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MANUAL DE USUARIO 

HOTELES Sonetasot SA de CV

Versión 1.0

Page 2: ERP Odoo Hoteles

Índice de contenido

INTRODUCCIÓN

DEMO

CONFIGURACIÓN

Habitación

Habitaciones

Tipo de habitaciones

Habitación por tipo

Comodidad

Comodidades

Tipos de comodidades

Comodidades por tipo

Servicios

Servicios

Tipo de servicios

Servicios por tipo

Actividades de limpieza

Actividades

Tipo de actividades

Alimento

Alimentos

Tipos de alimentos

Alimentos por tipo

Mantenimiento

Recursos

Métodos

Acciones

Mesas

Planta

Horarios restaurante

GESTIÓN DE HOTEL

Gestión de reserva

Reserva

Detalles de los servicios ofrecidos

Pestaña Detalles de los servicios ofrecidos

Pestaña Otros datos

Pestaña Historia

Pestaña Divisas

Detalles de los servicios ofrecidos en estado Pedido a facturar

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Page 3: ERP Odoo Hoteles

Resumen de reserva

Gestionar Reserva desde panel "Resumen de reservas"

Gestionar Limpieza desde panel "Resumen de reservas"

Gestionar Mantenimiento desde panel "Resumen de reservas"

Servicios de limpieza

Restaurante

Reserva de mesa

Pedidos

Ticket Orden de cocina

Mantenimiento

Todos los mantenimientos

Todos los chequeos

Informes

Informe de reserva de hotel

Informe de actividades del hotel

Lista de reserva de mesas

Informe detalles de servicios ofrecidos

Informes restaurante

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Page 4: ERP Odoo Hoteles

INTRODUCCIÓN

El presente documento provee una guía para el usuario en la explotación del sistema que automatiza la

gestión hotelera. El sistema permite llevar la gestión de todos los procesos relacionados con el área de

Reservas, Restaurante y Servicios de limpieza; unido a la gestión contable financiera y control de almacén

para los productos que lo necesiten, así como la disponibilidad de un Terminal de Punto de Venta y el

control de los clientes registrados con sus posibles cotizaciones. Por cada área se incluyen un conjunto de

reportes que brindan la información necesaria para cualquier análisis operativo sobre el funcionamiento del

hotel.

Se explicará cada una de las funcionalidades contempladas, las cuales estarán asociadas a un esquema de

roles o perfiles de usuarios que garantizan la seguridad y administración de la solución propuesta.

DEMO URL: http://hotelhorizonmorelia.dyndns.org/

Usuario: admin

Password: admin

CONFIGURACIÓN Para la operatividad del sistema en los flujos de gestión de hotel resulta de gran utilidad la configuración

previa de algunos elementos que serán utilizados en la ejecución de los procesos hoteleros. En esta sección

se especifican cada uno.

Habitación

Habitaciones

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Habitación/Habitaciones se podrán configurar

previamente las habitaciones del hotel.

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Imagen 1: Gestionar habitaciones, vista Lista.

En la siguiente imagen se muestran los datos generales a especificar para una Habitación, desde su vista

formulario.

Imagen 2: Gestionar habitaciones. Vista formulario, pestaña Información.

En esta pestaña Información, se definen datos básicos que caracterizan la habitación que se gestiona:

● Planta: campo selección que permite indicar el número de planta en que se ubica la habitación. Por

ejemplo, Primera planta.

● Gerente de la habitación: campo selección que permite indicar el empleado del hotel que tiene

asociado el cargo de Gerente de la habitación que se gestiona.

● Categoría interna: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar la categoría de la

habitación que se gestiona en función de las definidas internamente en el hotel. Por ejemplo,

Categoría Simple.

● Capacidad: campo texto para indicar el número de huéspedes que admite la habitación.

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● Impuestos de proveedor: sección que permite indicar los impuestos asociados al proveedor de la

habitación que se gestiona.

● Impuestos de cliente: sección que permite indicar los impuestos asociados al cliente que reserva la

habitación que se gestiona.

Imagen 3: Gestionar habitaciones. Vista formulario, pestaña Reserva de habitación.

En la pestaña Reserva de habitación se podrá especificar el historial de reservas que se hayan realizado

para la habitación que se gestiona. Por cada reserva se deben especificar datos como la Fecha del registro

de entrada, la Fecha de salida de la reserva, el Estado (Asignado, No asignado) y la asignación de una

Reserva.

Imagen 4: Gestionar habitaciones. Vista formulario, pestaña Comodidades de las habitaciones.

En la pestaña Comodidades de las habitaciones se podrá especificar todos los elementos adjuntos a la

habitación que propicien un mayor grado de confort en la misma, los cuales podrán ser configurados

también en el sistema y se explican posteriormente en la sección Comodidad.

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Page 7: ERP Odoo Hoteles

Imagen 5: Gestionar habitaciones. Vista formulario, pestaña Adquisiciones.

En la pestaña Adquisiciones, se podrán configurar los datos relacionados con la compra o adquisición de la

habitación. Se especifican por ejemplo el Precio de coste de la habitación, el Método de coste y el

Proveedor que la ofreció.

Imagen 6: Gestionar habitaciones. Vista formulario, pestaña Folio Room Reservations.

En la pestaña Folio Room Reservations se podrán especificar todos aquellos Folios que referencian un

resumen de reservaciones ejecutadas en la habitación que se gestiona. Por cada elemento que se registre

se deberá especificar las fechas de entrada y salida de la reservación, el número de folio que se referencia y

el estado del mismo.

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Page 8: ERP Odoo Hoteles

Tipo de habitaciones

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Habitación/Tipo de habitaciones se podrán

configurar previamente los tipos de habitaciones que dispondrá el hotel.

Imagen 7: Gestionar Tipo de habitaciones, vista Lista.

Cada Tipo de habitación tiene un nombre y una Categoría padre, en caso necesario.

Habitación por tipo

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Habitación/Habitación por tipo se podrá

consultar un árbol de configuración de los tipos de habitaciones que se han registrado en el sistema,

simulando una vista Lista a partir de una Categoría seleccionada, ver imagen 8.

Imagen 8: Listado de habitaciones por tipo.

Comodidad

Comodidades

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Comodidad/Comodidades se podrán

configurar previamente todos aquellos elementos que aporten confort a una habitación. Estos elementos

serán considerados como valores de Comodidades que podrán ser asignados a una habitación y son

considerados en el sistema como productos que podrán ser Almacenables, Consumibles o de tipo

Servicios.

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Imagen 9: Comodidades para una habitación, vista Lista.

En la siguiente imagen se muestran los datos generales a especificar para una Comodidad, desde su vista

formulario.

Imagen 10: Comodidades para una habitación. Vista formulario, pestaña Información.

En esta pestaña Información se declaran los datos básicos que caracterizan a la comodidad que se define,

destacándose como los principales:

● Tipo de comodidad: podrá ser catalogada como un producto Almacenable para el sistema,

Consumible o un producto de tipo Servicio.

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● Administrador de comodidades: campo selección que permite indicar el empleado del hotel

encargado de controlar y gestionar las comodidades.

● Categoría interna: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar la categoría de la

comodidad que se gestiona en función de las definidas internamente en el hotel.

● Impuestos de proveedor: sección que permite indicar los impuestos asociados al proveedor de la

comodidad que se gestiona.

● Impuestos de cliente: sección que permite indicar los impuestos asociados al cliente que reserva la

habitación que se le asocia la comodidad que se gestiona.

Imagen 11: Comodidades para una habitación. Vista formulario, pestaña Adquisiciones.

En la pestaña Adquisiciones, se podrán configurar los datos relacionados con la compra o adquisición de la

Comodidad. Se especifican por ejemplo el Precio de coste, el Método de coste y el Proveedor que la

ofreció.

Tipos de comodidades

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Comodidad/Tipo de comodidades se podrán

configurar previamente los tipos de comodidades que dispondrá el hotel para asignarle a sus habitaciones.

Imagen 12: Gestionar Tipo de comodidades, vista Lista.

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Page 11: ERP Odoo Hoteles

Cada Tipo de habitación tiene un nombre y una Categoría padre, en caso necesario.

Comodidades por tipo

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Comodidad/Comodidades por tipo se podrá

consultar un árbol de configuración de los tipos de comodidades que se han registrado en el sistema,

simulando una vista Lista a partir de una Categoría seleccionada, ver imagen 13.

Imagen 13: Listado de comodidades por tipo.

Servicios

Servicios

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Servicios/Servicios se podrán configurar

previamente todos aquellos servicios que se brindan a un huésped durante su reserva. Estos servicios serán

considerados en el sistema como productos que podrán ser Almacenables, Consumibles o de tipo

Servicios.

Imagen 14: Servicios para un huésped, vista Lista.

En la siguiente imagen se muestran los datos generales a especificar para un Servicio, desde su vista

formulario.

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Imagen 15: Servicios para un huésped. Vista formulario, pestaña Información.

En esta pestaña Información se declaran los datos básicos que caracterizan al servicio que se define,

destacándose como los principales:

● Tipo de servicio: podrá ser catalogada como un producto Almacenable para el sistema, Consumible

o un producto de tipo Servicio.

● Estado: campo selección que permite indicar el estado o momento en que se encuentra el servicio

(En desarrollo, Normal, Fin del ciclo de vida, Obsoleto).

● Gerente de servicio: campo selección que permite indicar el empleado del hotel encargado de

controlar y gestionar los servicios.

● Categoría interna: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar la categoría del

servicio que se gestiona en función de las definidas internamente en el hotel.

● Impuestos de proveedor: sección que permite indicar los impuestos asociados al proveedor del

servicio que se gestiona.

● Impuestos de cliente: sección que permite indicar los impuestos asociados al cliente que contrata el

servicio que se gestiona.

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Page 13: ERP Odoo Hoteles

Imagen 16: Servicios para un huésped. Vista formulario, pestaña Adquisición.

En la pestaña Adquisiciones, se podrán configurar los datos relacionados con la compra o adquisición del

servicio. Se especifican por ejemplo el Precio de coste, el Método de coste y el Proveedor que la ofrece.

Tipo de servicios

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Servicios/Tipo de servicios se podrán

configurar previamente los tipos de servicios que oferta el hotel a sus huéspedes.

Imagen 17: Gestionar Tipo de servicios, vista Lista.

Cada Tipo de servicio tiene un nombre y una Categoría padre, en caso necesario.

Servicios por tipo

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Servicios/Servicios por tipo se podrá consultar

un árbol de configuración de los tipos de servicios que se han registrado en el sistema, simulando una vista

Lista a partir de una Categoría seleccionada, ver imagen 18.

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Page 14: ERP Odoo Hoteles

Imagen 18: Listado de servicios por tipo.

Actividades de limpieza

Actividades

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Actividades de limpieza/Actividades se podrán

configurar previamente todas aquellas actividades de limpieza que se ejecutan en el hotel como parte del

mantenimiento general al mismo.

Imagen 19: Gestionar Actividades de limpieza, vista Lista.

Cada Actividad de limpieza tiene un nombre y una Categoría interna que referencia al tipo de actividad de limpieza que se indique. Estos tipos de actividades se especifican en la sección siguiente.

Tipo de actividades

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Actividades de limpieza/Tipo de actividades se

podrán configurar previamente los tipos de actividades de limpieza que se ejecutan en el hotel.

Imagen 20: Gestionar Tipos de actividades, vista Lista.

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Page 15: ERP Odoo Hoteles

Cada Tipo de actividad tiene un nombre y una Categoría padre, en caso necesario.

Alimento

Alimentos

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Alimento/Alimentos se podrán configurar

previamente todos aquellos alimentos que pueden formar parte de un pedido de cliente en el restaurante.

Estos servicios serán considerados en el sistema como productos que podrán ser Almacenables,

Consumibles o de tipo Servicios.

Imagen 21: Gestionar Alimentos, vista Kanban.

En la siguiente imagen se muestran los datos generales a especificar para un Alimento, desde su vista

formulario.

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Page 16: ERP Odoo Hoteles

Imagen 22: Alimentos. Vista formulario, pestaña Información.

En esta pestaña Información se declaran los datos básicos que caracterizan al Alimento que se define,

destacándose como los principales:

● Tipo de alimento: podrá ser catalogada como un producto Almacenable para el sistema,

Consumible o un producto de tipo Servicio.

● Gerente de alimentos: campo selección que permite indicar el empleado del hotel encargado de

controlar y gestionar los alimentos.

● Impuestos de proveedor: sección que permite indicar los impuestos asociados al proveedor del

servicio que se gestiona.

● Impuestos de cliente: sección que permite indicar los impuestos asociados al cliente que contrata el

servicio que se gestiona.

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Page 17: ERP Odoo Hoteles

Imagen 23: Alimentos. Vista formulario, pestaña Adquisición.

En la pestaña Adquisiciones, se podrán configurar los datos relacionados con la compra o adquisición del

servicio. Se especifican por ejemplo el Precio de coste, el Método de coste y el Proveedor que la ofrece.

Tipos de alimentos

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Alimento/Tipo de alimentos se podrán

configurar previamente los tipos de alimentos que oferta el hotel a sus huéspedes.

Imagen 24: Gestionar Tipos de alimentos, vista Lista.

Cada Tipo de actividad tiene un nombre y una Categoría padre, en caso necesario.

Alimentos por tipo

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Alimento/Alimentos por tipo se podrá

consultar un árbol de configuración de los tipos de alimentos que se han registrado en el sistema,

simulando una vista Lista a partir de una Categoría seleccionada, ver imagen 25.

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Page 18: ERP Odoo Hoteles

Imagen 25: Listado de Alimentos por tipo.

Si se selecciona uno de los tipos que se listan en el árbol, el sistema muestra la lista de todos los alimentos

que pertenecen a la categoría o Tipo seleccionado, como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen 26: Listado de Alimentos que pertenecen a la categoría o Tipo seleccionado.

Mantenimiento

Recursos

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Mantenimiento/Recursos se podrán configurar

previamente todos aquellos elementos considerados como objetivos de mantenimiento en el hotel.

Imagen 27: Gestionar Recursos de mantenimiento, vista Lista.

En la siguiente imagen se muestran los datos generales a especificar para un Recurso, desde su vista

formulario.

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Imagen 28: Gestionar Recursos de mantenimiento, vista Formulario.

Cada recurso de mantenimiento tiene un Nombre, un Código que lo identifica en el sistema, un Estado

técnico que permite indicar si el equipo se encuentra En uso, Roto o En reparación y además un campo

Planta del hotel y Habitación del hotel que posibilitan definir la ubicación del recurso dentro del hotel. En

la pestaña Especificaciones técnicas de la ficha del recurso se podrá indicar todos los elementos técnicos

que caracterizan al recurso que se gestiona.

Métodos

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Mantenimiento/Métodos se podrán configurar

previamente los tipos de mantenimiento que se ejecutan a los recursos definidos como objetivos de

mantenimiento en el hotel, por ejemplo mantenimiento preventivo o mantenimiento correctivo.

Imagen 29: Métodos de mantenimiento, vista Lista.

En la siguiente imagen se muestran los datos generales a especificar para un Método de mantenimiento,

desde su vista formulario.

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Page 20: ERP Odoo Hoteles

Imagen 30: Métodos de mantenimiento, vista Formulario.

El método de mantenimiento que se defina tendrá un nombre que lo identifica y además un listado de las

acciones de mantenimiento que puedan ejecutarse como parte del método. Estas acciones se definen

previamente, como mismo se especifica en la sección siguiente.

Acciones

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Mantenimiento/Acciones se podrán configurar

previamente todas las acciones de mantenimiento que puedan ejecutarse sobre un elemento objetivo de

mantenimiento del hotel. En la siguiente imagen se muestran las acciones desde su vista Lista, agrupadas

según el Método de mantenimiento al que pertenecen.

Imagen 31: Acciones de mantenimiento, vista Lista.

Una acción de mantenimiento tiene un Nombre que la identifica y el Método de mantenimiento al que

corresponde.

Mesas Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Mesas se podrán configurar previamente todas

las mesas con que se dispone en el restaurante del hotel, a partir de las cuales se podrán gestionar las

reservas de restaurante de un cliente.

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Page 21: ERP Odoo Hoteles

Imagen 32: Mesas de restaurante, vista Lista.

Una mesa de restaurante tiene un campo Número de mesa que la identifica y un campo Capacidad para

indicar la cantidad de comensales que admite la mesa.

Planta Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Plantas se podrán definir todas las Plantas o

pisos en los que se divide el hotel para llevar un mejor control de la distribución de habitaciones y

actividades de gestión correspondientes.

Imagen 33: Plantas del hotel, vista Lista.

Una Planta del hotel tiene un Nombre que la identifica y un campo Secuencia para indicar un número que

especifique el orden en que se ubica cada Planta con respecto a las demás.

Horarios restaurante Desde la opción de menú Gestión del hotel/Configuración/Horarios de restaurante se podrán definir los

horarios que identifican los servicios de restaurante que se brindan en el hotel, por ejemplo horario de

Desayuno, horario de Almuerzo, Horario de Cena.

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Page 22: ERP Odoo Hoteles

Imagen 34: Horarios de restaurante, vista Lista.

La definición de un Horario de restaurante incluye un Nombre que lo identifica y una Hora de inicio y fin

del servicio.

GESTIÓN DE HOTEL

Gestión de reserva

Reserva

Las reservas constituyen el punto de partida dentro de la gestión hotelera. Desde la opción de menú

Gestión del hotel/Reservas/Reservas el sistema provee la funcionalidad para gestionar una reserva. En la

siguiente imagen se puede apreciar todas las reservas existentes en el sistema en la vista Lista que provee

la plataforma.

Imagen 35: Gestionar reservas, vista Lista.

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Page 23: ERP Odoo Hoteles

El usuario podrá Crear una nueva reserva o editar una existente haciendo uso de la vista Formulario de la

plataforma para el objeto indicado. En la imagen 36 se puede apreciar todos los datos a gestionarse para

una reserva desde esta vista.

Imagen 36: Gestionar reservas, vista formulario.

● Número de reserva: campo texto que genera el sistema automáticamente con el número

identificativo de la reserva.

● Fecha de pedido: campo fecha, de carácter obligatorio, que genera el sistema automáticamente

con la fecha en que se crea la reserva.

● Hotel: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar el hotel/compañía a la cual

responde la reserva que se gestiona.

● Nombre del huésped: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar el

huésped/cliente de la reserva que se gestiona.

● Lista de precios: campo selección, de carácter obligatorio, que carga el sistema automáticamente

con la Lista de precios definida en el sistema para el cliente o huésped que se ha indicado.

● Contacto del pedido: campo selección, que carga el sistema automáticamente, con el contacto que

se tiene registrado en la ficha del cliente o huésped que se ha indicado.

● Dirección de factura: campo selección, que carga el sistema automáticamente, con la dirección de

facturación que tiene configurada en su ficha el huésped seleccionada.

● Fecha-Llegada-Prevista: campo fecha, de carácter obligatorio, que permite indicar la fecha prevista

en que debe arribar el huésped al hotel.

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Page 24: ERP Odoo Hoteles

● Fecha-Salida-Prevista: campo fecha, de carácter obligatorio, que permite indicar la fecha prevista

en que debe salir del hotel el huésped.

● Adultos: campo texto para indicar la cantidad de adultos que se incluyen en la reserva.

● Hijos: campo texto para indicar la cantidad de niños que se incluyen en la reserva.

● Pestaña Línea de reserva: en esta pestaña se indican las habitaciones que se incluyen en la reserva.

Cuando se intenta registrar una habitación el sistema levanta el asistente que se muestra en la

siguiente imagen, en el cual se puede indicar primeramente el Tipo de habitación que se desea

registrar y a partir de ahí el sistema filtra para elegir sólo las habitaciones del tipo indicado que se

encuentran en estado Disponible.

Imagen 37: Asistente para seleccionar habitaciones en una reserva.

● Pestaña Historia: en esta pestaña el sistema genera automáticamente, a medida que avance la

reserva en su flujo, un historial de los Folios (resumen de la ejecución de una reservación) que se

asocian a la reserva que se gestiona.

Una vez que se definan todos los datos de la reserva indicados anteriormente el usuario podrá guardarla, a

través del botón "Guardar". En este momento la reserva es creada en estado Borrador.

En la parte superior de la reserva se muestran los posibles estados por los que podrá ir avanzando durante

su flujo (ver imagen 38).

Imagen 38: Reserva, flujo de estados.

En este momento el usuario podrá Confirmar la reserva a través del botón de flujo "Confirmar".

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Page 25: ERP Odoo Hoteles

Una vez que la reserva es Confirmada se podrá generar el servicio/folio en el sistema a través del botón

"Crear servicios ofrecidos" y la reserva toma estado Foliado. En este momento se genera de manera

automática en el sistema un registro en la pestaña Historia de la reserva, referenciando el Folio asociado a

la reserva que se gestiona, ver imagen 39. Este Folio será gestionado durante toda la estancia del huésped

en el hotel (tiempo de ejecución de la reserva) y los detalles de su gestión podrán ser consultados en la

sección Detalles de los servicios ofrecidos.

Imagen 39: Folio de reserva generado.

Una vez que se ha generado un Folio para la reserva esta permanece en estado Foliado pero desde este

momento se podrá registrar la entrada al hotel de los huéspedes a través del botón de flujo "Checkin" de la

reserva, independientemente de la gestión del Folio que se ejecute, ver imagen siguiente.

Imagen 40: Reserva en estado "Foliado" con servicio generado.

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Page 26: ERP Odoo Hoteles

Cuando se ejecuta el botón Checkin la reserva toma estado Checkin y se genera de manera automática una

planificación de Limpieza para la habitación contemplada en la reserva.

● Se genera una Limpieza de tipo "Diaria"para cada uno de los días que contempla la reserva.

● Se genera una Limpieza de tipo "Salida" específicamente para el día en que concluye la reserva.

Los detalles para la gestión de una limpieza son explicados en la sección Servicios de limpieza. Desde el

panel "Resumen de reserva" se podrá consultar la Limpieza de tipo "Salida" que se ha generado, la cual se

muestra de manera automática para el día correspondiente, ver sección Resumen de reserva.

Desde el estado Checkin de la reserva podrá ejecutarse su salida a través del botón de flujo "Checkout" y en

este momento la reserva tomará estado Checkout.

Desde el estado Checkout se podrá ejecutar el botón de flujo "Terminar" y la reserva concluye su gestión en

estado Realizado.

Detalles de los servicios ofrecidos

Los servicios ofrecidos en el sistema constituyen el objeto donde se especifican los detalles del folio

asociado a la reserva, considerado como instrumento para gestionar todos los servicios que consumen los

huéspedes de la reserva indicada durante su estancia en el hotel.

Una vez que una reserva es confirmada el sistema permite generar su folio asociado como se explicó en la

sección anterior Gestión de reserva. Una vez que el folio ha sido generado se podrá continuar la ejecución

de ambos flujos de manera paralela, pues la reserva puede avanzar indicándose un checkin para ella y por

otra parte se puede ejecutar la gestión del folio asociado de manera independiente. Esto posibilita

flexibilidad en los procesos de facturación y cobro asociados al folio, ya sea por anticipo o al cierre de la

reserva.

Para acceder al folio de una reserva basta con dar clic en la línea generada en pestaña "Historia" de la ficha

de reserva (ver imagen 40) y se muestra el formulario correspondiente o también desde la opción de menú

Gestión del hotel/Detalles de los servicios ofrecidos/Generar detalles de los servicios ofrecidos,

mostrándose el listado de Folios registrados en el sistema, ver imagen siguiente.

Imagen 41: Folios (Detalles de servicios generados), vista Lista.

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Page 27: ERP Odoo Hoteles

En la siguiente imagen se muestran los datos generales de un Folio, desde su vista formulario.

Imagen 42: Folios. Vista Formulario, pestaña Detalles de los servicios ofrecidos.

● Número de folio: campo texto que genera el sistema automáticamente con el número identificativo

del folio.

● Fecha: campo fecha, de carácter obligatorio, que genera el sistema automáticamente con la fecha

en que se crea el folio.

● Reserva: campo texto, que carga el sistema automáticamente con la reserva asociada al folio.

● Check Pagado: este check permite indicar si han sido facturados todos los servicios incluidos en el

Folio que se gestiona.

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Page 28: ERP Odoo Hoteles

● Botón "Cambio de dinero": este botón permite ejecutar la funcionalidad de cambio de moneda al

huésped desde el mismo hotel. Su ejecución lanza un asistente para registrar el cambio que se

desee efectuar, ver imagen siguiente.

Imagen 43: Formulario Cambio de moneda.

En la imagen anterior se muestran los principales datos a introducir para registrar un cambio de moneda.

○ Sección detalles: se especifican datos relacionados con el huésped que solicita el servicio,

los cuales son cargados automáticamente por el sistema a partir de la reserva asociada al

Folio que se gestiona.

○ Sección Cambio de divisa: se introduce la moneda de entrada que se desea cambiar con el

monto correspondiente (campo Monto tomado) y la moneda que se desea obtener. EL

sistema ejecuta el cambio, mostrando la tasa de cambio en el campo Tasa (por unidad). A

partir de ahí el sistema calcula los valores Subtotal y Cantidad total.

Finalmente el usuario debe ejecutar el botón de flujo "Hecho" que se muestra en el asistente para hacer

efectivo el cambio de moneda y en este momento el sistema carga el registro efectuado en la pestaña

Divisas del Folio que se gestiona, ver imagen 48.

Pestaña Detalles de los servicios ofrecidos

En esta pestaña se indican primeramente datos relacionados con la reserva y el cliente o huésped asociado

al folio como son:

● Nombre del huésped al cual está asociado el folio.

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Page 29: ERP Odoo Hoteles

● Tarifa que se aplica al huésped seleccionado.

● Dirección de facturación asociada al huésped seleccionado.

● Referencia al contrato, en caso de existir, con el cliente o huésped seleccionado.

● Fechas de Entrada y Salida previstas, según la reserva indicada; así como la cantidad de días de

estancia.

● Líneas de habitación: en esta sección se listan todas las habitaciones que se han incluido en la

reserva asociada al folio que se gestiona. Por cada línea se especifica la habitación, las fechas de

entrada salida, el valor unitario de alquiler de la habitación y el valor subtotal en función de la

cantidad de días de estancia. En la siguiente imagen se muestran los datos que se gestionan en

cada una de estas líneas de habitación.

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Page 30: ERP Odoo Hoteles

Imagen 44: Ficha de una Línea de habitación en un Folio.

En la pestaña Historia de la imagen anterior se irán mostrando de manera automática las líneas de

facturación, asociadas a la habitación, que se hayan ejecutado. En este momento no hay referencia

porque la línea se encuentra en estado Borrador.

● Líneas de servicio: en esta sección se podrán incluir todos los servicios que el huésped consuma

durante su estancia en el hotel. Por cada línea de servicio se indica el Producto que se utiliza como

servicio, la cantidad consumida, el precio unitario del producto y el subtotal a facturar. En la

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Page 31: ERP Odoo Hoteles

siguiente imagen, de manera análoga a la imagen anterior, se muestran los datos que se gestionan

en cada una de estas líneas de servicio.

Imagen 45: Ficha de una Línea de servicio en un Folio

En la pestaña Historia de la imagen anterior se irán mostrando de manera automática las líneas de

facturación, asociadas al servicio, que se hayan ejecutado. En este momento no hay referencia

porque la línea se encuentra en estado Borrador.

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Page 32: ERP Odoo Hoteles

Pestaña Otros datos

Imagen 46: Folios. Vista Formulario, pestaña Otros datos.

En esta pestaña se especifican datos internos del hotel como por ejemplo el vendedor encargado de

gestionar todo Folio y la reserva asociada, así como las Políticas del hotel y alguna referencia o Descripción

que se desee añadir.

Pestaña Historia

Imagen 47: Folios. Vista Formulario, pestaña Historia.

En esta pestaña Historia se cargará, de manera automática, todas las líneas de facturación asociadas al folio

que se vayan ejecutando durante el proceso, tanto las referentes a las habitaciones como las

correspondientes a cualquier servicio que se ejecute. En este momento la pestaña aparece en blanco

porque el Folio se encuentra en estado Presupuesto borrador.

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Page 33: ERP Odoo Hoteles

Pestaña Divisas

Imagen 48: Folios. Vista Formulario, pestaña Divisas.

En esta pestaña, se muestra de manera automática, todos los registros concebidos para cambio de moneda

que se hayan ejecutado al huésped durante su estancia. En la imagen 48 se muestra el registro de cambio

de moneda efectuado anteriormente en la sección Detalles de los servicios ofrecidos.

Una vez que se definan todos los datos del Folio indicados anteriormente el usuario podrá guardarlo, a

través del botón "Guardar". En este momento el Folio mantiene su estado Presupuesto Borrador.

En la parte superior del Folio se muestran los posibles estados por los que podrá ir avanzando durante su

flujo (ver imagen 49).

Imagen 49: Folio, flujo de estados.

En este momento el usuario podrá Confirmar el Folio a través del botón de flujo "Confirmar Folio" y este

pasa a estado Pedido a facturar. Una vez que el Folio es Confirmado no podrán añadirse nuevos registros

de servicios al mismo, por lo cual se sugiere ejecutar la confirmación cuando el cliente está próximo a

concluir su estancia en el hotel, según la reserva indicada. En caso de solicitarse nuevos servicios después

de haber Confirmado el Folio será necesario crear un nuevo Folio asociado a la misma reserva con el

huésped indicado.

Detalles de los servicios ofrecidos en estado Pedido a facturar

Desde este estado del Folio Pedido a facturar se podrá proceder a la facturación de los servicios

registrados, a través del botón de flujo "Crear factura" que se habilita para este estado. Cuando se ejecuta

este botón "Crear factura" el Folio toma estado Pedidos de venta y el sistema genera una factura asociada

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Page 34: ERP Odoo Hoteles

al Folio en estado Borrador y se registra como línea de facturación en la pestaña Historia del Folio, ver

imagen 50.

Imagen 50: Folio en estado Pedido a facturar, pestaña Historia.

Para acceder a la factura generada se puede dar un clic desde la misma pestaña anterior o se puede

acceder a la opción de menú Contabilidad/Clientes/Facturas de clientes. En la siguiente imagen se puede

apreciar los detalles de la factura generada, la cual contiene una línea de facturación por cada servicio

contemplado en el Folio.

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Page 35: ERP Odoo Hoteles

Imagen 51: Factura asociada al Folio gestionado.

Se muestran dos líneas para la factura de este caso de estudio presentado, una correspondiente a la

habitación incluida en la reserva y otra correspondiente al servicio de Taxi que se incluyó como línea de

servicio en el Folio. La factura se genera inicialmente en estado Borrador y posteriormente podrá ser

Validada y Pagada, según el flujo de facturación indicado.

Resumen de reserva

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Reservas/Resumen de reservas se podrá obtener un resumen

completo del estado del hotel en cuanto a sus capacidades para un período de fechas indicado, teniendo en

cuenta tres conceptos fundamentales: Reserva, Limpieza y Mantenimiento. De esta forma se podrán

consultar en una sola vista las habitaciones disponibles, reservadas, ocupadas, en limpieza o en

mantenimiento para un período indicado. Cuando se ejecuta esta funcionalidad el sistema muestra un

asistente para especificar el rango de fechas que se desea consultar, ver imagen siguiente.

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Page 36: ERP Odoo Hoteles

Imagen 52: Resumen de reservas para un período de fechas indicado.

La imagen anterior muestra el estado del hotel para el período comprendido entre el 7 y el 13 de Marzo

(rango de fechas indicado). Cuando se especifican las fechas el sistema muestra automáticamente el

resumen de las habitaciones, señalando en color Naranja las que se encuentran reservadas, en Rojo las

ocupadas, en Verde las disponibles y en Azul las que se encuentran en Limpieza o Mantenimiento. Cuando

se ejecuta un clic sobre una celda del panel el sistema permitirá abrir/gestionar la ficha del concepto

(Reserva, Limpieza, Mantenimiento) correspondiente a la celda ejecutada.

Gestionar Reserva desde panel "Resumen de reservas"

El sistema permite, desde esta misma vista, generar una reserva de habitación. Si se da un clic sobre una

celda del panel que indique una habitación disponible se muestra el formulario correspondiente a la

gestión de una reserva rápida para la habitación y el día seleccionado, como se muestra en la imagen

siguiente.

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Imagen 53: Crear reserva rápida de habitación.

Para este caso se ha definido una reserva de la habitación "Double-201" iniciando el día 8 y saliendo el día

10. Cuando se confirma dicha reserva, a través del botón "Confirmar" el sistema refleja la reserva

planificada en el panel, mostrando en color Naranja el período de reserva para la habitación indicada (ver

imagen siguiente).

Imagen 54: Reserva realizada desde el tablero "Resumen de reservas".

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Page 38: ERP Odoo Hoteles

Una vez que la reserva es reflejada en el panel se podrá acceder a su gestión desde esta misma vista, de

manera tal que si se ejecuta un clic sobre la celda de la reserva se muestra su formulario para ser

gestionada, como se ilustra en la siguiente imagen.

Imagen 55: Gestionar reserva desde tablero "Resumen de reserva".

Si en este momento se ejecuta la creación del Folio de reserva, a través del botón "Crear servicios

ofrecidos", en el panel de Resumen de reservas no se aprecian cambios visuales, pero la reserva sí ha

cambiado su estado a Foliado. Para ello se puede consultar la opción de menú Gestión del

hotel/Reservas/Reservas donde aparecen todas las reservas realizadas, desde su vista kanban. Se aplica

filtro por estado y se puede apreciar la reserva que se ha gestionado en estado Foliado (ver imagen

siguiente).

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Imagen 56: Reservas gestionadas desde su vista Kanban.

Si se accede al formulario de la reserva indicada se puede apreciar su estado Foliado y el folio generado en

la pestaña "Historia", ver imagen siguiente.

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Imagen 57: Folio generado en reserva con estado "Foliado".

Vale resaltar que mientras la reserva se encuentra en estado Foliado su visualización en el panel no varía,

manteniéndose la habitación como "Reservada" y la celda en color Naranja. Cuando se avanza en la gestión

de la reserva y se ejecuta la entrada, esta toma estado Checkin y varía su representación en el panel

marcándose la habitación como "Ocupada" y las celdas en color Rojo y mostrándose además una

planificación de Limpieza para el día en que concluye la reserva, representada en color azul, ver imagen

siguiente.

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Page 41: ERP Odoo Hoteles

Imagen 58: Habitación "Ocupada" y Limpieza generada.

En la imagen anterior se puede apreciar que las celdas para la habitación "Double-201" ha cambiado su

color a Rojo indicando el estado "Ocupada" de la habitación una vez ejecutada el checkin de la reserva

asociada. Se observa además que se ha generado una planificación de Limpieza para esa habitación el día

17, coincidiendo con la fecha de finalización de la reserva.

Desde esta vista el sistema permite gestionar tanto la reserva, para concluir su gestión con el checkout y

liberar la habitación, como la Limpieza para procesar su ejecución y liberar la habitación en la ficha

indicada. Para cualquier de los dos objetos el sistema carga automáticamente su ficha formulario al acceder

mediante clic desde el panel.

En la siguiente imagen se puede apreciar la habitación ya liberada luego de haberse ejecutado el checkout

de la misma.

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Page 42: ERP Odoo Hoteles

Imagen 59: Habitación "Liberada" y Limpiezas planificadas.

Se muestran las tres celdas con Limpieza planificada, haciendo referencia a las dos limpiezas de tipo

"Diaria" que se generaron al ejecutar checkin a la habitación, una por cada día de ocupada la habitación, y

la última limpieza de tipo "Salida" generada para el día en que concluye la reserva.

Gestionar Limpieza desde panel "Resumen de reservas"

El usuario podrá gestionar las Limpiezas desde la opción de menú Gestión del hotel/Servicios de

limpieza/Todas las limpiezas, como se explica en la sección Servicios de limpieza o también desde este

mismo panel "Resumen de reservas" análogo a la gestión de reservas explicada anteriormente. Cuando se

ejecuta una celda correspondiente a Limpieza el sistema muestra la ficha correspondiente a dicha Limpieza

para su gestión, como se indica en la siguiente imagen.

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Page 43: ERP Odoo Hoteles

Imagen 60: Gestionar Limpieza desde panel "Resumen de reserva".

Los detalles acerca de la gestión de una Limpieza pueden ser consultados en la sección Servicios de

limpieza. A medida que se van ejecutando cada una de estas Limpiezas planificadas la habitación irá

quedando "Disponible" en color Verde en el panel, como se muestra en la siguiente imagen, donde se han

ejecutado las dos primeras limpiezas "Diaria" quedando pendiente la ejecución de la limpieza de tipo

"Salida" para el día de finalización de la reserva.

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Imagen 61: Habitación disponible después de ejecutada la Limpieza.

Gestionar Mantenimiento desde panel "Resumen de reservas"

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Mantenimiento/Todos los mantenimientos se podrá gestionar

la planificación de un Mantenimiento a una habitación y los detalles de esta gestión son explicados en la

sección Mantenimiento. Cuando se planifica un mantenimiento para un habitación aparecerá

automáticamente reflejada en el panel "Resumen de reservas" desde el momento en que el

Mantenimiento toma estado Planificado y desde esta vista podrá ser gestionado también. En la siguiente

imagen se muestra el Mantenimiento que ha sido planificado para la habitación "Double-201" para el día

18 de Marzo.

Imagen 62: Reflejo de Mantenimiento Planificado en el panel "Resumen de reservas".

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Page 45: ERP Odoo Hoteles

Si se accede a la celda del mantenimiento el sistema carga la ficha correspondiente, permitiendo la

posibilidad de gestionar el mantenimiento desde esta misma vista, como se muestra en la siguiente

imagen.

Imagen 63: Gestión de mantenimiento desde panel "Resumen de reserva".

Servicios de limpieza

Servicios de limpieza

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Restaurante/Servicios de limpieza/Servicios de limpieza se

podrán gestionar los Servicios de limpieza que se ejecutan en el hotel.

Imagen 64: Servicios de limpieza, vista Lista.

En la siguiente imagen se muestran los datos a especificar para gestionar un Servicios de limpieza desde su

vista Formulario.

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Page 46: ERP Odoo Hoteles

Imagen 65: Servicio de limpieza, vista Formulario.

● Fecha de hoy: campo fecha, de carácter obligatorio, que permite especificar la fecha en que se

registra el Servicio de limpieza. Por defecto el sistema muestra la fecha actual en que se crea.

● Tipo de limpieza: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar el Tipo de limpieza

al cual responde el servicio que se está gestionando.

● Habitación Nro: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar el número de

habitación a la que se le ejecutará el servicio de limpieza que se gestiona.

● Encargado de limpieza: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar el empleado

del hotel que ejecutará el servicio de limpieza que se gestiona.

● Inspector: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar el empleado del hotel que

inspeccionará el servicio de limpieza que se gestiona, una vez que se haya ejecutado.

● Hora de inspección: campo fecha, de carácter obligatorio, que permite especificar la fecha

planificada para ejecutar la inspección de calidad al servicio de limpieza que se gestiona.

● Calidad: campo selección, de carácter obligatorio, que permite especificar el resultado de calidad

arrojado en la inspección de calidad que se ejecuta al servicio de limpieza.

● Inspector de notas: campo texto para indicar cualquier información que se desea añadir acerca del

servicio de limpieza.

● Líneas de actividad: en esta sección se podrá ingresar todas las actividades de limpieza que se

ejecutarán en el servicio de limpieza que se gestiona. Estas actividades de limpieza pueden ser

configuradas previamente desde el menú configuración, como se explicó en sección Actividades de

limpieza.

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Page 47: ERP Odoo Hoteles

Una vez que se definan todos los datos del Servicio de limpieza indicados anteriormente el usuario podrá

guardarlo, a través del botón "Guardar". En este momento el servicio es creado en estado Sin limpiar.

En la parte superior de la ficha del servicio se muestran los posibles estados por los que podrá ir avanzando

durante su flujo (ver imagen 66).

Imagen 66: Servicio de limpieza, flujo de estados.

En este momento el usuario podrá ejecutar la limpieza a través del botón de formulario "Limpio" y en este

momento el servicio de limpieza pasa a estado Limpio.

Desde el estado Limpio, el usuario podrá ejecutar la inspección de calidad del servicio de limpieza a través

del botón "Inspeccionar". Cuando se ejecuta este botón el sistema levanta un asistente para indicar el

resultado de calidad obtenido en la inspección, ver imagen 67.

Imagen 67: Asistente para registrar inspección de calidad en un Servicio de limpieza.

Cuando se ejecuta el botón del asistente el Servicio de limpieza toma estado Inspeccionar y

en este momento el usuario podrá dar por concluido el proceso a través del botón de flujo Realizado, lo

cual cambia el estado del Servicio de limpieza a estado Realizado.

Restaurante

Reserva de mesa Desde la opción de menú Gestión del hotel/Restaurante/Reserva de mesas se podrá gestionar una reserva

de restaurante para un cliente determinado.

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Page 48: ERP Odoo Hoteles

Imagen 68: Gestionar reserva de mesa, vista Kanban.

En la siguiente imagen se muestran los datos a especificar para gestionar una Reserva de mesa, desde su

vista formulario.

Imagen 69: Gestionar reserva de mesa, vista Formulario.

● Nombre del cliente: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar el cliente del

hotel para el cual se gestiona la reserva.

● Fecha de inicio: campo fecha, de carácter obligatorio, que permite indicar la fecha en que inicia la

reserva de mesa que se gestiona. Por defecto el sistema muestra la fecha actual en que se crea.

● Horario: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar el Horario del restaurante

para el cual se desea reservar. Estos horarios pueden ser configurados previamente en el sistema

desde la opción de Configuración, como se explicó en la sección Horarios restaurante.

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Page 49: ERP Odoo Hoteles

● Orden: campo texto, que carga el sistema automáticamente, con un vínculo al Pedido de

restaurante que se genera cuando la reserva toma estado Orden creada. ● Lista de mesas: en esta sección se deben seleccionar la(s) mesa(s) del restaurante que se desean

reservar. Cuando se da clic en el vínculo Añadir elemento el sistema muestra el asistente siguiente

para seleccionar las mesas deseadas a través del botón "Seleccionar". El sistema validará que las

mesas que se seleccionan no estén previamente reservadas para el mismo horario que se indica en

la reserva que se gestiona.

Imagen 70: Asistente para seleccionar Mesas a reservar.

Vale resaltar que las mesas que carga el asistente podrán ser configuradas previamente, desde la opción de

Configuración, como se explicó en la sección Mesas.

Una vez que se definan todos los datos de la Reserva indicados anteriormente el usuario podrá guardarla, a

través del botón "Guardar". En este momento la reserva de mesas es creada en estado Reserva Borrador.

En la parte superior de la ficha de la reserva se muestran los posibles estados por los que podrá ir

avanzando durante su flujo (ver imagen 71).

Imagen 71: Reserva de mesa, flujo de estados.

En este momento el usuario podrá confirmar la reserva a través del botón de flujo "Confirmar" y la reserva

pasa a estado Confirmado. A partir del momento en que la reserva de restaurante es confirmada el sistema

no permitirá efectuar una nueva reserva para las mesas contempladas en la reserva.

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Desde este estado Confirmada el usuario podrá Cancelar la reserva realizada a través del botón "Cancelar",

pasando esta a un estado Cancelada o podrá ejecutar finalmente la reserva a través del botón "Realizado",

pasando a estado Realizado.

Cuando la reserva toma estado Realizado, representando que el huésped ha arribado al restaurante, el

sistema habilita el botón , a través del cual se podrá generar un pedido de

restaurante asociado a la reserva que se ha gestionado. Cuando se ejecuta este botón la reserva toma

estado Orden creada y se muestra en el campo Orden de la reserva un vínculo para acceder al pedido que

se ha generado, ver imagen siguiente.

Imagen 72: Reserva de mesa con Pedido creado.

El pedido que se ha generado podrá ser consultado para su gestión desde el vínculo mencionado o a través

de la opción de menú Gestión del hotel/Restaurante/Pedidos. En la siguiente sección Pedidos se explicará

la gestión de un Pedido.

Pedidos

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Restaurante/Pedidos se podrán gestionar todos los Pedidos de

restaurante que se han generado desde las reservas de mesas que se han ejecutado.

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Imagen 73: Pedidos de restaurante, vista Lista.

En la siguiente imagen se muestran los datos a especificar para un Pedido de restaurante, específicamente

el pedido que se ha generado desde la Reserva gestionada en la sección anterior Reserva de mesa. Los

datos generados en el Pedido son tomados por el sistema automáticamente desde la Reserva a la cual

pertenece.

Imagen 74: Pedido de restaurante, vista Formulario.

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Page 52: ERP Odoo Hoteles

El pedido nace en estado Borrador y en este momento se podrá indicar, en el campo Nombre del

camarero, el empleado del restaurante que atiende el pedido como camarero.

En la sección Lista de pedidos se podrán definir los alimentos que forman parte del Pedido que se gestiona

y que se desea ordenar a la cocina. Cuando se da clic en la opción Agregar un elemento el sistema levanta

el siguiente asistente para indicar los detalles que se desean registrar, ver imagen siguiente.

Imagen 75: Asistente para especificar elementos de un Pedido.

● Nombre del detalle: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar el alimento que

se desea especificar en el pedido. Estos alimentos son definidos previamente en el sistema desde la

opción de Configuración, como se especificó en la sección Alimentos. ● Cantidad: campo texto, de carácter obligatorio, que permite indicar la cantidad de alimento que se

desea ordenar.

● Tarifa: campo texto, que carga el sistema automáticamente con el valor del precio del alimento que

se ha seleccionado en su ficha.

En la parte superior de la ficha del pedido se pueden apreciar los diferentes estados por los que avanzará

durante su flujo, ver imagen siguiente.

Imagen 76: Pedido de restaurante, flujo de estados.

Desde el estado Borrador del pedido el usuario podrá generar una Orden de cocina a través del botón

. Cuando se ejecuta este botón el Pedido pasa a estado Orden creada y se muestra

en el campo KOT del Pedido un vínculo para acceder a la Orden de cocina que se ha generado, ver imagen

77.

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Page 53: ERP Odoo Hoteles

Imagen 77: Pedido de restaurante con Orden de cocina creada.

La orden que se ha generado podrá ser consultada para su gestión desde el vínculo mencionado o a través

de la opción de menú Gestión del hotel/Restaurante/KOT. En la siguiente sección Ticket Orden de cocina

se explicará la gestión de una Orden.

Desde este estado Orden creada en que se encuentra el Pedido podrá pasar a estado Cancelado, a través

del botón de flujo "Cancelar" o podrá pasar a estado Realizado a través de la gestión de la Orden de cocina

asociada que se ha generado, de manera tal que cuando la Orden de cocina está lista (toma estado

Realizada) el sistema cambia automáticamente el estado del Pedido a Realizado también.

Desde este estado Realizado del pedido se podrá generar la factura asociada al consumo indicado a través

del botón "Generar factura", pasando el Pedido al estado Factura generada, concluyendo así el flujo. La

factura puede ser accedida desde el vínculo que se genera en el campo "Factura" del Pedido y

posteriormente podrá ser validada y pagada, teniendo en cuenta el flujo de facturación indicado.

Ticket Orden de cocina

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Restaurante/Ticket orden de cocina se podrán gestionar todas

las Órdenes de cocina que se han generado desde los Pedidos de restaurantes (generados a su vez desde

una Reserva de mesa).

Imagen 78: Orden de cocina, vista Lista.

En la siguiente imagen se muestran los datos a especificar para una Orden de cocina, específicamente la

orden que se ha generado desde el Pedido gestionado en la sección anterior Pedidos. Los datos generados

en la Orden son tomados por el sistema automáticamente desde la Reserva y el Pedido al cual pertenece.

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Page 54: ERP Odoo Hoteles

Imagen 79: Orden de cocina, vista Formulario.

La Orden de cocina nace en estado Borrador y podrá pasar al estado Realizado a través del botón de flujo

"Done". En este momento en que la orden de cocina toma estado Realizada el sistema cambiará

automáticamente el estado del Pedido asociado (pedido al cual pertenece la orden de cocina) a estado

Realizado también.

Mantenimiento

Todos los mantenimientos

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Mantenimiento/Todos los mantenimientos se podrán

gestionar los mantenimientos que se realizan en el hotel a los recursos que lo requieran. Cuando se accede

a esta opción el sistema muestra una vista Calendario que permite registrar el mantenimiento que se desea

en la fecha indicada.

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Page 55: ERP Odoo Hoteles

Imagen 80: Mantenimientos, vista Calendario.

En la siguiente imagen se muestran los datos a especificar para el registro de un Mantenimiento, el cual se

abre al dar clic en el día del calendario que se requiera.

Imagen 81: Mantenimiento, vista Formulario.

● Nombre: campo texto, de carácter obligatorio, que permite indicar el nombre que referencia al

Mantenimiento que se gestiona.

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Page 56: ERP Odoo Hoteles

● Recurso: campo selección, de carácter obligatorio, que permite especificar el recurso del hotel al

cual se le va a efectuar el mantenimiento que se gestiona. Puede tratarse de una Habitación, una

Restaurante, etc.

● Inicio: campo fecha, de carácter obligatorio, que permite indicar la fecha de inicio en que se

planifica que debe iniciar el Mantenimiento que se gestiona.

● Fin: campo fecha, de carácter obligatorio, que permite indicar la fecha de fin en que se planifica

que debe terminar el Mantenimiento que se gestiona.

● Método: campo selección, que permite indicar el Método o Tipo del mantenimiento que se

registra. Estos Métodos de mantenimiento pueden ser configurados previamente desde la opción

de Configuración, como se explicó en la sección Métodos. ● Responsable: campo selección, de carácter obligatorio, que permite indicar el empleado del hotel

responsable de ejecutar el Mantenimiento que se gestiona.

Una vez que se definan todos los datos del Mantenimiento indicados anteriormente el usuario podrá

guardarlo, a través del botón "Guardar". En este momento el Mantenimiento es creado en estado

Borrador.

En la parte superior de la ficha del Mantenimiento se muestran los posibles estados por los que podrá ir

avanzando durante su flujo.

Imagen 82: Mantenimiento, flujo de estados.

En este momento el usuario podrá Planificar el Mantenimiento a través del botón de flujo "Planificarse" y

este pasa a estado Planificado o podrá confirmarlo a través del botón "Confirmar ahora", pasando el

mantenimiento al estado En progreso.

Si se ejecuta el botón "Planificarse" el mantenimiento pasa a estado Planificado y de igual manera podrá

pasarse al estado En progreso a través del botón "Confirmar Mantenimiento" que se habilita.

Cuando el Mantenimiento se encuentra en estado En progreso podrá ejecutarse el botón "Hecho" y pasar

el Mantenimiento al estado Hecho, finalizando así el flujo.

Todos los chequeos

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Mantenimiento/Todos los chequeos se podrán gestionar los

chequeos de calidad que se deseen realizar a los mantenimientos que se ejecutan en el hotel. Cuando se

accede a esta opción el sistema muestra una vista Calendario que permite registrar el chequeo que se

desea en la fecha indicada. El sistema genera, de manera automática, la planificación de un chequeo de

calidad para cada Mantenimiento que se haya ejecutado, ver imagen 83.

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Page 57: ERP Odoo Hoteles

Imagen 83: Chequeos de calidad de mantenimientos, vista Calendario.

En la siguiente imagen se muestran los datos a especificar para el registro de un chequeo de calidad de

Mantenimiento, el cual se abre al dar clic en el día del calendario que se requiera.

Imagen 84: Chequeo de calidad de Mantenimiento, vista Formulario.

● Supervisor: campo selección para indicar el empleado del hotel encargado de supervisar el chequeo

de calidad que se gestiona.

● Mantenimiento: campo selección, de carácter obligatorio, para especificar el Mantenimiento al cual

se le ejecuta el chequeo.

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Page 58: ERP Odoo Hoteles

● Fecha de chequeo: campo Fecha para indicar la fecha en la que se planifica ejecutar el chequeo de

calidad.

● Descripciones: campo texto para especificar cualquier descripción que se desee asociada al

chequeo de calidad que se gestiona.

Una vez que se definan todos los datos del chequeo de calidad indicados anteriormente el usuario podrá

guardarlo, a través del botón "Guardar". En este momento el Mantenimiento es creado en estado

Borrador.

En la parte superior de la ficha del chequeo se muestran los posibles estados por los que podrá ir

avanzando durante su flujo.

Imagen 85: Chequeo de calidad de mantenimiento, flujo de estados.

En este momento el usuario podrá pasar el chequeo hacia el estado Pendiente a través del botón

"Chequeo Pendiente" o hacia el estado Realizado, a través del botón "Realizado".

Informes

Informe de reserva de hotel

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Informes/Informe de reserva de hotel se puede obtener un

resumen de las reservas del hotel en sus diferentes vistas para un período de fecha indicado. En la siguiente

imagen se muestra el asistente que levanta el sistema cuando se ejecuta esta opción. Para el período de

fecha que indique el usuario podrá obtener diferentes vistas de resumen sobre Reservas, según los botones

que se incluyen en la imagen.

Imagen 86: Asistente para generar Informe de reserva de hotel.

● Lista de registros: cuando se ejecuta este botón el sistema emite informe con el listado de Invitados

o huéspedes que han registrado Entrada al hotel en el período indicado. De cada uno se informa la

Reserva, el Nombre del huésped, Fecha de entrada y Habitación.

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Page 59: ERP Odoo Hoteles

● Lista de salidas: cuando se ejecuta este botón el sistema emite informe con el listado de Invitados o

huéspedes que han registrado Salida del hotel en el período indicado. De cada uno se informa la

Reserva, el Nombre del huésped, Fecha de salida y Habitación.

● Lista de reservas: cuando se ejecuta este botón el sistema emite informe con el listado de Reservas

contempladas en el período indicado. De cada una se informa nro de Reserva, Nombre del

huésped, Fecha de entrada, Fecha de salida y Habitación.

● Sala máximo usado: cuando se ejecuta este botón el sistema emite informe con el listado de las

habitaciones más usadas en el período indicado, informándose la cantidad de veces utilizada.

Informe de actividades del hotel

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Informes/Informe de actividades del hotel se puede obtener

un resumen de las actividades ejecutadas en un período de fecha indicado para una habitación específica.

En la siguiente imagen se muestra el asistente que levanta el sistema cuando se ejecuta esta opción. Para el

período de fecha que indique el usuario podrá obtener los registros de actividades ejecutadas en relación

con la habitación que se ha indicado.

Imagen 87: Asistente para generar Informe de actividades del hotel.

Lista de reserva de mesas

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Informes/Lista de reserva de mesas se puede obtener un

resumen de las Reservas de mesas de restaurante efectuadas en un período de fecha indicado. En la

siguiente imagen se muestra el asistente que levanta el sistema cuando se ejecuta esta opción. Para el

período de fecha que indique el usuario podrá obtener las reservas de mesas registradas.

Imagen 88: Asistente para generar Informe de reservas de mesas del restaurante.

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Page 60: ERP Odoo Hoteles

Por cada reserva se informa: Nro de reserva, Nombre del cliente, Fecha de inicio y Fecha de fin.

Informe detalles de servicios ofrecidos

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Informes/Informe detalles de servicios ofrecidos se puede

obtener un resumen de los Folios obtenidos como detalles de servicios ofrecidos por el hotel en un período

de fecha indicado. En la siguiente imagen se muestra el asistente que levanta el sistema cuando se ejecuta

esta opción. Para el período de fecha que indique el usuario podrá obtener el registro de todos los folios

generados.

Imagen 89: Asistente para generar Informe Detalles de servicios ofrecidos.

Por cada registro se informa: Nro Folio, Nombre del cliente, Fecha de registro, Fecha de salida y el importe

Total consumido.

Informes restaurante

Desde la opción de menú Gestión del hotel/Informes/Informes restaurante se puede obtener un resumen

de los detalles de Pedidos realizados en el restaurante y de las Órdenes de cocina ejecutadas en el mismo,

para un período de fecha indicado. En la siguiente imagen se muestra el asistente que levanta el sistema

cuando se ejecuta esta opción.

Imagen 90: Asistente para generar Informes de restaurante.

Para el período de fecha que se indique el usuario podrá obtener:

● Informe Detalles de Pedidos de restaurante, a través del botón "Restaurante reservados orden".

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● Informe Detalles de Órdenes de cocina ejecutadas en restaurante, a través del botón "Órdenes de

restaurante".

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