El tratamiento de la información
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1. El tratamiento de la información
La actividad empresarial recaba datos constantemente: de sus clientes, proveedores, socios, etc.
Toda esa información carece de auténtico valor si no está debidamente actualizada o clasificada. Es decir, debemos llevar a cabo el tratamiento de la información.
Búsqueda o recogida de
información y su almacenamiento
Búsqueda o recogida de
información y su almacenamiento
Clasificación de la información
obtenida
Clasificación de la información
obtenida
Selección de la información necesaria en
cada momento
Selección de la información necesaria en
cada momento
Elaboración de documentos a partir de esa
información y presentación o distribución de
los mismos a los interesados
Elaboración de documentos a partir de esa
información y presentación o distribución de
los mismos a los interesados
• El tratamiento de la información es el conjunto de operaciones sucesivas que se llevan a cabo con la información obtenida y que consta de las siguientes fases:
Búsqueda de informaciónLa información se recaba de fuentesde información. Estas pueden ser:
Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento
Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento
Cuando llevamos a cabo una búsqueda en Internet, comprobamos que casi siempre aparecen demasiados resultados. Este problema se puede solventar aplicando alguna de las siguientes opciones:
Búsqueda a través de InternetBúsqueda o recogida de
información y su almacenamiento
Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento
Opciones de búsqueda en Internet:• Seleccionar palabra clave.• Conjunto de palabras entrecomillado.• Búsqueda avanzada.• Excluir palabras similares.• Usar operadores lógicos, de proximidad o existencia en
la condición de búsqueda.
Búsqueda a través de InternetBúsqueda o recogida de
información y su almacenamiento
Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento
Clasificación de la información
Características de un Sistema de Información:• Precisión• Oportunidad• Capacidad• Concisión• Relevancia• Disponibilidad• Seguridad
La necesidad de clasificación de la información conforma el origen de los Sistemas de Información.
Clasificación de la información obtenida
Clasificación de la información obtenida
Según los niveles de jerarquía de la información:
Tipos de sistemas de información
Sistema de procesamiento de transacciones (corto plazo)
Sistema de gestión o gerencial (corto plazo)
Sistema de soporte de decisiones (medio plazo)
Sistema de información ejecutiva (largo plazo)
Clasificación de la información obtenida
Clasificación de la información obtenida
• Sistema de clasificación exacto es aquel que agrupa los contenidos en es secciones completamente diferenciadas unas de otras:– Clasificación alfabética– Clasificación geográfica– Clasificación cronológica
• Sistema de clasificación ambiguo ofrece al usuario la posibilidad de buscar un contenido que no sabe localizar ocn exactitud.– Clasificación temática– Clasificación por grupos de usuarios
Tipos de sistemas de información.Sistemas de clasificación exactos y
ambiguos:
Clasificación de la información obtenida
Clasificación de la información obtenida
Selección de la información
Selección de la información necesaria en cada momentoSelección de la información necesaria en cada momento
• Costes de rentabilidad: Es necesario que la selección se realice con el menor coste para la empresa.
• Utilidad e interés de la información: Si realmente la información será utilizada.
• Fiabilidad: la información ha sido verificada.• Tiempo disponible.• Naturaleza de la información: soporte y accesibilidad a la misma.• Origen de la información: origen más o menos confiable.• Objetividad.
Criterios generales que puede utilizar la organización a la hora de seleccionar la información
Selección de la información necesaria en cada momentoSelección de la información necesaria en cada momento
Interpretación y presentación
Una vez seleccionada la información, llevaremos a cabo su análisis.
Elaboración de documentos a partir de esa información y
presentación o distribución de los mismos a los interesados
Elaboración de documentos a partir de esa información y
presentación o distribución de los mismos a los interesados
Tipos de análisis de la información
• Análisis formal: Recoger los datos relativos a la información seleccionada.
• Análisis de contenido: estudiar y analizar en profundidad la información seleccionada.
Elaboración de documentos a partir de esa información y
presentación o distribución de los mismos a los interesados
Elaboración de documentos a partir de esa información y
presentación o distribución de los mismos a los interesados
Presentación de la informaciónTipos de presentación
• Informe• Resumen o síntesis• Esquema• Reseña• Tabla• Gráficos• Diagrama de sectores
Elaboración de documentos a partir de esa información y
presentación o distribución de los mismos a los interesados
Elaboración de documentos a partir de esa información y
presentación o distribución de los mismos a los interesados
Seguridad de la información
La seguridad de la información es el conjunto de medidas tomadas por las personas y organizaciones para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que obra en su poder.
Cualidades :• Confidencialidad• Integridad• Disponibilidad
La seguridad de la información es el conjunto de medidas tomadas por las personas y organizaciones para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que obra en su poder.
Cualidades :• Confidencialidad• Integridad• Disponibilidad
El plan de seguridad de la información contempla los siguientes puntos:– Prevención: aplicar barreras a posibles incidentes– Reacción: aplicar medidas correctoras de forma rápida y eficaz.– Restauración: hacer que todos los servicios vuelvan a la
normalidad– Investigación: buscar el origen del incidente y subsanar el fallo
en la seguridad.
Prevención y plan de seguridad de la información
• Seguridad en las comunicaciones:– Firma digital– Sellado de tiempo
• Seguridad en el almacenamiento– Medidas físicas– Cortafuegos– Antivirus– Administración de cuentas de usuarios– Recuperación de datos
Mecanismos que proporcionan seguridad
2. El archivo
• Que disponga de una serie de documentos.
• Que estos estén ordenados y clasificados.
• Que se halle guardado en un lugar concreto.
Condiciones para que exista un archivo
• Guardar, conservar y custodiar la información• Facilitar la localización de documentos• Construir un centro activo de documentación• Cumplir con las disposiciones legales
Funciones del archivo de una empresa
Activo Conserva los documentos que se consultan con frecuencia
Semiactivo Recoge información no vigente pero que es necesario conservar
Inactivo Recoge información no vigente pero que tiene cierto valor para la empresa
Tipos de archivos
Sistema de archivo• Ordenación alfabética: es uno de los sistemas más sencillos. Utiliza el orden de las letras en el abecedario como criterio de clasificación.
• Ordenación temática: la documentación se clasifica según el tema o asunto al que se refiere.
• Ordenación numérica: consiste en asignar un número a cada documento y clasificarlo según ese número.• Ordenación cronológica: el elemento clave para clasificar es la fecha del documento.• Ordenación geográfica: la documentación se archiva de acuerdo con lugares geográficos.
3. Soporte de archivo
• El más común de los soportes• Tiende a desaparecer
DESVENTAJAS
Se deteriora, es inflamable, puede sufrir el ataque de insectos…
Ocupa mucho espacio
Poco respetuoso con el medio ambiente
Soporte papel
Contemplan varias ventajas con respecto al papelVENTAJAS
Ahorro en gasto de papelería Agilidad en la localización de la información
Facilita los procesos de auditoría Reducido espacio de almacenaje
Mayor seguridad Procesos administrativos más rápidos y eficaces
Menor posibilidad de falsificación de documentos
Soportes reutilizables
Soportes electrónicos
Soportes electrónicos más utilizados
• Cinta magnética, Disco duro, CD Rom, DVD, Blu-Ray, Pen-drive, Almacenamiento en la nube.
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