FILTROS

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

Autofiltro

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples.

Filtro avanzado

Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

AUTOFILTROS

Veamos lo diferentes filtros que podemos aplicar con la opción Autofiltro o filtro sencillo, prácticamente con esta opción tenemos es que seleccionar cual es el rango de criterios que queremos agrupar.

En un nuevo archivo de Excel en la Hoja 1 crear la siguiente planilla.

Para aplicar un filtro debemos realizar los siguientes pasos:

1. Debemos seleccionar la planilla completa.

2. Ir a la vista Datos

3. Luego dar clic en el botón Filtro.

4. Observe el botón que aparece al lado derecho de cada columna ese es el Autofiltro:

5. Por ejemplo podemos aplicar un filtro a la planilla que solo nos agrupe la información de los pacientes que son mujeres, ósea pacientes con sexo F, veamos como se haría el filtro.

a. primero debemos dar clic en el filtro de la columna Sexo, observe que opciones aparecen

b. Observe que solo nos aparecen los criterios de selección de la columna que son F para las pacientes mujeres y M para los pacientes hombres, como necesitamos que el filtro nos agrupe las mujeres solo debemos dejar seleccionado el criterio F y dar clic en Aceptar, Observe:

c. Observe como queda ahora la planilla con la aplicación del filtro, solo nos muestra las filas que cumplen con el criterio de la columna F y las demás filas se ocultan, observe también que el botón del filtro cambia a una imagen con un embudo lo que significa que a esa columna se le aplico un filtro:

Los filtros como se pueden dar cuenta son muy importantes a la hora de agrupar filas que cumplan con unos criterios específicos en una lista y más si esta lista de datos sea muy grande.

d. Ahora teniendo este mismo filtro si deseamos o queremos información mas detallada podemos aplicar otro filtro pero a otra de las columnas que no se les haya aplicado, por ejemplo que además de ser pacientes mujeres que solo nos muestre los que sean de la clínica Saludcoop.

e. Para esto damos clic en el filtro de Clínica y solo dejamos seleccionado el criterio Saludcoop y damos clic en Aceptar, observe:

f. Observe que la planilla se reduce aun más y solo nos muestra las filas que cumplen con los criterios de los dos filtros aplicados.

g. para volver a mostrar la planilla con la lista completa debemos ir al filtro cada columna donde se aplico y activar la opción Seleccionar todo y dar clic en Aceptar para nuestro caso debemos activar en las columnas Sexo y Clínica y no desaparecen los botones de los filtros.

h. También podemos volver a mostrar todas las celdas de la planilla dando clic en el botón Filtro , pero en este caso si se desactivan los botones de los filtros, observe:

Para aplicar un filtro diferente tendríamos que volver a dar clic en el botón Filtro y los botones aparecerán de nuevo en cada columna.

Autofiltros personalizados

Son los que permiten usar una condición o dos simultáneamente de acuerdo a operadores matemáticos o de selección, las cuales las dos se pueden cumplir o no.

Por ejemplo vamos a aplicar un filtro para que nos muestre los pacientes que cuyo costo de clínica sea mayor o igual a 100000 y menor o igual a 240000.

Como pueden darse cuenta aquí el filtro debe cumplir con los dos criterios de selección.

Para crearlo damos clic en el filtro de la columna Costo Clínica y luego nos ubicamos en la opción Filtros de número y damos clic en Filtro personalizado, observe como:

Observe la ventana que nos aparece, en esta ventana podemos satisfacer los dos criterios de selección de nuestro filtro, en los cuadros de la izquierda podemos seleccionar la operación matemática que vamos a utilizar, observe que en la mitad de los cuadros de opciones, hay dos operadores lógicos el Y y el O, el operador Y significa que las dos operaciones que elija y los criterios que digitemos deben cumplirse y el O significa que pueden cumplirse los dos criterios, o uno solo o ninguno. En los cuadros de la derecha debemos digitar el criterio que debe cumplir las operaciones matemáticas elegidas a la izqueirda:

Entonces vamos a configurar nuestro filtro en el primer cuadro de la izquierda dar clic en el botón de la flecha y seleccionar la opción es mayor o igual a, observe como:

En el cuadro de la derecha debemos digitar el criterio por el cual vamos a evaluar el operador matemático que para nuestro caso es que el Costo Clínica sea Mayor o igual a 100000, entonces únicamente escribimos 100000, observe como queda nuestro primer criterio de selección:

Ahora como los dos criterios deben cumplirse debemos dejar seleccionado el operador lógico Y.

Por último en el cuadro de abajo seleccionamos la opción es menor o igual a observe como:

En el cuadro de la derecha debemos digitar el criterio por el cual vamos a evaluar el operador matemático que para nuestro caso es que el Costo Clínica sea Menor o igual a 240000, entonces únicamente escribimos 240000, observe como queda nuestro segundo criterio de selección:

Damos clic en Aceptar y observemos como queda la planilla filtrada:

También podemos aplicar otros filtros si se necesitan en las demás columnas, como por ejemplo que nos muestre los pacientes hombres y que vivan en el barrio pandiguando.

Entonces vamos al filtro de la columna Sexo y seleccionamos M y en la columna Barrio seleccionamos Pandiguando y observe como queda filtrada la planilla ahora:

Vamos a cada filtro y escogemos Seleccionar todo para dejar mostrando la planilla completa.

También podemos utilizar los filtros personalizados para agrupar filas cuyo criterio comience con una letra determinada, o que termine por una letra determinada o por ambas cosas

Por ejemplo vamos a filtrar los pacientes que el nombre comience con la letra A y que termine también con la letra A

Entonces comencemos dando clic en el filtro de la columna Paciente luego nos ubicamos en la opción Filtros de texto y damos clic en Filtro personalizado, observe como:

En el cuadro de la izquierda seleccionamos la opción comienza por y al lado derecho digitamos A, el operador lógico es Y en el cuadro izquierdo de abajo seleccionas termina con y al lado derecho digitamos A y damos clic en Aceptar, observe:

Observe como queda ahora la lista filtrada, en la columna Paciente observe que hay dos pacientes que cumplen con los criterios de que el nombre comience y termine con la letra A:

Dejar la planilla para que se muestren todos los datos.

FILTRO DIEZ MEJORES

En este tipo de filtros podemos agrupar en una columna número los diez datos más altos o los diez datos más bajos o los 3 más bajos o los 3 más altos, eso depende de cuantos valores deseemos ver agrupados en el filtro.

Por ejemplo vamos a agrupar un filtro que nos muestre los 4 costos de clínica más caros.

Comenzamos dando clic en el filtro de de Costo Clínica, luego seleccionamos filtro de número y después clic en Diez mejores…, observe como:

Observe la ventana que nos aparece:

Como lo que nos piden es mostrar los 4 costos de clínica más caros entonces en el primer cuadro dejamos superiores y en el cuadro del centro reducimos el valor de 10 hasta cuatro y damos clic en Aceptar, Observe:

Observe como queda filtrada la planilla:

ORDENAR DATOS

Utilizando la planilla de la hoja 1, vamos a ordenarla alfabéticamente por el barrio:

1. Para ordenarlos seleccionamos toda la planilla.

2. Vamos a la vista Datos

3. Damos clic en el botón Ordenar

4. Observa la ventana que aparece:

5. En la opción Ordenar por podemos seleccionar la columna por la cual vamos a ordenar la planilla, para nuestro caso vamos a ordenar por la columna barrio, también podemos agregar el criterio de ordenación que puede ir ordenado de la A a Z y de la Z a A, si queremos agregar un nivel mas de ordenamiento solo damos clic en el botón Agregar nivel y lo configuramos a nuestro gusto, una, observe como:

6. Damos clic en Aceptar veamos que la lista queda ordenada alfabéticamente de la A a Z por el nombre del barrio, observe:

FILTROS AVANZADOS

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

Ejemplo 1: vamos a aplicar varios filtros avanzados teniendo en cuenta la siguiente planilla de datos creada anteriormente y a la cual solo se le ha aumentado la columna de Sexo.

Pregunta:

a) De la lista se necesitan los empleados que vivan en el barrio los sauces pero que sean mujeres.

Lo primero que debemos hacer es crear el Rango de Criterios, el cual debe estar ubicado en una posición que este vacía en la hoja de la planilla, por lo tanto vamos a ubicar el rango de criterios desde la columna H en adelante.

Ahora si vamos a armarlo, nos piden empleado que vivan en los sauces y que sean mujeres, es decir se sexo F. Para aplicar un rango de criterios se necesita el título de la columna a la cual se le va aplicar dicho criterio y el criterio, veamos como:

SEXO BARRIOF SAUCES

Este sería nuestro rango de criterios empleados mujeres (sexo F), que vivan en los sauces (Barrio Sauces).

Ahora solo queda ubicar estos criterios desde el inicio de la columna H, observe como queda:

Aplicando el filtro avanzado:

1) Seleccionar toda la planilla:

2) En la vista Datos, dar clic en la opción Avanzadas:

Aparece la siguiente ventana de configuración del filtro avanzado con el rango de lista ya seleccionado:

Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: quiere decir que el filtro se hace sobre la lista seleccionada es decir sobre la planilla.

Copiar a otro lugar: Si queremos mostrar el resultado del filtro en otra parte de la hoja, cuando se selecciona esta opción se activa la de Copiar a.

Rango de la lista: Es seleccionar la lista de datos a la cual se va a aplicar el filtro, en este caso es la planilla que seleccionamos al inicio, si no estuviese seleccionada, se da clic en el cuadro de rango y se seleccionan los datos, para este ejercicio el rango es A1:F11.

Rango de criterios: Aquí se seleccionan los criterios que se crearon para aplicar el filtro, para nuestro ejemplo es el rango H1:I2

Copiar a: Si se selecciona la opción Copiar a otro lugar, se debe en esta opción seleccionar la celda desde la cual se va a mostrar el filtro, para el caso de este ejercicio es la celda A15.

Solo registros únicos: Para que no muestre valores duplicados en el filtro.

3) configurar el filtro avanzado de la siguiente manera, todos los rangos puede digitarlos o seleccionarlos directamente desde la hoja, dar clic en aceptar:

4) Observe los resultados del filtro como quedan, a diferencia de los autofiltros la tabla de los datos no se reduce por que el filtro se configura en otra celda:

NOTA: Tenga en cuenta que en el rango de criterios los valores deben estar escritos idénticos, es decir de igual forma que en la planilla, ya que de lo contrario el filtro no saldría.

Ejemplo 2: Vamos a aplicar otros filtros avanzados usando la siguiente planilla de datos:

Para este ejercicio el rango de criterios vamos a ponerlo desde la columna G.

Pregunta 1: Se necesita filtrar los empleados que tengan Sueldo mayor a 650.000 y menor a 950.000.

Para este caso son dos criterios que se aplican a la columna Sueldo, además los parámetros deben llevar operadores matemáticos, los que se pueden usar en este tipo de filtros son:

> Mayor que< Menor que>= Mayor o igual<= Menor o igual<> Diferente

Para nuestro ejemplo utilizaremos > y < en los criterios, los cuales quedarían configurados de la siguiente forma en Excel, observe:

Como puede verse se usa el título de la columna dos veces aunque con diferente criterio en uno cuando es mayor y en otro cuando es menor, Excel no permite en estos filtros ponerlos en un solo criterio.

Ahora procederemos a configurar el filtro avanzado:

1) Seleccionamos la planilla completa, observe:

2) Damos clic en Datos y luego en Avanzadas y configuramos el filtro tal como se muestra:

Copiar a otro lugar

Rango de la lista: A1:E16

Rango de criterios: G1:H2

Copiar a: A19

3) Damos clic en Aceptar y observe como se muestra él filtro:

Pregunta 2: Se necesita filtrar los empleados Mujeres que tengan viáticos mayores o iguales a 150.000 y menores o iguales a 200.000

Como podemos ver en este caso debemos configurar 3 criterios, vamos a hacerlos debajo de los criterios anteriores dejando una celda de espacio, observe como:

Apliquemos el filtro avanzado:

1) Seleccionar la planilla completa:

2) Damos clic en Datos y luego en Avanzadas y configuramos el filtro tal como se muestra:

Copiar a otro lugar

Rango de la lista: A1:E16

Rango de criterios: G4:I5

Copiar a: A28

3) Damos clic en Aceptar y observe como se muestra él filtro:

Pregunta 3: Se necesita filtrar los empleados Hombres, de la sección Servicios, que tengan Sueldo mayor o igual a 650.000 y viáticos menores que 175.000

Como podemos ver en este caso debemos configurar 3 criterios, vamos a hacerlos debajo de los criterios anteriores dejando una celda de espacio, observe como:

Apliquemos el filtro avanzado:

1) Seleccionar la planilla completa:

2) Damos clic en Datos y luego en Avanzadas y configuramos el filtro tal como se muestra:

3) Damos clic en Aceptar y observe como se muestra él filtro:

Copiar a otro lugar

Rango de la lista: A1:E16

Rango de criterios: G7:J8

Copiar a: A33