8/6/2019 DESARROLLO SEMANA II

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el entendimiento de conceptos que no se deben olvidar al paso deltiempo.Ahora, en los tiempos modernos la adecuada administracin de lainformacin es pilar fundamental en la organizacin y funcionamientode cualquier sociedad, en este caso especial hablare de las laborescomerciales.Desde una pequea tienda escolar, hasta una multinacional necesitacontar con un excelente procesamiento de documentos, ya que esta

justifica su labor al pasar el tiempo con datos importantes que ayudanal sostenimiento de su labor y al posicionamiento su producto frente ala comunidad, ofreciendo acciones de mejora y tabulando informacinque ser necesaria para su adecuada y productivo funcionamiento.Las empresas ahora reemplazan el uso del papel, por un documentodigital o sistemas digitales los cuales traen grandes beneficios como lareduccin de espacio.

Nunca me haba detenido un minuto a pensar en la importancia de laadministracin documental, la importancia que tiene un archivo y suposterior conservacin y recuperacin a travs del tiempo., si bien escierto siempre me ha interesado el tema no me haba tomado eltiempo, siempre recuerdo esa frase famosa enseada desde elcolegio que nos deca que quien no conoce su historia estcondenada a repetirla y la verdad no hay nada ms cierto .Pensemospor un momento que sera de nuestra historia local sin las famosascrnicas y diarios de la conquista si todos esos relatos hubiesentenido el mismo fin trgico que tuvieron nuestros indgenas a lallegada de los espaoles , si alguien no se hubiese tomado el tiempode conservarlos de manera indeleble l en tiempo , seriamos un pas

sin races y amnsico , aunque a decir verdad en eso nos estamosconvirtiendo. Todo este prembulo es para advertir la importancia dela administracin documental y sus objetivos que segn la ley 594 delao 2000 El objetivo esencial es el de disponer de la documentacinorganizada, en tal forma que la informacin institucional searecuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano ycomo fuente de la historia; hoy da la administracin documentalhace parte del capital intangible de una organizacin, empresa oinstitucin ya que los documentos que soportan el archivo puedenser imprescindible para la toma de decisiones a corto , mediano olargo plazo, por tanto el manejo del archivo en los diferentes sitios

no se debera manejar tan sutilmente si no con el carcter y elsoporte que le da no solo la ley si no tambin la historia en si mismacabe anotar que cada da ms las organizaciones se estn dandocuenta de tal importancia.

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FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIN DOCUMENTAL.

La oficina como funcin.Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea enpersonal, contadura, ventas, compras, en todos ellos se maneja informacin,

la cual, luego de ser registrada, se archiva y tambin se comunica.

FUNCIONES

y Preparacin de registros e informes.y Archivo de los registros y dems documen tacin.y Procesamiento de la informacin para su utilizacin y comunicacin.y La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una

funcin que abarca todos los niveles de una empresa. Luego deregistrar y procesar la informacin esta ser utilizad a a nivel jerrquicopara poder planificar, organizar,

y controlar las actividades y como fuente de informacin para la tomade decisiones.

Unidad de Administracin documental en el rea pblica.

Antiguamente la actividad de administracin documental se l lamaba mesa deentrada y salida, o registr trmite y archivo.Actualmente podemos definir que la unidad de administracin documental esun conjunto de tcnicas, normas y principios que se relacionan con eltratamiento de los documentos que se procesan en cualquier organizacin.

Funciones de la Unidad de Administracin documental.

y Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones,y Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos.y Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.y Registrar el movimiento de los documentos.y Suministrar informacin sobre la ubicacin de los documentos.y Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda.y Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo.y Efectuar recomendaciones referentes a criterios para la conservacin y

distribucin de los documentos.y Depuracin de archivos.y Transferencia de documentos.y Implantacin de sistemas de microfilmacin o computacin para los

archivos.