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MICROSOFT PROJECT 2007

CREAR UN ARCHIVO

• Inicie el programa• En el Menú Inicio haga clic en la opción Nuevo

• En el cuadro de diálogo que aparece en la parte izquierda de lapantalla seleccione si va a generar un nuevo proyecto o va a utilizaruno existente

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En este momento se debe definir si la programación se hará a partirdesde la fecha de finalización o de la fecha de inicio del proyecto. !araun proyecto programado desde la fecha de finalización" las tareas queno requieran una fecha espec#fica se programarán lo más tarde posible"en lugar de hacerlo lo más pronto posible$.

%uando ya tenga toda la información clara&

• 'aga clic en Proyecto – Inor!"ci#n $e% Proyecto

• Enel

cuadro de diálogo que aparece escriba&

Fec&" $e co!ien'o→ escriba la fecha de comienzo del proyecto. Elprograma calculará automáticamente la fecha de fin.

Pro(r"!"r " P"rtir $e → Esco(a si va a utilizar la programacióndesde el inicio o desde el final del proyecto

%uando se programa desde el final del proyecto la fecha que debe

ponerse es en el cuadro )echa de )in y de(ar constante la )echa Iniciodel !royecto

!or defecto el programa utilizará la fecha del d#a que aparece en elcuadro Fec&" $e Hoy para iniciar la programación. *i usted deseainiciar desde otra fecha modif#quela.

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• %uando haya terminado haga clic en +ceptar para cerrar el cuadro dediálogo

)EFINIR E* CA*EN)ARIO )E* PRO+ECTO

Microsoft !ro(ect proporciona tres calendarios base. Estos calendarios

son plantillas de calendario que se pueden aplicar a un con(unto derecursos" de tareas o al proyecto en general.

• E,t-n$"r. está establecido de lunes a viernes" de ,&-- a.m. a &--p.m. con una hora libre a medio d#a. Este es el calendariopredeterminado que utiliza el programa para el proyecto" las tareas ylos recursos.

• Turno $e Noc&e. El calendario laboral está establecido desde las//&-- p.m. hasta las 0&-- a.m. cinco d#as a la semana" con una horalibre de 1&-- a 2&-- de la ma3ana.

• 2/ &or",. está determinado para per#odos de 42 horas todos los d#asde la semana" sin detenerse.

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!ara modificar cualquiera de estos calendarios según las necesidadesdel proyecto&

• 'aga clic en Herr"!ient", – C"!i"r C"%en$"rio *"or"%

!ara hacer el cambio de calendario" es recomendable saber cuales son

los d#as de descanso que afectan la programación y las horas de traba(oque se vaya a implementar en el proyecto.

*e debe tener en cuenta que el calendario del proyecto es diferente alde las tareas y los recursos. +unque en casi todo proyecto" estos trescalendarios coinciden.

• +parecerá" entonces" un cuadro de dialogo donde usted debe decidir&si modificará algún calendario base o va a crear uno totalmentenuevo.

P"r" Mo$iic"r Un C"%en$"rio 1",e.

• En el cuadro P"r" C"%en$"rio" seleccione el nombre del calendariobase que desea modificar.

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•*

#

solo desea modificar un d#a& En la casilla Ece3cione,  escriba elnombre con que identifique el cambio" en las casillas de Co!ien'o yFin escriba las fechas donde vaya a realizar el cambio.

Estas excepciones no necesariamente tienen que durar un d#a" ustedpuede escribir la duración de varios d#as" semanas o meses.

• %lic en )et"%%e,4 En el cuadro que aparece escriba la informaciónsobre la excepción

*i usted marca la excepción como un d#a laborable" inmediatamentese activará la opción 5esde y 'asta. !ara escribir la información eneste cuadro" haga clic en la casilla donde desea escribir y presione latec%" F2.

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• !ara terminar clic en aceptar

• *i desea modificar un d#a de la semana& 6esalte el d#a de la semanaque desea cambiar presionado la techa S&it 5M"y6,cu%",  y$e,3%"'-n$o,e con %", ec&",4

• En la pesta3a  Se!"n", *"or"%e, escriba el nombre para suidentificación

• %lic en )et"%%e,4

• En el siguiente cuadro escriba las caracter#sticas de esta semana ypor último de clic en Ace3t"r4

En cada uno de los anteriores casos observe que el cambio que hizoaparece resaltado con un color diferente según el tipo de informaciónque usted haya ingresado.

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En el cuadro de diálogo del calendario" puede observar la convenciónque utiliza !ro(ect para cada caso.

P"r" Cre"r Un C"%en$"rio Nuevo.

7o más recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto"crear un calendario donde se defina los d#as que se van a traba(ar" d#asque tiene un mes" horas a la semana" etc.

!ara esto lleve a cabo los siguientes pasos&

• %lic en Herr"!ient", 8 O3cione,• %lic en C"%en$"rio4 En el cuadro de diálogo que aparece defina las

condiciones para el proyecto

• %uando haya terminado" d9 clic en Ace3t"r4• +bra nuevamente el menú  Herr"!ient", 8  C"!i"r c"%en$"rio

*"or"%4• 'aga clic en Cre"r C"%en$"rio

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• En el cuadro No!re escriba el nombre con el que vaya a identificarel calendario del proyecto.

• *eleccione la opción Cre"r nuevo c"%en$"rio ",e  o active laopción &"cer un" co3i" $e% c"%en$"rio ",e si desea adaptar uncalendario existente.

• %lic en +ceptar

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• En la pesta3a Se!"n" %"or"%e, escriba un nombre que identifiqueel calendario y la duración

• %lic en )et"%%e,• 5efina el calendario a utilizar en todo el proyecto.

*e debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un d#ae(emplo& lunes" domingo$ debe dar clic en Ace3t"r para que !ro(ectvaya almacenando la información

%uando toda la información haya sido ingresada" el calendario aparecerácon otro color diferente al que ten#a inicialmente.

*e debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. Elerror más frecuente es generar los cambios en una sola semana.

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COMO AP*ICAR UN CA*EN)ARIO 1ASE A* PRO+ECTO

• %lic en Proyecto 8 Inor!"ci#n $e% Proyecto• En el cuadro C"%en$"rio" seleccione el nombre del calendario base

que se aplicará al proyecto.

• %lic en Ace3t"r4

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A8RE8AR TAREAS A* PRO+ECTO

!or defecto" cuando se abre Microsoft !ro(ect aparece el 5iagrama de:antt. *i esto no ocurre haga clic en Ver – )i"(r"!" $e 8"ntt

•  ;eniendo esta vista abierta escriba el <ombre de las ;areas en elcampo No!re

• !ulse Enter para continuar con la siguiente

El programa le mostrará una duración de /d#a=. %on el fin de recordarleque debe ingresar el periodo de duración de la actividad. El signo deinterrogación significa que la duración de las actividades es E*;IM+5+

IMPORTAR TAREAS )ES)E UNA HOJA )E E9CE*

>na forma adecuada de automatizar el proceso de programación eshacer que las personas involucradas en 9l" utilicen Excel para crear suslistas de tareas y" de este modo" importar las ho(as al 5iagrama de

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:antt de Microsoft !ro(ect. !ara esto la única condición que se exige esque las columnas est9n el mismo orden que en la tabla de diagrama de:antt.

El proceso de importación de tareas es el siguiente&

• +brir Excel

• %lic en Arc&ivo – Nuevo• %lic en So%ucione, &o:" $e c-%cu%o  o en Marmóreo o )

dependiendo de la versión de Excel que est9 mane(ando$

• 'aga doble clic en P%"nti%%" $e Inor!"ci#n $e %i,t", $e t"re",$e Micro,ot Pro:ect4 7a !lantilla crea un archivo con columnas quecorresponde al 5iagrama de :antt predeterminado de !ro(ect.

• Escriba las tareas y la información necesaria y luego guarde elarchivo. %uando ya haya escrito toda la información del proyecto"vuelva a Microsoft !ro(ect.

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'aga clic en Arir  y vaya a la ubicación del equipo donde hayaguardado la lista de tareas en Excel. En el cuadro Ti3o $e Arc&ivo,seleccione los %iro, $e Micro,ot Ece% 5con eten,i#n ;4%,

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• 'aga doble clic en el archivo y le aparecerá el A,i,tente 3"r"I!3ort"ci#n4

• 'aga clic en Si(uiente• 'aga clic en la P%"nti%%" $e Ece% $e% 3royecto y a continuación

clic en ,i(uiente4

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• Especifique si desea importar el archivo como un nuevo proyecto"anexar las tareas al proyecto activo o combinar los datos en elproyecto activo.

• + continuación haga clic en Fin"%i'"r4

OR8ANI<ACI=N )E *AS TAREAS EN UN ES>UEMA

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista detareas" por lo tanto el programa está preparado para organizar lastareas con una estructura (erárquica desde la perspectiva más amplia ala más detallada.

7as tareas se dividen en dos tipos&

T"re" $e Re,u!en. *on tareas con un nivel superior al de las otrastareas. <ormalmente estas tareas representan los cap#tulos en losque se compone el proyecto. E(emplo& preliminares" concretos" etc.

Sut"re",.  *on tareas que figuran por deba(o de las tareas deresumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. + su vezestas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas.

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E(emplo& Excavación de - 8 4 m" instalación de mesón de aceroinoxidable.

?4 Convertir un" t"re" en un" ,ut"re".

• *e3ala la tarea que vaya a modificar

• En Proyecto haga clic en E,@ue!"• %lic en A3%ic"r S"n(r"4

*e aplicará *angr#a a la tarea se3alada. 7a tarea superior se convertiráen una tarea de resumen. 7as tareas de resumen aparecen en <egrilla yse muestran en el área del gráfico como una barra negra. !ara aplicar yquitar sangr#as ya deben estar escritas todos los cap#tulos tareasresumen de actividades$.

IMPORTANTE.

Existe una forma más ágil de aplicar sangr#as a las tareas&

• *e3ale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea• 'aga clic en el botón derecho del Mouse

• %lic en A3%ic"r ,"n(r"

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!ara anular la sangr#a simplemente seleccione la tarea que desee" repitael anterior procedimiento pero al final haga clic en Anu%"r S"n(r"4

+l generar tareas y subtareas aparecen los signos más y menos quepermiten mostrar y ocultar las subtareas.

24 In,ert"r %" t"re" re,u!en $e% 3royecto

• 'aga clic en Herr"!ient", 8 O3cione,• %lic en Vi,t" 

• En ?pciones de Esquema active la opción Mo,tr"r T"re" $e

Re,u!en $e% Proyecto

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COMO TENER ACCESO A *A INFORMACION )E* PRO+ECTO

Existen más de 4- vistas integradas en Microsoft !ro(ect" unas asociadascon tareas" otras con recursos y otras con asignaciones.

7as vistas más utilizadas están disponibles en el menú @er. !ero sepueden encontrar todas las vistas en el Men6 Ver – M-, Vi,t",

!ara cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla&

1. 'aga clic en el menú Ver y observe la parte superior del menú paraver si aparece la vista que necesita.

4. *i aparece en la lista" haga clic en el <ombre.3. *i no aparece haga clic en M-, Vi,t",. +parecerá la lista completa

de las @istas que se encuentran disponibles.2. 'aga doble clic en la vista que desea y aparecerá en el área detraba(o" sustituyendo la anterior

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%ambiar de una vista a otra no modificará los datos" simplemente

reemplazara la anterior forma de ver los datos.

%omo se mencionó anteriormente" en el menú @er aparecen las vistasmás utilizadas" sin embargo es posible que las necesidades de cadaproyecto sean diferentes y se desee cambiar la configuración del menú"para hacerlo&

• En el Menú Ver 8 M", Vi,t",• *eleccione la @ista que desea mostrar y haga clic en Mo$iic"r4• +parecerá el cuadro de dialogo )einici#n $e un" vi,t" en el cual

debe activar la casilla Mo,tr"r en e% Men6.

!ara eliminarlas de menú @er se hace el mismo procedimiento y sequita la verificación de Mostrar en el Menú.

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ESCA*AS TEMPORA*ES7a escala temporal aparece en el área del gráfico de un proyecto.!ro(ect puede mostrar hasta tres escalas de tiempo cada una de ellasllamadas nivel. !or e(emplo& +3o 8 Mes 8 *emana" +3o 8 *emana A 5#a.

El nivel superior muestra el periodo de tiempo más extenso y el nivelinferior muestra el per#odo de tiempo más detallado. 7a escala temporalpredeterminada muestra dos niveles& d#as dentro semanas

!ara definir las opciones de la escala temporal" siga estos pasos&

• Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal.El más conveniente es utilizar el 5iagrama de :antt$

• %lic en For!"to 8 E,c"%" te!3or"%

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• +parecerá el cuadro de diálogo Escala ;emporal que tiene cuatrofichas& <ivel *uperior" <ivel Intermedio" <ivel Inferior y !eriodo <o7aborable.

El nivel intermedio es el que generalmente se modifica según los

requerimientos de la programación" lo más común es mostrar laprogramación en semanas y d#as.

TA1*AS

 ;odos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida pordefecto. El programa !ro(ect permite cambiar la tabla para los tipos devistas a los que están relacionados o modificar una tabla existente paraagregar" cambiar o quitar las columnas.

!ara cambiar la tabla de una vista&

• 'aga %lic en Ver 8 T"%"

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• *i la tabla aparece en el submenú" haga clic en el nombre. *i noaparece haga clic en M-, T"%",.

• En el cuadro de dialogo que aparece" haga clic en la tabla que desee.

7a tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. !ara esto selleva a cabo el mismo procedimiento explicado anteriormente y en elcuadro de dialogo Mas ;ablas haga clic en Mo$iic"r4

>sted puede insertar o eliminar toda la información que quiera.6ecuerde que esta información no se perderá sino que quedará ocultaen la base de datos del archivo.

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*i desea eliminar una columna desde el escritorio" haga clic sobre elEnc"e'"$o $e %" co%u!n"  y pulse la tecla Su3ri!ir. 7a columnadesaparecerá" pero seguirá existiendo en la base de datos y puederecuperarse en cualquier momento.

OR)ENAR *A INFORMACI=N E* PRO+ECTO

%uando se vaya a ordenar una tabla lo podemos hacer en ordenalfab9tico o num9rico basándose en un campo en particular. !or

E(emplo& *e podr#a organizar las tareas por )echa de Inicio" por5uración" por !redecesoras" etc.

7os pasos para ordenar la información de un proyecto son&

• Muestre la vista donde aparezca la información que va a ordenar.

• 'aga clic en Proyecto 8 Or$en"r

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• En el submenú que aparece se muestran los campos más utilizados.*i desea ordenar por otro campo que no se muestre en el submenúhaga clic en Or$en"r 3or.

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• +parecerá el cuadro de diálogo Or$en"r  y las opciones que tienepara ordenar la información.

*i no está seguro de querer cambiar la numeración de las actividadesdel proyecto" asegúrese que la casilla Renu!er"r T"re",Per!"nente!ente este desactivada.

)EFINIR *A )URACI=N )E *AS TAREAS

En el momento en que escriba una tarea" !ro(ect le asignará unaduración estimada de / d#a" simplemente para tener algo que mostraren el 5iagrama de :antt.

 ;odos los valores del campo 5uración que vayan acompa3ados de unsigno de interrogación se consideran como duraciones estimadas.

7as duraciones pueden ser escritas en&

Minutos m o min$ 'oras h o hr$

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5#as d o d#$ *emanas * o sem$ Meses me o ms$

 !ara escribir la duración de las tareas&

• Muestre el 5iagrama de :antt

• En el campo duración de cada tarea" escriba el periodo estimado quese demorará para e(ecutarse *i quiere puede agregarle un signo deinterrogación para indicar que es la duración estimada$

• !ulse Enter4 

%on este procedimiento se irán creando las barras del diagrama de:antt. 7as fechas del diagrama se calcularán automáticamente" segúnlas fechas que se definieron en la información del proyecto. Mientras nose hayan configurado las dependencias de tareas vinculando

predecesoras y sucesoras" la fecha de todas las tareas será la mismaque la fecha desde la que se va a programar el proyecto

*i quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo espec#fica"independiente de los d#as laborales" se puede escribir una duracióntranscurrida. Este tipo de tareas es utilizado generalmente enactividades que despu9s de iniciadas no pueden detenerse o que sonindependientes de las programaciones del proyecto" !or e(emplo&)raguado de %oncreto" *ecar !intura" etc. 7as duraciones transcurridasse programan 42 horas al d#a" d#as a la semana" hasta que finalicen.!ara especificar una duración transcurrida se debe escribir una tdespu9s de la unidad de duración" por e(emplo& 1dt para tres d#astranscurridos

!ara las duraciones normales es necesario especificar a parte delcalendario diario del proyecto" las condiciones con las que va a traba(arel programa" as# en el momento en que se omita alguna información elpueda traba(ar con esta.

7os pasos para establecer las condiciones de tiempo espec#ficas de cadaproyecto son&

• 'acemos clic en Herr"!ient", 8 O3cione,

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En la pesta3a C"%en$"rio" escriba las condiciones del proyecto.

• %lic en Pre$eter!in"r

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• %lic en Ace3t"r

ESTA1*ECER )EPEN)ENCIA )E TAREAS

!ara establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto"se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones&

Fin " Co!ien'o 5FC. 7a tarea sucesora no puede comenzar hastaque finalice la tarea predecesora

Fin " Fin 5FF. 7a tarea sucesora no puede finalizar hasta que nofinalice la predecesora.

Co!ien'o " Co!ien'o 5CC. 7a tarea sucesora no puede comenzarhasta que comience la tarea predecesora.

Co!ien'o " Fin 5CF. 7a tarea sucesora no puede finalizar hastaque comience la tarea predecesora. Este tipo de v#nculo no se utilizanormalmente" aunque este disponible.

7as dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos&

• Muestre el 5iagrama de :antt 7a dependencia de tareas puedegenerarse en cualquiera de las ho(as de tareas" pero en el 5iagramade :antt es donde me(or se observa el efecto de los v#nculos$

En la tabla de este gráfico por defecto aparece la opción de tareaspredecesoras.

• !ara definir estas relaciones existen dos m9todos& Escribirdirectamente la identificación num9rica de la actividad predecesoraen la sucesora o resaltar la tarea sucesora y predecesora" luegoentrar en el Menú E$ici#n y dar clic en la opción Vincu%"r T"re",.

*i una tarea tiene varias actividades predecesoras se se3alan todas yse realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o seescriben todas las identificaciones num9ricas de las actividadespredecesoras separadas por comas.

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%uando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresacomo un valor negativo" que puede ser un porcenta(e de la actividad

predecesora A4BC$ o un per#odo de tiempo espec#fico A2d$. !araescribir esta programación directamente sobre la ho(a del 5iagrama" enla casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de v#nculoexistente y el tiempo de adelanto. E(emplo& 1)% 8 4

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'aciendo doble clic sobre el vinculo de las tareas y aparecerá lainformación de dependencias. En este cuadro se puede cambiarautomáticamente las relaciones entre actividades.

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CREACI=N )E HITOS EN UN ES>UEMA

7os hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o deentregas del proyecto.

!ara crear hitos hay dos formas. 7a más fácil es escribir el hito como unatarea !or e(emplo& construcción primer piso completo$ y ponerle unaduración de cero -$" por e(emplo& Entrega de !lanos. *in embargo elhito no tiene duración cero" por lo tanto la otra forma es convertir unatarea un hito" de la siguiente forma&

• *obre el nombre de la tarea resumen" se da doble clic para queaparezca el recuadro con la información de la tarea

• En la pesta3a Av"n'"$o" se activa la casilla M"rc"r %" t"re" co!oun Hito

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7os hitos aparecerán en la fecha l#mite de la tarea" aunque las fechas deinicio y fin permanecerán en la base de datos del programa sin sufriralteraciones.

*e debe tener en cuenta que una tarea con subtareas o sea" cuando sele haya aplicado sangr#a$" aunque se se3ale como hito no aparecerá enla pantalla con la convención de hito.

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CONFI8URACION )E RECURSOS

Microsoft !ro(ect es una buena herramienta para analizar si los recursosde un proyecto están sobreasignados desde el momento de su

concepción.

+l asignar los recursos al programa" las tareas se recalculan según elesfuerzo que deben llevar a cabo. >na programación que se extiendamás allá del l#mite propuesto inicialmente" debe revaluarse en cuanto alnúmero de horas de traba(o o cantidad de recursos.

PARA ASI8NAR RECURSOS MANUA*MENTE.

'ay varias formas para asignar recursos" usted puede escoger con laque me(or traba(e.

?4 Pri!er" For!"

• En el 5iagrama de :antt" haga doble clic sobre la tarea a la que leasignará el recurso.

• +parecerá el cuadro de diálogo Inor!"ci#n $e %" T"re"4• %lic en la pesta3a Recur,o, donde aparecerá una tabla en blanco.

En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad deasignación.

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7as unidades de asignación se escriben en porcenta(e o en númerosenteros según la configuración establecida por el programador ysignifican la proporción del recurso que se aplica a la actividad !ore(emplo& *e tiene una %oncretadora para realizar columnas y vigas" si laconcretadora estará ocupada por la ma3ana en las columnas y por la

tarde en vigas" entonces se utilizará B-C o -.B en cada una de lasactividades$.

*i los recursos que se están asignando son materiales la unidad deasignación ya no es en porcenta(e sino en las unidades como se paga lasactividades" !or e(emplo& !ara acero la unidad es el Dilogramo o / Dgml

Se(un$" For!".

• Estando en el 5iagrama de :antt haga  %lic en Ver  8 Ho:" $e

Recur,o,• En la tabla que aparece" escriba todos los recursos que utilizará en la

e(ecución del proyecto.

• +l terminar de llenar esta tabla vuelva al 5iagrama de :antt

• *e3ale la actividad a la que le vaya asignar los recursos• 'aga clic en Herr"!ient", 8 A,i(n"r Recur,o,

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• +parece un cuadro donde están todos los recursos que usted haescrito.

• !ara asignar los recursos" se3ale los que se apliquen a la actividad yhaga clic en Ace3t"r4

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•  ;odos los recursos que se asignen a la actividad aparecen se3aladospor medio de un chulo en la parte izquierda y en la parte superior dela lista.

• !ara continuar asignando recursos solo se3ale la siguiente actividad"sin cerrar el cuadro de diálogo y repita el procedimiento.

Tercer" For!".

• En el diagrama de :antt desplácese hasta la columna No!re $e%o, Recur,o,

• +ll# puede escribir los recursos directamente a la actividad. !araasignar la cantidad de recursos" es decir" la capacidad máxima seescriben los números dentro de un corchete y un recurso se separade otro por medio de punto y coma.

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• *i escribe una lista con varios recursos" es recomendable ordenarlaalfab9ticamente para evitar que un recurso se encuentre varias vecesen la lista. !ara esto&

• @aya a la tabla de recursos y seleccione en el menú Proyecto  AOr$en"r

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• 'aga clic en Or$en"r Por

• En el cuadro de diálogo que aparece" escriba como primer criterioNOM1RE y luego de clic en Or$en"r

 ;eniendo la lista organizada por nombres podrá identificar cuales estánrepetidos y borrarlos.

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5espu9s de tener todos los recursos asignados se debe verificar que nohaya sobreasignaciones. >na sobreasignación significa que el recursoestá traba(ando en un solo d#a" mas horas de las que puede.

!ara esto hay dos m9todos.

Pri!er MBto$o.

• *e3ale todas las actividades• !or el menú Herr"!ient", – A,i(n"r Recur,o,• En el cuadro de diálogo que aparece haga clic en 8r-ico,

+parecerán tres tipos de gráficos&

•  ;raba(o

• 5isponibilidad 6estante

•  ;raba(o de +signación

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• En la casilla donde aparece el titulo del gráfico" seleccione ;raba(o deasignación

• +parecerá el siguiente gráfico de barras. 7as barras azules queestán por deba(o de la l#nea negra son recursos que traba(ansegún su capacidad máxima. 7as barras ro(as que aparecen másarriba de está l#nea muestra que ese d#a hay una sobreasignaciónde tiempo para los recursos.

Se(un$o !Bto$o

• En Ver – U,o $e Recur,o,  todos los recursos que est9nsobreasignados aparecerán de color ro(o.

• Est9 gráfico nos muestra cuantas horas diarias está traba(andonuestros recursos y dividiendo esto por el número de recursostengo cual es la cantidad de recursos que necesito para cumplir elprograma de traba(o.

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7as celdas amarillas muestran cuantas horas traba(o el recurso en unaactividad especifica. 7as celdas blancas muestran cuantas horas traba(ael recurso diariamente.

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)ISPONI1I*I)A) )E RECURSOS.

!ara los proyectos siempre hay recursos que están disponibles en

determinadas fechas y en otras no. *i usted quiere considerar estodesde el inicio de la programación puede hacer lo siguiente&

• Estando en el 5iagrama de :antt• 'aga clic en Herr"!ient", 8 A,i(n"ci#n $e Recur,o,

• +parecerá el cuadro de diálogo con todos los recursos. >b#quesesobre un recurso y d9le doble clic para que aparezca la informacióndel recurso.

• En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los periodos de

tiempo que el recurso estará disponible" tambi9n podrá agregardiferente información como el costo de los recursos" las horas quetraba(a diariamente el recurso" etc.

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• %uando termine de ingresar clic haga clic en Enter

PARA ENCONTRAR E* RECURSO CORRECTO PARA E* TRA1AJO

• Estando en el 5iagrama de :antt haga clic en Herr"!ient", 8A,i(n"r Recur,o,

• En el cuadro de diálogo A,i(n"r recur,o," active la casilla deverificación que hay (unto al cuadro Fi%tr"r 3or&. *i no aparece estaopción" asegúrese que el cuadro que hay en la parte superior al ladode O3cione, $e %i,t" $e Recur,o, tenga un signo menos" si no lotiene haga clic sobre el cuadro.

• 7uego esco(a el criterio por el que quiere asignar los recursos. *i elfiltro que esta buscando no aparece en la lista" haga clic en M-,Fi%tro,

• %uando haya seleccionado un filtro" la lista de la ;abla de 6ecursossolo mostrará los recursos que cumplen los criterios seleccionados.

• !ara asignar estos recursos" se realizar el proceso de la forma que seexplicó anteriormente

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• *i quiere volver a ver todos los recursos" haga clic en To$o, %o,Recur,o, o simplemente desactive la casilla Fi%tr"r 3or

!ara ver aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de laprogramación del proyecto" siga estos pasos&

• En el 5iagrama de :antt" se3ale todas las tareas y haga clic enHerr"!ient", 8 A,i(n"r Recur,o,

• +ctive la casilla de verificación )i,3oni%e 3"r" tr"":"r y escribalas horas que necesite estar disponible.

• Inmediatamente desaparecerán de la lista los recursos que nocumplan con esta condición

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>sted tambi9n puede observar la 5isponibilidad de los recursosgráficamente&

• %uando este en el cuadro de A,i(n"ci#n $e Recur,o, esco(a elrecursos que quiera observar o se3ale todos los recursos para vercual se encuentra disponible

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• 'aga clic en :ráficos y selecciones el :rafico de 5isponibilidad6estante" cada color es un recurso diferente

VERIFICACI=N )E *OS RECURSOS

%uando haya terminado de asignar los recursos" usted debe revisarcomo afectaron la programación" es decir si la duración inicial delproyecto var#o.

*i esto ocurre" se deberá evaluar que solución se le puede dar asignarmás recursos o cambiar la duración de las tareas. Esta decisión siempre

debe ir acompa3ando de un análisis económico y de espacio pues sonlos dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos.

%uando ya tenga la solución puede redistribuir los recursos de formamanual o seguir el siguiente procedimiento&

• En 'erramientas 8 6edistribuir 6ecursos

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• +parecerá el cuadro de diálogo 6edistribuir 6ecursos. En esteseleccione las condiciones de redistribución que quiera que seapliquen al proyecto.

6ecuerde por defecto" los recursos están asignados por traba(o enhoras" entonces en el cuadro de verificación 1u,c"r ,ore",i(n"cione, con e% criterio. se debe poner &or",.

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RUTAS + TAREAS CRTICAS

En la fase de planeación del proyecto se identifica una ruta cr#ticaparticular. 5espu9s de comenzar la fase de e(ecución y de comunicar elprogreso real" la ruta cr#tica puede cambiar de un grupo de tareasvinculadas a otro.

Microsoft !ro(ect calcula automáticamente la ruta cr#tica por medio delas demoras permisibles de las tareas. >na tarea que tenga definida unademora permisible igual a cero será cr#tica.

*i quiere cambiar la definición de las tareas cr#ticas&

• En el Men6 8 Herr"!ient", 8 C-%cu%o• Escriba su preferencia para una tarea cr#tica en el cuadro *", T"re",

,on crtic", ,i %" $e!or" e, !enor o i(u"% "&

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!ara ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea" puedeaplicar la tabla !rogramación.

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• Estando en el 5iagrama de :antt" haga clic en Ver  8 T"%",  8Pro(r"!"ci#n

• En esta tabla aparecerá la demora permisible que !ro(ect hacalculado para cada tarea. El cálculo se hace según las tareassucesoras y la fecha final del proyecto. *i usted quiere cambiar estádemora permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla.

6ecuerde que Microsoft !ro(ect es una herramienta que facilita el controlde la programación en un proyecto" por eso se debe revisar muy bien los

cálculos que hace sobre las tareas cr#ticas. +l terminar de asignar lastareas es necesario revisar la ruta cr#tica del proyecto y analizar si la queestá calculando el programa es la que se deber#a aplicar realmente.

*i esto no esta ocurriendo" haga las correcciones manualmente paraacomodar el proyecto a la realidad

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VISUA*I<ACION )E TAREAS CRTICAS

!ara ver la ruta cr#tica del proyecto existen varias formas.

• En Ver" seleccione el )i"(r"!" $e 8"ntt $e Se(ui!iento

+parecerá un diagrama de :antt con dos barras diferentes. >na de colorazul o ro(o y la otra de color negro.

7a de color ro(o o azul me muestra la programación inicial del proyecto"el color ro(o son las tareas de las rutas cr#ticas y el color azul las que nose encuentran en esta ruta. 7as barras de color negro mostrarán el

porcenta(e de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento

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?tra forma para ver la ruta cr#tica del proyecto es aplicando un informe.

• 'aga clic en Ver 8 Inor!e, 

• 'aga doble clic en 8ener"%e,

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• 'aga doble clic en T"re", Crtic",

*e puede agrupar el proyecto por ;areas %r#ticas y <o %r#ticas" paraesto&

•  !or Proyecto 8 A(ru3"r Por 8 Crtic",.

%ada l#nea +marilla significa un grupo diferente de actividad y dentro deesta l#nea amarilla aparecerá el nombre del grupo por el que estáagrupada la ho(a

7as tareas cr#ticas aparecerán agrupadas según el orden de e(ecución.

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!ara volver a la configuración inicial de la tabla. !or Proyecto  8A(ru3"r Por 8 Sin A(ru3"r

I(u"%!ente ,e 3ue$en i%tr"r %", t"re", crtic",.

• 'aga %lic en !royecto 8 )iltro !ara& A ;areas %r#ticas. %on esta opciónsolo aparecerán en la tabal las tareas cr#ticas.

!ara quitar el )iltro" se hace el mismo procedimiento pero se seleccionaTo$", *", t"re", 

)IVISI=N )E TAREAS

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>na de los venta(as de la división de tareas es que los recursos traba(ancuando tienen tiempo de hacerlo.

Igualmente" cuando se está creando un proyecto con repetición de

tareas en diferentes periodos" no se tiene que programar varias veces laactividad" sino dividir la tarea en los tiempos que se realizará cada unade sus fases.

!ara dividir una tarea&

• +bra el diagrama de :antt.• En la barra de herramientas E$ici#n haga clic en )ivi$ir T"re", 

• En el diagrama de la vista" coloque haga clic en la tarea a vivir y en lafecha que desea que ocurra la división.

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!ara quitar la división de una tarea" arrastre una parte de la barra de:antt hasta que toque otra parte

CAM1IOS EN *A PRO8RAMACI=N

*i por algún motivo se tiene que realizar redistribuciones en laprogramación de tareas" recursos o costos se tienen dos opciones. 7aprimera es que !ro(ect calcule automáticamente las cargas de traba(ocuando se presente sobreasignaciones" la otra forma es que la calculecuando usted quiera.

!ara que !ro(ect calcule automáticamente estas redistribuciones&

• %lic en Herr"!ient", A O3cione,

• 'aga clic en la pesta3a C-%cu%o y seleccione Auto!-tico

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*i quiere que la redistribución de recursos se haga cuando usted quiera"siga el procedimiento anterior pero seleccione la casilla M"nu"%4

%uando termine de  Enter4 Igualmente se puede hundir la teclaM"y6,cu%" D F4

En cualquiera de los dos casos usted podrá verificar que cambios pormedio del 5iagrama de :antt de 6edistribución.

• En el menú Ver 8 M", Vi,t",• En el cuadro de diálogo que aparece a continuación" busque

)i"(r"!" $e 8"ntt $e Re$i,triuci#n. *elecciónelo y de clic enA3%ic"r4

• +parecerá un 5iagrama de :antt con dos barras para cada tarea. 7aprimera nos muestra la programación anterior a la redistribución y lasegunda nos muestra como quedo la tarea despu9s de laredistribución.

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)EFINIR PRIORI)A)ES )E RE)ISTRI1UCI=N

7os niveles de prioridad comprenden de - 8 prioridad más ba(a a /.--- 8prioridad más alta. ;odas las tareas comienzan con una prioridad

predeterminada de B--" es decir son iguales en prioridad. !ro(ect utilizala configuración de prioridad de tareas como un criterio deredistribución. 7as tareas que no quiere que sean redistribuidas sedeben asignar con una prioridad de /.---.

!ara cambiar la prioridad de las tareas&

• En el 5iagrama de :antt 8 haga doble clic en la tarea con la prioridadpara la que desea cambiar el valor predeterminado de B--.

• En el cuadro de diálogo Inor!"ci#n $e %" T"re"" haga clic en laficha 8ener"%

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• En el cuadro de Priori$"$  escriba el número que represente la

prioridad deseada de esa tarea

SE8UIMIENTO )E* PRO+ECTO

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En la fase de e(ecución del proyecto Microsoft !ro(ect puede ayudarlo aalmac9n la información del progreso" analizar el rendimiento y generarinformes de estado. *upervisando el progreso y el rendimiento" puede

a(ustar el plan del proyecto para asegurarse de que el ámbito" laprogramación" los costos y los recursos están equilibrados de formanecesaria.

!ara hacer el seguimiento con !ro(ect se deben hacer dos cosas&guardar la información prevista del proyecto y escribir la información deprogreso cuando los recursos comiencen a completar tareas.

ESTA1*ECER UNA *NEA 1ASE.

>na l#nea base nos permite comparar la información con que se planeo

el proyecto y la forma como se está e(ecutando.

+l guardar una l#nea base se estará almacenando información inicial delproyecto en un momento concreto. 7a información que se almacena es&

• %osto

• 5uración

• )in

• %omienzo

•  ;raba(o

!ara guardar una l#nea base para el plan del proyecto siga estos pasos&

• 'aga %lic en Herr"!ient",  8 Se(ui!iento  8 8u"r$"r *ne" $e1",e

• +segúrese que la opción :uardar 7#nea de base est9 activada. *i nose encuentra activada cierre el menú 'erramientas y esco(a en Ver –)i"(r"!" $e 8"ntt

• En la opción  8u"r$"r *ne" $e 1",e asegúrese que se haseleccionado 7#nea de base

• En este mismo cuadro de diálogo en P"r"  seleccione Proyecto

Co!3%eto• 'aga clic en Ace3t"r

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%uando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya hayaguardado la l#nea de base puede continuar agregándole tareas. *igaestos pasos&

• En el 5iagrama de :antt seleccione las tareas que desea agregar a la

l#nea de base.• 'aga clic en Herr"!ient",  A Se(ui!iento  8 8u"r$"r *ne" $e

1",e para mostrar el cuadro de diálogo 7#nea de Fase. +segúrese deque la opción :uardar 7#nea de Fase está activada

• En el cuadro 7#nea de Fase aparee la fecha en que guardó por últimavez la l#nea de base.

• *i desea agregar tareas a otras l#neas de base" por e(emplo 7#nea de

Fase /" haga clic en la *ne" $e 1",e correspondiente en la lista.• En !ara" active las tareas seleccionadas.

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• 5e manera predeterminada despu9s de que se guarda una l#neade base" una tarea de resumen no se actualiza al modificar"

agregar o eliminar una subtarea. !ara evitar esto seleccione lacasilla )e Sut"re", " T"re", $e Re,u!en4

• 'aga clic en  Ace3t"r y Si para confirmar que desea cambiar lal#nea de base existente

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!ara ver la l#nea de base puede utilizar dos formas&

• En Ver haga clic sobre )i"(r"!" $e 8"ntt $e Se(ui!iento4 En elgráfico que aparece usted podrá comparar la información inicialbarras azules y ro(as$ y la ingresada durante la e(ecución delproyecto negra$.

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Igualmente puede utilizar las tablas&

• %lic en Ver 8 T"%" 8 M", T"%",

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• En el cuadro de diálogo que aparece seleccione *ne", $e 1",e yhaga clic A3%ic"r

7o más común es que las l#neas de base no se modifiquen" por lo tantocuando tenga que asignar nuevas tareas al proyecto cree una l#nea de

base completamente nueva. !ara esto se sigue el procedimientoanterior pero siempre se selecciona la opción P"r". ProyectoCo!3%eto 

Revi,"r %" inor!"ci#n $e re,u!en 3revi,t" y re"%

• En el menú Proyecto haga clic en Inor!"ci#n $e% Proyecto4• En el cuadro de dialogo que aparece seleccione la opción

E,t"$,tic",4 +parecerá la información del proyecto en formacomparativa

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P"r" orr"r un" %ne" $e ",e.

• 'aga clic en  Herr"!ient", – Se(ui!iento – 1orr"r *ne" $e1",e

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• +parecerá el cuadro de diálogo 1orr"r *ne" $e 1",e4 +ctive P%"nPrevi,to o P%"n Provi,ion"% según el caso y seleccione el nombrede la l#nea de base que desea borrar.

• +ctive la opción Proyecto Co!3%eto o T"re", Se%eccion"$",• %lic en Ace3t"r

ACTUA*I<ACION )E* PRO8RESO )E *AS TAREAS

+l introducir una parte de información de estado" normalmente"Microsoft !ro(ect calcula otras partes. 7a programación y los costos secalculan automáticamente.

Existen varios m9todos para actualizar el proceso de las tareas" ustedpuede utilizar el que le parezca más conveniente mientras que utilice

siempre el mismo" pues esto le permite obtener resultados máscoherentes.

Actu"%i'"r e% 3royecto ,e(6n %" 3ro(r"!"ci#n

El m9todo más sencillo de introducir información de seguimiento esproporcionar información a !ro(ect que muestre que el proyectofunciona exactamente de acuerdo con el plan. !uede usar la fecha dehoy u otra distinta como fecha de referencia de Tr"":o Co!3%et"$o.%on este m9todo" las tareas se actualizan de la siguiente manera&

•  ;odas las tareas con una fecha de finalización programada antes dela fecha de traba(o completado aparecen completadas en la fechaprogramada. En otras palabras" las fechas programadas definalización se convierten en las fechas de finalización reales hasta lafecha.

•  ;odas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de lafecha de traba(o completado y una fecha de finalización despu9s desu fecha$ están en curso durante esa fecha.

•  ;odas las tareas con una fecha de comienzo programada despu9s dela fecha de traba(o completado quedan intactas.

!ara actualizar el proyecto según la programación&

• 'aga clic en Herr"!ient", 8 Se(ui!iento 8 Actu"%i'"r Proyecto.+parecerá el cuadro de diálogo +ctualizar el proyecto

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• +segúrese de que está activada la opción  Actu"%i'"r tr"":oco!3%et"$o "%

• Escriba la fecha de traba(o completado en el cuadro. 5e manerapredeterminada aparecerá la fecha de hoy

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• +ctive la opción So%o "% 0 o "% ?00 si desea que !ro(ect calculesi la tarea no ha comenzado o si se ha completado al /--C" o si estáen curso" tambi9n puede activar la opción Por Porcent":e Activ"$o

*i la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de traba(ocompletado" la tarea seguirá con -C. *i la fecha programada definalización de una tarea es anterior a la fecha de traba(o completado" latarea se configurará con el /--C completado.

*i la fecha programada de comienzo de una tarea es anterior y la fechaprogramada de finalización de una tarea es posterior a la fecha de

traba(o completado" el programa calculará un porcenta(e de valorcompleto.

+ctive la casilla *olo de -C al /--C si desea que las tareas en cursocontinúen al -C. Es decir" todas las tareas con fechas de finalizacionesprogramadas posterior a la fecha de traba(o completado para las que nose haya introducido un valor aparecerán en cero

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!uede usar este m9todo para actualizar todo el proyecto o sólo lastareas seleccionadas. !ara esto active la opción To$o e% Proyecto oT"re", Se%eccion"$",

Intro$ucir e% 3orcent":e co!3%et"$o.

+l introducir el porcenta(e completado" !ro(ect calcula la duraciónrestante y real.

!ara escribir el porcenta(e completado a una o más tareas&

• En el 5iagrama de :antt" seleccione las tareas que desea actualizar.• En el menú Herr"!ient", 8 Se(ui!iento 8 Actu"%i'"r T"re",

• En el cuadro de diálogo Actu"%i'"r T"re", introduzca el porcenta(ecompletado de las tareas.

En el 5iagrama de :antt el porcenta(e completado se representa comouna l#nea negra dentro de las barras.

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Esta actualización tambi9n puede hacerse por la Información de la ;area

• *eleccione la ;area que desea actualizar

• 'aga doble clic sobre ella. +parecerá el cuadro de diálogoInor!"ci#n $e %" T"re"

• En la pesta3a 8ener"% e,cri" el porcenta(e completado.

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Intro$ucir %" $ur"ci#n re"%.

*i escribe la duración real de una tarea" !ro(ect calculará el porcenta(ecompletado. !uede cambiar la duración restante si es necesario.

!ara introducir la duración real de las tareas&

• En el 5iagrama de :antt" seleccione la tarea que desea actualizar.

• 'aga clic en Herr"!ient", 8 Se(ui!iento 8 Actu"%i'"r T"re",• En e% cu"$ro )ur"ci#n re"% escriba el valor.

• *i espera que la tarea dure más o menos tiempo del programado"actualice la duración restante el respectivo cuadro.

NOTA.  5e manera predeterminada Microsoft !ro(ect calcularáautomáticamente el traba(o y el costo real y restante para los recursosasignados al actualizar el porcenta(e completado" la duración real o laduración restante de tareas o asignaciones. *i quiere que el programano lo haga automáticamente sin que usted pueda controlarlos haga clicen Herr"!ient",  8 O3cione,  8C-%cu%o y quita la verificación de las

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casillas Actu"%i'"r e% e,t"$o $e %", t"re", "ctu"%i'" e% e,t"$o $e%recur,o

Intro$ucir Fec&", $e Co!ien'o y Fin"%i'"ci#n $e %", T"re",

+l escribir fechas de comienzo y finalización para tareas" puedesupervisar me(or la fecha de finalización de todo el proyecto"especialmente al traba(ar con tareas cr#ticas. *i escribe una fecha decomienzo real" la fecha de comienzo programada cambiará paraadaptarse a la fecha real. Igualmente" al escribir una fecha definalización real" la fecha de finalización programada hará lo mismo.

!ara introducir una fecha de comienzo o finalización real para una o mástareas" haga lo siguiente&

• En el 5iagrama de :antt" selecciones las tareas con fecha decomienzo o finalización que desea actualizar.

• 'aga clic en Herr"!ient", 8 Se(ui!iento 8 Actu"%i'"r t"re",

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• En E,t"$o Re"%G escriba la fecha real de comienzo o final según seael caso.

+l escribir fechas reales de comienzo y finalización" las fechasprogramadas cambian para adaptarse a ellas" con el fin de mostrar queefecto tienen estas fechas en la programación establecida inicialmente.

ACTUA*I<ACI=N )E* PRO8RESO ME)IANTE E* TRA1AJO )ERECURSOS

Intro$ucir e% 3orcent":e $e tr"":o co!3%et"$o

*i ha asignado recursos" puede introducir los informes del porcenta(eque han completado hasta el momento.

• !ara escribir el porcenta(e de traba(o completado para una tarea"siga estos pasos&

• En el 5iagrama de :antt y aplique la tabla de ;raba(o. 'aga clic enVer 8 T"%" 8 Tr"":o

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• En el campo  tr"":o co!3%4 de la tarea que desea actualizar"escriba el valor del porcenta(e de traba(o completado

• *iga estos pasos para introducir el porcenta(e de traba(o completadode una asignación&

• +bra la vista U,o $e T"re",• 'aga 5oble clic en el nombre del recurso situado deba(o de la tarea

esto se llama +signación$ con el porcenta(e de traba(o que deseaactualizar.

• En el cuadro de diálogo Inor!"ci#n $e %" A,i(n"ci#n" haga clic enla ficha Se(ui!iento4

• En el cuadro  tr"":o co!3%et"$oG escriba el valor.

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Intro$ucir e% tr"":o re"% y e% tr"":o re,t"nte co!3%et"$o

*i ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el traba(o realcompletado para la tarea" la cantidad de traba(o se distribuiráuniformemente entre los recursos asignados.

• !ara introducir la cantidad total de traba(o real completado en unatarea" haga lo siguiente&

• 5esde el 5iagrama de :antt" haga clic en Ver 8 T"%" 8 Tr"":o• +rrastre la barra divisoria hasta ver la columna Re"%4• En el campo Re"% de la tarea que desea actualizar" escriba el valor

de traba(o real.

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7os valores de los campos 6estante y C traba(o compl. se calcularán denuevo.

• !ara escribir la cantidad total de traba(o real completado en unaasignación" haga lo siguiente&

• +bra la @ista U,o $e T"re",

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• 'aga clic en Ver – T"%" Tr"":o

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• En el campo Re"% de la asignación que desea actualizar" escriba elvalor del traba(o real.

7os valores de los campos 6estante y C traba(o

Intro$ucir e% tr"":o re"% co!3%et"$o 3or 3ero$o $e tie!3o

El m9todo más común de actualizar la información real de progreso esintroducir el traba(o real de las asignaciones por per#odos de tiempo.E(emplo& por horas

%on este m9todo" se utiliza el parte de horas de la vista >so de tareaspara introducir datos reales. !ara hacerlo siga los siguientes pasos&

• +bra la @ista >so de ;areas• 'aga clic en For!"to 8 )et"%%e, 8 Tr"":o Re"%. El parte de horas

de la vista incluirá la fila Tr"4 Re"% como una fila deba(o de Tr"4

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• *i desea mostrar los totales resumidos de traba(o real de lasasignaciones" aplique la ;abla traba(o al parte de horas de la vista.'aga %lic en Ver 8 T"%" 8 Tr"":o

PARA VO*VER A PRO8RAMAR E* PRO+ECTO

5espu9s de actualizar la información del proyecto" se debe volver aprogramar las tareas incompletas a la fecha actual. Microsoft !ro(ectcalculará automáticamente estas actividades hasta la fecha que usteddesee.

En este momento es recomendable guardar una nueva l#nea de base.

!ara volver a programar tareas incompletas" siga estos pasos&

• 'aga clic en Herr"!ient", 8 Se(ui!iento 8 Actu"%i'"r 3royecto

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• +ctive la opción Re3ro(r"!"r tr"":o re,t"nte 3"r" @uee!3iece $e,3uB, $e y asigne la fecha desde la que quiera que sevuelva a programar

• !uede utilizar este proceso para reprogramar ;odo el proyecto o sololas ;areas seleccionadas. !ara esto active la opción que mas seacomode a su necesidad.

IMPORTANTE. 7as tareas que tengan restricciones no se reprogramande nuevo

P*ANEAMIENTO )E COSTOS )E *OS RECURSOS + TAREAS

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<ormalmente serán los recursos asignados a las tareas los que generenla mayor parte de los costos. !ero tambi9n existen costos asociadosdirectamente con las tareas.

El punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fi(ospara las tareas" Microsoft !ro(ect utiliza calcula los costos del proyectoen general con base en estos.

*i esta en la fase de evaluación de proyectos" puede utilizar estainformación para calcular el presupuesto y si está en la parte deplaneación del proyecto puede comprobar si el plan de traba(o está deacuerdo con el presupuesto asignado.

P*ANEAMIENTO )E COSTOS )E RECURSOS

>na forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos derecursos. +l escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas" esastasas de costos de recursos se multiplican por el traba(o de lasasignaciones. El resultado es el costo de la asignación.

Microsoft !ro(ect le permite escribir distintos costos para un recurso.

Co!o e,3eciic"r co,to, v"ri"%e, 3"r" %o, recur,o, $e tr"":o& !ara establecer los costos de los recursos siga estos pasos&

• +segúrese que tenga se3ala la tabla Entr"$" en el menú Ver• !or el menú Ver 8 Ho:" $e Recur,o,• +parecerá la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se

permitirá asignar recursos a quienes sean del Ti3o Tr"":o4• En el campo T"," E,t-n$"r del primer recurso de traba(o" escriba el

costo del recurso. Este costo debe escribirse sobre unidades detiempo. !or e(emplo G 4B-.---d#a

• *i el recurso puede llegar a generar horas extras" asigne en la casillaT"," $e Hor", Etr", el valor de las mismas. !or e(emplo& G B.---hora

Microsoft !ro(ect no asigna automáticamente la tasa de horas extrascuando un recurso excede las /- horas diarias o las 20 horas semanales.*i lo hiciera" podr#a acabar con costos superiores a los reales.

!ara utilizar la tasa de horas extra" usted debe especificar el traba(o dehoras extras y el traba(o normal para el recurso

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!ara asignar el traba(o extra" simplemente inserte una columna7lamada ;raba(o de 'oras Extra

Co!o e,3eciic"r co,to, i:o, 3"r" %o, recur,o, $e tr"":o&

%uando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de traba(oque realicen" !or e(emplo& +lquiler de campamento" traba(an con estetipo de costos.

!ara especificarlos&

• 'aga clic en Ver 8 Ho:" $e Recur,o,• *i no ha aplicado la tabla Entrada a la 'o(a de 6ecursos" haga clic en

Ver – T"%" Entr"$"

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• En el campo Co,toU,o del recurso de traba(o" escriba el costo poruso del recurso. E(emplo& G /--.---

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Co!o e,t"%ecer %o, co,to, 3"r" %o, recur,o, $e% !"teri"%

!ara definir los costos de los recursos" siga estos pasos&

• Estando en la ;abla de Entrada. 'aga clic en Ver  8 Ho:" $e

Recur,o,• +segúrese que los recursos materiales deben designarse en el campo

Eti@uet" $e% M"teri"% con las unidades de medida. E(emplo& bulto"m4" und

• En el campo T"," E,t-n$"r" escriba el costo por unidad. !ore(emplo& >n ladrillo vale G ,B-" >n bulto de cemento vale G /H.---

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• *i hay un costo por uso del material" escr#balo en campo %osto>so.E(emplo& !ara los materiales granulares el derecho de explotación delas cantares A G /B--m1

Co!o e,t"%ecer v"rio, co,to, 3"r" un recur,o.

*i usted cuenta con información sobre aumento de precios de materialesen determinada fecha que afectará los costos del proyecto" o tienedescuentos a partir de una cantidad de consumo puede especificardiferentes costos en diferentes momentos utilizando las T"%", $eT"," $e Co,to,4 !ara especificar diferentes costos" siga estos pasos&

• En la Ho:" $e Recur,o,G haga doble clic en el recurso para el quedesea especificar varios costos.

• En el cuadro de diálogo Inor!"ci#n $e% Recur,oG haga clic en laficha de Co,to,

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• En la ficha + predet.$" puede ver la tasa estándar" la tasa de horasextras y el costo por uso escritos en la 'o(a de 6ecursos

• !ara especificar un cambio en las tasas despu9s de un cierto periodode tiempo" haga clic en Fec&" Eectiv" y escriba la fechamodificada. ;enga en cuenta que la primera celda no se de(arámodificar pues !ro(ect calculará los cambios con respecto a esta.

• %uando haya escrito la fecha" puede escribir los otros datos que se

deben modificar.

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• !ara especificar diferentes costos basados en diferentes tipos deactividades" escriba los costos en otro ficha" como F o %. !or e(emplo&>n ayudante tiene salarios diferentes dependiendo de la actividadque realiza" entonces despu9s de asignar el costo de la primeraactividad en + se escribe el costo de la otra actividad en F.

CAM1IO )E *AS ASI8NACIONES )E RECURSOS

%uando se asignen varios precios" se puede escribir los porcenta(es quevar#an con respecto al primer precio. !ara esto se escribe la fecha yluego en la tasa estándar el porcenta(e. 7a tasa real que representa elcambio se calculará inmediatamente y aparecerá en el cuadro.

7a tabla + se asigna de manera predeterminada a las actividades segúnel valor del recurso. *i por algún motivo ha definida otra tabla de costos"como la F o %" se debe especificar que tabla desea utilizar para la

asignación. !ara hacerlo" siga estos pasos&

• %uando ya tenga asignado los recursos a las tareas" haga clic en Ver8 U,o $e T"re", ;ambi9n puede utilizar Ver 8 U,o $e Recur,o,$.+parecerá una tabla donde se muestra los recursos asignados a lasactividades

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• 7uego" haga $o%e c%ic en el recurso al cual se le asignará una tabladiferente a la +. +parecerá el cuadro de diálogo Inor!"ci#n $e %"A,i(n"ci#n

• *e3ale la pesta3a 8ener"%• En la  T"%" $e T",", $e Co,to,G situada en la parte inferior"

selección la tabla que desee aplicar a esta asignación

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COMO ESTA1*ECER *A ACUMU*ACI=N )E COSTOS

El m9todo que utiliza Microsoft predeterminado es el !rorrateo. !erousted puede especificar el m9todo que más se a(uste a sus gustos.

Es importante especificar el m9todo de acumulación de costos para elplaneamiento del flu(o de costos. !ara esto siga los siguientes pasos&

• 'aga %lic en Ver – Ho:" $e Recur,o, +segúrese que este ubicadoen la ;abla de Entrada$

• En el campo +cumular del recurso haga clic en uno de los m9todos&%omienzo" !rorrateo" )in

7os m9todos consisten en&

• Co!ien'o. calcula los costos de las actividades con los precios quese ingresaron al inicio del proyecto

• Fin"%. calcula los costos de las actividades con los precios que seingresaron al final del proyecto

• Prorr"teo. *e hace un promedio entre el precio inicial y el preciofinal de las actividades o recursos.

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 ;ambi9n puede especificar el m9todo de "cu!u%"ci#n $e co,to, en laficha Co,to, del cuadro de diálogo Inor!"ci#n $e% Recur,o.

P*ANEAMIENTO )E COSTOS FIJOS )E TAREAS

%uando se tienen los costos asociados a las actividades" sin importar sitienen recursos o no" puede escribir un costo fi(o para una tarea.

!ara escribir un costo fi(o para una tarea" siga estos pasos&

• Estando en el 5iagrama de :antt" haga clic en Ver 8 T"%" 8 Co,to• +parecerá la tabla %osto con los campos Co,to Fi:o y Acu!u%"ci#n

$e Co,to, Fi:o,• En el campo Co,to Fi:o de la tarea" escriba el %osto

• En el campo Acu!u%"ci#n $e Co,to, Fi:o, especifique cuandodeber#a acumularse el costo de la tarea. El costo fi(o planeado para latarea se agregará a otros costos calculados para asignaciones y

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tareas durante el proyecto. El total aparecerá en el campo %osto ;otal de la tarea de resumen del proyecto.

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REVISI=N )E *OS COSTOS P*ANEA)OS

?4 Revi,i#n $e %o, co,to, $e ",i(n"ci#n

!uede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla Co,to a la

vista U,o $e T"re",  o U,o $e Recur,o,. !ara hacerlo siga estospasos&

• 'aga clic en Ver 8 U,o $e T"re", o Ver 8 U,o $e Recur,o," paramostrar una de las vistas de asignaciones.

• 'aga clic en Ver 8 T"%" 8 Co,to

En la vista U,o $e T"re",G puede ver los costos de cada asignación y elcosto total de cada tarea. En la vista U,o $e Recur,o,G puede ver loscostos de cada asignación y el costo total de cada recurso.

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24 Revi,i#n $e %o, co,to, $e recur,o,.

!uede revisar los costos de recursos para ver cuanto cuesta a cadarecurso llevar a cabo las tareas asignadas. !ara obtener los costostotales de las asignaciones de un recurso" agregue el %osto a la 'o(a de

recursos de la siguiente manera&

• 'aga clic en Ver 8 Ho:" $e Recur,o,• 'aga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar

en el que desea insertar el campo %osto

• 'aga clic en In,ert"r 8 Co%u!n"• En la lista No!re $e C"!3oG haga clic en Co,to y a continuación

haga clic en  Ace3t"r4 *e agregará el campo %osto a la tabla"mostrando los costos totales planeados para todas las asignacionesde cada recurso

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4 Revi,i#n $e co,to $e t"re",.

!uede revisar los costos de tareas para ver cuanto cuesta realizar cadatarea. Este costo es la suma de todos los costos de los recursosasignados a esta tarea" además de los costos fi(os adicionales. !ara ver

los costos totales de las tareas" haga lo siguiente

• Estando en el 5iagrama de :antt" haga clic en Ver 8 T"%" 8 Co,to• 6evise el campo Co,to Tot"% para ver el costo de cada tarea

/4 Revi,i#n $e% co,to tot"% 3%"ne"$o $e% 3royecto

!uede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma detodos los costos de tareas" y de los costos fi(os adicionales del proyecto.!ara ver el costo total del proyecto" siga estos pasos&

• En el 5iagrama de :antt" agregue la tarea de resumen al proyecto.En Herr"!ient", 8  O3cione, 8  Vi,t" 8  Mo,tr"r T"re" $eRe,u!en $e% Proyecto

• haga clic en T"%" – Co,to4

)rente a la barra de resumen del proyecto" aparecerá el costo total delproyecto. E(emplo& G ,0.B--.---

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?tra forma de ver el costo total del proyecto es&

• 'aga clic en Proyecto – Inor!"ci#n $e% 3royecto4• En el botón E,t"$,tic",G aparecerá el costo total del proyecto

ACTUA*I<ACI=N MANUA* )E *OS COSTOS )E* PRO+ECTO

*i ha asignado recursos a tareas en el proyecto y tambi9n se haintroducido el costo de estos recursos" los costos se actualizarán cuandoescriba información real del proyecto.

*i no desea que esta actualización se haga automáticamente puededesactivar esta opción y escribir los costos manualmente" para hacerlosiga estos pasos&

• 'aga clic en Herr"!ient", 8 O3cione, C-%cu%o• 5esactive la ficha de verificación Micro,ot Pro:ect ,ie!3re

c"%cu%" %o, co,to, re"%e,

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• 5e manera predeterminada los cambios realizados en los costos sedistribuirán uniformemente a lo largo de la duración real de unatarea. *i prefiere extender los costos a la fecha de estado fecha deactualización del proyecto$" active la casilla de verificación *",!o$iic"cione, $e %o, co,to, tot"%e, ,e etien$en " %" ec&"

$e e,t"$o

!ara introducir los costos de tareas manualmente&

• En el 5iagrama de :antt haga clic en Ver  8 T"%"  8 Co,to  paraaplicar la tabla %osto.

• Escriba el total de costos reales en el campo Re"% de la tarea

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SUPERVISI=N )E* PRO+ECTO

>sted puede observar como se está realizando la e(ecución de suproyecto y compararlo con la programación inicial.

!ara esto existen varias formas&

?4 Pri!er" For!"

• 'aga clic en 3royecto – Inor!"ci#n $e% Proyecto – E,t"$,tic",

24 Se(un$" For!"

• En el 5iagrama de :antt" selecciones el menú  Herr"!ient", 8O3cione, 8 Vi,t" Mo,tr"r t"re" $e re,u!en $e% 3royecto

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4 Tercer" or!".

• En el 5iagrama de :antt" haga clic en Ver 8 T"%" A V"ri"ci#n

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/4 Cu"rt" or!".

• En el diagrama de :antt" seleccione Ver 8 8"ntt $e Se(ui!iento4

K4 *ne", $e Pro(re,o

7as l#neas de progreso crean un gráfico en el 5iagrama de :antt queproporciona valiosa información de progreso" de la siguiente manera&

• 7os picos dirigidos hacia la izquierda indican el traba(o retrasado con

respecto a la programación• 7os picos dirigidos hacia la derecha indican el traba(o adelantado con

respecto a la programación

• 7as l#neas verticales de una barra de :antt indican una tareaa(ustada a la programación.

!ara agregar l#neas de progreso" siga estos pasos&

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• En el 5iagrama de :antt" haga clic en Herr"!ient",  8Se(ui!iento 8 *ne", $e Pro(re,o

• En la ficha Fec&", e interv"%o," active la casilla de verificaciónMo,tr"r ,ie!3re %" %ne" $e 3ro(re,o "ctu"%. + continuaciónseleccione si desea mostrar la l#nea de progreso con la fecha deestado del proyecto o con la fecha actual.

• En Mo,tr"r %ne", $e 3ro(re,o en re%"ci#n con e%" seleccione sidesea que las l#neas de progreso refle(en el !lan 6eal o el !lan!revisto.

!uede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de

fechas con las l#neas de progreso. !uede introducir fechas de l#neas deprogreso espec#ficas" mostrar l#neas de progreso en relación conintervalos de fechas seleccionados" etc.

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• 'aga clic en la ficha E,ti%o, $e *ne" y defina sus preferencias para

mostrar l#neas de progreso en el 5iagrama de :antt. !uedeespecificar el tipo y el color de la l#nea" y la forma y el color delprogreso para la l#nea de progreso actual y para otros diferentes.

!ara quitar las l#neas de progreso" siga estos pasos&

• %lic en Herr"!ient", 8 Se(ui!iento 8 *ne" $e Pro(re,o• En la ficha Fec&", e Interv"%o," desactive la casilla de verificación

Mo,tr"r ,ie!3re %" %ne" $e 3ro(re,o "ctu"%

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INFORMES SO1RE E* PRO+ECTO

!ara que esta opción est9 activada es necesario que el computador

tenga configurada alguna impresora" ya que los informes se generan por@istas !reliminares.

Existen seis categor#as de informes disponibles&

• :enerales

• +ctividades +ctuales

• %ostos

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• +signaciones

• %arga de ;raba(o

• !ersonalizados

P"r" ver %o, inor!e, inte(r"$o, $i,3oni%e,.

• 'aga clic en  Ver – Inor!e,4 +parecerá el cuadro de diálogoInformes" mostrando las categor#as disponibles.

NOTA.  7a versión de Microsoft !ro(ect 4-- cuenta con un menúllamado Informes. !ara que aparezca los informes haga clic enInor!e, 8 Inor!e,4

• En el cuadro de diálogo Inor!e," haga doble clic en la categor#aque desea mostrar

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• 'aga doble clic en el informe que desee ver

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• *i al seleccionar el informe" aparece otro cuadro pidi9ndoleinformación" introdúzcala y haga clic en Enter

El informe aparecerá en una ventana de @ista !reliminar. 'aga clic enuna parte del informe para ampliarla. 'aga clic otra vez para volver alestado anterior.

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• !uede configurar la página del informe como le parezca másconveniente. !ara esto de clic en Coni(ur"r P-(in". %uando yaest9 listo para imprimir de clic en I!3ri!ir

A*8UNOS EJEMP*OS )E INFORMES.

?4 INFORMES )E COSTOS

• El infrome presupuesto enumera todas las tareas del presupuestoordenadas por costo total. El informe refle(a los costos reales" el costoprevisto programado$" la variación" el costo fi(o" el metodo deacumulación y el costo restante. 7as tareas se enumeran de mayor a

menor costo. !ara crear el informe Pre,u3ue,to" haga lo siguiente&

• 'aga %lic en Ver 8 Inor!e, En Microsoft !ro(ect 4-- apareceránlos Informes en un menú aparte$

• 'aga doble clic en Co,to,• 'aga doble clic en Pre,u3ue,to• +parecerá el informe !resupuesto.

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• El informe de flu(o de ca(a es un informe que muestra los costos

totales programados y reales de cada tarea" divididos en periodossemanales. !ara generar un informe de F%u:o $e C":"

• En Inor!e, – Co,to, haga doble clic a F%u:o $e C":"

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• Existe un Informe que resume toda la información del proyecto. Esteinforme se centra en la información más importante y es

particularmente útil para las directivas por la concisa presentación delos datos generales del proyecto. !ara generar el Informe 6esumendel proyecto

• En Inor!e, – 8ener"%e, haga doble clic a Re,u!en $e% 3royecto

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• El informe de T"re",G Recur,o, Hu!"no, y Fec&",  es unamuestra los recursos asignados a cada actividad divididos en horasdiarias de traba(o asignado. !ara generarlo

• 'aga doble clic Inor!e, – A,i(n"cione, y doble clic en T"re",GRecur,o, Hu!"no, y Fec&",

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PARA CREAR INFORMES PERSONA*I<A)OS.

!ara comenzar el proceso de crear el informe personalizado" siga estospasos&

• 'aga clic en Ver 8 Inor!e, y doble clic en Per,on"%i'"$o,

• En el cuadro de diálogo que aparece haga clic en el informe quedesea crear en la lista de Informes

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• 'aga clic en Nuevo" Mo$iic"r o Co3i"r dependiendo como desee elinforme.

!ro(ect permite personalizar los informes tomando datos de las tablasdel proyecto. +l cambiar un informe debe especificar el contenido en las

categor#as de 5efinición" 5etalles y ?rdenar

IMPORTANTE. la versión Microsoft !ro(ect 4-- cuenta con otro tipo deInformes llamados Informes @isuales. +l seleccionar alguno de ellos secrea un gráfico en Excel como resultado de una ;abla dinámica.

!ara crear un Informe @isual siga estos pasos&

• En el menú Inor!e, haga clic sobre Inor!e, Vi,u"%e,4 +parecerá

un cuadro de diálogo donde usted podrá escoger el tipo de Informe

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• !or e(emplo" al seleccionar Inor!e $e Re,u!en $e Co,to,

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• >n conocido formato para representar gráficamente los cambios delproyecto" es el 8r-ico $e Curv", S4 !ara crearlo usted debe hacerel procedimiento que se explica a continuación&

• 'aga clic en Ver 8 M", Vi,t", 8 Entr"$" $e t"re"

• 'aga clic en el encabezado de la columna del campo Pre$ece,or",.

• 'aga clic en In,ert"r 8 Co%u!n". En el cuadro No!re $e C"!3ohaga clic en Co,to Re"% y despu9s en Ace3t"r

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• *eleccione todas las tareas del proyecto.

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• En el menú Arc&ivo  haga clic sobre 8u"r$"r Co!o. +parecerá elcuadro de diálogo de :uardar como" en la casilla de 8u"r$"r co!oTi3o seleccione la opción *iro $e Micro,ot Ece%

• 'aga clic en 8u"r$"r.• +utomáticamente !ro(ect mostrará el A,i,tente 3"r" E3ort"ci#n"

de clic en Si(uiente para continuar.

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• !ara exportar toda la información seleccione la casilla P%"nti%%" $eEce% $e% Proyecto" si solo quiere exportar marque la opción )"to,Se%eccion"$o, Estas tareas deben estar seleccionadas$.

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• 'aga clic en Fin"%i'"r4• +bra el libro de Excel que ha creado. *eleccione las columnas y las

filas No!re $e T"re" y Co,to Re"% que contengan datos.

• En la barra de Herr"!ient", seleccione In,ert"r A 8r-ico

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• En el asistente para gráficos haga clic sobre Ti3o, Per,on"%i'"$o,• *eleccione el tipo de gráfico *ne", Su"vi'"$", y a continuación

clic en el botón siguiente.

•  unto a Serie, en haga clic en Co%u!n", y despu9s haga clic en elbotón siguiente.

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• 'aga clic en la ficha *eyen$"  y active la casilla de @erificaciónMo,tr"r *eyen$". En >bicación haga clic en )erec&"  y acontinuación clic en siguiente

• En Co%oc"r 8r-ico" haga clic En un" &o:" nuev". 5e(e el nombrecomo :ráfico / y a continuación haga clic en Fin"%i'"r

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• 'a creado un gráfico de curva * con los costos de cada tarea