ERM SOLUCION COMO SERVICIO
Guido SmallegangeSantiago 5 agosto
Que es lo que dicen nuestros clientes?
Algunos clientes no disponen de herramientas eficientes para la gestion de
sus recursos electronicos. Tampoco encuentran soluciones faciles de usar
Gastar mucho tiempo en gestionar recursos electronicos y falta de overview unificado (acervo, financiera, licencias)
Algunos clientes no quieren adquirir solución software debido al costo elevado
inicial y pagos e mantenimiento
No se toman decisiones y el potencial identificado no puede ser aprovechado
Situación Impacto
Algunos clientes no quieren lidear con la complejidad de ERM seleccion y proceso de
implementacion
Nada cambia, perdida de oportunidad para mejorar
Que significa para usted un ERM?
Beneficios Valor
Una solución modular con las herramientas para gestionar sus eResources en su ciclo de vida completo y proveer acceso intuitivo para sus usuarios
Pre Populado con todos los detalles de su coleccion (holding) incluyendo licencias, reportes financieros. Permite personalización
Software on demandImplementación rápida. Acceso inmediato y uso
Actualizaciones frecuentes con mejores continuas basado en retroalimentación de los clientes
Incremento productividad
Mayor control
Mejor valor de su inversión
ERM como servicio – Agenda Guia Rapida criterios que podran utilizar evaluando sistemas ERM
Descripcion conceptos que tienen que considerar y tomar decisiones en base a ellos
Usar conceptos en puntos de accion que puede ser usados para evaluar sistemas ERM
Evaluacion criterios ERM Swets
I) ERM Conceptos a Considerar
pregunta basica: que espera de un ERM
Cada proveedor tiene diferentes interpretaciones
No se pueden comparar diferentes sistemas
Comparando uno con otro, combinacion de servicios de un proveedor = servicio unico
ERM como servicio – consideraciones
Definicion mas amplia ERM system:
• Gestion de flujo firma licencias• Administracion Condiciones Licencias• Manejo de que contenido esta disponible bajo licencia• Gestion de flujo trials• Analisis estadisticas de uso• Precio por Uso• Listado A-Z de todas las publicaciones con enlaces al contenido actual
ERM como servicio – consideraciones
Para muchos, algunos elementos no son relevantes (gestion de flujo trials)
Indentificar areas de interes, no solo solicitar sistema
Pensar en migracion a e-, estadisticas de uso creceren en importancia (costo por click)
Tambien eBooks pueden no ser parte de la coleccion actual pero si lo seran, tendran que ser manejados en mismo sistema
ERM como servicio – consideraciones
Basado en interes actual/futuro , establecer criterios que proveedor tiene que cumplirEstos criterios determinan cuales le importan al proveedor
Solo esto crea base para comparacion real entre diferentes soluciones de proveedores
Que tipo de “user environment” architecture requiere el cliente?Diferente sistemas de diversos proveedores para areas diferentes vs un sistema que hace todo?
Entorno del usuario muy importante que hasta puede ser mas importante que el sistema teniendo una funcionalidad especifico o no
ERM como servicio – consideraciones
Comprar o ‘ alquilar’ ?
Atado con proveedor minimo 2 anos y mas para obtener retornos a inversion
Por eso, no solo conocer propio futuro pero tambien el del proveedorQue desarrollos futuros/ actualizaciones/ costos adicionales
Asegurar que percibida importancia =importancia proveedor
ERM como servicio – consideraciones
hosted solutions: reducido operabilidad vs localPERO tomar en cuenta TCO
Locally installed TCO alto, infraestrtuctura IT, hardware, software etc
En TCO incluir costo implementacion, admin
Mayoria sistemas ERM caja abierta que necesita de llenarse con data cliente
ERM como servicio – consideraciones
Conclusion: 3 criterios para evaluar ERM sistema:
• Definicion cliente ERM• Definir criterios para cada area para saber que es importante• Calcular TCO de la solucion incluyendo admin costo de mantenimiento
Estos pasos aseguran que hay comparacion verdadera y justa de ofertas para toma de decisiones objectivas y cuantificables
II)ERM como servicio – Puntos Concretos Evaluacion
Workflow Management (gestion de flujos de informacion), proceso firma licencias
Pre populado con especifico proceso licencias de editor (editor requiere licencia/ registro online?)
Puede cliente agregar procesos internos al proceso de manera facil?Reporte de Estatus disponible?Usuarios pueden marcar pasos completados
Administracion de Condiciones de Licencias
Que campos se incluyen automaticamente?Puede agregar propios campos aparte de los estandares?Licencias estan pre populadas con las condiciones estandar del editor?Se actualizan automaticamente las licencias estandares de los editores?Se permite gestionar licencias de diferente tipo de contenido( jrnls, ebooks,
paquetes etc)?
ERM como servicio – puntos de evaluacion
Contenido disponible en diferentes recursos
El sistema provee automaticamente listado de publicaciones disponibles bajo una licencia especifica de un proveedor especifico?
Detalles bibliograficos de publicaciones y enlaces con editores actualizados pro el sistema? (ej: titulos cesados, fusiones etc)
Puede bajar en un listado (manualmente o con file upload), que publicacioens tiene bajo una licencia especifica?
El listado de publicaciones bajo licencia, o bases de datos, integrado en su AZ listado para usuarios finales y su acceso (e.g. si cliente agrega agrega publicacion a licencia, o nueva licencia, los nuevos titulos aparecen de manera automatica en listado AZ del usuario final?
ERM como servicio-puntos consideracion
Analisis Estadisticas de Uso
Sistema recolecta de manera automatica estadisticas de uso de diferentes fuentes electronicos?
Puede manualmente subir estadisticas adicionales al sistema?
Sistema puede cruzar estadistica de uso con costo suscripcion?
El sistema esta prepopulado con el costo de suscripciones si se adquieren a traves de otro proveedor?
Puede subir informacion de costo en diferentes monedas?
El sistema calcula precion por uso para tanto la publicaicon individual como el recurso entero?
ERM como servicio – puntos consideracion
A-Z ListadoEl sistema provee un listado AZ para usuario final para que accede
publicacion adquirida?Puede AZ listado mostrar cualquier tipo de formato disponible (e.g. revista
impresa, electronica, eBooks, base de datosPermite en listado agregar informacion adicional para el usuario finalSe actualiza la informacion bibliografica para las publicaciones disponibles en
el listado?
Implementacion y MantenimientoHosted vs instalacion localPromedio tiempo de implementacion desde compra-uso final adminCual es Tco?
III) ERM como servicio – ERM SwetsWorkflow Management proceso firma licencias-sw subscriptipons (€
- Simple License Workflow Process √
- Pre-populated with publisher specific license requirements √
- Customer can easily add steps to process √
- Basic status reporting √
€
- Extensive License Workflow Process Support X
- Fullly customizable workflow process X
- Extensive workflow reporting and reminder system X
- Trial Workflow Process X
License Conditions Administration esource manager
- License Conditions Pre-populated with publisher standard conditions √
- Standard publisher conditions automatically maintained √
- Customer can add additional fields that are tracked per license √
- Licenses for different content types possible (e.g. e-journal and eBook) √
- Customer can customize conditions of licenses √
ERM como servicio – componentesContent Available in Resource esource manager
- Publication list per resource pre-populated √
- Customer can indicate which publications are actually part of license √
- List of publications customer has is automatically maintained √
- Publication list per resource automatically maintained √
- Bibliographic details of publications automatically maintained √
- Publications included in licenses automatically displayed in A-Z listing √
Usage Statistics Analysis (via SwetsWise Selection Support)
- Automatic collection of usage statistics √
- Customer can manually add usage statistics √
- Pre-populated with cost of subscriptions √
- Customer can manuall add subscription cost information √
- Price Per User calculation on both publication and resource level √
- Customer can create customized reports √
- Customer can take advantage of predefined reports √
ERM como servicio – componentes
A-Z Listing (via SwetsWise Title Bank)
- Integrated A-Z listing for end users √
- A-Z listing can display all content available (e.g. e-journal and eBook) √
- Customer can add data to be displayed to enduser √
- Bibliographic details of publications are automatically maintained √
Other Considerations
- Single user ID and password to maintain all information √
- Vendor hosted system on subscription basis √
- Locally installed system X
- System customization possibilities X
Total cost of ownership (TOC) - ejemplo
Cost Parameter SwetsWise Vendor B Vendor COne time cost
Purchase Price € 0 € 40,000Additional Hardware and software licences € 0 € 2,000
Implementation and customization € 0 € 10,000Import of publishers licenses and customization
€ 500 € 3,000
Import of holding information € 700 € 1,500Import of usage statistics € 0 € 500Training € 500 € 1,500Total - one time cost € 1,700 € 58,500Annual/ongoing cost
Annual Subscription € 8,000 € 0Annual Support fee € 0 € 6,000Annual fee for usage statistics € 0 € 2,000Annual deprication of software € 0 € 0Software upgrading (every 3 years) € 0 € 3,333Regular updating of license information € 300 € 300Regular updating of holding information € 1,500 € 5,000Total - Annual/ongoing cost € 9,800 € 16,633
Total Cost of Ownership 1. year € 11,500 € 75,133Total Cost of Ownership 3. year € 31,100 € 108,400
ERM como servicio –SWETS ERM
• SwetsWise Library Edition = workflow management
• SwetsWise eSource Manager= license conditions+content available
• SwetsWise Selection Support= usage statistics
• SwetsWise TitleBank= AZ listing
SwetsWise Subscriptions Library Edition= workflow management
Información sobre el estatus del proceso de activación del acceso electrónico
Información de los requerimientos de la licencia antes de ordenar
Historial detallado de reclamaciones e información del estatus para rastreo
E-Acces Activation
E-Acces Activation
SwetsWise Title Bank AZ
Beneficios:
Punto único de acceso a su colección completa
Enlace a todos los recursos disponibles del cliente.
Acceso directo al texto completo de los títulos ubicados en SWOC y administración automatizada.
Solución que le permite crear una lista única personalizada de todas sus suscripciones y enlaces hacia donde podrán tener acceso completo los
usuarios.
Analyze. Compare. Decide.
Usage statistics
Selection Support (estadisticas) Que dicen los clientes
Cliente tiene que bajar estadisticas de uso de cada editor
Time-consuming to retrieve reports and consolidate usage statistics
Estadisticas de uso y informacion de precios estan separados
Time consuming and difficult to match those decision parameters manually
Situacion Impacto
No hay solucion pre-populated para crear reportes consolidados
Difficult process to create reports to support informed collection decision
Propósito del servicio
SwetsWise Selection Support integra las estadísticas de uso y los datos e información sobre sus revistas+bases de datos en una sola plataforma de gestión, suministrando información relacionada con el uso y valor de su colección.
Primer paso: Ver sus títulos y plataformas
SwetsWise completa de forma automática el listado de títulos que tiene a través de nuestra plataforma
-Navegue, busque y elija entre todos los títulos, su precio para el año en curso y el uso del contenido online.-Vea todos los títulos suscritos a través de SwetsWise & ScholarlyStats de forma automática-Pinche en un título para acceder a la página de detalles.
Información detallada para cada título
Dispondrá de ocho campos para clasificar el título, incluyendo la categoría temática y el campo de “comentarios adicionales”
Listado de las plataformas en qué está incluido este título, precio y uso.
Su colección de plataformas
Selection Support ofrece una visión de sus plataformas y de los informes disponibles para las mismas seleccionadas:
Pinchar sobre el título para introducir información para logarse en la plataforma – Selection Support la va a necesitar para obtener sus estadísticas de uso!
Tercer paso: !Crear Informes!
Ahora, usted puede seleccionar entre las diferentes clases de informes disponibles y/o crear sus propios informes personalizados!
Ejemplo de informe: Gráficos
Price Per use ReportPrice Per use Report
Trend Analysis ReportTrend Analysis Report
SwetsWise eSource Manager
Que dicen nuestros clientes
Licencias de editores varian mucho (condiciones diferentes, politicas y
derechos)
La situación legal acerca del uso de los productos e- no siempre es del todo claro
Mayoría de las licencias estan disponibles unicamente en impreso y/o almacenados
en diferentes sitios
Bibliotecas dedican mucho tiempo a digitar licencias, importarlos y luego conectarlos
con los recursos
Gasto tiempo en buscar y actualizar licencias lo que por ende se hace muy poco
Tiempo valioso perdido con tareas admin en vez de atender usuario
Situación Impacto
Preguntas Cualitativas
LICENSE CONTENT ADMIN+ CONTENT AVAILABLE IN RESOURCES
Cuántas licencias de recursos e- tienen en su biblioteca
Cuántos Licencias maneja usted mismo?
Cuánta gente gestiona el resto de las licencias?
Cuales son las tareas en gestionar licencias (actualizar, revisar, importar, conectar)
Cuanto tiempo ocupa esa tarea? (por mes /hora etc)
Cual es el impacto de NO tener un overview de todas las licencias?
Dado el crecimiento en recursos electronicos, cree tener que lidiar mas con licencias en el futuro? Cuanto y para cuando?
Qué le gustaría hacer que no fuera gestionar licencias y porqué?
Que es eSource Manager
desarrollo propio de Swets que le permite:
Almacenar en un solo sitio todas las licencias de sus recursos electrónicos. Usted las puede personalizar según usted negoció con el editor si este no es el estandar.
Base de Datos Pre Populado de Condiciones Estandares
Detailed information on 45 fields of more than 850 standard publisher’s licenses
automatically maintained for your convenience
Base de datos pre populado de Publicaciones
Predefined lists of publications available within a resource
Informacion actualizado
Publications automatically added to your resources when they are purchased via
SwetsWise
Bibliographic data automatically maintained for all publications including title moves, publisher acquisitions and
mergers
Crear tus propios campos
Add your own fields that are included in every license available in your account.
You can add 5 free text fields, 10 y/n fields and 5 selection menus.
Agregar Licencias
Add licenses and resources by either searching the database of standard publisher licenses or by typing in
everything manually
Incluir propio proceso gestion de flujo de trabajo
Include up to 5 steps in the license process to reflect your internal workflow
Keep track of the status of the process and view when a step has been completed
Vision General de todas las fuentes y su estatus
View the complete list of your resources in one clear listing
Providing you a clear overview of the status of each resource quickly and
easily
Quickly view all the publications attached to a
resource
Reportes
Download all the details of your licenses or the list of publications included in the
resource
Schedule the reports to be run automatically at the frequency you
require
Mas ter your e lec tronic res ources
ERM como servicio RESUMEN –SWETS ERM
• SwetsWise Library Edition = workflow management
• SwetsWise eSource Manager= license conditions+content available
• SwetsWise Selection Support= usage statistics
• SwetsWise TitleBank= AZ listing
SWETS ERM- Inversion
• SwetsWise Library Edition = workflow management gratuito
• SwetsWise eSource Manager= license conditions+content available usd 5,000
• SwetsWise Selection Support= usage statisticsA partir de usd 3,000
• SwetsWise TitleBank= AZ listing A partir de usd 1,500
Total + bundle discount usd 6,375 (25% precio consorcio min 5 participantes)
Creating the business caseImpact Analysis
1 Person 2 Person 3 Person All Person Impact of Hours per months Hours per months Hours per months Hours per months SwetsWise eSource Manager
Collecting the licenses form the publisher 3 4 7 0Digitalizing (scanning) 12 0 12 0Archive them within a chosen structure (offline, online) 1 2 3 0Connect the license to the corresponding resource 5 5 10 1Updating licenses from publishers 10 4 14 0Standardizing them to increase comprehensibility 0 7 7 0Understand exceptions - customizing 6 2 3others 5 0 5 2others 0 0 0Hours spend per month per person 42 24 0Total hours spend per month 66 -60,00 6Total internal cost per month € 1.125,00 -€ 1.022,727 € 102,273Total internal cost per year € 13.500,00 -€ 12.272,727 € 1.227,273
Savings
Impact of Cost
material & peopledeadlines & expectations
Customer / User satisfaction
Own work satisfaction SwetsWise eSource Manager
Creating reports List the tasksList the tasksList the tasksList the tasksList the tasksList the tasksList the tasks
If the impact can be measured enter the dataIf is not possible use trend symbols
License Management Tasks
What is the negative impact because the task can not be executed or are delayedOther impactsTasks you rather do instead of time consuming
license management
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