADMINISTRATIVO: ESPECIALISTA EN LOGÍSTICA
PERFIL COMPETENCIAS: DESCRIPCIÓN:
Página 68
Objetivo
Proporcionar al personal del Área Administrativa de la Empresa Cromo &Níquel Cía.
Ltda., una guía técnica que le permita orientar a sus empleados en la ejecución de las tareas
cotidianas.
Alcance
La propuesta de este manual se diseñó para el Área Administrativa de la Empresa Cromo
&Níquel Cía. Ltda., las normas y procedimientos del presente trabajo deberán revisarse por
los menos una vez al año para realizar correcciones o actualización de la misma. El
personal debe cumplir con todas las normas y procedimientos establecidos en el manual,
con el objeto de cumplir con eficiencia y efectividad el trabajo. Mediante este instrumento
se optimizará el uso del tiempo y de los recursos de las operaciones en cada proceso.
A continuación se grafica los símbolos utilizados por la Norma ANSI que será utilizada
para el propósito antes expuesto:
Tabla 22: Símbolos utilizados por la Norma ANSI
Terminal: Se usa principalmente para indicar el inicio o la
terminación de una acción o lugar, y para identificar una unidad
administrativa.
Disparador: Indica el inicio de un procedimiento del Área
Administrativa.
Operación: Representa el desarrollo de una operación o una
actividad de un procedimiento o proceso.
Línea de Unión: Conecta los símbolos señalando el orden en el
que se deben desarrollar las operaciones. Las líneas de izquierda y
superior representan las entradas y las líneas inferior y derecha
representan las salidas de los procesos.
Decisión o Alternativa: Representa o indica un punto dentro del
flujo en el que se pueden realizar cambios en el proceso de las
actividades.
Página 69
Documento: Representa cualquier tipo de documentación que se
utiliza dentro del procedimiento de obtención de información.
Archivo: Representa un archivo común utilizado en la empresa
para guardar la documentación de las oficinas.
Inspección: Representa las fases del proceso que se requiere de
revisión e inspección de documentos o materiales.
Demora: Indica los períodos de retraso que la empresa tiene en el
desarrollo o entrega de un producto.
Documentos: Representa la utilización de varios documentos en la
entrega de productos o en la adquisición de materias primas a los
proveedores.
Elaborado por: Autora
- Procedimientos específicos de la Empresa
A continuación se presenta en su orden los procedimientos, las actividades y diagrama de
flujo del Departamento de Administración
Página 70
Tabla 23: Procedimiento Supervisar el Registro Contable
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA
Procedimiento
Supervisar el Registro Contable Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág.1 - 2
Área Responsable: Administración
Responsable: Jefe de Administración
Propósito:
Identificar que las operaciones tengan un buen control al momento de realizar el registro
contable y del Reporte financiero de la Empresa.
Alcance:
Este proceso se puede aplicar en todas las operaciones que realice la empresa hasta su registro.
Políticas:
Requerir al auxiliar contable los reportes financieros cada mes
Revisar los registros de contable y los reportes financieros de la empresa.
Elaborado por: Autora
Página 71
Tabla 24: Procedimiento Supervisar el Registro Contable
Elaborado por: Autora
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Supervisar el Registro Contable PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Área Responsable: Administración
N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1 Auxiliar Contable Realiza los Reportes
Económicos mensuales
Registro de los ingresos
y gastos de la empresa
Originales
2 Contador Revisar y verifica que la
información de los registro
contables sean correcta
Revisión del Libro
diario
Originales
3 Contador Cuando la información está
correcta pasa a firmar con
responsable de los estados
financieros
Estado de Situación,
Estado de Pérdidas y
Ganancias
Flujo de Caja
Originales y
copias
4 Jefe de
Administración
Recibe los Estados
financieros y los revisa
Estado de Situación,
Estado de Pérdidas y
Ganancias
Flujo de Caja
Originales y
copias
5 Gerente General Verifica que la información
que sea correcta procede a
firmar
Estado de Situación,
Estado de Pérdidas y
Ganancias
Flujo de Caja
Originales y
copias
6 Auxiliar Contable Recibe los registro
contables y el reporte
financiero; procede a
archivar
Estado de Situación,
Estado de Pérdidas y
Ganancias
Flujo de Caja
Copias
Página 72
Figura 5: Supervisar el Registro Contable
Elaborado por: Autora
Registro contable y
reporte financiero
Decide
Revisa
Firma
Envía
Registro contable y
reporte financiero
Registro contable con
la documentación de respaldo
Revisa
Compar
a
Decide
Revisa
Firma
Reporte financiero
Envía
Realiza
Registro contable y
reporte financiero
Imprime
Envía
Archiva
Página 73
Tabla 25: Procedimiento Otorgar créditos al cliente
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA
Procedimiento
Otorgar de créditos a clientes Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág.1 - 2
Área Responsable: Administración
Responsable: Jefe de Administración
Propósito:
Brindar a los clientes facilidades en la adquisición de los productos de la empresa con el fin de
mantenerlos como clientes fijos
Alcance:
Este proceso se puede aplicar en todas las operaciones otorgación de créditos a los clientes de
la empresa
Políticas:
La solicitud la debe hacer el cliente al Gerente de la empresa
Revisar la información financiera y crediticia del cliente previo al crédito
Gerente revisaras la condiciones del cliente para aprobar el crédito
Aprobado el crédito el cliente llenara un formato de solicitud de crédito y adjuntara los
requisitos requeridos por la empresa (Fotocopia de la cedula de identidad o representante legal
de la empresa, documento de la Cámara de Comercio, pagare, certificado de Ingresos y
Egresos, Estado Financieros, Referencia Comerciales, Referencias Bancarias y extractivos
bancarios de los últimos años.)
Revisar los documentos entregados por el cliente verificar que la información sea correcta y
proseguir a conceder el préstamo.
Elaborado por: Autora
Página 74
Tabla 26: Procedimiento Otorgar Crédito a Cliente
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Otorgar de créditos a clientes PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Área Responsable: Administración
N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1 Cliente Solicita verbalmente crédito
- -
2 Jefe de
Administración
Solicita información sobre el
cliente a la secretaria
Informe original
3 Secretaria Realiza un informe sobre las
aspectos más importantes del
cliente: Nombre completo,
dirección, teléfono, actividad
económica, giro del negocio,
productos, etc.
Informe Original
4 Jefe de
Administración
Revisa el informe sobre el
cliente y analiza el nivel de
interés del mismo
- -
5 Jefe de
Administración
En el caso de ser aceptado,
solicita a la secretaria
contactarse con el cliente
obtener los documentos
necesarios para la solicitud de
crédito
Documentos ara
solicitud de
crédito
Original y
Copia
6 Secretaria Contacta con el cliente y
solicita se acerque a la
empresa para realizar con la
apertura del crédito
Vía telefónica -
7 Secretaria Entregar el formato de
solicitud de crédito al cliente
y la carta de instrucciones y
políticas de la empresa e
indica
Formato de
solicitud de
crédito y carta de
instrucciones y
políticas de
crédito
Original y
copia
8 Cliente Recibe la documentación y
procederá a revisar la carta de
instrucciones
Carta de
instrucciones
Original
9 Cliente Llena la solicitud de crédito y
entrega la documentación
respectiva a la secretaria
Formato de
solicitud de
crédito, requisitos
de la empresa
Original y
copias
10 Secretaria Recibe y Envía los
documentos para que se
proceda con el trámite del
crédito
Solicitud de
Crédito
Original
11 Jefe de
Administración
Verifica información y firma
como responsable de la
otorgación del crédito
Formato de
solicitud de
crédito y carta de
instrucciones y
Original y
copias
Página 75
políticas de
crédito
Elaborado por: Autora
Figura 6: Otorgar de créditos a clientes
Elaborado por: Autora
Solicitud de crédito
Elabora informe sobre el cliente
Finaliza proceso de
crédito Pide Contactar al cliente
Comunica con el cliente
Solicita información del cliente
Revisa formación del
cliente
Decide
Si al cliente le interesa
Indica acciones a
seguir
Entrega
Solicitud de crédito y carta de
instrucciones
Recibe y llena
Solicitud de crédito
Adjunta
Documentos requeridos por
la empresa
Entrega
Formato de solicitud de crédito llenada Y
Documentos requeridos por la
empresa
Revisa
Envía
Documentos para solicitud del crédito
Revisa
Aprueba
Página 76
Tabla 27: Procedimiento Reuniones con el Personal
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA
Procedimiento
Reuniones con el Personal Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág.1 - 2
Área Responsable: Administración
Responsable: Jefe de Administración
Propósito:
Dar a conocer cuáles son las principales problemáticas que tiene cada una de las áreas de la
empresa, con el fin de dar solución.
Alcance:
Este proceso se puede aplicar en la empresa de forma constante
Políticas:
Se realizaran las reuniones ordinarias por lo menos dos veces al mes y la extraordinarias
cuando el Gerente lo requiera necesario
Las convocatorias de las reuniones se realizaran con ocho días de anticipación y se enviara una
segunda un día de anticipación con el fin de recordar
Las reuniones extraordinarias se realizaran las convocatorias de acuerdo a la urgencia que
tenga el gerente
Los Jefes de las Áreas debe realizar un informe sobre su área de trabajo y entregar a la
secretaria con dos días previa a la reunión
Se realizara un informe Global basado en los informes de cada área para que estudie y analice
el Gerente
El Gerente General expondrá las principales problemáticas de la empresa a la junta General de
socios
La Junta de socios se encargara de tomar las decisiones óptimas para el mejor desempeño de la
empresa
Dentro de la Sesión la Secretaria llevara apunte sobre los principales problemas mencionados
y archivara junto reporte de toma de decisiones
Elaborado por: Autora
Página 77
Tabla 28: Procedimiento Reuniones con el Personal
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Reuniones con el personal PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Área Responsable: Jefe de Administración
N°
ACTIV
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1 Jefe de
Administración
Ordena realizar la
convocatoria especificando el
día, hora y fecha de reunión,
además especificara el lugar
- -
2 Secretaria Realizar la convocatoria e
informa a los jefes de la cada
área
Esquema
Convocatoria
original
3 Secretaria Recolecta los reporte de cada
área y sus copias
Reportes de cada
área
Original
4 Secretaria Prepara informes respectivos
a cada área y de acuerdo a
sus reportes
Reporte Global original
5 Secretaria Enviar la convocatoria a los
jefes de área y a la junta de
socios
Convocatoria Original y
Copia
6 Gerente General Recepta los reportes de cada
área
Reportes cada área original
7 Gerente General Recepta los informes
realizados por la secretaria
Reportes cada área
y el Global
Original y
copia
8 Gerente General Analiza y aprueba los
informes
Informes de cada
área
Original
9 Gerente General Expone a la junta de socios
sobre los informes
Reporte Global Original
10 Junta de Socios Aprobar el informe Reporte Global Original
11 Junta de Socios Analiza para la toma de
decisiones
Reporte Global Original
12 Secretaria Toma apuntes sobre los
temas más relevantes de la
sesión y archiva los reportes
de decisión en el acta general
Libreta de apuntes
y Acta general
Original
Elaborado por: Autora
Página 78
Figura 7: Reuniones con el personal
Elaborado por: autora
Apunta aspectos importantes de la
sesión
Archiva reporte de decisión
Informes de cada área y el informe
Global
Analiza
Aprueba
Toma decisiones
Inicia la Sesión
Informes de cada área y el informe
Global
Recibe
Analiza
Aprueba
Expone
Ordena
Informa sobre la convocatoria y envía con ocho
días de anticipación
Desarrolla convocatoria la con la fecha, hora y lugar
Cada jefe de área
Recepta
Informes
de cada
área
Realiza
Informe Global
Envía nuevamente la
convocatoria con un día de
antelación como recordatorio
Página 79
Tabla 29: Procedimiento Selección de Personal
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA
Procedimiento
Selección de Personal Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág: 1 - 2
Área Responsable: Administración
Responsable: Jefe de Administración
Propósito:
Seleccionar y adquirir el personal de acuerdo al perfil del puesto de trabajo y de acuerdo al
perfil de competencia del mismo
Alcance:
Este procedimiento se realizara en los procesos de requerimiento de personal nuevo en las
distintas áreas de la empresa.
Políticas:
Publicar el requerimiento de personal en los medio de comunicación (radio, prensa, televisión y
redes de empleo)
La publicación en prensa se realizara tres veces con intervalos de cinco días, en el periódico de
mayor circulación
La publicación de radio y redes de empleo se les realizará cuatro veces a la semana con
intervalos de dos días a la semana
Analizar las hojas de vida de los aspirantes que estén de acuerdo al perfil del cargo
Realizar una prueba o entrevista a los aspirantes
Se establecerá un periodo de prueba de tres meses y de ahí se procederá a realizar la
contratación respectiva
El aspirante recibirá como mínimo una remuneración básica y tendrá todos los beneficios de
ley
El Gerente es el encargado de seleccionar al personal idóneo para el cargo
Elaborado por: Autora
Página 80
Tabla 30: Procedimiento Selección de Personal
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Selección de Personal PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Área Responsable: Administración
N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1 Jefe de
Administración
Analiza y detecta la
necesidad de contratar
personal
- -
2 Jefe de
Administración
Recibe información de las
áreas que requieren
personal
Informes original
3 Jefe de
Administración
Establece comunicación
con entidades o publica el
requerimiento de personal
- -
4 Jefe de
Administración
En el caso de Publicación
de requerimiento de
personal se solicitara a la
Secretaria que realice la
publicación
- -
5 Secretaria Publicara el requerimiento
de personal por medio de
prensa, radio y redes de
empleo
Prensa, radio y redes
de empleo
original
6 Secretaria Recepta las carpetas de los
posibles empleados
Hojas de Vida
aspirantes
Original
7 Secretaria Entregará al Gerente la
carpetas de los posibles
empleados y analizara a
cada uno
Hojas de Vida
aspirantes
Original
8 Jefe de
Administración
Seleccionará a los
candidatos
Hojas de Vida
aspirantes
Original
9 Jefe de
Administración
Convocará a los aspirantes Hojas de Vida
aspirantes
Original
10 Secretaria Recibirá a cada uno de los
convocados y les
presentara con el Gerente
Cedula de Identidad Original y
copia
11 Jefe de
Administración
Efectuara la entrevista y/o
prueba
- -
12 Jefe de
Administración
Evaluará los resultados Prueba o entrevista original
13 Jefe de
Administración
Envía a la secretaria la
carpeta del personal
idóneo para el puesto para
que se comunique con este.
- -
14 Secretaria Se comunicara con el
aspirante y le informa que
Contrato de Trabajo Original y
Copias
Página 81
cumple con los requisitos
15 Secretaria Informa nuevo integrante a
la empresa
16 Secretaria Crea carpeta de nuevo
trabajador con sus
documentos
17 Secretaria Pasa al Gerente para que
firme el contrato del Nuevo
trabajador
Elaborado por: Autora
Página 82
Figura 8: Selección de Personal
Si
Hojas de vida
Selecciona
Analiza requisitos
Fin proceso
Convoca a los
aspirantes
Publica requerimiento de personal
Requerimiento de personal
Publica
En prensa: hacer tres publicaciones
en diferentes intervalos de
tiempo y en el periódico de mayor
circulación
En radio y redes: hacer tres
publicaciones de forma diaria
hasta la contratación de
personal
Recepta
Hojas de vida
Envía
Detecta requerimiento
personal
Recibe
Informe requerimiento de personal
Comunica con
entidades
Publica
Publicación
Página 83
Si
Elaborado por: Autora
Fin selección
Presenta al Gerente
Realiza
Entrevista o prueba
Evalúa resultados
Analiza resultados
dos
Selecciona Recibe la carpeta
de la persona idónea
Informa cumple
Requisitos
Procede
Contrato de trabajo
Firmar
Crea carpeta del colaborador son sus documentos
Procede
Contrato de trabajo
Firmar
Envía
Archiva
Página 84
A continuación se presentan los procedimientos del Departamento Contable.
Tabla 31: Procedimiento Ingresar Compras
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento
Ingresar Compras Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág.1 - 2
Departamento Responsable: Contabilidad
Responsable: Contador
Propósito:
Implantar operaciones que permitan mantener el saldo de las cuentas de los proveedores,
promoviendo información actual, veraz y oportuna.
Alcance:
Este proceso se puede aplicar a todas las compras que realice la empresa hasta su registro.
Políticas:
Todas las compras que realiza la empresa deben estar respaldadas por el requerimiento de
compra
Las facturas se reciben máximo hasta el mediodía del jueves cada semana
De acuerdo a la ley de Régimen Tributario se entregara el respectivo comprobante de
retención, dentro de un periodo no mayor a cinco días hábiles.
Elaborado por: Autora
Página 85
Tabla 32: Procedimiento Ingresar Compras
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Ingresar compras PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Área Responsable: Contabilidad
N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1
Contador
Recepción de documentos
de entregado por el
departamento de compras
en el que se revisará que
conste todas las firmas de
responsabilidad para la
seguir con el trámite
Requerimiento dela
Compra, Factura
Originales
2
Contador
Revisión de los montos, el
IVA y la retención del
ingreso de la compra con
las firmas de
responsabilidad respectivas
hasta llegar al contador
Requerimiento de
compra
Originales
3
Contador
Comparar los valores de la
orden de compra con los
valores de la factura para
verificar la inexistencia de
errores
Factura de la empresa Originales
4
Contador
Registro de la transacción
en el sistema contable de la
empresa, con base en los
documentos de la compra
Factura de
requerimiento de la
compra, con el IVA y
la Retención
copia de los
documentos
originales
5 Contador Archivar los documentos de
acuerdo a su numeración y
secuencia
Factura Originales
Elaborado por: Autora
Página 86
Figura 9: Ingreso de Compras
Si
Elaborado por: Autora
Factura Orden de
Compra
Documentación
Seguimiento
Recepta
documentos
Revisa datos
Compara valor
orden compra vs
Factura
Registro
Contable
Archiva
Página 87
Tabla 33: Procedimiento Pago Proveedores
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento
Pago Proveedores Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág.1 - 2
Área Responsable: Contabilidad
Propósito:
Implantar los procedimientos adecuados para cumplir con las obligaciones contraídas con los
proveedores de la empresa, esto permitirá, manejar de mejor forma las recursos económicos
dela misma.
Alcance:
Este proceso inicia con la recepción de los documentos de petición de adquisición del material
y finaliza con la entrega del cheque.
Políticas:
Los pagos se realizará el día de recepción de la mercancía
Todos los cheque se emitirán de modo cruzado
Para emisión del cheque al proveedor se requiere que posea el sello o cedula de identidad del
beneficiario
Elaborado por: Autora
Página 88
Tabla 34: Procedimiento Pago Proveedores
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Pago Proveedores PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Área Responsable: Contabilidad
N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1
Contador
Recepción comprobante
de pago a proveedores,
remitido por el Área de
Logística para proceder
al pago respectivo
Comprobante de
Facturación
Original
2
Contador
Elaborar el cheque para
el pago al proveedor
Egreso de Bancos
Original y
copia
3
Contador
Procesamiento del
cheque sobre los valores
a pagar y de acuerdo a
los registro de la
empresa
Cuadro de
Facturación
Originales
4
Jefe de
Administración
Envía al Gerente
general para que sea
firmado y se proceda al
pago
Factura
Egreso del banco
Cheque
Original y
copia
5 Jefe de
Administración
Firma la autorización
del egreso y de cheque
como forma de
constancia para a la
empresa
Cheque Original y
copia
6 Jefe de
Administración
Entrega al Contador y a
su Auxiliar
Factura
Egreso del banco
Cheque
Original y
copia
7 Auxiliar contable Contador realiza la
notificación de forma
telefónica al Auxiliar
- -
8 Auxiliar contable Entrega del cheque, para
sellado o cedula del
beneficiario
Cheque Original
9 Auxiliar Contable Archiva documentación
de pago al proveedor de
forma cronológica y
secuencial
Factura
Egreso del banco
Cheque
Original y
copia del
cheque
Elaborado por: Autora
Página 89
Figura 10: Pago Proveedor
No
Si
Elaborado por: Autora
Cheque
Recepta
Cuadro de
Compra
Elabora
Procesa
Cheque en el
sistema
Cheque
Egreso
del Banco
Documento
General
Egreso del
Banco
Recepción
Analiza
Cheque
Firma
Seguimiento
Factura y
documentos
Notificación
Telefónica
Cheque
Cheque y
documentos
Archiva
Página 90
Tabla 35: Procedimiento Elaboración de Estados Financieros
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento
Elaboración de Estados financieros Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág.1 - 2
Área Responsable: Contabilidad
Propósito:
Manejar los procedimientos y parámetros para la presentación de información financiera en los
estados financieros, basados en la normativa legal
Alcance:
Este procedimiento inicial con el cierre de las cuentas contable hasta la presentación al Gerente
General.
Políticas:
Los Estados Financieros se realizarán máximo hasta el veinte de cada mes
La presentación de la información financiera debe estar acorde a las Normas de Información
Financiera NIIF’S y a los Principios de contabilidad Generalmente Aceptados.
Elaborado por: Autora
Página 91
Tabla 36: Procedimiento Elaboración de Estados Financieros
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Elaboración de los Estados Financieros PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Administración
Área Responsable: Contabilidad
N°
ACTIV
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1
Auxiliar Contable
Revisar las condiciones
bancarias, formularios de
impuesto y los roles de pago
que se realizaron durante el
mes, para constatar que los
valores en los Balances sean
los correctos
Conciliación
Bancaria,
Formulario, roles de
Pagos
Original
2
Auxiliar Contable
Confrontar los saldos de las
cuentas de los mayores con los
auxiliares, con el objetivo de
asegurar que los valores estén
correctos
Libro Mayor y
auxiliares
Original
3
Auxiliar Contable
Generar en el Sistemas e
imprimir los Estados
financieros y auxiliares; y
hacerlos firmar por el Gerente
Balance General y
estado de Pérdidas y
Ganancias
4 Originales
4
Auxiliar Contable
En el caso de no ser correcta la
información se realizara los
ajuste correspondientes
-
-
5
Contador
Envía los estados al Contador
General para que proceda a
revisar comprando con los
valores del sistema y
consecuentemente procede a la
firma como responsable.
Estados Financieros
Original y
copia
6
Contador
Entrega los Estados
financieros al Contador
General para que proceda a
firmar como responsable
Estados Financieros
Original y
copia
7
Auxiliar contable
Envía la información a la
Superintendencia de
Compañías de conformidad
con la ley más una copia.
Estados Financieros
1 Original
8
Auxiliar Contable
Archiva documentación en
forma cronológica
Estados Financieros
1 Original
Elaborado por: Autora
Página 92
Figura 11: Elaboración de los Estados Financieros
No
Si
No
Si
Firma
Analiza Estado PYG,
Balance General
Recepta
Estado PYG,
Balance General
Archiva
Estado PYG,
Balance
General
Ajustes
Revisa
Libro Mayor
Auxiliares
Confronta
Concuerda
Genera
Imprime
Estado PYG
Balan General
Revisa
Conc. Bancaria,
Formulario y Rol
de Pago
Concuerda
Estado PYG,
Balance
General
Firma
Analiza
Página 93
Tabla 37: Procedimiento Declaración de Impuestos al SRI
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento
Declaración de impuestos al Servicio de Rentas
Internas
Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág: 1 - 2
Área Responsable: Contabilidad
Propósito:
Establecer los parámetros respectivos para el cumplimiento de las obligaciones fiscales
establecidas por la Ley del Régimen Tributario
Alcance:
Este proceso inicial con el cierre de las cuentas contable hasta subir los formularios en la
página web del SRI.
Políticas:
Según la Ley de Régimen Tributario Interna las declaraciones se realizaran según el noveno
digito del RUC (1790283518001), en este caso se realizará las declaraciones máximo hasta el
10 de cada mes.
El proceso de declaración se realizara mediante el sistema DIMM Formularios (SRI) y DIMM
Anexos
Elaborado por: Autora
Página 94
Tabla 38: Procedimiento Declaración de Impuestos al SRI
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Declaración de los Impuestos al Servicio de Rentas Internas PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Área Responsable: Contabilidad
N°
ACTIV
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1
Contador
Revisar los reportes de ventas, compras y
anexos, para verificar los valores a
declarar emitidos por el sistema sean
correctos
Ventas, compras y
anexos
Originales
2
Contador
Llenar el formulario 104 de Impuesto al
Valor Agregado y el 103 del impuesto a la
Renta en el DIMM Formularios del SRI
-
-
3 Contador Ingresar a la página web www.sri.gob.ec - -
4 Contador Subir los formularios al servicio en línea e
imprimirlos para tener como respaldo
Formulario 103
Formulario 104
Anexos
5 Contador En el caso de que la declaración, este mal
realizada el SRI, le enviara una
notificación en 24 horas que deberá ser
revisada la información emitida y
corregida de manera inmediata
Notificación vía
Original
Página 95
6 Contador Registrar en el sistema el cierre mensual
del impuesto
Reporte Final Original
7 Contador Archivar en orden cronológico y
secuencial la declaración de impuestos.
Formularios de
Reporte final
Original
Elaborado por: Autora
Página 96
Figura 12: Declaración de impuesto al Servicio de Rentas Internas Contador
Elaborado por: Autora
Ventas, compras y anexos
Revisa
Llenar Formularios 103 y
104 (SRI)
Ingresar www.sri.gob.ec
Cargar formularios
Formularios
Anexos
Revisar notificación
SRI
Imprimir, notificar y formular
Cierre contable
Archivar
documentos
Elaborar sustitutiva
Página 97
Tabla 39: Procedimiento Elaboración de la Conciliación Bancaria
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento
Elaboración de la Conciliación Bancaria Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág: 1 – 2
Área Responsable: Contabilidad
Propósito:
Generar procedimientos de acuerdo al marco legal y a las normas y políticas internas que
reflejen transparencia en el manejo de los recursos monetarios
Alcance:
El procedimiento inicia con la recepción de los Estados de cuentas Bancarias y concluye en la
presentación del Informa de la Conciliación Bancaria
Políticas:
Se presentaran máximo con fecha ocho de cada mes
La conciliación se realizara una vez por mes
Elaborado por: Autora
Tabla 40: Procedimiento Elaboración de la Conciliación Bancaria
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Elaboración de la Conciliación Bancaria PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Área Responsable: Contabilidad
N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1
Contador Revisar el Estado de Cuenta
Bancaria y los Mayores de la
cuenta Bancos
Estado de cuenta
Original
2
Contador Ingresar en el sistema de las
notas de débito y crédito
bancaria e impresión de los
Estado de Cuenta,
Notas de Débito y
Original
Página 98
Elaborado por: Autora
Figura 13: Elaboración de la Conciliación Bancaria
Elaborado por: Autora
documentos Crédito
3
Contador Realizada la conciliación
bancaria se procederá a
imprimir y firmar como
responsable
Estado de cuenta
4 Originales
4
Contador Archivar de acuerdo a la
secuencia y cronología de la
conciliación Bancaria
Documentos
Originales
Estado de Cuenta
Bancaria
Revisa
Compara el Libro Mayor con el
estado de cuenta bancaria
Ingreso e impresión de notas de débito y de
crédito
Elaboración de la conciliación
Bancaria con la sumilla
Archivar conciliación y Estado de
cuenta
Página 99
Tabla 41: Procedimiento Facturación
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento
Facturación Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág: 1 - 2
Área Responsable: Contabilidad
Propósito:
Establecer una guía para el registro de las compras de mercadería, servicios y activos fijos
de la empresa, esto permitirá un control de forma eficiente y mostrara los saldos reales de las
diversas deudas que contraiga la misma.
Alcance:
El proceso inicia con la recepción del cuadro de facturación emitidos por los responsables de la
comercialización de los productos.
Políticas:
La facturación para la comercialización se realizara todos los días
Elaborado por: Autora
Tabla 42: Procedimiento Facturación
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Facturación PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Departamento Responsable: Departamento de Contabilidad
N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1
Contador Recepción del cuadro de
facturación emitidas por los
responsables de la
comercialización y clientes
Cuadro de
facturación
Original
2
Contador Comprará los valores del
sistema con el cuadro de
facturación
Cuadro de
facturación
Original
3
Contador Elaborar factura Factura Originales
Página 100
4
Contador Enviar factura a los clientes y
pedir que firmen en la copia
Factura
Original y
copia
5 Contador Regresar la factura firmada y
sella a la empresa para
archivarla
Factura Copia
Elaborado por: Autora
Figura 14: Facturación
No
Elaborado por: Autora
Copia de la factura con la firma cliente
Archivo
Cuadro de Facturación
Seguimiento
Elabora
Comprará valores del sistema con los cuadros
Concuerda
Cuadro de Facturación
Recepta
Factura original y copia
Factura original y copia con firma cliente
Página 101
Tabla 43: Procedimiento Cobro de Factura
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento
Cobro de Facturas Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág.1 - 2
Departamento Responsable: Contabilidad
Propósito:
Proporcionar los procedimientos aptos para la recaudación de los ingresos, por emisión de
los diferentes productos que ofrece la empresa
Alcance:
El proceso inicia cuando se solicita el bien y termina con la recepción del ingreso monetario
Políticas:
La facturas que hayan pasado de los diez días de facturación se cobrar intereses
Los saldos de las facturas se debitaran por orden de facturación
Elaborado por: Autora
Tabla 44: Procedimiento Cobro de Factura
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Cobro de Facturas PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Departamento Responsable: Departamento de Contabilidad
N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1
Auxiliar Contable Emisión de recibo de cobro
Recibo de cobro
Original y
copia
Página 102
2
Auxiliar Contable Pasado los diez días se
procederá a la emisión de una
nota de débito
Nota de Débito
Original y
copia
3
Auxiliar Contable Archiva documentos en el
secuencial y cronológico
Nota de Débito
(cobro)
Original y
copia
Elaborado por: Autora
Figura 15: Cobro de facturas
Elaborado por: Autora
Nota de Débito y Crédito
Cobrar el dinero
Depositar
Archiva la copia
Emite
Documento de Cobro original y copia
8 primeros días del
mes
Página 103
Tabla 45: Procedimiento Administración de Caja Chica
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento
Administración de Caja chica Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág.1 - 2
Departamento Responsable: Contabilidad
Propósito:
Verificación a través de procedimientos la correcta recaudación y manejo de los fondos
monetarios de la Empresa Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda.
Alcance:
Este proceso empieza con la reposición del efectivo hasta la emisión y entrega del informe
Políticas:
Para la reposición de caja chica se debe emitir un informe con los respectivos documentos por
parte del contador
Se emitirán egresos de caja chica por la cantidad de quince dólares americanos
La reposición de caja chica se efectuara cuando se haya gastado el 60% del valor total, con su
respectiva documentación y cierre de caja. Esto se la realizara de forma inmediata
Solo el personal autorizado (Contador y Secretaria) podrá solicitar dinero a caja chica
Los fondos se utilizaran exclusivamente para gastos pequeños de la empresa
Elaborado por: Autora
Página 104
Tabla 46: Procdmiento Administración de Caja Chica
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Administración de Caja chica PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Departamento Responsable: Contabilidad
N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1 Auxiliar Contable Recibe la solicitud de fondos
enviada por el contador
verbal -
2
Auxiliar Contable Si es igual o menor a diez dólares
se emite un egreso de caja chica
Egreso de caja
chica
Original
3
Auxiliar Contable Si es mayor a diez dólares se
envía un mail solicitando la
autorización al contador o Gerente
de dar la autorización para que se
proceda a la entrega del dinero
solicitado
Mail Original y
copia
4 Auxiliar Contable Registro en el cuadro de caja
chica
Cuadro de Caja
chica
Original
5 Auxiliar Contable Cuando los egresos estén en el
60%, se realizara la entrega de
facturas y egresos
Egresos y
Facturas
Originales
6 Contador Elabora el cierre de caja chica el
contador y entrega al Gerente
Cierre de Caja
chica
Original
7 Auxiliar Contable Recibe la autorización para
reponer caja chica
- -
8 Contador Emite cheque para la reposición Cheque Original y
copia
Elaborado por: Autora
Página 105
Figura 16: Administración de caja chica
Elaborado por: Autora
Facturas y
Egresos
Elabora cierre de
Caja
Autorización de reposición de caja chica
Cheque y
copia
< 10
>10
No autoriza
Comunica
Envía E-mail
Registro cuadro de Caja chica
Egresos
60%
Autoriza
Solicitud verbal
Emite egreso de Caja
chica
Página 106
A continuación se presentan los procedimientos del Departamento de Secretaría:
Tabla 47: Procedimiento Control de Documentación
Elaborado por: Autora
Tabla 48: Procedimiento Control de Documentación
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Control de documentación PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Departamento Responsable: Secretaría
N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1
Secretaria Revisar los documentos que se
encuentre en secuencia
numérica
Documentos
generales
Original y
copia
2
Secretaria Archivo de documentos en
orden cronológico
Documentos
generales
Original y
copia
3
Secretaria Los coloca en carpetas hasta
que se encuentre llenas
Documentos
generales
Original y
copia
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento
Control de documentación Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág.1 - 2
Departamento Responsable: Secretaria
Propósito:
Elaborar los procedimientos para verificar y controlar la secuencia de los vales de caja
Alcance
Este proceso inicia con la revisión física y la comparación con el sistema
Políticas:
Para la anulación de vales de caja se debe contar con la original y copia, con su respectivo
justificativo de anulación para la emisión de otro vale
Toda transacción realizada en el sistema debe ser impresa y archivada
Toda la documentación debe contener firmas de responsabilidad
Página 107
4 Secretaria Cuando los archivos estén
llenos se procederá a ponerlo
en una caja de cartón
Documentos
generales
Original y
copia
5 Secretaria Procederá a llevar la caja de
cartón con los documentos al
archivo
Documentos
generales
Original y
copia
Elaborado por: Autora
Figura 17: Control de la documentación
Elaborado por: Autora
Revisar documentos en secuencia
numérica y copia
Archiva documentos en carpetas
Llenas
Documentos envía en caja
de cartón
Situado en el cuarto de Archivo
Página 108
A continuación se presentan los procedimientos del Departamento de Logística:
Tabla 49: Procedimiento Selección del Proveedor
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CÍA. LTDA
Procedimiento
Selección de Proveedor Fecha: Junio 2014
Área Administrativa Pág.1 – 2
Área Responsable: Administración
Responsable: Especialista en Logística
Propósito:
Mantener un grupo de proveedores de excelente calidad, ya que de ellos depende la calidad del
producto que la empresa ofrece
Alcance:
Este proceso se puede aplicar en todas las operaciones de adquisición de materia prima y
materiales para el giro del negocio
Políticas:
Verificar que los proveedores posean la certificación de sus productos.
El Especialista establecerá contacto con los proveedores.
Solicitar los precios de los productos para comparar precios.
Revisar las políticas de compra.
El Especialista debe buscar nuevos proveedores.
Elaborado por: Autora
Página 109
Tabla 50: Procedimiento Selección del Proveedor
Elaborado por: Autora
EMPRESA CROMO & NÍQUEL DEL ECUADOR CIA. LTDA.
Procedimiento FECHA: JUNIO 2014
Selección del Proveedor PÁGINA: 2-2
Unidad Administrativa: Área de Administración
Área Responsable: Especialista en Logística
N° ACTIV RESPONSABLE ACTIVIDAD DOC TRABAJO N° DOCUM
1 Especialista en
Logística
Consulta con los
proveedores de los
productos
Lista de productos Copia o
original
2 Especialista en
Logística
Establece contacto con el
Proveedor
Vía Telefónica o
forma directa
-
3 Especialista en
Logística
Determina si es proveedor
conocido (antiguo)
- -
4 Especialista en
Logística
Pide al proveedor el
certificado de calidad de
los productos
Certificación de
calidad de los
productos
Originales y
copias
5 Especialista en
Logística
En el caso de tener la
certificación procederá a
pedir los precios de los
productos
Lista de precios Originales o
copias
6 Especialista en
Logística
Consulta de los Políticas de
compra de la empresa a la
que se va a comprar
Políticas de compra
del Proveedor
Copias
7 Especialista en
Logística
Inicia la Negociación - -
Página 110
Figura 18: Selección del Proveedor
Elaborado por: Autora
Consultar de políticas de
compra
Escoge la mejor opción
Inicia la negociación
Finaliza comunicac
ión
Consulta proveedores de los productos
Establece contacto
Proveedor conocido (Antiguo)
Posee certificado de
calidad
Solicita información de Precios
Solicita información de
Precios
Página 111
4.14.3. Plan de Acción
A continuación se presenta el Plan de Acción del Área Administrativa de la Empresa
Cromo & Níquel del Ecuador Cía. Ltda.
Tabla 51: Plan de Acción del Área Administrativa de la Empresa Cromo & Níquel del
Ecuador Cía. Ltda.
PLAN DE ACCIÓN Período: 2014-2015
Estrategia Acción Responsable Plazo Presupuesto
Rediseño del Manual de Funciones
Ajuste y actualización, aprobación del Manual de Funciones
Área Administrativa
Tercer trimestre
2014
N/A
Rediseño del Manual de Procesos y
procedimientos
Ajuste y actualización, aprobación del Manual de Procesos y Procedimientos
Área Administrativa
Cuarto trimestre
2014
N/A
Actualización de hojas de vida del
personal
Revisión de información faltante dentro de la documentación del personal
Área Administrativa
Primer Trimestre
2015
N/A
Mejoramiento Ambiente
Laboral
Implementación de actividades que fomenten la integración y comunicación entre las distintas áreas de la empresa
Área Administrativa
Primero al cuarto
Trimestre 2015
N/A
Establecer estrategias que coadyuve en una comunicación directa con los directivos (reuniones continuas y cursos)
Área Administrativa
Segundo Trimestre
2015
N/A
Implementación de planes de capacitación a todos los colaboradores dela empresa
Área Administrativa
Segundo Trimestre
2015
N/A
Implementar planes de bienestar social, incentivos y políticas de buen trato al trabajador
Área Administrativa
Segundo Trimestre
2015
N/A
Evaluar el desempeño de los empleados de la empresa
Área Administrativa
Primero al cuarto
Trimestre 2015
N/A
Cartera de Productos/
Servicios
Identificar y establecer la cartera de productos/servicios actuales de la empresa
Área Administrativa
Permanente N/A
Página 112
Creación de
Unidad de
Supervisión y
Evaluación
Crear la USE con la
contratación de un
Auditor Interno
Áreas de
Gerencia
General y
Administrativa
Tercer
Trimestre
2014
N/A
Elaborado por: Autora
4.14.4. Presupuesto del Plan de Acción
Inmediatamente después de identificar el Plan de Acción para la empresa Cromo & Níquel
del Ecuador se procederá a determinar el presupuesto que conllevara la ejecución de éste
plan, el mismo se encuentra en función de los honorarios profesionales que se le pagara a
un Asesor Administrativo, dichos montos serán presentado a la Dirección de la Compañía
para que sea evaluado y aceptado para su ejecución.
Mediante esta asignación se busca la consecución de los objetivos y la obtención de
beneficios para la entidad, además se debe tener en cuenta que este proceso es una tarea
prioritaria para el Área Administrativa, ya que por medio de este plan se pretende mejorara
la gestión operacional y funcional del área.
A continuación se presentará el cuadro de presupuestos del Plan de Acción que queda de la
siguiente forma:
Página 113
Tabla 52: Presupuesto del Plan de Acción
Plan de Acción Parcial Presupuesto
Rediseño del Manual de Funciones 1.200,00
Diseño 400,00
Elaboración 400,00
Capacitación 200,00
Difusión 200,00
Rediseño del Manual de Procesos y Procedimientos 1.400,00
Diseño 500,00
Elaboración 500,00
Capacitación 200,00
Difusión 200,00
Actualización de Hojas de vida del Personal 600,00
Recopilar Información 300,00
Elaboración 300,00
Mejoras del Ambiente Laboral 1.000,00
Accesorios de Oficina 400,00
Mobiliario 600,00
Cartera de Productos 800,00
Creación de Unidad de Supervisión y Evaluación 2.000,00
TOTAL 7.000,00
Elaborado por: Autora
Página 114
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
Sobre el estudio realizado del control interno en el área administrativa de la empresa
Cromo & Níquel del Ecuador CÍA. LTDA permitió conocer la situación actual de la
empresa, así como las funciones necesarias de cada puesto de trabajo.
De forma general:
Se propusieron acciones para promover la importancia del control interno en el Área
administrativa
Se lograron desarrollar todos los componentes que integran el Modelo COSO,
alineando los objetivos estratégicos de la empresa con los objetivos y políticas de
control lo que servirá de herramienta de dirección al Gerente General de la empresa.
Se realizó un análisis de los riesgos de la empresa, a partir de la identificación de sus
objetivos estratégicos y factores críticos de éxito. Se identificaron los riesgos a
enfrentar, así como su evaluación y medidas de control a aplicar en el caso de su
ocurrencia.
Se elaboró el manual de funciones y procedimientos para el Área Administrativa, el
cual le permitirá a dicha área tener un mayor control de sus recursos, mediante el
análisis de los procesos y actividades que se desarrollan en cada uno de sus
departamentos, así como definir autoridades y responsabilidades en cada deficiencia
detectada.
Se confeccionó la propuesta de cronograma de actividades de Supervisión y
Evaluación a implementar a corto plazo.
Página 115
5.2. Recomendaciones
De forma general para obtener un mejor resultado en el control interno del área
administrativa de la empresa Cromo & Níquel del Ecuador CÍA. LTDA se recomienda.
Tomar como base el desarrollo de la presente investigación para lograr un buen
entendimiento del concepto técnico del Control Interno, así como la importancia y
utilidad en la toma de decisiones adecuadas y oportunas.
Crear un Comité de Auditoría Corporativo, y establecer controles que permitan evaluar
el adecuado cumplimiento y funcionamiento de las actividades de cada área.
Confeccionar un Plan Anual de Supervisión y Evaluación para ser aplicado en todas las
áreas de responsabilidad de la empresa, además de crear una Unidad de Supervisión y
Evaluación para que ejecute los Planes Anuales de Supervisión y Evaluación, de forma
tal que la evaluación de la misma permita la retroalimentación sobre el funcionamiento
o no de las estrategias y medidas propuestas.
Incorporar indicadores de rendimiento de todo el personal que labora en la Cromo &
Níquel para su oportuna y correcta evaluación.
Página 116
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ANEXOS
Anexo No. 1: Matriz de Evaluación de Riesgos de la Empresa Cromo& Níquel Cía. Ltda.
Riesgos Estratégicos:
Áreas Procesos Riesgos Frecuencia Gravedad Control
Gerencia
General
Métodos y estilos
de dirección
1. No chequear los objetivos
estratégicos.
2. No chequear el PASE.
Poco frecuente
Moderada
Poco
Leve
Leve
Chequear los objetivos en el periodo que
corresponde.
Chequear sistemáticamente y evaluar en
correspondencia con el cronograma de trabajo.
Organización
General
1. Incumplimiento del objeto
empresarial.
2. Incumplimiento del código de
ética.
3. Incorrecta selección del personal
de gerencia.
Poco frecuente
Moderada
Moderada
Grave
Moderada
Moderada
Chequear el cumplimiento del objeto social.
Divulgar y evaluar los preceptos del código de
ética.
Realizar correctamente el proceso de selección
de gerentes.
Unidad de
Supervisión y
Evaluación
Ambiente de
Control
1. Incumplimiento de las normas de
Ambiente de Control
Moderada Leve Evaluar periódicamente el cumplimiento de las
normas de Ambiente de Control.
Evaluación de
Riesgos
1. No controlar los riesgos
identificados
Moderada Grave Chequear los riesgos identificados de acuerdo al
plan aprobado por el Consejo de Dirección.
Actividad de
Control.
1. No tener elaborados los
procedimientos de cada uno de los
procesos identificados.
2. No dar cumplimiento a las
acciones de control planificadas.
Frecuente
Moderada
Grave
Grave
Chequear y aplicar los procedimientos
elaborados.
Chequear el cumplimiento de las acciones y
control
Supervisión y
Monitoreo
1. No realizar supervisiones al
sistema de Control Interno
implantado.
Moderada Moderada Realizar las supervisiones programadas al
sistema de Control Interno.
Mantener informado al Consejo de Gerencia
General sobre el funcionamiento del sistema de
Página 121
Control Interno implantado.
Riesgos Fundamentales:
Técnico
Productiva
Producción 1. Suministro inestable de materia
prima.
2. Incremento de interrupciones.
3. Incremento de producciones a
destinos no planificados.
4. Producir en condiciones
excepcionales
Moderada
Moderada
Moderada
Poco frecuente
Grave
Grave
Grave
Grave
Gestionar la Mat P con nuevos proveedores.
Mejorar las tecnologías existentes.
Adquisición de nuevas tecnologías.
Garantizar segundas posiciones en equipos
claves.
Control del proceso de producción.
Mantenimiento 1. Carencia de piezas de repuesto.
2. Violar la planificación del
mantenimiento.
Moderada
Poco frecuente
Grave
Grave
Gestionar la adquisición de piezas de repuesto.
Mantener un nivel de piezas en almacén.
Incluir en el plan de producción el plan de
mantenimiento.
Gestión de
Calidad
1. No cumplimiento de las normas
que intervienen en los procesos.
2. No funcionamiento de los
laboratorios en fábricas.
3. Materia primas con
especificaciones de calidad no
acorde con lo planificado.
4. Condiciones de almacenamiento
no adecuadas.
Moderada
Frecuente
Moderada
Poco frecuente
Grave
Moderada
Grave
Moderada
Exigir y controlar el cumplimiento de las
normas del proceso.
Garantizar instrumentos de medición, útiles y
materiales de limpieza y embalaje, etiquetas y
otros necesarios.
Equipar los laboratorios.
Calificar al personal.
Exigir el cumplimiento de los parámetros de
calidad.
Crear las condiciones de almacenamiento
idóneas.
Riesgos de Soporte:
Página 122
Administración
(Talento
Humano)
Selección y
Contratación del
Personal
1. Pago de salario indebido.
2. Contravención de la plantilla
aprobada por la entidad.
3. Violaciones en la contratación.
Moderada
Poco frecuente
Poco frecuente
Leve
Leve
Moderada
Que el Jefe de Administración revise el grupo y
escala salarial de cada trabajador en la nómina.
Verificar la nómina de acuerdo a la plantilla y
contrato laboral.
Aplicar lo establecido en el procedimiento de
selección e ingreso del personal.
Organización del
trabajo y los
salarios
1. Utilización incorrecta de los
calificadores de cargos y las
legislaciones vigentes.
2. Violación de los Sistemas de
Pagos.
Poco frecuente
Poco frecuente
Leve
Moderada
Aplicar correctamente lo legislado.
Revisar que se aplique el sistema de pago
aprobado.
Seguridad y Salud 1. No identificar los riesgos laborales
2. Violación de las legislaciones
vigentes en materia de seguridad y
salud del trabajo.
Poco frecuente
Poco frecuente
Moderada
Moderada
Que exista una adecuada identificación de los
riesgos laborales.
Divulgación y aplicación de las legislaciones
vigentes en materia de seguridad y salud del
trabajo
Capacitar al personal.
Formación y
desarrollo
1. No mantener la competencia que
se requiere para el cargo.
2. Inadecuada preparación de los
pasantes
Poco frecuente
Moderada
Leve
Leve
Elaborar el plan de capacitación de acuerdo a
las necesidades.
Elaboración adecuada del plan de pasantes.
Atención al
Hombre
1. Desmotivación de los
trabajadores.
Moderada Grave Aplicar el procedimiento de Atención al
Hombre.
(Contable
Financiera)
Efectivo en Caja 1. Pérdida o robo del efectivo.
2. No realizar los depósitos con la
frecuencia establecida.
3. Incumplir con los arqueos
Poco frecuente
Poco frecuente
Moderada
Grave
Grave
Grave
Limitar el acceso a la caja.
Aplicar el procedimiento de Caja y Banco.
Fijar por escrito la responsabilidad personal
sobre la custodia del efectivo de valores de la
entidad mediante “Acta de Responsabilidad”
Página 123
programados y sorpresivos
Contabilización
de la información
1. No realizar los comprobantes de
ingresos y gastos con periodicidad
diaria
2. Incorrecto control de las chequeras
y descontrol de los cheques en
banco.
3. No realizar las conciliaciones con
proveedores.
4. No realizar los inventarios
previstos en el plan.
5. Que no se elabore adecuadamente
la documentación primaria.
6. Mala contabilización de nóminas.
7. Deficiente aplicación de sistema
contable.
8. Incumplir las normas de
contabilidad en materia de pagos y
conciliaciones con los
proveedores.
9. Envejecimiento de saldos en
cuentas de obligación.
10. Ejecución de pagos indebidos, por
negligencia en el trabajo con los
reportes primarios o por comisión
al declarar un salario no acorde al
tiempo realmente trabajado y/o
cargo que desempeña.
Poco frecuente
Poco frecuente
Moderada
Poco frecuente
Moderada
Poco frecuente
Poco frecuente
Poco frecuente
Poco frecuente
Poco frecuente
Leve
Moderada
Moderada
Leve
Leve
Leve
Moderada
Leve
Leve
Moderada
Cumplir con el manual de procedimientos
contable de la Empresa, registrando
correctamente los hechos económicos
Comprobar que se controlan los cheques
emitidos, cargados en la cuenta por el banco, y
cancelados.
Realizar las conciliaciones periódicas con los
proveedores para el cobro o pago de las deudas
contraídas con el centro.
Que el área logística informe a contabilidad los
contratos existentes con los proveedores.
Habilitar los expedientes de pago para cada
suministrador contentivos de los documentos
necesarios que avalen la legitimidad de los pagos
que se realizan. (Facturas, referencia de pago,
con el cuño PAGADO) al igual los expedientes
de cobro para cada cliente contentivos de los
documentos necesarios que avalen la legitimidad
de los cobros que se realizan.
Garantizar el cumplimiento del procedimiento
para la elaboración de las nóminas, y que exista
una real y efectiva contrapartida con la actividad
de recursos humanos.
Precios 1. Errores en la formación de precios. Poco frecuente Grave Verificar y controlar la elaboración de las fichas
de costos.
Página 124
Costos 1. Que ocurran desviaciones en los
costos sin estar analizados.
Moderada Moderada Realizar los análisis de costos con la
periodicidad requerida.
Elaboración de
los Estados
Financieros
1. Que los saldos de las cuentas no se
correspondan con su naturaleza.
Poco frecuente Leve Verificar los Estados Financieros
Anexo No. 2: Cronograma de actividades del plan anual de Supervisión, Monitoreo y Evaluación
ACTIVIDADES
2016
E F M A M J J A S O N D
Informes de Supervisión y
Evaluación
Presentación del PASE
Comunicación del PASE
Revisión y Análisis de
procesos
Supervisión a
recomendaciones
Diseño de Supervisión y
Evaluación informático
Normatividad
Implementación del PASE
Supervisión de Campo
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