1
ENFOQUES MODERNOS DE LA ADMINISTRACIÓN
Dr. Hernán Abel López y [email protected]
UNIVERSIDAD HERMILIO VALDIZANFIIyS
2
LA ADMINISTRACIÓN
3
¿QUE ES ADMINISTRACIÓN?
ORGANIZACIÓN: GRUPO DE PERSONAS QUE TRABAJAN JUNTAS DE MANERA ESTRUCTURADA PARA ALCANZAR UNA META
META: FIN QUE PRETENDE ALCANZAR UNA ORGANIZACIÓN
ADMINISTRACION: PROCESO DE COORDINACION DE RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES.
GERENTE / ADMINISTRADOR: PERSONA RESPONSABLE DE DIRIGIR LAS ACTIVIDADES Y DE CREAR EL AMBIENTE PROPICIO PARA QUE EL GRUPO DE PERSONAS LOGREN SUS OBJETIVOS O METAS.
4
¿PORQUE ES NECESARIA LA DISCIPLINA
ADMINISTRATIVA?
EN ALGUN MOMENTO DE NUESTRA VIDA TERMINAMOS ADMINISTRANDO. EL EXITO NOS HACE ADMINISTRADORES.
NUESTRO ENTORNO PERSONAL CAMBIA Y ES NECESARIO CAPACITARNOS PARA DESEMPEÑARNOS MEJOR EN EL.
REQUERIMOS DE UN CUERPO ORDENADO DE CONOCIMIENTOS PARA APOYARNOS.
QUEREMOS SER CAPACES DE APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO. NUESTRO TIEMPO ES CADA VEZ MAS VALIOSO.
QUEREMOS MEJORAR NUESTROS CRITERIOS DE DECISION.
5
OBJETIVO PRINCIPAL DE UNA OBJETIVO PRINCIPAL DE UNA EMPRESAEMPRESA
Obtener Utilidades
(ser productivo)
Cuidar la ecología Ofrecer precioscompetitivos
Proporcionar impuestosal estado Ofrecer productos de
calidad
Servir a la sociedad Dar trabajo a las personas
6
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
PLANEACIONPROCESO DE ESTABLECER METAS Y DEFINIR UN CURSO DE ACCION PARA ALCANZARLAS
ORGANIZACIONPROCESO DE ORDENAR DISTRIBUIR Y ASIGNAR EL TRABAJO CON EL FIN DE ALCANZAR LAS METAS
DIRECCIONPROCESO DE GUIAR E INFLUIR EN LAS ACTIVIDADES DE LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACION
CONTROLPROCESO DE ASEGURAR QUE LAS ACTIVIDADES SE EJECUTEN DE LA MANERA PLANEADA
7
Proceso Administrativo como Secuencia
Planeación
Organización
Dirección
Control
8
Ciclo del Proceso Administrativo
Planeación
Dirección
Control
Organización
9
Funciones del Proceso Administrativo
PlaneaciónPlaneación
Definir ObjetivosElaborar PlanesProgramar ActividadesIdentificar Medios
10
Funciones del Proceso Administrativo
OrganizaciónOrganización
Definir Recursos y Actividades Establecer Órganos y Cargos Asignar Funciones y Tareas Autoridad y Responsabilidad
Definir Recursos y Actividades Establecer Órganos y Cargos Asignar Funciones y Tareas Autoridad y Responsabilidad
11
Funciones del Proceso Administrativo
DirecciónDirección
Liderazgo Comunicación Motivación Toma de Decisiones Integración de Personal
Liderazgo Comunicación Motivación Toma de Decisiones Integración de Personal
12
Funciones del Proceso Administrativo
ControlControl
Establecer Estándares Detectar y Corregir Desviaciones Garantizar Cumplimiento
de Lo Planeado
Establecer Estándares Detectar y Corregir Desviaciones Garantizar Cumplimiento
de Lo Planeado
13
MISION DE LA ORGANIZACION
LA ORGANIZACION ES UN SISTEMA DE PROCESOS QUE TRANSFORMA RECURSOS EN RESULTADOS
LA MISION DEL ADMINISTRADOR ES CREAR VALOR PARA SUS CLIENTES
ESTO PRODUCE UN SUPERAVIT PARA LA EMPRESA QUE FINALMENTE SE CONVIERTE EN UTILIDADES
14
MISION DE LA ORGANIZACION
RECURSOS
ORGANIZACION
RESULTADOS
PERSONASDINEROMATERIAS PRIMASMAQUINAS
TRANSFORMACIONCREACION DE BB Y SSFABRICACION DE BB Y SSALMACENAMIENTO DE BB Y SS
PRODUCTOS TERMINADOSSERVICIOS
15
COMPLEJIDAD DE LA ADMINISTRACION
LA ADMINISTRACION DE LAS ORGANIZACIONES SE VUELVE CADA VEZ MAS PROFESIONAL, PORQUE:
VIVEN EN UN ENTORNO ACELERADAMENTE CAMBIANTE
LAS RELACIONES INTERPERSONALES SON MAS COMPLEJAS
EL NIVEL DE EDUCACION ES MAS ELEVADO
LOS MIEMBROS TIENEN VALORES PROPIOS
LAS ORGANIZACIONES TIENEN UNA MAYOR RESPONSABILIDAD SOCIAL
LOS MARGENES DE RENTABILIDAD SON CADA VEZ MAS PEQUEÑOS
16
LA ADMINISTRACION EN LA PRACTICA
LA ADMINISTRACION ES UNA CIENCIA, PORQUE TIENE CONCEPTOS: IDEAS PRINCIPIOS: FUNDAMENTOS TEORIA: GRUPO DE SUPUESTOS QUE EXPLICAN UNA
SITUACION Y PERMITEN HACER PRONOSTICOS
LA ADMINISTRACION ES UN ARTE, PORQUE REQUIERE GRAN CREATIVIDAD CADA SITUACION ES UNICA
LA ADMINISTRACION ES UNA TECNICA, PORQUE OFRECE HERRAMIENTAS UTILES: COMO HACER UN
PLAN REQUIERE DESTREZA
17
CONCEPTOS BASICOS
EFICACIA LOGRAR LOS OBJETIVOS. SE ASOCIA CON EL LOGRO DE RESULTADOS SIGNIFICA OBTENER LO QUE SE PERSIGUE HACER LO QUE HAY QUE HACER
EFICIENCIA OPTIMIZACION DEL USO DE LOS RECURSOS. SE ASOCIA CON EL MEJOR EMPLEO DE LOS INSUMOS SIGNIFICA LOGRAR LOS MAS POSIBLE CON EL MENOR
USO DE LOS RECURSOS HACER LAS COSAS CORRECTAMENTE
18
Eficiencia operativa: ¿Qué tan bien lo estoy haciendo?.Eficacia organizacional: ¿Qué tan bien estoy
satisfaciendo los requerimientos de los clientes?
Efectividad
EficaciaEficiencia
Producto/
Servicio
Recursos
COSTOCOSTO VALOR PERCIBIDOVALOR PERCIBIDO
Máquina
Software
Gente
Gestión
Infraestructura Indirecta
Infraestructura Indirecta
Conocimiento
PROCESO
Cliente
Visión ampliada: cadena de valor extendida
PERO...
En las organizaciones no se sabe medir
Si no se midelo que sehace
Si no se midelo que sehace
No se puedecontrolarNo se puedecontrolar No se puede
dirigirNo se puededirigir No se puede
mejorarNo se puedemejorar
EL PUNTO DONDE COMIENZAEL MEJORAMIENTOSON LOS INDICADORES
Cuando usted pueda evaluar aquello de lo que está hablando y expresarlo en números, sabe algo al respecto.
Pero cuando no puede medirlo ni expresarlo en números o calificaciones, su conocimiento es escaso e insatisfactorio
Creando indicadores NO financieros
Permiten dar razón del grado de cumplimiento de actividades y utilización de recursos necesarios para conseguir los objetivos:
Eficacia
Eficiencia
Efectividad
Productividad
Imagine que su hija cumple 15 años, Ud. necesita comprar 24 sillas para sentar a los invitados a la fiesta que Ud. organiza.
El fabricante promete entregar las sillas el viernes, ya que el sábado es la fiesta.
El fabricante:
Programa fabricar 24 sillas y logro fabricar las 24 sillas¿Qué % de eficacia le asignan al Fabricante?
Fue 100% eficaz, porque la fórmula de eficacia es:
(Logro /meta) * 100
¿Y si entrega las 24 sillas el día Lunes después de la fiesta...?
Ó ¿si entrega las 24 sillas defectuosas...?
¿Es 100% eficaz...?
1) Eficacia Operativa: Está dada por la relación porcentual entre el logro obtenido y la meta propuesta.
DESDE UN CONCEPTO SINCRÓNICO
La eficacia operativa es necesaria, pero no suficiente, ya que es sólo un componente de la Eficacia Total:Eficacia Operativa * Eficacia en tiempo * Eficacia cualitativa =
EFICACIA TOTAL2) Eficacia en Tiempo: Está dada por la relación porcentual entre el
tiempo programado (Tp) y el tiempo real (Tr)
EJEMPLO
Programo fabricar en 5 días y lo logro en 5 días => Tp = 5 Tr = 5
Tp/Tr = 5/5 *100 = 100% de Eficacia en Tiempo
3) Eficacia Cualitativa: Es la ponderación subjetiva de las partes interesadas, en relación a sus expectativas y a la eficacia del producto o servicio suministrado.
EJEMPLO
Optimo = 10 Muy bueno = 7 Bueno = 5 Regular = 3 Malo = 1
Programo producir 40 sillas en 5 días
Logro producir 30 sillas en 10 días
El cliente evaluó el servicio en 7 puntos sobre 10
X% = Eficacia total
(30/40)*(5/10)*(7/10) = 0.2625 * 100 = 26.25% Eficacia Total
[(Objetivo logrado/programado)*(tiempo programado/tiempo de logro)*(evaluación cliente/total evaluación)]*100
El tiempo es inversamente proporcional a la eficacia (Más es menos: más tiempo, menos eficacia)
Matemáticamente se expresa con una fracción inversa (5/10)
La fracción siete décimos (7/10) expresa la calificación en relación al valor óptimo (10).
Si mido en sentido estricto: el producto fabricado (sin considerar: tiempo empleado y la satisfacción del cliente)
Eficacia = 75%
Si mido en sentido amplio: y agrego: el tiempo empleado, y la satisfacción del cliente
Eficacia = 26.25%
Eficacia = hacer las cosas correctas desde el punto de vista del cliente
¿QUE OPINAN DE LA EFICACIA “TOTAL”?
Eficiencia introduce un concepto económico. Es decir tiene en cuenta el coste de la implantación.Es la relación porcentual que vincula los recursos asignados y los recursos empleados
Eficiencia = Recurso asignado (Ra) * 100%
Recurso empleado (Re)Ra: recurso asignado o costo directo estimado
Re: recurso empleado o costo directo real
Recurso asignado $2000 * 100% = 100%Recurso empleado $2000
Eficiencia = Hacer correctamente las cosas
Meta:
Una planta industrial quiere fabricar “x” sillas, empleando 5 Horas Hombre con un presupuesto asignado de $ 800
Logro:
Fabricó “x” sillas empleando 10 Horas Hombre con un presupuesto empleado de $ 1100
WORKSHOP
5 HH * $ 800 = 0.363 * 100% = 36.3 %
10 HH * $ 1100
[(HH programadas/HH empleadas)*(presupuesto asignado/presupuesto empleado)] * 100
HH y presupuesto son inversamente proporcionales a la eficiencia.
Matemáticamente se expresan con fracciones inversas, ya que: A menos HH y a menos gastos, más eficiencia – por ende, lo asignado en HH y en gastos va en el numerador
Mide porcentualmente la relación entre eficacia y eficiencia
(Eficacia * Eficiencia) * 100%
Eficacia 0.2625 * Eficiencia 0.363 = 0.095
Ó sea tengo una
RELACION DE EFECTIVIDAD DEL 9.5%
(0.2625 * 0.363) = 0.095 * 100% = 9.5 % de EfectividadIndica la ponderación de ambos, ó sea se puede ser muy eficaz (=1) pero poco eficiente (=0.25) y viceversa.
30
CONCEPTOS BASICOS
ADAPTABILIDAD CAPACIDAD PARA RESPONDER ANTE VARIACIONES EN EL
ENTORNO PUEDEN SER VARIACIONES EN LOS RECURSOS O EN LOS
REQUERIMIENTOS DE RESULTADOS
PRODUCTIVIDAD RELACION ENTRE LOS INSUMOS Y EL PRODUCTO TERMINADO
EJ: HORAS HOMBRE POR UNIDAD DE PRODUCTO TERMINADO
KILOWATTS POR TONELADA DE PLASTICO
ENVIOS CORRECTOS POR HORA
31
ROLES DEL ADMINISTRADOR
1. IMPERSONAL Figura Decorativa
Jefe simbólico, obligado a realizar un gran número de actividades de naturales legal o social rutinaria Recibir a los visitantes, firmar documentos legales.
Líder Responsable de la motivación y la activación de los subordinados. Responsables de contratar personal, capacitarlos y de todas las actividades relacionadas. Realizar prácticamente todas las actividades que involucran a los subordinados.
Enlace Mantiene una red desarrollada por si sola de contactos externos e informantes a quienes proporcionan servicios información. Manejar el correo, hacer trabajo externo, realizar otras actividades en el exterior.
32
ROLES DEL ADMINISTRADOR (I)
2.-DE INFORMACION Controlador
Busca y recibe una gran variedad de información especial para desarrollar el entendimiento completo de la organización y ambiente; surge como nervio central de la información interna y externa acerca de la organización. Leer publicaciones periódicas e informes, mantener contracto personal.
DifusorTransmite información recibida de subordinados a los miembros de la organización atiende juntas de información; hace llamadas telefónicas para contar con información.
PortavozTransmite la información a las personas ajenas a los planes de la organización, políticas, medidas, resultados, etcétera; sirve como experto en la industria de la organización. Atiende juntas en el exterior; da información a los medios de comunicación
33
ROLES DEL ADMINISTRADOR (II)
3.- DE TOMA DE DECISIONES Empresario
Busca la organización y su ambiente para oportunidades e inicia “proyectos de mejoramiento” para provocar el cambio, también supervisa el diseño de algunos proyectos. Organizar estrategias y analizar en sesiones el desarrollo de nuevos programas
Moderador en disturbiosResponsable de tomar medidas correctivas cuando la organización enfrenta disturbios inesperados. Organizar las estrategias en las sesiones de análisis que involucran disturbios y crisis.
Asignador de recursosResponsable de la asignación de recursos de todo tipo de la organización. En efectos, hace o aprueba todas las decisiones significativas de la organización. Programar; solicitar autorización; desarrollar cualquier actividad que tenga que ver con la actividad que involucre el presupuesto y la organización del trabajo de los subordinados.
NegociadorResponsable de representar a al compañía en negociaciones mayores. Participar en negociaciones de contratos con el sindicato.
34
EL ENFOQUE DE SISTEMAS
UN SISTEMA ES UN CONJUNTO DE PARTES INTERDEPENDIENTES QUE FUNCIONAN COMO UN TODO
DE ACUERDO CON LA FORMA COMO INTERACTUAN CON EL AMBIENTE PUEDEN SER SISTEMAS ABIERTOS OCERRADOS
LOS SUBSISTEMAS QUE INTERACTUAN DE MANERA COOPERATIVA SON MAS PRODUCTIVOS QUE LOS QUE TRABAJAN INDEPENDIENTEMENTE. SINERGIA.
LOS COMPONENTES DE UN SISTEMA SE RELACIONAN MEDIANTE FLUJOS (PROCESOS) Y SE CONTROLAN MEDIANTE LA RETROALIMENTACION
35
LA RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LAS EMPRESAS
TERCER NIVEL DE RESPONSABILIDAD A NIVEL DE LA SOCIEDAD
CONSERVAR EL MEDIO AMBIENTE SER AGENTES DE CAMBIO SOCIAL
36
LOS ASPECTOS ETICOS DE LAS ORGANIZACIONES
VALORES
IDEAS DE CONDUCTA PERSONAL, QUE SON BUENAS Y DESEABLES
RESPETO POR LAS PERSONAS RESPETO POR LA PROPIEDAD HONESTIDAD EN LA INFORMACION CONFIANZA EN LAS PERSONAS AYUDA MUTUA RESPONSABILIDAD DE SUS ACTOS RESPETO POR LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS
37
COMPETITIVIDADCOMPETITIVIDAD
Una empresa no esta sola en el mercado.
Para obtener utilidades tiene que ser competitiva.
Para buscar las fuentes de competitividad puede usar el Modelo de la Cadena del Valor de Michael Porter.
Una empresa no esta sola en el mercado.
Para obtener utilidades tiene que ser competitiva.
Para buscar las fuentes de competitividad puede usar el Modelo de la Cadena del Valor de Michael Porter.
Ventaja CompetitivaTodo aquello que hacemos mejor que
nuestra Competencia.
Ventaja CompetitivaTodo aquello que hacemos mejor que
nuestra Competencia.
38
Competitividadinterna y externa
COMPETITIVIDADINTERNA EXTERNA
Transformar nuestra industria con diferenciadores sustentables
Mejorar el entorno competitivo
Innovación Cadenas de valor
Marco jurídico Estado de derecho Infraestructura
VINCULOS ESTRATEGICOSIncidir en consensos básicos y colaboración entre los partidos, poderes, niveles de gobierno y la sociedad, que le den base a la competitividad y al desarrollo
sustentable.
39
NIVELES ORGANIZACIONALESNIVELES ORGANIZACIONALES
1
3
5
2
4
NivelEstratégico
NivelEjecutivo
NivelOperativo
Gerenciar
AdministrarGestionar
Administrar = Gestionar = Gerenciar
40
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS SEGÚN NIVELES SEGÚN NIVELES
ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES
Admi-nistradores
Administradores
de nivelIntermedio
Supervisores de primeralínea
Pla
neació
n
Org
an
izació
n
Dir
ecció
n
Con
trol
JERARQ
UÍA
ORG
AN
IZACIO
NAL
41
HABILIDADES ADMINISTRATIVASHABILIDADES ADMINISTRATIVASSEGÚN NIVELES SEGÚN NIVELES
ORGANIZACIONALESORGANIZACIONALES
ALTADIRECCIÓN
MANDOSDIRECCIÓN
MANDOSDIRECCIÓN
SUPER-VISORES
SUPER-VISORES
MANDOSDIRECCIÓN
SUPER-VISORES
SUPER-VISORES
SUPER-VISORES
SUPER-VISORES
Habilidadestécnicas
Habilidadeshumanas
Habilida-des de
Conceptua-lización y
diseño
42
Habilidades de un AdministradorHabilidades de un AdministradorRobert KatzRobert Katz
Habilidades Técnicas
Habilidades Humanas
Habilidades Conceptuales
Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia especializada
Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo individual y en grupo
Capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones complejas
43
PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y EFICIENCIAEFICIENCIA
ProductividadLa relación producto – insumos en un período específico con la debida consideración de calidad.
Productividad = Productos Insumos
EficaciaCumplimiento de objetivos
EficienciaLogro de las metas con la menor cantidad de recursos.
44¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo?
¿Cómo hacer mejor lo que hacemos?
¿Pregunta Principal?
Enfoque proactivo(del futuro al presente)
Enfoque reactivo (del pasado al presente)
Lograr objetivosResolver problemas
Hacer las cosas correctasHacer las cosas correctamente
Enfasis en los resultadosEnfasis en los medios
Proporcionar eficacia a subordinados
Capacitar a los subordinados
Obtener resultadosCumplir tareas y obligaciones
Crear más valoresAhorrar gastos
EFICACIAEFICACIAEFICIENCIAEFICIENCIA
Top Related