Control Interno Gerencial
Características.
1. Enfocado en las políticas, prácticas y procedimientos para administrar las
operaciones de la entidad.
2. Se basa en el proceso administrativo.
3. Utiliza un sistema para presentar informes y medir y monitorear el desarrollo
de las actividades
Control Interno Gerencial
Objetivos
1. Promover la efectividad, eficiencia y economía en la ejecución de operaciones.
2. Asegurar la validez y confiabilidad y oportunidad de la información financiera y no financiera
3. Proteger y conservar los recursos.
4. Cumplir los requerimientos y restricciones establecidas por las leyes
Control Interno Gerencial
Pasos Básicos.
1. Establecer normas, metas u objetivos (criterios).
2. Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación).
3. Tomar acciones correctivas
Control Interno Gerencial
Elementos.
1. Plan de organización
2. Planeamiento de actividades
3. Política
4. Procedimientos operativos
5. Personal
6. Sistema contable e información financiera
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
GERENCIAL
1. PLAN DE ORGANIZACIONAL:
Pilar del sistema de control interno gerencial puesto que a través del mismo
se delimitan las funciones, responsabilidades y en general se establece la
estructura interna de una compañía.
ORGANIGRAMA
DEFINICIÓN:
Estructura formal que contiene y delimita funciones, cargos y
responsabilidades está representado por el organigrama
CONTENIDO:
Funciones y actividades fundamentales para cumplir con losfines de la entidad.
La integración de funciones y actividades en unidadesorgánicas.
La jerarquización de la autoridad, de manera que los gruposde individuos o los individuos separados actúencoordinadamente y guiados por claras líneas deresponsabilidad.
Identificación de áreas clave y líneas de información.
ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA
PARA UN BUEN ORGANIGRAMA
Independencia de las unidades operativassin que esto afecte los canales decomunicación dentro de la entidad.
Efectividad de una adecuada segregaciónde funciones.
Fijar líneas de responsabilidad y delegarautoridades de manera adecuada.
SECTOR PÚBLICO
Después de elaborar sus planes y proyectos la entidad debe
considerar los siguientes aspectos
1.Los fondos autorizados y las limitaciones y restricciones impuestas
por la ley.
2.La necesidad de llevar a cabo todos los programas y proyectos y
operaciones, de acuerdo a criterios de eficiencia y economía.
3.La necesidad de cautelar que todos los recursos asignados sean
utilizados en forma correcta y en los fines para lo que fueron
autorizados.
SECTOR PRIVADO
El proceso administrativo.
Y Los elementos específicos que forman parte de su
funcionamiento.
3.POLÍTICAS
establecer la política por escrito y organizada en
forma sistemática en guías o manuales
comunicar la política a todos los funcionarios y
empleados de la entidad, cuyas obligaciones
contribuyan al logro de sus objetivos
elaborar la política en concordancia con la
normativa correspondiente
revisar la política en forma periódica debido al
cambio de circunstancias,
5.PERSONAL
Personal capacitado para ejecutar losprocedimientos, en tanto que en un ambiente deautocontrol las organizaciones requieren depersonal idóneo para tales labores.
Características
• Idoneidad
• Capacitación
• responsable
Elementos
• Entrenamiento continúo• Eficiencia• Integridad y ética • Retribución
6. SISTEMA CONTABLE E INFORMACIÓN
FINANCIERA
Proporcionar la información financiera necesaria, a finde evaluar razonablemente las operacionesejecutadas.
Características
El sistema de contable está orientado a reunir, analizar,
clasificar, registrar e informar sobre las transacciones
realizadas en un período determinado.
Generación de información financiera orientada hacia la
toma de decisiones que vayan en la consecución de los
objetivos y metas organizacionales.
CRITERIOS PARA PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN
FINANCIERA
Información relevante.
Segregación de funciones
Costo/beneficio
Comparativos
CONTROL ADMINISTRATIVO
Herramienta de trabajo
Proceso a través del cual se tratan de
alcanzar los objetivos y metas comunes con
la ayuda de personas y cosas mediante el
desempeño de la planeación,
organización, dirección y control.
1.1. CONCEPTO
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque unaempresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada yuna dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de laorganización y no existe un mecanismo que cerciore e informe si los hechos van deacuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contextoorganizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto serevisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con losplanes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidascorrectivas necesarias.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que laejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Medio ambiente
Factores externos
Económicos
Sociales
Políticos
Tecnológicos
Factores internos
Mercados
Producción
Recursos Humanos
Contabilidad y finanzas
• Frederick Taylor: administración científica
– Incrementar productividad
• Henry Fayol: teoría de la administración
– Técnicas comerciales, financieras, seguridad,
administrativas, contables
• Cualidades del administrador
– Físicas, mentales, educativas, técnicas, experiencia
Importancia del proceso administrativo
• De comercialización
– Compra y venta de productos
y/o servicios
• De transformación
– Producción de bienes
• De servicio
– Prestar servicio a la comunidad
(producción de servicios)
Tipos de empresa
Definir por anticipado
– ¿Qué hacer?
– ¿Cuándo hacerlo?’
– ¿Dónde hacerlo?
– ¿Quién lo hace?
– ¿Cómo hacerlo?
Planeación
29
Proceso de planeación
1. Establecer metas
2. Definir situación actual
3. Identificar oportunidades y obstáculos
4. Factores internos y externos
5. Desarrollo de planes de acción
Planeación
30
Planes: agrupación o clasificación
ordenada y lógica de un
conjunto de elementos de
la planeación
Planeación
31
Tipos de planes - de uso común
– Objetivos
– Propósito
– Estándares
– Misión
– Políticas
– Estrategias
– Presupuestos
Planeación
32
Factores que afectan la planeación
– Giros de empresa
– Mercados
– Regulaciones - leyes
– Conflictos
– Otros
Planeación
34
Tipos de planes
– Físicos
– Geográficos
– Funcionales
– Generales
– Correctivos
– En tiempo (corto, mediano y largo plazo)
Planeación
35
Tipos de planes - de uso común
– Pronósticos
– Reglas
– Procedimientos
– Métodos
– Programas
– Proyectos
– Sistemas
Planeación
36
• Coordinar actividades de la
empresa para alcanzar los
objetivos propuestos
• Que todas las áreas de la
empresa unan sus esfuerzos
para el bienestar de ésta
Organización
37
Proceso de organización
– Definición del trabajo
• Descripción y análisis de actividades
– División del trabajo en unidades
productivas
– Combinación de tareas
– Coordinación del trabajo
– Seguimiento y reorganización
– Estructura organizacional
Organización
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Aspectos básicos
– La división del trabajo
– Autoridad
– El tipo de trabajo
– Agrupación de actividades productivas
– Niveles de administración
OrganizaciónLa organización en gráficas
39
Proceso de dirección
Dirección
D = f (D, d, s)
Dónde:
D = Quién dirige
d = A quién se dirige
s = La situación
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• Habilidad para guiar y motivar
a las personas con el fin de
lograr los objetivos planteados
• Logro de los objetivos con y
por medio de personas
Dirección
42
Elementos de la dirección
– Liderazgo
– Motivación
– Comunicación
– Incentivos
– Necesidades
Dirección
43
• Consiste en la medición y corrección
del rendimiento de los subordinados a
fin de asegurar que se alcancen los
objetivos trazados
• Señalar debilidades y errores para que
no se repitan; es decir, visualizar
dónde, cómo, y porqué se provocó el
error
• El control implica la existencia de
planes
Control
Objetivos del CONTROL:
Asegurar cumplimiento de la ejecución de conformidad con el rumbo: C4
Asegurar de capacidad de ejecución.
El control exige:
Verificar sistemáticamente lo realizado versus lo programado
Corregir oportunamente para evitar desvíos y recuperar capacidad de ejecución
Reprogramar para mantener metas originales o mejorarlas
FASE RESULTADO
EJECUCIÓN DE LA OBRA OBRA TERMINADA
Resumen de Control = C4
Control de Ejecución de Proyectos
CRONOLOGÍA COSTO CALIDADCANTIDAD
47
Tipos de control relacionados con el trabajo
– Para el desempeño
– Salvaguardar activos
– Limitar el ejercicio de autoridad
– Planear y programar operaciones
– Por niveles
– Motivacionales
Control
48
Tipos de control de uso común
– Control de cantidad
– Control de calidad
– Control de tiempo
– Control de costo
– Control de presupuestos
Control
– Control de inventarios
– Control de auditorías
– Controles administrativos
– Control general
49
Proceso de control
– Establecer estándares
– Aplicación de los estándares
– Comparar lo real Vs. El estándar
– Aplicación de medidas correctivas
– Retroalimentación
Control
Tipos de Control
Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos los
siguientes tipos de control organizacional:
1. Los controles preventivos,
2. Los controles concurrentes,
3. Los controles posteriores,
Tipos de Control
Control Preventivo
Son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para
analizar las operaciones que se ha proyectado realizar, antes de su
autorización o antes de que este en marcha, con el propósito de
determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su
conformidad con los planes, programas y presupuestos.
Estos controles garantizan que antes de comenzar una acción se haya
hecho el presupuesto de los Recursos Humanos, materiales y financieros
que se necesitarán.
• Los presupuestos financieros, son el tipo más común de control
preventivo a la acción, porque la adquisición de empleados, equipos y
suministros requieren dinero.
• La programación es otro tipo importante de control preventivo, pues
estas actividades preliminares también requieren que se invierta
bastante tiempo.
Tipos de Control
Control Concurrente
• Son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad.
• La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión
directa.
• Así, un supervisor observa las actividades de los trabajadores, y
puede corregir las situaciones problemáticas a medida que
aparezcan.
• En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser
programados para brindar al operador una respuesta inmediatasi comete un error, o si se ha procesado una información
equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarán la
orden y le dirán donde se encuentra el error.
Tipos de Control
Control Posterior
• Son los que se llevan a cabo después de la acción.
• De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación
del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras
similares.
• Por ejemplo, en las Auditorias Contables, estadística,
contabilidad, etc.
Fuentes de Control
Según Don Hellriegel, las fuentes de control básicas son
cuatro:
1. Grupos interesados,
2. La organización misma,
3. Los grupos y
4. Los individuos.
Fuentes de Control
El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones externas que recibe la
empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos de este tipo de fuentes son los
sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores, accionistas y otros.
El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea
preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos
deseados. Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, políticas, normas,
presupuestos, auditorias y otros.
El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros de un
grupo y mantienen mediante premios y castigos Como por ejemplo, retirar voz y voto a un
miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc.
El autocontrol individual consiste en los mecanismos orientadores que operan en un
individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconscientemente. La llamada Ética
Profesional constituye un punto de partida muy importante para el autocontrol individual. Para
ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades
específicas y actitudes y formas de conducta básicas. No importa cual sea la profesión,
Contador Público, Abogado, Ingeniero, Administrador de Empresas, Doctor, etc., se espera
que ejerzan el autocontrol individual en la realización de su labor, basándose en normas
éticas y morales de su respectiva profesión.
Técnicas de Control
Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar las operaciones de
una empresa, entre las cuales tenemos:
Las técnicas presupuestales. En estas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en términos
cuantitativos, medibles, lo que facilita en gran manera la comparación de lo realizado con
relación a lo planificado. Ejemplos de este tipo de presupuestos son: los presupuestos de
ingresos, presupuestos de egresos, presupuestos de insumos y materiales, presupuesto de
mano de obra, etc.
Las técnicas no presupuestales.Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en cualquier empresa.
Entre estas técnicas encontramos los datos estadísticos, reportes o análisis especiales,
observación directa, programas de auditoría, el punto de equilibrio, etc.
Técnicas modernas de control.Entre éstas técnicas podemos encontrar la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas
(PERT por sus siglas en inglés), Gráfico de Gantt o Cronograma de Actividades, Costeo
Directo y la Investigación de Operaciones, entre otras.
¿Qué es Reingeniería de
Procesos?
“ES LA REVISION FUNDAMENTAL Y EL REDISEÑO RADICALDE PROCESOS PARA ALCANZAR MEJORAS ESPECTACULARES DE RENDIMIENTO EN
COSTOS
TIEMPOS
CALIDAD Y
SERVICIO”
Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel
PLANEACIÓN
VALORACIÓN
EJECUCIÓN
MONITOREO
PASOS GENERALES
CONTROL INTERNO
FINANCIERO
CAMARA DE REPRESENTANTES
4 Principios de la Reingeniería de
Procesos
PROCESOS COMPLETOS A LO LARGO DE LA ORGANIZACION
CLIENTE EXTERNO
CLIENTE INTERNO
REDISEÑO RADICAL:
No haga remiendos: SI NO ESTÁ ROTO, RÓMPALO.
NO AUTOMATICE: PRIMERO PULVERICE
RUPTURA DE NORMAS:
REGLAS ESCRITAS
SUPUESTOS Y USOS
UTILIZACION DE LA TECNOLOGIA COMO GENERADORA DE POSIBILIDADES
Gerencial Ltda - Héctor Sanín Angel
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