ESCUELA DE POSTGRADO

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO DE LA EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIÓN

DE GRANOS “CARAVELI” S.A.

PRESENTADO EN LA ASIGNATURA DE:AUDITORIA FINANCIERA II

POR EL GRUPO 6 : HORMIGUITAS

ADRIÁN COTRADO ADUVIREYOLANDA PAREDES LINARESJORDANA VILDOSO DELGADO

DOCENTE: MG. CPC JOSE AGUILAR ALVAREZ

TACNA, ENERO DE 2003

AUDITORES ASOCIADOS S.C.

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

DE LA EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIÓN

DE GRANOS “CARAVELI” S.A.

1996

Av. Roosevelt Nº 1158 – 1162 – Santiago de Surco – Lima Teléf : 477-7502 - Fax: 247-2056

AUDITORES ASOCIADOS S.C.

A los señores Accionistas y Directores de:EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIÓN DE GRANOS “CARAVELI”

CIUDAD.

Muy señores nuestros:

Como parte de nuestro examen de los Estados Financieros de la EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIÓN DE GRANOS “CARAVELI” S.A., al 31 de diciembre de 1995, hemos estudiado y evaluado el sistema de control interno en la medida y alcance de los procedimientos de auditoría empleados, los cuales fueron necesarios para expresar una opinión sobre los Estados Financieros de la Empresa.

Como es de vuestro conocimiento el sistema de control interno contable de una empresa, tiene como finalidad principal salvaguardar los activos de la misma, asegurar que las transacciones se contabilicen adecuadamente y, que los estados financieros sean preparados de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados. Establecer y mantener dicho sistema es responsabilidad de la Alta Dirección, la que tiene que evaluar cuidadosamente el beneficio a obtener en relación con el costo de los procedimientos de control empleados.

Nuestro estudio y evaluación reveló algunas observaciones y recomendaciones que presentamos en las siguientes páginas, para ayudar a la Empresa en el proceso continuo del perfeccionamiento de sus controles. Tales recomendaciones no cubren necesariamente todas las debilidades que el sistema existente pudiera tener, dado que el alcance de nuestro estudio y evaluación no tuvo por objeto expresar una opinión sobre dicho sistema tomado en sus conjunto.

Aprovechamos la oportunidad para expresarles nuestro reconocimiento por la colaboración que nos ha brindado para el desarrollo de nuestro examen, el mismo que hacemos extensivo a todos los funcionarios y personal de la Empresa.

Lima – Perú, 3 de marzo de 1996

----------------------------------- (Socio)CPC Adrian Cotrado Aduvire Contador PúblicoMatrícula 13-057

Av. Roosevelt Nº 1158 – 1162 – Santiago de Surco – Lima Teléf : 477-7502 - Fax: 247-2056

EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIÓN DE GRANOS “CARAVELI” S.A.

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

I. INTRODUCCIÓN

Como parte integrante de nuestro examen de los Estados Financieros de la Empresa Nacional de Distribución de Granos “Caraveli” S.A., al 31 de diciembre de 1995, cuyo dictamen se presenta por separado, hemos revisado y probado el sistema de control interno contable y administrativo, para lo cual hemos aplicado Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, los cuales conjugan su concepto teórico general, con las Normas de Auditoría Gubernamental – NAGU aprobadas por resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22-09-95 y las Normas que contiene el Decreto Ley 26162, Ley orgánica del sistema Nacional de Control, las cuales regulan los exámenes de auditoría y los sistemas de control interno de las empresas con participación del Estado, así como otros procedimientos que fueron considerados de acuerdo con las circunstancias, con la finalidad de establecer una base de confiabilidad para determinar la naturaleza y oportunidad con que fueron elaborados los registros contables.

El objeto del control interno contable, es la de prever una razonable, aunque no absoluta seguridad respecto a la salvaguarda de los activos contra pérdidas derivadas del uso o disposición no autorizados y de la confiabilidad de los registros contables en la preparación de los estados financieros y mantenimiento de los activos bajo control.

El concepto seguridad razonable tiene en cuenta que el costo de un sistema de control interno, no debería exceder a los beneficios derivados del mismo y también reconoce que la evaluación de estos factores necesariamente requieren estimaciones y juicios por parte de la Gerencia.

Los procedimientos de control existentes en la EMPRESA NACIONAL DE DISTRIBUCIÓN DE GRANOS “CARAVELI” S.A. o en cualquier otra, cuya efectividad depende de la separación de funciones, pueden ser desvirtuados mediante colusión, de la misma manera, los procedimientos de control pueden ser intencionalmente burlados por la administración de una empresa, con respecto tanto a la ejecución y registro de transacciones como respecto de las estimaciones y juicios requeridos en la preparación de estados financieros, más aún la proyección del resultado de cualquier eventualidad de control interno a períodos futuros, está sujeta al riesgo de que los procedimientos puedan volverse inadecuados por los cambios en las condiciones existentes y que el grado de sujeción a los procedimientos establecidos pueda deteriorarse.

A. INFORMACIÓN RELATIVA AL EXAMEN

1. MOTIVO DEL EXAMEN

La Contraloría General de la República en uso de sus facultades mediante publicaciones efectuadas en el Diario Oficial El Peruano los días 22 y 23 de agosto, convocó a Concurso Público de Méritos Nº 013-95-CG, a efectos de designar Sociedades de Auditoría para realizar treinta y cinco (35) exámenes a los Estados Financieros y otros aspectos operativos. Para cumplir con este objetivo nombró una Comisión Especial de Designación de Sociedades de Auditoría mediante Resolución de Contraloría Nº 075-95-CG, Visto el Informe Nº 010-95-CG/CE el Contralor General mediante Resolución de Contraloría Nº 102-95-CG el 24 de Setiembre de 1995, designó a nuestra Firma AUDITORES ASOCIADOS S.C., para examinar los estados financieros e información complementaria (CONASEV) de la Empresa Nacional de Distribución de Granos “Caraveli” S.A., por el período comprendido del 1º de enero al 31 de diciembre de 1995, habiéndose suscrito el Contrato de Locación de servicios el 5 de noviembre de 1995.

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS

De acuerdo a lo establecido en las bases del concurso, así como, en la cláusula primera del contrato de locación de servicios profesionales de Auditoría Externa, el examen es de carácter financiero operativo, cubriendo los siguientes objetivos:

a. Emitir opinión sobre los Estados Financieros ajustados e información complementaria (CONASEV) al 31 de diciembre de 1995 de conformidad con la normatividad vigente.

b. Emitir opinión sobre la información presupuestaria requerida por la Contaduría Pública de la Nación.

c. Evaluar el control de Cuentas por Cobrar.d. Evaluar el programa de procesamiento de los datos, utilizado en el

sistema de comercialización para el desarrollo de sus actividades.e. Evaluar y verificar el seguimiento de la adopción de las medidas

correctivas en relación a las recomendaciones derivadas de acciones de control anteriores.

f. Evaluar la gestión de los procesos legales de la empresa en los aspectos laborales y tributarios.

3. ALCANCE

Nuestro examen a los estados financieros de la empresa, comprende desde 01 de enero al 31 de diciembre de 1995, los mismos que se han efectuado de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, Ley del Sistema Nacional de Control aprobado por Decreto Ley Nº 26162 y las Normas de Auditoría Gubernamental aprobadas por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG de 26 de Setiembre de 1995.

4. COMUNICACIÓN DE OBSERVACIONES

Como resultado de nuestra primera visita llevado a cabo el 14 de noviembre al 15 de diciembre de 1995, hemos efectuado la evaluación del Sistema de Control Interno, Financiero y Administrativo, cuyas observaciones resultantes de dicha evaluación fueron puestas en conocimiento de cada uno de los funcionarios; así como, también aquellas observaciones que se han encontrado como resultado de la segunda visita, para dar cumplimiento con lo dispuesto en la NAGU 3.60 “Comunicación de Observaciones”.

Nuestra comisión durante el desarrollo del examen en forma permanente ha puesto en conocimiento a los funcionares responsables, las observaciones emergentes de la acción de control a efectos que presenten sus descargos documentadamente, consecuentemente, en el presente informe sólo se incluye aquellas observaciones que no han sido descargadas y/o los documentos presentados para tal fin no han sustentado la observación formulada.

B. INFORMACIÓN RELATIVA A LA ENTIDAD EXAMINADA

1. Antecedentes y Base Legal

Empresa Nacional de Distribución de Granos “Caraveli” S.A., es una empresa estatal de derecho privado, constituida bajo la forma de Sociedad Anónima. Cuenta con autonomía propia para realizar sus actividades y es responsable de la comercialización de granos. Su objetivo es reducir el número de intermediarios entre el productor y el consumidor y evitar el alza injustificada de precios.

La Empresa Nacional de Distribución de Granos “Caraveli” S.A., fue creada por la Ley Nº 24012 el 28 de julio de 1981. Iniciando sus operaciones el 01 de enero de 1982.

2. Relación de Funcionarios de la Empresa

Nombres y Apellidos Cargo PeríodoFulano de Tal Gerente General Desde 1/1/95Napoleón Bonaparte Jefe de Contabilidad Desde 1/1/95Francisco Maturana Jefe de Créditos y Desde 1/1/95

Cobranzas

II. OBSERVACIONES

1. De la evaluación selectiva efectuada a los expedientes de 45 clientes que totalizan un monto de cuentas por cobrar de S/. 6 451 200,00 que corresponden a créditos antiguos concedidos sin tener en cuenta los requisitos

mínimos de seguridad y cuya probabilidad de recuperación no ha sido debidamente garantizada, se ha determinado lo siguiente:

- De las ventas efectuadas a los minoristas Sr. VALERIANO PERA y MARCELINO DIAZ, por un valor total de S/. 374 000,00, de los cuales se canceló el importe de S/. 133 000,00 mediante cheques, los mismos que fueron devueltos por falta de fondos, habiéndose evidenciado que no existe una adecuada política de evaluación de clientes, dado que a pesar de haber sido devueltos cheques por falta de fondos, se siguieron otorgando ventas al crédito a los mismos clientes.

- La Póliza de fidelidad presentada por “EL NORTEÑO” con la finalidad de proteger las operaciones, no garantiza la posibilidad de cobro inmediato, dado que las referidas pólizas sólo proceden para el caso de funcionarios pertenecientes a la misma entidad pública, tal como lo expresa la Ley Nº 18220.

- Existencia de saldos por cobrar con antigüedad hasta de tres años, siendo el plazo máximo establecido de un año.

- Los vendedores, a parte de encargarse de todas las gestiones para la realización de la operación de ventas, tiene facultad para aprobar el otorgamiento de los créditos; en muchos casos también efectúan labores de cobranza, los mismos que no cumplen con rendir cuenta periódicamente de los montos cobrados.

- No se efectúa investigación sobre la capacidad de endeudamiento del cliente.

- No se efectúan oportunamente gestiones de cobranza al vencimiento de los saldos.

- No existen monto límite de concesión de crédito por cliente.

La situación comentada se ha originado entre otros, a la falta de lineamientos o disposiciones internas que permitan garantizar una adecuada concesión de los créditos otorgados a los clientes y a que el Organo de Auditoría Interna de la empresa auditada no examinó el rubro de cuentas por cobrar, no teniendo en cuenta que el mismo constituía el 39,2 % del activo.

Lo comentado puede originar el riesgo potencial de incobrabilidad de los créditos otorgados a clientes.

III. RECOMENDACIONES

1. Sugerimos que el Gerente General a través del área de racionalización formulen una directiva para la adecuada concesión de créditos otorgados a los clientes.

Lima – Perú, 3 de marzo de 1996

----------------------------------- (Socio)CPC Adrian Cotrado Aduvire Contador PúblicoMatrícula 13-057