Vinculación de la Administración

con la gestión documental

La experiencia de la SUGEVAL

21 de octubre del 2009

Agenda

• Administración.

• Gestión documental.

• La experiencia de SUGEVAL.

• Vinculaciones entre la Administración y

la Gestión Documental.

¿Administración?

• Múltiples definiciones.

• Resultados de muchas influencias.

Administración

Proceso de mantener un ambiente

en el que las personas trabajando

en grupos alcance con eficiencia

metas seleccionadas (Koontz).

¿Qué busca la Administración?

Persigue:

- Productividad: relación entre

resultados e insumos.

- Eficacia: cumplimiento de objetivos.

- Eficiencia: logro de las metas con la

menor cantidad de recursos.

¿Cómo conseguirlo?

A través del ciclo administrativo…

Planear

Organizar

Dirigir

Controlar

Tomar decisiones en forma sistemática acerca de las metas y

actividades que una persona, un grupo, una unidad de

trabajo o toda la organización perseguirán en el futuro.

Ensamblar y coordinar los recursos humanos,

financieros, físicos, de información y otros que

sean necesarios para lograr las metas.

Guiar al equipo al cumplimiento de

los objetivos por medio de un

desempeño elevado por parte de

los empleados.

Monitorear el progreso y

realizar los cambios que

corresponda.

Consideraciones importantes:

• La administración se aplica a todo tipo de

organizaciones (cada una es distinta).

• Para administrar (a cualquier nivel) se deben ejercer

las funciones de planeación, organización, dirección

y control.

• Cada administrador resuelve problemas distintos

propios de cada organización. No es una actividad

mecánica.

• Pero eso sí… Todos buscan superávit.

• Y en organizaciones sin fines de lucro?? Conseguir

más con menos…

Y todo esto…

¿Qué tiene ver con la Archivística y

con la gestión documental?

Todas las organizaciones

son productoras y gestoras de información…

• La información es un recurso fundamental para las

organizaciones.

• La información tiene un ciclo de vida que debe ser

gestionado.

• La información como recurso tiene un costo y un valor

que debe ser definido y medido dentro de la organización.

• La gestión de la información debe estar vinculada a la

estrategia corporativa de la organización.

¿De qué estamos hablando?...

¿Gestión documental?

Área de gestión administrativa relativa a conseguir

economía y eficiencia en las distintas fases del

ciclo de vida de los documentos:

Creación, mantenimiento, uso y disposición

(Consejo Internacional de Archivos)

Objetivos de la G.D.

• Racionalizar y normalizar la producción documental desde su producción hasta su destino final.

• Manejar integralmente los documentos y la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.

• Integrar las áreas de la organización en torno a objetivos comunes y a una política informativa total.

Objetivos de la G.D.

• Evaluar y valorar la documentación para

evitar la acumulación innecesaria de

información y reducir sus costos de

producción y conservación.

• Simplificar los trámites en los procesos

administrativos.

• Facilitar la rendición de cuentas y la

transparencia de información en la

organización.

La gestión documental

Aliado fundamental: tecnología…

1. Creación y captura de documentos electrónicos

(versiones y bitácoras).

2. Administración de flujos de trabajo.

3. Almacenamiento y conservación de la

información.

4. Gestión de las comunicaciones.

5. Sistemas de búsqueda y recuperación

documental.

6. Diferentes formatos de salida de documentos.

Proyecto de gestión documental

apoyado en tecnología

¿Cómo hacerlo?

1. Situación actual del archivo. Debe existir un diagnóstico previo – necesidad real, marco legal y administrativo, análisis costo-beneficio).

2. ¿De dónde surge la iniciativa? Es imperativo el apoyo de los niveles superiores de la organización.

3. Liderazgo para el proyecto. ¿Quién asumirá este rol y con qué equipo contará?

4. Existencia de instrumentos archivísticos. De no existir, deben diseñarse y reorganizar el archivo antes de iniciar el proyecto o en las fases tempranas.

5. Recursos disponibles para ejecutar el proyecto (materiales, financieros y otros, como tiempo).

Proyecto de gestión documental

apoyado en tecnología

Otras consideraciones:

• Diseño del sistema a la medida de la organización.

• Esfuerzo de capacitación intenso para garantizar la

comprensión de la herramienta.

• Definición de políticas y procedimientos en materia de

gestión documental.

La administración -a través del ciclo administrativo-

provee importantes herramientas para gestionar con

éxito este tipo de proyectos…

Análisis de una experiencia

• El caso de la SUGEVAL

Gestor Electrónico de Documentos

(GED)

• Sistema que administra todos los documentos de

carácter oficial que ingresan y salen de SUGEVAL,

así como toda la documentación oficial que se

produce internamente.

• Forma parte del Sistema Integrado de Información.

• Administración a cargo de Departamento de

Información y Comunicación.

Antecedentes

• Julio a diciembre de 1998:

Definición de normas para la gestión documental y reorganización del archivo institucional para dar paso a la automatización.

• Abril a julio de 1999:

Instalación, configuración y ajuste del paquete.

Antecedentes

• Agosto a octubre de 1999:

Pruebas, carga inicial de información, capacitación y difusión de políticas y procedimientos.

• Noviembre de 1999:

Puesta en producción.

ESTRATEGIA ADOPTADA

• Empleo del proceso administrativo (P.O.D.C.) y de otros enfoques gerenciales para alcanzar objetivos propuestos.

• Proyecto impulsado por el Despacho del Superintendente como uno de los pilares del proyecto de automatización de oficinas de la SUGEVAL.

• Participación de los usuarios en el diseño e implementación del sistema.

• Capacitación brindada a

los usuarios.

• Políticas y

procedimientos.

• Claridad en la relación con

otros sistemas desde el

inicio del proyecto.

• Creación de área

responsable para gestión

de información y

documentación

institucional.

Factores de éxito• Gerencia totalmente involucrada en el

proyecto.

• Definición previa de la estructura de archivo y de normas para la gestión documental.

• Equipo de trabajo muy calificado.

• Apoyo incondicional al proceso de capacitación del personal técnico.

• Integración con otras herramientas, como parte de la estrategia institucional.

• Participación de los usuarios.

• Poca resistencia al cambio. SUGEVAL es una organización joven.

Conclusiones

La Administración y la Gestión documental…

• Han estado al servicio de las organizaciones y han

evolucionado a lo largo del tiempo.

• Buscan el logro de objetivos con eficiencia y economía

de acción y de recursos.

• Son necesarias para enfrentar retos actuales de las

organizaciones: globalización, negocios

trasfronterizos, etc.

• Imprescindibles para el éxito y supervivencia de las

organizaciones.