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CÓDIGO TIC-S3-D11 VERSIÓN 5 VIGENCIA 27/04/2020 AG AC CT M S E 100-01 ACCIONES ADMINISTRATIVAS 100-01-01 PROCESOS ORDINARIOS ADMINISTRATIVOS 4 8 X X Demanda Notificaciones Contestación Pruebas Conciliación Alegatos de conclusión Fallo Escrito de impugnación 100-02 ACCIONES CONSTITUCIONALES 100-02-01 ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 1 4 X Demanda Notificación Contestación Fallo Escrito de impugnación Fallo definitivo 100-02-02 ACCIONES DE TUTELA 1 4 X Demanda Notificación Contestación Fallo Escrito de impugnación 100-03 ACCIONES CONTENCIOSAS 100-03-01 ACCIONES CONTRACTUALES 3 7 X Demanda Notificación y traslado Poder Contestación de la demanda, solicitud de pruebas y llamamiento en garantía PROCEDIMIENTO Son acciones que dan cuenta de la gestión administrativa. DEPENDENCIA: 1 ESE CARMEN EMILIA OSPINA OFICINA PRODUCTORA: 100 DESPACHO DE GERENCIA ZONA: DOCUMENTO DE APOYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PAGINA 1 DE 1 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION FINAL Seleccionar una muestra aleatoria del 10% de producción documental por cada periodo de administración. Seleccionar una muestra aleatoria del 10% de producción documental por cada periodo de administración. Seleccionar una muestra aleatoria del 10% de producción documental por cada periodo de Página 1 de 47
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CÓDIGO TIC-S3-D11
VERSIÓN 5
VIGENCIA 27/04/2020
AG AC CT M S E
100-01 ACCIONES ADMINISTRATIVAS
100-01-01 PROCESOS ORDINARIOS ADMINISTRATIVOS 4 8 X X
Demanda
Notificaciones
Contestación
Pruebas
Conciliación
Alegatos de conclusión
Fallo
Escrito de impugnación
100-02 ACCIONES CONSTITUCIONALES
100-02-01 ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 1 4 X
Demanda
Notificación
Contestación
Fallo
Escrito de impugnación
Fallo definitivo
100-02-02 ACCIONES DE TUTELA 1 4 X
Demanda
Notificación
Contestación
Fallo
Escrito de impugnación
100-03 ACCIONES CONTENCIOSAS
100-03-01 ACCIONES CONTRACTUALES 3 7 X
Demanda
Notificación y traslado
Poder
Contestación de la demanda, solicitud de pruebas y
llamamiento en garantía
PROCEDIMIENTO
Son acciones que dan cuenta
de la gestión administrativa.
DEPENDENCIA: 1 ESE CARMEN EMILIA OSPINA
OFICINA PRODUCTORA: 100 DESPACHO DE GERENCIA
ZONA:
DOCUMENTO DE APOYO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALPAGINA 1 DE 1
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
cada periodo de
administración.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
cada periodo de
administración.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
cada periodo de
administración.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 1 ESE CARMEN EMILIA OSPINA
OFICINA PRODUCTORA: 100 DESPACHO DE GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Memorial de excepciones
decreto y practica de pruebas
Traslado para alegatos
Fallo
Recurso de apelación
Constancia ejecutoria del fallo
100-04 DERECHOS DE PETICION 2 4 X
100-04-01 Derecho de Petición
Derecho de Petición
Respuesta.
100-05 ACUERDOS
100-05-01 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA 4 16 X X
Citación
Acta de reunión
Listado de asistencia
Anexos
100-06 RESOLUCIONES 4 16 X X
100-06-01 Resolución
100-07 ESTATUTOS 4 16 X X
100-07-01 ESTATUTO INTERNO
Estatuto
100-08 CONCEPTOS
100-08-01 CONCEPTOS JURIDICOS 2 4 X
Consulta
Respuesta
100-11 ACTAS
100-11-01 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA 4 8 X X
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Son documentos de
conservación total ya que en
ellos se plasman las
decisiones de la Junta
Directiva. Se recomienda
llevar a soporte digital para la
conservación del soporte
papel.
En estos documentos se
plasman las decisiones de los
Directivos por tanto hacen
parte del patrimonio
documental institucional.
La información es relevante
para la operatividad de la
empresa, se recomienda su
conservación total.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% por cada
periodo gubernamental.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
cada periodo de
administración.
Se recomienda llevar a
soporte digital para la
conservación de los
documentos, que forman
parte del patrimonio
documental de la entidad,
debido a que en ellos se
plasman decisiones.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 1 ESE CARMEN EMILIA OSPINA
OFICINA PRODUCTORA: 100 DESPACHO DE GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Citación
Acta
Anexos
100-11-02
ACTAS DE POSESION
4 16 X X
Anexos
100-11-03 ACTAS DE REUNION 2 8 X
Citación
Acta
Anexos
100-11-04 ACTAS DE COMITÉ DEFENSA JUDICIAL 2 8 X
Citación
Acta
Anexos
100-11-05 ACTAS DE COMITÉ CONTRATACION 2 8 X
Citación
Acta
Anexos
100-14 CIRCULARES
100-14-01 CIRCULARES NORMATIVAS 2 3 X X
Circular
100-15 CONTRATOS 2 16 X
100-15-01 Contratación Personal y Bienes Servicios
Estudios previos
En estos documentos queda
registradas decisiones, por lo
tanto se requiere su
conservación total.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
periodo de Gerencia, pero se
recomienda que los contratos
de obra se conserven en
forma total.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
cada periodo de
administración.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
cada periodo de
administración.
Se recomienda llevar a
soporte digital para la
conservación de los
documentos, que forman
parte del patrimonio
documental de la entidad,
debido a que en ellos se
plasman decisiones.
En la Historia Laboral es una
tipología documental, pero en
el Despacho de la Gerencia
se conforman como Serie y se
agrupan por número
consecutivo y su
conservación es total. Se
recomienda llevar a soporte
digital para conservar el
soporte papel.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
cada periodo de
administración.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 1 ESE CARMEN EMILIA OSPINA
OFICINA PRODUCTORA: 100 DESPACHO DE GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Solicitud de certificado de disponibilidad de personal idóneo
Certificación de insuficiencia de personal o sin
conocimiento para el objeto contractual
Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Certificado de Disponibilidad presupuestal
Primera publicación en Diario
Segunda publicación en Diario
Pre - pliego de condiciones o términos de referencia
Resolución de apertura del proceso contractual
Recibo de pago de pliegos de condiciones
Pliego definitivo de condiciones o términos de referencia
Audiencia de aclaración de pliegos o términos de referencia
Auto de designación del comité evaluador
Auto certificación de visita al sitio de la obra
Adendas
Acta de entrega de propuestas
Propuestas
Informes de evaluación (jurídico, económico, técnico y
financiero)
Traslado de resultados de las evaluaciones
Respuesta de las observaciones (comité evaluador)
Acta de Comité de Contratos
Acta de audiencia de adjudicación
Resolución de adjudicación o declaratoria de desierta
Contrato
Solicitud de Registro Presupuestal
Registro Presupuestal
Pólizas
Cámara de Comercio
Recibos de pago de impuestos y publicación
Certificado de antecedentes disciplinarios
Certificado de antecedentes fiscales
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
periodo de Gerencia, pero se
recomienda que los contratos
de obra se conserven en
forma total.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 1 ESE CARMEN EMILIA OSPINA
OFICINA PRODUCTORA: 100 DESPACHO DE GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Registro único tributario - RUT
Fotocopia cédula de ciudadanía representante
Fotocopia Pasado judicial
Asignación de interventoria
Acta de iniciación
Actas de supervisión e interventoría
Actas de reconocimiento de obligaciones patrimoniales
Actas de modificación, adición, ampliación, aclaración
Actas parciales
Informes de interventoría y/o supervisión
Otrosí
Anexo de modificación de póliza
Actas de suspensión del contrato.
Acta de reiniciación del Contrato.
Actas de terminación o recibo final de obra
Acta de liquidación final
100-15-02CONTRATOS ENTIDADES SALUD
2 16
contrato
liquidación
100-16 CONVENIOS 2 16 X
100-16-01 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS
Proyecto de convenio
Estudios
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Certificado de aprobación pre-contractual
Cámara de Comercio
Certificado de antecedentes disciplinarios
Certificado de antecedentes fiscales
Registro único tributario
Fotocopia cédula de ciudadanía - representante
Fotocopia NIT
Convenio
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
periodo de Gerencia, pero se
recomienda que los contratos
de obra se conserven en
forma total.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
periodo de Gerencia, pero se
recomienda que los contratos
de obra se conserven en
forma total.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
cada período de
administración.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 1 ESE CARMEN EMILIA OSPINA
OFICINA PRODUCTORA: 100 DESPACHO DE GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Pólizas de Ley
Acta de iniciación
Actas de supervisión e interventoría
Informes de interventoría
Acta de liquidación
100-18 INFORMES
100-18-01 INFORMES DE GESTION 4 4 X
Informe
100-18-02 4 4 X
Informe
100-18-03 INFORMES DE RENDICION DE CUENTAS 4 4 X X
Informe
100-25 PLANES
100-25-01PLAN DE DESARROLLO
4 4 X
100-27 PROGRAMAS 2 3 X
100-27-01 PROGRAMA
100-28 PROYECTOS DE ACUERDO 2 8 X
Se requiere conservar el
documento de forma integral,
pues su contenido tiene
información relevante para la
empresa y para la historia
institucional.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Una vez cumplido el tiempo
de retención se procede a su
eliminación.
El documento final queda
registrado como Acuerdos de
Junta Directiva, pero no todo
lo presentado es aprobado
por La Juta Directiva, por lo
tanto se recomienda retener
por el tiempo estimado y
eliminar.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% de
producción documental por
cada período de
administración.
Al cumplir el tiempo de
retención, se pueden eliminar,
puesto que la información se
consolida en el Acta de
reunión de la Junta Directiva y
hace parte integral de la
misma. Antes de decidir la
eliminación se recomienda
llevar a soporte digital.
Consolidan información
importante para el
seguimiento a los hallazgos, y
cumplimiento de planes de
mejoramiento. Una vez se
cumpla el tiempo de
retención, se puede optar por
la eliminación, previa la
consolidación en soporte
digital.
INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y
CONTROL
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 1 ESE CARMEN EMILIA OSPINA
OFICINA PRODUCTORA: 100 DESPACHO DE GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Proyecto
100-31 COMUNICACIONES OFICIALES
100-31-01 COMUNICACIONES OFICIALES INTENAS 2 5 X
Oficios
100-31-02COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
2 5 X
Oficios
100-31-03 COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNOS 2 5 X
Oficios
CONVENCIONES: AG = ARCHIVO DE GESTION, AC = ARCHIVO CENTRAL, CT = CONSERVACION TOTAL, M = MICROFILMACION, S = SELECCIÓN, E =
ELIMINACION
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
El documento final queda
registrado como Acuerdos de
Junta Directiva, pero no todo
lo presentado es aprobado
por La Juta Directiva, por lo
tanto se recomienda retener
por el tiempo estimado y
eliminar.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
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CÓDIGO TIC-S3-D11
VERSIÓN 5
VIGENCIA 27/04/2020
AG AC CT M S E
101-11 ACTAS
101-11-01 ACTAS DE COMITÉ DE CONTROL INTERNO 2 5 X x
Citación
Acta
Registro de asistencia
Anexos
101-14 CIRCULARES
101-08-01 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 5 X
Circular
101-16 CONVENIOS
101-16-01 CONVENIOS PIC 2 5 x
Informes
Ejecución
101-16-02 CONVENIOS ETB 2 5 x
Informes
Ejecución
101-16-02 CONVENIOS PAPSIVI 2 5 x
Informes
Ejecución
101-16-02 CONVENIOS APS 2 5 x
Informes
Ejecución
101-18 INFORMES
101-18-01 INFORMES DE GESTION
2 5 X
Informes
101-18-02 INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL 2 5 X X
Informe Plan anticorrupción
Informe Austeridad
Informe Pormenorizado
Informe SIAU
Informe Derechos Autor
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
DISPOSICION FINAL
Se recomienda su
conservación total, pues en
ellas se registran decisiones,
por tanto forman parte del
patrimonio documental de la
empresa.
PAGINA 1 DE 1
ZONA:
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 101 CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTO
Se recomienda seleccionar
una muestra aleatoria del 10%
por cada periodo de
administración.
Al contener solamente valor
informativo, en Gerencia se
custodia el consolidado de
todos las dependencias. se
eliminan en el Archivo de
Gestión al cumplir su vigencia.
La información se convierte en
fuente de consulta para el
estudio de la historia de la
empresa.
DOCUMENTO DE APOYO
RETENCION
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AG AC CT M S ECODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DISPOSICION FINAL
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 101 CONTROL INTERNO
PROCEDIMIENTORETENCION
Informe contable
Matriz de Riesgo Institucional
Ley de Transparencia
101-18-04 INFORMES DE AUDITORIA 2 6 X
Actas de visita
Informe de visita
Plan de mejoramiento
Informe
101-18-05 INFORMES DE VISITAS SEGUIMIENTO A PLANES DE 2 6 X
Informe
101-18-05 AUTOEVALUACION DE GESTION POR PROCESO 2 6 X
Informe
101-25 PLANES 2 6 X
101-25-02 PLANES DE MEJORAMIENTO
Formato del plan de mejoramiento
Evidencias
101-27 PROGRAMAS
101-27-02 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIA 2 6 x
Formato del programa
Documentación
101-27-02 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN LEY DE TRANSPARENCIA 2 4 X
Programa
100-31 COMUNICACIONES OFICIALES
100-31-01 COMUNICACIONES OFICIALES INTENAS 2 5 X
Oficios
100-31-02 COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS 2 5 X
Oficios
100-31-03 COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNOS 2 5 X
Oficios
Se recomienda seleccionar
una muestra aleatoria del 10%
por cada periodo de
administración.
Se recomienda seleccionar
una muestra aleatoria del 10%
por cada periodo de
administración.
Se recomienda seleccionar
una muestra aleatoria del 10%
por cada periodo
gubernamental.
La información se convierte en
fuente de consulta para el
estudio de la historia de la
empresa.
CONVENCIONES: AG = ARCHIVO DE GESTION, AC = ARCHIVO CENTRAL, CT = CONSERVACION TOTAL, M = MICROFILMACION, S = SELECCIÓN, E = ELIMINACION
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Se recomienda seleccionar
una muestra aleatoria del 10%
por cada periodo
gubernamental.
De acuerdo a su actualización
permanente, no amerita su
conservación.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Se recomienda seleccionar
una muestra aleatoria del 10%
por cada periodo de
administración.
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CÓDIGO TIC-S3-D11
VERSIÓN 5
VIGENCIA 27/04/2020
AG AC CT M S E
110-11 ACTAS
110-11-01 ACTAS DE BAJA DE BIENES 2 8 X
Acta
110-11-02 ACTAS DE COMITÉ INTERNO DE GESTION DOCUMENTAL 2 8 X X
Citación
Acta
Registro de asistencia
Anexos
110-11-03 ACTAS DE COMITÉ COMISION DE PERSONAL 2 8 X X
Citación
Lista de asistencia
Acta
110-11-04 ACTAS DE COMITÉ CONVIVENCIA LABORAL 2 8 X X
Citación
Acta
Anexos
110-11-04 ACTAS DE COMITÉ PARITARIO DE BIENESTAR SOCIAL 2 8 X X
Citación
Acta
Anexos
110-11-04 ACTAS DE COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL 2 8 X X
Citación
Acta
Anexos
110-11-05 ACTAS DE COMITÉ FINANCIERO 2 8 X X
Citación
Acta
Anexos
110-11-06 ACTAS DE COMITÉ TECNICOCIENTIFICO 2 8 X X
PROCEDIMIENTO
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona cada
vigencia y se conserva.
Dan cuenta de decisiones
administrativas, por tanto
forman parte del patrimonio
documental de la entidad.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
DOCUMENTO DE APOYO
ZONA:
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
PAGINA 1 DE 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
Página 10 de 47
AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Citación
Acta
Anexos
110-11-07 ACTAS DE COMITÉ CALIDAD 2 8 X X
Citación
Acta
Anexos
110-11-08 ACTAS DE COMITÉ VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA COVE 2 8 X X
Citación
Acta
Anexos
110-11-09 ACTAS DE UNIDAD DE ANALISIS 2 8 X X
Citación
Acta
Anexos
110-11-10 ACTAS DE COMITÉ DE FARMACIA Y TERAPEUTICA 1 8 X X
Citación
Acta
110-11-11 ACTAS DE COMITÉ TIC 2 8 X X
Citación
Acta
Anexos
110-11-12 ACTAS DE COMITÉ CARTERA 2 8 X X
Constituyen parte del
patrimonio histórico de la
Institución, puesto que
contienen información valiosa
para el conocimiento de las
políticas adoptadas sobre
medicamentos y terapéutica ;
las guías de manejo para el
tratamiento de las patologías
más frecuentes en la
institución; sobre la existencia
de eventos adversos
relacionados con los
medicamentos. Creado
mediante acto administrativo
Resolución 018 de Febrero
10 de 2010.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
Página 11 de 47
AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Citación
Acta
Anexos
110-11-13 ACTAS DE COMITÉ ETICA 2 8 X X
Citación
Acta
Anexos
110-11-14 ACTAS DEL COMITÉ DE ESTADISTICAS VITALES 1 8 X X
Citación
Acta
Anexos
110-11-15 ACTAS DE COMITÉ DE HISTORIAS CLINICAS 1 8 X
Citación
Acta
Anexos
110-11-16 ACTAS DE COMITÉ DE PYP 1 8 X
Citación
Acta
Anexos
110-11-17 COMITÉ DE GAGAS 1 8 X
Constituye parte del
patrimonio histórico del
hospital, los objetivo de este
comité es la entrega y la
distribución y recolección de
los certificados de nacido vivo
y de funcion.creado mediante
un acto administrativo
Resolución 018 de Febrero
10 de 2010,
Constituye parte del
patrimonio histórico del
hospital, creado mediante un
acto administrativo Resolución
No 018 de Febrero 10 de
2010, como documento
testimonial.
Constituye parte del
patrimonio histórico del
hospital, apoyar mediante los
promotores de salud y de
mas funcionarios de la parte
Hospitalaria de proteger a las
gestantes y recién nacidos.
apto administrativo creado
mediante un acto
administrativo. Resolución
No 018 de febrero 10 de
2010.
Constituye parte del
patrimonio histórico del
hospital, apoyar mediante los
promotores de salud y de
mas funcionarios de la parte
Hospitalaria de proteger a las
gestantes y recién nacidos.
apto administrativo creado
mediante un acto
administrativo. Resolución
No 018 de febrero 10 de
2010.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman
decisiones administrativas,
por tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Citación
Acta
Anexos
110-12 CERTIFICADOS
110-12-01 CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES 1 4 X
Certificado
110-12-02 CERTIFICADOS DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO 1 4 X
Certificado
110-12-03 CERTIFICADOS DE RETEICA 1 4 X
Certificado
110-12-04 CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE 1 4 X
Certificado
110-12-05 CERTIFICADOS DE CONTRATACION 1 4 X
Certificados personal contratista y bienes y servicios
Una vez cumplida su vigencia
se pueden eliminar, por
cuanto la información es
entregada a los usuarios en el
mismo año de realizada la
operación.
Una vez cumplida su vigencia
se pueden eliminar, por
cuanto la información es
entregada a los usuarios en el
mismo año de realizada la
operación.
Una vez cumplida su vigencia
se pueden eliminar, por
cuanto la información es
Constituye parte del
patrimonio histórico del
hospital, apoyar mediante los
promotores de salud y de
mas funcionarios de la parte
Hospitalaria de proteger a las
gestantes y recién nacidos.
apto administrativo creado
mediante un acto
administrativo. Resolución
No 018 de febrero 10 de
2010.
A pesar de realizarse en un
formato de la DIAN, quien
certifica es el Tesorero, por
tanto se guarda una copia y
una vez cumplida su vigencia
se pueden eliminar ya que el
original es entregado al
empleado.
Una vez cumplida su vigencia
se pueden eliminar, por
cuanto la información es
entregada a los usuarios en el
mismo año de realizada la
operación.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
110-14 CIRCULARES
110-14-01 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 3 X
Circular
110-18 INFORMES
110-18-01 INFORMES DE TESORERIA 2 5 X X
Boletines de tesorería
Informe de Ingresos
Informe de egresos
110-18-02 INFORMES DE PRESUPUESTO 2 5 X X
Ejecucion Presupuesto de ingresos
Ejecucion Presupuesto de gastos
Entes de Control
110-18-03 INFORMES DE CARTERA 2 5 X X
Cartera por edades
Cartera de Dificil Cobro
Entes de Control
110-18-04 INFORMES DE FACTURACION 2 5 X X
Facturacion por Entidad
Facturacion Radicada
Entes de control
110-18-05 INFORMES DE CONTABILIDAD 2 5 X X
Libros Auxiliares
Inventario y balance
Entes de control
110-18-06 INFORMES DE COSTOS 2 5 X X
Informe de Rentabilidad
Informe por actividada
110-18-07 INFORMES DE INVENTARIOS 2 5 X X
Inventario Valorizados
Inventario Fisico
110-18-08 INFORMES DE ACTIVOS FIJOS 2 5 X X
Tienen solamente valor
informativo y no generan
valores secundarios.
En ellas se plasman los
resultados admistrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Informe Depresicion mensual
110-18-09 INFORMES DE GESTION 4 4 X
Informe
110-18-10 INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL 4 8 x x
Circular 30
2193
CHIP
SISPRO
110-18-11 INFORMES EJECION CONVENIOS PIC 4 8 x x
Bakano ser joven
Programa Unidos por la salud Infantil
Unidos par la ECNT
Unidos por la discapacidad
Unidos pir al seguridad en el trabajo
Unidos por la nutricion
Unidos por habitos saludable
Prepare y consuma
110-18-12 INFORMES EJECUCION CONVENIO ETB 4 8 X X
Informe
110-18-03 INFORMES EJECUCION PAPSIVI 4 8 X X
Historia por Paciente
110-18-03 INFORMES EJECUCION PRESUPUESTAL 4 8 X X
Informes mensuales de ingresos y gastos
110-18-03 INFORMES REVISORIA FISCAL 4 8 X X
Arqueos de caja
Inventarios
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
Los consolida en los informes
a la Gerecnia y a la Junta
Directiva una vez cumplida la
retención se pueden eliminar.
En ellas se plasman los
resultados admistrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados admistrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.Página 15 de 47
AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Arqueos de fondo
Estados Financieros
110-18-03 INFORMES SIGA 4 8 X X
Informe Deplazados
110-22 CAPACITACIONES
110-22-01 CAPACITACIONES TECNICOCIENTIFICO 2 5 X
Formato de asistencia
110-22-02 CAPACITACIONES CALIDAD 2 5 X
Formato de asistencia
110-22-03 CAPACITACIONES TIC 2 5 X
Formato de asistencia
110-22-04 CAPACITACIONES TALENTO HUMANO 2 5 X
Formato de asistencia
110-22-05 CAPACITACIONES FINANCIERA 2 5 X
Formato de asistencia
110-22-06 CAPACITACIONES JURIDICA 2 5 X
Formato de asistencia
110-22-07 CAPACITACIONES CONTRATACION 2 5 X
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia, ya que este se
consolida en gerencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia, ya que este se
consolida en gerencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia, ya que este se
consolida en gerencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia, ya que este se
consolida en gerencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia, ya que este se
consolida en gerencia.
En ellas se plasman los
resultados administrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
En ellas se plasman los
resultados admistrativas, por
tanto forman parte del
patrimonio histórico de la
entidad.
Al contener solamente valor
informátivo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia, ya que esete se
consolida en gerencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia, ya que este se
consolida en gerencia.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Formato de asistencia
110-22-08 CAPACITACIONES SALUD OCUPACIONAL 2 5 X
Formato de asistencia
110-22-09 CAPACITACIONES AMBIENTAL 2 5 X
Formato de asistencia
110-25 PLANES
110-25-01 Plan de Acción 2 5 X
Actividades
Indicadores
110-25-02 PLAN DE COMPRAS 2 3 X
Relación de necesidades
110-25-03 4 4 X
Plan
110-25-04 PLAN PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD4 4 X
Plan
110-27 PROGRAMAS
110-27-01 PROGRAMA DE CAPACITACION 4 4 X X
Programa
110-27-02 PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL 4 4 X X
Programa
110-27-03 PROGRAMAS DE INCENTIVOS 4 4 X
Programa
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia, ya que este se
consolida en gerencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia, ya que este se
consolida en gerencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia, ya que este se
consolida en gerencia.
De acuerdo al dinamismo de
los procesos que se
adelanten, se selecciona cada
versión y se conserva.
PLAN PARA LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE
GESTION DOCUMENTAL
Su actualización es
permanente.
Su actualización es
permanente.
Su actualización es
permanente y las decisiones
van a la Historia Laboral de
los funcionarios.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia, ya que este se
consolida en gerencia.
Sirven para trazar el qué
hacer de una en cada
vigencia.
De acuerdo al dinamismo de
los procesos que se
adelanten, se selecciona el
último de cada periodo.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
110-27-04 PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES2 3 X
Programa
110-27-05 PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL 4 4 X
Convocatoria para conformar el COPASO
Nota de solicitud de inscripción
Comunicación de aceptación de inscripción
Oficio Asignación de jurados
Listado de votantes
Acta de apertura de la elección
Planilla de votantes
Votos
Acta de cierre
Planilla de cuenta votos
Observaciones sobre la elección
Oficio de solicitud de designación de representantes de la empresa
Oficio de designación de representantes de la empresa
Resolución conformación COPASO
Comunicación de designación
Programa
Panorama de riesgos
Convocatoria a reunión
Actas de reunión
110-27-06 PROGRAMA DE MEDICINA PREVENTIVA Y SALUD EN EL TRABAJO 4 4 X
Solicitud a EPS sobre cronograma de actividades
Cronograma de actividades
Circular
Oficio de invitación a la actividad
Instrumentos de medición sobre clima organizacional
Informe resultados de la medición
Instrumentos de medición sobre morbilidad de empleados oficiales
Programación de actividades con prepensionados
Planilla de asistentes a las actividades
Oficio de invitación a actividades de relajación y terapias menores
Oficio de invitación a actividades de acondicionamiento físico
Informe mensual de las actividades realizadas
110-27-07 PROGRAMA DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL 4 4 X
Solicitud a la ARP sobre cronograma de actividades
Solicitud a la alta dirección de necesidades para la diminución de
factores de riesgo.
Solicitud de Elementos de protección personal (EPP).
Oficio de entrega de EPP
Su actualización es
permanente.
Su actualización es
permanente.
Su actualización es
permanente.
Su actualización es
permanente.
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DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Solicitud evaluación del puesto de trabajo por el empleado a la
Administración.
Solicitud evaluación del puesto de trabajo por Administración a la
ARP.
Informe puesto de trabajo ARP
Cronograma de actividades
Circular
Oficio de invitación a la actividad
Instrumentos de medición sobre clima organizacional
Informe resultados de la medición
Instrumentos de medición sobre morbilidad de empleados oficiales
Programación de actividades con prepensionados
Planilla de asistentes a las actividades
110-29 MANUALES
110-29-01 MANUAL DE ARCHIVO 4 4 X
Manual
110-29-02 MANUAL DE CALIDAD 4 4 X
Manual
110-29-03 MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y REQUISITOS 2 8 X X
Manual
110-29-04 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 2 8 X X
Manual
110-31 COMUNICACIONES OFICIALES
110-31-01 COMUNICACIONES OFICIALES INTENAS 2 5 X
Oficios
110-31-02 COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS 2 5 X
Oficios
110-31-03 COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNOS 2 5 X
Oficios
110-39 MOVIMIENTOS TESORERIA
110-06-01 MOVIMIENTOS DIARIO DE TESORERIA 1 8 X X
Factura
Pagos de SGS La información es relevante
para la garantía de los
derechos de los funcionarios,
contratistas y proveedores
Su actualización es periódica,
se debe seleccionar el último
de cada periodo.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Su actualización es
permanente.
Su actualización es periódica,
se debe seleccionar el último
de cada periodo
administrativo.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Registran los cambios
organizacionales de la
Entidad.
Registran los cambios
organizacionales de la
Entidad.
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DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Certificación de cumplimiento
Comprobantes de Egreso
Consignaciones
Traslados
Nota de Tesorería
Recibos de caja
110-40 LIBRANZAS
110-40-01 Formato Libranzas Contratista 6 2 X
110-41 EMBARGOS
110-40-01 Formato Embargos 6 2 X
110-42 CONCILIACIONES
110-42-01 CONCILIACIONES BANCARIAS 6 2 X
Extractos
Libros
110-42-02 CONCILIACIONES CARTERA 6 2 X
Estado de cuenta por cobrar
Conciliación
Liquidación de contratos
110-42-03 CONCILIACIONES FINANCIERAS 6 2 X
Saldo del modulo
Conciliación
Liquidación de contratos
110-46 GESTION PRESUPUESTAL
110-46-01 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 1 8 X
Formato Solicitud
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona cada
vigencia y se conserva.
La información es relevante
para la garantía de los
derechos de los funcionarios,
contratistas y proveedores
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona los
procesos liquidados y se
elimina.
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona los
procesos liquidados y se
elimina.
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona los
procesos liquidados y se
elimina.
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona los
procesos liquidados y se
elimina
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona los
procesos liquidados y se
elimina.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
formato CDP
Modificación
110-46-02 REGISTRO PRESUPESTAL (RP) 1 8 X
formato RP
Modificación
110-46-03 OBLIGACIONES PRESUPUESTALES 1 8 X
formato obligación.
Modificación
110-46-04 PAGOS PRESUPUESTALES 1 8 X
formato pago
Modificación
110-46-05 RECONOCIMIENTOS 1 8 X
formato Reconocimientos
Modificación
110-46-06 RECAUDOS 1 8 X
formato Recaudos
Modificación
110-49 GESTION CARTERA
110-49-01 CUENTAS A ENTIDADES 2 8 X X
Factura
Soporte factura
110-49-02 GESTION DE COBRO 2 8 X X
Cobros persuasivos
Evidencias de la gestión de cobro
110-49-03 GLOSAS 2 8 X X
Recepción de glosa
Respuesta de Glosa
110-49-04 COBRO JURIDICO 2 8 X X
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona cada
vigencia y se conserva.
Al termino del pago de la
cuenta, no genera valores
secundarios.
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona cada
vigencia y se conserva.
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona cada
vigencia y se conserva.
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona cada
vigencia y se conserva.
Al termino del pago de la
cuenta, no genera valores
secundarios.
Al termino del pago de la
cuenta, no genera valores
secundarios.
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona cada
vigencia y se conserva.
No forman parte del
patrimonio documental, su
actualización es periódica, por
tanto se selecciona cada
vigencia y se conserva.
Al termino del pago de la
cuenta, no genera valores
secundarios.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Facturas por Abogado y Entidad
110-49-05 MESAS DE TRABAJO -DPTAL 2 8 X X
Evidencia de compromisos en mesa de trabajo
110-52 GESTION FACTURACION
110-52-01 RIPS 2 5 X X
rips colectivos
rips pyp
rips consulta externa
110-55 GESTION CONTABILIDAD 2 5 X X
110-55-01 ESTADOS FINANCIEROS
Soportes
110-58 GESTION COSTOS
110-58-01 GASTOS DIRECTOS 2 5 X
Soportes
110-58-02 DISTRIBUCION DE NOMINA 2 5 X
Soportes
110-58-03 DISTRIBUCION DE TERCEROS 2 5 X
Soportes
110-58-04 DISTRIBUCION DE ACTIVOS FIJOS 2 5 X
Soportes
110-58-05 DISTRIBUCION DE ACTIVOS FIJOS 2 5 X
Soportes
110-60 GESTION ALMANCEN
110-60-01 COMPROBANTE DE ENTRADA 2 8 X
Copia de contrato
Copia actas parciales de entrega y recibo
Copia acta final de entrega y recibo
Copia factura
110-60-02 ORDENES DE DESPACHO 2 8 X
Pedido
No desarrollan valores
históricos pues la información
se consolida en el inventario
de Inventarios del de la
empresa.
Al termino del pago de la
cuenta, no genera valores
secundarios.
Al termino del pago de la
cuenta, no genera valores
secundarios.
Al termino del pago de la
cuenta, no genera valores
secundarios.
Se recomienda llevar a
soporte digital para la
conservación de los
documentos, que forman parte
del patrimonio documental de
la entidad.
No desarrollan valores
históricos pues la información
se consolida en el inventario
de activos de la empresa y en
el contrato u orden de
compra.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% por cada
periodo gubernamental.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% por cada
periodo gubernamental.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% por cada
periodo gubernamental.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 10% por cada
periodo gubernamental.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
orden de despacho
110-60-03 DEVOLUCION DE COMPRAS 2 8 X
Factura
110-60-04 AJUSTES DE INVENTARIOS 2 8 X
Soporte
110-60-05 INGRESO DE ACTIVOS FIJOS 2 8 X
Factura
Copia de contrato
110-60-06 TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS 2 8 X
Comprobante de traslado de productos comerciales o de consumo
110-62 HOJAS DEVIDA ACTIVOS FIJOS
110-62-01 Hojas de vida Equipos de Informática 2 8 X
Formato
Soporte preventivos
Soporte correctivos
110-62-02 Hojas de vida Equipos de Biomédicos 2 8 X
Formato
Soporte preventivos
Soporte correctivos
110-62-03 Hojas de vida Vehículos 2 8 X
Formato
Soporte preventivos
Los bienes que no son de
consumo y que son
entregados a cada funcionario
en el ejercicio de sus
funciones, debe dar entregado
al almacén al deteriorarse
este y/o al retirarse el
funcionario de la entidad.
Al cumplir su vigencia no
genera valores secundarios.
No desarrollan valores
históricos pues la información
se consolida en el inventario
de Inventarios del de la
empresa.
No desarrollan valores
históricos pues la información
se consolida en el inventario
de inventarios del de la
empresa.
No desarrollan valores
históricos pues la información
se consolida en el inventario
de del de inventarios la
empresa.
Al cumplir su vigencia no
genera valores secundarios.
Los bienes que no son de
consumo y que son
entregados a cada funcionario
en el ejercicio de sus
funciones, debe dar entregado
al almacén al deteriorarse
este y/o al retirarse el
funcionario de la entidad.
Al cumplir su vigencia no
genera valores secundarios.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Soporte correctivos
110-62-04 Hojas de vida Estructuras 2 8 X
Formato
Soporte preventivos
Soporte correctivos
110-65 GESTION TALENTO HUMANO
110-65-01 HISTORIAS LABORALES 4 76 X
Acto Administrativo de nombramiento
Oficio de notificación de nombramiento
Oficio de aceptación de nombramiento
Formato único de Hoja de vida.
Copia Documento de identificación
Libreta militar
Paz y salvo mpal
Declaración de Bienes y Rentas
Soportes documentales de estudios y experiencias
Soportes documentales de reconocimiento al servicio prestado
Pasado Judicial - Certificado de antecedentes penales
Certificado de antecedentes fiscales
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Certificado de Aptitud Laboral (exámen médico de ingreso)
Declaración juramentada de experiencia laboral
Afiliaciones a Régimen de salud (EPS)
Oficio de aceptación de traslado de afiliación EPS, AFP
Afiliación ARP
Afiliación a pensión
Afiliación a Fondo de Cesantías
Afiliación a Caja de Compensación
Acta de Posesión
Acto administrativo de inscripción en en carrera administrativa
Notificación de inscripción en carrera administrativa
Solicitud de vacaciones
Kardex de personal
Liquidación (incapacidades, vacaciones, quinquenios, re
liquidaciones e indemnizaciones)
Resolución (incapacidades, vacaciones, quinquenios, re
liquidaciones e indemnizaciones, compensatorios)
Notificación Actos Administrativos
Resolución de licencias, comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, etc.
Oficio de comunicación de traslado
Liquidación de trabajo suplementario
Resolución de trabajo suplementario
Cumplido el periodo de
retención, seleccionar una
muestra aleatoria del 5%.
Al cumplir su vigencia no
genera valores secundarios.
Al cumplir su vigencia no
genera valores secundarios.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
Liquidación de retefuente
Acto administrativo de asignación de funciones adicionales o
temporales
Evaluación del desempeño
Resolución de insubsistencia por calificación evaluación de
desempeño
Notificación de insubsistencia
Apelación
Ejecutoria del fallo
Copia amonestación o sanción
Solicitud Parcial de Cesantías
Resolución de Reconocimiento de Cesantías Parciales
Constancia de notificación personal de pago de cesantías parciales
Constancia de firmeza del acto administrativo
Memorandos
Oficio de solicitud de retiro
Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor
Oficio de comunicación o notificación de supresión del cargo
Oficio de aceptación de indemnización o reincorporación
Constancias laborales
Resolución de liquidación de Cesantías Definitivas
Liquidación Definitiva de Cesantías
Liquidación Definitiva de Pensiones
Re liquidación de Pensiones
110-65-02 NOMINA 2 6 X
Por Grupo
Dispersión de fondos
Desprendibles
110-65-03 APORTES PATRONALES 4 16 x x
Reportes de autoliquidación
Pagos de sgsss
Saneamiento
110-65-04 CONVENIO DOSCENCIA SERVICIO 2 4 x
Escuela de Formación
actas de reunión
grupo estudiantil
110-66 PROCESOS DISCIPLINARIOS
110-66-01 PROCESOS DISCIPLINARIOS 2 15 X
Cumplido el periodo de
retención, seleccionar una
muestra aleatoria del 5%.
A pesar de encontrarse
compilada en los egresos, la
información que contiene es
muy explicita para la
recuperación de información
importante para reclamar
derechos de los funcionarios.
Su actualización es
permanente, por tal razón no
amerita su conservación
permanente.
Su actualización es
permanente y no genera
valores secundarios.
Cumplido el periodo de
retención, seleccionar una
muestra aleatoria del 5%.Página 25 de 47
AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
informes
Hallazgos
Plan de mejora
Comunicaciones
110-67 PAMEC
110-67-01 AUDITORIAS DE CALIDAD 2 5 X
informes
Hallazgos
Plan de mejora
Comunicaciones
110-67-02 AUDITORIAS EXTERAS 2 5 x
Comunicación
visita
Hallazgos
Plan de mejora
110-68 HABILITACION DE SERVICIOS
110-68-01 HABILITACION DE SERVICIOS 2 16 X
informes
Hallazgos
Certificación de habilitación
Comunicaciones
110-69 ACREDITACION
110-69-01 ACREDITACION 4 16 x
Informes
Hallazgos
Certificación de Acreditación
Comunicaciones
110-71 GESTION SIAU
110-71-01 CHARLAS ADUCATIVAS SIAU 2 4 X
Evidencias
110-71-02 ENCUESTAS DE SATISFACCION 2 4 X
Encuestas
Resultados y tabulación
110-71-03 ASOCIACION DE USUARIOS 2 4 X
Cumplido el periodo de
retención, seleccionar una
muestra aleatoria del 5%.
Su actualización es periódica,
se debe seleccionar el último
de cada periodo
administrativo.
Su actualización es periódica,
se debe seleccionar el último
de cada periodo
administrativo.
Registran los cambios
organizacionales de la
Entidad, hacen parte del
patrimonio documental de la
Institución.
Registran los cambios
organizacionales de la
Entidad, hacen parte del
patrimonio documental de la
Institución.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia. Conservar en
medio magnético.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia. Conservar en
medio magnético.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia. Conservar en
medio magnético.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
integrantes
110-71-04 ALIANZA DE USUARIOS 2 4 X
integrantes
110-72 MANIFESTACIONES
110-72-01 Quejas - reclamos 2 8 x
Oficio
Respuesta
110-72-02 Manifestaciones 2 8 x
Oficio
Respuesta
110-75 GESTION AMBIENTAL
110-75-01 RESIDUOS 2 8 x
formato
informe
110-75-02 RECICLAJE 2 8 x
formato
informe
110-75-03 INSPECCIONES 2 6 x
Oficio
formato
110-75-04 PERMISOS 2 6 x
Oficio
estudio
110-76INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION Y RECUPERACION DE
INFORMACIÓN
110-76-01 INVENTARIOS DE DOCUMENTOS 4 4 X
Inventario
110-76-02 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL 4 4 X
Tabla
Este instrumento es dinámico,
por ende cada vez que surjan
cambios orgánico-funcionales,
se debe actualizar.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Su actualización es
permanente, por tal razón no
amerita su conservación
permanente, se recomienda
conservar siempre el
inventario actualizado.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia. Conservar en
medio magnético.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia. Conservar en
medio magnético.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
Seleccionar una muestra
aleatoria del 5% por cada
periodo administrativo.
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AG AC CT M S EPROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 110 DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION DISPOSICION FINAL
110-76-03 TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL 4 4 X
Tabla
110-78 BASES DE DATOS
110-78-01 BASES DE DATOS USUARIOS - CONTRATADO 4 4 X
Oficio
Medio Magnético
110-78 BASES DE DATOS
110-78-01 BASES DE DATOS USUARIOS - CONTRATADO 4 4 X
Oficio
Medio Magnético
110-80 INTERVENTORIAS Y/O SUPERVICIONES
110-80-01 INTERVENTORIAS Y/O SUPERVICIONES 4 4 X
Oficio
soportes
Su actualización es
permanente, por tal razón no
amerita su conservación
permanente, se recomienda
conservar siempre el
inventario actualizado.
Su actualización es
permanente, por tal razón no
amerita su conservación
permanente, se recomienda
conservar siempre el
inventario actualizado.
Su actualización es
permanente, por tal razón no
amerita su conservación
permanente, se recomienda
conservar siempre el
inventario actualizado.
Una vez se organizase el
fondo documental de la
empresa, se recomienda
conservar la última
actualización.
CONVENCIONES: AG = ARCHIVO DE GESTION, AC = ARCHIVO CENTRAL, CT = CONSERVACION TOTAL, M = MICROFILMACION, S = SELECCIÓN, E = ELIMINACION
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CÓDIGO TIC-S3-D11
VERSIÓN 5
VIGENCIA 27/04/2020
AG AC CT M S E
120-07 CERTIFICADOS
120-07-01 CERTIFICADOS DE NACIDOS VIVOS 2 18 X
Certificado
120-07-02 CERTIFICADOS DE DEFUNCION 2 18 X
Certificado
120-14 CIRCULARES
120-14-01 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 2 X
Circular
120-18 INFORMES
120-18-01 INFORMES CENTINELA 2 5 x
Informe
120-18-02 INFORMES DE AUDITORIA
Actas de visita 2 3 X
Informe de visita x
Plan de mejoramiento
Informe
120-18-09 INFORMES DE GESTION 4 8 X
Informe
120-18-04 INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL 4 8 X X
OFICINA PRODUCTORA: 120 DIRECCION OPERATIVA ZONA NORTE
DOCUMENTO DE APOYO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALPAGINA 1 DE 1
ZONA: NORTE
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
La información queda
consolidada en los informes a
la Gerencia y a la Junta
Directiva, se pueden eliminar
una vez cumplan el periodo
de retención.
La información queda
consolidada en los informes a
la Gerencia y a la Junta
Directiva, se pueden eliminar
una vez cumplan el periodo
de retención.
La información se convierte
en fuente de consulta para el
estudio de la historia de la
empresa.
RETENCIONPROCEDIMIENTO
DISPOSICION FINAL
Su conservación es
permanente, una vez
terminado el tiempo de
retención en el archivo
central, se transfiere al
archivo histórico.
Su conservación es
permanente, una vez
terminado el tiempo de
retención en el archivo
central, se transfiere al
archivo histórico.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
AG AC CT M S E
OFICINA PRODUCTORA: 120 DIRECCION OPERATIVA ZONA NORTE
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION
PROCEDIMIENTODISPOSICION FINAL
Informe
120-18-05 INFORMES A E.P.S. 2 8 X
120-18-06 INFORMES ESTADISTICAS SALUD PUBLICA 2 3 X
Informe
120-18-07 INFORMES PYP 2 3 X
Informe
120-18-08 INFORMES DE EPIDEMIOLOGIA 2 8 X
Informe parcial de prestadores de servicio
Fichas de cotejo epidemiológico
Informe
120-18-09 INFORMES INDICADORES DE GESTION 2 8 x
Informe
120-19 FICHAS
120-19-01 FICHAS EPIDEMIOLOGICAS 2 5 x
Formato
120-20 SEGUIMIENTOS
120-20-01 SEGUIMIENTOS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA 2 5 x
Formato
120-24 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES 1 5 X
La información se convierte
en fuente de consulta para el
estudio de la historia de la
empresa.
Se recomienda seleccionar
una muestra aleatoria del 10%
por cada periodo
gubernamental.
Se recomienda la
conservación total, pues
sirven para la investigación y
la ciencia.
Consolidan la información
que se convierte en fuente
de consulta para la ciencia y
las investigaciones del sector
salud.
Consolidan la información
que se convierte en fuente
de consulta para la ciencia y
las investigaciones del sector
salud.
Consolidan la información que
se convierte en fuente de
consulta para la ciencia y las
investigaciones del sector
salud y se considera de valor
histórico .
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
Seleccionar una muestra del
5% por cada 5 años de
producción documental,
teniendo en cuenta la
importancia de la queja o
reclamo y la implicación
dentro de la historia de la
gestión administrativa.
AG AC CT M S E
OFICINA PRODUCTORA: 120 DIRECCION OPERATIVA ZONA NORTE
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION
PROCEDIMIENTODISPOSICION FINAL
Solicitud
Respuesta
120-25 PLANES
120-25-01 PLAN HOSPITALARIO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES 1 5 X
Plan
120-27 PROGRAMAS
120-27-01 PROGRAMAS DE PROMOCION Y PREVENCION 2 4 X
Programa
120-27-02 PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES 1 4 X X
Programa
120-27-03 PROGRAMA DE ATENCIÓN EN SALUD 1 4 X
Programa
120-27-04 PROGRAMA DE PROMOCION Y PREVENCION (PYP) 1 4
120-33 FACTURAS 2 8 X
Factura
120-34 HISTORIAS CLINICAS
120-34-01 HISTORIAS CLINICAS 5 15 x
Identificación
Remisiones
Interconsultas
Epicrisis
Consentimiento informado
Evolución
Laboratorios
Terminado el tiempo en el AC
selecciona el 10% como
evidencia para la entidad.
La información se actualiza
permanentemente y su
información se consolida en
los informes de gestión de la
respectiva dependencia.
Una vez cumplida su vigencia
se pueden eliminar.
Cumplida la etapa en el
archivo de gestión, se envía al
archivo central, después se
elimina.
Seleccionar una muestra del
5% por cada 5 años de
producción documental,
teniendo en cuenta la
importancia de la queja o
reclamo y la implicación
dentro de la historia de la
gestión administrativa.
El Plan de Salud en caso de
Emergencia y desastres debe
conservarse la última
actualización y terminado el
tiempo el AC seleccionar un
10% como evidencia para la
entidad.
De acuerdo a su actualización
permanente, no amerita su
conservación.
La información.
AG AC CT M S E
OFICINA PRODUCTORA: 120 DIRECCION OPERATIVA ZONA NORTE
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION
PROCEDIMIENTODISPOSICION FINAL
Ordenes médicas
Hoja de tratamiento
Signos vitales
Retiro voluntario
120-35 REGISTROS
120-35-01 REGISTRO DE CITAS 1 5 X
Registro
CONVENCIONES: AG = ARCHIVO DE GESTION, AC = ARCHIVO CENTRAL, CT = CONSERVACION TOTAL, M = MICROFILMACION, S = SELECCIÓN, E = ELIMINACION
Cumplida la etapa en el
archivo de gestión, se envía al
archivo central, después se
elimina.
Refleja el diligenciamiento en
los diferentes procesos que
realiza la entidad,
constituyéndose como
documento testimonial.
AG AC CT M S E
OFICINA PRODUCTORA: 120 DIRECCION OPERATIVA ZONA NORTE
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION
PROCEDIMIENTODISPOSICION FINAL
AG AC CT M S E
OFICINA PRODUCTORA: 120 DIRECCION OPERATIVA ZONA NORTE
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION
PROCEDIMIENTODISPOSICION FINAL
AG AC CT M S E
OFICINA PRODUCTORA: 120 DIRECCION OPERATIVA ZONA NORTE
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION
PROCEDIMIENTODISPOSICION FINAL
AG AC CT M S E
OFICINA PRODUCTORA: 120 DIRECCION OPERATIVA ZONA NORTE
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION
PROCEDIMIENTODISPOSICION FINAL
110-35
CÓDIGO TIC-S3-D11
VERSIÓN 5
VIGENCIA 27/04/2020
AG AC CT M S E
130-07 CERTIFICADOS
130-07-01 CERTIFICADOS DE NACIDOS VIVOS 2 18 X
Certificado
130-07-02 CERTIFICADOS DE DEFUNCION 2 18 X
Certificado
130-14 CIRCULARES
130-14-01 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 2 X
Circular
130-18 INFORMES
130-18-01 INFORMES CENTINELA 2 5 x
Informe
130-18-02 INFORMES DE AUDITORIA
Actas de visita 2 3 X
Informe de visita x
Plan de mejoramiento
Informe
130-18-09 INFORMES DE GESTION 4 8 X
Informe
130-18-04 INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL 4 8 X X
RETENCION DISPOSICION FINAL
PAGINA 1 DE 1
ZONA: SUR
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 130 DIRECCION OPERATIVA ZONA SUR
PROCEDIMIENTO
Su conservación es
permanente, una vez
terminado el tiempo de
retención en el archivo
central, se transfiere al
archivo histórico.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
DOCUMENTO DE APOYO
Su conservación es
permanente, una vez
terminado el tiempo de
retención en el archivo
central, se transfiere al
archivo histórico.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
La información queda
consolidada en los informes a
la Gerencia y a la Junta
Directiva, se pueden eliminar
una vez cumplan el periodo
de retención.
La información queda
consolidada en los informes a
la Gerencia y a la Junta
Directiva, se pueden eliminar
una vez cumplan el periodo
de retención.
La información se convierte
en fuente de consulta para el
estudio de la historia de la
empresa.
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 130 DIRECCION OPERATIVA ZONA SUR
Informe
130-18-05 INFORMES A E.P.S. 2 8 X
130-18-06 INFORMES ESTADISTICAS SALUD PUBLICA 2 3 X
Informe
130-18-07 INFORMES PYP 2 3 X
Informe
130-18-08 INFORMES DE EPIDEMIOLOGIA 2 8 X
Informe parcial de prestadores de servicio
Fichas de cotejo epidemiológico
Informe
130-18-09 INFORMES INDICADORES DE GESTION 2 8 x
Informe
130-19 FICHAS
130-19-01 FICHAS EPIDEMIOLOGICAS 2 5 x
Formato
130-20 SEGUIMIENTOS
130-20-01 SEGUIMIENTOS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA 2 5 x
Formato
130-24 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES 1 5 X
Solicitud
Consolidan la información
que se convierte en fuente
de consulta para la ciencia y
las investigaciones del sector
salud.
Consolidan la información que
se convierte en fuente de
consulta para la ciencia y las
investigaciones del sector
salud y se considera de valor
histórico .
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
Seleccionar una muestra del
5% por cada 5 años de
producción documental,
teniendo en cuenta la
importancia de la queja o
reclamo y la implicación
dentro de la historia de la
gestión administrativa.
Se recomienda seleccionar
una muestra aleatoria del 10%
por cada periodo
gubernamental.
Se recomienda la
conservación total, pues
sirven para la investigación y
la ciencia.
Consolidan la información
que se convierte en fuente
de consulta para la ciencia y
las investigaciones del sector
salud.
La información se convierte
en fuente de consulta para el
estudio de la historia de la
empresa.
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 130 DIRECCION OPERATIVA ZONA SUR
Respuesta
130-25 PLANES
130-25-01 PLAN HOSPITALARIO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES 1 5 X
Plan
130-27 PROGRAMAS
130-27-01 PROGRAMAS DE PROMOCION Y PREVENCION 2 4 X
Programa
130-27-02 PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES 1 4 X X
Programa
130-27-03 PROGRAMA DE ATENCIÓN EN SALUD 1 4 X
Programa
130-27-04 PROGRAMA DE PROMOCION Y PREVENCION (PYP)
1 4
130-33 FACTURAS 2 8 X
Factura
130-34 HISTORIAS CLINICAS
130-34-01 HISTORIAS CLINICAS 5 15 x
Identificación
Remisiones
Interconsultas
Epicrisis
Consentimiento informado
Evolución
Laboratorios
Ordenes médicas
Hoha de tratamiento
Signos vitales
Retiro voluntario
130-35 REGISTROS
130-35-01 REGISTRO DE CITAS
1 5 X
Refleja el diligenciamiento en
los diferentes procesos que
realiza la entidad,
constituyéndose como
documento testimonial.
Seleccionar una muestra del
5% por cada 5 años de
producción documental,
teniendo en cuenta la
importancia de la queja o
reclamo y la implicación
dentro de la historia de la
gestión administrativa.
El Plan de Salud en caso de
Emergencia y desastres debe
conservarse la última
actualización y terminado el
tiempo el AC seleccionar un
10% como evidencia para la
entidad.
De acuerdo a su actualización
permanente, no amerita su
conservación.
La información.
Terminado el tiempo en el AC
selecciona el 10% como
evidencia para la entidad.
Una vez cumplida su vigencia
se pueden eliminar.
Cumplida la etapa en el
archivo de gestión, se envía al
archivo central, después se
elimina.
La información se actualiza
permanentemente y su
información se consolida en
los informes de gestión de la
respectiva dependencia.
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
OFICINA PRODUCTORA: 130 DIRECCION OPERATIVA ZONA SUR
Registro
Refleja el diligenciamiento en
los diferentes procesos que
realiza la entidad,
constituyéndose como
documento testimonial.
CONVENCIONES: AG = ARCHIVO DE GESTION, AC = ARCHIVO CENTRAL, CT = CONSERVACION TOTAL, M = MICROFILMACION, S = SELECCIÓN, E = ELIMINACION
CÓDIGO TIC-S3-D11
VERSIÓN 5
VIGENCIA 27/04/2020
AG AC CT M S E
150-07 CERTIFICADOS
150-07-01 CERTIFICADOS DE NACIDOS VIVOS 2 18 X
Certificado
150-07-02 CERTIFICADOS DE DEFUNCION 2 18 X
Certificado
150-14 CIRCULARES
150-14-01 CIRCULARES INFORMATIVAS 2 2 X
Circular
150-18 INFORMES
150-18-01 INFORMES CENTINELA 2 5 x
Informe
150-18-02 INFORMES DE AUDITORIA
Actas de visita 2 3 X
Informe de visita x
Plan de mejoramiento
Informe
150-18-09 INFORMES DE GESTION 4 8 X
Informe
150-18-04 INFORMES A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL 4 8 X X
DOCUMENTO DE APOYO
PAGINA 1 DE 1
DISPOSICION FINAL
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
ZONA: ORIENTE
OFICINA PRODUCTORA: 150 DIRECCION OPERATIVA ZONA ORIENTE
PROCEDIMIENTO
Su conservación es
permanente, una vez
terminado el tiempo de
retención en el archivo
central, se transfiere al
archivo histórico.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION
La información se convierte
en fuente de consulta para el
estudio de la historia de la
empresa.
Su conservación es
permanente, una vez
terminado el tiempo de
retención en el archivo
central, se transfiere al
archivo histórico.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
La información queda
consolidada en los informes a
la Gerencia y a la Junta
Directiva, se pueden eliminar
una vez cumplan el periodo
de retención.
La información queda
consolidada en los informes a
la Gerencia y a la Junta
Directiva, se pueden eliminar
una vez cumplan el periodo
de retención.
AG AC CT M S E
DISPOSICION FINAL
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
ZONA: ORIENTE
OFICINA PRODUCTORA: 150 DIRECCION OPERATIVA ZONA ORIENTE
PROCEDIMIENTOCODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION
Informe
150-18-05 INFORMES A E.P.S. 2 8 X
150-18-06 INFORMES ESTADISTICAS SALUD PUBLICA 2 3 X
Informe
150-18-07 INFORMES PYP 2 3 X
Informe
150-18-08 INFORMES DE EPIDEMIOLOGIA 2 8 X
Informe parcial de prestadores de servicio
Fichas de cotejo epidemiológico
Informe
150-18-09 INFORMES INDICADORES DE GESTION 2 8 x
Informe
150-19 FICHAS
150-19-01 FICHAS EPIDEMIOLOGICAS 2 5 x
Formato
150-20 SEGUIMIENTOS
150-20-01 SEGUIMIENTOS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA 2 5 x
Formato
150-24 PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SOLICITUDES 1 5 X Seleccionar una muestra del
5% por cada 5 años de
producción documental,
teniendo en cuenta la
importancia de la queja o
reclamo y la implicación
dentro de la historia de la
gestión administrativa.
Consolidan la información que
se convierte en fuente de
consulta para la ciencia y las
investigaciones del sector
salud y se considera de valor
histórico .Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
Al contener solamente valor
informativo, se eliminan en el
Archivo de Gestión al cumplir
su vigencia.
La información se convierte
en fuente de consulta para el
estudio de la historia de la
empresa.
Se recomienda seleccionar
una muestra aleatoria del 10%
por cada periodo
gubernamental.
Se recomienda la
conservación total, pues
sirven para la investigación y
la ciencia.
Consolidan la información
que se convierte en fuente
de consulta para la ciencia y
las investigaciones del sector
salud.
Consolidan la información
que se convierte en fuente
de consulta para la ciencia y
las investigaciones del sector
salud.
AG AC CT M S E
DISPOSICION FINAL
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
ZONA: ORIENTE
OFICINA PRODUCTORA: 150 DIRECCION OPERATIVA ZONA ORIENTE
PROCEDIMIENTOCODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION
Solicitud
Respuesta
150-25 PLANES
150-25-01 PLAN HOSPITALARIO DE EMERGENCIAS Y DESASTRES 1 5 X
Plan
150-27 PROGRAMAS
150-27-01 PROGRAMAS DE PROMOCION Y PREVENCION 2 4 X
Programa
150-27-02 PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES 1 4 X X
Programa
150-27-03 PROGRAMA DE ATENCIÓN EN SALUD 1 4 X
Programa
150-27-04 PROGRAMA DE PROMOCION Y PREVENCION (PYP) 1 4
150-33 FACTURAS 2 8 X
Factura
150-34 HISTORIAS CLINICAS
150-34-01 HISTORIAS CLINICAS 5 15 x
Identificación
Remisiones
Interconsultas
Epicrisis
Consentimiento informado
Seleccionar una muestra del
5% por cada 5 años de
producción documental,
teniendo en cuenta la
importancia de la queja o
reclamo y la implicación
dentro de la historia de la
gestión administrativa.
Cumplida la etapa en el
archivo de gestión, se envía al
archivo central, después se
elimina.
El Plan de Salud en caso de
Emergencia y desastres debe
conservarse la última
actualización y terminado el
tiempo el AC seleccionar un
10% como evidencia para la
entidad.
De acuerdo a su actualización
permanente, no amerita su
conservación.
La información.
Terminado el tiempo en el AC
selecciona el 10% como
evidencia para la entidad.
La información se actualiza
permanentemente y su
información se consolida en
los informes de gestión de la
respectiva dependencia.
Una vez cumplida su vigencia
se pueden eliminar.
AG AC CT M S E
DISPOSICION FINAL
DEPENDENCIA: 100 DESPACHO GERENCIA
ZONA: ORIENTE
OFICINA PRODUCTORA: 150 DIRECCION OPERATIVA ZONA ORIENTE
PROCEDIMIENTOCODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALESRETENCION
Evolución
Laboratorios
Ordenes médicas
Hoja de tratamiento
Signos vitales
Retiro voluntario
150-35 REGISTROS
150-35-01 REGISTRO DE CITAS 1 5 X
Registro
150-53 LABORATORIO CLINICO
150-53-01 CONTROL DE CALIDAD 1 5 X
Registro
CONVENCIONES: AG = ARCHIVO DE GESTION, AC = ARCHIVO CENTRAL, CT = CONSERVACION TOTAL, M = MICROFILMACION, S = SELECCIÓN, E = ELIMINACION
Cumplida la etapa en el
archivo de gestión, se envía al
archivo central, después se
elimina.
Refleja el diligenciamiento en
los diferentes procesos que
realiza la entidad,
constituyéndose como
documento testimonial.
Una vez cumplida su vigencia
se pueden eliminar.
01 ACCIONES ADMINISTRATATIVAS
02 ACCIONES CONSTITUCIONALES
03 ACCIONES CONTENCIOSAS
04 DERECHOS DE PETICION
05 ACUERDOS
06 RESOLUCIONES
07 ESTATUTOS
08 CONCEPTOS
09
10
11 ACTAS
12 CETIFICADOS
13
14 CIRCULARES
15 CONTRATOS
16 CONVENIOS
18 INFORMES
19 FICHA
20 Seguimientos
22 CAPACITACIONES
24 PQR
25 PLANES
27 PROGRAMAS
28 PROYECTOS DE ACUERDO
29 MANUALES
31 COMUNICACIONES OFICIALES
33 FACTURAS
34 HC
35 CITAS
39 MOVIMIENTOS TESORERIA
40 LIBRANZAS
41 EMBARGOS
42 CONCILIACIONES
46 GESTION PRESUPUESTALES
49 GESTION CARTERA
52 RIPS
53 LABORATORIO
55 GESTION CONTABILIDAD
58 GERSTION COSTOS
60 GESTION ALMACEN
62 HOJAS DE VIDA
65 GESTION TALENTO HUMANO
66 PROCESOS DISCIPLINARIOS
67 AUDITORIAS
68 HABILITACION
69 ACREDITACION
71 GESTION SIAU
72 MANIFESTACIONES
75 GESTION AMBIENTAL
76 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION Y RECUPERACION DE INFORMACIÓN
78 BASES DE DATOS
80 INTERVENTORIAS Y/O SUPERVICIONES
01-01 PROCESOS ORDINARIOS
02-01 ACCIONES DE CUMPLIMIENTO
03-01 ACCIONES CONTRACTUALES
04-01
05-01 ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA
CÓDIGO TIC-S3-D11
VERSIÓN 5
VIGENCIA 27/04/2020
Fecha de aprobación
4
Nombre: Mónica Bibiana Martínez
Macías.
Cargo: Coordinadora de Calidad.
Nombre: Claudia Camacho Varón.
Cargo: Subgerente Administrativa.
Nombre: Evelyn Karolina García Polanco.
Cargo: Apoyo Administrativo Técnico
Área Calidad.
FORMATO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTALPAGINA 1 DE 1
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Descripción del cambio
Modificación del documento : 25/07/2017
Elaboró Revisó Aprobó
5
Modificación del documento: Se modifica
documento con el fin de dar cumplimiento
al plan de mejora por parte del área de
Control Interno.
Se realizaron los siguientes ajustes:
1. Actualización de la vigencia.
2. Modificación estructural.
27/04/2020
Nombre: Yeny Aracelly Nuñez Rosero
Cargo: Profesional Especializada III Área
TIC
