Reglamento GeneralDistintivo Empresa Agrícola Responsable

Versión 1.0

1. Introducción...............................................................................................................................32. Documentos normativos...........................................................................................................33. Alcance.....................................................................................................................................34. Secuencia del Proceso de Certificación de la empresa para la obtención del DEAR..............35. Registro del Organismo de Certificación...................................................................................35.1. Aprobación del Organismo de Certificación por el DEAR.........................................................35.2. Causas o motivos de desaprobación de Organismos de Certificación.....................................46. Formación y calificación para el personal del Organismo de Certificación...............................47. Perfil del Auditor........................................................................................................................58. Mantenimiento de calificación de los auditores del DEAR........................................................69. Autoevaluación..........................................................................................................................610. Actividades del Organismo de Certificación previas a la Auditoría de Certificación del DEAR.711. Preparación de la Auditoría:......................................................................................................712. Auditoría de certificación...........................................................................................................712.1. Tipos de Auditorías................................................................................................................712.2. Comunicación inicial del Organismo de Certificación con la empresa..................................712.3. Duración de la auditoría.........................................................................................................812.4. Protocolo de auditoría............................................................................................................8I. Junta de apertura de la auditoría..............................................................................................8II. Revisión documental................................................................................................................8III. Entrevistas al personal.............................................................................................................9IV. Recorrido para inspección visual..............................................................................................9V. Hallazgos Cero Tolerancia.....................................................................................................10VI. Junta del equipo auditor previa al cierre.................................................................................10VII. Junta de Cierre Equipo Auditor...............................................................................................10VIII. Reporte de auditoría...............................................................................................................10IX. Resguardo de información resultante de la auditoría.............................................................10X. Seguimiento a no conformidades............................................................................................1113. Certificación............................................................................................................................1114. Criterios de Auditoría..............................................................................................................1114.1. Elementos críticos de evaluación.........................................................................................1214.2. Progresividad en la adopción de los criterios DEAR............................................................1215. Vigencia del DEAR..................................................................................................................1316. Glosario...................................................................................................................................1317. Anexos....................................................................................................................................15

Todos los derechos reservados. 2017. Reservados los derechos de reproducción. Salvo prescripción diferente, no podrá reproducirse ni utilizarse ninguna parte de esta publicación bajo ninguna forma y por ningún procedimiento, electrónico o mecánico, fotocopias y microfilms. El nombre y el logotipo “Distintivo Empresa Agrícola Responsable (DEAR)”, se encuentran en proceso de registro ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI).

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1. Introducción.

El presente documento se considera una herramienta para la implementación del Distintivo Empresa Agrícola Responsable (DEAR), en el cual se describen las reglas básicas para certificar al productor / empresa que decida adoptar el Distintivo.

2. Documentos normativos.

a) Estándar DEAR: Describe la política del DEAR y las buenas prácticas de Bienestar Laboral y Social del sector Hortofrutícola.

b) Lista de verificación DEAR: Describe los requisitos y sus métodos de verificación, es usada por la empresa para la autoevaluación y por los Organismos de Certificación para la auditoría externa.

c) Manual de Implementación: Es la guía de implementación del DEAR para la empresa aspirante.

d) Reglamento General: Describe las reglas básicas de la certificación DEAR para el Organismo de Certificación.

3. Alcance.

La certificación DEAR promueve la implementación de buenas prácticas de Bienestar Laboral y Social en el sector hortofrutícola.

Las empresas que pueden obtener el DEAR son personas físicas o morales, micro, pequeñas, medianas o grandes, con una localidad o con múltiples localidades, en un municipio o en distintos municipios dentro de la República Mexicana que producen, cosechan o manipulan frutas, hortalizas y/o vegetales.

4. Secuencia del Proceso de Certificación de la empresa para la obtención del DEAR.

1. Decisión de la empresa de obtener el DEAR.2. Registro ante el DEAR.3. Capacitación para la implementación. 4. Autoevaluación5. Elección del Organismo de Certificación.6. Realización de la auditoría de certificación.7. Plan de acciones correctivas.8. Seguimiento y revisión de acciones correctivas por parte del Organismo de Certificación.9. Obtención del DEAR.

5. Registro del Organismo de Certificación

5.1. Aprobación del Organismo de Certificación por el DEAR.

El Organismo de Certificación deberá cumplir los siguientes pasos para ser aprobado por el DEAR y emitir los certificados correspondientes:

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a) Estar acreditado ante la Entidad Mexicana de Acreditación (EMA) bajo la ISO/IEC 17065. El documento de acreditación debe indicar el alcance, los documentos normativos DEAR y sus versiones. Deberá enviarlo escaneado a su contacto DEAR.

b) Registrarse en la página www.dear.org.mx.c) El DEAR evaluará la información del Organismo de Certificación y avisará del fallo mediante

correo electrónico en los siguientes 10 días hábiles. d) Si el fallo resulta positivo, el DEAR entregará al Organismo de Certificación el Acuerdo de

Certificación y la licencia en los siguientes 10 días hábiles.

5.2. Causas o motivos de desaprobación de Organismos de Certificación.

Un Organismo de Certificación en funciones, puede ser desaprobado por parte del DEAR en caso de que se detecte alguna o todas las anomalías que se describen a continuación:

Faltas comprobables de ética. Bajo desempeño de su gestión como el incumplimiento de los tiempos de trabajo, baja

calidad en los reportes entregados, falta a los protocolos de auditoría y/o quejas comprobables de las partes involucradas.

Pérdida de acreditación de la EMA.

5.3. Registro de Organismos de Certificación del DEAR.

Los Organismos de Certificación aprobados deberán registrarse en www.dear.org.mx y así obtener su clave de registro correspondiente.

Solamente después de que el Organismo de Certificación haya sido acreditado por la EMA y aprobado por el DEAR, puede iniciar la certificación en las empresas.

Los Organismos de Certificación del DEAR acreditados, aprobados y registrados en www.dear.org.mx tendrán acceso, en la base de datos, a la siguiente información:

Empresas y sitios registrados. Empresas y sitios certificados. Organismos de certificación aprobados.

6. Formación y calificación para el personal del Organismo de Certificación.

Cada Organismo de Certificación aprobado, deberá nombrar a una persona de contacto, quien será el representante del Organismo de Certificación ante el DEAR y tendrá el cargo de gerente de certificación, quien deberá:

a) Estar calificado como auditor DEAR (ver requisitos de auditor).b) Comprometerse a asistir a todas las actividades de coordinación llevadas a cabo por el

DEAR. c) Estar disponible de forma continua, es decir, no contratado por el Organismo de

Certificación para la ocasión, sino que sea parte del proceso de toma de decisiones operativas y/o de gestión del Organismo de Certificación.

d) Ser responsable de enviar al DEAR acuse de recibo firmado de cualquier comunicación que lo requiera.

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e) Responder a las consultas, hechas por el DEAR relativas a la operación tal y como indique la comunicación.

f) Distribuir toda la información recibida por parte del DEAR a todo el personal del Organismo de Certificación involucrado en las actividades del DEAR.

Para las auditorías del DEAR, el Organismo de Certificación deberá emplear/contratar únicamente auditores que cumplan con los requisitos de este reglamento.

Todo auditor del DEAR ha de cumplir con la totalidad de requisitos específicos, es decir, no se permite enviar a dos personas a una auditoría del DEAR para que completen entre los dos la capacitación con que debe contar un auditor.

Todos los Organismos de Certificación aprobados deben contar con un instructor interno del DEAR, contratado en forma continua.

Los Organismos de Certificación aprobados deben tener al menos dos auditores que cumplan con los requisitos de competencia establecidos: Uno para realizar auditorías del DEAR y otro para la toma de decisiones relacionadas a la certificación.

El Organismo de Certificación deberá verificar, documentar y supervisar los requisitos de competencia de auditores del DEAR, incluidos los requisitos de formación inicial y el mantenimiento de su capacitación.

7. Perfil del Auditor

El auditor es el responsable del proceso de certificación del DEAR. Es la persona que realiza la auditoría en sitio de la empresa o unidad de producción.

El proceso de la auditoría comprende las actividades de planeación (objetivos, alcance y programa de auditoría), la realización (llevar a cabo todo el protocolo de auditoría: apertura, recopilación de las evidencias y su evaluación, la comunicación con la empresa durante el proceso y cierre), así como su conclusión (recopilación de hallazgos e informe final de auditoría).

Por lo tanto, el auditor debe estar familiarizado con los protocolos y criterios de auditoría del DEAR. Debe contar con capacidad para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos en su educación, experiencia laboral, formación como auditor y su experiencia en auditorías.El auditor debe tener la experiencia en general de todos los procesos, pero contar con algún área de especialidad en el sector.

Para poder realizar la auditoría, el auditor debe estar previamente familiarizado con los principios, procedimientos y métodos de auditoría, pero también con el tamaño, naturaleza y complejidad de la empresa que va a auditar, así como dimensionar el programa de auditoría y los riesgos, para asegurarse de que lo cumplirá cabalmente en el tiempo que tiene destinado.

El auditor debe comportarse profesionalmente en todo el proceso de auditoría y hacer uso de cualidades como la ética, la mente abierta, diplomacia, observancia, percepción, versatilidad,

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tenacidad, seguridad de sí mismo, apertura a las diferencias culturales, a la mejora y, ante todo, respeto.

El número de personas que conformen al equipo auditor depende del Organismo de Certificación; sin embargo, éste debe asegurarse de que haya un auditor líder o auditor en jefe que posea conocimientos y habilidades adicionales para gestionar, proporcionar liderazgo al equipo auditor, facilitar la realización de la auditoría de manera eficiente y eficaz, organizando al equipo, dirigiéndole y proporcionándole orientación para prevenir y resolver cualquier asunto no planificado, y que en conjunto, el equipo auditor, posea el conocimiento y habilidades para poder llevar a cabo la auditoría en su totalidad.

El perfil del auditor:a) Licenciatura terminada, preferentemente del ramo agrícola, alimentos, administrativa,

ciencias químico-biológicas, legal o similar. Posgrado deseable en temas de Responsabilidad Social o ciencias agrícolas.

b) Que cuente con experiencia comprobable (3 años como mínimo) en auditorías de sistemas de gestión.

c) Experiencia comprobable con la Norma ISO 19011 (Directrices para la auditoría a los Sistemas de Gestión de Calidad y/o Ambiental).

d) Experiencia comprobable en la Ley Federal del Trabajo y Normatividad de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

e) Experiencia comprobable en Normas y Estándares Internacionales de Responsabilidad Social del sector, como pueden ser: Fair Trade, Rainforest, GLOBALG.A.P Grasp, SA 8000, OHSAS 18001, SMETA, ISO 26000, entre otras.

f) Haber acreditado el curso práctico de un día de duración donde se conocen a detalle los documentos normativos del DEAR.

g) Haber acreditado el curso sobre el uso de plaguicidas en cultivos y uso de equipo de protección personal, tales como Buen Uso y Manejo de Agroquímicos (BUMA), Programa sobre el Uso Responsable de Agroquímicos (PURA) o como Profesional o Tercero Especialista en Sistema de Reducción de Riesgos de Contaminación.

h) Participación como observador en al menos 1 auditoria/inspección y 3 como auditor/inspector de esquemas GFSI o en Sistemas de Reducción de Riesgos de Contaminación o de un estándar social (mencionadas en 10.8.8).

8. Mantenimiento de calificación de los auditores del DEAR.

a) El Organismo de Certificación debe contar con un procedimiento para asegurar que cada auditor del DEAR lleve a cabo anualmente, al menos 3 auditorías del DEAR o bien,

b) Realice un curso de actualización, de los documentos normativos del DEAR.c) El Organismo de Certificación debe realizar una evaluación del desempeño para cada uno de

sus auditores del DEAR, al menos cada 4 años.

Toda comunicación por escrito (electrónica) entre el Organismo de Certificación y la empresa debe ir acompañado por la copia correspondiente a un representante del DEAR.

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9. Autoevaluación

Con la finalidad de que la empresa pueda medir e identificar las áreas de riesgo potencial, llevará a cabo una autoevaluación. El Organismo de Certificación solicitará la autoevaluación de la empresa con el fin de dimensionar el tamaño del sitio o los sitios a auditar, el grado de implementación del DEAR, así como los hallazgos o no conformidades.

El Organismo de Certificación, conociendo esta información, deberá elaborar su plan de trabajo, ver Anexo I Plan de trabajo.

10.Actividades del Organismo de Certificación previas a la Auditoría de Certificación del DEAR.

El Organismo Certificador podrá enviar a la empresa un cuestionario para solicitar información adicional como la localización de los sitios de producción, tamaño, perfil del personal, información de los procesos de producción, procesos de empaque (si aplica); así como de albergues, en caso de que la empresa cuente con ellos.

11.Preparación de la Auditoría:

a) El auditor debe tener un panorama general de la empresa, de su ubicación territorial, de los retos de la región, de su desempeño con clientes principales, autoridades y otros grupos de interés, así como de la complejidad de su operación, lo que produce, si es una empresa exportadora, etc. Por ello el auditor, previo a la auditoría, debe investigar sobre la empresa.

b) Solicitar auditorías previas similares en esquemas de certificación social, si los hubiere.c) Decidir el tipo de auditoría que deberá conducirse, y su duración d) Preparar su agenda de auditoría con, por lo menos, dos semanas de anticipación a la fecha

de auditoría convenida con la empresa.e) Designar al equipo auditor para asegurarse que el grupo cuenta con la experiencia adecuada

para conducir la auditoría.f) Enviar su plan y agenda de auditoría para que la empresa se asegure de tener toda la

información disponible para el día de la auditoría. El plan y agenda de auditoría debe contener: Una tabla de actividades a realizar, tiempos requeridos por cada una de ellas, la presentación del equipo auditor y la lista de información que se requiere esté disponible el día de la auditoría.

g) Determinar la muestra de expedientes que se revisarán, así como la del número de personas que entrevistarán, conforme a la tabla en Anexo II Muestreo.

12.Auditoría de certificación.

12.1. Tipos de Auditorías.

a) Anunciadas: en una fecha acordada previamente entre la empresa y el Organismo de Certificación.

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b) Semi-anunciadas: La empresa es advertida por parte del Organismo de Certificación que una auditoria será realizada, en un período de tiempo máximo de 15 días hábiles, pero la fecha específica de la auditoria no es comunicada.

c) No anunciada: se realiza sin previo aviso a la empresa.

El DEAR será el responsable de indicar el tipo de auditoría al Organismo de Certificación y se reserva el derecho de solicitar un mínimo de auditorías semi-anunciadas o no anunciadas.

El Organismo de certificación deberá informar a DEAR A.C. la realización de visitas anunciadas y no anunciadas.

12.2. Comunicación inicial del Organismo de Certificación con la empresa.

El Organismo de Certificación recibe la solicitud de servicio por parte de la empresa y en un plazo máximo de 10 días hábiles debe contactarla para confirmar costos y requerirle:

a) Confirmación DEARb) Cuestionario de registroc) Resultados de la autoevaluación

El Organismo de Certificación tendrá 5 días hábiles para aclarar dudas del cuestionario de registro y autoevaluación, agendar su visita, y enviar información de los auditores y detalles del proceso de auditoría.

Una vez que el Organismo de Certificación haya concluido la auditoría, tiene 10 días hábiles para entregar el informe final al DEAR.

12.3. Duración de la auditoría.

El Organismo de Certificación, basado en la información del cuestionario de registro de la empresa, determinará el número de días de auditoría, siendo de un mínimo de 1 día hábil, considerando la dimensión de la empresa. El organismo de certificación deberá tomar en consideración el tiempo de traslado a la unidad de producción, considerando por aparte dicho tiempo.

12.4. Protocolo de auditoría

I. Junta de apertura de la auditoría

a) Debe ser realizada en el idioma español preferentemente. Si existiera personal de otras lenguas, es sugerida la presencia de un traductor por parte de la empresa auditada.

b) Se presentarán a los siguientes actores:1) Auditor en jefe.2) Auditores. 3) Representante líder de la empresa auditada.4) Representantes de la empresa auditada.

c) Se deberá presentar a la empresa auditada el alcance y formato de la auditoría, incluyendo:1) Beneficios. 2) Mejora.

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3) Presentar brevemente el estándar DEAR y su importancia.4) Explicar el alcance y propósito de la auditoría.5) Solicitar un listado de trabajadores en nómina y temporales a modo de contar con

una muestra representativa con base al tabulador sugerido, dependiendo el tamaño de la empresa.

6) Valorar la estructura laboral de la empresa a fin de corroborar el punto anterior.7) Confirmar la posibilidad de tomar fotografías al interior de la empresa.8) Confirmar con la empresa la posibilidad de solicitar información adicional.9) Si la empresa no accede a proveer alguno de estos puntos, deberá documentarse y

se le hará saber a los representantes de la empresa.

II. Revisión documental

La documentación deberá estar disponible en el sitio de auditoría, incluida la nómina, expedientes del personal, listado de personal afiliado al IMSS, registros de horarios laborales, mantenimiento de maquinaria, equipo de seguridad, entre otros considerados por el DEAR, durante un período de 12 meses consecutivos, o por lo menos de la temporada inmediata anterior.

Deben ser revisados los registros del personal de la temporada alta y baja de producción. Los documentos que deben poder revisarse y estar disponibles en la empresa se encuentran en el Anexo III Lista de verificación documental.

III. Entrevistas al personal

Las entrevistas podrán llevarse a cabo en el sitio de trabajo correspondiente dentro de la empresa; no obstante, se pueden realizar fuera del sitio de trabajo. Es deseable que los trabajadores se sientan cómodos en la entrevista y tener a la mano los documentos que respalden la misma, relacionados al mismo trabajador.

El auditor deberá tener habilidades para estar en un plano paralelo al trabajador a efecto de poder obtener la mayor cantidad de datos posibles, sin una posición jerárquica.

La selección de los trabajadores deberá ser de manera aleatoria nunca propiciada por el gerente o representante de la empresa, limitando la posibilidad de que los empleados hayan sido entrenados a condicionamiento de la empresa.

Los trabajadores entrevistados deberán ser seleccionados de forma representativa a la sección laboral correspondiente. El Entrevistador deberá tener en cuenta el espectro de trabajadores, tomando en consideración:

a) Equilibrio de génerob) Grupos étnicos c) Rangos de edadesd) Diferentes áreas de adscripcióne) Representantes de los trabajadoresf) Diferentes categorías salarialesg) Mujeres embarazadash) Turnos diferentes

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Las entrevistas deberán llevarse a cabo en lugares tranquilos, apartados de las oficinas administrativas y sin representantes de la empresa. En caso necesario, deberá haber traductores para aquellos trabajadores que no hablen el idioma español.

Se debe plantear la protección a los trabajadores, evitando alguna represalia por parte de la empresa contratante, debiendo de guardar un número de contacto del trabajador y código de confidencialidad, y alertar al trabajador en caso de haber intimidación o represalia por la empresa a consecuencia de la entrevista. La estructura de la entrevista es conforme al Anexo IV Formato de entrevista.

IV. Recorrido para inspección visual

El objetivo es habilitar al equipo auditor para observar las condiciones físicas de todas las áreas de trabajo de la empresa, a efecto de tener un panorama completo en el momento de la auditoría. Los hallazgos deben ser respaldados con evidencia recabada a través de entrevistas y testimonios de representantes de la empresa y de los trabajadores. El auditor deberá estar en posibilidad de visitar todos los sitios de trabajo de la empresa.

Deben considerarse las restricciones de la empresa hacia evidencia fotográfica y en dado caso documentar el por qué.

El auditor no deberá influir en lo más mínimo en los ciclos de producción de la empresa. El auditor deberá poner énfasis en saber identificar la dinámica de producción para poder contar con una idea precisa de las circunstancias de trabajo, por lo que se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

a) El auditor deberá solicitar ser acompañado.b) Estar al tanto del tráfico en el sitio.c) Evitar caminar por el tránsito de los trabajadores.

El formato de recorrido para inspección visual se encuentra en el Anexo V Formato de recorrido para inspección visual.

V. Hallazgos Cero Tolerancia

La auditoría deberá ser suspendida en caso de encontrar las siguientes prácticas:

a) Trabajo Infantilb) Trata de personas o Trabajo Forzadoc) Afectación a la seguridad física flagranted) Casos de acoso, hostigamiento o abuso denunciados sin seguimiento.

En caso de que se corroboren las prácticas descritas, el auditor lo comunicará a la empresa y al DEAR por escrito y con la evidencia que lo respalde.

VI. Junta del equipo auditor previa al cierre

Una vez que se ha concluido la verificación documental, las entrevistas al personal y la inspección visual, el equipo auditor se reúne para verificar que se llevó a cabo la auditoría conforme al plan, revisar los hallazgos de la auditoría, inclusive si son en áreas diferentes, para ponderar tendencias y para el llenado de la evaluación de la Lista de Verificación.

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Una vez que el equipo auditor ha llegado a un acuerdo, comunica a la empresa el momento para realizar la junta de cierre.

VII. Junta de Cierre Equipo Auditor

El auditor en jefe convoca a los representantes de la empresa para conducir la junta de cierre de la auditoría.

Durante la reunión se explica si se alcanzó el propósito de la auditoría, que la evidencia de la auditoría recopilada se basó en una muestra de la información disponible, se presentan los hallazgos principales, tanto positivos como los que requieren seguimiento por parte de la empresa, así como las conclusiones de auditoría.

VIII. Reporte de auditoría

El contexto, resultados, áreas de oportunidad, no conformidades y acciones específicas encontradas en el proceso de auditoría deberán ser comunicadas por el Organismo de Certificación a través de un Reporte de Auditoría, de conformidad con el apartado 11.1 del Reglamento General de Certificación DEAR. Ver formato en Anexo VI Formato de reporte de auditoría.

El Reporte de Auditoría deberá entregarse a la empresa en español en un máximo de 10 días hábiles después del término de la auditoría.

El Reporte no deberá incluir información (nombre, descripción del trabajo, locación, etc.) que pueda identificar a los trabajadores que fueron entrevistados.

Sin embargo, la excepción a este requisito será cuando los intereses y bienestar laboral, social y físico de los trabajadores esté en peligro (ejem. menores de edad, personas con abuso y/o trata de personas con la evidencia documentada y confirmada). La información deberá enviarse directamente al contacto DEAR del Organismo de Certificación.

El Organismo de Certificación deberá respaldar la información con fotografías del sitio auditado, ver Anexo VII Listado de fotografías.

IX. Resguardo de información resultante de la auditoría

El Organismo no podrá compartir o distribuir información de la empresa, el reporte, fotografías, etc. con entidades ajenas a este proceso.

El Organismo de Certificación deberá resguardar todos los documentos generados en el proceso de auditoría, como referencia, por lo menos 4 años.

X. Seguimiento a no conformidades

El seguimiento a las no conformidades y el plan de acciones correctivas debe acordarse con la empresa auditada al momento de la certificación y en la reunión de cierre, y deberá enviarse en un plazo no mayor a 10 días hábiles.

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El tiempo requerido para las no conformidades se encuentra establecido dependiendo de la severidad del hallazgo, clasificados de la siguiente manera:

Cero tolerancia: Se termina el proceso. Críticos: 30 días. Mayores: 60 días. Menores: 90 días.

Para la correcta descripción y seguimiento de las no conformidades el auditor deberá seguir el formato incluido en el Anexo VIII Formato de no conformidades y plan de acciones correctivas y deberá informar el método de verificación que llevará a cabo para dar seguimiento a los hallazgos: Revisión de escritorio para no conformidades de requisitos menores, o bien otra auditoría de seguimiento para las no conformidades de requisitos críticos y mayores.

13. Certificación.

Una vez concluida la auditoría y presentados los resultados ante el comité de auditoría del Organismo de Certificación, se tomará la decisión de otorgar la certificación a la empresa, y dicha decisión se comunicará al DEAR.

Para lograr la certificación las empresas deberán alcanzar un mínimo del 85% de la puntuación total considerada según el nivel y el año de implementación, de acuerdo a su infraestructura (empresa con infraestructura de alojamiento para trabajadores migrantes, ver tabla a. en el apartado 14.2); empresas sin infraestructura para alojamiento de trabajadores migrantes, ver tabla b. en el apartado 14.2).

Para evaluar el progreso en la implementación del DEAR revisar el apartado 14.4  “Progresividad en la adopción de los criterios DEAR”.

El organismo de certificación informará a DEAR A.C. la emisión de certificados emitidos por el organismo de manera mensual

14. Criterios de Auditoría.

Para la obtención del DEAR se establecen como criterios generales de auditoría la Existencia, Difusión y Mejora.

El criterio de Existencia se comprueba en la verificación de cumplimiento de los requisitos (Cero Tolerancia, Críticos, Mayores y Menores) del DEAR.

El criterio de Difusión se verifica en la comunicación de cada uno de los requisitos a los grupos de interés que estén dentro de su alcance, así como la comprobación de que los beneficiarios conozcan dicha información.

El criterio de Mejora se comprueba conforme a la Tabla de evaluación en el Anexo IX Tablas de evaluación, y la Tablas de progresividad en el apartado 14.2.

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Para el llenado de la evaluación de los requisitos de la Lista de Verificación, además de las actividades previas a la auditoría previstas en el Protocolo de Auditoría, el auditor deberá utilizar, en sitio, los métodos de verificación documental, entrevistas al personal e inspección visual. Una vez que el auditor ha conducido los métodos descritos, tendrá un juicio razonable sobre el grado de cumplimiento de cada requisito, por lo tanto, para el llenado de la lista de verificación debe considerar lo siguiente:

a) Si el auditor, en sus observaciones, encuentra fallas graves o No Conformidades en temas Cero Tolerancia como Trabajo Voluntario (evidencia probada de trabajo forzado), Trabajo Infantil (se observan menores de edad en campo o se identifican expedientes de menores de edad con pago probado), Salud y Seguridad (casos flagrantes que ponen en peligro de la vida de las personas trabajadoras del campo), Acoso, Hostigamiento o Abuso Laboral y/o Sexual (evidencia probada de denuncias sin seguimiento adecuado), el auditor deberá comunicarlo a la empresa y retirarse pues la empresa no podrá aspirar la obtención del Distintivo.

b) Si el auditor, en sus observaciones, detecta fallas graves o No Conformidades en requisitos clasificados como Críticos, puede optar por calificar con cero puntos la totalidad del tema, de lo contrario, deberá medir el impacto para determinar si otorga el cero o el porcentaje de cumplimiento en la puntuación Por ejemplo, el auditor presencia la intoxicación por agroquímicos de un trabajador y el personal no conoce el protocolo de atención a emergencias, por lo tanto, el auditor puede calificar con cero puntos, no sólo el apartado 2.10.3. Plan de Atención a Emergencias, sino todo el tema de Seguridad (2.10) debido a la falta de capacitación y de procedimientos y a la inexistencia de brigadas de primeros auxilios.

c) Si el auditor, en sus observaciones, detecta fallas o No Conformidades en requisitos clasificados como Mayores, deberá medir el impacto para determinar si otorga el cero o el 50 %de grado cumplimiento en la puntuación, de lo contrario, deberá asignar el 100% de la calificación.

d) Si el auditor, en sus observaciones, detecta fallas o No Conformidades en requisitos clasificados como Menores, deberá medir el impacto para determinar si otorga el cero o el 50 %de grado cumplimiento en la puntuación, de lo contrario, deberá asignar el 100% de la calificación.

Una vez evaluada la Lista de Verificación el auditor debe revisar la calificación final para verificar que ésta corresponde a su percepción general de la empresa. Si no corresponde a su percepción, hará uso de su propio criterio para profundizar en los temas que considere pertinentes con la gerencia de la empresa.

14.1. Elementos críticos de evaluación.

La evaluación deberá realizarse en las temporadas correspondientes a los picos de producción, de tal modo que, deberá evaluarse a la empresa en su nivel máximo de ocupación de personal.

14.2. Progresividad en la adopción de los criterios DEAR.

Para efectos de auditorías de re-certificación, es deseable que la puntuación resultante de la segunda auditoría se incremente conforme se realizan las evaluaciones anuales, con la finalidad de lograr el 100% de cumplimiento del DEAR.

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De no obtener un incremento progresivo anual del 5% +/- 1%, la empresa se someterá al escrutinio del Organismo de Certificación y de DEAR, quienes evaluarán la opción de que la empresa conserve o no el Distintivo de acuerdo con las siguientes tablas:

a) Tabla de progresividad para empresas con infraestructura de alojamiento para trabajadores migrantes.

b) Tabla de progresividad para empresas sin infraestructura de alojamiento para trabajadores migrantes.

15. Vigencia del DEAR.

La vigencia del DEAR será bianual. La empresa debe solicitar, con la anticipación suficiente a la fecha de vencimiento del Distintivo, la auditoría de re-certificación para la renovación, tomando en cuenta el tiempo que se requiere para su programación y ejecución con el fin de no comprometer la caducidad del DEAR.

Se deberá realizar una visita de vigilancia como mínimo a los 8 meses para mantener la certificación del año siguiente.

16. Glosario

AHIFORES: Alianza Hortofrutícola Internacional para el Fomento de la Responsabilidad Social, AC.Alcance: Centro de trabajo, área o personal que es comprendido para la certificación.Autoevaluación: proceso de evaluación interna que lleva a cabo la empresa y/o unidades de producción para revisar el grado actual de cumplimiento de los requisitos del DEAR antes de iniciar el proceso de certificación por el Organismo de Certificación. CNA: Consejo Nacional Agropecuario A.C. DEAR: Distintivo de Empresa Agrícola Responsable.DEAR (el): Es la asociación civil constituida la participación de Alianza Hortofrutícola Internacional para el Fomento de la Responsabilidad Social A.C. (AHIFORES), México Calidad Suprema, A.C.

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(MCS), Consejo Nacional Agropecuario, A.C. (CNA) y con el acompañamiento de la Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación (SAGARPA).Empresa: Para efectos del DEAR, se entiende aquella persona física, debidamente acreditada, o moral, constituida legalmente y que comprende ranchos e instalaciones agrícolas orientadas a la producción y empaque de flores, frutas, hortalizas y plantas vivas.EMA: Entidad Mexicana de Acreditación.Estándar DEAR: Se refiere a los lineamientos generales, principios y temas del DEAR.GSCP: Global Social Compliance Program.GSFI: Global Safety Food Initiative.Hallazgo: hechos o información relevante, detectada por el auditor, que merece ser comunicada a la gerencia de la empresa.ISO/IEC 17065: Norma Internacional que contiene requisitos para la competencia, la consistencia de las actividades y la imparcialidad de los organismos de certificación de productos, procesos y servicios.MCS: México Calidad Suprema, A.C.No Conformidad Mayor: Corresponde al incumplimiento de un requisito del DEAR, que basado en evidencia objetiva, genera una duda razonable sobre la calidad del sistema de Responsabilidad Social Agrícola de la empresa.No Conformidad: Corresponde al incumplimiento de un criterio basado en la Lista de Verificación DEAR que puede remediarse en el corto plazo por la empresa sin afectar la credibilidad del sistema por corresponder a Requisitos Menores.Organismo de Certificación: Es una persona moral, organización o institución pública o privada, acreditada por la Entidad Mexicana de Acreditación (EMA) para conducir auditorías de certificación. Prácticas de Bienestar Social y Laboral: Acciones que aplica una empresa para mejorar la calidad de lo que hace a favor del bien común, la dignidad de la persona trabajadora del campo, las familias de sus trabajadores, inclusión, la igualdad en los temas de contratación, condiciones de trabajo, desarrollo profesional, entre otros.Responsabilidad Social Agrícola: La Responsabilidad Social Agrícola es la respuesta que ofrece la empresa –que utiliza los recursos provenientes del campo y dedicada a la producción y transformación de productos agrícolas- a los efectos que causan sus actividades productivas y que impactan de manera positiva (beneficios) y/o negativa (perjuicios) al medioambiente y a los distintos grupos de interés que la rodean. Requisitos Cero Tolerancia: Para efectos del DEAR se consideran indispensables para el otorgamiento del Distintivo y son los requisitos relativos a Trabajo Voluntario, Trabajo Infantil; Acoso, Hostigamiento o Abuso Laboral y/o Sexual y Salud y Seguridad, en los que, de encontrarse No Conformidades Mayores en la empresa, se pone en riesgo la totalidad del Sistema de Responsabilidad Social Agrícola, por lo que no puede ser otorgado el Distintivo.Requisitos Críticos: Aquellos cuya falta de cumplimiento pueden poner en riesgo el otorgamiento del Distintivo pero que pueden corregirse por parte de la empresa inmediatamente y, corroborarse por parte del auditor. También son relativos a los derechos laborales fundamentales como el Salario, la Jornada de Trabajo, algunos relativos a Salud y Seguridad, Agua Potable, Sanitarios y Comedor, entre otros.SAGARPA: Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación.Sector Hortofrutícola: conjunto de empresas que producen, cosechan o manipulan frutas, hortalizas y/o vegetales. Sitio de producción: Se refiere al lugar donde se encuentra la unidad de producción (ranchos e instalaciones agrícolas orientada a la producción y empaque de flores, frutas, hortalizas y plantas vivas).Verificación: Comprobación, revisión o ratificación de autenticidad.

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Verificación documental: Para el caso del DEAR se entiende como el proceso de valoración, revisión, comprobación y ratificación de documentos que se realizará a la empresa para evaluar el grado de cumplimiento a sus requisitos, a la empresa que pretende obtener el DEAR.Unidad de producción: Es la instalación física que contempla de manera integral campos de producción, almacenes, bodegas, edificaciones, etc. En el estándar DEAR, también puede referirse a ellas como instalaciones agrícolas y/o ranchos.

17. Anexos

I. Plan de trabajo / agendaII. Muestreo.III. Lista de verificación documental.IV. Formato de entrevista.V. Formato de recorrido para inspección visual.VI. Formato de reporte de auditoría.

VII. Listado de fotografías.VIII. Formato de no conformidades y acciones correctivas.

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