WGP93 2015 Best Practice Claims Protocol TRADUCCIÓN FINAL

IMIA WGP93 (2015) Guía para la Buena Praxis en el Manejo de Siniestros 1 / 21

IMIA WGP93 (15) Seguros de Ingeniería: GUÍA PARA LA BUENA PRAXIS EN EL MANEJO DE SINIESTROS

Conferencia de IMIA, Mérida, Yuc. México, 2015 Elaborado por: Christian Müller, XL Catlin Insurance; Zúrich, Suiza (Presidente) John Forder, Willis; Londres, Reino Unido Javier Rodríguez Gómez, Consultor de Re(aseguros), México, D. F., México Peter Hazell, Charles Taylor Adjusting; Londres, Reino Unido Ilona Strauss, Munich Re; Múnich, Alemania Tom Tannion, Overseas NEIL; Dublín, República de Irlanda Martin Valk, XL Catlin Insurance; Múnich, Alemania Michel Vilijn, Amlin Europe, Amstelveen, Holanda Traducción: Javier Rodriguez Gómez, Consultor de Re(aseguros), México, D. F., México


Índice

1 LA GUÍA PARA EL MANEJO DE SINIESTROS ....................................... 3

2 OBJETIVO DE ESTE DOCUMENTO ........................................................ 4

3 LISTA DE VERIFICACIÓN DE QUÉ HACER Y QUÉ NO HACER ............ 5

4 COMUNICACIONES .................................................................................. 6 4.1 Identificar a los interesados clave a involucrase en el proceso del manejo del siniestro ... 6 4.2 Designar un equipo de siniestros nominado ....................................................................... 7 4.3 El equipo debe acordar un plan de comunicaciones........................................................... 7 4.4 Conciliación de intereses ..................................................................................................... 8

5 NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO ............................................................. 9

6 INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN ........................................................10 6.1 Investigaciones Iniciales .................................................................................................... 10 6.2 Manejo de la Información y Bordereaux ............................................................................ 11 6.3 Fuentes de Datos ............................................................................................................... 12

7 CONCLUSIÓN FINANCIERA ...................................................................13 7.1 Indemnización ..................................................................... ¡Error! Marcador no definido. 7.2 Fondeo de honorarios ....................................................................................................... 13 7.3 Subrogación ....................................................................................................................... 14

8 RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS ............................................................15

9 APLICACIONES DE LA GUÍA: PÓLIZAS DE OPERACIÓN ...................16 9.1 Rotura de Maquinaria - RM ............................................................................................... 16 9.2 Pérdidas Consecuenciales - BI ........................................................................................... 17

10 APLICACIONES DE LA GUÍA: PÓLIZAS DE OBRA ..............................18 10.1 Todo riesgo de Contratistas (CAR) y Todo riesgo de Montaje (EAR) ............................... 18 10.2 Mantenimiento ................................................................................................................... 18 10.3 DSU (Retraso en el arranque) / ALoP (Pérdida Anticipada de Beneficios) ...................... 19 10.4 Responsabilidad Civil (RC) ................................................................................................ 19 10.5 Transporte Marítimo .......................................................................................................... 20

11 CONSIDERACIONES LEGALES .............................................................21 11.1 Consecuencias del incumplimiento ................................................................................... 21


1 LA GUÍA PARA EL MANEJO DE SINIESTROS

Definición: Un conjunto predefinido de reglas escritas para atender los siniestros más grandes y complejos.

1) Partir de que va a ocurrir un siniestro y planear en consecuencia.

2) Crear y acordar un proceso que involucre a los interesados clave.

3) Establecer un equipo que supervise ese proceso.

4) Asegurarse de que los miembros del equipo tengan el nivel de autoridad adecuado.

5) Comunicarse eficiente y frecuentemente.

6) Efectuar revisiones de avance serias.

7) Acordar un proceso para el manejo de impugnaciones y desacuerdos.

8) Fomentar la transparencia tanto como sea posible.

9) Reconocer que los detalles críticos del proceso pueden diferir cuando se

apliquen a pólizas de obra o de operación.

10) Mantener el avance, si es necesario, mediante pagos parciales / anticipos del siniestro.


2 OBJETIVO DE ÉSTE DOCUMENTO

El seguro es un negocio de personas y, en este contexto, los siniestros no sólo tienen que ver con dinero. El proceso del manejo de los siniestros y el compromiso de las partes durante el proceso puede ser tan importante como el resultado mismo. La finalidad de éste documento es proponer proactivamente cómo debe darse seguimiento y concluirse los siniestros mediante el involucramiento activo de todas las partes en el proceso. La guía busca exponer los principios que ayuden a evitar las importantes dificultades experimentadas más comúnmente en grandes siniestros recientes: • Falta de comunicación • Falta de transparencia • Costosas ineficiencias • Desconfianza entre los interesados Esta guía identifica los principios conductores clave que pueden aplicarse al trámite de cualquier siniestro y que, si se siguen o se incorporan al proceso de cada siniestro individual, deben ayudar a evitar las dificultades a las que nos referimos anteriormente. Sin embargo, ésta guía no puede remediar una mala redacción de la póliza – Favor de revisar la Sección “Consideraciones Legales”. Estos principios pueden resumirse como sigue: • Transparencia de las comunicaciones • Imparcialidad de los resultados • Eficiencia de esfuerzos y costos • Cooperación Mutua El resto del documento se enfoca ahora en los elementos de “práctica ideal” que recomendamos para cumplir esos principios conductores. Esto está precedido por una lista general de verificación de “Qué hacer” y “Qué no hacer” y concluye con capítulos sobre cómo se aplican estos principios en el caso de coberturas específicas: • Comunicaciones • Notificación del Siniestro • Intercambio de Información • Aspectos Financieros • Resolución de Conflictos • Aplicaciones de la Guía • Consideraciones Legales


3 LISTA DE VERIFICACIÓN DE “QUÉ HACER” Y “QUÉ NO HACER”

“Qué hacer”:

Involucrar a las personas idóneas.

Tener claridad del proceso.

Acordar el proceso y definir claramente los puntos centrales de atención y la frecuencia de reporte.

Valorar la importancia vital de la oportuna “notificación de incidentes”.

Acordar que se invertirán tiempo y dinero para implantar el proceso de investigación al inicio de vigencia de la póliza.

Reconocer el valor de la determinación efectiva de la causa real del daño – esta debe estar determinada previo a la interpretación de la Póliza.

Acordar que las comunicaciones verbales tienen precedencia y deben buscarse cuando sea posible. Posteriormente se asientan por escrito y se convienen las acciones a seguir.

Evitar la comunicación lineal y asegurarse de que todas las partes estén completamente informadas.

Obtener confirmación de todos los interesados en cada etapa del proceso - fijar expectativas.

Entender y aceptar que cada interesado tiene obligaciones y claras responsabilidades, tanto con el equipo como con su empleador.

Acordar parámetros temporales para la respuesta y apegarse a ellos. “Qué no hacer”:

“Tomar atajos” al inicio – el tiempo invertido entonces otorga recompensas si ocurre un siniestro.

Nunca “asumir” que

o cruzar una casilla en un formato equivale a comunicación

o lo que tú dices es lo que se entiende – verificar que se comuniquen el mensaje y la intención

Excluir a los interesados


4 COMUNICACIONES

Al revisar una serie de siniestros y “lo que salió mal”, es claro que algunas veces queda insatisfacción relacionada con el proceso, aun cuando se indemnice el siniestro. Concluimos que mucha de ésta insatisfacción puede evitarse si hay una comunicación adecuada y efectiva durante y en todas las etapas del proceso de un siniestro. Todas las partes deben estar claramente enteradas de sus deberes y responsabilidades. En los proyectos grandes es valioso invertir tiempo y esfuerzo lo más pronto posible con el fin de establecer un proceso de siniestro efectivo. El tiempo y el esfuerzo así invertidos pueden ahorrar tiempo, esfuerzos, costos e insatisfacción en caso de un incidente mayor. Tener la esperanza de que no va a ocurrir un siniestro no es un indicador efectivo. Efectuar un proceso con muchos formatos para verificar o cruzar casillas no significa que un incidente se procese con los intereses de todas las partes representados efectivamente. Recomendamos basarse en la presunción de que habrá un siniestro grande para cada póliza emitida. Si trabajas sobre la presunción de que ocurrirá un siniestro, puedes (y debes) planear más efectivamente qué hacer en caso de ese siniestro. Un buen lema sería algo así como: “Espera lo mejor, pero ¡prepárate para lo peor!” He aquí algunas de las acciones a resolver anticipándose al proyecto de la Guía:

4.1 Identificar a los interesados clave a involucrarse en el Proceso de Manejo del Siniestro

El interés de cada parte debe reconocerse (porque los intereses no siempre están alineados). Por eso debe involucrarse a:

Representantes del (los) (Re)asegurador(es)

Representantes del (los) Asegurado(s)

Representantes del (los) Corredor(es)

Ajustador(es) designado(s)

Reconocer que hay intereses de interesados adicionales que requerirían ser considerados en el proceso de comunicación. Estos podrían incluir a:

Contratistas y subcontratistas principales

Corredor local

Compañía Aseguradora local líder / Panel local de Seguros

Corredor de Reaseguro

Co-Reaseguradores / Panel internacional de Reaseguro

Financieros.


El objetivo común de los interesados antes mencionados debería ser establecer un método transparente, justo y eficiente para el manejo de siniestros, de tal manera que los siniestros se solucionen entre los interesados.

4.2 Designar un equipo de siniestros nominado

Para grandes proyectos y pólizas de operación complejas, se sugiere nombrar y tener in situ un Equipo de Siniestros antes de que ocurra algún siniestro. Como previsión, debería nombrarse un suplente de cada miembro del equipo. Para ser efectivo, el equipo debería estar compuesto por personas capaces y autorizadas para tomar decisiones. Para mantener funcionando el proceso de siniestros, el equipo necesitará:

Que los interesados clave estén representados por personal con niveles de autoridad adecuados.

Que el equipo consista de contactos cuyo papel, además de integrar el equipo, fuera informar a sus propias entidades.

Idealmente, el equipo no debería ser mayor a cinco miembros.

El equipo debería nombrar un presidente. El rol, responsabilidades y autoridades los definirá el equipo de acuerdo con las circunstancias.

El equipo debería tener, al menos, una reunión preliminar antes de haber ocurrido algún evento. Si es posible, el proceso debería probarse “pre-siniestro”.

Convenir que los “siniestros menores” podrían no requerir de la supervisión del equipo completo.

Un acuerdo respecto a la remuneración de los ajustadores en actividades “pre-siniestro” y, enseguida, de las tablas de honorarios.

Además, puede ser necesaria / apropiada una visita al riesgo por todas las partes.

4.3 El equipo debería convenir un plan de comunicación

Este incluiría temas como:

Frecuencia de las reuniones – post-siniestro.

Métodos de comunicación a adoptarse.

Cómo tratar “problemas / quejas” planteados.

Los miembros del equipo confirman en cada etapa si existen o no problemas (es decir, todos los interesados deben hacer patentes los problemas legítimos no resueltos).

Los miembros del equipo deben cumplir sus responsabilidades, incluso la de reportar a sus propios representados.

Los conflictos de interés potenciales que existan deberían reconocerse, pero esto no debe evitar la comunicación del equipo, aún si esa comunicación es para confirmar que hay dificultades.

La lista de acciones acordadas debería respetarse.


Debería adoptarse un proceso de revisión para hacer una doble verificación de la efectividad del equipo y del proceso.

4.4 Conciliación de intereses

Mientras que, en teoría, el interés de todas las partes involucradas en la ocurrencia y la resolución de un siniestro es procurar una indemnización acorde con los términos y condiciones de la Póliza, en la realidad, los intereses de cuando menos algunas de las partes pueden no estar totalmente alineados. Por eso pueden ocurrir y ocurren conflictos. Siempre que sea posible, ésta situación debe ser atendida por el Equipo de Siniestros en la etapa más temprana posible del proceso de manejo del siniestro, aunque el desalineamiento o conflicto pueden surgir en cualquier etapa durante el proceso de resolución del mismo. En principio solo hay dos intereses a conciliar: el del asegurado y el de la compañía aseguradora. No obstante, en la práctica hay una multitud de partes adicionales involucradas en el proceso, como los Ajustadores, diversos expertos (p. ej. Investigadores Forenses), Corredores, Reaseguradores y, algunas veces, Abogados. Además, los riesgos se colocan frecuentemente con un grupo de coaseguradores que, a su vez, pueden tener diversos reaseguradores con sus propios puntos de vista respecto a la responsabilidad de la Póliza y que pueden desear que se aplique una cláusula de cooperación de siniestros o, más aún, la de control de siniestros. En algunos casos, los términos y condiciones del reaseguro pueden diferir de los del seguro. En un esfuerzo por minimizar el conflicto que resulta del desalineamiento de intereses de una o más de las partes involucradas, el Equipo de Siniestros debería buscar:

Identificar desalineamientos de interés en la etapa más temprana posible.

Crear una atmósfera de confianza entre todos los Miembros del Equipo.

Estar abierto y ser directo en todas las discusiones.

Crear reglas comunes, aceptables para todos los interesados.

Finalizar el ajuste del siniestro aunque se reconozcan diferencias de opinión y a pesar de ellas.

Considerar acordar que se indemnicen los conceptos indisputados del siniestro, mientras continúan las negociaciones.


5 NOTIFICACIÓN DEL SINIESTRO

La notificación inicial debería ser hecha lo más rápido posible y de acuerdo con las estipulaciones de la póliza. Además de cumplir con los requerimientos legales de la Póliza, la primera notificación podría hacerse por cualquiera de los siguientes medios:

Teléfono

Email (formulario de incidente)

Aplicación en línea (Web application). Cuando se ha formado un Equipo de Siniestros, la notificación debería comunicarse al equipo completo de la manera previamente acordada y debería enviarse un acuse de recibo al notificador. Si los siniestros se notifican mediante un Sistema de Gerencia de Siniestros en línea (web-based), es importante que el sistema sea mantenido y que opere.


6 INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

La investigación y desarrollo de un siniestro dependen en gran medida de la información suministrada por el Asegurado y de las pesquisas emprendidas por el ajustador designado. Frecuentemente, por desgracia, estas investigaciones pueden detenerse / obstaculizarse debido a la reticencia del asegurado o de sus asesores para entregar oportunamente toda la información y documentación necesarias solicitadas. El involucramiento de Asesores de Siniestros y/o Ajustadores Públicos puede ser un factor adicional de complicación que necesitará ser resuelto. Un obstáculo mayor para el avance apacible de un siniestro será la falta de confianza que, se ha encontrado, proviene de la falta de transparencia entre las partes. Por esta razón es imperativo que todas las partes entiendan claramente desde el inicio de vigencia de la póliza quien será involucrado y el principio de cómo se distribuirá la información necesaria en caso de siniestro. Frecuentemente, cuando la información y documentación son enviadas a los ajustadores y a las Compañías aseguradoras, el formato no es fácilmente legible o manejable por el usuario. En consecuencia, las partes necesitan acordar que toda la documentación será entregada en su formato original o en el formato pre-convenido. Debe intentarse de todas las maneras asegurar que haya cooperación mutua para intentar alcanzar un resultado equitativo y justo y que en cada etapa se entienda claramente qué se requiere.

6.1 Investigaciones Iniciales

En cuanto se notifica un siniestro es vital concertar el acceso al lugar de ocurrencia, de tal manera que se posibilite tanto el realizar una primera inspección, como obtener y preservar todas las evidencias relativas a la causa, particularmente si va a haber cualquier posibilidad de recuperación de un tercero. Una vez que se ha efectuado esta primera inspección, se debe elaborar una detallada “lista de requerimientos” y enviarse a todas las partes. Si esta investigación involucra a un ajustador, a éste debería entregársele también copia del texto de póliza aplicable, junto con todos sus endosos si los hubiera. También debe considerarse entregar esta información a los ajustadores antes del siniestro, siempre y cuando haya un ajustador designado acordado por las partes. De manera similar, si ha habido un reporte de inspección de riesgo previo, éste debe entregarse inmediatamente al ajustador para apoyar el proceso global. Debería exhortarse al personal del asegurado en el predio afectado a elaborar un registro fotográfico inmediato del evento en cuanto sea seguro hacerlo, identificando a cada uno de los testigos. Entonces se requerirá que se le tome declaración a todos los testigos a la brevedad posible.


A continuación se detalla un resumen del tipo de información que normalmente se solicitaría al asegurado que entregue a la brevedad posible a los ajustadores designados, a los Corredores y a las Compañías aseguradoras. Este resumen se refiere a un daño material:

Datos completos de contacto - nombres, números de teléfono y domicilios de e-mail.

Confirmación de la hora y fecha del siniestro.

Descripción y ubicación del siniestro.

Reportes de inspección inicial interna con los hallazgos / conclusiones iniciales.

Detalles de los bienes / equipos dañados en esa ubicación.

Historia operativa y programas de mantenimiento previos.

Registros de mantenimiento.

Causa raíz de la falla / daño.

Fotografías originales a color.

Cualquier información adicional no entregada anteriormente.

Detalles de la situación actual respecto a operaciones y de cualquier reparación realizada.

Todas las partes deberían esforzarse en continuar siendo proactivos respecto al siniestro y específicamente a la entrega de toda la información y documentación solicitadas. Éstas debieran entregarse a la brevedad posible.

6.2 Manejo de Información y Bordereaux

Se necesita de un proceso y de un sistema eficaz de administración de siniestros, no solo para los siniestros sencillos, sino más específicamente para los siniestros de pólizas con deducibles anuales o agregados, para los cuales ese proceso y ese sistema son absolutamente necesarios. Cuando sea aplicable, se guardarán los detalles de todas las pérdidas del Asegurado en un bordereaux que será mantenido en una plataforma acordada y visible por todos los usuarios en línea autorizados. El bordereaux mostrará Reservas, Pagos y Comentarios, presentando el estado actual en todos los casos. El bordereaux debería ser exportable en Excel u otro formato común y, por tanto, estar compuesto de hojas de cálculo separadas cuando se requiera. La sección de comentarios del bordereaux debería identificar quién es responsable de qué actividades, de tal manera que sean claramente visibles los pasos que deben realizarse para avanzar en cualquier siniestro dado. Sólo los administradores autorizados deberían poder actualizar el bordereaux. Todos los usuarios autorizados deberían poder acceder a los reportes de cada siniestro con sólo pulsar (darle click) la referencia del mismo.


6.3 Fuentes de Datos

Debe alcanzarse un acuerdo y una interpretación común sobre las fuentes de datos a usarse como referencia. Antes de que entre en vigor una póliza debe enfatizarse, por ejemplo, que los siguientes documentos podrían ser del más amplio interés para todos los interesados (si fuera aplicable):

Fuente común de los datos meteorológicos, de la actividad del mar, período de retorno de las precipitaciones pluviales e inundación.

Fuente común de datos geológicos, especialmente para proyectos subterráneos / con construcción de túneles.

Si las partes trabajan con diferentes bases de datos se presentarán confusiones y los incrementos de costos asociados a los malos entendidos.


7 CONCLUSIÓN FINANCIERA

Una vez que se ha admitido la responsabilidad y se ha establecido el monto parcial o total del siniestro pagadero al amparo de la póliza, la ley local puede requerir que se entregue a los interesados un convenio de ajuste, acuerdo de liberación, prueba de pérdida u otro documento equivalente que esté debidamente firmado por el asegurado. Una vez recibido este documento firmado, el siniestro quedará ajustado y el monto será pagado al asegurado o a la parte designada según la cláusula de Beneficiario Preferente de la póliza.

7.1 Indemnización

Los convenios de indemnización deberían hacerse de acuerdo con los requisitos normativos y legales aplicables. Si una indemnización es parcial o si se indemniza siniestros que afecten a diferentes pólizas o diferentes vigencias / años, debe registrarse tal hecho en los documentos de la indemnización y también cómo se ha distribuido la indemnización entre las pólizas / vigencias. Esto es importante para recuperar de los reaseguradores y también debería quedar claramente explicado en el expediente del siniestro de todos los interesados. Las tasas de cambio pueden ser un problema cuando se hagan pagos parciales o si es considerable el tiempo entre la fecha de ocurrencia y la de indemnización. Este asunto requiere atención si no está aclarado en la póliza.

7.2 Fondeo de honorarios

Un siniestro que involucre a varias compañías aseguradoras y diferentes niveles de participación en el siniestro puede simplificarse creando un fondo para hacer frente a los gastos comunes. Los fondos son especialmente útiles en proyectos grandes, cuya realización puede durar varios años. La parte que lo administre no debería estar envuelta en el manejo directo del siniestro. Podría ser administrado por abogados, administrador o por contadores forenses. En cualquier caso, la independencia y la integridad del administrador designado deberían estar más allá de cualquier duda. El Equipo de Siniestros debería tener la autoridad y responsabilidad de acordar y aceptar facturas, bitácoras y gastos. El equipo también debería hacerse cargo de temas como restituir los fondos, impuestos, transparencia y cumplimiento. Algunas ventajas son:

Administración sencilla

Menor dependencia en caso de retraso en los pagos

Simplificar los procesos de pago, en particular para paneles dispersos

Menores problemas de flujo de efectivo para los expertos externos.


Los cálculos del monto de los fondos de honorarios basados en estimaciones de los ajustadores y expertos pueden ser exagerados. Podría considerarse prudente reducir el monto y restituir el fondo antes de que se agote.

7.3 Subrogación

El tema de subrogación puede ser complejo y podría ser mejor manejarlo separada y específicamente en este documento. En muchos proyectos es una práctica común de mercado otorgar la renuncia a subrogarse contra todos los asegurados mediante una cláusula de la póliza. Para fines de un análisis de riesgos fundamentado se recomienda restringir esa renuncia de subrogación, cuando sea posible, p. ej. a los contratistas principales (o nombrados). Si la subrogación se concede a todas las partes, el darle seguimiento a cualquier acción de subrogación es una tarea casi imposible. La jurisdicción aplicable a la Póliza puede afectar la medida en que se aseguren varias partes según su personalidad (p. ej. “asegurado adicional” o “asegurado nombrado adicional”, etc.). No obstante, en términos generales, normalmente no es posible subrogarse contra un parte asegurada, a menos que haya en la póliza una clara restricción en la medida en que esa parte está asegurada. Un ejemplo podría ser cuando los arquitectos / ingenieros consultores están asegurados por la póliza solo por sus “actividades in situ” y no respecto a su contribución al diseño. De manera similar, frecuentemente los proveedores están cubiertos sólo por sus “actividades in situ” y, por tanto, habría derecho de subrogarse contra ellos sólo si es muy obvio que la pérdida o daño indemnizable fue causado, p. ej. por un error de manufactura en la fábrica del proveedor. Normalmente el Asegurado tendrá la obligación de ayudar plenamente a las Compañías Aseguradoras a ejercer sus derechos de subrogación contra todas las partes responsables de la pérdida o daño indemnizables. Esta obligación incluirá el darle acceso al lugar de ocurrencia para obtener las evidencias en la etapa inicial, mostrando los contratos y otra documentación pertinente. Sin embargo, se discute con frecuencia entre el asegurado y las compañías aseguradoras respecto a la oportunidad de las acciones de subrogación, ya que la atención primaria debiera ser la indemnización apropiada del siniestro amparado por la Póliza – aunque, por supuesto, se debe estar buscando que se preserven todos los derechos de subrogación. Además, debe definirse cómo se distribuirá cualquier recuperación entre las partes contractuales. Esto es recomendado enfáticamente para que haya una completa transparencia entre las partes.


8 RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

En caso de siniestro pueden surgir diferencias esenciales de opinión. Las opciones que pueden ejercerse con el fin de evitar el arbitraje o el litigio incluyen:

Revisión del tema por la alta dirección.

Buscar la revisión independiente por un tercero aceptable y mutuamente conveniente.

Convenir someter el asunto a un arbitraje, evaluación por expertos o mediación informales.

Cualquiera que sea la decisión, debe ser conveniente y sin crear conflicto entre las partes (ni con los procedimientos / sistemas locales). Las reuniones regulares y las de revisión serán muy provechosas para mitigar las preocupaciones o problemas que se estén gestando y cuya importancia no puede exagerarse.


9 APLICACIONES DE LA GUÍA: SEGUROS DE OPERACIÓN

Durante el proceso de suscripción y con toda probabilidad durante las Inspecciones de Riesgo detalladas se aplicará un concepto general de mitigación de pérdidas (o plan de continuidad del negocio) para las operaciones del Asegurado. Este plan puede incluir una lista amplia de medidas para asistir al Asegurado a restaurar las operaciones tan pronto como sea posible después de un incidente, tales como:

Instalaciones alternas de producción, almacenamiento y oficinas

Convenios específicos con empresas de restauración o proveedores de equipo

Suministro de refacciones

Procesos y procedimientos internos En la Guía para la Buena Praxis en el Manejo de Siniestros debería incluirse un esbozo básico del plan de mitigación de pérdidas que incluya los contactos clave -como el nombre y número telefónico de una compañía de restauración- o hacer referencia a tal plan para promover una coordinación transparente de las medidas iniciales cuando ocurra un incidente. Los aspectos específicos pueden discutirse mientras se elabora la Guía para el Manejo de Siniestros. Estos aspectos dependen mucho de la naturaleza, alcance y amplitud de la póliza en vigor. Por supuesto, esta no es una lista exhaustiva, sino sólo un ejemplo.

9.1 Rotura de Maquinaria - RM

Valuación Muy frecuentemente una póliza y/o la especificación anexa no incluyen una lista acordada y detallada de valores individuales para cada Bien Asegurado (desglose de valores), sino un valor global general para cada ubicación, que puede ser de varios miles de millones (Millardos) de € o USD para grandes instalaciones como plantas generadoras de energía o refinerías. Idealmente se definirá claramente en la Póliza la metodología para calcular los valores en caso de pérdida. Pero, en caso de siniestro, puede aún haber importantes disputas acerca de los valores específicos (VRN – Valor de Reposición a Nuevo; VRA – Valor Real Actual o Valor en Libros) de los bienes dañados. En este caso puede nombrarse un experto para determinar el valor de los bienes dañados. Una opción recomendada es que las partes involucradas recopilen una lista de potenciales expertos valuadores para su rápida intervención en caso de siniestro. Compañías de Mantenimiento y Proveedores de Equipo Original En las operaciones industriales grandes, como fábricas, plantas generadoras de energía o unidades de procesamiento químico, el mantenimiento se realiza con frecuencia, parcial o totalmente, por proveedores externos con base en Contratos de Servicio de Largo Plazo (Long Term Service Agreements o LTSA, por sus siglas en inglés). Estos contratos pueden ser limitados, suministrando sólo un cuadro básico de refacciones o personal o, tan amplios, que incluyen también la


operación de la planta (O&M – Operación y Mantenimiento) con extensas obligaciones de disponibilidad y confiabilidad. Los proveedores pueden ser Fabricantes de Equipo Original (Original Equipment Manufacturer u OEM, por sus siglas en inglés) o terceros. Las partes involucradas, en particular las Compañías Aseguradoras, deberían considerar el impacto de los potenciales contratos LTSA u O&M en caso de un incidente, ya que estos contratos podrían representar un potencial significativo para mitigar el siniestro con una rápida intervención de personal calificado y tener refacciones críticas. Sin embargo, debe estarse consciente de que esto puede restringir la intervención de proveedores alternos. Además, el contratista pudo haber contribuido al daño con un defecto de fabricación, por ejemplo, y podría, por lo tanto, ser una de las entidades contra quien se buscará ejercer la subrogación. Recordar que los OEM o los contratistas de los LTSA pueden ser nombrados Asegurados por la póliza. En cualquier caso, la Guía para el Manejo de Siniestros debería mencionar la existencia de cualquiera de estos contratos e incluir una lista de los detalles de los Contratistas de Mantenimiento para permitir una rápida intervención en caso de siniestro.

9.2 Pérdidas Consecuenciales - BI

Refacciones Críticas Para maquinaria específica como compresores, turbinas, transformadores y similares, puede haber tiempos de entrega tan prolongados como un año o mayores. Esto puede resultar en Pérdidas Consecuenciales muy grandes, que pueden evitarse si existe una eficaz estrategia de refacciones. Si se atiende suficientemente temprano, los datos de contacto importantes para tener acceso a los “pooles” o agrupaciones de refacciones estratégicas o los proveedores alternos o las compañías de reparación pueden contribuir efectivamente a mitigar las pérdidas y a reducir el período de inactividad, lo que es benéfico para todas las partes. Información Económica y Contratos El ajuste de un siniestro de BI puede requerir de amplia documentación de información económica, incluyendo contratos como los de suministro con clientes y proveedores, Convenios de Compra de Energía (Power Purchase Agreements - PPA, por sus siglas en inglés) o los contratos “Take or pay” (Pago obligatorio con o sin uso del bien o servicio contratado). Se sugiere incluir en la Guía para el Manejo de Siniestros el nombramiento de un Contador Forense que esté familiarizado con el tipo de industria y la geografía de la ubicación afectadas del Asegurado. El Grupo de Trabajo recomienda que los Expertos nombrados trabajen bajo la dirección del Ajustador Designado. Puede anexarse a la Guía para el Manejo de Siniestros un ejemplo de una lista de solicitud de documentos para concientizar al asegurado respecto al nivel mínimo de información que será requerido en caso de siniestro.


10 APLICACIONES DE LA GUÍA: PÓLIZAS DE OBRA

Las pólizas de obra son únicas. Comparadas con las de operación, frecuentemente nos enfrentamos con contratos multianuales, complicados por nuevas tecnologías, ubicación, capacidad o el entorno político. La cobertura puede consistir de varias líneas de negocio, incluyendo:

Obra civil / Montaje

Mantenimiento

DSU / ALOP

Responsabilidad Civil (RC)

Transporte Marítimo La cobertura puede estar en vigor por varios años con derechos de cancelación limitados. Es necesario reconocer las diferentes fases de la construcción cuando se está elaborando la Guía para el Manejo de Siniestros. Los riesgos potenciales pueden ser tan diversos que podría ser prudente considerar nombrar ajustadores diferentes para diferentes riesgos durante la obra. También es necesario asegurarse de que la Guía para el Manejo de Siniestros sea actualizada cada que se requiera. Cuando se aseguran varias partes, su interés puede diferir o, incluso, ser contrario. Es necesario reconocer e incorporar esta situación cuando se aplique la Guía para el Manejo de Siniestros. Hasta donde sea factible, debe darse a conocer a los interesados sus derechos y responsabilidades.

10.1 Seguro de Obra Civil (CAR) y Seguro de Montaje (EAR)

El daño bajo una Póliza de Obra produce diferentes cuestionamientos que requieren ser tomados en cuenta cuando se esté elaborando la Guía para el Manejo de Siniestros. Frecuentemente hay varias partes aseguradas y, como resultado, el identificar la causa puede ser a menudo un proceso complejo y, por tanto, es esencial involucrar a todas las partes. Por ejemplo, las partes pueden acordar el nombramiento de un ingeniero forense para el análisis de la causa raíz. Adicionalmente, debe considerarse qué términos, condiciones y exclusiones se aplican durante las diferentes etapas de un proyecto. Por ejemplo, los deducibles más altos usuales durante las pruebas y el arranque.

10.2 Mantenimiento

En la práctica es difícil con frecuencia identificar qué partes de la obra han sido entregadas y que, en consecuencia, ya caen bajo la cobertura de mantenimiento. La tarea de identificar la situación correcta se resuelve más fácilmente rastreando el avance de la obra y sus correspondientes entregas.


Si se contrata a una organización independiente que le dé seguimiento a la obra, entonces todas las partes deberían entender claramente el avance del proyecto en cualquier momento dado. Se comprobará también que esto es muy benéfico en la siguiente sección de DSU / ALoP.

10.3 DSU (Retraso en el arranque) / ALoP (Pérdida anticipada de beneficios)

Cuando se busca determinar la indemnización bajo la sección de DSU / ALoP de la póliza, se deben establecer dos componentes clave:

La fecha real en que se inició la operación del negocio y

La fecha programada para iniciar la operación del negocio - Esta es la fecha en que el negocio del Asegurado habría

iniciado si no hubiera ocurrido el retraso. La pérdida bruta se calcula a partir de la diferencia entre las dos fechas multiplicada por la pérdida financiera “diaria”. Los siniestros de pólizas de DSU / ALoP requieren de un manejo específico que debería ser atendido en la Guía para el Manejo de Siniestros. Como se mencionó antes, en la sección de “Mantenimiento”, contratando una organización independiente que le dé seguimiento a la obra debería haber menos dificultades y desacuerdos entre las partes respecto a los períodos de retraso. Los reportes de avance expedidos por el propietario o por el contratista son también fuentes valiosas de información para mejorar la transparencia durante la duración completa de la obra. Estos reportes deben estar en el formato original de la información (PrimaVera o SAP) para su análisis detallado con el fin de distinguir los retrasos causados por eventos asegurados de los causados por eventos no asegurados. De manera similar al seguro de BI, los primeros esfuerzos cuando ocurre un siniestro se enfocarán en métodos efectivos de mitigación de pérdida para reducir el impacto sobre el cronograma de obra y para evitar o, cuando menos, reducir el retraso de la fecha de inicio de operación del negocio. Debido a la complejidad de un siniestro de DSU es esencial evaluar de antemano expertos apropiados y designarlos en una Guía para el Manejo de Siniestros.

10.4 Responsabilidad Civil (RC)

Para siniestros de RC es una condición de póliza que el Asegurado no tome ninguna acción sin el consentimiento previo de la Compañía Aseguradora, sea para responder a cualquier reclamación o para admitir alguna responsabilidad. La Compañía Aseguradora no tiene sólo la obligación de buscar recuperar, sino también la de defender los derechos del Asegurado. Por eso, el Asegurado debe suministrar toda la información pertinente para ayudar a que se realicen los procedimientos judiciales.


En la Guía para el Manejo de Siniestros debe considerarse un ajustador especialista en RC. Muchas veces, estos siniestros son de alta frecuencia, por lo que requieren de un enfoque diferente.

10.5 Transporte Marítimo

De nuevo, en la Guía para el Manejo de Siniestros podría ser considerado un ajustador especialista en Marítimo para estos siniestros, dependiendo de la severidad del riesgo. Debe buscarse el consejo de los suscriptores de Marítimo a este respecto. Muchas veces se necesita entregar documentos especiales como el Conocimiento de Embarque, incluyendo los Incoterms 2010 y algunos otros, que requieren de conocimientos y experiencia detallados en ésta área. Adicionalmente, el ajustador especializado será capaz de asesorar sobre la necesidad de supervisar la carga / descarga. Esta información puede ayudar a identificar dónde ocurrió algún daño. Aunque la mayoría de las pólizas contienen una cláusula 50 / 50, para el beneficio de todos debería tenerse certeza acerca de la causa de la pérdida. De otra manera se generarán disputas respecto a los deducibles aplicables, cobertura de DSU / ALoP, etc.


11 CONSIDERACIONES LEGALES

Tomar nota de que la ley y jurisdicción aplicables pueden tener un impacto significativo sobre la validez de ciertas estipulaciones. Es esencial que la Guía sea clara sobre su carácter legal; es decir, si tiene un efecto vinculante o si es sólo un documento mostrando la práctica ideal. En consecuencia, la Guía puede ser parte de la Póliza o un documento separado. Para evitar la ambigüedad debe definirse claramente si prevalece el texto de la Póliza o el de la Guía. El WG sugiere que sea el de la Guía, porque ésta (probablemente) describa el proceso del siniestro con más detalle que la Póliza. Si la Guía es un documento separado, puede incluirse a otras partes pertinentes. Esto conciliará los intereses y establecerá un proceso transparente de cooperación mutua. Como un documento que muestre la práctica ideal, las partes no están necesariamente obligadas legalmente a cumplir sus disposiciones; sin embargo, se establece un acuerdo común y, al menos, obliga a las partes “moralmente”.

11.1 Consecuencias del incumplimiento

Si la Guía forma parte de la Póliza, cualquier incumplimiento de las obligaciones estipuladas en la Guía tendría las mismas consecuencias prescritas por la Póliza. Las consecuencias del incumplimiento difieren dependiendo de si la obligación es una “Condition Precedent” o si se trata de una “Simple Condition”(1). En algunas jurisdicciones no se reconoce la “Condition Precedent”, pero es muy importante bajo la ley inglesa o estadounidense. Generalmente cualquier infracción o incumplimiento de las estipulaciones de la Póliza / Guía tendrá un impacto sobre la responsabilidad de la Aseguradora, pudiendo llegar incluso a darle el derecho a negar la cobertura; p. ej., si un Asegurado no cumple con los requisitos de notificación (es decir, lo notifica tardíamente), esto puede no tener consecuencias legales o darle a la Aseguradora el derecho de rechazar la cobertura. También una Aseguradora puede sufrir las consecuencias de la infracción, p. ej., si una Aseguradora no cumple con su responsabilidad en la Póliza o no paga un anticipo también puede tener consecuencias legales. Es vital definir claramente las consecuencias de las infracciones – sean estas de las Aseguradoras, del Asegurado o de otras terceras partes contractuales. Esto es aún más importante si la Guía no forma parte de la Póliza. (1) NOTA DEL TRADUCTOR. Como estos términos del sistema jurídico inglés no tienen un equivalente exacto en otros sistemas

jurídicos (entre otros, Romano-Germánico, Chino, Musulmán, Hindú, Ruso, los de África y Extremo Oriente, etc.), creo necesario aclarar que las consecuencias del incumplimiento de una obligación en cualquiera de esos sistemas difieren, dependiendo de cómo se redactaron la póliza y la condición incumplida, así como de lo que prescriba la ley aplicable. Aquí, la “Condition Precedent” es aquella a cuyo cumplimiento (como el pago de la prima) por una de las partes se subordina el nacimiento de la obligación de la contraparte y, sólo para esta parte del documento, en contrapartida, todas las “Simple Conditions” son las que no son “Precedent”.

WGP93 2015 Best Practice Claims Protocol TRADUCCIÓN FINAL

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