Fffectivo y ttulosCAPTULO11

valoresnegociables

Despus de estudiar este captulo usted podr:II Describir la naturaleza del efectivo y de los ttulos-valores negociables. Explicar la naturaleza de las entradas de efectivo v de los ciclos de desembolsos.OBJETIVOSDEL CAPTULO

Identificar y explicar los controles fundamentales sobre los ingresos de efectivo, los desembolsos de efectivo y los ttulos-valores negociables. Disear pruebas de control tpicas utilizadas por los auditores para evaluar el riesgo de control de las afirmaciones en los estados financieros relacionadas con el efectivo y con los ttulos-valores negociables. Describir los objetivos de los auditores para la auditora del efectivo v de los ttulos valores negociables. Explicar la naturaleza de los procedimientos de auditora apropiados para lograr los objetivos de la auditora del efectivo y de los ttulos-valores negociables

Fste captulo describe el enfoque de la auditora del efectivo y de los ttulos-valores nego-,i ciables. El anlisis de estos dos tipos de activos se combina, debido a la interrelacin entre ellos. Tanto el efectivo como los ttulos-valores negociables son lquidos por naturaleza, y las trasferencias entre las dos cuentas ocurren con frecuencia.

IIEFECTIVOFuentes y naturaleza del efectivoNormalmente el efectivo incluye las cuentas bancarias para el pago de nmina, la caja menor y, menos frecuentemente, las cuentas de ahorro. Las cuentas bancarias se refieren a las cuentas corrientes simila-

res en naturaleza alas que manejan las personas. Las ventas en efectivo, el-cobro de documentos y la inversin de capital adicional aumentan generalmente la cuenta; los gastos del negocio las reducen. Bajo los trminos de un contrato de prstamo bancario, algunas veces el efectivo en la cuenta bancaria de una compaa debe mantenerse en un saldo mnimo determinado, al cual se puede hacer referencia como un saldo de compensacin o compensatorio.308AUDIT R A

Las cuentas de la nmina y de la caja menor son avances en efectivo menores para gastos*. Cuando se paga la nmina, siempre se gira un cheque de la cuenta bancaria general para depositar fondos en la cuenta bancaria de la nmina. La caja menor, utilizada para gastos muy pequeos, se rembolsa o reintegra nuevamente segn sea necesario.Los equivalentes de efectivO se combinan con frecuencia con los renglones de efectivo para crear una clasificacin de activos corrientes llamada "efectivo y equivalentes de efectivo". Los equivalentes de efectivo incluyen los fondos del mercado monetario, los certificados de depsito, los certificados de ahorro y otros tipos similares de depsitos. Cualquier rengln que no pueda ser convertido en efectivo a corto plazo debe ser clasificado como una inversin, un documento por cobrar o un gasto prepagado, en lugar de un equivalente de efectivo.Las actividades normales del control interno (por ejemplo, la conciliacin de cuentas bancarias) detectan la mayora de los errores que ocurren en estas cuentas. Por otra parte, la naturaleza lquida del efectivo aumenta 'el riesgo de que un fraude no sea detectado.Objetivos de los auditores en la auditora del efectivoLos objetivos de los auditores en la auditora de efectivo son:1. Considerar el control interno sobre las transacciones de efectivo.2. Comprobar la existencia del efectivo registrado.3. Establecer la totalidad del efectivo registrado.4. Determinar si el cliente tiene derechos sobre el efectivo registrado.5. Establecer la precisin numrica 'de las planillas___ sumarias de__ _6. Determinar si la presentacin y revelacin-del efectivo, incluidos fondos restringidos (como los saldos compensatorios y los fondos de amortizacin de bonos) son apropiadas.*N. de R.T.: Conocidos tambin como "fondos fijos", es-pecialmente en entidades del estado.

En conexin con la auditora del efectivo, los auditores verificarn tambin las sumas por cualquier ingreso de intereses provenientes de los depsitos de efectivo. Como es el caso de otros activos, los auditores deben interesarse especialmente en la posibilidad de sobrestimaciones de la cuenta; por consiguiente, el objetivo 2, la existencia del efectivo registrado, tiene una importancia mxima. CASO ILUSTRATIVO Un estudio de investigacin reciente presenta los resultados de un estudio sobre demandas legales entabladas contra contadores pblicos. Fueron examinados 129 casos en total y ninguna de las demandas se relacion con errores que involucraban activos subva lu a dos.

Adems del inters en la sobrestimacin del efectivo, los auditores son conscientes de que puede haber sido tomado efectivo inapropiadamente durante el periodo, aunque el efectivo de fin de ao est declarado apropiadamente. Para distinguir estas situaciones, suponga que el balance general del cliente muestra "Efectivo $250,000". Para la mayora de los clientes, los riesgos principales son que por error o fraude 1) se cree una situacin en la cual el valor de $250,000 sobrestima el efectivo real o 2) se haya Te-ducido el saldo en forma inapropiada a $250,000.Con relacin al primer riesgo (efectivo sobrestimado), puede haberse ocultado una faltante solamente mediante la insercin de un cheque ficticio en el efectivo disponible al final del ao, o mediante la omisin en la conciliacin bancaria de fin de ao de un cheque girado. Observe que la omisin de un cheque girado puede ser indicativo de que hay error o fraude. Por ejemplo, un control interno deficiente puede dar como resultado una situacin en la cual por un error humano el cheque no fue registrado en los desembolsos. Por otra parte, aunque el cheque hubiera sido registrado en los desembolsos, ste puede haber sido omitido de la lista de cheques giradospara permitir que el individuo que ha malversado esa suma de efectivo esconda el fraude.Con relacin al segundo riesgo el efectivo de fin de ao es correcto, pero debe ser ms alto, elproblema de los auditores no es el saldo de efectivoequivocado, sino el fraude y su efecto sobre otras cuentas. Por consiguiente, los auditores tienen enmente preguntas bsicas como 1) reflejan los registros del cliente todas las transacciones de efectivo rea-

EFECTIVO Y TTULOS VALORES NEGOCIABLES309ir"

'izadas durante el ao y 2) fueron autorizados apropiadamente y para un uso legtimo del negocio todos los pagos de efectivo? Al buscar respuestas a estas preguntas pueden encontrarse ejemplos de fraude como los siguientes:Interceptacin de ingresos de efectivo antes de, efectuar cualquier registro.1.

2. Pago por materiales no recibidos.3. Pagos repetidos.4. Pagos excesivos a empleados o pagos a empleados ficticios.5. Pagos por gastos personales de altos ejecutivos o de partes relacionadas.Existen excepciones a la regla general de que los auditores se preocupan principalmente por las sobres-tim aciones de efectivo (y de otros activos). Por ejemplo, la gerencia de una compaa limitada puede estar motivada a subestimar los activos (incluido el efectivo) para minimizar los impuestos sobre la renta. Adems, un cliente puede manejar cuentas bancarias no registradas en los libros para ciertos propsitos, como hacer sobornos ilegales. Por tanto, los auditores deben considerar si todo el efectivo ha sido registrado (el objetivo de inclusin total).No se ha incluido un objetivo de "valuacin" para el efectivo. La valuacin de efectivo es una preocupacin menor comparada con otros activos porque no es preciso considerar provisin alguna para llegar al valor realizable. Sin embargo, cuando hay subsidiarias extranjeras involucradas, los auditores deben determinar si la moneda convertida ha sido valuada apropiadamente.Cunto tiempo de auditora para el efectivo?La consideracin de materialidad se aplica al trabajo de auditora sobre el efectivo lo mismo que sobre otros aspectos de la auditora. El conteo de un fondo pequeo de caja menor, que es intrascendente en relacin con la posicin financiera global de la compaa, aporta poco en el logro del objetivo de los auditores de expresar una opinin sobre los estados financieros. Sin embargo, los auditores s dedican una proporcin ms grande de las horas de auditora to-tales -al efectivo de--lo que podra sugerir la suma re- lativamente pequea de efectivo que aparece en el balance general.Existen diversas razones para explicar el nfasis tradicional de los auditores en las transacciones de efectivo. Los pasivos, ingresos, gastos y la mayora de los dems activos fluyen a travs de la cuenta de Efectivo; es decir, estos renglones surgen de transacciones de efectivo o son el resultado de stas. Por

tanto, el examen de las transacciones de efectivo ayuda a los auditores a sustentar muchos de los dems renglones en los estados financieros.Otra razn que contribuye a la extensa auditora del efectivo es que ste es el ms lquido de los activos y ofrece la mayor tentacin para robo, desfalco y malversacin.-El riesgo inherente es alto para los activos lquidos, y los auditores tienden a responder a las situaciones de alto riesgo con una investigacin ms intensa. Sin embargo, la deteccin de fraude es pertinente para la razonabilidad global de los estados financieros del cliente solamente si ese fraude es material en cuanto a la cantidad.1

En ciertas ocasiones, los auditores pueden encontrar evidencia de fraude en pequea escala realizado por los empleados. Despus de determinar que este fraude no tuvo un efecto material sobre los estados financieros, los auditores deben revisar la situacin con la gerencia y con el comit de auditora de la junta directiva, antes de investigar ms el asunto. Esta discusin alertar al cliente sobre la situacin, proteger a los auditores de cargos de negligencia y evitar el desperdicio de tiempo de auditora en asuntos que no son materiales para los estados financieros y que pueden ser adelantados mejor por el personal del cliente.Control interno sobre las transacciones de efectivoLa mayora de las funciones relacionadas con el manejo del efectivo son responsabilidad del departamento de finanzas, bajo la direccin del tesorero. Estas funciones incluyen el manejo y depsito de las entradas de efectivo; la firma de cheques; la inversin de dinero ocioso; y el manejo de la custodia del efectivo, de los ttulos-valores negociables y de otros activos negociables. Adicionalmente, el departamento de finanzas debe pronosticar los requerimientos de efectivo y hacer planes de financiacin a corto y a largo plazo.Idealmente, las funciones del departamento de finanzas y el departamento de contabilidad deben estar integradas en una forma que proporcione seguridad sobre:1. Todo el efectivo que deba haber sido recibido, efectivamente se recibi, se registr en forma pre-----cisa y se deposit inmediatamente.------2. Se han hecho desembolsos de efectivo solamente para fines autorizados y stos han sido registrados apropiadamente.3. Los saldos de efectivo se manejan a niveles adecuados, pero no excesivos, al pronosticar los ingresos y pagos de efectivo esperados relacionados con las operaciones normales. Por tanto, la necesidad de obtener prstamos o la oportunidad de

310AuDiTuRIA

invertir el exceso de efectivo se hace saber en forma oportuna.Al desarrollar los procedimientos de control ms eficientes es necesario un estudio detallado de las rutinas de operacin del negocio individual pero, en todo tipo de negocios, hay algunos lineamientos generales para las prcticas adecuadas del manejo de efectivo. Estos lineamientos para alcanzar el control interno sobre el efectivo pueden resumirse de la siguiente manera:1. No permita que ningn empleado maneje una transaccin de principio a fin.2. Separe el manejo del efectivo de su contabilizacin o registro.3. Descentralice la entrada del efectivo en la medida que sea prctica.4. Contabilice las entradas de efectivo en forma oportuna.5. Estimule a los clientes a obtener recibos y a observar los totales de la caja registradora.6. Deposite diariamente las entradas de efectivo.7. Efecte todos los desembolsos mediante cheque o mediante trasferencia electrnica de fondos, con la excepcin de pequeos gastos de caja menor.8. Haga que sean preparadas conciliaciones bancarias mensuales por empleados que no son responsables de la emisin de cheques o de la custodia del efectivo. La conciliacin terminada debe ser revisada rpidamente por un funcionario apropiado.9. Proyecte entradas y desembolsos de efectivo esperados e investigue las variaciones de las sumas proyectadas.Control interno sobre las entradas de efectivoVentas en efectivo. El control sobre las ventas en efectivo es mayor cuando dos o ms empleados (generalmente un empleado de ventas y un cajero) participan en cada transaccin con un cliente. Con frecuencia los restaurantes y cafeteras utilizan un cajero centralmente ubicado, quien recibe el efectivo del cliente junto con un tiquete de ventas preparado por otro empleado. Los teatros generalmente tienen un cajero que vende tiquetes prenumerados, los cuales son recolectados por un empleado en la puerta cuando el cliente ingresa. Si los tiquetes o los comprobantes de ventas estn numerados serialmente y todos aparecen en el conteo o verificacin, esta separacin de responsabilidades en la transaccin es un medio efectivo de evitar el fraude.En muchos establecimientos de ventas al detal, la naturaleza del negocio es tal que un empleado debeefectuar ventas en el mostrador, entregar la mercanca, recibir el efectivo y registrar la transaccin. En esta situacin, la deshonestidad puede desestimularse haciendo uso apropiado de las cajas registradoras de efectivo o de los sistemas electrnicos'en el punto de venta. Las caractersticas de proteccin de las cajas registradoras incluyen 1) una pantalla visible al cliente de la cantidad de la venta, 2) un recibo impreso, del cual se recomienda al cliente que lo lleve con la mercanca y 3) la acumulacin bajo llave del total de las ventas del da*. Sistemas electrnicos de punto de venta (Elec-tronic Point of Sale System, POS). Las tiendas detallistas utilizan diversos tipos de cajas registradoras electrnicas, incluidos los terminales de computador en lnea. Con algunos de estos mecanismos, un escner electrnico lee el cdigo universal del producto impreso en el producto. El vendedor solamente necesita escanear el cdigo para que la registradora grabe la venta al precio del producto, el cual est almacenado en el computador. Por tanto, el riesgo de que una persona registre las ventas a precios errneos se reduce sustancialmente.Adems de proporcionar un mayor control sobre las ventas en efectivo, las registradoras electrnicas con frecuencia pueden ser programadas para realizar diversas funciones de control adicionales. Por ejemplo, las registradoras en lnea pueden verificar la condicin crediticia de los clientes a los cuales se carga la cuenta, actualizar las cuentas por cobrar y los registros de inventario perpetuo (permanente) y proporcionar listados especiales que acumulan infor-macin de ventas por lnea de producto,- vendedor, departamento y tipo de venta.Cobros a clientes con crdito. En muchas compaas manufactureras y de ventas al por mayor, las entradas de efectivo consisten principalmente en cheques recibidos por correo. Esta situacin representa poca amenaza de desfalco, a menos que se permita que un empleado reciba y deposite estos cheques y registre tambin los crditos en las cuentas de los clientes. A continuacin se describe un control interno tpico sobre el efectivo recibido por correo.El correo que ingresa generalmente es abierto en el la sala o rea destinada para el correo, donde un empleado endosa los cheques con la frase "para serdepositados nicamente" en la cuenta de la compaa, y prepara un listado de control de las entradas deefectivo que ingresan. Este listado muestra la canti-dad recibida de cada cliente e identifica al cliente por nombre o por nmero de cuenta. Una copia del lista-do de control se enva al contralor. Otra copia del listado de control y las entradas de efectivo se envan4

*N. de R.T.: Conocido tambin como "tira o lista de audi-tora".

EFECTIVO Y TTULOS VALORES NEGOCIABLES311

al cajero. Las notas de remisin y una copia del listado de control se envan al empleado responsable de las cuentas de los clientes.

Cules controles tienden a evitar que el empleado encargado del correo tome el dinero recibido de diversos clientes, destruya las notas de remisin y omita estas entradas del listado de control? Primero, los recibos de las entradas de efectivo consisten principalmente en cheques pagaderos a la compaa. Se-oundo, si las cuentas de los clientes no son acreditadas por los pagos hechos. los clientes se quejarn a la compaa. Si estos clientes pueden producir cheques pagados que apoyan sus reclamos de pago y estos cheques no aparecen en los listados de control del encargado del correo, la responsabilidad de la sustraccin se enfoca rpidamente en este empleado.El cajero utiliza el listado de control para registrar el efectivo recibido en el diario de entradas de efectivo. Luego el cajero deposita en el banco las entradas intactas del da. El control se ejerce sobre el cajero mediante una conciliacin peridica de las copias que tiene el contralor de los listados de control provenientes del rea de correo con el diario de entradas de efectivo y los detalles de los volantes de depsitos validados recibidos del banco.El empleado responsable del mayor de cuentas de los clientes concilia las notas de remisin con la copia del listado de control y, una vez satisfecho de que todas las notas de remisin estn contabilizadas, traslada los crditos a las cuentas de los clientes. Un control interno exigente requiere que el empleado de cuentas por cobrar no tenga acceso a las entradas de efectivo y que las cuentas de los clientes sean conciliadas peridicamente con el mayor general. Cuando la naturaleza de las operaciones lo permite, debe asignarse responsabilidad a diferentes empleados en 1) la preparacin de las facturas de ventas, 2) el manejo de las cuentas de los clientes, 3) la conciliacin de los mayores de los clientes con las cuentas de con-Cheque

trol, 4) el listado inicial de las entradas de efectivo,5) la custodia y depsito de las entradas de efectivo y6) la actividad de cobros y de cuentas vencidas.La divisin de responsabilidades, la secuencia de procedimientos y los controles sobre las ventas en efectivo y cobros a los clientes se ilustran en el diagrama de flujo de sistemas en la figura 11-1.Control en caja fuerte o de seguridad sobre las entradas de efectivo. Los negocios que reciben un volumen grande de efectivo por correo utilizan con frecuencia un sistema de caja fuerte para fortalecer el control interno y apresuran el depsito de entradas de efectivo. La caja de seguridad es realmente un apartado de correo controlado por el banco de la compaa. El banco recoge el correo en el apartado del correo varias veces en el da, acredita a la cuenta corriente de la compaa por el efectivo recibido y enva las notas de remisin a la compaa. El control interno se fortalece por el hecho de que el banco no tiene acceso a los registros de contabilidad de la compaa.Trasferencia electrnica de fondos. Las instituciones financieras han desarrollado sistemas de trasferencia electrnica de fondos (Electronic Funds Transfer, ETF) que procesan transacciones relacionadas con fondos para los clientes como una alternativa al pago con cheques. Cada vez con mayor frecuencia, los sistemas de intercambio electrnico de informacin que permiten el intercambio de informacin por computador de una compaa a otra trasfieren fondos electrnicamente entre las cuentas bancarias de las compaas. Estos sistemas tienen ventajas sobre los sistemas de chequeras, en el sentido de que reducen el flujo de papel y pueden reducir los costos de procesamiento y los retrasos. Sin embargo, stos requieren un extenso conjunto de controles de red de computador relacionados con el acceso al sistema y el ingreso de datos, lo mismo que controles de copias de seguridad para situaciones en las cuales ocurra una cada del sistema.Pilot Stores 1425 G St.Irvine, CA 92345Fecha: Dic. 5, 19XXPguese a la orden de Wood Supply Co. $8085.00 Ocho mil ochenta y cinco y cero/100First National BankPilot StoresCaliforniaJackie CohenNota de remisinWood Supply Co.Inv. #7462537$8085.00

312 1 A L' IToRAClienteVentasSala del correoCajeroPrepara/ factura de ventasFactura de Ventas/".Facturade Ventas ,2'13Efectivo/Diario de entradas de efectivo (DRE)Ingresa en eldiario deentradas de efectivoPrepara depsito bancario diario intactoCheques de clientesPrepara listado de

controlNotas de remisin

Listado de controlNotas de remisinCheques de clientesNotas de remisinArchivado cronolgicamenteListado de control

21Figura 11-1 Ciclo de entradas de efectivo.

EFECTIVO Y TTULOS VALORES NEGOCIABLES 1 313Cuentas por cobrarMayor generalControl de operacionesBancoLEfectivo y chequesExtracto bancarioConcilia extractos bancarios con M/G

Contabiliza en el Mayor de cuentas por cobrar (M/CC)Concilia notas con listado de controlIngresa al Mayorde cuentas por cobrarConcilia facturas de ventas y listados de control con

DRE, M/CC y volantes

de depsitodiariosArchivos separados para:1. Facturas de ventas2. Listados de control3. Extractos bancarios y volantes de depsitoVolante de depsitoArchivado cronolgicamenteListado de control

Control interno sobre los desembolsos de efectivoZO t'Y.11. 1/ 1 1 1/ 111.1Insitlali~swidH~FirWmtociffff CASO ILUSTRATIVO Una compaa de construccin grande ignor los controles bsicos sobre los desembolsos de efectivo. Los cheques no girados fueron almacenados en un armario de suministros sin cerradura, junto con las tazas de caf de espuma de poliestireno. La mquina de firmar cheques de la compaa depositaba los cheques firmados en una caja equipada con una cerradura. A pesar de las advertencias de sus auditores independientes, los empleados de la compaa encontraron "muy inconveniente" -mantener la caja cerrada o prestar atencin al contador de cheques incorporado a la mquina. La compaa manejaba saldos bancarios muy grandes- y no. Se preocupaba por conciliar los extractos bancarios rpidamente. Un extracto bancario expedido tres semanas antes y un grupo de cheques pagados fueron entregados a un empleado, con instrucciones de preparar una conciliacin bancaria. El empleado observ que el paquete de cheques pagados que acompaaba el extracto bancario no estaba completo.. No se encontraron cheques pagados para soportar desembolsos por ms de $700,000 en el extracto bancario. La investigacin adicional revel que ms de $1 milln en cheques no autorizados ni registrados habansido-pagados-de-las-diversas-cuentas-delacompaa.Luschequeslidbansidoerni i- dos sin secuencia y haban sido firmados por la mquina de firmar cheques de la compaa. La compaa no pudo determinar quin fue responsable por el robo y el dinero nunca se recuper.

Idealmente, deben efectuarse los desembolsos de efectivo mediante cheque, trasferencia electrnica de fondos o, para renglones menores, mediante fondos de caja menor.Desembolsos por cuenta corriente. Una gran ventaja de exigir desembolsos en cheque es la de obte-ner una evidencia de recibo de la persona beneficiariaen la forma de un endoso en el cheque. Otras ventajas incluyen 1) la centralizacin de la autoridad dedesembolsos en manos de unos pocos empleados designados: slo personas autorizadas para firmar cheques; 2) un registro permanente de los desembolsos; y 3) una reduccin en el monto del efectivo que maneja a mano o en la oficina.Para asegurar totalmente los beneficios de control interno implcitos en el uso de cheques es esencial que todos los cheques estn prenumerados y que todos los nmeros en la serie tengan explicacin. Los cheques prenumerados no emitidos deben ser protegidos en forma adecuada contra robo o mal uso. Los cheques anulados deben ser tachados para eliminar cualquier posibilidad de uso posterior, y archivados en la secuencia regular de los cheques pagados. Las sumas en moneda corriente deben ser impresas en todos los cheques por computador o mediante una mquina protectora de cheques. Esta prctica hace difcil para cualquiera alterar un cheque aumentando su valor.Los empleados autorizados para firmar cheques deben revisar los documentos que soportan el pago y perforar* (tachar) estos documentos en el momento de firmar el cheque para evitar que stos sean presentados una segunda vez. El empleado que firma los cheques debe llevar control de los cheques hasta que ellos sean puestos en el correo. Generalmente el cheque llega diligenciado al empleado, excepto la firma. Para hacer menos probable los diversos ardides fraudulentos que involucran documentos falsificados, los cheques firmados no deben ser devueltos al departamento de contabilidad, que los prepar para ser firmados.La mayora de las compaas que emiten un volumen grande de cheques utilizan computadores o mquinas firmadoras de cheques. La firma autorizada (generalmente la del tesorero) puede ser impresa automticamente en cada cheque a medida que ste es procesado. Si el computador genera cheques firmados, pueden utilizarse conteos individuales, totales de control y totales de cdigos (conciliados por el personal del departamento de finanzas) para asegu-*N. de R.T.: En algunas compaas los anulan mediante lacolocacin de un sello de "PAGADO", para prevenir pa-os dobles.

rarse de que los cheques son emitidos solamente para desembolsos de efectivo autorizados. Cuando se utiliza una mquina de firmar cheques, se requiere una llave para recuperar los cheques firmados y la placa de firma facsmile debe ser retirada de la mquina y guardada cuando sta no se encuentra en uso. Para los desembolsos zrandes, por ejemplo por encima de $10,000. puede exigirse tambin una segunda firma manual sobre los cheques firmados por un computador o por una mquina firmadora de cheques.

La conciliacin de los extractos bancarios mensuales es esencial para el control interno adecuado)

sobre las entradas y desembolsos de efectivo. Un empleado que no participa en la autorizacin o con-tabilizacin de las transacciones de efectivo o en elmanejo de efectivo debe conciliar los extractos bancarios. Los extractos del banco deben llegar sin abrira este empleado. Cada mes la conciliacin bancaria terminada debe ser revisada por un empleado responsable de la compaa y debe ser aprobada por escrito.Un sistema de comprobantes es un mtodo de alcanzar un control interno adecuado sobre los desem-bolsos de efectivo proporcionando seguridad de quetodos los desembolsos estn autorizados apropiadamente y son revisados antes de emitir un cheque. Enun sistema tpico de comprobantes, el departamentode contabilidad es responsable de reunir la documentacin apropiada para soportar todo desembolso deefectivo. Por ejemplo, antes de autorizar el pago demercanca comprada, el departamento de contabilidad rene copias de la orden de compra o del pedi-do, el informe de recibo y las facturas del vendedor ydetermina si estos documentos concuerdan. Despus de determinar si la transaccin est soportada apro-piadamente, un empleado de contabilidad prepara un comprobante, el cual se archiva en un archivador del tipo recordatorio, de acuerdo con la fecha en la cual se efectuar el pago.Un comprobante, en este caso, es una hoja de autorizacin que proporciona espacio para las inicialesde los empleados que realizan las diversas funcionesde autorizacin. Las funciones de autorizacin incluyen procedimientos como revisar y balancear las ope-raciones aritmticas de la factura del vendedor;determinar si la factura concuerda con la orden de compra y el informe de recibo; y registrar la transac-cin en las cuentas. Las transacciones se registran en un registro de comprobantes (que remplaza normalmente un diario de compras) mediante un asiento que debita el activo apropiado, el pasivo, o cuenta de gasto y acredita a Cuentas (comprobantes) por pagar.En la fecha de pago, el comprobante y los documentos de soporte son retirados del archivo del tipo recordatorio. Se prepara un cheque pero no se firma. El comprobante, los documentos de soporte y el cheque (elaborado pero sin firmar) son enviados al-departamento de finanzas. El tesorero revisa el comprobante antes de firmar el cheque; el cheque se enva entonces directamente al beneficiario y el comprobante y todos los documentos de soporte se tachan* para evitar un nuevo uso. Los comprobantes

* N. del R.T.: O se marcan como "pagado".

cancelados son devueltos al departamento de contabilidad, donde se hace un asiento para registrar eldesembolso del efectivo (un dbito a Cuentas (comprobantes) por pagar y un crdito a Efectivo). Generalmente, los comprobantes pagados son archivados mediante un nmero de comprobante en un archivo de comprobantes pagados.EFECTIVO 1"l'iTULOS VALORES NEGOCIABLES315L

Un control interno fuerte es inherente a este sistema, puesto que cada desembolso es autorizado y revisado antes de girar un cheque. Adems, ni el departamento de contabilidad, ni el departamento de finanzas estn en condiciones de desembolsar efectivo sin una revisin de la transaccin por el otro departamento. La operacin de un sistema de comprobantes se ilustra en el diagrama de flujo de la figura 11-2.Aspectos del control interno en fondos de caja menor. El control interno sobre los pagos de un fondo de caja menor (o de un fondo fijo) se logra en el momento en que el fondo es restablecido o rembolsa-do a su saldo fijo, en lugar de hacerlo cada vez que se entregan pequeas cantidades de efectivo. Cuando la persona que custodia un fondo de caja menor solicita un reintegro del fondo, los documentos que soportan cada desembolso deben ser revisados en busca de la inclusin total y autenticidad, y deben ser anulados o perforados para evitar su utilizacin repetida.Las pruebas de auditora de caja menor hacen nfasis en las transacciones, y no en saldos de fin de ao. Los auditores pueden probar una o ms transacciones de reintegro examinando los comprobantes de caja menor y verificando su secuencia numrica.Los fondos de caja menor se manejan algunas veces como de cuentas bancarias separadas. Deben darse instrucciones al banco por escrito de no aceptar en depsito a esa cuenta cualquier cheque girado a nombre de la compaa. Los depsitos estarn limitados a cheques para restablecer o rembolsar el fondo y sern girados pagaderos al banco o a la persona que custodia el fondo. La prohibicin contra el depsito de cheques pagaderos a la compaa est diseada para evitar la desviacin de las entradas de efectivo a caja menor, ya que esto violara el supuesto bsico de desembolsos limitados y la revisin en el momento de reintegrar el fondo.____El control interno.y-el computadorEl procesamiento de las transacciones de efectivo por computador puede fortalecer el control interno en diversas formas. Anteriormente se describieron todas las ventajas de utilizar mquinas de puntos de ventas (POS) para controlar las ventas en efectivo. Los computadores pueden utilizarse tambin para procesar las remisiones de pagos por parte de los

Departamento de finanzas

L 1) 1 i - o 1:\LiUl 1 UK1:1Departamento de contabilidad

perfora

comprobante4{Pago de efectivo hecho en el departamento de finanzasComprobante. aprobadoLSoportesChequeRevisin :el comproba-te de sopor:esFirma cheque;El comprobante perforado y el soporte no pueden ser utilizados de nuevo.Cheq.e firmarEnviado al beneficiarioComprobante perfore o y sopc7:eDel proveedor, departamento de compras Departamento de recibo, etc.Documentos de soporte apropiadosFactura aprobada en el Departamento de ContabilidadAprueba factura,

prepara com-

probanteContabiliza comprobanteRegistra,el compro.banteComprobante aprobadoSoporte 1Archivo del tipo

recorda-

torioPago pendiente archivado ContabilizaPrepara cheque cheque/Registropara firmadechequeaprobado I Comprobante_-----Soporte .....___El personal-------1 de contabilidad ---...LChequeno firmasin firma

el cheque

Figura 11-2 Diagrama de flujo del ciclo de desembolso de efectivo (sistema de comprobantes).

Archivo de facturas

paga- dasArchivo por proveedor

clientes a travs del correo, y reducir as los errores que son tpicos de un sistema de procesamiento manual. Al procesar los desembolsos de efectivo, muchas compaas utilizan computadores para emitir los cheques y, posteriormente, para preparar las conciliaciones bancarias. Otras utilizan sistemas de trasferencia electrnica de fondos, en lugar de los cheques.Cuando las entradas de efectivo y los desembolsos son procesados por computador, el cliente debe

establecer controles efectivos generales y en la apli--cacin para asegurarse que las transacciones-estn autorizadas, que sean contabilizadas en forma precisa y que el acceso a los registros del computador est permitido slo a personas autorizados. Esos controles incluyen el uso de un sistema de contraseas, chequeos de validacin de entradas, totales de lotes y de control apropiados y seguimiento manual de las transacciones poco usuales.

EFECTIVO Y TTULOS VALORES NEGOCIABLES317

papeles de trabajo de auditora para el efectivoLos papeles de trabajo de los auditores para el efec-ti,. o incluyen un diagrama de flujo o una descripcin escrita de los controles. Tambin se utiliza con frecuencia un cuestionario de control interno, especialmente en las compaas grandes. Un papel de trabajo preparado resumir las pruebas de los controles para las transacciones de efectivo y las evaluaciones del riesgo de control para las afirmaciones o cuentas que componen el efectivo en los estados financieros.Los papeles de trabajo adicionales del efectivo incluyen una planilla sumaria, conteos de efectivo, confirmaciones bancarias, conciliaciones bancarias, listas de cheques girados, listas de cheques que estn siendo investigados, recomendaciones al cliente para mejorar el control interno y notas relacionadas con la presentacin apropiada del efectivo en el balance general del cliente.si PROGRAMA DE AUDITORA PARA EL EFECTIVOEl siguiente programa de auditora indica el patrn general de trabajo realizado por los auditores en la verificacin del efectivo. La seleccin de los procedimientos ms apropiados para una auditora particular ser establecida, por supuesto, por la naturaleza de los controles vigentes y por otras circunstancias del contrato.A. Considere el control interno sobre el efectivo1. Obtenga un conocimiento del control interno sobre el efectivo.2. Evale el riesgo de control y disee pruebas adicionales de controles para el efectivo.3. Realice pruebas adicionales a los controles para aquellos controles que los auditores piensan considerar como soporte de sus niveles evaluados y planificados del riesgo de control, como:a. Pruebe los registros de contabilidad y las conciliaciones mediante una nueva revisin.b. Compare los detalles de una muestra de los listados de entradas de efectivo con el dia-rio d entradas d efectivo, con lo-sdos de cuentas por cobrar y con los volantesde depsito originales.c. Compare los detalles de una muestra de desembolsos contabilizados en el diario de pagos de efectivo con los traslados de cuentas por pagar, las rdenes de compra, los informes de entrada, las facturas y los cheques pagados.4. Revale el riesgo de control y modifique las pruebas sustantivas del efectivo.B. Realice pruebas sustantivas de las transacciones y saldos de efectivo5. Obtenga detalles de los saldos de efectivo y conclielos con el mayor general.6. Enve formas estndar de confirmacin a las instituciones financieras para verificar las cantidades en depsito en cuentas corrientes y de ahorro.7. Obtenga o prepare conciliaciones de cuentasbancarias (institucin financiera) a la fecha del balance general y considere la necesidad de conciliar la actividad bancaria para meses adicionales.8. Obtenga un extracto bancario de corte que contenga las transacciones de por lo menos siete das de hbiles posteriores a la fecha del balance general.9. Cuente e indique el efectivo disponible.10. Verifique el corte del cliente de las entradas y de los desembolsos de efectivo.11. Analice las trasferencias bancarias durante la ltima semana del ao de auditora y la primera semana del ao siguiente.12. Investigue los cheques que hayan representado pagos representativos o poco usuales con las partes relacionadas.13. Evale su presentacin apropiada en los estados financieros y las revelaciones sobre el efectivo. La figura 11-3 relaciona estas pruebas sustantivas con los objetivos principales de auditora.A. Considerar el control interno sobre el efectivo1.Obtener un conocimiento del control interno.En la auditora de un negocio pequeo, los auditores pueden preparar una descripcin escrita de los controles vigentes, con base en indagaciones con propietarios y empleados y mediante observacin directa. Para describir el control interno de las compaas ms grandes, se emplea generalmente un diagrama de flujo o un cuestionario de control interno. En el captulo 7 se ilustr un cuestionario de control interno para las entradas de efectivo._ Entre las preguntas incluidas en un cuestionario para desembolsos de efectivo estn si todos los desembolsos (excepto aqullos de caja menor) se realizan mediante cheques prenumerados y si los cheques anulados son "mutilados"*, conservados y archivados. La existencia de estos controles permite a los auditores determinar si*N. de R.T.: Generalmente son "mutilados" en la partedonde se estampan las firmas autorizadas.

todos los desembolsos han sido registrados mediante la contabilizacin de la secuencia de cheques emitidos o anulados durante el periodo..7 I O.1 l 111 1

Otros puntos que deben aclararse mediante el cuestionario incluyen: a) si la autorizacin para firmar los cheques est dada slo a ejecutivos seleccionados que no tienen acceso a los registros o a los comprobantes de contabilidad y a otros documentos que soportan los cheques presentados para la firma y h) si los cheques son enviados directamente por correo a los beneficiarios despus de ser firmados. El cuestionario de control interno tambin indaga acerca de los desembolsos de efectivo para la nmina y para los dividendos, lo mismo que los procedimientos de conciliacin bancaria.Despus que los auditores han preparado un diagrama de flujo (u otra descripcin) del control interno, frecuentemente realizan lo que se conoce como una "prueba de recorrido" por el sistema. El trmino prueba de recorrido significa rastrear algunas pocas transacciones a lo largo de cada paso del sistema para determinar si las transacciones realmente estn siendo procesadas en la forma indicada por el diagrama de flujo. El recorrido permite a los auditores determinar si realmente ha sido aplicado el control interno en la forma descrita en los papeles de trabajo.Pruebas sustantivasObjetivos de auditora principales

Obtener anlisis de los saldos de efectivo y conciliar con el - mayor generalPrecisin numrica

Enviar formas de confirmacin estndar a las instituciones fi- nancierasObtener conciliaciones de los saldos bancarios y considerar la conciliacin de los movimientos bancariosObtener un extracto de corte bancarioContar el efectivo disponibleExistencia y derechos

Verificar el corte de las transacciones de efectivo del clienteAnalizar las trasferencias bancarias que ocurren hacia fina-les del aoExistencia y derechos Inclusin total

Investigar pagos a partes rela-donadasEvaluar la presentacin de los estados financieros y las revelacionesPresentacin y revelacin

Figura 11-3 Objetivos de las pruebas sustantivas importantes de las transacciones y de los saldos de efectivo.

A medida que los auditores verifican su comprensin de los ciclos de entradas y desembolsos de efectivo, observarn si hay una separacin apropiada de los deberes o funciones e indagarn sobre quin realiz las diversas funciones a lo largo del ao. Tambin inspeccionarn los diversos documentos y conciliaciones que son importantes para el control interno del cliente sobre las entradas y desembolsos del efectivo. Los pronsticos o presupuestos de efectivo tambin sern inspeccionados y los auditores revisarn la evidencia del seguimiento a las varian-zas de las sumas proyectadas de entradas y desembolsos. Estas pruebas de los controles pueden proporcionar a los auditores suficiente evidencia para evaluar por debajo del mximo el riesgo de control para ciertas afirmaciones en los estados financieros.Despus que los auditores han obtenido un conocimiento de los controles relacionados con el efectivo. considerarn los tipos de errores que pueden ocurrir. Las figuras 11-4 y 11-5 proporcionan ejemplos de errores de efectivo que pueden ocurrir debido a debilidades en el control interno sobre las entradas y los desembolsos de efectivo.411:2. Evaluar el riesgo de control y disear pruebasadicionales de los controles para el efectivo.OrkDespus de obtener un conocimiento del control interno del cliente sobre las entradas y desembolsos de efectivo, los auditores determinan sus niveles evaluados y planeados del riesgo de control para las afirmaciones o saldos en cuenta de efectivo. Si se requiereOreevidencia adicional de la efectividad de los controlespara soportar estos niveles evaluados, los auditores disearn pruebas de control adicionales. Al disear estas pruebas, los auditores deben decidir cules darn como resultado reducciones suficientes en las pruebas sustantivas para justificar el tiempo invertido en realizarlas.3. Realizar pruebas adicionales de control para aquellos controles que los auditores piensan considerar en su valoracin del riesgo de control.Las pruebas dirigidas hacia la efectividad de los controles ayudan a evaluar el control interno del clien-te y a-determinar si los niveles evaluados y planeadas del riesgo de control por parte de los auditores tienen soporte. Algunas pruebas de los controles se realizan a medida que los auditores obtienen un conocimiento del control interno del cliente; estas pruebas fueron descritas en nuestro anlisis de ese proceso. Los siguientes son ejemplos de pruebas de controles adicionales tpicas.

EFECTIVO Y TTULOS VALORES NEGOCIABLES 1 319

a. Probar los registros de contabilidad y las conciliaciones mediante una nueva revisin.Para determinar si los procedimientos de contabilidad del cliente estn operando efectivamente, los

auditores realizan pruebas de la precisin numrica de los diarios y mayores del cliente. En un sistema computarizado, los asientos de diario y de mayor son creados simultneamente de documentos de la mis-

Descripcin del errorEjemplosDebilidades del control interno o factores que pueden aumentar el riesgo de error

Registro de ingresos de efectivo ficti- ciosFraude: Sobrestimar las entradas de efecti- vo en los libros mediante trasferen-cias de efectivoentre cuentas bancarias, sin un registro apropia- do de la trasferencia, para cubrir un desfalco de efectivo. Falta de separacin de deberes de las funciones de acceso al efectivo y de su contabilizacin; no hay una re-visin efectiva de las conciliaciones bancarias.

Falta de registro de las entradas de las ventas en efectivoFraude: Un cajero no registra las ventas en efectivo y se lo roba. Supervisin inadecuada de los caje- ros; no se estimula a los clientes a obtener recibos por el pago en efectivo.

Error: Un auxiliar contable omite acciden- talmente la contabilizacin de las en- tradas del da de una registradora. Controles inadecuados para conci- liar las cintas o tiras de la registra-dora y los registros de contabilidad; controles inadecuados para conciliar las cuentas bancarias.

Falta de registro del efectivo proceden- te del cobro de las cuentas por cobrarFraude: Un cajero malversa los pagos en efectivo de los clientes sobre los do- cumentos por cobrar, al no contabi- lizar las entradas en las cuentas de los clientes. Un auxilar contable que tiene acce- so a las entradas de efectivo malver- sa el efectivo pagado por los clientes y anula los documentos por cobrar relacionados. Falta de separacin de deberes en-tre el personal que tiene acceso a las entradas de efectivo y aqullos que hacen los asientos en los registros de cuentas por cobrar. Falta de separacin de deberes en-tre el personal que tiene acceso a las entradas de efectivo y aqullos que realizan asientos en los registros de cuentas por cobrar.

Error: Un auxilar contable no registra acci- dentalmente el pago de un docu- mento por cobrar. Conciliaciones inadecuadas de los re- gistros auxiliares de cuentas por cobrar con la cuenta de control del mayor general.

Reconocimiento anterior (posterior) de los ingresos de efectivo: "Problemas de corte"..... ..... ....Fraude: Mantener abierto el diario de entra- das de efectivo para contabilizar las entradas de efectivo del prximo ao ._....como si hubieran ocurrido este ao. - Funcionamiento ineficaz de la junta directiva, del comit de auditora, o de la funcin de auditora interna;-- "indicacin desde la cpula" que no - favorece una conducta tica; presin indebida para mostrar una posicin financiera mejorada.

Error: Contabilizar las entradas de efecti- vo con base en informacin incorrec- ta sobre la fecha de entrada. Falta deelaboracin oportuna de una lista de los depsitos de entra-das de efectivo.

Figura 11-4 Errores potenciales: entradas de efectivo.

.oar.t,:1 Di T (1R 1A

Descripcin del errorEjemplosDebilidades en el control internoo factores que aumentan el riesgo del error

Contabilizacin imprecisa de una com- pra o un desembolsoFraude: Un auxiliar contable prepara un che- que para s mismo y lo contabiliza como si hubiera sido girado a un proveedor. Separacin inadecuada de los de- beres de registro en libros contables y de la preparacin de desembol-sos de efectivo, o la persona que firma los cheques no revisa ni cancela los documentos de soporte.

Errores Se efecta un desembolso para pa- gar una factura por bienes que no han sido recibidos. los desembolsos para viajes y en- tretenimiento estn incluidos in- apropiadamente con las compras de mercanca. Controles ineficaces para asociar facturas con los documentos de entrada, antes de autorizar los desembolsos. Procedimientos ineficaces de codi-ficacin en contabilidad pueden ser el resultado del trabajo de perso-nal de contabilidad incompetente, de un cdigo de cuentas inadecuado, o de la falta de controles sobre el proceso de traslado.

Doble contabilizacin y pago de com- ArasError Cuando se recibe una factura de un proveedor se contabiliza una com- pra y sta se registra nuevamente cuando el proveedor enva un duplicado de la factura. Controles ineficaces en la revisin y cancelacin de los documentos de soporte por quien firma el cheque.

Desembolsos no registradosFraude: Junto con entradas de efectivo (no contabilizadas (pero depositadas), un empleado extiende y hace efec- tivo un cheque no contabilizado por una suma idntica. Control ineficaz sobre la contabili- zacin del efectivo y sobre el acce-so a ste.

Figura 11-5 Errores potenciales: desembolsos de efectivo.

ma fuente y los auditores podran escoger la utilizacin de software de auditora generalizado para probar la precisin de los registros de contabilidad.En un sistema manual. la informacin sobre documentos fuente es ingresada primero en un diario; en una fecha posterior la informacin es resumida y trasladada de los diarios a los mayores. Los auditores deben determinar manualmente si los documentos han sido ingresados en forma precisa a los diarios, si las columnas de los diarios han sido totalizadas en forma precisa y si la informacin ha sido trasladada apropiadamente a los mayores. Los auditores pueden -decidir tambin probar los procedimientos del cliente para conciliar las cuentas bancarias (instituciones financieras). Ellos pueden elegir una muestra de las conciliaciones realizadas durante el ao, anotando quin las realiz y efectuando nuevamente el proceso de conciliacin mediante referencia a los registros contables, los extractos bancarios y los cheques cancelados.

b. Comparar los detalles de una muestra de listados de entradas de efectivo con el diario de entradas de efectivo, los traslados de cuentas por cobrar y los volantes de depsito originales.El control interno satisfactorio sobre las entradas de efectivo exige que los cobros de cada da sean depositados en forma intacta, a ms tardar el siguiente da laboral bancario. Para asegurar que las entradas de efectivo hayan sido depositadas intactas, los auditores deben comparar el detalle de los listados de entradas de efectivo originales (listados de la sala o cuarto de correo y cintas o tiras de la registradora) con el detalle de los volantes de consignacin diarios. El dt-lle de las entradas de efectivo se refiere a un listado de la cantidad de cada cheque individual y el monto total de dinero que conforma las entradas del da.Una comparacin de los asientos diarios del diario de entradas de efectivo con los depsitos bancarios puede revelar un tipo de fraude conocido como jineteo o lapping. Jineteo significa la accin de ocultar

EFECTIVO Y TTULOS VALORES NEGOCIABLES32"

un faltante de efectivo mediante el retraso de la contabilizacin de las entradas de efectivo. La tabla siguiente ofrece una ilustracin:Fecha Realmente Entradas ContabiEntradas Entradasrecibidode efeclizado comocontabi-retenidasdetivorecibido delizadasrealesy deposi-tadasDic. 1 Abbott5 750750Crane1,035 CraneS1.0352 Barstow750 Abbott750White130 White1303 Crawford1,575 Barstow750825Miller400 Miller40054,64053.06551,575 Si el efectivo cobrado al cliente A es retenido por el cajero, un cobro posterior del cliente B puede ingresarse como un crdito para la cuenta de A. La cuenta de B slo aparecer como pagada cuando un cobro del cliente C sea registrado como un crdito para B. A menos que el dinero tomado por el cajero sea remplazado, las cuentas por cobrar permanecen sobrestimadas como grupo; pero un desplazamiento acertado de la sobrestimacin de una cuenta por cobrar a otra puede evitar las protestas de los clientes que reciben estados mensuales. El cuadro anterior explica la forma como puede realizarse una actividad de jineteo. En compaas en las cuales el cajero tiene acceso a los registros de contabilidad general, los faltantes creados en esta forma son trasferidos algunas veces a cuentas de inventario o a otras partes en la contabilidad, con el fin de ocultarlas temporalmente.El jineteo se realiza ms fcilmente cuando el empleado que recibe cobros de los clientes es responsable del traslado de las cuentas de los clientes. La familiaridad con las cuentas de los clientes hace que sea relativamente fcil introducir un faltante en una cuenta que no ser cuestionada corrientemente.c. Comparar los detalles de una muestra de desembolsos contabilizados en el diario de desembolsos de efectivo con los traslados de cuentas por pagar, las rdenes de compra, los informes de entrada, las facturas y los cheques pagados.Un control interno satisfactorio sobre los desembolsos de efectivo exige que existan Contrlel-Eiiie-p76- porcionen seguridad de que los desembolsos son autorizados apropiadamente. La prueba de los desembolsos de efectivo comprende el rastreo de renglones seleccionados hacia atrs desde el diario de pagos de efectivo hasta llegar a los documentos fuente originales, incluidos los comprobantes, las rdenes de compra. los informes de entrada, las facturas y los cheques pagados. Al examinar estos documentos, los audito

res tienen oportunidad de probar muchos de los controles sobre los desembolsos de efectivo. Por ejemplo, ellos observarn si todos los comprobantes pagados y los documentos de soporte han sido perforados o cancelados. Adems, determinarn si los documentos de soporte concuerdan y observarn la presencia de todas las firmas de autorizacin requeridas. Los auditores tambin pueden revisar el archivo de cheques pagados para probar los procedimientos del cliente en la contabilizacin de la secuencia numrica de cheques.4. Revaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas para el efectivo. Cuando los auditores han terminado los procedimientos descritos en las secciones anteriores, deben revaluar el nivel del riesgo de control para cada afirmacin o cifra de los estados financieros relacionada con el efectivo. Los auditores deciden entonces qu modificaciones, de existir, son necesarias en el programa de auditora planificado de pruebas sustantivas de las transacciones y saldos del efectivo.B. Realizar pruebas sustantivas de las transacciones y de los saldos de efectivo5. Obtener anlisis de los saldos de efectivo y conclielos con el mayor general.Objetivos principalesLos auditores prepararn u ob-de la auditora:tendrn una planilla que enume-re todas las cuentas de efectivo del cliente. Para el efectivo en cuentas bancarias, esta planilla enumerar tpicamente el banco, el nmero de cuenta, el tipo de cuenta y el saldo de fin de ao de acuerdo con los libros. Los auditores rastrearn y conciliarn todas las cuentas con el mayor general, segn sea necesario.Precisin numrica 2

6. Enviar formas estndar de confirmacin a las instituciones financieras para verificar los montos en depsito.Objetivos principalesde la auditora:jo de los auditores en relacinUno de los objetivos del traba-con el efectivo es sustanciar o sustentar la existencia de la cantidad de efectivo que aparece en el balance general. Un enfoque directo hacia este ob--jtiVb-e--c-rifirmar los montos en depsito y obtener o preparar conciliaciones entre los extractos bancarios y los registros de contabilidad.Existencia Derechos

En la mayora de las auditoras se obtiene confirmacin de los montos en depsito mediante comunicacin directa con los empleados de la institucin financiera. Los saldos de cuenta son confirmados con una forma estndar en la forma ilustrada por la figura 11-6. Esta forma de confirmacin estndar, apro-

FORMA ESTNDAR PARA CONFIRMAR LA INFORMACIN DEL SALDO DE CUENTA CON LAS INSTITUCIONES FINANCIERAS

TheFairviewCorporation

ORIGINALpara ser enviado por correo al contadorNOMBRE DEL CLIENTEHemos entregado a nuestros contadores la siguiente informacin ala fecha de cierre del negocio el 31dediciembrede19x3,

relacionada con nuestros saldos en depsito y prstamos. Por favor confirme la precisin de la informacin, anotando las excepciones a esta informacin proporcionada. Si los saldos han sido dejados7en blanco, por favor termine esta forma anotando el saldo en elNombre y1S ecuri t yNationalBankdireccin deespacio apropiado siguiente'. Aunque nosotros no solicitamos ni100WilshireBoulevardla institucinesperamos que usted realice una bsqueda completa y detalladaLosngeles,Californiade su contabilidad, si durante el proceso de terminar esta confir-financiera90017-3562macin llama su atencin informacin adicional sobre otras cuen-LJtas de depsito y prstamo que podamos tener con usted, incluyaesa informacin en seguida. Utilice el sobre anexo para devolver la forma directamente a nuestros auditores.1. Al cierre del negocio en la fecha que aparece arriba, nuestros registros indicaron el(los) siguiente(s) saldo(s) de depsito:

NOMBRE DE LA CUENTANo. DE LA CUENTATASA DE INTERSSALDO*

CuentaGeneralCuentadeNmina133-7825133-8765Ninguna Ninguna$89,548.928,212.05

2. ramos deudores directos de la institucin financiera por prstamos al cierre del ejercicio en la fecha que aparece arriba, de la siguiente manera:

CUENTANo./DESCRIPCINSALDO*FECHADE VENCIMIENTOTASADE INTERSFECHA DESPUS DE LA CUAL SE PAGA EL INTERSDESCRIPCIN DE LA GARANTA COLATERAL

55-89657Lneadecrdito5324,8775200,00015/6/X731/3/X4_.. 12%2%1.3%%15/12/X331/12/X3__Mueblesyaccesoriosnoasegurados

Judith Fareri16deenero,19X4

(Firma autorizada del cliente)(Fecha)La informacin presentada anteriormente por el cliente est de acuerdo con nuestros registros. Aunque no se ha realizado una bsqueda completa y detallada de nuestros registros, no han llamado nuestra atencin otras cuentas de depsito o de prstamo, excepto lo anotado en seguida.Jeanne M. Mebus31deenero,19X4

(Firma autorizada de la institucin financiera)(Fecha)Empleado de indagaciones de auditoria

(Cargo)

EXCEPCIONES Y/0 COMENTARIOS

_ _ .____ __.

Favor devolver esta forma directamente a nuestros auditoresrDouglas&Troon,CPAI* Generalmente, los saldos se dejan intencionalmente en blanco, si stos no800HillStreetestn disponibles en el momento en que se prepara la forma.Losngeles,CA90014-7865L_IAprobado en 1990 por American Bankers Association, American Institute of Certified Public Accountants andBank Administration Institute. Formas adicionales disponibles en AICPA- Departamento de pedidos, P.O. Box 1003, NY, NY 10108-10030451 6951_

Figura 11-6 Forma de confirmacin.

EFECTIVO Y TTULOS VALORES NEGOCIABLES 1323

bada por el AICPA, por la Asociacin Americana de Banqueros y por el Instituto de Administracin de los bancos, se refiere solamente al depsito del cliente y a los saldos del prstamo. La informacin que iden-ifica las cuentas y los prstamos y sus saldos se digita normalmente en la forma para ayudar a la institucin financiera a terminarla. Por tanto, la forma se utiliza principalmente para corroborar la existencia de la informacin contabilizada. Sin embargo, la confirmacin puede conducir tambin al descubrimiento de cuentas o prstamos adicionales y, por consiguiente, sta proporciona evidencia limitada sobre la inclusin completa de los montos contabilizados. Aunque el personal de la institucin financiera no realizar una bsqueda detallada de los registros, incluir informacin sobre depsitos y prstamos adicionales que ellos observan mientras terminan la confirmacin.Los detalles de otros convenios financieros se confirman tambin con las instituciones financieras, utilizando cartas de confirmacin separadas enviadas al individuo que es responsable en la institucin financiera de los convenios financieros del cliente o tiene conocimiento sobre esos convenios. Por ejemplo, los auditores pueden enviar una forma de confirmacin separada para corroborar los convenios de saldos compensatorios o signatarios de cheques autorizados. Estas formas de confirmacin se describen en detalle en el captulo 16. 7. Obtener o preparar conciliaciones de cuen-tas bancarias (institucin financiera) a la fe- cha del balance general y considerar la necesidad de conciliar la actividad bancaria para meses adicionales.La determinacin de la situacinde efectivo de una compaa al cierre del periodo exige una conciliacin del saldo de acuerdo con el extracto bancario a esafecha con el saldo segn los registros contables de la compaa. Aunque es probable que los auditores no puedan iniciar su trabajo de campo durante algn tiempo despus del cierre del ao, prepararn una conciliacin bancaria a la fecha del balance general o probarn aqulla preparada por el cliente. Si el cliente _ha hecho _una _conciliacin -de -fin -de- ao, no hay necesidad de duplicar el trabajo. Sin embargo, los auditores deben examinar la conciliacin en detalle para quedar satisfechos de que sta ha sido preparada apropiadamente. La inspeccin de una conciliacin preparada por el cliente incluir la verificacin de la precisin aritmtica, la comparacin de saldos con el extracto bancario y la cuenta del mayor y la investigacin de los renglones o cifrasObjetivos principales de la auditora:

de la conciliacin. La importancia de una revisin cuidadosa de la conciliacin del cliente est en el hecho de que puede esconderse un faltante de efectivo solamente mediante la omisin de un cheque de la lista de cheques girados o elaborando deliberadamente un error adicional en la conciliacin.Hay muchas formas satisfactorias de conciliaciones bancarias. La forma de uso ms frecuente por los auditores empieza con el saldo de acuerdo con el banco y termina con el saldo no ajustado de acuerdo con los registros contables. El formato permite a los auditores trasladar los asientos de ajuste que afectan el efectivo directamente al papel de trabajo de la conciliacin bancaria, de manera que el saldo ajustado final puede refe-renciarse en forma cruzada con la planilla sumaria de efectivo o con el balance de prueba de trabajo.L

La mecnica de equilibrar la cuenta del mayor con el extracto bancario de ninguna manera completa la verificacin de los auditores del efectivo en depsito. La autenticidad de los renglones individuales que conforman la conciliacin debe ser establecida mediante la referencia a sus fuentes respectivas. El saldo de acuerdo con el extracto bancario, por ejemplo, no es aceptado por su valor que aparece, sino que es verificado directamente con el banco, en la forma descrita en las pginas anteriores. Otros procedimientos de verificacin asociados con la conciliacin del extracto bancario sern analizados en seguida.Los auditores deben investigar si hay cheques girados por un ao o ms. Si permanecen en circulacin cheques durante largos periodos, el control interno sobre los desembolsos de efectivo se debilita. Los empleados que son conscientes de que algunos cheques llevan mucho tiempo de haber sido girados y puede que nunca sean presentados tienen una oportunidad de esconder un faltante de efectivo simplemente omitiendo el viejo cheque girado de la conciliacin bancaria. Esas omisiones servirn para incrementar el saldo aparente del efectivo en depsito y pueden, por tanto, inducir a un empleado a sustraer una suma correspondiente del efectivo disponible. Es una buena prctica para el cliente eliminar los cheques de esta naturaleza girados de tiempo atrs, mediante un asiento en el que se debite a la cuenta de Efectivo y se acredite a Salarios no reclamados u otra cuenta especial del pasivo. Esto reducir-el trabajo requerido en las conciliaciones bancarias y reducir, a la vez, la oportunidad de fraude.Cuando se considera que el control interno sobre el registro de las entradas de efectivo y los desembolsos es dbil, los auditores pueden utilizar procedimientos de conciliacin adicionales. Por ejemplo, puede prepararse una prueba de efectivo, la cual, adems de la conciliacin del saldo de cuenta, concilia las transacciones en efectivo que ocurren durante

un periodo determinado. Especficamente, se utiliza la tcnica para identificar: -324AUDITORA

a. Entradas y desembolsos de efectivo registradas en los registros contables, pero no en el extracto bancario.h. Depsitos y desembolsos en efectivo registrados en el extracto bancario, pero no en los registros contables.c. Entradas y desembolsos de efectivo registrados por diferentes sumas en el banco y en los registros contables.Una prueba de efectivo es esencialmente un procedimiento de deteccin de fraude que puede ser utilizada durante algunos meses durante el ao.En la figura 11-7 se ilustra una prueba de efectivo para el periodo de prueba de septiembre. Observe que este papel de trabajo est organizado de tal forma que la primera y ltima columnas concilian el saldo de efectivo de acuerdo con el banco, y el saldo de acuerdo con los registros contables al principio del periodo de prueba (columna 1) y al final de este periodo (columna 4). Estas columnas externas son equivalentes a las conciliaciones bancarias mensuales tpicas. Las dos columnas del medio concilian la contabilizacin de los depsitos del banco con el registro de las entradas de efectivo del cliente (columna 2) y el registro de cheques pagados del banco con el registro de desembolsos de efectivo del cliente (columna 3).Luego, considere la fuente de las cifras utilizadas en esta conciliacin. Las cantidades "de acuerdo con el extracto bancario" se toman del extracto bancario del 30 de septiembre. Las filas posteriores de depsitos, cheques y otros renglones se toman de las conciliaciones bancarias de agosto y septiembre, y las cantidades "segn los libros" se toman de la cuenta de Efectivo del mayor general del cliente, y de los recibos de caja de los desembolsos de efectivo de los diarios.8. Obtener un extracto bancario de corte que contenga transacciones de por lo menos siete das hbiles posteriores a la fecha del balance general.Un extracto bancario de corte _es un estado que cubre un nmero determinado de das hbiles (generalmente entre 7 y 10) siguientes al final del ao, fiscal del cliente. El cliente solicitar al banco preparar cada extracto y enviarlo por correo directamente a los auditores. Este extracto se utiliza para probar la precisin de la conciliacin de fin de ao de las cuentas bancarias de la compaa. Esto per- Objetivos principales -de-la-anditora.Existencia Derechos

mite a los auditores examinar de primera mano los cheques que aparecen como girados y los detalles de depsitos en trnsito en la conciliacin de la compaa.Con respecto a los cheques que fueron mostrados como girados al final del ao, los auditores deben determinar las fechas en las cuales el banco pag estos cheques. Al observar las fechas de pago de estos cheques, los auditores pueden determinar si los intervalos de tiempo entre las fechas del cheque y el tiempo de pago por parte del banco fueron irrazonablemente largos. Un retraso irrazonable en la presentacin de estos cheques para el pago constituye un fuerte indicio de que los cheques slo fueron enviados por correo por el cliente poco tiempo despus del cierre del ao. El asiento de ajuste apropiado en esos casos consiste de un dbito a Efectivo y un crdito a una cuenta del pasivo.Al examinar el extracto bancario de corte, los auditores tambin buscarn cheques pagados emitidos durante o antes de la fecha del balance general, pero que no aparecen en la lista de cheques girados en la conciliacin bancaria del fin de ao del cliente. Por tanto, el extracto bancario de corte proporciona seguridad de que la cantidad de efectivo mostrado en el balance general no fue sobrestimado por omisin de uno o ms cheques de la lista de cheques girados.9. Contar e indagar el efectivo disponible.El efectivo disponible consiste generalmente en entradas de efectivo no depositadas, fondos de caja menor y fondos para cambio. Los fondos de caja menor y los fondos para cambio pueden ser contados en cualquier momento antes o despus de la fecha del balance general; muchos auditores prefieren efectuar un conteo sorpresa de estos fondos.Objetivos principales de la auditora

El conteo del efectivo disponible posee una importancia especial en la auditora de los bancos y de otras instituciones financieras. Siempre que los auditores efectan un conteo de efectivo, deben exigir en que la persona que custodia los fondos est presente durante el conteo. Al terminar el conteo, los auditores deben obtener de la persona que lo custodia su firma, registrar la fecha en que los fondos fueron con-tados en su presencia y declarar que fueron devueltos intactos por los auditores. Esos procedimientos evitan la posibilidad de que un empleado trate de explicar un faltante de efectivo reclamando que esos fondos estaban intactos cuando se les entregaron a los auditores.Un paso inicial en la verificacin del efectivo disponible es establecer el control sobre todos los acti-

EFECTIVO Y"TTULOS VALORES NEGOCIABLES325

THE FAIRVIEW CORPORATIONCuenta No. 101Prueba de efectivo para septiembre 199X Diciembre 31, 199XA-6 SN15/11/95

Saldo 31/8.19XDepsitosChequesSaldo 30/9/9X

De ao-.:erdocon elextractobancario$39,236.40/$46,001.00X$40,362.90/544,874.50X

Depsitosentrnsitoen31/8/9X600.00/(600.00)

en30/9/9Xchequesgiradosen31/8/9X(1241.00)11837.50(1241.00)837.50

en30/9/9X3452.00(3402.00)4

Cobr:serviciosbancarios

4.60/4.60

Sep:iembre(2.80)2.80X

ChequedelclienteA.D.Speeler cobrado de nuevo por elbanco

12/9/9X,depositado nuevamenteel15/9/9X(900.00)(900.00)

De a2uerdo con loslibros$38,600.00 M$45,338.50 M$41,625.70 m $42,312.80

IVerificado conelextracto bancario delclier:ea 3I/8/9X

Verificado conelextracto bancario delcliente30'9/9X

0De acuerdo conlasuma de la cinta de lamquinasumadoraenA-4-1

1De acuerdo conlasuma de la cinta de lamquinasumadoraenA-4-2.

II.NiDe acuerdo con Verificado conla elsuma de la cinta de la mayor general.mquinasumadoraenA-4-3.

El diario de_entradas_de efectivo. y_el_registro _decheque_cuadrados .para..9/91. secuencia numrica de todos los cheques emiti os.Septiembre 199X (26610-6792). No se advirtie= excepciones.K. s': / 6// 0/9XFigura 11-7 Prueba de efectivo.

vos negociables, como fondos de efectivo, ttulos valores y otras inversiones, documentos por cobrar y recibos en la bodega. A menos que todos los activos negociables sean verificados de una vez, existe oportunidad para que un alto ejecutivo o un empleado deshonesto esconda un faltante transfirindolo de una categora de activos a otra.Es comn encontrar incluido en el efectivo odisponible- algunos-cheques personales girados a cambio de efectivo para conveniencia de altos ejecutivos, empleados y clientes. Esos cheques, por supuesto, no deben ser ingresados al diario de entradas de efectivo porque son solamente sustitutos para el dinero anteriormente disponible. Los auditores deben determinar si esos cheques son vlidos y cobrables, calificando as para la inclusin en la cifra de efectivo del balance general. Esto

puede lograrse mediante el examen de los auditores del ltimo depsito bancario durante el periodo, y determinando si ste incluye todos los cheques recibidos hasta el fin de ao. Los auditores conservarn un volante de depsito validado de este depsito para compararlo con los cheques que hayan sido cargados o devueltos posteriormente por el banco.10. Verificar el corte del cliente de las entradas y desembolsos de efectivo.Un corte preciso de las entra-Objetivos principalesde la auditora:bolsos de efectivo) al final delExistenciaDerechosInclusin completa Z

das de efectivo (y de los desemao es esencial para una presentacin apropiada del efectivo en el balance general. La cifra de

.x261 A U 1) vro11. Analizar las transferencias bancarias durante la ltima semana del ao de auditora y laprimera semana del ao siguiente.El propsito de analizar las trasferencias bancarias es revelar sobrestimaciones de los saldos de efectivo resultantes del ki-ting. Muchos negocios manejan cuentas corrientes con muchosbancos y con frecuencia encuentran necesario trasferir los fondos de un banco a otro. Cuando un cheque girado en un banco se deposita en otro, generalmente pasan muchos das (llamados el periodo flotante), antes que el cheque sea cobrado en el banco del cual es girado. Durante este periodo, la cantidad del cheque est incluida en el saldo en depsito en ambos bancos. La prctica de kiting se refiere a las manipulaciones que utilizan esos saldos bancarios temporalmente sobrestimados para esconder un faltante de efectivo o para satisfacer necesidades de efectivo a corto plazo.Los auditores pueden detectar las manipulaciones de este tipo preparando una planilla o anexo de las trasferencias bancarias durante unos pocos das antes y despus de la fecha del balance general. Este papel de trabajo enumera todas las trasferencias bancarias y muestra las fechas en las cuales fueron contabilizados cada entrada y desembolso de efectivo en los diarios de efectivo y en los extractos bancarios. A continuacin se muestra un ejemplo parcial de una planilla de trasferencias bancarias.

Revelacin de kiting. Al 'comparar las fechas en elanexo de trasferencias bancarias, los auditores pue-den determinar si ha tenido lugar alguna manipulacin del saldo de efectivo. El incremento en una cuenta bancaria y la disminucin en otra deben quedar contabilizadas en los diarios de efectivo en el mismo periodo contable. Observe que rel cheque No. 6006 en la planilla de trasferencia fue registrado en los diarios de efectivo como una entrada el 30 de diciembre y como un desembolso el 2 de enero. Como resultado de contabilizar las partes dbito y crdito de la transaccin en diferentes periodos contables. el efectivo es sobrestimado al 31 de diciembre. Para que el diario de entradas de efectivo permanezca en equi-

Objetivos principales de la auditora:Existencia[2]DerechosInclusin completa El

efectivo en el balance general debe incluir todo el efectivo recibido el ltimo da del ao y no incluirninguno recibido posteriormente. Si los auditorespueden hacer los arreglos para estar presentes en la oficina del cliente en el cierre del negocio el ltimoda del ao fiscal, podrn verificar el corte contando las entradas de efectivo no depositadas. Ser imposible entonces que el cliente incluya en los registros cualquier efectivo recibido despus de este punto de corte, sin que el auditor est consciente de esas acciones.Por supuesto, los auditores no pueden visitar el lugar del negocio de cada cliente el ltimo da delao fiscal, ni su presencia es normalmente esencialen este momento para una verificacin satisfactoria del efectivo. Como alternativa para un conteo en la fecha del balance general, los auditores pueden veri-ficar el corte de las entradas de efectivo determinan-do si los depsitos en trnsito en la forma mostrada en la conciliacin bancaria de final de ao aparecencomo crditos en el extracto bancario en el primerda hbil del nuevo ao. Los resultados de la consideracin de los auditores del control interno estable-cern la extensin necesaria de estos procedimientos.Los auditores deben estar conscientes de un posible maquillaje en relacin con las transacciones deefectivo. Por ejemplo, si las entradas de efectivo nose depositan diariamente, el efectivo recibido durante algunos das despus del cierre del ao puede serincluido en un depsito con fecha del final del ao, sobrestimando as el saldo de efectivo en la fecha del balance general.Otros enfoques en relacin con el maquillaje mejoran pero no tergiversan, en forma absoluta, la si-tuacin del efectivo. Por ejemplo, el empleado de unacorporacin que ha obtenido dinero en prstamo de sta puede pagar el prstamo justo antes del final delao y luego obtener rpidamente un nuevo prstamo despus del final del ao; en una situacin como sta. puede ser apropiada la revelacin en las notas a los estados financieros.Otras formas de maquillaje no exigen accin por parte de los auditores. Muchas compaas hacen ar-duos esfuerzos al final del ao para obtener un panorama financiero mejorado acelerando los despachos a los clientes. presionando el cobro de documentos por cobrar y algunas veces pagando pasivos para llegar a un nivel inusualmente bajo. Esos esfuerzos para mejorar el panorama financiero que ser reportado no son inapropiados. Antes de dar aprobacin a la presentacin del efectivo en el balance general, los auditores deben ejercer su juicio profesional para determinar si el cliente ha realizado un maquillaje que haga que los estados financieros estn errados.

EFECTIVO Y TTULOS VALORES NEGOCIABLES327

librio, alguna cuenta debe haber sido acreditada el 30 de diciembre para compensar el dbito a Efectivo. Si una cuenta de ingresos fue acreditada, los resultados de las operaciones fueron sobrestimadas junto con el efectivo.El kiting tambin puede ser utilizado para ocultar faltantes de efectivo. Suponga, por ejemplo, que un ejecutivo financiero sustrae $10,000 de una cuenta corriente general de una compaa. Para esconder el faltante el 31 de diciembre, el ejecutivo gira un cheque trasfiriendo $10,000 de la cuenta bancaria de la sucursal de la compaa a la cuenta general. El ejecutivo deposita el cheque de trasferencia en la cuenta general el 31 de diciembre pero registra la trasferencia en los registros contables como si hubieran ocurrido a principios de enero. A131 de diciembre, el faltante en la cuenta general ha sido remplazada, no se ha contabilizado an una reduccin en la cuenta de la sucursal y no se ve ningn faltante. Por supuesto, el faltante reaparecer en pocos das cuando el cheque de la trasferencia sea pagado de la cuenta de la sucursal.Una lista de trasferencia bancaria debe revelar este tipo de kiting porque el depsito de trasferencia aparece en el extracto bancario de la cuenta general en diciembre, aunque la transaccin slo fue contabilizada en los diarios de efectivo hasta enero. El cheque No. 6029 en la planilla de trasferencias ilustra esta discrepancia. Estos ejemplos sugieren las siguientes reglas para determinar si es probable que el saldo de efectivo haya quedado errado por una trasferencia de efectivo: Las fechas de registro de la trasferencia de acuerdo con los libros (de los diarios de desembolsos deefectivo y entradas de efectivo, respectivamente) corresponden a periodos de estados financieros diferentes, o La fecha en que el cheque fue registrado por el banco (bien sea el desembolso o la entrada. perono ambos) corresponde al periodo de los estados financieros anterior a cuando ste fue contabilizado en los libros.Un tercer tipo de kiting utiliza el periodo flotante para satisfacer las necesidades de efectivo a corto plazo. Por ejemplo, suponga que un negocio no tiene suficiente efectivo para cubrir la nmina de fin de mes. La compaa podra girar un cheque sobre su cuenta general en un banco, depositarla en una cuenta de nmina en otro banco y depender de depsitos posteriores hechos a la cuenta general antes que el cheque de trasferencia sea presentado para el pago. Si la trasferencia se registra apropiadamente en los registros contables, esta forma de kiting no ocasionar un error del saldo de efectivo para efectos de presentacin de informes financieros. Sin embargo, los bancos tratan

de detectar esta prctica y slo pueden permitir que el cliente gire contra el depsito en el momento en que el cheque haya sido abonado en la otra cuenta. En algunas tretas deliberadas para estafar los bancos, este tipo de kiting ha sido utilizado para crear y ocultar sobregiros de millones de dlares.12. Investigar cheques que representen pagos grandes o inusuales a partes relacionadas.Los cheques grandes o inusuales y el efectivo pagados a directores,Objetivos principales de la auditora:Presentacin

altos ejecutivos, empleados o compaas afiliadas deben ser revisados cuidadosamente por los auditores para determinar si las transacciones a) fueron autorizadas y contabilizadas apropiadamente y b) estn reveladas adecuadamente en los estados financieros.Para proporcionar seguridad de que los desembolsos de efectivo a partes relacionadas fueron transacciones autorizadas y se contabilizaron apropiadamente, los auditores deben determinar si cada transaccin de esas ha sido cargada a la cuenta apropiada. est soportada por comprobantes adecuados u otros documentos, y si fue aprobada especficamente con anticipacin por un alto ejecutivo diferente del que recibe los fondos.La necesidad de una revelacin de las transacciones con partes relacionadas en los estados financieros se analiz en el captulo 5. Para determinar si esas transacciones fueron reveladas adecuadamente, los auditores deben obtener evidencia acerca de la relacin entre las partes, la esencia de cada transaccin (que puede diferir de su forma) y el efecto de cada transaccin sobre los estados financieros. La revelacin de las transacciones de partes relacionadas debe incluir la naturaleza de las relaciones, la descripcin de las transacciones y las sumas involucradas.13. Evaluar una presentacin y revelacin apro-piada en los estados financieros del efectivo. Las cifras en el balance general del efectivo deben incluir solamente aquellas cantidades que estn disponibles para su uso en operaciones corrientes. Un depsito bancario cuyo uso est restringido (por ejemplo, el efectivo depositado a un fideicomisario para pagos de una deuda a largo plazo) no debe estar incluido en el efectivo. Los acuerdos de manejo de saldos compensatorios deben ser apropiadamente revelados. Los auditores deben asegurarse tambin de que lo reflejado, efectivo o efectivo y equivalentes, en el balance general del cliente, corresponda a aquel utilizado en el estado de flujos de efectivo.Objetivos principales de la auditora:Presentacin

IA II p t'rox ATrabajo de auditora intensivo sobre el efectivoPara evitar una concentracin del trabajo de auditora al final del ao, las firmas de CPA tratan de desarrollar y completar el mximo de procedimientos de auditora que sea posible en forma interina durante el ao. La consideracin del control interno sobre el efectivo, por ejemplo, puede realizarse antes del final del ao del cliente. El trabajo de auditora sobre el efectivo al final del ao puede estar limitado entonces a pruebas sustantivas, como una revisin de las conciliaciones bancarias del cliente, la confirmacin de los saldos bancarios de fin de ao, la investigacin del corte de fin de ao y una revisin general de las transacciones de efectivo durante el intervalo entre el trabajo interino sobre el efectivo y el final del perodo.El TTULOS-VALORES NEGOCIABLESEl grupo ms importante de inversiones, desde el punto de vista de los auditores, consiste en las acciones y los bonos porque stos se encuentran con mayor frecuencia y generalmente son de mayor valor que otra clase de inversiones. Los papeles comerciales emitidos por las corporaciones, las hipotecas y contratos de fideicomiso y el valor de rescate de efectivo de las plizas de seguro de vida son otros tipos de inversiones frecuentes.La inversin de efectivo temporalmente ocioso en tipos selectos de ttulos-valores negociables es un ele-nento de buen manejo financiero. Esas inversiones consideran como una reserva de efectivo secundaria, susceptible de una conversin rpida a efectivo en cualquier momento, a la vez que produce una tasa segura de retorno. La gerencia puede tambin optar por mantener algunas inversiones en ttulos-valores negociables en forma semipermanente. El tiempo que esas inversiones pueden conservarse puede determinarse por el rendimiento actual del ttulo-valor y por la situacin de impuestos de la compaa, y dependiendo de los requerimientos de efectivo.Objetivos de los auditores al examinar los ttulos-valores negociablesLos objetivos de los auditores al examinar los ttulos. alores negociables son:1. Considerar el control interno sobre los ttulos-valores negociables.2. Determinar la existencia de los ttulos-valores negociables contabilizados, y si el cliente tiene derechos sobre los ttulos-valores.3. Establecer la inclusin completa de los ttulos-valores negociables contabilizados.4. Determinar si la valuacin de los ttulos-valores negociables est en concordancia con el costo, el mercado, o el mtodo contable de participacin, segn sea lo apropiado.5. Establecer la precisin matemtica de las planillas de los ttulos-valores negociables.6. Determinar si la presentacin y revelacin de los ttulos-valores negociables, incluidas las clasificaciones actuales/no actuales, son apropiadas.Adems de su auditora de los ttulos-valores negociables, los auditores verificarn tambin las cuentas relacionadas de ingreso por intereses y por dividendos, el recaudo de los intereses acumulados y de las ganancias o prdidas en la venta de los ttulos-valores.La naturaleza lquida de los ttulos-valores negociables hace que el potencial de fraude sea alto. Los auditores deben coordinar sus procedimientos de auditora del efectivo y de los ttulos-valores negociables para detectar cualquier fraude posible que comprenda una sustitucin no autorizada (por ejemplo, la venta de ttulos-valores para esconder un faltante de efectivo) entre las cuentas. El enfoque de auditora integral corresponde a la evaluacin del riesgo de control de los ttulos-valores, la inspeccin de certificados, la confirmacin de ttulos-valores en poder de terceros, como los bancos, y la determinacin de la valoracin apropiada de los ttulos-valores.Control interno sobrelos ttulos-valores negociablesEntre los elementos importantes del control interno adecuado sobre los ttulos-valores negociables se incluyen los siguientes:1. Separacin de funciones entre el ejecutivo que autoriza las compras y las ventas de ttulos-valores, el que los custodia, y la persona que lleva los registros contables de las inversiones.2. Elaboracin del registro detallado de todos los ttulos-valores posedos y el ingreso relacionado de intereses y dividendos.3. Registro de los ttulos-valores en nombre de la compaa.4. Inspeccin fsica peridica de ttulos-valores por un auditor interno o un funcionario que no tiene responsabilidad en la autorizacin, custodia o contabilizacin de las inversiones.En muchos negocios, la segregacin o separacin de las funciones de custodia v la contabilizacin se logra mediante el uso de un agente independiente

EFECTIVO Y TTULOS VALORES NEGOCIARLES329r

que guarda los ttulos valores, como un comisionista de bolsa, un banco o una compaa de fideicomiso. puesto que el agente independiente no tiene un contacto directo con el empleado responsable de llevar los registros contables de las inversiones en ttulos-valores, las posibilidades de ocultar el fraude a travs de la falsificacin de las cuentas se reducen bastante. Si los ttulos-valores no se entregan en custodia a un agente independiente, deben mantenerse en una caja de seguridad de depsitos en un banco, bajo el control conjunto de dos o ms altos ejecuti-%os de la compaa. El control conjunto significa que ninguna de las dos personas que custodian puede tener acceso a los ttulos-valores, excepto en presencia del otro. Una lista de los ttulos-valores que se encuentran en la caja de seguridad ser llevada all y el depsito o retiro de los ttulos-valores debe ser registrado en esta lista junto con la fecha y las firmas de todas las personas presentes. El arriendo de la caja de seguridad debe estar en nombre de la compaa, no en nombre del funcionario que custodie los ttulos-valores.Los registros detallados y completos de todos los ttulos-valores posedos y de los ttulos-valores en poder de otros son esenciales para un control interno satisfactorio. Estos registros consisten frecuentemente en un registro auxiliar para cada ttulo-valor, con informacin que lo identifica, como el nombre exacto, el valor nominal o valor par, el nmero del certificado, el nmero de acciones, la fecha de adquisicin, el nombre del _agente comisionista, el costo y cualquier pago de inters o de dividendos recibidos. El inters real y los dividendos deben ser comparados con las cantidades presupuestadas y debe investigarse cualquier diferencia significativa. La compra y venta de los ttulos-valores se confa con frecuencia a un ejecutivo financiero responsable, sujetas a revisin frecuente por un comit de inversin de la junta directiva.Un auditor interno u otro empleado responsable debe inspeccionar, peridicamente, los ttulos-valores disponibles, comparar los nmeros de serie y otra informacin de identificacin de los ttulos-valores examinados con los registros de contabilidad y conciliar el registro auxiliar de los ttulos-valores con la cuenta de control. Este procedimiento complementa el control interno inherente-en la separacin de las funciones de autorizacin, contabilizacin y la labor de custodia.

Cuestionario de control internoEl cuestionario utilizado por los auditores al evaluar los controles relacionados con los ttulos-valores incluir preguntas como las siguientes: Estn los ttu-

los-valores e instrumentos similares bajo el control conjunto de funcionarios responsables? Existen plizas de manejo y custodia para todas las personas que tienen acceso a los ttulos-valores? Se ha contratado un agente independiente como guarda de seguridad? Han sido autorizadas todas las compras y ventas de los ttulos-valores por un ejecutivo financiero, y han sido revisadas por un comit de inversiones de la junta directiva?La figura 11-8 proporciona ejemplos de errores y fraudes tpicos que pueden ocurrir en las inversiones en ttulos-valores. Esos errores pueden surgir debido a una valuacin inapropiada, transacciones de ttulos-valores no autorizadas o una revelacin inadecuada de aspectos como las actividades comerciales derivadas.PROGRAMA DE AUDITORA PARA LOS TTULOS-VALORES A continuacin se enumeran los procedimientos realizados tpicamente por los auditores para alcanzar los objetivos descritos anteriormente.A. Considerar el control interno sobre los ttulos-valores1.Obtener un conocimiento del control interno so- bre los ttulos-valores.2.Evaluar el riesgo de control y disear pruebas adicionales de controles para los ttulos-valores.3.Realizar pruebas de controles adicionales para aquellos controles que los auditores piensan considerar para soportar sus niveles evaluados y planificados del riesgo de control, como:a. Rastrear diversas transacciones de compras y ventas de ttulos-valores en todo el sistema de contabilidad.b. Revisar los informes de los auditores internos sobre su inspeccin peridica de ttulos-valores.c. Inspeccionar los informes mensuales sobre los ttulos-valores posedos, comprados y vendidos y las cantidades de ingresos ganados y presupuestados.4. Revaluar el riesgo de control y modificar las pruebas sustantivas para los ttulos-valoresB. Realizar pruebas sustantivas de las transacciones de ttulos valores y saldos de final de ao5. Obtener o preparar anlisis de la cuenta de inversiones en ttulos-valores y las cuentas de ingresos relacionados y conciliar con el mayor general.6. Inspeccionar los ttulos-valores disponibles.

EFECTIVO Y TTULOS VALORES NEGOCIABLES329

que guarda los ttulos valores, como un comisionista de bolsa, un banco o una compaa de fideicomiso. Puesto que el agente independiente no tiene un contacto directo con el empleado responsable de llevar los registros contables de las inversiones en ttulos-valores, las posibilidades de ocultar el fraude a travs de la falsificacin de las cuentas se reducen bastante. Si los ttulos-valores no se entregan en custodia a un agente independiente, deben mantenerse en una caja de seguridad de depsitos en un banco, bajo el control conjunto de dos o ms altos ejecutivos de la compaa. El control conjunto signif