DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Director Administrativo y Financiero
1.2 Dependencia: Dirección Administrativa y financiera
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Rector
1.5 Número de Personas a cargo: Catorce (14)
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente
Nombre de los cargos No de
Jefe de Suministros y Compras 1
Jefe de Planta Física 1
Jefe de Apoyo Financiero 1
Jefe de Contabilidad 1
Jefe de Gestión Humana 1
Asistente de Logística 1
Analista 1
Analista de Costos y Presupuestos 1
Jefe de Tesorería 1
Coordinador de Administración de documentos 1
Recepcionista 1
Auxiliar Administrativo 3
1.9 Cargos que le reportan indirectamente Nombre de los cargos No de
Colaboradores de los jefes de la Dirección Administrativa y Financiera 117
Rector
Director Administrativo y Financiero
Consejo Superior
2
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y
especialidad) Maestría en áreas de ciencias económicas y financieras, administrativas y/o afines.
2.2 Experiencia Total laboral Seis (6) años
2.3 Experiencia específica Cuatro (4) años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos, información confidencial, trabajo de
terceros)
Dinero: manejo de presupuesto según lo establecido para el año vigente.
Recursos: muebles y equipos de oficina. Información confidencial: manejo de Información confidencial en alto grado.
Trabajo de terceros: responsable del trabajo de: contratistas de mantenimiento y reparaciones
locativas, además de administrar las concesiones de la universidad (cafeterías, parqueaderos).
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas y financieras que requiere la Institución, para el cumplimiento de sus objetivos misionales.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Planeación del área: Capacidad para planear el desarrollo y fortalecimiento del área, mediante la identificación de las necesidades, elaboración del
presupuesto, ejecución y medición de un plan de actividades, el reporte de los avances y los resultados obtenidos; con el fin de alcanzar los objetivos
del área.
Supervisión y realimentación a colaboradores: Capacidad para supervisar y realimentar a los colaboradores, a través de la asesoría continua sobre la labor, observación y seguimiento de la ejecución de las actividades, identificación de fortalezas y debilidades, comunicación de los resultados de manera
asertiva al colaborador y acordar la implementación de mejoras; con el fin de mantener o mejorar la gestión del mismo y garantizar que los procesos se
realicen con efectividad.
Coordinación de trámites interinstitucionales: Capacidad para organizar y ejecutar procesos de tramitación interinstitucional, mediante el seguimiento de
las obligaciones contractuales, registro y renovación de información, actualización de datos, reporte de novedades y solución de requerimientos de las
instituciones en convenio; con el fin de fortalecer las conexiones preestablecidas y optimizar los procesos de la universidad.
Formulación, ejecución y supervisión de proyectos: Capacidad para formular y desarrollar proyectos, mediante la identificación de situaciones o problemas relevantes, formular objetivos, determinar acciones a desarrollar, elaborar y presentar propuestas técnico financieras, planificar e
implementar un seguimiento, analizar actividades y resultados respecto a los objetivos de impacto a los que aspiran; con el fin de garantizar el
cumplimiento de metas y responder a los requerimientos generales de la universidad.
3
Planeación y Administración de presupuesto: Capacidad para planear y administrar el presupuesto de la universidad, mediante el conocimiento del funcionamiento y los planes de acción de las dependencias, analizar las necesidades que presenta la organización, mantener contacto, supervisar la
elaboración de cédulas presupuestales, hacer seguimiento en tiempo real de la ejecución y evaluar el impacto del mismo; con el fin de dar un uso
efectivo a los recursos de la organización y optimizar la consecución de metas u objetivos de la misma.
Atención de requerimientos administrativos y financieros: Capacidad para atender y dar respuesta a los requerimientos administrativos y financieros solicitados por las dependencias y funcionarios de la universidad, mediante la recepción de solicitudes, verificar y validar las mismas, analizar su
viabilidad según el presupuesto general de la universidad y aprobar o negar solicitudes; con el fin de optimizar el funcionamiento de la universidad en
general.
Gestión con entidades financieras: Capacidad para gestionar operaciones con las entidades financieras, mediante el establecimiento de relaciones cordiales, atención a los requerimientos y revisión de la oferta del mercado; con el fin de obtener mayor rentabilidad en los recursos de la universidad,
optimizar los servicios para la comunidad universitaria y Facilitar obtención de recursos.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de velar por el cumplimiento de políticas ambientales de la Universidad mediante la aplicación de planes y programas que promuevan el
manejo ambiental para tener una institución sostenible y amigable con el medio ambiente.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de velar, facilitar y promover el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo, comprometiéndose y adoptando las medidas de prevención, promoción del autocuidado, realizando intervención según su posibilidad, de los peligros que puedan generar situaciones de emergencia,
accidentes y enfermedades laborales, con el fin de proteger la seguridad y la salud de la Comunidad Universitaria.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no
perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
Externas (personas externas a la
Universidad)
Frecuencia
(diario, semanal,
quincenal, mensual u
ocasional).
Todas las dependencias Diario Bancos Diario
Consejo Superior Mensual Todo tipo de prestadores de servicios Diario
Consejo de Fundadores Ocasional Entes Reguladores Diario
3.4 Toma de decisiones: corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma, impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
4
Decisiones que toma por sí mismo Elaboración de presupuesto general, compras, ventas, vinculación de personal directo y contratistas; actuar como ejecutor de las directrices del comité financiero.
Decisiones que requieren aprobación de un
superior. Las mismas decisiones que toma por sí mismo, pero que superan el monto autorizado.
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Analista
1.2 Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Director
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No. de
N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y
especialidad) Postgrado en áreas administrativas, financieras y/o afines.
2.2 Experiencia Total laboral Tres (3) años
Rector
Director Administrativo y Financiero
Analista
5
2.3 Experiencia específica Dos (2) años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente.
Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Recursos: muebles y equipos de oficina.
Información confidencial: manejo de información confidencial en alto grado.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Apoyar los procesos administrativos y financieros de la dependencia teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos legales y políticas establecidas por la Universidad
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y
estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las
necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Manejo de archivo: Capacidad para manejar el archivo de la dependencia, a través del ingreso, organización y actualización de documentos digitales o físicos; con el fin de facilitar el acceso y control de la información
Tramitación de solicitudes: Capacidad de gestionar solicitudes enviadas por estudiantes y usuarios, mediante la revisión y análisis de los mismos, por
medio de la redacción de respuestas según las políticas institucionales y decretos establecidos en las normativas; con el fin de atender de forma oportuna las solicitudes realizadas.
Gestión logística: Capacidad de planear coordinar, ejecutar y retroalimentar eventos y actividades, a través de la identificación de los recursos y
servicios necesarios para su desarrollo, gestionar y verificar la consecución y autorización de estos, acompañar en el desarrollo de la actividad o evento,
generar soportes que den cuenta de este y evaluar los resultados obtenidos; con el fin de optimizar los resultados y garantizar el cumplimiento de las solicitudes de la dependencia.
Informes financieros: Capacidad para elaborar informes financieros de la universidad o del área, por medio de la consecución de información
suministrada, aplicación de técnicas, análisis e interpretación y presentación de novedades; con el fin de controlar la ejecución contable y financiera, facilitando la toma de decisiones.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
6
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia
seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y condiciones inseguras.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no
perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
Externas (personas externas a la
universidad)
Frecuencia
(diario, semanal, quincenal,
mensual u
ocasional).
Todas las dependencias Diario Bancos Diario
Todo tipo de prestadores de servicios Diario
Entes Reguladores Diario
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo
Elaboración de contratos de las concesiones
Cargo de gastos al área de pequeños rubros
Solicitar traslados presupuestales
Relaciones con aseguradoras.
Decisiones que requieren aprobación de un
superior.
Vistos buenos de elaboración convenios o contratos de cuantías representativas
Autorización de pagos de cuentas.
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Auxiliar Administrativo (Pagos de caja menor)
1.2 Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera
1.3 Planograma:
7
1.4 Título del cargo al que reporta: Director Administrativo y Financiero
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y
especialidad)
Profesional en áreas administrativas, financieras y/o afines. Tecnólogo en Contabilidad y Finanzas y/o
afines con experiencia específica de dos (2) años.
2.2 Experiencia Total laboral Dos (2) años
2.3 Experiencia específica Un (1) año
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Dinero: manejo de presupuesto según lo establecido para el año vigente.
Recursos: muebles y equipos de oficina. Información confidencial: manejo de la información confidencial en alto grado.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Gestionar la caja menor, facturas, solicitudes de logística de viajes y el desplazamiento de los colaboradores dentro y fuera de la ciudad.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Rector
Director Administrativo y Financiero
Auxiliar Administrativo (Pagos de caja menor)
8
Logística de traslados y alojamiento: Capacidad para gestionar la logística de traslados y alojamiento, mediante la recepción de solicitudes, cotización
con proveedores, verificación de presupuesto y tramitación de pagos; con el fin de garantizar servicios de calidad a los funcionarios solicitantes.
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Dominio del sistema o plataforma: Capacidad para dominar el sistema o la plataforma, conociendo el funcionamiento y actualización del mismo y procesando los requerimientos en el módulo correspondiente; con el fin de garantizar la labor óptima de los procesos en el área.
Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información;
con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.
Control de cuentas de cobro y facturas: Capacidad de tramitar cuentas de cobro y facturas, por medio del ingreso de facturas, renovaciones y recibos, seguimiento de los pagos, registro de novedades, verificación de las facturas y recibos y solicitud de traslados presupuestales; con el fin de cumplir con
los compromisos adquiridos por la universidad en las fechas oportunas.
Verificación de contratos: Capacidad para verificar los contratos, por medio de la recepción de documentos en físico, verificación de información en el sistema y radicación de los mismos; con el fin de verificar los aportes parafiscales y pagos de contratos.
Pagos de caja menor: Capacidad para realizar pagos de caja menor, mediante la verificación de disponibilidad presupuestal, registro de compromisos en
el sistema, ingreso de facturas o recibos en el sistema de información, generación y radicación de pagos y reportes a contabilidad y tesorería; con el fin
de garantizar el cumplimiento oportuno de los compromisos.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y
condiciones inseguras.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no
perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
Externas (personas externas a la
universidad)
Frecuencia
(diario, semanal,
quincenal, mensual u
ocasional).
Todas las dependencias Diario Hoteles Diario
Agencias de viaje Diario
Aerolíneas Diario
· Empresas de transporte Diario
9
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma, impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo N/A
Decisiones que requieren aprobación de un
superior. Todas las decisiones deben seguir lineamientos previos
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Auxiliar Administrativo
1.2 Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Director Administrativo y Financiero
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
N/A
Director Administrativo y Financiero
Auxiliar Administrativo
Rector
10
2.1 Formación académica (título y
especialidad)
Profesional en áreas administrativas, financieras y/o afines. Tecnólogo en Contabilidad y Finanzas y/o
afines con experiencia específica de dos (2) años.
2.2 Experiencia Total laboral Dos (2) años
2.3 Experiencia específica Un (1) año
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos, información confidencial, trabajo de
terceros)
Recursos: muebles y equipos de oficina.
Información confidencial: manejo de la información confidencial en alto grado.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Gestionar el trámite de anticipos y su legalización contable.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y
estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las
necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Dominio del sistema o plataforma: Capacidad para dominar el sistema o la plataforma, conociendo el funcionamiento y actualización del mismo y procesando los requerimientos en el módulo correspondiente; con el fin de garantizar la labor óptima de los procesos en el área.
Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información;
con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.
Gestión de cobertura médica: Capacidad para gestionar cobertura médica a funcionarios de la Universidad de Ibagué, a través de realización de reportes
a salud ocupacional, solicitar datos a los beneficiados y tramitar los requerimientos; con el fin de garantizar asistencia médica en salidas internacionales.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y
condiciones inseguras.
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3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no
perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
Externas (personas externas a la
universidad)
Frecuencia
(diario, semanal, quincenal,
mensual u ocasional).
Todas las dependencias Diario N/A
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma, impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo N/A
Decisiones que requieren aprobación de un
superior. Cumplimiento de las políticas para gastos de viajes de la universidad
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Recepcionista
1.2 Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Director Administrativo y Financiero
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
Director Administrativo y Financiero
Recepcionista
Rector
12
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y
especialidad) Tecnólogo o Técnico en Áreas administrativas. Bachiller con experiencia específica de tres (3) años.
2.2 Experiencia Total laboral Dos (2) años
2.3 Experiencia específica Un (1) año
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: intermitente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Recursos: muebles, equipos y elementos de oficina.
Información confidencial: manejo de la información confidencial en bajo grado.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Orientar e Informar a los usuarios internos y externos.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información;
con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y
condiciones inseguras.
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3.3 Interrelaciones
Internas (De la Universidad pero no
perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
Externas (Personas externas a la
Universidad)
Frecuencia
(diario, semanal, quincenal,
mensual u ocasional).
Todas las dependencias Diario Usuarios Diario
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma, impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo N/A
Decisiones que requieren aprobación de un
superior. Todas las inherentes al cargo
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
LOGÍSTICA Y EVENTOS
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Asistente
1.2 Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Director Administrativo y Financiero
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Una (1)
Rector
Director
Asistente
14
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente
Nombre de los cargos No de
Asistente 1
Auxiliares de cafetería 6
Auxiliar administrativo 1
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y
especialidad)
Profesional en área de logística, ingeniería o mercadeo. Tecnólogo en áreas de mercadeo o afines con
experiencia específica de dos (2) años.
2.2 Experiencia Total laboral Tres (3) años
2.3 Experiencia específica Dos (2) años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente.
Esfuerzo físico: físico y visual permanente.
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos, información confidencial, trabajo de
terceros)
Recursos: elementos para realizar los eventos del área Información confidencial: manejo de la información confidencial en bajo grado.
Trabajo de terceros: proveedores para eventos (comida, alquiler de equipos, transporte etc)
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Gestionar y dirigir la logística de eventos institucionales.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y
estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de
comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las
necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos del actor relevante.
Tramitación de solicitudes: Capacidad de gestionar solicitudes enviadas por estudiantes y usuarios, mediante la revisión y análisis de los mismos, por medio de la redacción de respuestas según las políticas institucionales y decretos establecidos en las normativas; con el fin de atender de forma
oportuna las solicitudes realizadas.
Control de inventario: Capacidad para desarrollar periódicamente el sistema de inventario, mediante la revisión y conteo de recursos, materiales y
activos, donde se registra la entrada y salida de los mismos; con el fin de llevar el control y brindar información acerca del manejo del material.
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Gestión de seguros: Capacidad para gestionar seguros de cualquier índole para la universidad, por medio de realizar cotizaciones, analizar los beneficios, elaborar el proceso de compra, solicitud de documentos y certificados de afiliación y gestionar reclamos; con el fin de garantizar la seguridad
de los bienes y el personal nacional e internacional de la Universidad.
Gestión de servicios: Capacidad para gestionar los servicios requeridos por la universidad, por medio de la negociación y contratación con proveedores, supervisión de la calidad del servicio prestado el producto adquirido; con el fin de responder oportunamente a las necesidades que presenta la
organización.
Presupuesto de eventos: Capacidad para elaborar el presupuesto de los eventos, mediante la identificación de gastos o rubros, cotización y asignación
de valores, aplicación de cálculos contables y presentación de los mismos; con el fin de obtener la aprobación de recursos que garanticen el desarrollo del evento o actividad.
Gestión logística: Capacidad de planear coordinar, ejecutar y retroalimentar eventos y actividades, a través de la identificación de los recursos y servicios necesarios para su desarrollo, gestionar y verificar la consecución y autorización de estos, acompañar en el desarrollo de la actividad o evento,
generar soportes que den cuenta de este y evaluar los resultados obtenidos; con el fin de optimizar los resultados y garantizar el cumplimiento de las
solicitudes de la dependencia.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y
condiciones inseguras.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no
perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
externas (personas externas a la
universidad)
Frecuencia
(diario, semanal,
quincenal, mensual u
ocasional).
Todas las dependencias Diario Proveedores de alimentos, transportes y
equipos para eventos Diario
Clientes externos Diario
Aseguradoras Ocasional
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo Toma de decisiones según los lineamientos establecidos
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Decisiones que requieren aprobación de un
superior. Todas las referentes al cargo
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Auxiliar administrativo
1.2 Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Director Administrativo y Financiero
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
N/A N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
N/A N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y
especialidad) Tecnólogo en áreas administrativas, gestión Logística y/o afines.
2.2 Experiencia Total laboral Dos (2) años.
2.3 Experiencia específica Un (1) año.
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente.
Director
Auxiliar administrativo
Rector
17
Esfuerzo físico: esfuerzo físico y visual permanente.
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Recursos: inventarios de productos de cafetería (termos, jarros, etc).
Información confidencial: manejo de la información confidencial en bajo grado. Trabajo de terceros: proveedores para eventos (comida, alquiler de equipos, transporte etc).
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Apoyo en los procesos logísticos y eventos que requiera la institución.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y
estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de
comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Manejo de archivo: Capacidad para manejar el archivo de la dependencia, a través del ingreso, organización y actualización de documentos digitales o
físicos; con el fin de facilitar el acceso y control de la información
Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información;
con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.
Trámite de solicitudes para eventos: Capacidad para tramitar las solicitudes de eventos, mediante la recepción de solicitudes, registro y actualización de eventos en el programador, contacto con proveedores, solicitud de cotizaciones y verificación de pedidos; con el fin de responder a los requerimientos
de la organización y apoyar el desarrollo de las actividades o eventos.
Control de cuentas de cobro y facturas: Capacidad de tramitar cuentas de cobro y facturas, por medio del ingreso de facturas, renovaciones y recibos,
seguimiento de los pagos, registro de novedades, verificación de las facturas y recibos y solicitud de traslados presupuestales; con el fin de cumplir con los compromisos adquiridos por la universidad en las fechas oportunas.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no
perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
externas (personas externas a la
Universidad)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u
ocasional).
18
Todas las dependencias Diario Proveedores de alimentos, transportes y equipos para eventos
Diario
Clientes externos Diario
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo N/A
Decisiones que requieren aprobación de un
superior. Todas las referentes al cargo
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
COSTOS Y PRESUPUESTO
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Analista
1.2 Dependencia: Dirección Administrativa y Financiera
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Director Administrativo y Financiero
1.5 Número de Personas a cargo: Uno (1)
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
Rector
Director
Analista
19
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
Auxiliar administrativa 1
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente
Nombre de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y
especialidad) Especialista en áreas de ciencias económicas, administrativas, financieras y/o afines.
2.2 Experiencia Total laboral Cuatro (4) años.
2.3 Experiencia específica Tres (3) años.
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Recursos: muebles y equipos de oficina
Información confidencial: manejo de la información confidencial en alto grado.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Coordinar y controlar la elaboración y ejecución del presupuesto de la universidad, con el fin de suministrar de forma oportuna la información garantizando la correcta ejecución del gasto.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y
estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Tramitación de solicitudes: Capacidad de gestionar solicitudes enviadas por estudiantes y usuarios, mediante la revisión y análisis de los mismos, por
medio de la redacción de respuestas según las políticas institucionales y decretos establecidos en las normativas; con el fin de atender de forma oportuna las solicitudes realizadas.
Dominio del sistema o plataforma: Capacidad para dominar el sistema o la plataforma, conociendo el funcionamiento y actualización del mismo y
procesando los requerimientos en el módulo correspondiente; con el fin de garantizar la labor óptima de los procesos en el área.
Elaboración de reportes estadísticos: Capacidad para elaborar reportes estadísticos, mediante el análisis de datos y aplicación de cálculos estadísticos a
los mismos; con el fin de sintetizar información relevante y facilitar el análisis de la misma en la toma de decisiones.
Informes financieros: Capacidad para elaborar informes financieros de la universidad o del área, por medio de la consecución de información
suministrada, aplicación de técnicas, análisis e interpretación y presentación de novedades; con el fin de controlar la ejecución contable y financiera, facilitando la toma de decisiones.
20
Control presupuestal: Capacidad para controlar la ejecución presupuestal de las cuentas generadoras de gasto o rubros, mediante el conocimiento del presupuesto aprobado para estas, hacer seguimiento de los movimientos realizados y velar por el cumplimento de las políticas implantadas por la
universidad; con el fin de garantizar el manejo adecuado y eficaz de los recursos financieros asignados a rubros y optimizar el manejo de capital
asignado para cada dependencia.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y
condiciones inseguras.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal, quincenal, mensual u ocasional).
externas (personas externas a la universidad)
Frecuencia
(diario, semanal, quincenal,
mensual u ocasional).
Todas las dependencias Diariamente N/A
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma, impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo Decisiones sujetas a los lineamientos
Decisiones que requieren aprobación de un superior.
Adiciones presupuestales
Cambios en los presupuestos aprobados y demás que requieran aprobación
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Auxiliar administrativo
1.2 Dependencia: Costos y presupuestos
21
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Analista
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
N/A N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
N/A N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y
especialidad)
Profesional en áreas administrativas, financieras y/o afines. Tecnólogo en Contabilidad y Finanzas y/o
afines con experiencia específica de dos (2) años.
2.2 Experiencia Total laboral Dos (2) años
2.3 Experiencia específica Un (1) año.
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente.
Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de
terceros)
Recursos: muebles y equipos de oficina Información confidencial: manejo de la información confidencial en alto grado
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Ejecutar tareas relacionadas con el registro, control y gestión de costos y presupuestos.
Analista
Auxiliar administrativo
Director
22
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de
comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Planeación y Administración de presupuesto: Capacidad para planear y administrar el presupuesto de la universidad, mediante el conocimiento del
funcionamiento y los planes de acción de las dependencias, analizar las necesidades que presenta la organización, mantener contacto, supervisar la elaboración de cédulas presupuestales, hacer seguimiento en tiempo real de la ejecución y evaluar el impacto del mismo; con el fin de dar un uso
efectivo a los recursos de la organización y optimizar la consecución de metas u objetivos de la misma.
Atención de requerimientos administrativos y financieros: Capacidad para atender y dar respuesta a los requerimientos administrativos y financieros
solicitados por las dependencias y funcionarios de la universidad, mediante la recepción de solicitudes, verificar y validar las mismas, analizar su viabilidad según el presupuesto general de la universidad y aprobar o negar solicitudes; con el fin de optimizar el funcionamiento de la universidad en
general.
Control de cuentas de cobro y facturas: Capacidad de tramitar cuentas de cobro y facturas, por medio del ingreso de facturas, renovaciones y recibos,
seguimiento de los pagos, registro de novedades, verificación de las facturas y recibos y solicitud de traslados presupuestales; con el fin de cumplir con los compromisos adquiridos por la universidad en las fechas oportunas.
Apoyo en la elaboración y seguimiento presupuestal: Capacidad para apoyar la elaboración presupuestal, a través de recopilar la información, recolectar
datos del movimiento mensual de las publicaciones, realizar seguimiento de los procesos editoriales , reportar liquidación de regalías de acuerdo con los
informes de ventas e inventarios de almacén y liquidar premios por producción intelectual; con el fin de obtener un seguimiento a la ejecución presupuestal.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia
seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y condiciones inseguras.
Internas (de la Universidad pero no perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal, quincenal, mensual u ocasional).
externas (personas externas a la universidad)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal,
mensual u ocasional).
Todas las dependencias Diario N/A
23
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma, impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo De acuerdo a lineamientos
Decisiones que requieren aprobación de un superior.
Todas las relacionadas al cargo
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
SUMINISTROS Y COMPRAS
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Jefe
1.2 Dependencia: Suministros y Compras
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Director Administrativo y Financiero
1.5 Número de Personas a cargo: Cinco (5)
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente
Nombre de los cargos No de
Asistente 1
Auxiliares 3
Auxiliar de tesorería 1
Director Administrativo y Financiero
Jefe
Rector
24
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y especialidad)
Especialización en áreas administrativas e ingeniería. Profesional en áreas de ciencias económicas y administrativas con experiencia específica de cuatro (4) años
2.2 Experiencia Total laboral Cinco (5) años
2.3 Experiencia específica Tres (3) años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Dinero: manejo de presupuesto según lo establecido para el año vigente. Recursos: muebles y equipos de oficina
Información confidencial: manejo de la información confidencial en alto grado
Trabajo de terceros: contratos de servicios
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Coordinar, gestionar y controlar el proceso de compras de insumos, suministros, muebles y enseres, servicios, maquinaria y equipos, basados en la
variable de calidad, cobertura y la relación beneficio- costo.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Planeación del área: Capacidad para planear el desarrollo y fortalecimiento del área, mediante la identificación de las necesidades, elaboración del
presupuesto, ejecución y medición de un plan de actividades, el reporte de los avances y los resultados obtenidos; con el fin de alcanzar los objetivos
del área.
Supervisión y realimentación a colaboradores: Capacidad para supervisar y realimentar a los colaboradores, a través de la asesoría continua sobre la
labor, observación y seguimiento de la ejecución de las actividades, identificación de fortalezas y debilidades, comunicación de los resultados de manera asertiva al colaborador y acordar la implementación de mejoras; con el fin de mantener o mejorar la gestión del mismo y garantizar que los procesos se
realicen con efectividad.
25
Gestión de recursos físicos y tecnológicos: Capacidad de gestionar recursos para la dependencia al identificar necesidades, presentar solicitudes
justificadas ante los entes correspondientes, ingresar la información al sistema correspondiente, recibir y distribuir los recursos requeridos; con el fin de suplir las carencias identificadas, dar cumplimiento oportuno a las demandas y acciones requeridas, y optimizar el desempeño general de la
dependencia.
Control presupuestal: Capacidad para controlar la ejecución presupuestal de las cuentas generadoras de gasto o rubros, mediante el conocimiento del
presupuesto aprobado para estas, hacer seguimiento de los movimientos realizados y velar por el cumplimento de las políticas implantadas por la
universidad; con el fin de garantizar el manejo adecuado y eficaz de los recursos financieros asignados a rubros y optimizar el manejo de capital asignado para cada dependencia.
Establecimiento de relaciones interinstitucionales: Capacidad para generar y consolidar vínculos con otras instituciones, mediante la identificación de
actores estratégicos, comunicación asertiva, creación de redes de contacto o convenios, establecimiento de planes de trabajo e intercambio de servicios e información; con el fin de satisfacer los requerimientos de la universidad a nivel interno y externo.
Coordinación de trámites interinstitucionales: Capacidad para organizar y ejecutar procesos de tramitación interinstitucional, mediante el seguimiento de
las obligaciones contractuales, registro y renovación de información, actualización de datos, reporte de novedades y solución de requerimientos de las
instituciones en convenio; con el fin de fortalecer las conexiones preestablecidas y optimizar los procesos de la universidad.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de velar por el cumplimiento de políticas ambientales de la Universidad mediante la aplicación de planes y programas que promuevan el
manejo ambiental para tener una institución sostenible y amigable con el medio ambiente.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de velar, facilitar y promover el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo, comprometiéndose y adoptando las medidas
de prevención, promoción del autocuidado, realizando intervención según su posibilidad, de los peligros que puedan generar situaciones de emergencia, accidentes y enfermedades laborales, con el fin de proteger la seguridad y la salud de la Comunidad Universitaria.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no
perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
externas (personas externas a la
universidad)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u
ocasional).
Todas las dependencias Diario Proveedores Diario
Estudiantes Ocasional
· Transporte de mercancías Semanal
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma, impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo Negociación de compra de productos y servicios aprobados en el manual de contratación.
Decisiones que requieren aprobación de un
superior.
Aprobación de adquisición de acuerdo al manual de contratación
26
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Auxiliar
1.2 Dependencia: Suministros y Compras
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Jefe
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Tres (3)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente
Nombre de los cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente
Nombre de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y
especialidad)
Profesional en Áreas de ciencias económicas y administrativas. Técnico o tecnólogo en áreas
administrativas y/o afines.
2.2 Experiencia Total laboral Dos (2) años
2.3 Experiencia específica Un (1) año
Director Administrativo y Financiero
Jefe
Auxiliar
27
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de
terceros)
Dinero: manejo de presupuesto según lo establecido para el año vigente.
Recursos: muebles y equipos de oficina Información confidencial: manejo de la información confidencial en bajo grado.
Trabajo de terceros: seguimiento a proveedores
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Apoyar de forma operativa, el proceso de compras y suministros de insumos, muebles y enseres, servicios, maquinaria y equipos, garantizando
oportunidad en la entrega a las dependencias.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información; con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.
Manejo de archivo: Capacidad para manejar el archivo de la dependencia, a través del ingreso, organización y actualización de documentos digitales o físicos; con el fin de facilitar el acceso y control de la información
Dominio del sistema o plataforma: Capacidad para dominar el sistema o la plataforma, conociendo el funcionamiento y actualización del mismo y
procesando los requerimientos en el módulo correspondiente; con el fin de garantizar la labor óptima de los procesos en el área.
Gestión de servicios: Capacidad para gestionar los servicios requeridos por la universidad, por medio de la negociación y contratación con proveedores,
supervisión de la calidad del servicio prestado el producto adquirido; con el fin de responder oportunamente a las necesidades que presenta la organización.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia
seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y condiciones inseguras.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal, quincenal, mensual u ocasional).
externas (personas externas a la universidad)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal,
mensual u ocasional).
28
Todas las dependencias Diario Proveedores Diario
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo N/A
Decisiones que requieren aprobación de un superior.
Compras
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Asistente
1.2 Dependencia: Suministros y Compras
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Jefe
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
N/A
Director Administrativo y Financiero
Jefe
Asistente
29
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente
Nombre de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y
especialidad) Profesional en áreas de ciencias económicas y administrativas y/o afines.
2.2 Experiencia Total laboral Tres (3) años
2.3 Experiencia específica Un (1) año
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Recursos: muebles y equipos de oficina
Información confidencial: maneja información confidencial en alto grado. Trabajo de terceros: seguimiento a proveedores
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Registrar y controlar las compras e inventarios, y hacer seguimiento a los pagos a proveedores.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y
estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las
necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Gestión de recursos físicos y tecnológicos: Capacidad de gestionar recursos para la dependencia al identificar necesidades, presentar solicitudes justificadas ante los entes correspondientes, ingresar la información al sistema correspondiente, recibir y distribuir los recursos requeridos; con el fin de
suplir las carencias identificadas, dar cumplimiento oportuno a las demandas y acciones requeridas, y optimizar el desempeño general de la dependencia.
Control de inventario: Capacidad para desarrollar periódicamente el sistema de inventario, mediante la revisión y conteo de recursos, materiales y
activos, donde se registra la entrada y salida de los mismos; con el fin de llevar el control y brindar información acerca del manejo del material.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
30
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia
seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y condiciones inseguras.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no
perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
externas (personas externas a la
universidad)
Frecuencia
(diario, semanal,
quincenal, mensual u
ocasional).
Contabilidad Semanal Proveedores Diario
Costos y presupuestos Quincenal Transporte de mercancías Ocasional
tesorería Semanal
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo N/A
Decisiones que requieren aprobación de un superior.
Según planeación del área
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Auxiliar de tesorería
1.2 Dependencia: Suministros y Compras
1.3 Planograma:
31
1.4 Título del cargo al que reporta: Jefe
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente
Nombre de los cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente
Nombre de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y especialidad)
Profesional en áreas de ciencias económicas y administrativas y/o afines.
2.2 Experiencia Total laboral Tres (3) años
2.3 Experiencia específica Un (1) año
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos, información confidencial, trabajo de
terceros)
Dinero: manejo de presupuesto según lo establecido para el año vigente. Recursos: muebles y equipos de oficina
Información confidencial: manejo de la información confidencial de grado medio
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Vender productos institucionales y controlar el inventario.
Director Administrativo y Financiero
Jefe
Auxiliar de Tesorería
32
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y
estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Gestión de recursos físicos y tecnológicos: Capacidad de gestionar recursos para la dependencia al identificar necesidades, presentar solicitudes
justificadas ante los entes correspondientes, ingresar la información al sistema correspondiente, recibir y distribuir los recursos requeridos; con el fin de suplir las carencias identificadas, dar cumplimiento oportuno a las demandas y acciones requeridas, y optimizar el desempeño general de la
dependencia.
Control de inventario: Capacidad para desarrollar periódicamente el sistema de inventario, mediante la revisión y conteo de recursos, materiales y
activos, donde se registra la entrada y salida de los mismos; con el fin de llevar el control y brindar información acerca del manejo del material.
Dominio del sistema o plataforma: Capacidad para dominar el sistema o la plataforma, conociendo el funcionamiento y actualización del mismo y
procesando los requerimientos en el módulo correspondiente; con el fin de garantizar la labor óptima de los procesos en el área.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia
seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y condiciones inseguras.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal, quincenal, mensual u ocasional).
externas (personas externas a la universidad)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u
ocasional).
Todas las dependencias Diario Usuarios externos Diario
Estudiantes Diario
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma, impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo N/A
33
Decisiones que requieren aprobación de un
superior.
Consulta con el jefe las órdenes de compras.
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
TESORERÍA
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Jefe
1.2 Dependencia: Tesorería
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Director Administrativo y Financiero
1.5 Número de personas a cargo: Tres (3)
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los Cargos No de
Asistente 1
Auxiliar 2
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los Cargos No de
Auxiliar 1
Dependencias administrativas 6
Rector
Director Administrativo y Financiero
Jefe
34
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y especialidad) Maestría en administración, finanzas y/o áreas afines.
2.2 Experiencia Total laboral Cinco (5) años
2.3 Experiencia específica Dos (2) años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente.
Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos, información confidencial, trabajo de terceros)
Dinero: manejo de presupuesto según lo establecido para el año vigente.
Recursos: muebles y equipos de oficina. Información confidencial: manejo de información confidencial en alto grado.
Trabajo de terceros: responsable por la actividad y tareas de (3) tres a (4) cuatro terceros.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Coordinar y propender por la adecuada canalización de dineros, para permitir el óptimo desarrollo de la actividad de la Universidad, de manera oportuna, suficiente y óptima.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las
necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Planeación del área: Capacidad para planear el desarrollo y fortalecimiento del área, mediante la identificación de las necesidades, elaboración del
presupuesto, ejecución y medición de un plan de actividades, el reporte de los avances y los resultados obtenidos; con el fin de alcanzar los objetivos del área.
Supervisión y realimentación a colaboradores: Capacidad para supervisar y realimentar a los colaboradores, a través de la asesoría continua sobre la
labor, observación y seguimiento de la ejecución de las actividades, identificación de fortalezas y debilidades, comunicación de los resultados de manera asertiva al colaborador y acordar la implementación de mejoras; con el fin de mantener o mejorar la gestión del mismo y garantizar que los procesos se
realicen con efectividad.
Gestión de recursos físicos y tecnológicos: Capacidad de gestionar recursos para la dependencia al identificar necesidades, presentar solicitudes
justificadas ante los entes correspondientes, ingresar la información al sistema correspondiente, recibir y distribuir los recursos requeridos; con el fin de suplir las carencias identificadas, dar cumplimiento oportuno a las demandas y acciones requeridas, y optimizar el desempeño general de la
dependencia.
Gestión de recursos financieros: Capacidad para administrar, optimizar, gestionar y controlar los recursos financieros de la Universidad y de los convenios interinstitucionales, a través de la elaboración del flujo de efectivo, gestión de pagos, flujos de caja, ejecución y monitoreo del plan de
inversión, seguimiento a los saldos de las cuentas bancarias; con el fin de asegurar la mayor rentabilidad posible de los recursos de la institución y
promover la diversidad de redes de servicio.
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Revisión y autorización de pagos: Capacidad de planificar y coordinar de forma ágil y oportuna todas las operaciones de pagos e ingresos de acuerdo a
sus vencimientos, con el propósito de cumplir con los acuerdos establecidos.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de velar por el cumplimiento de políticas ambientales de la Universidad mediante la aplicación de planes y programas que promuevan el manejo ambiental para tener una institución sostenible y amigable con el medio ambiente.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de velar, facilitar y promover el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo, comprometiéndose y adoptando las medidas
de prevención, promoción del autocuidado, realizando intervención según su posibilidad, de los peligros que puedan generar situaciones de emergencia,
accidentes y enfermedades laborales, con el fin de proteger la seguridad y la salud de la Comunidad Universitaria.
3.3 Interrelaciones
internas (de la Universidad pero no perteneciente
a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
Externas (personas externas a la
universidad)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u
ocasional).
Apoyo Financiero Diario Bancolombia Semanal
Suministros y Compras Diario Banco Caja Social Semanal
Gestión Humana Semanal Colpatria Mensual
Directores de Programa Mensual Davivienda Mensual
Director de Relaciones Internacionales Mensual Pichincha Ocasional
Director de bienestar universitario Mensual ITAU Mensual
Contabilidad Diario
Auxiliares de Contabilidad Diario
Auditor Semanal
Oficina de Sistemas Semanal
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo Medios por los cuales se realiza los pago
Cancelación de pagos de hasta diez millones de pesos
Decisiones que requieren aprobación de un superior. Inversiones
Cancelación de pagos superiores a diez millones
Giros de cheques
Traslados de dinero entre bancos
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Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Asistente
1.2 Dependencia: Tesorería
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Jefe
1.5 Número de Personas a cargo: Ocho (8)
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
Auxiliar 2
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en áreas de administración, finanzas y/o afines.
2.2 Experiencia Total laboral Cuatro (4) años
2.3 Experiencia específica Dos (2) Años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Recursos: muebles y equipos de oficina.
Información confidencial: manejo de la información en alto grado.
Director
Jefe
Asistente
37
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Apoyar y controlar los procesos del área con el fin de generar soportes contables, control de cuentas, gestión de pagos, elaboración de estados financieros y conciliaciones.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las
necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos del actor relevante.
Dominio del sistema o plataforma: Capacidad para dominar el sistema o la plataforma, conociendo el funcionamiento y actualización del mismo y
procesando los requerimientos en el módulo correspondiente; con el fin de garantizar la labor óptima de los procesos en el área.
Programación de pagos: Capacidad para programar pagos, a través de la recepción de facturas causadas, manejo de archivos digitales, realizar pagos
en cheque y cruce de cartera, además del registro de pagos de nómina, parafiscales y juzgados, verificación de la relación y las fechas de vencimiento,
donde se establezca una planificación para ejecutar los pagos; con el fin de cumplir en las fechas acordadas y con los compromisos adquiridos con los proveedores.
Recaudo: Capacidad de contabilizar y hacer seguimiento a los pagos realizados en tarjeta de crédito, de realizar la gestión de las operaciones internacionales en cuanto a pagos por parte de la Universidad o recaudos recibidos de cuentas del exterior; por medio del ingreso de información en el
módulo del sistema con el fin de aplicar el pago solicitado por el usuario.
Revisar procesos bancarios: Capacidad para revisar periódicamente los procesos bancarios y conciliar con el área contable los pagos efectuados; por
medio de la afectación y conciliación de cuentas bancarias, traslados virtuales autorizados y gestión de operaciones bancarias con carta de aprobación; con el fin de realizar pagos oportunos a proveedores.
Elaboración de soportes de pago: Capacidad para elaborar cuentas, gestionar las consolidaciones bancarias en moneda nacional y extranjera, registrar
los pagos por PSE, además del envío de comprobantes de egreso, y realizar el cierre mensual del registro GMF, gastos bancarios y rendimientos financieros, por medio del dominio y acceso al sistema contable; con el fin de cumplir el compromiso pactado con el proveedor y reflejar la información
del pago efectuado en el sistema.
Cierre contable: Capacidad para realizar revisión contable de las cuentas de efectivo a cierre de mes, a través de recolectar y sintetizar la información y
cargar en el sistema los gastos bancarios generados; con el fin de dar a conocer el flujo total del efectivo en el mes.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia
seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y
condiciones inseguras.
38
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal, quincenal, mensual u ocasional).
Externas (personas externas a la universidad)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal,
mensual u ocasional).
Suministros y Compras Diario Proveedores Diario
Gestión Humana Semanal
Registro académico Diario
Contabilidad Diario
Sistemas Semanal
Estudiantes Diario
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo N/A
Decisiones que requieren aprobación de un superior. Todas requieren aprobación de un superior
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Auxiliar
1.2 Dependencia: Tesorería
1.3 Planograma:
Director
Jefe
Auxiliar
39
1.4 Título del cargo al que reporta: Jefe
1.5 Número de personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Dos (2)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente
Nombre de los cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en áreas administrativas, financieras. Bachiller con experiencia específica de 4
años.
2.2 Experiencia Total laboral Cuatro (4) años
2.3 Experiencia específica Uno (1) Año
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Dinero: responsable del manejo de caja menor y dinero electrónico. Recursos: muebles y equipos de oficina.
Información confidencial: manejo de información confidencial en alto grado.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Apoyar los procesos del área actualizando la información de acuerdo con los soportes y comprobantes de pagos generados.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos
del actor relevante.
Dominio del sistema o plataforma: Capacidad para dominar el sistema o la plataforma, conociendo el funcionamiento y actualización del mismo y procesando los requerimientos en el módulo correspondiente; con el fin de garantizar la labor óptima de los procesos en el área.
Programación de pagos: Capacidad para programar pagos, a través de la recepción de facturas causadas, manejo de archivos digitales, realizar pagos
en cheque y cruce de cartera, además del registro de pagos de nómina, parafiscales y juzgados, verificación de la relación y las fechas de vencimiento, donde se establezca una planificación para ejecutar los pagos; con el fin de cumplir en las fechas acordadas y con los compromisos adquiridos con los
40
proveedores.
Recaudo: Capacidad de contabilizar y hacer seguimiento a los pagos realizados en tarjeta de crédito, de realizar la gestión de las operaciones internacionales en cuanto a pagos por parte de la Universidad o recaudos recibidos de cuentas del exterior; por medio del ingreso de información en el
módulo del sistema con el fin de aplicar el pago solicitado por el usuario.
Elaboración de soportes de pago: Capacidad para elaborar cuentas, gestionar las consolidaciones bancarias en moneda nacional y extranjera, registrar
los pagos por PSE, además del envío de comprobantes de egreso, y realizar el cierre mensual del registro GMF, gastos bancarios y rendimientos
financieros, por medio del dominio y acceso al sistema contable; con el fin de cumplir el compromiso pactado con el proveedor y reflejar la información del pago efectuado en el sistema.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y
condiciones inseguras.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no perteneciente
a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
Externas (personas externas a la
universidad)
Frecuencia
(diario, semanal,
quincenal, mensual u
ocasional).
Suministros y Compras Diario Proveedores Diario
Gestión Humana Semanal
Admisiones y Registro Diario
Contabilidad Diario
Sistemas Semanal
Estudiantes de programas Diario
Todas las dependencias Ocasional
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo N/A
Decisiones que requieren aprobación de un superior. Todas las decisiones requieren aprobación de un superior
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Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
APOYO FINANCIERO
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Jefe
1.2 Dependencia: Apoyo Financiero
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Director Administrativo y Financiero
1.5 Número de personas a cargo: Siete (7)
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
Asistente 2
Auxiliar 5
1.9 Cargos que le reportan indirectamente Nombres de los cargos No de
Auxiliar (Dirección administrativa y Financiera) 1
Director (Bienestar Universitario) 1
Auxiliar ( centro de idiomas) 1
Coordinador (Transferencias) 1
Jefe (Suministros y compras) 1
Asistente (Vicerrectoria) 1
Rector
Director
Jefe
42
2.Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y especialidad) Especialización en área administrativa, financiera y/o afines.
2.2 Experiencia total laborada Cinco (5) años
2.3 Experiencia específica Tres (3) años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: intermitente debido a las temporadas.
Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Dinero: manejo de cartera y del presupuesto según lo establecido para el año vigente.
Recursos: muebles y equipos de oficina. Información confidencial: maneja información confidencial en alto grado.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Dirigir, coordinar y controlar los procesos de crédito, cobro y recaudo de cartera, con el fin de cumplir con el nivel de ingresos requerido para la
Institución.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las
necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos del actor relevante.
Planeación del área: Capacidad para planear el desarrollo y fortalecimiento del área, mediante la identificación de las necesidades, elaboración del
presupuesto, ejecución y medición de un plan de actividades, el reporte de los avances y los resultados obtenidos; con el fin de alcanzar los objetivos del área.
Administración de recursos virtuales: Capacidad para monitorear y administrar los contenidos de los recursos virtuales, mediante, la observación, actualización y renovación permanente de las novedades; con el fin de garantizar que la información brindada al usuario interno y externo que accede
al sitio o página sea oportuna.
Supervisión y realimentación a colaboradores: Capacidad para supervisar y realimentar a los colaboradores, a través de la asesoría continua sobre la
labor, observación y seguimiento de la ejecución de las actividades, identificación de fortalezas y debilidades, comunicación de los resultados de manera
asertiva al colaborador y acordar la implementación de mejoras; con el fin de mantener o mejorar la gestión del mismo y garantizar que los procesos se realicen con efectividad.
Gestión de recursos físicos y tecnológicos: Capacidad de gestionar recursos para la dependencia al identificar necesidades, presentar solicitudes justificadas ante los entes correspondientes, ingresar la información al sistema correspondiente, recibir y distribuir los recursos requeridos; con el fin de
suplir las carencias identificadas, dar cumplimiento oportuno a las demandas y acciones requeridas, y optimizar el desempeño general de la dependencia.
Establecimiento de relaciones interinstitucionales: Capacidad para generar y consolidar vínculos con otras instituciones, mediante la identificación de actores estratégicos, comunicación asertiva, creación de redes de contacto o convenios, establecimiento de planes de trabajo e intercambio de servicios
e información; con el fin de satisfacer los requerimientos de la universidad a nivel interno y externo.
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Administración de recaudos y cobros de cartera: Capacidad de administrar la ejecución de recaudos o cobros de cartera, mediante la revisión y
aprobación de estados de cuenta o documentación que informe el estado de cartera, diseñar e implementar estrategias de recaudo, analizar casos de deudores que presenten mayor riesgo de pérdida, desarrollar procesos de negociación de pago, tramitar la realización de cobro pre–jurídico de la
cartera por parte de personas jurídicas o naturales contratadas, evaluar y hacer seguimiento de casos en cobro externo, plantear propuestas de castigo de cartera y socializar informes de gestión; con el fin de asegurar el cumplimiento de responsabilidades financieras adquiridas por agentes externos con
la Universidad y optimizar los proceso financieros de la misma.
Supervisión de créditos: Capacidad de inspeccionar los procesos de aprobación crediticia, a través del conocimiento de las políticas y normativas de
crédito que rigen los proceso de solicitud y aprobación, revisar el cumplimiento de las mismas por parte de los colaboradores, ejecutar estudios de
crédito, almacenar y custodiar archivos y garantías de los créditos otorgados y evaluar la tasa de financiación y moratoria de acuerdo a las políticas de la universidad; con el fin de asegurar la concesión de créditos.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de velar por el cumplimiento de políticas ambientales de la Universidad mediante la aplicación de planes y programas que promuevan el
manejo ambiental para tener una institución sostenible y amigable con el medio ambiente.
Competencias en relación a la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de velar, facilitar y promover el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo, comprometiéndose y adoptando las medidas
de prevención, promoción del autocuidado, realizando intervención según su posibilidad, de los peligros que puedan generar situaciones de emergencia, accidentes y enfermedades laborales, con el fin de proteger la seguridad y la salud de la Comunidad Universitaria.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no perteneciente
a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional)
Externas (personas externas a la
universidad)
Frecuencia
(diario, semanal,
quincenal, mensual
ocasional)
Todas las dependencias Diario Bancos Semestral
Corporaciones Semestral
ICETEX Mensual
Data crédito Mensual
Cemex Semestral
Convenios con entes territoriales Semestral
Firmas de abogados Mensual
Facturación Diario
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo Plan de colocación y cobro de cartera.
Decisiones que requieren aprobación de un superior Devoluciones, becas y entrega de bonos para contratos según excepciones.
Requisiciones que se salgan de los parámetros establecidos.
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Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Asistente
1.2 Dependencia: Apoyo Financiero
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Jefe
1.5 Número de personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Dos (2)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los Cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan indirectamente Nombres de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en áreas de ciencias económicas y administrativas y/o afines. Técnico, tecnólogo o bachiller en áreas financieras y/o administrativas con tres (3) años de experiencia
específica.
2.2 Experiencia total laborada Tres (3) años
2.3 Experiencia específica Dos (2) años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.
Director
Jefe
Asistente
45
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Recursos: muebles y equipos de oficina.
Información confidencial: manejo de información confidencial en alto grado.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Apoyar en los procesos administrativos de la dependencia al realizar planes de acción y reportes que se requieran.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de
comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las
necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos del actor relevante.
Manejo de archivo: Capacidad para manejar el archivo de la dependencia, a través del ingreso, organización y actualización de documentos digitales o físicos; con el fin de facilitar el acceso y control de la información
Administración de recursos virtuales: Capacidad para monitorear y administrar los contenidos de los recursos virtuales, mediante, la observación, actualización y renovación permanente de las novedades; con el fin de garantizar que la información brindada al usuario interno y externo que accede
al sitio o página sea oportuna.
Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información;
con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.
Coordinación de trámites interinstitucionales: Capacidad para organizar y ejecutar procesos de tramitación interinstitucional, mediante el seguimiento de
las obligaciones contractuales, registro y renovación de información, actualización de datos, reporte de novedades y solución de requerimientos de las instituciones en convenio; con el fin de fortalecer las conexiones preestablecidas y optimizar los procesos de la universidad.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación a la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia
seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y condiciones inseguras.
3.3 Interrelaciones
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Internas (de la Universidad pero no perteneciente
a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional)
Externas (persona externas a la
universidad)
Frecuencia
(diario, semanal,
quincenal, mensual u
ocasional)
Todas las dependencias Diario Bancos Semestral
Corporaciones Semestral
ICETEX Mensual
Data crédito Mensual
Cemex Semestral
Convenios con entes territoriales Semestral
Firmas de abogados Mensual
Facturación Diario
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo Ejecución de parámetros establecidos
Coordinar el equipo de trabajo
Decisiones que requieren aprobación de un superior Casos que requieren interpretación y/o aprobación de los parámetros (solicitudes especiales
de clientes).
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Auxiliar
1.2 Dependencia: Apoyo Financiero
1.3 Planograma:
47
1.4 Título del cargo al que reporta: Jefe
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: cinco (5)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan indirectamente Nombres de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en áreas de ciencias económicas y administrativas y/o afines.
2.2 Experiencia total laboral Cuatro (4) años
2.3 Experiencia específica Dos (2) años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: intermitente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Recursos: muebles y equipos de oficina.
Información confidencial: manejo de información confidencial en alto grado.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Asesorar a los usuarios internos y externos, acerca de los sistemas de financiación con el fin de facilitar el acceso a la educación.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Director
Jefe
Auxiliar
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Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y
estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de
comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Orientación al usuario: Capacidad de orientar al usuario tanto interno como externo, por medio de una comunicación empática, identificando las
necesidades que provean la información clara y pertinente; con el fin de brindar una atención adecuada y oportuna que responda a los requerimientos del actor relevante.
Manejo de archivo: Capacidad para manejar el archivo de la dependencia, a través del ingreso, organización y actualización de documentos digitales o
físicos; con el fin de facilitar el acceso y control de la información
Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información;
con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación a la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y
condiciones inseguras.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no perteneciente
a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual ocasional)
Externas (personas externas a la
universidad)
Frecuencia
(diario, semanal,
quincenal, mensual
ocasional)
Todas las dependencias Diario Bancos Semestral
Corporaciones Semestral
ICETEX Mensual
Data crédito Mensual
Cemex Semestral
Convenios con entes territoriales Semestral
Firmas de abogados Mensual
Facturación Diario
49
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo Ejecución de parámetros establecidos
Coordinar el equipo de trabajo
Decisiones que requieren aprobación de un superior Casos que requieren interpretación y/o aprobación de los parámetros (solicitudes especiales de clientes).
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
CONTABILIDAD
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Jefe
1.2 Dependencia: Contabilidad
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Director Administrativo y Financiero
1.5 Número de Personas a cargo: Cinco (5)
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Uno (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
Auxiliar 4
Asistente 1
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
N/A
Rector
Director
Jefe
50
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y especialidad) Especialización en áreas económicas, administrativas y/o financieras.
2.2 Experiencia Total laboral Cinco (5) años
2.3 Experiencia específica Tres (3) años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente.
Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos, información confidencial, trabajo de terceros)
Dinero: manejo de presupuesto según lo establecido para el año vigente.
Recursos: muebles y equipos de oficina. Información confidencial: Manejo de información confidencial en grado alto.
Trabajo de terceros: consultor tributario y proveedor del sistema.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con la información financiera y contable de la Universidad, con el fin de obtener la consolidación de los estados financieros y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y
estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Planeación del área: Capacidad para planear el desarrollo y fortalecimiento del área, mediante la identificación de las necesidades, elaboración del presupuesto, ejecución y medición de un plan de actividades, el reporte de los avances y los resultados obtenidos; con el fin de alcanzar los objetivos
del área.
Supervisión y realimentación a colaboradores: Capacidad para supervisar y realimentar a los colaboradores, a través de la asesoría continua sobre la
labor, observación y seguimiento de la ejecución de las actividades, identificación de fortalezas y debilidades, comunicación de los resultados de manera
asertiva al colaborador y acordar la implementación de mejoras; con el fin de mantener o mejorar la gestión del mismo y garantizar que los procesos se realicen con efectividad.
Gestión de recursos físicos y tecnológicos: Capacidad de gestionar recursos para la dependencia al identificar necesidades, presentar solicitudes justificadas ante los entes correspondientes, ingresar la información al sistema correspondiente, recibir y distribuir los recursos requeridos; con el fin de
suplir las carencias identificadas, dar cumplimiento oportuno a las demandas y acciones requeridas, y optimizar el desempeño general de la dependencia.
Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información;
con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.
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Control presupuestal: Capacidad para controlar la ejecución presupuestal de las cuentas generadoras de gasto o rubros, mediante el conocimiento del
presupuesto aprobado para estas, hacer seguimiento de los movimientos realizados y velar por el cumplimento de las políticas implantadas por la
universidad; con el fin de garantizar el manejo adecuado y eficaz de los recursos financieros asignados a rubros y optimizar el manejo de capital asignado para cada dependencia.
Gestión contable: Capacidad para gestionar el manejo y análisis de la información financiera y contable de la universidad, a través del análisis de la información de los diferentes procesos de la institución, conocer y aplicar las normas legales vigentes a nivel interno y externo, supervisar y controlar la
causación de hechos económicos, depreciaciones de activos, depuración de cuentas contables, amortizaciones, conciliaciones de los registros contables,
generar cierres y diligenciar los formularios requeridos por la DIAN e industria y comercio; con el fin de generar informes que reporten a nivel interno y externo la actividad y estado contable de la universidad, facilitando procesos de toma de decisiones.
Gestión de recursos financieros: Capacidad para administrar, optimizar, gestionar y controlar los recursos financieros de la Universidad y de los
convenios interinstitucionales, a través de la elaboración del flujo de efectivo, gestión de pagos, flujos de caja, ejecución y monitoreo del plan de
inversión, seguimiento a los saldos de las cuentas bancarias; con el fin de asegurar la mayor rentabilidad posible de los recursos de la institución y promover la diversidad de redes de servicio.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de velar por el cumplimiento de políticas ambientales de la Universidad mediante la aplicación de planes y programas que promuevan el
manejo ambiental para tener una institución sostenible y amigable con el medio ambiente.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de velar, facilitar y promover el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo, comprometiéndose y adoptando las medidas de prevención, promoción del autocuidado, realizando intervención según su posibilidad, de los peligros que puedan generar situaciones de emergencia,
accidentes y enfermedades laborales, con el fin de proteger la seguridad y la salud de la Comunidad Universitaria.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no perteneciente
a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
Externas (personas externas a la
universidad)
Frecuencia
(diario, semanal, quincenal,
mensual u
ocasional).
Todas las dependencias Diario Revisoría fiscal Semanal
Consultoría tributaria Semanal
Proveedor del sistema de información financiera iceberg
Ocasional
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo Todas las decisiones que impliquen manejo contable y tributario
Decisiones que requieren aprobación de un superior. Decisiones con base a la normatividad y políticas internas.
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Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Auxiliar
1.2 Dependencia: Contabilidad
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Jefe
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Cuatro (4)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en contaduría pública. Tecnólogo en contabilidad y finanzas con dos (2) años de experiencia específica.
2.2 Experiencia Total laboral Tres (3) años
2.3 Experiencia específica Dos (2) años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente.
Director
Jefe
Auxiliar
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2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Recursos: muebles y equipos de oficina.
Información confidencial: manejo de información confidencial en alto grado.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Realizar los procesos de actualización contable de la Universidad de acuerdo con los soportes y comprobantes de ingresos y egresos, con el fin de
soportar la información para la elaboración de los estados financieros.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de
comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Manejo de archivo: Capacidad para manejar el archivo de la dependencia, a través del ingreso, organización y actualización de documentos digitales o físicos; con el fin de facilitar el acceso y control de la información
Programación de pagos: Capacidad para programar pagos, a través de la recepción de facturas causadas, manejo de archivos digitales, realizar pagos en cheque y cruce de cartera, además del registro de pagos de nómina, parafiscales y juzgados, verificación de la relación y las fechas de vencimiento,
donde se establezca una planificación para ejecutar los pagos; con el fin de cumplir en las fechas acordadas y con los compromisos adquiridos con los
proveedores.
Seguimiento y aprobación de cuentas: Capacidad de realizar seguimiento y aprobación a las cuentas de convenios, por medio de la revisión y
sistematización de la información y la legalización de rubros con soportes correspondientes; con el fin de controlar el presupuesto de los convenios y garantizar el manejo adecuado de los recursos.
Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información; con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.
Gestión contable: Capacidad para gestionar el manejo y análisis de la información financiera y contable de la universidad, a través del análisis de la
información de los diferentes procesos de la institución, conocer y aplicar las normas legales vigentes a nivel interno y externo, supervisar y controlar la causación de hechos económicos, depreciaciones de activos, depuración de cuentas contables, amortizaciones, conciliaciones de los registros contables,
generar cierres y diligenciar los formularios requeridos por la DIAN e industria y comercio; con el fin de generar informes que reporten a nivel interno y
externo la actividad y estado contable de la universidad, facilitando procesos de toma de decisiones.
Liquidación de convenios: Capacidad de realizar los procesos de liquidación de convenios, por medio de la solicitud y gestión de las actas de liquidación de cada una de las empresas en convenio; con el fin de sustentar y dar cumplimiento a lo pactado.
Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y
compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y
condiciones inseguras.
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3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no perteneciente a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal, quincenal, mensual u ocasional).
Externas (personas externas a la universidad)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal,
mensual u ocasional).
Todas las dependencias Diario N/A
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo Decisiones bajo las directrices establecidas.
Decisiones que requieren aprobación de un superior. Decisiones sujetas a la supervisión del jefe de Contabilidad.
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Perfil del cargo
1. Identificación del cargo
1.1 Cargo: Asistente
1.2 Dependencia: Contabilidad
1.3 Planograma:
1.4 Título del cargo al que reporta: Jefe
1.5 Número de Personas a cargo: N/A
1.6 Número de personas que desempeña el cargo: Una (1)
1.7 Tipo de contrato: Término fijo
Director
Jefe
Asistente
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1.8 Cargos que le reportan directamente Nombre de los cargos No de
N/A
1.9 Cargos que le reportan Indirectamente Nombre de los cargos No de
N/A
2. Especificaciones del cargo
2.1 Formación académica (título y especialidad) Profesional en áreas de ciencias económicas, financieras y/o afines.
2.2 Experiencia Total laboral Cuatro(4) años
2.3 Experiencia específica Dos(2) años
2.4 Esfuerzo:(mental o físico) Esfuerzo mental: permanente. Esfuerzo físico: esfuerzo visual permanente
2.5 Responsabilidad (Dinero, recursos,
información confidencial, trabajo de terceros)
Recursos: muebles y equipos de oficina
Información confidencial: manejo de información confidencial en alto grado.
3. Descripción del cargo
3.1 Objetivo del cargo
Realizar los registros de la información contable de la Universidad de acuerdo con los soportes y comprobantes de ingresos y egresos, con el fin de
generar la información para la elaboración de los estados financieros.
3.2. Descripción de las competencias
3.2.1 Competencias funcionales
Redacción de documentos: Capacidad para redactar documentos, a partir de la búsqueda y recolección de información confiable, análisis de datos y
estructuración de ideas coherentes, que cumplan con los parámetros de escritura establecidos por la universidad; con el fin de establecer un vínculo de comunicación formal entre agentes internos y externos a la organización.
Manejo de base de datos: Capacidad para manejar bases de datos, mediante el registro, control y actualización permanentemente de la información; con el fin de facilitar la accesibilidad y optimizar los diferentes procesos de la universidad.
Gestión contable: Capacidad para gestionar el manejo y análisis de la información financiera y contable de la universidad, a través del análisis de la información de los diferentes procesos de la institución, conocer y aplicar las normas legales vigentes a nivel interno y externo, supervisar y controlar la
causación de hechos económicos, depreciaciones de activos, depuración de cuentas contables, amortizaciones, conciliaciones de los registros contables, generar cierres y diligenciar los formularios requeridos por la DIAN e industria y comercio; con el fin de generar informes que reporten a nivel interno y
externo la actividad y estado contable de la universidad, facilitando procesos de toma de decisiones.
Cierre contable: Capacidad para realizar revisión contable de las cuentas de efectivo a cierre de mes, a través de recolectar y sintetizar la información y
cargar en el sistema los gastos bancarios generados; con el fin de dar a conocer el flujo total del efectivo en el mes.
Gestión del proyecto NIIF: Capacidad para liderar el proceso operativo del proyecto NIIF, a través de la supervisión y coordinación de las tareas
asignadas con los funcionarios de cada dependencia; con el fin de implementar las normas Internacionales en el sistema de información de la
Universidad.
Gestión de recursos financieros: Capacidad para administrar, optimizar, gestionar y controlar los recursos financieros de la Universidad y de los
convenios interinstitucionales, a través de la elaboración del flujo de efectivo, gestión de pagos, flujos de caja, ejecución y monitoreo del plan de inversión, seguimiento a los saldos de las cuentas bancarias; con el fin de asegurar la mayor rentabilidad posible de los recursos de la institución y
promover la diversidad de redes de servicio.
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Competencias en relación al compromiso ambiental
Capacidad de ejecutar planes o programas ambientales establecidos que aporten al desarrollo de logros institucionales, con el fin de crear conductas y compromisos para la conservación y mejoramiento del planeta.
Competencias en relación al compromiso en la seguridad y salud en el trabajo
Capacidad de cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante la
notificación oportuna de incidentes, actos y condiciones inseguras. Aplicar las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia
seguridad y el cuidado integral de su salud y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su labor diaria, a causa de sus actos y condiciones inseguras.
3.3 Interrelaciones
Internas (de la Universidad pero no perteneciente
a la misma dependencia)
Frecuencia (diario, semanal,
quincenal, mensual u ocasional).
Externas (Personas externas a la
universidad)
Frecuencia
(diario, semanal,
quincenal, mensual u
ocasional).
Todas las dependencias Diario Consultor tributario Semanal
3.4 Toma de decisiones: Corresponde a los aspectos sobre los cuales el cargo puede incidir, con relación a las decisiones que toma,
impacto monetario y al grado de autonomía que tiene sobre un resultado.
Decisiones que toma por sí mismo Decisiones según lineamientos.
Soluciones de requerimiento bajo lineamientos establecidos.
Decisiones que requieren aprobación de un superior. Decisiones con base a la normatividad y políticas internas.
Liquidación de impuestos.
Informes financieros.
Creado por: Profesional de apoyo de Gestión Humana
Revisado/ Aprobado por: Jefe de Gestión Humana
Código: TH-FO-04 Versión:00 Fecha: 00/00/0000
Fuente: Dirección Administrativa y Financiera
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