Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un

objetivo

PARTES DE UN SISTEMA

ENTRADAS PROCESOS SALIDAS

ENTRADAS:Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o información.Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.Las entradas pueden ser:- en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio está relacionado en forma directa.- aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.- retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo.

PROCESOSEl proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una "caja negra".

SALIDASLas salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.

RETROALIMENTACIÓN O CONTROL

La retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidasdel sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recursos o información.La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas decorrección en base a la información retroalimentada.

HOMEOSTASIS Y ENTROPÍA:La homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y deadaptación al contexto.Es el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivenciadinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones estructurales enigual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan como condicionantes delnivel de evolución.La entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso deltiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrópicos tienden adesaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los mismos deben tenerrigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión, reelaboración y cambiopermanente, para evitar su desaparición a través del tiempo.En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemasabiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse enentropía negativa, es decir, un proceso de organización más completo y de capacidad paratransformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los recursosutilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo. Asimismo, lossistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de laentropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organización creciente

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

SISTEMAS ESTRATÉGICOS

Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (ManufacturingResoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Información que proporcione todo tipo de información; como situación de créditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Información Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.Por último, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de información denominado Sistemas Personales de Información, el cual está enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

En toda empresa se reciben, crean, procesan y transmiten grandes cantidades de documentos y registros. Los datos que contienen no deben ser confiados a la memoria, ya que, en poco tiempo, esa información puede ser deformada o deteriorada.

Se entiende por archivo el lugar donde están recogidos, ordenados y conservados los documentos que contienen datos que interesan a la empresa.

IDENTIFICACION DE NESECIDADES

La idea de desarrollar un nuevo sistema surge cuando el usuario reconoce que tiene problemas con los medios con que cuenta actualmente para llevar a cabo su trabajo. Así comienza esta fase que trata de reemplazar el sistema existente (ya sea manual o automatizado) por otro.

EL PLAN QUE UN SISTEMA DEBA CONTENER

• Los sistemas que requiere el área del negocio, así como sus bases de datos y la información que intercambiaran o compartieran.• Descripción detallada de cada sistema y aplicación incluyendo sus objetivos funcionales y sus bases de diseño.• Todo hardware y software que serán utilizados para el funcionamiento requeridos por el área de negocio (incluyendo las redes)• Métodos de desarrollo para cada sistema como lo es adquisición de paquetes, nuevo desarrollo o actualizaciones• Esquema de los problemas actuales del área de negocio y de las posibles mejoras que se puedan realizar en cada sistema• Análisis de los beneficios que se espera derivar de los sistemas que conforman la arquitecturaEl plan de sistemas de información es uno de los factores más importantes para el departamento de informática o sistemas ya que constituye la guía para emprender los proyectos que requiera el cliente, reclutar y adiestrar al personal necesario y la adquisición e instalación de hardware y software necesarios.

ANALISIS Y DISEÑO

El diseño arquitectónico de los sistemas, utilizando los requerimientos obtenidos en la primera fase. En el diseño arquitectónico se engloban dos componentes: los datos y los procesos, los cuales serán analizados y diseñados desde una perspectiva conceptual a una física, dentro de las cuatros actividades que se encuentran en esta fase.• Actividades dentro de la fase de Análisis/Diseño.• Analizar y Diseñar Proceso: Las operaciones del negocio y los requerimientos de funcionamiento definidos en la primera fase, se toman en cuenta con el propósito de determinar la forma en que debe funcionar el sistema.

• Analizar y Diseñar Los Datos: Con los requerimientos de información definidos en la fase I se debe organizar los distintos modelos de datos que nos ayuden a diseñar la base de datos que hagan falta para que el sistema funcione de acuerdo al modelo de funcionamiento.• Diseñar y Organizar Los Componentes Físicos: Todo componente físico como (pantallas, base de datos) que hagan posible el funcionamiento del sistema de acuerdo al modelo de funcionamiento.• Planificar El Desarrollo De Los Componentes Físicos: actividad en la cual planificamos la forma en que pueden ser construidos e implementados los componentes físicos de una forma rápida y productiva.En esta fase de análisis / diseño puede incluirse una sub.-fase de evaluación de paquetes. Esta se pudiese realizar si en los requerimientos se estableció adquirir un paquete de aplicaciones en lugar de completar un diseño arquitectónico.

CONSNTRUCCION

• DESARROLLO DE UNIDADES DE DISEÑO INTERACTIVASLas unidades de diseño interactivas, son procedimientos que se cumple o se ejecutan a través de un dialogo usuario – sistema.Las actividades de esta súbase tienen como objetivo central:• Especificar en detalle las tareas que debe cumplir la unidad de diseño• Desarrollar componentes• Realizar las pruebas unitarias y las pruebas de integración a nivel de la unidad de diseño.• DESARROLLO DE UNIDADES DE DISEÑO BATCHEn esta sub.-fase se preparan especificaciones hechas utilizando una combinación de técnicas como flujo gramas, diagramas de estructuras, tablas de decisiones etc. Cualquiera que se utilice será útil para que la especificación sea clara y se logre el propósito de que el programador comprenda y pueda programar y probar los programas correspondientes.• DESARROLLO DE UNIDADES DE DISEÑO MANUALESLas actividades de esta súbase tienen como objetivo central desarrollar todos los procedimientos administrativos que rodearán y gobernarán la utilización de los componentes computarizados desarrollados en la fase de diseño detallado y construcción.

PRUEBAS

Esta fase, da inicio luego de que las diferentes unidades de diseño han sido desarrolladas y probadas por separado. Durante su desarrollo, el sistema se emplea de forma experimental para asegurar que el software no falle, es decir que funcione de acuerdo a sus especificaciones y a la manera que los usuarios esperan que lo haga, y de esta forma poder detectar cualquier anomalía, antes de que el sistema sea puesto en marcha y se dependa de el. Para evaluar el desenvolvimiento del sistema, en esta fase se llevan a cabo varios niveles de prueba:

• Funcional: Prueba desde el punto de vista de los requerimientos funcionales.• De Sistema: Prueba desde el punto de vista de los niveles de calidad del sistema y de desempeño.• De Integración: Prueba de interfaces.• De Aceptación Técnica: Prueba de manejo de condiciones extremas.Si el Sistema cumple de forma satisfactoria con estos niveles mencionados anteriormente, se procede a realizar la carga de los archivos, base de datos y tablas del nuevo sistema, para de esta forma dar inicio al proceso de aceptación final, durante el cual, el sistema comenzará a funcionar bajo la responsabilidad del departamento de operaciones y del usuario, por un lapso determinado de tiempo llamado Periodo de Aceptación.Finalizado el Periodo de Aceptación, se le dará al sistema la aprobación final, para que pase a ser el sistema oficial.

PRODUCCION Y MANTERIMIENTO

Una vez que un sistema pasa a formar parte de la vida diaria de la empresa, cada programa, cada procedimiento y cada estructura de datos se convierte en una pieza del negocio que, como tal, deberá funcionar en forma constante, exacta y confiable. L a operación del negocio ahora dependerá del funcionamiento del sistema, por lo que las tareas de mantenimiento cobran vital importancia.Durante la fase de mantenimiento, se ponen en práctica todas las políticas y los procedimientos destinados a garantizar la operación continúa de los de los sistemas y a asegurar su uso efectivo, con el fin, de que éstos se constituyan en una verdadera herramienta de apoyo al logro de los objetivos estratégicos de la empresa