FORMATO ANÁLISIS DEL SECTOR

Proceso: Gestión Contractual Versión: 01 Código: R-GC-011

Fecha Adopción:5 de octubre de 2018

ANÁLISIS DEL SECTOR

OBJETO: Realizar la contratación de software como servicio en nube privada, de una plataforma tecnológica que brinde una solución integral en la gestión de procesos administrativos (BPM), y gestión de contenido (ECM)

I. Clasificación UNSPSC

Sector Terciario o de Servicios

Según el Manual Clasificador de Colombia Compra Eficiente, conforme a la United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), los servicios se encuentran en el Grupo F “SERVICIOS, en los segmentos 70 a 94. Para este caso “Servicios basados en ingeniería, investigación y tecnología.” con un código de identificación (81111508)), estos a su vez se sub-clasifican en familias, clases y productos. De esta forma, para el presente estudio se tiene la siguiente clasificación1:

Clasificación UNSPSC Segmento Familia Clase81111508 81 11 15

II. Análisis del Mercado

Teniendo en cuenta que el objeto de la presente contratación corresponde: Orden de Servicio se analizarán algunas generalidades del sector de la economía de Servicios Tecnológicos al cual pertenece dicha contratación.

Para tal efecto se requiere contar con servicios y herramientas para la gestión de procesos y grandes volúmenes de datos donde se establezca modelos estratégicos para la captura, gobierno, gestión, organización, tratamiento, administración, trazabilidad, supervisión, análisis, operación y acceso a la información para la generación de valor y conocimiento.

Esta solicitud está aprobada y es solicitada por la Secretaría General

a. Aspectos Generales y Económicos:

La clasificación del objeto a contratar, se encuentra dentro del sector terciario o de servicios. Este se caracteriza por la generación de productos heterogéneos cada vez que son solicitados, sobre los

1 http://www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-servicios1

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cuales no recae derecho de propiedad por parte del usuario y no pueden ser separados de su producción, tampoco pueden ser transportados ni almacenados. Lo que se vende es el derecho al uso de un producto generalmente intangible cada vez que sea requerido. En otras palabras, este sector no desarrolla actividades conducentes a la producción de bienes materiales sino a prestar servicios para la satisfacción de necesidades.

Ahora bien, dentro de este sector encontramos las empresas que ofrecen servicios de Tecnología de la Información y Comunicación TIC’S, las cuales han introducido importantes cambios en el desarrollo de los negocios en el mundo, constituyendo un sector dinámico en el crecimiento de la economía con innovación, investigación y desarrollo, así mismo, generando beneficios sobre la productividad de otras actividades económicas por medio de la reducción de costos transaccionales, la tecnificación en los distintos procesos operativos y la migración a nuevos modelos de negocio, facilitando la ampliación de la oferta y la demanda como expansión a diversos mercados.2

La cadena de valor del sector TIC se compone de cinco grandes dimensiones: 1. La infraestructura que soporta la utilización de los servicios y productos 2. La fabricación y/o venta de los bienes TIC 3. La producción de los servicios de telecomunicaciones, donde el servicio de Internet es el punto de surgimiento de la industria informática. 4. La industria de las plataformas digitales 5. Investigación, desarrollo e innovación necesarias para la continua evolución del sector

Toda la cadena de valor tiene como componente transversal el conjunto de actividades de investigación, desarrollo e innovación necesarias para la continua evolución del sector.

Las empresas dedicadas a la prestación de servicios relacionados con soluciones tecnológicas, se encuentran principalmente en el sector de la difusión de tecnologías de información y telecomunicaciones, quienes tienen servicios basados en Ingeniería, Investigación y Tecnología, por lo que se han especializado en prestar un servicio conjunto, es decir, identificar la necesidad del cliente y desarrollar el software para integrar la información contenida en los diferentes sistemas de los potenciales usuarios.

En Colombia, las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones son básicas para el desarrollo de todos los sectores de la economía, cosa que ha reconocido el estado a través del Ministerio de TIC y la Comisión de Regulación de Comunicaciones. La tendencia en la utilización de TICS aplica a todos los sectores de la economía incluyendo el Sector Público donde la modernización de sus procesos y el uso de herramientas informáticas le permiten agilizar su funcionamiento.

En Colombia están constituidas más de 5.464 empresas de Tecnología de la Información (TI), con ventas anuales que superan los $9,6 billones de pesos y los US$241 millones en exportaciones. Así lo muestran las cifras del 2016 del Observatorio de TI. Las empresas del sector TI colombiano incrementan las negociaciones y alianzas con otros países y mercados internacionales.3

GREMIOS Y ASOCIACIONES EN LOS CUALES PARTICIPA EL SECTOR TERCIARIO

Asociación Colombiana de Medianas y Pequeñas Industrias (ACOPI), Federación Nacional de Comerciantes (FENALCO), ASOCIACION NACIONAL DE INDUSTRIALES (ANDI) y la Cámara de Comercio, FEDESOFT, Cámara Colombiana de Informática y Telecomunicaciones, entre otros.

2 http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/ayudadetareas/economia/sectores_economicos3 NEGOCIOS POR: PORTAFOLIO JUNIO 22 DE 2017

2

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VARIABLES ECONOMICAS

El sector servicios está integrado por varias actividades económicas, entre estas tenemos las empresas que ofrecen servicios de Tecnologías de la Información y Comunicación TIC’S, ofreciendo fuertes cambios en el desarrollo de los negocios en el mundo, constituyendo un sector de alta dinámica en el crecimiento de la economía con innovación, investigación y desarrollo, así mismo generando beneficios sobre la productividad de otras actividades económicas por medio de la reducción de costos transaccionales, tecnificación en los distintos procesos operativos y la migración a nuevos modelos de negocio, facilitando la ampliación de la oferta y la demanda como expansión a diversos mercados.4

El sector de las TIC, introduce otros desafíos en el ámbito de la política social integrando el estado con el ciudadano, permitiendo mayor precisión en el desarrollo de los países y los individuos con la apropiación de las nuevas tecnologías, convirtiéndose en un gran reto de la política pública para impedir que el desarrollo de esta genere nuevas formas de exclusión.5

Se identifican en el mercado proveedores que ofrecen las actividades solicitadas para la contratación arriba mencionada, tales como:

IBM Oracle Microsoft Entelgy Metabibliotecas Sertisoft Bizagi SAIA Cobalto Software Lab. Divatek Aurea SAS Soft & DI DataFile

Ahora bien las soluciones BPM (Business Process Management) son la tendencia ya consolidada que está cambiando la forma de gestionar los proyectos y las operaciones de las empresas, permitiendo mucha mayor flexibilidad, mucha mayor automatización y mucha mayor potencia6.

A continuación se entrega un resumen de la encuesta realizada por Business Process Trends7, quien a partir de 2005 y cada 2 años, publica una encuesta para conocer que hacen las compañías respecto a las tecnologías de procesos de negocios.

4 http://www.ptp.com.co5 http://www.fiti.gov.co6 https://www.auraportal.com/es/destacados/que-es-bpm/7 Referencia: The State of Business Process Management 2018, Paul Harmon. www.bptrends.com

3

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BPTrends realizó una encuesta a más de 180 participantes en el cuarto trimestre de 2017 y analizó y comparó las respuestas de las seis encuestas anteriores de BPTrends que se llevaron a cabo en 2005, 2007, 2009, 2011, 2013 y 2015.

Esta encuesta proporciona muchos puntos de referencia para medir la evolución de BPM.

La tendencia general que se indica es que el interés en el cambio del proceso empresarial ha evolucionado. La Figura 1 muestra el interés en el cambio de procesos y la adopción de tecnología de procesos de negocio a lo largo de las últimas décadas.

Resultados clave

Los encuestados informaron que este año, como en todos los años anteriores, el principal impulsor del trabajo de procesos de negocio en sus organizaciones fue el ahorro de dinero mediante la reducción de costos o la mejora de la productividad.El 37% de las personas que respondieron a la encuesta este año informaron que sus organizaciones tienen en marcha varios proyectos de procesos de negocios de alto nivel.El 42% dijo que sus organizaciones desean mejorar la satisfacción del cliente para seguir siendo competitivo.El 65% de los encuestados estuvo de acuerdo o muy de acuerdo en que los procesos y tecnologías de BPM han ayudado a sus organizaciones a mejorar la eficiencia, la versatilidad y la satisfacción del cliente.La mayoría de los encuestados dijeron que sus organizaciones se centraron en mejorar de forma incremental los procesos existentes y en automatizar los procesos departamentales o de toda la empresa.La mayoría (52%) de los encuestados dijeron que solo de vez en cuando modelan o documentan los procesos de su compañía. Las organizaciones europeas tenían más probabilidades de modelar o documentar que sus contrapartes de América del Norte.Las actividades principales en marcha en al menos el 25% o más de las organizaciones encuestadas incluyen: Desarrollo de arquitecturas de procesos empresariales, Coordinación de esfuerzos de cambio

4

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de procesos empresariales, Coordinación de esfuerzos de gestión de procesos empresariales y Realización de proyectos de rediseño y automatización de procesos importantes.El 59% de las organizaciones en la encuesta están involucradas en 1 o más proyectos transformacionalesEl 93% de las organizaciones en la encuesta están involucradas en proyectos de mejora de múltiples procesos.El 79% dijo que estaba utilizando herramientas de software de proceso para modelar los procesos, que estaban analizando y planeando cambiarEl 50% de los que usaban una herramienta de software de BP estaban satisfechos con la herramienta.48% dijo que le gustaría agregar capacidades de Decision Management en 2018.El 30% dijo que también les gustaría agregar Process Mining, Capability Modeling y algún tipo de Robotic Process Automation (RPA) o capacidades de inteligencia artificial a su suite de modelado de procesos.El 54% dijo que gastaba menos de $ 500,000 dólares en el trabajo de proceso.21% dijo que estaba gastando entre $ 500,000 y $ 999,000 en el trabajo de proceso15% dijo que su organización estaba gastando de $ 1-5 millones en trabajo de proceso40% dijo que estarían gastando casi lo mismo el próximo año, mientras que el 46% dijo que estarían aumentando su gasto durante 2018.

El uso de las tecnologías de mejora de procesos ha evolucionado bastante lentamente. Hay períodos de entusiasmo, y durante esos períodos, los altos directivos se entusiasman y establecen iniciativas para promover alguna tendencia. Sin embargo, en el largo plazo, el proceso crece a un ritmo más modesto, como lo indican los datos.

Datos sobre los encuestados

b. Aspectos Técnicos

La contratación que nos ocupa en este proceso es una orden de servicios en la nube para el uso de una plataforma tecnológica que brinde una solución integral en la gestión de procesos (BPM), y gestión de contenido (ECM), a través de sistemas de información documental, archivística, requerimientos, correspondencia, captura de declaraciones, y procesos misionales transversales, con el fin de llegar a la efectividad y eficiencia en la gestión de los procesos organizacionales administrativos y misionales, acordes en sus especificaciones con el Anexo Técnico

Código UNSPSC CANT. IDENTIFICACIÓN DEL

BIENOBLIGACIONES, PRODUCTOS

Y/O ENTREGABLES 8111150

81

Servicios de una plataforma tecnológica que brinde una solución integral en la gestión de procesos (BPM), y gestión de contenido (ECM), a través de un sistema de información de gestión documental, y procesos misionales transversales, con el fin de llegar a la efectividad y eficiencia en la gestión de los procesos organizacionales

1 implementación de la solución en la infraestructura de provista por la Comisión de la verdad2. Implementación del proceso de gestión documental de la entidad sobre el BPM3. Implementación del proceso de administración de comuncaciones oficiales, Archivo, workflow y

5

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administrativos y misionales, acordes en sus especificaciones con el Anexo Técnico

administración centro de documentación

4. Bolsa de horas para la Implementación de hasta cinco procesos corporativos y misionales

c. Aspectos Legales

Los fundamentos Jurídicos que soportan el presente proceso de contratación son

El sector en el que se enmarca el objeto contractual se encuentra regulado:

La Comisión de Regulación de Comunicaciones es el órgano encargado de promover la competencia, evitar el abuso de posición dominante y regular los mercados de las redes y los servicios de comunicaciones; con el fin que la prestación de los servicios sea económicamente eficiente, y refleje altos niveles de calidad. Definida en la Ley 1341 de 2009.

El Ministerio de las Tic, que es el encargado de impulsar el desarrollo y fortalecimiento del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, promover la investigación e innovación, buscando su competitividad y avance tecnológico conforme al entorno nacional e internacional.

La Dirección de Gobierno en Línea, materializa las estrategias definidas en el documento CONPES 3072 de 2000, mediante el cual se creó la política de Estado “Agenda de Conectividad”, dirigida a contribuir, mediante el aprovechamiento de las nuevas tecnologías, a crear un sector de telecomunicaciones más productivo, un Estado moderno, y una comunidad con mayores oportunidades para el desarrollo.

El Min TIC, de acuerdo con la Ley 1341 de 2009, desarrolla políticas y planes enfocados a las TIC, que constituyen un componente vital para el crecimiento y desarrollo del sector, con el fin de brindar acceso a toda la población en el marco de la expansión y diversificación de las TIC.

Así mismo, el Gobierno Nacional, a través del MinTIC, diseñará e implementará políticas, planes y programas que promuevan y optimicen la gestión, el acceso, uso y apropiación de las TIC en el sector público.

ISO 27001 del 2013

Norma internacional certificable para implementar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información

ISO 22301 Sistemas de Gestión de Continuidad del Negocio

Decreto 1377 de 2013 Reglamenta la ley 1581 de 2012

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Ley 1581 de 2012

Se dictan disposiciones generales para la protección de datos. Esta ley busca proteger los datos personales registrados en cualquier base de datos que permite realizar operaciones, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión por parte de entidades de naturaleza pública y privada, sin embargo, a los datos financieros se les continúa aplicando la ley 1266 de 2008, excepto los principios.

Ley 1712 de 2014

Regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantías del derecho y las excepciones a la publicidad de la información. Toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la información solamente podrá ser restringido excepcionalmente.

De otra parte existe un marco regulatorio en materia de gestión documental y acceso a la información que debe ser atendido por la CEV, La Ley 594 de 2000, los Decretos y Acuerdos que la desarrollan, La Ley 1712 de 2014, ley de Trasparencia y Acceso a la Información.

Conforme a como lo exige el Acuerdo AGN 008 de 2014, el detalle de estas normas para su cumplimiento y aplicación se registran en el Anexo técnico del presente proceso.

III. Análisis de la Demanda

De acuerdo con el Decreto 588 de 2017 se establece que la Comisión tendrá un periodo finito de 3 años para el desarrollo de su mandato, y contará con un periodo previo de hasta seis (6) meses para preparar todo lo necesario para su funcionamiento, así las cosas, desde la estrategia de tecnología, se ha dispuesto que la entidad privilegiará la contracción de servicios sobre la adquisición de elementos, de licencias o tecnología en general.

Para el caso de este proceso en particular, el servicio que se requiere es oneroso en sí mismo como compra de las licencias e implementación de los procesos sobre la plataforma adquirida, lo que no es comparable con el objeto del actual proceso que se refiere a la contratación de servicios en la nube, para uso y montaje de procesos automatizados sobre un BPM.

Lo que se encuentra en procesos del estado es la compra del licenciamiento, su infraestructura, la definición y montaje de los procesos automatizables sobre el BPM, de los cual se presentan tres encontrados en la WEB:

Tabla 1 Consolidado Contrataciones de otras entidades

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PROCESO # TIPO DEL PROCESO ESTADO DEL PROCESO ENTIDAD OBJETO SITIO DE EJECUCION MONTO FECHA LINK DE CONSULTA

VJ-VPRE-LP-003-2017 Licitación Celebrado ANI

Contratar la adquisición, instalación y puesta en funcionamiento de una herramienta BPM (Business Process Management) y todo su licenciamiento, para la automatización de los procesos de negocio de la agencia nacional de infraestructura, que permita la construcción, implementación y puesta en producción de soluciones informáticas resultantes del análisis y modelamiento de los procesos realizados por el contratista

Bogota 1.170.000.000$ Mayo de 2017

1.https://www.ani.gov.co/herramienta-bpm-business-process-management

1 de 2016 Licitación Pública CelebradoSuperintendencia de Sociedades

PRESTAR LOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, A TRAVÉS DE UNA PLATAFORMA TECNOLÓGICA BPM QUE PERMITA LA CONSTRUCCIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN PRODUCCIÓN DE SOLUCIONES INFORMÁTICAS RESULTANTES DEL ANÁLISIS Y MODELAMIENTO DE LOS PROCESOS REALIZADOS POR EL CONTRATISTA

Bogota 1.832.000.000$ Mayo de 2018

https://www.supersociedades.gov.co/superintendencia/subdireccion-administrativa-contratacion/avisos-de-convocatorias-publicas/Documents/2doAVISO%20%20DE%20CONVOCATORIA%20PUBLICA%20LP%201%20%20BPM.pdf

CM 010-2011

Meritos abiertos propuesta técnimca simplificada

ND FONADE

Contratar el diseño, construcción, implantación, capacitación, licencias y mantenimiento para el administrador de procesos de negocios (BPM) y el software para bus de servicios empresariales (ESB) para la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y contribuciones parafiscales de la Protección Social.

Bogota 2.005.326.948$ 2011

https://colombialicita.com/?entidadA=985&estadoA=7&p0=20&sort=nfecha&tipoA=13

Lo anterior entrega como información la compra de soluciones similares al objeto de este proceso, valores de las cuales oscilan entre mil y dos mil millones de pesos para una implementación de 7 meses, sin entregar información de los costos de soporte para los años siguientes. Estos procesos son comparables técnicamente, pero no son comparables en el tipo de contrato.

IV. ESTUDIO DE MERCADO

Se realizaron dos estudios de mercado así:

Primer Estudio de Mercado

En el periodo comprendido entre abril y julio de 2018, se efectuó la consulta de los precios de mercado para determinar el valor del presupuesto oficial del proceso de selección cuyo objeto es el siguiente:

OBJETO: Realizar la contratación de software como servicio en nube privada, de una plataforma tecnológica que brinde una solución integral en la gestión de procesos administrativos (BPM), y gestión de contenido (ECM)

Para tal efecto, se dieron a conocer los requisitos esenciales a los consultados.

MEDIO DE CONSULTA:

Empresa Contacto Teléfono e-mailEntelgy Kira Angulo Arias 310 2334540 kira.angulo@entelgy.comDatafile Diego Villamil 3219720891 info@dafileinternacional.comMetaBibliotecas Laureano Felipe Gómez 300 5625556 lgomez@metabiblioteca.com.coSertisoft John Vargas 6120108 jvargas@sertisoft.com.co

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No. COTIZACIÓ

N

CONSULTADOMEDIO DE

CONSULTA FECHA OBSERVACIONES

1 Entelgy Teléfono/Correo electrónico

Recibido en fecha 1 de

mayo de 2018

Solución Oracle, lo que hace que el soporte a futiuro pueda llegar a ser más costoso. No es claro si los servicios de datacenter tienen costo adicional

2 Metabibliotecas Teléfono/Correo electrónico Abril 6 de 2018 Solución open source, es un conjunto de

soluciones que el proveedor las integra

3 Sertisoft Teléfono/Correo electrónico

Abril 25 de 2018

Solución propietaria, muy robusta, la más costosa

4 Datafile Teléfono/Correo electrónico

Julio 30 de 2018

Solución propietaria, el proveedor ofrece además servicio de archivo físico, asesoría en archivística, y captura de datos en terreno con dispositivos especiales (costo adicional)

De acuerdo con las ofertas recibidas, se realizó el promedio de las cotizaciones así:

EmpresaCosto de

implementaciónaño 2018

2019 2020 2021 Total para 36 meses

Entelgy $271.150.000 $111.303.500 $94.881.500 $94.881.500 $572.386.500MetaBibliotecas $60.320.000 $108.000.000 $108.000.000 $108.000.000 $384.320.000Sertisoft $210.570.000 $210.630.000 $210.630.000 $210.630.000 $842.520.000Datafile $97.960.000 $158.993.520 $110.384.400 $110.384.400 $477.723.120

Promedio $160.000.000 $147.231.755 $130.973.975 $130.973.975

El valor promedio de las cuatro cotizaciones para este primer estudio de mercado fue de $160’000.000 para el 2018, lo que generó la necesidad de solicitud de vigencias futuras así:

Año 2019 $ 147.231.755 (Vigencia Futura) Año 2020 $ 130.973.975 (Vigencia Futura) Año 2021 $ 130.973.975 (Vigencia Futura

Segundo Estudio de Mercado

Por otro lado entre el 16 y el 21 de noviembre se realizó un nuevo estudio de mercado, que se decidió por el equipo designado para el proceso con los siguientes resultados:

Se invitaron a través de correo electrónico las compañías:o Entelgyo Aureao Datafileo Soft&DI

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o Metabibliotecao Oracleo Tandem

De las cuales contestaron a la solicitud las compañías Soft&DI, Datafile y Aurea Por solicitud de los proveedores se concedió un día más para la entrega y se solicitó

desagregar los ítems de hosting y ventanilla de radicación, para hacer las ofertas comparativas

De estas propuestas se encontró que las de Datafile y Aurea estaban cercanas en sus costos, no así el de la compañía Soft&DI por lo que se descartó para el nuevo promedio.

El resultado es el siguiente:o Se decide no tomar los costos de hosting ni de ventanilla de radicación, por no

ser comparables entre los proveedores, estos serán provistos por la Comisión de la Verdad.

o Así mismo se decide tomar las 300 horas para implementación en el año 2018o Con la anterior decisión, el promedio queda de la siguiente manera:

Total del servicio sin Hosting y Sin Ventanillas con 300 horas en 2018 para implementación de procesos

Empresa 2018 2019 2020 2021 Total para 36 meses

Aurea $90.000.000 $140.000.000 $130.000.000 $120.500.000 $480.500.000Datafile $161.976.000 $102.958.820 $101.394.720 $100.630.026 $466.959.566

Promedio $125.988.000 $121.479.410 $115.697.360 $110.565.013 $473.729.783

Con lo anterior se confirma que los precios del mercado se encuentran enmarcados dentro de los promedios entregados por el primer estudio de mercado y que es factible avanzar con el proceso de contratación, así mismo se confirma que el CDP y las vigencias futuras solicitadas están acordes con los datos arrojados por el estudio.

ANÁLISIS:

Para estimar el presupuesto se tuvieron en cuenta cuatro cotizaciones recibidas en el primer estudio de mercado más dos cotizaciones recibidas en el segundo estudio de mercado, verificando que cumplieran con los parámetros técnicos informados, los cuales fueron dados a conocer a las empresas mediante correo electrónico y contacto telefónico.

Al realizar el análisis de las cotizaciones recibidas se concluye que todas las ofertas cumplen el requerimiento, se encontró también que lo más favorable para la Comisión de la Verdad es la implementación de un BPM (Gestor de Procesos) y un ECM (Gestor de Contenidos), que además guarde unicidad como una solución creada desde un único origen (no suma de soluciones), sobre bases de datos reconocidas, vigentes y soportadas, que permitirá un crecimiento sostenido, que además el soporte no esté supeditado únicamente a una única compañía.

Se recomienda adelantar el proceso de contratación

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ANEXO No. 2

ANÁLISIS DE RIESGOS

De acuerdo con la normatividad vigente, se entienden como riesgos involucrados en la contratación: todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la posibilidad de alterar el equilibrio económico del proceso es decir, el riesgo es la posibilidad de que un peligro pueda llegar a materializarse dentro de un periodo determinado, así como la probabilidad de que un resultado no esperado ocurra.

Por otra parte, los “riesgos previsibles”, son todas aquellas circunstancias que, de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato, tiene la potencialidad de alterar el equilibrio financiero del mismo, siempre que sean identificables y cuantificables en condiciones normales, a continuación, se presenta los posibles riesgos que pueden afectar el equilibrio económico de contrato.

La Entidad realiza la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, el cual tuvo en consideración adicionalmente lo dispuesto en Documento CONPES sobre Riesgo Previsible en el Marco de la Política de Contratación Pública expedido por el Consejo Nacional de Política Económica y Social del Departamento Nacional de Planeación y los lineamientos establecidos por la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente -.

Como resultado, la Entidad determinó los siguientes riesgos partiendo de las características propias de la naturaleza del proceso y del contrato que de él se derive, así como las condiciones generales de los bienes y servicios.

VER MATRIZ DE RIESGOS

11

AnexoAnálisis de Riesgos

No.

Clas

e

Fuen

te

Etap

a

Tipo

Descripción (que puede pasar y,

como puede ocurrir)

Consecuencia de la Ocurrencia del

Evento

Prob

abili

dad

Impa

cto

Valo

raci

ón d

el

Ries

go

¿A quién se le

asigna?

Tratamiento / Controles a ser implementados

Impacto Después del Tratamiento

¿Afe

cta

la

ejec

ució

n de

l Pe

rson

a re

spon

sabl

e po

r im

plem

ent

Fech

a es

tim

ada

en

que

se in

icia

el

trat

amie

nto

Fech

a es

tim

ada

en

que

se

com

plet

a el

Monitoreo y Revisión

Prob

abili

dad

Impa

cto

Valo

raci

ón

del R

iesg

oCa

tego

ría

¿Cóm

o se

re

aliz

a el

m

onit

oreo

?

Peri

odic

ida

d ¿C

uánd

o?

1

Gene

ral

Exte

rno

Sele

cció

n

Ries

gos

Oper

acio

nale

s No estar incluido y aprobada la contratación

solicitada dentro del Plan Anual de Adquisiciones

No satisfacer una necesidad

específica de la Entidad; dejar de

prestar un servicio que se requiere para cumplir los

fines institucionales.

3 4 7

Ries

go A

lto

Contratante

Comprobar que el objeto contractual esté inmerso

en el Plan Anual de Adquisiciones y en el

Proyecto de Inversión.

1 1 2

Ries

go B

ajo

SI

Cont

rata

nte La dependencia ordenadora

del gasto durante la etapa preparatoria de la

contratación, revisa el plan de Adquisiciones y verifica la disponibilidad del futuro

contratista.

Semanal

2

Gene

ral

Exte

rno

Sele

cció

n

Ries

gos O

pera

ciona

les

Que se presenten nuevos lineamientos

gubernamentales que generen nuevos requerimientos y necesidades de vinculación y/o

cambio de contratistas por prestación de

servicios y apoyo a la gestión

Que exista rotación de personal y/o vinculación que afecte el normal desarrollo en la

gestión de la entidad

3 3 6

Ries

go A

lto

Contratante

Construir un Plan de Contratación con

necesidades específicas de contratistas para la

vigencia

3 2 5

Ries

go M

edio

SI

Cont

rata

nte

A través del Supervisor

Elaboración de los Estudios Previos, e identificación de la

necesidad específica para determinar las calidades del

futuro contratista

3

Gene

ral

Inte

rno

Sele

cció

n

Presentación de información falsa por

parte del futuro contratista para

cumplir con el perfil exigido y poder

celebrar el contrato o que el contratista

suscriba el contrato peso a encontrarse

incurso en causal de inhabilidad

Contratista sin el lleno de los

requisitos legales. Nulidad del contrato.

Investigaciones penales y

disciplinarias.

2 5 7

Ries

go A

lto

Contratista

Verificación previa de los documentos requeridos para la suscripción del contrato. Consulta de

antecedentes disciplinarios, fiscales y

judiciales

1 5 6

Ries

go A

lto

SI

Cont

rata

nte

(Ref

eren

te d

e Ár

ea) A través del referente del

área especifica Durante la Etapa de Selección

4

Gene

ral

Inte

rno

Sele

cció

n

Oper

acio

nal Retrasos en la

elaboración del contrato y posterior firma por parte del Secretario General

No contar con las personas

requeridas para atender las necesidades específicas detectadas.

4 3 7

Ries

go A

lto Contratante-

Contratista

Realizar los documentos precontractuales y documentar con los

soportes que viabilizan la elaboración del

contrato.

2 2 4

Ries

go B

ajo

SI

Cont

rata

nte

Seguimiento permanente Diario

5

Inte

rno

Sele

cció

n Que se presente una causal de inhabilidad, incompatibilidad y/o

alguna referida a salud ocupacional

Imposibilidad de celebrar el contrato 2 4 6

Ries

go A

lto Contratante

(Referente de Área)

Revisión y verificación de antecedentes

disciplinarios, soportes contractuales y

exámenes de salud ocupacional

1 2 3

Ries

go B

ajo

SI

Cont

rata

nte

(Ref

eren

te d

e Ár

ea) A través del referente de

contratación de cada área Durante la Etapa de Selección

6

Espe

cífico

Inte

rno

Sele

cció

n

Oper

acio

nal

No firma del contrato por parte del Contratista

Retraso en el Proyecto al cual el

contratista se vinculará

3 2 5

Ries

go M

edio

Contratante-

Contratista

Se debe requerir al contratista para la firma

del contrato y expedición de la

garantía requerida en el proceso.

2 2 4

Ries

go B

ajo

SI

Cont

rata

nte Se debe requerir e informar

al contratista el termino establecido para la firma del contrato; además, de informar al ordenador del

gasto.

Diario

12

AnexoAnálisis de Riesgos

No.

Clas

e

Fuen

te

Etap

a

Tipo

Descripción (que puede pasar y,

como puede ocurrir)

Consecuencia de la Ocurrencia del

Evento

Prob

abili

dad

Impa

cto

Valo

raci

ón d

el

Ries

go

¿A quién se le

asigna?

Tratamiento / Controles a ser implementados

Impacto Después del Tratamiento

¿Afe

cta

la

ejec

ució

n de

l Pe

rson

a re

spon

sabl

e po

r im

plem

ent

Fech

a es

tim

ada

en

que

se in

icia

el

trat

amie

nto

Fech

a es

tim

ada

en

que

se

com

plet

a el

Monitoreo y Revisión

Prob

abili

dad

Impa

cto

Valo

raci

ón

del R

iesg

oCa

tego

ría

¿Cóm

o se

re

aliz

a el

m

onit

oreo

?

Peri

odic

ida

d ¿C

uánd

o?

7

Espe

cífico

Inte

rno

Ejec

ució

n

Oper

acio

nal

Incumplimiento de las obligaciones

contractuales.

Interrupción en la prestación del

servicio; posibilidad de terminación del

contrato; exigibilidad de la

garantía de cumplimiento del

contrato

3 2 5

Ries

go M

edio

Contratista

Revisión a los informes mensuales que presenta

el contratista a la ejecución del contrato y

control periódico del Supervisor a las obligaciones y

actividades contractuales a seguir

2 3 5

Ries

go M

edio

SI

Cont

rata

nte

(Sup

ervi

sor) Revisar los informes

mensuales por parte del supervisor del contrato y

aprobarlo previo cumplimiento de lo

establecido

Mensual

8

Espe

cífico

Inte

rno

Ejec

ució

n

Oper

acio

nal El contratista no

presenta los pagos a la seguridad social de

acuerdo a lo estipulado en el contrato y en la normatividad.

Entorpece el seguimiento a la ejecución de las

actividades; imposibilidad del

pago de los honorarios

establecidos en el contrato.

3 2 5

Ries

go M

edio

Contratista

Revisión de los informes y respectivos soportes de pago de seguridad

social y otros a que este obligado el contratista

1 3 4

Ries

go B

ajo

SI

Cont

rata

nte

(Sup

ervi

sor)

Revisar los informes y pago de aportes mensuales por parte del supervisor del

contrato.Mensual

10

Gene

ral

Exte

rno

Ejec

ució

n

Natu

rale

za Evento natural adverso (terremoto, inundación, entre

otros)

Interrupción en la ejecución

contractual3 2 5

Ries

go M

edio

Contratante

Suspensión del Contrato, contacto con los

contratistas y plan de contingencia para

normalizar actividades contractuales

1 3 4

Ries

go B

ajo

SI

Cont

rata

nte

(Sup

ervi

sor)

Una

vez s

e m

anifi

este

el

riesg

o ev

entu

al

Una

vez s

e no

rmal

icen

activ

idad

es

cont

ract

uale

s

Verificación de la cesación del evento natural adverso que generó la suspensión.

Durante el periodo de suspensión

13