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3º GRADO DE HISTORIA

Samuel Fierro Álvarez

ARCHIVÍSTICA Samuel Fierro


INTRODUCCIÓN

¿Por qué interesa la historia de los archivos a los historiadores y arqueólogos?

Es importante la proximidad institucional, no sólo la proximidad territorial para

ir a buscar un determinado documento (por ejemplo, referido a una parroquia, podemos

ir al propio archivo, al obispado e incluso al papado, pero también documentación

cultural, como instituciones referentes al patrimonio). También el interés económico

que despierte. También a quién perteneció el lugar si hablamos de ello. Hay que conocer

quien tiene competencias y a qué archivos van los fondos existentes.

Los archivos son fuente primordial en la creación del conocimiento histórico. El

problema es que muchos historiadores no saben cómo se crean, qué contienen y cuánto

se ha perdido y, por tanto, su contexto.

JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET Bibliografía básica para archivística


TEMA I - LOS ARCHIVOS DE LA ANTIGÜEDAD

Se podría dividir en dos la periodización de la historia de los archivos y

archivística: una época pre-archivística hasta el siglo XIX y un periodo archivístico,

donde encontramos reflexiones teóricas sobre el tema. Hay un desarrollo de la gestión

documental.

Archivos de palacios mesopotámicos

En el Creciente Fértil tenemos la cuna de la escritura con una evolución muy

lenta, de sistemas muy complejos hasta la escritura de alfabeto. La pérdida masiva de

archivos puede hacer ver que no se utilizaba mucho el documento, pero esto no es así.

Las sociedades complejas del cuarto milenio conservan documentos de contabilidad

(algo fundamental que ha llegado hasta la actualidad, son los derechos y tributos), la

transmisión de conocimientos (por ejemplo, astronómicos, agricultura) y la memoria del

poder (crónicas, mitos…).

La diplomática establece que cualquier documento debe tener una forma

determinada según su función. Por tanto, una sociedad que opere convenientemente

debe realizar estas diferencias. Se trabaja a través de formularios que a lo largo del

tiempo sean recuperables y útiles. El documento de archivo es un documento bien

formalizado, perfectamente distinguible de una falsificación gracias a las validaciones.

Existe una tipología diplomática variada. Tenemos, comúnmente, tablillas

enceradas (como las procedentes de Nimroud, de marfil). El Código Hamurabi ordena

inventariar el archivo para beneficiarse de ello (recibir rentas en su mayoría). Hay

redacción cotidiana de registros contables. Se acredita el uso sistemático de estos

documentos contables. Hay diferentes tamaños y formatos según los tipos

documentales, no se necesita prácticamente leer, se sabe por eso. Están datados por mes,

no por año, pues se debe hacer cuanto antes. Hay una escasa identificación de los

protagonistas del documento. El rey no se nombra, pero si los responsables de

administración, como los ministros. Hay una ordenación en estanterías, aunque hoy está

perdida, y consecuentemente falta información.


Los palacios y templos disponen de un espacio específico para los archivos

privados, pues existe un concepto patrimonial, acceso restringido incluso dentro de la

propia organización. Se da una mezcla de fondos documentales y bibliografía técnica

(por tanto, no todo tipo de libros, sirven para el propio funcionamiento de la

institución). Se crean unidades de instalación de estas tablillas desarrolladas y con

criterios claros de organización.

Alrededor de 2250 a.C. se sella por circunstancias violentas el yacimiento de

Ebla (Siria). Se encuentran unas 10.000 tablillas de barro en lengua semítica, algunas

dispersas y otras en un gran archivo palacial donde se pudo llegar a realizar una

reconstrucción parcial de las estanterías pegadas a la pared que contienen diferente tipos

de documentos perfectamente organizados (hay decretos reales, correspondencia,

conjuraciones, libros técnicos y muchísima contabilidad). Aunque en otras ciudades no

han aparecido estos archivos, hay que pensar que sí existían y que se han perdido.

El archivo suele ubicarse vinculado a la sala ceremonial, lo que da muestras de

la ocupación de un lugar central, importante. Hay estantes de madera, algo que se sabe

gracias a los restos de los agujeros del suelo. Grandes baldas de 80 centímetros de

profundidad para aguantar el gran peso que hay. Junto al archivo central mencionado,

tenemos otros depósitos menores, generalmente con documentación económica.

Archivos egipcios

Tenemos el Archivo de Amarna, del siglo XIV a.C., con 300 tablillas

cuneiformes con correspondencia diplomática, acuerdos entre diferentes poderes, el

Archivo del templo funerario de Abusir, con información económica sobre la

comunidad sacerdotal. Y la pintura del hipogeo de Tjay del 1232 a.C., el secretario del

faraón, representando una cancillería con su jerarquización.


Los archivos de Ugarit

Volvemos a Siria, tenemos una escritura alfabética anterior a los fenicios, en el

siglo XIII. Tenemos 30 caracteres. En el yacimiento se encuentran varios archivos,

diferenciando los palaciales de los que no. El palacio real fue excavado y contenía unas

1200 piezas con contratos, contabilidad o tratados. Por otra parte, en la casa de

Ourtenou aparecen 600 tablillas, parece que con un ejercicio de formación de escribanos

con su archivo privado. Por tanto, hay una diferenciación de los archivos públicos de los

privados. Aquí también la forma determina la función.

Archivos de la Grecia Clásica y Helenística.

Fuerte arraigo de la civilización de lo escrito. Las leyes se escribirán y

publicitarán desde el siglo VII a.C. El problema está en garantizar el contenido del texto

y su conservación, por lo que suelen realizarse en materiales perdurables (mármol,

metales…). Hay cierta alfabetización, al menos desde el siglo V a.C., se estima entre el

10 – 15%. Por tanto, se da un hábito epigráfico y publicitario.

Atenas es muy importante por temas como la democracia, filosofía… La

información es muy limitada, debemos sustentarnos en gran medida en la epigrafía.

Tenemos documentos copiados en piedra (tratados, decretos de gobierno, cuentas de

construcción de templos, inventarios de bienes…). En las situaciones de conflicto

también se suele utilizar este soporte en piedra, no el original (en él falla la validación.

Sí existen fases previas del documento realizados en soportes blandos (papiro o

madera). También sabemos de la existencia de secretarios, grammateis encargados de la

conservación de archivos. Quizá la civilización griega no distingue claramente original

de copia, y domina el valor público del documento de piedra, por lo que la principal

validación de lo escrito es por su publicidad (todo el mundo lo ve, se colocará en un

lugar público).

Algunos de los documentos comunes son los contables de los magistrados o

templos, lista de convocados a las campañas militares (la ciudadanía implica servicio

militar), noticias de juicios expuestos ante tribunales. Estos son los que podemos

encontrar expuestos. Respecto a los no expuestos tenemos los actas de juicios, listados

de ciudadanos, documentos financieros (deudores del estado, arrendadores de

impuestos, minas, tierras…), cuentas anuales de gastos, sometidas a auditoría.


Por tanto, hay un enorme movimiento de documentos públicos donde muchos se

realizan en soportes no perecederos. Tenemos una institución, el archivo, es un

depósito. Existen noticias sobre el archivo. Se guardará todo aquello que puede ser útil.

Efialtes funda el archivo para contener estos documentos. El archivo tiene un

reconocimiento en una sociedad, tiene que ver con la importancia de la administración.

El archivo se localiza en el edificio del Senado, al Sur del ágora, un lugar central y de

máxima importancia, se le llamará archeion. El primero del que tenemos noticias se

conserva desde mediados del IV en el Metroon. Se guardan las leyes, decretos de

gobierno, actas del senado (que registran las decisiones, regidas por unas normas),

documentos judiciales y financieras, además de documentos privados (los particulares

depositan sus fondos en el archivo, reconociendo al archivo un lugar con notable

protección). Los archivos no conservarán información histórica sino documentos útiles

para la gente. Se pueden incluso utilizar muchos años después para acreditar

determinada cuestión. Plutarco, por ejemplo, afirma haber visto textos originales de las

leyes de Solón, del siglo VI a.C. El sistema es limitado, estamos lejos del uso reciente

de documentos para preservar información y derechos. Prevalecerá el valor simbólico

sobre el administrativo. Su conservación de estos documentos no es perpetua, es

limitada y parcial. El archivo del Metroon no será un archivo organizado, sino un

simple almacén de textos.

Archivos públicos y privados del mundo romano.

Estamos ante una memoria perdida, hay una desaparición total. Se advierte que

no estamos ante una idea de primitivismo, sino que existe la burocracia, como señala

Nicolet. Una vez percibido esto, los historiadores pretenden conocer un sistema

archivístico complejo. El tamaño de la República y el Imperio no puede sustentarse en

una transmisión oral, sino que hay una gran escritura de diferentes cuestiones

administrativas con validaciones. Hay una vinculación entre el documento y la entidad

productora. Cada archivo es el reflejo de la institución o persona, por lo que hay que

saber qué documento pueden existir en cada lugar. El propietario del archivo conservará

lo que le interesa únicamente. El archivo está en el Senado, en el tabularium.

Según Plutarco el primer archivo es del 509 a.C. del cónsul Valerius Publicola.

Ese año es el del final de la monarquía, se vincula la idea de República Romana con la


conservación de documentos y el establecimiento de garantías. Se ubica en un lugar

central, cercano al Templo de Saturno en el extremo del foro, se conservan las tabulae

publicae. Será reconstruido entre el 78 – 60 a.C. en un grandísimo edificio. En el 444

a.C. los censores se ocupan de su control. Estos magistrados se encargan de las listas de

censos, actas del Senado, registros financieros.

Pese a estas realidades, hay que tener en cuenta las limitaciones de esta primera

época. Durante mucho tiempo la transmisión de órdenes entre magistrados se hace de

forma oral. Algunos magistrados escribirán y conservarán a título particular los

comentarii relativos a su actividad, que tomarán valor oficial al final de la República.

En plena época republicana, a partir del siglo II a.C. se crea una fuerte

maquinaria administrativa y un sistema sólido de registro y control documental. Hay

documentación fiscal (censos y cuentas), militar (reclutamiento, abastecimiento…),

diplomática (tratados), de justicia, finanzas privadas…

Hay una gestión pública del suelo comporta redacción de documentos complejos

de carácter público, con cifras y localización (catastro). Un ejemplo son las

centuriaciones para los licenciados del ejército. Quizá se remontan a las del siglo III

a.C. La base de la reforma agraria de los Gracos es imposible sin existir un

conocimiento previo de los bienes disponibles, exigiendo títulos de propiedad.

También existen precisas contabilidades sobre el abastecimiento de trigo a

Roma, desde la producción hasta el reparto. También tenemos archivos sacerdotales,

gracias a los testimonios epigráficos se identifican informes anuales recogidos en

códices conservados en los templos. Será documentación administrativa, la

organización interna (sacerdotes, elecciones, magistraturas…) o la descripción de ritos

que forman la tradición de la religión romana.

Según Cencetti, los archivos de la Roma republicana pueden distinguirse.

Tenemos los archivos de la Comitia, del poder legislativo. El Archivo del Senado,

donde Julio César impuso la redacción de actas de sesiones. Los Comentarii de los

Cónsules, archivos de censores, pretores, cuestores, gobernadores provinciales…

Parece existir una ordenación interna basado en la jerarquía. Tenemos un fondo

de archivo donde se encuentran varias secciones (personal, gobierno, secretaría, títulos

de propiedad…) que a su vez se pueden ramificar en sub-secciones. Cada sección estará

formada por series de documentos homólogos (por tanto, son todos iguales y solo


cambian algunos datos determinados). El libri sententiarum reúne las actas de lo tratado

y decidido en el Senado, los documentos de las votaciones en comitia (se conservarán

actas, pues no tiene ningún interés conservar toda la documentación y se destruye),

leyes y decretos, rogationes de leyes y plebiscitos, censos del pueblo, de caballeros,

tabulae iuniorum, elenco de senadores, inventarios de bienes, contratos con

arrendadores, juicios, sentencias, cuentas, salarios (no hace falta estudiar este listado).

La gestión cotidiana de todas las magistraturas generaba series documentales

que se custodian en el archivo público. La propia conservación en el archivo se

convierte en prueba de valor. Por ejemplo, un senadoconsulto falso archivado será

tenido por válido hasta que no se pruebe su falsedad.

Llegando al Imperio, se lleva a cabo una reorganización. Estamos ante nuevas

necesidades. Se requiere el reparto y explotaciones de las tierras conquistadas. Existen

textos complejos con informaciones cifradas (numeradas) y con posibilidades de

localización geográfica. Se conservan duplicados en Roma y las provincias. Hay un

conocimiento de la propiedad y geografía cada vez más creciente. Se emplean juicios.

También se tiene en cuenta la fiscalidad y la gestión del territorio.

Según Suetonio, a la muerte de Octavio éste dejó al Senado un informe sobre el

estado del Imperio bastante preciso.

Tenemos archivos centrales reorganizados por Tiberio en el 16 d.C., forma una

comisión para ordenar los archivos y profesionaliza el trabajo archivístico (gente que se

dedica a ello solamente), existiendo una gestión cotidiana, diaria. Hay archivos de

Derecho e Historia, donde Polibio era el encargado del tabularium en tiempos de

Claudio.

Tenemos diferentes administraciones, siendo la central el tabularium principis,

pero cada vez habrá cada vez mayor ramificación. Tenemos tabularia provinciales, con

documentos del catastro, listas de censos, registros de nacimientos desde Marco

Aurelio, otros tabularia en canteras, minas explotaciones agrícolas… según Frontino la

dirección de acueductos conserva proyectos de obra, costes, listas de usuarios,

documentos de contencioso, lista de funcionarios, llegando al ámbito municipal, con

actas, registros contables, copias de particulares (personas privadas depositan sus

fondos propios por la mayor protección que se da aquí). Por último, tenemos los

tabularium castrense o el tabularium legionum, además de archivos privados.


En cuanto a los soportes, el más utilizado es al papiro. El tallo de la planta se

saca y se disponen en retícula para dejarlo secar. Tendremos grandes rollos estudiados

como unidades mayores que el documento. Por tanto, entre la serie y el documento

podemos tener un expediente, en los papiros los tomoi synkollesimoi, como las

resoluciones del prefecto, documentos notariales (conservados en rollos de papiro,

pasan por delante de los tabelliones que da fe de diferentes tratos), declaraciones de

censos o recibos bancarios.

Todos estos rollos son importantes porque revelan esta unidad archivística

superior al documento. Suelen reunir originales, no copias. Están articulados por un

factor común, ya sea su tipología, otorgante, destinatario… Generalmente son

documentos públicos, principalmente declaraciones. El orden que se establece será

alfabétito, topográfico… según de su tipo. Se numeran las hojas para facilitar la

referencia.

Respecto a los archivos municipales, se extienden incluso en las localidades

menores según la lex irnitana. Pueden estar en un edificio propio, como el caso de

Munigua. Las tabulae ceretae (tablillas enceradas) como soporte principal, también

puede existir el libri de papiro. Junto al fondo municipal, puede haber también archivos

de particularidades. Existen numerosas series en estos archivos. Estos archivos se

reúnen y ordenan, no son depósitos muertos de documentos. En Lambaesis se ha podido

identificar un archivo, pero no su contenido. Hay aquí un archivo corriente, el

administrativo y otro general de la legión.

Los archiveros tienen amplias funciones, conserva, reproduce y validación

(actualmente no validan). Es una profesión reconocida, se documentan 19 archiveros en

el Palatino en el siglo II. Hay una organización de los grandes archivos por secciones

ordenadas cronológicamente. Hay falsificaciones y expurgos, destrucción organizada de

fondos documentales. Aparece un término nuevo, archivum, del griego archeion.

La constante en todas las épocas es la destrucción de archivos, siempre hay

intereses en la destrucción. También pueden existir abandonos.


Conclusiones

Sabemos poco de la archivística del mundo Antiguo, tenemos una pérdida

prácticamente total que hizo que esta cuestión fuese olvidada, aunque en los últimos

años existen algunos estudios. Las fuentes son muy limitadas, existen hallazgos

arqueológicos encontrados de forma muy afortunada. Nos podemos apoyar también en

fuentes normativas, textos narrativas, epigrafía…

Los archivos contienen documentos para la gestión, son propiedades y

organización de las personas. Los soportes van a ir cambiando y las formas de trabajo,

tenemos soportes ligeros, de mejor conservación, pero de peor almacenamiento, son las

tablillas de barro, enceradas o el papiro. Hay un valor del documento en cuando a la

administración de riqueza, la monumentalización de las leyes y el establecimiento de

contratos. Se lleva a cabo una mejora de las validaciones, pues un documento sin

validación no se conserva.

Archivo: conjunto orgánico de documentos acumulados por una institución o

persona como reflejo de su actividad y para preservación de sus derechos. Se aproxima

esta definición a la contemporánea. Los archivos pueden ser del poder, públicos o

privados, por tanto se identifican con su titular. Su clasificación se lleva a cabo a través

de series de documentos homólogos, existiendo una organización cronológica o

topográfica mayoritariamente. Habrá una instalación en cofres, estantes y edificios

propios para el archivo.


2.- DEL FIN DEL IMPERIO AL AÑO 1000

Nos encontramos con una imagen tradicional que debería ser matizada. Había

una opinión de ruptura total, pero la revisión de datos disponibles obliga a retrasar y

suavizar los términos.

Gregorio de Tours narra la destitución de Giller, obispo de Reims, siendo

juzgado por un tribunal regio por un intento de asesinato y destitución del Rey de

Borgoña. Lo que nos importa es que el proceso judicial se basa en testimonios escritos,

como la convocatoria de los miembros del tribunal. Las pruebas escritas hacen fe y el

obispo de Reims presenta documentos en su defensa, pero el Rey y su refendario las

rechazan, pues había un defecto de forma, muy importante incluso en la actualidad. Se

deberá enfrentar a un nuevo delito por falsificación. Existen archivos vinculados al Rey

itinerantes. El perfil del archivo se irá difuminando, pues estará unido al tesoro real o

bibliotecas. En los archivos de Chulperico I se encontraron bases para la condena del

obispo.

Respecto a la tipología, tenemos:

• Títulos de propiedad, del VIII al XIII conocemos una gran cantidad de esta

documentación, es la gran mayoría de lo encontrando. Tenemos propiedades de

tierras, templos… siendo una sociedad profundamente religiosa y con pocos

datos sobre el comercio. También existe la documentación sobre las personas, su

propiedad, lo encontramos hasta el siglo XII, no es un sistema esclavista pero

aún existe.

• Instrumentos contables: en menor medida encontramos este tipo de documentos.

En Rávena tenemos una lista de mediados del VI con prestaciones en dinero,

especie y trabajo recibido por la Iglesia de la ciudad (es la única sede episcopal

que conserva un documento así). En Tours también se conserva una lista con el

estado de los servicios recibidos por la abadía de San Martín en la segunda

mitad del siglo VII, de renovación anual. Se registran más de 1350 personas.

• Los polípticos, documentos administrativos. Sirven para ejercer los derechos del

propietario detallando sus bienes. Un ejemplo es el de Irminón.


Se irá modificando el valor del documento escrito. Se perderá la noción de

archivo público, que se irá concentrando en algunos pocos lugares que mantienen la

tradición. Se pasa de las municipalidades a la Iglesia.

Dentro de la Iglesia se diferencia entre las catedrales y monasterio.

• Catedrales: La Iglesia romana será la que conserve muchas escrituras, heredando

el poder y la cultura de la época anterior. Se habla de un Chartarium Ecclesiae

Romanae. Tenemos registros (se toma nota de todo lo mandado) pontificios

desde Juan VIII. Roma se convertirá en un archivo cuidado. En la primera

época, desde tiempos apostólicos, los Papas conservan cartas, actas martiriales y

otros documentos similares en el scrinium o chartarium (otros nombres para el

archivo). El archivo pierde sus propiedades y se funden funciones con las de las

bibliotecas, perdiendo eficacia. Se desplazará con los Papas según sus

residencias. Será en 649 cuando se fija en San Juan de Letrán, pero se ha

conservado muy poco, el papiro se ha perdido en su mayoría y hay que esperar

hasta la aparición de pergamino.

• Monasterios: tenemos una escritura como forma de oración, se copian códices.

La regla benedictina habla de la importancia de una biblioteca y la conservación

se considera parte del trabajo. Remplazan a los municipios siendo los

depositarios de archivos de los laicos, siendo muy importante la protección de

Dios. Tenemos el ejemplo de la abadía de Saint-Gall en Suiza, donde está la

mayor colección de originales de la época carolingia. Es curioso por situarse en

un lugar muy aislado. Tenemos 763 documentos privados del periodo entre 720

– 981, con una gran importancia del pergamino. Estos documentos serán

conservados plegados (el pergamino significa que haya un cambio y ya no se

enrolle como con el papiro). Otro ejemplo, en Italia del Sur, tenemos el

monasterio de la Cava dei Tirreni, fundada en el siglo XI pero que tiene 104

originales desde finales del siglo VIII, hay una incorporación de archivos (se

recibe una propiedad y todos aquellos pergaminos que registran datos de esta

propiedad). Hay una integración de archivos laicos y eclesiásticos. Tenemos casi

500 suscripciones autógrafas de laicos y eclesiásaticos, por lo que no hay que

pensar en un gran analfabetismo. Se suele conservar mayoritariamente en rollo,

pues hay papiro.


También existen archivos regios. Se sabe poco sobre ellos, siendo un caso

notable el de la cancillería merovingia, continuando con la administración provincial

romana.

El Reino vándalo en el Norte de África seguirá con este ejemplo, las tablillas

albertini con un ejemplo, escriben sobre tablillas en cursiva romana, escribiendo encima

de la madera con tinta. Son 45 tablillas sobre madera de cedro fechadas de finales del

siglo V, con una administración que apenas cambia respecto a la anterior y con unos

tipos documentales como en otros casos, transacciones de tierra del fundus, cartas de

dote de una mujer, venta de un esclavo y declaraciones de cuentas del fundus.

Tenemos también archivos de grandes y pequeños magnates, la aristocracia. Un

oficial local carolingio, Folcwin de Rankwel tiene 27 documentos en Austria. Totone di

Campione y su parentela tienen 22 documentos del siglo VIII – IX sobre propiedad: 14

originales relativos al grupo familiar y 8 referidas a la Iglesia familiar de San Zenón

(protección a la Iglesia a cambio de dinero por ejemplo).

Brown demuestra que en los siglos VI – IX los laicos conservan archivos para su

empleo en juicios. Los formularios acreditan que los archivos son protegidos, valorados

y reemplazados en caso de destrucción. El problema es que no sabemos su valor

simbólico o si los propietarios sabían leer y escribir. Los documentos se ligarán a la

memoria oral y la comunicación simbólica.

Para la primera mitad del siglo IX apenas hay documentos originales, solo

tenemos uno de 803. Se encuentra un documento de un particular vinculado a una

Iglesia que se aproxima a lo de época visigoda, lo que nos habla del mantenimiento de

determinadas prácticas. Tiene una estructura diplomática sólida y citas bíblicas. Por

tanto, se saben utilizar ciertos elementos diplomáticos en este siglo IX. Ejemplos de

archivos medievales tenemos el de la Catedral de Oviedo, tenemos un tumbo de Samos

del siglo XIII. Se está copiando o recreando un testimonio del siglo X, donde se recogen

algunos términos vinculado a un archivo. Se dice que el que manda es el Rey y el

Obispo, un dato que puede dar credibilidad al documento.

Parece que se empiezan a realizar añadidos al documento, como puede ser la

escritura en la parte posterior. Se suele escribir sobre la cara interior del pergamino,

pues al plegarse la parte que queda al exterior difícilmente se conserva. En caso de


existir alguna anotación, pueden ser relativas al contenido, que pueden ser anteriores a

su integración en archivos eclesiásticos.

Hay que llegar a una época más tardía, pero aún en la Alta Edad Media, para

encontrar inventarios. En Sant Gall tenemos 93 notas dorsales de una misma mano a

principios del siglo IX que permite creer en una tarea sistemática de descripción. Hacia

el 840 parece que hay una ordenación sistemática basada en criterios geográficos, hay

36 áreas definidas por números, quizá con ello se vinculan 36 unidades de instalación y

una subdivisión entre documentos reales y privados.

Se irá considerando el archivo como un tesoro. Se dará una confusión entre

archivos y bibliotecas, sobre todo en el ámbito eclesiástico desde la Antigüedad Tardía.

Tenemos un gran peso de las unidades de conservación móviles, como las arcas y

cofres, a diferencia de época romana. No comienza a ser rara la práctica de escribir

varios documentos en un mismo documento supone que no tenemos un soporte

normalizado.


TEMA III - MUTACIÓN DOCUMENTAL Y MUTACIÓN ARCHIVÍST ICA

Estamos alrededor del siglo XI. Parece existir un debate historiográfico sobre la

mutación feudal. La imagen clásica en el siglo XX supone una mutación completa en el

curso de unas pocas décadas en torno al año 1000. Tenemos una crisis de los tribunales

públicos y, por tanto, del sistema de justicia, además de la prevalencia de los lazos de

las personas y la crisis de la esclavitud (reformulación en siervos). Se basa en grandes

monografías regionales, por ejemplo Duby sobre Mâcon, Bonnassie sobre Cataluña

(donde destaca el archivo laico de los Condes de Barcelona) o en el Lacio con Toubert.

Respecto a la mutación documental, en los años 90 algunos autores desplazan el

peso del cambio a la transformación de los formularios documentales. Por tanto, hablan

de un cambio progresivo que en un determinado momento es vistoso. Hay un nuevo uso

de documentos, pero ello no significa la conservación sistemática en los archivos.

Sobre la mutación archivística, vemos como hay una transformación de la

memoria social en torno al milenio. Hay un gran protagonismo de las instituciones

eclesiásticas en la función memorial a través de la conservación documental. Tenemos

una toma del poder monástico de la escritura, donde las instituciones eclesiásticas

monopolizan la producción documental. Sus archivos se convertirán en centros de

referencia.

Estamos ante un doble proceso de selección. Primero se selecciona la forma de

los documentos, se modifican los textos originales para amoldarlos a nuevos

formularios, intentan recrear una imagen del pasado. En segundo lugar, tenemos la

selección del contenido, al proceder a una destrucción a menudo sistemática de la

documentación previa, se conservarán mayoritariamente los títulos de propiedad sobre

la tierra poseída.

La documentación conservada en estos siglos XI –XII es la que interesa, la

memoria de los patronos de las instituciones eclesiásticas. La documentación de uso

corriente se ignorará. Se ve como la función conmemorativa reemplaza a la función

jurídica y administrativa del archivo.


Archivos eclesiásticos

Los cartularios son instrumentos archivísticos. No debemos considerarlo como

la suma de documentos. La ordenación de ellos en el cartulario es muy importante,

representa en sí misma una historia. La ordenación puede reflejar una ordenación física,

de forma espacial y por otorgante. La idea es que para elaborar el cartulario es necesaria

la organización previa de los fondos documentales de la institución.

Tenemos también los partidos de cartularios. El estudio codicológico de los

cartularios demuestra sucesivas campañas, son cuadernillos sueltos con selección de

documentos que se copian para usos particulares.

Hay también pancartas como instrumento archivístico. Es la reunión de varios

testimonios documentales de una única pieza que puede ser objeto de nueva

confirmación. No abarcan toda la riqueza documental, sino que se adaptan a situaciones

específicas.

Habrá una incorporación de archivos con la constitución de grandes masas

patrimoniales, no hay muchos documentos eclesiásticos. Se necesita una incorporación

de series documentales previas. Tenemos descripciones archivísticas como notas

dorsales que permiten aislar compañas de descripción. Generalmente el archivo se

ordena en situaciones de crisis. Un estudio ejemplar es el de Santa Cruz de Coimbra.

Documentos reales y su conservación

Se habla de la administrative kingship (monarquías administrativas). Existe una

ampliación del territorio, por lo que necesitan nuevos elementos de articulación. Se

crean procedimientos fiscales muy depurados (al igual que en la Iglesia) y reformas en

la administración. En Inglaterra tenemos, como punto de partida, la conquista normanda

(1066) y la creación del Domesday Book. Las reformas de Enrique I (primer tercio siglo

XII) son importantes, tenemos un grandísimo número documentación, existiendo una

mayor conservación que en otras zonas. Se concentra el tesoro real en la abadía de

Westmintser, por lo que de nuevo tenemos un espacio de archivo. Tenemos el

Domesday Book, rolls fiscales anteriores a éste, registros de los bienes del patrimonio

real, cuentas anuales del exchequer (nombre que llega hasta nuestros días para el

ministro inglés), tratados diplomáticos, pesquisas regionales que actualizaban el


Domesday Book o registros de writs reales. Hay una continuidad institucional hasta la

actualidad.

En Francia tenemos una nueva rearticulación, tenemos una organización algo

más tardía, en tiempos de Felipe Augusto (siglo XII). Pierde el tesoro ante Ricardo

Corazón de León en 1194, perdiendo con el archivo corriente. Se van creando depósitos

fijos, siendo destacables la abadía de San Víctor de París y el Palacio Real. Comienza a

hacer cartularios y registros y crea tres auditorías anuales de ingresos fiscales.

En León y Castilla vamos a encontrar una organización cancilleresca con una

articulación de la oficina, la jerarquización de los documentos y la preparación de ellos

para su conservación vinculada a los titulares de la cancillería: Catedral de Santiago de

Compostela y de Toledo.

El archivo condal de Barcelona tendrá cada vez mayor peso. La documentación

conservada desde el siglo X es abundantísima, pero no hay que pensar en que existía

archivo en esa época, sino que son documento incorporados al archivo real

posteriormente, no podemos hablar en 1137 aún de archivo (datos a través de un juicio

establecen que no existía, de hecho muchos juicios se pierden por falta de documentos).

Se desarrolla intensamente la fiscalidad en el siglo XII con libros de cuentas.

Canellas aventuraba sin pruebas que las capillas reales creadas por Sancho

Ramírez y especialmente Montearagón pudieron servir de archivo de Aragón, pero no

existen pruebas muy sólidas. Se conserva en San Juan de la Peña.

Estamos ante una conservación anecdótica y selectiva. Se conservan documentos

que acreditan la legitimidad del linaje y las bases de su autoridad. Parece ser que se

depositan en arcas, a menudo en itinerancia junto a la Corte.


TEMA IV – LOS ARCHIVOS REALES DE LA BAJA EDAD MEDIA

Persiste la tradición de un poder sustentando en la riqueza y la fuerza. Estamos

en un momento de avance hacia la institucionalización del poder real con una

importancia creciente de los órganos de gobierno frente a la figuro poderosa del rey.

Aparecerá pues un agente nuevo, la administración, y con ella los letrados.

Lo primero que se crea será la cancillería para que posteriormente surja el

archivo, pero aún en el siglo XIII se manifiesta cierto desinterés por parte de los

monarcas por la conservación de su patrimonio documental y su memoria dinástica.

Tenemos datos de que Jaime I ordena a Valencia en 1258 conservar los privilegios

reales en caja fuerte, pero él no los posee. La recuperación de la noción tardoantigua de

archivo (público) por algunos juristas de finales del siglo XII es paralela a la

recuperación del Derecho Romano y su noción justinianea del Corpus Iuris Civilis. Se

dará una definición jurídica del archivo y este ius archivi se mostrará como atributo de

soberanía, pues el archivo tiene esa fe pública que es trasmitida también a todos los

documentos que custodia. Su gestión solo se corresponde, al principio, al Emperador y

al Papa, pero ya en el siglo XIII los reyes incorporarán esta potestad.

Habrá un importante desarrollo del documento desde su utilidad jurídica a la

administrativa, siendo una muestra de ello es la disminución de producción del

documento solemne y el desarrollo de la documentación administrativa como actas de

órganos de gobierno, registros de documentos expedidos o libros de cuentas.

El papel se irá erigiendo como el soporte más utilizado, siendo su empleo

masivo a partir del siglo XIV con su formato más común del cuaderno. Hay la

necesidad de mantener el orden en las series documentales, lo que motiva la producción

de libros de documentos.

Hay un interés creciente de la conservación, pues su objetivo primordial es la

consulta. Aún así, a finales del siglo XIII los archivos regios aún no tienen los fondos

perfectamente disponibles, como muestra el ejemplo inglés de que en 1291 Eduardo I

renuncia a sus derechos sobre Escocia porque no se logra encontrar la documentación

que así lo acreditaba en sus propios archivos.


El caso de la Corona de Aragón

El Archivo Real de Barcelona será el predecesor del Archivo de la Corona de

Aragón, quizá siendo el más antiguo de Europa. La primera mención que se tiene de él

es de 1180 (menciones existentes y referencia en el Liber Feudorum Maior), aunque se

tiene duda de su validez histórica. Se sabe que Alfonso II (reinado de finales del siglo

XII) aporta documentos al archivo, aunque es una documentación acumulada sin orden

ni uso habitual. El Liber Feudorum Maior es un cartulario que recoge documentación

referente a los dominios de la Casa Condal de Barcelona y las integradas en ella. Los

902 documentos (de los que quedan algo más de la mitad) fueron recopilados por

Alfonso II siendo agrupados en varios sacos de tamaño variable.

Con Jaime I hay un uso creciente de los documentos, aunque aún hay

limitaciones administrativas y jurídicas. Existirán depósitos documentales en diferentes

monasterios, siendo uno de ellos el Archivo Real de Sijena. Éste, creado por Jaime I

(conocido desde 1255) tiene una posición central en el Reino y recibirá documentos

privados desde principios del siglo XIII. Se identificarían aquí 500 documentos sobre

los que se tienen numerosas referencias al ingreso, depósito, salida y copia, sobre todo

en las relaciones diplomáticas con Castilla y Navarra. La priora es la responsable de la

custodia de la documentación y el rey enviará escribanos con cartas de credencial para

el acceso y precisas instrucciones para la búsqueda de documentos. Se registran los

documentos que salen: albaranes que quedan a la priora, anotación en libros de registros

y acuse de recibo de parte del rey. Aún así, C. López Rodríguez defiende que aún está

lejos de existir una administración y la inexistencia de fe pública.

Con Jaime II (finales del siglo XIII) se renueva la maquinaria administrativa tras

su etapa en Sicilia, donde recibe la influencia de las reformas de Federico II y la

cancillería pontificia por su proximidad. La cancillería adoptará una estructura que

perdurará, se multiplicará la producción de documentos y se hará necesaria la creación

de una capital administrativa, Barcelona.

San Juan de Jerusalén de Barcelona es de la misma orden que Sijena. Se tiene

referencia de un depósito de documentación real desde, al menos, 1301, siendo un lugar

que funciona como simple depósito de unos muebles con documentos, siendo su

movimiento trabajo de los escribanos de la cancillería regia. Jaime II pretende

concentrar en este lugar diferentes depósitos dispersos.


Será en 1318 cuando se crea el Archivo Real, siendo importante por el desarrollo

de la burocracia de este momento que acarrea la necesidad de consultar los antecedentes

administrativos. El archivo será un depósito de autoridad que no debería estar en manos

de instituciones diferentes. Se llevará a cabo una adaptación de las estancias del palacio

real para la conservación de los documentos. En la capilla de Santa Águeda estarán los

registros, privilegios y otros escritos de la cancillería y otros hechos de la Corte. Sobre

ella se construye una cámara similar que contendrá ropa y joyas de oro y plata, mientras

que en los antiguos establos se habilita una estancia para las cuentas y otras escrituras

del maestre racional1 de la Corte. Se reunirán fondos dispersos de los depósitos de

Barcelona, el archivo corriente de la cancillería, fondos de escribanos u oficiales reales

y los archivos de la Orden del Temple tras su extinción en 1307.

En 1346 se crea el cargo de archivero, Pedro IV exime a un escribano de su

obligación de seguirle en sus desplazamientos y le ordena permanecer en Barcelona

para velar por la conservación de los documentos diariamente. Orgánicamente se le

sitúa en un puesto alto, a la altura del protonotario. Se darán incluso unas ordenanzas

para su regulación.

La centralización llevada a cabo se romperá entre mediados del siglo XIV y el

XV, pues habrá una importante descentralización de los fondos. Por un lado tenemos el

Archivo del Reino de Valencia creado a petición de las cortes valencianas en el palacio

real de la ciudad. Recoge documentación del maestre racional y se transferirán desde

Barcelona los registros propios del Reino de Valencia. También se crea el Archivo del

Reino de Aragón tras las cortes de Calatayud de 1461 (las de 1348 fracasan) muy

similar al valenciano. Contiene la rendición de cuentas de los oficiales y los registros de

cancillería referentes a Aragón.

1 Oficio de corte de la Corona de Aragón, tenía como función el control de los tesoreros y sus lugartenientes (tanto los del rey como los de la reina y los regentes), que le presentaban las cuentas cada año o seis meses.


Otros ejemplos

En el Reino de Navarra tenemos depósitos dispersos entre los siglos XII – XIV

como los existentes en Tudela, Tiebas, Estella o Pamplona. En 1364 la documentación

económica se traslada de Tiebas a Pamplona para que en el siglo XV sea cuando se

unificará todo en Pamplona y se crea de facto el archivo real.

En Castilla la principal preocupación es la documentación económica, por lo que

se crea una casa de cuentas en Valladolid a mediados del siglo XV, aunque no podemos

hablar de un depósito central político – administrativo. La conservación de estos

registros y libros será responsabilidad de los oficiales que los produzcan. Los intentos

de centralización fracasarán.


TEMA V – OTROS ARCHIVOS BAJOMEDIEVALES

Estamos ante una producción masiva de libros administrativos: registros algunos

Papas, libros catedralicios, registros notariales, inventarios, registros parroquiales, libros

de actas y cuentas de concejos… Estos libros suelen ser de materiales modestos con un

soporte de papel, escrituras cursivas y poca o nada encuadernación. Suponen la

individualización de series de documentos homólogos, estamos ante la primera

agrupación documental, camino de la aparición del expediente.

Archivos eclesiásticos

Sobre los vaticanos, vemos como a partir de Inocencio III (primera mitad del

siglo XII) se aprecia una verdadera política archivística, aunque aún no desaparece su

itinerancia, pero si se ve una concentración progresiva el Roma desde el siglo XV. En

estas mismas fechas se producirá la separación de la Biblioteca con su fundación. Hay

un inventario de la Cámara apostólica de 1440.

En general hay una renovación de las tipologías documentales con la difusión

del libro administrativo (libros de regla, actas y cuentas), mayor utilización del papel y

aumento exponencial de los documentos relativos a la gestión del patrimonio. Se

mantiene la frecuente dispersión de los documentos entre los responsables de su

producción contenidos en diversas estancias del conjunto monástico o catedralicia,

siempre buscando una zona protegida (como la sacristía o la sala capitular). Se

utilizarán arcas divididas en cajones, armarios y bolsas en su instalación. Su

clasificación suele seguir el criterio del otorgante (pontificios, reales, particulares…), su

tipología (donaciones, compraventas, sentencias…) o su geografía por unidades

administrativas. Habrá inventarios de documentos, pero no abarcan el total de la

documentación y serán descripciones sumarias basadas en los caracteres externos del

documento o su contenido. Es destacable cierto control de los fondos, pues algunos

elementos de descripción indican fechas de entrada y salida de documentos del archivo

y la responsabilidad sobre ellos.

Se llevan a cabo trabajos de reorganización como los de Cava dei Tirreni con

unos 7.000 documentos sobre los que se emprende la descripción en notas dorsales

centrada en la localización y el tipo de cultivo. El Archivo de la catedral de Lieja del

siglo XIV presenta muebles (armarii) divididos en compartimentos (capsae) numerados


e identificados por un tituli . Su sistema de clasificación será temático (privilegios,

beneficios, dominios, lugares…). El Archivo de Santiago de Liega presenta un sistema

de clasificación topográfico por regiones y los documentos llevarán un código que hará

referencia a ella.

Por tanto, vemos que en un archivo eclesiástico vemos pergaminos sueltos de la

documentación más antiguo, libros de regla, estatutos y constituciones, libros de actas,

libros económicos y, raramente, libros judiciales.

Archivos municipales

Están regulados tras las Partidas. Hay que tener presente su antigua vinculación

con las instituciones eclesiásticas, pues pasamos del concejo parroquial al concejo

urbano. Sus reuniones se convocan, usualmente, en recintos sagrados (en Oviedo San

Tirso, la Junta General del Principado en la sala capitular de la Catedral…) y estos

mismos lugares actuarán como depósito documental.

Hay un control de la documentación por parte de los oficiales de concejo, habrá

un archivo de privilegios mejor custodiado que conserva los títulos jurídicos del

concejo, que a veces acaban en manos de los corregidores, aunque la documentación

administrativa está en manos de los escribanos municipales, contadores y mayordomos.

En un archivo medieval municipal encontramos documentos constitutivos

(fueros y privilegios), normativos (ordenanzas y aranceles) de gobiernos (concesiones y

mandatos), libros de actas, documentos de gestión del patrimonio, libros de cuenta,

padrones y documentación de relación.


Archivos económicos

Estamos ante el auge urbano y la aparición de la nueva contabilidad renovada.

Hablamos de archivos comerciales, de artesanos y particulares. Esto necesita de la

alfabetización de estas gentes (sobre todo en el tema, matemática, contabilidad…) de los

comerciantes y artesanos. Aparecen grandes compañías comerciales, como el caso de

Marco Datini. Cede su fortuna a la beneficencia (no tiene descendientes) y pudo ser

conservado hasta la actualidad. Tenemos un importante número de registros contables

(unos 600) y aún más cartas (llegando a 150.000). Se llevan a cabo desde muchas

ciudades como Bristol, Lisboa, La Meca, Colonia, Barcelona, Valencia…

Archivos notariales

Estamos ante unos archivos muy mutilados en Castilla. Existe gran cantidad de

documentación notarial desde el siglo XIII, pero no hay registros. El depósito de los

registros estarán en manos de los notarios y su transmisión hacia sus sucesores en el

oficio provocará grandes pérdidas, pues en muchas ocasiones serán desechados. Por otra

parte, en la Corona de Aragón pasa algo diferente, hay una notable conservación de los

registros.


TEMA VI- LOS ARCHIVOS DEL PODER EN LA EDAD MODERNA

El corte con la época anterior está a finales del XVI en el sentido de los archivos.

Pasamos de la monarquía autoritaria a la absolutista. Se dará una expansión tanto

territorial como de la administración escrita, que siempre irán relacionadas. Cambia el

perfil del ejercicio del poder: los reyes medievales actúan como jueces, pero en esta

época será más bien un poder gubernamental. Es un gobierno burocrático, hay un

procedimiento de cómo se hacen las cosas, no se espera a que llegue el problema como

anteriormente para solucionarlo. Con ello, el archivo es un gran instrumento de estas

monarquías absolutas.

Del documento al expediente. El punto de partida es una época de documentos

sueltos. Asistimos a una discontinuidad y espontaneidad de la acción documental.

Luego vendrá la conservación de la memoria de lo actuado, visto en el libro

administrativo. En la Edad Moderna nace una acción gubernativa continua, permanente

y estable, sustentada en la burocracia y el recurso de lo escrito. Se multiplica la

documentación tanto producida como archivada. El archivo multiplicará sus servicios a

la administración. Tenemos el caso de Simancas, hoy considerado histórico, pero en

aquel momento no era así, se basaba en su funcionalidad.

El expediente es el conjunto de documentos que reúnen desde el primer

momento todos los trámites realizados. En la época Trastámara se distinguen en la

administración las materias de justicia y las de gobierno, creando la Real Audiencia

como alto tribunal de justicia y el Consejo Real, este para asuntos de gobierno. Se

crearán cada vez más organismos que cumplirán las funciones del monarca. Ambas

tendrán procesos diferenciados. El primero se realiza por vía de proceso, un

procedimiento judicial es el que se sigue, mientras el segundo acumula la intervención

de diferentes partes formando un expediente. El Rey establece que la concesión de

gracias y mercedes debía ser consultada y resuelta directamente por él, naciendo la

consulta.

El afianzamiento del expediente se da a lo largo del XVI, cuando se diversifican

cada vez más los órganos de gobierno (tenemos Inquisición, Órdenes, Aragón, Castilla,

Flandes, Portugal o Italia). Toda la práctica documental es consecuencia de una

administración cada vez más diversificada. El procedimiento se configura a fines del

reinado de Carlos I y se consolida con Felipe II, siendo el expediente entendido como


agrupación de cuadernillos o carpetas de documentos con su tramitación. Por tanto,

antes la custodia de los documentos estará en manos de cada oficial, para después

agruparse toda la documentación generados en determinada tramitación.

La culminación del proceso llega en el siglo XVIII, a pesar de que la práctica es

continua, coherente y registrada por escrito, los documentos no se conservaban en la

unidad del expediente. La consulta es el tipo documental que reúne todo el trabajo de

cada Consejo y los documentos que la inician y la decisión final del rey tienen destino

archivístico diferenciado. A lo largo del siglo XVII la pérdida de influencia de los

Consejos en beneficio de cargos unipersonales tenderá a la agregación de expedientes.

Chancillerías

Su primera regulación se da a finales del siglo XV y pocos años después se

divide en Valladolid para el Norte del Tajo y Ciudad Real/Granada al sur. Con los

Reyes Católicos se ordena concentrar sus archivos en la Chancillería de Valladolid

situado su edificio en la periferia de la ciudad por la necesidad de un gran terreno. Hay

diferentes grados de disponibilidad, habrá documentos de gobierno bajo llave y otros,

más bien de la vida cotidiana, disponibles para su consulta. La Chancillería de

Valladolid actúa como papel principal como tribunal de apelación, existiendo 14 km.

lineales de documentación.

Se comienza a distinguir las tareas: recogida, descripción y conservación de la

documentación. En primer lugar habrá una clasificación de los fondos, distinguir el

archivo propio del originado en su actividad cotidiana. Además hay indicaciones como

descripción, con ordenamientos por año, nombre de los pleiteantes, el asunto y su fecha.

Se sedentarizan los archivos y las administraciones. Hay una oleada de creación de

archivos para Castilla, Austria, Nápoles…


El archivo central castellano

Hay un archivo corriente heredero de la Cámara de épocas anteriores. Desde

1498 la Chancillería servirá como archivo central, depósito del registro de la Corte.

Años después se designa a Salmerón para recoger papeles los papeles dispersos y

depositarlos en el archivo de la Chancillería de Valladolid, pero no tiene mucho éxito.

La consolidación institucional es resultado de la supremacía real y la implantación de

una monarquía autoritaria. La burocracia comporta el desarrollo del archivo central de

la administración.

El Archivo central pasará a Simancas. En 1540 tendremos la primera remesa de

documentos hacia aquí. Hay un edificio previo (castillo) rediseñado específicamente

para esta función por Juan de Herrera. Veinte años después se nombra a Diego de Ayala

como su archivero con obligación de residencia. Los Ayala se mantendrán hasta el siglo

XIX formando una dinastía de archiveros, al igual que pasaba paralelamente en Aragón.

Se reconoce la necesidad y se realiza un gran proyecto que transformará el castillo en

archivo. Hay una progresiva imbricación en la vida administrativa del Reino. El

concepto patrimonial de Carlos V pasa a la inclusión de escrituras de gobierno del

Reino. Se lleva a cabo la transferencia sistemática de documentos y no la recogida,

llevando a cabo la realización de un inventario. Se regulará que lo enviado esté

perfectamente ordenado.

En Simancas se contempla en la recogida de documentos un doble objetivo: el

administrativo y el histórico. Algunos de los agentes serán importantes cronistas como

Jerónimo Zurita o Ambrosio de Morales.

Felipe II toma como ejemplo de Lisboa. El Reino de Portugal había organizado

la torre do Tombo y toda su documentación. Felipe II visita el archivo a finales del XVI

y encarga un informe para imitar el archivo en Simancas. Era un sistema sólido y eficaz

que será copiado. Se lleva a cabo un memorial sobre esta Torre do Tombo. Se

distinguen secciones, con diferentes criterios de incorporación y una normativa de

acceso, además de un cuadro de personal y la estipulación de un gasto anual. En la

Instrucción de 1588 se refleja el primer reglamento de archivos entendido como un

compendio de normas claras y precisas que regulan de forma duradera las funciones de

un archivo (recoger, ordenar, describir, conservar y, en menor medida, difundir). La

buena voluntad mostrada ve como tiene grandes dificultades en su aplicación, el


deficiente funcionamiento de los Consejos obstaculiza la ordenación en origen y en lo

transferido al archivo y la falta de recursos ralentiza las obras. Será la aparición de los

secretarios de despacho los que mejoren algo la situación y se procede a la descripción

de fondos.

Felipe II parece albergar la intención de extender territorialmente el modelo de

Simancas, a niveles inferiores de la administración. Pero la configuración de la corona,

con parcelas de poder compartidas con la nobleza, impide una organización territorial.

No parece haber casi nada entre la monarquía y los concejos, más allá de los

adelantamientos, en decadencia pero con función gubernativa y judicial (Burgos,

Campos y León).

Los archivos de la administración periférica

Un ejemplo de centralización es Escocia. Edimburgo es el centro de un pequeño

país. En 1469 se autoriza la copia de los archivos reales, copias que servirán en caso de

contencioso En 1554 se crea el : Register of Deeds, equivalente a registro notarial

público, en 1617 el Register of Sasines, a modo de catastro nacional que inscribe la

propiedad inmueble y, 1540, se construye la Register House junto al castillo de

Edimburgo, renovada a fines del XVIII


TEMA VII - ARCHIVOS ECLESIÁSTICOS EN LA EDAD MODERN A

Partimos del hecho de que la Iglesia medieval estaba en progresiva

jerarquización, siendo las órdenes monásticas desde el siglo XIII hasta el XVI (Trento

es muy significativo) a través de los Capítulos Generales. Se dotará también de un

lenguaje común. Los monasterios medievales reunirán gente del lugar, mientras en la

Edad Moderna la circulación de gentes es muy amplia. La reforma de Trento (1545 –

1563) será muy importante. No da normas sobre el archivo, pero si sobre la

organización disciplinar de la vida interna. Desaparecerán ingresos forzados, las

profesiones tempranas (deben haber una edad mínima), violación de clausura se

intentará parar (habrá un procedimiento que apruebe) y se llevará a cabo una profunda

jerarquización.

A partir de esto se formarán nuevas series documentales de funciones de control,

economía y régimen interno. Tenemos libros de visitas, administración (todos los pagos

recibidos), regulación de cargos, clausura (quien puede salir de la comunidad),

profesiones, series parroquiales (bautizos, matrimonios, enterramientos)… A pesar de

ello Trento no regula los archivos.

Los archivos diocesanos

Trento impone la observancia de la residencia episcopal obligatoria,

anteriormente se practicaba un gran ausentismo que será ahora penalizado. En sus

posibles y justificadas ausencias ahora habrá un vicario general o administrador

apostólico. Los documentos episcopales, a menudo en las catedrales, tienden a formar

un archivo propio. Por tanto, se separará de los de la catedral. Se generan tres grandes

secciones: sobre gobierno, justicia (en aquellos momentos sobre asuntos eclesiásticos se

juzgaría por los propios eclesiásticos), administración.


Archivos catedralicios

La catedral es una institución con un grandísimo patrimonio. A la cabeza estará

un deán. Tendremos las secciones de gobierno (como se escoge el personal, como se

gestionan los asuntos de la propia institución), secretaría (documentos de relaciones con

otras instituciones eclesiásticas o civiles y series sobre el personal, los canónigos y

beneficiados, demostrando por ejemplo la limpieza de sangre), mesa capitular o

mayordomía (gestión de propiedades, contaduría, obra y fábrica, pues la catedral debe

ser mantenida), liturgia, capilla musical y otro tipo de documentación.

Archivos de los monasterios

Hay un gran control y vigilancia de las normas en estas comunidades con la

supervisión de las actividades terrenales y espirituales. Se generan dos series

documentales básicas: las constituciones (que son la regulación de la vida monástica) y

visitas anuales, que serán reflejadas en los libros.

Se prohíbe la propiedad de las personas religiosas que deberán ser cedidos a la

institución a la que pertenece. Permanece cierta jerarquización según la dote aportada,

que pasará a heredar el monasterio a la muerte del antiguo propietario. Se desarrolla un

enorme género documental con libros de administración de todas estas propiedades, las

tomas de hábito y los libros de pleitos.

Otros son los que articulan el régimen interno. La clausura será mucho más

severa que antes con documentación de licencia para salir o entrar. También como se

eligen los cargos y órganos directivos, además de su funcionamiento (por ejemplo, los

cargos trienales se eligen bajo voto secreto por mayoría simple o cualificada). También

sobre entrada y profesión, los libros de toma del hábito.


Archivos parroquiales

Los párrocos quedan obligados a anotar y custodiar en forma de libros todos los

actos derivados de su ejercicio sacerdotal. Tendremos libros de bautismo y matrimonio

desde Trento, es un control de la población, de confirmación y defunciones algo más

tardíos, los libros de obra y fábrica, libros de cofradías y hermandades y de visitas.

Archivo de la nunciatura

Es la embajada permanente de Roma en los paíss de mayoría católica. Esta

institución se formaliza con Gregorio XIII (siglo XVI), en Castilla ya existe desde

Carlos V. Refleja las relaciones con Roma.

El sínodo de Milán

El sínodo de Milán (1565) establece que cada iglesia debe tener su archivo y

toda la documentación, deberá ser conservada, tanto la generada como la acumulada. Se

separará el archivo histórico del administrativo. Se ordenará la encuadernación de los

documentos en libros y se confeccionarán inventarios por triplicado. Por tanto, hay una

regulación del archivo y se restringe la consulta de determinadas series, además de

prohibir la salida de originales del fondo.

Archivos Vaticanos

La regulación de estos archivos se proyecta sobre todo en el siglo XVI. Se

proyecta un archivo central y en 1611 se regula un Archivum Secretum Vaticanum. Al

año siguiente se nombrará un archivero. Se concentrará en el castillo de Sant Angello.


Su organización

A finales del siglo XVI Sixto V reglamenta la creación de archivos en las

diferentes instituciones de la Iglesia, aunque ello no significa que desde el primer

momento se cumpla. Son los Estatutos y reglamento de los archivos eclesiásticos.

En 1727 Benedicto XIII promulga la constitución Maxima Vigilantia, el pilar de

la archivística eclesiástica moderna. Se basa en las disposiciones de San Carlos

Borromeo (obispo de Milán). Legisla minuciosamente sobre archivos catedralicios,

arzobispales, monasterios y conventos. Pensada en Italia, se extenderá por toda la

cristiandad. Da normas sobre seguridad y la buena conservación de los fondos

(ventilación, prevenir la humedad, fuego, un buen acceso…). Se distingue el archivo

corriente del archivo histórico, ubicándose ambas en apartamentos diferentes. Se

legislará la función del archivero, como es el caso de las visitas anuales (un control

sobre el archivero), entrega al sucesor de inventarios y catálogos, prohibición de sacar

escrituras sin licencia…

Ejemplos son las normas de la Congregación de Valladolid (1706), donde

también se regula lo que debe hacer el archivero, que debe realizar un índice de todas

las escrituras del archivo bajo una clasificación geográfica. La preocupación es tener

localizables y claros los títulos de propiedad del monasterio. En Cornellana Jovellanos

nos describe en 1792 el archivo, donde se ve una cierta preocupación, aunque no

completa, además de la existencia de un índice.

El Archivo de la Catedral de Oviedo. A principios del siglo XVI se disponen los

documentos dispersos por distintas unidades de instalación. Se realiza un inventario de

todos los privilegios y bulas (real y pontificia), pero la demás documentación no, es una

descripción parcial de 190 documentos de forma somera (un regesto, mínimo resumen)

pero con posibilidades de ilustrar la documentación perdida. En el siglo XVIII se dota

de un nobiliario y se redacta un nuevo inventario, el Libro Maestro, dando muestras de

una importante multiplicación de los fondos (hasta diez veces más), pero aún no es

completo, contempla los títulos de propiedad. Se realiza durante muchos años, requiere

una organización previa de todo el material. Se organiza por materias (compraventas,

donaciones…) y, dentro de ellas, por geografía.

Junto a la gestión de las propiedades las instituciones eclesiásticas se irán

preocupando por su historia. Es importante la figura de Mabilion con su De Re


diplomática. Las obras históricas se sustentarán en documentos de archivo. Se

realizarán obras históricas bajo una visión cristiana utilizando documentación de

archivo, obras antiguas…


TEMA VIII – OTROS ARCHIVOS

Archivos municipales

Obligación de los corregidores a crear cárceles, ayuntamientos y arcas que

custodien documentos con preocupación de una parte (privilegios y escrituras del

concejo solo). En 1500 los Reyes Católicos proponen unas reformas: arcas de tres llaves

para guardar privilegios, sentencias, provisiones y cédulas con índice, en dos libro

encuadernado se copiaran determinadas escrituras. A la muerte de cada escribano la

justicia se encargará de la recogida de los documentos. A pesar de todo, los depósitos en

época Moderna están muy dispersos, existiendo en casas particulares, conventos o

iglesias parroquiales u otros edificios. Los documentos se guardarán en arcas y

armarios. En estos archivos municipales la documentación suelta se organizarán en

sacos o talegones (para contener pergaminos enrrollados) o paquetes de documentos

atados, utilizando el legajo, que consta de dos tapas de cartón o madera con una cinta de

balduque tienen una descripción en la portada o en un cartoncillo en el lomo y reúnen

una serie de documentos de un mismo asunto que a veces contienen un índice de

documentos al principio.

Se realizan campañas periódicas de arreglo de archivos. Hay una enorme

variedad a falta de una regulación general. La clasificación generada de estos siglos

pervivirá hasta el siglo XX., como el caso de Zamora, Murcia, Béjar o Burgos.

Es habitual encontrarnos con inventarios que casi siempre recogen un estado de

cosas que dan noticia de documentos que en la actualidad no se han encontrado. Se

centran en el archivo de los privilegios excluyendo actas o libros de cuentas,

limitándose a unos pocos centenares de piezas.

También tenemos un aumento del control de estos fondos y se realizarán actas

de entrega en la renovación anual de los oficios, se regularán las visitas y habrá

memorias o informes anuales.


Archivos notariales

Estos oficios tienen a estar patrimonializado y los registros y notas se

consideran propiedad de notarios, por lo que será sujeto de herencia. Desde finales de la

Edad Media se advierte la necesidad de crear archivos notariales para su custodia para

que no se pierda la documentación. El ejemplo más antiguo conocido es el archivo

notarial de Florencia, que es documentado desde 1518. En Castilla tenemos la

concepción del protocolo notarial tras la renovación de los Reyes Católicos.

Hay una escasa regulación, prevalece la concepción patrimonial del oficio con

las sucesiones por renuncia, arrendamientos o ventas. La conservación es limitada por el

escaso valor económico de los registros antiguos y el creciente volumen de material que

ya es problemático desde el siglo XVI. A pesar de esto, se llevarán a cabo algunas

iniciativas particulares. Las disposiciones de Felipe III en 1603 tienen un alcance

desconocido y habrá que esperar al año 1765 cuando se crea en Madrid el Archivo

general de los protocolos.

En cuanto a los fondos conservados, tenemos generalmente fondos a partir del

siglo XVI en todos los lugares del país. En los territorios de la Corona de Aragón se

remontan con frecuencia al siglo XIV. En particular en Barcelona se encuentran desde

1297 y suma más de 50.000 volúmenes. Suelen estar en los Archivos Históricos

Nacionales. El volumen de las series de protocolos es extensísimo, varios miles en cada

provincia.

Archivos comerciales

Contamos con algunos ejemplos:

El Consulado de Burgos, una asociación de comerciantes que controla la

producción y comercio de lana en Castilla (creado en 1494 a imitación de los

mediterráneos). Se dotan de unas ordenanzas (1538) que, entre otras cosas, regulan el

archivo centrándose en el control de los fondos.

Simón y Cosme Ruiz, negociantes de Medina. Simón funda un hospital en

Medina del Campo al que lega todo su archivo, encontrándonos 56.721, 21065 letras de

cambio, más de 20.000 documentos mercantiles diversos y 165 libros de contabilidad.

Es un archivo plenamente comercial.


Hernando Daza Medina (1505 – 1566) legó la mitad de sus bienes a un hospital

de Valladolid. Tenemos 378 documentos con cartas de pago y obligación, típicos de los

archivos de empresa. El archivo fue organizado en legajos que se abren con la relación

de los documentos que contiene: negocio, escribano, lugar y fecha. Tras su muerte, el

hermano entrega la documentación descrita en un inventario en una arqueta de nogal y

con testimonio notarial. Por tanto, pasa ante notario y con un inventario de estos bienes

como herencia.

Archivos nobiliarios

Se generan verdaderos estados señoriales, reproduciendo a menor escala la

administración estatal. Hay una preocupación por el archivo que crece a lo largo de la

Edad Moderna, Interesa esto por la preocupación limpieza de sangre y el posible

camuflaje converso (falsificación), el intenso pleitear (una práctica realmente notable, se

dispone de juicios para cosas realmente mínimas) y la complejidad burocrática. Desde

la Baja Edad Media se imita la administración real, los señoríos desarrollarán aparatos

administrativos propios. Los Estados señoriales requieren toda una red de archivos

históricos, administrativos y judiciales.

Tenemos un archivo histórico con los documentos más antiguos (que suelen

garantizar las propiedades y derechos) y manuscritos genealógicos (hay redacción de

historias genealógicas de los principales linajes con una calidad muy variable. Habrá un

depósito de contaduría con la gestión de finanzas y patrimonio. El Archivo del Consejo

señorial contendrá los asuntos gubernativos y judiciales. Por último también habrá

pequeños archivos administrativos en manos de mayordomos.

Estas familias en el siglo XVIII (al igual que catedrales y monasterios)

reorganizan sus archivos. Unifican fondos dispersos, los clasifican por temas y redactan

de nuevo instrumentos exhaustivos de descripción archivística. Copian literalmente

documentos antiguos (para poder entenderlo), habrá carpetillas protegiendo los

originales mejorando así la instalación y preocupándose por su conservación y se

resumen estas carpetillas.

Las particiones hereditarias han fragmentado y hecho perder muchos fondos, que

junto al traslado de las familias hace que se disperse y se pierda el rastro de la

documentación. Además hay un problema de accesibilidad, pues son propiedades


particulares, mientras su organización suele ser inexistente. Hay una sección sobre la

nobleza en el Archivo Histórico Nacional, iniciativa de la Diputación General de la

Grandeza de España, siendo su sede el Hospital Tavera en Toledo, cedido en 1988 al

Ministerio de Cultura. En 1993 recibe los primeros fondos y hasta el momento contiene

129 fondos. Esto llega a través de la compra del Estado (en subastas el Estado tiene

preferencia sobre los demás), pagos de impuestos sucesorios (se paga por recibir una

heredad y puede permutarse por la cesión del archivo), donación, comodato (no perder

la titularidad pero cederlo durante un periodo de tiempo).

Lo que encontramos en estos archivos será recogido en un cuadro de

clasificación estándar:

1. Genealogía, vínculos y

mayorazgos.

2. Jurisdicción señorial.

3. Patrimonio.

4. Administración del patrimonio y

archivo (gestión).

5. Personal (muy potente, sobre

todo los testamentos).

6. Funciones desempeñadas.

7. Patronato de obras pías.

8. Colecciones.

Estos fondos los tendremos archivos públicos dependientes de las Comunidades

Autónomas o provincias. También los hay de Universidades, como el caso de la de

Oviedo u otras instituciones menores. También familias que acumulan documentación

sobre su familia y de otras muchas. Ejemplos son la casa de Alba o Medinaceli que

abren sus puertas, pero en familias menores es más difícil una buena disponibilidad.

Aparece la literatura archivística comenzando la reflexión teórica. Son libros que

subrayan el interés práctico de los archivos y proponen modelos de clasificación, como

C. Dumoulin (1552), J. v. Rammingen (1571), T. Powell (1622) o B. Bonifacio (1632).


TEMA IX - SIGLO XVIII, ERUDICCIÓN Y ARCHIVOS

Estamos en un momento en el que se da una mayor preocupación histórica, las

instituciones se preocupan de su historia. Tenemos una erudición local e internacional

ante la crisis del Antiguo Régimen. Este fenómeno llega a nuestro país, tenemos

historias eclesiásticas por órdenes o diócesis basándose en archivo, como Luis Alfonso

de Carballo para Asturias, pues son los propietarios de los grandes archivos de la época.

Algunos focos principales son los benedictinos que intentan formar una historia de la

Orden, los agustinos que realizan la historia de España Sagrada. Se crea la Real

Academia de la Historia a mediados del siglo XVIII, hay un interés público de crear este

tipo de instituciones. A pesar de ello hay proyectos fracasados como puede ser el de la

Diplomática española que trata de recuperar textos medievales pero sin fructificar.

Se crea el Archivo General de Indias en 1781 en un lugar central de Sevilla

simbolizando su importancia. Tiene una doble finalidad, la de concentrar y organizar a

efectos de gestión y propiciar investigaciones contra la leyenda negra, propaganda.

Recibe fondos anteriores a 1760 desde el Consejo de Indias y la Casa de Contratación.

También desde Simancas se llevan documentos, primero se visita el Archivo y se

describe como colapsado, por lo que se contempla un proyecto de ampliación, pero

finalmente se decide el traslado de los fondos indianos a Sevilla. Juan Bautista Muñoz

recibió el encargo de hacer una historia documentada de la presencia española en

América y se llevó a cabo el traslado. En 1781 se emite la Real Orden de creación del

Archivo y se comienza a trasladar los fondos.

El Archivo se localiza en la Casa Lonja que tuvo muchas funciones

anteriormente. Se llevará a cabo la redacción de unas ordenanzas en 1790. Hay una

clasificación orgánica, el órgano que la produce, ya no por temática como se realizaba

en aquellos momentos. Las ordenanzas se basan en debates entre profesionales:

ministerios, consejos y archiveros. Unen el interés historiográfico con el administrativo

de la documentación. Hay una creciente regulación de la materia, Simancas tenía 30

capítulos y en Indias tenemos 91. Tiene una gran trascendencia, se imprime para que se

difunda y sirva como ejemplo, por ejemplo en el Archivo General de México en 1793 se

copia este modelo.

En Simancas las ordenanzas eran poco tomadas en cuenta, mientras que en

Indias se aplica en mayor medida. Juan Agustín Ceán Bermúden realiza una plantilla


que describe los organismos que envían cada serie documental y su destino en el

archivo, hay un control de los fondos a medida que van llegando y realizando

inventarios y con unos instrumentos de descripción cada vez más precisos que

posibilitan la localización de los documentos. Hay dos grandes inventarios, el de

Contaduría y Contratación que aún siguen en uso.

Hay una importante acción de descripción, identificación y clasificación.


TEMA X - DEFINICIÓN DE LA ARCHIVÍSTICA COMO CIENCIA

La época pre-archivística se basa en que a partir del siglo XIX sí hay reflexiones

teóricas y manuales que hablan sobre el tema archivístico.

Estamos ante la crisis del Antiguo Régimen. Se contempla la preocupación sobre

el patrimonio y se trata de preservar. Los archivos sobre los que se teorizará serán los

históricos, aunque no hay que olvidar que diferentes instituciones tendrán sus archivos

administrativos. La primera teorización ya anticipada en Italia o en Indias será

desarrollada y formalizada desde Francia en los años 40’. Se desarrolla la descripción y

la elaboración de instrumentos heurísticos, se define que es un inventario y un catálogo.

Aparece una formación profesional específica para los archiveros y se crearán centros

de enseñanza, algo que veremos más adelante en el caso español. Se desarrollarán los

archivos administrativos estatales y de empresas.

La crisis del Antiguo Régimen

Supone un cambio institucional radical en toda Europa, desaparecen consejos y

aparecen ministerios, un cambio que altera la administración del Estado. La Revolución

Francesa es un hito que sirve como ejemplo de este proceso. La Convención crea

archivos nacionales por decreto, es un concepto nuevo pues no estamos ya ante archivos

del Rey. Se crea un sistema archivístico con centro en París y una red de depósitos

departamentales, siendo los grandes depositarios de la documentación. Se decreta la

apertura de los archivos públicos a los ciudadanos.

Napoleón llevará de los Archivos Vaticanos más de 3.000 cajas conteniendo más

de 200.000 documentos, finalmente devueltos tras el Congreso de Viena. También se

quiso incautar fondos de Simancas pero fue posible.

La Revolución Francesa impone un nuevo concepto de lo público y del

documento público. Los documentos de las instituciones feudales son incautados y

nacionalizados, son fondos de la nación. El acceso al documento público se plantea

como algo universal. Se crearán grandes archivos, siendo importante el edificio de

París.


En el caso de España tenemos numerosos precedentes. La primera gran realidad

se da con José Bonaparte, desde 1809 tenemos inventarios de archivos eclesiásticos para

intentar saber cuánto hay y qué se puede sacar de allí sin compensaciones. El general

Kellerman trata de llevar Simancas a París y se lleva 7.000 legajos de los que vuelven

solo 212 cajas en 1815. Con el Trienio Liberal se pretende lo mismo con la

desamortización de Mendizábal (1836). Se realizan inventarios para saber las

propiedades de instituciones eclesiásticas, más de 2.000 monasterios y conventos fueron

desamortizados y, con ellos, sus archivos. Significa una dispersión de fondos inmensa,

incluso hay monjes que llevaron consigo algunos documentos y se cambió de lugar sin

dejar apenas rastro. Los archivos serían objeto de inventario para justificar la propiedad

de los bienes subastados, existiendo algunos que salieron del país. Además habría un

interés variable por el fondo histórico. Aún en la actualidad se siguen encontrando

documentos que habían estado perdidos. Las pérdidas terminarían siendo masivas.

Mucha parte de la documentación irá a parar a Hacienda, pues era el paso previo a la

subasta. El Archivo Histórico Nacional nace 30 años después de la desamortización.

En 1869 tenemos una nueva incautación, ahora a archivos y bibliotecas de

cabildos catedralicios pero será revocado seis años después, aunque no fue devuelvo.

Con la crisis del Antiguo Régimen tenemos una crisis institucional, se eliminan

los Consejos para ser sustituidos por los ministerios. Desaparecen organismos de los

poderes legislativo, ejecutivo y judicial para ser reorganizado, algo que pasa también

con la Hacienda Pública. Se realizará una reordenación territorial y se crearán las

provincias en 1834. Se incorporan nuevas funciones, las oficinas estatales se llenan de

antiguos y nuevos tipos de documentos (por ejemplo sanidad).

Simancas recibe la última remesa en 1852 y a partir de ahí pasará a ser un

archivo histórico. Por otra parte se creará en Alcalá de Henares un Archivo con función

administrativa. Se destruyen bastantes documentos se serían recibidos. Se creará el

Archivo General Central en 1858 naciendo por el colapso de Simancas y tendrá función

histórica y administrativa. Concentra fondos de los Ministerios de Fomento,

Gobernación, Guerra, Hacienda y Tribunal de Cuentas, acumulando 150.000 legajos.

Será destruido en 1939.


Habrá Archivos Históricos Provinciales creador por Real Decreto en 1931. El

objetivo es recoger y conservar protocolos notariales de más de 100 años que eran

propiedad estatal. Este tipo de documentación permanece aquí en la actualidad. Poco a

poco se irán añadiendo fondos judiciales, registrales, hacendísticos y administrativos.

Tenemos el Archivo General de la Administración Civil del Estado creado en

1969 en sustitución del destruido en 1939 siendo un edificio nuevo. Su objetivo será

tener fondos de administración pública central. Los Archivos Históricos Provinciales

quedan como archivo intermedio para fondos de más de 15 años sin vigencia

administrativa.

En 1984 se hizo una evaluación del sistema archivístico español, contando con

más de 400 km. de metros lineales de documentación de los cuales la mitad tenían

carácter histórico y la otra administrativa.

El archivo irá siendo una fuente de información para los historiadores.

Las bibliotecas monásticas, tras ser incautadas, pasan a la Biblioteca

universitaria (pasan al Estado). Los libros duplicados se suelen vender o quemar. En

caso del archivo irá a Madrid y 30 años después irán al Archivo Histórico Nacional.

¿Qué documentos puede haber en Valdediós?

Fundación

Título de propiedad

Explotación de la tierra

Bulas papales

Pleitos

Apeos

(Son propiedades, privilegios y defensa de ellos)

[Biblioteca] – aparece mezclada con el archivo

Libros litúrgicos Obituario Normativa


La Teoría archivística

El siglo XIX es el momento clave, habrá un cambio de la praxis (práctica) a la

generalización de la teoría plasmada en manuales. Se llevará a cabo una reflexión y

generalización para realizar un modelo que se irán desarrollando.

La idea de fondo llega ya en 1328, cuando el Rey de Francia se desprende del

territorio navarro los fondos relativos a esa zona también se escinden del Archivo Real.

Otro ejemplo de esta división es Simancas en 1688 o el Archivo de Indias en 1890.

Italia contará con una documentación muy rica y ciudades como Génova (1765)

aplicarán el respeto por sus fondos, existiendo allí noticias de un hombre que procedió a

su ordenación.

Aparecerá la teoría y su posterior difusión. Hay incorporaciones masivas a los

archivos históricos a través de cambios en el Estado, desamortizaciones… lo que

motivará la reflexión teórica.

Cobra importancia el principio de procedencia y el concepto de fondo de

archivo.

El principio de procedencia y orden interno es el principio por el que cada

documento debe estar situado en el fondo documental del que procede y este fondo en

su lugar de origen. El orden será de arriba abajo. Hay que tener claro quién es el que

genera los documentos para poder establecer qué institución está legitimada a

mantenerlos.

Entendemos por fondo aquel conjunto orgánico de documentos procedente de la

actividad de una persona física o moral de un organismo, siendo esta reunión fruto de

un proceso natural en el que el productor genera y conserva estos fondos. La división

del fondo será en secciones y sub-secciones, que a su vez darán series y sub-series

agrupando expedientes formado por documentos.

Lo que empieza siendo una directriz de orden nacional se irá extendiendo, sobre

todo con el manual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, que tras ver

traducida su obra al inglés tendrá una difusión considerable.


La historia de la archivística en el siglo XIX

Se crearán archivos históricos en este siglo XIX con una importante distinción

entre fondos históricos y archivos corrientes, estando protegido. La base de esto está en

el desarrollo de los nacionalismos y la identidad histórica, la idea de que el arraigo en el

tiempo da mayor peso a estos dos conceptos donde las naciones intentan buscar una

identidad en la memoria documental. Esto equivale en una forma determinada de

realizar la historia, este siglo XIX se basa en una historia positivista y la fe en el

documento (se daba como válido lo que existía en el documento, pero no siempre es

veraz). Los archivos se convierten (y fue definido) como un laboratorio de Historia. Es

una época de apertura de los archivos a los historiadores, por ejemplo Francia en 1790 o

Espala en 1844) e irá apareciendo una sala de lectura para este fin.

Se llevará a cabo una peregrinación de los documentos históricos incautados.

Con la desamortización se incautan los documentos de los monasterios en primer lugar.

Se generaron una gran cantidad de inventarios. Su primer destino fueron las

Delegaciones provinciales de Hacienda. En 1850 habrá un traslado hacia Madrid a la

Real Academia de la Historia y, tras 30 años se creará el Archivo Histórico Nacional

(1866) pero aún con un desarrollo muy escaso. La adquisición de fondos será continua

hasta llegar al nuevo siglo XX. En 1896 se creará un nuevo edificio más apto para estos

fondos.

Los fondos del Archivo Histórico Nacional son: clero secular y regular, Órdenes

Militares, Estado (todas las cofradías, ayuntamientos… harán llegar al Estado

documentación), Universidades (no todas), Sigilografía (sellos), Inquisición, Consejos

Suprimidos, Códices y Castularios (aquí habrá también documentación extraída del

clero), Ultramar, Diversos y Fondos Contemporáneos.

En España Simancas se abre en 1844 y el Archivo de la Corona de Aragón cinco

años después. Habrá un alto número de extranjeros interesados en nuestra historia.

Los Archivos Vaticanos se abren por decreto de León XIII en 1879, siendo

efectivo dos años después. Se fundarán escuelas nacionales en Roma como la francesa,

austriaca, belga o española entre otros.


Las naciones europeas crearán, al igual que España, archivos históricos

nacionales de gran importancia. Tener un archivo nacional se hace equivalente a la

soberanía. Las naciones unificas se preocupan por sus archivos. Italia centraliza sus

archivos públicos en 1874 y lo complementan con otra serie de Archivos.

Por tanto el archivo se convierte en una herramienta para los historiadores.

Aparecerán publicaciones periódicas. Hay una inclinación a la Edad Media por la propia

naturaleza de estos fondos documentales. Esta vinculación a la nación supone que sean

un objetivo bélico, por lo que habrá grandes destrucciones de archivos del enemigo

como estrategia. En 1871 el Vaticano se ve privado de los archivos que tenía fuera de su

territorio. En 1922 hay una destrucción expresa de los archivos nacionales de Irlanda.

Nos encontraremos con grandes empresas editoriales, la historiografía positivista

se interesa por editar el documento antigua (fundamentalmente medievales) y no parece

querer comprender la totalidad del archivo. Se difunden grandes empresas editoriales

por toda Europa durante la primera mitad del siglo XIX, sobre todo en Inglaterra y

Francia. Se buscarán aquellos documentos antiguos, significativos y auténticos, la

preocupación no es el conjunto. Esta labor será financiada por sociedades de estudio,

por el gobierno, que adoptará como tarea propia la publicación de documentos

históricos y por los Archivos.

El caso de Alemania es peculiar, estamos en el momento de unificación de todos

los Estados. Se funda en 1821 el Monumenta Germaniae Historica que publica

diferentes series de scriptores, leges, diplomata, epistolae, antiquitates. Poenen a

disposición de los investigadores una gran cantidad de documentación. Será un sistema

muy imitado en otros países europeos.

En España es algo que llegará más tarde.


Instrumentos de descripción

Tenemos guías, inventarios y catálogos.

Guía es lo más básico, el nivel de descripción primario, una información muy

superficial. Describe globalmente grandes agrupaciones documentales. Esboza la

historia de los organismos productores, una breve información auxiliar sobre el archivo

y sus servicios.

El inventario es una categoría intermedia de descripción. Es lo suficientemente

amplio para hacerse idea del archivo y lo bastante parco como para permitir la

descripción uniforme de amplias series documentales. Hablamos de inventarios someros

cuando describen unidades de instalaciones e inventarios analíticos que describen hasta

los expedientes.

El catálogo atiende al nivel más inferior del cuadro de clasificación, describe

uno a uno todos los fondos: documentos y expedientes. Siempre hay una selección con

criterios subjetivos: época, soporte, tema, valor… Se trata de una descripción exhaustiva

del documento en sus caracteres internos y externos.

La formación del archivero

El Real Decreto del año 1900 consolida la oposición como única vía de acceso a

los archivos públicos, antes había plazas “de gracia” y serán eliminadas. Poco antes

había 52 archivos públicos y 176 archiveros en su plantilla. Antes de la guerra civil se

cuadruplican estos archivos y casi 300 archiveros.

El reglamento de oposiciones de 1881 constaba de diferentes ejercicios:

contestar durante al menos una hora a diez preguntas sorteadas entre cien, desarrollar

una memoria sobre un tema sorteados de 100 con encerrona de 24 horas con

bibliografía, exposición oral de un tema de clasificación científica y práctica aplicada a

un archivo y la catalogación de manuscritos o códices.

En 1920 tenemos traducciones con diccionario de latín clásico, sin diccionario

de latín medieval y de una lengua viva. En cuanto al teórico 3 temas de archivos, 3 de

bibliotecas, 3 de museos y 1 de legislación a sorteo. En cuanto al aparato práctico leer,

traducir, analizar diplomática y paleográficamente un documento.


En 1894 se estipulan una serie de requisitos: español, mayor de edad, título

superior, condiciones de buena salud, no haber sido incapacitado de la función pública.

Habrá preguntas teóricas y prácticas: historia de instituciones y fuentes, idiomas,

archivística, derecho, ciencias y técnicas de investigación…

Los archiveros se desarrollan en las Universidades (Bolonia, Milán, Nápoles,

Coimbra…), Archivos con función docente como el Archivo Vaticano, École

Nationales des Chartres, el Instituto Austriaco de Investigaciones Históricas o la

Escuela Superior de Diplomática (en 1852 pero desaparecido más adelante).

La Constitución de 1812 prevé cátedras en Historia, Bibliografía y Numismática

y la creación de un curso de Paleografía y Diplomática, pero no se lleva a cabo, Se

retoma con el Trienio Liberal pero vuelve a fracasar. Sólo habrá un título de “revisor y

lector de letras antiguas” con la principal función de leer documentos en juicios que no

eran entendibles. Se creará la Escuela Superior de Diplomática en 1856, siendo

solicitada su creación años antes. Era una formación de tres años. Hay falta de alumnos

y presupuesto además de sucesivos cambios de planes de estudio. Finalmente se

incorporará a la Universidad.

Se estudia paleografía en todas sus ramas, latín bajo, gallego, provenzal y

romance castellano, historia general y particular de España en la Edad Media, geografía

comparada, con la división civil y eclesiástica de España, derecho escrito y

consuetudinario de la Edad Media. De archivística se estudia la clasificación y arreglo

de archivos y bibliotecas. La archivología la imparte Rosell en un curso que une arreglo

de archivos y bibliotecas inspirado en l’École des Chartres.

El cuerpo facultativo de archiveros y bibliotecarios se crea de los cuerpos de

funcionarios del Estado. La Ley Moyano plantea la necesidad de un cuerpo de

archiveros profesional.

Existe una Asociación Nacional de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos de 1949

que, a falta de formación reglada específica, estas asociaciones convocan cursos de

formación, incluso publican un boletín. También hay asociaciones en ámbito regional.

A nivel internacional hay un Consejo Internacional de Archivos tras la II Guerra

Mundial que promueven el uso y conservación de archivos y documentación.


Literatura archivística

En cuanto a los autores españoles tenemos a Trhoche y Zúñiga que realizan en

1828 el archivo cronológico topográfico. Arte de Archiveros. Dos años después Porras

publica Disertación sobre archivos. Será en la década de 1870 cuando los títulos se

multiplican los títulos. En 1923 se creará la Asamblea del Cuerpo de Archiveros que

asumen el principio de procedencia.

Se crea la Revista de Archivos, Bibliotecas y Museos en 1871. Nace como un

órgano de difusión profesional, aprendizaje. Estaba vinculado al Cuerpo de archivos

históricos, que la convierte en la principal revista de estudios históricos del primer

tercio del siglo XX. Dejará de publicarse en 1979.

Manual Muller – Campus

Estos teóricos holandeses difunden el principio de procedencia y orden interno.

Definen cómo se debe hacer un inventario, entendido éste como el principal objeto de

trabajo archivístico.

Jenkinson publica su manual de administración de archivos. Pretende la

estandarización del método. La conservación será la principal función del archivero,

pero también se debe enfrentar al dilema de la selección y el expurgo. Reclama que la

solución a esto tiene que no debe ser competencia del archivero, sino de otras unidades

administrativas.

Casanova, italiano, realiza otro manual. Se preocupa del edificio del archivo

(diseño por ejemplo), así como de la conservación (y restauración cuando es pertinente)

de los documentos de archivo y sus agentes de destrucción.


Capitalismo industrial y financiero

Los estados nacionales adquieren nuevas competencias: infraestructuras,

educación, sanidad, beneficencia… todo ello llevado por una administración muy

desarrollada. Tenemos también una expansión colonial que amplía los territorios

dominados, algo que influye también en una expansión de la administración. Se cambia

el concepto de archivo con una distinción cada vez más clara entre los históricos y los

administrativos.

Estamos también ante las grandes empresas, la II Revolución Industrial

desarrolla estas grandes compañías con una gestión económica basada en la

administración escrita.

Se crean nuevos sistemas de producción de documentos. Tenemos el papel

carbón (para poder poner uno encima de otro y escribir una vez) desde 1806. El es cada

vez más demandado, y el papel realizado artesanalmente tiene que ser sustituido por los

papeles de pasta de madera. Tenemos la máquina de escribir, que tiene el problema de

que la tinta no se conserva muy bien, y la estilográfica.

Estamos ante la renovación del concepto de fondo de archivo. En 1934 se crea el

Archivo Nacional de los EEUU a modo de archivo histórico. Se está transformando en

una potencia mundial. Tras esta creación se lleva a cabo la reflexión sobre como se

relacionan las distintas fases de la documentación. Un fondo podrá estar dividido en

distintos depósitos considerados en sí mismos unidades de gestión archivística, algo que

en Europa ni siquiera se plantea. Schellenberg publica su manual de archivos modernos,

plantea cuestiones sobre los archivos utilizados que no son históricos. Nos habla del

ciclo vital de los documentos, se entiende aquí que la información documental tiene un

ciclo de vida con diferentes fases y requiere también diferentes tratamientos. No se

interesan en documentación histórica solamente, sino desde su nacimiento, pasando por

todo el proceso de documentos también en pleno uso. Con el tiempo perderá el valor del

fin primario para el que se creó y quedará sólo como valor histórico planteándose el

problema de conservación.

La pregunta es si se debe conservar todo, una pregunta planteada en muchos

lugares durante el siglo XX. La respuesta es que no, pero hay que seleccionar que es lo

eliminable. El problema será igual tanto para Europa como para Estados Unidos. La

solución pasa por la valoración inicial, selección y expurgo. Se plantea la posibilidad de


sustituir documentos originales por su reproducción en otros formatos, pero se rechaza

tras la evaluación de costes y de su rendimiento.

El papel del archivero se ha redefinido, no se limita a recibir documentos sino

que es un gestor documental, el archivero participa del proceso desde el propio diseño

de los formularios, de los documentos que se van a tramitar. El jurista dirá qué datos

deben darse y el archivero especifica que apartados servirán para la descripción,

quedando claro dónde estará en el cuadro de clasificación, en el archivo, que hacer con

él tras su periodo de funcionalidad administrativa… es una estandarización del método

que ahorra tiempo y facilita el proceso.

La valoración de los documentos tiene una importancia dentro de la gestión

documental del archivero. Se valora un valor primario según la generación de derechos

y obligaciones. Un valor secundario será la utilidad que el documento puede ofrecer a

efectos informativos e históricos una vez fenecido su valor primario.

Nace una propuesta de división en fases del archivo. En el siglo XIX se había

dividido archivo corriente (de gestión) del archivo histórico. En el siglo siguiente se

perfila una secuencia más clara, archivo de gestión (tramitaciones abiertas, se está

utilizando constantemente), el archivo intermedio (va perdiendo uso poco a poco) y el

archivo histórico (cuando ya no tiene validez administrativo pero sí histórico).

• Archivo de gestión: incluye todos los documentos en fase de tramitación y los de

uso frecuente en la gestión de asuntos corrientes. La teoría de Schellenberg

presenta que se debe intentar que se tenga claro cuando un documento dejará de

estar contenido en este archivo. Están bajo la responsabilidad de las unidades

administrativas, no del archivero, que no tendrá acceso a esta documentación en

su fase de creación. El plazo de transferencia, en la teoría son los 5 años, incluso

antes.

• Archivo administrativo: esta fase solo existe en determinadas organizaciones de

gran volumen y complejidad. Alberga los trámites ya cerrados, documentación

ya resuelta, pero que no se puede expurgar ante la información que tiene íntegra,

pues es posible que sea necesaria su consulta. Estarán en depósitos alejados

normalmente. El archivero administrativo está bajo poder del archivero, se

dedica a custodiar la integridad de las series y facilitar la consulta cuando se vea

necesario. En la teoría el plazo está en 15 años, pero es matizable.


• Archivo intermedio: ya conclusa la tramitación y normalmente fenecidos los

derechos y deberes de esa documentación, ya no tienen utilidad para la gestión.

Se aleja de la oficia y estará en zonas periféricas con el objetivo de una

instalación masiva a bajo coste. Se realiza aquí un trabajo esencial del archivero,

valora (identificar y apreciar las series), seleccionar (de aquellos que tengan

valor histórico) y expurgar. En la teoría de Schellenberg el plazo es de 15 años

y, por tanto, desde la creación de los documentos.

• Archivo histórico: contiene la documentación seleccionada por su valor

informativo, histórico y cultural con la voluntad de que se conserve para

siempre.

El gran problema de la teoría está en los límites. Dividir las edades de los

archivos depende, en buena manera, en una convención entre los profesionales. Además

depende de los años de los que tenga validad una serie, el nivel apropiado para

establecer el momentos de las transferencias es el de las series.

Se llevará a cabo la separación definitiva entre bibliotecas y centros de

documentación. La profesionalización en los trabajos hace ver la evidencia de que el

trabajo de la biblioteca es muy distinto y se genera una especialización: la

documentaicón. Los materiales pueden ser similares, incluso a veces se mezclan, pero la

naturaleza de su agrupación es distinta: fondo (conjunto orgánico de documentos que

reflejan una actividad) frente al de colección. En el segundo caso se debe a una voluntad

personal de una institución o persona, mientras el fondo de archivo no. El fondo es

análogo mientras las bibliotecas son muy diversas. En cuanto a la función, el archivo

demuestra derechos mientras la biblioteca proporciona de información. Sobre el

método, también es diferenciado, pues el archivero reúne organiza y describe

documentos que recibe mientras que en la biblioteca se crea una colección (a través de

la compra), se clasifica (no organiza) y cataloga (pieza a pieza, no una descripción o

inventario). La clasificación universal en las bibliotecas es posible en los libros (existe

un sistema de numeración universal) que es imposible en los archivos. El mismo

documentos en dos archivos diferentes estarían en lugares diferenciado mientras que en

una biblioteca el libro estará (o debe estar) en el mismo lugar.


El centro de documentación. El archivero trabaja con expedientes que son

originales abundantes (puede haber también alguna copia), con una relación necesaria

(el expediente debe contener una documentación semejante), frente al dossier de

documentos, que son copias reunidas por el documentalista. El expediente siempre será

muy similar, mientras dos dossiers serán distintos. El dossier no tiene valor jurídico ni

administrativo, es pura información. El método también es diferente, el archivero recibe

y conserva el expediente (ya le viene hecho) mientras el documentalista lo fabrica, tiene

mayor labor creativa. Existen inventarios para los archivos mientras tenemos en la otra

parte tesauros e índices como instrumentos.


TEMA XI - GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Existe una contraposición entre las visiones de Jenkinson y Schellenberg. La

primera opción, la conservadora, dice que el archivero es alguien que debe conservar sin

implicarse en operaciones administrativas de valoración, selección o expurgo, sobre

todo motivado por su propia experiencia. Para el segundo se debería realizar una

renovación, el archivero debe participar en todo el proceso documental, desde su

creación a su tratamiento intermedio, para ocuparse finalmente de la conservación. Esta

visión viene dada porque en EEUU la cantidad de documentos a conservar son muy

pocos en comparación con los europeos, por ello extiende su campo de acción.

Se impone esta segunda visión, la del records management, se impone en el XII

Congreso del CIA en 1992. Ven la posibilidad de prestar un servicio a la sociedad que

es aprovechado para su propia preparación. A pesar de ello, aún habrá que esperar para

su imposición. Hay varias directrices que irán tomando importancia:

• Un gestor documental debe participar en el análisis de las administraciones, debe

conocer el funcionamiento de ellas.

• Se establecen calendarios de conservación para cada serie identificada,

realizando un estudio de la utilidad de los documentos en el tiempo.

• Se realizará un diseño racional de los documentos de modo que cumplan la ley.

• Protección de los documentos esenciales.

• Eliminación o transferencia al Archivo Histórico: cuando se traslada al archivo

intermedio, cuáles son los criterios que se establecen para su expurgo…


Archivos y normas

Existen normas de calidad y estandarización. La ISO es la Organización

Internacional para la Estandarización y realiza normas sobre ello. En España existe una

Asociación española de normalización y estandarización. La norma ISO es una

especificación técnica u otro documento accesible al público (eso sí, previo pago)

establecido con la cooperación y consenso o la aprobación general de todas las partes

interesadas, basada en los resultados conjugados de la ciencia, la tecnología y la

experiencia, que contempla ventajas para el conjunto de la comunidad aprobada por el

organismo cualificado a nivel nacional, regional o internacional. Esta normas ISO son

aplicadas a muchos sitios, entre ellos los archivos. Tenemos dos que regulan la buena

gestión documental. Se dice lo que se hace, una declaración previa de lo que se va a

realizar y se hace lo que se dice, ósea, cumplir con la programación establecida. Debe

haber calidad, que se caracteriza por un enfoque al cliente, el liderazgo (quien está al

frente), implicación del personal, enfoque basado en un procedimiento, enfoque de

sistema para la gestión (se intentará prever todos los caminos posibles), mejora

continua, decisiones tomadas basadas en hechos comprobables, relaciones mutuamente

beneficiosas con el proveedor.

La calidad en la gestión documental pasa por fijar políticas y normas

(protocolizar), asignar responsabilidades y autoridades, establecer y promulgar

procedimientos y directivas y, sobre esta base bien regulada, proporcionar servicios

relacionados con la gestión y uso de documentos. Se diseñan, implementan y

administran sistemas especializados para la gestión de documentos, lo que es la

aplicación informática. Por último se integra en los sistemas y procesos de actividad.

En cuando a los procedimientos de gestión documental, el archivero pasa por el

control documental, clasificación y ordenación, descripción, instalación y depósito,

valoración selección y eliminación, transferencia, programa de documentos vitales y

prevención de riesgos.

Por tanto, este servicio de calidad presta estos servicios a las instituciones y

empresas.

El control documental atiende a todas las fases del procedimiento desde el

requerimiento de parte (lo inicias tú mismo) o de oficio (iniciado por una institución), se

impulsa de oficio en todos sus trámites, cada una de las partes se informa y puede alegar


documentos u otros elementos de juicio y, por último, la finalización, con la resolución

(con procedimiento de recurso), la renuncia a derechos o por la caducidad.

Se debe clasificar basándose en el principio de procedencia y orden interno, por

lo que, en principio, afecta a un fondo. Consiste en agrupar jerárquicamente los

documentos de un fondo desde lo más amplio a lo más específico de acuerdo con los

principios de procedencia y orden original. El criterio para realizar el cuadro de

clasificación puede ser por acciones, estructura orgánica o materias. La clasificación

afecta a lo global del fondo en secciones y sub-secciones, mientras que la ordenación

afecta a la parte baja del fondo, se trata del organizar el documento en el expediente y

estos en sus series. Los criterios para elegir uno de estos tres sistemas de clasificación

rigen por su perdurabilidad, el objetivo (intento de ser objetivo del archivero) y

sustentarse en criterios que emanen del propio documento.

El cuadro de clasificación será una estructura jerárquica y lógica que refleja las

funciones y actividad de un organización. Organiza intelectualmente la información

siendo un modelo clave de información. Se hace sobre el conocimiento de las series

tanto teórico como empírico. Se presenta de lo general a lo particular. En la parte

inferior del cuadro de clasificación se encuentran las series entendidas como sucesión de

expedientes o documentos homólogos que desempeñan la misma función y presentan

una formulación similar.

En cuanto a la ordenación, es el modo en que se disponen las unidades

documentales dentro de expedientes y series. Es habitual su ordenación cronológica

(sobre todo documentos dentro de expedientes), alfabética (para personas o lugares) o

con una ordenación numérica de las unidades de instalación. La instalación será en

cajas, legajos o libros, siendo difícil reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito.

Se aplica un sistema de numeración continua, especialmente en archivos en crecimiento.

Existen transferencias, ya sean extraordinarias (donación, legado por testamento,

compra, reintegración…) u ordinario en un plazo de tiempo determinado y un

procedimiento a seguir. Atenderemos, sobre todo, a este segundo caso. Puede haber una

transferencia directa en masa propia de las primeras fases del sistema, una directa

continua (entidades pequeñas, se transfiere una vez hecha la tramitación). Hay unos

criterios que modifican la forma de actuar: frecuencia de uso, dimensiones del sistema o

la responsabilidad de la administración de depurar los expedientes transferidos.


Hay una valoración previa siguiendo el planteamiento de Schellenberg en cuanto

a los valores primarios de administración y los valores secundarios de investigación. Se

realiza una fase de expurgo que consiste en apreciar el valor de los documentos y su

grado aplicado a nivel de series. Como resultado, se establece un plazo determinado

para su conservación o destrucción. La selección de las series se puede hacer pieza a

pieza, cualitativa intrínseca (requiere valoración interna de la documentación),

cualitativa extrínseca (alfabética, cronológico, geográfica) o selección por muestreo.

Cada archivo tendrá un cuadro de expurgo, un instrumento que describe las series

documentales y los plazos en los que debe procederse a su selección y expurgo,

abarcando todo el cuadro de clasificación. Se redacta por una comisión de expertos y

regularse normativamente. Frente al cuadro de expurgo tenemos el acta de expurgo, una

memoria que expresa de modo concreto como se ha procedido a la eliminación de los

documentos (quién, cómo, cuándo, dónde), siendo la única memoria que quedará de la

masa documental eliminada. La eliminación será física (triturado, reciclado…).

Problemas del documento electrónico

El cambio de soporte supone que otras muchas cosas también cambian. Hay

problemas en su conservación para datos que hay en la web, algo que también pasa en la

documentación. El soporte es frágil, también la obsolescencia del software (el

progresivo cambio de sistema supone unos grandísimos gastos), igual que el alto coste

de preservación que existe (la digitalización de fondos, la conservación de los soportes

como DVDs, almacenamiento en USB…), tiene una transferencia complicada y un

lugar donde está poco claro. A pesar de ser cómodo y facilitar muchas cosas, tiene un

valor probatorio muy controvertido. Por último, es muy difícil definir el original y es

problemático encontrarlo.


TEMA XII – DESCRIPCIÓN

Existen proyectos nacionales de descripción normalizada. Existen convenciones,

pero se necesita generar procedimientos asimilables totalmente (tanto por personas

como por ordenadores) para su correcto entendimiento y evitar confusiones. Las

primeras iniciativas llegar desde los 90’ desde EEUU, Gran Bretaña y Canadá. Se

plantea que los soportes clásicos de descripción archivística deben dar un paso más,

pues hasta el momento la posibilidad de describir documento a documento es

prácticamente imposible con los inventarios y catálogos que, además, una vez cerrada

no se puede modificar. El uso de ordenadores te permite una actividad de descripción no

acabada y que puede ser modificada. No solo permite la accesibilidad y corrección, sino

que permite contextualizar el archivo y se incluye el principio de procedencia en la

descripción. Se nos permite dar más información y más articulada, aumentando el

número de elementos informativos, pasando de una visión generalizada del archivo a

una muchísimo más personalizada.

Consejo Internacional de Archivos y normalización

En el Congreso de 1989 en París se plantea la necesidad de un amplio,

normalizado y universal sistema de descripción. En el Congreso de Madrid de 1992 se

da una declaración de principios sobre la descripción archivística y la ISAD (G),

International Standard of Archival Description (General). Hay una nueva edición de

septiembre de 2000. La idea es que todos los archiveros describan sobre un mismo

esquema fondos totalmente distintos.

El ISAD (G) propone la creación de descripciones consecuentes, que la

información sea transparente, apropiadas y que se explique por sí mismas, que no se

necesite dar el contexto porque en la medida de lo posible ya está contenido. También

debe tener una fácil recuperación, comprensible y accesible. Nos dicen que lenguaje

utilizar, pero no el soporte informático. El intercambio de materiales debe ser

automatizable, pues dos sitios tendrían el esquema. Debe existir un encabezamiento

autorizado, cada persona puede ser nombrada de diferentes formas y se debe identificar

como una misma. También para topónimos se tiene que dar una información unívoca,

siendo un sistema de coordenadas (siempre que se indique qué sistema se utiliza).


También se pretende hacer posible la integración de descripciones de distintos depósitos

en un sistema unificado de información.

Este ISAD (G) tiene un sistema de descripción multinivel (con 26 apartados

divididos en archivo, fondo, sección, serie, expediente y documento). Se aplica la

misma plantilla repartidas en 26 campos y siete áreas. La misma plantilla se aplica a

todos los niveles de descripción, del documento al fondo de archivo. Se describe de lo

general a lo específico con un resultado jerárquico que va del fondo al documento. La

información no debe ser repetitiva, sino dar información adecuada para cada nivel que

se describe. Por ejemplo, para fechar toda la documentación, cada parte del archivo

tendrá una cronología diferente, siendo la del propio Archivo la primera fecha su

creación. Tienen que haber también interconexión de las descripciones, relacionar cada

descripción con la unidad superior.

La plantilla se divide en siete grandes áreas.

• Área de identificación, la primera en ser rellenada. Recoge la información

mínima necesaria para representar la unidad de descripción.

o Empieza por el código de referencia (signatura), localiza la unidad de

descripción en su ubicación. Se recomiendan códigos de países según la

norma ISO (España es ESP – ES – 724). Dentro de ello hay un censo-

guía de archivos para darles código inequívoco de los archivos del país y,

dentro de ellos, todas sus partes hasta llegar, si se puede, al documento a

través de la signatura local.

o Título, identifica la unidad de descripción de forma breve. El título va

variando a medida que bajamos de nivel: nombre del productor, término

que indique el tipo documental, frase que exprese su asunto. El problema

es distinguir títulos formales y atribuidos.

o Fecha, hay diferentes según si estamos ante un fondo, una sección de él,

expediente… según las necesidades del nivel de descripción. Como

siempre, hay una expresión normalizada con fechas extremas o la forma

aaaa/mm/dd. Yendo más allá se puede expresar su predominio o lagunas

en determinados periodos, algo muy interesante para el usuario. Sobre

todo a nivel de documento se intenta, cuando no se especifica allí,

atribuir una fecha basada en determinadas características.


o Nivel de descripción, indica el nivel de unidad que se está describiendo,

archivo – fondo – sección – serie – unidad de instalación – documento.

o Volumen y soporte de la unidad de descripción (cantidad, tamaño o

dimensiones), se especifica el volumen en cifras arábigas y la

denominación específica del soporte (metros líneales, número de

fotografías, almacenamiento informático…). En el caso de fondos

abiertos, se hace referencia al crecimiento anual estimado.

• Área de contexto, vinculado al principio de procedencia. Es lo que distingue a la

archivística de la biblioteconomía o documentación.

o Nombre del productor o productores, se indica el nombre de las personas

o entidades responsables de la producción, acumulación y conservación

de los documentos, de nuevo de forma normalizada que facilite la

recuperación. Se necesitan fuentes normativas para la normalización del

nombre del productor basadas en reglas de catalogación evitando la

ambigüedad.

o Historia institucional o reseña biográfica, historia o mínima biografía del

productor de la unidad de descripción. Esta información se pone en

fondo y sección, pero no al expediente o documento. Si existe

información adicional impresa, se recomienda citar dicha fuente.

o Historia archivística, informa de la historia de la conservación y aspectos

relacionados, incide en las transferencias de propiedad o custodia.

Subraya las acciones que han contribuido a su estructura y organización

actual. Interesa particularmente a los historiadores que encuentran así

nuevas líneas de búsqueda de documentación.

o Forma de ingreso, se refiere exclusivamente al eslabón anterior en la

cadena de transmisión documental.

• Área de contenido y estructura, que información hay y como se organiza.

o Alcance y contenido, identifica brevemente la unidad descrita para que

los usuarios juzguen su interés potencial. También da el alcance

geográfico y temporal. Hay contenidos específicos sobre la unidad

descrita.


o Valoración, selección y eliminación, se indican las operaciones

programadas y efectuadas (informaciones sobre expurgos por ejemplo),

quien lo hizo, cuando, qué unidades de descripción y con qué método,

sirve para saber qué es lo que no vamos a encontrar (pieza a pieza,

cualitativa intrínseca o extrínseca o muestreo). También hay documentos

que atestiguan el proceso como los cuadros o actas de expurgo.

o Nuevos ingresos, afecta a archivos en crecimiento, pretende informar

sobre las posibilidades del futuro con qué se puede esperar, su frecuencia

y cantidad.

o Organización, informa sobre la estructura interna de la unidad de

descripción en cuanto a fondos y secciones (organización orgánica,

funcional, por materia), con serios y sub-series (se indica el tipo de

ordenación), y en unidades documentales solo se rellena este campo si

tienen una estructura compleja.

• Área de condiciones de acceso y uso, su prohibición o no. Se recomienda

consignar la base jurídica (definir quién puede y quien no acceder, su plazo de

restricción).

o Condiciones de reproducción en el sentido de restricción al acceso, las

condiciones legales (por derechos de autor, tras 60 años es de dominio

público). Otro por razones de conservación, hay cosas que si se utilizan

dejarían inservible el documento. También tenemos condiciones

materiales, el reglamento de cada archivo debe fijar servicios, tarifas,

límites, plazos.

o Condiciones de uso incluso la lengua del documento (se identifica en los

niveles superiores del fondo, mientras en inferiores se especifican las

excepciones) y su escritura manuscrita empleada en el pasado (que puede

ser un problema para quien se interese por esa documentación).

o Características físicas entendidas como sus condiciones de conservación

y posibles causas de alteración (acidez, fuego, humedad), así como los

requisitos técnicos de documentos en soporte electrónico (equipamiento,

sistema operativo, programa y versión del soporte).


o Instrumentos de descripción, relaciona cualquier otro instrumento de

descripción existente sobre la unidad descrita, ya sea manuscrito,

impreso o electrónico (catálogos, inventarios…).

• Área de documentación asociada, te dice que otras secciones, series o incluso

archivos pueden tener información relacionada.

o Existencia y localización de los originales, se rellena únicamente si la

unidad descrita es copia, se mantiene especial atención a casos

específicos como el documento notarial o cancilleresco, todo documento

expedido tiene su matriz en el protocolo o registro.

o Existencia y localización de copias, es en sentido inverso, informa sobre

la existencia, ubicación y disponibilidad de copias reflejando sus

características generales, la institución que las conserva, localización o

dirección electrónica de acceso si procede.

o Unidades de descripción relacionadas, como por ejemplo la información

sobre la fragmentación de un archivo. Aquí se contemplan unidades

producidas por un mismo productor, otras hechas en el ejercicio de la

misma función o en relación por su tema, geografía o institucional.

o Nota de publicación, se reseña la bibliografía existente que se haya

basado en la documentación descrita, centrándose en aquellos que tengan

una identificación más clara. Ósea, toda la información creada a partir

del trabajo en ese fondo, serie…

• Área de notas, lo que no se contiene en lo anterior. Cualquier información que,

no siendo apropiada en los campos descritos, parece de interés.

• Área de control de descripción, quién lo hizo, cómo, su fiabilidad…

o Nota de archivero, quien está haciendo esta ficha.

o Reglas o normas, en qué se basa para su realización.

o Fecha de la descripción, refleja cuando se hizo esta descripción

archivística.