EXHIBICIN Y STANDS

Seminario sobre conceptosy diseo de espacios comerciales

d.i. Willian ObandoAsesor de Diseo

2006

Una feria es un certamen peridico en el que empresas de un mismo sector exponen sus productos. Las ferias tambin se conocen como salones quedando reservado el trmino feria de muestras para designar exposiciones generalistas en que se muestran productos de diferentes industrias.

Si las primeras estn dirigidas al pblico profesional, las segundas se orientan al visitante profano.

Las ferias convocan a expositores de un mismo sector constituyendo un excelente punto de encuentro entre los fabricantes y sus clientes. En ellas, las compaas presentan sus ltimas novedades y realizan demostraciones de producto pues disponen del espacio y el tiempo suficiente para ello.

Entre las ventajas que obtiene el expositor de participar en una feria destacan las siguientes:

Realiza un gran nmero de nuevos contactos profesionales en breve espacio de tiempo. Puede tratar con sus clientes en un ambiente distendido apropiado para la promocin de productos y a las relaciones pblicas.

Conoce con poco esfuerzo las novedades presentadas por sus competidores al ejercer tambin una funcin de visitante.

Introduce y testa nuevos productos o servicios.

Por su parte las ventajas que obtiene el visitante son:

Visita en poco tiempo a un buen nmero de proveedores (reales o potenciales)

Se hace una idea clara del estado de la tcnica en un sector que le concierne profesionalmente.

Es importante destacar, no obstante, que las ferias no estn estrictamente destinadas a la venta de producto aunque, en ocasiones, s se consiguen cerrar contratos en la misma.

Su funcin es ms bien la de establecer relaciones con los clientes y realizar nuevos contactos comerciales a los que se visitar con posterioridad.

Con el desarrollo de la economa y la globalizacin de los mercados, el nmero de certmenes se ha multiplicado ofreciendo un panorama ferial cada vez ms extenso y diversificado.

As, encontramos ferias de sectores tan variados como: electrnica, logstica, turismo, maquinaria, construccin, etc.

Las alcaldas promocionan la celebracin de estos certmenes en recintos feriales de su propiedad (o pertenecientes a empresas mixtas) alentados por los ingresos que generan tanto de modo directo (stands y consumos dentro de la feria) como indirecto, ya que atraen a gran nmero de visitantes que realizan consumos en hostelera, transporte, ocio, etc.

El perodo ferial se aprovecha adems, para la celebracin de diversas actividades de inters para el sector tales como foros, conferencias, jornadas tcnicas, catas de producto, desfile, etc.

PARTICIPACIN EN UNA FERIA

Como ejemplo tenemos que para el ao 2000, se celebraron en Espaa unas 400 ferias y salones abarcando prcticamente la totalidad de sectores y subsectores de actividad. Por el gran nmero de certmenes posibles se hace imprescindible seleccionar la asistencia a uno u otro por medio de criterios objetivos.

PARTICIPACIN EN UNA FERIA

Los ms adecuados son:

Prestigio y nmero de visitantes. Sector de actividad, idntico al de la compaa. Zona geogrfica, que debe coincidir con la zona de influencia de la empresa.

Las fuentes de informacin para seleccionar una u otra feria son variadas, siendo las principales:

Las cmaras de comercio de las ciudades organizadoras.

La prensa general y, en particular, las revistas profesionales.

Las propias ferias, sus portales web y resto de de publicidad.

Las asociaciones de recintos feriales.

Para participar en una feria es imprescindible inscribirse con varios meses de antelacin, segn las normas de la organizacin, perodo que puede alcanzar un ao.

Una vez recibidas las solicitudes, la empresa organizadora procede a la adjudicacin de espacios bien por estricto orden de recepcin, bien recurriendo al sorteo.

En este sentido, es habitual dar un tratamiento preferencial a los participantes asiduos permitindoles escoger espacio o asignndoles los primeros puestos.

El precio del stand en una feria va en funcin de su ubicacin y de los metros alquilados pudiendo adems contratar servicios adicionales.

La organizacin pone a disposicin de los expositores un modelo estndar pudiendo encargar stos externamente uno a su gusto.

El mayor coste de participacin corresponde al alquiler del espacio fsico, que se cobra por metro cuadrado contratado.

La organizacin establece una superficie mnima de alquiler fijando un escalado de tarifas en funcin de los metros alquilados. Otras cantidades a pagar por los participantes son:

Cuota de inscripcin, a abonar nada ms realizada la solicitud

Seguro obligatorio de responsabilidad civil y daos materiales

Participacin en gastos generales: agua, electricidad, etc.

Adems, la propia organizacin de la feria ofrece servicios opcionales, entre los que se encuentran

Inscripcin en el catlogo de la feria Montaje de moqueta o tarima Montaje de stand Contratacin de azafata o camarero Alquiler de mobiliario, nevera, plantas, etc. Alquiler de vajilla o cristalera Fotgrafo de stand Alquiler preferente de plazas de garaje

EL PERSONAL

La mxima del personal que atiende el stand debe consistir en atender a los visitantes mostrando profesionalidad y conocimiento del producto expuesto. Por ello, es imprescindible que sean miembros de la empresa participante resultando el ms indicado el personal comercial de la misma.

Es de gran importancia que antes de la celebracin del certamen sean informados de los objetivos tanto estratgicos como operativos que llevan a la empresa a exponer en dicha feria y que tengan un conocimiento profundo del producto expuesto en la misma.

EL PERSONAL

El personal presente en la feria deber tomar nota de todos los contactos realizados para realizar despus las acciones comerciales correspondientes.

DOCUMENTACIN

Es importante para el desarrollo de la feria pertrecharse con una buena cantidad de documentacin comercial para repartir a los visitantes al stand: revistas comerciales, catlogos de empresa, folletos de producto, etc.

Si el stand es corporativo y engloba a compaas de un mismo holding es importante contar con catlogos de todas ellas entregndolos a los clientes en funcin de sus intereses.

DOCUMENTACIN

Lo mismo ocurre si se trata de divisiones o delegaciones comerciales que distribuyen diferentes gamas de producto.

El personal que atienda el stand deber contar con tarjetas de visita de todas las empresas y delegaciones representadas para derivar al cliente hacia el centro que pueda atenderle con mayor garanta.

COMUNICACIN

La participacin en una feria debe tomarse como una fiesta comercial de la que deben hacerse partcipes a los clientes. Por ello, es habitual en las ferias obsequiar a los visitantes con un pequeo detalle de merchandising, as como a un aperitivo informal.

COMUNICACIN

El mailing es un instrumento clsico de comunicacin y en este caso, se recomienda hacerlo especialmente vistoso y atractivo para atraer la atencin del visitante. La publicacin de notas de prensa y la contratacin de publicidad en la prensa especializada tambin constituyen formas rpidas de contactar con los clientes.

COMUNICACIN

Por ltimo, la organizacin de la feria regala un determinado nmero de invitaciones a cada expositor que normalmente ste destina a sus clientes ms destacados.

Los clientes reciben la invitacin con una carta personalizada por parte de la empresa y, en ocasiones, se fija una cita con ellos en la propia feria para darles un trato individualizado.

SEGUIMIENTO POSTERIOR

Las tareas a realizar tras la participacin a una feria son las siguientes:

Seguimiento de los contactos. Informe general. En el mismo, se debe recoger el grado de consecucin de los objetivos marcados, as como ineficiencias a corregir en prximos certmenes. As mismo, es conveniente hacer un balance general de la participacin en el certamen.

Balance econmico. Grado de cumplimiento del presupuesto. Dossier de prensa, si procede

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