LOGÍSTICA

I. Definición.

Conjunto de actividades de movimiento y almacenamiento del flujo de materiales y productos desde la fuente hasta el consumo.

Para muchas empresas, la satisfacción del cliente es lo primordial. El consumidor consigue el producto en el tiempo y lugar preciso, lo compra y se va. Sin embargo, detrás de esa demanda existe todo un proceso de producción y distribución que contribuye a maximizar la flexibilidad de respuesta de cada cliente; es necesario haber estudiado con anterioridad el nivel del mercado y los lugares precisos donde se va a vender ese producto.

Precisamente la logística coordina y planifica diferentes actividades con el objeto de que el producto llegue a su usuario final en el tiempo, forma adecuada y al menor costo y efectividad posible.

II. Importancia.

La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a un cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible, algunas de las actividades que puede derivarse de la gerencia logística en una empresa son las siguientes:

· Aumento en líneas de producción.

· La eficiencia en producción, alcanzar niveles altos.

· La cadena de distribución debe mantener cada vez menos inventarios.

· Desarrollo de sistemas de información.

III. Objetivos:

· Disminución de los costes financieros de los stocks.

· Optimización de los costes de almacenamiento y de transporte.

· Reducción de los costes de planificación y puesta en marcha.

· Reducción de los costes de personal.

· Reducción de los plazos de entrega.

· Mantener relaciones más estrechas con los clientes (fabricantes, mayoristas, minoristas, consumidor final).

IV. Política de la Logística:

· La política más efectiva es la que busca hacer lo indicado, en el momento preciso con un control absoluto de la situación.

· Las políticas deberían generar como primer producto: confianza.

· Una buena política empresarial se concentra en pocos y grandes objetivos, y sigue un solo camino, el correcto, hasta alcanzarlos.

V. El proceso Logístico y sus funciones.

a. Abastecimiento.

Esta función del ciclo de materiales se inicia con la requisición por los insumos que se necesitan para la producción y termina cuando los materiales solicitados están a disposición del que los pidió.

Las actividades comprendidas en esta parte del proceso corresponden a al adquisición o compra, la recepción, inspección y almacenaje, el control de las existencias; la entrega, utilización; y el transporte y manipulación que actúan en varias de estas actividades.

b. Compras.

· El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuáles son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas mejora la posición competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización.

· El aprovisionamiento tiene los siguientes principios: Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.

· Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece.

· El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta - demanda).

· Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.

· Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.

· En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.

· Calidad - Precio - Tiempo de entrega - Cantidad.

c. Mantenimiento.

El sector Mantenimiento generalmente se incluye en las organizaciones, dentro de la función denominada Ingeniería de Planta, siendo en muchos casos, su actividad excluyente. En algunas organizaciones, la función de Ingeniería de Planta se llama Intendencia.

En mantenimiento, se agrupan una serie de actividades cuya ejecución permite alcanzar un mayor grado de confiabilidad en los equipos, máquinas, construcciones civiles, instalaciones, etc.

d. Transporte.

La función de transporte se ocupa de todas las actividades relacionadas en forma directa o indirectamente con la necesidad de situar los productos en los puntos de destino correspondiente, tomando en cuenta: seguridad, servicio y costo.

El transporte se encarga a trasladar el producto desde el almacén (punto de origen), hasta el lugar de destino. Hay que mencionar que esto es de suma importancia dentro del mundo de la distribución.

El concepto de transporte está relacionado con el llamado tiempo de transporte consistente en que la materia prima (mercadería) se encuentra en los muelles para su carga hasta que el producto llega al lugar de destino. Aquí se incluye conceptos como tiempo de espera, carga/descarga de vehículos, paros en rutas, transbordo, etc.

VI. Modos de transporte.

1. Transporte ferroviario:

Uno de los más antiguos pero que no ha tenido un desarrollo sostenible. Esto se debe a la falta de interconexión entre las redes de países vecinos, y las diferencias de anchos de la vía férrea.

En el Perú este sistema ofrece considerable limitaciones como:

· Frecuencia de envío

· Infraestructura deficiente

· Accesibilidad limitada

2. Transporte carretero:

Es el más usado y la mayoría de las regiones en desarrollo están conectadas a través de una red carretera con los países industrializados, pero sólo existe un servicio de transporte internacional de carga en algunos de ellos. Se debe a la precariedad del flujo comercial y a la falta de carga de retorno.

Desde el punto de vista del costo transportado (Tm/Km.), se sitúa en un intermedio entre el transporte aéreo o marítimo. La accesibilidad, fiabilidad y una velocidad razonable en torno a los 95 Km. /hora constituyen sus principales atributos.

3. Transporte marítimo:

Transportada por las distintas empresas navieras comerciales a través de las rutas marítimas establecidas.

La estandarización de los contenedores y su fabricación especial hacen que los barcos puedan transportar hasta 1.600 contenedores de 12 m.

4. Transporte aéreo:

De acuerdo a la urgencia de las necesidades es la fiabilidad del sistema que se hace ideal por este medio.

VII. Materiales Requeridos

Clasificación de los materiales:

Se debe realizar en función de sus características logísticas, incluyendo:

· De transporte: embalajes con unidades contenidas. Peso, volumen, dimensiones de transporte, condiciones de expedición.

· De Manejo: resistencia, rigidez, recipiente, soportes, ganchos, etc.

· De almacenaje: envases, volatilidad, combustibilidad, dimensiones de almacenamiento, etc.

· Del tráfico: lotes de pedido, frecuencia de pedidos, stock máximo, lote y frecuencia de servicio, consumos anuales o mensuales.

Se propende a establecer una clasificación ABC de los productos manejados, para someterlos a diferentes tratamientos.

Manipulación de materiales

Transportar materiales o sustancias de un punto a otro, en menos tiempo y al mínimo costo.

VIII. Servicios.

En el mundo, existe una alta competencia ante un cliente más exigente y selectivo, por lo que se necesita imperiosamente que las empresas dedicadas a esta esfera adquieran una alta competitividad, ya que en estos momentos existen muchas dificultades en cuanto al cumplimiento del nivel deseado en los servicios que se prestan y los altos costos asociados a estos, siendo un hecho el deficiente sistema de gestión logística en las instalaciones de servicios, que conlleva a resultados no deseados de Eficiencia y Eficacia, por lo que se evidencia la necesidad una acertada gestión logística en la dirección de las organizaciones de servicio.

Tipos de servicios.

Los servicios forman parte del sector terciario de la economía. Fenómenos como la globalización, las nuevas tecnologías y la aparición de formas comerciales distintas contribuyen a la diversidad de servicios que podemos encontrar. Particularmente en el Perú, la alta tasa de desempleo en sectores tradicionales ha impulsado la creación de ocupaciones alternativas en este sector.

Entre los tipos de servicios encontramos: los servicios de distribución, que se encargan de llevar a la población los productos que consume; los servicios empresariales y de banca, que surgen por la complejidad de las relaciones económicas y la necesidad de una mayor fluidez en los procesos financieros; los servicios personales, que intentan cubrir demandas de la población en aspectos como la alimentación, el turismo, el ocio, las reparaciones, el cuidado personal o el servicio doméstico; y los de administración pública y servicios sociales, que incluyen todo un conjunto de actividades financiadas por el Estado que procuran mejorar la calidad de vida de la población. Entre estos servicios encontramos la educación, la sanidad, la seguridad y la justicia.

IX. Parámetros de calidad.

· Calidad de diseño: es el grado en el que un producto o servicio se ve reflejado en su diseño.

· Calidad de conformidad: Es el grado de fidelidad con el que es reproducido un producto o servicio respecto a su diseño.

· Calidad de uso: el producto ha de ser fácil de usar, seguro, fiable, etc.

· El cliente es el nuevo objetivo: las nuevas teorías sitúan al cliente como parte activa de la calificación de la calidad de un producto, intentando crear un estándar en base al punto subjetivo de un cliente. La calidad de un producto no se va a determinar solamente por parámetros puramente objetivos sino incluyendo las opiniones de un cliente que usa determinado producto o servicio.

X. Relación de la logística con otras áreas de la empresa

1. Logística - gerencia general.

La relación entre el Gerente General y el de Logística debe ser de comprensión, aceptación y apoyo a sus responsabilidades para administrar eficientemente a fin de lograr resultados con costos económicos en todos los aspectos de su actividad.

2. Logística – Producción.

La relación debe ser de coordinación y no de subordinación, mediante el desempeño coordinado de ambos, producción puede contar con materiales que requiere sin tener preocupaciones extras a su verdadera función.

3. Logística - Finanzas – Contabilidad.

La función Logística para satisfacer las necesidades de los usuarios compromete la economía de la Empresa y antes de hacerlo debe coordinar con la dependencia de Finanzas para lograr un buen empleo de los fondos, reducciones en los costos de operación y mejoras en la entrega de materiales.

Estos requerimientos de capital para futuras adquisiciones de materiales, ayuda al control contable (flujo de caja y sus proyecciones) y al Planeamiento Financiero.

4. Logística – Comercialización.

La política de comercialización es fundamental para la operación del sistema logístico, ya que al establecer el pronóstico de ventas se define las necesidades de producción en la Empresa.

5. Logística - Ingeniería del Producto.

La relación se centra en la utilización de componentes acordes con la producción del artículo, es decir diseñar nuevos artículos de acuerdo con la tecnología.

6. Logística - Control de Calidad.

Logística debe coordinar y obtener colaboración del Control de Calidad del producto que se fabrica y los que son adquiridos para la producción, para asegurarse que la calidad del producto final sea óptima.

XI. Buenas Prácticas Logísticas en la recepción, almacenaje, protección, seguridad y distribución de materiales y/o residuos.

a. Recepción.

La recepción de pedido es uno de los procesos de un almacén logístico. Corresponde al punto de transferencia de propiedad entre un proveedor y un cliente. Es una etapa de control importante para garantizar la conformidad de la mercancía antes su integración en las existencias de la empresa.

Principales etapas

Las principales etapas del proceso de recepción son :

· Control documental

· Descarga de la mercancía

· Control cuantitativo y cualitativo

· Integración de la mercancía recibida en el stock de la empresa

b. Almacenaje

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. Son manejados a través de una política de inventario. Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada el sistema de gestión del almacén y el modelo de almacenamiento.

Principios de Almacenaje.

 Al margen de que cualquier decisión de almacenaje que se adopte tenga que estar enmarcada en el conjunto de actividades de la distribución integrada, se deben tener siempre en cuenta las siguientes reglas generales o Principios de Almacenaje:

1. El almacén NO es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la empresa. En consecuencia, su planificación deberá ser acorde con las políticas generales de ésta e insertarse en la planificación general para participar de sus objetivos empresariales.1. Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que originen sean mínimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados.

1. La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para su funcionamiento; para ello deberá minimizarse:

0. El Espacio empleado, utilizando al máximo el volumen de almacenamiento disponible.0. El Tráfico interior, que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con que se produzcan los movimientos.0. Los Movimientos, tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles y a la utilización de cargas completas.0. Los Riesgos, debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de seguridad incrementan notablemente la productividad del personal.1. Por último, un almacén debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura e implantación, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolución en el tiempo.

Funciones de los almacenes:

1. Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

1. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

Mantener informado constantemente al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

1. Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

1. Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

1. Minimizar costos logrando así dar mayor eficiencia a la empresa.

1. Darle movimiento a los productos estacionados dentro del almacén, tanto de entrada como de salida.

1. Valorizar, controlar y supervisar las operaciones internas de los movimientos físicos y administrativos.

c. Protección

El servicio de almacenamiento tiene la finalidad de guardar las herramientas, materiales, piezas y suministros hasta que se necesiten en el proceso de fabricación. Este objetivo puede enunciarse de forma más completa como la función de proteger las herramientas, materiales, piezas y suministros contra pérdidas debido a robo, uso no autorizado y deterioro causado por el clima, humedad, calor, manejo impropio y desuso.

d. Seguridad

Investigaciones industriales indican que cerca del 40 % de los accidentes en la planta ocurren durante las operaciones de manejo de materiales. De estos, 25% son causados por levantamiento y cambio de lugar de materiales. Con un análisis cuidadoso del manejo de materiales y el uso de dispositivos mecánicos para ese manejo cuando es posible, se reduce la fatiga y los accidentes de los empleados. Los registros prueban que la fábrica segura también es una fábrica eficiente. Protecciones de seguridad en ciertos puntos de la transmisión de energía, prácticas operativas seguras, buena iluminación y limpieza adecuada son esenciales para que el equipo de manejo de materiales sea seguro. Los trabajadores deben instalar y operar todo este equipo de manera compatible con las reglas de seguridad existente.

e. Distribución física

El término logística hace referencia a las actividades de dirección del flujo de materiales y productos, desde la fuente de suministros, para la elaboración del producto, hasta su utilización por el usuario final.

Distribución física se utiliza frecuentemente como sinónimo de logística. Hace referencia al movimiento externo de los productos desde el vendedor (origen) al cliente o comprador (destino).

Se considerará, en adelante, que logística y distribución física son términos equivalentes y que abarcan aquel conjunto de operaciones llevadas a cabo para que el producto recorra el camino que dista desde su punto de producción hasta el de consumo. Los canales de distribución son los que posibilitan el desarrollo de estas actividades.

Funciones de la distribución física.

1. Procesamiento de los pedidos: Incluye todas actividades relativas a la recogida, comprobación y transmisión de órdenes de compra.

2. Manejo de materiales: determinación de los medios materiales y procedimiento para mover productos dentro y entre los almacenes y locales de venta de la propia empresa.

3. Embalaje: elección de los sistemas y formas de protección y conservación de los productos.

4. Transporte del producto: determinación de los medios materiales a utilizar y plan de rutas a seguir para mover el producto desde el punto de origen al de destino.

5. Almacenamiento: selección del emplazamiento, dimensión y características de los almacenes en los que se deben guardar los productos.

6. Control de inventario: determinación de las cantidades de productos que el vendedor debe tener disponibles para su entrega al comprador y establecimiento de la periodicidad con que han de efectuarse los pedidos.

7. Servicio al cliente: establecimiento de los puntos de servicio, medios materiales y personas para recibir y atender al cliente, así como para entregar y cobrar el producto.

La ejecución de las funciones de la distribución física debe perseguir la efectividad de la función como parte del sistema logístico global de la empresa.El funcionamiento efectivo de la distribución física puede ser un factor esencial para mantener una ventaja competitiva, sobre todo en empresas que llevan a cabo una distribución intensiva.

Objetivos de la distribución física:

· Un sistema de distribución eficaz será aquel que tenga a disposición del mercado los productos que éste demande, en la cantidad precisa y en el momento oportuno. Pero para conseguir que el producto esté al alcance del consumidor en el momento y lugar que lo precise y en la cuantía demandada debe disponerse de unos medios logísticos adecuados, que suministren los productos a los canales de distribución.

· La dirección de la logística tendrá como finalidad conseguir esos fines básicos de la distribución. Pero además, para que la logística sea eficiente, deberá llevarse a cabo al menor coste posible.

· No obstante, al contemplar los costes de la distribución física deben tenerse en cuenta no sólo los costes directos de cada una de las actividades que engloba, sino también la interrelación entre cada uno de ellas y los costes de oportunidad en que puede incurrirse.

· El cumplimiento de los objetivos de la distribución física debe contemplarse desde una perspectiva global. Es decir, tratar de minimizar el coste total del sistema de distribución física, lo que no implica necesariamente que tenga que minimizarse cada uno de los costes de las actividades que comprende aquella.

f. Residuos.

La tendencia mundial actual está dirigida hacia una nueva cultura ambiental en todos los sectores de la sociedad, que considera que el bienestar económico solo puede ser alcanzado unido a un manejo ambiental seguro. El cuidado medio ambiental se ve estrechamente relacionado con todos los procesos productivos que generan residuos en una empresa en cualquier parte del mundo.

Por esta razón las regulaciones nacionales e internacionales son continuamente mejoradas y comienzan a ser cada vez más rigurosas.

Es necesario desarrollar políticas de reciclado respetando el desempeño o estándares del producto: utilizar materiales de origen reciclado, y reciclables; explorar innovaciones tecnológicas que permiten utilizar materiales reciclados; financiar estudios para reducir el uso de materias primas vírgenes.

XII. Orden y limpieza en el puesto de trabajo

Son numerosos los accidentes que se producen por golpes y caídas como consecuencia de un ambiente desordenado o sucio, suelos resbaladizos, materiales colocados fuera de su lugar y acumulación de material sobrante o de desperdicio. Ello puede constituir, a su vez, cuando se trata de productos combustibles o inflamables, un factor importante de riesgo de incendio que ponga en peligro los bienes patrimoniales de la empresa e incluso poner en peligro la vida de los trabajadores si los materiales dificultan y obstruyen las vías de evacuación.

El alcance de las normas que se implanten para garantizar el orden y la limpieza afecta a todas las dependencias de la empresa (talleres y oficinas) y los destinatarios de las mismas son todos los trabajadores con independencia de su categoría u ocupación. La implantación operativa y eficaz sólo se logrará si parte de un compromiso expreso de la Dirección en tal sentido, seguido de una difusión de este compromiso asumido, de modo que todo trabajador sea conocedor de los objetivos que en esta materia se ha marcado la Dirección y de la necesidad y obligatoriedad de participar y los medios con los que va a participar para colaborar en la consecución de estos objetivos. Con el fin de gestionar correctamente todo lo relacionado con el orden y la limpieza es imprescindible facilitar la comunicación y la participación de los trabajadores para mejorar la forma de hacer las cosas, fomentando la creación de nuevos hábitos de trabajo, implantando rigor en lo establecido y responsabilizando individualmente a mandos intermedios y a todos los trabajadores sobre el tema.

XIII. El método de las 5S.

El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples. Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, tales como, empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.

La integración de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular:

Denominación

Concepto

Objetivo particular

Clasificación

Separar innecesarios

Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil

Orden

Situar necesarios

Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz

Limpieza

Suprimir suciedad

Mejorar el nivel de limpieza de los lugares

Normalización

Señalizar anomalías

Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden

Mantener la disciplina

Seguir mejorando

Fomentar los esfuerzos en este sentido

Por otra parte, la metodología pretende:

· Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.

· Reducir gastos de tiempo y energía.

· Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.

· Mejorar la calidad de la producción.

· Seguridad en el trabajo.