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ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN Y EJEMPLO DE UNA CDULA DE DESCRIPCIN DEL PUESTO

Por Jorge Everardo Aguilar Morales

Network de Psicologa Organizacional Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

Estructura de un manual de organizacin y ejemplo de una cdula de descripcin del puesto Network de Psicologa Organizacional

www.conductitlan.net Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

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Estructura de un manual de organizacin y ejemplo de una cdula de descripcin del puesto.

Aguilar-Morales, Jorge Everardo

2010.

Asociacin Oaxaquea de Psicologa A.C.

Calzada Madero 1304, Centro, Oaxaca de Jurez, Oaxaca, Mxico. C.P. 68000

Tel. (951)5010653, (951) 5495923

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Aguilar-Morales, J.E. (2010) Estructura de un manual de organizacin y ejemplo de una cdula de

descripcin del puesto. Network de Psicologa Organizacional. Mxico: Asociacin Oaxaquea de

Psicologa A.C.



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LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN

Existe un documento en el que se concentran todas las funciones de todos los puestos, este

documento se llama Manual de Organizacin. Un manual de organizacin usualmente tiene la

siguiente estructura:

1. Portada 2. Presentacin: Aqu se describe brevemente lo que contiene el manual 3. ndice 4. Antecedentes: En este apartado se incluye una breve resea de la empresa y de los

documentos en que anteriormente se han integrado las funciones de los trabajadores, as como de las razones que motivaron a realizar el manual.

5. Marco Normativo: En el que se refieren las normas que fundamentan las funciones establecidas en el anlisis de puesto

6. Objetivos de la empresa 7. Organigrama 8. Descripcin de puesto por reas.

Enseguida presentamos un ejemplo de la estructura de un manual de organizacin.



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EJEMPLO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN

PORTADA

A515TE: Educacin asistida por computadora

Manual de organizacin

Enero del 2008.



5

A515TE: Educacin

asistida por computadora

FECHA: 18 de enero del 2008

PAGINA 2 De: 132

Sustituye a:

Manual de organizacin PAGINA: De:

FECHA:

PRESENTACIN

En el presente documento se incluye el organigrama y las funciones de todos los puestos de A515TE:

Educacin asistida por computadora. Los anlisis se presentan por reas de trabajo y constituyen

una primera versin formal de las actividades que realizan todos los trabajadores.

Elabor:

Revis:

Autoriz:



6

A515TE: Educacin



PAGINA 3 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

Contenido Pag.

Antecedentes 4

Marco Normativo 5

Objetivo 6

Organigrama 7

Cdulas de descripcin de funciones 9

Elabor:

Revis:

Autoriz:



7

A515TE: Educacin



PAGINA 4 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

ANTECEDENTES

A515TE: Educacin asistida por computadora inicio sus actividades en 1994 en ese entonces ofreca

software educativo que funcionaba en el Sistema Operativo DOS y que era presentado a travs de

discos de alta densidad. La comercializacin de sus productos se realizaba sobre todo de manera

regional y mediante la distribucin de los catlogos de productos va correo a los principales centros de

enseanza de la psicologa en el pas.

Actualmente tiene un catlogo amplio de libros electrnicos sobre psicologa y educacin que son

comercializados por va internet y en eventos acadmicos a nivel nacional.

Hasta la fecha las funciones se han distribuido mediante listas de tareas sin embargo se ha observado

la necesidad de sistematizar toda la informacin y experiencia que a lo largo de los aos se ha

generado en nuestra empresa.

Por estas razones se decidi elaborar un primer manual de organizacin que facilite la organizacin de

las tareas que se realizan dentro de la empresa.

Elabor:

Revis:

Autoriz:



8

A515TE: Educacin



PAGINA 5 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

MARCO NORMATIVO

La informacin contenida en este documento est fundamentada en la siguiente normatividad:

Reglamento de operacin de A515TE: Educacin Asistida por Computadoras

Artculo 153 fraccin A a la X de la Ley Federal del Trabajo

Elabor:

Revis:

Autoriz:



9

A515TE: Educacin



PAGINA 6 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

OBJETIVOS DE LA EMPRESA

La empresa tiene como objetivo principal:

La generacin y comercializacin de libros electrnicos que faciliten la divulgacin de la psicologa

cientfica a diversos pblicos.

Elabor:

Revis:

Autoriz:



10

A515TE: Educacin



PAGINA 7 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

ORGANIGRAMA DELA

EMPRESA

Elabor:

Revis:

Autoriz:



11

A515TE: Educacin



PAGINA 8 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

Elabor:

Revis:

Autoriz:

Direccin

Investigacin Produccin Comercializacin Administracin

Recursos Humanos

Planeacin Seleccin Capacitacin Nmina Evaluacin

Recursos finacieros

Recursos Materiales



12

A515TE: Educacin



PAGINA 9 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

CDULAS DE

DESCRIPCIN DE

FUNCIONES

Elabor:

Revis:

Autoriz:



13

A515TE: Educacin



PAGINA 10 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

I. DESCRIPCIN DEL PUESTO

INSTITUCIN: A515TE:Educacin asistida por computadora

SUBDIRECCIN: Direccin administrativa.

DEPARTAMENTO: Departamento de Recursos Humanos.

REA: rea de Capacitacin.

PUESTO: Instructor Interno.

CLAVE DEL PUESTO: CAP01

NIVEL: 27A

UBICACIN DEL PUESTO: Subdireccin Administrativa

Departamento de Recursos Humanos

rea de Capacitacin

REPORTA A: Responsable del rea de capacitacin.

SUPERVISA A: Ninguno

RELACIONES INTERNAS CON: Instructores, participantes en curso

RELACIONES EXTERNA CON: Capacitadores externos

SALARIO: $10,000.00 mensuales

CATEGORA: Operativo.

HORARIO: 9:00 a 16:00 hrs..

Elabor:

Revis:

Autoriz:



14

A515TE: Educacin



PAGINA 11 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

ADSCRIPCIN:

Direccin General de Recursos Humanos, Edificio de Capacitacin. Joaqun Amaro 408, Col. Figueroa.

Oaxaca, Oaxaca

DESCRIPCIN GENRICA: Planear, organizar, ejecutar y evaluar el desarrollo de acciones de capacitacin. DESCRIPCIN ESPECFICA:

Funciones didcticas Planear las actividades de capacitacin elaborando: cartas descriptivas (planes de clase), exmenes o

evaluaciones, recursos didcticos (textos de apoyo, presentaciones, etc.) .

Realizar la investigacin bibliogrfica para fundamentar las actividades de capacitacin.

Impartir las conferencias, cursos o actividades de capacitacin programadas.

Evaluar el aprendizaje de los capacitandos al inicio y final del curso y las actividades de capacitacin

desarrolladas.

Elaborar los informes tcnicos de las actividades de capacitacin desarrolladas

Funciones administrativas Promover las actividades de capacitacin dentro y fuera de la organizacin.

Confirmar las actividades de capacitacin que tiene programadas

Establecer un programa de trabajo de las actividades de capacitacin, que incluya metas especficas y

cumplirlas.

Proporcionar programa de trabajo a capacitandos y supervisores.

Entregar calificaciones a los capacitandos.

Integrar los expedientes de las actividades realizadas.

Realizar un informe de las actividades realizadas y entregarlo al rea que administra la capacitacin.

Proponer mejoras a las actividades que realiza.

Asistir a las reuniones de planeacin.

Asistir a las actividades de capacitacin tcnica y didctica que se les programen.

Actualizar su currculo profesional y proporcionar copias de documentos comprobatorios

Asistir puntualmente a todas sus clases.

Firmar la lista de asistencia respectiva.

Tomar la lista de asistencia a los capacitandos.

Solicitar el equipo audiovisual de acuerdo al reglamento interno y reguardar el equipo durante el

prstamo.

Realizar con anticipacin los trmites para visitas acadmicas y viajes de prcticas.

Cumplir el reglamento y vigilar su cumplimiento por parte de los capacitandos

Elabor:

Revis:

Autoriz:



15

A515TE: Educacin



PAGINA 12 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

II. ESPECIFICACIN DEL PUESTO

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS:

Adems de dominar los conceptos bsicos de la(s) materia(s) a o cursos a impartir.

Explicar los fundamentos tericos y filosficos que sustentan las acciones que realiza en su prctica

docente

Explicar el modelo de sistematizacin de la enseanza en que sustentan las acciones que realiza en su

prctica docente

HABILIDADES REQUERIDAS:

Elaboracin de objetivos de aprendizaje

Elaboracin de instrumentos de evaluacin

Diseo experiencias de aprendizaje

Habilidades de exposicin.

Elaboracin de cartas descriptivas y planes de clase

Habilidades de comunicacin asertiva.

Habilidades de manejo de grupos educativos

Elaboracin y manejo de recursos didcticos.

Preferentemente elementos bsicos de word, excel, power point y navegacin en pginas web.

Elaborar materiales de autocapacitacin.

Elaboracin de audiovisuales educativos.

ESCOLARIDAD:

Nivel Superior: Licenciatura con ttulo (Obligatorio) o comprobar experiencia en el rea en que impartir

cursos.

Postgrado: Maestra y/o Doctorado (Preferentemente)

Especialidad o diplomados (Deseables)

MANEJO DE EQUIPO:

Preferentemente manejo del equipo de cmputo y audiovisual (proyector de acetatos, proyector de

can, cmara de video, DVD)

Elabor:

Revis:

Autoriz:



16

A515TE: Educacin



PAGINA 13 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

IDIOMA: Preferentemente Lectura en ingls.

EXPERIENCIA:

Mnima en el campo profesional relacionado con la materia: 1 ao.

Mnima en actividades de capacitacin: 1 Ao o haber tomado el curso de formacin de instructores

OTRO TIPO DE EXPERIENCIA PROFESIONAL:

Preferentemente haber recibido cursos de capacitacin (20 horas en el ltimo ao)

Preferentemente hacer impartido cursos de capacitacin (20 horas en el ltimo ao)

Preferentemente haber participado en organizacin de eventos acadmicos

Preferentemente haber participado como ponente de eventos acadmicos

Preferentemente haber participado como asistente de eventos acadmicos

Preferentemente haber publicado investigacin en revistas especializadas

Preferentemente haber publicado artculos en diversos impresos

Preferentemente haber participado en la edicin de un libro

Preferentemente haber participado en asesoras de trabajos de titulacin o investigacin

Preferentemente haber participado como administrador de actividades docentes

RESPONSABILIDAD:

A) En cuanto a valores monetarios: Ninguna.

B) En cuanto a materiales: Es responsable del manejo de listas de asistencia, exmenes,

audiovisuales y materiales para el desarrollo del curso.

C) En cuanto a bienes muebles e inmuebles:

Es responsable del cuidado de las instalaciones y del mobiliario que se encuentran en el aula durante

la imparticin del curso.

D) En cuanto a equipo:

Es responsable del cuidado del material de apoyo que sea prestado por la Institucin como lo son

proyector de acetatos, can, TV, cmara de video, DVD, grabadora o cualquier otro que el curso

requiera.

E) En cuanto a supervisin:

Es responsable de supervisar el buen uso del material de apoyo y del comportamiento del estudiante en

el aula y de la aplicacin respectiva del reglamento.

F)En cuanto a tramites:

Es responsable de la elaboracin y firma de lista de asistencia, de elaborar los concentrados de las

evaluaciones del curso, de los reporte de las actividades realizadas.

Elabor:

Revis:

Autoriz:



17

A515TE: Educacin



PAGINA 14 De: 132

Sustituye a:


FECHA:

CONDICIONES DE TRABAJO:

El instructor se desempea en aulas con suficiente ventilacin y luz. Las aulas cuentan con luz elctrica,

y estn acondicionadas con escritorio, sillas, mesa y pintarrn

Asimismo se desempea en biblioteca y sala audiovisual cuando este lo requiera

EQUIPO DE SEGURIDAD QUE MANEJA: Extintor

RIESGOS DE TRABAJO:

Existe un riesgo de presentar accidentes de trnsito en el traslado a las sus actividades de capacitacin

y laringitis crnica con nudosidades en las cuerdas vocales.

ESFUERZO FSICO:

Permanece de pie durante el desarrollo de las conferencias, sentado durante la planeacin de sus

actividades y habla durante por largos periodos.

REQUISITOS FSICOS:

Los necesarios para poder desarrollar sin dificultad las funciones de instructor

CARACTERSTICAS SOCIOECONMICAS ESPECFICAS:

Ninguna

REQUISITOS PSICOLGICOS:

Inteligencia: Con un CI mayor o igual al trmino medio.

Personalidad: Sin trastornos del comportamiento que puedan afectar su desempeo laboral (Sin

trastornos mentales orgnicos F00-09, Sin trastornos mentales producidos por el consumo de

sustancias F10-19, Sin esquizofrenia, trastorno esquizotpico y trastornos de ideas delirantes F20-29)

Intereses vocacionales : Sociales y en el rea de humanidades. Inters en la enseanza. Adems del

perfil propio de su profesin.

Habilidades o aptitudes especificas: Habilidades docentes.

OTRAS CARACTERSITICAS:

Edad: Indistinta

Sexo: Indistinto

Estado civil: Indistinto

Elabor:

Revis:

Autoriz:



18

GUA PARA EVALUAR MANUALES DE ORGANIZACIN

El manual de organizacin incluye: Si No

Portada

Nombre de la empresa

Nombre del rea

Nombre del documento

Logo

Fecha de realizacin

Encabezado con

Logo

Nombre de la empresa

Nombre del documento

Fecha de realizacin (da, mes y ao)

Nmero de pgina

Nmero total de pgina

Fecha de realizacin de la hoja original en caso de haberse sustituido

Nmero de pgina que se sustituy

Nmero total de pginas del documento sustituido

Pie de pgina con

El nombre de quien elabor el documento

El nombre de quien revis el documento

El nombre de quien autoriz el documento

Presentacin con

Un resumen ejecutivo del contenido del documento

Contenido

Inclusin de todos los contenidos

Todos los contenidos paginados de acuerdo a su posicin en el documento

Antecedentes

Una resea histrica de la empresa

Una descripcin de los servicios actuales

Una descripcin de la forma en que se han distribuido las actividades

Las razones por las que se decidi realizar el manual

Marco Normativo

Se detallan los documentos normativos que fundamentan el contenido del manual

Objetivos de la empresa

Se enuncian con claridad las actividades principales de la empresa



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Organigrama

Se observa un organigrama con simetra

Se evitan mezclar funciones y puestos

Se observa en la estructura del organigrama congruencia con los procesos de trabajo

Cdulas de descripcin del puesto

Institucin

rea (direccin, subdireccin, departamento, rea o gerencia, subgerencia, oficina).

Puesto

Clave

Nivel

Ubicacin

En desnivel o con organigrama

Reporta a

Supervisa a

Relaciones internas

Relaciones externas

Se evita incluir un puestos con los que se relaciona en dos apartado

Salario

Categora

Horario

Adscripcin

Descripcin genrica

El enunciado resume las funciones principales

Descripciones especficas

Estn agrupados por tareas

La agrupacin sigue una secuencia lgica

Se incluyen las funciones generales

Conocimientos generales

Habilidades

Los conocimientos y habilidades incluyen solo trminos tcnicos

Se evita incluir en estos apartados rasgos psicolgicos o trminos subjetivos

Escolaridad

Manejo de equipo

Idioma

Experiencia

Otro tipo de experiencia



20


Responsabilidad

En cuanto a valores monetarios

En cuanto a materiales

En cuanto a bienes e inmuebles

En cuanto a equipo

En cuanto a supervisin

En cuanto a trmites

Cada responsabilidad en cada apartado correspondiente y no por ejemplo materiales en equipo

Condiciones de trabajo

Equipo de seguridad

Riesgos de trabajo

Esfuerzo fsico

Requisito fsicos

Caractersticas socioeconmicos

Requisitos psicolgicos

Inteligencia

Personalidad

Intereses vocacionales

Habilidades o aptitudes especficas

Otras caractersticas

Edad

Sexo

Estado civil

Se evito discriminar en la especificacin del puesto

Hay relacin directa entre las especificaciones y las funciones a desarrollar

Se evit omitir una especificacin relevante

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