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SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO (SG-QHSE)

VERSIÓN 01

CÓDIGOMN-SO-OH-003GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E

HIGIENE EN EL TRABAJOMANUAL DEL SG - QHSE

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1. OBJETIVO

El presente manual permite exponer los elementos que componen el sistema de gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo brindando un panorama general de los documentos que aplican para cada una de las etapas del sistema.

2. ALCANCE

El alcance de este manual comprende el sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

3. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de todas las partes interesadas la adecuada aplicación del presente manual bajo la dirección de la Coordinación del Área de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo

4. SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO

El Sistema de Gestión se basa en la metodología conocida como PHVA que se describe brevemente de la siguiente manera.

Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política de S y SO de la organización.

Hacer: implementar los procesos.

Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos con respecto a la política, objetivos, requisitos legales de S y SO, e informar sobre los resultados.

Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de S y SO.

ELABORÓ:

Nombre: J. ALONSO CELY I.Cargo: COORD. QHSEFecha: 01/05/2013

REVISÓ:

Nombre: ALEXANDRA SANTANDERCargo: DIR. DTO GESTIÓN TALENTO HUMANO.Fecha: 01/05/2013

APROBÓ:

Nombre: P. FAUSTINO CORCHUELO ALFAROCargo: RECTOR SECCIONALFecha: 01/05/2013


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HIGIENE EN EL TRABAJOMANUAL DEL SG-QHSE

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4.1. POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO

La Universidad Santo Tomás, entidad educativa de orden superior orientada en lo dictado por la legislación Colombiana en materia de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y por los requisitos que en dicha materia suscriba de manera particular; se compromete con la protección integral de sus trabajadores y de todas las personas que realizan trabajos en las instalaciones de las mismas o que hacen uso de ellas; estableciendo para ello un Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo (SG-QHSE).

Para dar cumplimiento a la presente política se compromete a poner a disposición y asegurar los recursos necesarios para dar cumplimiento a los objetivos y programas establecidos para tal fin; así mismo se compromete a promover la formación continua de los trabajadores, generar espacios y canales de comunicación para con el cliente interno como el externo, promoviendo en todos los campos la participación activa de todos los miembros de la Universidad.

Dentro del marco de la mejora continua y la revisión constante, esta Política cubrirá a toda la institución y estará disponible para todas las personas que hacen parte de la comunidad universitaria, entes de control y partes interesadas, quienes serán informados acerca de ella y continuamente exhortados a recordarla a fin de que sean conscientes de su vital importancia, de los deberes y obligaciones que ella les exige y que el SG- QHSE busca poner a su alcance.

4.2. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN SALUD, SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO


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El Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo es aplicable para todos los trabajadores, contratistas, estudiantes y visitantes de la Universidad Santo Tomás en todas sus Sedes y Seccionales.

4.3. PLANIFICACIÓN

4.3.1.IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE LOS CONTROLES

La Universidad Santo Tomás diseñó una Matriz de Panorama de Factores de Riesgo por perfil de cargo con el objetivo de identificar los peligros existentes en la institución y realizar la respectiva valoración de los riesgos. Con miras al adecuado diligenciamiento de la matriz se tiene documentado Y el cual brinda una guía de las acciones a realizar para la prevención de efectos adversos en la salud de los trabajadores.

4.3.2. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS APLICABLES ALA ORGANIZACIÓN

Para efectos de ajustarse a los lineamientos de la Norma Técnica OHSAS 18001: 2007 y dar cumplimiento a la legislación colombiana en materia de Seguridad y Salud en el trabajo, la Universidad Santo Tomás estableció un procedimiento de identificación del cumplimiento legal en el cual se explica el proceso para la evaluación respectiva que emplea para ello una matriz de requisitos legales.

4.3.3. OBJETIVOS Y PROGRAMAS

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO(SG-SST)

1. Promover la salud integral de todos los trabajadores por medio de una cultura que integre el autocuidado y la autoprotección evidenciables en conductas seguras y responsables en todos los estamentos de la Universidad.

2. Identificar los peligros y evaluar los riesgos, permitiéndole a la Universidad establecer los controles necesarios con el fin de prevenir incidentes, lesiones y enfermedades.


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3. Gestionar, documentar y mantener el Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo (SG-QHSE) bajo un principio de mejoramiento continuo.

4. Cumplir con la legislación colombiana aplicable a la Universidad en materia de Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene en el Trabajo.

5. Comunicar a los trabajadores, partes interesadas y órganos de control según sus intereses y competencias la información correspondiente a la Gestión realizada en el Sistema a fin de asegurar su pertinencia, reconocimiento de obligaciones individuales, colectivas y su continuo mejoramiento.

La norma OHSAS 18001 establece que la organización debe establecer, implementar y mantener un(os) programa(s) para lograr sus objetivos. Con base en lo anterior, en la Universidad se implementaron los siguientes programas:

Programa de Seguridad Industrial

Programa de Medicina Preventiva y del Trabajo

- Subprograma de acondicionamiento físico

Programa de Vigilancia epidemiológica

- Subprograma de Vigilancia epidemiológica riesgo biológico

- Subprograma de Vigilancia epidemiológica lesiones osteomusculares

- Subprograma de Vigilancia epidemiológica psicosocial

Programa de Higiene Industrial

4.4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN


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4.4.1. FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, RENDICIÓN DE CUENTAS Y AUTORIDAD

La Alta Dirección de la Universidad como máxima autoridad del Claustro universitario asume la responsabilidad por la salud y seguridad de sus contratistas, estudiantes, y visitantes mediante un compromiso institucional con el Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Con el fin de dar cumplimiento al numeral 4.4.1 de la Norma OHSAS 18001:2007, la Universidad Santo Tomás estableció un manual de recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad cuyo objetivo consiste en suministrar unos lineamientos que permitan el buen ejercicio de las funciones; en dicho documento se establecen las diferentes funciones en el sistema, se asigna responsabilidades, competencias y autoridad, lo mismo que el modo de rendición de cuentas, el cual será público y dado a conocer a los trabajadores, proveedores externos, visitantes y entes de control con el fin de facilitar una gestión adecuada del SG - QHSE.


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4.4.2. COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

La Universidad debe garantizar que todo el personal que labora en ella sea idóneo para desempeñar las funciones y responsabilidades correspondientes a su perfil de cargo. Teniendo en cuenta lo anterior en el reclutamiento se exige que los aspirantes cumplan con los atributos, formación mínima y se encuentren dentro del perfil biomédico establecido para el cargo a ocupar.

De igual forma se debe tomar en consideración las capacitaciones que deberá suministrársele de acuerdo a los riesgos a que está expuesto según la naturaleza del trabajo a realizar. Lo anterior es evaluable de una forma más práctica haciendo uso de la Matriz de Competencia, Formación y Toma de Conciencia en la cual se realiza un análisis de cada perfil de cargo en cuanto a requerimientos de aptitudes y formación.

Por lo tanto, el proceso para la realización de capacitaciones por perfil de cargo es descrito en forma detallada en el Procedimiento de Competencia, Formación y Toma de Conciencia.


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4.4.3.COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

4.4.3.1. COMUNICACIÓN Y CONSULTA

Para dar cumplimiento al 4.4.3 de la Norma OHSAS 18001: 2007 la Universidad Santo Tomás estructuró un Procedimiento de Comunicación y Consulta en el cual se indica el proceso que ha de seguirse para la comunicación de los diferentes documentos relacionados con el Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo, a los empleados de la institución y los mecanismos para que éstos puedan realizar sus inquietudes, sugerencias o comentarios respecto a dichos documentos.

Mediante el procedimiento anteriormente mencionado también se propone el conducto regular para llevar a cabo Peticiones, Quejas (oportunidades de mejora), Reclamos y Sugerencias, y se muestra la forma en que ha de llevarse a cabo todo el proceso desde que la PQRS es enviada hasta su respuesta al remitente por parte de la Coordinación en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Es importante aclarar que la Universidad Santo Tomás hace distinción entre los procesos de comunicación y consulta para sus empleados (comunicación Interna) y para el personal externo, aunque el proceso es muy similar en el caso del personal externo la comunicación se da por medio de comunicaciones vía página web o mediante reuniones extraordinarias para tratar temas acerca de la tarea a realizar. Para el caso de las PQRS se realizará el diligenciamiento de documentación respectiva siempre y cuando no se trate de tareas de alto riesgo, caso en el cual la notificación se hará en forma oral y se enviará al área de Gestión hasta el momento de su respuesta por el área pertinente.

4.4.3.2. PARTICIPACIÓN

La participación de los trabajadores de la comunidad universitaria en el Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se ve reflejada en la integración de los comités de Convivencia Laboral y el Comité Paritario de Salud Ocupacional.

Mediante el procedimiento de Participación se describe el proceso realizado para la conformación de los comités, y los conductos a seguir para la inscripción de candidatos, votación, escrutinio y posesión de los miembros de éstos.

Los estudiantes y personal externo por su parte tienen su cuota participativa mediante las consultas, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias tramitadas ante la Universidad mediante la página web y los medios físicos.


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4.4.4. DOCUMENTACIÓN

Tomando como base la norma OHSAS 18001:2007 se realizó una revisión de los requerimientos documentales explícitos en ésta para dar cumplimiento a cada uno de los numerales exigidos para un sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y conforme a lo anterior se estructuró el Listado Maestro de Documentos del SG – QHSE, el cual está disponible para todas las personas teniendo en cuenta la correspondiente relación con el Sistema de Gestión.

TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SG-QHSE

4.4.5. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

El numeral 4.4.5 de la Norma OHSAS 18001 establece que todos los documentos pertenecientes al Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser controlados con el objetivo de garantizar su constante revisión, actualización y disponibilidad cuando sea necesario.

La Universidad Santo Tomás tiene establecido para cumplir con este requisito un Procedimiento para el Control de Documentos del SG- QHSE en el cual se muestran los tipos de documentos, se realiza una explicación del contenido de cada tipo de documento y se muestra

WW TIPO DE DOCUMENTOP Política

OR OrganigramaMP Mapa de procesosCP Caracterización de procesoMN ManualPR ProcedimientoIN InstructivoPT ProtocoloF Formato

MT MatrizRG ReglamentoOB ObjetivosPG ProgramasCM CompromisoFI FichaCR CronogramaG GuíaPL Plan


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la forma de identificación de los documentos la cual se realiza mediante encabezados más ampliamente abordados en el documento respectivo.

4.4.6. CONTROL OPERACIONAL

El objetivo de la realización de controles operacionales en una organización consiste en determinar las operaciones y actividades asociadas con los peligros identificados con el fin de generar controles que faciliten el funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La universidad Santo Tomás cuenta con un Procedimiento de Control Operacional para dar cumplimiento a este numeral de la Norma OHSAS 18001:2007 e indicar las actividades a las cuales se les hace control.

4.4.7. PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

La norma OHSAS 18001 establece en sus requisitos la existencia de un procedimiento encaminado a la prevención de consecuencias de Seguridad y Salud en el Trabajo adversas y la reacción ante situaciones de emergencia.

En mérito de lo anterior en la Universidad Santo Tomás se estableció el Procedimiento de Preparación y Respuesta ante Emergencias en el cual se indica básicamente la secuencia de pasos a realizar para la preparación ante situaciones que signifiquen efectos adversos.

De igual forma, se estructuró un Manual del Comité de Emergencias cuyas acciones están establecidas en los Procedimientos Operativos Normalizados con el objetivo de permitir a los

Política

Mapa de procesosProcedimientos -

InstructivosManuales - Matrices

protocolos - programas

Formatos - fichas - Guías

DOCUMENTO


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involucrados, actuar de forma coordinada y específica al momento de presentarse una emergencia, facilitando las comunicaciones y optimizando el uso de los recursos disponibles.

4.5. VERIFICACIÓN

4.5.1. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO

Todas las actividades adelantadas en el desarrollo y funcionamiento del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo deben ser medibles de tal manera que en cualquier momento se pueda evaluar el cumplimiento de los objetivos trazados en materia de Seguridad y Salud en el trabajo, así como de la eficacia de los controles establecidos con miras a garantizar la seguridad y salud de la comunidad tomasina.

Dentro del marco del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se estableció una Matriz de Eficiencia en la cual se relacionan los objetivos junto con sus indicadores de gestión planteados para facilitar la medición del desempeño del Sistema.

El seguimiento al desempeño se realiza también mediante la elaboración de estadísticas acerca del estado de salud de los trabajadores según las patologías encontradas en exámenes de ingreso y exámenes periódicos y los indicadores de consecuencia descritos en la NTC 3701 los cuales permiten evaluar el daño o lesión ocurrido y son útiles para comparaciones del rendimiento de la accidentalidad entre un periodo de tiempo determinado y otro.

4.5.2. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

Con el fin de dar cumplimiento al numeral 4.5.2 de la norma OHSAS 18001, la Universidad Santo Tomás estableció un procedimiento de evaluación del cumplimiento legal en el cual se indica la forma estimada para la evaluación del cumplimiento de los requerimientos aplicables a la institución en materia legal. Para el caso de la Universidad se emplea como herramienta de evaluación una Matriz de requisitos legales en la cual se analiza minuciosamente cada normatividad aplicable y se asigna un porcentaje de acuerdo al cumplimiento observado.

4.5.3. INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES, NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

4.5.3.1. INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES

La Norma OHSAS 18001 establece entre sus requerimientos que las organizaciones deben establecer, implementar y mantener unos procedimientos para registrar, investigar y analizar


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incidentes con el fin de identificar acciones correctivas, preventivas y de mejora aplicables con miras a salvaguardar la salud de los trabajadores.

La Universidad Santo Tomás da cumplimiento a este requisito de la Norma OHSAS 18001 mediante el establecimiento de un Procedimiento para la Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo cuyo objetivo incluye la deducción de las causas que generan los accidentes lo cual permite diseñar e implantar medidas correctoras encaminadas, tanto a eliminar las causas como a aprovechar la experiencia para mejorar la prevención en la Institución.

El análisis causal de los incidentes se lleva a cabo haciendo uso del Formato de investigación de incidentes y accidentes de trabajo teniendo en cuenta los parámetros establecidos en la resolución 1401 de 2007 para tal fin.

4.5.3.2. NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA

La Norma OHSAS 18001 establece que las organizaciones deben establecer, implementar y mantener procedimientos para tratar las no conformidades con miras a la adopción de acciones correctivas y preventivas para cada una de ellas.Con el fin de acatar este requisito la Universidad Santo Tomás maneja el Procedimiento de no Conformidades, acciones correctivas y preventivas, en éste se especifica la manera en que la institución realiza el tratamiento a las no conformidades que se detectan producto de actividades como Preguntas, quejas, reclamos y sugerencias, seguimiento de las tareas de control operacional, comunicaciones internas de los responsables del cumplimiento y de las partes interesadas externas y resultados de las auditorías externas o internas realizadas.

4.5.4.CONTROL DE REGISTROS

Para dar cumplimiento al requisito 4.5.4 de la Norma OHSAS 18001 la Universidad Santo Tomás estableció el Procedimiento para el Control de Documentos dentro del cual se muestra el proceso a seguir para el control de los registros del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo, teniendo en cuenta que los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos. Las disposiciones de codificación, almacenamiento y protección están consignadas en el mismo procedimiento.

4.5.5. AUDITORIA INTERNA

La auditoría interna es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias, que se rige por los principios establecidos en la NTC-ISO 19011, base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de ésta.


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Siguiendo los lineamientos de la NTC ISO 19011 y de la NTC OHSAS 18001, la Universidad Santo Tomás – Seccional Bucaramanga estableció un Procedimiento de Auditoría Interna con el fin de determinar si el Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo cumple a cabalidad con la política y los objetivos establecidos, y requerimientos del estándar en Seguridad y Salud en el trabajo así como para estructurar un mecanismo de informe para revisión por la Alta dirección.

4.6. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Según lo establece la Norma OHSAS 18001, la alta dirección debe revisar el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo a intervalos definidos para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua. Las revisiones deben incluir la evaluación de oportunidades de mejora, y la necesidad de efectuar cambios al sistema de gestión de S y SO, incluyendo la política y los objetivos de S y SO. Para efectos de las revisiones dentro del marco del Sistema de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se ha documentado un instructivo para la revisión del Sistema de Gestión por la Alta Dirección.

5. GLOSARIO

ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable.

ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

AUDITORÍA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener "evidencias de la auditoría" y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los "criterios de auditoría".

DESEMPEÑO DE S Y SO: Resultados medibles de la gestión de una organización en relación con sus riesgos de S y SO

DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.

ENFERMEDAD: Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o ambas.

IDENTIFICACIÓN DEL PELIGRO: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus características.


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INCIDENTE: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad (independiente de su severidad), o víctima mortal.

LUGAR DE TRABAJO: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización

MEJORA CONTINUA: Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión en S y SO, para lograr mejoras en el desempeño en S y SO, de forma coherente con la política en S y SO de la organización

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

OBJETIVO DE S Y SO: Propósito en S y SO en términos del desempeño de S y SO que una organización se fija.

PELIGRO: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas, o una combinación de estos.

POLÍTICA DE S Y SO: Intenciones y dirección generales de una organización relacionados con su desempeño de S y SO, expresadas formalmente por la alta dirección.

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

RIESGO: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es) peligroso(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el(los) evento(s) o exposición(es).

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL (S Y SO): Condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los trabajadores temporales y personal por contrato), visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo

SISTEMA DE GESTIÓN DE S Y SO: Parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política de S y SO y gestionar sus riesgos de S y SO.


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VALORACIÓN DEL RIESGO: Proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surgen de un(os) peligro(s), teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el (los) riesgo(s) es (son) aceptable(s) o no.

6. HISTORIAL DE CAMBIOS

FECHA DE MODIFICACIÓN VERSIÓN MODIFICADA CAMBIOS REALIZADOS03/12/2013 01 Original

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