Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
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04
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para asegurar la adecuada elaboración y difusión de los
Estudios Especializados a los clientes de PROMPERÚ – Exportaciones y a los Departamentos de la Subdirección de
Promoción Internacional de la Oferta Exportable, brindándoles información relevante del sector o línea de producto
de su interés en los mercados internacionales.
2. ALCANCE
El presente procedimiento es administrado por la Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial, y aplicado
por el Departamento de Inteligencia de Mercados de dicha Subdirección. El procedimiento se inicia con la
elaboración del Cronograma Anual de Estudios Especializados y finaliza con el análisis de los resultados de las
encuestas y la toma de acciones correctivas y/o de mejora, de ser necesario.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1. Ley Nº 30075, Ley de fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo
- PROMPERÚ.
3.2. Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2014, Septuagésima Quinta Disposición
Complementaria Final.
3.3. Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el
Turismo – PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.
3.4. Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ aprobado por
Resolución de Secretaría General Nº 102-2008-PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.5. Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General N° 028-2014-
PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.6. Carta de Servicios de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ,
vigente.
3.7. Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ,
vigente.
3.8. Procedimiento para la Atención de Sugerencias, Reclamos y Quejas, PR-OPP-CSI-001.
3.9. Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No Conformes, PR-OPP-CSI-002.
3.10. Procedimiento de Acciones Correctivas, PR-OPP-CSI-004.
3.11. Procedimiento para la Gestión de Mejoras y Cambios, PR-OPP-CSI-005.
3.12. Procedimiento para la Gestión del Riesgo, PR-OPP-CSI-006.
3.13. Norma ISO 9000:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario.
3.14. Norma ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.
4. SIGLAS Y ACRÓNIMOS
4.1. CRM: Customer Relationship Management (Gestión de Relaciones con los Clientes).
4.2. OCEX: Oficina Comercial del Perú en el Exterior.
4.3. OAJ: Oficina de Asesoría Jurídica.
4.4. OTI: Oficina de Tecnologías de la Información.
4.5. POI: Plan Operativo Institucional.
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4.6. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
4.7. SIICEX: Sistema Integrado de Información de Comercio Exterior.
4.8. SIP: Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial.
4.9. TDR: Términos de Referencia.
4.10. UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos.
4.11. UAFI: Unidad de Asuntos Financieros.
5. DEFINICIONES
Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:
5.1. Carta de Servicios de PROMPERÚ: Documento de gestión que contiene la descripción de servicios no
exclusivos que brinda PROMPERÚ, los requisitos y condiciones para acceder a ellos, descuentos aplicables
para aquellos que se encuentren sujetos a pago, y disposiciones generales para su aplicación.
5.2. Cliente PROMPERÚ – Exportaciones: Empresa exportadora o con potencial exportador1, que cuente con uno
o más productos2 priorizados3 por PROMPERÚ; así como las empresas o público, interesados en exportar.
Nota 1: El “potencial exportador” es el resultado del análisis de una empresa para determinar la capacidad (gerencial, productiva, tecnológica y financiera) que tiene disponible para exportar.
Nota 2: El término “producto” es aplicable a un bien, un servicio, una idea, o cualquier combinación de ellos.
Nota 3: Es “priorizado” aquel producto que se encuentre dentro de la lista de sectores, líneas de productos, productos/mercado o productos puntuales, a los que se ha dado prioridad en un período determinado (usualmente un año) para la promoción comercial.
5.3. E-mailing: También denominado mailing, consiste en el envío masivo de correos electrónicos a un conjunto
de contactos predefinido que busca comunicar un mensaje específico referido a novedades, información,
promociones, descuentos, entre otros. Es una forma de marketing directo de bajo costo.
5.4. Estudio Especializado: Documento de investigación que presenta los aspectos más relevantes de un sector o
línea de producto bajo estudio, mostrando detalles cuantitativos y cualitativos, así como información de
interés relacionada.
5.5. Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada: Documento en el que se
establece el público objetivo, el medio y la frecuencia de distribución de cada tipo de documento de
información comercial especializada.
5.6. Responsable de Envío: Rol encargado de difundir y archivar los reportes de envío de los documentos de
información comercial especializada, a los Clientes de PROMPERÚ - Exportaciones, así como de realizar la
Encuesta de Satisfacción del cliente externo y tabular sus resultados, cuando corresponda.
5.7. Título del documento: Palabra, término o frase que se utiliza para identificar y/o nombrar a un documento
en particular y que generalmente se coloca en su portada.
6. CONDICIONES BÁSICAS
6.1. Los Estudios Especializados, en adelante “los Estudios”, se elaboran siguiendo la estructura establecida en la
Plantilla de Estudio Especializado (Ver Anexo Nº 3); no obstante, si para la elaboración de un Estudio
Especializado específico, no se cuenta con información para el desarrollo de un punto particular de la
estructura establecida, este punto podrá omitirse de dicho Estudio.
6.2. El público objetivo de los Estudios Especializados está comprendido por empresas exportadoras de la cartera
de clientes de la Dirección de Promoción de las Exportaciones de PROMPERÚ e instituciones y gremios
relacionados a las exportaciones del sector o sectores al que corresponde el Estudio realizado, así como
Especialistas y Coordinadores del sector o sectores correspondientes.
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6.3. La elaboración de los Estudios será tercerizado a proveedores especialistas en el mercado y/o línea de
producto, permaneciendo la responsabilidad de esta actividad en el Especialista en Mercado designado para
el estudio.
6.4. El Especialista en Mercado coordinará el alcance del Estudio Especializado y la elaboración de los TDR para la
contratación del servicio respectivo, con el Coordinador de Departamento (Sector) correspondiente,
asimismo, será responsable del seguimiento a la ejecución de dicho servicio.
6.5. Los Estudios se emiten en versión electrónica, siendo difundidos en formato PDF a través de e-mailing y
publicados en el Sistema Integrado de Información de Comercio Electrónico – SIICEX (www.siicex.gob.pe),
conforme estos son aprobados.
7. CONDICIONES ESPECÍFICAS
7.1. Luego de aprobado el POI, el Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados elaborará el
Cronograma Anual de Estudios Especializados (Ver Anexo Nº 2), pudiendo ser este actualizado durante el año,
en función a las necesidades del mercado.
7.2. El Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados designará vía correo electrónico, al
Responsable de Envío, rol que puede ser asumido por cualquiera de los Especialistas en Mercado del
Departamento de Inteligencia de Mercados.
7.3. El título de los Estudios debe tener la siguiente estructura:
[Estudio Especializado]: [Tema a tratar]-[Zona económica]-[Sector o Línea Analizada]
Como por ejemplo: “Estudio Especializado: El mercado de productos pesqueros en Jamaica”.
El nombre del archivo en formato PDF de los Estudios Especializados, debe ser igual al título del Estudio
Especializado respectivo.
7.4. Cada Estudio, debe contar con un expediente físico donde se archive la documentación generada, tal como:
Productos del Estudio, correo electrónico del proveedor mediante el cual envía los entregables, y otros
similares. Este expediente estará en custodia de la Secretaria de la SIP.
7.5. Asimismo, cada Estudio debe contar con un expediente virtual (carpeta de red) donde se archive la
documentación generada, tal como: la versión definitiva del Estudio en formato PDF, el correo electrónico
del proveedor mediante el cual envía los entregables, el reporte de e-mailing del Estudio, el reporte de e-
mailing de la encuesta y la base de datos con los resultados de la encuesta. Este expediente estará en custodia
del Especialista en Mercado de la SIP y se almacenará de acuerdo a lo señalado en la sección 9 del presente
documento.
La carpeta de red debe estar identificada con el mismo nombre del archivo en formato PDF del Estudio
respectivo.
7.6. Los correos electrónicos considerados como registros en el presente procedimiento, deberán ser
almacenados en formato de mensaje de Outlook (MSG) en la ubicación señalada en la sección 9 del presente
documento.
7.7. De materializarse un riesgo identificado en la Matriz de Riesgos del proceso, este deberá ser considerado un
incidente y deberá ser registrado en el Registro de Incidentes y Servicios No Conformes, según lo indicado en
el Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No Conformes.
7.8. En caso de detectarse servicios no conformes, estos deberán ser tratados de acuerdo con lo establecido en
la Matriz de Seguimiento y Medición de Producto y Tratamiento de Servicio No Conforme definida en el
Manual de Calidad, así como con lo definido en el Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No
Conformes. El tratamiento ejecutado, será registrado en el Registro de Incidentes y Servicios No Conformes.
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7.9. De presentarse alguna queja o reclamo de los clientes, ésta será tratada de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento de Atención de Sugerencias, Reclamos y Quejas.
7.10. Para efectos de medir el nivel de satisfacción se aplicará una encuesta a los clientes de PROMPERÚ–
Exportaciones, dentro de los cinco (05) días hábiles posteriores al cierre de cada semestre, utilizando el
formato de Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo - Documentos de Información Comercial
Especializada (Ver Anexo Nº 7), pudiendo estas encuestas ser realizadas por personal de PROMPERÚ o por
un proveedor externo. La encuesta debe considerar los Estudios Especializados enviados durante el período
en evaluación.
7.11. Para que los resultados de la encuesta se consideren válidos, se debe contar con la respuesta de al menos el
10% de los encuestados que abrieron los Estudios, de acuerdo al reporte de e-mailing de la encuesta. De no
llegar a este porcentaje, los resultados serán acumulados con la siguiente evaluación.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº Actividad Responsable
A. Planificación de Estudios Especializados
1 Define en coordinación con los Departamentos de la SPI los Estudios que
requieren ser elaborados, especificando los mercados a analizar y fechas de
entrega.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
2 Elabora el Cronograma Anual de Estudios Especializados (Ver Anexo Nº 2), con
el apoyo de los Especialistas en Mercado y con base en las coordinaciones
efectuadas con los Departamentos de la SPI. En dicho Cronograma, se define
además al Especialista en Mercado responsable de la elaboración de cada
Estudio.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
3 Envía vía correo electrónico el Cronograma Anual a los Especialistas en
Mercado para su ejecución.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
4 Define las características técnicas y plazos de entrega del servicio de
elaboración de Estudios, teniendo en cuenta la estructura definida en la
Plantilla de Estudio Especializado (Ver Anexo Nº 3) y remite al Coordinador del
Departamento de Inteligencia de Mercados para que gestione su contratación.
Especialista en Mercado
5 Gestiona la contratación de los servicios de elaboración del Estudio de acuerdo
con las características técnicas definidas.
Especialista en Mercado
6 Realiza proceso de contratación del servicio de elaboración del Estudio, de
acuerdo con la normativa vigente.
UAAD
B. Elaboración del Estudio Especializado
7 Coordina con el proveedor contratado la ejecución del servicio de acuerdo con
lo establecido en los TDR y da seguimiento al avance de las actividades, a fin
de asegurar su ejecución dentro de los plazos previstos.
Especialista en Mercado
8 Recibe por correo electrónico los entregables elaborados por el proveedor y
verifica que estos cumplan con las características técnicas definidas en el TDR:
8.1. Si los entregables cumplen con las características técnicas, reenvía el
correo electrónico del proveedor donde señala que adjunta los
entregables, así como, los entregables revisados al Coordinador del
Especialista en Mercado
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Nº Actividad Responsable
Departamento de Inteligencia de Mercados, para su aprobación.
Continúa en el paso 9.
8.2. Caso contrario, remite observaciones al proveedor, mediante correo
electrónico, para su subsanación. Regresa al paso 7.
9 Recibe y revisa los entregables verificados por el Especialista en Mercado, y
procede:
9.1. Si los entregables son conformes, aprueba el Estudio mediante correo
electrónico dirigido al Especialista en Inteligencia de Mercados. Continúa
en el paso 10.
9.2. Si no son conformes, envía sus observaciones vía correo electrónico al
Especialista en Mercado para que éste coordine con el proveedor la
subsanación de dichas observaciones. Regresa al paso 8.2.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
10 Archiva los entregables del Estudio en el expediente virtual del Departamento,
de acuerdo con lo señalado en la sección 9 del presente documento.
Especialista en Mercado
11 Registra el Estudio aprobado en la Lista Maestra de Documentos de
Información Comercial Especializada (Ver Anexo Nº 4), especificando los
controles aplicables referidos a la edición, fecha de elaboración,
almacenamiento e información restringida que corresponda.
Especialista en Mercado
C. Difusión de Estudio Especializado
12 Organiza la presentación del Estudio en coordinación con el Coordinador del
Departamento (Sector) correspondiente e invita a las empresas clientes de
PROMPERÚ - Exportaciones interesadas en el Estudio, en un plazo máximo de
treinta (30) días hábiles una vez aprobado éste.
Especialista en Mercado
13 Realiza la presentación del Estudio en el evento dirigido a las empresas clientes
de PROMPERÚ – Exportaciones.
Especialista en Mercado
14 Publica el Estudio en la plataforma de información de exportaciones – SIICEX,
exceptuando el ítem “perfiles de compradores”, en un plazo máximo de diez
(10) días hábiles luego de su aprobación. Asimismo, registra la fecha de
publicación del Estudio en la Lista Maestra de Documentos de Información
Comercial Especializada y comunica al Responsable de Envío vía correo
electrónico, la ruta donde se encuentra la versión final del Estudio.
Especialista en Mercado
15 Difunde el Estudio de acuerdo con lo especificado en la Matriz de Distribución
de Documentos de Información Comercial Especializada (Ver Anexo Nº 5),
mediante el software de e-mailing vigente proporcionado por la OTI, en un
plazo máximo de diez (10) días hábiles luego de su publicación en el SIICEX, y
registra la fecha de difusión del Estudio en el formato de Lista Maestra de
Documentos de Información Comercial Especializada.
Nota 1: Para determinar los destinatarios del Estudio se realizarán consultas a las bases de datos
(CRM, OCEX e instituciones relacionadas a las exportaciones) de PROMPERÚ.
Nota 2: Como buena práctica se recomienda que un día después de la difusión del Estudio, el
Especialista en Mercado que corresponda elabore una nota de prensa conteniendo las principales
conclusiones del Estudio, la cual será enviada al Departamento de Relaciones Públicas y Prensa
para su aprobación y difusión hacia los medios de comunicación.
Responsable de Envío
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Nº Actividad Responsable
16 Almacena el reporte de envío de e-mailing del Estudio en el expediente virtual
del Departamento y envía copia de dicho reporte al Coordinador del
Departamento de Inteligencia de Mercados.
Responsable de Envío
17 Recibe el reporte de e-mailing del Estudio y brinda conformidad del envío,
mediante correo electrónico, asegurándose que éste se produjo dentro de los
plazos establecidos.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
D. Evaluación del Nivel de Satisfacción de los Clientes
18 En un plazo máximo de quince (15) días hábiles posteriores a la presentación
del Estudio, envía Encuesta de Satisfacción del Cliente Interno (Ver Anexo Nº
6), al Coordinador o Coordinadores de Departamento (sector) y Especialistas
del sector o sectores que recibieron el Estudio.
Especialista en Mercado
19 Recibe y tabula las encuestas de satisfacción del cliente interno, utilizando el
Tablero de Control del SGC, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles
una vez recibidas las respuestas.
Especialista en Mercado
20 Determina si la evaluación del nivel de satisfacción de los clientes externos va
a ser realizada por un tercero o por personal de PROMPERÚ.
20.1. Si la evaluación la realizará personal de PROMPERÚ, comunica el hecho
al Responsable de Envío para que lo tenga en cuenta como parte de sus
actividades. Continúa en el paso 22.
20.2. Si la evaluación la realizará un tercero, gestiona ante la UAAD la
Contratación del servicio de Investigación de Mercado. Continúa en el
paso 21.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
21 Realiza proceso de contratación del servicio requerido, de acuerdo con la
normativa vigente.
UAAD
22 A los cinco (05) días hábiles del cierre de cada semestre, aplica la Encuesta de
Satisfacción a los clientes de PROMPERÚ – Exportaciones que hayan abierto
algún Estudio Especializado dentro de dicho período.
22.1. Si la evaluación la realiza el Responsable del Envío, remite el formato de
Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo (Ver Anexo Nº 7) mediante
el software de e-mailing vigente proporcionado por la OTI. Continúa en
el paso 24.
22.2. Si la evaluación la realiza un tercero, coordina con el proveedor del
servicio de investigación de mercado contratado la realización de la
encuesta según lo establecido en los TDR, y que dicho proveedor remita
los resultados obtenidos al Coordinador de Departamento de
Inteligencia de Mercados. Continúa en el paso 23.
Responsable de Envío
23 Recibe los resultados obtenidos por el proveedor y dispone que el
Responsable de Envío los registre en el Tablero de Control.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
24 Recibe y tabula las encuestas de satisfacción, utilizando el Tablero de Control
del SGC, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles de realizada la
encuesta; archiva en el expediente virtual del Departamento el reporte de e-
Responsable de Envío
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
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Nº Actividad Responsable
mailing y la base de datos con los resultados recibidos o el reporte del
proveedor, según corresponda.
25 Analiza los resultados de las encuestas en un plazo no mayor a quince (15) días
hábiles luego de finalizada su tabulación en el Tablero de Control, y toma las
acciones correctivas y/o de mejora, de ser necesario, de acuerdo con los
procedimientos establecidos. Fin del procedimiento.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
9. REGISTROS
Descripción Código Nº de
ejemplares Lugar de archivo
Tiempo de archivo (Años)
Cronograma Anual de Estudios Especializados
FO-DX-EXP-018 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio
Especializado\[Año]
Permanente
Estudio Especializado FO-DX-EXP-017 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio Especializado\[Año]\[No
mbre resumido del Estudio Especializado]
Permanente
Lista Maestra de Documentos de Información Comercial Especializada
FO-DX-EXP-012 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos
SIP\Registros
Permanente
Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada
FO-DX-EXP-013 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos
SIP\Registros
Permanente
Reporte de e-mailing del Estudio Especializado
No aplica 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio Especializado\[Año]\[No
mbre resumido del Estudio Especializado]
Permanente
Reporte de e-mailing de la encuesta
No aplica 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio Especializado\[Año]\[No
mbre resumido del Estudio Especializado]
Permanente
Base de datos con los resultados de la encuesta
No aplica 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio Especializado\[Año]\[No
mbre resumido del Estudio Especializado]
Permanente
Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo - Documentos de Información Comercial Especializada
FO-DX-EXP-014 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio Especializado\[Año]\[No
Permanente
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
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Descripción Código Nº de
ejemplares Lugar de archivo
Tiempo de archivo (Años)
mbre resumido del Estudio Especializado]
Encuesta de Satisfacción del Cliente Interno - Estudios Especializados
FO-DX-EXP-019 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)Procesos SIP\Registros\2)Estudio Especializado\[Año]\[No
mbre resumido del Estudio Especializado]
Permanente
10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
Nº de versión
Nº de capítulo/ Ítem
Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota
Modificaciones
03 1 --- Se precisó el objetivo, indicando el público objetivo.
03 2 --- Se modificó el alcance, de acuerdo con la nueva descripción del procedimiento.
03 4 --- Se agregaron los procedimientos de gestión del riesgo, tratamiento de servicios no conformes, gestión de mejoras y cambios, la matriz de seguimiento y medición de producto y tratamiento de servicio no conforme y las normas ISO 9000 e ISO 9001 en su versión 2015.
03 4 --- Se agregaron las siglas CRM, OCEX y OAJ.
03 5 --- Se agregó la definición de e-mailing y Carta de Servicios.
03 5 5.1 Se modificó la definición de Cliente de PROMPERÚ.
03 6 6.1 Se eliminó el numeral.
03 6 --- Se incorporó el numeral 6.2 sobre el público objetivo, eliminando el numeral 7.4.
03 7 --- Se incorporó el nuevo numeral 7.2 respecto a la designación del Responsable de Envío.
03 7 7.3 Se dividió en los nuevos numerales 7.4 y 7.5 y se precisó que el almacenamiento de los registros se hará de acuerdo a lo indicado en la sección 9 del procedimiento.
03 7 7.4 Se eliminó el numeral en virtud del nuevo numeral 6.2.
03 7 7.6 y 7.7 Se eliminó el numeral.
03 7 --- Se incorporaron los nuevos numerales 7.7, 7.8 y 7.9.
03 8 --- Se ajustó la descripción del procedimiento, eliminando la parte relacionada con el proceso de planeamiento y presupuesto. Asimismo, se incorporó el detalle necesario para dar fluidez a la lectura del procedimiento.
03 11 --- Se recodificaron todos los anexos del procedimiento.
11. ANEXOS
Descripción Anexo
Diagrama de Flujo 1
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
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Descripción Anexo
Formato: Cronograma Anual de Estudios Especializados 2
Formato: Plantilla de Estudio Especializado 3
Formato: Lista Maestra de Documentos de Información Comercial Especializada 4
Formato: Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada 5
Formato: Encuesta de Satisfacción del Cliente Interno - Estudios Especializados 6
Formato: Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo - Documentos de Información Comercial Especializada
7
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
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ANEXO Nº 1
DIAGRAMA DE FLUJO
Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados
A. PLANIFICACIÓN DE ESTUDIOS ESPECIALIZADOS
Especialista en Mercado
Inicio
3
2
Define en coordinación con los Departamentos de la SPI los Estudios Especiali zados que
requieren ser elaborados
Elabora Cronograma Anual de Estudios Especiali zados, con
apoyo de los Especiali stas y con base en las coordinaciones
real izadas con los Departamentos de la SPI
Envía v ía correo electrónico el Cronograma Anual a los
Especiali stas para su ejecución
Define las caracter ísticas técnicas y plazos de entrega del
servicio de elaboración de Estudios Especiali zados, teniendo en cuenta la
estructura definida para los Estudios Especiali zados
Coordina con el proveedor la ejecución del servicio y da
seguimiento al avance, a fin de asegurar su ejecución en los
plazos previstos.
7
1
1
5
Gestiona la contratación de los servicios de elaboración de un
Estudios Especiali zados de acuerdo con las características
técnicas definidas
4
Recibe por correo electrónico los entregables elaborados por
el proveedor y verifica que estos cumplan con las
características técnicas del TDR
8
¿Entregables cumplen TDR?
No
Si
Archiva los entregables del Estudio Especializado en el
expediente virtual del Departamento
10
Registra el Estudio Especial izado aprobado en la Lista Maestra de
Documentos de Información Comercial Especial izada,
especificando los controles apl icables
11
B. ELABORACIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
8.1
Reenvía el correo electrónico del proveedor con Entregables revisados al Coordinador del
Departamento de Intel igencia de Mercados
Remite observaciones al proveedor, mediante correo
electrónico, para su subsanación
8.2
UAAD
6
Realiza proceso de contratación del serv icio de elaboración de
estudio especializado, de acuerdo con la normativa
vigente.
Recibe y revisa los entregables verificados por el Especialista en
Mercado, y procede:
9
¿Conforme? No
Si9.1
Aprueba el Estudio mediante correo elect rónico dirigido al Especiali sta en Inteligencia de
Mercados
Envía observaciones v ía correo elect rónico al Especialista en
Mercado para que éste coordine con el proveedor su
subsanación
9.2
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
12/29
Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados
C. DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Especialista en Mercado
Organiza la presentación del Estudio Especializado, en un plazo máximo de t reinta (30)
días hábiles una vez aprobado éste
12
D. EVALUACIÓN DEL NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES
Responsable de Envío
Realiza la presentación del Estudio Especializado en el
evento dirigido a las empresas clientes de PROMPERÚ –
Exportaciones.
13
15
Almacena el reporte de envío de e-mailing en el expediente
virtual del Departamento y envía copia a su Coordinador.
16
Determina si la evaluación del nivel de satisfacción de los clientes externos va a ser
real izada por un tercero o por personal de PR OMPERÚ
20
21
Realiza proceso de contratación requerido, De acuerdo con la
normativa vigente
1
Recibe Reporte de e-mailing del Estudio Especializado y brinda
conformidad del envío, mediante correo electrónico, asegurándose que se produjo dentro de los plazos previstos
17
Si
¿Evaluación realizada por PROMPERÚ?
No
Gestiona ante la UAAD la Contratación del servicio de Investigación de Mercado
20.2
Comunica el hecho al Administrador del B oletín para que lo tenga en cuenta como
parte de sus actividades
20.1
Difunde el Estudio Especializado mediante el software de e-mailing y regist ra en la Lista Maestra de Documentos de
Información Comercial Especiali zada
Publica el Estudio Especializado en el SIICEX y regist ra en la Lista
Maestra de Documentos de Información Comercial
Especiali zada y comunica al Responsable del Envío
14
Envía Encuesta de Satisfacción del Cliente Interno al
Coordinador o Coordinadores de Departamento (sector) y
Especiali stas que correspondan
18
Recibe y tabula las respuestas de las encuestas de satisfacción del cliente interno, en un plazo
máximo de 15 días hábiles
19
UAAD
2
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
13/29
Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados
A los 5 días hábiles del cierre de cada semestre, lleva a cabo de forma semestral la Encuesta de Satisfacción a los clientes que
hayan abierto alguna Guía enviada dentro de dicho
periodo.
22
¿Encuesta realizada por PROMPERÚ?
No
Si
D. EVALUACIÓN DEL NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES
Responsable de Envío
Remite la Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo mediante el software e-mailing.
22.1
Recibe y tabula las respuestas de las Encuestas, en un plazo máximo de 15 días hábiles,
archiva en el expediente virtual el reporte de e-mailing y la base
de datos de resultados o el reporte del proveedor, según
corresponda
24
Coordina con el proveedor la real ización de la encuesta según lo establecido en los TDR, y Que
los resultados se envíen al Coordinador del Departamento
de Inteligencia de Mercados
22.2
Analiza los resultados de las encuestas en máximo 15 días
hábiles y toma las acciones correctivas y/o de mejora, de
ser necesario
25
Fin
Recibe los resultados obtenidos por el proveedor y dispone que
el Responsable de Envío los registre en el Tablero de
Control.
23
2
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
14/29
ANEXO Nº 2
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
15/29
ANEXO Nº 3
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
16/29
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
17/29
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
18/29
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
19/29
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
20/29
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
21/29
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
22/29
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
23/29
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
24/29
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
25/29
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
26/29
ANEXO Nº 4
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
27/29
ANEXO Nº 5
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
28/29
ANEXO Nº 6
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE ESTUDIO ESPECIALIZADO
Código:
PR-DX-EXP-004
Versión:
04
Página:
29/29
ANEXO Nº 7