EL DISEÑO DEL SISTEMA NACIONALDE INFORMACION Y DOCUMENTACION

CIENTIFICA Y TECNICA

Ing. Erizo Molino.

CONSEJO NACIONAL DE CIENCIA Y TECNOLOGIA

Documento preparado para el “II CongresoInteramericano de Sistemas e Informdtica”a celebrarse en México, D. F . del 24 al 30de Noviembre de 1974.

RESUMEN

EL DISEÑO DEL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIONY DOCUMENTACION

CIENTIFICA Y TECNICA

EN20 MOLINO

Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologfa.

Mkxico

Se describen los antecedentes y las bases sobre las que se est6 desarro-llando el programa para diseñar y reforzar al Sistema Nacional de Infor-mación y Documentación.

Se incluye una discusión de los aspectos metodológicos que están guiandoel diseño asi’ como algunos aspectos teóricos relacionados con los sistemasde información documental.

Se describen los diversos subsistemas que se han planeado asf como lasinterrelaciones entre los mismos, analizando brevemente las actividadesprincipales del CONACYT en ceda aspecto.

A .- ANTECEDENTES.

EI Consejo Nacional de CienciayTecnologfa(CONACYT)es un organismocreado por Leydel 23dediciembredei970, tiene encomendadaentreotras, lafunción de establecer un Servicio Nacional de Información yDocumentaciónCientfica. (1 ). Tal función se empezó adesarrollardesde un principio,analizando, tanto los requerimientos del paik en materiade información documental, como los recursos existentes y sus posibilidadesde desarrollo (2 ). La situacióndel pai's en este campo erapoco desarro-llada, cont&dose con unas cuentas instituciones bien organizadas yungrannúmero de carencias o de unidadesinadecuadas( 3 ).

Como ejemplos de la situación prevaleciente,se puede mencionar que enlas bibliotecasde México, setenfaen.1972,aproximadamente un libro paracada 8 habitantes y un bibliotecario con capacitación profesional para cada40 bibliotecas. A esto debe agregarse lainequitativa distribución, demostradaparcialmente por el hecho deque 67% delos libros estaban en 21% delasbibliotecas, la mayorfa de las cuales se localizan en laCiudad de Méxicoo en grandes ciudades de provincia(4).

Resultabaevidente ademds, que los programas y proyectos queCONACYTdebi'apromover, no contaban con un respaldodeinformación adecuado paralograr sus objetivos con toda la eficiencia posible.

Desde entonces,se han venido realizando unaserie de acciones en relacióncon estos problemas. La gravedad de la situación no permitió en un principiohacer grandes estudios, sinoque exigia acciones pragmáticas e inmediatas.Sinembargo, se analizaron los datos disponibles y se estudiaron recomenda-cionesinternacionales y soluciones adoptadas en otros paikes; Se obtuvolaasesorfade expertos en la materia, tanto nacionales como del extranjeroy se analizaronlos programas de otras unidades delCONACYT. En laactualidad, además de continuar con aquellos proyectos iniciales que hanresultado más positivos, se estdestructurando un plan coordinado parapoder afrontar el problema con mayor efectividad a mediano y largo plazo.Este plan sedesprendede los planteamientos que se discutena continuacióny se prev6 parael mismo, un ajuste y evaluación constante, conforme sevaya adquiriendo mayor experienciayse obtengan las retroalimentacionesque permitanirlo reorientando.

B .- !ESQlJEMASTEORICOS.

Toda actividad humana se beneficiade un planteamiento teórico que lasustente. En el caso que nos ocupa, existen diversos aspectos teóricos que

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es conveniente conocer con objeto de aclarar los conceptos y fundamentarlos proyectos que se desarrollen.

A nivel general, es esencial tener un esquema metidológico paradiseñarel sistema: Neelameghan (5) sugiere una adaptación simple de lateorfade diseño de sistemas,considerando los siguientes aspectos que sediscutirán mds adelante:

a).- Objetivos del Sistema.b).- Componentes del Sistema.c).- Interrelaciones y estructura.d).- Otros aspectos.

Siendo el concepto de informa&% cientií?caytécnica muy amplio, seconsideró de interks aquella información que representara un conocimientoútil para lainvestigación, ladocencia, los sectores productivos, el gobierno,etc. Esto es, aquellos conocimientos que puedan favorecer el proceso dedesarrollo del pafs. En otras palabras, se concibe ala información comoun recursoeconómico de gran valor.

Asfentendido el campo de acción, se planteala necesidad de organizar ypromover un sistemaque seala estructuradel Servicio Nacional deInformación y Documentación, el cual deberá abarcar aspectos que rebasanel campo de la información documental, dando al mismo tiempo un marcode acción más definido.

Otros fundamentos,se derivan de consideraciones más detalladas del diseñode un sistemadel tipo que nos interesa; principalmente se refieren alasestructuras que puede tener el sistema y a algunas de las relaciones posiblesentrelos componentes.

Liston, (6), establece 4 posibles estructuras para ligar centros o unidadesde,información (ver fig. 1):

4 Sistema monolfiico. En este caso se tiene un sistemadeinformación altamente centralizado; el cual, para su esferade actividades, adquiere, almacena, procesa y suministratoda; la información.

b) Red libre y desorganizada. Esta estructura permite que Sedesarrollen libremente sistemas individuales, donde y cuandose requieran. Las relaciones entre los diversos componentesse establecen sin planeación coordinada.

0a) MONOLITICO

b) R E D N O C O O R D I N A D A v

n P

c ) R E DCOORDINADA

d ) R E D E SCONGLOMERADAS

Figura 1

awFigu r-a 2

u s u a r i o s

b) CONMUTACION

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cl Red coordinada. En este caso, también se permite eldesarrollo de sistemas individuales según se requiera, Sinembargo seintroduce un elemento coordinador quesimplifica y racionaliza la actividad y la estructura delsistema.

d) Red aglomerada. Puede tenerse ademds unacombinaciónde los tres tipos bdsicos de estructuras, en Ia cual cadaelemento puede a su vez ser un sistemade cualquierade lostipos mencionados.

Con respecto a las relaciones entre los diversos componentes, se handestacado (7)entre otroqdos tipos importantes (ver Fig. 2):

1) Conmutación. En este caso, al recibir una unidad una pregunta,si estáen posibilidad de hacerlo, Ia responde, en caso de nopoder hacerlo directamente, obtiene lainformación de otraunidad y se la comunicaal usuario.

2) Referencia. En este caso, si el centro que recibe Ia preguntano puede responderla, refiere al usuario a un centroque puedahacerlo.

Pueden, evidentemente, tenersetodaslas combinaciones posibles entreambas posiciones extremas.

Otro aspectodeinterks, derivadelaheterogeneidaddelos usuarios. Parael caso de Mkxico se havisto confirmadalaopinión de expertos internacio-nales(8)en el sentido de que pueden agruparse las organizacionesusuarias de la información en cuatro categoriás:

al Las que tienen un nómero suficiente de técnicos capacitados (9 ),dedicados a actividades de andlisis y soluci6nde problemastecnológicos. Estas organizaciones con capacidad interna deinnovación únicamente requieran apoyos especializados, pueslacapacidad de sustkcnicos les dáacceso alos conocimientosnecesarios y al tener el número suficiente de ellos, puedendedicar tiempo paraobtener la información correspondiente.Se designarda estas organizaciones como de alta capacidadtecnol6gica.

b) Lasque tienen técnicos capacitados peroen númeroinsuficiente.En este caso, la organización tiene el potencial necesario paraaprovechar 10s conocimientos , y para hacer innovaciones peronodispone de tiempo para obtenerlos. Se les designarácomode capacidad tecnológica intermedia.

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c> Las que notienentkcnicos capacitados. Estas organizaciones(la mayori'a en número)no han podido incorporar los avancesni las tecnologiás existentes para mejorar y optimizar susactividades. Se les designará como de capacidad tecnológicareducida.

Según Parker (IO), apoyar a este tipo de usuario y al anterior,puede producir la relación costo-beneficio más favorableposible, en virtud de que cualquier esfuerzo que se haga, porpequeño que sea, producira beneficios importantes desde unpunto de vista social.

d) Las organizaciones ligadas a los procesos académicos y deinvestigación que tienen problemas y caracteristicas peculiares.

En suma, el uso de los servicios de información debe verse estrechamenteligado a la capacidad tecnológica de los usuarios. Resulta asi:que estosservicios se constituyen en la avanzada de otras acciones orientadas apromover el desarrollo tecnológico y la mejor utilización de los conocimientoscienti?icos y técnicos dentro de los planes y programas nacionales en lamateria.

C.- MODELOPROPUESTO.

l.- Objetivos.

El objetivo del Sistema Nacional de Información y Documentación CientiiicayTecnológica, debe quedar enmarcado dentro del Plan Nacional de Ciencia~Tecnologfa, el cual, a su vez, debe formar parte dela poli'ticadedesarrollosocioeconómico del pafs. (ver Fig. 3).

Para el caso de Mkxico, los objetivos explfcitos de la políticade informacióncientffica y tecnológica que debe cubrir el Sistema de Información y Documen-tacibn que nos ocupa, son los siguientes:

Contribuir al desarrollo integral del pars, facilitando y promoviendoel uso dela información y mejorando el procesodetransferenciay adaptación del conocimiento.

Lo anterior debe considerar además:

Aprovechar al maximo los recursos existentes en el pafs, reduciendoduplicaciones y gastos innecesarios.

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POLIT ICA NACIONAL DEDESARROLLO SOCIO - ECONOMICD

POLITICA NACIONAL DE 1CIEI

POLIT ICA NACIONAL DE

INFORMACION Y DOCUMENTACION C .Y T .

F i g u r a 3

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Cubrir las áreas prioritarias paraeldesarrollo del pak, y losprogramas indicativos del CONACYT.

Prever una adecuada distribución de servicios a nivel nacional.

Incluir provisiones que le permitan adaptarse al ambiente dinámicoenque se desarrolla y corregir situaciones problemdticas quepuedan presentarse.

Utilizarlos recursos de información del extranjero paracomple-mentar y reforzar los que existan en el país.

Adaptar los servicios alas caracter fsticas y necesidades de losdiversos tipos y grupos de usuarios.

2 .- Componentes del sistema.

Se consideran seis subsistemas y componentes principales desde un puntode vista funcional. (ver Fig. 4).

aI Infraestructura .

Este subsistema comprende toda clase de unidades que mantienenun almacdn de información. Se incluyen bibliotecas, archivos,oficinas gubernamentales, bancos dedatos, etc. (11 >.

Lafunción de estas unidades dentro del esquemageneral delsistema se planteadeformadual; esto es, por un lado cadaunidaddebe atender las necesidades especificas de los usuarios paralosque fue creada, y por otro constituye el acervo nacional deinformación para el sistema en su conjunto. Esta última funciónpermite poner de relieve la necesidad de estructurar estecomponente de modoque se aprovechenlos recursos existentesal máximo.

En su función de atender alos usuarios de las instituciones enque se ubican, estas unidades deben cubrir principalmente lasnecesidades de los sectores académicos ydeinvestigación,apoyando al sistema educativo.

La estructura interna de este subsistema podrfa esquematizarsecomo una sobreposición de redes de diversos tipos como samuestraen lafigura5. Cada red coordinada tiene un elemento

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MECANISMO

DE 1COMUNICACION +

APOYOSHORIZONTALES I

’ E S P E C I A L I Z A D O S

PLANEACION

U

S

U

A

R

I

0

S

F S E R V I C I O S

- COLABO RACIONY APOYO

- -t COOROINACIONF i g u r a 4

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CATALOGACION

-e-e PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO

SISTEMAS DE RECUPERACION

Figura 5

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b)

coordinador y se incorpora aun mecanismo de coordinacibn anivel del subsistema.

Hastalafecha, el CONACYT havenidotrsbajando en variosaspectos relacionados con este subsistema. Principalmente,pueden mencionarse los estudios y asesorfasbrindadas abibliotecas de diversas instituciones, la colabora&% con IaSecretarihde Obras Públicas en su programade construccibnen bibliotecas, apoyo económico parafortalecer CoIeCCiOneS,los estudios paradesarrollar redes de información, etc.

Centros de información especializados.

En este subsistemaseincluyen unidades que se especializan eninformación de un campo especifico del conocimiento, tienen unservicio más activo que el bibliotecario tradicional, tienencapacidad de analisis de información y pueden manejar informaciónnodocumental en formalimitada. Generalmente se apoyan engran medida en los acervos de Iainfraestructuray tienenpublicaciones de consulta y de referencia. Sus actividades seenmarcan enlo que se haIIamado Centros de Documentación yCentros de Andlisis de Información.

l-a función de estas unidades dentro del sistema es la deconstituirse en centros de excelencia en un campodeterminadodel conocimiento, al mismo tiempo que apoyan con informaciónlas actividades de Iainstituci6n que los cobija. Su mayor utilidadpuede verse en el apoyo a organizaciones con alta capacidadtecnológica y parcialmente alas de capacidad tecnológicaintermedia.

Este subsistemase ha estructurado como una red coordinadadecentros de información que actuan tanto a nivel de referenciacomo de conmutación. Como elemento coordinador hafungidoel propioCONACYT, aunque en un futuro, se planeaque sean unelemento que se creará paraello.

Hastalafecha el CONACYT ha promovido la creacibn de diversoscentros de este tipo en áreas prioritarias del desarrollo cientificoy tecnológico, como el Centro Mexicano de Información Qui'mica(CEMIQ) ubicado en los Laboratorios Nacionales de FomentoIndustrial, el Centro de Información Metalúrgica (CIM)ubicadoenAsesoriáTécnica Industrial, S. A. unaempresade participaciónestatal, elcentro de Información paralas ZonasAridas(CIZA)ubicado en la Escuela Antonio Narro en Saltillo Coahuila, etc.

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Ademas se haapoyado a otros centros como el CentrodeInformación Pecuariadel INIP, IaOficinade InformaciónTécnicade laC.F.E., la Oficinade Banco de Datos, Bibliotecay Hemerotecade la DirecciónGeneral deTelecomunicacionesdela SCT, etc.

cl Mecanismos de comunicación.

Este subsistemase estructura como una red coordinadadeunidadesinterdisciplinarias cuya función es promover unambientefavorableyfomentarelusodel conocimiento paralograr un mayorgradodeinnovación(12). Se orienta primor-dialmente alos sectores productivos, sin por ellodejar deatender otros sectores deinterks.

Los usuarios hacia los que se orienta principalmente unmecanismode este tipo, son organizaciones con capacidadtecnológica reducida e intermedia. Su papel dentro del sistemapcdrt'a considerarse equivalente al del departamento de ventasen una organización.

Este subsistema se organiza con unidades interdisciplinariasdistribuidas geográficamente por todo el territorio nacional.Se considera esencial que, en este caso, las unidades tenganun contacto directo con los usuarios.

Eneste campo, elCONACYT hadesarrollado el Servicio deInformaciónTBcnica(SIT)el cual se ve como unaunidadcoordinadora ypromotoradel subsistemade información parala industria, al mismo tiempo que atiende una regi6n determinaday proporcionaapoyotécnico al resto de las unidades. El SITdesarrolla un programade visitas asus usuarios,~pubIicaboletines de información técnica y contesta preguntas sobreproblemas tecnológicos suministrando información y/o contactoscon expertos e investigadores, además de ungran númerodeotras actividades (13). Hastala fecha, puede decirse que elSIT ha tenido gran éxito en el sector industrial, ayudando aun número considerable de empresas a resolver problemas,lanzar nuevos productos o planear sus actividades futuras.

4 Apoyos Horizontales.

Los diversos subsistemas mencionados previamente, requierenparasus actividades de apoyos que, en su mayorfa, son comunes

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a todos ellos. Es por10 tanto razonabk, incluir en un solorubro estos apoyos.

Como casos particularmente importantes de lo anterior, puedenmencionarse:

Preparación de personal. Este renglán es esencial parauna efectiva operación del sistema. Sin embargo, enMéxico al número de profesionales con estudios formalese-materia de información documental es bastante pequeño,

10 cualdá una idea, aunque seaburda, del problemaque representa este aspecto. (14)

Se ha asignado por lo tanto, una alta prioridad alapreparación de personal, habiendo realizadoel CONACYThasta el momento diversas actividades tendientes a resolvereste problema. Puede mencionarse, elcursode entrena-mientotkcnico que organiza el CONACYT con la ENEA,dependiente de la SEP, el curso de maestrìáque se eStdorganizando en la Universidad Autónomade San LuisPotosi; las becas que se han otorgado paraestudios enelextranjero, cursos cortos, etc.

Investigación. Es esencial que se cuente en MCxico con lacapacidad suficiente deinvestigaciónen eláreade cienciasde lainformaci6n. Esta capacidad serdindispensable pararesolverlos problemas del diseño detallado y de operacióndel sistema, asícomo para prestar las asesor&s tknicasque requieren las diversas unidades del sistema. Se haprevisto lacreacián de un organismoque cubra estasfunciones, asicomo otras que se est&-tIlevando a caboactualmente en el CONACYT. Por ejemplo, el CatdlogoColectivo de Publicaciones Periódicas que es un instrumentoindispensable parasaber en que institución se encuentrauna publicaci6n determinada. Otro ejemplo es un sistemaautomatizado de información, que permitir5 localizar librosy otros materiales en las principales bibliotecas, asfcomohacer búsquedas de información por medio de computa&ra.

Otros aspectos. Existendiversos servicios que seri’andegran utilidad al Sistema en su conjunto, principalmentepueden mencionarse; SerViCiOs de elaboraci6n de bibliografi’as,aplicación de tecnologra moderna como computadoras ymicro-filmación, servicios detraduccik,, etc.

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=) Coordinación y Planeaci6n.

Este componente se integra con un comité coordinador bajo losauspicios del CONACYT y de otras instituciones interesadas,el propioconsejo, subcomitks especflicos y otros organismosque se determine sea conveniente incluir.

Su función es establecer los lineamientos generales de desarrolloy operación del sistema, realizar lacoordinación necesaria yasegurar que se logren los objetivos propuestos. Debe ademds

asegurar que se realicen los diseños detallados de cada componentey establecer atravks del CONACXT los mecanismos de cooperacióninternacional que convengan.

9 Usuarios.

éste componente del sistema constituye la justificación de SU

existencia. Deben tenerse presentes en este aspecto las cOnsi-deraciones siguientes:

Los,servicios deberán adecuarse para resolver los problemasdalos usuarios, de modo que atravks del conocimientoestos obtengan mejores resultados, apoyando asi'el desarrollodel pafs.

Dadas las carencias de los sistemas actuales, los usuariospotenciales no han tenido oportunidad de obtener beneficiosimportantes de los sistemas de información. Esto haderivado en una falta de conocimiento, tanto de las posibilidadescomode los mecanismos, por lo que es indispensable preveracciones paraentrenar alos usuarios paraque puedanbeneficiarse de estas herramientas.

Cabe destacar que esta organización permite estructurar congran flexibilidad redes de información especificas para apoyosa sectores de interks prioritario, asi'como para participar enotros programas del propioCONACYT. Se ha puesto particularknfasis paraapoyar los programas indicativos de Ciencia yTecnologra en los queCONACYT está trabajando. Enlafigura6se muestran como ejemplo, algunas de las estructuras que se hanestado desarrollando o analizando.

3 .- Consideraciones adicionales.

Es necesario además delos puntos anteriores considerar las variablesdel medioambiente en que sedesarrolla el sistema, las provisiones

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P A R A L AI N D U S T R I A

RED DE INFORMACION:AGROPECUARIA-aK?b tAB’oMED’c A

I

APOYOS

I HORIZONTALE S I

PLANEACION

\COORDINAClON

==4

U

S

U

A

R

I

0

S

F i g u r a 6

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para que este se adapte a cambios, los mecanismos de retroalimentaciónnecesarios,Ios problemas de financiamiento, etc. A pesar de laimportancia de estos aspectos y otros igualmente importantes, lalimitación de espacio de este trabajo impide discutirlos en detalle.

Cabe sin embargo, destacar aquíque se ha contado con un granapoyo internacional en las actividades que se han desarrollado. Parti-cularmente, se ha tenido la participación de UNESCO para asesoraren el desarrollo de sistemas bibliotecarios de universidades de provincia,del PNUD y ONUDI para desarrollar el sistema de informacidn para laindustria, de la OEA para entrenamiento de personal y para apoyarcentros de información para la industria, etc. Los acuerdos bilateralescon otros pai’ses tambikn han resultado de gran utilidad.

4.- Nota Final.

Quisiera destacar para finalizar, que las actividades y programasmencionados en este trabajo, así como otros que se están Ilevando acabo por el CONACYT y por otras instituciones, no son más que unesfuerzo incipiente comparados con los problemas y las posibilidades eneste campo.

Norbert Wiener asign6 ( 15 ) a la información la misma categoria quea la materia y a la energia. Puede añadirse que, como aquellas,resultaesencial para toda actividad y para la vida humana misma. Esta reflexiónpuede ofrecer una indicación de la importancia para Mkxico de unsistema como el que se ha descrito.

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REFERENCIAS

i).-

2 ) . -

3 ) . -

4 ) . -

5 ) . -

6).-

7).-

8).-

9).-

lO).-

Ley que crea eI Consejo Nacional de Ciencia y Tecnolcgfa. DiarioOficial No. 47 del 29 de diciembre de 1970. Articulo 2, fracciónWI, inciso C .

Fernández de la Garza, Guillermo. Los trabajos del ConsejoNacional de Ciencia y Tecnologra para establecer un Servicio Nacionalde Información y Documentación.Presentación a las Delegaciones Latinoamericanas a la 12a. Reuniónde FID/CLA, Mkxico, D. F. 21 de agosto de 1972.

Fernández de la Garza, Guillermo. Proposición de programa deactividades con relación al Servicio Nacional de Información yDocumentacibn, Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologiá, Octubre1972.

Datos no publicados obtenidos por CONACM, Dirección de Informacióny Documentación. 1972.

Neelameghan, A . Notas personales sobre el diseño del sistema deinformación de la India. El esquema se ha adaptado para el caso deMéxico reagrupando algunos renglones.

Liston, David M., Jr.; Schoen e, Mary L. The basic elements ofplanning and design of National and Regional Information Systems.Preparado para la OEA, Battelle, Columbus Laboratories, ColumbusOhio, Mayo 1971, pbg. 21.

Ibid, p&. 2 4 .

KIinQfe, K. The Contractor’s Report; Project DP/MEX/77/006,Provision for Consultation and Training in Information Services forIndustry for the Technical Information Service of CONACYT.Copenhagen, Denmark. Sept. 1974.

Entiéndase por “tkcnico” aquellas personas responsables de lasdecisiones que impIican conocimientos especiaIizados,principaImentede carácter tecnológico y cienti?ico.

Parker, Edwin B.“Information and Society” Capftulo 11 en Cuadra, Carlos A. y LukeAnn W. Eds . : Annual Review of Information Science and TechnologyAmeritan Society for Information Science, Val. 8, Washington, D.C.1973.

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11). - Quevedo, José.Information and Documentation Services of the Council of Scienceand Technology of Mexico. Presentado en Technical Conferenceon Engineering Information in Developing Countries. WFEO, CaiioawPL 22 - 26 Abril 1974.

12). - Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologfa.El Servicio de Información Tkcnica de Mkxico, Mexico.

13).- Klint$e, K. op. cit. anexo ll.

14).- Se tienen 56 bibliotecarios capacitados profesionalmente según elNo. 26 del “Noticiero de la AMSAC<‘, Julio de 1974.

15).- Norbert Wiener, citado por Arntz, H. en Planning of NationalOvera11 Documentation, Library and Archives Infrastructures.