10 mensajes que los empleados necesitan escuchar de sus patronos
10 mensajes que los empleados necesitan escuchar de sus patronos12 de agosto de 2010
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Un poco de trasfondoLos mensajes y los mediosBuenas prcticasAlgunas recomendaciones adicionales
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Lo que compartiremos contigo hoy
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Comunicacin internaEl conjunto de prcticas y mtodos, formales e informales, que las organizaciones ponen en vigor para mantener el contacto con sus empleados, buscando el entendimiento y cumplimiento de expectativas de ambas partes.
Por qu es tan importante en estos tiempos EngagementRetencin Cuesta menos mantener un empleado que adiestrar uno nuevoCosto de AtraccinTiempo de AdiestramientoCurva de aprendizaje ProductividadCuando no das informacin, se la inventanSon los primeros embajadores de la marcaLa pueden levantar o destruir
Retencin mayor el costo de conseguir uno nuevo, pues requiere un proceso de reclutamiento, adiestramiento y un tiempo de aprendizaje (learning curve). Adems, dependiendo del empleado(s), puede afectar la moral del resto del grupo y eso a su vez impacta la productividad.
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Qu nos encontramosComunicacin enfocada en aspectos de recursos humanosBrecha en gerencia media/supervisoresEmpleados de piso no reciben informacin; No existe estructura para manejar el feedback Responsabilidad de la comunicacin es de la alta gerenciaNo todos se sienten capacitados para comunicar, ni entienden que es parte de su responsabilidad Medios principales: boletines, asambleas generalesPlasmas y electrnicos poco a poco entrando en el ruedoContenido de los boletines ms social, no necesariamente relevante al negocio
Algunos datos relevantesPrimera encuesta comparativa de prcticas de comunicacin interna en Puerto RicoInformacin sobre tipos de mensajes que se comunican, medios utilizados y la relacin entre ambosAdems: Frecuencia y claridad de la comunicacinEstructura de comunicacin
A qu nivel se maneja
Estructura de comunicacin
Quin maneja la comunicacin
Quin es el portavoz
Temas que impactan la productividad
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Otros datos importantesEl 70% define sus mensajes como claros El 84% dice ofrecer oportunidades de trabajo comunitario a sus empleados.21% no tiene un plan de comunicacin para el manejo de crisisDe hecho, una de las empresas expres que no ha habido la necesidad.72% dice estar midiendo la efectividad de sus esfuerzos de comunicacinEncuestas y grupos focales son los instrumentos preferidos
La brecha
MetasMi futuro
La brecha
EstrategiasMi trabajo
Mis metas
La brecha
$$$
Mis colegas
La brecha
Polticas corporativas
La brecha
Re-estructuracinMi familia
Los mensajes del patrono deben contestarQu significan para m como empleado?
Debo preocuparme? Por qu?Los mensajes del patrono deben contestar
Qu papel juego en todo esto?Los mensajes del patrono deben contestar
Cmo s que vamos en la direccin correcta? Que nos mantenemos en curso?Los mensajes del patrono deben contestar
Quin es quin y cul es su papel?Los mensajes del patrono deben contestar
Qu es lo prximo?Los mensajes del patrono deben contestar
1)Misin, visin, objetivos y metasLo que significa para la empresaLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteSolidez, futuro, ingresosEmpleo seguro? Cules son mis tareas? Qu tengo que hacer? Qu florida esa oracin!Con acciones concretas, mediblesOlvida la palabrera sofisticada, pero poco prctica y til. Si posible, hzlos parte del diseo. Ms all de ponerlo en la pared, que lo puedan hacer realidad
Experiencia con Inter, Auxilio, en la que ellos disearon su misin y visin por departamento y se sienten engaged.24
2)Expectativas de productividadLo que significa para la empresaLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteCunto vamos a ganar a final de aoQu tengo que hacer yo? Est seguro mi empleo? Cundo me van a dar de bono / incentivo o de aumento? Vocabulario simpleCLAVE: MEDIBLEVisualesConsistencia en el mensaje repetir para recordar
Bien importante que te asegures de que los empleados entienden CLARAMENTE el significado y lo que se espera de ellos. Los problemas mayores surgen cuando esto no est claro.25
3) DesempeoLo que significa para la empresaLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteCunto t individuo/grupo aportas a nuestro xitoTengo empleo seguro? Me van a dejar progresar? Qu tengo que sacrificar (tiempo/familia)? Cules son los incentivos que me van a dar para mejorar?Converso con, no hablo aVocabulario positivo y constructivoAcciones mediblesSeguimiento
Uno de los problemas aqu en trminos de comunicacin y entendimiento, es que el empleado entienda que su desempeo est de acuerdo con lo esperado. Por eso es tan importante asegurarte de que el tema de la expectativa de productividad queda meridianamente claro y que hay documentacin que sustenta la conversacin. 26
4) Medicin y mtricasLo que significa para la empresaLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteProgreso hacia la consecucin de metasImpacto en salario, en bonificaciones (si acordadas)Voy bien, me aumentarn el bono?Visuales simplesComunicacin peridica
5) Direccin del negocioLo que significa para la empresaLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteTe lo comunico para saber tu compromiso hacia la empresa (identificar engagement) Y cul es el compromiso para la empresa hacia m como empleado? Claro, simpleCompartir informacin sobre planes futuros. Empleado debe poder identificarse con esa realidad, alinearse con las metas del negocio
6) NotificacionesLo que significa para la empresaLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamentePueden ser varias: crisis, crecimiento, resultados, celebraciones, reconocimientosajustes
Celebramos o lloramos? Cmo me afecta positiva/negativamente, seguridad de empleo, cambiosTransparenciaEl empleado siempre debe enterarse primero que los dems, sea bueno o malo
7) UpdatesLo que significa para la empresaLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteProductos nuevos, cambios de gerencia, cambios en polticas, ajustes, integracionesExpansin
Ms trabajo o ms chavitos? Ms tiempo y ms sacrificio personal?De manera clara, ofreciendo tanta especificacin como sea posible (fechas, cantidades, por ejemplo)
8) Integracin comunitariaLo que significa para la empresaLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteAceptacin, buena voluntad, empleados como embajadores
Ms trabajo fuera de horas laborables y sin pagaQu pantalones! Por qu no lo hacen ellos?Claro en la expectativaNo obligar, sino motivar
9) Industria, gobiernoLo que significa para la empresaLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteSeguridad de permanencia en lugar, crecimiento industria, competencia
No me interesaEduco, informo, comparto, atraigo apoyoLenguaje simple
10) Mejores prcticasLo que significa para la empresacLo que puede traducir el empleadoCmo lo decimos efectivamenteRepetir lo que otros han hecho y les ha llevado al xito. Reduccin en costos, agilidad de procesos, aumento en clientes, mejoras en calidad
Cul es el invento? Me van a cambiar mi manera de hacer el trabajo? No es crtica a la forma actual, sino compartir la posibilidad de mejorarConsistencia
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Mensajes clarosLas 5 cs de los mensajes a tus empleados
Claridad No jerga, no ambiguedad, terminologa tcnica explicada, no mensajes entre lneas
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Mensajes crebles Las 5 cs de los mensajes a tus empleados
CredibilidadHace sentido o hay algo en la palabrera que mina credibilidad? Apoyado por datos verificables? Confirmaste efectividad del mensaje con un empleado?CredibilidadHace sentido o hay algo en la palabrera que mina credibilidad? Apoyado por datos verificables? Confirmaste efectividad del mensaje con un empleado?
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Mensajes concisosLas 5 cs de los mensajes a tus empleados
ConcisoPuedes eliminar algo? Reducir el texto? Limitaste los mensajes a lo necesario? O le aadiste flowering?
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Mensajes constructivosLas 5 cs de los mensajes a tus empleados
ConstructivoEs noticia nueva/importante? Est expresado de manera positiva/activa? Tiene alguna relacin con las metas/objetivos, expectativas? Mejor an, lo comunica una voz humana?
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Mensajes Climticos
Las 5 cs de los mensajes a tus empleados
ClimticoOportuno
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Moderada
Alta
Baja
Riqueza de informacin
FormalComunicacin cara a caraReuniones de grupo, seminarios y talleresInformal Comunicacin cara a cara
Boletn, vdeos, plasmas, Emails, tablones de edictosExpandir, mejorar e integrar calidad as como la variedad de canales de comunicacin para garantizar que el mensaje se acomoda bien dentro del medio y llega efectivamente a la audienciaCanales de comunicacin
Recomendacin de medios de acuerdo al mensajeMensajesUno a unoGrupo pequeoAsambleaPlasma, intranetBoletn (electrnico/impreso)emailMisin visin, objetivos111222Expectativas de productividad1112Desempeo11Medicin112333Direccin del negocio111Notificaciones111111Updates111111Comunidad1111Industria y gobierno111Mejores prcticas1111
AwarenessUnderstandingAcceptance
InvolucrarComprometerClarificarInformarFormalInformal
Boletines newslettersMensualesReuniones funcionalesBi-semanales o semanalesReconocimientos
Reuniones funcionales PlasmasIntranetComunicacin uno a unoAnualActualizacionesTrimestralesEsfuerzos comunitariosLos canales de acuerdo al mensaje
Buenas prcticas de comunicacin interna
Provee direccin y la gente lo conoce.El lder es visible para los empleados
El lder es visible43
Mensaje
Audienciainterna
Audiencia interna
Audiencia internaSe le da la misma importancia a la comunicacin
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Alta gerencia
Feedback
Feedback
Feedback
Feedbackcomo al feedback
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FEEDBACK
Supervisor
Empleado
Empleado
Empleado
Empleado
Lder
LderTienen sistemas de cascada efectivosFEEDBACK
Presidente SupervisorLos responsables de la comunicacin son evaluados por esa responsabilidad
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Celebran los logros con sus empleados
Celebracin y reconocimiento por el desempeo grupal e individual
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Ofrecen explicaciones mejores y ms frecuentes=
Y logran mejores resultados de negocio
Realizan sesiones de planificacin estratgica fuera de la oficina
Tienen sesiones de planificacin estratgica, y brainstorming fuera de la oficina.49
A todos los niveles y con distinto nivel de complejidad y detalleComparten las decisiones ejecutivas
Baja la informacin de manera apropiada y pertinente. Quieres hacerlos partcipes, pero no crear un caos. 50
Antes de enviar un mensajeAsegrate de que El equipo est de acuerdo en cules son los mensajesLos mensajes son importantes para los empleadosTanto t como el equipo conocen la audiencia internaEsts seguro de que seleccionaste los canales correctosTodos los miembros conocen su funcin como comunicadoresSe supervisar/evaluar la efectividad en la recepcin del mensajeHay un canal de retroalimentacin (feedback) abierto y disponible
Al final del da, sto es lo que queremos evitar
Algunos artculos interesantes sobre comunicacin interna
http://managementhelp.org/mrktng/org_cmm.htmhttp://www.idea.gov.uk/idk/core/page.do?pageId=7816302http://performance-appraisals.org/Bacalsappraisalarticles/articles/comstrat.htmhttp://ezinearticles.com/?Internal-Communication:-12-Essential-Elements&id=12286
www.innovams.comGracias!Dmelo, y se me olvidar. Demustramelo y lo recordar. Involcrame y lo entender. Confucio
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