Ventajas de integrar la gestión por procesos (BPM) y el ERP. Caso práctico de Gestión de...
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Octubre 2014 / 1 Todo lo que necesita para gestionar sus proyectos de una forma integral y eficaz Carmen Muñoz [email protected] m
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Bonita BPM - Microsoft Dynamics NAV. Todo lo que necesita para gestionar sus proyectos de forma integral y eficaz. Las herramientas TIC han gestionado siempre los proyectos desde una óptica económico-financiera. Sin embargo, tiene mucho más sentido hacerlo desde los procesos, ya que no implica variar la forma de trabajo ni se pierde el necesario seguimiento económico. En esta línea, hemos integrado Bonita BPM (una de las suites BPM más importantes del mercado) con Microsoft Dynamics NAV. La primera aporta tecnología y metodología de gestión por procesos, que unidas a las funcionalidades de la segunda, permiten una innovadora visión integral y global de los proyectos, facilitando su gestión, seguimiento, monitorización y el trabajo colaborativo/operativo entre todos los miembros implicados. Esta integración acelera la colaboración y la eficiencia de los equipos de trabajo, simplificando el desarrollo, la automatización y la optimización de sus proyectos, además de: • Vincular las necesidades del negocio con el desarrollo de soluciones. • Impulsar la competitividad al aplicar la tecnología BPM para optimizar los procesos de negocio en toda la organización. • Trabajar en equipo, al crear puentes entre las diferentes funciones de la organización y optimizar los procesos. • Controlar el flujo de tareas: quién y cuándo ha hecho qué, quién está haciendo qué, problemas, retrasos, sobrecostes, etc. En definitiva: seguimiento, monitorización, trazabilidad, control… ¡Gestión! • Aplicar las buenas prácticas del PMBOK u otras metodologías para la gestión de proyectos. Gestionar las áreas de interés que se consideren oportunos, los procesos necesarios, etc.
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Octubre 2014 / 1
Todo lo que necesita para gestionar sus proyectos de una forma integral y eficaz
Carmen Muñ[email protected]
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Falta de comunicación entre los interesados
Cambios significativos en las especificaciones, sin un procedimiento de gestión de los cambios que permita medir el impacto de los mismos.
Inadecuada gestión de los riesgos
Falta de una metodología adecuada
Falta de una visión de integración del proyecto
Falta de definición de los objetivos del proyecto de una forma suficientemente clara y concisa, que sean a su vez medibles y alcanzables.
Planificación inadecuada
Falta de seguimiento y control en la gestión
Errores en los costes del proyecto, falta de control.
¿Por qué fracasan los proyectos?
Falta de identificación de todos los interesados del proyecto y de su grado de compromiso
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¿Por qué fracasan los proyectos?
Personas
Proceso
Tecnología / Producto
Metodología
Clasificamos los grandes grupos de errores en :• Procesos:
Gestión de riesgos insuficiente, malas estimaciones, falta de planificación, falta de visión integral del proyecto.
• Metodología:
Falta de metodología adecuada. Falta de definición de roles y responsabilidades en la organización. Falta de seguimiento y control. Falta de control de calidad adecuado.
• Personas:
Toma de decisiones inadecuada, análisis de resultados parcial, multitareas, falta de participación de los implicados.
• Producto / tecnología:
Requisitos inadecuados, cambios no controlados, expectativas poco realistas, diseño y/o tecnología inadecuado.
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El ciclo de vida de un proyecto
Ejecución del trabajoOrganización y Preparación
Cierre proyecto
InicioProyecto
El ciclo de vida de un proyecto se presenta como una necesidad a controlar desde su inicio hasta su final.
Necesitamos controlar toda su trazabilidad
Claves del Éxito
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Claves del Éxito
Proceso de Iniciación
Proceso de Cierre
Proceso de Ejecución
Proceso de Control
Proceso de Planificación
Comienzo
Fin
Los grupos de proceso
Claves del Éxito
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Relación entre los grupos de procesos y las áreas de conocimiento
Los grupos de procesos operan a nivel global y a nivel individual para cada una de las fases y actividades
Son estas áreas de conocimiento y el control de sus procesos desde un punto de vista integral a lo largo del ciclo de vida del proyecto lo que nos pueda dar garantías para el control del proyecto.
Procesos de Inicialización
Procesos de Planificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Control
Procesos de Cierre
Claves del Éxito
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Áreas de ConocimientoProcesos de Monitoreo y Control
Control integral de los cambios
Seguimiento y Control del Proyecto
Gestión del Alcance
Gestión de los Interesados
Gestión de las Adquisiciones
Gestión del Tiempo
Gestión de los Riesgos
Gestión del Coste
Gestión de la Calidad
Gestión de las Comunicaciones
Gestión de la Integración
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Patrocinador del Proyecto
Cliente
Vendedores
Empresa/Organización
Procesos de Inicio
Documentos del proyecto
Procesos dePlanificación
Procesos de Ejecución
Procesos de Cierre
• Casos de negocio• Acuerdos • Documentos de las adquisiciones
• Acta de Constitución de Proyecto
• Registro de Interesados
• Plan de Dirección del
Proyecto
• Calendarios de recursos
• Decisión de hacer comprar• Selección proveedores
• Activos de los procesos de la organización
• Requisitos
• Propuestas de vendedores
• Producto, servicio ó resultado final • Adjudicación
de contrato de adquisición
• Entregables• Solicitudes de cambio• Información de desempeño del trabajo• Vendedores seleccionados
Interacciones entre Procesos de la Dirección de Proyectos
• Guía del PMBOOK 5ª edición
• Entregables aceptados• Documentos de las adquisiciones
Procesos de Monitorización
y Control
• Solicitudes de cambio aprobadas
• Medidas de control de calidad• Informes de desempeño
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Analítica Dimensional y por Centros Coste
¿Que nos ofrece el ERP tradicional?
Gestión de Compras y Subcontratación
Control de diferentes tipos de Facturación
Gestión de Cartera de Efectos y Tesorería
Imputaciones de Consumos de Horas y Gastos
Control de Usuarios y Accesos
Integración con Business Inteligence
Integración con Office
Visión económico
técnica
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¿Qué le ofrecemos al ERP tradicional?Subir un escalón mas
Gestión de los Interesados
• Identificación de los stakeholders.
• Comunicación automática.
• Intervención en el proceso en el momento preciso.
• Control del tiempo de intervención
Gestión de los Riesgos
• Implementación de metodología adecuada
• Registros obligatorios
• Supervisión del seguimiento de las acciones emprendidas
Control de los Cambios de
Alcance
• Registro y seguimiento del proceso establecido
Monitorización y Control integral del Proceso
• Trazabilidad del proceso del inicio al fin, no solo económico - técnico sino global
• Monitorización en tiempo real de que esta realizando cada individuo del proceso con capacidad de actuación.
Soluciones BPM
Octubre 2014 / 11
¿Que ofrecemos?Subir un escalón mas
Bonita BPM - Microsoft Dynamics NAV
Ibermática supera la visión económica técnica de los proyectos hasta ahora aportada por la plataforma Microsoft Dynamics NAV integrando una suite de BMP lo que aporta una visión global e integral .
.
Metodología
http://www.intranet.ibermatica/comercializacion/ComoHacerOferta/ImagenesManoAlzada/imaFormas/Mas.gif
Octubre 2014 / 12
Todo lo que necesita para gestionar sus proyectos de una forma integral y eficaz
Caso práctico
Iñigo [email protected]
Octubre 2014 / 13
Eq
uip
os
Sis
tem
as
Para qué ¿De qué tipo? Problemas
Información / comunicación
Teléfono, mail, fax, etc. • Problemas en la Integridad de la información• Buzones llenos, copias informativas a todo el mundo, no se
distingue lo operativo de lo informativo / lo urgente de lo normal, se producen olvidos, etc.
• Sistemas reactivos, no permiten explotar adecuadamente la información, etc.
• No gestión de muchas áreas críticas para el proyecto, gestionamos con un “parche” en un ojo…
• Sobreesfuerzo• Desgaste en labores de seguimiento, de buscar información
para justificarnos, en vez de tener esa información para anticiparse a problemas: Riesgos, alcance, interlocutores, adquisiciones, plazos, etc.
• Limitaciones en el intercambio de información, se ralentiza la operatoria y se dificulta la toma de decisiones
OperaciónTeléfono, mail, etc.ERPs, aplicaciones a medida (Access, excel, etc.)Portales
Almacenamiento documentación
Correo electrónicoCarpetas personales, carpetas en red, gestor documental
Monitorización ¡NO EXISTE!
Control/gestión Informes, consultas, ¡BI, CMI reactivos!, etc.
Mejora continua ¡DIFICIL!...
Necesidades a la hora de gestionar proyectos:
Gestionar riesgos Gestionar diversos intereses de todos los stakeholders Gestionar la calidad y el alcance del proyecto Gestionar hitos, adquisiciones, plazos, recursos, presupuestos, esfuerzos, etc. Gestionar las comunicaciones entre los participantes, avisos, alertas, etc. Gestionar los cambios Gestionar las tareas a realizar (secuenciales, paralelas), tareas retrasadas, etc. Proporcionar visibilidad a todos los interesados, feedback, etc. Etc.
ERP CRM BI …
Sis
tem
asSituación actual…
Octubre 2014 / 14
Evolución…O
po
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Inicio, acta de constitución, asignar PM
Lanzamiento Planificación Validación de la Planificación
seguimiento y control
Actualizar documentos
Aprobar cambios
Ejecución
Gestionar cambios
Cierre Validación Cierre
Facturación
Confeccionar presupuesto / anteproyecto
Confeccionar oferta
Validar / aprobar oferta
Presentar / defender
Registrar resultado
Registrar solicitud
Revisar / completar / trabajar la oportunidad /
validar
Analizar y registrar resultado
Ofi
cin
a d
e p
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s
Gestión del proyecto
Gestión de la cartera de proyectos de la
organización
+
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Inicio, acta de constitución, asignar PM
Lanzamiento Planificación Validación de la Planificación
seguimiento y control
Actualizar documentos
Aprobar cambios
Ejecución
Gestionar cambios
Cierre Validación Cierre
Facturación
Confeccionar presupuesto / anteproyecto
Confeccionar oferta
Validar / aprobar oferta
Presentar / defender
Registrar resultado
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Gestión del proyecto
Gestión de la cartera de proyectos de la
organización
Registrar solicitud
Revisar / completar / trabajar la oportunidad /
validar
Analizar y registrar resultado
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Gestión
Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua
Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua
Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua
⇒ Acta de constitución⇒ Presupuesto⇒ Planificación de recursos⇒ Calendario⇒ Doc. General y estructura del proyecto⇒ Trazabilidad de consumos⇒ Trazabilidad de facturas emitidas⇒ Análisis situación del proyecto⇒ Análisis económico del proyecto
acta de constitución
presupuesto
planificación de recursos
calendario
doc. general y estructura del proyecto
área grupoobservaciones observaciones atributo observacionesvalor
trazabilidad de consumos
trazabilidad de facturas emitidas
análisis situación del proyecto
PrioridadRetraso real / solic.
EstadoSituación
Cliente Descripción proyectoPM
Contacto clienteIniciado
FinalizadoIncidencias
Plazo solicitadoPlazo estimado
CriticidadTipo proyecto
London Candoxy Storage Campus
preparar oferta para el pliego zd-1254-2014
Ana GarcíaMeltxor Jantzi
01-08-2014-
2-9MáximaOfertas - pliegosAlta
análisis económico del proyecto
Análisis de valor ganado Situación del proyecto
Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua
BPA
Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua
Cartera de proyectos Control de KPI-s Análisis de Incidencias Mejora continua
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Conclusiones
Estandarización, agilidad y flexibilidad
Proceso colaborativo, participación de todos los interlocutores
Calidad, Trazabilidad, Mejora continua
Monitorización, Control, Gestión eficiente
Eficiencia Operativa
Pilares de nuestro modelo:
Visión global, Visión integral
