C O N T A D U R I AM A Y O R D E H A C I E N D AASAMBLEA LEGISLATIVAD E L D I S T R I T O F E D E R A L COORDINACIÓN DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA

INFORMACIÓN PÚBLICA, PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y ARCHIVO

INFORME ANUAL DEL SISTEMA

INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 2014

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 4

ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO 6

I. HERRAMIENTAS DE TRABAJO (SHT) E INSTRUMENTOS DE CONTROL (IC) 9

OBJETIVO 9

DESARROLLO DE LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO E INSTRUMENTOS DE CONTROL9

ACTUALIZACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN 9CONCEPTO 9

ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 10CONCEPTO 10AVANCE 10

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE LA ASCDMX 10

CONCEPTO 10AVANCE 11

COMITÉ TÉCNICO INSTITUCIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (COTECIAD) 11

CONCEPTO 11AVANCE 11

II. ARCHIVO DE TRÁMITE (AT) 12

CONCEPTO 12

DESARROLLO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE 12

UNIDAD DE CONTROL Y GESTIÓN (UCG) 13CONCEPTO 13

AVANCE 13

UNIDADES DE ARCHIVO DE TRÁMITE (UAT) 13CONCEPTO 13AVANCE 13

SISTEMA INFORMÁTICO PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA 14CONCEPTO 14

2

CURSOS DE CAPACITACIÓN EN CONTROL Y MANEJO DE ARCHIVO 14CONCEPTO 14AVANCE 14

III. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN (AC) 15

CONCEPTO 15

DESARROLLO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 15

FUMIGACIÓN DEL LOCAL 16CONCEPTO 16AVANCE 16

ACONDICIONAMIENTO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 17CONCEPTO 17

RECLUTAMIENTO DE 20 PERSONAS DE SERVICIO SOCIAL PARA LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 17

OBJETIVO 17AVANCE 17

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y CATALOGACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 18OBJETIVO 18AVANCE 18

MICROFILMACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN 18OBJETIVO 18AVANCE 18

IV. ARCHIVO HISTÓRICO 18

CONCEPTO 18

DESARROLLO DEL ARCHIVO HISTÓRICO 18AVANCE 18

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PROYECTO 19

3

INTRODUCCIÓN

4

La administración de documentos concentra su atención en la información contenida en los documentos y propone una metodología de actuación frente a los problemas que la explosión de la documentación propia de nuestra época ha provocado sobre los archivos. Esta metodología consiste en aplicar creativamente un conjunto de procedimientos y técnicas dentro de la institución, a fin de poner las cosas en su lugar, esto es, manejar los documentos conforme a su utilidad administrativa; sus características legales, fiscales, administrativas, etc. y su utilización como referencia o testimonio.

El Sistema Institucional de Archivo (SIA) de la Auditoría Superior de la Ciudad de México (ASCDMX) administrará sus documentos de acuerdo con las fases que toda documentación debe cumplir, en este caso, la asociada a los asuntos de su responsabilidad, que se denominará “ciclo institucional de vida”, el cual comprende en su primera fase o fase activa los documentos que se producen y usan para desahogar la gestión cotidiana, que son de utilidad inmediata para la atención de trámites, pues tienen un valor administrativo, legal o fiscal.

Una vez que la documentación se utilizó para atender trámites, su utilidad y uso cambian de carácter; por tanto, sus valores también lo hacen. Cuando esto ocurre, se inicia la segunda fase o fase semiactiva.

A la tercera fase del ciclo se le conoce como inactiva o histórica, toda vez que la utilidad administrativa de los documentos ha prescrito, con lo cual adquieren un valor que va más allá del institucional, para constituirse como documentación con un valor cultural de testimonio de la evolución de la institución, es decir, los documentos adquieren un valor permanente.

Para administrar correctamente este ciclo, se crearán estructuras especializadas en el tratamiento de los documentos a lo largo de sus fases, que funcionen estrechamente vinculadas como sistema, es decir, como un conjunto de elementos con propósitos comunes.

5

ESTRUCTURA DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

6

7

I. HERRAMIENTAS DE TRABAJO (SHT) E INSTRUMENTOS DE CONTROL (IC)

OBJETIVO

Proporcionar a la institución los instrumentos normativos esenciales para regular su actividad documental.

DESARROLLO DE LAS HERRAMIENTAS DE TRABAJO E INSTRUMENTOS DE CONTROL

ACTUALIZACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓNCONCEPTO

El Cuadro General de Clasificación Archivística, es el modelo e instrumento lógico que representa de forma sistemática, las categorías establecidas como resultado de la clasificación archivística, y que refleja la estructura de los fondos con base en las estructuras orgánicas, las atribuciones y funciones de la ASCDMX.

8

AVANCE

Se están elaborando instrumentos archivísticos complementarios, con base a las normas y estándares requeridos en el marco de la transparencia y la rendición de cuentas, Al término del presente año se obtuvo un avance del 50%.

ACTUALIZACIÓN DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

CONCEPTO

El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento que registra de manera general y sistemática los valores primarios de la documentación, los plazos de conservación o vigencia documental en los archivos de trámite y de concentración; asigna la clasificación archivística a la información pública, reservada o confidencial y determina su destino final, al término de su vigencia.

AVANCE

Se realizaron reuniones de trabajo con el Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, para la implementación de criterios que determinen la terminología a emplearse y se pueda lograr la actualización definitiva de del Catálogo de Disposición Documental. Relativo a lo anterior, se cumplió al 50%.

ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE LA CMHALDF

CONCEPTO

Es un documento normativo de carácter administrativo en el que se establecen los criterios generales y los conceptos básicos para la aplicación de procedimientos archivísticos en la organización y clasificación de documentos.

AVANCE

Este año, se trabajó con los enlaces de control de gestión y archivo de trámite para difundir y corroborar que estos emplearan el Manual para la organización, conservación y custodia de los Archivos de la CMHALDF. Cumpliendo con un avance del 100%.

9

COMITÉ TÉCNICO INSTITUCIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS (COTECIAD)

CONCEPTO

El COTECIAD es el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos de la CMHALDF.

AVANCE En el año que se reporta se programaron 3 Sesiones Ordinarias, llevándose a cabo 2 sesiones ordinarias, en las cuales se tomaron los siguientes acuerdos:

Se aprobó la validación del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014

Se aprobó la validación del Calendario de Ejecución del Sistema Institucional de Archivo 2014.

Se aprobó la validación del Calendario de Sesiones Ordinarias del COTECIAD para el año 2014.

.

II. Archivo de Trámite (AT)

10

CONCEPTO

Es el conjunto de expedientes de asuntos vigentes que por su naturaleza y frecuente consulta deben permanecer en el acervo de la Oficina del Auditor Superior y cada una de las Direcciones Generales.

DESARROLLO DEL ARCHIVO DE TRÁMITE

11

UNIDAD DE CONTROL Y GESTIÓN (UCG)

CONCEPTO

Es una unidad que permite conducir el flujo informativo dentro de la institución, para que los responsables administrativos se aseguren de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia, y conforme a derecho.

AVANCE

Al inicio de cada año se envía un oficio a las áreas que integran laASCDMX, para que designen al personal que se encargará del control y seguimiento de la correspondencia que ingrese a sus unidades administrativas. Relativo a lo anterior, se obtuvo un 100% en la respuesta por parte de las áreas..

UNIDADES DE ARCHIVO DE TRÁMITE (UAT)

CONCEPTO

Unidad de archivo que se encarga de integrar, resguardar y controlar los expedientes en su fase activa.

AVANCE

Al inicio de cada año se envía un oficio a las áreas que integran laASCDMX, para que designen al personal que se encargará de la clasificación de la documentación que será transferida al Archivo de Concentración, en este sentido se obtuvo un 100% .

Cabe resaltar, la labor de la Unidad de Documentación e Información como apoyo cotidiano de los trabajos encomendados a las áreas auditoras, por lo que durante el 2014 se proporcionaron 877 servicios de consulta.

SISTEMA INFORMÁTICO PARA EL CONTROLY SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA

12

CONCEPTO

Es el soporte informático que facilitará el seguimiento, registro y control de documentos con base en los procedimientos que se establezcan en la institución para el manejo de documentos, y proporcionará medios seguros y rápidos para su acceso y consulta.

En relación al Sistema Informático para el Control y Seguimiento de correspondencia conforme a las necesidades que se presentan en la ASCDMX, se suspendido hasta contar con la disponibilidad presupuestal requerida.

CURSOS DE CAPACITACIÓN EN CONTROL Y MANEJO DE ARCHIVO

CONCEPTO

Son el medio para dotar a los empleados de la ASCDMX de los conocimientos necesarios, sobre la práctica archivística, para el desarrollo de sus funciones.

AVANCE

Se impartió el “ARCHIVONOMÍA, ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE ÑLOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES DE LA CMHALDF, el 2 de junio del año 2014, con lo cual se cumplió con lo programado.

III. Archivo de Concentración (AC)

CONCEPTO

Se conforma por los documentos respecto de los cuales concluyó su trámite y después de ser valorados, son transferidos por la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su

13

conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental.

Este archivo integra los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades de los entes públicos y cuyos valores primarios aún no prescriben

DESARROLLO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FUMIGACIÓN DEL LOCAL

14

CONCEPTO

Desinfección y combate de plagas de insectos y otros organismos nocivos por medio de humo, gas o vapores adecuados, y de polvos en suspensión.

AVANCE Este proceso lo realiza una empresa especializada en los procesos de fumigación bajo la supervisión de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales. La fumigación se programa cada año y es por medio de termonebulización para la protección de los documentos. Se cumplió al 100%.

ACONDICIONAMIENTO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

CONCEPTO

Conformado por los documentos respecto de los cuales una vez concluidos su trámite, son valorados, para ser transferidos por la unidad de Archivo de Trámite.

Avance

Concluida la ampliación y remodelación estructural del Archivo de Concentración, se reactivó el calendario de transferencias primarias, procediendo las áreas

correspondientes a realizar las correspondientes.

RECLUTAMIENTO DE 20 PERSONAS DE SERVICIOSOCIAL PARA LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

OBJETIVO

Contar con el personal adecuado y suficiente para realizar las actividades en la actividad de limpieza, ordenación, clasificación y valoración documental del Archivo de Concentración.

15

AVANCE Por ser una actividad permanente las labores de limpieza, ordenación, clasificación y valoración documental, se requiere del apoyo de los prestadores de servicio social o bien de prácticas profesionales, capacitándolos también de manera continua para realizar este trabajo, por lo que en el presente año se contó con la participación de éstos cumpliendo con la meta del 100%.

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y CATALOGACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

OBJETIVO

Determinar y controlar la documentación que se resguarda en el Archivo de Concentración.

AVANCE

Se continuó de manera permanente la limpieza, ordenación y valoración de la documentación en el Archivo de Concentración, teniendo un avance del 100%.

MICROFILMACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

OBJETIVO

Contar con la información de los expedientes en medios automatizados para facilitar su localización y consulta.

AVANCE

Se realizó la microfilmación de 4 millones de documentos conforme a la adjudicación directa núm. Y por licitación número CMHALPN/11/2014, cubriendo el 100% de la microfilmación programada para este periodo.

IV. Archivo Histórico

CONCEPTO

Es la unidad de archivo que custodia los expedientes considerados patrimonio documental de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal.

DESARROLLO DEL ARCHIVO HISTÓRICO

16

AVANCE

Derivado de las obras de remodelación del edificio que ocupa el Archivo Institucional se suspendieron las actividades programadas.

17

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓNDEL PROYECTO

18

19

INFORME ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO 2013

Ava

nce

en20

07

Ava

nce

en 2

006

2013

ComentariosPrograma

Ava

nce

en

200

8

Ava

nce

en e

l 200

9

Ava

nce

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l 201

0

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1

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2

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Juni

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Julio

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Oct

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Nov

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Tota

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1 100% 0% 100.0% 70.0% 100.0% 100.0% 100.0% 0% 10% 0% 0% 0% 10% 0% 0% 5% 0% 10% 0% 35%

Se estan elaborando instrumentos archivísticos deacuerdo a las normas y estándares requeridos en el marco de la transparencia y la rendición de cuentas.

2 100% 0% 100.0% 70.0% 100.0% 100.0% 100.0% 0% 10% 0% 0% 0% 10% 0% 0% 5% 0% 10% 0% 35%Se estan llevando a cabo reuniones de trabajo con el INFODF para la implementación de criterios quedeterminen la terminologia a utilizarse.

3 80% 20% 100.0% 70.0% 100.0% 100.0% 100.0% 0% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 5% 0% 10% 0% 25%

Derivado de la designación de los enlaces de Controlde Gestión y Archivo de Tramite se estácorroborando que éstos empleen este instrumentode consulta que facilitará la organización,conservación y localización de los expedientes.

1 100% 65% 70.0% 70.0% 20.0% 20.0% 100.0% 0% 50% 0% 0% 5% 5% 0% 0% 0% 10% 10% 20% 100%En este período se cubrió la totalidad de lasdesignaciones..

2 100% 65% 70.0% 70.0% 20.0% 20.0% 100.0% 0% 50% 0% 0% 5% 5% 0% 0% 0% 10% 10% 20% 100%En este período se cubrió la totalidad de lasdesignaciones..

3 0% 10% 0.0% 12.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

4 100% 10% 95.0% 100.0% 0.0% 0.0% 100.0% 0% 0% 0% 0% 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100%Se llevo a cabo en el mes de mayo el curso decapacitación en materia de gestióndocumental

4.1 Impartición del curso

5 100% 50% 80.0% 100.0% 0.0% 0.0% 100.0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

5.1 Impartición del curso

1 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 0.0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 0% 0% 0% 100.0%Se cumplio con la actividad de fumigación enel tercer trimestre del año.

2 37.0% 34.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0% 0% 0% 0% 30% 20% 10% 5% 5% 0% 5% 0%

75%

Se continúa con el acondicionamiento del Archivo

3 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100%Se renovaron los convenios con las diferentesentidades educativas.

4 95.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 100% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100%

Al momento de incorporarse nuevosprestadores de servicio social, se lesproporciona la capacitación necesaria, por locual esta es una actividad continua.

5 8.7% 11% 22.3% 21.7% 6.2% 6.20% 1.76% 0.0% 0.0% 1% 3.00% 2.00% 2.00% 0.00% 0.00% 2.00% 1.00% 1.00% 1.00% 13%Se realiza de manera permanente la limpieza,ordenación, clasificación y valoracióndocumental del archivo de Concentración.

6 6% 14% 20.2% 20.8% 4.8% 4.8% 7.74% 0% 0% 0% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0.00% 0%

7 0% 3% 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% 0% 0% 0% 0% 20% 30% 0% 0% 5% 10% 10% 10% 85%Se continua con la microfilmación dedocumentos de manera ordenada .

1 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0 0.0%

2 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0 0 00 0%

3 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0 0 00 0%

4 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%5 0% 0% 0% 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0%

5.1 Consulta 5.2 Exposiciones5.3 Publicaciones

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Actualización del Cuadro General de Clasificación(CGC)

Actualización del Manual de Procedimientospara la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la CMHALDF

Establecimiento de la Unidad de Control de Gestión (UCG) en cadaunidad administrativa

Sistema informático para el control y seguimiento de correspondencia

Establecimiento de la Unidad de Archivo de Trámite (UAT) en cada unidad administrativa

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2013

ComentariosPrograma

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200

8

Actualización del Catálogo de Disposición Documental (CDD)

III. A

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Acondicionamiento del Archivode Concentración

III. A

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Limpieza, ordenación, clasificacióny valoración documental del Archivode Concentración

Microfilmación

Levantamiento del inventario y catalogación de la documentación

Capacitación de 20 personasde servicio social

Fumigación

Reclutamiento de 20 personas de Servicio Social

Curso de capacitación en control y manejo de archivos para las UCG yUAT

Curso en materia de archivonomía para los servidores públicos de laCMHALDF

Abreviaturas:

Dirección General de Administración y Siste,as

Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales

Oficina de Información Pública de la CMHALDF

IV. A

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Fumigación

Acondicionamiento del Archivo Histórico

Elaboración de inventarios y guías

CátalogosDifusión

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