INSTRUCTIVO CONSULTOR PARA ARP SURA (Versión 2)(Versión 2)

A continuación encontrará un explicación gráfica de cómo diligenciar los soportes solicitados por nuestro cliente para la prestación del servicio, así como recomendaciones relacionadas con los tiempos de entrega.

Por favor tenga en cuenta los siguientes aspectos:

ServicioEntrega de

servicios a la empresa cliente

Informe físico

Informe Magnético

Registro de asistencia

Diplomas

Asistencia Técnica / Auditoria

X X

Asesoría/ Consultoría

X (Acta de SURA y de SEQ

Consultores)       

Capacitación (aplicar plantilla en las presentaciones)

    XEn formato de SEQ para cursos de formación

FORMATOS POR SERVICIO ARP SURA

FORMATOS SURATEP1. Previa a la prestación del servicio la Asistente de servicio le enviara vía

correo electrónico la orden de servicio y adicionalmente el formato “Entrega de servicios a la empresa cliente” parcialmente diligenciado con: nombre de la empresa, # de contrato y de Consecutivo orden de compra, Clasificación de actividad, producto, tarea, contacto, entre otros. Esta se debe completar y firmar para su entrega a SEQ Consultores.

2. Adicional al formato de SURA, en sesiones de asesoría o consultoría se debe diligenciar también el formato “Acta de reunión o visita” de SEQ Consultores como un registro detallado de las actividades realizadas y los compromisos adquiridos.

3. En el caso de capacitaciones, el consultor recibirá solamente la orden de servicio, con la información del tema a desarrollar, fecha, entre otros.

4. Para las presentaciones de capacitación emplear la “Plantilla ARP SURA” y el registro de asistencia.

5. La ARP no tiene establecido un formato para la presentación del informe. El consultor puede usar el que considere, incluyendo la imagen corporativa de la ARP.

Adicionalmente el consultor debe hacer diligenciar:

1. El campo de observaciones del cliente, con la percepción del servicio prestado

2. Comentarios adicionales (si los hubiere)

3. Firma la persona que recibió el servicio y número de cédula. En lo Posible con sello de la empresa.

De igual forma, completar:4. Firma del consultor que presto el

servicio5. Colocar en lápiz la hora de llegada

y de salida, así como el número de horas ejecutadas. Esta información posteriormente será ingresada y verificada en el micrositio de la ARP y completado por la Asistente de servicio en tinta.

NOMBRE DE LA EMPRESAEl acta es suministrada al consultor con información preimpresa como aparece en el ejemplo.

1

2

3 4

55 55

55

1. Escribir el Nombre de la Empresa2. Teléfono de la empresa cliente3. Escribir la fecha en que se presta el servicio4. Horario en que se presta el servicio5. Número de horas ejecutadas6. Nombre, cargo y firma de los asistentes: debe

incluir mínimo el nombre de la persona que presta el servicio (Consultor) y de una persona que verifique o reciba el servicio prestado.

7. Relacionar los temas tratados o actividades desarrolladas. Siempre se revisaran compromisos pendientes de otras reuniones, si los hubiera.

8. Se registran compromisos que surjan en la visita o reunión, diligenciando: acciones, responsable y fecha.

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5

6

7

8

Se debe diligenciar también este formato. Éste se puede encontrar en medio magnético.

Diligenciar los campos señalados.

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** Nombre del consultor así: Pepito Pérez – SEQ CONSULTORES Ltda.

Tema de la capacitación

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xx

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Datos de los asistentes

Nombre de la persona de contacto en la empresa afiliada

Cargo de la persona de contacto en la empresa afiliada Firma de la persona de contacto

FECHAS A TENER EN CUENTA

Una vez prestado el servicio, el consultor debe hacer entrega de los soportes a la oficina dentro de los 5 días calendario siguientes a la prestación del servicio, para revisión y envió a la ARP.

Los informes deben ser enviados directamente a la empresa afiliada y con copia a la asistente de servicio para el archivo de SEQ