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TIPOS DE ORGANIZACIN, Funciones y Responsabilidades del Gerente de Proyecto y su EquipoElaborado por: Leticia Lozano Ros28 de enero del 2014

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO, FACULTAD DE QUMICA

Qu es un Proyecto?


Un Proyecto significa tomar un reto temporal para crear un producto o servicio nico.Ejemplos de proyectos:Desarrollar un producto o servicio nuevo.Efectuar un cambio en la estructura, personas o forma de una organizacin.Disear un nuevo vehculo de transporte.Desarrollar, adquirir o modificar un sistema de informacin.Construir una nueva planta industrial.Competir en una campaa para un puesto poltico.Implementar un procedimiento nuevo o un proceso de negocios.2

Diferencias entre Organizacin Departamental, Proyectizada (Task Force) y Matricial


3

Departamental4PROFESORA, AQU TENGO DUDAS EN EL SEGUNDO SUPERVISOR DE DISCIPLINA (NO ME QUEDA CLARO EL NOMBRE DEL CARGO COMPLETO).ES NECESARIO PONER LAS FLECHITAS EN LA PARTE DE ARRIBA DEL DIAGRAMA, ES DECIR, DE GERENTES A JEFES DE DEPTO? (EN CASO DE SER AS TAMBIN ME GUSTARA COMENTARLO PARA VER EXACTAMENTE DE DNDE A DNDE).4


Proyectizada5

Matricial6

TIPO DE ORGANIZACIN

CARACTERSTICASDEL PROYECTODEPARTAMENTALMATRICIALPROYECTIZADA (TASK FORCE)DBILEQUILIBRADAFUERTEAUTORIDAD DEL GERENTE DE PROYECTOBaja o nulaLimitadaModeradaAltaAlta o absolutaPORCENTAJE DEL PERSONAL ASIGNADO DE TIEMPO COMPLETO AL PROYECTONingunoDel 0 al 25%Del 15 al 60 %Del 50 al 95%Del 85 al 100%ASIGNACIN DEL GERENTE DE PROYECTO AL PROYECTOTiempo parcialTiempo parcialTiempo completoTiempo completoTiempo completoROL DEL GERENTE DE PROYECTOCoordinadorCoordinador o LderGerente de ProyectoGerente de Proyecto/ProgramaGerente de ProyectoPARTICIPACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO EN EL PROYECTOTiempo ParcialTiempo ParcialTiempo ParcialTiempo completoTiempo completoInfluencia de la Organizacin en la Autoridad del Gerente de Proyecto7

Diferencias entre tipos de organizacin8


9DESCRIPCIN DE PUESTO DELGERENTE DE PROYECTO

Organigrama de los principalespuestos relacionados con el Gerente de Proyecto10

CARACTERISTICAS Y EXPERIENCIA DEL Gerente de Proyecto CATEGORA DEL PUESTOVALOR DEL CONTRATO EN MILLONES DE USDGRADO DEDIFICULTADEXPERIENCIA MNIMATOMA DE DECISIONESCMenores de 20Medio15 aosCumplimiento del contrato.Implantar planes de Contingencia Mitigacin de RiesgosCumplir GarantasRentabilidadControl de IngresosControl de EgresosProductividadNegociacin de equipos mayoresNegociacin de rdenes de cambioBDe 20 a 49Alto18 aosADe 50 a 99Alto20 aosSenior IDe 100 a 199Muy Alto23 aosSenior IIMayores a 200Muy Alto25 aos.11


12Descripcin del Puesto del Gerente de ProyectoGERENTE DEL PROYECTO12

13Responsabilidad Clave del Gerente de Proyecto


14Responsabilidad Clave del Gerente de Proyecto

15Relaciones Interpersonales del Gte. de ProyectoGerencias FuncionalesComit DirectivoProveedores y SubcontratistasSindicato del ProyectoTecnlogosClienteGERENTESDIRECTORESREPRESENTANTES DE PROVEEDORES LDERES SINDICALESEXPERTOS Y LICENCIADORESDIRECTOR DEL PROYECTO Y EJECUTIVOS Planeacin y Asignacin de personal Seguimiento a la calidad del proyecto IPC. Control de avances y costos del proyecto. Seguimiento a la seguridad y Calidad Suministro de efectivo. Plan de Subcontratos Reporte de avances. Rentabilidad del proyecto. Control de pagos. Productividad del proyecto. Flujo de efectivo. Solucin de Problemas con el cliente.

Suministro de equipos y materiales. Garantas. Seguimiento de avances. Negociacin de contratos. Negociacin de contrato colectivo. Cumplimiento de compromisos. Negociacin de contratos y licencias. Entrenamiento de operadores. Cumplimiento de garantas. Validacin del diseo. Negociacin del contrato. Cambios de alcance. Reporte de avance. Manual de procedimientos del proyecto. Cumplimiento de compromisos.AmpliacionesNuevos MaterialesAsignacin de Expertos.


16Planeacin del proyecto por el Gte. De Proyecto


17Planeacin del proyecto por el Gte. De Proyecto

18Organizacin del proyecto por el Gte de Proyecto

19Direccin del proyecto por el Gte. de Proyecto

20Control del proyecto por el Gte. De ProyectoAdministracin del cumplimiento con el contrato.Elaboracin del estimado de costos y presupuesto IPC.Establecer el control de costos y productividad del proyecto.Definir el reporte de avance del proyecto.Control de pagos del cliente para mantener el proyecto con la liquidez necesaria.Control de adquisiciones de equipos y materiales.Control de los trabajos subcontratados.Control y mitigacin de los riesgos del proyecto.Control de la calidad de los trabajos realizados.Seguimiento al plan de seguridad y proteccin ambiental del proyecto.

21Supervisin


22Condiciones de Trabajo del Gte. De ProyectoToma de decisiones Es su responsabilidad tomar decisiones en forma independiente, pero limitada a su mbito de gestin.Normas y Procedimientos con los que se rigeObjetivos generales Objetivos estratgicos Condiciones de trabajoDe riesgo constante


23Conocimientos y Experiencia del Gte. De ProyectoESCOLARIDADLicenciatura en Ingeniera (Qumica, Mecnica, Elctrica, Civil industrial ) acorde al tipo de proyecto y Maestra en Administracin de Proyectos .APLICACIN Ejecucin del ProyectoDireccin del ProyectoINGLS Dominio, 600 puntos de TOEFL.SOFTWARE Word, Excel, Power Point, Internet-Intranet, Primavera, K Base, modelos en 3D y otros especficos de la empresa.reas de experienciaMnimo de 15 a 25 aos de experiencia en administracin de proyectos, diseo, procuracin, construccin y Puesta e Servicio de plantas industriales, finanzas, manejo de riesgos, negociacin y administracin de contratos.


24DESCRIPCIN DE PUESTO DEL INGENIERO DE PROYECTO


25Jerarqua25

Definicin de Funciones

26Planear, organizar, dirigir y controlar la ingeniera del proyecto de acuerdo con el alcance, presupuesto, programas y requerimientos establecidos por el cliente. As como implantar los planes y procedimientos para garantizar la confiabilidad y consistencia de los documentos de ingeniera requeridos para la correcta y oportuna procuracin, construccin y arranque de la planta e instalaciones comprometidas con el cliente.

Caractersticas y Experiencia del Ingeniero de Proyecto


27CATEGORARANGO ANUAL aproximado de HH QUE SUPERVISAGRADO DE DIFICULTADEXPERIENCIA MNIMA PROYECTOS EXITOSOSEJECUTADOS como Ing. de Proyecto APLICABLE A PROYECTOSIPC , EN PROYECTOS DE INGENIERA SOLA SE APLICAN OTROS CRITERIOSSRMAYOR A200,000Muy Alto18 aosMayor a 8 ADe 100,000 A 199,000Muy Alto16 aosDe 5 a 8

BDe 60,000 A 99,000 Alto14 aosDe 3 a 5B

De 60,000 A 99,000Muy Alto14 aosDe 3 a 5CMENOR De 60,000 Alto12 aosCERO

28Toma de Decisiones del Ingeniero de Proyecto

29Toma de decisiones del Ingeniero de Proyecto

30Responsabilidades CLAVE del Ingeniero de ProyectoPLANEACIN DEL PROYECTO

31Responsabilidades CLAVE del Ingeniero de Proyecto PLANEACIN DEL PROYECTO

32Responsabilidades CLAVE del Ingeniero de Proyecto ORGANIZACIN DEL PROYECTO

33Responsabilidades CLAVE del Ingeniero de Proyecto DIRECCIN DEL PROYECTO



36Responsabilidades CLAVE del Ingeniero de Proyecto CONTROL DEL PROYECTOImplantar el proceso de chequeo cruzado y monitorear su ejecucin adecuada.Establecer y coordinar revisiones del diseo interdisciplinario IPC -Modelo Electrnico-; y con el cliente las revisiones de los compromisos clave Milestones- . Asegurar la documentacin de los acuerdos obtenidos durante las revisiones y su seguimiento.Implantar y dar seguimiento a la lista de necesidades del proyecto en forma semanal.Definir e implantar un sistema para la administracin y control de los cambios de alcance del proyecto en Ingeniera, as como su oportuna notificacin al Gerente de Proyecto y a Control, de Proyectos para obtener la autorizacin del cliente, y el procesamiento y ajuste de programas y presupuestos.

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37Supervisar registros de HH, verificar avances y productividad de cada disciplina con respecto a los programas de trabajo y las requeridas para la reprogramacin y cumplimiento de fechas clave.Dar seguimiento a los monitoreos y auditoras de Aseguramiento de Calidad hasta su cierre.Participar en la planeacin e implementacin del proceso de cierre administrativo del proyecto.Revisar y aprobar las requisiciones y rdenes de compra de equipos y materiales para asegurar que estn tcnicamente completas y correctas, dar seguimiento monitoreando el proceso de procuracin y la aprobacin de planos proveedores.

Responsabilidades CLAVE del Ingeniero de Proyecto CONTROL DEL PROYECTO


38DEFINICIN DE PUESTO DE SUPERINTENDENTE DE PROCURACIN

Superintendente de Procuracin

FUNCIONES:Elaborar el plan de procuracin del proyecto de equipos y materiales.Dirigir y supervisar el proceso administrativo de las rdenes de compra de los equipos principales.Negociar tanto a nivel nacional como internacional las rdenes de compra de materiales, equipo de lnea y las abiertas; con el propsito de optimizar el precio y las condiciones de compra, asegurando la entrega oportuna de equipos, incluyendo los certificados de calidad que correspondan.

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Caractersticas y Experiencia del Suptte. de Procuracin


40CATEGORA# PERSONAS QUE SUPERVISAGRADO DE DIFICULTADEXPERIENCIA MNIMA# PROYECTOS EXITOSOSTOMA DE DECISIONESSRMAYOR A 12Muy Alto15 aosMayor a 8Prioridad de actividades de ProcuracinADe 7 a 12Muy Alto13 aosDe 5 a 8Seleccin del mejor proveedor.Negociacin con proveedores en cuanto a precio, calidad y condiciones especiales.BDe 5 a 7Alto10De 2 a 4Suministro oportuno de equipos y materiales.Manejo de cambios con proveedor.

Escolaridad del Suptte. de Procuracin


41NIVELESPECIALIDADAPLICACINLicenciaturaIngeniero Mecnico, Elctrico o Civil.Dominio de Especificaciones de equipo y normatividad aplicable.PosgradoComercio InternacionalNegociaciones.INGLSDominio 600 puntos de TOEFLSOFTWAREExcelente Relacin con Clientes, Proveedores, Subcontratistas, etc.WordInternet- IntranetExcelEspecializado de comprasPower PointControl de MaterialesEXPERIENCIA: De 10 a 15 aos en el rea de procuracin (Equipos y/o materiales).

Relaciones personales con el equipo de proyectos

42Ingeniero de ProyectoGerente de SitioLderes de Calidad, Seguridad y Medio ambienteRepresentantes del clienteProveedoresLder de control de ProyectosRequisiciones de compra. Suministro de planos de proveedores para revisin.Informar del avance en la fabricacin de los equipos. Coordinar la informacin para la instalacin y puesta en servicio de los equipos.Suministro de certificados de calidad de equipos y materiales, cumplimiento de reglamento de seguridad y medio ambiente.Solucin de problemas tcnicos. Flujo de informacin y aclaracin de cumplimiento de especificaciones de equipos, materiales y servicios.Entrenamiento de operadores. Obtencin de informacin tcnica y de operacin de equipos. Garantas y negociacin de rdenes de compra.Verificar que el valor de compra de los materiales, equipos y/o subcontratos no exceda el presupuesto. Asegurar los tiempos de entrega de todos los equipos.42Responsabilidad Clave del Sptte. De Procuracin

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44DESCRIPCIN DE PUESTO DELGERENTE DE SITIO

FUNCIONES del GERENTE DE SITIO:


45Planear, Organizar, Dirigir y Controlar la construccin Garantizar la ejecucin del proyecto en sitio acorde con los sistemas de seguridad, calidad y gestin ambiental de la empresa . Cumplir con los requerimientos del cliente, el presupuesto y programa establecidos en el contrato. Asegurarse que se apliquen en etapa temprana del proyecto, prcticas de constructabilidad.

Caractersticas y Experiencia del Gerente de Sitio


46CATEGORAValor de contrato (millones de USD)Grado de dificultadExperiencia mnima (aos)Proyectos internos exitososSR IIMayor a 200Muy alto2012SR I100 a 199Muy alto189A50 a 99Alto167B20 a 49Medio144C20Medio122

Toma de decisiones del Gte. De SITIO

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48RELACIONES INTERPERSONALESREPRESENTANTE DEL CLIENTELDERES DE SINDICATOSREPRESENTANTE DEL SUBCONTRATISTAREPRESENTANTES DE AUTORIDADES LOCALESRelaciones personales con el equipo de proyectosResponsabilidad Clave del Gte. de SITIO

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Caractersticas y Experiencia del Gerente de Sitio


50CATEGORAValor de Contrato (millones de USD)Grado de DificultadExperiencia Mnima (aos)Proyectos Exitosos EjecutadosSR IIMayor a 200Muy alto2012SR I100 a 199Muy alto189A50 a 99Alto167B20 a 49Medio144C20Medio122

Toma de decisiones del Gerente de Sitio

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Conclusiones1.- El tipo de organizacin ms adecuado, depende de los requerimientos del proyecto en: complejidad, plazo de ejecucin, estrategia de iniciar la produccin y salir al mercado antes que la competencia, y por supuesto del costo.2.- Para proyectos que requieren pocas disciplinas y grandes volmenes de materiales y que se pueden ejecutar como un proceso en serie, es ms eficiente la organizacin departamental. Ejemplos de estos proyectos: carreteras, puentes, presas y en general obras de infraestructura.

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3.- Para proyectos complejos y muy grandes con restricciones severas de plazo de ejecucin y riesgo, la organizacin proyectizada (Task Force), es la ms eficiente, en dichos proyectos se hacen consorcios y se contratan a varios contratistas y se integran en un solo equipo, ejemplos: Grass Roots, que se desarrollan en zonas aisladas como proyectos de Minera, que requieren adicionalmente grandes obras de infraestructura.

53Conclusiones


Conclusiones4.- Para proyectos complejos, grandes y de alto grado de dificultad tecnolgica, con amplia experiencia del cliente en su ejecucin, la organizacin matricial es la ms efectiva ya que garantiza la aplicacin de expertos en todas las reas del conocimiento necesarias y el apoyo externo.

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5.- La definicin de funciones y responsabilidades al inicio del proyecto, y la participacin conjunta de los puestos clave del proyecto en las etapas de planeacin y control, facilitarn que se adquiera el compromiso de cada miembro de la organizacin por lograr el xito del proyecto.54Ejercicio Defina las responsabilidades ms importantes en para los puestos siguientes:55EQUIPO 1Supervisor de Ingeniera de ProcesoEQUIPO 2Supervisor de Ingeniera MecnicaEQUIPO 3Supervisor de Ingeniera ElctricaEQUIPO 4Supervisor de ProcuracinEQUIPO 5Supervisor de construccinUNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO, FACULTAD DE QUMICA

Agradecimientos 56


GRACIAS POR SU PARTICIPACIN COMPROMETIDA!