Katerine Ana Comezaña Brent

Maestría en gestión de la calidad, autoevaluación y

acreditación

YERBABUENA – Proveedor de sistema de información documental -

Yerbabuena Software, desde sus inicios, trata de mejorar la sociedad aportando innovación y tecnología punta.

Creada como un Spin-Off de la Universidad de Málaga por estudiantes en último año de carrera, la empresa tiene desde sus inicios vocación por exportar, por ser una referencia como empresa española a nivel mundial de la capacidad y profesionalidad de sus ingenieros en el ámbito del Software Empresarial (Enterprise Software).

En este sentido, Yerbabuena trata de emular ejemplos de otras empresas españolas tecnológicas de éxito, como Panda Software, OpenBravo o Bitrock.

Visión, Valores

La visión de Yerbabuena Software, es la de “ser una empresa internacional de referencia en el campo de la innovación tecnológica y en el desarrollo de soluciones de gestión de contenido empresarial”. Compromiso con nuestro propio entorno, tanto de forma interna, como externa, apoyándose en los valores:

EMPATÍALIBERTADSENSATEZEFICIENCIA

Calidad

Yerbabuena Software, en su afán de ofrecer a sus clientes el máximo nivel de calidad en sus productos y servicios, está poniendo en marcha la implantación de varios sistemas de gestión y su correspondiente certificación.

En noviembre de 2009, la empresa ha obtenido la certificación en la norma ISO 27001 por parte de la certificadora AENOR.

La gestión documental,, supone ahorros considerables en las empresas en el consumo de ingentes cantidades de papel. Estos ahorros tienen consecuencia directa en la tala de árboles, ya que trabaja con clientes de gran tamaño y con muchos usuarios accediendo a los documentos en vez de utilizar papel.

El papel es un producto altamente contaminante en su fabricación, no sólo por la cantidad de árboles que son cortados cada día sino por lo contaminante que es el propio proceso de fabricación.

Sistema de información documental

En los últimos tiempos el gran volumen, la complejidad y diversidad de información estructurada y no estructurada que maneja una empresa, sin importar el tamaño de la misma, ha provocado que apoyarse y ayudarse en herramientas software de gestión documental sea algo imprescindible en cualquier tipo de organización para evitar el caos en los sistemas de información.

Sistema de información documental

Información no estructurada

ImágenesDocumentos de oficinaGráficos y DibujosPáginas web y contenidosCorreo electrónicoVideo

Sistema de información documental

Información estructurada

Procesada por los sistemasBases de datosDatos ordenadosVentas y FacturaciónContabilidadRecursos Humanos

Ventajas de un Sistema de información documental

Colaborar, de un modo similar a como funciona la Wikipedia (con tipos de documentos colaborativos, pero sobre información privada y crítica de la empresa.

Preservar documentos, como por ejemplo, preservar facturas durante 5 años por normativa legal, sin ocupar ingentes cantidades de espacio como lo harían en papel.

Ventajas de un Sistema de información documental

Crear contenidos, crear documentos dentro de la herramienta y distribuirlos de manera sencilla

Realizar workflows con control, de forma que se pueden aprobar documentos, firmándolos digitalmente incluso, y sin tener que desplazar los documentos físicamente alrededor de la organización.

Ventajas de un Sistema de información documental

Disminuir los tiempos de búsqueda de información interna, de forma que buscar un documento sea igual de sencillo que realizar una búsqueda en un buscador como Google, Yahoo etc., pero con la posibilidad de configurar los resultados.

Gestionar de forma eficiente el exceso de emails.

Ventajas de un Sistema de información documental

Controlar las versiones de los documentos, de forma que podamos recuperar las versiones anteriores, estudiar las diferencias entre las mismas, pedir la comparación a un compañero entre dos versiones diferentes de un mismo informe... etc.

Tener un Histórico de acciones sobre el documento, lo que permitirá conocer en cada momento qué personas han modificado un documento concreto, qué cambios ha hecho cada uno, en que hora fueron modificados los documentos, quién lo ha firmado digitalmente etc.

Ventajas de un Sistema de información documental

Gestionar permisos de acceso, de forma que podamos, en un interfaz intuitivo, elegir qué personas o grupos pueden acceder a una documentación concreta.

Gestionar documentos de forma inteligente, de forma que podamos crear un documento en un directorio raíz del sistema, y el documento será colocado en la carpeta donde debería ir siguiendo la lógica de clasificación establecida

Usuarios

Partner

NUXEO se halla ubicada en París (Francia) y con sede en Boston (USA), ha sido fundada en 2000. Esta empresa es uno de los primeros vendedores de código abierto (open source) responsable de la ola disruptiva que está cambiando radicalmente la industria del software actual.

Nuxeo centra sus esfuerzos en proporcionar soluciones innovadoras y pragmáticas de Enterprise Content Management (ECM) -Gestión de Contenidos Empresariales- de software que abordan específicamente las necesidades de los clientes relacionadas con contenidos.

Partner

Nuxeo es partner de Yerbabuena Software, junto a la que realiza un Proyecto Europeo (EUREKA) de I+D denominado Nuxeo 2010, desde el inicio de las actividades de Yerbabuena en 2005.

Además, Nuxeo es un modelo de empresa de éxito en la comercialización de soluciones software de gestión documental Open Source debido a su constante innovación, al uso de estándares y a una brillante elección de la Arquitectura Tecnológica que compone Nuxeo 5, y los productos Nuxeo DM (Gestión Documental), Nuxeo DAM (Gestión de Activos Digitales), Nuxeo CMF (Case Management Framework) y Nuxeo EP (Enterprise Platform), además de las soluciones de valor añadido como el soporte oficial Nuxeo Connect.

Software de Gestión Documental

Yerbabuena ha creado el producto Athento, un sistema de gestión de contenidos (basado en Nuxeo), totalmente integrado en el funcionamiento de la empresa, se puede gestionar y controlar toda la documentación de la misma. Procesa información que hay en documentos no estructurados.

Clasificación automática de documentos (OCR) Contabilización Automática de Facturas (extrae el

contenido de la factura y se lo proporciona a un software de facturación o ERP como SAP)

Software de Gestión Documental

El Sistema de Gestión Documental Athento dispone de interfaces que lo permiten integrarse en cualquier organización sin necesidad de pasar por un proceso traumático de adaptación (Los módulos más interesantes en este aspecto son los de directorio LDAP, directorio SQL y SOA.).

De igual modo que cumple con los estándares abiertos más extendidos en todos los dominios posibles como el de los metadatos, la gestión documental y de archivos y la accesibilidad (estándares W3C).

Mapa de productos

GestiónDocumental

Firma DigitalOCR, etc

Gestión DocumentalInteligente

Gestión Documental

Móvil

Conclusión

Yerbabuena Software es una de las empresas españolas que desarrolla soluciones eficaces para el tema de sistema de información documental con dos productos: NUXEO DM y ATHENTO.