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8/2/2019 Admin is Trac Ion Proyectos TI - Chinkes

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La administracin de

proyectos detecnologas de la

informacin

ATENEODebate entre pares

Departamento Pedaggico de SistemasFacultad de Ciencias Econmicas de laUniversidad de Buenos Aires

Lic. Ernesto [email protected]

17 de octubre de 2007 Buenos Aires
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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TemarioProcesos y actividades de la administracin de

proyectos de TI

Los conocimientos necesarios para administrar un

proyecto. El papel de los mtodos y herramientas.

Factores crticos para el xito en la administracin deproyectos

Debate


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Qu un proyectos de TI ?

Conjunto de tareas que serealizan para lograr un objetivo

Entregables: alcancey calidad.

Tiempo.

Costo.

TIRecursos

Riesgos

Proyecto


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Ciclo de vida de un proyectoSeleccin

Planificacin

Implementacin

Control

Evaluacin

Terminacin

t

Ver ciclo delPMBOK


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Importancia de la administracin

de proyectos

La administracin de proyectos es la administracin delcambio.

El cambio es el elemento que permite la supervivencia

de las organizaciones:a) elegir los proyectos correctos,

b) luego administrarlos correctamente.


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Los conocimientos necesariospara la administracin de un

proyecto de TI

METODOS / TECNICAS Y

HERRAMIENTAS


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Los mtodos, tcnicas y las

herramientasMtodo: modo ordenado de proceder para llegar a un resultado. Mtodo

cientfico: Conjunto de pasos fijados de antemano por una disciplina con el finde alcanzar conocimientos vlidos mediante instrumentos confiables (unconjunto de pasos que trata de protegernos de la subjetividad en elconocimiento).

Tcnica: es un procedimiento prctico sobre cmo llevar a cabo una actividad.Puede basarse en un mtodo o no. Incluye las herramientas que proporcionanelementos para realizar dichas tareas.

Objetivo:Intenta obtenerresultados de calidad predecibleSe busca realizar muchas de las actividades de la administracin de

proyectos en forma ms ordenada y eficiente. Permiten formalizarplanes de: tareas, costos, tiempos, alcance, calidad,

recursos, riesgos. Permite no perder el rumbo para ejercer el control Contar con informacin para tomar decisiones de cambios.

Objetivo:Intenta obtenerresultados de calidad predecibleSe busca realizar muchas de las actividades de la administracin de

proyectos en forma ms ordenada y eficiente. Permiten formalizarplanes de: tareas, costos, tiempos, alcance, calidad,recursos, riesgos.

Permite no perder el rumbo para ejercer el control Contar con informacin para tomar decisiones de cambios.


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El PMI El Project Management Institute es una institucin fundada en

1969 en EEUU por y para profesionales de Direccin de

Proyectos. Actualmente declara tener ms de 200.000 miembrosen el mundo.

Objetivos: Establecerestndares de Direccin de Proyectos.

Administrar la certificacin de profesionales (PMP ProjectManagement Professional CAPM Certified Associate in PM)

Sede central en Pensilvania (EEUU) y representaciones

denominadas "Captulos" en distintas ciudades y pases. En laactualidad tiene 240 Captulos establecidos distribuidos en 67pases. El captulo de Buenos Aires fue creado en 1996.

PMBOK (2000 y Tercera Edicin -2004). Ms de 1.700.000

ejemplares en circulacin.


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El PMBOKGrupos procesos de un proyecto:

Iniciacin

Planificacin Ejecucin Control Cierre

9 reas de conocimiento Gestin de Calidad Gestin de Costos Gestin de la Comunicacin

Gestin de las Compras/Contrataciones Gestin de los Recursos Humanos Gestin de los Riesgos Gestin del Alcance Gestin del Tiempo

Integracin de los Procesos

Cada rea tiene procesos: 44 (3era

edicin - 2004) distribuidos en los5 grupos de procesos y las 9 reas.Para cada proceso se analizan: Entradas

Salidas Herramientas / Tcnicas


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Procesos deIniciacin

Procesos dePlanificacin

Procesos deControl

Procesos deEjecucin

Procesos deCierre

Conexiones entre grupos de procesos en una fase.

Fuente: PMBOK Guide


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Correspondencia de losProcesos de Direccin deProyectos a los Grupos deProcesos de Direccin de

Proyectos y a las reas deConocimiento

PMBOK 2004


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Conocimientos necesarios para

administrar proyectos de TIConocimiento en los procesos, mtodos y

tcnicas/herramientas de administracin de proyectos.

Conocimientos en TI (tecnologas y metodologasasociadas).

Conocimiento, capacidades y habilidades de liderazgo,motivacin, negociacin, manejo poltico y comunicacin.

Conocimientos organizacionales y de su administracin.

Conocer sobre la problemtica a resolver.

Conocer sobre el contexto en el cual hay que actuar.


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Administrar el cambio

No hay nada ms difcil de manejar, ms arriesgado deconducir, o de xito ms incierto, que la introduccin de unnuevo orden de cosas; porque el innovador tiene porenemigosa aquellos a quienes iba bien en las condiciones anteriores, yencuentra defensores poco entusiastas en aquellos a quienespodr ir bien en la nueva situacin.

Maquiavelo (1513), El prncipe

Ayuda escritorio

Se resuelve con tcnicas y herramientas ?


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Factores crticos para el

xito en laadministracin de proyectos

de TI


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xito o fracaso en la

administracin de proyectosComo se mide ?

1. Percepcin general2. Costo

3. plazo4. Metas tcnicas (a. percepcin contra especificaciones iniciales, b.contra otros proyectos de la organizacin, c. comparado con losproblemas encontrados en el proyecto.

Fuente: Might y Fisher (1985).

Objetivas

Subjetivasrelacionadas con lasexpectativas

Otras medidas subjetivas: calidad ? Objetivos organizacionales? Corto o largo plazo?


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El recupero de la inversinROI, TIR, VAN

Flujo de egresos Flujo de ingresos

OJOProyectos con bajo

recupero pero

necesarios paraproyectos con alto

recupero

-Estimados (Previo)-Reales (Posterior)

DIFICIL Ingresos duros (reduccin decostos, retencin de clientes,nuevos clientes, etc.)

Ingresos blandos (satisfaccin

de clientes, empleados conmayor autonoma, etc. )


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El xito en funcin de las

necesidadesEl resultado del proyecto debe satisfacer las necesidades delcliente:

Si no trae beneficios a la organizacin elproyecto no es viable.

Necesidades de la organizacin

Vs.las necesidades individuales

Los que hacen que el proyecto evolucione, los que lo

aprueban, los destinatarios, etc. son los individuos.

La clave es la alineacin de ambos


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El juego de las limitaciones

Recursos

TiempoAlcancey calidad

Contexto

Organizacional


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Apostar por el tiempo Tiempo vs Alcance: El tiempo con mayor peso relativo

- Independencia parcial:a) Intentar cumplir el alcance pactado en el tiempo

acordado.

b) si el plazo acordado se extiende de un porcentaje (ej.

10 %) acordar con el cliente un acortamiento delalcance.

c) acordar con el cliente un plazo para completar elalcance no acordado.

Es mejor el 70 % de algo, que el 100 % de nada.Es mejor el 70 % de algo, que el 100 % de nada.


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Manejo poltico ?

Falta de autoridad formal sobre los recursos

que debe manejar

El Administrador del proyecto debe tener lacapacidad y habilidad poltica para:

Relacionarse con aquellas personas que tienen elpoder para conseguir y administrar los recursos quenecesita (incluido los recursos humanos).

Entender la red de poder en la organizacin, y sabercomo es la interdependencia del proyecto con elmismo.


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Las comunicaciones

Deben entenderse como conversaciones.

No son un menor intercambio de mensajes entreemisor y receptor.

El Administrador de proyectos se comunicaconstantemente con:

El equipo.

El cliente Los superiores, directivos y/o patrocinadores.

Los colaboradores externos (proveedores, etc.).

Colaterales (pares de otros proyectos reas).


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Diversidad de participantes.

La clave: la comunicacin

Direccin del proyecto

Equipo de trabajo

Equipo extendido

Administradordel proyecto

Superiores,autoridades,directivos,patrocinadores

Analistas funcionalesLder funcional Lder tcnico

Programadores

DBA

Administrador de red

Clientes: usuarios internos y externos

Colaterales: Directores de otros proyectos, gerentes de otras reas

Colaboradores externos: Proveedores de hardware, software,

especialistas internos ocasionales, etc.


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Las conversaciones

El hablar y escuchar no se restringe a los mensajes

sonoros: se habla con acciones, planes de accin, conla distribucin de cargos y funciones, etc.

En un proyecto todo lo que se hace se da por queexisti una conversacin previa. Existen acciones porque se realizaron: Peticiones,

Promesas,

Afirmaciones, Declaraciones, etc.

Existe un escuchar profundo, donde acta el trasfondo.


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El trasfondo

El trasfondo abre o cierra posibilidades en el escuchar

y en el hablar. Trasfondo compartido:

Puede entenderse como la cultura organizacional o

una subcultura grupal.

Trasfondo personal de quien habla o escucha:

Conformada por compromisos personales tomados,posibilidades futuras, la red de ayuda, juicios yevaluaciones de terceros y propias, y sus

emociones.


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Fracaso en la administracin de

proyectosCausas ?

1. No se comprende que es xito o fracaso en un proyecto.2. Se confunde el conocimiento en administracin de proyectos,

con el manejo de las herramientas y tcnicas deadministracin de proyectos: No lo dirigen las personas con

capacidades y habilidades adecuadas.3. Problemas de comunicacin.

4. No existen adecuados mecanismos de planificacin y control(control de gestin persistencia sostenida y equilibrada).

5. Poca capacidad de adecuar los cambios que sucedendurante el proyecto en forma ordenada (administracin decambios).


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El Debate

? Cul es la importancia de las tcnicas y herramientas en el xito de unproyecto ?. Qu pasara si un proyecto lo administramos sin aplicarlas ?.

Cuantas herramientas son necesarias ?.? Cul es la relevancia de la certificacin del PMI ?.

? Hacen falta conocimientos en Tecnologa de la Informacin paraadministrar un proyecto de TI ?. Cul es el orden de prioridades en los

conocimientos necesarios para su administracin ?.? Qu es xito y fracaso en un proyecto de TI ?. Cmo se mide ? Es serio

medir el Recupero de la inversin de un proyecto de TI ?.

? Cules son los factores crticos de xito en la administracin deproyectos de TI ?. El resultado del proyecto debe satisfacer lasnecesidades del cliente organizacin o del cliente individuo ?

? El administrador del proyecto debe ser un tcnico o un poltico ? Cuntoinfluye en el xito de un proyecto la forma de comunicarse con losparticipantes (stakholders) ?

L d i i t i d


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La administracin de

proyectos detecnologas de la

informacinATENEO

Debate entre pares

Departamento Pedaggico de Sistemas

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Lic. Ernesto [email protected]

17 de octubre de 2007 Buenos Aires
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