Download - Guía de Adiestramiento ADME - Gálac Software · Pág. 10 Sistema Administrativo-Contable ADME / Parámetros 08/05/2013-Donde se definen los Niveles de Precio: permite indicar si

Comunicaciones

Guía de Adiestramiento

ADME

Módulo 0

ECUADOR

Configuración - Funcionamiento de Programa - Parámetros

Administrativos - Configuración de Impresión - Tablas - Manejo de

Seguridad - Configuración y Uso del Respaldo

Av. De los Shyris No 344 y Av. Eloy Alfaro Edificio: Parque Central,

Piso 10, Oficina 1004. Quito, Ecuador

Teléfono: 02 382 39 40 Fax: 02 382 39 06

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Mayo 2013

mailto:[email protected]

Comunicaciones

Esta guía le ayudará a conocer el uso del programa de ADME, resaltando la información y

los procedimientos más usuales que utilizará en el programa.

Configuración. El programa ADME, efectúa operaciones de cálculos, las cuales para su correcto funcionamiento

requieren que ciertas opciones de la configuración regional de Windows® se encuentren con los

valores adecuados.

Para consultar y de ser necesario hacer los cambios, vaya al el botón de inicio de Windows® y

seleccione la opción Configuración Panel de control y luego de la ventana que aparece haga

doble clic en el icono Configuración regional.

Figura 1. Icono Configuración regional.

En la primera pestaña que aparece activada “Formato” de la ventana “Configuración

regional” verifique que el valor sea “Español (Ecuador)”.

Figura 2. Icono configuración regional.

Luego haga clic en el botón “Configuración adicional…”

Pág. 1 Sistema Administrativo-Contable ADME / Parámetros 08/05/2013

Figura 3. Pestaña Números.

Verifique y modifique si son necesarios los valores de las siguientes opciones:

Símbolo decimal: Coma (,)

Número de dígitos decimales: Dos (2).

Símbolo de separación de miles: Punto (.)

Separador de listas: Coma (,)

Luego clic en la pestaña Moneda


Figura 4. Pestaña Moneda.

Allí verifique y modifique si son necesarios los valores de las siguientes opciones:

Símbolo de moneda: $ (Dólares).

Símbolo decimal: Coma (,)

Número de dígitos decimales: Dos (2).

Símbolo de separación de miles: Punto (.)

Número de dígitos en grupos: 123.456.789


Uso de Menú. El programa ADME tiene varios módulos o ambientes a los que se accede a través del

módulo Menús.

Figura 5. Módulo menú

Recuerde siempre verificar que el módulo es el correcto para acceder a la opción de menú

que se le indica.

CLIENTE

Cotizacion

Contrato

Vendedor

Almacén

Artículos

* Mercancía

* Servicios

* Productos compuestos

Borrador de

Factura

Nota de

entrega

Factura

Emitida

Nota de crédito

Cuentas por

cobrar

Banco

Cobranza

Anticipo

cobrado

Movimiento

bancario

Conciliación

bancaria

PROVEEDOR

Orden de

compra

ComprasCuentas por

pagar

Nota de

Entrada/Salida

Pagos

Anticipos

pagados

Cheque

Retención del SRI

Relación anual

IVA

Libros de Compra/Venta

Comprobante Resumen


Crear Empresa. En el <Menú Principal> seleccione el módulo Empresa luego escoja la opción Empresa,

Insertar para crear la Empresa de Trabajo.

Datos de la empresa: 1. Introduzca el Código, Nombre y el No. RUC de la Empresa.

Figura 6. Ventana Insertar Empresa.

2. El código de empresa lo sugiere el programa automáticamente, el código 0001 es

reservado para uso del sistema, No lo puede utilizar.

3. En la pestaña de Datos Generales insertar Dirección, Pais, Ciudad, Estado, Correo

Electrónico, Zona Postal, Teléfono, Fax y Persona Fiscal (Dato requerido para el

S.R.I.)

Figura 7. “Datos Generales” en la ventana insertar Empresa.

4. En la pestaña Seguridad usted puede determinar cuáles usuarios tendrán acceso a

trabajar con esa empresa, si todos o algunos de ellos. Para efecto de este ejercicio

selecciones Todos. Ver figura 8


Figura 8. Pestaña “Seguridad” en la ventana insertar Empresa.

Y en la pestaña de Módulos, indique que usa: Módulo de Contabilidad, y active las

casillas de Usa Costo de Ventas, Módulo de Activos Fijos y Auxiliares, no active

Centros de Costos. Ver figura 9.

Figura 9. Pestaña “Módulos” en la ventana insertar Empresa.

Seguidamente haga clic en el botón de Grabar.

Luego aparece el siguiente mensaje:

Figura 10. Mensaje de Advertencia.

Esto quiere decir que el programa le pedirá la información sobre el primer período contable

que usted trabajará con su Programa Contable Administrativo Integrado:

En la lista desplegable Tipo de Numeración seleccione la opción Tipo Mes-Consecutivo.

Seguidamente nos copiaremos el catálogo de una empresa precargada, llamada ““Gálac

Software.”. Para ello active la opción “Desea copiar un Catálogo de Cuentas ya existente,

Nota: Si no las utiliza NO DEBE ACTIVARLAS.


luego coloque *, haga clic en el botón Buscar Compañía” y seleccione de la lista ““Gálac

Software.”. Ver figura 11

Figura 11. Ventana de Insertar Periodo.

Una vez seleccionada la compañía haga clic en el botón Grabar.

El programa le preguntará si desea copiarse los Auxiliares de Cuentas, Grupos de

Inventario y Grupos de Activo Fijo. Haga clic en el botón No en los Auxiliares de

Cuentas y Si en el Grupos de Inventario y en Grupos de Activo como se muestra a

continuación.

Figura 12. Ventanas de confirmación.

Luego aparece el siguiente mensaje:

Figura 13. Mensaje de Advertencia.


Parámetros Administrativos

En la Pantalla de Parámetros Administrativos seleccione con el ratón cada una de las

pestañas que le permitirá acceder a las diferentes fichas o secciones y modificarlas:

Los parámetros generales contienen datos de suma importancia que usted necesita para

personalizar el programa a su tipo de empresa antes de emprender cualquier proceso

Administrativo.

Verifique que los valores, allí presentes, sean los deseados. Si desea cambiar alguno de

ellos seleccione la opción de modificar. Hay parámetros generales, para todas las

compañías y otros independientes, por compañía. Para una mayor comprensión del

contenido de los parámetros, los explicaremos a continuación.

Para revisar o configurar sus parámetros desde el <Menú Principal> active el módulo

Menús - Usuarios/Conversión/Parámetros/Respaldar, luego escoja el menú Parámetros

Administrativos Modificar.

Figura 14. Ventana parámetros administrativos 1.1.

1 - Datos Generales

1.1 Compañía.

- Forma de Escoger la compañía: Indique seleccionar la compañía por nombre.

- Compañía al iniciar el sistema: Indique Escoger una Empresa al entrar.

- Fecha de Inicio de Contabilización: Indique la fecha de hoy como la fecha a

partir de la cual las transacciones del programa administrativo van a ser

contabilizadas. Esta fecha puede o no coincidir con el inicio del período contable.

Solo está disponible en la versión de ADME Integrado con contabilidad.


- Es asociado en Cuenta de Participación: esta opción configura vendedores

como asociados (un tipo de socio), y genera informes especiales de: Ganancias y

Pérdidas sobre Contrato y Listado de Facturación. En nuestro caso no se usará.

- Porcentaje inicial de la factura: Indique el porcentaje inicial con el que usted va

a trabajar en sus facturas.

- Permitir ingresar compras totalmente deducibles: Active esta opción si está de

acuerdo.

- Bloquear el ingreso de documentos antes de: Active esta opción en el momento

que crea pertinente.

- Maneja puntos de emisión por PC: Active esta opción si la utiliza.

Escoja el que más se ajuste a su compañía. Después de ingresar los parámetros

presione el botón Grabar

Figura 15. Ventana parámetros administrativos 1.2.

1.2 Generales.

- Rellenar ceros a la izquierda: esta opción permite que al insertar los códigos del

concepto (cliente, proveedor, contrato, etc.) se muestren ceros a la izquierda.

Activar esta opción.

- Permitir editar el IVA en CxC y CxP: Al escoger esta opción podrá cambiar el

monto del cálculo del IVA que el programa hace. Activar esta opción.

- Usa Múltiples Alícuotas (Reducidas o Extendidas): Esto le permitirá aplicar

tanto la alícuota general (por ejemplo 11%) como la reducida (por ejemplo 8%) y

la adicional (por ejemplo 21%), en los módulos de facturaciones, cotizaciones y

artículos de inventario. Activar esta opción.

- En Forma de ordenar los códigos de tipo texto (*): indique Normal. Esto hará

que el informe Lista de Precios ordene los artículos como si el código fuera un


texto. Por ejemplo 1,10,11,12, 2,3,4,5,6,7,8,9. El ordenamiento por tipo Especial,

lo haría de la siguiente forma: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12.

- Permitir imprimir comprobante de CxC: Al activar este parámetro permitirá

imprimir un comprobante de las CxC luego de insertarla. No activar esta opción.

- Permitir imprimir comprobante de CxP: Al activar este parámetro permitirá

imprimir un comprobante de las CxP luego de insertarla. No activar esta opción.

2 - Facturación 2.1 - Facturación

Figura 16. Parámetros Facturación.

Sección Factura.

- Precio de los productos: este parámetro debe indicar que manejará los “precios

sin IVA” y solo puede modificarse al insertar la empresa.

- Verificar facturas manuales faltantes: con esta opción el sistema permite que

usted maneje el talonario de facturas manuales y para llevar un mejor control de

las facturas que no se han cargado en el programa usted coloca el número máximo

de facturas que pueden faltar en Número de facturas manuales faltantes.

Activar esta opción.

- Permitir Facturar en Cantidad Cero: activar esta opción para permitir colocar

artículos con cantidades en cero.

- Seleccione de la lista desplegable Devolución / Reverso se genera como... la

opción Nota de Crédito, para indicar como se registraran las devoluciones.

También puede usar la opción Factura (anulada).

- Exigir Información del Libro de Ventas al Emitir Factura: active esta opción

para que al emitir la factura obligue a indicar los datos de la ficha “Libro de

Ventas”.

- Sugerir N° Control de Factura: en esta opción el programa indica un N° Control

de Factura que lleva una secuencia consecutiva con respecto a la última insertada.

Este número puede ser modificado. No activar.


- Donde se definen los Niveles de Precio: permite indicar si los niveles de precio

al facturar se definirán por cada cliente o si dependerá del usuario que utilice el

software ADME. Deje la opción por defecto.

- Exigir información fiscal del Cliente al Emitir: al activar esta opción se exige

incluir ciertos datos del cliente en la factura a emitir si este no los posee. Déjela

activa. (Información Fiscal del Cliente: Nombre, Número de R.I.F., Teléfono,

Dirección).

- Usar Lector de Código de Barras al Facturar: active esta opción si va a utilizar

algún lector de código de barra. Sección Otros.

- Montos Negativos: seleccione de la lista desplegable la opción Permitir

Siempre para permitir ingresar montos negativos (de artículos) al facturar.

- Aplicar Comisión: se puede indicar que las comisiones se aplique a toda la

factura, por renglón de factura o por ambas. Seleccione de la lista desplegable la

opción Sobre Total Facturas.

- Mostrar en Renglones: cuando se indica que las comisiones se aplican Sobre

Reglones o Sobre Total Factura y Renglones se pueden activar hasta 3

vendedores por renglón, los cuales además se les puede dar un nombre especifico,

en los siguientes parámetros que se activan llamados Nombre Vendedor uno...

tres. Dejar valor por defecto.

- Cambiar fecha en cuotas luego de fijar fecha de entrega: al activarlo se corren

las fechas de las cuotas de CxC al cambiar la fecha de entrega, no activar este

parámetro sólo actualizará a la fecha de la cuota inicial de la factura. No activar.

- Buscar artículos por serial al facturar. Active esta opción si está de acuerdo

2.2 - Facturación (Continuación)

Sección Facturación Extemporánea.

Esta opción se usa únicamente cuando se necesita generar facturas fuera de fechas,

en este ejercicio no se usará esta opción.

- Para poder facturar fuera de fecha debe activar la siguiente opción Forzar Fecha

Factura a mes especifico e indicar el Mes Facturación en curso.

Sección Facturación histórica.

- Permitir incluir Facturación Histórica: este parámetro habilita la posibilidad de

ingresar y emitir facturas cuyas fechas sean anteriores a las ya registradas en el

sistema. Si se marca este parámetro se habilita el paso a los dos siguientes. No

activar esta opción.

- Última fecha de Facturación Histórica: esta opción que permite indicar la fecha

tope para la inserción de dichas facturas históricas. Disponible únicamente si se

activa la opción anterior.

- Generar CxC y rebajar inventario al Emitir Factura Histórica: habitualmente

al emitir una factura se genera una CxC y se actualiza el inventario (si se trabaja


con ítem que son mercancía). Cuando se emiten facturas históricas se habilita la

posibilidad de que dichos procesos se ejecuten o no a potestad del usuario.

Sección Anular Documentos Asociados a Factura.

- Acción al anular factura de meses anteriores: permite controlar la anulación de

facturas de meses anteriores. Dejaremos la opción Preguntar si desea anular. Sección Otros Cargos / Campos Extras en Detalle.

- Usar Otros cargos de Factura: esta opción le permite agregar (configurar) otros

cargos y descuentos en su factura. Una vez activado no se puede desactivar.

Actívela.

- Usar Campos Extras en el Detalle de Factura: esta opción le permite agregar

(configurar) otros campos extras en el detalle de la factura Una vez activado no se

puede desactivar. No activar.

Sección Cobro Directo.

- Emitir Directo: activar esta opción, se emite directamente la factura al insertar el

borrador, pero debe estar activada además la opción de Emitir directo en los

parámetros del usuario. No activar.

- Usa cobro directo: Esta opción permite realizar el cobro de la factura

inmediatamente después de emitirla, es decir genera en un solo paso la cuenta por

cobrar y cobranza de dicha factura. La opción está disponible para activarla

únicamente si el parámetro emitir directo está activo.

- Cuenta Bancaria Genérica: esta opción únicamente está disponible si se usa

cobro directo y en ella se debe indicar el código de la cuenta bancaria que se

utilizará para registrar el cobro.

- Concepto Bancario: esta opción al igual que la anterior, únicamente está

disponible si se usa cobro directo y en ella se debe indicar el código del concepto

bancario que se utilizará para registrar el cobro.

Sección Descuentos en Facturas.

- Máximo de Descuento: esta opción permite configurar el porcentaje máximo

permitido para otorgar descuento. Por el momento no agregue ningún valor.

2.3 - Impresión de Factura

Sección Datos para la Impresión de Factura.

- Número máximo de ceros a la izquierda: este campo solo es modificable al

insertar la empresa e indica el número máximo de ceros que va a rellenar en los

códigos de conceptos (cliente, proveedor, contrato, etc.) al insertar.

- Nota: es el número de dígitos que contendrá el número (N°) de la factura.


- Indique dos (2) en el Número de copias al imprimir sus facturas. (Recuerde por ejemplo que si tiene un talonario que viene con 1 original y 2 copias debe colocar en este campo el número tres (3). Si tiene facturas que tienen papel carbón o son hechas de papel autocopiante debe colocar el número uno (1).

- Usar Decimal al Imprimir “Cantidad”: esta opción permite manejar cantidades

de productos con decimales, por ejemplo, en Kilogramos, litros, etc. Déjela activa.

- Imprimir detalle de Productos Compuestos: mostrará cada uno de los artículos

que componen el producto compuesto. Active esta opción.

- Forma de ordenar el detalle: en esta opción deje el valor por defecto Como fue

cargada.

- Imprimir subtotales por línea de producto: esta opción le permite que los

artículos sean subtotal izados por línea de producto. Active esta opción.

- No imprimir Factura después de insertar: no activar ya que si esta opción es

activada al emitir la factura no la imprimirá.

- Usar dos talonarios: al activar esta opción podrá manejar dos talonarios de

factura, y por tanto deberá configurar los datos del segundo talonario de facturas

en el área inferior derecha de esta ficha. Déjela inactiva.

- No active la opción Imprimir el Borrador de Factura al Insertar.

Sección Anexo de Seriales.

- Imprimir Anexo de Seriales: active si desea imprimir el anexo de seriales.

- Plantilla de Impresión: escoja la plantilla de impresión en el botón de tres puntos

(…)

Sección Talonario N° 1

Modelo de Factura

- Seleccione Forma libre carta en el Modelo de Factura o formato con que

imprimirá su factura.

- Plantilla de Impresión: esta opción se activa únicamente si el “Modelo de

Factura” es “Otra”, y permite elegir la plantilla de impresión.

-

- No active la opción Usar factura pre-numerada puesto que en este ejercicio

usted llevará la numeración de sus facturas. Si usted usa facturas donde el número

de control coincide con el número de factura entonces esta opción no debe ser

activada.

- Indique con doscientos cincuenta (250) el campo Numero Inicial con el que va a

empezar a facturar el programa ADME.

- Indique el prefijo “Año” en el Tipo de Prefijo. Esto significa que la numeración

de la factura tendrá la forma “Año-número de factura”. Por ejemplo: 2002-

00000000250.

Nota: Si se indicó como tipo de contribuyente del IVA, “Especial” se recomienda indicar

Modelo de Factura “Otra” y Plantilla de impresión RPXFacturaLibre3Alicuotas”.


- El Prefijo se activa únicamente con el tipo de Prefijo “Indicar”.

Sección Talonario N° 2

- Esta sección se activará únicamente si en la sección “2.3 Impresión de Factura” la

opción “Usar dos talonarios”, esta seleccionada.

2.4 - Campos Definibles

- Usar campos definibles en Facturas: active esta opción para que en la factura

usted pueda crear hasta un máximo de 12 campos adicionales o que no son

estándar. Observe que al activar esta opción aparecerá una nueva pestaña en la

pantalla de parámetros con el nombre Campos definibles.

Sección Descripción de los Campos Definibles de Factura

Campo definible No. 1: Orden de Compra

Campo definible No. 2: Contrato Cliente

3 - Cotización / Vendedores

3.1 – Cotización

Figura 17. Parámetros Cotización.

- Escoja “RpxCotizacionFormatoLibre” como la Plantilla de Impresión para

imprimir las cotizaciones.

- Imprimir detalle de Productos Compuestos: mostrará cada uno de los artículos

que componen el producto compuesto. Active esta opción.


3.2 - Nota de Débito/Crédito – Nota de Entrega Sección Nota de Crédito.

- Indique en cincuenta (50) el Número Inicial en que comenzará la numeración de

las Notas de Crédito.

- Plantilla de Impresión: señala la plantilla que aplicará a la Nota de Crédito. Deje

el valor por defecto. Sección Nota de Débito.

- Indique en cien (100) el Número Inicial en que comenzará la numeración de las

Notas de Débito.

- La opción Plantilla de Impresión señala la plantilla que aplicará a la Nota de

Débito. Deje el valor por defecto.

Sección Nota de Entrega.

- Número de copias: indica la cantidad de notas de entrega que se imprimirán.

Aunque el valor sea 0 se imprimirá una copia. Deje el valor por defecto.

- Planilla de Impresión: aquí coloca el nombre del formato de la Nota de Entrega,

se recomienda dejar el valor por defecto.

3.3 - Vendedor

- Al realizar búsqueda, usar el código del Vendedor: para que usted identifique a

los vendedores con un código esta opción se lo mostrará en pantalla, en caso de

que no lo utilice no lo active.

- Vendedor genérico: indica el nombre del vendedor principal (si se utilizan

múltiples vendedores) o del vendedor único (si solamente utiliza un (1) vendedor).

Usted puede crear más vendedores en el módulo CxC / Cobranzas / Vendedor que

se encuentra en el módulo de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El nombre y el

código del Vendedor Genérico no pueden ser cambiados sin embargo

posteriormente usted podrá definir los diversos vendedores con los que trabajará e

indicar cuál es el nombre del vendedor genérico o principal de la empresa. Este

proceso se explicará posteriormente. Deje el vendedor indicado por el programa.

4. - CxC / Cobranzas


4.1 - Cliente

Figura 18. Parámetros Clientes.

- Cliente Genérico: indica el nombre del cliente genérico principal (si se utilizan

múltiples clientes) o del cliente único (si solamente utiliza un (1) cliente o un

cliente genérico). Usted puede crear más clientes en el módulo CxC / Cobranzas /

Vendedor que se encuentra en el módulo de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El

nombre y el código del Cliente Genérico no pueden ser cambiados sin embargo

posteriormente usted podrá definir los diversos Clientes con los que usted

trabajará e indicar cuál es el nombre del Cliente Genérico o principal de la

empresa. Este proceso se explicará posteriormente. . Deje el cliente indicado por

el programa.

- Avisar si el Cliente tiene deuda: esta opción permite que el sistema le muestre la

deuda del cliente al momento de facturarle. Active esta opción.

- Indique 10.000 en el Monto a partir del cual enviar aviso deuda.

- No active la opción Al realizar la búsqueda, usar el código del Cliente. Esta

opción le permite identificar a los clientes con su código o por su nombre, si no

activa esta opción entonces la forma de identificar a los clientes será por su

Nombre.

- Colocar en Factura y Cotización el Vendedor Asignado al Cliente: active esta

opción para que aparezca en la factura el nombre del vendedor que está

ejecutando dicha venta.

- Imprimir Datos del Cliente en Comprobantes de Impresión Fiscal: active esta

opción (si trabaja con impresoras fiscales) para que aparezcan los datos del

cliente en el comprobante fiscal.

4.2 - Cobranzas

- Usar zona de cobranza: activar, para poder indicar zona geográfica al realizar

cobranzas. Esto le permitirá realizar informes zonificados o clasificar los clientes.

- Sugerir número de cobranza: active esta opción para que cada vez que inserte

una cobranza coloque el número siguiente a la cobranza anterior o que usted

pueda indicarlo (por ejemplo colocar el número del depósito bancario).


- Concepto de Reverso de Cobranza: muestra el código del concepto bancario que

se generará del movimiento bancario de reverso cuando anule una cobranza. Es un

valor que viene precargado en el sistema “60334 - Reverso Automático

Cobranza”, se recomienda no cambiar.

- Imprimir Comprobante al ingresar Cobranza: cada vez que el programa

guarde la cobranza imprimirá el comprobante en papel. No activar.

- Nombre de la plantilla para el Comprobante Cobranza: Seleccione de la lista

la opción “rpxComprobanteDeCobro”

4.3 - Comisiones

- Opciones para Calcular las comisiones sobre Cobranzas: seleccione de la lista

la opción “Días Vencidos”. De esta manera las comisiones se calcularán de

acuerdo a los parámetros de la opción “Tabla de Comisiones por Días Vencidos”.

Sección Tabla de Comisiones por días Vencidos.

- Esta opción sólo aplica si el valor de Opciones para Calcular Comisiones sobre

cobranzas es Días Vencidos. Se pueden configurar hasta 5 tipos de comisiones

según los días vencidos. El Programa viene con unos valores precargados, con los

cuales trabajaremos en este curso.

4.4 Limite de créditos y días de Vencimientos

- Límite de crédito

- Aplica por monto

- Aplica por días de vencimiento

- Monto limite

- Nro de días de vencimiento


5 - Inventario 5.1 - Inventario

Figura 19. Parámetros Inventario.

- Usar Base Imponible Diferente 100%: esta opción se utiliza para algunos

artículos donde el IVA solo aplica sobre un porcentaje de la base imponible.

Ejemplo: Venta de Boletos aéreos.

- No activar esta opción

- Cantidad de Decimales a utilizar: este parámetro le permite manejar el número

de decimales que aparecerán en los montos reflejados en los artículos. Escoja 2

(dos) decimales.

Sección Almacén.

- Usar Almacén: se utiliza para indicar que maneja varios almacenes donde se

guarda la mercancía.

- Almacén genérico: en esta opción deberá indicar el nombre del almacén principal

(si se utilizan múltiples almacenes) o del almacén único (si solamente utiliza un

almacén). Puede crear más almacenes en el módulo Almacén que se encuentra en

el menú “Inventario / Compras”. Allí también podrá cambiar el nombre del

almacén llamado UNICO pero no su código. Recuerde que para agregar o

modificar almacenes usted debe activar la opción Usar Almacén. Este proceso se

explicará posteriormente en el transcurso del ejercicio.

- En la opción Permitir Sobregiros debe seleccionar la opción No permitir

Sobregiros, lo que significa que usted deberá tener existencia de mercancía en

el/los almacenes para poder facturar. Las otras opciones disponibles son No

Chequear existencia y Permitir Sobregiro.

- Para este ejercicio se utilizará la opción indicada.


Sección Sinónimos

Esta opción le permite cambiar los nombres a los campos que trae el sistema ADME

por defecto para: tallas, colores, seriales y rollos, de forma que podrá adaptar dichos

nombres según las características de los artículos que venda la empresa, para este

ejercicio dejaremos los campos como se encuentren.

Sección Artículos de Inventarios – Campos Definibles.

Indique en Campos Definibles los siguientes valores:

- Campo Definible 1: Proveedor

- Campo Definible 2: País de Origen

5.2 - Nota Entrada/Salida

- Imprimir Nota de Entrada / Salida al insertar: esta opción le permitirá

imprimir automáticamente la nota de entrada o salida al insertarla.

- Activar esta opción.

- Plantilla de impresión: seleccione “rpxNotaES” para indicar el formato de

impresión que se utilizará en la Nota de Entrada / Salida.

5.3 - Método de Costos

- Método de Costo: esta lista le ofrece dos opciones

Ultimo costo

Costo promedio

a. Método último costo

- Actualizar en cada operación: active esta opción si desea que se lleven a cabo

de forma automática el cálculo del “Costo Ultima Compra”

b. Método costo promedio

Si escoge la opción Costo promedio de igual manera active los siguientes

parámetros:

Actualizar en cada operación: active esta opción si desea que se lleven a cabo de

forma automática el cálculo del costo promedio ponderado cada vez que se ejecuten

operaciones que impliquen re-cálculo del costo en los productos de inventario.

Nota importante: La diferencia entre “Actualizar en cada operación” del método “Ultimo costo” y

no usarlo, está en que si lo usa, cada vez que se ejecute una operación que afecte el costo, el

sistema ajustara el precio en las compras.

Nota importante: La diferencia entre usar “Actualizar en cada operación” del costo promedio o no usarlo, está en

que si lo usa, cada vez que se ejecute una operación que afecte el costo, el sistema actualizará el costo promedio

ponderado en la ventana Artículos, en caso contrario deberá ir cuando usted lo desee a la opción de cálculo de costo

para actualizarlos.


- Fecha desde inicio de uso de método de costo: ingrese la fecha desde la cual

va aplicar el método.

- Desea que el Comprobante de Costo de venta sea detallado: active esta

opción si desea visualizar el comprobante de costo en forma detallada, de lo

contrario no la active.

Luego de insertar todos los parámetros presione el botón Grabar para guardar los

cambios.

6 - CxP / Compras

6.1 – Compras

Figura 20. Parámetros Compras.

- Generar CxP desde Compra: esta opción le permite al insertar una compra

generar automáticamente la cuenta por pagar. Activar esta opción.

- Imprimir Orden de Compra al insertar: esta opción le permite imprimir

inmediatamente una Orden de Compra al insertarla. No activar esta opción.

- Plantilla de Impresión Orden de Compra: seleccione “rpxOrdenDeCompra”

para indicar el formato de impresión que se utilizará en la Orden de Compra.

- IVA es Costo en compras: Esta opción le permite visualizar el total de la compra

con IVA, de lo contrario el monto total de la compra se reflejará sin IVA. No

activar esta opción.

- Imprimir Compras al insertar: al insertar la compra se imprimirá

inmediatamente los datos de ésta. No activar esta opción.

- Plantilla de impresión Compra: seleccione “rpxCompra” para indicar el formato

de impresión que se utilizará al momento de insertar una compra.

- Plantilla de impresión del comprobante de retención: Selecciones

“rpxretencion” para indicar el formato de impresión que se utilizara al momento

de insertar una retención.


- Imprimir comprobante de CxP: Esta opción le permite imprimir

inmediatamente un comprobante de CxP

- Realizar compras de servicios: Active esta opción en el momento que crea

pertinente.

6.2 - CxP / Proveedor / Pagos

Sección Proveedor.

- Al realizar una búsqueda, usar el código del Proveedor. No activar esta

opción.

Sección comprobante de retención CxP

- Permitir el comprobante de retención repetido: No activar esta opción

Sección Pagos / Orden de Pago.

- Número de copias del Comprobante de Pago: indique que desea 2 copias del

comprobante de pago.

- Plantilla de Impresión: seleccione “rpxComprobanteDePago” para indicar el

formato de impresión que se utilizará al momento de imprimir un pago

(comprobante de egreso)

- Tipo de Orden de Pago a Imprimir: seleccione la opción Orden de pago con

Cheque, esta opción le permitirá Imprimir la información del cheque y de la

orden de pago en una misma página.

- Confirmar impresión por secciones: esta opción le permite hacer pausas entre

la impresión del cheque, comprobante de pago y comprobante de retención.

- No imprimir Comprobante de Pago inmediatamente: esta opción le permite al

insertar un pago emitir inmediatamente el cheque. No activar esta opción

- No Imprimir Comprobante contable de Pago: esta opción le permite imprimir

el comprobante contable en el mismo comprobante de pago.

6.3 - Retención IVA (Solo en empresas de tipo Contribuyente Especial)

- Número de copias de Comprobante de Retención de IVA: indica como número

de copias al imprimir el comprobante de retención uno (2).

- Imprimir un comprobante de Retención por hoja: no activar esta opción.

- Deje la Plantilla de impresión del comprobante de retención que aparece por

defecto (rpxComprobanteDeRetencionIVA).

Nota: Esta opción le permite identificar a los proveedores con su código. Si usted no activa esta opción entonces la

forma de identificar a los proveedores será por su Nombre.

Nota: Esta opción solo está disponible para empresas que manejen la integración con contabilidad.


- Deje activa la opción Generar N° de Comprobante de retención de IVA sólo si

el porcentaje de retención es mayor a cero (0).

6.4 - Retención I.S.L.R.

- Usar módulo de retenciones: para indicar que le hace retenciones por servicios a

sus proveedores en los pagos. Activar esta opción.

- Indique en (2) el Num. Copias comprobantes de retención.

- Día / Mes de cierre Fiscal: debe indicar el día y mes en que cierra el año fiscal de

la Compañía.

- Tomar en cuenta las Retenciones en Cero (0) en la Relación Anual y los

ARCV’s: esto permitirá que todas las retenciones, incluso las que tenga monto

cero, aparezcan en la Relación Anual y en los ARCV´s.

Sección Representante Legal

- Indique el N° R.U.C., Nombre y Apellido, Teléfono (Código / Número),

Dirección, Ciudad, e-mail del Representante Legal.

7. –Bancos 7.1 – Bancos

Figura 21. Parámetros Bancos.

Nota: una vez activada no se puede desactivar.

Nota: Estos datos son obligatorios e importantes si va a sacar la relación anual mediante el uso del sistema.


- Usa código del banco en pantalla: al activar esta opción le aparecerá en la

pantalla el campo del código bancario. Actívela.

Sección Impuesto a las Transacciones Financieras.

- Usar débito bancario: recuerde que al activar esta opción, cada vez que haga un

movimiento de egreso en la cuenta de banco el programa generará el movimiento

de débito bancario automático. No activar esta opción.

- Redondear monto débito bancario: al activarlo el programa calculará el debito,

redondeando el monto a 2 decimales, si indica que el programa no va a truncar

decimales. Activar esta opción.

- Concepto del débito bancario: aparece el código del concepto bancario que

identifica el débito bancario con el que se generará el movimiento bancario

automático cada vez que realice un egreso bancario. Tiene el valor precargado en

el sistema: “60335 – DÉBITO BANCARIO AUTOMÁTICO”, se recomienda no

cambiar.

-

Sección Conciliación Bancaria

- Considerar como conciliados los movimientos ingresados antes de la fecha de

inicio conciliación: este valor permite que el usuario indique si desea que ciertos

movimientos (por ejemplo, movimientos viejos) se consideren conciliados de una

vez. No active esta opción pues en nuestro caso, no tenemos datos precargados.

- Fecha de inicio de la conciliación: es la fecha a partir de la cual serán tomados

en cuenta los movimientos a efectos de la conciliación. Dejaremos el valor por

defecto, que deberá ser la fecha actual.

7.2 - Monedas

Figura 22. Pestaña Moneda.

Nota: Estos dos campos sólo pueden modificarse cuando no hay conciliaciones ingresadas.


- Nombre de moneda local: Escribir el nombre de la moneda circulante en el país.

- Usar moneda extranjera: al activar esta opción le permitirá trabajar el sistema con

diferentes tipos de moneda. Si la empresa utiliza solamente la moneda Bolívares no

active la opción. Cuando la requiera la podrá activar. Una vez activada, no puede

desactivarla.

- Solicitar el ingreso de la tasa de Cambio al Emitir: Si la opción activa es

“Siempre al Emitir la primera Factura” el sistema le pedirá la cotización de la

moneda la primera vez que emita una factura durante un día, si el valor es “Solo si

es necesario” el sistema no solicitara el cambio de la moneda, sino que cuando lo

requiera o desee usted lo cambiara.

- Nombre de la moneda Extranjera: Cambia el nombre de la moneda extranjera a

manejar.

7.3 - Anticipos

Figura 23. Pestaña Anticipos.

- Cuenta Bancaria Genérica: indica la cuenta bancaria que se usará para registrar el

pago del anticipo.

- Sugerir número de Anticipo: sugerirá un número consecutivo de acuerdo al último

ingresado.

Sección Anticipo Cobrado.

- Concepto Bancario del Anticipo: indica el concepto bancario que utilizará al

registrar un anticipo cobrado. Viene preseleccionado: “60338 - Anticipo Cobrado”.

- Concepto Bancario del Reverso / Devolución: representa el concepto bancario

que utilizará al registrar un reverso de anticipo cobrado. Viene preseleccionado:

“60336 - Rev. Automático Ant. Cobrado”.

- Plantilla de impresión: Verifique que la plantilla seleccionada es:

rpxComprobanteDeAnticipoCobrado.


Sección Anticipo Pagado.

- Concepto Bancario del Anticipo: indica el concepto bancario que utilizará al

insertar un anticipo pagado. Viene preseleccionado: 60339 - Anticipo Pagado.

- Concepto Bancario del Reverso / Devolución: representa el concepto bancario

que utilizará al registrar un reverso de anticipo pagado. Viene preseleccionado:

“60337 - Rev. Automático Ant. Pagado”.

- Plantilla de impresión: Verifique que la plantilla seleccionada es:

rpxComprobanteDeAnticipoPagado.

- Tipo de Comprobante Pagado a imprimir: Al imprimir el comprobante pagado

este puede emitirse de 3 formas diferentes: “Comprobante con cheque”, “Sólo

Comprobante” y “Comprobante Separado de Cheque”.

7.4 - Movimiento Bancario.

- Enviar mensaje Nº Mov. Bancario: lo cual hará que cada vez que usted grabe

una cobranza o un pago le indica el número asignado del movimiento bancario

asociado que se generó automáticamente. Activar esta opción.

- Generar Mov. Bancario desde cobro: activar esta opción.

- Usa código concepto en pantalla: recuerde que esto le permitirá escoger si desea

trabajar por código cada vez que se requiera esta información. Al no indicarlo la

escogencia será por nombre. Actívela.

- Generar Mov. Bancario desde pago: activar esta opción.

- Nro. Copias para Comprobante de Cheque: indique 1 en el número de copias

que se imprimirán del comprobante de cheque.

- Plantilla de impresión: permite escoger la plantilla con la que desea imprimir el

comprobante de cheque, deje el valor por defecto.

- Confirmar impresión por secciones: No active esta opción, para que al insertar

movimiento bancario desde la opción del menú Movimiento Bancario

Insertar con Opción Imprimir Cheque el cheque se imprima en una página

diferente a la del comprobante. Además emitirá un mensaje de confirmación para

cada sección de impresión. Si esta desmarcado el cheque se imprime en una sola

hoja junto con su comprobante.

- Imprimir Comprobante de Cheque Inmediatamente: active esta opción, para

imprimir el comprobante de cheque inmediatamente que se inserta el movimiento

bancario. Si está desmarcado el sistema solo imprimirá el cheque.

- Imprimir Comprobante Contable de Cheque: active esta opción, para que se

imprima el comprobante contable, cada vez que se emite un cheque desde

movimiento bancario.

- Generar movimiento reverso si anula pagos activar esta opción

- Concepto bancario reverso de pago: activar esta opción

Después de insertar todos lo sus parámetros presione el botón Grabar.


Parámetros de Contabilidad

Luego de configurar los “Parámetros Administrativos” debemos verificar que los

parámetros de “Contabilidad” estén adecuadamente configurados para ello escoja el menú

Parámetros Contabilidad Modificar Parámetros Generales y verifique que las

opciones están como se indica a continuación.

Figura 24. Pestaña Comprobantes

Pestaña Comprobantes

Revise todas las opciones y active solo aquellas que para usted sean necesarias, y les

asegure un correcto análisis de su empresa.

Pestaña Informes

Figura 25. Pestaña Informes


Parámetros de informes

- Revise todas las opciones y active solo aquellas que para usted sean necesarias

Nombres de Informes

- Coloque los nombres en cada casilla, para su identificación

Luego presione el botón Grabar

Configuración de Impresión

Figura 26. Ventana de “Configuración General para Impresión de Reportes”.

El software Adme le permite a través de este módulo, establecer ciertos parámetros de

cómo se van imprimir los reportes. Vaya al Menú G Configuración de Impresión y

haga clic en la pestaña Reportes y configure las siguientes opciones: Impresión Grafica.

1. Especificar Calidad de impresión

2. Optimizar para impresión en matriz de puntos

3. Escoger impresora al imprimir

Marque las opciones de su interés.

Encabezado de Reportes

1. Imprimir fecha de emisión: esta opción permite qué en los informes se indique la

fecha y hora de emisión en que estos sean impresos. Activar esta opción.

2. Imprimir número de página: esta opción permite ver las páginas enumeradas en

los informes. Activar esta opción.

3. Tamaño de Fuente para el nombre de las cía: en este parámetro indique el

tamaño en 13 puntos, para mostrar el nombre de la compañía en los informes.


Presione El botón Grabar para guardar la configuración de impresión.

Si desea puede imprimir una página de prueba, presionando el botón Imprimir Prueba.

Actualizar Tablas Para actualizar las tablas diríjase al módulo de Mantenimiento de Tablas. El programa le

mostrará la ventana Mantenimiento de Tablas.

Figura 27. Ventana de Mantenimiento de Tablas.

En esta ventana escoja la opción Zona de Cobranza y haga clic en el botón de Insertar

para mostrar la siguiente ventana:

Figura 28. Ventana Zona de Cobranza.

En la cual insertará los siguientes valores:

Manabí

El oro

Guayaquil

Esmeralda

Luego escoja Línea de producto y haga clic en el botón de Insertar.

El sistema le mostrará la siguiente ventana:


Figura 29. Ventana Línea de Productos

En esta ventana inserte las siguientes Líneas de Productos:

Combos

Camisas

Electrodomésticos

Categoría

Celulares

Programas

Llaveros

Servicios

Presione un clic en el botón Grabar o la tecla <F6> en cada una de las inserciones, y luego

presione el botón Salir.

De igual manera escoja Categorías de Productos y haga clic en el botón de Insertar.


Figura 30. Ventana Categorías de Productos

En esta ventana inserte las siguientes categorías:

Vestir

Sport

GSM.

CDMA

Servicios

Programas





Luego escoja Notas Finales y haga clic en el botón de Insertar.

Figura 31. Ventana Nota Final

Seguidamente inserte las siguientes notas finales:

Código Descripción

1 Esta cotización tiene 15 días de validez

2 Favor de emitir cheque a nombre de:




Reglas de Contabilización. Cuando usted emite una factura, por lo general el asiento contable que ampara esta

transacción es siempre el mismo. Por esta razón nuestro sistema puede “recordar” cuál es el

asiento contable asociado a una factura y si fuera diferente usted lo puede modificar en el

acto.

Igual sucede con una transacción de cuentas por pagar. Cuando usted registra la factura de

un proveedor el programa puede recordar cual es la cuenta que usted utiliza con mayor

frecuencia. Si es diferente usted la podrá cambiar y asegurarse que la transacción está bien

registrada contablemente.

El objetivo de esta sección es explicar cómo se hace para que el programa “recuerde”

cuáles son los asientos contables que se utilizan con más frecuencia para las cuentas del

IVA, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Cobranza, Pagos, Movimientos Bancarios,

Facturación, Anticipo y el manejo del Débito Bancario.

Si usted quiere, que al momento de hacer una transacción que genera asiento contable, el

programa le solicite modificar el asiento generado, debe ir al módulo Menú Usuarios /

Conversión / Parámetros / Respaldar y allí acceder al menú Usuario Modificar.

Opciones del módulo “Menú” y del menú “Usuario”.

Luego buscar el usuario que desea modificar, y en la ventana de modificación de usuario ir

a la ficha Contabilidad, para activar, en la sección Comprobantes, la opción Mod. comp.

Automáticos.


Figura 32. Pestaña Contabilidad en la ventana de modificación de Usuario.

Activar

Figura 33. Pestaña Contabilidad en la ventana de modificación de Usuario

Para configurar las reglas de contabilización, vaya al módulo Menú Contabilizar

Reglas de Contabilización, y una vez allí vaya al menú Reglas de Contabilización

Modificar, y le aparecerá la ventana de modificación de Reglas de Contabilización.

Nota: Si esta opción esta deshabilitada, igualmente se genera el comprobante automáticamente, y usted posteriormente

puede ir a modificarlos si es necesario.


Figura 34. Ventana de “Reglas de Contabilización”.

Verifique que las reglas de contabilización están configuradas de la siguiente forma:

General

Editar inmediatamente el Comprobante Generado: activar esta opción para que una vez

que se realice la operación administrativa pueda modificarse el comprobante contable

asociado.

Cuentas Contables del IVA

IVA Crédito Fiscal: Indique la cuenta: 1.01.05.01.01

IVA Débito Fiscal: Indique la cuenta: 2.01.07.01.04

Retención I.V.A.: Indique la cuenta: 2.01.07.01.05

Cuentas Contables del ICE

ICE Crédito Fiscal: Indique la cuenta 1.01.05.05.01

ICE Débito Fiscal: Indique la cuenta 2.01.07.01.04

Cuentas Contables Diferencia en Cambio y Cálculo

Diferencia en Cambio y Cálculo: Indique la cuenta 3.06.09.01.01

En el resto de las pestañas de la ventana Reglas de Contabilización encontrará las

siguientes opciones:

Como Contabilizar: la compra o venta una a una, y puede ser:

- Inmediata: Una vez insertada la compra o venta se crea Inmediatamente el

comprobante contable. Seleccione esta opción.


- Pospuesta: El comprobante contable se crea posteriormente uno a uno a

través de la opción “Contabilizar” del menú.

Sigla del Tipo de Comprobante: si la empresa maneja el tipo de numeración de

comprobantes “Tipo-Mes-Consecutivo” deberá indicar la Sigla del Tipo de

Comprobante que usará. La ficha “Débito Bancario” no maneja estas opciones.

CxC. Cuentas del Comprobante Contable de CxC.

CxC Clientes: Indique la cuenta: 1.01.02.05.02

Retención IVA Bienes: Indique la cuenta: 1.01.05.01.02

Retención IVA Servicios: Indique la cuenta: 1.01.05.01.02

Retención Renta: 1.01.05.02.01

Ingresos: Indique la cuenta: 4.01.02.01.02

Siglas del Tipo de Comprobante: 03 (Sólo si la numeración es Tipo-Mes-

Consecutivo).

CxP. Cuentas del Comprobante Contable de CxP.

Gastos: Indique la cuenta: 5.02.01.20.01

Retenciones IVA Bienes: Indique la cuenta:2.01.07.01.05

Retenciones IVA Servicios: Indique la cuenta: 2.01.07.01.05

Retención Renta: Indique la cuenta 2.01.07.01.02

CxP Proveedores: Indique la cuenta: 2.01.03.01.01


Consecutivo).

Cobranza. Cuentas del Comprobante Contable de Cobranza.

Cobrado en Efectivo: Indique la cuenta: 1.01.01.01.02

Cobrado en Cheque: Indique la cuenta: 1.01.01.01.02

Cobrado en Tarjeta: Indique la cuenta: 1.01.01.01.03 (Lo cobrado en tarjeta se

deposita en el Banco Banesco).

Retención I.S.L.R.: Indique la cuenta: 1.01.05.02.01. Este es la Retención de

Impuesto sobre la Renta que me hacen mis clientes (En este caso creamos una

cuenta diferente a la cuenta de pasivo porque este es el impuesto que descontaré de

mi próxima declaración de I.S.L.R.).

Retención IVA: Indique la cuenta 1.01.05.01.02

Otros: Indique la cuenta: 5.02.03.01.01

CxC Clientes: Indique la cuenta: 1.01.02.05.02

Cobrado en Anticipos: 2.01.10.01.01


Consecutivo).

Pagos. Cuentas del Comprobante Contable de Pagos.

CxP Proveedores: Indique la cuenta 2.01.03.01.01

Banco: Indique la cuenta 1.01.01.02.02

Otros: Indique la cuenta: 1.01.01.02.01

Retención I.S.L.R.: 2.01.07.01.02 (cuenta que registra las Retenciones hechas a los

proveedores y que se enteran en los tres (3) primeros días hábiles del mes

siguiente).

Pagado en Anticipo: 1.01.04.03.01

Retención I.V.A. 2.01.07.01.05



Consecutivo).

Mov. Bancarios.

Cuentas del Comprobante Contable de Movimientos Bancarios - INGRESOS

Bancos: Indique la cuenta 1.01.01.02.02

Ingresos: Indique la cuenta 4.01.06.01.01

Cuentas del Comprobante Contable de Movimientos Bancarios - EGRESOS

Gastos: Indique la cuenta 5.02.03.01.01

Bancos: Indique la cuenta 1.01.01.02.02

Siglas del Tipo de Comprobante: 01 (Sólo si numeración es Tipo-Mes-

Consecutivo).

Facturación. Cuentas del Comprobante Contable de Facturación.

CxC Clientes: Indique la cuenta 1.01.02.06.02

Descuentos: Indique la cuenta: 4.01.09.01.01

Cargos: Indique la cuenta: 4.01.06.01.01

IVA Débito Fiscal: 2.01.07.01.04

Total Factura: : Indique la cuenta: 4.01.02.01.02


Consecutivo).

Activar la opción Contabilizar por Artículo indica que usará la cuenta contable indicada

en los datos de cada artículo al contabilizar. Los que no tenga definida cuenta,

contabilizaran con la cuenta “Total Factura”.

De igual forma activar la opción Agrupar por cargos descuentos registrará en un solo

renglón (cuenta) DE LA FACTURA todos los “Cargos / Descuentos” que usen la misma

cuenta.

Anticipo.

Cuentas del Comprobante Contable de Anticipo Cobrado

Caja: Indique la cuenta 1.01.01.01.02

Anticipo de Cliente: 2.01.10.01.01

Otros Ingresos: 4.01.08.01.01

Cuentas del Comprobante Contable de Anticipo Pagado

Anticipo a Proveedor: 1.01.04.03.01

Otros Egresos: 5.02.04.02.02

Bancos: 1.01.01.02.02


Consecutivo).


Identificar tipos de comprobantes (manuales, automáticos con data precargada)

Contabilizar documentos con opción pospuesta.

Buscar comprobantes por la opción “Generado por” (factura, pago, CxP, etc.)

Seguridad.

Todo el software le permite crear usuarios y niveles de seguridad para estos. A

continuación trataremos como es el funcionamiento de la seguridad en el programa ADME.

1. En el <Menú Principal> vaya al módulo Usuario / Conversión / Parámetros /

Respaldar y luego al menú Usuario Insertar, le aparece la ventana de Insertar

Usuario donde deberá indicar los siguientes datos:

Figura 35. Ventana insertar usuarios.

Nombre del usuario: indique un nombre de usuario con el cual acceder al

programa. Se recomienda que no contenga caracteres especiales ni espacios en

blanco. Nota: Dato obligatorio.

Nombre Completo: indique el nombre completo del usuario.

Cargo: indique el cargo del usuario.

Email: Correo electrónico del usuario

Supervisor: si el usuario es supervisor, podrá activar todos los módulos del sistema,

de lo contrario no podrá activar o desactivar como supervisor a los usuarios


Otras Opciones de usuario

1. Salga del programa e ingrese de nuevo con el usuario jefe (password: jefe), vaya al

Módulo Usuario / Conversión / Parámetros / Respaldar y luego al menú Usuario

Desactivar usuario. 2. Le aparece la ventana de Buscar usuario para Desactivar, haga clic en el botón

Buscar, seleccione el usuario que creó en el ejercicio anterior y haga clic en el

botón Desactivar.

3. En la ventana Desactivación presione el botón Aceptar.

4. En el mensaje Éxito presione el botón Aceptar para confirmar la desactivación del

usuario.

5. Salga del programa e intente ingresar de nuevo con el usuario que desactivó. Notará

que al ingresar el nombre de usuario y clave de usuario que desactivó, el programa

le indica que no existen usuarios con esas características.

Figura 36. Mensaje de advertencia al ingresar con usuario desactivo.

6. Ingrese el programa con el usuario jefe (password: jefe), reactive el usuario desde el

Módulo Usuario / Conversión / Parámetros / Respaldar y luego al menú Usuario

Activar usuario.

7. Luego vaya al menú Usuario Insertar Copia, en la ventana Buscar usuario

para insertar copia haga clic en Buscar, luego seleccione el usuario creado por

usted y haga clic en el botón Insertar Copia.

8. Con esto creará un usuario con acceso a los mismos módulos que el original. El

programa le solicitará el nombre (Login) del nuevo usuario, el cual también será

su clave o password de acceso.

Figura 37. Ventana de “Insertar Copia de Usuario”.


Cambiar password.

1. Para cambiar la clave o password del usuario vaya al módulo de Menús Usuario

/ Conversión / Parámetros / Respaldar y luego al menú Usuario Cambiar

Password.

2. Le aparece la ventana de Cambiar Password donde deberá introducir el password

actual y el nuevo (dos veces).

Figura 38. Ventana de “Cambiar Password”.

Reiniciar password.

Si por alguna razón algún usuario olvido su password, usted puede reiniciarlo, pero este

proceso únicamente esta disponibles para aquellos usuarios definidos como Supervisores.

1. Vaya al módulo de Usuario / Conversión / Parámetros / Respaldar y luego al

menú Usuario Reiniciar Password.

2. Le aparece la ventana de Buscar usuario para Reiniciar Password, haga clic en el

botón Buscar, seleccione el usuario que creó en ejercicios anteriores y haga clic en

el botón Reiniciar Password.

3. Le aparece la ventana de datos del usuario, y la ventana de confirmación para

reiniciar el password, en la cual acepta o cancela la acción.

Figura 39. Ventana de “reiniciar Password”.

Al aceptar el cambio le mostrará la ventana de reinicio de password se realizó con éxito.


Figura 40. Ventana de Éxito en el reinicio de password.

Respaldar / Restaurar Por efectuar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos acumulados en su

disco duro durante la operación del programa de ADME a otro medio de almacenamiento

(disquetes, CD Unidad de Red, etc.), dependiendo de sus necesidades y de los dispositivos

de almacenamiento que disponga.

Por recuperar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos respaldados a

su base de datos de trabajo.

Es conveniente, para su seguridad, realizar periódicamente la operación de Respaldar, ya

que es la única manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una

pérdida de Información en su disco duro. Además se recomienda hacer más de un respaldo

y en más de un medio de almacenamiento, pues esto le garantiza que si uno falla o el

respaldo es defectuoso, siempre puede ir al respaldo anterior, o sea, puede realizar

respaldos diarios y para ello obtenga cinco disquetes, identificados de lunes a viernes.

Usted puede configurar su respaldo automático, (ver sección de Configuración de

Respaldo) de forma que se realice con la periodicidad que requiera y en el dispositivo que

usted indique, el cual se recomienda que no sea el mismo directorio de trabajo (mismo PC).

Respaldar

Para llevar a cabo el proceso de respaldo desde el <Menú Principal> diríjase al módulo

Usuario / Conversión/ Parámetros / Respaldar

Figura 41. Menú para cambio de menú.


Una vez ubicado en el menú de Usuario / Conversión / Parámetros / Mantenimiento

seleccione la opción: Respaldar / Restaurar Respaldar.

Figura 42. Opciones del Menú Respaldar / Restaurar.

Aparecerá la ventana de Respaldar donde el programa le pedirá los siguientes datos, para

hacer un respaldo de la base de datos:

Figura 43. Ventana de Respaldar Base de Datos.

Cantidad de Compañías: seleccione una opción en la lista desplegable Cantidad de

Empresas, si usted desea realizar el respaldo de:

Todas las Empresas existentes en el programa.

Una sola Empresa la cual será, en la que se encuentra trabajando (ver en la parte

inferior izquierda de la pantalla, el nombre de la compañía activa).

Todas las Empresas (Indiv.), crea archivos .Zip individuales por compañía, en el

directorio que usted seleccione. El formato de los nombres de los archivos de

respaldo generados es: codigocompania_nombrecompania + mes día

Todas las Empresas (Compr. Texto), esta opción crea un archivo .Zip con todos los

datos de todas las empresas en un archivo de texto. Tanto el respaldo automático

como la reestructuración de la base de datos se hacen bajo este criterio.

Formato del respaldo: la opción Normal genera el respaldo en formato binario y la

opción XML generará el respaldo en formato texto.

Unidad de respaldo: indique en que unidad guardará el respaldo, puede hacerlo en

disquetes, en archivo .Zip, en CD o en un directorio del disco duro.


Directorio de Respaldo: indique en que directorio de la unidad que selecciono, quiere

realizar el respaldo.

Nombre del Archivo: el programa sugiere un nombre para el archivo, usted lo puede

modificar y colocar el nombre que desee.

Ruta del Respaldo: aquí aparece el camino donde será guardado el archivo del respaldo.

Nota: Es importante recordar el modelo de respaldo usado, pues debe ser consistente con el

modelo a usar en el proceso Restaurar, de lo contrario este último fallará. El modelo de

respaldo se indica en la Configuración del Respaldo (Menú G), opción Modelo del

Respaldo, los valores disponibles son “Win 95/98” y “Win NT/Me/2000/XP”.

Haga clic en el botón Grabar y debe esperar hasta que aparezca el siguiente mensaje:

Figura 44. Mensaje de proceso exitoso.

Si usted seleccionó respaldar todos las Empresas, el sistema luego le preguntará si desea

respaldar también los reportes.

Figura 45. Mensaje de confirmación para respaldar reportes.

Restaurar.

Si tiene que recuperar la información de las Empresas, debe primero activar modo

avanzado en el menú G, y luego desde el módulo Usuario / Conversión / Parámetros /

Respaldar vaya a la opción:


Respaldar / Restaurar Restaurar


Aparecerá la ventana de Restaurar Base de Datos, donde el programa automáticamente

coloca la fecha, y el directorio donde se grabaron los respaldos. Si usted realizó el respaldo

en otra ruta podrá modificarla.


Haga clic en el botón Grabar e inmediatamente aparece el siguiente mensaje de

confirmación del proceso restaurar.

Figura 48. Mensaje de confirmación del proceso restaurar.

Nota: Recuerde que el modelo del respaldo a restaurar debe ser igual al que tenga configurado el sistema en la

Configuración del Respaldo (Menú G), opción Modelo del Respaldo. De no ser igual el proceso de restauración de

respaldo fallará, en este caso ir a la configuración de respaldo y cambiar el tipo de “Modelo”.

Modelo del Respaldo


Una vez terminado el proceso de restaurar respaldo el programa debe cerrar para garantizar

la consistencia de los datos, por tanto aparece el siguiente mensaje:

Figura 49. Mensaje de advertencia.

Figura 50. Mensaje de advertencia.

Restaurar Empresa desde Respaldo Total

Si tiene que recuperar la información de una Empresas específica, debe primero activar

modo avanzado en el menú G, y luego desde el módulo Usuario / Conversión /

Parámetros / Respaldar seleccione la opción:

Respaldar / Restaurar Restaurar Empresa desde Respaldo Total

Le aparecerá la siguiente ventana:

Figura 51. Ventana Restaurar Empresa.

Nota: Si el respaldo es de una sola Empresa, el programa mostrará el siguiente mensaje:


De esta ventana seleccionará el directorio y el archivo de respaldo correspondiente.

Por defecto el respaldo se crea en el directorio del programa y es identificado con el

nombre del programa (por ejemplo, ADME), la palabra TotalComp, seguida de la fecha en

que se realizó el respaldo en formato MMDD, por ejemplo ADMETotalComp0113, es un

respaldo total del sistema ADME realizado el 13 de enero.

Una vez que seleccione el archivo, debe hacer clic en el botón Llenar lista de empresas

desde el Zip, lo cual, listará todas las empresas que contiene el respaldo y le permitirá

seleccionar las que desee restaurar, haciendo clic en el cuadro a la izquierda del nombre.

Figura 52. Ventana Restaurar Empresa.

Puede seleccionar todas las compañías listadas haciendo clic en la opción Marcar Todas o

por el contrario deseleccionarlas todas haciendo clic en Desmarcar todas.

También aparecen las Opciones del Proceso. Si se activa Sobrescribir sin preguntar al

momento de restaurar si existe una empresa con el mismo nombre no advertirá y

sobrescribirá los datos de esta empresa. Si se activa la opción “Mostrar Mensajes” el

programa le informará sobre el resultado del proceso.

Seleccione de la ventana Restaurar Empresa las compañías que va a restaurar y haga clic

en el botón Restaurar. Una vez que el programa finalice el proceso, le avisara con un

mensaje de advertencia.

Nota: Esta opción solo funciona con los archivos .Zip generados desde el programa con la opción Todas Las Empresas

(Compr. Texto) y permite seleccionar una o varias empresas específicas para ser restauradas desde el archivo.

Nota: Tanto el respaldo que el sistema realiza automáticamente como la reestructuración (Access ó MSDE/SQL

Server) de la base de datos crea un archivo .Zip (archivos comprimidos) siguiendo el criterio del Tipo de Respaldo:

Todas las empresas (Compr. Texto).


Configuración de Respaldo. El software Gálac permite ser configurado de forma que realice periódicamente respaldo de

los datos. Para hacer los cambios necesarios de acuerdo a sus necesidades active modo

avanzado desde al menú G Activar Modo Avanzado y acepte el mensaje de

advertencia. Luego vaya de nuevo al menú G Configuración de Respaldo y en la

ventana que aparece modifique las siguientes opciones:

1. Seleccione del combo Modelo de Respaldo la opción Win NT/Me/2000/XP.

2. Active la opción Respaldar Automáticamente la Base de Datos. Recuerde que

esta opción Respalda la Base de Datos al entrar al sistema cada x cantidad de días,

según se indique en la siguiente opción.

3. Indique Ejecutar respaldo cada un (1) día.

4. Ruta del respaldo automático. puede seleccionar cualquier directorio disponible

en su PC (incluyendo unidades lógicas), deje la ruta por defecto.

5. Según los pasos anteriores la configuración debe quedar como en la figura 38.

6. Presione el botón Grabar para guardar la configuración.

Figura 53. Ventana de Configuración del Respaldo.


Anexo A

Teclas de comandos comunes:

F2: utilizada en las operaciones de búsqueda, permite ir al registro inmediato anterior al

actual.

Cuando se está modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al

registro anterior para también ser modificado.

F3: utilizada en las operaciones de búsqueda, permite ir al registro inmediato siguiente al

actual.

Cuando se está modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al

registro siguiente para también ser modificado.

F6: es la tecla funcional de la acción. Se utiliza para grabar un registro, eliminarlo,

imprimir un reporte y una vez que realiza cualquiera de estas acciones sale de la

subpantalla (volver a la pantalla anterior).

F7: le permite escoger, desde la pantalla principal, la Empresa con el cual se desea trabajar.

F10: permite el acceso al menú horizontal ubicado en la parte superior de la pantalla.

F12: permite el insertar asientos en los comprobantes contables.

Teclas Específicas Ctrl: ubicada en la parte inferior izquierda y derecha del teclado. Presionándola sola no

realiza ningún proceso, pero conjuntamente con otra sí.

Ejemplo:

Ctrl. + Q: permite salir del programa

Ctrl. + Home: en la opción listar, coloca el cursor en la primera línea de la primera

página del listado.

Ctrl. + End: en la opción listar, coloca el cursor en la última línea de la última

página del listado.

Ctrl. + C: copia un trozo de texto en un área de texto.

Ctrl. + V: pega un trozo de texto en un área de texto, previamente copiado o

cortado.

Delete: suprimir, borrar.

End: (Fin).

En un campo: Coloca el cursor al final del texto o número que se está

ingresando.

Home: (inicio).

En un campo: Coloca el cursor al inicio del texto o número que se está

ingresando.


Tab: avanza al siguiente campo cuando se están insertando o modificando datos en una

subpantalla.

Shift Tab: retrocede al campo anterior cuando se están insertando o modificando datos en

una subpantalla.

Esc: ubicada en la parte superior izquierda de su teclado, le permite salir de las ventanas y

del programa.

*: Permite realizar búsquedas.

Opciones especiales.

Su programa, cuenta con una serie de funciones especiales que sólo podrán ser utilizadas

con una instrucción específica.

Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el usuario del programa y su

acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAÑOS

IRREVERSIBLES a los datos registrados en el programa. Si desea utilizarlos comuníquese

con el Departamento de Soporte Técnico de Gálac Software.

Para tener acceso a las opciones especiales usted debe entrar al programa con clave de

acceso total, ir al menú de la letra G seleccione la opción Activar Modo Avanzado, y haga

clic en el botón Aceptar.

Figura 54. Menú para activar las opciones especiales.


Herramientas Gráficas.

El Programa como la mayoría de las aplicaciones bajo Windows® tiene objetos gráficos

que permiten realizar la operaciones básicas de manipulación de datos. Entre estas

herramientas tenemos las siguientes:

Caja de texto: Permite ingresar determinado tipo de dato, tanto de tipo texto como número.

Figura 55. Ejemplo de Cajas de Textos

Lista desplegable: Estas listas ofrecen un número limitado de opciones de las cuales se

debe seleccionar al menos una de ellas.

Figura 56. Ejemplo de Lista desplegable.

Lista de selección múltiple: Esta herramienta presenta una o varias opciones de las cuales

se pueden activar desde ninguna hasta todas.

Figura 57. Ejemplo de Lista de selección múltiple

Lista de selección simple: Esta lista de selección presenta dos o más opciones de las cuales

se debe seleccionar solo una y siempre aparecerá por defecto una de ellas activada.


Figura 58. Ejemplo de lista de selección simple.

Botón de acción específica: Estos botones ejecutan una acción que generalmente están

asociada a los datos presentados junto a ellos, es decir, si estamos en una inserción de

datos, lo botones permitirán guardar los datos ingresados o por el contrario, salir de la

ventana sin insertar la información.

Figura 59. Ejemplo de botones.

Fichas y sus pestañas: En algunos casos la inserción, modificación o consulta de datos se

presenta clasificada u ordenada en fichas a las cuales se accede haciendo clic en las

pestañas que asoman y las cuales dan nombre a estas fichas.

Figura 60. Ejemplo de Pestañas

Herramienta de fecha: Cuando el dato solicitado es de tipo fecha, aparece esta

herramienta, que permite seleccionar más fácilmente la fecha deseada. Si se desea

introducir los datos por teclado, solo se debe hacer clic la caja de texto y teclear la fecha.

Para moverse a cada uno de los datos que componen la fecha (día, mes y año) presione.

(Punto).

Figura 61. Ejemplo de Herramienta fecha