• CÓMO CONDUCIR REUNIONES DE FORMA EFECTIVA.
• CÓMO ESCUCHAR E INTERPRETAR EL LENGUAJE CORPORAL
REFLEXIONES INICIALES
Un gerente promedio pasa el 80% de su tiempo comunicándose con otras personas.
El reunirse con su personal es fundamental
¿Cuántas veces estamos en reuniones improductivas?
Díganos algunas razones por las que las reuniones a veces no funcionan?
FRASES DE REUNIONES
• “La única forma humana que tiene 100 estómagos y no tiene un cerebro, es un comité”
• “Después de que todo se dijo y se iba a hacer, mucho se dijo y nada se hizo”
• “Si quieres estar seguro de que no pasa nada, convoca a una reunión”.
EL COSTO DE UNA JUNTA
• Número de personas = _____
• Duración de las reuniones X _____
• = _____
• Frecuencia de las reuniones = _____
• Horas invertidas = _____
• Salario por hora promedio = _____
• Costo de las reuniones = _____
• Costo anual (50 semanas) = _____
COMO CONDUCIR REUNIONESDE FORMA EFECTIVA
IMPORTANCIA DEL TEMA1 Las reuniones de trabajo pueden ser un estímulo
para el crecimiento personal y el desempeño profesional, o bien, un total desperdicio de tiempo.
2 Las reuniones de trabajo pueden ser motivadoras y estimulantes, pero también pueden ser desalentadoras y agotadoras.
2A
OBJETIVOS
• Evitar los seis pecados mortales de las reuniones improductivas.
• Identificar cinco beneficios de contar con una meta u objetivo claro en una reunión.
META1 2
3
45
6
2A
REVISION DE LOS OBJETIVOS DE APRENDIZAJE P. 39
EVITAR LOS SEIS PECADOS MORTALES DE LAS REUNIONES INEFICIENTES.
1 Personas carentes de interés.
2 Carecer de agenda.
3 Falta de recursos.
4 Sin límite de duración.
5 Falta de seguimiento.
6 Sin un proceso de toma
de decisiones.2A
IDENTIFICAR CINCO BENEFICIOS DE CONTAR CON UNA META U OBJETIVO
CLARO EN UNA REUNIÓN.
1 Fijar una agenda.
2 Preparar a los participantes.
3 Cerciorarse que las personas
adecuadas asistan a la reunión.
4 Mantener la reunión en su propósito.
5 Evaluar si la reunión fue un éxito.
Beneficios
Objetivo
2A
Las consideraciones principales para una reunión efectiva son:
• Conocer su propósito.
• Elaborar una lista de participantes,
reservar lugar y equipo.
• Informar a los participantes
claramente de su papel.
• Asegurarse que alguien esté a cargo
de la reunión.
• Utilizar la regla de un tercio más uno.
• Saber qué registros se deben mantener.2A
Las reglas base para la discusión son:
• Dar los lineamientos para la discusión y presentaciones.
• Buscar situaciones éxito/éxito.
• Estar preparado para resolver el problema, no solo para imponer sus ideas de solución.
2A
Para conducir reuniones efectivas:
1 Prepárese con anticipación y empiece a tiempo.
2 Establezca prioridades en la agenda.
3 Fije la hora en que terminará la reunión.
4 Indique los puntos que requieren acción.
5 Manténgase enfocado en el tema.
6 Fije hora y fecha para una posible reunión de seguimiento.
7 Evalúe la reunión.
8 Prepare un seguimiento en las 24 horas siguientes.2A
En un buen formato de agenda deben aparecer con claridad:
La fecha. La hora. La ubicación. El contacto Las instrucciones para
prepararse.
2A
EJERCICIO
• Piensen en las reuniones que realizan en su empresa y en grupo analicen algunas de las ideas que van a implementar para mejorarlas y así ahorrarle tiempo y dinero a la empresa.
Cómo escuchar e interpretar el lenguaje corporal.
“Influir en las personas con palabras no es difícil; lo difícil es
influirlas de la manera que deseamos hacerlo”
Robert L. Stevenson
COMO ESCUCHAR EINTERPRETAR EL LENGUAJE
CORPORAL
IMPORTANCIA DEL TEMA.
1 Escuchar, no hablar, es la clave para una buena comunicación inter-personal.
2 El lenguaje corporal rara vez “miente”. Puede decirnos que hay detrás de lo que se dice y por qué se dice. 2B
OBJETIVOS
• Comprender la clave para la buena comunicación y utilizar seis sugerencias para mejorar su habilidad para escuchar.
• Utilizar los tres elementos de la comunicación cara-a-cara.
• Identificar posturas corporales que reflejen confianza y, su opuesto, inseguridad.
• Expresar sus sentimientos a través de la voz y el lenguaje corporal.
• Preparar una habitación para promover un ambiente formal o uno informal. 2B
REVISION DE LOS OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Comprender la clave para la buena comunicación y utilizar seis sugerencias para mejorar su habilidad para escuchar.
La clave de la buena comunicación es la disposición y la habilidad para escuchar.
2B
Seis sugerencias para mejorar su habilidad para escuchar son:
1 Asumir la responsabilidad de escuchar.
2 Buscar los momentos valiosos.
3 Hacer anotaciones.
4 Planear un informe de lo que escucharon.
5 Cuando haya distracciones, regresar al contenido.
6 Identificar y utilizar la estructura.
2B
UTILIZAR LOS TRES ELEMENTOS DE LA COMUNICACION“ CARA-A-CARA”
• Las palabras que se seleccionan.
• La forma en que se dicen.
• El lenguaje corporal.
?
2B
IDENTIFICAR POSTURAS CORPORALES QUE REFLEJEN CONFIANZA O
INSEGURIDAD1 CONFIANZA: postura abierta, manos en la espalda,
manos en la nuca, sentados a horcajadas, empinados, ademanes de posesión, mostrar los pulgares y el contacto visual.
2 INSEGURIDAD: manos al frente, llevarse la mano a la boca, falta de contacto visual y parpadeo rápido.
1 2
2B
PREPARAR UNA HABITACION PARA PROMOVER UN AMBIENTE FORMAL O
UNO INFORMAL
1 INFORMAL: las sillas juntas, en el mismo nivel y en círculo.
2 FORMAL: las sillas a distancia, en lados opuestos o en diferentes niveles.
2B
EJERCICIOS
1 Comuniquen a la otra persona que ya no son necesarios sus servicios en la compañía por recorte de personal.
2 Comuniquen que se le despide por un bajo rendimiento.
3 Comuniquen que ha sido contratado para un puesto muy deseado.
“Muchas veces me he arrepentido de haber hablado, pero nunca de haber sabido
escuchar”.
Publio Siro.
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