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Herramientas de cómputo para el manejo de

recursos de información

Objetivos

• Descargar archivos y programas de bases de datos e Internet. • Identificar tipos de archivos y los programas con los que se relacionan. • Crear, administrar y comprimir carpetas y archivos. • Utilizar el correo electrónico para el envío y recepción de documentos. • Aplicar el software Refworks para administrar bases de datos

bibliográficas. • Utilizar el software Inspiration para la elaboración de mapas

conceptuales.

Introducción Las herramientas de cómputo nos sirven para organizarnos, comunicarnos, investigar y resolver problemas de información. La tecnología forma parte integral del proceso para resolver problemas de información, por eso es importante adquirir las habilidades para el uso de la tecnología que nos permitan desarrollar mejor este proceso. El modelo del proceso para resolver problemas de información consta de siete etapas:

Basado en: Eisenberg, Michael B. y Robert E. Berkowitz. Information problem solving: the big six skills approach to library and information skills instruction. Norwood, N.J.: Ablex, 1988.

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A cada una de estas etapas podemos asociar aplicaciones tecnológicas como herramientas auxiliares, por ejemplo:

1. Identificación del problema de información Correo electrónico, mensajería instantánea, grupos de discusión, videoconferencia. 2. Definición del problema de información Programas para la elaboración de mapas conceptuales, administrador de proyectos. 3. Selección de fuentes. World Wide Web. 4. Desarrollo de estrategias de búsqueda Bases de datos, Internet. 5. Localización de documentos Telnet, File Transfer Protocol (FTP), Portable Document Format (PDF), programas para la compresión de archivos, herramientas para la administración de carpetas y archivos. 6. Análisis y evaluación de la información Hojas de cálculo, programas para manejo de estadísticas. 7. Organización bibliográfica y publicación Procesadores de palabras, programas para presentaciones, editores de páginas web, programas para captura de imágenes, programas para el manejo de referencias bibliográficas.

El uso de bases de datos e Internet nos muestra la gran cantidad de recursos que contienen información en texto completo en archivos separados. Desde el Portal de la Biblioteca, visite la Página de recursos de información en Bibliotecología e identifique, en los apartados “Revistas en línea”, ”Bases de datos especializadas”, y “Sitios especializados”, observe los siguientes ejemplos:

WilsonOmnifile. New York : The H. W. Wilson Co, c2003 (DE, 27 de abril del 2004: http://vnweb.hwwilsonweb.com/hww/jumpstart.jhtml) Base de datos

) Base de datos

Current Cites. University of California. Library. Berkeley : The Library, c2004. (DE,

26 de abril del 2004: http://sunsite.berkeley.edu/CurrentCites/2004/cc04.15.1.html) Revista en línea.

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E.U.A. Missouri State. Library. Annual statistical reports 2001. Missouri : The Library, c2001. (DE, 26 de abril del 2004. http://www.sos.mo.gov/library/development/statistics/2001public-collection.xls ) Página web.

Sitio especializado

Los archivos Un archivo es un conjunto de datos almacenados en una computadora. Algunos de los que están disponibles en Internet se pueden transferir a nuestro disco duro o disquete. La mayoría de los archivos suelen ser de texto, gráficos, o de audio y video, y pueden estar comprimidos o no.

Comprimir un archivo permite reducir el espacio de almacenamiento de información mediante la aplicación de un programa .

Además de su nombre, los archivos se identifican por una extensión1, que puede estar compuesta por 2, 3 ó 4 letras que permiten reconocer el programa necesario para verlo o descomprimirlo. Algunas de las extensiones más comunes son: 1 Una lista exhaustiva puede consultarse en: The file extensión source. Computer Knowledge, c2000-2004. (DE, http://filext.com/: 1 de junio del 2004).

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Formato Extensiones Archivos comprimidos .zip

Gráficos .jpg, gif, .png Video .avi, .mpg, .ra

Sonido .mp3, .wav Archivos de texto planos .html, .htm, .txt, .asc Documentos con formato .doc, .pdf y .ps

Hoja de cálculo .xls, .cal Binario ejecutable .exe

El formato determina la estructura y el acceso a la información contenida en un archivo.

Los archivos disponibles más comunes para descargar desde las bases de datos e Internet son1:

Extensión Abrir con .zip Winzip

.jpg, .gif, .bmp, .png Image, Corel Draw, PhotoShop, Paint Brush

.avi Windows media .mpg, .mp3, .wav Real Player, Windows media, Winamp

.htm, .html Netscape, Explorer, Front Page .txt Notepad, Wordpad .pdf Adobe Acrobat

.doc, .rtf Winword .xls, .csv Excel

.exe Autoejecutable de MS-DOS

.pps Power Point .mdb Access

Algunas bases de datos y sitios de Internet brindan la opción de descargar información en diferentes formatos, como se ilustra a continuación:

1 Para información sobre estos formatos, consultar: Foldoc : computing dictionary. By Denis Howe, c1993-2004. (DE, http://foldoc.doc.ic.ac.uk/foldoc/index.html: 1 de junio del 2004).

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Cuando existe más de un formato para descargar el archivo que nos interesa, en ese caso, es conveniente tener presente sus características y ventajas como puede verse a continuación:

Formato Recomendaciones TIFF Úselo para imprimir documentos de poca extensión. PDF Seleccione para reportes de gran extensión o

documentos en los que desea conservar la paginación. Archivos Web Este formato produce una carpeta donde incluye las

imágenes y archivos relacionados. Útil para visualizar páginas fuera de línea o documentos que enviará a través del correo electrónico.

Excel Seleccione este formato si desea manipular los datos del archivo a través de Microsoft Excel. Evítelo en caso de documentos extensos.

CSV Este formato produce un archivo de formato pequeño, tiene como propósito copiar la información del servidor para su uso en otras aplicaciones.

Algunos procedimientos para descargar información

Al seleccionar un archivo para descargar aparece una ventana como la siguiente:

Una vez que se ha seleccionado el formato de descarga, aparecerá la siguiente pantalla:

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La primera opción permite abrir el archivo desde su ubicación en la red, siempre y cuando contemos con el programa para su lectura. La segunda opción permite guardarlo en el destino de nuestra elección, por ejemplo:

Descargar archivos consiste en transferir datos, principalmente en línea, a nuestro disco duro.

Descargar programas El procedimiento es exactamente el mismo que el anterior. Normalmente estos archivos tendrán la extensión .exe, lo que significa que son autoejecutables.

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Se recomienda crear una carpeta específica para el programa que se descarga de Internet. El tener la ubicación precisa de estos paquetes facilitará su instalación en la computadora. Para ello, solamente hay que hacer doble “clic” sobre el icono del programa. Al ejecutar el programa descargado aparecerá una pantalla de bienvenida como esta:

Desde la cual puede iniciarse la instalación:

Una vez que se ha concluido la descarga aparecerá un mensaje:

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Crear carpetas En la importación de archivos pueden crearse carpetas recomendadas

Seleccionar una carpeta ya existente;

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O bien, crear una nueva carpeta, para hacerlo basta ubicarse la carpeta donde se quiere crear la nueva carpeta, presionar botón alterno del ratón haciendo la selección correspondiente y asignarle un nombre.

Las carpetas o directorios permiten crear conjuntos de archivos correspondientes a un mismo grupo, tema o aplicación .

Renombrar archivos o carpetas

Para realizar esta operación hay que ubicarse en el nombre de la carpeta o archivo que queremos renombrar y hacer doble clic sobre el nombre o presionar la tecla F2.

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Refworks

RefWorks es un administrador de de bases de datos, es decir, un programa que sirve para crear, almacenar y recuperar información. Productos similares son: EndNote, Procite o Referente Manager, su diferencia consiste en que éstos requieren ser instalados en la computadora, Refworks puede utilizarse a través de Internet si se tiene una suscripción.

Podemos utilizar Refworks para:

• construir bases de datos bibliográficos para uso personal, • generar bibliografías que integraremos en nuestros trabajos académicos, • citar fuentes bibliográficas con un estilo uniforme, conforme a diferentes

normas de citación aceptadas, • insertar citas en el texto de un trabajo académico, • importar registros desde bases de datos comerciales • organizar bibliografías por temas • añadir comentarios críticos a las referencias bibliográficas • publicar bibliografías en el web.

Crear una cuenta Visite la página http://www.refworks.com/ o ingrese a ella desde la sección de Programas del Portal de la Biblioteca. Seleccione el botón que aparece en la parte superior derecha e ingrese la información solicitada en la pantalla de registro

Una vez que ha ingresado sus datos tendrá acceso a

l programa:

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En el futuro para tener acceso a su cuenta regístrese como se indica a continuación:

Importar registros Desde la página de Bases de Datos, ingrese a la base LISA. Verá el menú correspondiente a nuestro proveedor CSA, ahí deberá seleccionar la base indicada.

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Haga una búsqueda de su tema de interés y vea la siguiente pantalla de resultados:

Si es necesario, refine su búsqueda y marque los registros relevantes para su tema de investigación: Seleccione la opción de Aparecerá la siguiente pantalla:

Debe verificarse que se transfieran solo los registros marcados en formato completo.

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Si realizó adecuadamente el procedimiento, verá:

Al ver la carpeta, los registros deberán formar parte de su base de datos en Refworks

Los registros creados en Refworks pueden importarse a otros manejadores de bases de datos como ProCite y viceversa.

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Mapas conceptuales Un mapa conceptual es un medio para visualizar ideas y conceptos y las relaciones jerárquicas entre ellos, con el objeto de utilizarlos para organizar la información y facilitar el aprendizaje. La técnica de elaboración de mapas conceptuales consiste en:

1. Leer cuidadosamente un texto. 2. Localizar las ideas y términos más importantes que, por lo general,

son nombres o sustantivos. 3. Determinar la jerarquización de las ideas o palabras clave. 4. Establecer relaciones entre ellas. 5. Aplicar la simbología de los mapas conceptuales.

Simbología Ideas o conceptos. Se representan a través de óvalos

Las conexiones entre ideas se representan por medio de líneas

Conector

Si las relaciones entre ideas requieren de la representación de una dirección, se utilizan flechas

Conector con dirección

Los descriptores sirven para etiquetar las relaciones entre los conceptos.

Descriptor

Idea

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Inspiration Existen diversos programas como CMap, SemNet, Mind Mapper e Inspiration, entre otros, que permiten la creación de mapas conceptuales. Al abrir el programa una vez instalado, veremos la siguiente pantalla: Barra de herramientas Paleta de símbolos Símbolo de idea principal Barra de formato

Podemos descargar una versión de prueba por 30 días en: http://www.inspiration.com/

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Retomando nuestra tabla anterior, para la creación de mapas conceptuales con Inspiration, tenemos: Ideas o conceptos. Se representan a través de óvalos

Para la creación de nuevas ideas podemos usar

la paleta de símbolos: Para relacionar nuevos conceptos, e indicar su

ubicación, se utiliza Las conexiones entre ideas se representan por medio de líneas

Para crear conexiones, entre dos conceptos debe

emplearse: .

Si relaciones entre ideas requieren de la representación de dirección, se utilizan flechas

Si es necesario cambiar la dirección o hacer modificaciones, desde la barra de herramientas, utilice el menú: LINK

Los descriptores sirven para etiquetar las relaciones entre los conceptos.

Desde la paleta de símbolos utilice:

Además, la paleta de símbolos de Inspiration permite navegar entre distintas opciones, por ejemplo: Reemplazar el símbolo de un mapa conceptual por uno de los existentes en la paleta de símbolos

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Pueden agregarse notas a cada uno de los símbolos, ubicándose en el que se quiere hacer la nota,

utilizando .

La opción permite la creación de un esquema o tabla de contenido que puede ser transformado automáticamente en un diagrama.

Pueden incluirse hipervínculos a páginas web, correo electrónico, archivos, entre

otros:

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E importar el diagrama a Word

Bibliografía Pichardo Paredes, Juan Josafat. Taller de introducción a la didáctica de los

mapas conceptuales. México: Jertalhum, c1999. 67p. (371.3/P5926t). Refworks: using online help (DE,

http://www.refworks.com/Refworks/help/Refworks.htm: 1 de junio del 2004).

Lectura complementaria Eisenberg, Mike. “Technology for a purpose: technology for information

problem-solving with the big 6”. En: TechTrends. Washington, D.C. : Association for Educational Communications & Technology, Vol. 47, no. 1, Jan-Feb, 2003. Pp. 13-17.