Sistema Integrado de Gestión
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS
Versión 4
Código: GA.3.19.02.07
Proceso: Gestión Administrativa - GA
Noviembre de 2010
MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES Y EQUIPOS
Código: GC.3.19.02.07
Fecha: 26/11/2010
Versión: 4
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“UNA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE CARA AL FUTURO”
1. OBJETIVO
Garantizar el buen funcionamiento de las instalaciones y equipos de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte.
2. ALCANCE Aplica para realizar las actividades de planeación, organización y control del mantenimiento de las instalaciones y equipos en la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte.
3. NORMATIVIDAD La normativa aplicable al procedimiento “Mantenimiento”, se encuentra documentada en el normograma vigente IG.1.19.01.03.
4. DEFINICIONES Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones:
MANTENIMIENTO: Es el conjunto de actividades desarrolladas con el fin de conservar la infraestructura (equipos, instalaciones) en condiciones de funcionamiento seguro, eficiente y económico.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Consiste en corregir las fallas de infraestructura o equipos cuando estas se presentan.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Actividades que se realizan periódicamente y en forma planificada a la infraestructura y equipos, con el fin de prevenir fallas improvisadas y asegurar su correcto funcionamiento.
5. CONDICIONES GENERALES
a. Las fichas técnicas de los equipos, estarán compuestas por los datos básicos
del equipo y su historial de mantenimiento.
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b. Las solicitudes para mantenimientos correctivos y/o preventivo deben ser escritas y diligenciadas en el formato Código: GA.3.19.04.21
c. Una vez prestado el servicio sea preventivo o correctivo, la orden de servicio es firmada a satisfacción por quien está encargado del área o quien solicito el mantenimiento.
d. El Plan de Mantenimiento se encuentran escrito y disponible en el área de
Servicios Generales. En el caso en que no se pueda cumplir el plan de mantenimiento por razones técnicas o presupuesto este debe de ser reprogramado y consignado en dicho plan.
e. Las personas encargadas de realizar el mantenimiento siempre deben tener en
cuenta las recomendaciones del fabricante y/o del proveedor.
f. Se realizarán inventarios cada tres (3) meses de insumos y materiales de aseo y cada seis (6) meses de materiales de ferretería mediante formato GA.3.19.04.26
g. Se realizará control de salida de insumos y materiales de aseo y ferretería
mediante el formato GA.3.19.04.24, cada vez que se requieren
h. Se realizará control de préstamo de herramientas para trabajos realizados mediante el formato préstamo de herramientas GA.3.19.04.25.
i. Sera responsabilidad de los coordinadores de las aéreas y laboratorios la
planificación control y seguimiento del plan de mantenimiento de los equipos que hacen parte de cada una de estas áreas, en coordinación con el área de mantenimiento de la Institución, de igual forma ellos estarán encargados de hacer el plan de control de los equipos de seguimiento y medición cuando estos se encuentren relacionados con la conformidad de servicio y/o producto entregado al Usuario y/o Beneficiario.
j. Independiente de quien realice el mantenimiento se deben llenar los registros
de soporte (servicio de mantenimiento y/o hoja de vida de activo).
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5.1 Descripción Gráfica Detallada.
1 Resolución 303: Por medio de la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes propiedad planta y equipos de la Escuela Nacional del Deporte.
N° DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO
SOPORTE FRECUENCIA
PUNTO DE CONTROL - REGISTRO
1.
Actualice el inventario de las instalaciones, equipos, de la IU-END. En el caso de que sean equipos nuevos para la institución, codifique conforme resolución 303
1 del
29/10/ 2004 y repórtelo a contabilidad. Informe a la oficina de Servicios Generales o a Sistemas según el caso, el ingreso del bien para el levantamiento de la hoja de vida. Entregue los manuales y demás documentos del activo adquirido a la oficina de Servicios Generales o Sistemas según el caso
Técnico operativo - Almacén
Hoja de vida del activo. Planos de instalaciones
Anual o cada que ingrese un activo
Inventario Actualizado.
2
Cree la hoja de vida y registre los datos básicos del equipo, que debe contener la información general e historial de intervenciones realizadas tanto a los equipos como a las instalaciones locativas
Profesional Universitario – Sistemas.
Apoyo a Servicios Generales.
Manual del equipo
Cuando se adquiera el equipo
Hoja de vida GA.3.19.04.20- diligenciada.
3.
Elabore e implemente el plan de Mantenimiento preventivo, de conformidad con las hojas de vida de equipos e instalaciones. Los planes y cronogramas de mantenimiento preventivo se deben definir basados en la hoja de vida de los equipos, redes, planta e instalaciones. Teniendo en cuenta las recomendaciones del fabricante, uso del equipo y eventos que se presentan durante el uso.
Profesional Universitario – Sistemas.
Apoyo a Servicios Generales.
Plan de mantenimiento preventivo. Formato GA.3.19.04.22
Anual
Seguimiento plan de mantenimiento GA.3.19.04.22
Actualice el inventario e identifique los activos
nuevos.
Creación de hoja de vida del activo
1
Establezca los planes de mantenimiento
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2 Responsable del Mantenimiento: Las labores son realizadas por los técnicos de mantenimiento que prestan su servicio a la IU-END y en algunos casos
como mantenimientos especializados, son contratados externamente.
N° DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO
SOPORTE FRECUENCIA
PUNTO DE CONTROL - REGISTRO
4.
Reciba las solicitudes de prestación de servicio de mantenimiento y coordine con el área responsable del equipo la disponibilidad de tiempo y defina el responsable que realizara el mantenimiento
2,
Profesional Universitario – Sistemas. Apoyo a Servicios Generales.
Formato servicio de mantenimiento GA.3.19.04.21 y/o hoja de vida de activo. Formato GA.3.19.04.20
Según solicitud
Formato servicio de mantenimiento. GA.3.19.04.21
Hoja de vida de activo. – Diligenciados GA.3.19.04.20
5
El mantenimiento a realizar es? 1. Preventivo 2. Correctivo
Profesional Universitario – Sistemas. Apoyo a Servicios Generales .
Formato Código: GA.3.19.04.21 (solicitud de servicio de mantenimiento)
Según requerimiento
N/A
6
Detecté la necesidad del mantenimiento correctivo por la falla presentada, diligencie el formato solicitud de servicio. Determine si la actividad puede realizarse con personal interno o es necesario contratar externamente.
Profesional Universitario – Sistemas. Apoyo a Servicios Generales.
Formato Código: GA.3.19.04.21 (solicitud de servicio de mantenimiento)
Según requerimiento
GA.3.19.04.21 diligenciado
Preventivo Correctivo
1
Recibo y asignación del servicio
2
Solicite mantenimiento correctivo
El Mantenimiento es?
7
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N° DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO
SOPORTE FRECUENCIA
PUNTO DE CONTROL - REGISTRO
7
Determine los repuestos requeridos, verifique primero la existencia en el almacén.
Profesional Universitario – Sistemas. Apoyo a Servicios Generales .
Inventarios GA.3.19.04.26
Según requerimiento
GA.3.19.04.26
8
Requiere insumos y/o mantenimiento externo ? Si: Pase solicitud a la oficina de compras conforme al manual de contratación No: preste el servicio de mantenimiento
Profesional Universitario – Sistemas. Apoyo a Servicios Generales
Formato Código: GA.3.19.04.21 (solicitud de servicio de mantenimiento) y GA.3.19.04.24 (entrega de insumos y materiales de ferretería)
Según requerimientos
N/A
9
Realice solicitud de compra o contratación del servicio a la Oficina correspondiente.
Profesional Universitario – Sistemas. Apoyo a Servicios Generales.
Formato Código: IG.1.19.04.02 (solicitud de bienes o servicios)
Según requerimientos
Oficina de Bienes y Servicios
No
Si
Verificación de existencia de insumos
Realice solicitud
2
3
10
Requiere Contratación?
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N° DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO
SOPORTE FRECUENCIA
PUNTO DE CONTROL - REGISTRO
10
Reciba los repuestos y ejecute el mantenimiento con forme al Plan de Mantenimiento y las guías o instructivos que tienen los equipos y/o planes de mantenimiento.
Apoyo a Servicios Generales .
Formato código GA.3.19.04.20 y/o GA.3.19.04.21 (recibo de servicio)
Según requerimiento
GA.3.19.04.20 GA.3.19.04.21
11
Realice entrega del mantenimiento del equipo o instalación y solicite verificar al responsable del equipo su funcionamiento y el estado a la entrega. Esta actividad también aplica para servicios contratados.
Profesional Universitario – Sistemas. Apoyo a Servicios Generales.
Formato GA.3.19.04.20 y GA.3.19.04.21
(hoja de vida de equipo y solicitud servicio de mantenimiento)
Según requerimiento
GA.3.19.04.20 GA.3.19.04.21 diligenciados
12
Ejecute el mantenimiento
3
Entrega del servicio de mantenimiento
Fin
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6. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Este procedimiento será elaborado por el Jefe de Servicios Generales, revisado por Vicerrectoría Administrativa cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta las conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.
7. FORMATOS ASOCIADOS
8. REFERENCIAS DOCUMENTALES
NOMBRE DEL FORMATO CODIGO
Hoja de vida de equipos GA.3.19.04.20
Solicitud de servicio de mantenimiento GA.3.19.04.21
Plan de mantenimiento GA.3.19.04.22
Listado o inventario maestro de equipos GA.3.19.04.23
Salida De Insumos Cafetería y/o Materiales GA.3.19.04.24
Préstamo herramienta GA.3.19.04.25
Inventario de insumos y/o materiales GA.3.19.04.26
Aprobación del Documento
Nombre Cargo Firma Fecha
Elaboró Rafael Eduardo Laverde Contratista Of. Servicios Generales
18/11/2010
Revisó María Isabel Andrade García
Vicerrectora Institución Educativa Administrativa,
22/11/2010
Aprobó José Fernando Arroyo Valencia
Rector 26/11/2010
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Control de los Cambios
Versión No.
Fecha de Aprobación
Descripción de los Cambios Justificación del cambio
1 05/09/2008 Ajuste del desarrollo del procedimiento y los riesgos que lo afectan.
Representante de la Calidad
2 18/10/2009
Se retiran los riesgos del proceso y se establecen en el documento mapa institucional de riesgos IG.1.19.01.04. Se revisa y ajusta el procedimiento.
Gestión de calidad
3 18/11/2009
Se revisa y ajusta el procedimiento. Se ajusta el numeral 3 Se revisan las actividades de la descripción grafica.
Revisión del proceso.