Download - Gus Manual Excel

Transcript
Page 1: Gus Manual Excel

La función SI en ExcelPor Moisés Ortíz el 29 febrero, 2012

La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos permite evaluar una

condición para determinar si es falsa o verdadera. La función SI es de gran ayuda para tomar

decisiones en base al resultado obtenido en la prueba lógica.

Sintaxis de la función SI

Además de especificar la prueba lógica para la función SI también podemos especificar

valores a devolver de acuerdo al resultado de la función.

Prueba_lógica (obligatorio): Expresión lógica que será evaluada para conocer si el

resultado es VERDADERO o FALSO.

Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolverá en caso de que el resultado de

la Prueba_lógica sea VERDADERO.

Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolverá si el resultado de la evaluación es

FALSO.

La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador lógico o también

puede ser una función de Excel que regrese como resultado VERDADERO o FALSO.

Page 2: Gus Manual Excel

Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de texto, números,

referencias a otra celda o inclusive otra función de Excel que se ejecutará de acuerdo al

resultado de la Prueba_lógica.

Ejemplos de la función SI

Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos con sus

calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la función SI desplegaré un

mensaje de APROBADO si la calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de

REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré será la siguiente:=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")

Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la columna C.

Utilizar una función como prueba lógica

Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función

SI  siempre y cuando esa otra función regrese como resultado VERDADERO o FALSO. Un

ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una

celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este

ejemplo quiero desplegar  la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A

efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”.=SI(ESNUMERO(A2), "SI", "NO")

Este es el resultado de aplicar la fórmula sobre los datos de la hoja:

Page 3: Gus Manual Excel

Utilizar una función como valor de regreso

Como último ejemplo mostraré que es posible utilizar una función para especificar el valor de

regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en caso de que la celda de la

columna A contenga un valor numérico se le sume el valor que colocaré en la celda D1. La

función que me ayudará a realizar esta operación es la siguiente:

=SI(ESNUMERO(A2), SUMA(A2, $D$1), "NO")

Como puedes observar, el segundo argumento es una función la cual se ejecutará en caso de

que la prueba lógica sea verdadera. Observa el resultado de esta fórmula:

Page 4: Gus Manual Excel

Sólo en los casos donde la función SI era verdadera se realizó la suma. De la misma manera

podríamos colocar una función para el tercer argumento en caso de que el resultado de la

prueba lógica fuera falso.

Función SI anidadaPor Moisés Ortíz el 7 febrero, 2011

La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel. Lo que ésta función hace es

probar si una condición es verdadera ó falsa. Si la condición es verdadera entonces la función

hace alguna cosa, y si la condición es falsa entonces se hace otra cosa diferente.

Explicación de la función SI anidada

Una función SI anidada es cuando una segunda función SI se coloca dentro de la primera de

manera que pruebe alguna condición adicional. Las funciones SI anidadas aumentan la

flexibilidad de la función al ampliar el número de posibles resultados a probar.

Supongamos que necesitamos hacer una equivalencia de una columna de letras a números

de la siguiente manera: A = 5 y B = 10. Si la celda es igual a “A” entonces el valor será 5, pero

si la celda es “B” entonces el valor será 10. Esto lo podemos resolver con la siguiente función

SI anidada:

SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10))

El resultado será el siguiente:

Page 5: Gus Manual Excel

¿Qué pasaría si ahora en lugar de dos letras tenemos tres? Es decir, que si encontramos una

“C” debemos colocar el valor 20. La función SI anidada será la siguiente:

SI(celda = "A", 5, SI(celda = "B", 10, SI(celda = "C", 20)))

Una función SI anidada puede ayudarte a encontrar una buena solución a tu problema pero

no debes hacer un uso excesivo de esta funcionalidad.

Excel 2010 soporta hasta 64 funciones SI anidadas, pero seguramente no llegarás ni a la

mitad de esa cantidad antes de que se dificulte entender la lógica empleada en todas esas

funciones. Mientras tanto disfruta de tus funciones SI anidadas.

Cómo comparar dos listas en ExcelPor Moisés Ortíz el 16 mayo, 2012

Una tarea muy común es comparar dos listas en Excel para conocer las semejanzas o las

diferencias entre ambas listas. Aunque ya he publicado otros artículos sobre este tema, en

esta ocasión utilizaré el Formato condicional para hacer dicha comparación.

Comparar dos listas con formato condicional

Vamos a suponer las siguientes dos listas en Excel:

Page 6: Gus Manual Excel

El primer ejemplo será conocer los elementos de la Lista 2 que están presentes en la Lista 1 y

para ello debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de datos B2:B11

2. En la ficha Inicio pulsamos el botón Formato Condicional y seleccionamos la

opción Nueva regla.

3. Dentro de la lista de tipos de regla seleccionamos la opción Utilice una fórmula que

determine las celdas para aplicar formato.

4. En el cuadro de fórmula colocamos lo siguiente: =COINCIDIR(B2, $A$2:$A$11, 0) > 0

5. Hacemos clic en el botón Formato y seleccionamos un color de relleno.

Al momento de aplicar esta regla de formato condicional obtenemos el siguiente resultado:

Page 7: Gus Manual Excel

Puedes observar que las celdas de la Lista 2 que tienen el fondo de color verde son

precisamente aquellos valores que también están presentes en la Lista 1. Es evidente que las

celdas que no tienen el fondo de color verde son las que no forman parte de la Lista1 sin

embargo vamos a hacer el ejemplo de ese caso en particular.

Nuestro segundo ejemplo es conocer los elementos de la Lista 2 que no están en la Lista 1.

En este segundo ejemplo seguimos los mismos pasos que en el ejemplo anterior pero

utilizamos la siguiente fórmula: =ESERROR(COINCIDIR(B2, $A$2:$A$11, 0)).

Page 8: Gus Manual Excel

Observa el resultado de aplicar esta regla de formato condicional:

Page 9: Gus Manual Excel

En este segundo ejemplo, las celdas que tienen el fondo de color son aquellos valores de la

Lista 2 que no están presentes en la Lista 1. Con ambos ejemplos hemos analizado los dos

casos posibles: encontrar los valores de la Lista 2 que son similares a los de la Lista 1 y

también encontrar aquellos que son diferentes.

Si quieres hacer las comparaciones tomando como referencia la Lista1 los pasos serán los

mismos que en los ejemplos anteriores a excepción de que iniciaremos seleccionando el

rango de la Lista 1 y que debemos cambiar las fórmulas utilizadas en la regla de formato

condicional de la siguiente manera:

Para encontrar valores de la Lista 1 que están presentes en la Lista 2: =COINCIDIR(A2,

$B$2:$B$11, 0) > 0

Para encontrar valores de la Lista 1 que no están en la Lista 2:

=ESERROR(COINCIDIR(A2, $B$2:$B$11, 0))

Comparar dos listas utilizando fórmulas

Otro método que ya he presentado con anterioridad para comparar dos listas en Excel es

utilizar  solamente fórmulas de Excel. Para conocer más detalle de este método consulta el

artículo Comparar listas en Excel.

Comparar dos listas con la consolidación de datos

Page 10: Gus Manual Excel

Un tercer método que puedes utilizar para comparar dos listas en Excel es a través de la

consolidación de datos. La ventaja de este método es que no solamente puedes comparar dos

listas sino que se puedes comparar tres o más listas. Lee todo el detalle sobre este método en

el artículo Comparar listas consolidando datos.

Cualquiera de los tres métodos que he presentado hoy te ayudará a comparar dos listas en

Excel y conocerás fácilmente sus similitudes y diferencias.

Comparar listas consolidando datosPor Moisés Ortíz el 14 octubre, 2011

En artículos anteriores he mostrado alternativas para comparar listas en Excel pero hoy

mostraré una técnica que es muy conveniente especialmente si tienes más de dos listas. La

técnica que utilizaré en este artículo hace uso del comando Consolidar.

Preparar datos a consolidar

Supongamos que tenemos una hoja de Excel con la lista de clientes del mes de Septiembre y

en otra hoja diferente tenemos los clientes del mes de Octubre. A los clientes de Septiembre

les agregaré una nueva columna que especificará el número de la lista:

Haré lo mismo con la lista de clientes que se encuentra en la hoja de Octubre pero colocaré el

número 2 para diferenciarla de la primera lista.

Page 11: Gus Manual Excel

Consolidar los datos

El siguiente paso es pulsar el comando Consolidar que se encuentra dentro de la

ficha Datos y el cual mostrará el cuadro de diálogo siguiente:

Debes especificar el rango de ambas listas y dejar la función SUMA seleccionada. Al pulsar el

botón Aceptar obtendremos el siguiente resultado.

Page 12: Gus Manual Excel

Ahora solo resta interpretar los números que aparecen en la columna Lista que han sido

consolidados. Aquellos clientes que en la columna Lista tengan el valor 1 son porque que

aparecen solamente en la primera lista. Aquellos que tienen el valor 2 son porque aparecen

solo en la segunda lista y solamente aquellos que tienen el valor 3 son porque aparecen en

ambas listas.

Haciendo uso de las matemáticas podemos encontrar las diferencias y concordancias entre

cualquier cantidad de listas.

Comparar tres listas en Excel

Por ejemplo, para comparar tres listas solo es necesario asignar a la tercera lista el número 4.

Esto se debe a que el valor “3” ya tiene un significado especial y que quiere decir que un

elemento pertenece a la lista 1 y a la lista 2. Teniendo en cuenta que asignamos el número 4 a

la tercera lista podríamos interpretar los datos de la siguiente manera.

1 = solo en la lista 1

2 = solo en la lista 2

3 = en ambas listas 1 y 2

4 = solo en la lista 3

5 = en ambas listas 1 y 3

Page 13: Gus Manual Excel

6 = en ambas listas 2 y 3

7 = en todas las listas

De acuerdo a estos valores podríamos suponer que para comparar 4 listas deberíamos

asignar a la cuarta lista el número 8 y después hacer todas las combinaciones posibles para

interpretar los datos consolidados, pero eso lo dejaré de tarea para ti.

Consolidar datos en ExcelPor Moisés Ortíz el 19 agosto, 2011

Imagina que después de recopilar la información sobre las ventas de nuestros productos en

diferentes países tenemos un libro de Excel donde cada hoja tiene la información de un mes

en específico.

Necesito consolidar la información en una sola hoja para poder crear mi reporte, pero ¿cómo

puedo hacerlo de una manera sencilla? Para consolidar datos en Excel tenemos el

comando Consolidar que nos ayuda a obtener el resultado deseado de una manera fácil.

Supongamos que la información de las 3 hojas de Excel es la siguiente.

Comando Consolidar en Excel

Page 14: Gus Manual Excel

Para consolidar los datos crearé una nueva hoja y haré clic en el botón Consolidar que se

encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas de datos.

Se mostrará el cuadro de diálogo Consolidar en donde se deberá especificar cada uno de los

rangos de las diferentes hojas. Puedes hacer clic en el botón de selección de referencia para

seleccionar los rangos fácilmente.

Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botón Agregar. De la misma manera se

deben agregar cada una de las hojas hasta tener todas las referencias enlistadas. Finalmente

debo marcar los cuadros de selección de rótulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de

manera que los datos sean presentados adecuadamente.

Page 15: Gus Manual Excel

Al pulsar el botón Aceptar, Excel realizará la consolidación de los datos y los colocará en la

nueva hoja de Excel.

Page 16: Gus Manual Excel

De esta manera la información que antes estaba en diferentes hojas de Excel ha

sido consolidada correctamente en una sola hoja.

La función BUSCARV en ExcelPor Moisés Ortíz el 26 enero, 2012

La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es

decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos

buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver con la función BUSCARV es la

búsqueda dentro de un directorio telefónico.

Si queremos tener éxito para encontrar el teléfono de una persona dentro del directorio

telefónico de nuestra localidad debemos tener el nombre completo de la persona.

Posteriormente habrá que buscar el nombre dentro del directorio telefónico para entonces

obtener el número correcto.

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en

nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical

con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV

recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la

coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Page 17: Gus Manual Excel

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros

datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de

manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá

como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.

Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en

la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en

blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de

búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

Sintaxis de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

Page 18: Gus Manual Excel

Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna

de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la

referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre

mayúsculas y minúsculas.

Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos

donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.

Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una

coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos

en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos

obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.

Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso

o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una

búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que

se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda

que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente

para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la función BUSCARV

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene

información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:

1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.

2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:

=BUSCARV(

Page 19: Gus Manual Excel

3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para

concluir con el primer argumento de la función:

=BUSCARV(E1,

4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los

títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada

la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo

argumento:

=BUSCARV(E1,A2:B11,

5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función

BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1.

Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna

Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una

coma (,):

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,

6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer

una búsqueda exacta del nombre.

=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la función recién descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su

valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado

automáticamente.

Page 20: Gus Manual Excel

Errores comunes al usar la función BUSCARV

Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función

BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.

Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla

obtendremos un error de tipo #REF!

Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un

error de tipo #VALOR!

Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no

encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que

dediques tiempo para aprender correctamente su uso y verás que podrás sacar mucho

provecho de esta función.

La función BUSCARV con datos de otra hoja

Page 21: Gus Manual Excel

Por Moisés Ortíz el 29 noviembre, 2012

Es una buena práctica almacenar nuestros datos en una hoja de Excel y utilizar una hoja

diferente para consultar los datos a través de fórmulas. Sin embargo, no es tan intuitivo ni fácil

para muchas personas saber cómo utilizar la función BUSCARV con datos de otra hoja.

En la siguiente imagen podrás observar que tengo información de clientes en la hoja llamada

Datos:

Lo que necesito hacer es consultar esta tabla de datos desde la hoja Consultas de manera

que al introducir un ID Cliente pueda obtener el nombre de dicho cliente utilizando la función

BUSCARV.

Page 22: Gus Manual Excel

Configurar la tabla de búsqueda

La manera más sencilla de utilizar la función BUSCARV con datos de otra hoja es crear

una tabla de Excel con nuestros datos. Para hacerlo debes seleccionar el rango de celdas con

los datos y pulsar el botón Tabla de la ficha Insertar.

Excel creará la nueva tabla y le asignará un nombre. En la imagen superior puedes ver que el

nombre de nuestra tabla es Tabla1. Este nombre lo puedes cambiar para describir mejor los

datos de la tabla, pero para este ejemplo dejaré el nombre creado por Excel.

Obtener datos de otra hoja

Para obtener los datos de otra hoja debemos utilizar la tabla recién creada como el rango de

búsqueda de la función BUSCARV. Considera la siguiente fórmula:=BUSCARV(A2, Tabla1, 2,FALSO)

Page 23: Gus Manual Excel

La función BUSCARV realizará una búsqueda del valor en la celda A2 sobre la Tabla1 y

regresará la segunda columna de dicha tabla. El cuarto argumento en FALSO indica que se

realizará una búsqueda exacta. Ahora observa el resultado de utilizar esta función:

Para que esta fórmula funcione con las celdas inferiores será suficiente con copiarla hacia

abajo. En la siguiente animación podrás observar cómo se muestra el nombre del cliente de

acuerdo al ID Cliente capturado en la columna A:

Page 24: Gus Manual Excel

Valores no encontrados

Si la función BUSCARV no encuentra un valor mostrará el error #N/A. Podemos utilizar la

función SI.ERROR para evitar desplegar el mensaje de error y en su lugar mostrar un mensaje

diferente:

Para saber un poco más sobre cómo utilizar la función SI.ERROR junto con la función

BUSCARV consulta el artículo: Combinar la función BUSCARV y SI.ERROR.

Combinar la función BUSCARV y SI.ERRORPor Moisés Ortíz el 21 febrero, 2012

La función BUSCARV es una de las funciones más utilizadas en Excel por lo que es muy

probable que hayas visto el error #N/A cuando la función no ha encontrado el valor que estás

buscando. Hoy veremos una opción para mostrar un mensaje de error más amigable.

Page 25: Gus Manual Excel

La función BUSCARV en Excel

Hemos visto en artículos anteriores cómo la función BUSCARV nos ayuda a encontrar un

valor dentro de una tabla de datos. Pero ¿qué sucede cuando la función BUSCARV no

encuentra una coincidencia exacta? Observa cómo la función regresa un error del tipo #N/A:

La función SI.ERROR en Excel

La función SI.ERROR fue introducida desde Excel 2007 y es de mucha utilidad cuando

queremos detectar si una función nos ha devuelto un mensaje de error.

En nuestro ejemplo no deseamos ver el mensaje de error #N/A sino que deseamos desplegar

el mensaje “Nombre no encontrado” en caso de que la función BUSCARV no encuentre el

Nombre especificado en la celda E1. Para alcanzar nuestro objetivo utilizamos la función

SI.ERROR de la siguiente manera:

Page 26: Gus Manual Excel

La función SI.ERROR solamente tiene dos argumentos, el primero es el valor o expresión

que va a evaluar, que para nuestro ejemplo es la función BUSCARV, y el segundo

argumento es el valor que regresará en caso de que el primer argumento devuelva un error.

En nuestro ejemplo la función BUSCARV no ha encontrado el nombre “Dana” por lo que

regresa el error #N/A pero la función SI.ERROR se da cuenta de ello y no deja que se

despliegue la leyenda #N/A sino que sabe que le hemos indicado que muestre el mensaje

“Nombre no encontrado”.

Por el contrario, si la función BUSCARV ha encontrado el valor que estaba buscando

entonces la función SI.ERROR no tienen ningún efecto en el resultado. Observa el siguiente

ejemplo donde busco el nombre “Diana” el cual sí es encontrado en la lista:

Page 27: Gus Manual Excel

La función SI.ERROR nos ayuda a personalizar los mensajes de error de cualquiera de las

funciones de Excel incluyendo a la función BUSCARV.

BUSCARV en varias hojas de ExcelPor Moisés Ortíz el 26 febrero, 2013

Generalmente recomiendo consolidar los datos en una sola hoja de Excel antes de utilizar la

función BUSCARV, pero si por alguna razón esto no es posible y necesitas utilizar la

función BUSCARV en varias hojas de Excel, entonces considera alguna de las alternativas

que mostraré en este artículo.

Como sabemos, la función BUSCARV devuelve el error #N/A cuando no encuentra el valor

que se está buscando, es por eso que la primer solución propuesta es la siguiente: Utilizar la

función BUSCARV en la primera hoja, si obtenemos un error, entonces buscar en la segunda

hoja. Si volvemos a obtener un error, entonces buscamos en la tercera hoja y así

sucesivamente.

La función SI.ERROR

Para saber si la función BUSCARV ha devuelto un error podemos utilizar la función

SI.ERROR que está disponible desde la versión de Excel 2007. El primer argumento de la

función SI.ERROR es el valor que será evaluado y su segundo argumento es la acción a

Page 28: Gus Manual Excel

tomar en caso de obtener un error. Si deseamos realizar la búsqueda en dos hojas, entonces

nuestra implementación seguirá la siguiente lógica:

Esta no es la sintaxis de la fórmula, solo estoy ilustrando que el primer argumento de la

función SI.ERROR será la búsqueda sobre la primera hoja y como segundo argumento

haremos la búsqueda sobre la segunda hoja. El segundo argumento solo será ejecutado en

caso de que la primera búsqueda resulte en error. Si en lugar de realizar la búsqueda sobre

dos hojas necesitamos buscar en tres hojas, entonces necesitamos saber si la búsqueda

sobre la segunda hoja nos devuelve un error y para eso volvemos a utilizar la función

SI.ERROR lo cual nos lleva a tener una anidación de funciones de la siguiente manera:

Ahora hagamos un ejemplo para probar que nuestra lógica de solución propuesta funciona

correctamente al buscar en varias hojas.

Función BUSCARV en varias hojas

En la siguiente imagen puedes observar tres tablas, cada una en hojas diferentes, que

contienen una columna con el código de un libro y su título.

Page 29: Gus Manual Excel

Como primer ejemplo haremos una búsqueda sobre las primeras dos tablas. En una nueva

hoja realizaré la búsqueda del título de un libro en base a su código el cual colocaré en la

celda B1 y para ello utilizaré la siguiente fórmula:

=SI.ERROR(BUSCARV(B1,Hoja1!A2:B6,2,FALSO), BUSCARV(B1,Hoja2!A2:B6,2,FALSO))

Lo más importante a resaltar de esta fórmula es el rango de búsqueda especificado en ambas

funciones BUSCARV. En ambas funciones hago la referencia precisa hacia la hoja donde

deseo que se realice la búsqueda. Observa el resultado obtenido al aplicar esta fórmula a los

datos:

Page 30: Gus Manual Excel

Si por el contrario busco un código de producto que no existe en ninguna de las primeras dos

tablas, entonces obtendré como resultado el error #N/A:

Ahora consideremos en nuestra búsqueda la información de la tercera hoja la cual contiene

más códigos de producto. Para ampliar nuestra búsqueda a esa tercera hoja debo utilizar de

nueva cuenta la función SI.ERROR como parte del segundo argumento de la primera función

SI.ERROR de la siguiente manera:

=SI.ERROR(BUSCARV(B1,Hoja1!A2:B6,2,FALSO), SI.ERROR(BUSCARV(B1,Hoja2!

A2:B6,2,FALSO), BUSCARV(B1,Hoja3!A2:B6,2,FALSO)))

Con esta modificación nuestra búsqueda se extiende a la tercera hoja y podremos saber si el

código de producto buscado se encuentra en ella:

Si quisiéramos incluir una cuarta hoja en la búsqueda solo debemos utilizar de nueva cuenta

la función SI.ERROR para validar los resultados de la tercera hoja y en caso de obtener un

error volver a buscar en la cuarta hoja. Como sabemos, Excel 2007 y 2010 nos permiten

anidar hasta 64 funciones por lo que ese sería el máximo de hojas que podríamos incluir

utilizando este método.

Sin embargo, no te recomiendo llegar hasta ese límite ya que con solo agregar una o dos

funciones anidadas más a nuestro ejemplo la fórmula incrementaría su complejidad y cada

Page 31: Gus Manual Excel

vez se volvería más difícil descubrir cualquier error. En caso de que necesites hacer

búsquedas sobre una gran cantidad de hojas te recomiendo utilizar una macro ya que eso

evitará la elaboración de una fórmula más compleja.

Buscar en varias hojas con una macro

La segunda alternativa que tenemos para buscar en varias hojas de Excel es utilizar

una función definida por el usuario. Solo debemos ejecutar la función VLOOKUP (BUSCARV)

en cada una de las hojas del libro sobre el rango especificado:123456789101112131415161718

Function BUSCARVMultiple(Valor_buscado As Variant, Matriz_buscar_en As Range, _    Indicador_columnas As Integer, Optional Ordenado As Boolean)

On Error Resume Next

For Each Hoja In ActiveWorkbook.Worksheets    Matriz = Hoja.Range(Matriz_buscar_en.Address)    Encontrado = WorksheetFunction.VLookup _        (Valor_buscado, Matriz, _        Indicador_columnas, Ordenado)

    If Not IsEmpty(Encontrado) Then Exit ForNext Hoja

Set Matriz = NothingBUSCARVMultiple = Encontrado

End Function

A continuación haré una explicación breve de este código. Los argumentos de la función

BUSCARVMultiple son los mismos argumentos que utiliza la función BUSCARV comenzando

por el valor buscado, la matriz de búsqueda, la columna que deseamos como resultado y

finalmente el argumento ordenado.

En la línea 6 del código se inicia el recorrido por cada una de las hojas del libro y en la línea 7

obtenemos la dirección del rango sobre el cual se realizará la búsqueda. De inmediato

ejecutamos la función VLOOKUP con los argumentos correspondientes y almacenamos el

resultado en la variable Encontrado.  Es importante recordar que en VBA las funciones de

Excel deben ser invocadas por su nombre en inglés y por esa razón usamos la instrucción

WorksheetFunction.VLookup.

Finalmente en la línea 12 validamos si la variable Encontrado tiene algún valor. Si la variable

no está vacía quiere decir que la función VLOOKUP encontró un resultado y por lo tanto

Page 32: Gus Manual Excel

terminamos la búsqueda. De lo contrario el ciclo se vuelve a repetir y continuamos la

búsqueda en la siguiente hoja del libro. En la siguiente imagen puedes observar que la función

recién implementada nos devuelve el mismo resultado que nuestra solución anterior la cual

utilizaba funciones de Excel:

Ahora ya conoces dos posibles soluciones para aquellos casos en los que necesites utilizar la

función BUSCARV en varias hojas de Excel. Descarga el libro de trabajo que contiene la

alternativa de solución utilizando funciones de Excel, así como la alternativa de solución

utilizando la macro y continúa experimentando con el ejemplo.