Cartagena, 17 de marzo de 2021

Señores

OFERENTES

Ciudad

Asunto: Solicitud de Oferta No. 11600121T1

Respetados señores:

CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., está interesada en recibir oferta para contratar el SUMINISTRO GABINETES DE CONTROL Y REPUESTOS.

La Oferta técnica y económica se deberá entregar a través del correo electrónico mramirezb.est@afinia.com.co a más tardar el próximo 22 de abril de 2021 hasta las 10:00 horas (hora local colombiana).

Cualquier inquietud o duda acerca de las condiciones generales del negocio, debe hacerse igualmente a través del correo electrónico mramirezb.est@afinia.com.co a más tardar el 08 de abril de 2021 hasta las 16:00 horas (hora local colombiana), sin que la consulta o respuesta interrumpa el plazo límite para la presentación de la oferta.

Cordialmente,

Andrés Mauricio Benavides Bonilla

Gerente Administrativo

CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

ESPECIFICACIONES GENERALES DE COMPRA

No. 11600121T1

SUMINISTRO GABINETES DE CONTROL Y REPUESTOS

GERENCIA ADMINISTRATIVA

UNIDAD DE COMPRAS

CARTAGENA

2021

TABLA DE CONTENIDO

1INFORMACION GENERAL5

1.1Objeto de la invitación5

1.2Información y diligencia debida5

1.3Ampliación de la información suministrada por el oferente5

1.4Presentación de la oferta5

1.5Costos de la presentación de la oferta6

1.6Documentos de la oferta6

1.7Recomendaciones sobre el tamaño de los archivos8

1.8Carácter privado de la información8

1.9Ofertas conjuntas8

1.10Modificaciones y aclaraciones.9

1.11Inhabilidades e incompatibilidades, política de conflicto de intereses e intermediación ilegal de información y confidencialidad.9

1.12Prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.11

1.13Actualización de información para prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.12

1.14Protección de datos12

1.15Código Ético y auditoría.13

1.16Política de Derechos Humanos14

1.17Compromiso con el Manual de Seguridad y Medio Ambiente para Contratistas14

2OFERTA16

2.1Validez de la oferta16

2.2Lugar y horarios de trabajo16

2.3Precios.16

2.4Garantía de seriedad de la oferta16

2.5Moneda17

3ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO18

4CONTRATO19

4.1Vigencia del contrato19

4.2Forma de pago19

4.3Pago electrónico de facturas y/o cuentas20

4.4Constancia de pagos de aportes y parafiscales.20

4.5Garantías20

4.6Impuestos22

4.7Cesión de créditos22

4.8Subcontratación23

4.9Cesión.24

4.10Iniciación de actividades y periodo máximo de empalme24

4.11Terminación anticipada del contrato24

5.ESPECIFICACIONES26

5.1Especificaciones Técnicas de los Suministros26

5.2Criterios de Evaluación Técnico26

5.3Multas26

6.ANEXOS27

6.1Plantillas de cotización27

6.2Carta de presentación de la oferta27

6.3Minuta Tipo29

6.4Formato de creación de terceros y formato de conocimiento terceros29

6.5Carta acuso recibo de oferta, Carta resumen de la Oferta, Información jurídica del Oferente29

6.6Experiencia del Oferente en Colombia29

ESPECIFICACIONES GENERALES DE COMPRA No. 11600121T1

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INFORMACION GENERAL

Descripción general de la solicitud de ofertas Objeto de la invitación

El proveedor invitado a participar deberá evaluar su capacidad para participar, teniendo en cuenta lo previsto en el presente documento, sus anexos y minuta.

Este documento contiene las condiciones con las cuales EL CONTRATANTE inicia el trámite de solicitud de ofertas descrito más adelante. El interesado debe verificarlas completamente y en caso de dudas, solicitar las aclaraciones que considere pertinentes.

El hecho de que los interesados no se informen y documenten debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales se contratará, no se considerará como excusa válida para la eventual formulación de posteriores reclamaciones.

Con la presentación de la oferta el representante legal o apoderado de la persona jurídica, el representante de la forma asociativa, o la persona natural, según corresponda, manifestará que ha analizado todos los documentos del proceso y ha obtenido todas las aclaraciones necesarias sobre los puntos que consideraba inciertos o dudosos.

Objeto de la invitación

El objeto de la presente invitación es recibir ofertas, de acuerdo con las especificaciones generales que se adjuntan, para el SUMINISTRO GABINETES DE CONTROL Y REPUESTOS.

El alcance de los suministros que el OFERENTE debe ofertar se especifica en los Anexos de la presente invitación. En la ejecución suministros, el OFERENTE deberá dar cumplimiento a las normas técnicas colombianas aplicables y vigentes, como son las establecidas por el ICONTEC y por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., ciñéndose en todo momento a lo dispuesto por la ley 142 de 1994, las resoluciones vigentes expedidas por la CREG, el RETIE y el Contrato de Condiciones Uniformes de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., documentos que el OFERENTE declara conocer.

Información y diligencia debida

Será responsabilidad del OFERENTE conocer adecuadamente el objeto del contrato a celebrar y ejecutar, realizando todas las averiguaciones que sean necesarias para tal efecto sobre la base de un examen cuidadoso de las características del negocio, examen que deberá incluir la revisión de todas las condiciones técnicas, financieras y económicas, sus implicaciones legales y tributarias y en general todos los aspectos que puedan incidir en la presentación de su oferta. Entiende y así mismo lo declara entender, que, por la sola presentación de la oferta, el OFERENTE ha realizado un examen completo y definitivo de todos los aspectos que inciden y determinan la presentación de esta, así como los aspectos fundamentales del negocio, por lo que el OFERENTE asume las obligaciones legales propias de su presentación, así como las que en caso de aceptación se deriven para el cumplimiento del contrato.

Así las cosas, la presentación de la oferta constituye un acto libre y voluntario de reconocimiento e intención manifiesta, seria e irrevocable de celebrar un contrato con CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

Ampliación de la información suministrada por el oferente

CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. podrá requerir al OFERENTE las aclaraciones que considere necesarias y solicitar los documentos que considere convenientes siempre que con ello no se modifiquen las condiciones básicas y esenciales de la oferta inicialmente presentada y sin que por ello signifique que se está requiriendo la presentación de una nueva oferta o que se esté aceptando tácita o expresamente la presentada.

En este caso el oferente deberá suministrar las aclaraciones, allegar los documentos o subsanar las omisiones no sustanciales según el requerimiento que le haga CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. en el plazo que se señalará de manera expresa en el requerimiento.

CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. podrá requerir informes a terceros cuando lo considere conveniente o necesario para el análisis y evaluación de la oferta.

Lugar

La prestación del SUMINISTRO DE APARELLAJES PARA RED DE DISTRIBUCIÓN será para CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P en la Calle 30 AV consulado tranversal 49B con 49C, Subestación zaragocilla, en la ciudad de Cartagena, dirigidos a Protecciones y Telecontrol.

Moneda

Las ofertas se deberán presentar en Pesos Colombianos y los pagos se efectuarán en Pesos Colombianos.

OFERTA

Presentación de la oferta

La oferta técnica y económica se deberá entregar a través al portal www.strattegi.com a más tardar el próximo 22 de abril de 2021 hasta las 10:00 horas (Hora local colombiana).

CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. recomienda a los OFERENTES no dejar para último momento la presentación de la oferta (especialmente la planilla de cotización), pues congestiones de última hora, bien sea en el servidor de origen o destino, pueden impedir el ingreso de los archivos enviados, ante lo cual CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. no se hará responsable.

Existe total reserva en el acceso a los archivos de las ofertas económica y técnica, de manera que es imposible para CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. o el administrador del portal conocer dicha información antes de la hora y fecha establecidas como límite para presentar las ofertas, pues así está configurado el sistema de recepción electrónica.

Cualquier duda acerca de las especificaciones generales, así como respecto al contenido de la minuta tipo ubicada en el Anexo 6.3 debe hacerse igualmente a través del correo electrónico mramirezb.est@afinia.com.co a más tardar el 08 de abril de 2021 hasta las 16:00 horas, sin que la consulta o respuesta interrumpa el plazo límite para la presentación de la oferta.

Costos de la presentación de la oferta

El Oferente sufragará todos los costos, tanto directos como indirectos, relacionados con la preparación y presentación de su oferta, por lo cual CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. no será responsable en ningún caso por dichos costos, cualquiera que sea la decisión que tome sobre su aceptación o no.

Documentos de la oferta

Deberá observarse la siguiente metodología para la presentación de la oferta:

a) El Oferente deberá limitar la documentación presentada a la que exige CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., conjuntamente con las proformas que la integran, las que deberán estar acompañadas con los documentos indicados en las instrucciones incluidas para el diligenciamiento de cada una de ellas.

b) No deberá incluirse catálogos, folletos o documentos cuyo contenido sea diferente al solicitado.

c) Se solicita que todos los documentos y certificaciones que se acompañen con la oferta estén en idioma castellano. En caso de no ser posible, deberá acompañarse su traducción oficial.

d) No se aceptarán ofertas enviadas a través de un medio diferente al portal www.strattegi.com

Validez de la oferta

La oferta deberá tener una validez no inferior a 90 días calendario, contados a partir de la fecha de presentación. Si por circunstancias especiales fuese necesario ampliar el plazo de adjudicación, CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. podrá solicitar al oferente la ampliación del período de validez de la oferta hasta sesenta (60) días calendarios adicionales.

Aspectos económicos

El Oferente debe incluir en el precio de los bienes ofertados todos los costos en que incurra.

El Oferente deberá gestionar los riesgos propios de la actividad o servicio a prestar, entendiéndose que es conocedor de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto, el proveedor al estructurar los costos de su oferta deberá tener en cuenta todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de los servicios o bienes encomendados; por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones, se tendrá en cuenta dicha estructura de costos.

Precios.

El OFERENTE deberá llenar únicamente el cuadro de cotización incluido en el portal www.strattegi.com

Los precios cotizados deben cubrir absolutamente todas las características requeridas en estas Especificaciones Generales para la prestación del servicio objeto del presente documento.

El precio de los bienes a suministrar no tendrá ajuste durante el plazo de ejecución inicialmente pactado.

No se aceptará ningún precio que esté por fuera de la Planilla de Cotización, y se deberá entender que todos los servicios solicitados en estas Especificaciones Generales serán suministrados por el OFERENTE, teniendo como única remuneración los servicios prestados por los precios unitarios pactados en la Planilla de Cotización mencionada.

Nota de condicionamientos: En el caso eventual que la oferta esté condicionada al incumplimiento de alguno de los términos de las especificaciones técnicas, certificaciones exigidas, cantidades a ofertar o de cualquier punto de las presentes especificaciones generales, debe quedar claramente indicado en la documentación económica o de cualquier manera que sea visible al momento de realizar la respectiva evaluación, teniendo siempre CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P el derecho de aceptar o rechazar dicha contraoferta.

Garantía de seriedad de la oferta

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que EL CONTRATISTA asume en virtud del presente contrato, éste conoce y acepta que CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P es el titular del riesgo a ser asegurado mediante el(los) seguro(s) al(los) que se refiere esta cláusula especialmente aquellos relacionados con el cumplimiento general de las obligaciones derivadas de la contratación, ejecución y desarrollo del contrato, por lo que CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P está legalmente facultado para determinar las condiciones de aseguramiento que deben cumplir los seguros por medio de las cuales será(n) transferido este(os) riesgo(s) a la compañía de seguros. EL CONTRATISTA conoce y acepta que las condiciones de aseguramiento que satisfacen los lineamientos sobre aseguramiento y transferencia de riesgos de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P son cumplidos por el SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO INTERNO DE LA CONTRATACIÓN – SARIC, el cual consiste en un esquema de aseguramiento en donde CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P ostenta las calidades de tomador, asegurado y beneficiario; EL CONTRATISTA ostentará la calidad de garantizado.

De conformidad con lo anterior las pólizas a constituir serán las siguientes:

1.Póliza de Cumplimiento; la cual deberá contener el siguiente amparo:

· Seriedad de la oferta, por un valor de $140.000.000 y con una vigencia de 145 días, contados a partir de la hora y día fijados como límite para recepción de las ofertas.

Para la expedición del certificado de seguros, la aseguradora podrá solicitar información adicional que el contratista deberá suministrar.

Para lo anterior CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P ha designado al corredor AON COLOMBIA para la administración de dichos seguros. En caso de que el OFERENTE lo desee, podrá contactar al administrador designado por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, para cualquier inquietud.

Datos de Contacto AON:

Ana Marcela Saavedra Gómez | Ejecutiva de Cuenta

Commercial Risk Solutions | HealthSolutions

Aon | Colombia

Calle 77B # 59 61 | Oficina 312 | Barranquilla, Colombia

Cel. 313 8592732

ana.saavedra.contractors@aon.com

aon.com | LinkedIn | Twitter

PARÁGRAFO:

Queda entendido y acordado por las partes que ni los límites mínimos de las pólizas de seguros con las que debe contar el CONTRATISTA, de conformidad con esta cláusula, ni los valores reales de los seguros, deberán de ninguna manera limitar o reducir la responsabilidad del CONTRATISTA y/o sus obligaciones; adicional todo deducible originado por las pólizas de seguros serán asumidos en su totalidad por el CONTRATISTA.

Las pólizas de Seriedad de Oferta que sean emitidas deberán ser pagas contra entrega por el contratista antes de la fecha de cierre del proceso licitatorio, en caso contrario se procederá con la anulación para no generar cartera pendiente.

Documentos de la oferta

Deberá observarse la siguiente metodología para la prestación de la oferta:

a. El oferente deberá limitar la documentación presentada a la que exige CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., juntamente con las proformas que la integran, las que deberán estar acompañadas con los documentos indicados en las instrucciones incluidas para el diligenciamiento de cada una de ellas.

b. No deberá incluirse catálogos, folletos o documentos cuyo contenido sea diferente al solicitado.

c. Se solicita que todos los documentos y certificaciones que se acompañen con la oferta estén en idioma castellano. En caso de no ser posible, deberá acompañarse su traducción oficial.

Contenido de la Oferta:

Los siguientes documentos, obligatoriamente deberán enviarse al correo electrónico mramirezb.est@afinia.com.co antes de la fecha de presentación de la oferta:

Documentación Técnica

· Organigrama Administrativo y Organigrama de los Servicios: El OFERENTE debe presentar un Organigrama Administrativo de la Empresa y un Organigrama Específico para la ejecución de las actividades propias del contrato a celebrar.

· Descripción del Oferente: Objetivo, servicios prestados, experiencia general y específica, contratos ejecutados con su vigencia y valor.

· Experiencia certificada en actividades similares con empresas diferentes a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., relacionar la experiencia según el Anexo 6.6.

· Oferta técnica para el suministro de bienes.

· Listado de equipos, útiles y herramientas con que se cuenta para la oferta solicitada.

· Sistema de gestión de riesgos laborales.

· Sistema de gestión de la calidad.

· Certificado de calidad. El oferente (si dispone de ella) deberá presentar su certificación vigente en sistemas de calidad, que apliquen en el desarrollo del objeto de la presente invitación. Si no se tiene, el compromiso de su implantación en los próximos 5 meses.

· Cualquier otra información requerida dentro de las especificaciones técnicas de los servicios (Numeral 5).

Documentación General

· Carta de Presentación de la oferta según el modelo incluido en el Anexo 6.2 firmada y autenticada por su representante legal debidamente facultado para proponer y contratar.

· Certificado de Existencia y Representación Legal, con fecha de expedición no mayor a 30 días contados a partir de la fecha de entrega de la oferta.

· Certificado de Registro Mercantil con fecha de vigencia no menor a 15 días.

· Autorización de la Junta Directiva, concedida por el órgano competente al representante legal para participar en la contratación y celebrar contratos, cuando éste se encuentre limitado para tal efecto, de acuerdo con el certificado expedido por la Cámara de Comercio. (En el evento de encontrarse limitadas las facultades por estatutos se debe anexar la parte pertinente de estos).

· Copia del RUT, para OFERENTES con sede en Colombia.

· Copia del RIT, para OFERENTES que desempeñan actividades comerciales en la ciudad de Bogotá. Para OFERENTES que desempeñan actividades comerciales fuera de la ciudad de Bogotá, pero con sede en Colombia, presentarán la certificación del Revisor Fiscal indicando la responsabilidad de pago de impuesto de industria y comercio.

· Formulario de Creación de Terceros según Anexo 6.4 en caso de no estar registrado como proveedor de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. y adicionalmente presentar Certificación Bancaria con vigencia inferior a 30 días, expedida por el banco en la que se indique No. de cuenta en la que desean que se realice el pago.

· Formato de Conocimiento del Tercero diligenciado (Anexo 6.4).

· Carta acuso recibo de oferta (formato No. 1 Anexo 6.5).

· Información jurídica del Oferente (formato No. 3 Anexo 6.5).

· Contraloría Boletín de Responsables Fiscales “SIBOR” del Representante Legal y Razón Social (AMBOS) no mayor a 30 días de realizar la evaluación financiera.

· Procuraduría Certificado de Antecedentes Procuraduría General de la Nación para el Representante Legal y Razón Social (AMBOS) no mayor a 30 días de realizar la evaluación financiera

· Para el caso de consorcio, el acuerdo consorcial y certificado de existencia y representación legal de las sociedades que lo conforman más el acuerdo asociativo.

· Garantía de seriedad de la oferta debe presentarse la garantía según lo establecido en el capítulo respectivo. (Obligatorio)

· Carta resumen de la Oferta (Formato No. 2 Anexo 6.5).

· Observaciones a la Minuta Tipo. El OFERENTE deberá indicar si tiene alguna observación a la minuta tipo del Anexo 6.3, de lo contrario CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. entiende que el OFERENTE acepta todas las cláusulas que se incluirán en el contrato en caso de ser adjudicado.

Documentación Económica

Oferta económica: En la planilla de cotización incluida en el correo electrónico mramirezb.est@afinia.com.co, el oferente debe presentar su mejor oferta económica.

En el caso eventual que la oferta esté condicionada al incumplimiento de alguno de los términos de las especificaciones técnicas, certificaciones exigidas, calidad de los materiales, cantidades a ofertar o de cualquier punto de las presentes especificaciones generales, debe quedar claramente indicado en documentación económica o de cualquier manera que sea visible al momento de realizar la respectiva evaluación, teniendo siempre CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. el derecho de aceptar o rechazar dicha propuesta.

Nota: No se aceptarán ofertas enviadas por medios diferentes a los aquí establecidos.

Recomendaciones sobre el tamaño de los archivos

Con el fin de optimizar la elaboración, envío y descargue de los documentos presentados como parte de la presente solicitud de oferta, se recomienda la elaboración de un sólo archivo en formato de MS Word, en el que se incluyen los documentos particulares siguiendo la estructura descrita en el numeral 1.6. En lo posible debe evitarse escanear documentos, si estos pueden elaborarse en formatos más livianos, como los suministrados con este documento.

Cuando definitivamente se requiera incluir información gráfica previamente escaneada, esta debe consumir la menor cantidad posible de memoria, recomendándose para ello el formato de intercambio de gráficos (GIF) o cualquier otro lo suficientemente ligero, con lo cual se generan archivos que luego, mediante las opciones Insertar\Imagen\Desde archivo... de MS Word, pueden insertarse en el archivo (Oferta) de MS Word mencionado.

Finalmente, utilizar la herramienta de comprimir archivo (WinZip).

Para el envío de la información, se recomienda utilizar Hojas de Cálculo y/o Editores de Texto comerciales compatibles con Microsoft Word y Microsoft Excel y tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

· Enviar los archivos por separado.

· Si va a enviar un archivo comprimido se debe enviar en formato ZIP.

· Tenga en cuenta que cuando se envía un archivo de gran tamaño (superior a 8 megas) el tiempo de descarga puede ser superior a 15 minutos, dependiendo del canal de internet que se esté utilizando.

· Si se va a enviar un archivo superior a este tamaño le recomendamos dividirlo o comprimirlo.

· Si va a enviar imágenes, se recomienda utilizar formatos comprimidos como JPG.

· Se reitera no dejar para el último momento el envío de la documentación, puesto que el sistema tiene una fecha y hora límite para el recibo de los archivos enviados. Si la documentación es descargada en su totalidad antes de la hora establecida, el sistema la acepta; de lo contrario, el sistema rechaza la información enviada debido a que la descarga total del documento se produce fuera de la hora establecida.

Carácter privado de la información

La información que se incluya en la oferta, así como los análisis, evaluaciones y comparaciones que efectúe CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., son documentos privados que no serán revelados a persona alguna sea que hubiere presentado o no una oferta.

Ofertas conjuntas

Podrán participar en este proceso de invitación, las personas naturales o jurídicas debidamente inscritas en la cámara de comercio, en el registro único de OFERENTEs, que cuenten con la organización, equipo y el personal suficiente para cumplir con el objeto de esta solicitud dentro de los plazos fijados en esta invitación y según los requerimientos y experiencia solicitados.

También podrán participar quienes se presenten bajo la figura de Consorcio o en Unión Temporal, anexando el acuerdo consorcial y certificado de existencia y representación legal de las sociedades que la conforman más el acuerdo asociativo.

Los OFERENTES indicarán si su participación es a título de consorcio o unión temporal y en este último caso, señalarán los términos y extensión de la participación en la oferta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y expreso de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

Además, debe cumplir con:

1. Designación del representante ante CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. e indicar claramente sus poderes, los cuales deberán ser los más amplios.

2. Proporción en la que cada empresa participa.

3. Forma como deben hacerse los pagos.

4. Autorización del órgano social correspondiente en caso de que los representantes legales de las sociedades necesiten tal autorización para la conformación del consorcio o la unión temporal.

Modificaciones y aclaraciones.

En caso de que CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. requiera hacer modificaciones a las condiciones de contratación, lo hará por medio de Adendas, copias de los cuales serán suministrados oportunamente al OFERENTE.

En la carta de invitación se indicará la fecha límite para recibir inquietudes o aclaraciones a las condiciones de contratación, pasada esta fecha no se recibirán, ni se tendrán en cuenta objeciones a las condiciones de contratación.

Una vez el OFERENTE presente su oferta no podrá presentar objeciones a las condiciones de contratación.

Inhabilidades e incompatibilidades, política de conflicto de intereses e intermediación ilegal de información y confidencialidad.

1) Inhabilidades e Incompatibilidades. - No podrán participar en concursos, ni celebrar actos, negocios o contratos con CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P: a) Quienes fueron empleados de la compañía sus filiales o subordinadas, desempeñando funciones en los niveles directivo o ejecutivo. Esta incompatibilidad se extiende por el término de un año, contado a partir de la fecha de retiro, salvo que presten servicios autorizados expresamente por el Presidente Ejecutivo. b) Quienes tengan vinculo de parentesco dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los empleados de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. de sus filiales o subordinadas, de los niveles directivo o ejecutivo. c) El cónyuge, compañero (a) permanente del empleado de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. en los niveles directivo o ejecutivo. d) Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas distintas de las abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el empleado de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. en los niveles directivo o ejecutivo, o el cónyuge, compañero (a) permanente, o los parientes dentro del segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o del primero civil de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o ejecutivos. 2) Política de conflicto de intereses. - EL OFERENTE ejercerá el mayor cuidado y hará todas las diligencias razonables para prevenir cualesquiera acciones o condiciones que pudieran dar como resultado un conflicto con los mejores intereses de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.. Esta obligación será aplicable también a las actividades de los empleados de EL OFERENTE en sus relaciones con los empleados de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. (o sus familiares) y con los representantes de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., vendedores, proveedores y terceros por razón del objeto contratado. Así mismo, EL OFERENTE se hace participe con CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. de fortalecer los principios de imparcialidad y transparencia, por lo que se compromete a no ofrecer ni dar soborno o ninguna otra forma de halago o dádiva, directa o indirectamente, a los empleados (sus familiares), representantes de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. o terceras partes que surgieran del contrato, con el objeto de obtener favores en relación con la ejecución de este. 3) Intermediación ilegal de información. - CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. y EL OFERENTE, están en conocimiento de una práctica (referida como “intermediación ilegal de información) en la que ciertas personas o entidades se acercan a contratistas, subcontratistas, u otros proveedores y ofrecen información confidencial o ejercen influencia ilícita con el objeto de obtener negocios a través de la corrupción de procesos de concursos competitivos. EL OFERENTE reconoce que CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. no permite la práctica de intermediación ilegal de información o cualquier otra corrupción del proceso de adjudicación, y EL OFERENTE garantiza y declara que no ha utilizado ni utilizará la intermediación ilegal de información con relación al presente contrato. EL OFERENTE se obliga a notificar de inmediato al Gerente correspondiente o al Interventor de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., si cualquier persona le ofreciere intermediar ilegalmente con información con relación al contrato, o cualquier otro interés comercial de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. 4.) Confidencialidad. – Cualquier información recibida o generada durante el proceso de solicitud, presentación y evaluación de la oferta, así como ejecución del contrato, tiene carácter confidencial y reservado, por lo que no podrá ser revelado. El incumplimiento de esta cláusula dará lugar a las penalizaciones establecidas, que incluirán la terminación definitiva del contrato y eliminación del registro interno de proveedores de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

Todos los descubrimientos, conceptos, ideas, conocimientos, técnicas, diseños, dibujos, borradores, diagramas, modelos, muestras, bases de datos de cualquier tipo, así como cualquier información de tipo técnico, industrial, financiero o comercial que el OFERENTE conozca de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. en el curso de su relación comercial tendrá la consideración de información confidencial, secreta y restringida. También tendrán esta consideración todos los papeles, libros, cuentas grabaciones, listas de clientes y/o socios, programas de ordenador, procedimientos, documentos de todo tipo o tecnología cuyo suministro fuese hecho bajo la condición de información confidencial, con independencia del soporte que la contenga. No tendrá consideración de información confidencial aquella información que (i) sea de público conocimiento en el momento de su suministro al OFERENTE o una vez producido el suministro alcance tal condición de pública, sin que para ello el OFERENTE haya violentado lo establecido en esta cláusula; o (ii) fuese divulgada masivamente sin limitación alguna por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

El OFERENTE guardará y custodiará la información confidencial, y no la utilizará para fines propios, ni la divulgará, en todo o en parte, a terceros sin el previo, expreso y escrito consentimiento de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. Tal consentimiento no será necesario cuando la obligación de suministrar o divulgar la información confidencial venga impuesta por ley u orden judicial.

La información confidencial podrá ser dada a conocer por el OFERENTE a sus empleados y asesores externos, sin perjuicio de que el OFERENTE tome cuantas medidas sean necesarias para el exacto y fiel cumplimiento de este compromiso por todos ellos, debiendo necesariamente informar a unos y otros del carácter confidencial, secreto y restringido de la información que da a conocer, y la prohibición de utilizarla para fines propios y de divulgarla. Asimismo, el OFERENTE deberá dar a sus empleados y asesores externos las directrices e instrucciones que considere oportunas y convenientes a los efectos de mantener el carácter de secreta, confidencial y restringida de la información confidencial y de garantizar su no utilización para fines propios ni fines distintos a los del objeto del contrato o pedido.

Sin perjuicio de lo anterior, CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. podrá pedir y recabar del OFERENTE, como condición previa al suministro de la información confidencial, una lista de los empleados y asesores externos que tendrán acceso a dicha información, lista que podrá ser restringida o reducida por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. Cada uno de los empleados y asesores externos que figuren en la lista, deberán manifestar expresamente que conocen la existencia de la presente cláusula de confidencialidad y que actuarán de conformidad con lo en ella previsto. Cualquier modificación de la lista de empleados y/o asesores externos será comunicada por escrito de forma inmediata por el OFERENTE, conteniendo los extremos indicados con anterioridad en este párrafo.

Sin perjuicio de lo previsto en los párrafos anteriores, cada Parte será responsable tanto de la conducta de sus empleados y/o asesores externos como de las consecuencias que de ella pudieran derivarse, de conformidad con lo previsto en esta cláusula.

El OFERENTE será responsable de la custodia de la información propia y cuantas copias pudiera tener de la misma, en orden a su tratamiento como confidencial, secreta y restringida, debiendo devolver tanto una como otras a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. a la terminación de sus relaciones comerciales, o antes, si fuera requerido para ello por ésta.

El incumplimiento de las obligaciones de confidencialidad plasmadas en esta cláusula será causa suficiente para reclamar, por la vía legal que estime más procedente, la indemnización de los daños y perjuicios ocasionados

 

PARÁGRAFO PRIMERO. - Para el efecto de las incompatibilidades previstas anteriormente, se entienden como pertenecientes al Nivel Directivo o Ejecutivo, el personal que ocupa los siguientes cargos en CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., sus filiales o subordinadas: Presidente, Directores, Gerentes, y Jefes de Servicio.   

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. - Si CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. comprobaré el incumplimiento respecto de alguno de los compromisos antes enunciados, procederá a excluirlo en forma indefinida de todo procedimiento o actividad de contratación con la empresa. En estos eventos, EL OFERENTE deberá ceder el contrato previa autorización escrita de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., si ello no es posible, renunciará a su ejecución. Como consecuencia del incumplimiento de los compromisos enunciados en esta cláusula, EL OFERENTE autoriza desde este momento a que se termine en forma anticipada el contrato, sin indemnización alguna a su favor.  

 

Prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

EL OFERENTE con la firma del presente CONTRATO, otorga su manifestación clara y expresa que los recursos con los que opera provienen del ejercicio de actividades lícitas, permitidas por las normas aplicables y, por lo tanto, no tienen origen en actividades delictivas, especialmente aquellas consideradas en la normatividad colombiana como originadoras o constitutivas de lavado de activos o financiadoras del terrorismo. 

 

Así mismo, EL OFERENTE manifiesta que se obliga a cumplir con lo dispuesto en las normas relativas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

 

Actualización de información para prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

EL OFERENTE deberá informar por escrito a  CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, cada vez que se modifiquen o cambien los datos correspondientes a dirección, domicilio, teléfono, fax, ocupación, profesión, oficio, razón social, representación legal, lugar de trabajo o residencia y, en fin, cualquier circunstancia que varíe de las que reporten a la firma del presente contrato, tanto para personas naturales como jurídicas, con base en lo dispuesto por las circulares emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, sin perjuicio de la obligación de suministrar los documentos que deban ser entregados en virtud de actos y disposiciones legales o administrativas, relacionados con la obligación a que se hace referencia. 

 

No obstante, lo anterior y en caso de que los datos inicialmente suministrados no hayan sido modificados a la finalización de cada año a partir de la firma del presente contrato, EL OFERENTE se obliga a remitir a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. como mínimo una vez al año, la información antes anotada a fin de que la misma permanezca actualizada, aunque no haya sufrido cambio o modificación alguna. 

 

La no actualización de la información aquí indicada se traduce en un incumplimiento de las obligaciones a cargo del OFERENTE y por ende será causal de terminación del presente contrato. 

 

PARÁGRAFO PRIMERO. - Si con posterioridad a la suscripción de este contrato, EL OFERENTE aparece relacionado en alguna de las listas que, en materia de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. podrá dar por terminado el presente contrato y procederá a la liquidación de este. 

 

PARÁGRAFO SEGUNDO. - En los casos en los cuales se requiera la entrega de recursos por parte del OFERENTE y éstos procedan de terceros diferentes a este, EL OFERENTE declara conocer que las actividades realizadas por los proveedores de estos recursos y los mismos, no provienen de actividades ilícitas contempladas en la Ley Colombiana vigente. 

Protección de datos

En cumplimiento de la normativa aplicable a la Protección de Datos Personales EL OFERENTE reconoce que si en desarrollo del presente contrato tuviese acceso a datos personales propiedad de EL CONTRATANTE actuará como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de estos cumpliendo en todo momento con lo establecido en la normativa vigente.

Para estos efectos EL OFERENTE cumplirá con las siguientes obligaciones especiales:

1. Solamente tratará los datos personales a los que tenga acceso conforme a las instrucciones del OFERENTE quien actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de estos.

2. EL OFERENTE no aplicará ni utilizará los datos personales a los que tenga acceso con una finalidad diferente al desarrollo y mantenimiento de la relación contractual que figura en este documento, ni los comunicará, ni siquiera a efectos de su conservación, a terceros.

3. El OFERENTE y el personal a su cargo guardarán secreto y absoluta confidencialidad respecto de los datos personales propiedad de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., que les hayan sido confiados para su tratamiento y/o a los que hayan tenido acceso.

4. El OFERENTE adoptará las medidas de índole técnica y organizativa necesarias que garanticen la seguridad de los datos personales y eviten su alteración, pérdida, sustracción, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que estén expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural.

5. En caso de resolución del contrato, los datos serán destruidos en su totalidad o devueltos a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., teniendo en cuenta los distintos soportes o documentos donde estos puedan constar: bases de datos en discos, copias de seguridad, soportes en papel, etc.

6. Una vez se haya realizado la operación mencionada en el punto anterior, el OFERENTE se compromete a entregar una declaración por escrito al CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. donde conste que así se ha realizado.

7. Será de aplicación en todo caso, en lo no previsto en este contrato, la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

8. EL OFERENTE será responsable por los daños y perjuicios que se ocasionen a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. con motivo del incumplimiento de lo establecido en este acuerdo, incluido el importe de cualesquiera sanciones que a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. se le impongan por tal circunstancia, todo ello sin perjuicio de las consecuencias pactadas en este acuerdo para el supuesto de incumplimiento contractual.

9. EL OFERENTE se compromete a impartir a todas las personas dependientes de la misma que desempeñen las funciones objeto del contrato las instrucciones precisas para el efectivo conocimiento por las mismas de las obligaciones que asumen en virtud de la presente cláusula, realizando cuantas advertencias considere precisas y suscribiendo cuantos documentos considere necesarios con el fin de asegurar el cumplimiento de tales obligaciones

Código Ético y auditoría.

EL OFERENTE declara que acepta el Código Ético de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., el cual forma parte integral de la presente invitación, y se compromete a dar estricto cumplimiento a las pautas de comportamiento ético allí previstas. EL OFERENTE autoriza a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. a realizar las visitas y procesos auditoría cuando lo estime pertinente, con el objeto de comprobar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del presente contrato; en ese sentido, EL OFERENTE se compromete a suministrar la información que sea necesaria para tal fin. Si como consecuencia del proceso de Auditoría se detecta o se comprueba un incumplimiento -bien sea de las obligaciones propias del contrato o de las pautas de comportamiento previstas en el Código Ético-, CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. quedará facultado para exigir los ajustes conducentes o dar por terminado el contrato y hacer efectiva la cláusula penal, sin perjuicio del cobro de los perjuicios que el incumplimiento le cause.

CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. exige que todas las personas que participen en los procesos de contratación liderados por la Unidad de Compras cumplan con los lineamientos descritos en las pautas de comportamiento definidas en el Código de Ética de la Compañía durante todo el proceso de invitación a presentar ofertas.

De la misma forma, los participantes se obligan a no realizar ningún tipo de ofrecimiento o entrega de sobornos, regalos u otros estímulos, ya se directa o indirectamente a través de familiares a cualquier nivel de consanguinidad, amigos, socios o trabajadores de la empresa participantes.

En caso de que se llegue a detectar estas conductas se desvinculará del proceso, se retirará de los OFERENTES homologados o inscritos en la empresa, a la terminación de los contratos vigentes o en ejecución y las demás acciones judiciales que sean del caso.

Se incluye para efectos de esta disposición, las siguientes expresiones:

(i) "Práctica corrupta" significa ofrecer, proporcionar, aceptar o solicitar, directa o indirectamente, cualquier cosa de valor con el fin de influir la actuación de un empleado en referencia al proceso de contratación;

(ii) “Práctica fraudulenta" significa la tergiversación o supresión de hechos, con el fin de influir en el proceso de licitación;

(iii) “Prácticas colusorias” significa la confabulación o arreglo entre dos o más licitantes con o sin el conocimiento de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., con el fin de establecer precios de ofertas a niveles artificiales no competitivos;

(iv) “Practicas coercitivas” significa hacer daño o amenazar de hacer daño, directa o indirectamente, a personas o a su propiedad para influir su participación en un proceso de contratación.

Cualquier persona puede realizar denuncias de supuestos hechos de corrupción o de irregularidades a través del canal contactotransparente@epm.com.co. Estas denuncias serán tratarán de forma confidencial y de acuerdo con lo establecido en la Ley de Protección de Datos.

Política de Derechos Humanos

EL OFERENTE declara que acepta la política de derechos humanos de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., el cual forma parte integral de la presente invitación, y se compromete a dar estricto cumplimiento a las pautas de la política allí previstas.

Compromiso con el Manual de Seguridad y Medio Ambiente para Contratistas

Este documento es de estricto cumplimiento en la ejecución de cualquier trabajo o servicio contratado o ejecutado para CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. Aplica a todas las personas naturales o jurídicas vinculadas con la organización ya sea como trabajadores temporales, trabajadores independientes, firmas contratistas y subcontratistas de las actividades de distribución y comercialización de energía eléctrica.

Consecuente con ello, El OFERENTE se compromete a conocer, dar a conocer a sus trabajadores directos o de empresas colaboradoras, ejecutar y facilitar el desarrollo de la normativa y procedimientos incluidos en el ANEXO MANUAL DE SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE PARA CONTRATISTAS.

ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

El contrato se adjudicará a uno o varios OFERENTES, conforme lo defina CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., sin que ello lo límite para ordenar de manera justificada la ejecución de cualquier trabajo relacionado con el objeto del presente documento, a otro OFERENTE.

El contrato será adjudicado, a juicio exclusivo de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. en función los precios y beneficios económicos, de la aceptación de condiciones requeridas, del cubrimiento geográfico, de las bondades de la oferta técnica y de los valores agregados sin ningún costo adicional para CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. podrá descartar ofertas que presenten errores o discrepancias importantes en las Condiciones Comerciales.

Se aclara a la firma adjudicada que sea informada por escrito de su selección que, en caso de vencimiento en el plazo para suscripción del contrato, que es el de cinco días hábiles siguientes a la fecha en que reciba comunicación de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. en la que le informe su aceptación a la oferta, CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. estará en libertad de adjudicar el contrato a otra empresa de su selección.

CONTRATO

Vigencia del contrato

Se suscribirá un contrato para los suministros con vigencia de 06 meses contados a partir de su firma y legalización.

Forma de pago

EL OFERENTE, facturará a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., los servicios prestados mes vencido, de conformidad con los servicios pedidos por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. y efectivamente prestados en dicho periodo, y de acuerdo con los valores ofertados por EL OFERENTE.

CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. cancelará los servicios objeto del presente documento de forma mensual, disponiendo para ello de treinta (30) días calendario para efectuar el pago correspondiente, contados a partir de la radicación y aceptación de la factura.

Facturación

A las empresas que estén obligados a facturar electrónicamente, se recibirán las facturas en el correo electrónico entrante.efactura@afinia.com.co; con el formato electrónico de generación (XML) que usted le envía a la DIAN y la representación gráfica de la factura (PDF).

La representación gráfica (PDF) de la factura debe contener los requisitos establecidos por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, tales como: número de orden de compra, número de aceptación de servicio y número de radicado de la aceptación de servicio.

Para efectos de novedades de facturación electrónica, agradecemos reportarlo al siguiente correo electrónico historialfacturacionelectronica@afinia.com.co.

Si usted no es facturador electrónico, agradecemos realizar la radicación de las facturas físicas en las instalaciones de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, únicamente a la siguiente dirección:

· Cartagena: Barrio Torices, Sector Papayal Edificio 19 CHAMBACÚ, Carrera 13 B No. 26-78 Piso 3.

Normalmente el cierre de facturación será máximo el día 16 de cada mes o en su defecto el día hábil inmediatamente anterior, sin embargo, este día es susceptible de ser modificado por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. previo aviso al OFERENTE. Luego de la fecha de cierre de facturación, cualquier factura deberá tener fecha del mes siguiente, para ser recibida por la CONTRATANTE. El pago se hará los días jueves de la semana correspondiente al vencimiento del pago.

El OFERENTE presentará por cualquier medio establecido por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. mensualmente o con la periodicidad que se haya acordado, su factura o cuenta de cobro. Esta deberá cumplir con los datos exigidos por la Ley y tener como mínimo la siguiente información:

•Nombre y NIT de OFERENTE y CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P..

•Número del contrato / pedido.

•Descripción de los servicios, materiales y/u obra ejecutada (en el transcurso del contrato)

•Fecha.

•Precio unitario de los servicios y/o materiales y equipos utilizados. (cuando aplica)

•Precio total por ítem y valor total de los servicios, materiales y/u obra o avance de obra, incluyendo descuentos otorgados e IVA si a ello hay lugar.

•Copia del formato de Aceptación del servicio con su respectivo radicado.

Aceptación del Servicio

Todas las recepciones de bienes y servicios deberán estar soportadas por el respectivo formato de aceptación de servicio debidamente autorizado por el responsable de la unidad usuaria receptor del bien o servicio de acuerdo con las estructuras internas de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

El formato de aceptación del servicio será radicado en original por la Unidad Usuaria destinataria del bien o servicio, la cual les enviará copia escaneada del documento radicado.

Pago electrónico de facturas y/o cuentas

Con el ánimo de brindar a todos los PROVEEDORES de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, un proceso de atención de pagos más confortable, los pagos se realizarán únicamente por el sistema de transferencia electrónica al número de cuenta confirmado por el OFERENTE.

Constancia de pagos de aportes y parafiscales.

El oferente adjudicado deberá presentar mensualmente a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P el listado del personal utilizado en la ejecución del contrato, donde conste que se ha pagado, dentro de los diez (10) primeros días del mes, el valor correspondiente a salarios y aportes del mes anterior, concernientes a la EPS, ARL y FPP. Esta relación deberá venir firmada por el Representante Legal del oferente adjudicado y certificada por el Contador o Revisor Fiscal de la misma. En caso de falsedad en dicha información, CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P dará por terminado el contrato, sin lugar a reclamación o indemnización alguna a favor de oferente adjudicado. La información aquí requerida deberá anexarse con todas las facturas que presente EL oferente adjudicado en el respectivo mes.

4.5 Garantías

Seguros y/o Garantías requeridas. -  El OFERENTE ADJUDICADO se obliga a presentar garantías que se detallan a continuación, las cuales podrán otorgarse mediante Garantías Bancarias expedidas por un Banco legalmente autorizado para tal fin, o pólizas de seguros; si el contratista opta por esta última opción, éstas deberán reunir las condiciones exigidas y previamente aprobadas por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. en cuanto al emisor, clausulados, condiciones generales, particulares, objeto, valor asegurado, alcance, vigencias, coberturas, y exclusiones de los distintos amparos.

NOTA: Para efectos de la constitución y/o expedición de las pólizas, el valor del contrato se deberá entender incluido el IVA.

Las condiciones de las pólizas de seguros anteriormente mencionadas se encuentran reunidas en el SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO INTERNO DE LA CONTRATACIÓN – SARIC de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., la cual ha sido tomada y negociada por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P con el respaldo de Aseguradoras de primera línea, que gozan de buena solvencia financiera.

El OFERENTE ADJUDICADO deberá asegurar el cumplimiento de sus obligaciones, mediante la consecución de los certificados de seguros aplicables a la “SARIC de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P”, en el caso de que tales seguros consistan en Pólizas de Cumplimiento y Pólizas de Responsabilidad Civil Extracontractual.

Los certificados de seguros deberán constar de los siguientes amparos descritos a continuación:

Para la expedición del certificado de seguros, la aseguradora podrá solicitar información adicional que el contratista deberá suministrar.

Para lo anterior CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P ha designado al corredor AON COLOMBIA para la administración de dichos seguros. En caso de que el OFERENTE lo desee, podrá contactar al administrador designado por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, para cualquier inquietud.

Datos de Contacto AON:

Ana Marcela Saavedra Gómez | Ejecutiva de Cuenta

Commercial Risk Solutions | HealthSolutions

Aon | Colombia

Calle 77B # 59 61 | Oficina 312 | Barranquilla, Colombia

Cel. 313 8592732

ana.saavedra.contractors@aon.com

aon.com | LinkedIn | Twitter

1.Póliza de Cumplimiento; la cual deberá contener los siguientes amparos:

Cumplimiento, por el 20% del valor del contrato, con una vigencia igual a la duración del contrato (plazo de ejecución y liquidación) y sus prórrogas; este amparo deberá estar vigente hasta la fecha de suscripción del acta de entrega y/o recibo a satisfacción.

Calidad y Correcto funcionamiento de los equipos, por el 30%, con una vigencia (esta debe ser igual a la garantía otorgada por el fabricante máximo plazo otorgado por las aseguradoras de 3 años) contados a partir del acta de entrega de los equipos suministrados, montados o instalados

PARÁGRAFO PRIMERO:

1. El pago de la prima que se cause con ocasión de la garantía o seguro respectivo correrá por cuenta del Contratista – oferente adjudicado, así como la que se cause por las modificaciones del contrato a que haya lugar. Cuando haya modificación del plazo, o del valor del contrato, el Contratista – oferente adjudicado deberá acogerse a la modificación de la garantía o seguro para conservar el monto porcentual y la vigencia aquí pactada; En todos los casos el oferente adjudicado deberá adjuntar el certificado de pago de las correspondientes primas cuando se trate de póliza de seguros.

2. El Contratista – oferente adjudicado se obliga a constituir y entregar los originales de las pólizas a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de firma del presente contrato, junto con la certificación de pago de las primas correspondientes.

3. Si el contratista – oferente adjudicado por alguna razón llegase a incurrir en mora por falta de pago correspondiente a las primas de los seguros de las pólizas arriba expuestas, este tendrá la autorización para que CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P., cancele dicha obligación y luego este valor sea descontado a través del contrato celebrado.

4. Queda entendido y acordado por las partes que ni los límites mínimos de las pólizas de seguros con las que debe contar el Contratista y/o Oferente adjudicado de conformidad con esta cláusula, ni los valores reales de los seguros, deberán de ninguna manera limitar o reducir la responsabilidad del Contratista y/o oferente adjudicado o sus obligaciones; adicional todo deducible originado por las pólizas de seguros serán asumido en su totalidad por el Contratista y/o oferente adjudicado.

5. Cuando el contratista / oferente adjudicado firme el contrato deberá enviar una copia a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. para que pueda ser cargado el requerimiento en la plataforma SSO para el trámite de las pólizas. Este proceso de cargue en la plataforma lo debe realizar CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

En cualquier evento en que se prorrogue la vigencia del contrato deberán prorrogarse en igual sentido las correspondientes garantías. De igual manera, EL OFERENTE ADJUDICADO deberá reponer las garantías cuando el valor de estas se vea afectado por razón de siniestros, dentro de los quince (15) días calendario siguientes al requerimiento que para estos fines realice CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P. En caso de incumplimiento por EL OFERENTE ADJUDICADO, CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, se reserva la facultad de retener las facturas pendientes de pago hasta que todas las pólizas y garantías se encuentren al día. Así mismo, EL OFERENTE ADJUDICADO faculta expresamente a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, para que le descuente o compense de las cuentas o certificaciones pendientes de pago, las sumas que ésta hubiese tenido que pagar por reclamaciones de terceros y no atendidas por éste. 

PARÁGRAFO SEGUNDO. – Si el valor total del presente contrato está dado en dólares de los Estados Unidos de América las garantías deberán ser expedidas en esta moneda USD.

A su vez, si el contrato está determinado por una suma en dólares y otra suma en pesos, se deberán emitir dos pólizas, una para el componente en pesos y otra para el componente en USD. De tal forma que, si el Contratista / oferente adjudicado debe expedir el amparo de cumplimiento, deberá emitir dos pólizas de cumplimiento, una por el % del valor contractual expresado en pesos colombianos y otra póliza de cumplimiento por el % del valor contractual expresado en USD, lo mismo aplicará para las demás garantías (amparos) solicitados.

4.6 Impuestos

IVA. Para efectos de liquidación y pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA) a que haya lugar, se liquidará de acuerdo con la tasa y normas vigentes. El oferente será responsable de la forma en que se liquidará el IVA.

El agente de retención deberá practicar las retenciones a que haya lugar, teniendo en cuenta la calidad de contribuyente del OFERENTE ADJUDICADO.

4.7 Cesión de créditos

Las partes no podrán ceder los derechos crediticios derivados del contrato ni hacerse sustituir total o parcialmente en el cumplimiento de sus obligaciones crediticias, sin el previo y expreso consentimiento de la contraparte.

Cabe anotar que esta cesión es diferente y no reemplaza la cláusula de cesión y subcontratos, la cual prohíbe únicamente la cesión del contrato.

Cualquier cesión de créditos que efectúe el OFERENTE ADJUDICADO a favor de terceros se entenderá referida exclusivamente al saldo que resulte de las Actas de Pago, una vez descontada cualquier suma a favor de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, sea por obras ejecutadas bienes o servicios suministrados al OFERENTE ADJUDICADO, multas o pena impuestas, anticipos o pagos hechos a terceros por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P por cuenta del OFERENTE ADJUDICADO.

4.8 Subcontratación

Queda prohibida toda subcontratación de trabajos o servicios por parte del OFERENTE ADJUDICADO, salvo autorización expresa por escrito de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, en cuyo caso el OFERENTE ADJUDICADO se compromete a notificar a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P el nombre de la empresa subcontratista elegida, para su revisión a los fines de la autorización pertinente. Una vez aprobada la decisión y la subcontratista elegida, el OFERENTE ADJUDICADO se obliga a exigir a la subcontratista toda la documentación descrita en el contrato.

En caso de autorizarse la CESION, el OFERENTE ADJUDICADO continuará respondiendo por los servicios ejecutados por el cesionario hasta la finalización de la misma, y en el evento de ser extranjera la persona o entidad cesionaria, deberá renunciar al derecho a la reclamación diplomática. En caso de subcontratación, El OFERENTE ADJUDICADO será responsable de los servicios ejecutados por el SUBCONTRATISTA y no se creará ninguna relación contractual entre el SUBCONTRATISTA y CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

El OFERENTE ADJUDICADO no podrá exceder más del 20% del valor total de los servicios en un subcontrato con otra empresa, y tampoco podrá exceder el 50% del valor de los servicios total en subcontratos. Durante la ejecución de los servicios, CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, previo el aviso con treinta (30) días de anticipación, podrá ordenar al OFERENTE ADJUDICADO la terminación de los servicios que éste subcontrató. Dicha orden no originará para CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P el pago de remuneración adicional o indemnización de perjuicios de cualquier tipo, sea por daño emergente o lucro cesante.

La solicitud de autorización del subcontrato debe incluir:

· Presentación del subcontratista

· Términos del subcontrato

· Costos unitarios del subcontrato, cuyo valor no podrá ser inferior al 82% del valor reconocido al OFERENTE ADJUDICADO.

· Metas del subcontratista

CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P podrá hacerse sustituir por un tercero en la totalidad o parte de sus relaciones contractuales con el OFERENTE ADJUDICADO, sin necesidad de obtener la autorización del OFERENTE ADJUDICADO.

Procedimiento para la Autorización de Cesión y/o Subcontratación

· Presentación por escrito de la solicitud de Cesión y/o Subcontratación al administrador de los servicios de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P indicando a CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P que asumiría parte de las actividades.

· Cumplimiento por parte del Subcontratista y/o Cesionario, de los requisitos exigidos por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, para lograr el aval a la subcontratación y/o cesión.

· Aval del área de Salud Ocupacional a iniciar actividades.

4.9 Cesión.

EL CONTRATISTA no podrá ceder el presente contrato sin la previa y expresa autorización de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

Por su parte, CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P podrá ceder el presente contrato sin necesidad de autorización del CONTRATISTA.

4.10 Iniciación de actividades y periodo máximo de empalme

El OFERENTE ADJUDICADO deberá estar en condiciones de iniciar el servicio de manera inmediata, una vez aceptada la oferta y firmado el contrato. No obstante, lo anterior, antes de que se inicie la ejecución del contrato, las partes podrán acordar un periodo de empalme para coordinar de mejor manera la ejecución del contrato, cuando las actividades vienen siendo desarrolladas por otro OFERENTE o por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

4.11 Terminación anticipada del contrato

Durante la ejecución del contrato, CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P podrá dar por terminado unilateralmente el contrato en los siguientes eventos:

a) Incumplimiento de cualquiera de las obligaciones contraídas en virtud del contrato o por la ejecución del mismo.

b) Por comprobarse inexactitud, ocultación o falsedad en los documentos y datos que debe suministrar en virtud del contrato.

c) Suspensión o parálisis de los trabajos por su propia voluntad por un lapso mayor a cinco (5) días hábiles, excepto en caso de fuerza mayor acreditada.

d) No poner el debido empeño y diligencia en el desarrollo y seguimiento de los trabajos.

e) Descuido o contravención de las órdenes de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P relativas a la ejecución de los trabajos sin permiso por escrito de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

f) Disminución ostensible del trabajo por falta de capacidad económica, técnica o administrativa comprobada por la Supervisión o reflejada en el avance de los trabajos o incumplimiento de las labores o atraso en el cronograma.

g) Cesión de sus obligaciones derivadas del contrato sin permiso escrito de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P o por menoscabo de dichos trabajos.

h) Si se tomara cualquier acción corporativa para solicitar la declaración de suspensión de pagos o quiebra, o es declarado en quiebra a instancia de terceros o se declara en concordato con sus acreedores, bien sea a través de procedimiento judicial o extrajudicial.

i) Disolución, muerte o incapacidad de EL OFERENTE. 

j) Utilización indebida de la información y/o violación de normas de protección de datos personales.

k) Si se modifica sustancialmente la actividad empresarial de EL OFERENTE o si se fusiona, incorpora o absorbe por o con otra sociedad.

l) Por presentar inhabilidad e incompatibilidad comprobada. 

m) Por no tener el personal asegurado mediante póliza de seguro de vida y accidente o A.R.L y en general por cualquier incumplimiento de las normas laborales a su cargo, respecto de sus trabajadores.

n) Si EL OFERENTE presenta evidencia continuada y comprobada sobre una deficiente calidad de los trabajos ejecutados, deteriorando la imagen institucional de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P.

o) Hacer uso de la relación de clientes para fines distintos de los trabajos contratados.

p) Si el OFERENTE figura relacionado en alguna de las listas que en materia de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

En caso terminación del contrato por cualquiera de las causales anteriores, tal circunstancia no dará lugar al pago de indemnización alguna por concepto de daños, perjuicios, lucro cesante, ni reclamo alguno por parte del OFERENTE.

5. ESPECIFICACIONES

5.1 Especificaciones Técnicas de los Suministros

5.2 Criterios de Evaluación Técnico

· Certificación de producto RETIE.

· Plazo de entrega y cronograma a partir la firma del contrato.

· Experiencia del proveedor en contratos similares ejecutados en Colombia (en los últimos 5 años y debe colocarse el monto del presupuesto de los proyectos).

· Cumplimiento de características técnicas solicitadas (Especificaciones y Fichas Técnicas).

· Diligenciamiento y Cumplimiento de los Análisis de Precios Unitarios (APU's).

· Carta de compromiso de cumplimiento con el alcance solicitado.

· Certificaciones Sistemas Integrados de Gestión (ISO9001-ISO14001-ISO45001 o en su defecto OHSAS 18001).

· Certificados de experiencias con AFINIA u Otras empresas.

5.3 Multas

· Por retraso en la entrega de los suministros contratados: Un 0.5% del valor del suministro por día de retraso en su entrega.

· Por violación de las normas de seguridad: Hasta el 1% del valor del contrato.

· Por incumplimiento de otras obligaciones contractuales el 0.3% del valor total del contrato, con carácter acumulativo a la anterior.

· El valor acumulado de las multas no excederá del 15% del valor del pedido o contrato.

6. ANEXOS

6.1 Plantillas de cotización

Ver la planilla de cotización en el portal www.strattegi.com

Nota: Los servicios cotizados deben cubrir absolutamente todas las características requeridas en estas Especificaciones Generales. Se debe tener en cuenta cualquier costo asociado a este concepto (transporte). Los precios en referencia deben presentarse sin incluir el IVA, pero si debe indicarse tanto el régimen tributario al que pertenece el OFERENTE, como el valor del IVA (%).

6.2 Carta de presentación de la oferta

(Debe entregarse en papelería con membrete del oferente), así:

Ciudad y Fecha

Señor

Andrés Mauricio Benavides Bonilla

Gerencia Administrativa

Cartagena

Asunto: Solicitud de oferta núm. 11600121T1

El suscrito ________________ legalmente autorizado para actuar en nombre de _ de acuerdo con las condiciones contenidas en las Especificaciones Generales para contratar los servicios de SUMINISTRO GABINETES DE CONTROL Y REPUESTOS.

Para el efecto declaro:

· Que la oferta que presento es irrevocable e incondicional y obliga insubordinadamente al oferente que represento.

· Que nuestra oferta cumple con todos y cada uno de los requerimientos exigidos por CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P y cualquier omisión no sustancial, contradicción o declaración debe interpretarse en la manera que resulte compatible con los términos y condiciones de las especificaciones generales, por lo que aceptamos que así se interprete nuestra oferta.

· Reconocemos la responsabilidad que nos asiste en el sentido de conocer todas las características y especificaciones de los servicios que nos obligamos a proveer y asumimos la responsabilidad de haber realizado todas las evaluaciones e indagaciones necesarias para presentar esta oferta sobre la base de un examen cuidadoso de las características del negocio.

· Manifestamos además que hemos realizado el examen completo y cuidadoso y que hemos investigado plenamente las condiciones del trabajo que nos comprometemos a realizar así como los riesgos que del mismo se derivan y declaramos que se encuentra bajo nuestra responsabilidad y es de nuestra especialidad el conocimiento detallado de las condiciones en las que se desarrollará el cumplimiento del contrato, y en general que conocemos todos los costos de ejecución del contrato a suscribir, los cuales se encuentran incluidos en los términos de nuestra oferta.

· En todo caso, aceptamos y reconocemos que cualquier omisión en la que hayamos podido incurrir en la investigación de la información que pueda influir para la determinación de nuestra oferta, no nos eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que nos lleguen a corresponder como OFERENTES y renunciamos a cualquier reclamación, reembolso o reajuste de cualquier naturaleza por cualquier situación que surja y no haya sido contemplada por nosotros en razón de nuestra falta de diligencia en la obtención de la información.

· Que hemos estudiado cuidadosamente los documentos contenidos en las Especificaciones Generales de Compra y acepta todos los requisitos en ellos contenidos.

· Que ninguna entidad o persona distinta del firmante tiene interés comercial en esta oferta, ni en el contrato probable que de ella se derive.

· Declaro bajo la gravedad del juramento que se entiende prestado con la sola suscripción de esta carta de presentación de la oferta, que hemos declarado únicamente la verdad en la información y oferta suministrados.

· Declaro bajo la gravedad del juramento, que conozco el área donde se prestará el servicio.

· Renunciamos a cualquier reclamo por ignorancia o errónea interpretación de los documentos de esta Invitación a Oferentes.

· Que en la eventualidad de que esta Oferta sea seleccionada, el Oferente se obliga a presentar las garantías exigidas en la Invitación a presentar Oferta.

· Que conocemos y aceptamos en su totalidad los documentos, especificaciones y demás condiciones que rigen esta invitación.

· Que hemos recibido y conocemos el contenido de las siguientes adendas a las Especificaciones Generales de Compra a Presentar:

Adenda No. XXXX

Fecha de Recibo: XX de XXXXX de 20XX

· Que no existen demandas o procesos de embargo a nuestro cargo.

· Que el Representante Legal está autorizado por la Junta Directiva para presentar esta oferta por el valor total indicado y suscribir el respectivo Contrato.

· Que en caso de prorrogarse el contrato por parte de CARIBEMAR DE LA COSTA S.A.S. E.S.P, acepto seguir cumpliendo como mínimo con las exigencias de la invitación.

· Que pertenecemos al Régimen __________________

· Que la utilidad es del ____%.

· Que el servicio genera un IVA del _____%

· Que recibiremos comunicaciones en la siguiente dirección:

Atentamente,

NOMBRE:

FIRMA:

NIT:

CÉDULA DE CIUDADANÍA:

DIRECCIÓN:

No. TELEFONICO:

NOTA:Debe acreditarse la calidad en que actúa quien suscriba la comunicación y acompañarse prueba auténtica de la existencia y representación legal de la sociedad. La firma de quien suscriba la comunicación deberá reconocerse ante Notario Público.

6.3 Minuta Tipo

El siguiente documento contiene la minuta tipo que será utilizada en la elaboración del contrato con la firma adjudicataria. Cualquier observación a esta debe hacerse tal como se especifica en el número 1.4 (Presentación de oferta) a través del correo electrónico mramirezb.est@afinia.com.co en la fecha y hora límite de presentación de ofertas (Documentación General).

Si no se presentaran observaciones a la minuta dentro del plazo establecido, se entenderá que la misma ha sido aceptada en todas sus partes y no se aceptaran modificaciones a la misma.

6.4 Formato de creación de terceros y formato de conocimiento terceros

6.5 Carta acuso recibo de oferta, Carta resumen de la Oferta, Información jurídica del Oferente

6.6 Experiencia del Oferente en Colombia

Listado de los Contratos relacionados EXCLUSIVAMENTE con el objeto de la presente solicitud, que se hubiesen contratado y ejecutado al 100% durante los años 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019 y 2020 y cuyo presupuesto sean igual o superior al valor estimado de su oferta.

Código Ético

Caribemar de la Costa.pdf

Código Ético

Índice

1. Objeto .................................................04

2. Ámbito de aplicación ........................ 05

3. Principios rectores de la conducta

en Caribemar de la Costa S.A.S ESP.06

4. Pautas de conducta ......................... 07

5. Aceptación y cumplimiento

del Código ....................................... 22

6. Comisión del Código Ético ............... 23

7. Vigencia ...............................................24

Anexo ........................................................... 26

4 |

1. Objeto

El Código Ético de Caribemar de

la Costa S.A.S ESP. tiene como

finalidad establecer las pautas

que han de presidir el

comportamiento ético de todos

sus administradores y

empleados en su desempeño

diario, en lo que respecta a las

relaciones e interacciones que

mantiene con todos sus grupos

de interés. Éstos son los propios

empleados, los clientes, los

proveedores y colaboradores

externos, los accionistas, las

instituciones públicas y privadas

y la sociedad en general.

Este Código Ético se basa en la definición

de la Misión, Visión, Valores y Principios

de Caribemar de la Costa S.A.S ESP., a

la que complementa, y constituye una guía

de actuación para asegurar un

comportamiento adecuado en el

desempeño profesional de sus

empleados, de acuerdo con las leyes

vigentes en Colombia y el Sistema

Normativo establecido por la Compañía.

El Código Ético refleja el principio de

debida diligencia aplicado por Caribemar

de la Costa S.A.S ESP. para la

prevención, detección y erradicación de

irregularidades relacionadas con

incumplimientos del Código y de las

normas internas establecidas,

incluyendo aquellas que hacen

referencia a ilícitos penales. La

Compañía entiende que la diligencia en

estas materias requiere, entre otros,

diseñar e implantar modelos de control

que analicen regularmente los riesgos

en los asuntos contemplados en este

Código, aseguren el conocimiento de las

normas en la organización, definan

responsabilidades y establezcan

procedimientos que permitan la

notificación confidencial de

irregularidades, así como su resolución.

Código Ético Caribemar de la Costa S.A.S ESP.

2. Ámbito de

aplicación

El Código Ético de Caribemar de la

Costa S.A.S ESP. va dirigido a sus

administradores, directivos y en

general a todo el personal de

Caribemar de la Costa S.A.S ESP.

(en adelante, el Código se refiere a

todos ellos como empleados), con

independencia de la posición que

ocupen o del lugar en el que

desempeñen su trabajo.

Las pautas de conducta contenidas

en este Código son de obligatorio

cumplimiento y afectan a todas las

empresas participes en las que

Caribemar de la Costa S.A.S ESP.

tenga el control de la gestión.

Por otra parte, la Compañía

promoverá e incentivará entre sus

proveedores y empresas

colaboradoras la adopción de

pautas de comportamiento

consistentes con las que se definen

en este Código Ético.

Cuando las circunstancias así lo

aconsejen, la Compañía podrá solicitar a

sus proveedores, empresas colaboradoras

y contrapartes que formalicen su

compromiso con el cumplimiento del

Código o con las pautas que establece. Del

mismo modo, la aplicación del Código

podrá hacerse extensiva a cualquier

persona u organización vinculada con

Caribemar de la Costa S.A.S ESP. cuando

la Compañía lo entienda conveniente y la

naturaleza de la relación lo haga posible.

La Gerencia General y el Primer Nivel de

Dirección de Caribemar de la Costa S.A.S

ESP. pondrán todos los medios que estén

a su alcance para difundir la Misión, Visión,

Valores y Principios de Caribemar de la

Costa S.A.S ESP., y hacer cumplir las

pautas de conducta contenidas en este

Código. Asimismo, serán modelo de

referencia en su comportamiento y nivel de

cumplimiento del Código.

Los criterios de conducta recogidos en este

Código no pretenden contemplar la

totalidad de situaciones o circunstancias

con las que los empleados de Caribemar

de la Costa S.A.S ESP. se pueden

encontrar, sino establecer unas pautas

generales de conducta que les orienten en

su forma de actuar durante el desempeño

de su actividad profesional.

6 |

3. Principios rectores

de la conducta

en Caribemar de

la Costa S.A.S

ESP.

Caribemar de la Costa S.A.S ESP.

considera que la confianza de sus

accionistas, clientes, proveedores y

colaboradores externos, así como del

entorno social en el que desarrolla su

actividad, se fundamenta en la

integridad y responsabilidad en el

desempeño profesional de cada uno

de sus empleados.

La integridad se entiende como la

actuación ética, honrada y de buena

fe.

La responsabilidad profesional se

entiende como la actuación

proactiva, eficiente y enfocada a la

excelencia, la calidad y la voluntad

de servicio.

Caribemar de la Costa S.A.S ESP.

espera de todos sus empleados un

comportamiento íntegro y

responsable en el desempeño de

sus funciones.

Asimismo, Caribemar de la Costa

S.A.S ESP. también espera que sus

proveedores y colaboradores externos

mantengan un comportamiento acorde

con estos principios.

Todos los empleados de Caribemar

de la Costa S.A.S ESP. pueden

consultar cualquier duda sobre la

interpretación de las pautas de

conducta que aparecen en este

Código y deberán informar, de buena

fe y sin temor a represalias, cualquier

incumplimiento de las pautas del

Código que observen en su

desempeño profesional, a su superior

jerárquico, a la Unidad de

Compliance, a la Gerencia de

Auditoría Interna, Compliance y

Control Interno, Gerencia General o a

la Comisión del Código Ético a través

del correo electrónico:

contactotransparente@epm.com.co

Las comunicaciones recibidas se

tratarán de forma confidencial y de

acuerdo con lo establecido en la

Política de Tratamiento de Datos

Personales de la Compañía y Ley de

Protección de Datos Personales 1581

de 2012.

mailto:contactotransparente@epm.com.co

Código Ético Caribemar de la Costa S.A.S ESP.

4. Pautas de

conducta

El Código Ético determina pautas

específicas de actuación en las

siguientes áreas de contenidos:

4.1. Respeto a la legalidad,

derechos humanos y a los

valores éticos.

4.2. Respeto a las personas.

4.3. Desarrollo profesional e

igualdad de oportunidades.

4.4. Cooperación y dedicación.

4.5. Seguridad y salud en el

trabajo.

4.6. Uso y protección de los activos.

4.7. Corrupción y soborno.

4.8. Pagos irregulares y blanqueo de

capitales.

4.9. Imagen y reputación corporativa.

4.10. Lealtad a la empresa y conflictos

de intereses.

4.11. Tratamiento de la información y

del conocimiento.

4.12. Relaciones con los clientes.

4.13. Relaciones con los accionistas.

4.14. Relaciones con empresas

colaboradoras y proveedores.

4.15. Respeto al medio ambiente.

8 |

4.1.

Respeto a la legalidad,

derechos humanos y

a los valores éticos

Caribemar de la Costa S.A.S ESP.

asume el compromiso de actuar en

todo momento de acuerdo con la

legislación vigente, con el Sistema

Normativo interno establecido con

las prácticas éticas

internacionalmente aceptadas, con

total respeto hacia los derechos

humanos y las libertades públicas.

Las actividades y operaciones de

Caribemar de la Costa S.A.S

ESP. se desarrollan conforme a

su declaración de Misión, Visión,

Valores y Principios y a su

adhesión al Pacto Mundial de

Naciones Unidas (Anexo), cuyo

objetivo es la adopción de

principios universales en los

ámbitos de los derechos

humanos, normas laborales y

medio ambiente.

Son referentes en la actuación

ética de Caribemar de la Costa

S.A.S ESP., la Declaración

Universal de Derechos Humanos,

la Declaración Tripartita de la

Organización Internacional de

Trabajo (OIT), las Líneas

Directivas para Empresas

Multinacionales de la Organización

para la Cooperación y el

Desarrollo Económico (OCDE) y los

instrumentos normativos a los que se

adhiere en su Política de Derechos

Humanos, en especial los Principios

Rectores de Naciones Unidas sobre

Empresas y Derechos Humanos.

En particular, Caribemar de la Costa

S.A.S ESP. respeta la libertad de

asociación y negociación colectiva.

Asimismo, reconoce los derechos de

las minorías étnicas en donde

desarrolla sus operaciones,

rechazando el trabajo infantil y, en

general, cualquier forma de

explotación, siendo diligente en el

cumplimiento de los principios

establecidos en la Normativa comentada

con anterioridad.

Todos los empleados de la Compañía

deben cumplir las leyes vigentes en

Colombia, atendiendo al espíritu y la

finalidad de las mismas, y observando

en todas sus actuaciones un

comportamiento ético.

Asimismo, deben evitar cualquier

conducta, que aún sin violar la ley, pueda

perjudicar la reputación de la Compañía

ante la comunidad, Gobierno u otros

organismos, y afectar de manera

negativa a sus intereses.

Código Ético Caribemar de la Costa S.A.S ESP.

Los empleados de Caribemar de la

Costa S.A.S ESP. deben actuar con

honradez e integridad en todos sus

contactos o transacciones con las

autoridades y funcionarios del

gobierno, asegurando que toda la

información y certificaciones que

presenten, así como las

declaraciones que realicen, sean

veraces.

Todos los empleados deben

conocer las leyes que afecten a su

trabajo, solicitando, en su caso, la

información precisa a través de su

superior o de las instancias que

correspondan.

Ningún empleado colaborará

conscientemente con terceros en la

violación de ninguna ley, ni

participará en ninguna actuación

que comprometa el respeto al

principio de legalidad.

Por su parte, la Compañía pondrá

los medios necesarios para que sus

empleados conozcan, en cada

momento, la normativa externa e

interna relevante para las funciones

que desempeñen, y establecerá los

modelos de control interno

necesarios que aseguren el

cumplimiento de la legalidad y

valores éticos.

Ante cualquier situación de falta de

respeto a la legalidad, derechos

humanos o valores éticos, los

empleados deberán informar a la

empresa a través de su superior

jerárquico, a la Unidad de Compliance

o a la Comisión del Código Ético.

4.2.

Respeto a las personas

Caribemar de la Costa S.A.S ESP.

rechaza cualquier manifestación de

acoso físico, psicológico, moral o de

abuso de autoridad, así como

cualquier otra conducta que pueda

generar un entorno intimidatorio u

ofensivo con los derechos de las

personas.

Los empleados de Caribemar de la

Costa S.A.S ESP. deben tratarse con

respeto propiciando unas relaciones

cordiales y un entorno de trabajo

agradable, saludable y seguro.

Todos los empleados tienen la

obligación de tratar de forma justa y

respetuosa a sus compañeros, a sus

superiores y a sus subordinados. De

la misma forma, las relaciones entre

los empleados de la Compañía y los

de las empresas o entidades

colaboradoras externas estarán

basadas en el respeto profesional y la

colaboración mutua.

10 |

Caribemar de la Costa S.A.S ESP.

considera importante el desarrollo

integral de la persona, por lo que

facilitará el necesario equilibrio

entre la vida profesional y la vida

personal.

4.3.

Desarrollo profesional e

igualdad de oportunidades

Caribemar de la Costa S.A.S ESP.

promueve el desarrollo profesional

y personal de todos sus empleados,

asegurando la igualdad de

oportunidades a través de sus

políticas de actuación.

No acepta ningún tipo de

discriminación en el ámbito laboral

o profesional por motivos de edad,

raza, color, sexo, religión, opinión

política, ascendencia nacional,

origen social o discapacidad.

Además, Caribemar de la Costa

S.A.S ESP. apoya y se compromete

en la aplicación de las políticas

públicas establecidas para

promover una mayor igualdad de

oportunidades y para el fomento de

una cultura corporativa basada en

el mérito.

La selección y promoción de los

empleados de Caribemar de la

Costa S.A.S ESP. Se fundamenta

en las competencias y el

desempeño de las funciones

profesionales, y en los criterios de

mérito y capacidad definidos en los

requisitos del puesto de trabajo.

Todos los empleados deben

participar de manera activa en los

planes de formación que Caribemar

de la Costa S.A.S ESP. pone a su

disposición, implicándose en su

propio desarrollo y

comprometiéndose a mantener

actualizados los conocimientos y

competencias necesarias, con el fin

de propiciar su progreso profesional

y aportar valor a los clientes, a los

accionistas de la Compañía y a la

sociedad en general.

Las personas que ejercen cargos

de dirección o de mando deben

actuar como f