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MINISTERIO DEL INTERIOR

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR2016-2018

Subdirección Administrativa y FinancieraGestión Documental

2016

Sede correspondencia Edificio Camargo. Calle 12B No. 8– 38Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.coServicio al Ciudadano [email protected] - Línea gratuita 018000910403Bogotá, D.C. - Colombia - Sur América

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MINISTERIO DEL INTERIORPLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR 2016-2018

Comité Institucional de Desarrollo AdministrativoViceministro para la Participación e Igualdad de Derechos Viceministro de Relaciones PolíticasSecretario GeneralJefe Oficina Asesora de PlaneaciónJefe Oficina Asesora de Información PúblicaSubdirector Administrativo y FinancieroSubdirector de Gestión Humana

Elaborado: Iana Kalioujnaia, Profesional EspecializadoRevisado: César Camargo, Subdirector SAF

Bogotá D.C., mayo de 2016


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TABLA DE CONTENIDO

1. REFERENTE ESTRATÉGICO DEL PINAR............................................................61.1. Visión.......................................................................................................................61.2. Objetivos..................................................................................................................61.3. Objetivo general.......................................................................................................61.4. Objetivos específicos...............................................................................................6

2. METODOLOGÍA.....................................................................................................73. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD.....................................................8

3.1. Política de calidad....................................................................................................83.2. Misión......................................................................................................................83.3. Visión.......................................................................................................................83.4. Objetivos estratégicos y de calidad.........................................................................9

4. ANÁLISIS INTEGRAL DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL........................................................................................................................10

4.1. Diagnóstico Integral de Gestión Documental........................................................104.2. Planes de mejoramiento auditorias interna y externa...........................................104.3. Formulario único de reportes de avance de la gestión – FURAG.........................104.4. Matriz DOFA. (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas)...................11

5. EJES ARTICULADORES PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL..........................136. ANÁLISIS DE ASPECTOS CRÍTICOS.................................................................147. VALORACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS...........................188. FORMULACIÓN DE PLANES Y PROYECTOS...................................................19

8.1. Proyectos y planes................................................................................................198.2. Proyecto de actualización de las TRD y TVD........................................................228.3. Proyecto de estructuración del proceso de gestión documental en el SIGI..........248.4. Proyecto de gestión de Documentos Electrónicos de Archivo..............................268.5. Proyecto de normalización de los servicios de recepción, radicación y distribución

de comunicaciones oficiales.................................................................................288.6. Proyecto de organización del fondo acumulado....................................................308.7. Proyecto de centralización de los archivos de gestión..........................................32

9. CONTROL Y SEGUIMIENTO...............................................................................349.1. Indicadores de gestión...........................................................................................359.2. Mapa de ruta..........................................................................................................389.3. Alineación con mecanismos de seguimiento y control de la entidad....................38


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INTRODUCCIÓN

El Ministerio del Interior con el fin de dar cumplimiento a la Ley 594 del 2000 “Ley General de Archivos”, el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 del 2015 en su artículo 2.8.2.5.8 y la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”, formula y presenta en este documento el Plan Institucional de Archivos –PINAR, para el periodo 2016 - 2018.

El PINAR responde a los objetivos estratégicos del sector y de la entidad, así como a las recomendaciones dadas por la Contraloría General de la República y el Archivo General de la Nación, con el propósito de mejorar la gestión documental y contribuir de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a la información.

Una vez se presenta el contexto estratégico de la entidad, se realiza un análisis DOFA de la gestión documental del Ministerio, teniendo en cuenta las observaciones y hallazgos derivados de las auditorías internas y externas realizadas a los procedimientos relacionados y los aspectos requeridos en el Formulario Único de Reportes de Avance de la Gestión –FURAG.

Posteriormente se definen los ejes articuladores1 con los cuales se realiza el análisis de aspectos críticos de la gestión documental del Ministerio y su respectiva valorización y priorización. Dicha valoración y priorización consiste en determinar de manera objetiva, a través de una tabla de evaluación el nivel de impacto de los aspectos críticos frente a los ejes articuladores que representa la función archivística2.

Finalmente, se presenta la formulación de los proyectos específicos a corto (1 año), mediano (2 años) y largo plazo (3 años), que atienden cada uno de los aspectos críticos priorizados, relacionando sus respectivas metas, objetivos, responsabilidades, actividades e indicadores, para su posterior implementación, seguimiento y control.

1 Se basan en los principios de la función archivística contemplados en el artículo 4 de la Ley 594 de 2000.2 Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos, Archivo General de la Nación. Sede correspondencia Edificio Camargo. Calle 12B No. 8– 38Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.coServicio al Ciudadano [email protected] - Línea gratuita 018000910403Bogotá, D.C. - Colombia - Sur América

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1. REFERENTE ESTRATÉGICO DEL PINAR

Con el propósito de fortalecer el proceso de Gestión Documental del Ministerio en el marco de un enfoque de mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI, el PINAR define su referente estratégico así:

1.1. Visión

Para el 2018 el Ministerio del Interior culmina con eficacia y eficiencia los proyectos formulados en el marco del PINAR y alcanza una correcta interacción del proceso de gestión documental con los demás procesos del SIGI.

1.2. Objetivos

1.3. Objetivo general

Fortalecer el proceso de Gestión Documental mediante la formulación y ejecución de proyectos que atiendan a los aspectos críticos identificados en materia de gestión documental y lograr una correcta interacción con los demás procesos del SIGI.

1.4. Objetivos específicos

a) Identificar la situación actual de la función archivística mediante el análisis de los resultados y criterios dispuestos en el Diagnóstico Integral de Gestión Documental, Mapa de Riesgos, Auditorías internas y externas, Formulario Único de Reportes de Avance de la Gestión – FURAG y matriz DOFA del proceso de Gestión Documental.

b) Determinar los riesgos asociados a cada aspecto crítico identificado durante el análisis del estado actual de la función archivística.

c) Valorar cada aspecto crítico identificado mediante una ponderación cuantitativa frente a los cinco ejes transversales de la Gestión Documental formulados.

d) Priorizar los aspectos críticos valorados según el nivel de impacto para los procesos del Ministerio del Interior.

e) Formular los proyectos y planes que subsanen los aspectos críticos identificados de la función archivística.

f) Asignar las responsabilidades para la el diseño y desarrollo de los proyectos y planes formulados.

g) Determinar las actividades y herramientas para garantizar el cumplimiento de lo planteado en el PINAR.


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2. METODOLOGÍA

Para la elaboración de este PINAR se tuvieron en cuenta los lineamientos y metodologías establecidos por el Archivo General de la Nación en el Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos, a partir de los cuales se diseñaron las herramientas de identificación y análisis para la formulación de los proyectos archivísticos en la entidad.

Para el análisis integral de la gestión documental se utilizó la metodología DOFA, con el fin de identificar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades relacionadas. El análisis DOFA utilizó como insumo los lineamientos establecidos en el FURAG y las observaciones y hallazgos derivados de las auditorías internas y externas de calidad, así como realizadas por la Contraloría General de la República y el Archivo General de la Nación, a los procedimientos relacionados con la gestión documental del Ministerio.

Los ejes articuladores establecidos para realizar la identificación, valoración y priorización de los aspectos críticos se basaron en los principios de la función archivística contemplados en el artículo 4 de la Ley 594 de 2000.

El PINAR formulado se encuentra articulado a los procesos, procedimientos y actividades del SIGI, con el fin de garantizar eficiente y correcta su ejecución, seguimiento y control.


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3. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD

La estructura organizacional vigente para el Ministerio del Interior ha sido actualizada por el Decreto 2893 del 2011.

El Ministerio viene implementando el Sistema Integrado de Gestión Institucional mediante el cual interactúa a través de la gestión de procesos en cumplimiento de los requisitos legales exigidos por el gobierno central y cuenta con certificación de calidad NTCGP 1000:2009 ISO 9001:2008. Los hitos estratégicos de la gestión de la entidad están dispuestos en el Manual de Calidad, Plan Estratégico, Plan Anual de Adquisiciones y Plan de Acción.

La gestión documental del Ministerio del Interior está enmarcada en el enfoque estratégico y de prestación de servicio de calidad expresado en:

3.1. Política de calidad

En el compromiso de satisfacer a plenitud los clientes y ofrecer un mejor bienestar a la población, el Ministerio del Interior, en acatamiento de su misión y los deberes consagrados en la Constitución, suministra productos y servicios de calidad como reto permanente, mediante una gerencia pública mucho más visible, responsable, confiable y de mayor credibilidad para la ciudadanía, con servidores públicos, íntegros, éticos, competentes y comprometidos con la mejora continua.

3.2. Misión

Ejercer la rectoría y la coordinación de las políticas públicas para el fortalecimiento de la democracia, la convivencia y la participación ciudadana; el disfrute de los derechos y libertades públicas, y el ejercicio pleno del Estado Social de Derecho, así como liderar la articulación de políticas orientadas al fortalecimiento de la descentralización y ser interlocutor de los asuntos del Interior en lo atinente a las relaciones políticas dentro de la Nación, con el Congreso de la República, con las entidades territoriales y con los diferentes actores sociales, en lo que respecta al afianzamiento del Estado Social de Derecho en condiciones de respeto a los valores democráticos, la preservación del orden público interno y la solidaridad.

3.3. Visión

El Ministerio del Interior será reconocido como una institución gubernamental líder, por haber convocado con éxito a la sociedad civil, las instituciones públicas y a los actores políticos, para el desarrollo de los valores democráticos y solidarios en un Estado Social de Derecho, de convivencia y seguridad, de sólida integración e iniciativa para el ejercicio de la autonomía de las entidades territoriales en beneficio de la consolidación del desarrollo de la Nación. Sede correspondencia Edificio Camargo. Calle 12B No. 8– 38Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.coServicio al Ciudadano [email protected] - Línea gratuita 018000910403Bogotá, D.C. - Colombia - Sur América

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3.4. Objetivos estratégicos y de calidad

Fortalecer la gobernabilidad territorial y afianzar la relación Nación-Territorio. Promover el respeto y garantía de los Derechos Humanos y del Derecho Internacional

Humanitario. Definir y aplicar una política diferencial para las comunidades étnicas y minorías. Contribuir a un Estado más democrático mediante la oferta de sistemas de participación

ciudadana. Fomentar los valores institucionales en los servidores públicos del ministerio. Incrementar la satisfacción del cliente. Fortalecimiento de la Gestión Institucional

A partir de la formulación de la visión de la entidad y objetivos estratégicos, se formulan una serie de planes y herramientas de control y seguimiento a la gestión del Ministerio del Interior en cumplimiento con sus funciones y metas del Gobierno Nacional.


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4. ANÁLISIS INTEGRAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

El Ministerio del Interior en la ejecución de sus funciones diarias, aplica una serie de instrumentos para la evaluación y control de la gestión administrativa de todos los procesos de la entidad. Dichos instrumentos se han desarrollado en el marco del sistema integral de gestión y en el cumplimiento de los requisitos legales. A continuación, se realiza el análisis de los resultados de las herramientas administrativas que se aplicaron para evaluación de la función archivística en la entidad. Estos resultados permiten identificar la situación actual de la entidad frente al diseño, implementación y mejora de los procesos de Gestión Documental.

4.1. Diagnóstico Integral de Gestión Documental

El Ministerio del Interior ha elaborado el Diagnóstico Integral de Gestión Documental (Ver Anexo 1), en donde se identifica la situación actual de la Gestión Documental en la entidad. En este documento presenta el estado actual de los procesos de Gestión Documental consignados en el SIGI, identificando y clasificando los aspectos de acuerdo a su nivel de incidencia.

4.2. Planes de mejoramiento auditorias interna y externa

Las observaciones y hallazgos, resultado de las auditorías internas y externas de calidad así como las realizadas por la Contraloría General de la República y el Archivo General de la Nación, constituyen un insumo esencial para realizar el diagnóstico de la entidad en materia de gestión documental. Dichas observaciones y hallazgos se encuentran consignados en los planes de mejoramiento institucional de la entidad.

El Anexo 2 del presente documento, identifica y analiza las observaciones y hallazgos establecidos en los planes de mejoramiento institucional suscritos durante 2015 y 2016, así como las acciones y actividades formuladas para subsanarlos.

4.3. Formulario único de reportes de avance de la gestión – FURAG

La Circular Externa 100-002-2015 del Departamento Administrativo de la Función Pública obliga a las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del Orden Nacional a diligenciar el Formulario Único Reporte de Avance de la Gestión - FURAG. De acuerdo con lo establecido en el Decreto 2482 de 2012, el FURAG, establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión pública y es una herramienta en línea para el monitoreo, evaluación y control de los resultados institucionales y sectoriales.

Para la identificación de aspectos críticos y la construcción de los proyectos archivísticos del PINAR, se analizaron los lineamientos relacionados con la gestión documental establecidos el FURAG y el avance reportado por el Ministerio en 2015.


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4.4. Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas)

Para el análisis general de la gestión documental se utilizó la metodología DOFA, con el fin de identificar las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades relacionadas. El análisis DOFA realizado utilizó como insumo los lineamientos establecidos en el FURAG y las observaciones y hallazgos derivados de las auditorías internas y externas de calidad, así como realizadas por la Contraloría General de la República y el Archivo General de la Nación, a los procedimientos relacionados con la gestión documental del Ministerio. A continuación se presenta la matriz:

Debilidades

D1 Escaso personal técnico y profesional con competencias para conformación y manejo de los archivos de gestión; alta rotación de personal.

D2 Insuficiente espacio y dotación para las áreas de archivo de gestión y central para el almacenamiento de los documentos.

D3 Control manual de los documentos en los archivos de gestión y central.

D4 No existe un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).

D5 Falta de estructuras taxonómicas que organicen las áreas del conocimiento de las dependencias misionales del Ministerio, generando riesgo de pérdida de información de valor histórico.

D6 Tablas de Retención Documental - TRD desactualizadasD7 Falta de normalización y documentación de los procesos de

Gestión Documental.D8 Falta de articulación entre la gestión de documentos físicos y

electrónicos y entre distintos sistemas de información del Ministerio.

Oportunidades

O1 Avance de las TIC para implementación y soporte de programas de gestión documental.

O2 Existe normatividad expedida por el ente rector para dar solución a las necesidades de gestión documental.

O3 Políticas de Estado relacionadas con la transparencia y gestión documental.

O4 Políticas de Estado relacionadas con automatización de trámites y "cero papel".

O5 Regulación en materia de implementación y uso de las tecnologías de la información como apoyo a la gestión de las Entidades del Estado.

O6 Regulación en materia de acceso a la información pública.Fortalezas F1 El Ministerio cuenta con el Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo- CIDA, órgano de toma de decisiones frente a los temas de gestión documental, entre otras.


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F2 La entidad cuenta con instalaciones propias para la custodia de los documentos.

F3 La entidad cuenta con el Programa de Gestión Documental - PGD aprobada por el CIDA, que permite desarrollar sistemáticamente los procesos archivísticos a corto, mediano y largo plazo.

F4 La gestión documental se encuentra incluida en el Plan Estratégico de la entidad por lo tanto cuenta con planeación y asignación presupuestal.

F5 Existe un área de la recepción y distribución de documentos oficiales.

F6 La entidad cuenta con un software especializado para la gestión documental.

F6 La entidad cuenta con un equipo humano idóneo y capaz de liderar el proceso de Gestión Documental y llevar el conocimiento archivístico a las áreas misionales, estratégicas y de apoyo.

F7 La entidad cuenta con un Business Process Management que permite automatizar los procedimientos de Gestión Documental.

F8 Los archivos de gestión de la entidad están conformados acorde a los lineamientos dados en el PGD.

Amenazas

A1 Emergencias naturales o técnicas (ejemplos: incendio, inundación, daños eléctricos) en las espacios físicos de conservación documental.

A2 Constantes cambios normativos que regulan los procesos de la entidad.

A3 Insuficiente recurso presupuestal.A4 Cambios en el alcance funcional de la entidad.A5 Reestructuración de la entidad.


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5. EJES ARTICULADORES PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta los principios de la función archivística contemplados en el artículo 4 de la Ley 594 de 2000, se establecen los siguientes ejes articuladores con los cuales se realiza el análisis de aspectos críticos de la gestión documental del Ministerio y su respectiva valorización y priorización.

Eje Descripción Objetivo

Administración de archivos

Todos los procesos y actividades involucrados en la planeación, diseño, implementación, control y mejora

de los recursos y estrategias para la administración del flujo de información (física, digital y electrónica) en

todos los procesos de la entidad. Incluye temas como infraestructura, personal, presupuesto, normatividad, políticas, procesos y procedimientos, parámetros y

estándares.

Gestionar los recursos humanos y tecnológicos

necesarios para garantizar la eficiente y eficaz

administración de la información en todo el ciclo vital de los documentos de archivo en el Ministerio del

Interior.

Acceso a la información

Garantizar la divulgación de todos los contenidos e información que está bajo el control de entidades públicas mediante la aplicación de principios de

transparencia, participación, servicio al ciudadano y disposición eficiente de la información.

Garantizar el derecho de acceso a la información

pública mediante la disposición de canales de

comunicación e interacción con los ciudadanos.

Preservación de la información

Conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y

preservación digital bajo el concepto de archivo total, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información conservando atributos

tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad desde el momento de su producción y/o recepción,

durante su gestión, hasta su disposición final.

Garantizar la preservación y conservación de los

documentos de archivo (físicos y electrónicos) y

expedientes documentales bajo los principios de

integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad.

Aspectos tecnológicos y de seguridad

Conjunto de medidas preventivas y reactivas de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que

enfoca en la protección de la infraestructura computacional y todo lo relacionado con esta y,

especialmente, la información contenida o circulante buscando mantener la confidencialidad, la

disponibilidad e integridad de datos y de la misma.

Adoptar e implementar estándares, protocolos,

métodos, reglas y herramientas para minimizar

los posibles riesgos relacionados con la gestión

documental.

Fortalecimiento y articulación

Estrategias para la armonización de los procesos de gestión documental con los demás procesos, sistemas

y modelos de gestión de la entidad.

Establecer directrices y mecanismos que permitan la integración del proceso de gestión documental con los

demás del SIGI.


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6. ANÁLISIS DE ASPECTOS CRÍTICOS

Una vez analizados los documentos que permitieron identificar la situación actual de la gestión documental en el Ministerio del Interior, se presenta la matriz de identificación y análisis de aspectos críticos.

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE ASPECTOS CRÍTICOSNo. Tema Aspecto crítico Hallazgos Riesgo asociado

1

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No existe un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).

No se evidenciaron directrices, lineamientos ni un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

Pérdida de información. Dispersión de los tipos documentales de los

expedientes electrónicos en el sistema de información.

Dificultades en la recuperación de los documentos asociados a un expediente.

Creación desmedida de documentos y expedientes en el sistema de información.

Producción y conservación de documentos electrónicos sin criterios de integridad y valides legal

Fallas en el sistema de información por el aumento descontrolado de los documentos de archivo.

No se refleja en las Tablas de Retención Documental aprobadas por la entidad la existencia de los documentos electrónicos.

Existencia de documentos producidos y almacenados en medio electrónicos sin control ni políticas de administración.

Falta de interoperabilidad entre algunos Sistemas de Información y gestor de correspondencia.


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2

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Existencia de fondos acumulados

Fondo documental acumulado entidades liquidadas Dificultad para la recuperación de información Pérdida de la memoria institucional Pérdida de demandas Incumplimiento de normas Sanciones organismos de control

Rezagos en organización de archivos de gestión en las dependencias

Deficiencia en la conformación y administración de los archivos de gestión.

No se aplican las TRD a todos los documentos producidos.

Acceso no autorizado a información. Fraccionamiento de expedientes y trámites Expedientes incompletos Dificultad para la recuperación de información Pérdida de información Pérdida de demandas

Insuficiente control de acceso a los documentos.

No están definidos los mecanismos de conformación de los archivos de gestión.

Falta de descripción archivística en los archivos de gestión.

Falta de una herramienta tecnológica que facilite la administración de los archivos físicos.


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3

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Falta de políticas, directrices y procedimientos para la administración de información en todo el ciclo de vida.

Deficiente documentación del proceso de gestión documental en el SIGI.

Falencias en la construcción de los instrumentos archivísticos (TRD, TVD y CCD) y parametrización en los sistemas de información de la entidad.

Ineficiencia en los trámites administrativos Insuficiencia en la medición y control de los procesos

documentales. Duplicidad de información.

Falencias en los lineamientos para la producción de los documentos de la entidad.Vacíos en la identificación de tipos y flujos de documentos, en especial para manejo de las copias e información cruzada.

Los servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales no se gestionan de manera centralizada y normalizada.

La fecha de radicación de correspondencia producida no corresponde a la fecha de su envío real. Incumplimiento de la normatividad archivística

(Acuerdo 060 de 2001) Incumplimiento de la normativa “Cero papel” Imposibilidad de llevar control eficiente a la

producción, trámite y distribución de documentos. Pérdida de la cadena de trazabilidad en los trámites

administrativos. Ineficiencia administrativa en relación con gastos y

tiempos de respuesta.

Los documentos producidos, que conserva el sistema de administración de correspondencia, no tienen validez toda vez que no contienen firma del productor.El seguimiento a la entrega de correspondencia a su destinatario final se realiza de manera manual.Las comunicaciones oficiales recibidas por canales electrónicos se imprimen para ser radicadas.

Uso ineficiente de los mensajeros.

No se han elaborado y/o aprobado instrumentos archivísticos

Las Tablas de Retención Documental - TRD desactualizados. Incumplimiento de la normatividad archivística

Dificultad para la recuperación de información. Acumulación de documentación en los archivos. Dificultad para administrar el ciclo de vida de los

documentos.

Las Tablas de Valoración Documental - TVD no se encuentran convalidadas por el AGN

No se lleva actualización permanente de los inventarios documentales en los archivos de gestión.


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4

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Falta de personal idóneo asignado a la administración de los archivos de gestión

Aplicación de criterios personales en la organización de archivos.

La no ejecución y control de procesos archivísticos al no asignar claramente las responsabilidades

Retroceso en los procesos archivísticos. Dificultad para la recuperación de información Incumplimiento de normatividad archivística.

Algunas dependencias no tienen personal asignado a las labores archivísticas o comparten su tiempo con otras labores.

Alta rotación del personal en los archivos de gestión.

Insuficiencia del espacio físico e mobiliario apropiados para administración de archivos

Los archivos de gestión de la entidad, carecen de identificación y no permiten el control oportuno de las unidades documentales que en ellos reposan

Riesgo de pérdida de documentos por deterioro Sanciones por el incumplimiento de normas Controles ineficientes para la administración de la

documentación Demoras en la atención de solicitudes de préstamo

y/o consulta de información.

El espacio destinado para el archivo central es insuficiente de acuerdo al flujo documental que producen los procesos misionales, estratégicos y de apoyo de la entidad


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7. VALORACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS

A continuación, se presenta la valoración y priorización de los aspectos críticos con respecto a los ejes articuladores de la gestión documental en el Ministerio del Interior, definidos en el numeral 4. Los aspectos críticos son calificados o valorados de 1 a 10 frente a cada eje articulador, donde 1 es considerado de muy bajo impacto y 10 de muy alto impacto; luego se suman todas las calificaciones obtenidas y se clasifican así: si la suma total está entre 30 y 35 se califica como prioridad alta, si es superior a 35 se califica como prioridad inmediata y si es inferior a 30 como prioridad media. La valoración de los aspectos críticos permite priorizar la formulación de los proyectos archivísticos y atender de manera pertinente las necesidades de la entidad.

№ ASPECTO CRÍTICO

EJES ARTICULADORES

Prioridad

Adm

inis

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ón d

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l

1 No existe un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA).

10 8 8 10 10 46 Inmediata

2 Existencia de fondos acumulados 5 10 10 1 1 27 Media

3 Deficiencias en la conformación y administración de los archivos de gestión.

10 7 6 1 2 26 Media

4Falta de formulación y documentación de políticas, directrices y procedimientos para la administración de información en todo el ciclo de vida.

10 10 10 5 8 43 Inmediata

5Los servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales no se gestionan de manera centralizada y normalizada.

8 8 5 5 8 34 Alta

6 No se han elaborado y/o aprobado instrumentos archivísticos

10 10 10 2 4 36 Inmediata

7 Falta de personal idóneo asignado a la administración de los archivos de gestión

8 7 6 1 1 23 Media

8 Insuficiencia del espacio físico y mobiliario apropiados para administración de archivos

5 8 10 1 1 25 Media

66 68 65 26 35


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8. FORMULACIÓN PROYECTOS ESPECÍFICOS

Tomando como punto de partida la visión estratégica del plan y una vez identificados, valorados y priorizados los aspectos críticos de la función archivística de la entidad, se definieron los siguientes proyectos a desarrollar.

Corto plazo (1 año) Mediano plazo (2 años) Largo plazo (3 años)1. Proyecto de

actualización e implementación de las TRD y TVD

1. Proyecto de estructuración del proceso de gestión documental en el SIGI

2. Proyecto de gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

3. Proyecto de normalización de los servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales

1. Proyecto de organización del fondo acumulado

2. Proyecto de centralización de los archivos de gestión

8.1. Proyectos y planes

A continuación se presenta la formulación de los proyectos específicos a corto (1 año), mediano (2 años) y largo plazo (3 años), que atienden cada uno de los aspectos críticos establecidos en el numeral 6, relacionando sus respectivas metas, objetivos, responsabilidades, actividades e indicadores, para su posterior implementación, seguimiento y control.


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OBJETIVO INSTITUCIONAL ASPECTO CRÍTICO PROYECTO ASOCIADO RESPONSABLE PRIORIDAD

Fortalecer la gestión

Institucional para el buen gobierno

No existe un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)

Proyecto de gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Grupo de Conservación DocumentalGrupo de Sistemas Inmediata

Existencia de fondos acumulados Proyecto de organización del fondo acumulado Grupo de Conservación Documental Media

Deficiencias en la conformación y administración de los archivos de gestión.

Proyecto de centralización de los archivos de gestión

Subdirección Administrativa y FinancieraGrupo de Conservación DocumentalGrupo de sistemas

Media

Falta de políticas, directrices y procedimientos para la administración de información en todo el ciclo de vida.

Proyecto de estructuración del proceso de gestión documental en el SIGI

Grupo de Conservación DocumentalGrupo de Gestión de CorrespondenciaOficina Asesora de Planeación

Inmediata

Los servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales no se gestionan de manera centralizada y normalizada.

Proyecto de normalización de los servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales

Grupo de Conservación DocumentalGrupo de Gestión de CorrespondenciaGrupo de SistemasGrupo de Servicio al Ciudadano

Alta

No se han elaborado y/o aprobado instrumentos archivísticos

Proyecto de actualización e implementación de las TRD y TVD

Grupo de Conservación DocumentalSubdirección Administrativa y FinancieraOficina Asesora de Planeación

Inmediata

Falta de personal idóneo asignado a la administración de los archivos de gestión



Media

Insuficiencia del espacio físico e mobiliario apropiados para administración de archivos


Proyecto de organización del fondo acumulado


Media


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8.2. Proyecto de actualización de las TRD y TVD.

Objetivo: Actualizar las Tablas de Retención Documental de la entidad de acuerdo a la estructura orgánico-funcional actual y realizar los ajustes pertinentes a las Tablas de Valoración Documental de los fondos documentales de las entidades liquidadas para su convalidación ante el Archivo General de la Nación y su posterior implementación.

Alcance del proyecto:1. Actualizar y/o ajustar los instrumentos archivísticos: Cuadro de Clasificación Documental,

Tablas de Retención Documental - TRD y Tablas de Valoración Documental - TVD2. Convalidar las TRD y TVD ante el Archivo General de la Nación. 3. Realizar asistencia para su implementación.

Responsable: Coordinador Grupo de Conservación Documental

Actividades:

№ ACTIVIDAD RESPONSABLE INICIO FIN EVIDENCIA

1

Recopilación de información institucional y normativa relacionada con las funciones y gestión de los procesos de la entidad.

Coordinador Grupo de Conservación Documental

01/02/16 19/02/16

2 Realización de entrevistas con los productores.


23/02/16 10/06/16CircularPlanillas de asistencia

3 Análisis y clasificación de la información recopilada.


13/06/16 08/07/16

4 Identificación y codificación de las series y sub-series documentales.


11/07/16 28/07/16Listado general de las series y subseries

5Elaboración y socialización con los productores de la propuesta de las TRD.


16/08/16 26/08/16

Circular socializaciónPlanillas de asistencia

6Elaboración de Cuadro de Clasificación y cuadro función-serie para cada unidad administrativa.


27/08/16 31/08/16

Cuadro de ClasificaciónCuadro función-serie

7 Elaboración de las fichas de valoración.


01/03/16 21/09/16 Fichas de valoración

8 Ajustes de las TRD Coordinador Grupo de Conservación

27/08/16 31/08/16 TRD ajustadasMemorando


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Documental

9Aprobación de las TRD por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo - CIDA

Acta CIDA

10 Elaboración del documento de presentación de las TRD para AGN.


01/09/16 21/09/16 Documento de presentación

11

Presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación para su convalidación.


Sujeto a la aprobación por parte

del CIDAOficio remisorio

12 Realizar los ajustes a las TVD solicitadas por el AGN.


26/09/16 18/11/16 TVD ajustadas

13

Presentación de las Tablas de Valoración Documental al Archivo General de la Nación para su convalidación.


21/11/16 25/11/16 Oficio remisorio

14Realizar las capacitaciones para la implementación de las TRD en la entidad


Sujeto a la convalidación por

parte del AGN

CircularPlanillas de asistencia

Indicadores:INDICADORES

Indicador Índice Tendencia MetaLas TRD y TVD actualizadas Actividades planteadas en el cronograma vs

Actividades ejecutadas Cumplir 100%

Personal capacitado Unidades administrativas capacitadas vs Unidades administrativas de la entidad Cumplir 100%

Recursos:Físicos Financieros Tecnológicos Humanos

Área de trabajo archivístico 67´000.000Dos (2) equipos de computo Dos (2) técnicos de

archivo


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8.3. Proyecto de estructuración del proceso de gestión documental en el SIGI

Objetivo: Actualizar el proceso de Gestión Documental de acuerdo a los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad con el fin de controlar los aspectos de producción, gestión y trámite, organización, acceso a la información, preservación y disposición final de los documentos recibidos y producidos por la entidad en cumplimiento de las funciones asignadas.

Alcance del proyecto:1. Identificar los procedimientos asociados con la función archivística de la entidad.2. Revisar los procedimientos, guías, instructivos existentes del proceso de Gestión

Documental, ajustarlos, actualizarlos y elaborar los faltantes.3. Revisar y actualizar el Programa de Gestión Documental

Responsable: Coordinador Grupo de Conservación Documental.

Actividades:


1Identificar los documentos que hacen parte del proceso de Gestión Documental


01/09/16 15/09/16

2

Revisar y actualizar los procedimientos y formatos que actualmente se encuentran aprobados para el proceso de Gestión Documental.


15/09/16 30/11/16 Procedimientos actualizados

3

Documentar en procedimientos o instructivos, las actividades de los procesos de Gestión Documental que aún no se encuentran documentadas.


01/02/17 30/09/17

Nuevos documentos del proceso de GD publicados en el SIGI

4

Ajustar y crear los formatos del proceso de Gestión Documental de acuerdo a las necesidades de la entidad y las directrices del Programa de Gestión Documental.


01/02/17 30/09/17

Nuevos formatos del proceso de GD publicados en el SIGI

5 Actualizar la Caracterización del proceso de Gestión Documental.


01/02/17 30/09/17Caracterización del proceso de GD ajustada

6 Socializar la documentación del proceso de GD a nivel institucional


01/10/17 14/10/17 Listas de asistencia a la capacitación

7 Formular e implementar indicadores de Coordinador Grupo de 15/10/17 30/10/17 Indicadores de


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gestión alineados con el plan de acción y plan anticorrupción de acuerdo a las directrices documentadas en el Programa de Gestión Documental.

Conservación Documental gestión ajustados

8

Actualizar la matriz de riesgos correspondiente al proceso de Gestión Documental en concordancia con lo identificado en el Diagnóstico Integral de la Gestión Documental.


15/10/17 30/10/17 Matriz de riesgo ajustada

9 Revisar y actualizar el Programa de Gestión Documental.


01/11/17 22/12/17 PGD actualizado


Indicador Índice Tendencia MetaProceso de GD documentado Actividades planteadas en el cronograma vs



Puestos de trabajo 75´000.000Dos (2) equipos de computo

Un (1) profesional en archivísticaUn (1) técnico de archivo


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8.4. Proyecto de gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Objetivo: Normalizar la producción y generación de documentos electrónicos en el Ministerio del Interior aplicando políticas de seguridad de la información y principios del proceso de gestión documental, garantizando su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad.

Alcance del proyecto:1. Identificar los documentos electrónicos de archivo recibidos y/o producidos por la entidad

en cumplimiento de sus funciones.2. Formular y ejecutar Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

Responsable: Coordinador Grupo de Conservación Documental, Coordinador Grupo de Sistemas

Actividades:


1Identificar documentos electrónicos de archivo en la entidad

Coordinador Grupo de Conservación Documental 01/02/16 31/08/16

Listado documentos electrónicos de archivo

2Formular Programa Especial de Gestión de Documentos Electrónicos - PEGDE


Coordinador Grupo de Sistemas

01/09/16 30/11/16 Programa formulado

3Socializar Programa Especial de Gestión de Documentos Electrónicos



I trimestre 2017 CircularListas de asistencia

4Desarrollar Programa Especial de Gestión de Documentos Electrónicos



II-IV trimestre 2017 Informes avance de implementación


Indicador Índice Tendencia MetaPEGDE implementado Actividades planteadas en el cronograma vs


Recursos:Según se define en el PGDE


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8.5. Proyecto de normalización de los servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales

Objetivo: Realizar un control efectivo y eficiente de las comunicaciones oficiales que ingresan y salen del Ministerio del Interior, prevenir su extravió y la infidencia y garantizar que llegue al destinatario oportunamente tanto al interior de la entidad, como en el ámbito local, nacional e internacional.

Alcance del proyecto:Incluye la recepción, clasificación, radicación, registro y distribución de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, desde el momento de ingreso o despacho hasta que finalice su trámite y quede dispuesta para ser archivada.

Responsables: Subdirector Administrativo y Financiero, Coordinador Grupo de Correspondencia, Coordinador Grupo de Sistemas.

Actividades:


1

Adecuar el espacio físico para la recepción y envío de comunicaciones oficiales desde un área centralizada (incluido puesto en la sede Giralda)

Subdirector Administrativo y Financiero

I trimestre

2017

II trimestre

2017

Espacio adecuado con los elementos requeridos

2

Establecer el procedimiento para llevar a cabo el radicado único para comunicaciones oficiales con desino externo

Coordinador Grupo de Correspondencia

I trimestre

2017

I trimestre

2017

4Actualizar el procedimiento para llevar a cabo la distribución de comunicaciones de carácter interno


I trimestre

2017

I trimestre

2017

3 Parametrizar la herramienta tecnológica (SIGOB)



I trimestre

2017

II trimestre

2017

Herramienta parametrizada

4

Establecer las directrices, lineamientos y controles para hacer eficiente, eficaz y transparente el manejo de las comunicaciones oficiales.


II trimestre

2017

II trimestre

2017

5

Elaborar guías e instructivos necesarios para los procedimientos establecidos para la recepción, radicación, trámite y distribución de


II trimestre

2017

II trimestre

2017

Documentos SIGI elaborados y publicados


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comunicaciones oficiales

6

Capacitar y socializar a todo el personal acerca de funcionamiento de cada los procedimientos para la recepción, radicación, trámite y distribución interna y externa de comunicaciones oficiales


III trimestre

2017

III trimestre

2017

7

Puesta en funcionamiento u seguimiento a la implementación de los procedimientos establecidos y formular las acciones de mejora correspondientes.


IV trimestre

2017

IV trimestre

2017

Informe de seguimiento a la implementación del proyecto


Indicador Índice Tendencia MetaVentanilla única de radicación y distribución de las comunicaciones oficiales implementada

Actividades planteadas en el cronograma vs Actividades ejecutadas Cumplir 100%


Área de trabajo adecuada14 puestos de trabajoCasillerosBalanzaInsumos de trabajoCarpetasCajas

320´000.000

14 equipos de computoDos (2) impresoras laserCuatro (4) impresoras para etiquetas y/o reloj-radicador12 escáneres

CoordinadorDiez (10) auxiliares Un (1) profesional – analistaUn (1) patinador internoDos (2) mensajeros externosUn (1) mensajero motorizado


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8.6. Proyecto de organización del fondo acumulado

Objetivo: Organizar técnicamente los fondos documentales de las entidades liquidadas y los archivos de gestión no transferidos inicialmente de distintas dependencias del Ministerio del Interior mediante la aplicación de las Tablas de Valoración Documental - TVD.

Alcance del proyecto:Desde la clasificación, ordenación, descripción, hasta la aplicación de disposición final al fondo documental (digitalización, eliminación, conservación total o selección).

Responsable: Coordinador Grupo de Conservación Documental.

Actividades:


1

Clasificar los expedientes documentales de acuerdo a los cuadros de clasificación en sus diferentes estructuras.


I trimestre

2018

IV trimestre

2018

Archivo organizado e inventariado

2Depurar copias y documentos de apoyo. Retirar material abrasivo de los documentos.


3

Ordenar y foliar los documentos de acuerdo a las series y sub series documentales definidas en las Tablas de Valoración Documental.


4Registrar en el formato de inventario único documental las unidades de conservación.


5 Rotular y ubicar en las unidades de conservación (cajas x-200)


6

Aplicar disposición final al fondo documental de acuerdo a los establecido en las Tablas de Valoración Documental y los protocolos de disposición final


Acta de eliminaciónActa de transferencia al AGN


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Indicador Índice Tendencia MetaFondo acumulado organizado Actividades planteadas en el cronograma vs



Área de trabajo archivísticoElementos de protección personalInsumos de trabajo (lápices, borradores, sacaganchos, perforadoras, ganchos legajadores, etiquetas autoadisivas, etc.)CarpetasCajas

350´000.000*

Dos (2) equipos de computoImpresoraLector microfilms

Quince (15) auxiliares de archivoDos (2) técnicos

* Sin tener en cuenta el costo de digitalización y/o microfilmación


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8.7. Proyecto de centralización de los archivos de gestión

Objetivo: Creación del Centro de Administración Documental como área responsable de la recopilación, organización, procesamiento, conservación y administración de la documentación recibida y producida por la entidad en cumplimiento de las funciones asignadas.

Alcance del proyecto:1. Ejecutar un plan piloto con las dependencias seleccionadas para la organización y

administración centralizada de sus archivos de gestión.2. Evaluar plan piloto.3. Crear y poner en funcionamiento Centro de Administración Documental.

Responsable: Coordinador Grupo de Conservación Documental, jefe de dependencia productora de los archivos de gestión.

Actividades y tiempos:


1 Evaluación de archivos de gestión a centralizar


I trimestre

2018

Itrimestre

2018

Informe de evaluación de los archivos de gestión

2 Organización y administración centralizada de archivos identificados


IItrimestre

2018

IV trimestre

2018

Archivo organizado según las TRD

3 Evaluación del plan pilotoCoordinador Grupo de Conservación Documental

IV trimestre

2018

IV trimestre

2018

Informe de evaluación del proyecto piloto

4 Asignación y preparación de espacio en el archivo

Coordinador Grupo de Conservación DocumentalSubdirector de la SAF

IV trimestre

2018

IV trimestre

2018

Espacio habilitado para Centro de Documentación

5 Recepción de documentos y su catalogación


Itrimestre

2019

IV trimestre

2019

Documentos dispuestos al servicio

6 Puesta en funcionamiento del CADCoordinador Grupo de Conservación Documental

IV trimestre

2019

IV trimestre

2019

Medición de eficiencia de funcionamiento del CAD


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Indicador Índice Tendencia MetaExpedientes organizados y administrados centralizadamente plan piloto

Total de expedientes organizados e incorporados a la BD /Total de expedientes entregados en la administración * 100

Creciente 100%

Administración centralizada de los archivos de gestión de dependencias del MI

Número de dependencias del MI con archivo de gestión centralizado/Total de dependencias del MI * 100 Creciente 100%

Tiempo de respuesta a la solicitud de información

Tiempo transcurrido ente la solicitud de información y la respuesta dada por parte de CAD

Decreciente

Menor de 2 horas

Recursos: (Plan piloto)Físicos Financieros Tecnológicos Humanos

Área de trabajo archivísticoEstanteríasÁrea de atención al usuarioElementos de protección personalInsumos de trabajo (lápices, borradores, sacaganchos, perforadoras, ganchos legajadores, etiquetas autoadisivas, etc.)CarpetasCajas

150´000.000*

Dos (2) equipos de computoImpresoraAplicativo para administración de archivos físicos

Seis (6)) auxiliares de archivoUn (1) técnico

*Recursos requeridos para Plan Piloto


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9. CONTROL Y SEGUIMIENTO

Además de los mecanismos administrativos para la medición de los objetivos y actividades de los procesos, en el marco del SIGI, adicionalmente, se incluirá dentro del Plan Estratégico, Planes de Acción, Mapas de Riesgo y demás instrumentos de planeación, seguimiento y control las actividades, indicadores, hitos y riesgos de los proyectos formulados en el PINAR, con el fin de garantizar su correcta ejecución. Los indicadores de gestión y el mapa de ruta presentados a continuación constituyen un referente de control y seguimiento para cada uno de los proyectos establecidos en el PINAR.

9.1. Indicadores de gestión

Con el objeto de controlar el avance de cada uno de los planes propuestos se colocan los indicadores y metas para el periodo planeado, así:

PROYECTO INDICADOR INDICE META MEDICIÓN TRIMESTRAL

2016AÑOS

SIGUIENTES TOTAL OBSERVACIÓN1 2 3 4 2017 2018

Proyecto de actualización de las

TRD y TVD

Las TRD y TVD actualizadas

Actividades planteadas en el cronograma vs Actividades ejecutadas

100% 25% 25% 25% 25%

Personal capacitado

Unidades administrativas capacitadas vs Unidades administrativas de la entidad

100%Sujeto a convalidación de las TRD por parte del AGN

PROYECTO INDICADOR INDICE META MEDICIÓN TRIMESTRAL2016

AÑOS SIGUIENTES TOTAL OBSERVACIÓN


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1 2 3 4 2017 2018Proyecto de

estructuración del proceso de gestión documental en el

SIGI

Proceso de GD documentado


100% 25% 75% 100%


2016AÑOS


Proyecto de gestión de Documentos Electrónicos de

Archivo

PEGDE implementado


100% 5% 5% 5% 15% 70% 100%


2016AÑOS


Proyecto de normalización de los

servicios de recepción,

radicación y distribución de

comunicaciones oficiales

Ventanilla Única de radicación y distribución de las comunicaciones oficiales implementada


100% 100% 100%


2016AÑOS



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Fondo cumulado organizado


100% 100% 100%


2016AÑOS



Expedientes organizados y administrados centralizadamente plan piloto

Total de expedientes organizados e incorporados a la BD /Total de expedientes entregados en la administración * 100

100% 100% 100%

Administración centralizada de los archivos de gestión de dependencias del MI

Número de dependencias del MI con archivo de gestión centralizado/Total de dependencias del MI * 100

100% Actividad prevista para el año 2019

Tiempo de respuesta a la solicitud de información

Tiempo transcurrido ente la solicitud de información y la respuesta dada por parte de CAD

< 2 horas

< 2 horas


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9.2. Mapa de ruta

La ejecución de los planes en el tiempo se puede observar en el siguiente cuadro:

PROYECTO

EJECUCION

RESPONSABLECORTO PLAZO

MEDIANO PLAZO

LARGO PLAZO

2016 2017 2018-2020Proyecto de actualización e implementación de las TRD y TVD


Proyecto de estructuración del proceso de gestión documental en el SIGI


Proyecto de gestión de Documentos Electrónicos de Archivo


Coordinador Grupo SistemasProyecto de normalización de los servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales







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