Web de Gastos Menores

Novedades e instructivo de cargaMayo 2016

Razón social00.00.2015Gerencia de Administración de Procesos Económicos y Control Patrimonial

Dirección de Contabilidad & Administración

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01. Acceso y consultasCómo ingresar

02. Alta de gastosCómo buscar un empleadoCómo generar un gastoCómo verificar el estado de una rendición

03. NovedadesDevoluciones para correcciónRechazos de rendiciones

01. Índice

04. Reclamo de físicosQué debo hacer

05. ConsultasConsultas de pagoManuales, política, novedades, etc…

01 Acceso y Consultas

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¿Cómo ingresar?Todos tenemos acceso a la Web de Gastos Menores (WGM), solo que difieren las URL según el dominio de nuestro Usuario NT

http://intranet/aplicaciones/sap/FSGastoMenor.aspx

http://intranet/aplicaciones/sapM/FSGastoMenor.aspx

Dominios TASA

Dominios Tmoviles*

*Los dominios T-móviles pueden requerir Logueo

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¿Problemas en la WEB?

Debemos generar un Ticket Remedy al Soporte para que lo revise.

Grupo >> Soporte a Gestiones Administrativas Subgrupo >> Web de Gastos MenoresClasf. Inicial >> Problemas

Es importante que describas el problema con detalle.

02 Alta de RGM

¿Cómo se genera una Rendición de Gasto Menor (RGM)?

¿Qué cosas debo tener en cuenta a la hora de genera una RGM?

¿Quién aprueba mi RGM?

Debemos hacer click en Alta de GM

Por WGM solo se pueden rendir los gastos incluidos en la política

Quien esté configurado como responsable de CECO

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1 Debemos buscar al empleado*

*Si el empleado buscado no figura en la WGM, debemos solicitar el alta mediante Ticket Remedy a:Soporte a Gestiones Administrativas >> Web de Gastos Menores >> ABM de Datos Maestros

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Buscar empleado

Los filtros disponibles son los siguientes:

• Tipo de documento: se puede escoger entre los disponibles de una lista.

• Número de documento: el número de documento debe coincidir con el del empleado a buscar.

• Nombre: en este campo se puede especificar el nombre y apellido del empleado. Permite búsquedas parciales, o sea que si se ingresa por ejemplo “Perez”, buscará todos los empleados que se llamen así.

• Convenio: permite búsquedas parciales.• Jefatura: permite búsquedas parciales.

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3Seleccionamos el empleado al que cargar el gasto

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4 Debemos agregar los datos del gasto

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Si el comprobante es FACTURA no se tilda el campo y se deben completar los campos formales de la misma.

Si el comprobante es TICKET (o el comprobante está extraviado) se tilda el campo y se deben adjuntar comprobantes o notas de extravío.

Si no existe comprobante por rendir KM (<40) se tilda el campo y se destilda el sin comprobante.

Depende del tipo de comprobante

Depende de la rendición (El único concepto sin comprobante es el KM)

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Ahora tenemos la opción de Aprobador Alternativo dentro de la generación del ítem del gasto, en donde podrás elegir al Responsable de CECO*

*Si el responsable buscado no figura como aprobador, debemos solicitar el alta mediante Ticket Remedy a:Soporte a Gestiones Administrativas >> Web de Gastos Menores >> ABM de Datos Maestros

Ahora podemos elegir conceptos que determinan la cuenta contable a la cual se imputa un gasto.

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+

El campo “Número de Comprobante” espera que el valor ingresado este compuesto por 4 números, seguido de una letra, seguido de 8

números.

El campo “Fecha de Comprobante” espera que el formato de la fecha sea “dd/mm/aaaa” (ej: 19/11/2007). Como otra opción, se puede

presionar el botón “+” que aparece a la derecha del campo para que se despliegue un calendario donde se puede seleccionar la fecha.

El campo “C.U.I.T.” espera que se ingrese un numero de 11 dígitos, sin espacios y sin caracteres separadores. El sistema chequea que

el número de cuit sea válido.

Los campos de “importe no gravado” e “importe gravado”, utilizanel punto como separador decimal y permiten hasta dos posiciones

decimales.

El “importe IVA” es calculado en base a la alícuota IVA seleccionada.Para ver el valor del importe se puede pulsar el botón “+” que está

la derecha del campo.

De igual manera se puede pulsar el botón “+” a la derecha del campo

“importe total” para ver el mismo.

Una vez ingresados todos los datos, para agregar el gasto a la rendición, se debe presionar el botón “Aceptar”.

Luego el sistema validará que se hayan ingresado todos los datos requeridos y que estos tengan un formato válido. De haber algúnproblema se alertará al usuario indicándole cuales campos faltan completar o si tienen un formato erróneo al final de la ventana.

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Se puede repetir la carga para agregar más líneas de gastos a una misma rendición

Una vez que todos los datos hayan sido ingresados se debe pulsar el botón “Aceptar” para que se genere la rendición y sea almacenada. El sistema devolverá el número de la misma.

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Ahora podemos adjuntar los comprobantes y/o realizar el seguimiento del mismo…

! Ante la ausencia de comprobantes la rendición NO será procesada

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El seguimiento lo realizamos desde la sección de Consulta de GM

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Para eso se dispone de variosfiltros para facilitar la búsqueda.Se puede especificar el número derendición, el empleado al cualcorresponde la misma, un rangode fecha de comprobante, o elestado de los gastos.

Debemos hacer click en búsquedapara poder visualizar la/s RGM, yconsultar el estado en queencuentra y quien debe avanzarlo:

03 Novedades

Implementamos nuevos estados para las rendiciones

Automatizamos reclamos y seguimientos que se estaban realizando de forma manual

Mejoramos la carga de las rendiciones

Y seguimos trabajando para mejorar aun más…

Veamos como te influyen en tu tarea

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Nuevos estados de RendicionesTanto aprobadores como CUPA ahora podemos solicitar correcciones a las rendiciones sin la necesidad de generar un rechazo y una nueva carga del gasto.

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El usuario deberá realizar la modificación indicada y presionar el botón

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Seleccionamos el ítem

Presionamos el botón

Ingresamos el motivo por el cual se devuelve la rendición.Esta notificación llegará por mail al usuario.

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Nuevos estados de RendicionesTanto aprobadores como CUPA ahora podemos rechazar las rendiciones que no cumplan la política de Gastos Menores.

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En el caso de Rechazos, los gastos no pueden ser modificados, ni reenviados.

Seleccionamos el ítem

Presionamos el botón

Ingresamos el motivo por el cual se rechaza la rendición.Esta notificación llegará por mail al usuario.

04 Reclamo de físicos

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Desde CUPA tenemos la opción de reclamos de físicoya que es obligatorio el envío de comprobantes originales (o cartas de extravío firmadas) de las rendiciones contabilizadas

¿Qué hacemos si nos llega este mail?

Debemos enviar los comprobantes originales del Gasto indicado en el mail a Av. Ing. Huergo 723 – Piso 7 al Equipo de Viático

05 Consultas

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Para consultar pagos y consultas generalestenemos habilitado ticket Remedy y nuestro Grupo de Yammer

• Grupo Yammer• Ticket Remedy

Grupo >> Soporte a Gestiones Administrativas Subgrupo >> Cuentas a pagar (empleados) Clasf. Inicial >> Rendición/Gasto Menor/FDV

Es importante que indiques el numero de rendición y tus datos personales (DNI/Legajo).

Si tenes que consultar por varias rendiciones podes hacer un solo ticket, indicando en el mensaje cada rendición por la que consultas.

https://www.yammer.com/telefonica.com/#/threads/inGroup?type=in_group&feedId=6994629&view=all

Aquí podrás encontrar los instructivos, políticas, y consultas dudas que podemos despejar entre todos.

Es la herramienta por la que podrás realizar consultas de pago, en la ruta:

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Concepto Cuenta Contable

(GERENTE) Patente 6290101000

(GERENTE) Service 6290101000

Avisos y Telegramas 6290502000

Correspondencia 6290501000

Escribanía 6230104000

Fuerza de Venta 6290100000

Gastos con Vehículo propio 6290101000

Gastos de fotocopias 6290300000

Gastos de imprenta 6290300000

Gastos de representación 6290202000

Gastos de Staff 6290201000

Gastos Serv y Comisiones Bancarias 6269900000

Mantenimiento Edificios 6289999000

Manutención 6290201000

Materiales de Oficina 6289900000

Mensajería 6290500000

Movilidad 6290100000

Otros Gastos 6289999000

Otros Tributos 6329900000

Publicaciones 6290000000

Refrigerio 6290201000

Transporte Público 6290100000