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Documento de Análisis de requerimientos y especificaciones 1

Documento de Análisis de Requerimientos y Especificaciones

Versión 3.0

SISTEMA DE GESTION ACADEMICO

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ANÁLISIS DE REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES PARA EL SISTEMA DE GESTION ACADEMICO

CONTENIDO

1. INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO................................................................................5

1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................. 6

2. GLOSARIO DE TÉRMINOS............................................................................................. 7

3. OBJETIVOS.......................................................................................................................... 93.1. OBJETIVO GENERAL..........................................................................................................................93.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................................................................9

4. ANÁLISIS DETALLADO DE REQUERIMIENTOS.................................................104.1. LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS........................................................................................104.2. VALIDACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES.................................................................10

5. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA....................................................................................115.1. CONTEXTO......................................................................................................................................115.2. PROPÓSITO GLOBAL DEL SISTEMA.................................................................................................115.3. ACTORES DEL SISTEMA...................................................................................................................11

6. DEFINICIÓN DEL SISTEMA.........................................................................................146.1. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES...................................................................................................156.2. CASOS DE USO................................................................................................................................156.3. INVENTARIO DE CASOS DE USO......................................................................................................166.3.1. Proceso de inscripción...............................................................¡Error! Marcador no definido.6.3.2. Configuración...............................................................................¡Error! Marcador no definido.6.3.3. Consultas.....................................................................................¡Error! Marcador no definido.6.3.4. Documentos.................................................................................¡Error! Marcador no definido.6.3.5. Certificaciones.............................................................................¡Error! Marcador no definido.6.3.6. Recursos......................................................................................¡Error! Marcador no definido.6.3.7. Reportes.......................................................................................¡Error! Marcador no definido.6.3.8. Administrativo..............................................................................¡Error! Marcador no definido.

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LISTA DE TABLAS

TABLA 1. USUARIOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN ACADÉMICA..........................................................................12TABLA 2. ABREVIATURAS EMPLEADAS EN LOS CASOS DE USO........................................................................16

LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1. PROCESO PARA LA DEFINICIÓN Y ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS.....................................14FIGURA 2. CONVENCIONES DE LOS DIAGRAMAS DE CASOS DE USO...............................................................16

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1. INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Proyecto: Análisis de requerimientos para el Sistema de Gestión Académica

Identificador: GC_SGA_ANA_001.doc

Nombre del documento: Documento de Análisis de Requerimientos y Especificaciones Sistema de Gestión Académica

Estado del documento: Finalizado

Responsable: Oficina CIAF, Instituto Geográfico Agustí Codazzi – IGAC

Elaborado por: Catalina Novoa

Consolidado por: Catalina Novoa

Revisado por: Jorge Gamba

Control de versiones del documentoVersión Fecha Descripción del cambio Elaborado por Autorizado por

1.0 2012/04/09 El documento relaciona los requerimientos funcionales y no funcionales del Sistema de Gestión Académica. Contiene los casos de uso y demás especificaciones que se generaron luego del levantamiento de requerimientos.

Catalina Novoa Jaime Silva

2.0 2012/06/09 Se realiza revisión y ajustes al documento

Catalina NovoaJorge Gamba

Jaime Silva

3.0 2012/09/04 Se finaliza el documento Catalina NovoaJorge Gamba

Jaime Silva

RevisionesJaime Silva Coordinador Técnico

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1. INTRODUCCIÓN

Este documento contiene los resultados de la fase de análisis del Sistema de Gestión

Académica, que apoyado bajo los lineamientos de la Metodología de Desarrollo de

Software del IGAC, llega a delimitarse el alcance del proyecto.

Un insumo importante para el desarrollo de esta etapa de análisis fueron las sugerencias

de los funcionarios del GIT de Gestión del Conocimiento, expuestas ante el equipo de

trabajo de Gestión del Conocimiento y en las que se encontraban la implementación de

funcionalidades relacionadas con consultas, generación de reportes, herramientas

dinámicas para el estudiante y el docente. Resultado de esto se obtuvo un listado de

requerimientos funcionales y no funcionales del sistema.

Posteriormente, se llevó a cabo la estructuración de los casos de uso del sistema, con el

fin de identificar su modularidad, usuarios, tipos de datos, flujos de información,

diagramas de caso de uso; en donde la retroalimentación de observaciones por parte de

los funcionarios y del equipo de trabajo se hizo necesaria en esta etapa inicial del

proyecto. Cabe aclarar también, que esta etapa de análisis representa el soporte de las

etapas de diseño, desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Académica.

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2. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Este glosario tiene como propósito describir los términos empleados en el levantamiento

de requerimientos del Sistema de Gestión Académico.

AActualización Proceso mediante el cual un documento se adecua a las condiciones o practicas vigentes,

bien sea, por la ocurrencia de un cambio y/o por la necesidad de verificar su validez en

intervalos de tiempos definidos.

CCompetenciasConjunto de conocimientos, habilidades o actitudes que se espera sean desarrolladas por

los estudiantes y que los haga mas eficaces en su desempeño profesional.

Contenidos temáticosEspecifica los componentes de conocimiento desarrollados dentro de un programa

académico, basa su contenido en los Syllabus de cada materia pero estos van enfocados

a los posibles usuarios de los diferentes programas.

EEducación o curso formalAquel que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia

regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas, y conducente a

grados y títulos.

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Educación o curso no formalAquel curso que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos

y formar en aspectos académicos o laborales, sin sujeción al sistema de niveles y grados

de la educación formal.

MMedios académicosRecursos tecnológicos y físicos necesarios y suficientes para la correcta prestación de los

servicios educativos.

OOferta académicaConjunto de cursos y otras actividades armónicamente integradas encaminadas a dar

formación a nivel superior en un determinado campo del conocimiento, en una modalidad

académica y bajo una metodología y una jornada especifica

SSyllabusConjunto de criterios que describen en cada materia o asignatura: introducción,

presentación, programa, metodología de enseñanza, metodología de evaluación y

bibliografía con el fin de sintetizar la propuesta de aplicación de la asignatura

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3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Determinar el alcance que tendrá el Sistema de Gestión Académica.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar los requerimientos funcionales de los usuarios del Sistema de Gestión

Académica, para cada una de los módulos de interés.

Especificar los requerimientos no funcionales del Sistema de de Gestión Académica,

mediante su descripción detallada y criterios de aceptación.

Especificar los casos de uso del sistema en los que se obtendrá la modularidad del

sistema, usuarios, flujo de información y prototipos de interfaz de usuario.

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4. ANÁLISIS DETALLADO DE REQUERIMIENTOS

4.1. LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS

El levantamiento de Requerimientos Funcionales y No Funcionales del Sistema de de

Gestión Académica, tiene como objetivo el de identificar las necesidades de los usuarios

(aspirante, estudiante, egresado, docente y administrativo) de la aplicación. Estas

actividades se llevaron a cabo el 22 de Marzo del 2012 en las instalaciones del CIAF -

IGAC (Bogotá). La técnica empleada en el levantamiento fue lluvia de ideas; que

complementada con entrevistas a los funcionarios, definieron un esquema de temáticas

que conformarían el sistema:

Modulo Aspirantes Modulo Autenticación Modulo Administrativo - Cursos Modulo Administrativo - Promoción Modulo Administrativo - Estudiantes Modulo Administrativo – Docentes

Modulo Administrativo – Instituciones

Modulo Administrativo – Salones

Modalidad Virtual

Complementado a esto, se llevó a cabo la recolección de información alfanumérica, la

cual fue suministrada por los funcionarios.

4.2. VALIDACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

La validación del análisis de los requerimientos con los funcionarios del GIT de Gestión

del conocimiento se realizó el día 31 de Mayo de 2.012 en las instalaciones del CIAF -

IGAC, empleando los formatos establecidos por el Sistema de Gestión Integrado de

Calidad del IGAC.GC_SGA_ANA_001.doc


5. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

5.1. CONTEXTO

A la cabeza de la implementación del Sistema de de Gestión Académica se encuentra el

Grupo Interno de Trabajo de Gestión del Conocimiento que apoyado bajo los lineamientos

de Gestión académica se encuentra el desarrollo del Sistema.

5.2. PROPÓSITO GLOBAL DEL SISTEMA

El propósito del sistema es convertirse en una herramienta web útil en la gestión

académica y administrativa referente a los procesos (inscripciones, consultas, reportes,

etc.), en aras del fortalecimiento del aprendizaje y desarrollo integral del conocimiento

para fomentar la cultura informacional y el uso de TIC's a la población en general.

5.3. ACTORES DEL SISTEMA

El fin de un Sistema de Gestión Académica es servir a sus usuarios, por lo que reconocer

sus necesidades es la guía del éxito de su implementación. Cabe aclarar que el término

“usuario” no se refiere únicamente a usuarios humanos sino también a otros sistemas, es

decir, además de representar un alguien se encuentra también un algo que interactúa con

el sistema a desarrollar.

Ahora, se denomina actor a cualquier usuario que interactúa en forma directa con el

sistema y que, a través de su rol, le permite interactuar con el Sistema de de Gestión

Académica. Fue entonces que por medio del levantamiento de requerimientos se

identificaron los siguientes usuarios del sistema:

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Tabla 1. Usuarios del Sistema de Gestión Académica

Nombre Descripción

Aspirante El usuario aspirante hace referencia al público en general que podrá tener acceso a la aplicación vía web.

Tendrá los permisos de:

- Ver lista programa académico- Ver fechas y horarios- Ver costos- Consultar respuesta de admisión- Realizar inscripción y registro- Registrarse en el portal- Autenticarse en el portal- Acceso a redes sociales

Estudiante, Egresado y Docente

El usuario estudiante hace referencia al público que ya realizo proceso de inscripción de algún programa académico y se encuentra estudiando:


- Ver lista programa académico- Ver fechas y horarios- Ver costos- Realizar inscripción y registro- Registrarse en el portal- Autenticarse en el portal- Acceso a redes sociales

Administrativo El usuario administrativo hace referencia al personal administrativo (funcionarios) de la Institución.


- Registrar, modificar, eliminar y consultar (curso, asignatura, tema, programa Académico, beca)

- Consultas listados (aspirantes, seleccionados, matriculados)

- Registrar, modificar, eliminar y consultar (evaluación curso, asignatura y actividad docente)

- Generar carnesGC_SGA_ANA_001.doc


Nombre Descripción

- Registrar, modificar, eliminar y consultar (docente e instituciones)

- Administración de salones- Registrar, modificar, eliminar y consultar oferta

educativa- Cargar, modificar y eliminar noticias

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6. DEFINICIÓN DEL SISTEMA

En la etapa de análisis del Sistema de Gestión Académica se define el alcance que tendrá

este sistema. Como se dijo anteriormente, el sistema se caracterizará por las diferentes

funcionalidades que apoyaran los procesos educativos y administrativos respecto al

proceso de formación y transferencia tecnológica de conocimientos. En éste se han

incluido los Módulo Aspirante, Modulo Autenticación, Modulo Administrativo – Cursos,

Modulo Administrativo – Promoción, Modulo Administrativo – Estudiantes, Modulo

Administrativo – Docentes, Modulo Administrativo – Instituciones, Modulo Administrativo –

Salones y Modalidad Virtual con el objeto de consolidar una visión integral del Sistema.

En la definición del sistema, se hizo necesario un levantamiento de requerimientos

funcionales con el personal profesional asociado a esta temática, esto con el fin de

identificar sus necesidades respecto al sistema, su abstracción frente a su funcionamiento

y el flujo de información implícito. Gráficamente este proceso se puede representar en la

siguiente figura:

Figura 1. Proceso para la definición y especificación de requerimientos

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Comprensión del dominio

Definición y especificación de Requerimientos

Validación de requerimientos

Priorización

Solución de conflictosColección de Requerimientos

Clasificación

Entrada al Proceso

6.1. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

Los requisitos y las funcionalidades que se han identificado para el Sistema de Gestión

Académica se basan en:

Los resultados del levantamiento de requerimientos funcionales producto

de las entrevistas a los funcionarios del GIT de Gestión del conocimiento.

Manual de procedimientos “P14400-01-10V2 Formación y transferencia

tecnológica de conocimientos.pdf”

El listado de requerimientos funcionales y los no funcionales se

encuentran en el Anexo No 1.

6.2. CASOS DE USO

Es una técnica empleada para la captura de requisitos potenciales de un nuevo sistema o

una actualización de software, con el que se construyen escenarios de interacción entre

éste y el usuario. Con base en éstos, analistas y desarrolladores identifican y especifican

el funcionamiento del negocio y el diseño del sistema.

Como apoyo en la descripción del Caso de Uso (CU), se utiliza el Diagrama de Caso de

Uso (DCU). Este último contiene la especificación de la comunicación y el

comportamiento del sistema con los usuarios y/u otros sistemas; y aunque no es el fin

principal del CU, si representa un apoyo en su explicación. En la figura No 2 se muestran

las convenciones para los diagramas de casos de uso.

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Figura 2. Convenciones de los diagramas de casos de uso

Actor

Caso de Uso

Relación de uso

6.3. INVENTARIO DE CASOS DE USO

Para el inventario de los casos de uso se tienen en cuenta los siguientes identificadores:

Tabla 2. Abreviaturas empleadas en los casos de uso

El diligenciamiento

de los Casos de Uso se llevo a

cabo de acuerdo con los formatos

oficiales del SGI del IGAC

(F14200-01/10 de fecha 30 de

abril de 2010). Se señalan a GC_SGA_ANA_001.doc


Caso de Uso

CUxx

NEMÓNICO SIGNIFICADO

GC Gestión del conocimiento

SGA Sistema de Gestión Académica

ASP Modulo Aspirante

AUT Modulo autenticación

MAC Modulo administrativo - Cursos

MAP Modulo Administrativo - PromociónMAE Modulo Administrativo - Estudiantes

MADModulo Administrativo - Docentes

MAI Modulo Administrativo - Instituciones

MASModulo Administrativo – Salones

VIR Modalidad Virtual

continuación los Casos de Uso implementados para el Sistema de Gestión Académica y

cuyas descripciones se encuentran en el Anexo No 2.

6.3.1. Modulo Aspirante

No IDENTIFICADOR NOMBRE

1 GC_SGA_ASP_001 Ver lista programa académico

2 GC_SGA_ASP_001 Ver fechas y horarios

3 GC_SGA_ASP_001 Ver costos

4 GC_SGA_ASP_001 Consultar respuesta de admisión

5 GC_SGA_ASP_001 Realizar inscripción y registro

6.3.2. Modulo Autenticación


1 GC_SGA_AUT_001 Registrarse en el portal

2 GC_SGA_AUT_002 Autenticarse en el portal

3 GC_SGA_AUT_003 Recuperación contraseña

6.3.3. Modulo Administrativo - Cursos


1 GC_SGA_MAC_001 Registrar curso

2 GC_SGA_MAC_002 Modificar curso

3 GC_SGA_MAC_003 Eliminar curso

4 GC_SGA_MAC_004 Consultar curso

5 GC_SGA_MAC_005 Registrar Asignatura

6 GC_SGA_MAC_006 Modificar Asignatura

7 GC_SGA_MAC_007 Eliminar Asignatura

8 GC_SGA_MAC_008 Consultar Asignatura

GC_SGA_ANA_001.doc



9 GC_SGA_MAC_009 Ver Asignaturas

10 GC_SGA_MAC_010 Registrar Temas

11 GC_SGA_MAC_011 Modificar Temas

12 GC_SGA_MAC_012 Eliminar Tema

13 GC_SGA_MAC_013 Consultar Tema

14 GC_SGA_MAC_014 Ver temas

6.3.4. Modulo Administrativo - Promoción


1 GC_SGA_MAP_001 Registrar Programa Académico

2 GC_SGA_MAP_002 Modificar Programa Académico

3 GC_SGA_MAP_003 Eliminar Programa Académico

4 GC_SGA_MAP_004 Consultar Programa Académico

5 GC_SGA_MAP_005 Registrar Beca

6 GC_SGA_MAP_006 Modificar Beca

7 GC_SGA_MAP_007 Eliminar Beca

8 GC_SGA_MAP_008 Consultar Beca

6.3.5. Modulo Administrativo - Estudiantes


1 GC_SGA_MAE_001 Consultar Seleccionados

2 GC_SGA_MAE_002 Consultar Matriculados

3 GC_SGA_MAE_003 Consultar Aspirantes

4 GC_SGA_MAE_004 Registrar Evaluación Curso

5 GC_SGA_MAE_005 Consultar Evaluación Curso

6 GC_SGA_MAE_006 Consulta Avanzada

7 GC_SGA_MAE_007 Generar carné

8 GC_SGA_MAE_008 Listar carnés

9 GC_SGA_MAE_009 Cambiar estado de solicitante

10 GC_SGA_MAE_010 Modificar solicitud de admisiónGC_SGA_ANA_001.doc



11 GC_SGA_MAE_011 Eliminar solicitud de admisión

12 GC_SGA_MAE_012 Consultar solicitud de admisión

6.3.6. Modulo Administrativo - Docentes


1 GC_SGA_MAD_001 Registrar Docente

2 GC_SGA_MAD_002 Modificar Docente

3 GC_SGA_MAD_003 Eliminar Docente

4 GC_SGA_MAD_004 Consultar Docente

5 GC_SGA_MAD_005 Registrar Evaluación Asignatura y Docente

6 GC_SGA_MAD_006 Consultar Evaluación Asignatura y Docente

6.3.7. Modulo Administrativo - Instituciones


1 GC_SGA_MAI_001 Registrar Institución

2 GC_SGA_MAI_002 Modificar Institución

3 GC_SGA_MAI_003 Eliminar Institución

4 GC_SGA_MAI_004 Consultar Institución

6.3.8. Modulo Administrativo - Salones


1 GC_SGA_MAS_001 Asignar Salón

2 GC_SGA_MAS_002 Modificar asignación de salón

3 GC_SGA_MAS_003 Eliminar asignación de Salón

4 GC_SGA_MAS_004 Crear Salón

5 GC_SGA_MAS_005 Visualizar disponibilidad

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6.3.9. Modalidad Virtual


1 GC_SGA_VIR_001 Cargar evento

2 GC_SGA_VIR_002 Modificar evento

3 GC_SGA_VIR_003 Eliminar evento

4 GC_SGA_VIR_004 Consultar evento

5 GC_SGA_VIR_005 Ver cursos

6 GC_SGA_VIR_006 Ingresar a cursos

7 GC_SGA_VIR_007 Autenticación

8 GC_SGA_VIR_008 Generar certificado de estudio

9 GC_SGA_VIR_009 Registrar oferta educativa

10 GC_SGA_VIR_010 Consultar oferta educativa

11 GC_SGA_VIR_011 Redes sociales

12 GC_SGA_VIR_012 Cargar noticia

13 GC_SGA_VIR_013 Modificar noticia

14 GC_SGA_VIR_014 Eliminar noticia

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