Variedad en

las reuniones

LAS personas que dedican su actividad ala promoción de ideas que pueden influirsobre la conducta de grupos de individuostienen en las reuniones un medio de acciónparticularmente interesante.

Son varios los tipos de reuniones que sepueden poner en práctica, y se deben elegiraquellos cuya característica principal seadapte mejor al propósito de la reunión. Poreso es importante escoger el tipo o sistemaadecuado. Pero tan importante como elegir-lo bien resulta el organizar las reuniones al-ternando los diferentes sistemas o tipos, so-bre todo cuando se celebran reuniones fre-cuentes o periódicas con el mismo auditorio.Este es, por ejemplo, el caso de un cursillo.

La ventaja de alternar el tipo de las re-uniones es bien clara. Aporta variedad, y lavariedad despierta el interés, porque suponesorpresa. La gente no sentirá fatiga.

Cuando usted fue alumno, probablemen-te, se fatigaba en las clases de un determi-nado profesor que se limitaba a lanzar undiscurso o una conferencia, a la que el audi-torio asistía como simple oyente. Sin embar-go, estoy seguro de que todavía recuerdacon nostalgia las de aquel otro profesor queera variado en su forma de actuar y le per-mitía participar de algún modo en lo que sehacía en el aula. Ahí están los dos puntosclaves para el éxito: variedad y participa-ción.

propósitos e incluso adaptar la forma delograrlos cuando le convenga variar. Estoyseguro de que en más de un caso le con-vendrá renunciar a dar usted mismo la char-la. Utilice a otras personas que puedan au-mentar el interés para la participación detodos.

El que usted oriente la intervención deotras personas le dará prestigio ante su au-ditorio. Por eso, entreviste a grupos, o bienorganice reuniones en panel en que dos otres personas expongan sus distintos puntosde vista sobre un asunto. El prestigio y lacalidad de estas personas hará que su audi-torio aprenda y encuentre amena la reunión.Puede utilizar para esto jefes de Herman-dad o agricultores, con probado crédito paraestimular a los demás. El Agente de Zona ylos compañeros de Agencias próximas pue-den servirle también para esto.

Las reuniones de discusión son un medioeficacísimo para que los reunidos aportenideas y se sientan protagonistas de las accio-nes que se promueven. Los grupos de «runru-neo» no son otra cosa que diminutos gruposde discusión. Este es un método muy esti-mulante, porque permite aprender a unosde otros. Las reuniones de discusión son eltipo de reunión ideal para abordar el quelos individuos resuelvan los problemas decomunidad y para tomar decisiones engrupo.

VARIEDAD

Tiene usted a su disposición siete siste-mas para celebrar las reuniones. Fíjese enel cuadro que adjuntamos, en las caracte-rísticas principales de cada tipo. Esto le per-mitirá elegir el más adecuado conforme a sus

PARTICIPACION

El mejor procedimiento para que el audi-torio no se fatigue es la participación. Poreso, esta norma es extraordinariamente útila la hora de organizar un programa de re-uniones. Por ejemplo, cuando se trate de un

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Un grupo de colaboradorasde la Agente de EconomíaDoméstica de Alcalá de He-nares participan en una re-unión de discusión parapreparar el programa de

actividades.

ciclo de reuniones es mejor utilizar al prin-cipio aquellos métodos de reunión en quelos asistentes figuren como espectadores;pero conforme las reuniones se vayan repi-tiendo, debe darse participación al audito-rio. Esta participación resulta más activa,más eficaz, pasados los primeros contactos,los primeros días, porque entonces las per-sonas del auditorio se conocen entre sí yexponen sus opiniones con más fluidez.

SU «PAPEL»

Su acción no se debe limitar a dar char-las. Hay otras posibilidades, otras alternati-vas que puede utilizar para obtener mayoréxito. Seguramente se preguntará ¿cuál esmi papel, por ejemplo, en una reunión dediscusión?

Su acción debe dirigirse a conseguir quela gente participe, que sea consciente de lasituación por la que se reúnen, que aportenideas para resolver esa situación y que sien-tan su responsabilidad para llevar a cabola acción de las soluciones.

Usted, que dirige la reunión, presenta alas personas, expone el problema e invita a

hablar. El que dirige este tipo de reunióndebe opinar lo menos posible porque con-viene, sobre todo, que sean las propias ideasde los reunidos las que prosperen.

Usted resuma, ordene y concrete las di-versas posiciones que adoptan los partici-pantes. Procure hacerles ver el progreso quevan consiguiendo y la utilidad de sus apor-taciones en la discusión.

Al final, concrete todo lo que han expues-to, las propuestas que se han formulado ydistribuya responsabilidades. Su habilidadestá en que participen y aprecien que susopiniones han sido acertadas y útiles. Se sen-tirán tan satisfechos como usted.

En general, su papel consiste en preparary conducir a la gente para que sienta satis-facción. Recuerdo un viaje colectivo que or-ganicé para visitar la Cooperativa Avícolade Daganzo (Madrid). El día anterior hablécon el Presidente, que era quien iba a expli-car cómo se habían organizado y cómo fun-cionaba aquello. Le expliqué las caracterís-ticas del grupo que iba a ir, cuáles eran susintereses e, incluso, le orienté sobre cómodebía actuar él en las explicaciones, y alcontestar las preguntas que le hicieran.

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Un grupo de «runruneo» para discutir problemas de la comunidad.

Quedamos de acuerdo en todo. Me dijoque la Cooperativa—amabilísima—invitaríaa los visitantes con un «vino», al que asisti-rían todos los cooperativistas para podercambiar impresiones.

Pues bien, a mí se me olvidó concretar undetalle. Que no hablara del «guateque», demodo que resultase una sorpresa para losvisitantes. Nuestro hombre, en su espléndi-da campechanía empezó por dar la bienve-nida al grupo y anunció que estaban todosinvitados a vino y algo más, al final de lavisita. Esto distrajo la atención de los visi-tantes y quitó el interés a la visita. Todosquedaron insatisfechos, los anfitriones pen-saban que el grupo sólo estaba interesadoen el «guateque» y a los visitantes se les hizolarga la explicación y larga la espera del«tentempié».

En cualquier tipo de reunión que se cele-bre todos los detalles que se perfilen sonpocos. Por eso el papel del que organiza lareunión, del tipo que sea, es muy importante.Preparar a las personas que le ayuden, con-vocar a los que han de asistir, preparar ellocal y prever las reacciones del auditorioson puntos en los que es necesaria gran pre-visión.

LIMITACIONES

Dependen principalmente del número depersonas que compongan el auditorio y delpropósito de la reunión, como se indica enel cuadro.

Pero hay otra limitación que puede ser laactitud cerrada del auditorio o la fuerte di-vergencia de opinión entre las personas. Am-bas circunstancias pueden dar lugar a dis-cusiones negativas que anulen la participa-ción, pueden dar lugar a críticas destructi-vas que fomenten enemistades.

Una vez más el «papel» del que organizalas reuniones es crear un clima de coopera-ción, una actitud constructiva, un ambientede respeto hacia las opiniones de los demásque permitan la participación activa y gratade todos.

Y TERMINO

Cualquiera de los tipos de reunión que seincluyen en el cuadro sirven para dar infor-mación e impartir enseñanzas. Son un me-dio eficaz para promover hacia el progresoa los grupos de personas. Su eficacia au-menta si se utilizan alternando los diversostipos, especialmente cuando se trata de cele-brar reuniones seguidas para un mismo au-ditorio. Cuando se organizan preparandocuidadosamente a los participantes el éxitoes seguro.

Su prestigio ante las personas, a las quefacilita información y conocimientos, au-menta cuando organiza reuniones de natu-raleza variada en las que todos pueden con-seguir un alto grado de participación.

José MAS CANDELA

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TIPO CEREUNION

CARACTERISTICA PRINCIPAU

NORMA DE PARTICIPACION

UTILIDADESPECIAL

LIMITACIONES

1.In .

- -I PDiscursoConferenciaCharla

Dar una infor'n ación o enseMFianza.

éle o 00c,

Presentaciónsistemática-de conoci- -miento.

Pequeña oportunidad para que partici-pe el audito_rio.

90(5,Ceo

qr .tr".ti4.-- 4 0010 1II 1

Coloquio

Dar informa--ción con par-ticipación para preguntas-aclaratorias.

44/ .0 15-. cl.\ c

L, III1

El auditoriopuede obte--ner la información espe-cifica que -desea sobre-aspectos particulares --del tema.

Demasiada --formalidad;-falta de li-bertad para-intercambiar ideas.

*. tit=maum,11A'41Panel o

Symposium

Presentación-de diferentespuntos de vista sobre un -tema.

ar.C1/79ti.S4-41,(9(4..5?44Y000

Diferentes -puntos de --vista para -aclararlos -desde diver-sos ángulos,y estímulos,

Puede perderse utilidad=por excesivapersonalidaddel directorque anule lade los particip antes. —

to 44

Discusión

Alto grado departicipacióndel grupo. 0'4 0

Tomar infor-mación de ungrupo. Unificar ideas, -experienciasy conocimiontos. Toma éídecisiones -del grupo.

Práctico conun número re_ducido de --personas.

(8 - lo).....

Visita colectiva, exhibTciones, etc.

Observación -directa de unproblema uni-ficando ideas.

, ..iré. .71

1 f 1111 /

PROBLEMA

Permite obte_ner experien_cia de prime_ra mano.

Requiere me-dios, tiempoy energía pa_ra buena ola_nificación y desarrollo.

••. ?

qvig mei»fl vsgr1101

Grupos derunruneo

100% de participación por=grandes audi-torios a tra-vés de peque-Mos grupos dediscusión.

Toma de in--formación. -Unificar - -ideas. Des--arrollo de -habilidad dedirección enlos miembros.

Las contribu_ciones sue--len ser su--perficiales-y necesitan-posterior es_tudio.

....

a

Espontaneidadde opiniones.Hay que planificar las pr-e-guntas y des-arrollarlas -con habilidad.

vvirPermite obtener conoci-=mientos de -diversos orí

nes respecge n esto a un pro=blema.

Se obtienen-conclu2-ionesconfusas sino se plani-fica el con-junto de lasentrevistas.

vor0 o vVol,Entrevista

grupos