I
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR EL TÍTULO DE:
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTROL DE INVENTARIOS EN
BODEGAS DE INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.
AUTORAS:
TROYA JARAMILLO JENNY DEL CARMEN
CABRALES MONROY ADRIANA BRIGGIT
TUTOR DE TESIS:
C.P.A. LEONARDO CHALEN AGUAS
GUAYAQUIL, OCTUBRE 2016
i
Repositorio Nacional en Ciencias y Tecnología
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO “Optimización de procesos de control de inventarios en bodegas de Industrial Juvenalis S.A.”
AUTORES: Troya Jaramillo Jenny del Carmen
Cabrales Monroy Adriana Briggit
TUTOR: C.P.A Leonardo Chalen Aguas
REVISORES: Ing. Com. Omar Mejía Flores
Econ. Freddy Cortez Bailón
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 83
ÁREA TEMÁTICA: CONTROL INTERNO, AUDITORÍA, INVENTARIO
PALABRAS CLAVES: CONTROL DE INVENTARIO, OPTIMIZACIÓN, AUDITORÍA
RESUMEN La investigación se desarrolló en la empresa Industrial Juvenalis S.A., donde se evidenció problemas en el control de inventario debido a
que cuentan con un manual desactualizado y obsoleto donde los procedimientos no definen sistemáticamente las funciones a ejecutar en el
control de inventario, para mantener un correcto resguardo y registro de las existencias en el área de bodega, para ello se procedió a realizar
un estudio empírico y teórico basado en la recolección de información bibliográfica y de campo por medio de instrumentos como fueron los
cuestionarios y las entrevistas, en esta etapa intervinieron las áreas de la empresa que están ligadas en la cadena de entrada y salida de
suministros, con los resultados obtenidos se procedió a someter a un análisis en base a aspectos metodológicos y de control interno para
emitir un informe técnico que detalle los datos relevantes mediante una opinión general de las autoras frente a la problemática que aborda la
empresa, con el fin de establecer los parámetros para el diseño de un manual de políticas y procedimientos de control de inventario para la
toma de inventario, la requisición de suministros, el registro de la entrada y salida, entre otros procedimientos enfocados en optimizar esta
gestión para reducir los riesgos de pérdidas económicas. En conclusión, los resultados de la investigación permitieron establecer que existen
problemas en cuanto al manejo de las existencias en bodega, debido a la falta de capacitación del personal, y a que los procedimientos no
están correctamente sistematizados para agilizar el control de inventario en las diferentes etapas logísticas y comerciales, por lo que se
recomienda tomar en cuenta la implementación de un manual que establezca actividades y funciones ligados en el resguardo y manejo de la
mercadería y materiales para que así la empresa no se vea afectada a futuro por la acumulación de materiales obsoletos que signifiquen
pérdidas económicas.
N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF
SI
NO
CONTACTO CON AUTORES: Jenny Troya
Jaramillo
Teléfono: 0980397507 E-mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre:
Teléfono:
xxxxx
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
Certificación del Tutor
Habiendo sido nombrado yo, C.P.A. Leonardo Chalen Aguas, como tutor de tesis de grado
como requisito para optar por título de Contador Público Autorizado, presentado por:
TROYA JARAMILLO JENNY DEL CARMEN CON C.I. # 0924100142 y CABRALES
MONROY ADRIANA BRIGGIT CON C.I. # 0923973473, cuyo tema es:
“OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTROL DE INVENTARIOS EN
BODEGAS DE INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.”
Certifico que: he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
C.P.A. Leonardo Chalen Aguas.
TUTOR DE TESIS
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Renuncia de Derechos de Autor
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de: TROYA JARAMILLO JENNY DEL CARMEN
con C.I. # 0924100142, CABRALES MONROY ADRIANA BRIGGIT con C.I. #
0923973473, cuyo tema es:
“OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTROL DE INVENTARIOS EN
BODEGAS DE INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.”, derechos que renunciamos a favor de
la universidad de Guayaquil, para que haga uso como a bien tenga.
JENNY TROYA JARAMILLO
C.I. 0924100142
ADRIANA CABRALES MONROY
C.I. 0923973473
iv
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
Certificación de Sistema Anti plagio
Para fines académicos, certifico que el trabajo de titulación “OPTIMIZACIÓN DE
PROCESOS DE CONTROL DE INVENTARIOS EN BODEGAS DE INDUSTRIAL
JUVENALIS S.A.” perteneciente las estudiantes TROYA JARAMILLO JENNY DEL
CARMEN y CABRALES MONROY ADRIANA BRIGGIT tiene un nivel de coincidencias
y referencias 2% según informe del Sistema de anti plagio URKUND.
C.P.A. Leonardo Chalen Aguas
TUTOR DE TESIS
v
Dedicatoria
Dedico este trabajo en primer lugar a Dios por regalarnos por su bendición
y sabiduría brindada para lograr alcanzar esta meta tan importante en
nuestras vidas.
A mis Padres Elda y Manuel por ser un apoyo incondicional, por estar
siempre a mi lado brindándome no solo su amor sino también siendo un
ejemplo a seguir, regalándome cada consejo imprescindible para afrontar
diversas situaciones que se me han presentado en el camino de la vida,
A mis hermanos, ellos tan importantes para mí; aunque con algunos
estemos tan lejos físicamente siempre nos brindamos esa palabrita de
aliento, gracias a ustedes mis hermanos Nelly, Freddy, Cristhian y Ginger y
a mi Esposo e Hijos por el tiempo y la paciencia y sobre todo por apoyarme
y darme esa voz de aliento para seguir y alcanzar mis metas.
Unas palabras de agradecimiento también a mi amiga y compañera de tesis,
a ti Adri gracias por estos meses de compromiso, dedicación y esfuerzo.
Jenny Troya
vi
Dedicatoria
A mi madre, Patricia Monroy, eres una mujer que simplemente me hace
llenar de orgullo, te amo y no va a ver manera de devolverte todo lo que has
hecho por mí, eres una mujer admirable esforzada y valiente, eres mi guía,
mi ejemplo, mi amiga, esta tesis es un logro más que llevo a cabo, gracias a
ti, a tus consejos, a tu empuje, y lo más importante, tus oraciones.
A mi padre, Gustavo Cabrales, eres un hombre trabajador, responsable,
quien a pesar de la distancia siempre has estado pendiente de mí, he
aprendido muchas cosas buenas de ti y te agradezco, por tanto.
A mis hermanos, Vanessa, Damaris, Israel, Génesis, Jeremías, Belén,
Samuel, les dedico esta tesis no solo por estar presentes aportando buenas
cosas a mi vida sino por tanta felicidad que siempre me han causado, por
estar siempre presentes en cada etapa de mi vida; espero poder ser un buen
ejemplo para ustedes.
Adriana Cabrales
vii
Agradecimiento
Me faltan las palabras para expresar mi agradecimiento primero a Dios por
ser bondadoso conmigo y brindarme el entendimiento y las fuerzas
necesarias para seguir día a día, a mi Madre Elda que aunque ya no este
ahora físicamente conmigo sé que espiritualmente me sigue apoyando como
siempre lo hizo desde que me trajo al mundo, y como no agradecer a mi
padre también por su ejemplo por su amor por su apoyo incondicional; a
mis hermanos por ser parte de mi vida y estar tan felices como yo por este
logro tanto como si fuera cada uno de ellos el que lo estuviera alcanzando, a
mi esposo por el tiempo y la paciencia y por último pero no menos
importantes a mis hijos por ser mi fuente de inspiración y superación a
quienes amo de manera infinita e inexplicable.
Jenny Troya
viii
Agradecimiento
Al creador de todas las cosas, por permitirme llegar a este momento tan
especial e importante en mi vida, por su inmenso amor y fidelidad, por ser
el pilar fundamental en mi vida, por la salud que me ha brindado, al que me
dio la fortaleza para continuar en los momentos más difíciles, por tal motivo
agradezco primeramente a Dios.
A mi familia, amigos, docentes, a todos aquellos que en el transcurso de mi
vida aportaron buenas enseñanzas para mi formación profesional.
Adriana Cabrales
ix
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA: OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS DE CONTROL DE INVENTARIOS EN
BODEGAS DE INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.
Autoras: Troya Jaramillo Jenny Del Carmen
Cabrales Monroy Adriana Briggit
Tutor: C.P.A. Leonardo Chalen Agua
Resumen
La investigación se desarrolló en la empresa Industrial Juvenalis S.A., donde se evidenció
problemas en el control de inventario debido a que cuentan con un manual desactualizado y
obsoleto donde los procedimientos no definen sistemáticamente las funciones a ejecutar en el
control de inventario, para mantener un correcto resguardo y registro de las existencias en el
área de bodega, para ello se procedió a realizar un estudio empírico y teórico basado en la
recolección de información bibliográfica y de campo por medio de instrumentos como fueron
los cuestionarios y las entrevistas, en esta etapa intervinieron las áreas de la empresa que
están ligadas en la cadena de entrada y salida de suministros, con los resultados obtenidos se
procedió a someter a un análisis en base a aspectos metodológicos y de control interno para
emitir un informe técnico que detalle los datos relevantes mediante una opinión general de las
autoras frente a la problemática que aborda la empresa, con el fin de establecer los
parámetros para el diseño de un manual de políticas y procedimientos de control de
inventario para la toma de inventario, la requisición de suministros, el registro de la entrada y
salida, entre otros procedimientos enfocados en optimizar esta gestión para reducir los riesgos
de pérdidas económicas. En conclusión, los resultados de la investigación permitieron
establecer que existen problemas en cuanto al manejo de las existencias en bodega, debido a
la falta de capacitación del personal, y a que los procedimientos no están correctamente
sistematizados para agilizar el control de inventario en las diferentes etapas logísticas y
comerciales, por lo que se recomienda tomar en cuenta la implementación de un manual que
establezca actividades y funciones ligados en el resguardo y manejo de la mercadería y
materiales para que así la empresa no se vea afectada a futuro por la acumulación de
materiales obsoletos que signifiquen pérdidas económicas.
Palabras claves:
Control interno Auditoría Inventario
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UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES
SCHOOL OF ACCOUNTING PUBLIC AUTHORIZED
THESIS PRESENTED AS A REQUIREMENT TO QUALIFY FOR THE TITLE OF
CERTIFIED PUBLIC ACCOUNTANT
TOPIC: PROCESS OPTIMIZATION INVENTORY CONTROL IN INDUSTRIAL
HOLDS JUVENALIS
Authors: Troya Jaramillo Jenny Del Carmen
Cabrales Monroy Adriana Briggit
Advisor: C.P.A. Leonardo Chalen Aguas
Abstract
The investigation was carried out in the company Industrial Juvenalis SA, where there were
evidences problems in the control of inventory because they have an outdated and obsolete
manual where the procedures do not systematically define the functions to execute in the
control of inventory, to maintain a correct Storage and storage of stocks in the warehouse
area. An empirical and theoretical study was carried out based on the collection of
bibliographical and field information through instruments such as questionnaires and
interviews. Areas of the company that are linked in the chain of entry and exit of supplies,
with the results obtained were subjected to an analysis based on methodological aspects and
internal control to issue a technical report that details the relevant data through an opinion
General of the authors against the problems that the company addresses, in order to establish
the parameters for the design of a manual of policies and procedures of inventory control for
the taking of inventory, requisition of supplies, registration of the entry And exit, among
other procedures focused on optimizing this management to reduce the risks of economic
losses. In conclusion, the results of the investigation allowed to establish that there are
problems regarding the management of stock in warehouse, due to the lack of training of the
personnel, since the procedures are not correctly systematized to expedite the control of
inventory in the different stages Logistic and commercial, so it is recommended to take into
account the implementation of a manual that establishes activities and related functions in the
safeguarding and handling of merchandise and materials so that the company is not affected
in the future by the accumulation of obsolete materials Which means economic losses.
Keywords:
Internal control Audit Inventory
xi
Lista de Contenido
Resumen ix
Abstract x
Introducción xviii
Capítulo I. El problema 1
Planteamiento del problema 1
Formulación de la investigación 4
Sistematización 4
Objetivos de la investigación 5
Justificación 5
Delimitación de la investigación 6
Hipótesis 7
Variables de la investigación 7
Operacionalización de las variables 8
Capítulo II. Marco Referencial 9
Antecedentes de la Investigación 9
Marco Teórico 11
Control Interno. 11
Importancia del Control Interno. 12
Ventajas del Control Interno. 12
Objetivo del Control Interno. 13
Elementos del control interno. 13
Clasificación de los Inventarios. 17
Control de inventarios. 17
Importancia. 18
xii
Ventajas. 18
Registro de inventarios. 18
Políticas de inventarios. 20
Objetivos del control de inventarios. 20
Cuentas relacionadas con el manejo de control de inventarios. 21
La Gestión de bodega. 21
Elementos que forman parte de la gestión de bodega. 22
Ventajas de la aplicación de la gestión en bodega. 23
Procedimientos dentro del control de inventarios. 23
Manual de procedimientos y políticas. 26
Actividades de ingreso. 26
Actividades de egreso. 27
Marco Contextual 27
Marco Conceptual 31
Marco Legal 34
Capítulo III. Marco Metodológico 37
Diseño de la Investigación 37
Investigación de Campo. 37
Enfoque cualitativo 37
Tipo de Investigación 38
Población y Muestra 39
Técnicas e instrumentos de investigación 40
Tratamiento y presentación de resultados 41
Análisis de la entrevista 47
Análisis de resultados 52
xiii
Informe técnico 54
Capítulo IV. Propuesta 56
Descripción de la propuesta 56
Alcance 57
Objetivos general 57
Específico 57
Misión 58
Visión 58
Organigrama funcional del área de bodega 58
Normas Generales 64
Políticas Generales 64
Políticas de control de inventario en el área de bodega 67
Procedimiento de toma de inventario físico en bodega 68
Requisitos para realizar la toma de inventario físico 69
Materiales para desarrollar la toma de inventario físico 69
Departamentos responsables 69
Horarios 70
Procedimientos de toma de inventario físico 70
Ejecución de inventario 71
Resultado 73
Procedimientos de salida de suministros de la bodega 73
Procedimientos de conciliación contable del movimiento de suministros 74
Procedimientos de compras directas de suministros 75
Políticas de control de inventario en el área de contabilidad 75
Formatos utilizados para el control de inventario 76
xiv
Validación del manual 78
Conclusiones y recomendaciones 79
Referencias bibliográficas 81
Apéndice 84
xv
Lista de Tablas
Tabla 1 8
Matriz de Variables
Tabla 2 39
Población
Tabla 3 39
Muestra
Tabla 4 41
Dificultades en control de mercadería
Tabla 5 41
Clasificación de inventario
Tabla 6 42
Control periódico de inventario
Tabla 7 42
Procedimientos de control de inventarios
Tabla 8 43
Registro de inventarios
Tabla 9 43
Control de inventario sistematizado
Tabla 10 44
Responsabilidades en bodega
Tabla 11 44
Respaldo de compras
Tabla 12 45
Documentos de soporte
Tabla 13 45
Mantenimiento del stock
Tabla 14 46
Políticas Internas
Tabla 15 46
Capacitación del personal
xvi
Lista de Figuras
Figura 1 14
Elementos del Control Interno
Figura 2 19
Origen del Registro de Inventarios
Figura 3 24
Proceso del control de inventarios en bodega
Figura 4 25
Flujo en Bodega
Figura 5 58
Área de bodega
xvii
Lista de Apéndice
Apéndice A 84
Evidencias Fotográficas
Apéndice B 86
Formato del cuestionario
Apéndice C 87
Formato de la entrevista
Apéndice D. 88
Formatos para el área de bodega
xviii
Introducción
El control de inventario representa una gestión esencial para toda empresa, pero no se
considera lo que representa un problema a corto plazo, debido a que no se mantiene un
registro diario de las unidades producidas que son almacenadas en bodega lo que no permite
a la gerencia mantener un conocimiento de existir faltantes o excesos de productos que no
mantienen una rotación normal por lo que eleva el riesgo de mantener en depósito mercadería
obsoleta o caducada.
El objetivo principal de esta investigación es establecer un Instrumento
Administrativo que permita implantar políticas y procedimientos de ingresos y egresos de
inventario con el fin de optimizar los procesos y control del inventario de las Bodegas de
Industrial Juvenalis en el cantón Durán. Para lograr el objetivo de esta investigación se han
desarrollado cuatro capítulos distribuidos de la siguiente manera:
En el primer capítulo se describe en un contexto macro, meso y micro la realidad
palpable del control de inventario y los problemas que genera la ausencia de esta gestión en
las empresas que adquieren una alta cantidad de suministros, por lo que se detallan los puntos
críticos que inciden en la problemática de la empresa Industrial Juvenalis S.A., para de esta
manera definir objetivos y directrices para la investigación con el fin de definir la alternativa
de solución más adecuada para la entidad.
El capítulo II es la base teórica fundamentada mediante la consulta de libros,
documentos, archivos, entre otros, con respecto a temas que inciden en el control de
inventario, el cual se sustenta mediante citas de autores y expertos del área, además de la base
legal que esté ligada con la investigación.
El capítulo III comprende el diseño de la investigación que contiene los tecnicismos e
instrumentos para la recolección de información en la empresa Industrial Juvenalis S.A.,
respectivamente con el área de bodega, así como la consulta con expertos en el área de
xix
control interno para definir la magnitud del problema y los parámetros para el diseño de la
propuesta.
El capítulo IV es el diseño de la propuesta que es un Manual de Políticas y
Procedimientos de Control de Inventario como alternativa de solución para la empresa
Industrial Juvenalis S.A., con el fin de optimizar la gestión de bodega para un correcto
manejo de las existencias y reducir los riesgos de pérdidas económicas.
1
Capítulo I. El problema
Planteamiento del problema
A nivel mundial.
En el mercado mundial se produce una variedad de productos y accesorios con el fin de
cubrir una demanda, pero los cambios en las tendencias e innovaciones provocan que la
mayor parte de bienes y servicios producidos sean obsoletos, lo que para las empresas que no
llevan un adecuado manejo de los inventarios les puede representar un problema ya que
acumularían pérdidas por la inadecuada gestión de las unidades adquiridas o producidas en
bodega para su comercialización y registro.
La mayoría de las empresas europeas para aumentar la eficiencia dentro del control del
inventario, estiman la demanda y el control de la inversión de capital con el fin de optimizar
la cadena de suministros. Según la revista Negocios Globales (2016) afirma a través de la
opinión de Rodrigo Fuente que “el fin de los cambios en la gestión de control de inventarios
se ha generado por los constantes errores en cuanto a la cantidad de productos en bodega y el
desconocimiento de la demanda, generando menor liquidez.
Los avances tecnológicos y los cambios en la parte contable han obligado a las
empresas a realizar una reestructuración interna a fin de aprovisionarse de productos que
puedan abastecer una demanda dentro de un mercado. En Latinoamérica las pequeñas y
medianas empresas que abarcan más del 75 % a diferencia de las Industrias y Grandes
Empresas, cometen el error de no tomar en cuenta el manejo adecuado de los inventarios que
poseen, esto genera problemas ya que no se mantiene un conocimiento de la cantidad exacta
de bienes, los registros contables, el costo de mantenimiento, la clasificación y valuación de
los mismos, entre otros, lo que imposibilita la toma de decisiones que puedan generar mayor
rentabilidad.
2
A nivel de Ecuador.
En el Ecuador ha predominado toda actividad emprendedora, que ha conllevado la
creación de empresas dedicadas a diferentes naturalezas comerciales, ventas, servicios, entre
otros, a pesar de ello la gestión para el control de inventarios no es un asunto primordial,
debido al desconocimiento o la ausencia de manuales de políticas y procedimientos, lo que
influye directamente en la posición financiera de las entidades, ya que al no garantizar una
información confiable de los registros de unidades producidas o materiales adquiridos en la
bodega, estos se deterioran y dejan de ser un medio de beneficio económico.
Las empresas ecuatorianas mantienen un conocimiento de la actividad comercial que
desempeñan, pero no de los procesos de control, planificación y gestión en bodega para
clasificar, localizar, mantener y registrar el inventario que posee, sin conocer que este
elemento es el activo más importante dentro de los resultados consolidados en los balances
financieros, por lo que al persistir el problema de no desempeñar actividades de control
interno de los bienes no se podrá disponer de información correcta y fehaciente respaldada en
los libros contables y documentos de soporte.
En la empresa.
Industrial Juvenalis S.A., se dedica a la fabricación de etiquetas autoadhesivas,
embalaje, mangas PVC, mantiene una amplia cartera de clientes desde sus inicios en los años
1992. Actualmente precisa de un manual de políticas y procedimientos para el control de
inventarios, el cual se encuentra desactualizado y obsoleto pues no cuenta con
procedimientos apropiados, lo que representa problemas ya que no se mantiene un
conocimiento de la cantidad de productos que tiene en bodega, así como también no se
clasifican, ni se valúan las mercancías para determinar si presentan fallos o deterioro.
La bodega mantiene una desorganización de los productos y estos no se encuentran
correctamente clasificados, no se mantiene un registro correcto en base a un conteo físico, por
3
lo que genera imprecisión en la información contable, es por ello que de continuar con el
problema esto puede producir un impacto en la razonabilidad de los estados financieros,
reduciendo los niveles de liquidez generado por las pérdidas económicas dadas por una
incorrecta gestión en la verificación de los volúmenes de unidades producidas ingresadas y
que salen para su comercialización.
Además, no disponen de planes estratégicos para ajustarse a la mercadería que se
excede de la rotación normal de productos comercializados a los clientes, debido a la falta de
controles físicos de las existencias en bodega, sin considerar el análisis de los informes y
documentos como órdenes de compra, despacho y recepción de materiales y materia prima
por lo que las áreas operativas no mantienen un conocimiento de insumos que están faltantes
o acumulados.
El personal de bodega rota constantemente razón por la cual no se mantiene
capacitado para desarrollar una adecuada gestión de bodega con el fin de mantener ordenado
y clasificado el inventario con su etiqueta respectiva, así como también el uso de formatos de
recepción y despacho de productos para su comercialización o transformación. Estos
limitantes afectan el rendimiento económico de la empresa debido a que al no mantener un
correcto control de la mercadería no se puede precisar de un plan de financiamiento para el
aprovisionamiento de materiales escasos y mantenimiento de los mismos para evitar su daño
o deterioro. Los principales problemas en el control de inventarios en la bodega de la empresa
Industrial Juvenalis S.A., son los siguientes:
a) No se establecen responsabilidades y obligaciones para el personal de bodega con
respecto a los controles de inventario y toma física de las existencias en el área de bodega.
b) No se contienen políticas y normas generales para el proceso de control de inventarios
en el área de bodega y la conciliación de registros de las existencias en el departamento de
contabilidad.
4
c) El área de bodega no cuenta con políticas y procedimientos para el desarrollo del
control de inventarios.
d) No se mantienen procedimientos 100 % sistematizados de los controles de inventario
para la recepción, registro y control en bodega mediante la planeación y controles
realizados de manera periódica.
En conclusión Industrial Juvenalis S.A., no lleva un control adecuado de los inventarios
lo que genera inconvenientes al momento de receptar la mercadería, debido a que no se
cuentan con formatos para la remisión y registro de las facturas, así como también el conteo
físico de manera periódica para que el registro pueda ser enviado a la gerencia, con el fin de
tomar decisiones que ayuden a optimizar las operaciones de producción en la entidad y
consolidando información precisa en los estados financieros.
Formulación de la investigación
¿De qué manera el diseño de un manual de control de inventarios permitirá mejorar los
procedimientos realizados en el área de bodega en Industrial Juvenalis S.A., cantón Durán?
Sistematización
a) ¿Cuáles son los procedimientos y gestiones realizadas en Industrial Juvenalis S.A.,
para el control de inventarios?
b) ¿Qué políticas se aplican en Industrial Juvenalis S.A., para el control de inventarios
que posee?
c) ¿Cuáles son las responsabilidades y funciones que desempeñan los encargados de
bodega para la gestión de inventarios?
5
Objetivos de la investigación
General.
Diseñar un manual de políticas y procedimientos de control de inventarios que permita
optimizar los procesos en el manejo y resguardo de las existencias en la bodega de Industrial
Juvenalis S.A.
Específicos.
Analizar los procedimientos y gestiones realizadas en Industrial Juvenalis S.A., para el
control de inventarios.
Establecer las políticas y procedimientos de control de inventario aplicados en el área
de bodega en Industrial Juvenalis S.A.
Determinar las responsabilidades y funciones que desempeñan los encargados de
bodega para la gestión de inventarios.
Justificación
Se justifica el desarrollo de la presente investigación debido a la problemática actual
que aborda en Industrial Juvenalis S.A., con respecto al funcionamiento del área de bodega y
la gestión de inventarios que no cumple con los procedimientos y políticas dentro del control
interno, por lo que el desconocimiento ha provocado problemas que pueden representar un
peligro en la liquidez de la empresa. Es por ello que a través del estudio se pretende optimizar
las políticas y procedimientos utilizados en el control de los inventarios que la empresa
posee, con el fin de proporcionar información a la gerencia, para la toma de decisiones que
permita mejorar los procesos empleados en esta área.
6
Teórica.
A través del estudio y análisis de datos se busca proporcionar de conocimientos que
aporten a la investigación, con respecto a las políticas y procedimientos empleados en el
control de inventarios en Industrial Juvenalis, ayudando de esta manera a los encargados del
área de bodega a realizar gestiones responsables y correctas para solucionar el problema que
provoca imprecisiones en los registros de información que no concuerdan con los datos
registrados en el área de contabilidad.
Práctica.
Su justificación práctica se da en base a la necesidad de la gerencia de Industrial
Juvenalis S.A., en optimizar los procesos empleados en el control de inventarios para que se
pueda precisar de un correcto conteo, clasificación, reconocimiento, valuación, entre otros, de
las unidades producidas, así como también una correcta gestión en la recepción y salida de
los bienes, logrando que no se pierdan, adicional con los resultados obtenidos se podrá
establecer los lineamientos para el diseño de políticas y procedimientos que se apeguen a los
puntos críticos identificados en la investigación.
Metodológica.
A través del estudio de campo y el uso de tecnicismos se podrá recolectar información
correcta y fehaciente que permita tener una perspectiva de los problemas que se dan en
Industrial Juvenalis S.A., con respecto a la gestión realizada en bodega para el control de
inventarios, los datos obtenidos se ajustarán a un análisis y descripción con el fin de
proporcionar información que fortalezca el estudio y el diseño de la propuesta.
Delimitación de la investigación
Campo: Control Interno
Área: Control de inventarios
7
Aspectos: Políticas, procedimientos, control de inventarios, registro de unidades producidas.
Tiempo: 2016
Lugar: Industrial Juvenalis S.A., cantón Durán
Población: Departamento contable y bodega
Tema: Optimización de los procesos de control de inventarios en bodegas de Industrial
Juvenalis S.A.
Hipótesis
Con el diseño de un manual de políticas y procedimientos de control de inventarios en
Industrial Juvenalis S.A., se podrá mejorar la gestión en el manejo de las existencias en
bodega.
Variables de la investigación
Variable independiente.
Manual de políticas y procedimientos de control de inventario
Variable dependiente.
Optimización de los procesos del control de inventario
8
Operacionalización de las variables
En la presenta tabla se detalla la estructura de la investigación en base a la matriz de las variables, que es la siguiente:
Tabla 1
Matriz de Variables
Variables Definición
conceptual
Definición
Operativa
Dimensiones Indicadores Ítems Instrumentos Técnica
Independiente:
Manual de
procedimientos
y políticas de
control de
inventario
Es un documento
físico que contiene
información
basado en el
manejo de las
existencias en el
área de bodega,
con sustento legal
y en función a
principios de
auditoría
Mejorar los
procesos dentro
del control de
inventarios.
Fundamentos
generales sobre
el control de
inventario
Fundamentación
sobre el manual
de control
Políticas
internas
Concepto de
control
interno
Importancia
del control
de
inventarios
Ventajas de
las políticas
internas
¿Cuál es la
importancia del
desarrollo de
controles de
inventarios?
¿Qué
elementos se
efectúan dentro
del control de
inventarios?
Libros
Documentos
web
Entrevistas
Encuestas
Cuestionario
Dependiente:
Optimización
del proceso del
control de
inventario
Es el resultado
obtenido mediante
el desarrollo de
actividades que
permiten mantener
una correcta
organización y
control de las
mercaderías en
bodega.
Optimizar los
procesos
aplicados en el
control de
inventarios
como parte de
la gestión de
bodega de la
empresa,
permitiendo
aumentar la
rentabilidad.
Gestión de
bodega
Procedimientos
en el control de
bodega
Concepto de
la gestión de
bodega
Elementos
usados en la
gestión de
bodega
Importancia
¿Qué factores
se consideran
dentro de la
gestión de
bodega?
¿Cuáles son las
ventajas de la
gestión de
bodega?
Libros
Documentos
web
Entrevistas
Encuestas
Cuestionario
Nota: Matriz de operacionalización que permita el desarrollo de la investigación y estudio de las variables, fuente: Las Autoras
9
1. Capítulo II. Marco Referencial
Antecedentes de la Investigación
La importancia de la investigación se da, debido a la ausencia de políticas y
procedimientos adecuadas para el control de inventarios en Industrial Juvenalis S.A., siendo
un factor elemental para optimizar las operaciones de producción y el registro de información
confiable respecto a los volúmenes de mercaderías que ayuden a determinar si se requiere de
cambios, aprovisionamiento, mantenimiento o valuación de los mismos. Para el proyecto se
procedió a consultar diferentes trabajos que guarden relación con el tema, los cuales se
detallan a continuación:
Según Cruz (2014) de la Universidad Estatal de Milagro, carrera de Contaduría Pública
y Auditoría CPA, en su trabajo de investigación titulado “Análisis para determinar cómo
afecta en el almacenaje de los materiales de bodega, el no cumplimiento del manual de
políticas y procedimientos para el control de ingresos y egresos de los ítems de la bodega
general de CNEL del cantón Milagro, provincia del Guayas”, planteo como objetivo general
el estudio no experimental que permita establecer las falencias en el área de bodega llegando
a la conclusión la importancia del desarrollo de un plan de aplicación de procedimientos y
control de inventarios considerando como factor importante las políticas.
Se relaciona con la presente investigación ya que se busca analizar los puntos críticos
en el área de bodega de la empresa Industrial Juvenalis S.A., con el fin de establecer una
alternativa de solución que permitan optimizar el control de inventario para reducir los
riesgos de pérdidas y caducidad de materiales o unidades producidas.
Según Yuquilima (2015) de la carrera de Contabilidad y Auditoría, de la Unidad
Académica de Ciencias Empresariales UTMACH, en su trabajo de investigación titulado “EL
control de los inventarios y su afectación en los Estados Financieros en el sector bananero”,
planteo como objetivo general el desarrollo de políticas y procedimientos para optimizar la
10
gestión de control de las mercaderías en las bodegas y el registro contable llegando a la
conclusión de que se debe presentar datos reales y correctos que no afecten el resultado en los
estados financieros, revelando la realidad económica en el sector bananero en Machala.
Su relación con la presente investigación se genera debido a que se busca optimizar el
control de inventario para que se concilien las existencias de bodega para su contabilización
con el fin de presentar los resultados en los estados financieros, siguiendo procedimientos y
políticas para mantener un registro correcto en el área de bodega y contabilidad.
Según Jiménez (2012) de la carrera de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría de la
Universidad Central del Ecuador, en su trabajo de investigación titulado “Diseño de
mejoramiento del sistema de control de inventarios en la empresa Ginsberg Ecuador S.A.”,
planteó como objetivo el desarrollo de un manual de procedimientos que determine
normativas y políticas para el cumplimiento de las responsabilidades en la gestión de
inventarios, llegando a la conclusión de que es necesario su aplicación, mejorando de tal
manera el correcto control de la mercadería en la empresa.
Se tomó como referencia el proyecto debido a que está orientado a los fines de la
presente investigación que busca proponer un Manual para el control de inventarios en el área
de bodega de la empresa Industrial Juvenalis S.A., con el fin de desarrollar actividades de
control sistematizados y eficientes para mantener un registro físico de las existencias en el
lugar, con el fin de proporcionar información importante a la Gerencia y contador de la
entidad.
Según Andrade y Tenemaza (2012) de la Universidad Politécnica Salesiana con sede en
Cuenca, carrera Contabilidad y Auditoría, en su trabajo de investigación titulado “Propuesta
de elaboración de un Manual de Control Interno Basado en el Modelo COSO, para los
procesos de control de inventarios, compras, ventas y talento humano aplicado al
supermercado MEGAMARKET, calle & hijos del cantón Cañar”, planteo como objetivo
11
general diseñar conjuntamente una serie de procedimientos que permitan mejorar la gestión
en las áreas de administración, contabilidad y bodega llegando a la conclusión de que se tiene
que aprovechar los recursos y manejar la información financiera correspondiente a la
existencia de mercadería en los inventarios como propósito de elaborar estados financieros de
manera correcta.
Marco Teórico
Control Interno.
El control interno, afirmó Bosquet (2011) “es la expresión sistemática utilizada para la
descripción de diferentes métodos y acciones empleados en una entidad con el fin de evaluar
sus actividades” (p. 43). Según el autor son un conjunto de actividades o acciones
planificadas estratégicamente, que adopta un profesional u organización para monitorear
todas las operaciones realizadas por los departamentos que conforma una empresa,
permitiendo de esta manera mantener un nivel de confianza de la información administrativa,
financiera y operativa. Otro punto de vista es el de Barquero (2013), que define el control
interno como:
Un plan estratégico para salvaguardar todos los procedimientos internos de una
empresa, mediante el análisis, revisión, clasificación y discusión de los resultados e
información obtenidas durante una exhaustiva evaluación, permitiendo de esta manera definir
errores para ser corregidos, con el fin de optimizar la gestión financiera de la empresa que ha
sido sometida a este tipo de control. (p. 13)
Para el autor el control interno es un plan organizado y estructurado para dinamizar
las actividades de evaluación de los departamentos, actividades, documentos, sistemas,
activos, entre otros, que tiene una empresa, permitiendo verificar que estos no presenten
anomalías que limiten el desarrollo empresarial y la optimización de la gestión financiera
para el manejo de los recursos económicos y de producción.
12
Importancia del Control Interno.
En el libro (Los nuevos conceptos del control interno: Informe COSO, 2014) indica que
la importancia de este sistema es un proceso sofisticado y confiable que permite evaluar las
actividades y tareas realizadas en una empresa, que requieren de una mayor optimización y
mejoramiento de los procedimientos financieros, administrativos y productivos a fin de
cumplir con los objetivos organizacionales establecidos por la entidad para sus fines
específicos.
En el libro se afirma que el control interno es importante, ya que representa un
sistema esencial y complejo para una empresa, que busca mejorar su estructura
organizacional y empresarial a fin de aumentar el nivel de confiabilidad de las actividades
administrativas, financieras y operativas que son variables elementales para alcanzar una
mayor rentabilidad y progreso.
Ventajas del Control Interno.
Las ventajas del Control Interno, según Eslava (2013) son determinadas, considerando
el nivel de efectividad y confiabilidad, que son las siguientes:
a) Permite conocer la gestión financiera realizada por la empresa y si esta muestra
confiabilidad en sus directrices.
b) Evaluación de los riesgos de la empresa.
c) Monitoreo de las actividades ejecutadas en todos los departamentos de la empresa.
d) Conocer los procesos contables para la revelación de la información financiera; y,
e) Mejorar el ambiente de control interno de la empresa.
Por lo tanto, la aplicación de controles internos en una empresa, otorga una serie de
ventajas que están orientadas en dinamizar las actividades y áreas de responsabilidad para
aumentar la efectividad de las operaciones, de esta manera la estructura operacional de la
13
entidad puede mantener un ambiente armónico en la gestión desarrollada para cumplir con las
metas de la organización.
Objetivo del Control Interno.
Los objetivos del control interno analizando los aspectos mencionados anteriormente,
son los siguientes:
a) Generar confiabilidad y efectividad en las actividades internas de la empresa.
b) Salvaguardar los activos fijos de la empresa ante el peligro de deterioro, fallos,
pérdidas, entre otros.
c) Hacer cumplir con las obligaciones legales a nivel tributario, contable y
administrativo.
d) Revelar información financiera real y con validez, para una correcta toma de
decisiones.
e) Aumentar la calidad de los procedimientos de producción que posee una empresa.
Elementos del control interno.
Según Escribano (2013) el control interno “se estructura por un conjunto de
procedimientos que están ambientados en aspectos normativos para medir la efectividad de
una empresa en base a sus operaciones”. (p. 54)
El control interno contiene elementos que son requeridos para evaluar aspectos
financieros, administrativos y operativos que posee una empresa, con el fin de medir su nivel
de confiabilidad o riesgos ante los resultados presentados por el auditor, de esta manera se
puede precisar de información que revele que puntos deben ser corregidos o mejorados para
aumentar la efectividad de las actividades. Estos componentes se clasifican de la siguiente
manera:
14
Figura 1: Elementos del Control Interno Adoptado de: Escribano (2013)
El ambiente de control interno, consiste en la aplicación de actividades que estimulen a
las áreas de responsabilidad a cumplir con las tareas asignadas, considerando aspectos éticos
e integrales que conduzcan al éxito de la empresa. Los elementos que forman parte de este
componente, son los siguientes:
a) La integridad y los valores éticos aplicados por el personal de la empresa.
b) Responsabilidad en el desarrollo de las tareas.
c) Autoridad para conducir las actividades internas de la empresa.
d) Estímulo en la estructura organizacional
e) Aplicación de políticas para el personal de la empresa
f) Desarrollo del clima de trabajo.
La evaluación de riesgos es una directriz que permiten definir los niveles de afectación
o probabilidad de que se manifiesten problemas para la empresa, dentro de este componente
se considera el análisis del tratamiento contable aplicado a los estados financieros que pueden
influir en la toma de decisiones de la gerencia. Los elementos que se manifiestan en esta
variable, son las siguientes:
Ambiente de control interno
Evaluación de riesgos
Actividad de control gerencial
Sistemas de información contable
Monitoreo de actividades
15
a) Procedimientos de análisis e identificación de riesgos a nivel interno y externo
b) Planeación objetiva para determinar los indicadores de rendimiento financieros
c) Emisión de objetivos claros conforme a las metas a alcanzar mediante la evaluación
de riesgos.
d) Evaluación de las actividades y gestión financiera aplicada para la elaboración de
estados financieros.
En las actividades de control gerencial, se efectúan procedimientos que permitan
monitorear las actividades que son asignadas diariamente en los diferentes departamentos que
conforma una empresa. Esto quiere decir que implica la gestión interna para aumentar la
efectividad dentro de las actividades, mediante la aplicación de política que constituyen la
estructura organizacional de la entidad. Este elemento de caracteriza por conformar tres
categorías:
a) Controles en las operaciones internas
b) Control de los procesos contables aplicados para la presentación de estados
financieros
c) Controles en la aplicación de políticas y responsabilidades de cumplimiento.
El sistema de información contable, es un conjunto de acciones aplicados para el
tratamiento de los registros de ingresos y egresos de la empresa, en conformidad al hecho
económico suscitado durante un determinado periodo, con el fin de proporcionar datos
confiables, plasmados en informes financieros veraces. Este componente conforma las
siguientes directrices:
a) Estudio y análisis de la información suficiente generada por la actividad financiera
de la empresa
b) Emisión de informes financieros de manera oportuna para el cumplimiento de las
obligaciones de cada área que conforma la empresa
16
c) Evaluación de los sistemas y métodos aplicados al tratamiento de la información
financiera para la presentación de estados financieros.
El monitoreo de actividades, implica un conjunto de procedimientos para la evaluación
de la gestión de calidad y efectividad de la empresa, identificando la dinámica aplicada en los
controles para identificar posibles fallos o debilidades que limiten la estructura empresarial de
la entidad. Los elementos que conforman este componente del control interno, son los
siguientes:
a) Evaluación diaria de las actividades en todas las áreas de la empresa
b) Monitoreo por parte de un auditor que no está ligado a la empresa.
c) Evaluación del rendimiento laboral en cada uno de los departamentos.
d) Análisis del control interno aplicado en la empresa.
En el libro (Compras e Inventarios, 2014) el concepto de inventario, indica que es
“todos los bienes o materia prima que reposan en un depósito o almacén, destinado para un
proceso de transformación de un producto o para su venta”. (p. 4). Según lo afirmado en la
obra, este método es aplicado para salvaguardar los activos y demás insumos que posee una
empresa de manera clasificada con el fin de usarlos para una actividad específica, este medio
de acción está combinado con estrategias para mantener el ciclo de las operaciones de
producción y operativas de la entidad.
Para Pérez (2011) los inventarios son “todos los elementos esenciales que posee una
empresa para la producción de unidades de venta, los cuales son aprovisionadas y
almacenadas conforme a las necesidades de demanda y oferta” (p. 45). Según el autor
representa a la existencia de elementos que se mantienen en reposo de manera momentánea,
para luego suplir necesidades futuras de la entidad conforme a la transformación de estos
componentes en productos finales para su comercialización o uso específico.
17
Clasificación de los Inventarios.
Según el libro (Compra e Inventarios, 2014) indica que los inventarios se clasifican
“considerando aspectos de forma o para que función está destinada, ya sea para procesos
determinados o uso de materiales” (p. 65). A continuación, se detalla las tres formas en que
se divide este sistema considerando la apreciación expuesta en la obra consultada:
a) Inventarios de materia prima: Aquellos que están constituidos por un conjunto de
insumos y materiales que son esenciales para el proceso de transformación y
producción de unidades para su venta.
b) Inventarios de productos en proceso: Están comprendidos por aquellos materiales
utilizados dentro de los procesos de producción de bienes para su comercialización.
c) Inventario de producto terminado: Son todos los bienes que fueron transformados
mediante un proceso de producción, estos son destinados para una actividad
específica o su comercialización.
Control de inventarios.
Para Ballou (2014) el control de inventarios es “una gestión planificada que desprende
una serie de políticas y procedimientos para mantener un ordenamiento y agrupación
armónica de las unidades o materiales que posee una empresa para su localización y uso” (p.
98). Según el autor es un elemento vital para el correcto manejo de los recursos que posee
una empresa, ya que permite emplear procesos integrales para el orden y correcta gestión de
las existencias de materiales y demás artículos destinados para la venta o producción que
posee la entidad, salvaguardándolo de daños, fallos o deterioros y mantener un registro
contable veraz contra los datos generados a través del conteo físico.
18
Importancia.
Para Rivas (2013) el control de inventarios, es importante “porque permite optimizar la
gestión de bodega a través de la adopción de políticas y procedimientos para establecer
planes orientados a mantener el resguardo de los inventarios” (p. 34)
Por lo tanto, es importante la implementación de controles de inventarios en una
empresa ya que permiten mantener un orden y registro de la existencia de materiales e
insumos que posee una empresa, para su venta o uso dentro de las actividades operativas,
además permite aprovisionarse de recursos según el nivel de demanda y la restricción de
acceso a información o su ingreso para salvaguardar los activos.
Ventajas.
Las ventajas en la aplicación del control interno en una empresa, son las siguientes:
a) Se reducen los gastos en materiales y materia prima
b) Aumenta la gestión de control de la recepción y salida de mercancías
c) Mejorar la cadena de suministro de bienes
d) Localizar los materiales y materias primas
e) Mantener políticas de restricción en acceso a las bodegas para personal no autorizado
f) Aumentar los márgenes de rentabilidad
Registro de inventarios.
El registro de inventarios para Cantú (2012) es “parte de los controles realizados para el
manejo y control de los materiales y materias primas que posee una empresa luego de realizar
un conteo físico y revisión financiera de las compras contra la existencia en bodega” (p. 31)
Según el autor el registro de inventarios es una gestión realizada internamente para
mantener un control de las existencias de stock en las bodegas contra los informes
financieros, con el fin de precisar de datos confiables sobre los volúmenes de materiales o
19
productos para la venta que posee la empresa, para su localización y resguardo. El origen del
registro de inventarios se genera en base a las variaciones en las existencias de bodega, que se
ilustra a continuación:
Figura 2: Origen del Registro de Inventarios
Adoptado de: Cantú (2012)
El registro de inventarios nace de un proceso de control realizado en la empresa, donde
se caracteriza los siguientes elementos:
Conteo Físico:
Para el registro del inventario, se procede a realizar un conteo físico de los materiales y
productos que se mantienen en la bodega de la empresa hasta el final de un periodo
determinado. Este método representa un mayor costo si se realiza de manera regular ya que se
direcciona una mayor cantidad de dinero destinada para el pago de sueldos al personal
encargada de la gestión.
Entrada:
Inventario inicial o existencias iniciales
Compras del periodo
Devoluciones de clientes
Salida:
Ventas del periodo
Devoluciones a proveedores
Mermas, deterioros, robos, entre otros.
Existencia de Inventarios de mercancías
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Periodicidad:
Esto se realiza en base a las políticas internas que posee una empresa, para la gestión
del inventario físico que, dependiendo de las necesidades de la gerencia, se realiza con mayor
frecuencia al final del periodo.
Políticas de inventarios.
Para Cantú (2012) las políticas de inventarios “son un conjunto de normas adoptadas
por una empresa para mantener el control en la gestión de registro, conteo, validación,
resguardo, entre otros de la existencia de mercancías en bodega” (p. 54)
Las políticas de inventarios según la autora, son normas establecidas en una empresa
para el cumplimiento de la gestión del control de las existencias en bodega, con el fin de
conocer las cantidades de compras realizadas durante el periodo y la demanda a cubrir.
Además, establece directrices para el resguardo y validación de los activos que posee una
empresa.
Objetivos del control de inventarios.
Tomando en cuenta lo analizado anteriormente, se definen los objetivos del control de
inventario, que son los siguientes:
a) Reducir el desabastecimiento de productos en base al control de registros de compras
contra las existencias en bodega.
b) Evitar el exceso de existencia de inventarios en las bodegas por medio de la
optimización de la gestión de control para mantener un equilibrio de la oferta y
demanda.
c) Optimizar el traslado y transporte de inventarios de forma eficiente.
d) Aumentar los márgenes de beneficio por medio de la gestión de control de inventarios.
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Cuentas relacionadas con el manejo de control de inventarios.
Según Eslava (2013) en el control de inventarios “se realiza un registro de la existencia
de bodegas, considerando además las transacciones de compras relacionado a diferentes
cuentas que forman parte de los libros contables” (p. 44).
Para el autor las cuentas relacionadas con este medio de gestión, permiten conocer los
volúmenes de inventarios que posee la empresa contra la información financiera, esto permite
maximizar los márgenes de beneficios reflejados en la rentabilidad.
Las cuantas relacionadas en el control de inventarios, son los siguientes: a) 101 –
Efectivo; b) 107 – Clientes; c) 120 – Inventarios de mercancías; d) 205 – Proveedores; e) 401
– Ventas; f) 415 – Devoluciones sobre venta; g) 417 – Descuentos sobre venta; h) 501 –
Costos de ventas; i) 505 – Compras; j) 510 – Fletes sobre compras; k) 515 – Devoluciones
sobre compras.
La Gestión de bodega.
La gestión de bodega, afirma Pérez (2011) son los “procedimientos empleados para una
correcta administración de las existencias de materiales y productos en los depósitos, con el
fin de efectuar actividades de salida, ingreso y devolución de artículos” (p. 32)
Por lo tanto la gestión de bodega es la aplicación de funciones que permiten
desarrollar actividades de control del stock de materiales y mercancías que posee la empresa
a través de la ejecución de políticas internas para la administración de las actividades de
ingreso y salida de las unidades de venta y producción.
Importancia de la Gestión de bodega.
La gestión de bodega es importante ya que permite establecer los procedimientos para
manejar el stock de productos para la venta que posee una empresa, otorgando
responsabilidades para los responsables del área a fin de realizar una administración eficiente
22
de la entrada, salida, devolución, baja de materiales y demás artículos para la entrega de
informes de las actividades efectuadas.
Elementos que forman parte de la gestión de bodega.
Según Valero (2010) en la gestión de bodega se “desenvuelve una serie de actividades
y controles, combinados con una serie de herramientas para maximizar las actividades de
despacho y recepción de las unidades de venta” (p. 23). Para el autor el manejo de recursos
como humanos y materiales son esenciales para mantener un control adecuado de los
inventarios, permitiendo proporcionar información adecuada de los volúmenes de activos que
la entidad dispone para el proceso de producción o su venta, estos elementos se desglosan de
la siguiente manera:
a) Responsables de llevar a cabo la gestión de bodega.
b) Políticas de inventarios adoptadas en la empresa para el cumplimiento de las
responsabilidades.
c) El Folio de entrada para entregar comprobantes cuando un producto o material ingresa
a la bodega.
d) El Folio de salida son comprobantes entregados cuando de la bodega se despacha
algún artículo o producto.
e) Informes de registros de inventarios que permite comparar contra los registros
contables de compra y venta. Estos datos reflejan la siguiente información: a) Código
del artículo o producto; b) Nombre y numeración de la bodega; c) Detalles de los
activos si estos se encuentran habilitados o no.; d) Fecha de emisión del informe; e)
Responsables del control de inventarios
23
Ventajas de la aplicación de la gestión en bodega.
Analizado los aspectos mencionados anteriormente, conforme a la gestión de bodega,
se cita a continuación las ventajas de su aplicación:
Reducción de los costos de adquisición de artículos que no sean necesarios para la
venta.
Aumento del apoyo en los procesos productivos mediante el traslado y registro de los
materiales para la transformación de productos.
Coordinación de los controles de entrada, salida y devolución del stock de inventarios
que reposan en el área de bodega.
Mejoramiento de la cadena de comercialización efectuada por la empresa para una
mayor calidad del servicio.
Procedimientos dentro del control de inventarios.
La finalidad del control de inventario es constatar que estos se encuentren
correctamente almacenados y registrados tanto en el sistema informático como en los libros
contables con el fin de evitar pérdidas económicas generadas por la acumulación de bienes o
materiales obsoletos. El proceso implica al área de bodega y contabilidad, donde los jefes de
los departamentos deberán realizar el plan de desarrollo de la toma de inventario físico, dicha
planeación de control debe ser aprobado por la gerencia para su puesta en marcha según la
fecha de realización.
La programación del control de inventario se realiza de manera general, recomendable
dos semanas antes de finalizar el periodo, para llevarse a cabo se debe contar con un
cronograma que será distribuido a los involucrados para el desarrollo del proceso,
previamente son comunicados mediante memorándum, notificando la fecha y hora que
24
deberá presentarse para realizar el conteo de los suministros almacenados en bodega para su
registro.
Figura 3: Proceso del control de inventarios en bodega
Adoptado de: Cantú (2012)
En el procedimiento de control de inventarios de bodega, se procede a realizar la
minimización de errores por medio de la gestión realizada por responsable que hace uso de
herramientas que ayuden a mantener una optimización en los procedimientos de entrada y
salida del stock de mercadería destinada para la venta.
Aplicado el control de inventarios en la bodega se podrá aumentar la eficiencia en la
distribución del almacén, con el fin de generar una rotación adecuada del stock de
mercadería, para que de esta manera se pueda reducir los errores que se puedan dar en las
dimensiones de manejo, registro, identificación, evaluación de las actividades realizadas en
esta gestión.
Sistema de enteda enbodega
Minimización deerrores en bodega
Emisión deinformación fiable
Control de entrada ysalida de bodega
Aprovisionamiento destock de mercadería
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Figura 4: Flujo en Bodega
Adoptado de: Guedes (2012)
El proceso general en el control de inventario empezará mediante la programación,
preparación y ejecución en el día y hora establecido para llevar a cabo las actividades
encomendadas a cada uno de los auxiliares y personal de apoyo, que además dispondrá de
todos los materiales y elementos que ayuden a sistematizar la gestión de toma de inventario
físico, para que una vez realizado se entreguen los registros al jefe de bodega, encargado de
desarrollar los informes pertinentes que serán enviados al departamento de contabilidad para
su respectiva contabilización y revisión que permita verificar que no existen faltantes o
inconsistencias en los registros revelados en los Estados Financieros.
El resultado del proceso de control de inventario permitirá determinar si existen
variaciones en los registros en caso de generarse sobrantes o faltantes el área de bodega
deberá justificarlo o solicitar el recuento que será ejecutado en presencia de los jefes para
corroborar que no existen problemas. El control de inventario representa una gestión
Disminución de mermas
Distribución de
almacén
Dimensionar
adecuadamente
STOCK
Rotación adecuada
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necesaria para que la empresa pueda mermar errores y negligencias debido a la ausencia de
procedimientos sistematizados para garantizar que no se estén presentando pérdidas
económicas.
Manual de procedimientos y políticas.
Para Guedes (2012) el manual de procedimientos y políticas “es un instrumento que
proporciona lineamientos y normas para el adecuado control de las actividades internas de
una empresa, con el fin de consolidar información confiable para la toma de decisiones” (p.
65). Esta herramienta precisa de directrices basados en aspectos legales y de auditoría que
permiten evaluar las funciones desempeñadas en una determinada área, además de aportar
con estrategias operativas y administrativas para reducir los errores y maximizar la eficiencia
en la entidad.
Los roles que se evidencian a través de estos procedimientos, son los siguientes:
a) Administración de bodega
b) Ajustes en el inventario para definir precios
c) Realizar informes y documentos de los registros de inventarios
d) Procedimiento logístico de entrada y salida en las bodegas
e) Reportes no valorizados de inventarios
f) Restricciones en el acceso a bodega
Las actividades principales que se consideran dentro de los procedimientos y políticas
para el control de inventarios plasmados en un manual, son los siguientes:
Actividades de ingreso.
Las actividades de ingreso en la gestión de bodega son las siguientes: a)
Consignaciones; b) Devolución por concepto de ventas y a proveedores; c) Actividades de
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bodega en consignación, tránsito, entrega y recepción; d) Donaciones; e) Sobrantes; y,
Producción.
Actividades de egreso.
En el proceso de desarrollo de las actividades de egreso se realizan las siguientes: a)
Entregas, ventas y consumos; b) Devolución de la compra; c) Cadena de distribución d)
Donaciones; e) Faltantes; f) Inventario dado de baja; g) Producción; y, Destrucción.
Marco Contextual
Descripción de la empresa.
Industrial Juvenalis S.A., es una fábrica dedicada a la producción de autoadhesivas,
bandas de impresión, mangas PVC, entre otros. Sus funciones empezaron el 15 de junio de
1992, dentro del mercado impresor ecuatoriano, cuyos primeros clientes potenciales fueron
los productores de banano, camarón y flores.
Luego de los cambios industriales y tecnológicos se enfocó en expandir su capacidad
operativa, para proceder a fabricar etiquetas autoadhesivas cuya calidad ha permitido
consolidar el producto dentro de las industrias farmacéuticas, lubricantes, lácteos, alimentos,
cosméticos, aseo industrial, entre otras líneas de consumo masivo.
Para el 2000 la producción de líneas de cintas de embalaje fue realizada en
Industriales Juvenalis, con el fin de añadir dentro del stock de mercadería empaques impresos
y sin impresión para ser ofertados a la cartera de clientes segmentados dentro del sector de
comercio masivo de productos y servicios. Esto llevó a innovar parte de los productos para el
sector industrial, por medio de productos para embalaje de carga, según las medidas, colores
e impresiones, ajustándose a las necesidades de sus clientes.
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En el 2004 se consolidó Industriales Juvenalis en el mercado, debido a que abarco
parte de la demanda de productos de embalaje y etiquetado de productos masivos y cargas, de
esta manera se pudo suplir las necesidades de las industrias y unidades comerciales,
cumpliendo con estándares de calidad según su certificación ISO.
El último avance tecnológico desarrollado en Industriales Juvenalis fue a través de la
implementación de líneas de mangas termoencogibles, los cuales fueron comercializados a
partir del 2007. Además de contar con un sistema de impresión denominado “flexografía”, le
ha permitido imprimir etiquetas en siete colores, barniz UV, impresión por el reverso y
deslaminación de materiales con impresiones por el autoadhesivo.
Industrial Juvenalis se ha consolidado en el mercado ecuatoriano y también se ha
proyectado a nivel internacional, debido a la calidad de los productos y servicio otorgado a
los clientes potenciales que han permitido alcanzar el éxito como una Industrial Flexográfica.
Misión.
Elaborar etiquetas de excelente calidad bajo un gran sentido de responsabilidad social,
brindado crecimiento y desarrollo sostenible, innovando y creciendo en base a los
requerimientos de nuestros clientes para lograr la máxima satisfacción.
Visión.
Liderar la industria flexo gráfica a nivel nacional e internacional, siendo reconocidos
por la eficacia, eficiencia y calidad de nuestros productos y servicios. El cual nos diferencia y
encamina hacia la excelencia.
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Principios.
Industrias Juvenalis S.A., como parte de su gestión establece los siguientes principios:
a) Sinergia: Es la forma de trabajo en equipo de carácter colaborativo donde los
resultados del mismo son mejores que los que se darían si cada individuo trabajara por
cuenta propia.
b) Responsabilidad: Se caracteriza por tener la virtud no sólo de tomar decisiones de
manera consiente, sino también de asumir las consecuencias que conllevan esas
decisiones y de responder por las mismas.
c) Creatividad: Es la capacidad de crear, de innovar, de generar nuevas ideas o
conceptos, que normalmente llevan a conclusiones nuevas, ayudan a resolver
problemas o producen soluciones valiosas.
d) Valores: Dentro de los valores por los cuales la empresa Industrial Juvenalis S.A.,
aspira a ser reconocido en el mercado y por sus clientes están: a) Pasión por la
excelencia; b) Integridad y austeridad; c) Respeto y desarrollo integral; y, d) Innovar
para los clientes
Productos que ofrece la empresa.
Los productos que destacan dentro de la oferta comercial de Industriales Juvenalis S.A.,
son los siguientes: a) Etiquetas; b) Mangas termoencogibles; c) Mangas PVC; y, d)
Impresiones de etiquetas
Estructura organizacional.
El organigrama de Industrial Juvenalis S.A., detalla la estructura de cada uno de los
departamentos que forman parte del mismo, que se ilustra en la siguiente figura:
30
Organigrama de la Empresa Industrial Juvenalis S.A.
Figura 5. Organigrama de Industrial Juvenalis S.A.
Fuente: Industrial Juvenalis S.A.
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Marco Conceptual
1. Compras: Es una cuenta de movimiento utilizada por la contabilidad cuando la
empresa realiza compra de mercaderías con el fin de obtener recursos necesarios para la
ejecución de operaciones. (Songor, 2011)
2. Control: Consiste en el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa
dentro de un área específica, donde se enfoca en diferentes perspectivas que inciden en la
gestión realizada, esto se logra mediante la planeación y programación de procedimientos
para garantizar la mejora de irregularidades en un corto, mediano y largo plazo. (Teruel,
2014)
3. COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión de Normas):
Es un sistema integrado de procesos para la implantación, gestión y control de un control,
aplicado en la definición de la estrategia y aplicado a través de la organización en cada nivel
y unidad. (Cabello, 2011)
4. Costos de ventas: Es el gasto económico que representa la fabricación de un producto
o la prestación de un servicio. El costo de venta es el esfuerzo económico que se realiza para
lograr objetivos operativos. (Barquero, 2013)
5. Demanda: La demanda se considera como lo que ha de consumirse, por salidas de
materiales para producción o de productos terminados, para ventas, en cierto periodo que
puede ser anual, semestral, mensual, semanal o diario. (Acosta, 2014)
6. Devoluciones: Las devoluciones de compras se generan cuando el bien presenta
defectos o no cumple con las características del pedido mediante la requisición, esto se trata
de una contra cuenta de ingresos, ya que disminuye los ingresos por ventas. (Enciclopedia de
Economía, 2015)
32
7. Fluctuaciones en la demanda: Una reserva de inventario a la mano supone
protección, para mantener una demanda que pueda satisfacer las necesidades de los clientes,
con el fin de mantener la cadena de suministro de mercancías. (Cantú, 2012)
8. Inventario periódico: Es un método aplicado para el registro continuo del stock en
almacén, se procede a realizar el conteo de existencias al final del periodo o ejercicio y los
resultados son plasmados en informes financieros. (Ballou, 2014)
9. Inventario permanente o perpetuo: Es un método que permite el registro continuo
de las existencias y los costos de los productos o mercancías que se han vendido, esto a través
de técnicas para el control de los niveles de inventario, evolución de precios, rotaciones con
el fin de tomar decisiones que beneficien a la empresa. (Rivas, 2013)
10. Inventario: Son activos mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la
operación; en proceso de producción con vista a esa venta; o en forma de materiales o
suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.
(Norma Internacional de Contabilidad 2, 2005)
11. Materia prima: Hace referencia a todos los elementos materiales que hacen parte del
proceso de producción y del producto, esta puede ser directa, que es la que guarda relación
directa con el producto, por su fácil asignación o lo relevante de su valor. Es indirecta ya que
no guarda relación directa con el producto, no es de fácil asignación y su valor es irrelevante.
(Acosta, 2014)
12. NIA 501 (Norma Internacional de Auditoría): Es una guía de aplicación y otras
anotaciones explicativas que se enfocan que se presencia en el recuento físico de existencias,
conforme a procedimientos al menos una vez al año con el fin de que sirvan de base para la
preparación de los estados financieros y, en caso, para determinar la fiabilidad del sistema de
inventario permanente en la entidad. (NIA 501, 2005)
33
13. NIA 6 (Norma Internacional de Auditoría): Establece los procedimientos que debe
realizar el auditor conforme a políticas y procedimientos dentro de los sistemas de
contabilidad y de control interno que son relevantes para las aseveraciones de los estados
financieros. La comprensión de los aspectos relevantes de los sistemas de contabilidad y de
control interno, junto con las evaluaciones del riesgo inherente y de control y otras
consideraciones, harán posible para el auditor. (NIA 6, 2005)
14. NIC 2 - Inventarios: Son normas de contabilidad que establecen los procedimientos
para el tratamiento contable de los inventarios que posee una empresa en el cual se incluirán
el costo de los servicios para los que la entidad aún no haya reconocido el ingreso de
operación correspondiente. (Norma Internacional de Contabilidad 2, 2005)
15. Reserva de inventarios: La reserva de inventario es un enfoque proactivo que
utilizan las empresas para prepararse para los acontecimientos tales como el deterioro, robo y
otros impactos negativos en los inventarios. Se utilizan como un método de reevaluación para
dar cuenta del inventario que ya no es utilizable o para los cuales el costo promedio es mayor
que el valor de mercado. (Davoren, 2014)
16. Sistema de inventario: Es una forma práctica de establecer un sistema de inventario
para la contabilización de cada artículo que sale del almacén y colorar una orden por más
existencias cuando los inventarios lleguen a un nivel predeterminado (punto de reorden).
(Davoren, 2014)
34
Marco Legal
Ley de Compañías Codificación N° 000 RO/312 del 15 de mayo del 2009.
Lo estipulado en la Ley de Compañías en el capítulo V con respecto al artículo 126 en
relación al presente trabajo sirve para conocer la correcta aplicación de las normativas en
función de cómo se deben sancionar las faltas que realicen los administradores o gerentes en
el cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa, la misma en los literales c y d
menciona las faltas a las que no se debe incurrir.
Código de Comercio – Codificación 28 del Registro Oficial Suplemento 1202 modificado
el 26 de junio del 2012.
Según en el artículo 39 del Código de Comercio detalla que la contabilidad del
comerciante por mayor debe llevarse en no menos de cuatros libros encuadernados, forrados
y foliados, que son: Diario, Mayor, de inventarios y de caja.
Norma Internacional de Auditoría NIA 501.
Con Resolución del 15 de octubre del 2013, indica con respecto a la guía de aplicación
y otras anotaciones explicativas que la presencia en el recuento físico de existencias, literal
A1 establece que:
La dirección habitualmente establece procedimientos de acuerdo con los cuales se
realiza un recuento físico de existencias al menos una vez al año con el fin de que sirvan de
base para la preparación de los estados financieros y, en su caso, para determinar la fiabilidad
del sistema de inventario permanente en la entidad.
En el literal A3 de la NIA considerando el apartado 4 – 8 establece que entre las cuestiones
relevantes para la planificación de la presencia en el recuento físico de existencias se
incluyen, por ejemplo:
a) Los riesgos de incorrección material relacionados con las existencias.
35
b) La naturaleza del control interno relacionado con las existencias.
c) Si cabe prever que se establezcan procedimientos adecuados y que se emitan
instrucciones apropiadas para el recuento físico de existencias.
d) El momento de realización del recuento físico de las existencias.
e) Si la entidad mantiene un sistema de inventario permanente.
f) Las ubicaciones en que se almacenan las existencias, la importancia relativa de las
existencias y los riesgos de incorrección material correspondientes a las distintas
ubicaciones, a efectos de decidir en qué ubicaciones es adecuada la asistencia.
g) En el recuento físico de existencias realizado en una fecha distinta a la de los estados
financieros, según el apartado 5 del literal A 9, indica que:
Por razones prácticas, el recuento físico de existencias se puede realizar en una fecha o
fechas distintas a la de los estados financieros. Esto se puede realizar con independencia de
que la dirección establezca las cantidades de existencias mediante un recuento físico anual o
mediante un sistema de inventario permanente.
Norma Internacional de Auditoría NIA 6 Sección 400 – Evaluación de Riesgo y Control
Interno.
Según la Norma Internacional de Auditoría NIA 6 sección 400 en el punto número
nueve indica que en la auditoría de estados financieros, el auditor está interesado sólo en
aquellas políticas y procedimientos dentro de los sistemas de contabilidad y de control
interno que son relevantes para las aseveraciones de los estados financieros. La comprensión
de los aspectos relevantes de los sistemas de contabilidad y de control interno, junto con las
evaluaciones del riesgo inherente y de control y otras consideraciones, harán posible para el
auditor:
a) Identificar los tipos de potenciales representaciones erróneas de importancia relativa
que pudieran ocurrir en los estados financieros;
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b) Considerar los factores que afectan el riesgo de representaciones erróneas
substánciales; y,
c) Diseñar procedimientos de auditoría apropiados.
En el punto 10 de la presente norma en el capítulo de introducción indica que, al
desarrollar el enfoque de auditoría, el auditor considera la evaluación preliminar del riesgo de
control (conjuntamente con la evaluación del riesgo inherente) para determinar el riesgo de
detección apropiado por aceptar para las aseveraciones del estado financiero y para
determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos para dichas
aseveraciones.
En el numeral dieciocho del título sobre sistema de contabilidad indica que el auditor
debería obtener una comprensión del sistema de contabilidad suficiente para identificar y
entender:
a) Las principales clases de transacciones en las operaciones de la entidad;
b) Cómo se inician dichas transacciones;
c) Registros contables importantes, documentos de respaldo y cuentas en los estados
financieros; y,
d) El proceso contable y de informes financieros, desde el inicio de transacciones
importantes y otros eventos hasta su inclusión en los estados financieros.
37
2. Capítulo III. Marco Metodológico
Diseño de la Investigación
En el presente proyecto se diseñó una serie de procedimientos metodológicos que
permitieron recolectar información cualitativa que demostraron la realidad actual ante los
procesos de control de inventarios realizados en Industrial Juvenalis S.A., esto con el fin de
proporcionar un plan para optimizar la gestión interna a fin de reducir los riesgos de presentar
registros físicos de las existencias de mercadería en las bodegas y evitando su pérdida.
Investigación de Campo.
Por medio de la investigación de campo se procedió a efectuar tecnicismos y métodos
para el análisis de los puntos críticos que afectan la gestión en las bodegas de Industrial
Juvenalis S.A., y el uso de instrumentos enfocados en el control interno que permitieron
medir el manejo y proceso de aplicación de políticas y procedimientos dentro del control de
inventarios, reflejando resultados que fueron discutidos y analizados más adelante dentro del
proyecto.
Enfoque cualitativo
El enfoque de la investigación fue en aspectos cualitativos ya que se procedió a
describir las premisas y datos obtenidos durante el estudio de campo, esto a través de la
recolección de información y los procedimientos observados dentro del control de
inventarios. Por lo tanto, los conocimientos plasmados en el proyecto relacionado a la actual
gestión de la existencia de mercaderías en bodega partieron de pautas.
Por lo tanto, la metodología cualitativa que fue aplicado en la investigación se basó en
perspectivas del estudio de la situación actual de los procedimientos y políticas de control de
inventarios, donde se precisó de la colaboración del personal que desempeña sus actividades
dentro de la bodega.
38
Tipo de Investigación
Descriptiva.
La investigación fue descriptiva debido a que los datos estudiados y analizados
permitieron corroborar las características y la situación actual ante el marco procedimental
dentro del control de inventarios realizados en Industrial Juvenalis S.A., además de validar el
estudio y los resultados obtenidos dentro de la recolección de información por medio del
cuestionario y la entrevista.
Documental.
Por medio de la investigación documental se procedió a consultar y manejar
información validada y confiable sobre los procedimientos aplicados dentro del control de
inventarios, la aplicación de normas y el control interno, permitiendo presentar ideas teóricas
fehacientes que fortalecieron el estudio realizado en Industrial Juvenalis S.A.
No experimental.
La investigación fue en aspectos no experimentales ya que no se alteró la realidad ante
la situación actual dentro de los procedimientos de control de inventarios realizados en
Industrial Juvenalis S.A., los puntos críticos identificados se basaron en premisas que
permitieron concluir nuevos fundamentos validados, con el fin de establecer los parámetros
para el diseño de procedimientos que optimicen la gestión actual dentro de las bodegas de la
industria.
Analítica.
Por medio de la investigación analítica se procedió a descomponer todos los elementos
que fueron recopilados a través del uso de instrumentos, lo que permitieron observar los
hechos reales y los efectos del problema dentro del control de inventarios en Industrial
39
Juvenalis S.A., afectando los procesos internos y el deterioro de la mercadería que no es
resguardada y registrada de manera adecuada, representando pérdidas económicas.
Población y Muestra
La población que se consideró para el desarrollo de la investigación fue el personal del
área de bodega de Industrial Juvenalis S.A., que se detalla a continuación en la siguiente
tabla:
Tabla 2 Población
Ítem Área Técnica Población
1 Área Administrativa - 26
2 Área Contable - 2
3 Área de Bodega Cuestionario 5
4 Área Operativa Cuestionario 11
5 Área comercial - 5
6 Expertos Entrevista 3
Total de población 52 Nota: Detalle de la población que forma parte de Industrial Juvenalis S.A., obtenido a través de la administración del lugar.
El total de la población es de 52 personas, de los cuales se consideró al personal del
área de bodega que son 5 y 11 en el área operativa los cuales a través de un cuestionario
proporcionaron información que permitió revelar las causas y efectos dentro del control de
inventarios en Industrial Juvenalis S.A., también se consideró a expertos en el área de control
interno para el desarrollo de entrevistas con el fin de obtener datos que ayudaron a fortalecer
el estudio y establece los lineamientos para el diseño de la propuesta.
Muestra
Se detalla a continuación en la siguiente tabla la distribución de la muestra para el
desarrollo de la investigación.
Tabla 3 Muestra
Ítem Área Técnica Muestra
1 Área de Bodega Cuestionario 5
2 Área Operativa Cuestionario 11
3 Expertos Entrevista 3
Total de la muestra 19
Nota: Detalle de la muestra seleccionada para el desarrollo de la investigación
40
Técnicas e instrumentos de investigación
Observación.
Por medio de la observación se pudo identificar elementos que influyen en el problema
dentro del control de inventarios en Industrial Juvenalis S.A., donde se estudió y analizó para
su comprensión, permitiendo de tal manera explicar por medio de teorías aspectos relevantes
para la comprensión y desarrollo de la propuesta.
Análisis de datos.
El análisis de datos permitió estudiar aspectos evidentes dentro de la gestión de
inventarios, conteo físico, medición, registro, clasificación, entre otros elementos que se
llevan a cabo en bodega. Esta información permitió corroborar la realidad ante la
problemática generada en Industrial Juvenalis S.A., relacionado a través de las actuales
políticas y procedimientos efectuados para el control de la existencia del stock de mercadería.
Cuestionario.
El cuestionario se estructuró por diez preguntas cuyo objetivo fue recopilar información
respecto a los procedimientos efectuados dentro del control de inventarios efectuado dentro
de Industrial Juvenalis S.A., lo que permitió identificar las falencias dentro de esta gestión.
Los involucrados fueron el personal del área de bodega que realizan el conteo físico y el
resguardo del stock de mercadería.
Entrevista.
La entrevista se efectúo a tres expertos especializados en control interno, se definió de
esta manera con el fin de obtener información de importancia y coherente sobre los
procedimientos y directrices que deben efectuarse dentro del control de inventarios. Además
de los procesos que deben considerar para el resguardo y restricción de información de los
registros conforme a la existencia del stock de venta.
41
Tratamiento y presentación de resultados
1. ¿Industrial Juvenalis S.A., presenta dificultades en el proceso de control de la
mercadería?
Tabla 4 Dificultades en control de mercadería
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 6 38 %
No conozco 5 31 %
No 5 31 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 38 % indicó que sí se presentan dificultades en los procesos de control de la
mercadería en Industrial Juvenalis S.A., esto se puede apreciar en las actividades realizadas
por el personal de bodega que no son supervisadas, lo que provoca que no se clasifique,
ubiquen y manejen adecuadamente las existencias.
2. ¿El inventario de las mercaderías se clasifica y ordena de manera adecuada?
Tabla 5 Clasificación de inventario
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 6 31 %
No conozco 5 13 %
No 5 56 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 56 % indicaron que el inventario de las mercaderías que posee Industrial Juvenalis
S.A., no se clasifica y ordena de manera adecuada, por lo que su identificación se dificulta y
reduce la efectividad en el manejo de la mercadería dentro de las diferentes etapas logísticas
y comerciales en la empresa.
42
3. ¿Se realizan controles de los inventarios de manera periódica?
Tabla 6
Control periódico de inventario Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 0 0 %
No conozco 4 13 %
No 12 56 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 75 % de los encuestados indicaron que no se realizan controles de los inventarios
de manera periódica. Consultando con el jefe de bodega indicó que esta gestión se realiza una
vez al año al finalizar el periodo contable, donde se realiza el conteo físico y registro de
forma manual en hojas de control entregadas por el contador de la empresa, para luego ser
enviadas a la gerencia.
4. ¿Industrial Juvenalis S.A., desarrolla procedimientos para el control de
inventarios?
Tabla 7
Procedimientos de control de inventarios Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 8 50 %
No conozco 2 12 %
No 6 38 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 50 % indicaron que si se realizan procedimientos para el control de inventarios en
Industrial Juvenalis S.A., en cambio el 12 % no conoce y el 38 % indicaron que no debido a
que el manual de la empresa está desactualizado y obsoleto. Los procedimientos están
enfocados en la entrada y salida de la mercadería sin tomar en cuenta su resguardo y
ubicación según las características de los materiales, para evitar daños o pérdidas.
43
5. ¿Se realiza el conteo físico de las mercaderías para el registro de inventarios?
Tabla 8 Registro de inventarios
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 10 62 %
No conozco 2 13 %
No 4 25 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 62 % indicó que sí se realiza el conteo físico de la mercadería para el registro de
inventarios, en cambio el 13 % indicó indiferente y el 25 % que no se efectúa está actividad.
El jefe de bodega indicó que el conteo físico del inventario se ejecuta una vez al año como
parte del cronograma para verificar si existen faltantes en la mercadería o la acumulación de
los mismos.
6. ¿El proceso de control de inventarios es 100 % sistematizado?
Tabla 9
Control de inventario sistematizado Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 0 0 %
No conozco 5 31 %
No 11 69 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 69 % indicaron que no son 100 % sistematizados los procesos de control de
inventarios en Industrial Juvenalis S.A., que se debe a la falta de seguimiento en las gestiones
dentro del manejo de las existencias en el área de bodega, conforme a un manual que defina
políticas y normas generales para el personal, logrando así optimizar el manejo de los
materiales y recursos necesarios dentro del proceso de producción y comercialización.
44
7. ¿Se distribuyen responsabilidades y funciones para la gestión de inventarios en
bodega?
Tabla 10
Responsabilidades en bodega Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 0 0 %
No conozco 0 0 %
No 16 100 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 100 % indicó que no se distribuyen responsabilidades y funciones para la gestión
de inventarios en bodega. Es importante que el manual defina las actividades que deben
realizar los trabajadores dentro del manejo de los recursos que dispone la empresa para que
así se reduzca la carga de estrés y se simplifique los procedimientos dentro de la toma de
inventario, registro físico, clasificación, métodos de valuación, entre otros.
8. ¿Disponen de respaldos de las compras de materiales y mercaderías que entran y
salen de la bodega?
Tabla 11 Respaldo de compras Respaldo de compras
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 15 94 %
No conozco 1 6 %
No 0 0 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 96 % indicó que sí se dispone de respaldos de las compras de materiales y
mercaderías que entran y salen de la bodega, ya que cuentan con un registro para los datos de
la guía de remisión, nota de venta, facturas entregadas por los proveedores, entre otros.
45
9. ¿Se hace uso de documentos de soporte de los controles de inventarios en Industrial
Juvenalis S.A.?
Tabla 12 Documentos de soporte
Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 0 0 %
No conozco 5 31 %
No 11 69 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 69 % indicó que no se realizan documentos de soporte de los controles de
inventarios realizados en Industrial Juvenalis S.A., ya que el registro se lo realiza en Kardex,
sin contar con hojas de control para el personal, de la salida de mercadería, formatos para el
registro de las tomas de inventario, entre otros, lo que eleva los riesgos de no disponer de
información precisa de las gestiones realizadas en bodega.
10. ¿Se realizan procedimientos de mantenimiento del stock de mercadería en la
bodega?
Tabla 13
Mantenimiento del stock Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 0 0 %
No conozco 7 44 %
No 9 56 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 56 % indicó que no se realizan procedimientos de mantenimiento del stock de
mercadería en la bodega. El personal no toma en cuenta el desarrollo de actividades de
limpieza y resguardo del inventario, lo que puede provocar el deterioro del mismo por la falta
de cuidados sobre los recursos que posee la empresa.
46
11. ¿Existen políticas internas aplicadas dentro de la gestión de bodega en Industrial
Juvenalis S.A.?
Tabla 14
Políticas Internas Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 11 69 %
No conozco 5 31 %
No 0 0 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 69 % indicó que sí existen políticas internas aplicadas dentro de la gestión de
bodega en Industrial Juvenalis S.A., que están definidas en el manual de control que manejan
actualmente en la empresa, pero que no están enfocados en la optimización de las tomas de
inventario físico y la gestiones para el manejo adecuado de los recursos.
12. ¿El personal de bodega es capacitado de manera continua para el desarrollo de
controles de inventarios de manera adecuada?
Tabla 15
Capacitación del personal Ítem Categorías Frecuencias Porcentajes
1
Si 0 0 %
No conozco 3 19 %
No 13 81 %
Total 16 100 % Nota: Resultados de la encuesta realizada al personal del área de bodega de la Industrial Juvenalis S.A.
Análisis:
El 81 % indicó que el personal de bodega no es capacitado de manera continua para el
desarrollo de controles de inventarios de manera adecuada. Es importante dentro de los
cronogramas de actividades para el área de bodega tomar en cuenta la capacitación de los
bodegueros sobre la gestión de inventario, para que así realicen procesos correctos en el
manejo del mismo.
47
Análisis de la entrevista
Objetivo:
Fortalecer la investigación a través de la entrevista a expertos sobre los procedimientos
de control de inventarios.
Entrevistado: Luis Ceme
Cargo: Jefe de Bodega
1. ¿Qué restricciones deben aplicarse dentro del acceso a los controles de inventario?
Debido a que la compañía maneja gran cantidad de inventario misceláneo es necesario
implementar restricciones en su control por lo cual se ha tomado como medida la revisión de
las personas. A la entrada y salida de sus jornadas laborales, adicionalmente el inventario se
encuentra custodiadas por personas autorizadas las cuales son responsables de cualquier
pérdida que hubiese.
2. ¿Qué documentos son necesarios para autorizar el ingreso o salida de la mercadería
desde la bodega?
Nuestros documentos que utilizamos son las entradas y salidas de bodega las cuales
son previamente elaboradas y cotejadas con la mercadería que está ingresando o saliendo
respectivamente adicionalmente el departamento de bodega se encarga de validar con la
respectiva factura.
3. ¿Cuáles son los procedimientos empleados dentro del control y conteo físico de las
unidades producidas en la bodega para el registro de inventarios?
Dentro del proceso productivo el departamento de producción es el encargado de
realizar ordenes de pedido en las cuales se detalla todas las materias primas para realizar la
elaboración de ciertos pedidos y cuantas unidades se van a producir, una vez finalizada la
48
producción es remitida al departamento de costo la cual es el encargado de determinar el
costo de cada producción y dar valor al inventario.
4. ¿Con qué frecuencia es importante realizar la revisión del stock de inventario
disponible para la venta?
Debido a que la compañía maneja materias primas importantes y misceláneas se ha
optado realizar inventarios semanales lo cual implica la selección de 10 productos al azar
para su validación.
5. ¿Cada que tiempo es necesario el desarrollo de procesos de capacitación al personal
del área de bodega con respecto al adecuado manejo del inventario?
Nuestra política es dar capacitación de forma al personal de bodega como al
departamento de producción de forma anual, es importante mencionar que previo a la entrada
de personal nuevo a la compañía es necesario dar charlas del manejo de las bodegas y de
seguridad industrial.
6. ¿Cómo debe estructurarse un plan para la aplicación de normas y políticas de
procedimientos de control de inventario?
Bueno en mi opinión la estructuración se deben considerarse los siguientes puntos:
a) Tener en cuenta cuánto dinero tiene la compañía para poder invertir en el plan.
b) Que el plan sea adaptable a la compañía en el corto plazo.
c) Utilización en lo mayor posible de procesos automatizados y utilización de la
tecnología.
d) Elaborarlo con el objetivo de que la compañía en un futuro requiera sacar otra
clase de productos, por lo cual debe ser adaptable.
49
7. ¿Es necesario considerar aspectos tributarios para la estructuración de plan de
aplicación de normas y políticas para el control de inventarios?
Por supuesto, el método de costeo de los inventarios es elemental para el pago del
impuesto a la renta, por el cual se debe escoger el método adecuado, debido a que al no tener
un correcto control de costeo de los inventarios podría estar perjudicando a la compañía
haciéndole cancelar un mayor impuesto o caso contrario estar perjudicando al SRI, lo cual
podría ser objeto de multas a la compañía.
Entrevistado: Elías Aguirre
1. ¿Qué restricciones deben aplicarse dentro del acceso a los controles de inventario?
a) Que las transacciones de inventario sean manejadas de forma exclusiva de quien es el
custodio de la bodega.
b) La persona custodia de la bodega solo pueda ver reportes sin costos.
c) Manejar Stock máximos y mínimos de saldos de inventarios.
2. ¿Qué documentos son necesarios para autorizar el ingreso o salida de la mercadería
desde la bodega?
PARA INGRESOS
a) Requisición de Bodega
b) Orden de Compra
c) Guía de Remisión
PARA EGRESOS
a) Requisición de Bodega
b) Orden de Producción
c) Egreso de Bodega
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Vale indicar que todos estos documentos deben de estar debidamente firmados y
autorizados por las personas responsables.
3. ¿Cuáles son los procedimientos empleados dentro del control y conteo físico de las
unidades producidas en la bodega para el registro de inventarios?
a) Levantamiento de los saldos de inventarios “esto no es más que tomar una foto del
saldo al inventario a la fecha en que se va a realizar el inventario físico.
b) Tener asignados los grupos de personas para el conteo físico del inventario.
c) Hacer corte de documentos.
d) Se realizarán dos conteos físicos de forma cruzada entre los grupos asignados al
inventario.
e) En el caso de existir diferencias serán analizadas con el movimiento del kardex y
los documentos físicos a fin de determinar los motivos de la diferencia.
4. ¿Con qué frecuencia es importante realizar la revisión del stock de inventario
disponible para la venta?
Bueno realmente esto dependerá de la política de la empresa en cuanto a materia de
control de inventario, lo cual dependerá del tipo de negocio que se maneje, pues un inventario
físico demanda tiempo, lo que si se recomienda es realizar conteo físico de los ITEMS más
representativos, es decir los de mayor movimiento y de mayor costo.
5. ¿Cada que tiempo es necesario el desarrollo de procesos de capacitación al personal
del área de bodega con respecto al adecuado manejo del inventario?
Este es otro punto que dependerá de la política de la empresa en cuanto a capacitación
del personal, pero por experiencia le puedo decir que mínimo en una empresa asignan dos
cursos en el año para cada persona.
51
6. ¿Cómo debe estructurarse un plan para la aplicación de normas y políticas de
procedimientos de control de inventario?
Bueno hoy por hoy los procedimientos básicamente se manejan amparados en normas
ISO.
7. ¿Es necesario considerar aspectos tributarios para la estructuración de plan de
aplicación de normas y políticas para el control de inventarios?
Yo me atrevo a decir que si, pues los inventarios son parte esencial para la justificación
de desembolsos de dinero, pues en la compra de inventario tendremos como soporte una
Factura de por medio, la cual debe de estar soportada con un Ingreso a Bodega, una
Retención en la fuente, que son documentos habilitantes en el caso de existir un
requerimiento de información por parte del SRI.
Entrevistado: Paola Guevara
1. ¿Qué restricciones deben aplicarse dentro del acceso a los controles de inventario?
Bodega no debe tener acceso a costos ni a hacer registros contables.
2. ¿Qué documentos son necesarios para autorizar el ingreso o salida de la mercadería
desde la bodega?
Facturas, guías de remisión e ingresos y egresos de bodega.
3. ¿Cuáles son los procedimientos empleados dentro del control y conteo físico de las
unidades producidas en la bodega para el registro de inventarios?
Una vez que se haya realizado el conteo de las unidades producidas se procede a
realizar el registro de los costos en los libros, previamente verificar que se haya utilizado la
materia prima y la mano de obra solicitada.
52
4. ¿Con qué frecuencia es importante realizar la revisión del stock de inventario
disponible para la venta?
Se debería realizar semanalmente según la periodicidad del stock del inventario.
5. ¿Cada que tiempo es necesario el desarrollo de procesos de capacitación al personal
del área de bodega con respecto al adecuado manejo del inventario?
Depende de las políticas de la empresa, pero a mi parecer debería ser 2 veces al año.
6. ¿Cómo debe estructurarse un plan para la aplicación de normas y políticas de
procedimientos de control de inventario?
Se lo debe trabajar optimizando el manejo del inventario y que los controles se lleven
internamente de la mejor manera
7. ¿Es necesario considerar aspectos tributarios para la estructuración de plan de
aplicación de normas y políticas para el control de inventarios?
Para el control de inventarios no necesitamos ver los aspectos tributarios más bien
todo lo referente al control interno y lo necesario para implementar para que se lleve bien el
inventario y pueda controlárselo.
Análisis de resultados
El control de la mercadería en Industrial Juvenalis S.A., presenta dificultades debido a
que el manual que posee la empresa está desactualizado y no está a conocimiento de los
responsables que no son capacitados regularmente lo que representa limitantes para la
optimización en los procedimientos de conteo físico, registro, valuación, mantenimiento,
resguardo entre otras actividades asociadas al control interno.
La mercadería que posee Industrial Juvenalis S.A., no se clasifica de manera adecuada
lo que no permite su correcta ubicación y orden para su inmediato despacho, esto debido a la
ausencia de controles del inventario de forma periódica y sorpresiva para medir las
53
existencias en bodega y comprobar que estos concuerdan con los registros contables
desarrollados en el departamento contable. Los procedimientos de control se ejecutan
regularmente sólo si la gerencia requiere de ello, pero los métodos y técnicas utilizados no
son los adecuados debido a que las políticas internas en el manual para el control de
inventarios están desactualizadas.
Los conteos físicos como parte del control de inventarios en Industrial Juvenalis S.A.,
sí se ejecutan, pero debido al desconocimiento de los auxiliares no se mantiene una correcta
clasificación y registro de los mismos mediante herramientas tecnológicas, todos los informes
son hechos a mano y son entregados al departamento contable lo que disminuye la rapidez de
respuesta para el conocimiento de la existencia de stock de mercadería.
Estos datos permiten reflejar que los procedimientos de control de inventario en
Industrial Juvenalis no son 100 % sistematizados lo que representa un riesgo de presentar
pérdidas de mercadería que no han sido adecuadamente clasificadas lo que puede
desencadenar su deterioro o daño. El manual que posee la empresa cuenta con referencias
basados en las ISO 9001 destinados para automatizar el Sistema de Gestión de la Calidad en
la bodega conforme a los productos terminados.
Las áreas de responsabilidades en la empresa no distribuyen adecuadamente las
responsabilidades para la gestión de inventario en bodega, por lo que no se precisa de
controles adecuados que aumentan el riesgo de acceso a información y al área de personas no
autorizadas y calificadas para realizar el correcto manipuleo de los productos para su registro.
El personal de bodega sí dispone de documentos como comprobantes y facturas de las
compras de materiales, así como también de formatos para el despacho de las mercaderías
para ser distribuidas a los clientes. Pero estos no son acompañados de documentos de soporte
como informes y registros realizados correctamente para que puedan ser comparados contra
registros contables.
54
En el área de bodega no se ejecutan planes de mantenimiento del stock de mercadería
por lo que estos al no clasificarse y registrarse presentan con el tiempo daños y deterioros que
luego son devueltos por el cliente y representando pérdidas económicas.
Industrial Juvenalis S.A., sí dispone de políticas internas que están dirigidas a la
gestión de bodega las cuales deben ser cumplidas, pero estas no están en conocimiento de
todas las áreas que intervienen dentro de la rotación de mercadería y no están actualizadas en
el manual de control de inventarios que posee la empresa.
Informe técnico
Mediante el método analítico realizado en la investigación se pudo describir todos los
elementos identificados dentro de los procedimientos de control de inventarios en la empresa
Industrial Juvenalis S.A.: como son el despacho de mercadería, controles internos, conteos
físicos, clasificación y registro, reconocimiento, mantenimiento, entre otros.
Fue pertinente la descripción de los procedimientos ejecutados en el área de bodega
considerando la necesidad de conocer si el personal cuenta con la capacitación adecuada para
ejecutar las actividades inmersas para el control de los inventarios de productos
comercializados en Industrial Juvenalis S.A., además de la posición estratégica y jerárquica
de las responsabilidades para cada trabajador en bodega.
El desarrollo de procedimientos de control de inventarios es necesario y deben
mantenerse 100 % sistematizados y actualizados para optimizar la gestión realizada en
bodega, esto mediante la interpretación de las razones financieras de la empresa que busca
generar rentabilidad y reducir gastos innecesarios, disminuyendo los riesgos de presentar
pérdidas e inventarios obsoletos.
Es indispensable una correcta planeación estratégica con el fin de definir
procedimientos para la revisión de los productos terminados que son distribuidos y enviados
55
hasta la bodega de Industrial Juvenalis S.A., optimizando los mecanismos aplicados para la
recepción, almacenaje, manipuleo y despacho de mercaderías.
La adopción de principios de gestión en bodega permitirá aumentar el rendimiento
dentro de los procesos para responder ante los pedidos de los clientes de Industrial Juvenalis
S.A., logrando un adecuado manejo de los recursos tales como etiquetas para el despacho ágil
de la mercadería dentro de la cadena de comercialización.
Los métodos aplicados en Industrial Juvenalis deben apegarse a parámetros de las ISO
9001 para que sea más efectiva la gestión de compras e importaciones realizadas para el
abastecimiento de materiales y productos destinados para el proceso productivo y comercial,
siguiendo condiciones de compra que estén adecuadamente decretadas y especificadas.
El manejo de bodega, materia prima y consumo debe estar enfocado en criterios
técnicos y profesionales para una adecuada recepción de los insumos que estén destinadas a
un proceso de transformación. Esto debe aplicarse mediante la asignación de
responsabilidades para el personal adecuado que debe receptar el orden de compra de los
proveedores de Industrial Juvenalis S.A.
Las decisiones que tome la gerencia dependerán del nivel de necesidad ante la
optimización de los procesos de control de inventarios para aumentar la rentabilidad de
Industrial Juvenalis S.A., en relación a periodos económicos anteriores. Mediante el presente
informe se demostró las causas que han incidido en la gestión de bodega de la empresa
debido a la inadecuada aplicación de procedimientos y de disponer de un manual
desactualizado que no cuenta con directrices actualizadas dentro del control de inventarios.
Industrial Juvenalis S.A., es una entidad con trayectoria en el mercado ecuatoriano por
lo que es necesario tomar medidas que ayuden a transformar la gestión de inventarios de
inadecuada a exitosa, que en un periodo de corto a largo plazo representará beneficios
económicos para la empresa.
56
4. Capítulo IV. Propuesta
Descripción de la propuesta
ÁREA: BODEGA
EMPRESA: INDUSTRIALES JUVENALIS S.A.
MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL
CONTROL DE INVENTARIOS
Dirigido para el personal de:
BODEGA
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL
DE INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
GENERALIDADES Página 1 de 22
Alcance
El desarrollo de políticas y procedimientos de manera diaria con el fin de que el
personal de bodega desarrolle actividades de control de inventario de manera adecuada, que
estén plasmadas en un manual como herramienta que permita optimizar esta gestión de suma
importancia para el desarrollo empresarial y económico de la empresa Industrial Juvenalis
S.A.
Objetivos general
Optimizar los procedimientos de control de inventarios en la empresa Industrial
Juvenalis S.A., de manera sistematizada para reducir riesgos y errores que permitan a la
entidad obtener beneficios económicos.
Específico
Proporcionar políticas de control para inventarios para el cumplimiento de actividades
internas en la gestión de bodega de la empresa Industrial Juvenalis S.A.
Establecer procedimientos sistematizados para el control de inventarios en bodega que
permitan optimizar las actividades realizadas en esta área por el personal autorizado de la
empresa Industrial Juvenalis S.A.
Determinar actividades de capacitación para el personal de bodega con el fin de
aumentar sus conocimientos en el control de inventarios.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL
DE INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
GENERALIDADES Página 2 de 22
Misión
Mejorar la gestión del control de inventario con el fin de eliminar los errores en
bodega que permitan el aumento de beneficios económicos para la empresa Industrial
Juvenalis S.A.
Visión
Optimizar el control de inventarios para que la empresa Industrial Juvenalis S.A.
pueda reorganizar en su totalidad la gestión de bodega con el fin de mantener un buen nivel
de rentabilidad y liquidez.
Organigrama funcional del área de bodega
Figura 6: ÁREA DE BODEGA
Adoptado de: Industrial Juvenalis S.A.
Jefe de Bodega
Despachador
Auxiliar de Bodega 1
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL
DE INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
RESPONSABILIDADES Página 3 de 22
Datos de identificación
Nombre del Cargo: Jefe de Bodega
Área: Bodega
Reporta a: Jefe financiero y Gerente General
Descripción del cargo
El Jefe de Bodega está encargado de velar porque se desarrollen los controles
adecuados en los depósitos o almacenes, ejecutando actividades que son otorgadas al resto
del personal del área, para el reporte del stock de mercadería y la existencia de inventario que
es entregado al área financiera y gerencia con el fin de aprobar el proceso de
aprovisionamiento o despacho de carga.
Funciones
Firmar documentos de despacho de mercaderías o recepción de las mismas.
a) Establecer planes anuales para ser entregados a la Gerencia General de la empresa.
b) Reportar los informes de inventarios al departamento financiero y la gerencia.
c) Informar a la gerencia de las necesidades de insumos y materiales para producción.
d) Revisar el listado de despacho de mercadería para los clientes con el fin de programar
los procedimientos de distribución.
e) Verificar que el personal de bodega cuente con su identificación y atuendo adecuado
para realizar las actividades.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL
DE INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
RESPONSABILIDADES Página 4 de 22
f) Cumplir con las políticas y procedimientos que posee la empresa para el control de
inventarios.
g) Supervisar las actividades realizadas en el área de bodega de la empresa.
h) Establecer entrenamientos anuales para el personal de bodega sobre control de
inventarios.
i) Revisar y aprobar los registros de inventarios luego del conteo físico para su reporte a
la gerencia.
Perfil básico
Educación mínima requerida: Estudios superiores en áreas administrativas y empresariales.
Experiencia mínima: 3 años
Otros requerimientos: Manejo de sistemas informáticos, conocimientos de gestión de
bodega.
Pautas generales: Trabajo en equipo, liderazgo, facilidad de manejar equipos de trabajo,
relaciones interpersonales.
Datos de identificación
Nombre del Cargo: Auxiliar de Bodega
Área: Bodega
Reporta a: Jefe Bodega
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL
DE INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
RESPONSABILIDADES Página 5 de 22
Descripción del cargo.
El Auxiliar de Bodega está encargado de realizar el control y conteo de inventarios y
existencias de stock de mercadería para mantener el registro con fines de ser reportado al jefe
de bodega.
Funciones
a) Colaborar en el conteo físico de la existencia de mercadería para el registro en Excel y
el sistema informático que maneje la empresa.
b) Realizar las actividades de control de inventarios periódicos según el cronograma de
actividades de la empresa.
c) Reportar al jefe de bodega si existe faltante de material para realizar la requisición a los
proveedores.
d) Clasificar los materiales según sus características.
e) Preparar los productos que serán distribuidos para los clientes.
f) Presentar los reportes de movimientos de inventarios de manera mensual al jefe de
bodega.
g) Participar en la cadena de suministro de mercadería en conjunto con el despachador.
h) Resguardar los equipos y materiales almacenados en la bodega de la empresa.
i) Contar con los materiales y uniformes adecuados para realizar las actividades en
bodega.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL
DE INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
RESPONSABILIDADES Página 6 de 22
Perfil básico.
Educación mínima requerida: Estudios superiores en áreas administrativas y empresariales.
Experiencia mínima: 2 años
Otros requerimientos: Manejo de sistemas informáticos, conocimientos de gestión de
bodega.
Pautas generales: Trabajo en equipo, Responsable, Proactivo.
Datos de identificación.
Nombre del Cargo: Despachador
Área: Bodega
Reporta a: Jefe Bodega
Descripción del cargo.
El Auxiliar de Bodega está encargado de realizar el control y conteo de inventarios y
existencias de stock de mercadería para mantener el registro con fines de ser reportado al jefe
de bodega.
Funciones.
a) Colaborar en el conteo físico de la existencia de mercadería para el registro en Excel y
el sistema informático que maneje la empresa.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL
DE INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
RESPONSABILIDADES Página 7 de 22
b) Realizar las actividades de control de inventarios periódicos según el cronograma de
actividades de la empresa.
c) Clasificar los materiales según sus características.
d) Preparar los productos que serán distribuidos para los clientes.
e) Presentar los reportes de movimientos de inventarios de manera mensual al jefe de
bodega.
f) Participar en la cadena de suministro de mercadería en conjunto con el despachador.
g) Resguardar los equipos y materiales almacenados en la bodega de la empresa.
h) Contar con los materiales y uniformes adecuados para realizar las actividades en
bodega.
Perfil básico.
Educación mínima requerida: Estudios superiores en áreas administrativas y empresariales.
Experiencia mínima: 2 años
Otros requerimientos: Manejo de sistemas informáticos, conocimientos de gestión de
bodega.
Pautas generales: Trabajo en equipo, Responsable, Proactivo.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
NORMAS
GENERALES
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Normas Generales
1. Es responsabilidad de la Gerencia de Industrial Juvenalis S.A., autorizar la realización
del inventario general en la bodega de la empresa.
2. El contador de la empresa deberá controlar con responsabilidad el inventario general
de la existencia en bodega.
3. Los procedimientos en la toma de inventario deberán ser realizados en base a las
normas generales del manual de procedimientos.
4. El inventario general podrá ser ejecutado de manera selectiva según las necesidades
de la gerencia de la empresa.
Políticas Generales
1. El proceso de control de inventario en la bodega de la empresa se ejecutará de manera
permanente, con cortes mensuales los cuales se realizarán durante el último día hábil,
bajo normas de control y auditoría según la NIA – Norma Internacional de Auditoría,
las disposiciones legales establecidas en la Ley de Compañías, Constitución y
reglamentos tributarios.
2. En el área de bodega se mantendrá un registro sistemático de la cadena de suministros
de la mercadería, materiales, repuestos, entre otros.
3. Se debe mantener un registro diario de la entrada y salida de la mercadería para efecto
de cierre mensual.
4. En el último día hábil del mes el jefe de bodega deberá emitir un informe a la gerencia
que detalle el reporte de entrada y salida de la mercadería de la bodega.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
POLÍTICAS
GENERALES
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5. El auxiliar contable llevará a cabo conciliaciones de las unidades físicas producidas y
los montos detallados en factura, para ser emitido al departamento contable en los
primeros cinco días del mes luego del cierre del control de inventario.
6. Los responsables de realizar los procedimientos de conciliación, conteo físico,
valuación, control de inventario deberán mediante firma dejar una constancia como
evidencia autorizada de las acciones realizadas en bodega.
7. El jefe de bodega deberá gestionar la elaboración y actualización de los códigos de los
materiales, repuestos, productos en bodega para su clasificación y localización de
manera oportuna.
8. Todas las unidades producidas deberán mantener un proceso de entrada y salida de la
bodega mediante formatos autorizados y firmados por el jefe del área.
9. Se mantendrá controles para la revisión física de las unidades producidas almacenadas
en bodega de manera periódica con el fin de identificar mercadería por caducar u
obsoleta.
10. El personal del área de bodega es el responsable de realizar el control de activos
obsoletos y materiales caducados que tenga la empresa para su almacenaje y desecho.
11. Las unidades producidas deberán etiquetarse según la línea de productos para su
almacenaje y localización.
12. El jefe de bodega deberá informar a la gerencia de faltantes de materiales y productos
para su abastecimiento.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
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POLÍTICAS
GENERALES
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13. El movimiento de las unidades de venta debe mantenerse registrado en el sistema o de
forma manual para que el área de contabilidad precise de información de las
existencias físicas disponibles.
14. El jefe de bodega es la persona autorizada y calificada para desarrollar el cronograma
de control interno, tomar las decisiones y mantener una estructura organizacional del
área de almacenaje de las unidades de venta disponible.
15. El jefe de bodega como responsable del área tiene la tarea de hacer funcionar de
manera adecuada el manual de control de inventarios para una correcta gestión de
manera sistematizada.
16. El personal que esté involucrado en el proceso de control interno, deberá mantenerse
capacitado de forma periódica.
17. Los auxiliares de bodega deberán registrar de manera manual y en el sistema
informático todos los materiales, repuestos, productos, entre otros que ingresen al
área, receptando los comprobantes entregados por lo proveedores.
18. Cada unidad ingresada en bodega será registrada en un reporte de entrada, gestión
realizada por el auxiliar de bodega.
19. Los reportes de entrada deberán estar acompañados de documentos como facturas y
comprobantes.
20. La recepción de entrega por parte de los proveedores será aceptada siempre y cuando
esté acompañado con su respectiva factura.
21. Cuando ingresen a bodega suministros dañados estos deberán ser devueltos a los
proveedores con 48 horas de anticipación.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
POLÍTICAS
GENERALES
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22. Todas las facturas y registros manuales e informáticos deberán ser enviados al
departamento contable para la contabilización de los valores de las unidades
ingresadas.
23. Es importante que un auxiliar realice el control físico de las unidades que ingresan
para identificar fallos para ser informado al Jefe de Bodega para su respectiva
devolución.
24. En caso de que la recepción de materiales sea elevado y complejo para el control se
contará con el apoyo de personal para agilizar la gestión de conteo y revisión.
25. En caso de que se recepten equipos o maquinarias el cotejado debe ser realizado por
personal de maquinaria o sistemas para su revisión en presencia del proveedor y el
Jefe de Bodega para descartar fallos de fábrica.
Políticas de control de inventario en el área de bodega
1. Verificar que los suministros, repuestos, materiales y unidades producidas cumplan
con las condiciones de calidad (ISO, INEN, entre otros) para su uso.
2. Registrar los documentos oficiales de compra, ingreso y salida, devolución,
corrección, para su estricto control que permita desarrollar el sistema de inventario.
3. Cumplir con la normatividad de la empresa para el desarrollo de las actividades en
bodega.
4. Operar un sistema automatizado e informático para el registro del inventario en
bodega.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
POLÍTICAS DE
CONTROL DE
INVENTARIOS
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5. Controlar el surtido de materiales y unidades producidas para el reabastecimiento
según las necesidades de la empresa.
6. Coordinar de manera periódica controles de inventario para la validación de las
unidades producidas que permitan tomar decisiones ante posibles daños en las
existencias de bodega.
7. Registrar manualmente y en el sistema informático los materiales, suministros y
unidades producidas que hayan caducado o de desuso.
8. Realizar estudios de las condiciones y espacios del área de bodega para la distribución
de las existencias que ingresen al lugar.
9. Realizar procedimientos de conservación del área de bodega y las existencias.
Procedimiento de toma de inventario físico en bodega
Los procedimientos desarrollados de la toma de inventario físico en bodega tienen
como finalidad determinar la existencia de suministros que son propiedad de la empresa
depositadas y almacenadas en la bodega.
Objetivos del procedimiento de toma de inventario físico
1. Realizar una planificación de inventario físico en la bodega de la empresa Industrial
Juvenalis S.A.
2. Definir materiales esenciales para el desarrollo del control de inventario físico.
3. Definir la estructura organizacional del control de toma de inventarios físicos en la
bodega de la empresa para disponer de conocimientos para la toma de decisiones.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
TOMA DE
INVENTARIO
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Requisitos para realizar la toma de inventario físico
1. Durante el proceso de toma de inventario físico la bodega deberá estar cerrada y
restringir el acceso a personal no autorizado.
2. Preparar los formularios para el registro de las existencias durante el control de
inventario.
3. Dotar a todo el personal de bodega y apoyo con los materiales especiales para ejecutar
la toma de inventarios.
4. Coordinar las actividades a realizar dentro de la toma de inventarios físicos según los
horarios aprobados por la gerencia.
5. Designar a personal calificado para el uso de los equipos para el inventario físico.
Materiales para desarrollar la toma de inventario físico
1. Formularios para el registro de inventario
2. Básculas para pesar materiales y productos en bodega
3. Calculadoras
4. Plataformas elevadoras
5. Sistema Kardex
Departamentos responsables
1. Departamento Administrativo
2. Departamento de Contabilidad
3. Departamento de Compras
4. Área de Bodega
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
TOMA DE
INVENTARIO
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Horarios
Día Hora
Viernes 18:00 pm a 23:00 pm
Sábado 8:00 am a 15:00 pm
Domingo 8:00 am a 15:00 pm
Procedimientos de toma de inventario físico
Programación del inventario: La Gerencia de Industrial Juvenalis S.A., deberá autorizar la
toma de inventario general dos semanas antes de finalizar el año de ejercicio fiscal, con el fin
de disponer de información para la toma de decisiones en base de aprovisionamiento,
reabastecimiento o definir inventarios mínimos y máximos.
a. La Gerencia aprobará el cronograma entregado por el jefe de bodega para el
desarrollo del control de inventario.
Preparación del inventario: El contador informará al personal de bodega de la empresa
sobre la fecha de inicio para que este mediante un memo detalle el cronograma a las áreas
logísticas.
b. Los detalles del cronograma deberán contener indicaciones como hora, fecha, lugar,
responsables, firma de autorización y revisión.
c. El Jefe de bodega designará personal de logística y bodega para el apoyo en la toma
de inventarios considerando el orden de los materiales y limpieza de la bodega.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
TOMA DE
INVENTARIO
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d. El Jefe de Bodega definirá los procedimientos desarrollados para el control de
inventario de manera adecuada, siguiendo directrices y normas de control interno.
e. El personal de apoyo que ejecutará la toma de inventario dispondrá del equipo
necesario, así como también las hojas de registro de inventarios.
f. El personal de apoyo dispondrá de ficha para el registro de la toma de inventarios.
2. El personal de apoyo en bodega deberá ser informado con 72 horas de anticipación
sobre las responsabilidades y horarios para el control de inventarios.
3. El Jefe de bodega revisará que se cuenten con todos los materiales y formatos para la
ejecución de la toma de inventarios físicos.
4. Un día antes de la toma de inventarios el Jefe de Bodega y el Contador capacitarán al
personal sobre los procedimientos de control a ejecutar en el área de bodega.
Ejecución de inventario
1. El personal de apoyo el día de la toma de inventario deberá firmar una hoja de
asistencia ante el titular que es el Jefe de Bodega.
2. Previo al desarrollo del control de inventario el Jefe de Bodega dará las últimas
indicaciones al personal de apoyo para establecer los procedimientos a llevarse a
cabo.
3. Los documentos de registro de inventario y notas de ingresos y salida serán firmados
por el Jefe de Bodega y entregados al Contador para la conciliación.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
TOMA DE
INVENTARIO
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4. Una vez realizado el conteo físico y registro de las unidades de venta y demás
suministros se procederá a registrar en el sistema informático donde el jefe de bodega
y el contador deberán verificar si concuerdan los registros contra los ingresados en
sistema e información contable.
5. El personal de apoyo se distribuirá tareas que son el conteo de unidades de venta y el
auxiliar registrará costos y categorías de manera ordenada. El formato de registro
contará con los nombres de los responsables del inventariado.
a. Es importante que el registro de inventario físico cuente con su respectivo
código de ítem, la cantidad contada, código de etiqueta, categoría y ubicación.
b. El formato además contará con la fecha del inventariado y la firma de los
responsables.
c. Terminado el control de inventarios todo el personal deberá entregar las hojas
de registro al Jefe de Bodega para realizar el informe que será entregado a la
gerencia.
6. El Jefe de Bodega antes de entregar los informes a la gerencia deberá realizar el
siguiente control de los registros:
a. Deberá verificar que los registros de cantidad y saldo estén adecuadamente
detallados.
b. Sí se presentan datos incorrectos se procederá a realizar un reconteo físico
donde participará el personal responsable con el Jefe de Bodega.
c. De existir faltantes el Jefe de Bodega deberá suscribir un informe para ser
entregado al área contable y gerencia para las respectivas decisiones.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
TOMA DE
INVENTARIO
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Resultado
1. Luego de ser revisados los registros del inventario realizado el área de bodega será
notificado para realizar los procesos de entrada y despacho. En cambio, el contador de
la empresa tendrá el papel de contabilizar los valores generados en el inventario para
determinar si existen variaciones en los Estados Financieros.
2. En caso de existir variaciones en el inventario el responsable de bodega deberá emitir
un informe a la Gerencia detallando las causas de las variaciones, que se pueden dar
por los siguientes casos:
a. Sobrantes de inventarios
b. Faltantes de inventarios
3. La Gerencia definirá sí es necesario el aprovisionamiento de suministros en base a las
variaciones.
4. El contador entregará un original a la Gerencia del resultado del inventario
contabilizado y una copia al área de bodega.
Procedimientos de salida de suministros de la bodega
1. Toda la mercadería o materiales que salgan de bodega deberán estar registrados de
manera manual o en el sistema.
2. Los auxiliares despacharán el abasto de suministro al área de venta para ser
entregados a los clientes.
3. El Jefe de Bodega autorizará y firmará el formato de salida de la mercadería.
4. Cada salida de mercadería deberá contar con su reporte de salida que es entregado al
departamento contable.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
SALIDA DE
MERCADERÍA
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5. Se realizará revisiones periódicas de las existencias contabilizadas con los registros en
sistema para corroborar que se mantenga las cantidades definidas en el control de la
toma de inventario.
6. Todas las facturas generadas serán firmadas por el Jefe de Bodega para el despacho de
la carga a los clientes.
7. De existir devoluciones por parte de los clientes el Jefe de Bodega deberá corregir en
el sistema y cancelar las facturas ingresadas.
Procedimientos de conciliación contable del movimiento de suministros
1. La conciliación contable se desarrollará cada mes en base a los registros del
inventario.
2. Las conciliaciones que se lleven a cabo deberán contar con el soporte de registro
contable y demás comprobantes como: facturas, notas de entrada y salida; informes de
inventario, notas de devolución y corrección.
3. El cierre de las conciliaciones se realizará el último día laboral del mes.
4. De existir correcciones en los resultados obtenidos a través de las conciliaciones
deberán estar sustentadas con su respectiva documentación.
5. El área de bodega deberá realizar un corte de documentos en base a los movimientos
de mercadería durante todo el mes para que el departamento contable realice la
conciliación al cierre de cada mes.
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Área: COMPRAS
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
COMPRA DE
SUMINISTRO
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Procedimientos de compras directas de suministros
1. La compra directa de suministros o materiales se realizará siempre que sea en caso de
emergencia o de existir escases de las existencias en el área de bodega.
2. Toda compra directa que realice la empresa deberá ser autorizada por el Gerente
General.
3. Toda compra realizada en la empresa deberá cumplir con las condiciones y criterios
legales del país.
4. Las compras que lleguen a bodega deberán ser registradas con su código de ítem
como parte del control de inventarios.
5. El área de bodega deberá emitir al cierre de cada mes el reporte de unidades
compradas con sus respectivas facturas al departamento contable para su
contabilización.
6. Todas las compras directas realizadas serán valuadas de manera independiente y por
separado.
7. Todas las compras deberán facturarse a nombre de la empresa y firmadas por el Jefe.
Políticas de control de inventario en el área de contabilidad
1. Llevar el registro contable del inventario para ser contabilizados y revelados en los
estados financieros.
2. Participar en la evaluación de las existencias en bodega mediante el control de
inventarios.
3. Realizar las conciliaciones mensuales de los saldos existentes en bodega que se han
generado al cierre de cada mes.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
FORMATOS
PARA EL
CONTROL DE
INVENTARIO
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Formatos utilizados para el control de inventario
Los formatos utilizados para el control de inventario en el área de bodega de la
empresa son sistematizados para aumentar los niveles de eficiencia dentro del registro y
gestión de los suministros, materiales, productos, etc.
Catálogo de Unidades Producidas
Documento el cual permitirá mantener el registro diario de las unidades producidas
que ingresan al área de bodega para su almacenamiento, donde se consignarán los siguientes
datos:
1. Código del producto elaborado
2. Descripción del producto.
3. Presentación del producto (suelta, al granel, líquida, entre otros)
4. Fecha de caducidad del producto
5. Número de ítem registrado en bodega
Formato de devoluciones
Es un formulario a usarse en el área de bodega para realizar la devolución de
mercadería o suministros que presenta fallas o daños donde se detallará los datos de la factura
y presentarse un informe que detalle el motivo de la devolución.
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Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
FORMATOS
PARA EL
CONTROL DE
INVENTARIO
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Corrección de Inventario
Este formulario se realiza en caso de realizarse un ajuste de la toma de inventario si se
presentan variaciones de los registros de Kardex contra los contables, donde el jefe de bodega
deberá emitir un formulario a gerencia para la aprobación de un recuento con fines de realizar
la gestión de la corrección de inventario.
Reporte mensual de existencias
El reporte mensual de existencias será utilizado para resumir los registros diarios de
suministros, repuestos, mercadería, etc., que reposan en bodega, gestión que deberá realizar el
auxiliar para ser entregado al jefe de bodega para su aprobación, luego deberá ser emitido al
departamento contable para realizar los controles respectivos.
Formato de requerimientos de suministros
En caso de existir faltantes de suministros en bodega el jefe deberá realizar la
requisición de compra que será enviada al departamento de compra para realizar las
cotizaciones respectivas con los proveedores, luego deberá ser emitido al departamento
contable para la contabilización de los costos y definir el presupuesto para la compra.
Una vez realizado el formulario y demás documentos de soporte será enviado a la
gerencia para su aprobación y proceder a realizar la compra.
78
Área: BODEGA
POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
PARA EL CONTROL DE
INVENTARIO
Elaborado por: Gerencia
Fecha de vigencia Enero 2017
VALIDACIÓN Página 22 de 22
Validación del manual
El presente manual de control de inventarios de la empresa Industrial Juvenalis S.A.,
queda formalmente aprobado y validado por los responsables en la gestión de inventarios de
bodega.
Expuesto esto se concede la aprobación del mismo con fecha día/mes/año, en la
ciudad de Guayaquil.
___________________________
GERENTE DE INDUSTRIAL
JUVENALIS S.A.
_____________________________
CONTADOR DE INDUSTRIAL
JUVENALIS S.A.
______________________________
JEFE DE BODEGA DE INDUSTRIAL
JUVENALIS S.A.
_______________________________
JEFE ADMINISTRATIVO DE
INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.
79
Conclusiones y recomendaciones
Conclusiones
El personal de bodega no dispone de políticas para establecer responsabilidades y
obligaciones en el control de inventario, además de no ejecutarse capacitaciones de manera
regular que permitan a los trabajadores adaptarse a los nuevos cambios generados interna y
externamente según las necesidades de la empresa.
La empresa no dispone de normas generales que permitan al área de bodega y
contabilidad realizar procedimientos de manera eficiente en el control de inventarios con el
fin de mantener un registro mensual y control de los suministros para su conciliación contable
permitiendo revelar información correcta conforme a los niveles de existencia en bodega.
En el área de bodega no se dispone de procedimientos y políticas para el control de
inventarios de manera sistematizada lo que eleva el riesgo de presentar suministros y
unidades obsoletas, caducas o con fallos que generen pérdidas económicas, esto asociado por
la falta de coordinación de actividades conjuntas para el conteo físico, valuación, resguardo y
conciliación de las existencias en bodega.
Mediante la investigación de campo realizada en la empresa se pudo conocer que no
se ejecutan controles de inventarios 100 % sistematizadas, a pesar de que cuenta con un
manual este no se mantiene actualizado y correctamente formulado por lo que no se precisa
de procedimientos para la planificación, organización y controles en el área de bodega al
cierre de cada mes con el fin de mantener el conocimiento sobre los niveles mínimos o
máximos en el lugar.
80
Recomendaciones
Se recomienda a la Gerencia de Industrial Juvenalis S.A., implementar un manual de
políticas y procedimientos de control de inventario sistematizado y actualizado que permita
optimizar la gestión de bodega para reducir las pérdidas económicas generadas por la falta de
controles de suministros, registro de existencias, conteo físico, valuación, conciliaciones
mensuales, logrando de esta manera eficiencia y eficacia en esta actividad.
Es recomendable integrar en el área de bodegas normas y políticas generales que
permitan aumentar el nivel de eficiencia dentro del control de inventarios con el fin de
optimizar esta gestión logrando reducir los riesgos de presentar niveles de existencia con
caducidad y obsoletos, de esta manera la empresa adquirida una ventaja competitiva y
mayores beneficios económicos.
Es importante que el Jefe de Bodega planifique, organice y coordine con tiempo la
toma de inventario físico en el área de bodega para constatar que no existen decrecimiento de
suministros, caducidad, daños o fallos, además de mantener un registro correcto de forma
manual y en el sistema informático de las cantidades de existencia para la venta con el fin de
ser emitidas junto a documentos de soporte al departamento contable para la conciliaciones
mensuales que permitan ser presentadas en los estados financieros, revelando el
comportamiento económico de la empresa.
Se recomienda que el Jefe de Bodega realice un cronograma de entrenamiento y
capacitación para los auxiliares y personal de apoyo para el control de inventarios con el fin
de aumentar el nivel de eficiencia en los controles de conteo físico, valuación, registro en las
notas de entrada y salida, desarrollo de reportes de inventario, correcciones, devoluciones,
entre otros procedimientos esenciales para el control de inventario en la bodega de la empresa
Industrial Juvenalis S.A.
81
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Apéndice
Apéndice A
EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS
ESTUDIO DE CAMPO REALIZADO EN EL ÁREA DE BODEGA DE LA EMPRESA
INDUSTRIAL JUVENALIS S.A.
AUXILIARES DEL ÁREA DE BODEGA DE LA EMPRESA INDUSTRIAL
JUVENALIS S.A.
ACUMULACIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS ADQUIRIDOS POR LOS
PROVEEDORES
AUXILIAR REALIZANDO EL REGISTRO MANUAL DE COMPRAS
Apéndice B
FORMATO DE ENTREVISTA
1. ¿Qué restricciones deben aplicarse dentro del acceso a los controles de
inventario?
2. ¿Qué documentos son necesarios para autorizar el ingreso o salida de la
mercadería desde la bodega?
3. ¿Cuáles son los procedimientos empleados dentro del control y conteo físico de
las unidades producidas en la bodega para el registro de inventarios?
4. ¿Con qué frecuencia es importante realizar la revisión del stock de inventario
disponible para la venta?
5. ¿Cada que tiempo es necesario el desarrollo de procesos de capacitación al
personal del área de bodega con respecto al adecuado manejo del inventario?
6. ¿Cómo debe estructurarse un plan para la aplicación de normas y políticas de
procedimientos de control de inventario?
7. ¿Es necesario considerar aspectos tributarios para la estructuración de plan de
aplicación de normas y políticas para el control de inventarios?
Apéndice C
FORMATO DEL CUESTIONARIO
Ítem Pregunta Si N/C No
1 ¿Industrial Juvenalis S.A., presenta dificultades en
el proceso de control de la mercadería?
2 ¿El inventario de las mercaderías se clasifica y
ordena de manera adecuada?
3 ¿Se realizan controles de los inventarios de manera
periódica?
4 ¿Industrial Juvenalis S.A., desarrolla
procedimientos para el control de inventarios?
5 ¿Se realiza el conteo físico de las mercaderías para
el registro de inventarios?
6 ¿El proceso de control de inventarios es 100 %
sistematizado?
7 ¿Se distribuyen responsabilidades y funciones para
la gestión de inventarios en bodega?
8 ¿Disponen de respaldos de las compras de
materiales y mercaderías que entran y salen de la
bodega?
9 ¿Se realizan documentos de soporte de los
controles de inventarios realizados en Industrial
Juvenalis S.A.?
10 ¿Se realizan procedimientos de mantenimiento del
stock de mercadería en la bodega?
11 ¿Existen políticas internas aplicadas dentro de la
gestión de bodega en Industrial Juvenalis S.A.?
12 ¿El personal de bodega es capacitado de manera
continua para el desarrollo de controles de
inventarios de manera adecuada?
Nota: Formato del cuestionario utilizado para la recolección de información en la empresa Industrial Juvenalis S.A.
Apéndice D. FORMATOS PARA EL ÁREA DE BODEGA
Hoja N°:
TIPO DE SUMINISTRO: FECHA:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN CATEGORÍA CADUCIDAD ÍTEM
Nota: Formato de catálogo para el registro de las unidades producidas
Formato de devoluciones
Jefe de Bodega: N° de Folio:
Factura N°: Fecha de la factura: Fecha: Día Mes Año
Proveedor: N° de Lote:
Código: Clave: Descripción: Presentación: Cantidad Costo
unitario
Costo
total
Observaciones
Surtida Devuelta
ELABORADO
___________________________
NOMBRE Y FIRMA
AUTORIZO
_____________________________
NOMBRE Y FIRMA
RECIBIDO
______________________________
NOMBRE Y FIRMA Nota: Formato de las devoluciones de suministro o materiales a proveedores
Corrección de Inventario
FECHA: DIA MES AÑO
ÁREA: FOLIO: N° DE LOTE:
CÓDIGO ÍTEM DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN CANTIDAD CANTIDAD
AJUSTADA
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
JUSTIFICACIÓN:
FORMULÓ JEFE DE BODEGA
___________________________
NOMBRE Y FIRMA
REVISADO POR:
_____________________________
NOMBRE Y FIRMA
AUTORIZADO POR:
______________________________
NOMBRE Y FIRMA Nota: Formato para la corrección de inventario una vez aprobado el recuento por parte de la gerencia
Reporte mensual de existencias
FECHA: DÍA MES AÑO
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN EXISTENCIAS
ANTERIORES
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
ACTUALES
COSTO
UNITARIO
COSTO
TOTAL
ELABORADO
___________________________
NOMBRE Y FIRMA
REVISADO
_____________________________
NOMBRE Y FIRMA
AUTORIZADO
______________________________
NOMBRE Y FIRMA Nota: Formato para el registro mensual de las existencias en el área de bodega
de requerimientos de suministros
Formato de requerimientos de suministros
UNIDAD: N° DE FOLIO:
RESPONSABLE: FECHA DE
RECIBIDO
FECHA DE ENTREGA
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN CANTIDAD
SOLICITADA
CANTIDAD
SURTIDA
OBSERVACIONES
SOLICITADO POR
___________________________
NOMBRE Y FIRMA
ENTREGADO POR
_____________________________
NOMBRE Y FIRMA
RECIBIDO POR
______________________________
NOMBRE Y FIRMA Nota: Formato para la requisición de materiales o suministros a los proveedores
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