Tipos de base de datosUna base de datos es una colección de registros o datos estructurados. Hoy en día esa colección de datos se almacena en un sistema informático. Para que una base de datos sea funcional y práctica no solo debe poder almacenar datos sino que también se pueda acceder a ellos fácilmente. Para ello se precisa usar algún software especializado. Este es el caso de Access 2003.

Base de datos planaUna Base De Datos Plana Consiste En Reunir toda la información es una estructura de filas y columnas (casi siempre llamada tabla). Toda la información queda reunida en una sola estructura con lo que a menudo hay que repetir mucho la misma información. Por ejemplo cada ver que se hace una factura no sólo hay que introducir los datos de la factura sino también todos los datos del cliente, con la consiguiente pérdida de tiempo y el riesgo de introducir los datos del cliente de manera diferente cada vez.

Este modelo cumple el requisito de poder almacenar datos pero no es demasiado eficaz a la hora de manipular la información. Ejemplos de base de datos planas puede ser una tabla de Word o un listado en Excel.

Base de datos relacionalesLas bases de datos relacionales se basan en que los datos se reparten por diferentes estructuras (tablas) dependiendo de su naturaleza y esas estructuras quedan relacionadas. Esto permite que la información sólo se introduzca una vez y en su tabla correspondiente de manera que el resto de las tablas quedan actualizadas. Por ejemplo en una tabla se meten los datos de las facturas y en otra los datos de los clientes (una sola vez) de manera que a cada factura se le asigna un cliente por medio de las relaciones sin necesidad de volver a meter todos los datos del cliente cada vez que se haga una factura. De esta forma a un cliente le corresponderán muchas facturas.

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Partes de la ventana de base de datos

1.- Barra de título2.- Barra de menús3.- Barra de herramientas base de datos4.- Barra de herramientas de la ventana de base de datos5.- Barra de tipos de objetos6.- Objetos7.- Ventana de base de datos8.- Barra de estado

Objetos de una base de datos de Access 2003La información de una base de datos está distribuida por diferentes objetos (tablas) pero a su vez Access dispone de varías herramientas (consultas, formularios e informes) desde donde poder manipular de manera eficaz esa información.

TablasCada tabla de Access contiene información relacionada con un tema concreto en forma de hoja de datos (filas y columnas). Por ejemplo una tabla de clientes contiene información específica de los datos de cada cliente de la empresa, una tabla de artículos contiene datos relativos a los productos que ofrece la empresa y así sucesivamente. La tabla es el objeto básico de una base de datos. Las consultas, formularios e informes utilizan de forma directa o indirecta la información de una o varias tablas.

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ConsultasLas consultas se encargan de filtrar la información de las tablas de manera que sólo presente los datos necesarios en cada momento. La información se muestra en hoja de datos igual que las tablas.

FormulariosLos formularios son pantallas diseñadas a conciencia por el usuario para poder manipular y gestionar la información (de tablas o consultas) de manera más eficaz y cómoda.

InformesSon los listados en papel. Los informes se encargan de mostrar la información de las tablas o consultas en un formato adecuado (ordenado, totalizado, agrupado, con encabezados corporativos, …) que permite imprimir los datos de manera presentable.

PáginasLas páginas de acceso a datos son páginas web utilizadas para añadir, modificar o mostrar los datos de una base de datos.

MacrosLas macros son conjuntos de acciones que el usuario puede crear para poder automatizar un proceso. La mayoría de los botones que aparecen en los formularios están preparados con macros.

MódulosLos objetos módulos contienen procedimientos desarrollados por medio del lenguaje de programación Visual Basic permitiendo ampliar las funciones y los procesos automáticos de Access. Para crear módulos se requiere tener conocimientos en desarrollo y programación en dicho lenguaje.

TablasComo ya se ha adelantado una tabla es una colección de datos organizados en Filas (registros) y columnas (campos). Una tabla puede tener hasta 255 campos y no hay límite en cuanto a registros.

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Creación de tablasPara crear una tabla Access propone los 3 métodos que aparecen en los puntos posteriores. Para acceder a cualquiera de los 3 métodos se puede hacer dobleclic en los accesos directos

que aparecen en la ventana de base de datos

o elegir el botón Nuevo . Al hacer clic sobre el botón nuevo se muestra un cuadro de diálogo desde el que poder elegir de entre los 3 métodos e incluso importar o vincular una tabla de fuera de nuestra base de datos.

En vista diseñoEste es el método más recomendado para crear una tabla. Se trata de ir creando uno a uno los campos que previamente se han analizado y decidido crear, indicando el tipo de datos y propiedades para cada uno de ellos.

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En vista hoja de datosAl elegir la opción de “Crear una tabla introduciendo datos” Access propone una tabla genérica de 10 campos (campo 1, campo 2, …) y de algunos registros (21) para que el usuario sin tener que diseñar nada ya pueda introducir la información sobre la marcha. Seguramente habrá que retocar algunos aspectos de cada campo entrando en el diseño de la tabla.

Utilizando el asistente para tablasEs un asistente donde Access muestra una serie de pasos a seguir para que al final quede formada la tabla una vez que el usuario haya respondido a algunas preguntas.

Creación de tabla en vista diseñoPara crear una tabla en vista diseño son necesarios 5 pasos

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Nombre de camposCon cada nombre de campo se identificará uno de los datos de un registro. Por ejemplo si deseamos crear una tabla de alumnos los nombres de campos podrían ser DNI, Nombre, Apellidos, Dirección, CPostal,…

Los nombres de campo pueden estar formados por hasta 64 caracteres y no están permitidos los puntos, exclamaciones y corchetes. Tampoco pueden empezar por espacio ni contener ningún carácter no imprimible.

Tipo de datosPara cada campo hay que indicar la naturaleza del dato que se va a introducir en él. No es lo mismo un campo destinado a una dirección postal que un campo pensado para introducir una fecha de alta. Para cada campo se podrá elegir el tipo de datos usando un desplegable.

TextoEn un campo de tipo texto se puede introducir cualquier tipo de carácter (letras, cifras,…) hasta un máximo de 255 caracteres.

MemoLos campos de tipo memo están pensados para albergar grandes cantidades de texto. Está indicado para campos del tipo Observaciones, Resumen, Prólogo, etc. Su capacidad máxima es de 65.535 caracteres.

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NúmeroPensado para introducir cifras con o sin decimales. Son campos pensados para cuantificar, es decir, permitirá hacer operaciones o comparaciones con ellos.

Fecha/horaDiseñado para que el usuario introduzca fechas. Access controla que la fecha introducida sea correcta. Con los campos de tipo fecha también es posible hacer operaciones y comparaciones.

MonedaCampos para introducir cifras y que serán presentados con el formato de la moneda elegida, por defecto el euro (ej: 1.500,75€).

AutonuméricoEs un valor numérico que se va incrementando solo cada vez que se introduce un nuevo registro. Un campo de tipo autonumérico estará bloqueado y el usuario no podrá modificar el valor que salga.

Sí/NoSon campos que tienen 2 valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado) y que por defecto se muestra con el formato de una casilla de verificación para activarla si el valor es verdadero.

Objeto OLEOLE son las siglas de Object Linking and Embedding (Objeto Vinculado e Incrustado). Este tipo de datos se utiliza para poder insertar en un campo de Access un objeto resultante de otra aplicación. De esta forma es posible insertar en un campo fotografías o cualquier otro tipo de archivo.

HipervínculoSe trata de un tipo de datos para poder enlazar con otro archivo de fuera de Access o página web. De esta forma es posible hacer clic en el texto del campo y acceder a una web o abrir por ejemplo una hoja de cálculo de Excel.

DescripciónCualquier texto que se introduzca en la descripción de un campo aparecerá en la barra de estado cuando el usuario introduzca datos en ese campo. Se utiliza para aclarar o ayudar en el momento de rellenar un campo.

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Propiedades de campoA cada campo de una tabla se le pueden cambiar algunas características usando las propiedades. De esta forma se puede modificar el tamaño, formato, valor predeterminado, etc… En el capítulo 6.2.3 se trata este tema con más detalle.

Clave PrincipalPuede estar formada por uno o varios campos y Access la utiliza para poder distinguir un registro de otro de manera única cuando se relacionan tablas. Si bien no es obligatoria para poder crear una tabla sí se hace indispensable cuando la tabla se piensa relacionar con otra. El campo al que se le asocie la clave principal no podrá contener valores repetidos, cada valor del campo deberá se único.

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Una tabla sólo puede contener una clave principal.

Para asignarle a un campo la clave principal se selecciona este (en la vista diseño) y se hace clic

en el botón clave principal .

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