e-Administración en la ULPGC:Avanzando
Oficina Técnica de la Administración Electrónica Gerencia
Seminario “Sociedad de la Información en Islas Canarias (II)” - 9 de julio de 2014
Índice
1. Quién es quién
2. Componentes usados
3. Hitos alcanzados hasta 2014
4. La gestión del cambio
5. Indicadores de uso.
6. Próxima meta: Las comunicaciones internas
7. Todo más rápido
8. Pero ….¿además podemos ahorrar costes?
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Quién es quién
Oficina Técnica de la e-Administración (OTeA):Ejecución general general del proyectoGestión del Cambio
Servicio de Informática de la ULPGC: Infraestructura de base (conectividad, servidores, base de datos)Desarrollos de lógica de negocio y web services
Socio Tecnológico: Telefónica Soluciones Implantación de las aplicaciones de e-administración (Sede
electrónica, plataforma de tramitación, Portafirmas)Modelados y desarrollo de procedimientos electrónicos
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Componentes usados
Servicios de firma electrónica: Plataforma @Firma del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas
Registro electrónico: SIGEM (Ministerio de Industria)
Gestor documental. Alfresco Community Edition
Base de datos: Oracle
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Hitos alcanzados hasta 2014
Pago telemático de tasas universitarias (TPV Virtual)
Cita previa para acudir a la administración
Firma electrónica de las actas
Sede electrónica (https://sede.ulpgc.es)
Plataforma de Tramitación Electrónica (Tramit@)
Firma electrónica de documentos usando el Portafirmas
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La Gestión del Cambio
Creación de 17 Oficinas de acreditación de certificados digitales con 66 Registradores
Contar con la participación y colaboración del personal de las unidades
Impartición de 78 sesiones formativas al personal de la ULPGC con 879 asistentes.
Fundamental: El soporte al uso. Atención personalizada a cada caso: 200 personas al mes
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Indicadores de uso
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Próxima meta: Las comunicaciones internas
Resolución 26/3/2013 del Gob. Canarias sobre Reducción del gasto en actividades administrativas. Art. 3.1 sobre uso racional del papel. Orden 20/6/2013 del Gob. Canarias Regulación de las comunicaciones electrónicas internas
Reglamento de la sede electrónica de la ULPGC. Art.20. Comunicaciones internas Procedimiento de Comunicaciones electrónicas internas
Surge por una demanda del personal de Administración contando para su diseño con su participación
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Todo más rápido
Al no realizar registros de salida y entrada de forma manualAl escanear los documentos y no realizar múltiples fotocopias Al simplificar los oficios de envíoAl reducir el tiempo de conseguir firmas Portafirmas electrónicoAl no tener que ensobrar los documentosAl no enviar los documentos por correo interno (retrasos, posibles pérdidas,…)Sin necesidad de archivar los documentos de forma manual
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Pero … ¿además podemos ahorrar costes?
Ahorro evidente en algunos costes directos:Papelería, tónerTiempo en tareas manuales: eliminación del Registro
¿Pero y los costes indirectos? ¿Podemos calcular el ahorro?¿Cuánto cuesta el envío de documentos mediante el correo
interno?¿Cuanto cuesta mantener un archivo físico? ¿qué tiempo de
trabajo dedican las personas a archivar documentos? ¿qué valor tiene el espacio que ocupa el archivo?
¿Y el tiempo de búsqueda de documentos en caso necesario? ¿tiene algún coste?
SEGURAMENTE es ahí donde existe el mayor ahorro
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