Enfoque Integral de
Proyectos y Operaciones
Ing. María de los Ángeles Arroyo Sánchez
Octubre 2013
AgendaDía 1
8:00 Presentación
8:30-9:30 Introducción a la gestión de proyectos
9:30-10:00 Factores de éxito y fracaso de un proyecto
10:00-10:10 Descanso
10:10-11:45 Enfoque Sistémico proyectos y operaciones. Gestión ágil.
12:00-13:00 Caso Práctico
13:00-14:00 Almuerzo
14:00-15:30 Gestión de alcance y tiempo
15:30-15:40 Descanso
15:40-16:30 Gestión de costos y calidad
16:30-18:00 Herramientas
Objetivos
• Dar a conocer los conceptos y herramientas para la
gestión de proyectos y operaciones bajo un enfoque
integral y ágil.
• Los participantes conocerán herramientas para la
planificación de portafolio de proyectos, seguimiento de
proyectos, así como la planificación y seguimiento de las
actividades de operaciones en IT.
Qué no es este curso
• Curso de estándares.
• Curso para certificarse.
• Curso sobre procesos o herramientas internas
del Banco Sofitasa.
Acuerdos y Compromisos
• Cumplir con los tiempos establecidos para cada fase de los casos prácticos.
• Respetar el derecho de palabra.
• Las intervenciones son bienvenidas, a lo largo del curso se fomentarán las tormentas de ideas.
• Cumplir con los tiempos de descanso.
Contenido
• Módulo 1: Introducción a la gestión de
proyectos.
• Módulo 2: Enfoque Integral de Proyectos y
Operaciones.
• Módulo 3: Estrategia y Proyectos.
Módulo I
Introducción a la gestión de proyectos
1.1 Introducción a la gestión de proyectos
• Debate 1:
▫ ¿Qué es un proyecto?
▫ ¿ Qué es la gestión de proyectos?
▫ ¿ Para qué sirve la gestión de proyectos?
1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)
• Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio y/o resultado único.
• La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
• La gestión de proyectos sirve para la Toma de Decisiones efectivas a través de la implantación de un lenguaje común.
1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)
• Ciclo de Vida de Producto y de Proyecto
Fuente: PMBOK
1.1 Introducción a la gestión de proyectos (cont.)
• Ciclo de Vida de Proyecto
1.2 Factores de éxito y fracaso de proyectos
• Actividad:
▫ Identificar 5 factores que influenciaron en el
retraso de un proyecto.
▫ Escoger un proyecto exitoso e identificar las
actividades que apoyaron ese resultado.
1.2 Receta para el fracaso de proyectos
• No definas los criterios de éxito de tu proyecto,
el cliente/usuario nunca sabe lo que quiere.
• El tiempo es ahora, la planificación quedará en el
papel, por lo tanto empieza a ejecutar.
• Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, no
definas roles.
• No documentes es una pérdida de tiempo
1.2 Receta para el fracaso de proyectos (cont.)
• Con validar la información esporádicamente con
el equipo es más que suficiente.
• Los riesgos están afuera y no me afectan, por lo
tanto no los planifico.
• Como tengo herramientas de comunicación no
necesito definir cómo gestionaré la información
a lo largo del proyecto.
1.3 Gestión de Proyectos en la Realidad
HACER
Definiralcance
Crearlenguajecomún
Construirel equipo
Gestionarexpectativas
Gestionarriesgos
Disposiciónde la
información
1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones
INFORMACIÓN
1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones (cont.)
• Definir circuitos de peticiones de servicios e incidencias que permitan cuantificar la capacidad de trabajo.
• Definir niveles de servicio y operacionales.
• Comunicar los proyectos que apoyan la estrategia.
• Revisar la capacidad de trabajo para la estimación de los proyectos.
• Establecer una estrategia de comunicación.
1.4 Enfoque sistémico de proyectos y operaciones (cont.)
• Proyectos reales:
▫ Despliegue de 200 cajeros en país latinoamericano
y 200 cajeros en el Reino Unido bajo plataforma
Linux.
▫ Proyecto de Transformación de Redes.
1.5 Gestión Ágil
• Actividad:
▫ Indicar en tres palabras lo que se entiende por
proyectos ágiles.
▫ Identificar tres beneficios de la agilidad.
▫ Indicar las características que debe tener una
organización ágil.
1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Agilidad no es ausencia Total de documentación.
• Agilidad no es ausencia total de planificación.
• El cliente/usuario debe hacer todo el trabajo y
será el jefe de proyecto.
• El equipo puede modificar la metodología sin
justificación.
1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Es una filosofía más que una metodología .
• Es ser flexible y darle la bienvenida a los cambios. Lo que no representa que no se definan alcances e hitos.
• Personas sobre procesos y herramientas.
• Se basa en la iteración y el incremento.
1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Se fundamenta y persigue la entrega de valor
real al cliente
• Se amolda a los requisitos
• Esta de moda pero no es una moda
• No todo el tiempo se puede ser ágil
• No todo proyecto puede ser ágil
• No toda organización puede ser ágil
1.5 Gestión Ágil (cont.)
• Bajo este enfoque el equipo es responsable de la calidad.
• Con la agilidad desaparecen los héroes y apagafuegos.
• Se genera una gestión de productos mas compleja.
• Aumenta la comunicación y puede aumentar el conflicto.
• Los problemas y deficiencias de funcionalidad serán más visibles.
1.6 Buenas Prácticas de Proyectos
• Identificar requisitos.
• Definir el alcance.
• Planificar las actividades.
• Identificar riesgos.
• Definir roles y responsabilidades.
• Realizar seguimiento del proyecto.
• Cierre del proyecto: lecciones aprendidas.
1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0
• La audiencia se dividirá en dos equipos.
• El equipo A gestionará el proyecto de la manera
tradicional.
• El equipo B gestionará el proyecto de manera
ágil.
• Se deberá asignar un responsable de proyecto.
• Una persona del equipo apuntará los problemas
que se presentan.
1.7 Caso Práctico: 1.0 vs. 2.0
• Instrucciones:
▫ Se dispondrán de 30min para planificar el
proyecto.
▫ Para la ejecución se contará con 20min.
▫ Se requerirá de 10min para la entrega del
proyecto.
Módulo II
Enfoque Integral de Proyectos y Operaciones
2.1 Introducción al PMBOK.
CAOS AUTOMATIZADOFRUSTRACIÓN
ALINEACIÓN
2.2 Áreas y Grupos de Procesos del PMBOK.
2.3 Gestión de la Integración.
2.4 Pautas
• La explicación de las siguientes áreas
de procesos se realizará con la
aplicación de un proyecto real o
escogido por la audiencia.
2.5 Gestión del Alcance.
2.6 Gestión del Tiempo.
2.7 Gestión de Costos.
2.8 Gestión de Calidad.
2.9 Herramientas.
• Una vez realizado el ejercicio de planificación, se recomienda realizar un RoadMap que contenga los criterios de éxitos e hitos del proyecto. Esta información permitirá a la Gerencia tener una visión rápida del proyecto.
• Los diagramas de barras no son planes para la dirección de proyectos, evidencian una planificación débil, sin embargo son útiles para la elaboración de informes de avances.
• Los diagramas de Red, permite ver las dependencias de tareas y son útiles para el seguimiento con el equipo del proyecto.
2.9 Herramientas (cont).
• Para lograr un seguimiento efectivo, se debe revisar la información del desempeño, a saber:▫ Cumplimiento de hitos.
▫ Cumplimiento de acuerdos y compromisos.
▫ Cumplimiento en la estimación realizada.
▫ Cambios aprobados.
▫ Riesgos activados.
• El desempeño se evalúa sobre los procesos no sobre las personas.
• Para realizar una evaluación de la LB de rendimiento se recomienda la técnica del Valor Ganado.
2.9 Herramientas (cont).
• Método del Valor Ganado:
▫ Este método se utiliza para realizar un
seguimiento de las LB del proyecto: alcance,
tiempo y coste.
▫ Al integrar las tres líneas bases el resultado
permitirá realizar proyecciones presupuestales,
solicitudes de cambio y otras actividades que
deban ser comunicadas.
• Caso Práctico.
2.10 Enfoque Integral de Operaciones.
2.10 Enfoque Integral de Operaciones (cont).
• Los principales procesos asociados directamente a la Fase de Operación del Servicio son:
• Gestión de Eventos: responsable de monitorizar todos los eventos que acontezcan en la infraestructura TI con el objetivo de asegurar su correcto funcionamiento y ayudar a prever incidencias futuras.
• Gestión de Incidencias: responsable de registrar todas las incidencias que afecten a la calidad del servicio y restaurarlo a los niveles acordados de calidad en el más breve plazo posible.
• Petición de Servicios TI: responsable de gestionar las peticiones de usuarios y clientes que habitualmente requieren pequeños cambios en la prestación del servicio.
• Gestión de Problemas: responsable de analizar y ofrecer soluciones a aquellos incidentes que por su frecuencia o impacto degradan la calidad del servicio
• Gestión de Acceso a los Servicios TI: responsable de garantizar que sólo las personas con los permisos adecuados pueda acceder a la información de carácter restringido.
2.11 KANBAN en IT.
• Es una técnica que sirve para gestionar el avance
del trabajo, en el contexto de una línea de
producción.
• Surge dentro de la metodología LEAN y fue
desarrollado en TOYOTA.
• KANBAN se basa en el desarrollo incremental,
dividiendo el trabajo en tareas.
2.11 KANBAN en IT (cont).
• Se fundamenta en tres pilares:
▫ Visualizar los Estados.
▫ Limitar el trabajo en progreso (WIP).
▫ Medir el Flujo de Tareas.
• Esta herramienta permite determinar la
capacidad de los equipos de trabajo, lo que sirve
como input para la planificación de los
proyectos.
2.11 KANBAN en IT (cont).
• Palabras claves:
▫ Work in progress WIP (2n-1)
▫ Lead Time: tiempo que ha pasado desde que el
ítem entra en el tablero.
▫ Cycle time: tiempo que se ha estado trabajando
en una tarea.
▫ Buffer: columnas de espera.
2.12 Tablero KANBAN.
2.13 Caso Práctico.
• Los equipos construirán dos tableros KANBAN:
▫ Tablero de Sistemas.
▫ Tablero de Portafolio de Proyectos.
Módulo III
Estrategia y Proyectos
3.1 Enfoque Estratégico
3.1 Enfoque Estratégico (cont).
• Para lograr que los proyectos apoyen la
estrategia definida por la compañía se
recomienda:
▫ Establecer una estrategia funcional común entre
las diferentes áreas involucradas.
▫ Definir prioridades sobre los proyectos que
forman parte de la estrategia.
▫ Definir personas responsables de los proyectos.
▫ Realizar una reunión de arranque.
3.2 Procesos que apoyan la Estrategia
• Gestión de Riesgos.
• Gestión de las Comunicaciones.
• Gestión de contratos.
• Gestionar las expectativas de los interesados.
3.3 Qué debemos mantener de la filosofía 1.0
3.4 Pasos para desplegar una cultura organizacional.
• Detectar las fortalezas y debilidades del equipo de
trabajo.
• Definir y ejecutar proyectos de mejora pequeños.
• Construir equipo: Hora de Socialización.
• Definir el rol y autoridad de los Jefes de Proyectos:
expedidor, coordinador y/o jefe de proyectos.
• Definir un rol de gestión de servicios que garantice
la comunicación entre proyectos y operaciones.
3.5 Recomendaciones Finales.
• Existen muchas metodologías en el mercado,
define la que se adapte a tu manera de trabajar.
• Recuerda, agilidad no es sinónimo de caos.
• La gestión de proyectos está en el HACER y en el
MEDIR, desde allí se podrá iniciar la toma de
decisiones efectivas.
• La resistencia al cambio siempre existirá, lo
importante es hacer.
• No corras el riesgo de NO tomar decisiones.
3.6 Bibliografía
• Guía de los fundamentos para la Dirección de
Proyectos (Guía del PMBOK) cuarta edición.
• Gestión ágil de proyectos de software. Javier
Garzás.
• ITIL Foundation v3.0
• Kanban. David J. Anderson
• Imágenes descargadas de Google Imagenes.
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