Lineamientos y Guías Técnicas 3�

guía PaRa aseguRaR LacomunicaciÓn inteRna y eXteRnaclave: 800/16000/Dco/gt/036/10Revisión: 1Fecha: 01/01/2010

ELABORA

Ing. Miguel A. Miranda MendozaGerencia de Disciplina Operativa y Ejecución del Sistema SSPA

1 de enero de 2010

PROPONE

Ing. Luis F. Betancourt SánchezSubdirección de Disciplina Operativa, Seguridad, Salud y Protección Ambiental

1 de enero de 2010

AUTORIZA

Ing. Carlos R. Murrieta CummingsDirector Corporativo de Operaciones

1 de enero de 2010

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CAPÍTULO PÁGINA

1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Objeto 37

1.2. Ámbito de aplicación 37

1.3. Definiciones 37

1.4. Referencia normativa 37

2. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

2.1. Comunicación interna 38

2.2. Comunicación externa 38

3. DISPOSICIONES FINALES

3.1. Interpretación 39

3.2. Supervisión y control 39

4. DISPOSICIONES TRANSITORIAS 39

5. ANEXOS

Anexo I. Ejemplos de información que puede comunicarse 39

Anexo II. Herramientas de comunicación 40

conteniDo

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1. DisPosiciones geneRaLes

1.1. ObjeTO

Establecer las directrices para mantener una comunicación adecuada y oportuna con trabajadores, prestadores de

servicio y partes interesadas en relación con la Política SSPA, los aspectos ambientales y el Subsistema de

Administración Ambiental en el centro de trabajo o instalación.

1.2. ÁmbITO de APLICACIóN

La presente guía es de aplicación general en centros de trabajo e instalaciones de Petróleos Mexicanos y Organismos

Subsidiarios. En ella se definen los requerimientos y las características que se deben cumplir para asegurar y mante-

ner una adecuada comunicación con las partes interesadas relativas a la Política SSPA, los aspectos ambientales y el

Subsistema de Administración Ambiental en el centro de trabajo o instalación.

No aplica para las solicitudes de información de las dependencias gubernamentales que sean manejadas cotidiana-

mente por las áreas de SSPA de cada centro de trabajo, las cuales deberán ser atendidas conforme a los procedimien-

tos correspondientes.

1.3. defINICIONes

Parte interesada. Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el desempeño ambiental de una organización.

1.4. RefeReNCIA NORmATIvA

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

NMX-SAA-14004-IMNC-2004 (ISO 14001:2004). Sistemas de gestión ambiental-Requisitos con orientación para su

uso. Requisito 4.4.3.

NMX-SAA-14004-IMNC-2004 (ISO 14004:2004). Sistemas de gestión ambiental-Directrices generales sobre princi-

pios, sistemas y técnicas de apoyo. Requisito 4.4.3.

ISO-14063 Environmental management-Environmental communication-Guidelines and examples. First edition 2006.

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2.1. COmUNICACIóN INTeRNA

2.1.1. El Equipo de Liderazgo deberá establecer, implementar y mantener procedimientos para la comunicación in-

terna entre los trabajadores de los diferentes niveles y funciones del centro de trabajo o instalación en rela-

ción con la Política SSPA, los aspectos ambientales y el Subsistema de Administración Ambiental (SAA).

2.1.2. La información que se debe comunicar al personal será aquella que contribuya a mejorar su desempeño, a

concientizarlos acerca de su participación en la gestión ambiental del centro de trabajo y a mantenerlos in-

formados sobre aspectos sobresalientes que los orienten a alcanzar los resultados deseados alineados a los

objetivos y metas ambientales (Anexo I).

2.1.3. El procedimiento de comunicación de esta información deberá incluir a los prestadores de servicios, como

parte de su inducción hacia los valores ambientales de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. Lo

anterior acotado a la decisión del Equipo de Liderazgo del centro de trabajo o instalación y conforme a lo es-

pecificado en el numeral 2.2.1.

2.1.4. Además, el procedimiento deberá establecer el mecanismo para recibir, considerar y responder a preguntas,

sugerencias e inquietudes de los trabajadores. Por ejemplo y sin tratar de ser limitativos: actas de reuniones,

tableros de anuncios, boletines internos, buzones/programas de sugerencias, sitios web, correo electrónico,

reuniones y comités conjuntos (Anexo II).

2.2. COmUNICACIóN eXTeRNA

2.2.1. El Equipo de Liderazgo deberá definir la información que se decide comunicar a las partes interesadas (Anexo I)

y documentar esta decisión, así como el mecanismo para realizarla.

2.2.2. El Equipo de Liderazgo debe establecer y mantener procedimientos para recibir, documentar y responder las

comunicaciones pertinentes de las partes interesadas.

2.2.3. Las solicitudes de información en materia ambiental recibidas a través del “Sistema de Solicitudes de

Información del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública”, deberán ser atendidas conforme a los

procedimientos correspondientes.

2.2.4. Cualquiera que sea la decisión que los centros de trabajo o instalaciones de Petróleos Mexicanos y Organismos

Subsidiarios tomen respecto a realizar una comunicación externa de forma proactiva deberá registrarse. Los

registros generados por la atención de solicitudes de información, se podrán documentar y archivar de acuerdo

con lo que establezca el área específica dándole seguimiento hasta su conclusión.

2.2.5. En caso de situaciones de emergencia o incidentes que le pudieran afectar o preocupar a las partes interesa-

das, el Equipo de Liderazgo en conjunto con la Gerencia Corporativa de Comunicación Social de Petróleos

Mexicanos deberán establecer el proceso de comunicación correspondiente.

2.2.6. El Equipo de Liderazgo se deberá asegurar de que el personal de la Gerencia Corporativa de Comunicación

Social de Petróleos Mexicanos, responsable de llevar a cabo la comunicación externa, haya recibido los cursos

de inducción al sistema PEMEX-SSPA y al SAA. De ser necesario, se especificará en el mecanismo desarrolla-

do para tal fin, la obligación de que un experto ambiental del centro de trabajo acompañe y asesore a dicho

personal al momento de llevar a cabo la actividad.

2.2.7. Sin ser limitativos, existen diferentes métodos de comunicación externa que pueden fomentar la comprensión

y la aceptación de los esfuerzos de gestión ambiental de Petróleos Mexicanos y promover el diálogo con las

partes interesadas. Los métodos de comunicación incluyen, por ejemplo: discusiones informales, organización

de visitas a las instalaciones, grupos de enfoque, foros de diálogos con la comunidad, participación en eventos

de la comunidad, sitios web y correo electrónico; comunicados de prensa, publicidad y boletines periódicos;

informes anuales y líneas directas de atención telefónica (Anexo II).

2.2.8. La comunicación interna y externa en materia ambiental deberá de estar alineada a las políticas que dicte la

Gerencia Corporativa de Comunicación Social de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

2. DisPosiciones esPecíFicas

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3. DisPosiciones FinaLes

�. DisPosiciones tRansitoRias

3.1. INTeRPReTACIóN

Corresponde a la Subdirección de Disciplina Operativa, Seguridad, Salud y Protección Ambiental (SDOSSPA) de la

Dirección Corporativa de Operaciones (DCO) hacer la interpretación de los contenidos y requisitos establecidos en

esta guía técnica.

3.2. sUPeRvIsIóN y CONTROL

Es responsabilidad de la SDOSSPA supervisar la aplicación adecuada de este documento, así como mantenerlo dis-

ponible y actualizado.

4.1. Esta guía técnica entrará en vigor 30 días después de que la SDOSSPA disponga de las evidencias objetivas

suficientes de que ha sido difundida y comunicada a las Subdirecciones y Auditorías de Seguridad Industrial y

Protección Ambiental y las áreas con esta función en los centros de trabajo o instalaciones de Petróleos

Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

4.2. La guía sustituye a cualquier otro documento corporativo que haya sido emitido sobre el particular. Los

Organismos Subsidiarios podrán desarrollar sus propios procedimientos específicos; pero deberán ajustarse

como mínimo a las disposiciones establecidas en este documento.

4.3. Cualquier área de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios usuaria de esta guía podrá proponer

modificaciones, las cuales deben ser enviadas a la SDOSSPA para su análisis e incorporación, en caso de que

se determine su procedencia.

4.4. La guía será revisada cada cinco años o antes si las propuestas de modificación lo ameritan.

ANeXO IejemPLOs de INfORmACIóN qUe PUede COmUNICARse

Cuando una organización establece un programa de comunicaciones, debe tener en cuenta su naturaleza y tamaño,

sus aspectos ambientales significativos y la naturaleza y necesidades de sus partes interesadas.

Se deben considerar los siguientes pasos en el proceso de la comunicación como parte de un diagnóstico situacional:

a) Recopilar información o hacer averiguaciones, incluidas las de las partes interesadas.

b) Determinar la audiencia o audiencias objetivo y las necesidades de información y diálogo.

c) Seleccionar información pertinente para los intereses de la audiencia.

d) Decidir sobre la información que se va a comunicar a la audiencia o audiencias objetivo.

e) Determinar qué métodos son apropiados para la comunicación.

f) Evaluar y determinar periódicamente la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso de comunicación.

Una vez realizado el diagnóstico situacional, la información sugerida que puede ser comunicada es:

a) Información general acerca de la Organización.

b) Declaraciones de la Dirección, si aplica.

c) Política SSPA, objetivos y metas ambientales.

d) Subsistema de Administración Ambiental (incluyendo compromiso de los empleados y de las partes interesadas).

e) Los compromisos de la Organización con la mejora continua y la prevención de la contaminación.

f) La información relacionada con los aspectos ambientales de los productos y servicios, transmitida por ejemplo

a través de declaraciones o etiquetas ambientales.

g) La información sobre el desempeño ambiental de la Organización incluyendo tendencias (por ejemplo: reducción

de residuos, responsabilidad extendida sobre el producto, desempeño anterior).

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h) El cumplimiento de la Organización con relación a los requisitos legales y otros requisitos que la Organización

suscriba, y las acciones tomadas en respuesta a los casos identificados de no conformidades.

i) Los suplementos e informes anuales de desempeño.

j) La información financiera, como por ejemplo reducción de costos o inversiones en proyectos ambientales.

k) Las estrategias potenciales para mejorar el desempeño ambiental de la Organización.

l) La información relacionada con incidentes ambientales.

m) Las fuentes de información adicional, tales como personas de contacto o sitios web.

ANeXO IIHeRRAmIeNTAs de COmUNICACIóN

TéCNICA desCRIPCIóN

Sitios web Medio de comunicación electrónica accesible en línea para las partesinteresadas tanto internas como externas. Pueden incluirse reportescompletos para ser descargados en línea, material educativo o ligas hacia otros sitios, en los cuales los usuarios pueden proveer de retroalimentación a la Organización.

Reportes ambientales y de sustentabilidad

Presentación comprensiva sobre el desempeño ambiental y de acciones relacionadas al desarrollo sustentable de la Organización. Extractos o resúmenes de estos reportes pueden ser incluidos en otros tipos de reportes de la organización, como por ejemplo, los reportes financieros.

Material impreso (reportes, trípticos y boletines)

Reportes o trípticos.- Breve resumen sobre una instalación o un proyectoespecífico de interés que muestra los puntos clave desde la perspectivaambiental y cómo las partes interesadas pueden participar durante eldesarrollo del mismo.

Boletines.- Actualización periódica de las actividades de una instalación o un proyecto. Informa y mantiene un vínculo de comunicación con las partes interesadas.

Información sobre productos o servicios

Descripción de los posibles impactos ambientales asociados con unproducto o servicio.

Pósters/pantallas digitales Muestra la descripción de un proyecto desde un lugar público.

Comunicados internos oficiales Mecanismo formal para dar instrucciones, solicitar y enviar información o atender una solicitud o requerimiento, vía documento en papel o electrónico.

Correo electrónico Mecanismo para proveer una instrucción, solicitar o enviar información y solicitar un servicio, vía electrónica.

Ofrece la oportunidad de enviar copias electrónicas de publicaciones en papel.

Media/publicidad Material promocional pagado a través de periódicos o revistas.

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TéCNICA desCRIPCIóN

Proyectos cooperativos Proyectos que se llevan a cabo en conjunto con las partes interesadas.

Acuerdos de sustentabilidad Acuerdos firmados por la Organización y una comunidad, con la finalidad de desarrollar en conjunto proyectos sustentables para las comunidades.

Exhibiciones de arte Muestras de arte organizadas alrededor del tema ambiental.

otRo tiPo De comunicaciones

TéCNICA desCRIPCIóN

Pláticas de concientización Pláticas impartidas por personal del área responsable de establecer unproyecto para concientización del personal. Se registra la asistencia delpersonal a dichos eventos.

Reuniones públicas Una vía para presentar información e intercambiar puntos de vista. Consiste básicamente de presentaciones y una serie de preguntas y respuestas basadas sobre un tema o proyecto específico.

Entrevistas con las partes interesadas/contacto personal

Discutir con la gente en sus hogares, oficinas o en un lugar neutral.

Enfoque grupal Reunión con un pequeño grupo de partes interesadas con un conocimiento similar (representantes gubernamentales) para discutir un tópico particular.

Entrevistas Una serie de cuestionarios (por lo general conducidos por una organiza-ción independiente) para recopilar información de interés.

Política de puertas abiertas, visitas guiadas, videos

Una política de puertas abiertas provee de un medio para que las partesinteresadas puedan discutir sobre temas de interés. Los videos puedenemplearse como soporte para las explicaciones de la instalación.

Visitas guiadas bajo la óptica ambiental

Visitas ofertadas a partes interesadas clave (inversionistas) a las áreas oinstalaciones de interés para la Organización.

Eventos varios: conferencias, grupos de trabajo

Con esta serie de técnicas existe la oportunidad de un sector de las partes interesadas pueda discutir temas de su interés.

Media/entrevistas de radio o televisión

Programas diseñados para discutir o responder a cuestiones muyfocalizadas de interés general.

Grupos de ciudadanos que informan a la comunidad

Grupo de personas expertas en temas ambientales, que si bien no forman parte de la Organización, tienen influencia y son reconocidos en la comunidad.

Mesa de ayuda Línea telefónica disponible hacia las partes interesadas para dar respuesta a sus inquietudes más comunes.

Organización de reuniones con las partes interesadas

Serie de reuniones para discutir en conjunto con las partes interesadastemas ambientales de mutua significancia.

Presentaciones de teatro Empleo del formato teatral para presentar información ambiental a las partes interesadas.

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ELABORA

Ing. Miguel A. Miranda MendozaGerencia de Disciplina Operativa y Ejecución del Sistema SSPA

1 de enero de 2010

PROPONE

Ing. Luis F. Betancourt SánchezSubdirección de Disciplina Operativa, Seguridad, Salud y Protección Ambiental

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AUTORIZA

Ing. Carlos R. Murrieta CummingsDirector Corporativo de Operaciones

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