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UNIVERSIDAD TECNICA FEDERICO SANTA MARIA

VALPARAISO - CHILE

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS A VALES A RENDIR

Versión 1.016 de noviembre de 2018

Dirección de Finanzas

Índice1. Introducción.........................................................................................................................................................3

2. Objetivo...............................................................................................................................................................4

3. Procedimiento para otorgamiento de vale a rendir...............................................................................................4

3.1 Creación de compromiso presupuestario (FGAENCB)..............................................................................4

3.2 Emisión de pago a funcionario a través de la forma FVAINVE.................................................................6

3.1 Creación en cuenta corriente funcionario (TVAAREV).............................................................................9

4. Procedimiento para rendición de gasto inferior al monto solicitado...................................................................10

4.1 Cierre compromiso presupuestario (FGAENCB).....................................................................................10

4.2 Registro de documento vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAINVE)................................12

4.2.1 Regularización de Banco Control (FVAJVCQ)....................................................................................15

4.3 Registro de documentos no vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAJVCQ).........................17

4.4 Reversa de código de detalle en cuenta corriente (TVAAREV)...............................................................20

4.5 Reintegro por caja del monto adeudado por funcionario...........................................................................21

5. Procedimiento para rendición de gasto superior al monto solicitado..................................................................22

5.1 Cierre Compromiso Presupuestario (FGAENCB)....................................................................................22

5.2 Registros de documentos vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAINVE).............................24

5.2.1 Regularización de banco control (FVAJVCQ).....................................................................................27

5.3 Registro de documentos no vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVJAVCQ).........................29

5.4 Reversa de código de detalle en cuenta corriente (TVAAREV)...............................................................32

5.5 Emisión de pago a funcionario (FVAINVE).............................................................................................33

IMPORTANTE: Todo dato ingresado en el sistema financiero contable, debe ser con mayúscula

sostenida y sin tilde. Para efectos de registros, el manual actualizado estará disponible en la página web

de la VREA http://www.vrea.usm.cl/documentos/

1. Introducción

El presente documento, el cual se encuentra regularizado en base a la circular 01/85 detalla los pasos a seguir para la correcta imputación contable presupuestaria de gastos rendidos por parte del funcionario en beneficio y operaciones propias de la Universidad, detallando las formas a utilizar y los datos que deben completar para su registro en sistema de información financiera, para esto, el procedimiento cuenta con las siguientes etapas y sub-etapas

1. Procedimiento para otorgamiento de vale a rendir

Creación de compromiso presupuestario (FGAENCB)

Emisión de pago al funcionario (FVAINVE)

Creación de cargo en cuenta corriente del funcionario (TVAAREV)

2. Procedimiento para gasto inferior al monto solicitado

Rendición de vale a rendir

Cierre de compromiso presupuestario (FGAENCB)

Registro de documento vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAINVE)

o Regularización banco de control (FVAJVCQ)

Registro de documentos no vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAJVCQ)

Reintegro por caja del monto adeudado por funcionario

3. Procedimiento para gasto superior al monto solicitado

Rendición de vale a rendir

Cierre de compromiso presupuestario (FGAENCB)

Registro de documento vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAINVE

o Regularización banco de control (FVAJVCQ)

Registro de documentos no vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAJVCQ)

Emisión de pago al funcionario (FVAINVE)

IMPORTANTE: Todo dato ingresado en el sistema financiero contable, debe ser con mayúscula sostenida

y sin tilde. Para efectos de registros, el manual actualizado estará disponible en la página web de la

VREA http://www.vrea.usm.cl/documentos/

2. Objetivo

Establecer el procedimiento para el registro en el sistema contable/financiero

3. Procedimiento para otorgamiento de vale a rendir

Instancia en la cual la Universidad, de acuerdo a lo requerido en el formulario de solicitud de vale a rendir, disponible en la página web (http://www.vrea.usm.cl/documentos), asigna un determinado monto de dinero a un funcionario con contrato vigente, con el fin de solventar gastos en beneficio y operaciones propias de la Universidad, los cuales deberán ser acreditados posteriormente con sus respectivos documentos de respaldos, para lo se realizarán los siguientes pasos:

Creación de compromiso presupuestario Emisión de pago a funcionario Creación de cargo en la cuenta corriente del funcionario

3.1 Creación de compromiso presupuestario (FGAENCB)

Con el fin de reservar presupuestariamente los recursos asociados a la solicitud de otorgamiento de vale a rendir, se deberá crear un compromiso presupuestario, a través de la forma FGAENCB, indicando la organización que asumirá tal gasto.




Campo obligatorio Campo Observación

(*) Núm Compromiso Digitar la palabra SIGUIENT, para generar el consecutivo interno del sistema financiero contable

(*) Descripción compromiso Digitar pequeña descripción relacionada al vale a rendir

(*) Id proveedor Seleccionar el Rut del funcionario con contrato vigente al que se otorgará el vale a rendir

Una vez completados los datos, se debe presionar el boton bloque siguiente

Campo obligatorio Campo Dato Observación

(*) Tipo póliza E100 Digitar la regla E100

(*) Índice Digitar el código de la organización que asumirá el cargo presupuestario

(*) Cuenta 6BF007 Seleccionar la cuenta asociada al vale a rendir(*) Actividad 407 Digitar el código 407, relacionado a vales a rendir

(*) MontoDigitar el valor por el cual se pretende crear el compromiso presupuestario, relacionado al vale a rendir




3.2 Emisión de pago a funcionario a través de la forma FVAINVE

Para emitir el pago por el concepto de vale a rendir, se debe generar en el sistema financiero contable el documento que da origen al pago bajo la forma FVAINVE

Al ingresar el FOCPAU se debe asignar la cuenta 12F001, asociada a “Cuentas por cobrar Empleados”.

Campoobligatorio Campo Dato Observación

(*) Proveedor Digitar el Rut del funcionario al que se otorgará el dinero por el concepto de vale a rendir

(*) Banco DC Seleccionar el banco institucional (DC)

(*) Tipo de documento VAR Seleccionar el tipo de documento VAR (vale a rendir)

(*) Factura proveedor E000000XDigitar el número de compromiso que otorgó el sistema financiero contable (con todos sus números)






(*) BienNo seleccionar código del bien, en la glosa el creador del documento deberá describir a que corresponde el vale a rendir, incorporando la Sede o Campus

(*) Aprobado Insertar el monto que se reservó en el compromiso presupuestario

(*) Retención bien √ El usuario deberá retener el pago del bien






(*) Índice ORGDEM Digitar el código de la organización para deudas empleados (ORGDEM)

(*) Fondo FONDEM Seleccionado el índice, el dato automáticamente se registrará (FONDEM)

(*) Organización ORGDEM Seleccionado el índice, el dato automáticamente se registrará (ORGDEM)

(*) Cuenta 12F001 Seleccionar la cuenta contable “Cuentas por cobrar empleados” (12F001)

(*) Programa PRODEM Seleccionado el índice, el dato automáticamente se registrará (PRODEM)

(*) Actividad 407 Digitar el código 407, relacionado a vales a rendir

El proceso de pago es realizado por Tesorería.




3.1 Creación en cuenta corriente funcionario (TVAAREV)

Reconocimiento de deuda en cuenta corriente del funcionario por el concepto de vale a rendir, por parte del Director de Administración y Finanzas del respectivo campus y sede. Para esto, se debe efectuar el registro de dicho cargo en la forma TVAAREV, como muestra la siguiente ilustración.

Campo obligatorio Campo Observación

(*) ID Digitar el Rut del funcionario con contrato vigente al que se otorgará el dinero por concepto de vale a rendir

(*) Divisa Automáticamente el sistema asignará el código CLP, la que para estos casos no debe ser modificado

(*) Código detalle Ingresar el código CVAR “Vale a rendir”(*) Período Digitar el período en el que se otorga el vale a rendir(*) Cargo Ingresar el monto asignado por concepto de vale rendir(*) Documento Ingresar número asociado al pago en FVAINVE “i”, sólo

campos numéricos, ejemplo: “0123456”




4. Procedimiento para rendición de gasto inferior al monto solicitado

Una vez que se efectúa la rendición de fondos asociados a vales a rendir, con sus respectivos documentos de respaldos y conforme al formulario de rendición disponible en la página web, para aquellos casos en los que el gasto es inferior al monto solicitado se deberán realizar los siguientes pasos:

Cierre de compromiso presupuestario Registro de documentos. Para el cual existen dos formas de ingreso dependiendo si

estos deben ser o no ingresados al libro de compras y/u honorarios, estos pasos son: Procedimiento para documentos vinculados al libro de compras y/u

honorarios Procedimiento para documentos no vinculados al libro de compras y/u

honorarios Reintegro de monto adeudado por caja por parte del funcionario.

4.1 Cierre compromiso presupuestario (FGAENCB)

El primer paso consiste en el cierre del compromiso presupuestario, lo que permitirá devolver los recursos que fueron comprometidos inicialmente.

La información viene definida inicialmente por el compromiso creado inicialmente.





(*) Numero de compromiso E00000XX Digitar el número del compromiso que se desea cerrar

(*) Id Proveedor Seleccionar el Rut del funcionario que al que se otorgó el vale a rendir

(*) Cambio compromiso EXX00001 Digitar el número del cambio de compromiso que se está realizando

(*) Título Digitar descripción asociada al vale a rendir



(*) Tipo de póliza E032Para el cierre del compromiso digitar el tipo de póliza E032, con el objetivo de restituir el monto reservado inicialmente en el compromiso




4.2 Registro de documento vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAINVE)

Cuando la rendición del Vale a Rendir considera documentos tributarios que deben ser incorporados al Libro de Compras y/u honorarios, considerar lo siguiente:

El banco asociado al documento debe corresponder única y exclusivamente al Banco con código 3A “CUENTA BANCO ANTICIP VALES A RENDIR”.

El banco indicado no generará un flujo efectivo de dinero, por lo que sólo servirá para realizar el registro del documento. El FOCPAU debe corresponder a aquel en el que se debe ver reflejado el gasto respectivo.


(*) Proveedor Digitar el Rut del proveedor que emitió el documento tributario, para ser registrado en libro de compras

(*) Banco 3A Seleccionar el Banco control vale a rendir

(*) Tipo de documento Seleccionar el tipo de factura que emitió el proveedor, para ser registrado en el libro de compras

(*) Factura proveedor XX Digitar el número del documento tributario


sostenida y sin tilde. Para efectos de registros, el manual actualizado estará disponible en la página web de

la VREA http://www.vrea.usm.cl/documentos/



(*) Bien “C00000XX”

Seleccionar aquellos bienes incluidos en la factura del proveedor

(*) Aprobado Digitar el monto asociado al bien que se está registrando

(*) Retención bien √ Se retener el pago del bien






(*) Índice Seleccionar la organización que se afectará presupuestariamente

(*) Cuenta Al seleccionar el bien, de forma automática arrojará la cuenta(*) Actividad 407 Digitar el código 407, relacionado a vales a rendir

(*) Banco 3A Definido de forma automática, en caso que tenga otro banco debe ser modificado en la primera pestaña




4.2.1 Regularización de Banco Control (FVAJVCQ)

El movimiento contable realizado en el paso 4.2, lleva consigo la realización de una póliza contable que regulariza el banco de control. Cabe precisar que dicho paso tiene por finalidad registrar los documentos en libro de compras y/u honorarios.

Campoobligatorio Campo Observación

(*) Núm documento Digitar la palabra SIGUIENT, para generar el consecutivo interno de sistema financiero contable

(*) Total documento Puede ser dejado en blanco o se coloca el monto por el cual se pretende regularizar el Banco control vale a rendir

(*) Todos libros En todos los casos, seleccionar el campo en todos los libros






(*) Tipo de póliza CR05 Para regularizar el banco control caja chica, se debe utilizar la póliza CR05




(*) Cuenta 12F001 Con el objetivo de regularizar el banco control de vales a rendir, se debe seleccionar la cuenta “Cajas chicas USM consolidado”



(*) Monto Digitar el monto total de todos aquellos documentos que ingresaron por la forma FVAINVE

(*) Débito/Crédito Más Se debe seleccionar el indicador MÁS, ya que el sistema al utilizar este tipo de póliza automáticamente genera el asiento contable

(*) Descripción Deberá señalar en esta glosa la regularización del banco

(*) Periodo Presup.

Inserta el número del mes en el cual está ejecutando la transacción

(*) Banco 3A Seleccionar el banco control asociado a vales a rendir para que el sistema le impute la respectiva cuenta contable

(*) Proveedor Digitar el número del Rut del funcionario que debe rendir la caja chica (Con contrato vigente)




4.3 Registro de documentos no vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAJVCQ)

Para el registro de documentos vinculados a boletas o documentos de gastos que no se asocian al Libro de Compras y/o libro de honorarios, se utilizarán POLIZAS. Para ello, se utilizarán las formas vinculadas al registro de pólizas contables y presupuestarias, reflejando el gasto correspondiente en la organización pertinente.


(*) Núm documento Digitar la palabra SIGUIENT, para generar el consecutivo interno de sistema financiero contable

(*) Total documento Dejar sin información o insertar el monto de la transacción, considerar que este monto contempla la suma de los débitos más los créditos

(*) Todos libros Seleccionar en el campo “Todos los libros”





CampoObligatorio Campo Dato Observación

(*) Tipo de póliza FT01 Para el registro de documentos que no deben ser ingresados al libro de compras, se deberá seleccionar el tipo de póliza FT01

(*) Índice Seleccionar la organización a la que efectuará la imputación de dicho gasto

(*) Cuenta 6AXXX Seleccionar la cuenta contable a la que efectuará el cargo presupuestario

(*) Actividad 407 El usuario deberá digitar el código 407, relacionado a vales a rendir

(*) Monto Digitar el monto por el cual se imputará al gasto(*) Débito/Crédito DEBITO Seleccionar el indicador débito, para este caso(*) Descripción Señalar en glosa el vale a rendir asociado(*) Periodo Presup. Inserta el número del mes en el cual está ejecutando la transacción

(*) Proveedor Digitar el número del Rut del funcionario con contrato vigente que se otorgó el vale a rendir









(*) Cuenta 12F001 Seleccionar para esta situación la cuenta contable “Cuentas por cobrar empleados”


(*) Actividad 407 Digitar el código 407, relacionado a vales a rendir(*) Monto Digitar el monto que se imputa al gasto(*) Débito/Crédito CREDITO Seleccionar el indicador crédito, para este caso.(*) Descripción Señalar en glosa el vale a rendir asociado

(*) Periodo Presup. Inserta el número del mes en el cual está ejecutando la transacción.

(*) Proveedor Digitar el número del Rut del funcionario que debe rendir la caja chica




4.4 Reversa de código de detalle en cuenta corriente (TVAAREV)

Una vez que el vale a rendir se encuentre rendido debe reversarse en la cuenta corriente del funcionario aquel monto válidamente respaldo con los documentos pertinentes.

Como se visualiza en la ilustración el monto a reversar es correspondiente a $1.340.000, la cual corresponde al monto respaldo por facturas y/boletas. Importante es la vinculación que debe existir entre estos códigos en cuanto a su aplicación de pago. Para lo anterior, debe indicar en transacción pagada el número de transacción que está siendo afectada por la rendición.




4.5 Reintegro por caja del monto adeudado por funcionario

Una vez que el vale a rendir se encuentre rendido y este genere un saldo a favor para la Universidad, el funcionario a quien se le otorgó dicho fondo, deberá dirigirse a realizar el reintegro por caja, las que se ubican en las dependencias de los distintos campus o sedes.




5. Procedimiento para rendición de gasto superior al monto solicitado

Una vez que se efectúa la rendición de fondos asociados a vales a rendir, con sus respectivos documentos de respaldos y conforme al formulario de rendición disponible en la página web, para aquellos casos en los que el gasto sea superior al monto solicitado, se deberán realizar los siguientes pasos:

Cierre de compromiso presupuestario Registro de documentos. Para el cual existen dos formas de ingreso dependiendo si

estos deben ser o no ingresados al libro de compras y/u honorarios, estos pasos son: Procedimiento para documentos vinculados al libro de compras y/u

honorarios Procedimiento para documentos no vinculados al libro de compras y/u

honorarios Emisión de pago al funcionario, por diferencial a su favor

5.1 Cierre Compromiso Presupuestario (FGAENCB)

El primer paso consiste en el cierre del compromiso presupuestario, lo que permitirá devolver los recursos que fueron comprometidos con la creación del compromiso, con el objetivo de que queden disponibles para realizar el registro de los documentos vinculados al Vale a Rendir. El cierre del compromiso se realiza con la regla E032.




CampoObligatorio Campo Dato Observación

(*) Numero de compromiso E00000XX Digitar el número de aquel documento que se

pretende cerrar

(*) Id Proveedor Seleccionar el Rut del funcionario al que se otorgó el vale a rendir

(*) Cambio compromiso EXXX0001 Digitar el número del cambio que se está realizando

(*) Titulo Digitar una pequeña descripción asociada al vale a rendir



(*) Tipo de póliza E032Para el cierre del compromiso el usuario deberá digitar el tipo de póliza E032, con el objetivo de restituir el monto reservado inicialmente en el compromiso.




5.2 Registros de documentos vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVAINVE)

Cuando la rendición del vale a rendir considera documentos tributarios que deben ser incorporados al Libro de Compras, se deberá considerar para el registro la utilización de la forma FVAINVE, teniendo en consideración lo siguiente:

El banco asociado al documento debe corresponder única y exclusivamente al Banco con código 3A “CUENTA BANCO ANTICP VALES A RENDIR”.


(*) Proveedor Digitar el Rut del proveedor quien emitió el documento tributario, para registrarlo en el libro de compras

(*) Banco 3ASeleccionar el Banco control vale a rendir, ya que no debe generar transacción, dado que el pago lo realizo el funcionario

(*) Tipo de documento Seleccionar el tipo de factura que emitió el proveedor, para ser registrado en el libro de compras

(*) Factura proveedor XX Digitar el número del documento tributario









(*) Bien “C00000XX” Seleccionar aquellos bienes incluidos en la factura del proveedor

(*) Aprobado Digitar el monto asociado al bien que se está registrando

(*) Retención bien √ Se deberá retener el pago del bien


(*) Índice Seleccionar aquella organización a la cual se efectuará la imputación presupuestaria

(*) Cuenta Seleccionar el bien, de forma automática arrojará la cuenta(*) Actividad 407 Digitar el código 407, relacionado a vales a rendir




5.2.1 Regularización de banco control (FVAJVCQ)

El movimiento contable realizado en el paso 5.2, lleva consigo la realización de una póliza contable que regulariza el banco de control. Cabe precisar que dicho paso tiene por finalidad registrar los documentos en libro de compras y/u honorarios.


(*) Núm. documento Digitar la palabra “SIGUIENT”, generando el consecutivo

(*) Total documento Digitar el monto por el que se regulariza el Banco control vale a rendir

(*) Todos libros En todos los casos, seleccionar el campo en todos los libros



sostenida y sin tilde. Para efectos de registros, el manual actualizado estará disponible en la página web de la



(*) Tipo de póliza CR05 Para regularizar el banco control caja chica, se debe utilizar la póliza CR05




(*) Cuenta 12F001 Con el objetivo de regularizar el banco control de vales a rendir, se debe seleccionar la cuenta “Cajas chicas USM consolidado”



(*) Monto Digitar el monto total de todos aquellos documentos que ingresaron por la forma FVAINVE

(*) Débito/Crédito Más Seleccionar el indicador MÁS, ya que el sistema al utilizar este tipo de póliza automáticamente genera el asiento contable

(*) Descripción Deberá señalar en esta glosa la regularización del banco

(*) Periodo Presup. Inserta el número del mes en el cual está ejecutando la transacción

(*) Banco 3A Seleccionar el banco control asociado a vales a rendir para que el sistema le impute la respectiva cuenta contable

(*) Proveedor Digitar el número del Rut del funcionario que debe rendir la caja chica (Con contrato vigente)




5.3 Registro de documentos no vinculados al libro de compras y/u honorarios (FVJAVCQ)

Para el registro de documentos vinculados a boletas o documentos de gastos que no se asocian al Libro de Compras, se utilizarán POLIZAS. Para ello, se utilizarán las formas vinculadas al registro de pólizas contables y presupuestarias, reflejando el gasto correspondiente en el FOCPAU.


(*) Núm. Documento Digitar la palabra “SIGUIENT”, generando el consecutivo

(*) Total documento Indicar el monto de la transacción, considerar que este monto contempla la suma de los débitos más los créditos

(*) Todos libros En todos los casos, deberá seleccionar el campo en “TODOS LOS LIBROS”







(*) Índice Seleccionar la organización a la que se efectuará la imputación del gasto

(*) Cuenta 6AXXX Seleccionar la cuenta contable a la que efectuará el cargo presupuestario

(*) Actividad 407 Digitar el código 407, relacionado a vales a rendir(*) Monto Digitar el monto que se imputa al gasto(*) Débito/Crédito DEBITO Seleccionar el indicador débito, para este caso(*) Descripción Señalar en esta glosa el VAR, asociado

(*) Periodo Presup. Inserta el número del mes en el cual está ejecutando la transacción

(*) Proveedor Digitar el número del Rut del funcionario que se otorgó el vale a rendir









(*) Cuenta 12F001 Seleccionar para esta situación la cuenta contable “Cuentas por cobrar empleados”


(*) Actividad 407 Digitar el código 407, relacionado a vales a rendir(*) Monto Digitar el monto que se imputa al gasto(*) Débito/Crédito CREDITO Seleccionar el indicador crédito, para este caso.(*) Descripción Señalar en glosa el vale a rendir asociado

(*) Periodo Presup. Inserta el número del mes en el cual está ejecutando la transacción.

(*) Proveedor Digitar el número del Rut del funcionario que debe rendir la caja chica




5.4 Reversa de código de detalle en cuenta corriente (TVAAREV)

Una vez que el vale a rendir se encuentre rendido debe reversarse en la cuenta corriente del funcionario aquel monto válidamente respaldo con los documentos pertinentes.

Como se visualiza en la ilustración el monto a reversar es correspondiente a $1.340.000, la cual corresponde al monto respaldo por facturas y/boletas. Importante es la vinculación que debe existir entre estos códigos en cuanto a su aplicación de pago. Para lo anterior, debe indicar en transacción pagada el número de transacción que está siendo afectada por la rendición.




5.5 Emisión de pago a funcionario (FVAINVE)

Para emitir el pago del gasto en exceso registrado inicialmente en el Vale a Rendir, se debe generar el documento asociado a través de la forma FVAINVE, por el monto que corresponde devolver al funcionario.

Al ingresar el FOCPAU se debe asignar la cuenta 12F001, asociada a “Cuentas por cobrar Empleados”.


(*) Proveedor Digitar el Rut de la persona a la cual le otorgaremos el dinero por el concepto de vale a rendir

(*) Banco DC Seleccionar el Banco Institucional (DC)(*) Tipo de documento VAR Seleccionar el tipo de documento VAR (Vale a Rendir)

(*) Factura proveedor E00000XX Insertar en este campo el número del compromiso presupuestario






(*) BienNo deberá seleccionarse código del bien, si no que en la glosa el creador del documento deberá describir a que corresponde el vale a rendir, incorporando la Sede o Campus

(*) Aprobado Insertar el mismo monto que se reservó anteriormente en el compromiso presupuestal

(*) Retención bien √ El usuario deberá retener el pago del bien.






(*) Cuenta 12F001Para efectuar el pago al funcionario, el creador de este documento deberá seleccionar la cuenta contable “Cuentas por cobrar empleados (12F001)”.

(*) Actividad 407 Digitar el código 407, relacionado a vales a rendir.

El proceso de pago es realizado por Tesorería.

Realizado cada uno de los pasos mencionados en el presente instructivo se puede dar por finalizado el procedimiento asociados a vales a rendir.




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